馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过网络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，
从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。
二、数字化鉴定的原则
为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：
1.精炼原则数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，
2.存史原则提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。
3.利用优先原则这一原则在很大程度上适用于数字化鉴定的组织实施工作，但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”，即将利用者的要求和想法放在首位，用通常的话来说，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在进行数字化鉴定时，也必须贯彻这一原则。数字化鉴定，从某种意义上说，是按照一定的原则和要求，对原始档案进行一番筛选，利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发，充分考虑利用者的需要，也就是说，应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选，保留对利用者切实有用的文件，剔除对利用者无用的文件，按照这样的要求，由数字化鉴定进行的筛选，其结果既减少了投入，降低了成本，同时丝毫不会损害利用者的利益，反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间，当然这里所说的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
以上三项原则，可以说是三位一体，密不可分，即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才能确保数字化鉴定具有相当的质量，达到预期的效果。反之，则可能顾此失彼，或重精炼而忽视存史，或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。
三、数字化鉴定工作的策划和组织
由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。
1.数字化鉴定工作的策划数字化鉴定工作的策划主要包括对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算，一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10％或20％，都需要经历一个复杂而漫长的过程，因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划，挑选出急需进行数字化的全宗。根据数字化档案主要着眼于用的指导思想，选为首批进行数字化的全宗必须符合以下条件：（1）很有利用价值，利用频率高；（2）整理的基础状况较好；（3）适合向社会公众开放。有的时候，虽然某些全宗的整理状况不很理想，但利用频率高，且档案破损严重，为保护档案原件起见，也可以将这些全宗列入数字化首选行列。
在开列数字化首选全宗时，还应该考虑将一些珍贵或常用的资料列入其中，实践证明，那些珍贵和常用的资料，特别是反映地方历史、行业状况，或社会政治、经济、文化基本状况的资料，其编撰本身即采用了大量原始档案，它们系统全面地记录了某一方面历史发展的进程或某一历史阶段的基本状况，作为参考资料来说具有“经典”性，利用频率很高，对于这样的资料，也应该列入数字化首选行列。
另外，一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品，但又必须对这些珍贵档案保护好，数字化也是一个十分理想的途径，以数字方式存储的珍品档案，既能方便地向社会各界提供利用，又减少了直接利用所引起的对珍品档案的损坏。
总之，综合性档案馆实施档案数字化计划，在选择哪些档案进行数字化方面，切忌盲目性，事先一定要进行科学的策划，甚至必要的调查和论证，切实将那些既有必要又能够取得实际利用效果的档案资料进行数字化，以此来到达档案数字化的目的，防止因选择的盲目性而导致数字化档案利用的冷落场面。
2.档案数字化鉴定工作的组织档案数字化鉴定工作的组织同档案价值鉴定、开放鉴定一样，包括一系列内容，其主要内容包括数字化鉴定细则的制订、鉴定人员的培训和严密的鉴定程序的建立等。
数字化鉴定细则的制订对于数字化鉴定的实际操作意义重大，它既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。由于综合性档案馆馆藏档案涉及面广，要求数字化鉴定细则能够涵盖各种内容、各种形态、各种文本的档案，以便具体进行鉴定的工作人员在实际鉴定时能有案可稽，准确作出判断。当然一个符合实际又便于操作的数字化鉴定细则不是轻易可以制订的，必然在大量实践基础上经历反复修订以至完善的过程，因此一般可以在经过一段时间数字化鉴定的试验后，先制订出一个初步细则，然后在实践中不断加以补充和完善。
