随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
Abstract: The audio and video files is the audio-visual information that formed in the production and living which should be kept, this information has increasedproportion in the modern records management and archives use of the process is also playing an increasingly important effect. However, due to various reasons, the management of audio and video files still has some problems, so, we must take effective measures to strengthen and improve the management of audio-visual archives.
关键词:声像档案;管理工作;特点;问题;措施
Key words: audio-visual archive;management work;features; problem;measures
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0127-01
1声像档案在档案中的特殊价值和特点
1.1 形象逼真,与文字融为一体,给人以活灵活现的感觉声像档案以画面的可视形象,生动地展现在人们面前,而且配有音乐、语言,给人以身临其境的感觉,便于利用者理解和接受。
1.2 时间和空间感强烈一般载体的档案,作为相互交流信息的工具,在时间和空间上是有限的。而声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传递手段,它的时间感与空间感比一般文字档案强烈,可以将一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现,可以把人们引向对历史的深刻怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。
2当前声像档案管理中存在的问题
2.1 声像档案管理制度不健全科技的进步使各单位的声像设备都有了很大的改善,但普遍存在着声像设备管理混乱现象。一是没有制定声像设备管理制度或无相应的使用要求,从而出现不协调的现象,导致一些重要活动没能及时摄录或摄录质量不高,给声像档案的后续管理设置了重重障碍;二是虽然有制度,但各业务环节中制度化落实不力,缺乏有效的保障机制和责任追究制度,使得各管理阶段无法像文字图表档案管理那样按部就班地“流水作业”,管理上缺乏有机联系;三是制度的订立“照猫画虎”,缺乏调查研究,没有体现出社会活动的特点和声像文件运动的种种规律;四是声像资料初次形成后,流转中声像资料的格式载体可能发生变化,数码格式的声像文件,其存储转换更灵活易变等。
2.2 声像档案意识淡薄声像档案的意识淡薄,主要体现在与档案生成及管理直接相关人员的档案意识上。目前,除档案馆专业摄录人员外,各单位形成声像档案的摄录人员中普遍存在着两种思想认识上的误区:一是误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像拍完、录完、制作完就算完成任务了,不需要归档保存;二是缺乏全局意识,个人虽担负着摄录和暂时保管档案的重任,但保管措施不当,移交不够及时,造成声像档案难以及时完整归档。因摄录人员档案意识的淡薄所造成的声像档案管理上的不规范,那只是“亡羊补牢”待用时再靠档案员去催要。
2.3 声像档案的管理条件差声像材料多由纸质照片、光碟、录相带等载体构成,因此保管条件比纸质档案的要求更严格,然而多数单位仍将声像档案与文书档案混合存放,没有配备声像档案室或声像档案专柜,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求,致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用。
2.4 声像档案的管理手段落后声像档案的数字化趋势使各种新型的声像材料、应用技术以及电子文件越来越多地产生,从而对声像档案信息的组织要求更高,相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示,这就需要提供更加全面和深入的信息检索,然而目前我们的声像档案管理仍然普遍停留在传统的实体分类和手工检索上,并没有利用计算机和通信网络技术来实现快速高效的检索。
3加强声像档案管理工作的对策及建议
3.1 加强宣传教育,提高声像档案意识声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。由于多年在工作中形成的惯例,许多单位只注重文书档案的收集,宣传重点放在了文书档案上,致使人们对声档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够。因此,档案管理人员在工作中要利用多种形式,强化声像档案重要性的宣传,提高人们对声像档案的认识,自觉关心、支持、参与档案部门对声像档案的收集工作。
