一、水专项档案的归档范围
（一）综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录（录音）、会议纪要（记录）、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。
（二）实施方案编制阶段。项目（课题）实施方案、编制组名单、编制说明等。
（三）实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。
（四）组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。
（五）评估验收阶段。研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。
（六）其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。
二、建立水专项档案工作管理网络
水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络，明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作，调动专职档案员积极性，专职档案员应成为水专项课题组成员，负责水专项档案管理工作。
三、加强档案宣传、教育、培训工作，加大监管力度
水专项课题在立项及实施过程中，水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视，增强水专项课题相关人员档案意识，调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专（兼）档案员通过培训、交流，开拓视野，增长业务知识，汲取先进经验，为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。
水专项工作在实施过程中，上级主管部门应组织档案管理领导小组，对课题和子课题承担单位进行不定期巡检，开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制，有效地保证水专项档案的规范化管理。
四、加强档案工作全过程跟踪管理，确保档案质量
前期指导。水专项工作量大，时间跨度长，课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理，制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划，要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档，确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。
中期检查。在水专项课题实施过程中，专职档案员应积极参与水专项工作中去，了解和掌握水专项课题进展情况，跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况，将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善，确保水专项档案的案卷质量。
参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收，没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料，不予验收。专（兼）职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作，查找档案工作方面存在问题和不足，积极进行整改，进一步提高档案工作管理水平。
审核鉴定。课题结题后，课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后，专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后，移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时，应同步接收电子档案。