在数字化鉴定还没有全面开展的情况下，鉴定人员的培训主要是指对数字化鉴定基本概念认识的深化，对数字化鉴定操作要素和技巧的探讨等，这对顺利开展数字化鉴定是十分重要的。探讨和认识深化的过程，实际上对工作人员起了培训作用。如果今后经过大量实践，在数字化鉴定方面已积累了相当的经验，并具有丰富的理性认识。这个时候才有条件对有关人员进行系统而专业的培训。
关键词:城建档案馆;馆藏;数字化;鉴定
中图分类号:G272.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建档案是城市记忆的凝结,是城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理以及数字城市建设的一项基础性工作,也是国家档案信息资源建设的重要内容。随着全社会信息化进程的广泛推进,采用数字技术和网络技术手段整合档案信息资源,构造档案信息化体系,已是信息社会发展的必然要求。作为社会信息化重要组成部分的数字城市建设,其基础就是城市建设信息的数字化和数字信息资源的共享共用。在此背景下,城建档案馆馆藏档案数字化的建设已成为当今城建档案管理信息和数字城市建设工作的核心。近年来,一部分城建档案馆开始对部分馆藏档案进行数字化处理,面对数字庞大、类目繁杂的馆藏档案,档案馆面临着将是进行部分档案数字转化还是全部馆藏数字转化?首先选择什么档案进行数字转化?纸质档案数字转化前如何开展鉴定工作等等诸多问题。转化规模与投资经费、使用设备成正比,数字化鉴定工作该如何进行至今尚无确切的理论依据,因而摆在我们面前的是一个值得研究探讨的问题,本人想结合工作实际粗浅地分析探讨一下影响馆藏档案数字化鉴定的几方面因素,以期对馆藏档案数字化鉴定工作提供有益参考。
2城建档案馆馆藏档案数字化的理论导向及背景
2000年12月在全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》,把接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程列入档案信息化建设的主要工作内容和奋斗目标。城建档案馆作为国家的科学文化事业机构,是永久保存国家在城市建设当中形成的各种重要的历史技术资料的专业部门,其内容涵盖了城市建设的方方面面,实用性非常强。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计,1998年至2004年,全国各城建档案馆(室)共接待查阅利用150万人/次,提供城建档案269万卷(件),产生可测算的经济效益约7亿元。在当今城市建设迅猛发展的态势下,为提高城市建设工作的技术含量,提高建设工程质量,提高城市建设管理的品位,建设数字化城建档案馆具有非常重要的历史意义与社会现实意义。将馆藏档案数字化,其目的是为了改进档案资料利用手段,提高档案资料利用效率,加强对档案资源的保管保护,减少纸质利用成本,使通过计算机终端查阅、打印和下载档案资料成为现实,为查阅利用者提供远程服务,使档案信息广泛深入地为社会利用,快速准确地查阅所需资料,更充分地发掘城建档案信息资源的内在价值,直接为城市建设和城市公共管理提供优质服务,达到资源共享的目标。
3城建档案馆馆藏档案数字化鉴定的主要因素
3.1 优化馆藏在数字化鉴定工作中的重要性
由于历史原因,20世纪80年代以前,包括80年代后各城建档案馆创建的初始阶段,我国各城建档案馆均以“丰富馆藏”为原则进行档案馆的建设。那时馆藏总量少,各地档案馆新建库房都有一定的空余度,为了丰富馆藏,不限制移交单位和控制进馆资料的范围,造成了进馆档案有价值的文件和毫无利用价值的文件“鱼龙混杂”在一起,案卷庞杂臃肿,毫不精练。本人在实际工作中所能触及到的现状就不胜枚举:主体内容细节上不存在任何差异的文件,其正稿、草稿组卷时在一起;重复的文件图纸一同组卷;库房保存着上世纪五、六十年代的临时建筑、杂项建筑和一些建筑的初步设计等至今已不存在建筑的档案和毫无利用价值的一些档案资料等等。另一方面,因为各地经济发展水平,城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同,80年代以后,特别是进入21世纪以后,随着新一轮城市建设高潮波及全国,城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》(国家档案局1997)和《城市建设档案管理规定》(国家建设部2001年修正)等法规,从归属和流向上讲,房地产档案、国土档案无疑属城建档案,但除了极少数城市城建档案馆能收集本市房地产、国土档案外,绝大部分城市都是房地产档案馆(室)、国土档案馆(室)和城建档案馆并存,许多城建档案馆因不在规划口,连规划报建档案都难以收集,更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家体制改革,建设职能在城市一级骤然分化,日益复杂化、详细化、条块化,使得归口于建设、规划或市政职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大差异,面临很多困难,有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆,有的城建档案馆渐渐蜕化为规划局内部资料室,馆藏单一,城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。应该对现有馆藏现状进行鉴定研究,对趋同性太强、利用价值不高的档案进行分门别类的清理。如果在档案数字化前不进行优化鉴定,档案数字化的工作量以及数字化后的档案数据库容量将会数倍增加,电子转化费用及实际转化工作量将会相应提高很多,数字化后的城建档案利用价值也会大打折扣。所以,为了减少数字化电子设备投入的成本,降低不必要的工作负荷,同时能更多地保存有价值的文件资料,优化馆藏档案是非常重要的。
