近年来，随着医疗行业的发展，数字医学电子档案的建立也逐渐增加，医院的档案管理逐步由纸质文书发展为多层次、大容量及多形式的档案模式，电子档案文档逐步占据医院档案管理中的主要形式[[3]但是，医院电子档案建设中仍然存在诸多问题亚待解决，强化医疗行业数字医学档案的建立，使得数字档案现代化、准确化及正确化，并增加其实用性是医院数字档案建设的根本任务。本研究通过对现存的医学电子档案的不足及相应的对策进行探讨，为实现电子档案的科学化管理尽一份力。
1医学电子档案在医院发展中的重要作用
随着科学的进步和发展，电子档案也逐渐被普及，在医院电子档案的实施中具有重要的作用。电子档案满足了各种科研数据的处理，尤其是科研数据中比较复杂的图表和数据的处理及存储，都可以由各种计算机软件及绘图工具完成，极大减少了手工劳动，节省人力支出，提高工作效率。同时，对不同患者的病情、治疗情况以及随访情况进行记录，将情况相近的患者资料进行汇总和统计，能够及时有效地对同类型患者采取的治疗方法的效果进行统计比较，有利于医院医疗水平的提高[f}l。当发生紧急情况时，翻阅电子档案能够极大减少寻找时间，有利于及时有效地控制病情，找到合适的治疗方式。为此，医院电子档案的建立能够完善纸质档案的不足，提高工作效率及工作效果，体现医院科研工作的全部情况，有利于医院长期发展。2医学电子档案管理现状
2.1管理制度有待细化及责任化
对于医院电子档案的管理，一般采取行政人员负责的制度，但由于医院资料的特殊性，如一些病理切片的档案、X射线的档案以及各种影像检查的档案，在各个科室中都会用到，且通常情况下都由本科室进行管理。但电子病历及医疗电子信息则由信息科管理，存在管理多线条的现象，使得电子档案的管理很难做到细致化。更重要的是电子档案的建立，不能形成立竿见影地体现经济效益，从而造成了许多医院管理层对电子档案的不重视，管理人员对电子档案的管理不细心[[9]。因此，应当充分将医学电子档案的管理制度进一步细化及责任化，以保证电子档案的价值得到充分开发，为医院的诊疗系统服务。
2.2缺乏专业的电子档案管理人员
电子档案自身具有载体的依赖性、信息载体分离性、所含信息不可识别性以及可共享性等特点。电子档案的特点能够极大地降低医院科研工作及患者管理工作的中间步骤，科研工作进度及成果可以直接在网上进行汇总并汇报，患者的基本情况也能够得到及时的更新。但在享受这些便捷的同时，也对档案管理提出了新的挑战，重点体现在:①重要文件依赖载体进行存储，一旦载体被破坏或者遭受病毒侵染，文件也会随之丢失;②电子档案可以进行修改，纸质档案的原始记录及修改痕迹将不复存在，科研及患者档案的真实性可能会相应下降;③电子档案是存在于电脑中的一个文本文件，则不存在正本、副本的差异，使得收集人员在进行资料收集时的针对性下降。因此，聘请计算机学科的专业人员对电子档案所涉及的信息采集、信息处理及信息汇总进行监督管理及统筹十分必要。由于医学专业的特殊性，需要掌握医学、计算机学和统计学等多个学科的知识方能胜任此项工作。加强医学电子档案的管理，需要提高管理人员的专业水平，聘请各学科专业人员进行指导，对电子档案的建设具有积极的意义。
2. 3管理中所需的硬件设施有待提高
电子档案在医学的管理中普遍存在，在各科室中应用广泛，但有的医院仍存在电子档案存储的硬件条件不完善，投入不足，合适的计算机及网络技术相对匾乏的现象，往往导致电子档案的存储与管理不能满足日益增长的数据需求[mo3强化医疗行业数字医学电子档案建设的对策
【关键词】高校；电子档案；管理机制
1.影响高校电子档案管理的因素
1.1信息技术因素
影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。
1.2保密性因素
保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。
1.3法制性因素
保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。
2.高校电子档案管理的主要问题
2.1缺乏专业技术人员
目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。
2.2缺少科学宣传机制
高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。
2.3技术设备更新不足
档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。
3.高校电子档案管理的改进措施
3.1建立规范化管理制度
大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。
3.2提高档案管理人员素质
高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。