文件材料在整理、立卷过程中，应注意如下问题：一是归档文件材料必须是原件，若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档，如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时，课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整，如：课题实施方案、经费预算、财务审计等材料，兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时，提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档，如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作，做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。
五、加强档案保管，做好档案利用工作
摘 要：随着不同行业的日益完善，人们的事业得到了蓬勃的发展，祖国经济不断进步，各个方面的档案也日益增加，因此我国在档案的统一管理中也应当紧跟时代的脚步，将档案收集范围加以拓宽，促使专项档案可以在这种发展形势下实现转型的目的。所谓专项档案简单的说是在社会发展中存在的大事，例如政治、文化等相关活动，也包含某些突发性事故，例如突然流行的传染性疾病，在发生处理的过程中，处理以后对档案进行整合，能够为日后发展提供重要的参考依据，但是在日常生活中主要还是倾向于宣传活动。对此，本文以高校档案管理作为主要论述对象，从以下几个方面进行分析，提供给相关人士，供以借鉴。
关键词：专项；档案；优化；整理
所谓专项工作档案，简单的说是在社会发展的形势下形成了诸多的档案，由于社会经济水平的提升，每天出现的事物也在日益增多，这些事情的发生并不是没有用的，某些相关部门举办了重要的活动，并且在每一次举办档案整合的时候，都会为下一次的活动带来参考依据，因此开展专项工作档案管理是必要的。
1 专项工作档案整理的必要性
随着我国经济水平的日益发展下，社会中各项工作都得到了蓬勃的发展，与此同时也在某些会议、活动等方面日益增加，其中某些活动的记载，开展会议的时候所下达的相关文件，都成为了主要的社会资源，对存在的疾病及其社会事故做好了详细的记录，并纳入到档案中，倘若以后出现类似的现象，那么就会对有关档案做好整合就可以了，随着专项档案的不断发展，分门别类的把档案做好科学的分配，这样为今后查找带来方便，档案归类工作变得一目了然，为查找资料带来益处，在问题刚开始出现的时候采取合理的处理手段，进而为日后社会发展带来益处。
2 专项档案整理存在的问题
2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题
当某些专项工作通过整理以后成为档案以后，就会随着时间的发展而不断进步，出现这种案例的情况变得屡见不鲜，亦或是已经被冲破，这样就变成了日常可以处理的范围，例如以前曾经出现过的禽流感情况，对传染病的档案进行编辑以后做好适当的管理，那么这一种类的档案怎样整理，能够从专项档案中逐渐转变到关于医学的传感疾病中还没有做好科学的明确。
2.2 专项档案有名无实
在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。
2.3 管理人员工作懈怠
正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。
3 专项档案管理问题的解决对策
3.1 适当的压力激励
当前，诸多人都认为高校档案馆工作起来较为轻松，没有较大的工作量，甚至有些馆员也有这种类似的看法，这样就使工作机会变得尤为激烈，在档案馆岗位上设置不恰当，忙闲出现不均匀的情况，某些人员工作非常清闲，不求上进，这样就会在某种程度上致使该类人员懒惰不积极，影响管员的工作积极性。只有具有压力才能激发出更多的动力，拥有适当的压力才能够带来意想不到的效果。因此，相关人员应当对自己的工作引起必要的重视，并慢慢改善不思进取的现象，与此同时也要对某些爱岗敬业的馆员进行适当的奖励，进而创造出愉快的工作气氛，促使他们可以深切感受到自身存在的价值，为员工树立正确的自信心。
3.2 环境激励
由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。
3.3 建立情感激励机制
建立一支积极进取的队伍是相关部门发展的关键所在，这样就要求高校档案部门需要投入更多的感情，并利用尊重、关心档案人员，并和他们保持合理的沟通。彼此之间可以建立一种相互体谅的气氛，从而充分调动人员的工作热情，促使他们能够树立正确的人生目标，端正工作态度。
3.4 为专项工作档案单独设置全宗
站在综合档案^的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”等。
3.5 文件的分类
在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。
结束语