3.2 数字化鉴定工作人员的心态和责任
档案在数字化之前的鉴定工作有别于传统档案的价值鉴定工作。档案数字化鉴定是一个对馆藏的原始档案进行去粗取精、化繁为简、充实精练的工作过程,这项鉴定工作涉及到档案的存毁和工作人员的责任及心态问题。长期以来,档案部门都难下决心,在具体的鉴定工作中不敢动手鉴定档案,甚至销毁档案。经过鉴定确为无价值的档案或过期档案,均采取封存保管的方式,而不敢按鉴定程序处理后执行销毁,这是因为档案的内在价值鉴定是具有主观性、时代性和不确定性的。如果主观上单纯为减少数字化投入成本,剔除的文件是某一时期内发生的重要历史记录,那么,这是需要做出慎重决定的工作,档案鉴定人员责任重大,一旦处理不当,造成失误将是无可挽回的。但档案数字化鉴定工作,并不涉及档案的销毁处理,只是要对档案数字化与否进行轻重缓急的甄别,对未列入数字化名单的档案一律按原模式归库管理,原来的查阅利用模式不变。如果日后还是需要数字化,再从库房调出来也可以。当然,尽管数字化鉴定不需要因为承担档案资料销毁责任从而导致工作人员过于谨慎从事,但工作人员的业务素质和理论水平仍是影响鉴定工作成果的重要因素。我们应加强学习和工作交流,统一工作人员的认识,统一工作标准和要求,还要做出经常性的总结和讲评工作。
3.3 组织计划科学周全是数字化鉴定的关键
档案数字化鉴定的组织工作包括数字化鉴定细则的制定、业务人员的培训、鉴定流程的建立、鉴定质量的审核等,是一项工作责任心要求强,业务技术要求高,在业内长期缺乏实践经验积累和理论创新的指导的新课题。科学周密地组织计划是数字化鉴定达到预期效果的关键。首先进行馆藏档案的调查,确定出进行数字转化的档案,符合利用率高有价值的、适合向公众开放查阅的、能产生较大经济效益等条件的档案应列入数字化的首选类型。同时还应考虑到反映社会历史发展变化进程或某一阶段变化的具有参考价值的声像档案资料,其利用率也是很高的。我们应该建立档案数字化鉴定工作制度,提出数字化的标准、工作纪律和责任追究机制。尽量减少主客上的随意性,使数字化鉴定工作有章可循、有规可依。为了加强鉴定工作管理,建议采取“三审制”,即初审、复审和决议。初审和复审由不同的工作人员进行,实行交叉作业,对初审和复审意见不一致的部分档案资料,由城建档案馆建立专门决议机制,采取会议讨论、投票决定,并对最后未列入数字化名单的档案资料进行登记说明,以备日后检索,提高今后数字化工作效率。另外,在数字化鉴定过程中,也可以实行工作进度控制过程管理,设定回头自查自检程序,反复核验,杜绝各种错漏,以精细化管理手段,提高城建档案数字化鉴定工作的科学性。
3.4 明确档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性
城建档案数字化鉴定工作即是一项长期性的工作,也是一项大任务量工作,必定会牵涉大量的人力、物力和财力,明确城建档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性尤其重要。档案部门收藏的档案文件的内容质量不完全取决于管理水平,与其资料的来源有直接关系,如果文件形成部门粗心造成资料不齐全,即使档案部门在管理中投入大量的工作,也是徒劳的。目前,我国档案资源归档鉴定标准规范还是偏重于文书档案,而针对于科技档案、特别是城建档案还是相当薄弱,仅有的是归属流向、保管期限和保管密级的管理规定,规定中的期限、密级档次划分较粗,条款过于简略,城建档案部门在实际工作中不易掌握,容易产生主观臆断而操作失当。在全国档案事业发展“十五”计划中加强法制建设中一条就是调研论证鉴定销毁档案的程序与办法。笔者认为,应该从全国高度加强城建档案鉴定销毁程序与办法研究制定工作,包括数字化鉴定工作的标准规范的研究制定工作,加大对档案法规、标准贯彻实施的监督指导。目前,关于城建档案接收和归档管理的法律法规比较健全了,包括《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》和《建设电子文件与电子档案管理规范》等,但城建档案鉴定的法律法规和技术规范还是空白。特别是随着数字城建档案馆建设工作的深化,很多城建档案馆已经开始探索直接接收建设工程电子文件并直接并入数据库了,这一操作模式省略了数字化扫描环节,更要求我们出台建设工程电子文件鉴定管理的规范。相信随着时代的发展,社会需要的推动,档案鉴定的理论依据会相继出台,城建档案工作在新时期内开展数字化鉴定会更加科学、更加规范。
4结论
城建档案数字化和数字城建档案馆建设是城建档案馆现代化建设发展的必由之路,是数字城市建设的基础。而馆藏档案数字化鉴定工作是数字化城建档案馆建设的基础和前提,对降低系统开发成本,提高数字化工作效益,凸现城建档案利益价值有着重要的作用。我们必须从优化馆藏结构,提高对鉴定工作的认识,加强鉴定工作管理,建立健全鉴定工作规范标准体系等方面做好工作,才能有效提高馆藏档案数字化鉴定工作水平,从而更好地为城建档案数字化和数字城建档案馆建设服务。
参考文献:
[1] 李翠平.综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨.黑龙江史志.2006(04).
