商务沟通在商务活动中起着日益重要的作用。对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望商务与电子邮件发挥有效沟通功能做出一些帮助，也为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。
关键词：动态顺应；商务信函；商务英语电子邮件
中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）12-003-02
一、引言
随着经济贸易全球化的快速发展，各国之间的商务往来日益频繁。有效及高效的商务沟
通在商务活动中起着日益重要的作用。商务英语信函，作为一个有效的不可缺少的沟通方式，如何得以有效地发挥其在商务贸易中的作用，值得我们研究。由于商务信函常以电子邮件形式发出，并且商务英语电子邮件一定程度上代表着企业形象，因此， 在对外贸易活动中，对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望对商务英语电子邮件发挥的有效沟通功能做出一些帮助，为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。
二、传统的商务英语信函与现代商务电子邮件之比较
1、传统的商务英语信函
有学者通过对语域 （ register） 的研究，将商务英语的表现形式归纳为三类： 公文体、广告体、论说体。其中，法律文书、商务信函、商务合同或协议、信用证、通知为公文体； 公文体行文以书面语为主，用词正式、严谨、规范，句式结构复杂（高丽敏，2013）。由此可见，商务信函一般被认为需用正式、严谨、规范的词汇，以及结构复杂的句子。用词的正式性是普遍被认可的，大多数国内学者都认可由于国际商务信函是一种正式的公函语体，应多使用正式书面词汇去替代普通词汇。如句子“We can grant you insurance coverage for5% of the invoice value.”中 grant 比同义词 give正式（高丽敏，2013）。为了表达具体的业务内容，商务英语函电在长期的实践中已经使用长句，复杂句形成了各种固定的程式化的套语，并常见于信函的开始，结尾处，以及一些固定功能的表达上。如：常见的信函开头的套句：Thank you for your letter of ....； We have received your letter of ...with pleasure.常见的信函结尾的套句：We are looking forward to your early reply.表示感谢的有：We would appreciate it if… ； it would be appreciated if…等。商务英语信函还认为应有相对固定的格式，常用齐头式，缩进式和混合式。信函大体上由以下几部分组成： 信头（heading）、日期（date）、称呼（Salutation）、正文（body）、结束语 （the complimentary close）、签名 （the signature）。
2、商务英语电子邮件
传统的商务英语信函的是基于书面语篇的。然而，基于语言学家们对书面语篇和口语语篇做过大量的深入研究，书面语篇是由口语语篇演变而来，而电子语篇则是由口语语篇和书面语篇两者演变而来。电子语篇既不能等同于口语语篇，也非书面语篇，更不是两者的简单叠加。电子语篇是口语语篇和商务语篇的衍生物，在兼具这两种语篇特征的基础上，还具有自身的鲜明特点。电子邮件属于电子语篇的一种，因此具备了大多数电子语篇的特点。商务英语电子邮件的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性，它一方面具有普通电子邮件的特点，同时又具有商务英语信函的特征（谢占丽，2012）。事实上，商务英语电子邮件是传统商务信函的一种变体，具有很强的非正式性（檀文茹，2002）。语言在不同的媒介作用下会呈现不同的语言特征，形成不同的语篇类型。黄国文（2005）也用图表简明的表述口语语言、书面语言和电子语言之间的关系（见图1）。
三、动态顺应论在商务英语电子邮件写作的适用分析
Verschueren 在他的著作《语用学新解》提出，顺应理论有“语言适应论”和“语言顺应论”两种表述法。Verschueren（1999：55-56）指出，语言的使用是一个有意识地或无意识地持续选择语言的过程。顺应论主要包含语言结构顺应、语境因素顺应、顺应的动态性和顺应的意识性四方面分析维度（Verschueren 1999：65-66）。语言结构顺应是指在语言使用过程中对语音、词汇、句法、语码、语体、语篇等语言各个层面做出选择；语境因素顺应是指语言的使用和选择与交际语境和语言语境相顺应；顺应的动态性是指语言的顺应性选择是一个动态过程；顺应的意识性是指语言选择和顺应会呈现不同的意识凸显程度。国内语用学研究专家学者也曾专门撰文介绍评述及诠释“顺应论”。其中谭晓晨（2003）详细介绍了维索尔伦的语境适应论，探讨了语言和语境互为构建的动态关系，指出动态生成的语境观是对传统语境研究及时而必要的补充。钱冠连（2003）又对 Verschueren 顺应论的理论源头和整体理论构架进行了探讨，认为“可以说有一个基本问题（人们在使用语言时是在于什么），三个关键概念（语言选择的可变性、协商性和适应性），四个研究角度（语境、结构、动态性、意识突显）”。
从上面四个维度来看，与商务电子邮件相关联的几个要素都包含其中： 词汇、句法、语篇、语体。即，在撰写商务英语电子邮件时，这些语言结构会因写作之人在使用语言的过程中发生顺应，并且这种顺应可能是动态性的。这种动态顺应可有意识地适用于商务英语电子邮件中，即，在邮件沟通中，因对方的各种可能因素的影响，对方的语境会有动态变化，而邮件撰写者可有意识地去发生动态顺应，构建语言和语境的相互动态关系。而这种动态顺应，可为传统商务英语邮件撰写提供补充，使邮件发挥更好的沟通功能。
王颖频（2000）提出由于说话人在不同意识凸显程度支配下会呈现不同的语言表现，顺应的意识性在四个分析维度中无疑占据主导地位，对其他三个维度起着支配作用，并认为四个维度的具体关系如图 2 所示。
因此，基于顺应论的四个维度，写信人如能有意识地选择语言的输出，则沟通会更好地朝话语人的目的进行，使沟通目的更好地实现。同时，因为顺应具有动态性，写信人应有意识地进行动态顺应，即应随时关注对方语境，语篇，语言表达等方面的变化，并做出相应的顺应，这种顺应则会从语言结构和语境因素进行顺应。顺应可能包括电子邮件的一些重要因素的顺应，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的顺应，语篇的顺应等。
四、结论
在商务英语电子邮件写作中，如何应用动态顺应使沟通更加有效高效，实现沟通目的是商务人士关注的也是棘手的问题之一。本文通过商务信函与电子邮件的比较分析所得出结论：即当商务英语信函通过网络作为媒介，呈现的是一种特殊的语言特征；它特殊交际功能决定了其体裁同时具有普通电子邮件的特点和商务英语信函的特征，而且具有很强的非正式性。基于以上结论分析得出：邮件撰写人对邮件的正式性与非正式性，非正式性的程度进行判断。这种判断可通过邮件撰写人有意识地去判断邮件往来的对方发生的语言变化，以及文体包括电子邮件的一些重要因素可以有意地去发生顺应，并且这种顺应因为语境和双方关系等的不断变化应是动态的，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的动态顺应和语篇的动态顺应等。
参考文献
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关键词:网络;商务英语写作;模式
