Key words： management system of teachers' files；database；office automation
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）08-0231-02
0 引言
①常见高校教师档案管理系统存在的不足。目前，大部分高校教师档案的管理均已采用数字化管理，其中B/S、C/S或混合模式的管理系统也多有应用。数字化、网络化的管理手段使教师档案管理工作更有成效，资源得到进一步共享。但现有的教师档案管理系统的设计，往往只限于数据的收集、检索和分析，面向教师的服务局限在数据上传和查询上，未能有效激发教师的工作积极性，因此现有的教师档案管理系统在功能结构上有进一步改进的必要。②基于职称评定的高校教师档案管理系统的优势。职称评定工作是高校教师必做的工作之一，关系到教师的切身利益。职称评定工作涉及的相关材料是教师档案中的大部分内容。因此，将职称评定中涉及的材料、评定的流程与教师档案管理系统的设计结合起来，可以使管理系统的设计更加科学，有利于教师日常工作的开展，有利于教师在专业业务上的成长。具体可表现在以下几个方面：1）提醒教师职称评定的期限，使教师可以更合理的规划各项工作的开展时间。2）明确列出职称评定的材料目录，使教师可以更的针对性的开展工作。3）将数据库中各人、各部门的材料进行横向、纵向的比对，可以激发教师的积极性和好胜心。4）将各项工作细化、量化，可以作为教师绩效考核的依据之一。5）将各项材料的归档按职称评定的规格实施，教师从系统中打印即可放入相应评定材料目录中，达到“可见即可用”的效果。
1 数据库设计
1.1 数据库的选择 从高校教师人数分析，各校从数百人至上千人不等，虽然人员数量不多，但涉及至的各种材料的数据量较为庞大，因此数据库宜选用中小型数据库为好。如mysql或SQL Server等。
1.2 数据表的设计 根据对“高等学校教师职务任职资格评审表”（以江苏省为例）的分析，数据库中需要设计教师基本信息表等十几个数据表，方能满足系统功能设计的需要，如：①教师基本信息表：包括工号、姓名、密码、性别、身份证号、部门、联系方式、是否在岗、专兼职、是否双师、权限、民族、出生地、身体状况、政治面貌等字段，用于记录教师的基本信息，此表信息应由管理员统一录入或导入。②奖惩信息表：包括工号、奖惩名称、奖惩时间、奖惩部门、奖惩级别、附件路径等字段，用于记录教师奖惩信息，其中附件路径用于保存教师上传的获奖证书或相关证明的扫描件路径，其他数据表也有类似字段，不再逐个解释。③学习经历表：包括工号、毕业学校、专业、学制、学历、学位、毕业时间、附件路径等字段，用于记录老师的学习经历。④工作经历表：包括工号、开始时间、结束时间、工作单位、职务、备注等字段。⑤职称考试表：包括工号、通过时间、组织单位、科目、成绩、合格证号、附件路径等字段，用于记录教师职称外语、计算机考试情况。⑥学术交流情况表：包括工号、学术交流内容、组织单位、级别、时间、提交的成果、本人承担情况等字段。⑦教学工作情况表：包括工号、开始时间、结束时间、讲授课程、课程性质、授课对象、听课人数、课内学时等字段，用于记录教师的教学工作量完成情况。⑧情况表：包括工号、题目、发表日期、出版物名称、期刊级别、本人承担部分、附件路径等字段。⑨科研情况表：包括工号、开始时间、结题时间、科研题目、项目级别、本人角色、完成情况等字段。⑩论著教材表：包括工号、题目、发表日期、出版社、本人承担部分及字数等字段。{11}校内任职情况表：包括工号、开始时间、结束时间、部门、职务等字段。{12}专业技术职务聘任情况表：包括工号、聘任开始时间、聘任终止时间、聘任专业技术职务、聘任单位、聘任岗位、附件路径等字段。{13}级别权限表：包括编号、级别等字段。用于定义用户级别和权限。{14}绩效分值表：包括编号、项目名称、分值等字段，用于将教师各项工作（论文、课题等）的成果进行量化。{15}部门情况表：包括编号、部门名称等字段，用于记录学校部门设置。
2 系统功能模块的设计
2.1 基本信息维护模块
2.1.1 教师基本信息管理模块 教师的基本信息由学校人事部门负责统一管理，包括在数据表中新增或删除教师信息、教师的基本信息的录入与修改等。
2.1.2 教师业务信息模块 教师的业务档案信息由教师自己负责维护，进行开放式管理。如奖惩信息、工作经历、论文、课题等均由教师自行维护，学校相关部门进行审核。其中包括奖惩信息管理子模块、工作经历管理子模块、培训管理子模块、论文管理子模块、课题管理子模块、论著管理子模块等。
2.2 查询分析模块
2.2.1 综合显示模块 本模块对当前年度的论文、课题、论著、奖励等信息进行查询，并将排名靠前的信息显示在系统首页。此模块的功能主要体现在系统首页。
2.2.2 分析统计模块 本模块提供综合查询功能。主要提供以下分析统计功能：①师资信息查询：对数据库的数据进行查询分析，对师资队伍的学历层次、专兼情况、双师情况进行统计。②按个人分年度进行业务开展情况查询：对教师一个年度的专业业务开展情况进行查询，根据各项业务的量化分值，给出综合分值，并给出校内排名。③按部门分年度进行查询：对某一部门的教师业务开展情况进行分析统计，将该部门的教师业务开展情况进行统计，综合计算分值，并给出校内排名。④个人信息综合查询：将教师近三年的业务开展情况进行查询，将按职称申报材料的顺序进行排版，形成完整的职称业务档案材料。
2.3 系统管理模块
①用户管理模块：该模块对用户的基本信息、级别进行管理，对各类用户的权限进行设定。②绩效管理模块：该模块对各业务内容所量化的分值和分值计算公式进行设定。③系统设置模块：该模块对系统所需的数据字典进行设置，以便用户填写信息时保持信息一致，同时也可以使系统操作的自由度更大。
3 开发工具分析
本系统从应用方便起见，应采用B/S结构或B/S和C/S的混合模式，对数据库的操作主要涉及查询、插入、修改和删除等基本操作，故常见的设计语言均可完成，如ASP、PHP、JSP、ASP.NET等。但从可重用性、安全性等角度考虑，应多选用JSP+JAVA或ASP.NET作为开发语言，相应的开发工具也可选择Eclipse+MyEclips或.Net开发框架，可以有效提高开发效率。
Abstract： The management system of teachers' files is based on the process of evaluating professional titles， to classify teachers' professional files. The system sets up the inquiry function， can inquiry and compare by individual or department， so that teachers and managers can find out each professional business condition， to arouse the teachers' enthusiasm of maintaining personal files and learning professional business， to make the management of teachers files more efficient.