[2] 苏莉.档案数字化前鉴定工作的内容与意义.城建档案.2008(07).
近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备，但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案，大家不约而同地感觉到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相伴随，但一旦形成共识，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和知识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得不好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。
一、数字化鉴定的目的
馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过网络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，
从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。
二、数字化鉴定的原则
为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：
1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，
2.存史原则 提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。
3.利用优先原则 这一原则在很大程度上适用于数字化鉴定的组织实施工作，但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”，即将利用者的要求和想法放在首位，用通常的话来说，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在进行数字化鉴定时，也必须贯彻这一原则。数字化鉴定，从某种意义上说，是按照一定的原则和要求，对原始档案进行一番筛选，利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发，充分考虑利用者的需要，也就是说，应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选，保留对利用者切实有用的文件，剔除对利用者无用的文件，按照这样的要求，由数字化鉴定进行的筛选，其结果既减少了投入，降低了成本，同时丝毫不会损害利用者的利益，反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间，当然这里所说的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
以上三项原则，可以说是三位一体，密不可分，即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才能确保数字化鉴定具有相当的质量，达到预期的效果。反之，则可能顾此失彼，或重精炼而忽视存史，或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。
三、数字化鉴定工作的策划和组织
由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。
1.数字化鉴定工作的策划 数字化鉴定工作的策划主要包括对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算，一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10％或20％，都需要经历一个复杂而漫长的过程，因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划，挑选出急需进行数字化的全宗。根据数字化档案主要着眼于用的指导思想，选为首批进行数字化的全宗必须符合以下条件：（1）很有利用价值，利用频率高；（2）整理的基础状况较好；（3）适合向社会公众开放。有的时候，虽然某些全宗的整理状况不很理想，但利用频率高，且档案破损严重，为保护档案原件起见，也可以将这些全宗列入数字化首选行列。
在开列数字化首选全宗时，还应该考虑将一些珍贵或常用的资料列入其中，实践证明，那些珍贵和常用的资料，特别是反映地方历史、行业状况，或社会政治、经济、文化基本状况的资料，其编撰本身即采用了大量原始档案，它们系统全面地记录了某一方面历史发展的进程或某一历史阶段的基本状况，作为参考资料来说具有“经典”性，利用频率很高，对于这样的资料，也应该列入数字化首选行列。
另外，一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品，但又必须对这些珍贵档案保护好，数字化也是一个十分理想的途径，以数字方式存储的珍品档案，既能方便地向社会各界提供利用，又减少了直接利用所引起的对珍品档案的损坏。
总之，综合性档案馆实施档案数字化计划，在选择哪些档案进行数字化方面，切忌盲目性，事先一定要进行科学的策划，甚至必要的调查和论证，切实将那些既有必要又能够取得实际利用效果的档案资料进行数字化，以此来到达档案数字化的目的，防止因选择的盲目性而导致数字化档案利用的冷落场面。
2.档案数字化鉴定工作的组织 档案数字化鉴定工作的组织同档案价值鉴定、开放鉴定一样，包括一系列内容，其主要内容包括数字化鉴定细则的制订、鉴定人员的培训和严密的鉴定程序的建立等。
数字化鉴定细则的制订对于数字化鉴定的实际操作意义重大，它既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。由于综合性档案馆馆藏档案涉及面广，要求数字化鉴定细则能够涵盖各种内容、各种形态、各种文本的档案，以便具体进行鉴定的工作人员在实际鉴定时能有案可稽，准确作出判断。当然一个符合实际又便于操作的数字化鉴定细则不是轻易可以制订的，必然在大量实践基础上经历反复修订以至完善的过程，因此一般可以在经过一段时间数字化鉴定的试验后，先制订出一个初步细则，然后在实践中不断加以补充和完善。
