1.1主要工作内容办公自动化和网络信息化建设的主要工作内容是：将我所的主楼和辅楼实现联网，在主楼四楼的中心机房配置核心交换机，其他楼层安装楼层交换机，实现整个所内网络互联，在基础网络和其它一些配套设施建设的同时，建立一个我所服务型门户网站，围绕综合办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等来开展我所的信息化项目建设。
1.2网络系统设计（1）设计原则：开放性：实用性；先进性；可缩放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）网络技术选型：综合考虑当前网络技术的发展及研究所计算机网络应用对计算机网络系统的要求，在网络设计中将采用快速以太网技术、虚拟局域网技术和三层交换技术来构建本所的计算机网络系统。（3）网络设备选型。根据我所的需求，依据以上设计原则和技术选型，及对各主要网络产品厂商设备性能的综合评估，选用华为3COM的产品和技术来做为我所计算机网络系统设计的网络解决方案。（4）网络信息点分布情况及设备数量。信息点分布情况：我所的信息点分布在两栋楼上，每栋楼四层。主楼与辅楼距离较近。中心机房设在主楼4层。（5）网络结构总体说明。计算机网络主干采用三层交换机，工作组级及接入层采用交换式快速以太网技术。信息网络中心机房设在主楼4楼。核心交换设备采用华为3COMLS-7506R-AC-XG三层交换机。接入层交换设备采用华为3COMLS-3600-28P-SI配置终端接入端口。
1.3主机、存储备份系统及UPS不间断电源选型随着信息化建设的不断发展，如何建设一个合适的综合信息服务平台，在其上建立与集成适应单位信息化需求的功能强大、使用方便、易于管理、界面友好的各种应用，是单位信息化建设成功的关键。初步设想：网络中心配备一台数据库服务器、二台应用服务器，一台防病毒服务器，一个磁盘阵列柜、一个磁带机、一台不间断电源（UPS）。随着应用系统的应用，将产生大量数据，为了确保数据的安全，我们采用SUN架构，部署一套全光纤的存储和备份系统，存储设备采用HPMSA1000企业级磁盘阵列柜，存储容量可以按照需求增加，同时这些数据也应实时备份到HP磁带库中去。考虑到我省近几年供电比较紧张，同时为了预防突发时件，我所应对重要的网络设备提供不间断供电，综合考虑所有设备的功率和供电时间要求，我所选用山特20千瓦（三进单出）主机做供电方案的主机型。
1.4信息安全保障体系随着网络技术的普及和发展，网络上承载的应用越来越多，应用越来越复杂，针对应用层的攻击越来越多。当前的企业网络正在面临着Web滥用、病毒泛滥、黑客攻击和来自于企业内部的安全威胁等安全问题。如何确保整个网络处于有效的安全防护下，也是我所信息化建设的重点。本次项目我所信息网出口处部署防火墙设备，核心交换机上部署入侵检测设备，为了加强对网络的控制和监控能力，部署一套安全审计系统（对网络、终端、数据库进行安全审计）。另外我所信息网应该能够对网络病毒形成有效的防御和查杀，需部署一套服务器版杀毒软件。
1.5应用系统设计我所的信息化管理系统的建设主要围绕着我所的实际需求展开的，其内容可以概括为：建立一个我所服务型门户网站，完成所内办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等的建设。
1.5.1办公自动化管理系统办公自动化就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使我所内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为我所的管理和决策提供科学的依据。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。
1.5.2档案管理系统该分系统主要为档案等相关管理部门提供一个相关科研文档、公文文档、会议纪要文档、图书管理以及科技情报管理等方面的综合信息管理工具。实现电子资料与实物档案的统一管理，包括电子文档和实物档案的借阅申请审批流程，电子文档的下载、实物档案借阅和归还，库存、催归等功能；并与协同办公管理模块集成，实现公文档案的自动归档；为档案管理人员提供各种档案的统计及报表功能。
1.5.3科研项目管理系统本系统提供了科研项目的申请、立项、执行、验收、成果申报及项目费用等的科研自动化和流程化管理。立项管理提供对科研项目的申请、审批及项目立项等管理；执行管理提供对科研项目执行过程中的阶段管理、合同管理(如技术转让合同，技术开发合同等)、项目验收等信息的维护查询功能；成果申报管理提供对科研项目最终成果的申报、获奖等信息的维护、查询统计管理；经费管理提供对整体科研项目经费划分、拨款、使用记录的信息维护功能；具体项目经费的使用申请、审批、领用等过程管理；归档管理提供对科研项目的基本信息、立项信息、验收信息、成果申报信息、经费领用信息的归档管理。
1.5.4人力资源管理系统该系统融合了现代人力资源管理的先进理念，为研究所人力资源管理提供了辅助管理和决策支持功能。系统涵盖人力资源管理的各项业务，具体包括组织机构、人事管理、薪资与福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培训与发展、绩效评估等，为领导和人力资源管理部门提供强有力的日常管理、决策分析等功能。
1.6工作成果以先进、成熟的计算机技术和通信技术为主要手段，建立一个高质量、高效率的水利水电标准服务型门户网站；建成一个覆盖全所的智能化办公自动化系统，提供所内信息交换平台，实现所内办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
2项目的组织实施
在项目实施方面，项目经理在制定项目计划时必须对项目可能遇见的风险进行评估和预防。在项目进展中，项目经理应及时与工程管理部进行沟通，共同处理可能遇到的棘手的问题。在项目验收后，将设立针对本项目的服务小组，负责本系统建成后的维护和与专业公司人员联系，及时解决系统问题。项目领导小组协调各种资源，处理和决策重大事件和问题，保证项目的顺利实施。
3项目的经济效益
3.1充分利用信息技术、提高整体形象：通过建设办公自动化系统，提高我所的整体办公效率。
3.2机制转变、提高效率：传统的办事方式受到时间和空间的限制，而网络化的服务方式几乎不受时间和空间的限制，真正提供了一个随时随地为用户服务的立体服务平台。
3.3信息共享、节约成本：在网络上每个人都可以查阅已有的信息资源，使现有资源得到最大程度的利用，变大量的纸质文档为电子文档，便于内部的交流、保存和整理，也节约了大量公用纸张。
1．1时展的必然要求高校所应用的数据信息具有来源广泛、需求量大、专业性强等特点，大数据的开发运用为高校信息工作提供新的技术手段，同时，也对高校的信息发展理念、处理模式和运行机制提出更高的要求。高校办公室作为高校综合管理、组织协调工作的核心，在高校信息化建设工作中发挥着至关重要的作用，办公室信息化程度也成为衡量高校管理水平和综合实力的重要指标。因此，顺应信息化发展潮流，更新信息处理方式，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意。
1．2高校自身发展的迫切需要在现代信息技术的推动下，高等教育领域面对更广泛的需求、更开放的教学模式、更高效的管理要求等新态势，高校在深化管理体制改革的过程中也面临许多新情况新问题。因此，在进行决策时，领导层必须依靠准确、及时、全面的信息材料，才能作出科学的决策。因为大数据时代带来的是信息资源的极度膨胀，不像以往在网络上简单搜索浏览，或从资料库里直接提取就能获得有用信息。高校办公室作为高校重要的行政管理部门和信息中心，承担着对信息进行采集、整理、分析的重任，必须加快信息化建设的步伐，才能满足高校教育事业发展的需要。