3.2 制定收集规章制度,明确收集范围在收集声像档案中,要明确声像档案的收集范围,并结合已颁布的相关档案法规,建立和健全声像档案收集的相关制度,对声像档案形成部门和人员应履行的职责、声像档案收集程序、途径和奖惩等作出明确规定,使声像档案的收集有章可循,增强收集说服力,确保收集渠道畅通。
3.3 结合实际,创造条件,力求妥善保管从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒温、防磁、防光、防火等。而目前依然有档案保管部门的声像档案保存条件不符合相关要求。因此,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密封铁皮柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等,尽量延长声像档案的寿命。
3.4 以提高声像档案管理水平为目的,强化声像档案管理人员队伍的建设首先,应健全机构,形成上下结合、专兼结合的声像档案工作网络。其次,配强专业人员,保持声像档案管理人员队伍的稳定。再次,要加强业务培训,提高声像档案管理人员素质。抓好专业队伍业务学习和培训,是提高声像档案管理工作水平的基本环节。
4结语
声像档案工作需要档案部门与声像资料形成部门的共同努力,解决好声像资料归档整理及管理过程中出现的各种问题。档案部门和档案管理员工作的主动、职能的有效发挥,以及声像资料形成部门的积极配合和良好协作,为搞好声像档案工作创造有利的条件。并根据自身的客观实际,改进传统的工作思路和方法,把声像档案的管理标准和要求推向深入,建立行之有效的管理机制。
参考文献:
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
关键词：声像档案；缺陷；对策；开发利用
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的，以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录[1]。随着科技的发展，越来越多的声像档案出现在日常工作当中，它们是现代社会档案资源体系的重要组成部分。一张医院外貌的照片、一段庆典的录像所带来的视觉感受，是文字形容无法媲美的，声像档案在再现历史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在医院，声像档案远远少于病案、病历档案，导致很多管理者不重视。现实工作中，由于对声像档案重要性的认识不足，管理措施没有及时跟上，导致大量声像档案分散流失，或是被科室和个人据为己有，没有发挥出声像档案的综合效益。
1 医院声像档案管理中存在的问题
1.1声像档案管理意识不强 声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档，对于旧的照片没有分类和没有文字说明，对于今后的再利用造成一定的阻碍，不了解资料的人员很难找到想要照片，大多是靠当时活动的参与者的记忆去寻找。视频资料的归档更令人担忧，随着科技的发展，仪器的更新换代，旧的带子往往难以读取，资料存储需要大量的储存设备，以前的设备有限，导致有资料无法读取。有时一盘带子反复用，原始资料没有及时归档，导致资料流失。另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，声像档案的保管问题一直在探索当中。
1.2声像档案管理制度不科学 声像档案管理制度不够落实，归档率不高。声像档案形成科室一般在医院宣传部门，重要日常活动资料的拍摄、录像等由上述科室负责，每年一次将声像档案整理上交综合档案室。但医院还有许多临床科室，医院宣传部门不一定能将全院各个科室、部门的每一件重要的事件记录下来，各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，对于特殊患者、新技术、新项目的开展，一些临床科室都会自行拍照，但却为自己科室使用。这些声像资料其档案价值不容忽视，由于科室并没有上交档案室的意识，便使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。
1.3档案管理人员自身专业素质不足 个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。声像档案处理起来有一定的技术含量，然而很多医院并没有相应的设备和专业的管理人员。就我院而言，虽然有相应的设备，但管理人员没有受过正规的档案专业培训，没有对声像档案进行科学的管理。同时，随着科技的进步，如今的声像档案已可以大量拍摄，后期再进行修剪，不可用的图片、修剪前的图片和修剪后的图片都一并保持，且不做标记，仅仅是以事件的时间和名称命名文件夹，以致再想利用上修剪过的图片时，无从检索，存储混乱。
1.4声像档案利用开发意识不足 档案管理者对声像档案开发利用意识不够，甚至可以说从未对该类档案正真利用起来，缺乏开发利用动力，只有在编辑画册、建院史馆时利用了一些照片，视频资料则常常拍完就放一边。由于管理队伍不稳定，对声像档案了解不足，专业素质不足无法对声像档案进行专题编研，很多非常有历史价值的档案只能封在柜子之中，无人知晓，发挥不了声像档案的应有作用。
2 声像档案管理研究与对策
2.1建立完善的声像档案管理制度 领导首先要重视，有的单位领导意识不强，甚至取消原有的档案部门，导致档案无人管理，医院的发展历史无从考证。强化规范管理，提升声像档案形成部门的意识，对产生的声像资料从收集到归档都要定期移交声像档案管理部门统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有[2]。对声像档案的日常保管、借阅、利用各环节应有明确的规定。必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步变成自觉的行动。