在数字化鉴定还没有全面开展的情况下，鉴定人员的培训主要是指对数字化鉴定基本概念认识的深化，对数字化鉴定操作要素和技巧的探讨等，这对顺利开展数字化鉴定是十分重要的。探讨和认识深化的过程，实际上对工作人员起了培训作用。如果今后经过大量实践，在数字化鉴定方面已积累了相当的经验，并具有丰富的理性认识。这个时候才有条件对有关人员进行系统而专业的培训。
关键词：区县档案馆档案数字化数字化工作
随着信息技术的快速发展，档案信息化建设也进入了一个崭新的发展阶段，档案数字化工作是档案信息化建设的基础和重要组成部分。所谓档案数字化是应用计算机技术、数据库技术、扫描技术等现代技术手段，将原有的纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为数字化的档案信息，并将其纳入到数字档案信息库的过程。根据北京市档案局提出的“十二五”期间各区县档案馆馆藏档案数字化率达到50%的目标要求，各区县档案馆馆藏档案数字化工作正在积极稳步推进中，在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，我们应注意思考以下问题。
一、加强馆藏档案数字化的科学规划
馆藏档案数字化是新时期各级各类档案馆的主要工作之一，是延长档案寿命，方便档案利用的重要举措，并为档案信息的深度开发、广泛利用、信息资源共享打下了坚实的基础。
杨冬权局长2012年底在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”，将大量馆藏档案进行数字化是一个复杂而浩大的系统工程。针对馆藏“浩瀚”的档案资源数字化工程，不要盲目，要合理规划，要根据馆藏档案情况科学的制定规划，确定档案数字化范围，有所选择。北京市档案局从2002年提出实施“全面数字化”战略以来，取得了显著成绩。“十二五”期间北京市档案局提出了区县档案馆馆藏档案数字化率要达到50%以上的要求，我馆在区委区政府的大力支持下，制定了“十二五”期间完成馆藏档案数字化率80%的目标，我们本着利用优先的原则，选择性地开展数字化工作，目前我馆馆藏婚姻、知青、招工及向社会开放的档案等利用率非常高的档案已经全部完成了数字化工作，为服务区域各项工作，服务民生，丰富数字档案信息资源，提高档案的利用率，有效保护档案原件起到了积极的作用。同时我们认为馆藏利用范围窄、利用对象比较单一的会计档案、审计档案等在当今档案数字化任务重、资金紧张的情况下可暂不进行数字化，这样既能合理利用数字化的有限资金，又能使利用率高的档案充分发挥作用，满足社会各界对档案利用的需求。
二、加强对数字化档案信息的安全管理
随着档案馆馆藏档案数字化工作的大规模开展，大批量的数字档案信息不断增加，应用范围不断扩大，在新的信息技术环境下，如何科学管理数字档案信息，保证其安全、完整、长期有效，是我们区县档案馆面临的新的课题。
为贯彻落实国家档案局“安全第一”战略目标，档案馆采取了多种应对措施加强对数字档案信息的安全管理。一是多套多介质备份，主要采用光盘、移动硬盘、磁盘阵列等多种介质进行备份；二是异地异质备份，开展档案异地异质备份工作是确保档案信息安全的重要手段。2009年全国档案馆工作会议上提出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本馆重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。国家档案局局长杨冬权在会议上提出，国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。北京市档案馆和各区县档案馆于2012年完成首批重要档案数字资源在陕西省档案馆的异地备份工作。三是采取数字档案信息缩微品输出技术，对数字化档案信息提供永久保存。2009年国家档案局制定出台了《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44—2009）档案行业标准，将数字档案信息输出到缩微胶片上，是解决数字档案信息长期安全保存的一种切实可行的方法。
三、加快馆和室档案数字化工作的同步开展
近年来，档案馆馆藏档案数字化工作已经全部有序展开，并在档案提供利用、服务民生、资源共享等方面取得了显著成效，但各立档单位档案室的档案数字化工作开展的参差不齐，落后于档案信息化建设的步伐。
档案数字化工作范围应包括各级各类档案馆与机关企事业单位档案室的档案数字化。在实际工作中，档案室档案大多在进馆后由档案馆统一进行数字化，加大了档案馆数字化工作负担；部分档案室在进馆前开展了数字化工作，但由于与档案馆数字化工作标准不统一，造成档案室数字化成果难以与档案馆有效对接，使数字化工作重复进行造成资源浪费。引导和规范档案室档案数字化工作，使之科学系统、安全有效的开展，是加快馆室档案数字化工作同步开展的有效途径。
形成统一、可操作性强的业务规范，从而使档案室在数字化工作开展中有章可循；集中统一管理，确保档案室数字化工作质量及档案安全，实现馆室间数字化成果的有效衔接与共享；这是绍兴市档案局在实施“数字档案馆室一体化”建设中的成功经验。江苏省太仓市档案局形成了民生纸质档案与数字档案同步建档、同步检查、同步进馆、同步管理、同步利用的“五同步”现代化档案管理方式。在借鉴这些兄弟档案馆数字化经验基础之上，朝阳区档案局制定了“十二五”期间全面实施档案室室藏档案数字化工作的目标，要求区属各单位完成“十二五”期间形成的全部档案的原文数字化，并且在向档案馆移交档案的同时移交齐全配套的数字化副本，以解决区属各单位档案室档案数字化进程相对迟缓问题，实现全区数字化档案信息资源的有效整合。档案数字化馆室统一标准，协调一致，这样既能节约成本，又能大大提高工作效率，有利于馆室档案信息资源的有效利用。
区县档案馆在馆藏档案数字化工作中要不断探索，加强科学规划，增加安全管理意识，加强档案信息的开发和有效利用，从而提升档案馆对档案信息资源的服务能力和服务水平。
参考文献：
[1]郝晨辉.数字时代缩微技术的新发展[J].中国档案， 2013（9）
[2]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考[J].中国档案，2010（12）.