1．3高校办公室强化职能的重要手段从高校办公室的现状来看，在原有的基础上进一步强化科学管理，完善服务功能，是高校办公室不断追求的目标。信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用，不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新［1］。目前，大数据技术的应用无疑是办公室管理者的一把利剑，它带来的不仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，高校办公室必须开拓信息视野，更新信息观念，以此不断提升办公室的整体工作水平。
2高校办公室信息化建设存在的问题
2．1意识不到位，行政人员素质有待提高在新形势下，高等学校教育事业的发展要求高校领导层、管理部门、行政人员和广大师生进一步增强信息意识。然而在现实中，高校部分领导尚未认识到信息技术在科学管理、民主决策等方面的作用，认为信息技术只是处理日常业务的工具，不愿加大对网络设备、办公系统等建设的投入，使信息化建设难以得到应有的重视。同时，高校办公室人员也未能意识到世界信息技术的迅猛发展对办公自动化等带来的便利，只满足于用传统的办公模式完成工作，导致自身信息技术知识缺乏，知识更新速度慢，减缓了信息化建设的步伐。
2．2基础设施落后，信息管理系统有待完善办公室信息化建设需要一定的硬件设施，而大数据等新技术的产生，需要更先进、更快速的信息处理设备。但实际情况是，有的高校服务器系统网络带宽窄、容量小，有的网络管理虽然联通，但没有真正运转起来，利用率低。另外，校园整体的网络布局一般由信息技术中心负责，主要任务是网络的设计开发、基础设施的配置等，但关于办公室信息化的建设，会存在对整体规划和管理有认识偏差，无法宏观把握信息化建设要求的问题［2］。因此，难以形成一体化的信息处理流程和完善的信息服务系统，未能建立起完整的、高效率、高质量的信息自动化系统。
2．3共享程度低，信息工作制度有待健全高校办公室信息化的建设，应该是一项有机的系统工程，但由于各高校在信息化建设方面的投入无法长期持续，导致建设成果缺乏连贯性和兼容性，体现在缺乏必要的全局规划，没有建立起全校性的信息处理平台，信息资源在学校各部门各院系之间无法共享，信息孤岛现象严重。此外，制度建设上也存在相对滞后的情况。有的高校虽然建立起覆盖全校的信息网络，但是因为制度的不健全，加之行政人员信息化办公意识淡薄或人员出现变动，无法保障信息及时处理，影响了整个办公系统功能的发挥。
3大数据背景下高校办公室信息化应对策略
3．1重视办公室信息化建设，建立完善的信息工作机制一方面，学校领导层应提高对办公室信息化建设重要性、紧迫性的认识，大数据技术的出现，使信息的准确性和关键性的特点更加凸显，为高校领导层把握高等教育发展规律提供了良好条件。另一方面，必须强化办公室行政人员的信息化意识，特别是转变观念、更新知识、不断提高计算机操作水平和互联网等新媒体的应用技能的意识。另外，高校还要建立起健全的规章制度和完善的工作机制，以规范的管理促进信息化建设。首先，需要制定信息收集、整理、传递、反馈等规章制度，明确相关部门工作内容、程序和职责;其次，要建立一个以办公室为中心的，覆盖全校、纵横结合的信息网络，能够迅速、全面地捕捉信息，并能够使信息在各单位顺畅传递;最后，建立信息反馈机制和档案管理机制，实现对信息工作全过程有效的管理和保存。
3．2加快信息化基础设施建设，健全数据信息系统随着计算机和网络技术的不断发展，推进信息工作的自动化、网络化、电子化，是实现高校办公室信息化建设的必然趋势。一方面，应建设安全、可靠、开放、高效的信息网络，引入办公自动化系统，推行电子校务，实现方便快捷的办公信息和查询，使各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化［3］;另一方面，应积极建立全校性的业务数据运行系统，收集学校各项业务基础数据，同时合理采集网络信息资源，充分借助大数据技术对校内外数据资源进行分析，实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化，实现教育信息资源的交流与共享。
1.2信息处理层
具体由以下几个模块组成：①管理控制：进行配置管理、用户管理、统计管理及日志管理；②消息的存储转发：存储和转发所有信息实体，进而实现系统对信息的管理，一定情况下还可以为用户及移动数据业务运营商提供计费依据。③信息内容过滤：屏蔽扰乱社会稳定及造成不良影响的非法信息体。
1.2用户接口层
用户接口层指面对不同接入用户实施分发处理，一般企业用户、行业用户及ISP/ICP会组成用户接口层主要面对的接入用户。在社会化分工细化的前提下，任何一套系统都不能满足用户的需求，说明用户的需求跟随科技技术的发展也在不断增加和改变，逐渐朝着多样性发展。因此，应尽可能地在开发软件的过程中结合用户普遍需求，设计出与用户需求相符的手机软件。通过二次开发实现不同用户及不同群体的特殊需求。如ICP/ISP接入和分发：将CP/ISP以内嵌插件的方式接入网页中，保证可以服用于多个个体用户。企业用户接入和开发：为企业用户提供客户端软件可采用C/S结构，便于实现接入。
1.3业务接入层
业务接入层主要负责连接电信运营商的系统，其中扩展性是接入层主要考虑的。目前，国际标准协议SMPP会扩展出CMPP、SGIP协议，核心系统面针对不同业务都有接口且接入性较好，所以，核心系统内部协议标准需相对高级且成熟。例如CMPP协议处理：它可连接系统和移动短消息网管，CMPP协议和SSTP协议也可以通过此软件进行转换，SGIP协议管理：它可将联通短消息网关与系统连接至一起，并转换SGIP和SSTP之间的协议。
二、移动办公在企业信息化发展中的重要性
2.1提高企业管理效率
移动办公在企业信息化建设中占据着重要位置，尤其是针对企业管理效率更是起着一个提高作用。因此，企业理所当然可以在管理过程中充分利用移动办公提高管理效率。当前，新时代企业管理的有力武器就是移动办公，它可以不受时间和空间限制，随时开展办公，企业管理者作为企业管理的主体，监控企业内部应充分利用时间来有效实施相应的管理方案，但有时也会因业务问题需外出应酬，不能时刻掌握企业的动态，移动办公的出现恰好可以帮助企业管理者解决上述问题，进而提高管理效率。尤其对于中小企业的管理者来说，离开办公室的时间远远大于在办公桌旁的时间，如果企业信息化程度不高，很容易造成“办公休克”现象，移动办公具有针对性的特质实现了随身携带的信息化，在基于相关业务开发支持和移动终端的软件植入的前提下，用户可以通过手机终端浏览相关文件并将自己的处理意见反馈至企业的办公自动化系统上，加快流程审批，消除企业办公自动化系统断裂的节点，进而完善办公自动化职能。此外，移动办公还可协调好员工与企业管理政策之间的矛盾，员工可以通过移动办公平台根据自己的喜好选择办公时间和办公场所，使员工可以快速且高效的进入工作状态，提高员工工作积极性，员工工作效率的保证从另一角度分析也等于提高企业管理效率。
2.2移动办公市场潜力大，有利于推动企业信息化
互联网数据中心（IDC）在2006年对亚太地区的10个国家针对移动办公做了调查分析，结果显示，企业在移动办公方面投资预计至2011年将会达到250亿美元，相对于以往有了较大的增长。还有相关研究报告指出，如果企业将手机变成办公中的一部分，国内话费和国际话费都会节省，可以将节省下的资金投入到企业其他发展领域，进而扩大企业资本。目前，移动电子邮件是手机办公方面比较成功的软件，使用用户已经达至1000万左右，但全球拥有的移动电子邮箱就有2亿左右，具有十分大的应用潜力。各种移动办公应用在我国的发展逐渐呈上升趋势，例如零售行业，国内已经针对其是出现了相应的应用终端，人们可以通过手机平台实现零售管理和数据采集，进一步提高销售效率。移动办公在政府机关中也有较大的应用潜力，如北京出现了“城管通”，指移动执法系统，是一种基于无线通讯网作为信息交换手段的城管移动执法产品。如它可提供无线现场巡视、现场定位、现场业务处理功能，支持城管业务案件查询、公文查询及公共信息查询等，还能将移动终端数据与后台数据库数据同步等，此软件的应用标志着城管等行政部门也开始走向信息化建设，办公系统的移动化，推动了各行各业信息化建设的进程。