总而言之，专项档案的出现是紧跟时代脚步的，并存在必然性的可能，它能够依据社会的需要，为社会带来更多的益处，从多个角度整理出的档案，从而为日后开展各项活动提供重要的参考依据。与此同时，由于专项档案的系统性管理能够为管理的整体提供完善的升级，在社会发展的过程中，专项档案的整理工作和群众之间存在密切的联系，并做好专项档案的整理，将相关人员的文化素质加以提升，确保档案可以实现准确的目的。
参考文献
[1]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017（08）.
[2]王美聪.加强机关党务档案管理的措施分析[J].办公室业务，2017（06）.
[3]王月.对做好劳动保障档案管理工作的几点建议[J].民营科技，2017（03）.
面对各项细化的测评内容与标准，能够展示说明本校执行情况的有力手段除了陪同评审组进行实地考察、访谈调查外，就是提供能供评审专家们参考、审核的支撑材料，包括工作计划、总结、请示、方案、会议记录、制度汇编、自查报告、合同协议、证书奖牌、报纸期刊、照片、录像、笔记、手稿、宣传册等等。四是阶段性明显。专项工作阶段性很强，一般都是集中在一定时期完成，短的两、三个月，长的则会持续一、二年。在专项工作持续的这段时间文件材料集中形成，数量庞大。专项工作的特殊性决定了专项档案材料形成的特殊性。
二、专项档案的收集
专项档案材料由于形成的时间、方式都不同于一般档案材料，因此对它的收集必须因时、因地制宜。
（一）确定归档范围根据前边提到的专项档案形成的四个条件，我们将需重点归档的专项档案大致确定为：学校为完成某项重要工作成立专门的工作小组，有多部门成员参与活动，在此过程中形成的各种档案材料。这一界定把那些与某个部门职责相近，习惯将其归口该部门办理的专门性工作形成的档案材料排除在外。
（二）归档责任专项工作小组成员是从各单位抽调而来的临时人员，他们在工作结束后，各回各家，档案材料如不及时整理归档很容易散失，且追溯不易。为此，工作组须指定专门的资料员负责材料的收集和移交工作，并与档案馆专管员形成互动联络机制。档案馆专管员指导专项档案材料的归档、整理、编目；工作组资料员按时登记、核对、催交、收存材料。
（三）归档时间如果是短期专项工作（如半年内），在工作结束后一个月之内移交归档；如果是长期专项工作（超过半年的），资料员每半年做一次已有材料登记，并报档案馆备案；全部材料在工作结束后一个月内移送档案馆，重要材料原件可提前进馆，平时使用复制件。
（四）归档材料质量要求工作中直接形成的档案材料必须归档原件，供参考审核的支撑材料可以是复印件。
（五）条件保障档案馆主管领导进入学校专项工作领导小组，建立重要专项工作档案跟踪督查制度。
三、专项档案的整理
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.20.097
随着我国社会及经济的现代化进程不断加快，社会及自然环境受到严重影响，各类电子辐射日益增多，环境污染日益严重，同时影响食品安全的危险因素起来越多，许多新的疾病被发现，对公众的健康造成十分大的危害，从而引发了越来越多的突发公共卫生事件，受到各级管理机构的密切关注。如何应对不断发生的各类突发卫生公共事件，做出及时有效的处置，化解公众信任危机，增强政府公信力，保障人民群众的健康生活水平，促进经济社会的和谐稳定发展，提升政府部门的决策水平和执政为民的公众形象，增强医疗机构的救治能力和水平，是目前政府部门和医疗机构面临的共同难题。
2002年全国爆发非典时，青岛市政府就开始探索应用专项工作机制处置突发事件，取得了很好的效果，后来在一些重大的公共事件中，都采用了专项工作机制的方法，实践证明，可以提高政府各部门决策的科学化、民主化，法制化水平，规避、降低风险，妥善、及时处置、化解这些突发事件可能引发的社会不稳定等各类风险。基本做法是政府及医疗卫生单位可对某一重大事件进行专项管理，建立专项工作机制，制定时间表，对既定计划进行推进，可以更好、更快地完成这项工作。笔者有幸参加了青岛市政府2008年的奥帆赛、残奥帆赛卫生保障办公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指挥部工作，对该专项工作机制有以下心得，现与大家共同探讨。
1 成立专项工作指挥部
1.1 加强组织领导，成立专项工作指挥部 构建有效的防控指挥体系，指挥部下设办公室，成立如综合协调小组、疾病防控小组、医疗救治小组、物资保障小组、新闻宣传小组等各专业工作小组，负责具体工作。同时抽调各相关单位的专业人员充实小组成员队伍，实行集中办公。各专业小组下设成员单位，成员单位中对不需集中办公人员的单位设立联系人机制，联系人要保持通讯信息畅通，按照有事报情况，无事报平安的原则，每天及时互通信息，从而让各小组的信息通道畅通，及时掌握第一手信息。