[3]嵇秋红.民生档案利用体系建设的探索与研究[J].中国档案，2013（1）.
关键词:数字档案馆 馆藏 信息空间
进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digital Archives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。
一、概念的对比
近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronic archives）、虚拟档案馆（virtual archives）、数字档案馆（digital archives）、全球档案馆（global archives）等。
但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：
“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①
数字档案馆（Digital Archives）实际上就是电子档案馆（Electronic Archives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②
虚拟档案馆（Virtual Archives）,又可称为无墙档案馆（No Wall Archives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③
从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：
1. 无墙档案馆
无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。
2. 虚拟档案馆
在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（Virtual Reality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。
3. 电子档案馆
电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。
4. 数字档案馆
人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。
二、数字档案馆含义的界定
数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。
所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。
在图1中反映了数字档案馆的概念构成。
图1
与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：
1. 数字档案馆的文化性质没有改变
同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。
2. 馆藏内涵发生变化
数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。
馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。
3. 服务方式的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
4. 业务工作内容的变化
尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。
5. 社会角色的变动
档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。
注释:
① 冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.
② 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
③ 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
关键词：数字档案馆；传统档案馆；区别
前言
计算机技术的发展，使传统档案馆衍生出了数字档案馆的管理模式，这种数字档案馆的模式相比与传统档案馆来说，具有相似点，然而更多的是两者的不同点。虽然数字档案馆是时展的新产物，但是这并不代表着数字档案馆可以完全取代传统档案馆的，传统档案馆也同样具有数字档案馆不能拥有的优势，因此，笔者通过研究，分析了数字档案馆和传统档案馆的区别，希望档案馆管理人员能够取两者的精华，通过合理的融合，使档案馆能够更好地发展。
1 档案馆发展的简单阐述
顾名思义，档案馆就是收集和保管档案的地方。自建国以来，我国的各个方面都进入了一个新的时期，档案馆也是如此，到了二十世纪五六十年代，我国的档案馆开始蓬勃发展，各地市的档案馆开始如春笋般不断冒出。传统的档案馆是将纸质的档案存放在档案馆的特定库房内保管，当有关人员需要调用时，再从特定库房中找出。然而，由于纸张容易被破坏的特性，使得纸质档案的保存十分困难，并且档案馆的档案原件独有一份，这就增加了档案的重要性，无形中也给纸质档案的保存增加了难度。随着计算机技术的不断进步，数字档案馆开始出现，它最大的优势就是克服了传统档案馆的纸质档案不易保存，不易查找的困难，为档案的存放及保存提供了极大的便利。相比于传统档案馆，数字档案馆通过网络技术，实现了资源共享，实现了信息化管理，使档案馆从实际走向虚拟，迈出了发展的第一步，这是时展的结果，也是网络时代的表现。
2 传统档案馆与数字档案馆的区别――馆藏
2.1 馆藏含义的拓宽