2.2医院声像档案收集和归档 一个医院的声像档案工作，不是一个人或者一个部门就能做好的，形成声像档案的科室、部门的拍摄、录像人员与医院档案管理员要增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。必须实行统一管理，形成声像档案的科室、部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，及时向声像档案管理部门移交。声像档案管理部门及时对收集的声像档案，以保持声像档案的有机联系、便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代--问题进行分类，分类保持前后一致，便于查阅。并对声像档案按规定的要求对内容附以简单的文字说明及做好编目，制作检索目录等相关工作[3]。
2.3加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，档案管理部门应提高各科室、各部门对声像档案的整理意识，加大监督指导力度，并对各部门的兼职档案员进行培训，力争整体水平的提高，全面加强形成声像档案的科室、部门摄录人员的相关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。有设备也有整理声像档案的习惯科室，常常由于水平不足，所形成的声像档案质量参差不齐，以至于需要使用时，看似多实则能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的声像档案利用价值更高；对有设备，但没有整理意识的科室，要帮助其建立相关的管理制度，同时加强监督和指导，使其养成整理声像档案的良好习惯，同时加强技能培训，抓住时机，形成高质量的声像档案。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质[4]。
2.4医院声像档案的开发利用 充分利用其医院声像档案不是仅靠档案部门就能完成的，需多部门共同合作。档案管理部门制度相关的管理制度，统一全院声像档案的归档要求，编制检索工具，方便利用者查找；定期充分利用声像档案，举办图片展或专题展览，如有条件，可开设院史馆，展现医院发展轨迹的同时，发挥声像档案价值，使展览形式更加生动、内容更加丰富、视觉更有刺激。无论何种档案，不加以整理、利用，都无法体现其价值，而展示价值的最好途径就是通过一定的编制，使档案之间有机结合，合奏出一部美丽的史诗[5]。
医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。
参考文献：
[1]连颖.试论声像档案价值鉴定[J].档案学通讯，2012（01）：85-88.
[2]王进庆，夏禹波.医疗声像档案的开发和利用[J].科技致富向导，2008（12）：30.
[3]罗丽云.浅谈我院档案管理存在的问题及对策[J].医学信息，2008（01）：50-51.
关键词：声像档案；医院；管理
医院声像档案是指医院在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等各种载体。众所周知，医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料。虽然医院声像档案数量占医院档案总件比例很少，但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在医院档案管理中较容易被忽视的。笔者在二级医院从事档案管理工作多年，现结合医院档案管理实际，就声像档案管理中普遍存在的问题及应采取的对策，声像档案开发利用等问题浅谈一下自己的看法。
1 声像档案管理中存在的问题
声像档案管理制度完善及规范存在缺陷。常见表现为医院档案管理不是十分规范，管理制度不够落实，分类方案不尽科学，重视纸质档案管理而忽视声像档案管理。
1.1 声像档案归档意识浅薄，归档率低
1.1.1 由于声像档案形成科室一般在院办公室或宣传科，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。
1.1.2 目前医疗单位各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者、开展新特技术等，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、撰写论文积累资料；由群团组织的医院职工体育活动可能是自己进行录像照相……这些形成声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。
1.2 声像档案管理手段滞后，保管条件差
声像档案的保管有严格条件限制。除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件远非易事，必须投入一大笔资金购入储存设备，这对于目前普遍举步维艰的医疗单位来说，较大资金投入不是十分现实的，因此不易被医疗单位接受。
1.3 声像档案管理人员业务知识匮乏，声像档案整理不规范
目前大多数从事医院档案管理工作的人员原来没有接受过档案专业培训，或仅接受较短时间的档案专业培训。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。