1.2 指挥部实行积极主动、从容应对的工作原则首先明确各小组工作职责，建立健全相应的工作制度，制定切实有效的工作方案。每名工作人员都要职责明确，分工有序，既能独立工作，又要相互协调合作。
1.3 工作机制符合集中指挥、快速响应，条块结合、分片包干，统分有序、相互配合的要求 实行专项工作机制，加强各小组间的沟通与合作。通过专项管理，各小组间做到分工不同，但职责明确，各自又有很强的专业性。各小组间既独立工作，又相互交叉，并及时与各成员单位互通信息，加强合作，便于组织动员各级、各部门有力、有序、有效地做好防控工作。
1.4 组建有效处置的专家队伍和应急队伍 因为突发公共卫生事件具有很强的不确定性，各种病例或突发事件会随时出现，必须平时就要做好准备工作。因此，平时需要成立一支由各专业人员组成的专家队伍，发生突发事件时，根据需要进行24 h待命，对随时出现的患者及时会诊，作出明确诊断、治疗和有效处置。
1.5 建立专科医院病房或在综合医院设立专科病房 主要作用是收治此类患者，如果此类疾病具有传染性，还需要设立几个专门门诊，实行专项管理，建立医院间转诊制度，要求组建专门的医护队伍，充实专科病房，医疗单位也必须成立专项领导小组，对专病病房实行专项管理，每日及时通报病情。
2 完善工作机制，建立办公室工作协调制度
指挥部办公室负责全面工作，实行集中办公，制定相关工作制度，如指令传达制度、工作信息报送制度、例会制度、值班制度、考勤制度、配合协调制度、签发制度、新闻宣传制度等，实行全市一盘棋，全局一盘棋，全院一盘棋的工作机制，强调分工与协作，在保障日常医疗需求的情况下，层层分工，各负其责，落实定期检查制度，加强督导，落实责任追究制度。
3 加强舆论监督与导向
目前，随着网络、手机等在社会上的普及，信息传播速度快、传播途径广，如果工作不主动、不到位，任由错误信息四处传播，极易引发社会公众不必要的疑问甚至恐慌。所以在专项工作中，要特别做好舆论监督与导向工作。新闻宣传部门一是要确定阶段性宣传报道的重点，正确引导公众舆论，做好网络舆情的监控工作；二是及时通报疫情的最新信息和进展，号召和组织爱国卫生和科普宣传等工作，避免引发公众恐慌；三是可以通过热线电话、网络、问卷调查等多种形式，及时了解群众的想法与要求，及时做好防控工作进展和动态跟踪报道、防控知识与措施、相关法律法规、先进人物与事迹等方面的宣传，做好新闻会的相关工作；四是做好外国记者的采访与协调工作，对一些被隔离的外国友人所在国，及时向使领馆通报有关情况，并将本市的出访团队和外国来访团队信息及时汇总上报，确保始终掌握信息的主动权[1]。
4 加强奖惩制度
为做好处置工作，需要加强对各项工作的监督与检查，可以成立专门检查督导小组，检查各项工作机制是否建立并有效运转，各项工作措施是否落实到位，各相关部门是否能做到各司其职，各负其责，从而保证各项防治工作落到实处。对工作不得力的单位和个人进行严厉惩处并通报批评，对于在这工作中表现突出的个人和集体要进行表扬，以增强全体工作人员的责任感，有效调动积极性[2-3]。
5 做好事件处置的档案管理工作，留下宝贵资料
每次处置突发事件时，必定会留下各类工作及业务材料，这是一宝贵的材料，需要进行有效保管归档，为今后工作提供参考。为做好档案工作，在工作机制建立一开始，档案管理人员就要介入，各小组要明确档案材料工作人员，负责本小组档案资料的收集和整理，档案管理人员要全程参与和指导，对工作中形成的文字材料、照片、影像、实物等要进行全程跟踪，务必保证这一专项事件材料的完整，从而保证这一事件的可查性和参考性。同时需要注意以下事项[4-5]：
5.1 以人为本，档案优先的原则 档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下，最大限度减少对档案的影响。
5.2 主动工作的原则 由于专项管理指挥部是一个临时性的工作机构，人员来自不同单位，具有临时性和流动性的特点。因此，在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责档案工作，加强学习和宣传，增强档案收集意识。尤其是对工作中形成的一些实物档案，要注意及时收集和保管。
5.3 保密的原则 由于档案材料的特殊性，收集过程中，要注意保密意识，建议选派有责任感、能力强的同志做档案的收集和整理工作。
总之，专项工作机制的建立和运行，要从实际出发，根据突发事件的特点和性质，建立和完善应急管理体系，加强安全意识，提高每个人对突发事件的应急能力和处置能力，同时，在各类专项工作中，要增强对档案工作的重视意识，要全程参与，留下完整的资料记录，从而为后人处理同类事件提供宝贵的经验。
参考文献
[1] 包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社，2006：35-60.