三、结语
关键词：医院办公自动化设计与实现
面对日新月异的网络时代，各家医院都在实现医疗行政办公事务的信息化、自动化，现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，管理水平和服务功能的强化使我们可以方便地获取信息、共享信息和处理信息，实现文件传递、函件来往、资料交换等[1-2]。
1.医院办公自动化的现状
近年来，计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高，许多机关处室几乎人手一台电脑，而且都上了医院的内网，推出了一些网上办公的举措，对整个医院的数字化建设起到了推动作用，经过一年多的发展，功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的B/S（浏览器/服务器）结构，集成内部通讯平台、信息平台、日常办公、文件管理、会议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块，达到了迅速获取医院内部的、外部的信息，形成无纸化的电子文书管理体系，并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用，大大提高了工作效率。
2.系统设计思路与策略
2.1网络建设采用了医院信息系统（HIS），运行了医院业务日常工作，包括财务管理、病人信息管理、物资库管理，整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统（OA），处理日常办公，例如院领导日常处理请示报告审批，院行政事务的通知，与临床医技部门的信息交流等等，再有外网（Internet），用于向广大公众提供信息服务，宣传医院、专家信息、网上业务等等
2.2应用程序与数据库结合，体现系统服务功能。PHP技术；PHP是一种公开源代码，运行在WEB服务顺端的HTML内嵌式的脚本语言，提供了简单、实用的动态主页解决主案，PHP的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件，而且提供了编程环境与接口。数据库采用MYSQL开源数据库，MYSQL是一个精巧的SQL数据库，它的强大功能、灵活性、丰富的应用编程接口（API）以及精巧的系统结构，受到了广大自由软件爱好者甚至是商业软件用户的青睐。
2.3确定办公自动化系统的模式
针对医院内部的管理流程，选择了B/S（BROWOWSE/SERVER）结构模式，所有软件都安装在服务器端，客户口端不需安装任何程序，只要有浏览器就能运行系统，减少了维护人员的工作量，降低了系统的维持成本，极大地方便了工作。
3系统的主要功能模块
3.1内部通讯平台
电子邮件使用电子邮件可与医院内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信可以即时感知工作人员是否在线，可使用在线短信功能实时交流和留言。
可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中，确保重要事件的及时通知。
3.2信息平台
网上业务该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标，目前还没有实施。
远程办公提供的移动办公、网上办公功能，即便医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。
院内通报可以各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
个人论坛为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
信息查询对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如：医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上，所有用户都可以参加投稿和阅览已的各类刊物。
3.3日常办公
网上审批网上办理医院内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个职工工作的办理情况，并可进行催办。
3.4文件管理
文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。
文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全
3.5会议管理
提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定，计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
3.6档案管理
办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。
3.7辅助办公
日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，这样能够更有效地安排自己的工作时间。
活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。
物品管理提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能
图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能
车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式，工作人员可以直接向院长汇报工作，交流思想。
医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，近年来，在我院信息化建设的过程中，随着计算机应用的普及，职能部门对计算机应用的需求也在不断的提高。实施办公自动化的过程中，医院领导给予了高度重视，我院通过这一系统的应用，使我院的计算机应用水平上升到了一个新阶段，使我院拥有一支掌握现代化办公软件应用技术的文员队伍。我院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化，实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为我院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段和工具。
参考文献
【关键词】医院 办公自动化 设计与实现
【Abstract】Purpose: To achieve office information and automation. Methods: According to the Hospital need to use PHP technology, MYSQL database using open-source database. Results: System clear and concise style, simple operation, without losing the personalization and affinity workers gradually accepted and widely used. Conclusion: Use of office automation systems, hospital information to speed up the pace of construction and development to improve the hospital manager's information management and decision-making capacity.