1.4 声像档案利用开发意识不够
目前各医疗单位对声像档案一般仅满足于查阅，出版专刊画册、简报的层次。档案管理者对声像档案开发利用意识不够，缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值却“养在深闺无人识”，发挥不了声像档案的应有作用。
2 声像档案管理的对策
2.1 重视对声像档案的管理，严格声像档案的收集
从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像档案重要性的宣传，提高员工对声像档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像档案工作予以配合支持。[1]
2.2 声像档案管理者要积极发挥主观能动性
经常深入科室了解情况，及时发现有价值声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，往往会起到事半功倍之效。在人手允许情况下，可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作，这是声像档案积累的最佳条件，其目的有：真正掌握医院重要活动的第一手材料，再者有利于档案管理工作中“四同步”的开展，对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。
2.3 争取领导支持，购置必需的设备
声像档案的保管需要一定的设备投入，声像档案管理部门争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必需的设备，如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等，改善保管条件，完善硬件设施。
2.4 加强档案管理人员业务培训，提高专业人员素质
档案室是“没有围墙的大学”。自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径。声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习，在干中学，在学中干。此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育，不断进行专业技能的填补和提高。作为单位领导者，要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动，扩大视野，增长知识，并为其创造良好的工作环境和发展环境，从而提高声像档案管理水平。[2]
2.5 应用现代手段管理声像档案
采用计算机技术实现声像档案数字化，对声像档案的保管、延长其寿命及实现档案资源共享都有很大作用。下面我们分别就相片、录像带、录音带数字化问题等进行探讨。[3]
2.5.1 相片档案数字化：采用扫描仪将相片扫描，存进计算机硬盘或刻录成光盘，其优点是对相片实物的保护，防止时间过久色彩褪色，方便以后相片编辑出版、网上远程传播等。
2.5.2 录音带档案数字化：录像带、录音带对保管环境要求十分严格，在高温潮湿的环境中，磁带发霉、消磁、咬带导致报废较为常见。将录像带转为光盘，防止磁带报废，方便今后利用，不失为一种好方法。
2.5.3 录像带数字化：采用数码录像机将录像带转录并刻录为DVD光盘保存，其画面分辨率不但高过录像带，而且是也给今后的音像档案利用创造了条件。
3 声像档案的开发利用
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此，医院档案管理工作者要多渠道、多途径地开发声像档案信息资源，使档案在医院发展中发挥应有作用。围绕服务医院中心工作这个前提，声像档案开发利用便有了明确发展方向。
3.1 开展声像档案编研工作，出版专题图片展或专题画册
每一所医院，都有一段规模从小到大，技术从低级到高级的发展过程，医院发展的每一步都凝聚着员工的辛勤汗水，都有一段令员工值得自豪的历史。从医院角度考虑，开展院史专题教育，展现医院不平凡发展轨迹，发掘员工艰苦奋斗闪光点，提高其爱院情怀是一个永远不会过时的题材。借助自身馆藏档案的宝贵资料，档案管理者可以配合开展这方面专题编研工作，例如出版院史专题图片展，本单位党的建设、医疗事业发展回顾、精神文明工作回顾等专题图片展，出版专家简介、专科发展图片展等等，在本单位公开展出，这不仅是医院宣传工作的一部分，也是档案工作展示、宣传的最佳手段。[4]
3.2 开展网上相片、音像展览，相互交流
衡量声像档案的管理质量，不仅仅要看声像档案的保管环境、保管手段如何，还有看看声像档案开发利用程度如何。当本单位员工对馆藏声像档案了解很少，不知有哪些内容时，便谈不上其查询、开发利用了。档案管理者有责任进行相关方面的宣传，如开展网上相片、音像展览，相互交流，做到广而告之，从而扩大档案宣传范围，增加本院员工对声像档案的了解以及社会对本院的了解。[5]
3.3 刻录声像档案光盘
档案管理部门可以采用编辑出版声像档案光盘的方法，将数字化的声像档案分类编辑，并刻录成图像光盘或VCD光盘，方便员工借阅，降低宣传成本，同时也减少了重要声像档案的人为损害。
参考文献
1 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨.中国病案.2012；13(3)：43-44
2 王亮.浅谈医院声像档案的管理创新.中国卫生产业.2011；13(21):4-5.