[2] 汤毅，张贺.对医院档案实现现代管理的思考[J].中国医院管理，2004，32(6)：37.
[3] 田韧.做好医院档案管理工作为医院改革建设服务[J].中华现代临床医学杂志，2003，10(1)：93-94.
[4] 董毓贵.医院综合档案管理的现状及对策[J].江苏卫生事业管理，2009，23(6)：70-71.
县委办：
根据中共广宗县委办公室关于转发《中共邢台市委办公室<关于进一步加强当前全市档案安全工作的通知>》的通知广办通〔2021〕34 号文件通知要求，我中心领导高度重视，决定立即开展进行档案网络安全管理专项防护行动工作，现将情况报告如下：
一、档案网络安全开展情况
一是对重要数据进行备份存储，移动存储设备进行加强管理等，明确了网络安全责任，强化了网络安全工作。
二是切实抓好外网和应用软件管理，确保“涉密计算机不上网，上网计算机不涉密”，严格按照保密要求处理光盘、硬盘、移动硬盘等管理、维修和销毁工作。加强对硬件安全的管理，包括防尘、防潮、防雷、防火、防盗、和电源连接等；加强计算机应用安全管理，软件管理等，确保网络安全。
二、严格制度管理
一是设备管理。系统管理员要使用好、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为。系统管理员要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线。任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告馆领导或办公室，由专业人员进行维修。
二是档案信息数据库管理。档案信息数据库用于档案信息资源的开发和利用，档案馆根据工作需要确定专、兼职档案工作人员的使用权限，使用者须遵守保密规定。档案信息化加工、存储设备不得连接外网（互联网），且需安装防火墙和杀毒软件。禁止私人泄露、外借和转移档案数据信息。未经馆领导批准不得更改、删除业务数据。档案信息管理人员每周制作数据备份（二套）并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据严禁更改。档案数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。备份的数据须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。
县委办：
根据中共广宗县委办公室关于转发《中共邢台市委办公室<关于进一步加强当前全市档案安全工作的通知>》的通知广办通〔2021〕34 号文件通知要求，我中心领导高度重视，决定立即开展进行档案网络安全管理专项防护行动工作，现将情况报告如下：
一、档案网络安全开展情况
一是对重要数据进行备份存储，移动存储设备进行加强管理等，明确了网络安全责任，强化了网络安全工作。
二是切实抓好外网和应用软件管理，确保“涉密计算机不上网，上网计算机不涉密”，严格按照保密要求处理光盘、硬盘、移动硬盘等管理、维修和销毁工作。加强对硬件安全的管理，包括防尘、防潮、防雷、防火、防盗、和电源连接等；加强计算机应用安全管理，软件管理等，确保网络安全。
二、严格制度管理
一是设备管理。系统管理员要使用好、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为。系统管理员要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线。任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告馆领导或办公室，由专业人员进行维修。
二是档案信息数据库管理。档案信息数据库用于档案信息资源的开发和利用，档案馆根据工作需要确定专、兼职档案工作人员的使用权限，使用者须遵守保密规定。档案信息化加工、存储设备不得连接外网（互联网），且需安装防火墙和杀毒软件。禁止私人泄露、外借和转移档案数据信息。未经馆领导批准不得更改、删除业务数据。档案信息管理人员每周制作数据备份（二套）并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据严禁更改。档案数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。备份的数据须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。
地铁项目档案是地铁工程建设的项目成果，是项目专项验收和审计的依据，也是地铁日后运营管理的重要支撑。要做好地铁项目档案，确保项目档案质量，除了要对项目档案进行全过程管理、加强对形成文件的管控、建立标准、规范业务外，还要加强项目档案人才队伍的建设。