关键词： 教师档案管理；数据库技术；办公自动化
Key words： management system of teachers' files；database；office automation
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）08-0231-02
0 引言
①常见高校教师档案管理系统存在的不足。目前，大部分高校教师档案的管理均已采用数字化管理，其中B/S、C/S或混合模式的管理系统也多有应用。数字化、网络化的管理手段使教师档案管理工作更有成效，资源得到进一步共享。但现有的教师档案管理系统的设计，往往只限于数据的收集、检索和分析，面向教师的服务局限在数据上传和查询上，未能有效激发教师的工作积极性，因此现有的教师档案管理系统在功能结构上有进一步改进的必要。②基于职称评定的高校教师档案管理系统的优势。职称评定工作是高校教师必做的工作之一，关系到教师的切身利益。职称评定工作涉及的相关材料是教师档案中的大部分内容。因此，将职称评定中涉及的材料、评定的流程与教师档案管理系统的设计结合起来，可以使管理系统的设计更加科学，有利于教师日常工作的开展，有利于教师在专业业务上的成长。具体可表现在以下几个方面：1）提醒教师职称评定的期限，使教师可以更合理的规划各项工作的开展时间。2）明确列出职称评定的材料目录，使教师可以更的针对性的开展工作。3）将数据库中各人、各部门的材料进行横向、纵向的比对，可以激发教师的积极性和好胜心。4）将各项工作细化、量化，可以作为教师绩效考核的依据之一。5）将各项材料的归档按职称评定的规格实施，教师从系统中打印即可放入相应评定材料目录中，达到“可见即可用”的效果。
1 数据库设计
1.1 数据库的选择 从高校教师人数分析，各校从数百人至上千人不等，虽然人员数量不多，但涉及至的各种材料的数据量较为庞大，因此数据库宜选用中小型数据库为好。如mysql或SQL Server等。
1.2 数据表的设计 根据对“高等学校教师职务任职资格评审表”（以江苏省为例）的分析，数据库中需要设计教师基本信息表等十几个数据表，方能满足系统功能设计的需要，如：①教师基本信息表：包括工号、姓名、密码、性别、身份证号、部门、联系方式、是否在岗、专兼职、是否双师、权限、民族、出生地、身体状况、政治面貌等字段，用于记录教师的基本信息，此表信息应由管理员统一录入或导入。②奖惩信息表：包括工号、奖惩名称、奖惩时间、奖惩部门、奖惩级别、附件路径等字段，用于记录教师奖惩信息，其中附件路径用于保存教师上传的获奖证书或相关证明的扫描件路径，其他数据表也有类似字段，不再逐个解释。③学习经历表：包括工号、毕业学校、专业、学制、学历、学位、毕业时间、附件路径等字段，用于记录老师的学习经历。④工作经历表：包括工号、开始时间、结束时间、工作单位、职务、备注等字段。⑤职称考试表：包括工号、通过时间、组织单位、科目、成绩、合格证号、附件路径等字段，用于记录教师职称外语、计算机考试情况。⑥学术交流情况表：包括工号、学术交流内容、组织单位、级别、时间、提交的成果、本人承担情况等字段。⑦教学工作情况表：包括工号、开始时间、结束时间、讲授课程、课程性质、授课对象、听课人数、课内学时等字段，用于记录教师的教学工作量完成情况。⑧情况表：包括工号、题目、发表日期、出版物名称、期刊级别、本人承担部分、附件路径等字段。⑨科研情况表：包括工号、开始时间、结题时间、科研题目、项目级别、本人角色、完成情况等字段。⑩论著教材表：包括工号、题目、发表日期、出版社、本人承担部分及字数等字段。{11}校内任职情况表：包括工号、开始时间、结束时间、部门、职务等字段。{12}专业技术职务聘任情况表：包括工号、聘任开始时间、聘任终止时间、聘任专业技术职务、聘任单位、聘任岗位、附件路径等字段。{13}级别权限表：包括编号、级别等字段。用于定义用户级别和权限。{14}绩效分值表：包括编号、项目名称、分值等字段，用于将教师各项工作（论文、课题等）的成果进行量化。{15}部门情况表：包括编号、部门名称等字段，用于记录学校部门设置。
2 系统功能模块的设计
2.1 基本信息维护模块
2.1.1 教师基本信息管理模块 教师的基本信息由学校人事部门负责统一管理，包括在数据表中新增或删除教师信息、教师的基本信息的录入与修改等。
2.1.2 教师业务信息模块 教师的业务档案信息由教师自己负责维护，进行开放式管理。如奖惩信息、工作经历、论文、课题等均由教师自行维护，学校相关部门进行审核。其中包括奖惩信息管理子模块、工作经历管理子模块、培训管理子模块、论文管理子模块、课题管理子模块、论著管理子模块等。
2.2 查询分析模块
2.2.1 综合显示模块 本模块对当前年度的论文、课题、论著、奖励等信息进行查询，并将排名靠前的信息显示在系统首页。此模块的功能主要体现在系统首页。
2.2.2 分析统计模块 本模块提供综合查询功能。主要提供以下分析统计功能：①师资信息查询：对数据库的数据进行查询分析，对师资队伍的学历层次、专兼情况、双师情况进行统计。②按个人分年度进行业务开展情况查询：对教师一个年度的专业业务开展情况进行查询，根据各项业务的量化分值，给出综合分值，并给出校内排名。③按部门分年度进行查询：对某一部门的教师业务开展情况进行分析统计，将该部门的教师业务开展情况进行统计，综合计算分值，并给出校内排名。④个人信息综合查询：将教师近三年的业务开展情况进行查询，将按职称申报材料的顺序进行排版，形成完整的职称业务档案材料。
2.3 系统管理模块