在当今网络环境的影响下，电子档案离不开网络，电子档案的存在和发展需要网络给予支撑，同时也离不开科学技术的支持。随着计算机网络中一些病毒的侵入，在这种网络环境下，就要保证电子档案的原始性，使其原有的档案信息不会被破坏，对比较特殊的电子档案，要确保原有的电子档案信息的真实性，以防止出现电子档案信息失真的情况。为了确保电子档案信息的原始性，要转变电子档案的储存方式，利用纸质的方式保存电子档案原始信息。
二、采用先进的电子档案管理软件
电子档案与纸质档案在很多地方都有着类似的属性，最大的区别在于整理的方式与媒介不同。纸质档案是通过人工手写的方式逐步完成，主要突出的是手写形式，以纸质为媒介；而电子档案则是通过电子计算机进行操作，主要突出的是电脑形式，以网络为媒介。电子档案的产生和发展都离不开网络的变迁，网络由最开始的聊天、交友、查看信息等基本功能发展至今扩充到了各行各业的各个领域，网络化实现了真正的一体化发展，档案管理也随之共同发展。现在网络上出现很多种类的专业电子档案系统，从电子档案的目录编制、关键词设置、内容简介、索引等各类主题入手，将电子档案进行规范录入与编制，从而使电子档案的查找能够更便捷，提高电子档案的利用率，为电子档案管理人员及利用者带来便捷的专业体验。同时专业性的电子档案软件也能够在一定程度上为电子档案加密，保证电子档案信息的安全。
三、做好电子档案的安全管理工作
无论是电子档案还是纸质档案，都具有同样一个属性，这就是保密性。电子档案在分类中也包含了普通档案、机密档案、绝密档案等，即便是普通档案在多数情况下都是带有一定的保密性，会根据不同利用者的职务以及工作进行控制利用，采取档案保密措施，很多时候都是禁止所有人阅读，只对特定人群开放的，因此就需要档案管理工作一定要重视档案的保密性，保证档案拿取、录入等流程中信息的安全。电子档案以网络为依托存在，通过互联网进行录入、保存、利用等环节操作，就更应该注重保密性，做好安全管理工作，以确保档案内所涉及的机密内容安全不泄露。网络是一个整体板块，在很多领域可以通过电脑软件进行互通并交换信息，并且网络安全也是目前无法完全解决的问题，基于科技之上的安全隐患也是随时都有可能成为威胁网络系统的杀手，面对这些问题，电子档案管理人员可以采用系统权限设置或者密码设置，做好密码保护并且及时根据网络使用情况检查网络相关软件是否正常，从根本上解决网络安全隐患问题。
四、确定专人负责电子档案的管理
档案管理是持续性很强的工作，工作内容枯燥繁杂，需要档案管理者具有相当程度的耐心与细心，将各类档案材料分类整理保管，并随时为档案利用者提供帮助。因此，需要有专职人员负责档案的管理工作。网络信息时代下的电子档案更需要有专人负责。因为只有在有专人负责的情况下才能更妥善地对电子档案进行汇总与整理，才能够专心致志地处理电子档案的内容，保证电子档案信息的准确性与实体的安全性，确保电子档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用等各个环节有序开展。
五、增强电子档案管理的服务功能
建立科学完善的电子档案数据库，这样可以方便一些档案研究者更好地查阅所需要的信息资源。因为现代的电子档案管理和以往比较传统的电子档案管理存在着很多不同之处，所以要跟上现今网络环境下电子档案管理的步伐，以实现电子档案的网络化管理。实现网络化电子档案管理，必须增强电子档案管理的服务功能，只有服务质量上去了，才能充分发挥电子档案管理的实效性，才能更好地为需求者服务。要实现使用全程的在线电子档案网络服务，扩大档案管理的局域网，加快促进电子档案信息资源共享步伐。
六、结语
（一）存储载体不安全电子档案对存储载体有着很高的要求，如果存储载体的安全性得不到保证，将可能直接导致电子档案损坏乃至灭失。如：学校里部分教师把应归档文件（如学生成绩、考试试卷和备课教案等）简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至丢失；有些以U盘作为电子文件存贮的介质，由于U盘的质量、寿命、丢失、病毒感染等问题，电子档案的保存可靠程度不能保证，存在很大安全隐患。
（二）专业人才缺乏电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。由于学校从事档案工作的专业人员相对偏少，多数科室都是档案兼职人员。有些科室虽然有现代先进的计算机设备，但因部分档案专兼职管理工作人员还是原来纸质管理下的工作人员，工作方式无法适应电子档案管理工作的需要，缺乏专业人员、操作不够规范等都在影响着电子档案管理工作的规范化。（四）电子归档意识薄弱学校部分科室还没有将档案工作中纸质档案纳入现代科学管理和法制管理的轨道，归档不鉴定，真伪不辨别，其利用率也比较低，除了在办学水平评估期间引起重视外，平时在档案管理中都没有意识到电子文件的重要性，对其归档、保管等一系列问题也没有给予充分重视和关注，不仅达不到存真去伪、存精去杂的目的，还使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子档案规范化管理带来诸多不便。
二、提高中职学校电子档案管理水平的对策