对于传统档案馆来说，馆藏的含义就是档案馆中所有的纸质档案，并且纸质档案的数量等决定着档案馆的规模。在传统档案馆中，工作人员的主要任务只是为档案馆搜集档案，同时对档案馆已有的档案加以保存和使用。而馆藏对于数字档案馆来说，包括的不仅仅是档案馆中已有的纸质档案，还包括通过网络技术检索到的其它资源，对比传统档案馆来说，数字档案馆馆藏的含义更加宽，所能掌握的资源更加多。
2.2 馆藏的载体改变
自从纸张被发明出来以后，它一直是文字的载体，因此，对于传统档案管来说，馆藏的载体就是纸张。然而纸张却存在很多的缺点，例如不易保存，不易查找等。而对于数字档案馆来说，其馆藏的载体就是计算机。随着计算机技术的发展，人们可以通过计算机来储存各种文件，这样的文件叫做电子文件。电子文件相对于纸质文件来说，有很多的优势，在保存和查找方面，电子文件的优点更为突出。电子文件除了易保存，易查找的优点外，另两个优势分别是不占空间以及储存的成本低，而对于传统档案馆来说，这两点是不可避免的两个缺点。
2.3 获取馆藏的方式更加丰富
对传统档案馆来说，获取馆藏的方式有两种：分别是别的档案馆移交给的，在交易市场上买到的，其中，传统档案馆获取馆藏的方式最主要的是第一种。而数字档案馆就与此不同，它获取馆藏的方式更为丰富，它不仅可以用传统档案馆获取馆藏的方式，从而获取馆藏，还可以通过互联网技术搜索有用的档案，从而获取馆藏，不仅如此，因为数字档案馆对档案实行了数字化管理，因此，数字档案馆可以通过接收电子文件的方式来获取馆藏。总而言之，数字档案馆因其特殊的性质，使获取馆藏的方式变得更加的灵活，广泛，丰富。
3 传统档案馆与数字档案馆的区别――业务工作
3.1 档案鉴定的区别
传统档案馆进行档案鉴定是分为两个方面，分别是进入档案馆前的鉴定，这个鉴定是决定本批档案能否进入馆内的一个关键环节，另一个就是对已存在在档案馆内的档案进行第二次鉴定，这次鉴定决定着这里的档案是否需要销毁，决定着档案的生死。在数字档案馆时代，馆内的电子文件不仅要被检查其内容和职能，还要被分析其背景和技术性，相比之下，数字档案馆对档案的鉴定更为完整，更为多方面。
3.2 整理档案的区别
传统档案馆在进行整理档案时，是通过使用一系列的手段，使档案更加条理化，系统化，清晰化，然后再通过具有逻辑性的条码等，使档案能够分类存放。而数字档案馆在整理档案时，不仅能够对未整理的档案通过计算机技术进行机械化整理，还能对不符合要求的档案进行重新整理，使档案的存放方式更加符合人们对于档案馆的要求。
3.3 保护档案的区别
传统档案馆与数字档案馆的区别之一就是两者档案储存的载体不同，因此，两者保护档案所要关注的方面就有所不同。对于传统档案馆来说，其需要关注的方面主要是对纸张的保护，因为纸张是传统档案馆内馆藏的主要载体，并且这样的载体容易损坏。而对于数字档案馆来说，不仅要保护电子档案存放的载体，还要对其中的内容加以关注，以防止其中的内容被错误地删除。
4 传统档案馆与数字档案馆的区别――服务
4.1 档案馆服务的范围扩大
传统档案馆中，为了获取馆内档案，人们必须进入档案馆才能获取自己想要获取的档案资料，这大大浪费了人们的时间，尤其在这个时间就是金钱的时代，这个缺点在一定程度上阻碍了档案馆的发展，而数字档案馆就解决了这个问题。数字档案馆对馆内馆藏实行数字化管理，因此，档案可以通过互联网进行分享，这样一来，就节省了人们的时间，人们不需要再自己亲自到档案馆，只需要终端连接到数字档案馆的网络，就能够查找到自己想要的信息，以此，大大拓宽了档案馆的服务范围。
4.2 服务方式有所区别
从服务方式来说，数字档案馆有三个重要的优点，一个就是打破了时间的限制。众所周知，传统档案馆是有时间限制的，过了档案馆的开放时间，人们就不能够再进入档案馆内，进行查找资料了，而数字档案馆却不会受到时间的限制，可以随时随地地为用户提供想要的资料，享受到非人工的服务。不仅如此，数字档案馆还可以提供个性化服务，针对每个用户的特点为其服务。数字档案馆打破了时间和空间的限制，真正为人们提供了方便快捷的服务。
结束语
随着时代的发展，计算机网络技术已经应用在各个领域，在档案馆方面，出现了数字档案馆。数字档案馆的到来，给传统档案馆带来了一定程度上的冲击，这是不可避免的。数字档案馆是未来档案馆发展的趋势，它与传统档案馆存在着很多的区别，可能具有部分的缺点，然而相信随着技术的提高，数字档案馆一定能够克服这些确定，为人们提供更加方便快捷的服务。■
参考文献
一、指导思想
以贯彻落实党的十、十八届三中、四中全会精神为指导,以科学发展观统领我县档案事业发展全局，紧扣新常态下依法治国新理念，认真贯彻落实省委办 省政府办《进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》,以数字档案资源建设为重点，以档案基础建设为中心，以档案综合服务能力建设为核心,以档案法制建设和档案干部队伍建设为保障，进一步推进全县档案事业科学快速发展,提升群众满意度和新常态下服务改革和发展的能力和水平。
二、主要目标
以“馆室”建设为核心,以扩、调、优、提为手段 ,全面提高档案综合服务能力。“馆室”即:建设数字档案馆,努力建成区域型数字档案馆；建设机关单位达到规范化等级标准的档案室，提升基层档案工作水平。扩:继续做大档案资源体系,确保档案应归尽归,保障档案资源齐全完整,馆(室)藏档案数量年增长7%以上 ; 调:调整馆室藏档案结构,丰富档案门类,民生档案占馆藏比重达60%以上;优:继续做优档案利用体系,加快馆(室)藏档案数字化进程,全面完成重要纸质档案数字化，馆（室）藏档案数字化数量占总量的50%以上; 积极探索档案资源共享新方式,丰富档案利用平台建设,实现跨馆(室)、跨地区远程利用查档;提:努力提高档案综合服务能力,加强各行各业档案业务指导,实现档案指导零盲区,围绕地方行业特色,帮助建立特色专业档案,努力打造核心特色馆(室)藏。