①用户管理模块：该模块对用户的基本信息、级别进行管理，对各类用户的权限进行设定。②绩效管理模块：该模块对各业务内容所量化的分值和分值计算公式进行设定。③系统设置模块：该模块对系统所需的数据字典进行设置，以便用户填写信息时保持信息一致，同时也可以使系统操作的自由度更大。
3 开发工具分析
本系统从应用方便起见，应采用B/S结构或B/S和C/S的混合模式，对数据库的操作主要涉及查询、插入、修改和删除等基本操作，故常见的设计语言均可完成，如ASP、PHP、JSP、等。但从可重用性、安全性等角度考虑，应多选用JSP+JAVA或作为开发语言，相应的开发工具也可选择Eclipse+MyEclips或.Net开发框架，可以有效提高开发效率。
4 结语
通过对系统功能和结构的分析，该系统的主要特点是将教师的档案管理建立在职称评定工作之上，引导教师自主完善个人业务档案。使该项工作由以往教师被动向相关管理部门交材料变为主动维护个人档案信息，实现了高效、安全的档案保管查询工作。同时，通过快速、精准的数据统计，也可为教师个人及相关领导提供绩效考核、师资队伍建设等方面的信息支持。
参考文献：
[1]何立群.基于B/S架构的部门工作计划系统的设计与实现[J].软件导刊，2007，12，323-333.
关键词:独立学院 数据库 管理系统 高效的
1 概述
教师业务档案是高校档案的重要组成部分,它能为高校管理、教师业务考核、统计报表等提供资料,是学校进行管理工作以及抓好师资队伍建设的重要依据。随着高等教育事业的不断发展以及档案管理信息资源开发的深化,传统的工作方式已不能完全适应档案管理的要求。特别是对于独立学院来讲,因为其师资力量和队伍都是依托于上级本科院校的,其每学期和学年的师资存在着很大的流动性,教师的业务档案也要求具有随时能够按不同要求进行添加、编辑等特性。所以,尽快构建一套方便快捷的信息管理系统,是当前独立学院教师业务档案管理工作的首要任务。
2 系统研发理念
正如我们所知,传统的结构化方法的主要思路是将问题空间映射到数据流图,通过数据流图和加工及基细化来描述系统的逻辑功能,近将比逻辑模型映射成由及映处理功能的模块分层描述的系统物理模型,这是一种以处理过程和处理功能为基础的方法。
但是,随着网络信息技术的发展,这种系统是显然已经不适应了。而且,现代的信息系统处在一个复杂多变的环境之中,用户的需要常有变更,特别是我们独立院校中,师资力量存在着很大的流动性,这就要求系统具有很强的应变能力。要求可以对系统的功能,处理对象随时具有编辑、修改能力。而传统的系统在运行阶段的维护工作十分繁重,处理数据繁多、冗长,并且,结构化方法中的数据分析和功能分解难以一致与协调,系统分析的逻辑模型和系统设计的物理模型没有明确。
在这种前提下,为了构建一个方便快捷的信息系统,应用 2.0技术首先构建一个基于b/s结构的系统,通过构建web服务器和数据库服务器,这样就很容易地提供了教师教学质量一览的基础数据,而且,根据整个系统的研发的实际需求,由于此系统旨在最终简化传统的教师业务档案管理,则应选用简单易用的小型数据库管理系统visual foxpro 9.0作为其前端表示工具,并能过spt技术访问sql sirver2000数据库,由此开发一整套基于c/s结构的教师基本信息维护系统,最终,在这样一个系统下,用户只需在客户端输入教师姓名或者教师号,便可以查询得包括教师性别、出生日期、籍贯、民族、形象照片等基本情况以及参加工作时间、享受待遇职称、第一毕业学校和所学专业、最高学历学校和最高学历专业、目前研究方向、办公电话、电子邮箱、所在院系(科室)、近五年来的教学情况、进修情况等一些具体信息,使用户能够方便快捷地对所查询教师的情况有一个整体的把握,而且,在这样的一个系统下,用户可以对教师信息进行打印但不能参与修改,最终的管理、修改、编辑由系统管理员掌握。可以预见,在这样一个系统下,管理员的工作也是相当轻松的,不会像传统工作方式那样繁琐。
3 可行性分析
首先,在技术方面,虽然是独立学院,但学校的校园网经过几年的建设已经具备了一定的规模,为网上数据交换提供了现成的信息通道。目前各种管理软件层出不穷,各种开发工具也日渐丰富。特别是现在asp、技术,vfp、、c#等编程技术都已非常成熟,很多高校、单位及个人都在利用这些技术开发适合自己情况的管理软件。利用和vfp数据库技术构建的教师业务档案管理系统,技术层面是不存在什么问题的。
其次,在使用上,由于系统基于b/c/s结构研发,而b/c/s最大特点就是客户端无需部署,即客户端基于浏览器访问数据库,只要掌握浏览器的使用便可,操作简单方便避免以前重复的操作程序,提高了效率。
再次,安全方面,因为这样一个教师业务档案系统的使用和管理是两个不同的通道,可以防止非管理人员非法篡改系统数据,既可以防止越权操作,又可实现共享系统资源,起到有效地保护资源的作用。
4 系统设计
(1)系统总体结构图,见图1。
(2)数据库文件
根据本系统的实际设计需求,结合数据库设计理论,对任课教师的基本情况,享受的待遇职称、第一学历、专业、最高学历及专业、目前研究方向、所在科室(院系)、近五年来的教学情况、进修情况等情况分别建立数据库,并将各个教师的数据库文件独立工来,以此方便独立学院中师资力量有所流动和改变时的编辑和修改。此外,系统中还应有课程库、系部库、科室库等。可分别作于存储课程编码及名称、系部编码及名称、科室编码及名称等等。
5 总述
用计算机管理教师业务档案,是实现管理规范化、标准化和科学化的重要举措,特别是对于我们独立院校来讲,学校在依托于本部的同时,自身也得有所发展。建立了这样一个系统,其信息内容丰富,评价数据采集方便,更新维护及时,可以从中发现教师,尤其是青年教师的成长轨迹及规律,使学院师资培养工作有的放矢,更好地促进青年教师的成长,从而提高学院的教育教学质量,加快发展步伐。