3 贺焰.重视医院声像档案管理.现代医院. 2011；11（3）:14-15.
关键词：医院声像档案；档案资料；档案管理
中图分类号：R197
文献标识码：A
文章编号：1009-2374(2009)04-0180-02
声像档案是档案的一个重要组成部分，它是最能客观、形象和真实地记载单位发展历程的档案资料，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，并再现于后人的视、听觉感官。声像档案较之其他载体材料的档案，显示出巨大的优势。
一、医院声像档案管理现状
(一)归档率不高
声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。
(二)保管手段落后
声像档案容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，所以声像档案的保管有严格的条件限制，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。需要较大量资金购入储存设备，占用较大工作用房，对于自负盈亏的医疗单位来说并不现实，昂贵的成本支出医疗单位普遍不易接受，所以声像档案保管手段普遍落后。
(三)管理不规范
目前很多医院的声像档案散在声像部门或其他业务科室，没有集中管理，也没有相关的制度，声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家，也不附加文字说明。有些照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成管理上的不规范，给日后查找利用带来诸多麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存档。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞，难以归档。
二、医院声像档案管理的体会
由于声像档案在存储过程中，档案信息会瞬间完全丢失，或者因技术、设备的过时导致无法读取等劣势。所以，长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整，实现长期利用，是我们必须解决的问题。
(一)充分发挥主观能动性
档案管理部门要经常与各科室沟通，及时掌握医院信息，经常深入科室了解情况，及时发现有价值的声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。档案部门要求各科室兼职档案员负责重要活动资料的摄影工作，这样做有利于真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。
(二)积极争取领导的重视和支持
声像档案的保管需要一定的资金投入购买设备，医院领导对档案工作的认识程度直接影响档案工作的发展，档案管理者要通过日常工作取得的成效及时宣传档案的历史重要性和利用价值，医院领导档案意识增强了，会大大地推动档案工作的发展，为改善档案保管环境、技术升级提供有力保障。
(三)努力创造保管条件
声像档案是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，保管起来比纸质档案要求更严格。声像档案由于其载体是由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，要求配备声像档案专柜，并要具备恒温、恒湿、防磁、防光、防污染等保管条件。避免造成声像档案的过早退化和损坏，影响清晰度，给利用带来困难。
(四)注重归档的时效性
声像档案中有保存价值的照片、唱片、录音带、录像带、光盘等有很强的时效性和特殊归档要求，必须及时归档并辅以文字说明，否则因时间久远将无法确定资料的具体时间及内容。档案人员应该经常深入科室，特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。
(五)实行集中统一管理
档案人员对相关科室摄录入员应进行相关知识的培训，对本院各科室声像档案形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，同时制定相应的管理制度，强化规范管理，通过制度的严格落实，防止分散流失，对全院各部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案部门实现统一规范管理。在声像摄录入员接受任务的同时，将声像档案同步归档。我们在各相关科室建立兼职档案员网络，由各科室摄录入员担任兼职档案员。医院重要活动结束后，声像材料一经形成。就认真登记、整理后向专职档案人员移交。对各部门制作的声像档案，他们提供的发票要经过档案部门签署声像档案移交的证明才能报销相关的费用。
(六)各部门齐抓共管
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。「 1
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
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