【Key words】Hospital; office automation; design and application
引 言
面对日新月异的网络时代,各家医院都在实现医疗行政办公事务的信息化、自动化,现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室,管理水平和服务功能的强化使我们可以方便地获取信息、共享信息和处理信息,实现文件传递、函件来往、资料交换等[1-2]。
1. 医院办公自动化的现状
近年来,计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高,许多机关处室几乎人手一台电脑,而且都上了医院的内网,推出了一些网上办公的举措,对整个医院的数字化建设起到了推动作用,经过一年多的发展,功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的B/S(浏览器/服务器)结构,集成内部通讯平台、信息平台、日常办公、文件管理、会议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块,达到了迅速获取医院内部的、外部的信息,形成无纸化的电子文书管理体系,并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用,大大提高了工作效率。
2. 系统设计思路与策略
2.1网络建设采用了医院信息系统(HIS),运行了医院业务日常工作,包括财务管理、病人信息管理、物资库管理,整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统(OA),处理日常办公,例如院领导日常处理请示报告审批,院行政事务的通知,与临床医技部门的信息交流等等,再有外网(Internet),用于向广大公众提供信息服务,宣传医院、专家信息、网上业务等等
2.2 应用程序与数据库结合,体现系统服务功能。PHP技术;PHP是一种公开源代码,运行在WEB服务顺端的HTML内嵌式的脚本语言,提供了简单、实用的动态主页解决主案,PHP的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件,而且提供了编程环境与接口。数据库采用MYSQL开源数据库,MYSQL是一个精巧的SQL数据库,它的强大功能、灵活性、丰富的应用编程接口(API)以及精巧的系统结构,受到了广大自由软件爱好者甚至是商业软件用户的青睐。
2.3 确定办公自动化系统的模式
针对医院内部的管理流程,选择了B/S(BROWO WSE/SERVER)结构模式,所有软件都安装在服务器端,客户口端不需安装任何程序,只要有浏览器就能运行系统,减少了维护人员的工作量,降低了系统的维持成本,极大地方便了工作。
3 系统的主要功能模块
3.1内部通讯平台
电子邮件 使用电子邮件可与医院内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信 可以即时感知工作人员是否在线,可使用在线短信功能实时交流和留言。
可发送手机短信,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中,确保重要事件的及时通知。
3.2信息平台
网上业务 该栏目是为医院将来设置,如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标,目前还没有实施。
远程办公 提供的移动办公、网上办公功能,即便医院领导出差在外地,也能像在办公室一样高效率地处理事务。
院内通报 可以各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
个人论坛 为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。
信息查询 对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如:医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上,所有用户都可以参加投稿和阅览已的各类刊物。。
3.3日常办公
网上审批 网上办理医院内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理 实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控 领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个职工工作的办理情况,并可进行催办。
3.4文件管理
文件管理 文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。
文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全
3.5会议管理
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定,计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
3.6档案管理
办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统,并按档案管理规范进行管理和利用,实现文档管理的一体化。
3.7辅助办公
日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能,这样能够更有效地安排自己的工作时间。
活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能,可方便进行查询和报表输出。
物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。
图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。
车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式,工作人员可以直接向院长汇报工作,交流思想。
3.1内部通讯平台
电子邮件 使用电子邮件可与医院内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信 可以即时感知工作人员是否在线,可使用在线短信功能实时交流和留言。
可发送手机短信,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中,确保重要事件的及时通知。
3.2信息平台
网上业务 该栏目是为医院将来设置,如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标,目前还没有实施。
远程办公 提供的移动办公、网上办公功能,即便医院领导出差在外地,也能像在办公室一样高效率地处理事务。
院内通报 可以各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
个人论坛 为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。
信息查询 对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如:医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上,所有用户都可以参加投稿和阅览已的各类刊物。。
3.3日常办公
网上审批 网上办理医院内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理 实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控 领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个职工工作的办理情况,并可进行催办。
3.4文件管理
文件管理 文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。
文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全
3.5会议管理
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定,计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
3.6档案管理
办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统,并按档案管理规范进行管理和利用,实现文档管理的一体化。
3.7辅助办公
日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能,这样能够更有效地安排自己的工作时间。
活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能,可方便进行查询和报表输出。
物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。
图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。
车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式,工作人员可以直接向院长汇报工作,交流思想。
结 语
医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程,近年来,在我院信息化建设的过程中,随着计算机应用的普及,职能部门对计算机应用的需求也在不断的提高。实施办公自动化的过程中,医院领导给予了高度重视,我院通过这一系统的应用,使我院的计算机应用水平上升到了一个新阶段,使我院拥有一支掌握现代化办公软件应用技术的文员队伍。我院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化,实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为我院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段和工具。
参考文献:
办公自动化(OA)或办公信息系统(OIS)是现代信息社会的重要标志,它涉及系统工程学,行为科学,管理学,人机工程学,社会学等基本理论,以及计算机通信自动化等支持技术,属于复杂的大系统科学与工程。其目的就在于尽可能充分地利用信息资源,提高生产率工作效率和质量,辅助决策,求得更好的经济效率,以达到既定的(即经济政治军事等)目标。一般来说,一本论文由整理提供个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集,信息加工,信息传输,信息保存四个环节。办公自动化系统综合了人,机器,信息资源三者的关系。
随着信息时代的到来,企事业单位管理职能的不断增强,手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐,因此一些单位将办公业务的处理、流转和管理等过程电子化、信息化,从而实现了网络化业务处理和综合办公自动化,大大提高了办事效率.