广州地铁集团公司建立了“一体化、集中式”的档案管理架构。一是设立专门决策机构，成立公司档案管理委员会，协调解决档案业务的重大问题。二是设立档案管理专职机构，由集团公司办公室统一领导档案业务。三是设立专业验收机构，由验交管理、工程建设、档案管理等多个专业共同组成档案验收专业组，专门负责工程项目档案验收。同时建立了广州地铁集团公司、各部门、参建单位三级档案人员组成的地铁项目档案工作网络，实现档案管理的全覆盖。本文以广州地铁一条在建线路为例，对广州地铁项目档案团队建设情况进行了调查分析，并引发了几点个人思考。
1 广州地铁项目档案团队的基本情况
目前广州地铁集团公司有专职档案人员38人（其中集团办公室档案资料部 18人，建设总部档案资料部 10人，运营总部档案资料部 7人，房产部档案室 3人），在建线路参建单位有专职档案人员200人，合计238人。
从档案团队人员学历方面统计，主要包括硕士研究生以上、本科学历人员、大专及以下人员等，其中硕士研究生以上20人，占8.4%；本科学历人员120人，占50.4%；大专及以下人员98人，占41.2%。
从档案团队人员职称方面统计，主要包括高级职称、中级职称、初级职称、无职称等，其中高级职称15人，占6.3%；中级职称65人，占27.3%；初级职称90人，占37.8%；无职称68人，占28.6%。
从档案团队人员专业方面统计，主要包括档案专业、工程类专业、经济及行政文秘专业、其他专业等，其中档案专业20人，占8.4%；工程管理专业110人，占46.2%；信息管理专业30人，占12.6%；经济及行政文秘专业20人，占8.4%；其他专业58人，占24.5%。
从档案团队人员年龄方面统计，分布在60后至90后，其中广州地铁集团公司年龄分布均匀，老中青结合；参建单位以80后、90后居多。具体情况是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。
从档案团队人员性别方面统计，无论是广州地铁集团公司，还是参建单位，女性偏多。具体情况是：男性档案人员85人，占35.7%；女性档案人员153人，占64.3%。
2 广州地铁项目档案团队现状分析
2.1 广州地铁项目档案团队优势分析。
2.1.1 业界领先。广州地铁项目档案团队人员规模在全国地铁行业中处于领先地位，目前全国地铁行业大发展，各个城市的地铁建设单位都很重视地铁项目档案工作，配备了专门的机构、人员、库房，但广州地铁经营20多年来，已开通运营9条线路，在建11条线路，一直是“一体化”的经营模式，在建设、运营、经营的过程中积累了丰富的档案管理经验，档案人员无论从规模、人员素质等方面都处于业界领先水平。同时依靠广州地铁咨询公司、设计院、培训学院等子公司，为同行单位提供地铁项目档案管理经验知识输出，创造了一定的经济效益，也锻炼了档案团队，提高了业务水平。
2.1.2 知识传承。广州地铁项目档案团队配备档案、工程等专业人员，搭配相对合理；人员年龄结构相对均匀，基本实现业务的“传帮带”，老员工带新员工，师傅带徒弟。广州地铁档案管理团队传承企业“阳光文化”理念，提出“阳光地铁，智慧档案”的宣传语，激励档案团队用智慧的头脑，在阳光、公开的氛围中推动档案事业的发展。
2.1.3 团队协作。个人的成长源于企业的平台，依赖于团队成员相互支持、协作，近年来，广州地铁项目档案团队不断开创新业务，高标准地完成了亚运6条线路专项验收工作，连续有7条线路获得广东省重大建设项目档案“金册奖”；同时，组织建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等共同编制档案行业标准《城市轨道交通工程文件归档要求与分类标准》，创新性地提出了地铁档案分类规则及编码体系，规范了行业标准，培养全国地铁行业档案管理人才队伍。
2.2 广州地铁项目档案团队劣势分析。
2.2.1 档案管理团队整体素质有待提升。“学习犹如逆水行舟，不进则退”，虽然配备各专业人员，很多也是档案管理、信息管理、工程管理等专业员工，但是随着地铁工程新技术的发展，档案信息化的发展，对档案业务人员提出了更高的要求和挑战，比如现在的BIM技术的运用，档案应如何实现归档，需要档案人员不断地去学习，更新知识结构，拓展知识面，学习新技术、新理念、新思维、新方法、新工具，才能应对新业务带来的挑战。
2.2.2 档案专业人员不足，团队职称偏低。从统计分析中可看出，档案专业人员配置不足，不到10%，工程专业和其他专业人员比较多，这对工作的开展存在一定的影响，特别是参建单位人员，以技术为主，档案人员学历不高，往往忽视对档案的收集整理，造成后期组卷、移交的不及时。另一方面，职称总体偏低，初级职称和无职称占60%以上，主要是参建单位档案人员，不是档案相关专业，又忙于工程管理，往往在工程建设的同时，忽视工程文件的收集，会对后期档案的整理质量产生影响。