参考文献
关键词：档案管理系统；文书档案课程教学；应用
文书档案课程在秘书专业的课程体系中发挥着重要作用，成为培养应用型文秘人才的关键环节。进入二十一世纪，随着信息技术的快速发展与普及，档案管理系统开始实现了信息化。这意味着我们在文书档案课程的教学中，必须与新的时代形式紧密结合，将基于信息技术的档案管理系统积极运用到教学中，让学生的知识结构体系符合信息化时代的需要。
一、对教学目标和定位进行调整
培养学生良好的实践能力，把他们培养成为符合社会需要的应用型人才，是高职高专教学区别于本科教学的地方。高职院校开设的文书工作与档案管理课程是具有很强实用性的课程，它的培养目标与就业方向密切联系。基于电子档案管理系统的文书档案课程教学，首先要求我们必须在原有的基础上调整教学目标定位。这意味着对信息档案管理系统的熟练掌握，早已成为学生在日后就业中必备的技能。传统的教学目标定位多是基于原来的纸质档案管理的，与网络时代的信息化档案管理系统难免存在不匹配的地方，这是需要我们及时做出调整的。
二、电子档案管理系统运用于文书档案课程教学的方案
1.在理论教学中要有意识地与电子档案管理系统相结合理论是实践的基础，完善的理论知识能有效地指导实际工作。理论教学是十分重要的一个环节。在理论教学中，我们要积极地改革教材编排体系，有意识地与电子档案管理系统相结合。整个教材编排都应当遵照电子档案管理系统为中心来展开。这样能让学生真正地学以致用，使学生树立掌握电子档案管理系统的意识。教学时，我们要让学生意识到，如今的档案管理工作早已走过了纸质时代，电子档案管理是当今时代所普遍采用的。所以，一个不能掌握、不善于使用电子档案管理系统的人，即使受到了完整的专业教育，也是难以适应档案管理岗位的。当学生加强了对这方面的认识，就会了解到今后的就业形势，自觉主动地学习电子档案管理系统。2.多渠道搜集电子档案管理方面的资料和案例供学生分析在教学过程中，我们要有意识地采用网络搜索等手段，多渠道地搜集电子档案管理资料和案例供学生分析。在课堂上采取小组学习的手段，让学生针对这些资料和案例进行充分讨论，将讨论的结果进行记录，最后交给教师打分。此外，我们要鼓励学生利用课余时间，增进自主学习的意识，积极地搜集资料和案例。教师在计算学生的平时成绩时，要充分结合他们平时在资料、案例的讨论中的表现。3.进行电子档案管理方面的实践教学为了有效地培养学生在电子档案管理方面的实践能力，我们要积极开展电子档案管理方面的实践教学。具体可以从以下方面入手：（1）加强对教学硬件设施的建设完善的硬件设施是开展实践教学的先决条件。各级教育行政部门和高职院校要加强对电子档案管理教学的硬件设施建设，确保有足够的资金支持教学，有足够的场地开展教学。（2）完善教师的知识结构首先，一些教师从大学一毕业就走上教学岗位，他们虽然理论知识完备，但是实践经验不足，在进行实践教学时难免有些着力不从心。针对这种情况，我们一方面可以组织教师利用节假日，深入企业进行考察，为他们补上实践这一课。另一方面可以从企业邀请一些培训师，为教师进行实践能力方面的培训。这样使教师的实践教学能力得到提高。其次，一些教师习惯于按照传统的纸质档案的思路来进行教学。对电子档案管理系统认识不足，影响了他们的教学思路，导致他们不能满足最新形势的教学需求。对这部分教师，我们一方面要帮助他们提高对电子档案管理教学的认识，一方面要帮助他们完善电子档案管理方面的知识，便于他们顺利地开展教学。（3）组织学生进行见习见习是教学中的一个重要环节。通过见习，我们可以让学生充分熟悉真实的工作环境，熟悉工作岗位对人的要求，熟悉工作节奏。院系一定要充分地重视学生见习环节，与企业建立合作关系，利用大二、大三的时间定期组织学生进入企业见习。在计算学分时，要将学生见习的情况计算在内。
三、结束语
文书档案课程是秘书专业的一门重要的课程。在信息化时代，档案管理早已实现了信息化。这给我们的教学工作提出了新要求。教学中，我们要从理论教学、实践教学两个方面入手，与电子档案管理系统相结合。
参考文献：
[1]何斓.高职高专文书工作与档案管理课程在信息技术时代下的教学实践[J].佳木斯职业学院学报，2015
一、加强教育系统干部人事档案管理的重要性
（一）提供可靠的决策依据。在教育系统管理中，干部人事档案有着导向与联接作用。干部人事档案作为教育系统档案中的一部分，是教育系统干部管理资料的重点内容，能够为教育系统干部人事制度改革、干部教师队伍建设等提供参考资料，并让上级部门在制定对教育系统干部人事工作决策时，有一个可靠的依据与材料。
（二）准确记录教师情况。教育系统干部人事资料中对每位教师的个人简历、专业结构、技术考核、进修情况、教学评估和科研授奖等情况进行记录。能够将每位教师工作业绩、学术水平和业务能力等情况全面、真实和完整的反映出来。
（三）提高对教师的管理水平。做好教育系统干部人事档案工作，能够促进对教师管理水平的提升。培养更多符合我国经济建设需求的人才是教育系统的主要目标，教育系统教学改革涉及的范围和内容很大。从整体上看，教师作为教学中的主导因素，其素质与水平关系到实际教学质量，甚至直接影响了人才培养的质量。因此，教育系统干部人事档案在教师队伍的建设与管理中作用巨大。
（四）约束广大教职工行为。在教育系统干部人事档案管理中，准确记载了每位干部的社会关系、历史表现和现实表现，在单位组织人事部门存放保管这些材料，能够让全体教职工对组织人事部门产生强烈的信任感与归属感，让广大教职工受到一种无形力量的约束，让他们为教育系统稳定和谐发展作出更大的贡献，这样能够保证教育系统各项管理工作正在开展。