中图分类号:G632文献标识码:A文章编号:1003-2851(2010)05-0173-01
随着世界经济一体化进程的迅速推进,国际间商务活动交往日益频繁,对书面英语特别是商务文件质量的要求也越来越高,提高国际商务人员的英语文书写作水平已成当务之急。商务英语写作水平作为英语综合应用能力的一个重要指标,其作用日益突显。
一、利用电子邮件强化师生互动
(一)基于邮件实施个性化教学。写作是个性化活动,需要教师对学生进行因人而异的辅导。大学课堂班容量普遍较大,教师难以顾及到每个学生,师生间互动与交流的机会也较少。通过电子邮件的方式,可打破课堂时间受限这一瓶颈,师生随时都能保持联系,便于教师针对性地处理每个学生的问题,也利于下一步的因情施教。外贸英文函电课程中,信函单证任务就是以邮件的形式完成,其本身就会提高写作课的效率。教师可利用邮件对每个学生或每组学生从起草、修改、编辑到最后截稿的整个过程实行电子监控,既省时又省力。使用电子邮件来交作业,既节省空间,减少纸张和笔墨;教师还可通过电子邮箱系统对作业快捷地审查和进行管理,为更加准确地了解每个学生的情况提供了高效的保障,还可为尔后进一步分析留下素材提供参考。
(二)利用邮件组加强教学互动。邮件组就是专门用来扩充E-mail用途的,也有人称之为邮件清单或电子论坛。它可以就某一普遍感兴趣的问题借助电子邮件进行广泛的交互式的研讨,使具有共同兴趣爱好的人凭藉E-mail找到属于自己的网际家园。用户加入了某个邮件组之后,每一封参与讨论的信件都将由系统程序自动复制一份,以电子邮件的形式寄给邮件组的其他用户。这样便于学生之间沟通思想、互相帮助、共同提高。在外贸英文函电课上,通过邮件组功能,教师不仅可将一些优秀范文或有关写作参考资料等传递给学生;还可以把下次写作题目及写作要求传达给学生,以便学生做好课前准备。学生根据自身情况可独立完成写作,也可以小组形式先讨论问题,尔后集体完成作业。教师应规定学生提交作业的时间,并全程监控写作过程,以便及时获得学生的反馈,进而对出现的问题给予指导和帮助。学生通过邮件组可随时与教师或其他同学保持联系和交流。这一切都可以在课外进行,从而大大地扩展了课堂时间,加强了师生间的互动。
二、利用网上写作中心拓宽视野
(一)弥补教师自身不足。商务英语特有的课程性质决定了教师不仅要具备深厚的英语写作能力,而且应精通商务活动。然而,教英语老师不懂商务知识,教商贸的老师又不精通英语教学的现象,普遍存在于我国的高校中,这是一对短时期内不可调和的矛盾。若教师利用网上写作中心,就可与外籍教师加强联系,探讨教法,交流心得;同时还可以参考他们的材料备课。外教的写作讲义分很多专题,如提纲写法、编辑校对文章方法以及各类文体的写法等,还配有相应的练习及答案。学生借助网上写作中心可与国外大学进行联系,从而获得外籍教师的帮助,并通过邮件组把交流心得介绍给其他学生。互联网上有名的网上写作中心包括Purdue University's On-line Writing Lab(珀杜大学在线写作实验室)、Toronto University’s Writing Center(多伦多大学写作中心)等。它们还提供供教师备课和学生写作时随时查阅的电子词典和电子书籍。
(二)弥补教材容量不足。目前,许多高校使用的商务英语写作教材内容相对陈旧,沿袭普通英语写作教材的特点严重,大多存在着重英语而轻商务的现象,难以与时俱进。网上写作中心则可以实现信息资源共享,实时更新最优秀的教材和教法,教师在网上可以获取最新的知识,也为学生提供了一个良好的学习环境,以充分调动学生的首创精神。其作文载体通常都是商务英语写作中常见的描述、说明和议论,这些内容贴近学生生活与现代社会实际,很容易引起学生的兴趣。在这种条件下写作,学生能有更多的机会在不同情景下去运用他们的所学,并根据自身行动的反馈来形成对客观事物的认识和解决实际问题的方案,从而提高商务英语写作的自主创新能力。
三、利用相关软件提高写作效率
(一)利用模板软件降低商务英语写作门槛。模板及写作软件包括了各种类别的大量范文,并且还能提供相关的基础知识、语法、语义等多方面内容。对范文的赏析正是英语写作教学中最常用的方法,但在课上教师经常根据大多数学生的接受水平展开讲解,这种方式往往不能满足个性需要。模板及写作软件可有效解决这个问题。商务英语写作的内容通常对读者都具有较强的针对性,写作用语必须语言简洁,条理清楚。因此,利用模板书写商务文件时,除了词语选用正确、得体外,还要避免过分依赖,否则导致索赔与被索赔一个语气,讨价与还价一个模式。
(二)利用翻译软件提高专业术语的准确度。商务英语在长期的使用过程中为了表达方便,节约时间,形成了一系列的商业术语(如FOB 、CIF等)。专业术语是写好商务英语文章的必备条件之一,仅靠教师课上讲解容量有限且涉猎范围不宽泛。例如商务英语写作中常用到营销学、经济学、金融学、会计学甚至法律学等各种边缘学科的专业词汇,还会涉及到对外贸易、招商引资、商务谈判等多方面内容。词典虽然很好,但它的更新速度显然逊色于网络上每天都在更新的词典。网络上的各种在线翻译资源比起翻字典一个词一个词地查单词省时省力。当然,大多数翻译软件对中文或英文都是词对词的翻译,很少会顾及到整个句子的结构、语法等方面的问题。所以,教师在教学中应该加强学生的语言建构能力。
教无定法。任何教学方法都不能满足所有的学习者。同样,学也无定法,它因人因地而异。本文只是就利用网络辅助商务英语写作模式作了些粗略的探讨,还有很多没有论及,例如电子论坛,电子投稿等等。这些都将会有益于学习者商务英语写作水平的提高。
参考文献
[1] 陈红 校本大学英语写作教研辅助平台的设计构想与理论基础[J].外语界,2009
论文摘要:近年来互联网的迅速发展使得电子邮件成为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段。相比之下,对电子邮件方面的学术研究却鲜有发现,无论是商务的还是私人和社交性质的,没有统一的电子邮件写作规范和明确的语体标准。本文试图根据所收集的电子邮件探讨商务电子邮件的网络交际文体特征。
国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络数字技术运用中最普遍的网络交际手段之一。据美国IDC公司统计,早在2000年全球电子邮件信箱数量已达9亿个左右,平均每天发送的邮件多达100亿封,预计到2005年平均每天发送电子邮件的数量将达到350亿封。其中,至少50%以上是用于某种形式的商务活动。据中国互联网权威机构CNNIC调查报告,在用户最常用的网络功能中,电子邮件以74.9%的绝对优势高居首位。据统计,互联网上85%的网页是英语网页,英语电子邮件占80%。在国际商务中,电子邮件的渗透力更为显著,已经成为商务沟通基本的联络方式,并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体,成为主要的信息交流方式。可见英语是电子邮件通信中使用最广的通用语言。电子邮件英语的使用已经引起语言研究者的关注,但因为电子邮件尚属发展中的沟通渠道,目前对这种新型交际手段的研究仍十分有限,而且就这种新的电子传播媒介至今还没有统一的写作规范、固定的格式和明确的文体标准[1][2]。
一、网络交际的电子邮件
基于网络进行交际的手段和方法很多,但大体可分为两大类:实时交际(Synchronouscommunication)和非实时交际(Asynchronouscommunication)。电子邮件则属后一种网络交际的主要方式,它在使用上有着当今任何通信工具无可比拟的优势,其特点和优点是显而易见的:速度之快,而且这是一种新奇的非同步交流方式;功能越来越强大的软件让你的邮件非常便于管理,同时也比传统书信更能保护自己的隐私;非常灵活,随时随地都可以发送、接收。对于从事国际商务的商人其便利和好处更是可想而知。有别于其它传统的通信工具,发送电子邮件是通过将文字打在键盘上读在电脑屏幕上,故具有说与写的双重特点[3]。电子邮件所具有的“快捷性”、“即时性”、“保密性”、“高效性”和“随意性”使得它成为对话装置:在电子对话(electronicdiscourse)中,人们用语言不仅仅是用来传递信息,而且用来交流思想。因此,这种基于网络的交际必然具有自身的语言文体特征。