2.2.3 企业管理方面的人员欠缺。地铁项目档案是为企业的经营发展服务的，在档案管理团队中，也需要配置熟悉企业运作的业务人员，比如合同管理、法律管理、经营管理等专业人员，在档案的收集、归档、利用中植入企业经营的因素，档案在今后企业经营中会发挥更大的作用，同时企业管理人员更熟悉企业各项业务管理，对归档文件的形成更为了解，特别未来更多是电子文件归档，档案与企业的业务发展更紧密，如果档案团队中有这类人员的加入，对业务的发展及档案团队的管理必将会有一定的促进作用。
2.2.4 复合型人才需要进一步培养。在现有团队成员中，有些员工是单一的工程管理专业、信息管理专业，但缺少档案专业知识，档案专业的人员又缺少信息管理、工程管理、企业管理方面的知识；同时，地铁档案来源广，收集工作量大，需要协调的部门、人员较多，除了专业技术能力外，对综合协调能力要求也比较高。地铁项目档案团队人员的知识结构，除了档案专业，还要学习企业管理、项目管理、工程管理、信息管理等知识，需要培养复合型人才。复合型人才要有一定企业管理知识，善于沟通和协调，善于带领和激励团队，善于正面激励和引导，充分发挥员工的特长和优点，并带领团队完成目标任务，这类人才目前在档案团队中比较稀缺，需要进一步培养。
2.2.5 参建单位档案人员的素质有待提升。参建单位档案人员主要存在流动、分散、素质参差不齐、易更换等特点，而且他们的档案意识也不均衡，有些单位，比如设计单位，档案工作比较规范，而且信息化程度比较高；而有些单位，基本的人员、设施、设备都没有配备，很容易因档案意识、档案认识的原因，造成档案的丢失、破损等，所以说档案人员意识是非常重要的。同时，参建单位档案人员很多不是档案专业，也需要加强培训和指导。
2.2.6 男性较少。地铁项目档案的管理需要经常到工地一线检查、验收、指导，而且随着馆藏的增加，库房的安全检查、调卷、上架管理都需要男性同时承担，当前团队成员中，女性比例较高，在男女结构方面需要尽量平衡一些。
3 几点思考
3.1 多吸收档案专业人员，强化职称申报。
3.1.1 多引进档案专业管理人才。针对档案专业人才偏少的情况，无论是地铁项目建设单位，还是参建单位都要多招档案管理专业人才，目前国内40多个城市都在建设地铁，急需地铁项目档案人才。结合地铁工程的特点及信息化发展的趋势，从团队的搭配和组合上来分析，地铁项目档案团队需要档案专业人才、信息管理专业人才、工程管理专业人才互相组合，才能做好地铁项目档案工作，所以非常需要档案专业人才和其他专业人才的组合搭配，以提升项目档案团队的整体合力和凝聚力。
3.1.2 鼓励团队成员积极申报职称。地铁建设单位和参建单位一般都是属于企业单位，对职称非硬性要求，但是作为从事档案专业的人员，应该积极地去申报职称，作为对本身从事工作专业的一种认可与肯定。专业职称也是地铁项目档案团队成员业务水平提升的一个方面，在完成工作的同时，及时总结，，也是不断提升自我素质的一种方式，参与职称评审后，有了一定的职称，对团队成员的职业生涯拓展有一定的促进作用。
3.2 打造团队凝聚力，建立团队文化。
3.2.1 建立地铁项目档案管理文化。广州地铁的管理理念是“文化引领，战略驱动”，运用到档案管理，尤为适用，地铁项目档案管理需要文化来引领，需要设定战略目标，以保持业务的可持续发展；档案管理的文化内涵展现在档案业务中，体现在每个档案工作者的精神中。广州地铁的项目档案管理文化内涵应包含协同、服务、创新、传承，同时要贯彻“阳光地铁、智慧档案”的档案管理理念。
3.2.2 建立员工对档案工作的认同感。团队的凝聚力需要员工的价值认同，需要员工对企业、对部门有归属感。档案工作也是这样，需要档案员工对本职工作认可、认同，才能充满热情、充满激情地工作。培养员工的认同感，需要档案团队确认共同的目标、共同的工作方向，对工作充满自豪感，而且通过工作平台能够实现人生的自我价值，要员工明白档案工作的使命，为档案工作的使命而奋斗。
3.2.3 建立地铁项目档案人员管理网络。建立每条地铁线路项目档案协作组，协作组成员由广州地铁和参建单位组成，协作组定期组织业务交流，调研学习，并组织合作共建，通过树典型，树标杆，以示鼓励，并号召向先进学习，培养项目档案业务人员团队，促进每条线路参建单位档案业务水平均衡发展，提高项目档案的质量。建立每l线路档案人员的微信群，定期在微信群推送最新的档案管理制度、标准等，也可随时解答参建单位档案人员提出的问题，特别是目前线路较远，不能及时到工地现场培训，通过微信可以及时解决问题，其他人员看到，也可以避免同类问题产生。
3.3 加强培训力度，提升团队业务水平。