系统方案
人们对办公自动化系统的了解有一定的缺点,认为使用普通的文字管理系统和普通的而简单数据管理系统如(MSaccess,MSword)等软件就得了,本软件的想法是把企业的大部分工作交给电脑处理,并从了解每个部门的工作来执行相应的处理算法。
21客户管理系统管理客户,对客户进本论文由整理提供行信息采集,客户订单要求,管理每个客户的账号,将信息传递给采购,仓库,财务等系统,完成客户管理。
22采购管理是物料在企业内流动的起点,是从客户、销售等系统和本系统获得购货需求信息,与供应商和供货机构签订订单、采购货物,传递给需求系统。
23仓存管理是物流管理的核心,是进行货物流动、循环管理控制的系统。
24员工管理系统管理每个员工的信息采集,工作部门,工资级别等信息,将信息传递给采购,财务等系统,完成员工管理。
25财务系统是系统的重要部分,对整个公司的系统进行基金管理。系统的整体结构图如图1所示:图1
系统各个子模块的功能
31客户管理系统公司的重要业务是对客户进行服务和,所以此部分系统是整体系统的核心部分,要对客户的信息(包括:姓名,公司名,公司地址,电话号码,传真号码,电子邮件等信息)采集和保存;对每个客户给一定的代码(该代码在整个系统代替客户),对客户进行客户订单管理,客户账号管理,信用管理等功能综合运用的管理系统,对全过程进行有效控制和本论文由整理提供跟踪,实现完善的客户信息管理。该系统可以独立执行管理;与制造其他子系统、应收款管理系统等其他系统结合运用,将能提供更完整。
客户管理主要包括:
①订单管理每一个客户下了订单以后要进行的是对每个订单给相应的编码和统计该订单的金额和要求并将信息传递给采购系统,财务系统,仓库系统等,即对订单的情况的记录、跟踪和控制,包括针对销售合同的执行;控制订货价格、数量、业务员信用管理;随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行;进行比较并显示订单执行差异,并通过业务和分析报表进行订单执行情况的反映。
②账号管理每个客户在公司里有他的账号客户下了订单进行以后财务管理,采购管理,以及仓库管理报告此系统并给客户纤细的账号张单和本论文由整理提供信息。
32采购管理本系统从客户本论文由整理提供
管理系统和其他部分接到订单后要做相应的处理,要指定订单的类型,给出订单的金额,指定供货商,报告客系统和财务处,指定要操作的员工,跟踪订单,指定交货期并将信息传递给仓库管理,客户管理,财务管理的部分系统采购管理主要包括:
①供货商管理要对一般和热常订的货进行一定的准备,要了解每个供货商和厂家的所有信息包括(名称、地址,价格,供货期等),并不断的更新数据库了解市场的变化,对每个订单介绍合适的供货商和厂家。
②货价管理通过一定时间和了解市场的过程对每个产品的价格做一定的了解并留下每个单价的参考价。
33仓存管理系统仓存管理系统是通过入库业务、出库业务、仓存调拨、库存调整、虚仓管理等功能,结合批次管理、物料对应、库存盘点、质检管理、虚仓管理、即时库存管理等功能综合运用的管理系统,对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪,实现完善的企业仓储信息管理。该系统可以独立执行库存操作;与其他工业系统的单据和凭证等结合使用,将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。
仓存系统主要包括以下功能:
①批次管理在工业系统中实现业务批次管理,并提供完整的物料批次信息。系统提供完善的批次管理设置、批号编码规则设置、日常业务处理、报表查询、库存管理等综合的批次管理功能,使企业进一步完善批次管理,满足经营管理不同方面的应用需要。保质期管理。系统在批次管理基础上,针对物料提供保质期进行保质期管理,以满足特殊物品如食品、医药行业的保质期管理需求。用户可以对保质期物料进行设置、初始数据录入、日常单据处理、即时库存查询和报本论文由整理提供表查询、并提供到期存货预警功能。
②质量检验管理工业系统提供比较全面的质量检验管理,包括购货检验、完工检验和库存抽检三种质量检验业务。工业系统为用户提供质量检验功能,将质量管理功能与采购、仓存、生产等环节的相关功能相集成,实现对物料的质量控制。系统在仓存系统提供质量检验模块,综合处理与质量检验业务相关的检验单、质检方案和质检报表,包括质检方案、检验单、质检业务报表等业务资料的设置和处理和质检报表的查询。
③即时库存智能管理即时本论文由整理提供库存是用来查询当前物料即时库存数量和其他相关信息,系统按库存更新控制来随时更新当前库存数量,其查看方式有多种:查询所有仓库、仓位、物料、批次的数量信息;查询当前物料在仓库、仓位的库存情况;查询当前仓库里物料的库存情况;查询当前物料的各批次在仓库、仓位的库存情况;查询当前仓库、当前仓位里物料的库存情况。
④仓位管理工业系统在仓库中增加仓位属性,同时仓位定义到行上,进行仓位管理,以丰富库存信息、全面提高库存管理质量。主要包括基础资料设置、仓库仓位设置、初始数据录入、日常业务处理和即时库查询等多途径实现。
34员工管理系统
对公司的所有员工要进行以下部分管理:
①员工信息管理:对每个员工建立个人档案包括(姓名,地址,联系人,身份证号码,学位,以前工作单位,爱好,经验等信息)
②员工工资管理:每个员工本论文由整理提供有不同的基本工资,加班时间,加班费,奖励和扣分。
③员工任务管理:对每个员工,更具他的学位和经验指定他的任务与他的工作部门并对每个员工的工作效力和态度进行调查报告相应的信息传递给工资管理。
④员工需求管理每一定的期间对公司的员工需要进行调查并报告需要性。
35财务系统
传统的财务处理过程力求与商业的快速发展保持一致和及时处理新的业务中产生的大量新数据,不能充分满足企业对动态的数据进行管理、分析并形成报表的需求。其结果是财务行为建立在企业的历史记录的基础之上,而不能对企业的未来产生影响。网络为生产经营提供了新的场所。企业可通过互联网不断拓宽自己的生产经营场所,了解最大范围内的客户需求,从最大范围的供应商中挑选出最佳的供应商,通过畅通于客户、企业和供应商间的信息流,减少诸多中间环节,从而以最快的速度、最低的成本进入市场。因此,网络环境下,财务管理人员须以互联网的速度开展业务本论文由整理提供并做出决策,这就要求他们随时了解整个业务的状况以保持良好的竞争状态,企业需制定整体财务管理解决方案,以满足企业在财务管理方面的需求。包括制定预算、计划、预测、成本管理、合并和整合、报表和分析等,为业务提供运营管理方法,在此基础上确定业务的发展方向并使经营风险最小化
个人体会
企业办公自动化的发展现状办公自动化(OfficeAutomation)简称(OA),在我国自20世纪70年代开始发展,到90年代中期大致经历了三个阶段,第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备,如传真机、打字机、复印机等;第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机,通过电脑和打印机进行文字处理,表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等;第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用,这一阶段在办公过程中通过使用网络,实现了文件共享,网络本论文由整理提供