二、商务电子邮件的文体结构
电子邮件作为互联网不可分割的一部分有其自身的语境,即通过电子信箱进行语言交流。作为电子商务的一部分,商务电子邮件既不同于传统的通讯方式,同时也有别于日常生活中一般亲朋好友之间的电子邮件交换。商务电子邮件的结构简洁明快,重点突出。传统书信中的信头、日期、收信人地址及其相关格式已被摒弃,取而代之的是发信人和收信人的电子信箱地址。电子邮件格式因软件的不同而有所差异。但无论使用何种软件,主要由收信人地址(To),发信人地址(From),日期(Date),和主题(Subject)组成。计算机会自动产生前三条信息,无须人工填加。电子邮件的主题行则是必不可少的,其位置在收信人的电子信箱或是抄件人的电子信箱下面,突出醒目。原则上,商务电子邮件与商务书信和其它一般书信不同,必须有主题,并且要简洁明了,使人一望即知邮件的要旨。由于网络上的收件箱充斥着垃圾邮件,主题一定要与邮件内容有关,有助收信人理解,否则无主题或意义不明确的主题通常导致邮件未被打开就被删除或可能延误处理。试比较:
主题不明确:“Expenses”
主题明确:“ExpensesforCATrip-informationneeded”
主题不明确:“Myinfo”
主题明确:“The15thSalesConference:Informationforyourregistration”
笔者最近收集了90封商务电子邮件,并将其分为两类。一类是英语本族语者(多为英国,美国和澳大利亚人)的电子邮件,共50封,另一类是为非英语本族语者,发信人大多是欧洲人,亚洲人和部分中东国家人,共40封,以下是调查结果比较:
根据对收集的电子邮件的统计,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。
在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(BlockedStyle),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的英语本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。
收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。Gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“D
ear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和语言风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。
在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略Mr或Mrs(或Ms,Miss)等敬辞,直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞(non-sexistsalutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成DearABC1234@(或DearABC1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。
以上表明,电子邮件的文体结构,正如Guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。
三、商务电子邮件文体特征
电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过计算机屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如Kiesleretal.[5]指出的两个有趣的特点:缺少社会语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。
(一)口语体特征
电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。Gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(Writeasyoutalk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话(self-pairconversation)的反响问题(echoquestion);无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。VirginiaShea(/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客文化(hackerculture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,CielensandAquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:
Soundsgreat,guys,andIreallythinkyoubothshouldgoandofcourseIsupportyourapplication.sogoaheadandgetorganised.ontheotherhandmaybeIshouldrunitpastBrucefirstincasethere’saproblem.Iknowwe’vehadsomeflaklatelyabouttheamountoftravel.soI’dbetterraiseitwithhim.don’tmakeanybookingsuntilyougetthefinalok.onsecondthoughtsmaybeweneedtoconsiderifjustoneofyoushouldgo.
这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了Hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。
(二)句法结构特征
电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronicdiscourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(PlainEnglish)书写[9]。
以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一写作原则和特点:
PlsletusknowwhethertherelevantL/Chas
beenopened.We’llshipyourorderattheendofthismonth.PlsquoteCIFNewYorkforyourprintedshirting.Alsootherproductswementionedatthefair.Sorryforthedelayandhopethiswon’tcauseyoutoomuchinconvenience.