二、教育系统干部人事档案管理中存在的不足
（一）档案意识薄弱。从现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，档案意识普遍不强，在很大程度上忽视了干部人事档案管理工作。并且很少投入足够的财力、人力和物力，导致在干部档案管理中专职档案人员配备不足，培养力度不够。
（二）队伍专业化程度低。目前，教育系统干部人事档案管理队伍老龄化问题严重，专业的档案管理人员很少，缺少必要的配备。并且现有档案管理人员理论知识不够，基本技能不扎实，不能形成一支综合素质较高的专业档案管理人才队伍，这不利于教育系统干部人事档案管理工作的发展。
（三）管理方式陈旧。在教育系统干部人事档案管理中，至今仍然采用以手工为主的管理方式，在提供与利用档案时，主要为纸质的实体档案，工作效率不高，不利于档案的查找、借阅，服务方式落后。此外，还普遍存在着重管理、轻利用的情况，导致档案在组织、人事和档案管理人员中封闭运行。虽然一些地方运用了计算机，但也只是简单制作了档案索引工具和档案目录数据库，干部人事档案信息化程度不高。近年来计算机网络技术发展很快，必须要对干部人事档案管理方式作出改变，提升档案利用率，这是社会发展的必然要求。
（四）档案收集不及时。在教育系统中，干部人事档案管理制度不够完善，未能明确具体的岗位职责，制定的规章制度不够科学和系统，管理制度十分落后。此外，干部人事档案收集途径很少，档案管理人员缺乏主动收集材料的意识，导致没有较好的对干部简历材料、个人科研学术水平材料等进行收集归档。
（五）档案整理不到位。对干部人事档案而言，很多时候鉴别审查不到位，造成大量档案材料失真，档案真实性不高。在发现档案材料缺失后，没有及时进行补全，对档案的完整性带来了损害。这些问题的存在，主要是没有贯彻落实干部人事档案管理制度，缺少相应的岗位责任制。
三、提升教育系统干部人事档案管理质量的措施
（一）加大档案管理人才培养。随着计算机网络技术的普及，对教育系统干部人事档案提出了更高的要求，档案管理人员素质的高低，直接关系着档案管理工作的质量。所以，作为干部人事档案管理人员，要实事求是，加强学习，积累更多专业知识，努力提升自身综合能力，满足现阶段干部人事档案管理工作的要求。此外，档案管理人员还要加强计算机网络知识的学习，掌握更多现代化技术，让自己成为复合型人才，以此实现档案管理水平的提高。
（二）完善档案管理责任制度。要抓好材料入口关，建立健全的干部人事档案收集工作的协调机制，建立完善的相关部门工作联系制度和情况通报制度，让档案材料更加准确、真实和规范。要加大对重点环节的制度执行力度，把好档案审核、传递和利用等重点环节，对于发现的问题要及时采取解决措施，让干部人事档案材料更加准确和真实。因此，通过完善档案管理职责制度，才能确保档案管理工作取得实效。
（三）建立竞争上岗制度。由现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，很多档案管理人员缺少了足够的档案专业知识，年龄普遍偏大，并且一些档案管理人员文化水平很低，这些都是需要解决的问题。因此，要加大对这些档案管理人员的教育培养，并选拔一批年轻的专业档案管理人才，要将思想觉悟高、业务能力强的档案管理人才充实到教育系统干部人事档案管理队伍中。只有这样，才能为教育系统干部人事档案管理工作奠定人才基础。
（四）建立干部人事档案网上审批制度。根据干部人事档案的管理权限和查询内容，由组织或人事等管理部门对干部人事档案实行网上审批，避免浪费人力、物力和财力，实现网上办公。并加大对计算机网络技术的运用，建立干部人事档案信息数据库，在信息库中录入教职工的工作履历、学历学位、职称、奖惩、专业、学术水平和研究方向等内容，实现个人基本信息的网上查询与微机检索，这样能够为教育系统干部人事工作提供更加高效的服务，实现干部人事档案管理质量的提升。
（五）建立经费投入制度。在教育系统干部人事档案管理中，需要有足够的资金作为保障，这是开展档案管理工作的前提。因此，要重视干部人事档案管理工作，争取投入更多的资金，让干部人事档案管理工作有足够的基础建设和人员培训经费，以此推动干部人事档案的信息化和现代化建设。同时，还要改善干部人事档案工作环境，购置计算机、温湿度器等现代化技术设备，并建立微机档案管理系统，利用计算机实现对档案信息的存储、传递和检索。
关键词：高校教师 教师业务档案 信息化管理
高职院校教师业务档案是高职院校档案工作中的有机组成部分，在高职院校各项工作中具有极其重要的地位。教师业务档案是高职院校教师在教学实践各个环节以及科研学术研究等一系列活动中的综合业绩体现，它来源于教师的各项业务活动，同时又服务于教师的各项业务活动，为高职院校教师队伍建设、教学改革、学科及专业建设、职称评审、职务聘任、教学水平评估等提供坚实可靠的依据和保证。随着计算机技术和互联网的普及与飞速发展，传统的纸质材料的卷宗罗列已无法满足档案管理工作的需要，我们需要更新管理理念，利用现代化管理手段去科学统筹，构建教师业务档案信息数据库，实现教师业务档案系统化、信息化管理，充分发挥教师业务档案在高校管理中的积极作用。
1 教师业务档案信息化管理的必要性
高职院校教师业务档案随着我国高等职业技术教育的发展而迅速建立起来，而其管理模式基本停留在传统纸质文档手工管理的方式，信息化建设的基础相对薄弱，存在着存储空间占用大，查询困难，信息管理与更新不便等问题。实际工作中需要更新信息、统计数据或者提取相关信息资料使用时，往往需要耗费较多的人力物力，严重影响工作效率，甚至阻碍学校管理、教学工作、科研工作等的顺利实施。