打印共享,网络数据库管理等工作。在我国办公自动化的发展过程中,办公自动化建设取得了很多成绩,同时也暴露了很多问题,如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等,造成这些问题的主要原因有三条,首先对办公自动化的本质作用理解不深,通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用,使用目的为提高效率,实际上,通过实现办公自动化,提高管理机构的决策效能更为重要。其次是忽视了办公自本论文由整理提供动化发展的基础,通常只是认为只要有了先进的技术和设备,就可以实现办公自动化,其实,办公自动化发展必需依赖两个基础,一个是管理基础,另一个是信息积累基础,如果脱离了这两个基础,办公自动化就会变成空中楼阁。第三,技术条件的制约,也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的,如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。自90年代中期至今,互联网技术在我国迅速发展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念,这一个阶段的主要标志应为互连网技术的普遍使用。
办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。办公自本论文由整理提供动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,办公自动化才能发挥作用。办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。
除次之外，我们在大力发展办公自动化的同时，另一个制约着企业发展的因素也不能够忽视，那就是网络技术。世纪是一个以网络技术为核心技术的信息时代。我们必须全面、深刻地分析和研究网络技术对我国经济发展所产生的各种影响,采取正确的措施应对网络技术的挑战,把握网络技术给我国经济发展带来的机遇。才能及时更新观念,迅速适应正处于急剧变化之中的全球经济,使我国经济能够获得健康的发展,早日实现强国之梦。计算机已由专家的工具变成了平凡百姓的钟爱之物。然而,在这10年中计算机领域发展最快的技术,不仅在于单台计算机本身技术的发展,更在于连结多台计算机网络技术的发展。以前谁曾想到:今天,远在异地他乡的厂家、企业、公司甚至商本论文由整理提供人,竟能方便、快捷、廉价地进行商务经营、谈判和协作呢?这一切都归功于正在飞速发展的网络技术。网络技术对我国经济发展提出的挑战网络技术带来了新的经济形态,这就是本论文由整理提供人们常说的网络经济,网络经济是指在计算机网络技术基础上发展起来的、以多媒体信息为主要特征的一种新经济潮流和形态。网络经济是全球一体化经济,它打破了传统工业经济时代的地理空间的限制,通过网络技术,各种信息能够进行全球性的信息传播,使得全球性的交易再也没有地理位置的限制,网络技术使我们生活的世界变成了一个名副其实的“地球村”。
结论
当今社会是资讯科技日新月异的时代,现代企业必须拥有正确的资讯观念、科学的管理方法、先进的技术手段和畅通的信息渠道,才能在市场经济大潮中立于不败之地。集成企业物流、资金流、信息流的业务规范,优化了企业内部管理和控制流程,提出并推行完善的“数据信息决策控制考核”的整体解决方案,帮助企业全方位提升竞争力。
参考文献
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[3]陈洛资,谢勇计算机网络软件设计,开发与编程[M]北京:科学出版社,1997011计算技术与自动化2003年3月致谢：论文完成的过程中，我得了老师和实习单位的莫大的帮助。老师的启发，以及实习单位领导，同事的严谨的工作作风，使我受益非浅。在此我要感谢给予我帮助的老师和朋友们！
关键词：办公自动化；B/S 结构；系统
办公自动化（Office Automation）是利用计算机、通信、系统
科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中， 最大限度地提高办公效率和质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理办法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。校园办公自动化技术的发展将使校园办公活动向着数字化的方向发展，最终将实现无纸化办公。
1、高校办公自动化建设的现状
1.1 网络条件日趋成熟
步入21 世纪以来，我国高校网络建设步伐不断加快，校园网在高校教育中所承担的作用也越来越明显， 它已成为高校教学、科研、办公管理不可缺少的支撑环境。
1.2 工作人员的计算机应用水平逐步提高
随着现代化办公设备的广泛使用， 计算机已经成为高校办公的一种必备工具，办公人员的计算机应用水平也逐步提高，在高校，使用办公软件、收发电子邮件都已成为人们工作、交流的重要手段。
1.3 异地化办公的需要
一是多校区远程办公。近几年来，现有高校数量减少而规模扩大，目前高校一般都有多个校区，这就要求校区间的新型办公方式出现。二是移动办公。学校领导经常出差，但又要随时了解学校情况、及时做出重要决定或对重要文件做出批示， 要求拥有与Internet 相连的办公系统，实现真正的移动办公。三是家庭办公。
2、网络办公自动化系统的设计
2.1 系统结构设计。
OA 的体系结构选择B/S 模式，它是对C/S 结构的一种变化或者改进的模式。B/S 模式（Browse/Server：Web 浏览器/服务器模式）是一个三层模型，即客户端、Web 服务器及数据库服务器，它使客户端进一步变小，客户端的任何计算只要安装了浏览器就可以访问应用程序， 可以将整个应用程序逻辑驻留在Web 服务器上。
传统的C/S 模式（Client/Server：客户机/服务器模式）是一个
两层模型，一端是客户机，一端是服务器，C/S 结构虽然采用的是开放模式，但这只是系统开发一级的开放性，在特定的应用中无论是客户端还是服务器端都还需要特定的软件， 没能提供用户真正期望的开放环境， 它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公。B/S 结构则不同，它利用不断成熟和普及的浏览器技术实现原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，它的前端是以TCP/IP 协议为基础的，企业内的WWW 服务器可以接受安装有Web 浏览程序的Internet 终端的访问，作为最终用户只要拥有Web 浏览器就可以，这样大大简化了客户端，并节约了开发成本。