又如:
Reyouremailof10August,plsinformusofthequantityyoucansupplyandthetimeofshipmentasap,asweneedtofinalizetheS/CbytheendofSept.THX这封电子邮件以RE设定主题(关于…),以PLS明示要求事项(请…),以AS陈述理由(由于…),排除不必要的信息,写得简洁明了,一目了然。
(三)词汇特征
使用缩略词是商务电子邮件的另一明显的网络交际特点。这些缩写原本是为了缩短“在线交谈”的打字时间而创造的,而且商务电子邮件中经常使用缩略语与商务本身性质有关,同时也反映出网络时代人际间轻松快捷沟通的特点。其中ASAP(assoonaspossible)、FYI(foryourinformation)、PLS(please)、THX/TNK(thanks)等,在电子邮件普及前,常被用在办公室便条和非正式商务书信中。当然,在当今网络交际中,这些缩略词频繁使用,并且不断诞生大量新词。虽然电子邮件中使用的缩略词名目繁多,形式多样,但大部分还是采用商务英语缩略词的构成法,如,取每个单词词首(asap,BTW);略去元音(Rgds,PLS);以音代词(F2F,B4),也有一些是自行编造,没有固定规则(BCNU)。这些缩略语已经构成常规的网络缩略语,因其创新性、简约性、易读性、传递快等特点而受到青睐。从收集的电子邮件看,英语本族语者使用缩略词较多。笔者在与国外大学交往的电子邮件中,却很少见到类似以上的缩略语,而大部分缩略语出现在商务电子邮件和年青人写的电子邮件中,这自然和他们的职业和背景有关,而且商务电子邮件中使用的许多缩略词是商务通用的专业缩略词,如A/S(atsight)、B/L(billoflading)、FCL(fullcontainerload)等。
四、电子邮件的非言语交际特点
与传统书信相比,电子邮件的另一个令人叹为观止的特征是它的非言语交际功能。网上交际是通过书面文字进行的,缺乏F2F的真实性。仅靠文字传达意思[本文由网站公文大全收集整理]的电子邮件常常无法表达自己的“心意”。早在1979年,一位名叫KevinMacKenzie的美国人向MsgGroup发件,建议在电子邮件里枯燥单调的文字中加入一些表情符号,比如:)表示微笑。他的建议多次引起争论,最后被广泛应用——你可以在电子邮件中像打电话时那样微笑或者痛哭了,多么有人情味。电子邮件的魅力就这样一步一步地深入人心。
因此,人们创造了计算机网上“速记法”(shorthand),这些速记表达语称之为emoticons或smileys,是网上表示情感的表情语。它是特殊的符号或称为“脸谱”的符号。电子邮件中经常采用这些表示语调、情感、体态的副语言符号或使用贴图,当言语不足以表达电子邮件书写者的情感时,便使用这一直观的表达方式,往往能够达到一种远远超过语言交际功能的非言语交际功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生气);:-D(表示非常高兴地张大嘴笑);{}或[](表示拥抱)等。
但是,这些符号语属于很强的幽默体语言,主要出现在“电脑族”和年青人的邮件以及私人邮件中。在商务电子邮件和较为正式的电子邮件中不多见,除非如此确实能够带来积极的效果。在本人收集的一封书信中,有一国外客户为感谢中国某公司提前给他发运一批季节货物,在邮件最后写道:Thankyouverymuchforyourhelp!:-D。可见,在轻松随意的氛围中适当地使用一些表情符号能够带来积极效果,促进双方的沟通和增进双方的感情。
语言文体是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的语言表达方式,任何一种语言表达形式都不能脱离语言文体特征而存在。电子邮件自然也一样,其语言文体的形成很大程度上是受到网络媒介等语境因素的作用,同时也是由交际的需要和使用所决定的。电子邮件的语言文体风格灵活多变,没有固定的规则,而是随着不同的交际对象、交际场合、交际目的等具体交际语境的变化而变化。
当然,商务电子邮件也同样存在着文体上的差异,有正式和非正式之分。诸多的因素,如邮件书写者本人的语言熟练程度、文化程度、交际对象、双方关系、个性、年龄也都可能影响到文体和正式程度。
特别是年青本族语者更具创新性,他们把电子邮件看作口头交流的媒介,而不是书面工具,而非本族语者相比之下则可能坚持较正式的书面语规则。总之,商务电子邮件比传统的通讯方式具有更口语化、个性化、效益化、随意性、灵活性等语言特征。
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关键词： 外贸函电教材 示范信函 教学改革
一、引言
外贸函电是国际贸易专业课程中的一门实践性很强的核心课程。它将英语写作与外贸专业知识紧密结合，考查学生的知识综合运用能力。笔者在教学过程中通过对2010年后出版的20余种课本教材进行研究，发现现行教材普遍存在一些缺陷。
二、外贸函电教材普遍存在的缺陷
1.传统信函写作比例偏高，电子邮件介绍极少。
随着信息技术的发展，外贸业务方式随之发生了很大改变。电子邮件逐渐成为外贸函电的主体形式。据统计，全球每天有90%以上的国际贸易商人使用英语电子邮件进行贸易业务交流[1]。但是现行课本却致力于传统书面信函写作，要么没有关于电子邮件的篇章，要么仅用极短的篇幅介绍什么是电子邮件或电子邮件的特点。对于如何写电子邮件，电子邮件写作与传统函电写作有什么区别，没有一本教材展开论述。个别教材中的大量示范信函属于电子邮件，但没有指出其特点及应用范围。
2.示范信函重复率高且年代久远。
外贸函电课本的主体是通过大量示范信函的展示来教导学生写作。通过对20余种课本教材的对比，笔者发现多种教材引用同一示范信函的现象普遍，例如磋商环节，有11本教材采用了“关于铁钉的询盘”作为询盘示范案例。且各种教材中均有不少示范信函年代久远，甚至个别案例是改革开放初期信函，简单更改年份仍在使用。这类信函语言与时代脱节，内容更是不符合当今社会现实，很难引起学生共鸣，缺乏实际指导意义。
3.示范信函内容缺乏真实感，前后无连贯性。
外贸函电课本除了简单介绍写作要点外，主要靠大量示范信函来教学。现行教材虽然各章节均加入大量范文，但是范文之间缺乏联系，前后章节之间缺乏连贯性。询盘的是客户甲，回复的却是客户乙；发盘产品是缝纫机，购买的却是水果罐头。学生看到的都是零散的信件，没有真实的交流、沟通的感觉，更没有外贸业务的流程感。