近年来，计算机和网络技术数字化已成为当今人类社会的时代主题，计算机与网络技术已广泛用于高校管理，许多高校都建立了校园网，并建有基于校园网的教学业务管理系统，高职院校教师业务档案的信息化建设已经得到了很好的技术支持，档案网络信息化已成为档案管理发展的必然趋势，建立一套完善的教师业务档案信息化管理体系，有效地整合校内业务档案资源，实现高职院校教师业务档案管理信息化已势在必行。
教师业务档案信息化管理，与传统纸质业务档案相比，有着其优越的特点：
1.1 有利于高职院校的统筹管理 缩减了纸质资料存放空间，将零散的信息资源化为数字化形式存贮，并以网络为媒介进行传输，能快速实现数据采集、数据统计、数据查询和数据更新，优化了工作流程，大大提高了工作效率，从而为学校提供了迅捷的管理工具，对推进教学管理水平和教学质量的提高具有极为重要的意义。
1.2 有利于高职院校师资管理的科学决策 教师业务档案信息化管理，能在短时间内快速和准确地实现对教师队伍建设的各类指标的数据查询、数据统计、数据分析和数据比较，对人才引进、师资培养、人事改革等的政策制定方面发挥重要参考作用。
1.3 有利于发挥业务档案材料的服务功能 教师业务档案的信息化，为教师个人、教学单位、职能部门提供了丰富的共享信息资源，对各项工作、各个工作环节、流程都提供了极其便捷的通道，充分体现出信息化业务档案的服务功能与作用。
1.4 有利于发挥业务档案材料评价促进作用 信息资源共享，增强了各院系、各部门之间的相互沟通交流，调动了教师工作的积极性和主动性，强化了竞争意识。教师业务档案信息化在岗位聘用、职称评定、业务考核、绩效管理、评优选先等方面发挥了评价促进作用。
2 教师业务档案信息化建设总体构思
档案管理信息化就是应用计算机技术和网络技术，对档案材料进行收集、整理、归档、记录和运用。教师业务档案信息化建设应充分发挥电子档案与纸质档案的相互补充作用，实行“双套制”收集，即“收集教师个人在教学、科研及日常教务管理活动中所形成的纸质文件材料的同时，收集、拷贝与纸质文件相对应的电子文件一并归档”。
具体收集材料如下：
2.1 教师基本信息材料 包括教师基本情况登记表、学历学位证及专业技术职称证、职业资格或技能证、高校教师资格证等证书复印件、外语及计算机考试证书复印件等。
2.2 教师教学情况材料 包括学期教学任务书、学期课程表、学期课程教学总结、学期教学工作情况登记表、教学评价结果、学年度工作总结等材料。
2.3 教师科研情况材料
2.3.1 论文 收集汇总教师每学期在国内外刊物上公开发表的论文以及在各类学术会议上宣读的论文或演讲稿。
2.3.2 著作 收集教师主编或参编的专著、教材，自编的专业实训指导书。
2.3.3 科研项目 收集科研项目申报表、立项书、结项书及佐证材料等。
2.4 教师奖惩材料 包括各类行政性表彰奖励与处分、业务性表彰奖励及各级各类奖励证书。
2.5 教师参加培训、进修材料 包括学期培训、进修证书复印件、参与企业顶岗实习（实践）活动记录及相关材料、参加各类会议（学术交流）的相关材料。
2.6 电子文件 包括上述1-5类纸质文件材料通过计算机、扫描仪等先进设备处理、存储的电子文件。
根据高职院校的实践经验，教师业务档案信息化建设需依托互联网和校园网，开发科学合理的数据采集平台，运用基于B&C/S双架构的教师业务档案管理平台、Moodle网络平台等管理系统，实现教师业务档案资源的集中管理，完成数据的收集、审核、查询、统计、分析、存储功能，凭借教师业务档案的信息化管理与纸质档案的相互补充，使档案管理向规范化、合理化和高效率化发展。
3 教师业务档案信息化管理步骤
3.1 加强教师业务档案网络建设和技术建设 目前，大多数高职院校都建立了校园网，为教师业务档案信息化提供了基础和条件，充分利用计算机技术和网络技术，开发基于网络的教师业务档案管理信息系统，是实现高校教师业务档案信息化管理的关键所在。利用先进的计算机技术管理教师业务档案，将传统纸质档案转化为电子信息，充分利用教师业务档案资源，为学校的各项教学管理工作提供优质服务，利用计算机技术存储、检索教师业务档案信息，实现对教师业务档案相关数据资料的统计分析，挖掘具有内在价值的信息资源，提高信息化管理水平。
3.2 建立健全的教师业务档案管理体制 建立健全的教师业务档案信息化管理制度，实现教师业务档案信息化、系统化管理。各高职院校可考虑将教师业务档案管理权限下放到各教学单位，制订相应的数据收集制度和管理制度，定期将各教学单位教师教学活动相关信息更新录入系统，并通过校园网上报给学校相关管理部门。
3.3 加强教师业务档案的科学管理 教师业务档案信息化的管理，是将分散的信息资源进行合理的归类整合，建立一个有实际应用价值的教师业务档案网络管理系统，实现教师业务档案资源的集中统一管理。教师业务档案资源真实地、及时地反映了全体教师的基本情况，全面反映了教师与教学科研相关的各方面信息，并能对其分门别类地进行科学管理。
教师业务档案网络管理平台建立后，教师可利用空闲时间自行完成个人数据资源的填报和更新，并上传到服务器实现长期完好保存，避免了以往教师业务档案由本人自行保管，当管理部门收集的时候才仓促准备上报的情况出现，也可确保档案的规范化与科学化。
综上所述，教师业务档案信息化管理是一项紧迫而重要的任务，我们在实际工作中应重视教师业务档案的信息化进程，以实际行动推动教师业务档案的信息化管理，使教师业务档案在高职院校各项工作中充分发挥其重要作用。
参考文献：
[1]杜少杰，李娟，王岩，王清河，曹凯.教师业务档案管理系统网络平台与信息库构建[J].承德医学院学报，2012（3）.
[2]赵连丰.高校教师业务档案信息化建设的探索与实践[J].福建电脑，2012（4）.