采用B/S 模式的系统，具有下列优点：1）使用简单：象其他基于Web 的应用系统一样，客户端只要有浏览器，无需安装特别的软件即可操作，易学易用，用户易于接受；2）易于维护：系统的开发和维护只在服务器端进行，减轻了开发和维护的工作量；3）信息资源共享程度高：Internet 上的用户可以方便地访问系统外资源；
2.2 系统的主要模块设计。高校办公自动化系统主要为了实现高校的电子政务管理，改变传统手工处理的办公手段，进一步提高行政办公的规范性、标准性程度， 提高工作效率和服务质量。该系统主要分系统登录、信息、公文审批、公共查询、邮件中心、教工论坛、事务管理、个人信息、系统管理等九个功能模块。
1）系统登录。系统为每个员工都分配自己的帐户，然后员工自己设置口令，只有系统通过验证用户的合法性才能正常登录。
2）信息。信息主要包括校内通知、公告、快讯、每周安排等，信息主要完成信息的起草部门负责人审核、信息上传、信息编辑、信息的、信息状态管理等功能。
3）公文申请审批。公文申请审批主要包括请示报告处理、行文流程处理等。请示报告一般是由部门起草，经校长办公室批转给各级领导审阅或批转给其它相关职能处室， 提出处理意见后转给校领导审阅，形成处理意见后，反馈给上级部门和相关职能处室。模块主要步骤有请示报告的生成、上传、请示报告的编号、转批、会签、反馈等。行文一般是由学校各部门起草，经相关部门、领导审批后，编行文文号向全校教工。具体步骤为起草部门负责人修改审阅、校长办公室修改、校长签发、校长办公室编号、编辑下发。在各级审核中要有电子签名的功能， 在行文处理中对正文修改要保留修改痕迹等。该模块中还特别要强调保存和归档功能，保存或归档后就具有不可更改性。
4）公共查询。公共查询主要包括文件查询、通知查询、办公电话查询、会议查询等。
5） 事务管理。事务管理主要包括会议管理、办公用品管理等。会议管理是从会议申请开始到会议室的安排、会议服务提供、会议通知及会议资料汇总等一系列工作安排的管理系统。会议申请一栏主要有会议名称、会议内容、参加人员和人数、主持人、召集单位、会议室配套要求等字段，填写后各部门上报校办，校办管理员确定会议室上传形成会议安排表， 同时上传后勤接待中心负责安排落实会议室和会议的各项要求。
6）邮件中心。邮件中心类似于个人事务管理的一个模块。它主要包括日程安排、待办事宜自动提醒、个人通讯录、邮件管理等。
7）教工论坛。教工论坛主要包括领导参阅、公共论坛等。领导参阅是各部门或个人向领导提供有参考价值的信息， 上传可指定传送领导，只有领导本人可查阅相关信息。
8）个人信息。为了确保用户的信息安全资料的完整，每个用户都可以修改登录密码和更新个人信息等个人资料。
9）系统管理。系统管理主要提供对系统的配置和设置，以使系统适应本单位的具体情况。系统管理主要包括系统参数设置、公文模板设置、机构及人员帐号设置、各种权限的设置与分配、职位设置、教工论坛管理、数据备份及系统维护等。■
参考文献
关键词：互联网+；OA；可行性
中图分类号：G474 文献标识码：A 文章编号：1009 ― 2234（2017）01 ― 0146 ― 03
在云计算和大数据的冲击下，在“互联网 +”的大环境下，高等院校的传统行政办公模式亟待与现代科学技术进行接轨，产生新的管理与运行模式。办公自动化（OA）就是以现代信息管理学为理念，通过网络技术，实现机构内部人员共享信息，高效地协同工作〔1〕。借助于OA 系统这一平台，高校的工作人员在电脑上就可以实现公共信息的浏览，公文的传送，网络办公与在线交流等一体化办公。该系统的存在实现了办公信息的共享化和办公管理的自动化，显著提高了办公效率〔2〕。随着计算机网络和信息技术的迅猛发展，特别是“互联网 +”概念的提出，国内外各方面学者把OA发展的目光到了互联网上，基于“互联网 +”的OA 系统突破了时间和空间限制，OA 系统的发展更加具有前景和潜力〔3〕。而“OA 2011 办公信息自动化国际学术研讨会”的顺利召开，更是为OA 系统的发展注入了一针强心剂，该研讨会的会议主题就是“绿色、低碳和转变经济发展方式” 〔4〕。鉴于国内外的发展态势，以及联合国教科文组织的倡议，可见“互联网 +”与OA 系统的融合已经成为未来机关事业单位办公的新趋势和新方式。该办公自动化信息管理系统的推行，不仅彰显着信息资源的最大限度共享，也代表着低碳节能工作方式的开启。
目前OA 系统的专业性设计，应用环境的设置，新功能模块的扩展，安全保障领域的开发等方面得到了长足的发展，而其相关技术已经较为成熟〔5〕。在当今的“互联网 +”的大环境下，如何推广和应用办公自动化信息管理系统将成为业界人士今后从事研究与开发的热点。国内诸多学者已经开始涉猎OA 系统领域的研究，比较有代表性的如下：薛松主要从办公自动化信息管理系统运行中存在问题的和出现的异常情况角度，对办公自动化信息管理系统的运用进行了探讨，最后指出OA 系统是提高机关企事业单位整体工作效率的一个较为有效的方法和方式〔6〕；何姝等则鉴于漳村矿实施办公信息管理自动化的实践情况，对OA 系统在运行过程中出现的常见问题进行了分析和总结，并进行了进一步的理论探讨，寻找出了相应的解决方法和途径〔7〕；而鲍学阳则指出OA 系统就是计算机信息管理技术与现代管理学的完美碰撞与融合，借助于计算机技术对现代管理学的模式进行设计、分析和管理，以及信息的维护，OA 系统的应用必将成为人类日后常用的一款软件 〔8〕；黄成亮则在OA 系统研发前辈的研究基础上，以办公自动化信息管理系统（OA）的应用，办公自动化信息管理系统（OA）的系统设计，以及办公自动化信息管理系统（OA）的网络安全等方面系统研宄为基石，探讨了OA 公务管理系统中如何使用印章和印 “互联网 +OA 系统”是一个融入了多方元素的综合性技术，它吸收了计算机网络技术和信息技术，纳入了系y科学与行为科学的知识点〔11〕。“互联网 +OA 系统”的建设可以实现信息资源最大化的利用，达到资源的最大化共享。这一系统的运用可以全面的提高各机关事业单位的工作的质量和效率，彻底的革新了传统的办公模式，摒弃了传统办公的诸多缺点，实现了最大限度的办公方式的规范化与制度化。“互联网 +OA 系统”构建的思想理念是以办公信息自动化为框架，同时融入了互联网与计算机的技术手段。“互联网 +OA 系统”的存在不再限制使用主体的工作环境与生活条件，该系统的构建实现了与世界先进科学技术的衔接，形成了先进的管理模式，大大提高了各职能部门的办公效率。吸收了网络通讯、计算机和数据库三大技术的“互联网 +OA 系统”，具有以往办公信息化自动化系统难以企及的优势和特点〔12〕。“互联网 +OA 系统”具有信息资源的高度集成性。该款办公信息自动化系统既容纳了多方信息，又兼纳了计算机和网络等诸多要素。“互联网 +OA 系统”具有前所未有的智能化。该系统的存在，让使用主体真正体验到了“自动化”、“便捷化”和“高新化”。 “互联网 +OA 系统”的使用，既可以快捷、准确和高效的解决日常办公问题，还可以敏锐的应对突发问题，为使用者提供强有力的技术支持与决策援助。“互联网 +OA 系统”与传统办公方式相比，不仅可以轻松处理数据与文字，还可以高效地、全方位的整理图片、音频和视频资料，实现工作的最大丰富性完成。“互联网 +OA 系统”既可以实现单位内部的数据流动与交换，也可以在不同单位个体之间实现数据的交换与互通。“互联网 +OA 系统”的目的就是希望借助互联网这个大平台，通过各种高科技手段，提高职能部门的办公效率，最大限度地节省了人员和财力，真正实现了智能化的办公。