4.只有技术性信函，没有社交性沟通写作训练。
沟通是外贸业务人员必须具备的技能。外贸信函除了表达业务往来的信息外，还应该有人际沟通的一面。现行教材全面介绍了磋商、运输、保险等业务信息如何写作，却没有关于外贸交际的写作指导。例如展会后如何写信跟进相关客户，客户要求验厂时如何写信确认行程，个人出差时如何设置自动回复邮件等实际工作中十分常见的信函写作，在教材中均没有涉及。
三、教学改革措施
针对现行教材普遍存在的缺陷，笔者认为大学授课应基于教材，但不能局限、拘泥于教材。通过近两年的教学实践，笔者认为可以从以下几方面进行教学改革。
1.模拟外贸流程教学法。
首先必须从课程的总体设计进行改革。针对现有教材章节各自独立、示范信函前后无连贯性的缺陷，按照实际外贸流程重新编制授课顺序。教师将学生分为几个小组，模拟成立外贸公司。按照外贸程序，从建立业务关系开始，模拟真实场景下的询盘、发盘、还盘等环节，由各组同学进行外贸函电写作。每个小组形成完整的书信来往记录，并写出模拟外贸实战报告。通过模拟实战，一方面提高学生对课程的兴趣，另一方面通过参与写作增强学生动手能力。
2.引入“福步论坛”，使用最新的真实案例进行教学。
福步论坛是目前国内最大的专业外贸论坛。据统计，有87%的外贸从业人员都知道福步论坛[2]。在福步论坛中的子论坛“外贸开发信”版块中，有大量真实的外贸函电写作案例。教师在授课过程中应引导学生阅读该论坛，鼓励学生在论坛中回复函电相关问题。通过网络与外贸从业人员进行互动交流，学习实战经验。同时教师根据课程进度选取适合的案例，在课堂上组织学生进行讨论，展开启发式教学。克服教材中示范案例陈旧、失真等缺陷。
3.删减过时内容，增加电子邮件、日常交流等专项写作训练。
针对现有教材中传统信函内容过多的问题，笔者认为教师可进行适当删减。例如电报等内容，可由学生课下自行学习。通过调整课时增加电子邮件和日常交流等专项训练。
电子邮件与传统外贸函电区别很大，具有口语化、网络语言化、形式多样化（例如可以插入声音、动画）等特点。如果硬搬传统函电模式，则行文将会十分僵硬，交流效果堪忧。针对电子邮件写作，很多外贸专业出版物可以借鉴，例如中国海关出版社出版的乐贸系列中有大量关于电子邮件写作的真实范文。教师可以自行编制相关内容进行教学。
针对日常社交性函电写作，笔者认为应当同商务英语口语相结合，设计各环节场景，由学生进行写作训练及口语训练。通过模拟真实场景，一方面可以锻炼学生实际应用能力，真正做到学以致用。另一方面可以提高学生的课堂参与率，活跃课堂气氛，增强教学效果。
四、结语
现行外贸函电教材中存在很多不足，急需根据时展做出相应的调整。教师可以利用网络、专业刊物、计算机技术等弥补教材的不足，设计教与学双向的互动情景，引导学生通过多种渠道开拓思维，增加模拟实战经验。使学生在学到理论知识的基础上，能够灵活运用所学知识完成可能面临的工作任务。同时，广大外贸函电研究者和一线教师要认识到随着时展，外贸函电写作出现了新问题，在编写教材时，选取符合时代特点、具备当今外贸函电写作特点的示范文章，缩小甚至消除教材与实际应用之间的差距，真正满足学生的需要。
参考文献：
关键词：电子邮件远程开放教育英语教学
随着因特网在世界范围内的广泛利用，电子邮件成为了人们进行交流的重要手段之一，它使得人们之间的联系更为便捷，与此同时，它也可以成为开放远程英语教学中一个很好的辅助教学手段。利用电子邮件辅助英语教学，已成为一种新兴的教学方式，备受英语教育界的青睐。电子邮件通过灵活快捷的网络通信方式，为教师和学生提供了一个在真实语言环境中进行交流讨论的机会，对教与学两方面都具有重要意义。
一、E-mail应用于英语教学的优势和理论依据
胡壮麟认为，电子邮件是种先进的信息传输手段进行交际的，可以提供给英语学习者一种真实的语言环境
进行交际和讨论，会极大地提高学习者的实际运用英语的兴趣和能力。顾佩娅指出E-mail具有以下几个特点：（1）E-mail是一种集文本的助思考功能和机辅通讯的交际功能为一体的计算机辅助交际工具。电子邮件在口语和文字这两种长期以来被认为对立起来的表达方式之间架起了一座桥梁( Chun,1994: 30)。（2）E-mail在机辅条件不仅给人们提供相互联络上的便利，而且给社会各团体间的交流会带来更多的机会。（3）E-mail可以跨时空地进行相互交流，并且为远距离学习者，特别是为远程开放教育的学生和教师的交流提供了一个平台，使师生可以摆脱距离的束缚，真正地感受到高科技带来的跨越时空的快捷和便利。（4）因特网和超媒体技术的发展为E-mail的信息传播可以提供声音、图形、和图像等多种媒体形式，使其内容更接近真实的生活，再由于电子邮件独特的非线性联系的管理特点使信息的查询和索取会变得更加简便而且神速(顾佩娅，1997: 1)。美国机辅语言教学专家Mark Warschauer根据从事机辅英语教学的经验，在他著作的E-mail For English Teaching( 1995)一书中阐述了E-mail运用于计算机辅助教学中的主要理由：（1）现代教育手段的应用，有利于培养远程教育学生的自主学习能力。学习使用E-mail的过程会涉及到其它知识的学习，涵盖计算机的操作、信息的探索和获取，而且涉及到正确恰当运用特殊的电子通讯语言文体等。（2）E-mail非常便捷地为学生提供一个用英语进行自然交流的极好的语言环境的机会。在很短时间之内，学生可与远距离的指导教师，包括世界各个角落的讲英语的本族人或其它英语学习者进行个人对个人、个人对群体、群体对群体等各种形式的联络。（3）E-mail将会为英语教师提供更丰富的教学经历，方便国内外的语言教师间的经验成果交流，信息资料共亨以及各种教学科研合作，使开放远程英语教学更加生动有趣，富有成效。从顾佩娅所指出的E-mail的通讯本质和Warschauer总结出的几点应用理由，不难看出，E-mail的最大优势在于它所提供的非一般课堂教学所能创造的开放互合作环境。在机辅语言学习环境中，E-mail式的书面交际明显比一般课堂口头交际提供了更多注意语言输入和计划输出的机会( Long，1991)。
二、E-mail应用于开放远程英语的教学实践
1.电子邮件的快捷、互动性在开放远程英语教学中可以进行写作训练，提高学生的英语写作能力