（一）树立科学的电子档案管理发展理念要用观念创新助推电子档案管理工作，重点树立三种观念：一是“以人为本”的电子档案工作观念，一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教育教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的电子档案工作理念，坚持中职学校档案建设与科室、职能部门二级档案建设的全面发展，增强全体师生员工的档案意识；三是协调发展的电子档案工作观念，加快中职学校档案工作发展步伐，促进档案工作与学校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。
（二）加强档案信息化建设加强档案信息化建设，在硬件建设和软件建设两方面都要加强，两手抓两手都要硬。在硬件建设上，完善档案信息化基础设施，加强档案的场所建设和库房建设，争取采用自动化的密集架管理系统，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。
（三）不断提高档案管理人员的思想修养和专业技能电子档案管理人员要熟练掌握现代档案网络化管理知识，并能够熟练运用计算机等网络设备；全面熟悉档案业务管理，包括纸质档案和电子档案各个环节的具体管理方法；刻苦学习各方面的专业知识，注重点滴积累。同时，既要有人文素养，又要有创新意识与能力。
[关键词]档案管理者；管理新技能；提高
一、关于“技能”的新内涵
相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。
二、加强培训，掌握新技能
就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。
要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：
第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。
第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。
三、档案管理人员必备的知识技能
在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。
（一）档案管理基础知识
1.档案学概论
了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。
2.档案管理学
了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
3.档案保护技术学
了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
4. 文书学
了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）计算机应用及自然科学基础知识
1.自然科学基础学科
学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。
2. 微电子技术
微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
3. 电子计算机技术
学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
4. 电子计算机软件技术
目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
5.现代通信及电子计算机网络技术
如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术
电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识
电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。
8. 设备维护知识
电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
9. 标准化知识
电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作
【关键词】办公室；电子档案；安全保密工作
科学技术的进步，促进了信息技术与人们生活的进一步融合，信息技术在人们日常工作中的作用越显突出。在这样的背景环境下，利用数字信息技术进行办公室电子档案管理，成为当下机关事业单位进行人力资源管理工作的必然选择。但是电子档案在进行数据存储过程中，由于网络信息传输的匿名性以及无序性，电子档案可能遭到外部程序入侵，导致电子档案信息丢失，对机关事业单位发展造成了极为不利的影响。针对这一问题，加强办公室电子档案的安全保密工作就显得尤为重要了。本文对办公室电子档案的安全保密工作进行研究，以笔者自身的经验为主，探讨了身为档案管理工作者，在新形势下，如何根据电子档案的新特性，做好电子档案管理的安全保密工作。