回顾我国办公信息自动化的发展历程，可见我国的办公信息自动化主要经历了三个大阶段，三大演进过程。分别是电子办公设备的投入使用，电脑的进入和打印机的出现，以及办公自动化和远程化理念的提出与应用〔13〕。网络信息化的迅猛发展冲击了传统产业，也对传统办公方式进行了渗透。办公信息自动化的实现极大地便利了使用主体，但也存着一些常见问题。纵观现有的办公信息自动化系统，可见还需要简化系统办公的流程，系统办公还需要科学管理，还需要进一步提高办公效率。“互联网 +OA 系统”的构建既实现了办公职能与责任的明确性与清晰性，更实现了信息资源的快速传递和共享。
与其他行业相比，高校 OA 系统的发展起步虽早，但发展速度却相对缓慢，在“互联网 +”的潮流驱使下，高校 OA 系统的推广与应用势在必行。高校传统的行政办公模式必将经历彻底的改革，必将与 OA 系统的研发相关联。
《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》明确指出，应该建立信息共享平台，衔接各级各类教育管理机构和信息数据库，实现数据的互通和互联，构建纵横向关联的教育管理信息化系统。《国务院关于印发深化标准化工作改革方案的通知》（国发〔2015〕13 号）则再次强调和重申了要改善传统办公系统，提高行政管理办公效率〔14〕。可见进行高校的“互联网 +OA 系统”不仅是顺应社会发展趋势与科技发展潮流，更是积极响应和贯彻国家政策的方针路线。
“互联网 +OA 系统”凭借其自身的优势，在高校的推广和应用，可以有效地避免其他办公化系统建设前期的调研和分析论证工作，节省了大量的人力和物力。“互联网 +OA 系统”具有先进性、前瞻性、科学性、必要性和全局性，从根本上避免了一些不必要的资源普铺张和浪费，为国家财政节省了一笔可观的的人才与财力，而且在信息技术层面上，还整体提升了各高校的信息技术化水平，为高水平、高层次和高质量大学的建设提供了条件支持和软件辅助。而各高等学校的办公信息自动化管理系统的推进程度各不相同。这主要是因为存在着地区的差异，各地区的生活水平不同，信息化水平也有差异，同时也存在着人为因素，主要与领导重视程度有关，以及与各职能部门工作人员的认识程度和对办公信息自动化管理系统的了解程度有重要关系。无论是各高校办公自动化信息管理系统建设与推进的早晚，还是自行研发与直接购买，办公自动化信息管理系统在高校的正常政务运行中，必然会出现一些突发问题，这些出现的问题具有普遍性。因此在革新传统行政管理办公模式，推行办公自动化信息管理系统之前，都需要各相关部门进行需求调研和系统调试。涉及的部门主要包括办公室和教育技术信息部门，办公室主要负责办公自动化信息管理系统的需求调研，系统模块的按需设置，以及对办公自动化信息管理系统的运行规划流程；而教育技术信息部门主要承担该办公自动化信息管理系统的调试与功能完善。“互联网 +OA 系统”出现则可化繁为简，各高等学校之间通过强大的互联网，将存在问题和解决方法实现最大的共享化，这样各高校实现办公自动化就可以免去上述的诸多环节，因此各高校因工作职责和性质，在“互联网 +”的帮助下，实现“互联网 +OA 系统”的互通化，实现办公自动化的最大化，可见在高校推行“互联网 +OA 系统”具有完全的可行性和必需性。
高校的工作内容和工作性质，以及工作的职能与职责决定了“互联网 +OA 系统”的功能与职责属性。高校的主要办公内容可以简要概括为“三办”，即办文、办会和办事，具体化到详细环节上，复制到“互联网 +OA 系统”上，可以详化为几大服务板块，这几大板块主要为、通知公告板块、会议安排板块、车辆出入板块、客餐预定板块、办公用品管理板块、以及邮件接发和及时通讯板块和协同办公板块与电子文档管理板块等。这些板块中通知公告板块是“互联网 +OA 系统”的最常见和最基础的管理应用，没有技术要求指数，操作没有技术难度；而公文 CPU 板块、会议安排板块、车辆出入板块、客餐预定板块和办公用品管理板块是高校职能办公的核心内容，更是“互联网 +OA 系统”的自动化处理的核心功能，这就需要编辑程序，确定规划建设规范的流程，统筹安排来实现。无论是公文的上传下达，还是会议安排、车辆出入、客餐预定和办公用品管理等综合性事物的审批流程都有相应的标准与制度。因此在“互联网 +OA 系统”里编辑上述这些审批流程的程序是具有完全可行性的。尤其其中一些职能手续的签订都是较为简单的，可以按照管理权限设置，犹如游戏闯关一样，只有按照规定的顺序进行逐一“闯关”，才能顺利实现逐级审批通过。而公文的“上传下达”在传统办公中相当的复杂，涉及的环节与手续较多，同样在“互联网 +OA 系统”当中公文 CPU 板块的设置也比较需要技术指数，为实现公文的顺利“上传下达”，“互联网 +OA 系统”当中公文 CPU 板块的设置可以参考《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14 号），该处理工作条例可以为公文 CPU 板块提供基本的规划设置。该工作条例中关于“公文办理”这一项中已经对收文k理主要程序和发文办理主要程序进行了明确的界定与制定。“互联网 +OA 系统”就可以参照这个条例，再结合高校自身的情况，进行符合高校情况的公文 CPU 板块个性化设置。
高校办公自动化系统的建设还应紧跟时代步伐，紧扣时代的主旋律，紧盯国家政策方针，“互联网 +OA 系统”的出现正好满足了高校办公自动化系统建设的需要。“互联网 +OA 系统”是一款融合了高精尖计算机网络技术，具有“更新换代快” 特征的新型高校信息办公自动化系统。该办公自动化系统着重规划的前瞻性，着眼于规划建设的全局性。“互联网 +OA 系统”的建设可以融入高校信息化建设的总体规划中来，该办公自动化系统可以与高校的人事、教务、科研、财务和档案系统进行数据对接与资源共享。“互联网 +OA 系统”利用其强大的互联网络平台，可以快捷的获取与借鉴各高校，各机构的政务系统的建设经验和构建模式，还可以顺应时代的发展潮流，快速适应网络技术的飞速发展，进行系统的更新换代。
“互联网 +OA 系统”的建设对高校的政务进行了系统化的规范，对工作的流程进行了严密的审核，既提升了高校的管理水平，又增强了高校的整体信息化水平，为创办高水平大学提供了强有力的技术支持。
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