传统的写作教学有一定的局限性，学生习惯性地按照老师的提出的要求刻板地安排篇章，语言往往显得单调、呆板。网络可以将学生从传统写作的环境中解放出来，以E-mail作为交流媒介，学生可以把那种传统的被动写作操练变成一种探索和激励式的语言应用实践方式。教师可以利用E-mail来监控个别或群体学生的写作过程，会使学生作文批改更加科学、迅捷、合理。同时，利用E-mail教学将把学生习作中存在的缺点和优点发送给学生，会大大提高教学效率。此外，通过E-mail给学生写作任务与要求更会节省课堂教学的时间。如果拥有一个班级通讯录，教师就会很容易地把电子邮件发送给通讯录里的每位学员，而且快捷、准确。学生也可以把草稿或大纲发送给指导教师和班级其他同学，大家就可以在网络上进行自由交流、互相启发，各自提出自己的想法和意见，集思广益，可拓展思路，激发灵感。
学生初步完成自己的写作稿件后，利用电子邮件发送给学生小组，互相审阅，进行修改和补充。这种利用电子邮件的教学方式会增强学生学习的积极性和主动性，从而提高学习效率。教师通过检查邮件来抽查合作小组的学习进展情况，进行必要的督促、辅导，可以提醒学生修改英语作文的思路和方法。如检查学生的文章是否切题；要点是否突出；内容是否连贯，布局是否合理，条理是否清晰；检查有没有语法错误；有没有拼写及标点符号错误等。 教师把完成的文章可以收集起来，进行分析比较，总结写作的得失。教师可以及时根据本人掌握、收集学生作文中的一些普遍性的问题和典型错误在课堂上进行讲评，使学生从中得到启发或警示，经过反复训练，使学生的写作水平和写作技巧逐步提高。
2.在开放远程英语教学中，用电子邮件辅助课堂教学，加强与学生交流
首先，使用电子邮件可以作为一种布置和检查作业的重要督导措施。老师通过电子邮件把布置的作业或发放的通知以群发形式发给全班每位学生，可以节省宝贵的课堂时间，同时也有助于老师在课后的作一些补充说明。其次，学生通过电子邮件发送作业后，适当的电子邮件可以帮助老师进一步更好地分类管理学生作业，这就像是教师的小型数据库，老师可以按以科目、班级进行分类，按名字、日期等排序、检索，对将来作业的批改，学生学习进展的分析都更为有效。学生也可以按老师的方法管理自己的作业。第三，老师不仅用电子邮件与学生进行适当的联系，同时，学生们之间也可以通过电子邮件开讨论问题，交流信息。如果他们有问题，发邮件向全班同学咨询，这将会加强同学之间互相学习，互相促进。对老师来讲，与学生进行电子邮件的互相联系，更容易进行批阅作业，自己的反馈意见也通过邮件发送给学生。学生可以很短时间之内看到教师的批阅来改进自己的写作缺陷。世界上最着名远程教育的模范――英国开放大学教师对学生的作业布置与批改很多利用邮件进行，学生的作业老师随时通过英特网展现给来访者，教师与学生的交流就是通过电子邮件来进行的。
3.在开放远程英语教学中，用电子邮件进行课堂外的交流，提高学生英语阅读，辅助跨文化交际教学
在远程开放的英语教学中，E-mail的交流不仅仅局限于课堂，课外的邮件交流更有助于学生在真实的环境中学习英语、提高英语水平。电子邮件是实现课外交流的一个非常好的工具。首先，可以订阅一些英文免费电子刊物，由于互联网上的英文刊物枚不胜举，比较可行的办法是教师先选择适当的刊物订阅，然后转发给学生。就像选择《21世纪英文报》等一些通俗易懂的英文材料，这样做，既能提高学生的阅读能力，也能提高学生的写作水平。其次，利用新闻讨论组进行交流，新闻讨论组一般是网上的论坛，注册很容易、便捷，学生可以通过电子邮件来收阅网上的论坛帖子，阅读完后再发表自己的意见，与讨论组成员讨论共同感兴趣的话题。教师应该鼓励学生用英语参与讨论他们感兴趣的话题，积极参与这种真实的使用语言的机会。另一项利用电子邮件的活动是参加国际笔友活动，辅助跨文化交际教学。利用E-mail进行国际笔友活动，与外国学生利用E-mail交流时，学生不仅学到有关英语国家的许多的文化、社会、历史知识，同时也会把自己国家的文化介绍给外国朋友，进行双向交流，非常有利于学生提高英语跨文化交际能力。通过利用E-mail的交流学习，学生逐渐懂得许多不同文化背景或不同的风俗习惯，使他们能逐步学会如何处理不同文化背景的人群在交往时所产生的文化冲突，这是传统的课堂教学无法解决的问题。
三、结语
将电子邮件有效应用于开放远程英语教学中，学生的学习积极性和主动性会调动起来，能有效提高教学质量。电了邮件应用于开放远程英语教学，可以为学生创设真实的语言环境，进行写作教学、跨文化交际教学，实现合作式小组学习。为开放远程教学中所倡导的以学生为主体的先进教学理念展示了一个新的平台，是一种效果突出的计算机辅助语言教学的手段之一。因特网的发展和普及，为优化英语教学环境，提高英语教学质量提供了广阔的发展空间，同时也为广大开放远程教育的教师带来了机遇和挑战。
因此，不断发掘网络辅助教学的潜力，发挥电子邮件辅助开放远程英语教学的功能，并辅助其他方式的语言技能的培养相配合使用，起到较大的推动作用。
参考文献：
[1]Chun，D. Using Computer Networking to Facilitate the Acquisition of Interactive Competence.System，1994，22(1)：17-31.
[2]胡壮麟.开发电子邮件的研究功能[J].现代外语(增刊)，1997，(97).
关键词： 电子邮件 英语写作教学 元认知能力
英语写作是英语专业基础科目中一门培养学生综合能力的课程。它对学生的要求非常高，有对英语语言综合应用的能力、对母语和英语文化背景差异的理解、逻辑思维能力、对事物的表述能力及语篇分析能力，等等。因此英语写作课往往让学生感觉困难，对这门课的自信心不足，容易产生挫败感。而高中时期的英语写作多数是为了应付考试不得已而为之，所以过去不愉快的写作经历让学生进入大学后也无法体会英语写作的快乐和成就感。为了让学生克服心理障碍，愿意写作，并能体会到用英语写作的乐趣，教师应该在写作课堂上加强对学生认知行为的调节能力，培养学生的元认知能力。电子邮件能够让学生作业以一种新的方式呈现，并且它将教师和学生的联系由课堂内扩展到无限的时间和空间。更为重要的是，电子邮件在辅助英语写作教学中体现出了对学生元认知能力培养的明显优越性。
一、英语写作中的元认知能力