3.3.1 加强业务培训。国家、省市档案局和高校有很多档案专业的培训班，可结合业务的需要和团队成员的业务特点，参加不同课程的业务培训，提升业务水平；针对参建单位的人员，定期举办培训，并颁布建设单位的上岗证，定期举办协作交流。目前广州地铁每周五固定为培训时间，举行培训，分土建、机电、系统、设计、拆迁等几十个专题和电子档案、声像档案专题，进行循环培训。
3.3.2 轮岗培养。目前轮岗培养是比较常用的一种方式，不同岗位的员工定期轮岗，能使员工快速全面掌握业务，在不同的岗位得到锻炼，也培养员工换位思考能力、全局观能力和主人翁的责任意识，对档案团队整体素质的提高有很好的促进作用，更有利于业务工作的开展和业务的提升。
3.3.3 跟岗学习。跟岗学习，主要是对新员工的一种培训、培养方式。新员工要到各个业务相关部门进行跟岗学习，以全面了解公司业务；同时在对同行单位的培训中也是常用的一种方式，比如广州地铁对昆明地铁、石家庄地铁的档案业务培训，对方是派档案业务人员到广州地铁进行跟岗学习，包括日常管理和项目档案的检查、验收等，通过培训交流，也促使广州地铁项目档案团队快速成长。
3.3.4 学习先进。定期组织档案部门人员“走出去”，学习先进单位的管理经验、优秀做法和业务流程，以开拓思维，不断总结经验，提升业务水平。比如，可以去地铁建设规模较大的北京地铁、上海地铁学习项目档案管理；可以去大型企业如电力、石油、兵器档案馆等学习档案综合管理；也可以去各省市先进标杆单位去学习，多吸收不同单位的经验做法，提升团队档案业务管理水平。
关键词：人事档案管理；存在问题；解决策略
一、人事档案管理中存在的问题
（一）没有充分认识到人事档案管理的重要性
目前仍有部分单位对人事档案管理的重要性认识不足，导致了人事档案管理工作与主要业务工作相脱节。同时，人事档案管理技术和设备也没能跟上信息化建设步伐。这些都对人事档案管理工作的顺利开展产生了不利影响。
（二）人事档案管理理念较为落后
部分单位对人事档案管理重要性的认识不到位，不注重利用先进管理理念和科学技术手段开展人事档案管理工作，部分单位甚至仍沿用传统纸质人事档案，阻碍了单位人事档案管理工作的有效开展。
（三）人事档案专项审核工作不严谨
党的以来，中央组织部对人事档案专项审核提出了一系列标准规范，要求组织开展人事档案专项审核工作。部分单位对人事档案专项审核工作重视不够，虽然开展了专项审核，却没有对存在的问题加以详细阐述分析，部分单位甚至还没有开展人事档案专项审核工作，需要引起人事档案管理部门高度重视。例如，对分配到单位的高校毕业生，或是在职员工就读后的成套学籍档案材料，需要重点审核“三龄”、“两历”等信息的真实性和准确性。
二、解决策略
（一）提高对人事档案管理重要性的认识
要求凡是人事档案归档材料涉及的部门，须积极配合人事档案管理部门工作，做好人事档案归档材料的收集、整理等工作，从而促使人事档案管理工作能够更加高效有序展开。
（二）构建完善的人事档案管理制度
档案管理部门需将现代化管理理论运用到人事档案管理之中，从而形成一套完善的人事档案管理制度。制定《单位人事档案管理实施细则》、《人事档案查（借）阅制度》、《人事档案材料收集归档及人事档案材料整理规范》等，健全和完善人事档案管理制度，实现其在单位人力资源管理中的最佳应用成效。
（三）加强人事档案专项审核力度
1.强化组织领导。单位领导要有效增强政治敏感性和责任意识，将干部人事档案专项审核工作放在重要位置，责任到人，成立人事档案专项审核小组，认真解决单位人事档案专项审核期间出现的问题。2.不断进行政策学习，明确人事档案管理内容。在开展干部人事档案专项审核工作时，“三龄、两历、一身份”是专项审核的重点内容，需严格按照相关法律法规落实，并针对单位人事档案管理人员进行专门培训，使其能够掌握人事档案管理专项审核流程及标准，促使专项审核取得较佳成效。3.基于标准、规范落实工作流程。基于人事档案专项审核结果,按照上级部门要求，对单位人员人事档案中所有信息材料进行审核分析，并在获得组织允许后，填写人事档案专项审核审批表，再加盖公章和领导签名后保存在个人档案中。一旦存在信息材料不完善或是不符等问题，则需要立即由组织严格核实。4.加大监督管理力度。单位内部各部门领导需要参考人事档案专项审核结果,针对一些疑难问题展开合理化检查审核工作，作出明确判断，为人事档案专项审核结果真实性和准确性提供良好保障。
（四）人事档案管理手段现代化
利用现代先进的管理技术对人事档案管理工作进行动态化管理,重视人事档案管理信息模块系统的建立和完善；进一步做好人事档案管理信息模块的存储检索系统，提高人事档案的信息化和数据化程度，为人事档案的查阅、统计等工作提供便利条件。
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