[3]梁杰，贺元成，温怀玉.高职院校教师业务档案信息化建设的实践探索[J].内江师范学院学报，2011（9）.
[4]王晓辉，汲华，郑明雪.高校教师教学业务档案的信息化管理探析[J].高等理科教育，2008（4）.
1．1试卷数量大，重视程度不够
随着我国高等教育的普及，办学规模逐步扩大，试卷档案与日俱增，高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题，并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时，临时抱佛脚，组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视，造成很多教学档案缺失。
1．2管理流程复杂，归档整理不及时
试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体，各实体之间关系复杂，试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程，出现试卷管理过程混乱，试卷出题、批阅不规范，试卷附件资料回收不全，回收的试卷不能及时归档等问题。
1．3档案存放混乱，后期管理困难
试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室，但没有规范的分类和存放规则，试卷档案存放混乱，查询、复核比较困难。
2试卷档案管理工作分析
试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板，任课教师组织出题，审核人员对试题进行审核，审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时，监考教师填写考场记录并提交试卷，由教务人员负责回收，并组织任课教师批阅试卷，回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。
3试卷档案管理系统需求分析
3．1系统性能分析
（1）实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据，利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。（2）可靠性。系统以php＋mysql作为开发环境，运行在Linux服务器环境下，因Linux开源免费及其与Php＋Mysql良好兼容性特点，系统开发投入少，安全稳定。（3）准确性和及时性。试卷档案数量巨大，使用计算机进行系统化存储、处理，保证了数据的准确性、及时性。
3．2系统任务分析
试卷档案管理系统需完成以下任务：①试题的在线提交、在线审核；②对教师提交的试卷进行管理；③考试安排；④试卷批阅通知；⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核；⑥试卷编号入档；⑦对试卷的统计、查询等操作；⑧数据的导入导出及报表打印；⑨数据库设计。
3．3系统用户分析
系统用户分权限管理，不同的用户分配不同的权限，相同权限的用户定义成同一角色，系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录，具有相应的系统操作权限。
4系统设计
4．1总体设计
系统总体设计包含系统的硬件和软件设计，硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上，使用的服务器是IBM，操作系统使用Linux系统，开发环境使用Php＋Mysql环境，系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。
4．2系统功能设计
系统功能模块有：任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。
5系统实现
5．1总体实现思路
系统开发使用php语言与mysql数据库，网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上，对数据表进行优化，保证数据完整性，操作更加方便，查询的执行效率更高。
5．2实现流程
5．3系统相关模块设计与实现
5．3．1权限管理模块设计
试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面：一方面是用户组成员，同一用户可以分配到不同的用户组；另一方面是功能列表，可以设置用户组的访问权限，不同的用户组，所看到的功能列表也不同，这样可以使用户的权限更加细化，提高系统的安全性。
5．3．2系统功能菜单设计
系统的功能菜单根据当前登录的用户信息（通过SESSION），在数据库中查找对应的权限。
5．3．3试卷档案入库管理
教师批改完试卷，网上填报成绩并递交纸质版成绩单后，由教务管理人员（档案入库员）审核试卷和教学文档是否齐全，在系统中做出标志。确认无误后，点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。
6结语
[关键词]档案管理;服务意识;强化对策;学校
人事档案管理工作是高校开展其他工作的基本保障，对于开展教学工作提高教育水平有着重要的作用，因此在实际的工作中，必须加强对人事档案服务功能的管理，促进其工作规范、科学、有效的进行，通过对人事档案的管理维护师生的共同利益，由于学生换届的流动性较大，所以人事档案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事档案管理的服务功能，就成了高校在发展过程中研究的重要问题。