元认知（metacognition）是美国心理学家弗拉维尔（Flavel1）二十世纪七十年代提出的。元认知是指人类对认知的自我认知。即学习者对自己认知活动的自我意识、自我评价和自我调控过程。它是以认知过程和认知结果为对象、以对认知活动的调节和监控为外在表现的认知。元认知包括元认知知识、元认知体验和元认知监控三个方面的含义。
元认知知识，即关于认识主体的知识，包括认知主体所掌握的关于人类如何获得或处理信息的一般知识，自己与他人在认知方面的差异性和相似性的认识；关于认识任务与要求的知识；关于认识方法的知识；二是元认知体验，即伴随着认知活动而产生的认知体验或情感体验；三是元认知监控，即个体在认知活动进行过程中，对自己的认知活动积极进行监控，并相应地对其进行调节，以达到预定的目标。因此，元认知过程实际上就是指导、调节我们的认知或认识过程，选择有效认知或认识策略的控制执行过程。
元认知的三个部分是互相联系、互相影响、互相制约的:元认知知识的掌握，有助于人们自觉地监视、评价、选择、修正或放弃认知的任务、策略，也有助于引起相应的元认知体验；准确而积极的元认知体验，有利于有效地实施元认知监控，并由此积累正确的元认知知识；有效的元认知监控，有利于产生积极的元认知体验并获得更丰富的元认知知识。因此，元认知知识、元认知体验、元认知监控在人的认识活动中互相联结，成为一个有机统一的整体，协同实现对认识活动的监视、控制与调节作用。
在英语写作学习过程中，元认知指学生对写作任务理解，能够按要求提供相关信息，并采取适当的写作策略，以及在整个过程中有效地监控和控制写作的方法和效果。学生对写作的元认知体验可能出现在写作过程的每一个环节上。它可能是对写作带来的成就感的喜悦的体验，也可能是有了挫败感后沮丧的体验，还可能是写作时茫然不知所措的困惑的体验。正面、积极的体验能够给学生完成写作带来动力，并积累写作经验和知识。
二、传统英语写作教学法对学生元认知能力的忽略
传统的英语写作课多采用成果教学法，即以教师讲授为主，学生扮演被支配的被动角色。教师往往根据学生最终上交的作文来评判他们写得成功与否，忽略了学生整个写作的元认知过程。
课堂上，教师通常会把本章节的写作理论灌输给学生，并引导阅读范文，然后要求学生仿写。这样会给学生带来消极的元认知体验，因为他们不能很好地发挥自己丰富的想象力，并感到写作是按一个事先设计好的模式进行。写作的整个过程学生课下独自完成，其间有疑问也不便向教师提出或者和他人讨论，因而无法得到及时、有效的元认知监控。学生的思维发展进一步受到限制，对于写作的元认知知识也无从扩展。学生的作文只有教师这一个读者阅读。教师将批改的重点放在语言错误，比如语法、拼写等方面，而忽略了文章结构、思想内容等这些相对更重要的因素。因此学生对写作的元认知知识会产生误解和偏差。学生在写作各阶段所遇到的问题未能得到教师的明确指点。而且教师在批改和评阅时，多针对学生作文的缺点，未提及或很少提及他们的长处和进步，这样使得学生对英语写作产生挫败感、甚至排斥元认知体验。最终导致学生对写作失去兴趣，写作文只是应付差事。
传统的英语教学法将学生摆在一个被动接受的位置上，忽视了对他们基于写作的元认知能力的培养，也忽视了写作以交流为目的的这一重要性质。
三、电子邮件对培养学生英语写作元认知能力的优越性
随着互联网的发展，电子邮件也走入课堂并发挥着极大的辅助教学作用。由于电子邮件能将收信人和发信人不受时间和空间的限制，并且是一对一地联系起来，因而它能给英语写作教学带来很多便利。尤其是电子邮件的使用将学生基于传统写作教学模式下的被动角色转变为主动的参与者和创造者，他们的元认知能力得到了很好的培养。
（1）电子邮件对学生英语写作元认知知识的提高
首先，电子邮件的使用将教师和学生的联系突破了课堂和课时的限制。学生在课后写作中随时都可以通过电子邮件和教师取得联系，及时和教师讨论交流写作过程中遇到的问题。同时教师也可以将一些补充的写作材料或阅读内容随时发给学生。学生之间也可以在教师的安排下互相将写好的文章通过电子邮件发给对方，然后互评，体会自己和别人写作的差异和相似处。这样有助于学生及时获得正确的元认知知识。其次，教师将学生通过电子邮件发的作业在课堂上展示给全班同学看，这样就打破了作文只有教师一个读者的旧方式。教师和所有学生可以一起讨论一位同学的作品。由于习作者就在现场，大家对他比较熟悉和了解，所以评的时候可以有较好的互动。教师在适当的时候可以对讨论作出评价，以提升学生对此问题正确元认知知识的积累。
（2）电子邮件能够培养学生正面的英语写作元认知体验
通过电子邮件和教师进行学习交流，内向的学生可以避免面对教师本人产生的紧张和局促的感觉，因此学生可以将全部精力集中在问题的讨论上。此外，电子邮件带来的随时沟通的便利性能够将学生对写作具体问题的疑惑最快速解决，能够最大化降低因问题太多而产生的沮丧、迷茫的消极情绪。利用电子邮件可以把一个学生的写作作品单独展示给其他人，甚至是全班同学看，每个人的作文都有机会成为大家讨论、评判的对象，所以学生对写作的积极性被极大地调动起来，对英文写作的态度也会变得认真。电子邮件的使用将学生在写作课堂上被动的角色转变为主动参与的执行者，而教师的身份则变为课堂计划执行的管理者和监督者。在这样的课堂氛围中，学生容易产生对英语写作元认知的积极、快乐的体验，推动整个写作过程顺利进行。
（3）电子邮件能为学生英语写作带来有效的元认知监控
电子邮件的使用能确保学生在英语写作的过程中随时获得教师的指导、评论等形式的正确的元认知知识，因此其对整个过程的元认知监控也是及时、有效的。同时，教师能够通过电子邮件发给学生相关的写作技巧、阅读材料等内容帮助学生对所要完成的题目有更深的理解。学生通过阅读这些辅助材料对正在进行的写作过程能实施更加严密和准确的监控。
综上所述，电子邮件的使用不仅能够改变传统教学中以教师为主、把学生作为被动接受角色的低效率教学方式，还能将学生转变为课堂活动的参与者，进而提高他们对英语写作的积极的元认知体验。同时，电子邮件能够使教师和学生的互动不再受到地点和时间的限制，学生在整个写作过程中能随时获得正确、及时的元认知知识和元认知监控。当然，本文所涉及的是电子邮件最基本的收发信件功能。随着课堂需要的变化和增多以及电子邮件功能的逐渐开发，它的使用为英语写作教学带来的便利有待更进一步地开发。
参考文献：
［1］J.Flavel等著.邓赐平等译.认知发展［M］.上海：华东师范大学出版社，2002，第4版.