一、建立科学的电子档案安全保密管理制度
办公室电子档案的安全保密工作要想顺利进行下去，建立科学的电子档案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作为电子档案安全保密工作的制度保障，能够对电子档案的日常应用与管理进行有效规范，保证电子档案在查阅过程中，能够按照相关程序进行，避免由于管理的疏忽，导致电子档案信息泄露。同时，电子档案安全保密管理制度，能够对电子档案的整理进行有效规范，使电子档案的入编、入柜、密码管理等工作井然有序，避免因电子文件本身的复杂性，造成电子档案管理工作的混乱，影响电子档案管理工作的效率性。科学的电子档案安全保密管理制度的建立，要注重从电子档案本身进行管理，具体内容主要表现在以下几个方面：第一，电子档案在进行信息搜集过程中，必须保证电子档案的真实性、完整性，并对档案保存方式进行有效管理，使电子档案的存储能够符合相关标准，方便日后的查阅工作。第二，在进行电子档案存储过程中，要注重对电脑环境的有效检查，避免电脑染上病毒，对一些重要的文件，可做有针对性的保密措施。例如将电子档案按照重要性分为A、B、C三类，A类电子档案为机密文件；B类电子档案为重要文件；C类电子档案为一般文件，这样一来，根据文件的重要性，可以有区别地做好安全保密工作，这在很大程度上加强了电子档案的保密措施。第三，电子档案存储过程中，要对存储方式进行有效选择，并建立与电子档案信息相对应的数据库处理系统，保证电子档案在存储工程中的安全性。
二、注重高效率、专业化的电子档案管理团队建设
随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，在这样的背景环境下，利用电子信息技术进行档案管理工作，成为当下机关事业单位发展过程中的必然选择。本文对这一问题的研究，主要以笔者的实际工作为主。信息技术应用于档案管理中，对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，最为直观的表现就是档案管理者专业化技能水平要求不断提升。传统的档案管理模式要求档案管理者具备档案管理知识即可，但现代化的电子档案管理，要求档案管理者具有相关专业知识的前提下，对计算机技术也有较高的要求。对此，建设一支高效率、专业化的电子档案管理团队，对于提升电子档案安全性来说，具有重要意义。高效率、专业化的电子档案管理团队建设，要牢牢把握以下几点内容：第一，档案管理人员要变革传统观念，注重坚持与时俱进，不断地进行学习，掌握新的档案管理知识，只有这样，才能更好地面对复杂的电子档案管理工作，保证电子档案管理更具安全性。第二，要加强档案管理人员的专业化技能水平培训，注重传授电子档案管理工作方法，使档案管理人员具备一定的计算机知识，能够对影响到电子档案安全性的网络问题进行简单处理。第三，注重提升档案管理人员的责任意识，在电子档案管理工作过程中，能够对相关信息守口如瓶，不对外泄露公司秘密，具备较高的职业道德素质。同时，在机关党委办进行公文处理工作，具有一定的特殊性，不单单要求电子档案管理人员具有较高的专业技能水平，更加注重职业道德教育，确保电子档案管理团队能够德才兼备。
三、办公室电子档案的安全保密工作技术措施
办公室电子档案的安全保密工作，除了涉及管理和人员专业知识方面外，还与计算机网络安全风险有着较大的联系。随着科学技术的进步，计算机网络安全环境问题成为计算机应用过程中一个不可避免的风险问题，恶意程序的破坏、木马病毒的威胁，是造成电子档案信息泄露的又一关键影响因素。因此，在实际工作过程中，针对网络环境安全性问题，机关党委办必须采取有效措施予以解决。本文关于这一方面的研究，认为加强电子档案安全保密工作，要注重从以下几点进行考虑：
（一）设置防火墙。防火墙是计算机系统的主要保护设施，它能够有效地对一些恶意程序进行拦截。办公室电子档案管理过程中，要注重对用户计算机上设置防火墙，避免电脑系统遭受外来程序攻击，窃取电子档案信息。
（二）设置电子档案管理密码。电子档案在进行数据存储过程中，可以设置管理密码，当外来程序入侵计算机系统时，在访问电子档案需要进行身份认证。这样一来，相对于为电子档案的安全保密工作提供了双保险，极大程度地保证了电子档案信息避免被盗取。
（三）信息加密。信息加密是“双密钥码”法的具体应用，它与设置电子档案密码不同，它针对信息本身。在进行电子档案信息查阅时，只有解除信息加密，才能还原信息，有效地避免了信息泄露。综上所述，本文着重分析了办公室电子档案安全保密工作的有效措施。通过本文的分析，我们不难看出，在进行电子档案安全保密工作时，只有从干部本身、电子档案安全保密管理工作、电子档案网络环境三个方面着手，才能够全面、有效地保证电子档案的安全性，避免重要信息泄露。
参考文献
[1]刘佳.电子档案的安全与管理[J].科技经济市场,2015(08):108.
[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报,2013(04):66-68.