一、学校人事档案管理中存在的问题
（一）学校管理层对人事档案管理认识不够
高校在发展的过程中大部分的管理者都把精力放在教学活动上，完全忽视了人事档案服务功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到问题时才发现人事档案服务功能的缺失，导致这种现象很大一部分原因是学校的管理者不够重视，只认为学校是教书育人的地方，一味地看重教学活动的重要性，没有把人事档案管理工作放在日常的管理当中，事实上这一做法完全忽视了教师和学生的基本利益，在出现问题时他们的合法权益根本得不到保证，另一方面是领导层不够重视，导致在资金的投放比例上分配严重不均，在设备上难以保证正常的工作需求，由于其自身的特点工作量大，就使得人事档案管理工作的正常开展，长此以往，档案管理的服务功能逐渐被弱化，近而就形成了档案管理的混乱局面。
（二）学校人事档案管理者服务意识差管理水平落后
由于学校对人事档案管理工作不重视，所以在教师投放的力度上也比较薄弱，经常把一些二线的教师放在档案管理工作上，平时也很少组织教师培训学习，对于一些档案管理的先进方法根本不掌握，再加上其自身的专业不对口，对档案管理的服务意识较差，二线的教师本身年龄较大，对一些新知识、新技术的接受能力较差，所以难以掌握一些先进的工作方法，受传统教学观念的影响，他们认为只有教学活动是最重要的，这种思想意识更加导致了服务功能的弱化，难以适应学校其他管理工作的开展。
（三）学校人事档案管理的档案收集、归档意识差
学校在发展建设的过程中，通常都会把大量的经费投入到教学活动中，用在原有设备的维护，和新兴设备的购买，恰恰忽视了对人事档案管理工作的基础设施建设，由于学校的重视度较低，档案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的过程中也没有依据可循，这样就导致档案管理人员工作散漫，对档案的收集、归档工作不及时，为了减轻自己的工作量，很多时候都把重要的信息档案放在个人手里，这样就严重影响了学校其他工作的有效开展，因为个人在保存档案时通常会出现破损、丢失的现象，在发生问题时就会严重影响办事的效率，而很多学校的内部员工宁愿把档案放在自己手里，也不愿意交由学校管理，可见学校在管理工作上的不足。
二、强化学校人事档案管理服务意识的对策
（一）加强学校人事档案管理的服务意识
加强人事档案管理工作的服务功能，首先要在思想上提高对人事档案管理工作的认识，长期以来档案管理工作一直都处于被忽视的地位，所以学校必须要在师生面前强调该工作的重要性，让其对这项工作形成新的认识，观念上的转变才是加强管理的首要前提，特别是对档案管理工作人员，要使其拾起他们工作的信心，让其认识到管理工作的重要作用，加强各个部门之间的协调配合，让其他部门协助好档案部门做好档案管理工作。
通过加强教师和学生对这项工作的认同，来提高人事档案管理工作在整个学校发展中的地位，改变传统思想的影响，树立档案管理工作的主体地位，告知各个部门档案管理工作的实质性质，其是为教职工及学生储存重要信息的部门，近而加强各部门之间团结协作的能力，通过邀请教授的讲座来增加说服力度，让大家主动的把档案交由档案管理部门管理。
（二）强化学校人事档案管理中主动服务意识
传统的人事档案管理方式中服务对象都是处于被动的状态，有人需要办理档案工作人员就会满足其需要进行办理业务，要想提高档案管理部门在学校发展中的作用，首先要改变这种传统的工作理念，让工作人员形成主动地服务方式，提高人事档案工作人员主动服务的意识，因为档案管理工作本身就是一项服务型的工作性质，以往的工作态度导致很多人都不愿意把档案交由他们管理，因为在查找的时候工作人员的态度很不积极，因此，要想改变这种现状，必须树立工作人员主动服务的意识，为职工查找档案创造更加便利的条件，这样才能改变档案管理工作在人们心目中的印象，才能促进档案工作进一步的发展。
（三）强化学校人事档案管理中的信息化服务水平
在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，人事档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的人事档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的人事档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取;不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。
（四）强化学校人事档案管理中的服务接待水平
要做好学校人事档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。
三、结语
随着社会的不断发展进步，对人事档案管理水平的要求正在逐渐提高，对高校的要求也是如此，由于升学量呈逐年升高的趋势，所以档案管理工作显得尤为重要，受传统管理观念的影响，原有的工作方法已经不适合学校的发展建设，因此必须要转变管理观念，强化档案管理的服务功能，使其更好地为学校的发展建设服务。
参考文献
[1]白杨，孟繁英.关于提高高校人事档案管理工作水平的思考[J].吉林省教育学院学报（学科版），2010（04）
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