1、称呼收件人
我们除了要写明称呼(例如Dear Mr. Zhang)之外，也要紧记在[TO]一栏填上收信人的名字及邮件地址。这一方面是基本礼貌，而且有些电子邮件过滤软件会将在TO、CC或BCC几栏中没有填写收信人电子邮件地址的信当成垃圾邮件处理掉
2、【KISS】(Keep it semple and Strpid)
我们对顾客的特性有两个很常用的描述，一是[顾客永远是对的]，还有就是[顾客永远是蠢的]。因此我们应把邮件内容整理得尽量易懂而直接。将内容清楚分段，再配合小标题，用户就易于阅读及理解。不妨将长篇大论的产品资料分拆成简单易看的bullet points(要点)。
3、方法和拼字
要显得专业，就要在文法拼字方面下点功夫。不论中、英文都要注重文法。否则即使读者读了一次你的电子邮件，下次也会放弃。此外拼字也十分重要。现在有不少Spammer都喜欢故意拼错字来避开Spam filter(垃圾邮件过滤器)。如将offer拼成offer。以数字[0]代替英文字母[O]。甚至在一些spam keyword上遗漏一两个字母。当然，文法与错字的问题本身就给人极差的观感。因此若你要制作专业的电子邮件，就不要错了。
4、不要传送附件
不要传送附件，现在电子邮件病毒爆发是接二连三地发生。因此读者一般都提高了警觉，不易打开附件，因此请将你要发的内容全放在电子邮件之内，以免被误会是恶意邮件。
5、不要要求用户下载文档
和第四点的原理相同，伪造电子邮件和网站实在太多了，尽量不应请收件者下载档案。如果真的想读者下载档案，就请他们跳转到贵公司的网站吧。
6、免用简写
有时我们会用简写来代表一些行内术语，但我们不要期望读者一定会明白，尤其是[蠢的顾客}。所以还是避免为妙。即使要用，也要在后面加入全写。
7、提供公司的联系方式
虽然收件者很少会直接联系发送邮件的公司，但此举有助澄清这封邮件不是垃圾邮件，也不是来自伪冒网站的。因此，提供联络方法，如电子邮件、电话号码与传真号码等。可给收件者留下一个正面的印象。
伴随着经济全球化进程的不断加速，我国商业人士要想增加自己在职场上的竞争力，仅靠提高自己的商务工作水平是不够的，还应当跟上商业全球化的需求，做到在工作中能够用英语与别人顺利进行交流。商务英语电子邮件早已成为了当前沟通商务的主要途径之一，只有通过不断提高电子商务中英语电子邮件的写作水平，才能让误会有效降低，提高沟通的效率。然而有许多人对电子商务英语电子邮件的写作原则和相关技巧并不十分了解，本文将从写作的原则技巧出发，详细介绍如何写好电子商务英语电子邮件。
【关键词】
电子商务;英语邮件;写作技巧
凭借自身的便捷性与方便性，商务英语电子邮件在现代的商务活动中扮演着越来越重要的角色。来往于商务交流中的英语电子邮件，不仅仅是公司整体形象的代表，它更将影响到客户对公司实力和水平的第一印象和评估。所以，在商务来往交流中，电子商务英语邮件占据着十分重要的地位。本文将从电子商务英语电子邮件的整体格式、内容以及发送前最后的核查三大板块入手，对商务英语常用写作技巧进行详尽介绍。
一、电子邮件格式
（一）邮箱地址
在商务来往过程中，务必用专业化的正式邮箱地址，应尽量避免用过于随易的电子邮箱地址与客户进行商务交流，如“coolboy、prettgirl、poisonflower”等，这些生活化的名称不仅会造成邮件收发上的误会，更容易让客户质疑工作的专业态度。
（二）统一格式
为了向客户展示公司的整体形象和专业水平，可以在邮件中运用带有公司的名称或者logo水印的邮件背景，这样专业化的商务邮件还可以让客户感受到对他的尊重，便于给客户留下良好的印象。
二、邮件结构
（一）邮件主题
作为整封电子邮件的内容概要，邮件标题直接决定了读者是否会第一时间注意到你的邮件并阅读该邮件。同时，简洁明了的电子邮件主体不仅仅可以起到吸引收件人关注的目的，还可以让收件人在大量的邮件中迅速查找出该邮件，所以，邮件标题的书写是否得当将对收件人处理该信件的效率带来直观影响。在标题书写过程中，应该做到用最少的字去最为精确的概括邮件主要内容，为了达到这个目的，最好的办法便是在标题中运用诸如“Your date in Beijing”、“A Meeting on company”、“From Mr.Brown”、“Friday Strategy Meeting”等动名词或者名词短语，让收件人能够大概知道邮件的交流内容及重要性。
（二）邮件正文
1.结构分布
电子商务中英语电子邮件一般是由两到四个的简短段落构成的，为了达到最有效的交流，将这封电子邮件的主要目的放在开篇第一段去说明是最好的选择，让收件人了解了邮件的来意后，接着在第二段中进一步阐述需要交代的事宜或者把对方希望你解决的问题进行罗列作答。最后，在落款之前，交代清楚你希望收件人看到这封邮件之后做什么，如果没有交代清楚，往往会使得收件人没能理并耽误及时的交流，所以在邮件最后务必简单明了地告诉对方，但语气一定不要显得强求或者过度催促。
2.沟通语气
网络虽然给人们带来了更为便捷快速的交流方式，但也因为交流过程中的不规范，使得许多人在使用网络进行沟通的过程中养成了“随易松散”的陋习。尽管在商务电子邮件交流过程中，人们也开始逐渐接受更为口语化的方式，但由于收件人并非是日常生活中可以自由交流的朋友与亲人，而是关系到商务业绩的合作伙伴，因此，在电子邮件书写过程中，应该把握好正式与非正式之间的平衡点，即不要因为过于正式而显得死板，也不要因为过于随易而让人觉得不专业。在书写邮件之前，应该根据以往与对方的交流经验，推断收件人对邮件风格的接受度，从而采用不会冒犯到对方的语气，有针对性地写出一封简洁邮件。
3.内容准确
无论别人如何使用非正式的电子邮件，这也不能成为可以在邮件书写过程中犯错误的借口。电子商务中，英语电子邮件的信息错误不仅仅会让客户觉得对方没有认真对待这封邮件，更会给客户造成对其不尊重的错觉，严重的甚至会带来重大的商业损失。所以在书写过程中应该注意标点符号、单词拼写以及邮件内容所包含的商务事实、数字以及信息的准确，务必对相关的信息进行反复检查。写完之后再次通读邮件，以保证所有的标点以及商务内容信息的错误都得到了正确的修订，同时对邮件进行进一步简洁化，去掉不必要的言辞以及冗余信息。这样一来，收件人尤其是那些专业商务人士在发现邮件没有任何错误之后，一定会对细致专业的工作态度刮目想看，并且会以更快的速度回复你。
（三）邮件附件
如果电子邮件中带有相关商业信息附件，为了避免因为软件版本或者格式的问题导致收件人无法正常查看附件的状况发生，应该用较低版本的EXCEL或者WORD等OFFICE软件将信息整合成一个完整的文件报表或者用将报价单、订单、发票用扫描仪进行清晰的扫描后，以附件的形式发送到对方邮箱中，同时为了便于对方确认，需要在邮件中交代清楚附件的名称、内容以及份数，如果附件数量较多，最好用压缩文件的形式一次性发送给对方，这样不仅便于对方快速的接收，更可以避免某些附件在下载过程中被遗漏。
三、总结
综上所述，得到不断拓展的全球国际商务活动使得电子商务英语电子邮件的重要性更为突出，然而，网络的随意性和便捷性会给人带来商务邮件写的不好也没什么关系的错误观念，从而不在意正式电子商务英语电子邮件书应该遵从的格式和规范。但是，在正式的商务业务往来中，规范正式的英语电子邮件在起到对外界展示着发件人的商业专业能力和英语水平之余，更彰显者一个人的工作风格和态度，它不仅仅能够帮助发件人与收件人建立起良好的商业伙伴关系，还可以对商业交易的达成起到促进作用。
参考文献：
[1]刘惠华.电子邮件语言的性质和文体[J].广东外语外贸大学学报，2014，03（24）：5557
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