三、主要任务
1、建设数字档案馆。加大资金投入，建设档案集成管理系统，实现档案目录著录电子化和系统化，完成馆藏重要档案全文数字化，接收档案实行纸质与电子版双套同时入馆，基本建成数字档案馆,使电子档案接收与管理流程更加科学合理,制定完善的数字档案馆管理制度与办法。要充分依托数字化综合办公平台,切实做好电子文件的在线接收与管理工作,努力将我县数字档案馆建成XX区域型的一个重要数字档案馆。
2.完善实体档案馆。多方筹集资金，添置足够的空调、除湿机、备用电缆，建设馆区围墙扫尾工程，健全完善档案保温、防潮、防盗等设备设施，明确责任分工，完善有关制度，把档案安全措施落到实处。坚持以人为本，安全、舒适、宜人、经济的原则，对馆区绿化进行规划设计并分期分批建设完善，把县档案馆建成功能现代化、环境优美舒适的群众服务场所。
3.做大档案资源体系。深入贯彻落实国家档案局8、9、10号令,准确确定文件材料收集范围和划分保管期限，努力确保档案资源完整齐全。在抓好文书档案收集的同时，积极做好专门、声像、科技、实物及电子等不同载体档案的收集工作。村、社区、非公有制经济组织、社会组织要设立档案室并指定专人负责档案工作，切实做到档案工作有场所、有设施、有人管、有制度、有保障，基本实现建档和归档率达100%。
4.调整馆（室）藏档案结构。县档案馆要努力调整和优化馆藏档案结构，丰富档案门类和种类，加大民生档案资源接收力度，加强生育、户籍、学籍、婚姻、医疗、卫生、保险、就业及社会保障、土地承包、林权改革、产权登记、人口普查等涉及人民群众切身利益的民生档案的收集工作，到“十三五”末，实现民生档案占馆（室）藏比重达60%以上。各基层档案室要加大档案资料收集归档力度，做到应归尽归，安全、规范保管。
5．优化档案利用体系。千方百计满足群众查档需求，努力提高档案查全率和查准率。不断优化档案利用场所硬件设施建设，为群众提供良好的查档环境。稳步推进馆（室）藏档案数字化进程，实现到“十三五”末馆藏档案数字化总量达馆藏量的50%以上。做好档案开放工作，充分利用门户网站、档案专网、数字档案馆（室）等平台加大档案资源共享程度，实现跨馆（室）、跨地区远程查档。建成互联网档案利用平台,逐步实现群众足不出户的查档目标。
随着计算机、网络技术的发展和普及，信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。
国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。
二、数字档案资源建设的内容
进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。
数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。
高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。
高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。
高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。
高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：
（1）馆藏档案的数字化成果
馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。
（2）归档部门提交的电子文档
高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。
（3）档案馆专门数据库
档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。
（4）档案馆日常工作所形成的数字资源
高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。
三、数字档案资源建设的管理
（1）建立和维护数据库
档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。
（2）数字档案资源的质量控制
档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。
（三）数字档案资源的安全机制
为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。
档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。
（四）数字档案资源的长期保存
数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。
（五）数字档案资源的备份机制
为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。
（六）数字档案资源的服务机制
在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，档案馆数字资源能够突破时空的限制，更能方便为师生提供利用。高校档案馆数字资源营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校数字档案信息资源整合创造可能和便利。高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。
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