关键词：电子档案；做法；体会
我站自2010年开始，采集整理站内电子档案，至今基本建立起了相对完整的电子档案系统。现报告如下：
1 意义
1、实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件即时归档，提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。
2、减少重复劳动，降低数据处理成本。把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。
3、实现信息共享，集中管理。传统的档案管理模式中，各科室的文件档案信息资源都是独立的，建立电子文档后，把各科室的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，各个科室的档案、资料仍旧发挥着保存、保管作用。
4、保障数据的安全性。设立电子档案后，由专门人员进行日常的维护管理工作。采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室管理有更强的保障。
5、统一标准、统一规范。所有关于电子文件信息的标准和规范统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文档在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。
6、统一窗口，开放利用。对已公开的非性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务
2 采集
采集原始电子文档资料是建立电子文档的基础。在各种活动中形成了大量的电子文本，包括以下几种：
1、各类站发文件、汇报报告、各类事迹、总结讲话。
2、各种业务工作规范。
3、各级行政部门下发文件。
4、各种协议、合同等。
5、各种统计报表。
6、重大活动及专项活动等。
7、专项工作。
8、文体活动。
采集过程中，采用了以下几种办法：
1、分口管理。即属于哪个科室具体落实和组织的，由哪个科室负责采集。
2、拾漏补缺。即对照已形成的文字档案，缺什么补什么。如对照年度发文序列，缺什么补什么，找不到原始电子文档的，就按照原始文件，重新打印补充，不能遗漏、不补或少补，但必须客观真实，不得弄虚作假。
3、尽可能全面地保留影像资料。一是在各种活动中，要有建立电档案的意识，主动地尽量全面地留下照片、录像等资料。二是从散落在科室或个人手中搜集，尽量还原部分原始影像资料，以尽可能地保持电子文档的全面客观真实。
在采集过程中，我们的体会是：
一要做好发动工作，提高全体职工对电子档案重要性的认识。通过站内会议全面发动，召开分口负责人座谈会深入发动，使人人都认识，科科有责任。通过宣传发动，每个科室都有了建立电子档案的意识，科室主动交送部分疑难手术影像资料、义诊资料等成为自觉行动，电子档案工作也逐渐步入正轨。
二要落实责任。分口负责的科室，科主任是第一责任人，不得推辞。分管领导要负起领导责任，定期督促检查，促进提高。
三要确保采集Y料的客观真实，对所有补照的照片或录像不予采纳。
3 分类
正确分类是建立电子文档的关键。在建立过程中，我们总共形成了以下分类：
1、站内文件。按照文件序号排序。
2、各级行政部门下发的文件。按照党务、政务、业务、其他，以时间为序排序。
3、各种业务工作规范、规定等。按照发放的时间先后排序。
4、各类汇报报告。按照时间为序和上下级次序排序。
5、上报的各类先进事迹。按照先单位、后个人和时间排序。
6、各种总结及讲话。按照时间和年度排序。
7、各种协议、合同。按照名称和时间排序。
8、各种统计报表。按照时间排序。
9、各项重大活动、专项业务活动、文体活动等。按照活动名称和时间排序。
4 归档
1、所有分类文件全部以硬盘的形式保存，每季度检查更新一次，以年度为单位，专柜专人保存。
2、所有归档文件建立文件目录和登记，便于检索、查询和保管。
3、健全文档保管的相关规章制度并严格执行。相继建立了《电子文档采集制度》、《电子文档分类管理制度》、《电子文档借用制度》、《电子文档管理办法》等，实际工作中，严格执行并落实各项规章制度，保证了电子文档的建立和应用。
参考文献
[1]李方，浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J]，科技创新导报，2008，（31）：179
【关 键 词】 中专学校；档案管理；电子档案；应用
从2006年起，中专院校的数量急剧增长，中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万，就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作，这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录，对于一所高校甚至具体到个人来说，都具有极其重要的作用。
一、电子档案的特点
（一）电子档案管理的优势
1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术，他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端，电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动，使得档案的存储和管理更为便捷高效。
2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运，且不说搬运工作量之大，在搬运的过程中还会造成档案的损坏，使得有些档案的信息损害甚至消失，所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题，电子文档是对计算机技术的应用与发展，所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段，采用办公自动化软件实现档案的一体化管理，并且电子档案还可以通过引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作，使得文档管理应用起来更加方便。
3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命，经常需要检查文档的完整程度，做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张，所以需要很大的空间，同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样，包括光盘、U盘、硬盘等等，存储量也很大，一般1GB的存储空间就可以存5亿字，并且存储不受环境的影响，具有很强的稳定性。
（二）电子文档管理的弊端
1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便，但却容易被高速的读写，一旦电子存储设备被盗，中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用，造成安全隐患。其次，由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档，使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享，同时也容易出现信息的泄露，一旦私人信息泄露，将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。
2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的，但电子存储设备极易受到人为的破坏，有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏，这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂，因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。
二、电子档案在中专学校档案管理中的应用
由于电子档案在实际应用中存在的风险性，我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。
（一）提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理
采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作，对软硬件进行适时的更新和维修，以提高存储设备运行空间的安全性；做好文档的更新备份工作，就算存储设备受到损坏，电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性，严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。
（二）规范电子档案存储设备的使用过程
规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外，还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术，使得工作人员具有极强的责任心和集体意识，认真做好电子档案的管理工作，同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力，规范操作流程，最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外，操作人员还需掌握一定的修复技术，对于可修复性的损害进行及时的修理，最大限度地保证电子档案信息的完整性。
（三）采用多种方式进行重要信息的存储
由于电子档案存储的不稳定性，使得存储的信息极易受到损坏，为了提高电子档案信息的稳定性，我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储，如若一种存储设备受到损害或遗失，则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新，则需要进行新的存储，通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限，避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。
三、结语
电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用，但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题，为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策，推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。
【参考文献】
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