量化赋分工作使高级评委的主观能动性受到限制。高级评委是档案系列在职称评审工作之前专门聘请的本系列高级专业技术人员，堪称行业专家。在职称评审工作中应充分发挥其聪明才智，运用其在本专业的渊博知识和对专业发展的前瞻性认识，评价参评人员的一些成果、著述，起到普通人难以代替的作用。而量化赋分标准以一种固定的形式、固定的分值限制了高级评委智能的发挥。高级评委开始工作以后，其大部精力都用于对照量化赋分标准查找参评人员的申报材料，根据实际情况给出相应得分。例如某人有两篇部级刊物论文，按照赋分标准每篇论文应得4分，该人即可得到8分；有3篇省级正式刊物的文章，按照赋分标准每篇应得2分，该人即可得到6分，在的得分栏，该人可以得到14分，其余以此类推。不难看出，这样一个简单的判断和加法并不需要聘请资力、阅历、学识颇丰的专家参与。一个普通的工作人员在熟悉了相关规定以后，会准确地评出参评人员的分数，依靠计算机赋分系统就更加便捷、快速、准确，较之高级评委初来乍到，需在较短时间内做出判断就更加准确。实践证明，对于同一参评人员赋分的结果，由于几个评审小组对评分标准理解的不一致，出现较大误差的现象时有发生。
量化赋分标准制约了评审结果的公正性，量化赋分标准是衡量参评人员综合素质的尺度，在一定程度上决定了参评人虽的评审结果，标准的科学与否关系到评审结果的公正。首先，有的量化赋分指标不是基于直接反映档案专业技术人员真实水平而设定。如赋分标准规定参评人员继续教育达到一定学时，就在“业务能力”栏目增加一定分数。继续教育是要求从业人员在职期间参加――些进修班、培训班、研修班及国内外学术会议、国内外学术讲座活动，从而进一步提高业务能力。但是，参加继续教育学习的学时不应与业务能力划等号，并非参加的继续教育越多就越具有业务能力。能否参加学习取决于参评人员单位是否同意派出其参加学习，不是参评人员自身能够解决的问题。其次，量化赋分分值设置不尽合理，导致真实水平与实际得分不符。量化赋分分值的设定应遵循一定的原则，突出档案系列特点，分值应与取得赋分项目内容的难易程度成反比。在不脱离本专业实际的情况下，适当拉开分值档次。如出版专著与出版文献汇编，虽然同样是公开出版物，由于难易程度不同，分值就应拉大距离。再次，设置分值最高限制，难以看出参评人员的实际水平。在档案系列的高级职称量化赋分表的“”、“出版著作、教材情况”、“科技成果获奖情况”等栏目中，在分值方面都设定了最高限制，即只要达到了评审标准所要求的条件，不论论文多少，不论成果如何，其得分是一样的。而这些条件是参评人员的应具备的基本条件，这就导致参评人员的得分相差不多，最终决定因素则是除此之外的其他条件。
量化赋分定量不定性，评出高级职称人员的实际水平与取得职称不符。量化赋分标准是依据高级职称评审条件设定量化赋分指标体系而赋予得分的标准。在各系列的评审办法中，高级职称评审条件普遍对论文、著作的数量有明确要求，而对质量和实际应用价值大都笼统地表述为“有较高的专业水平和应用价值”，与之相配套的赋分标准也没有对“水平”和“价值”的评估。这样就形成一种错误导向，即只要具备评审条件所要求的论文数量和著作数量，以及要求的科技成果获奖项目，就可以评上高级职称。出于此种考虑，有的高级职称参评人员不惜一切代价努力达到标准要求，为而写论文(有的人三篇论文皆为一年之内有偿登载完成)，为出版著作而写著作，为评上科技成果而“动脑筋”。随即出现了一批花钱登载论文者，在一些有偿登载文章的杂志上发表文章；自费出资购买书号，出版自己的“专著”；在有偿评审的科技成果评审上大做文章。结果是“万事俱备只欠东风”。
量化赋分固然存在一定局限性，我们并不能因此否定其存在的必要性，在某些程序和环节上加以改进，它就会更好地服务于高级职称评审工作，主要有以下几个方面。
一、科学设定量化赋分指标体系，实现定性和定量评审相结合
量化指标体系设立的科学与否，关系到高级职称评审结果的客观公正，应从实际出发，坚持矛盾的普遍性与特殊性相统一的原则，既要注重设定全面衡量人员素质的条件范围，又要不脱离档案系列实际设定符合本系列的指标。
第一，凡是对于参评人员不具有共性的条件，都应无条件删除。从档案系列目前的高级职称赋分项目看，不适于作为赋分项目的指标一是省级档案兼职教师授课学时数。兼职教师资格的取得，源于单位指派，经省级档案行政管理部门认定后取得资格。由于此项工作非档案人员通过努力可以达到，不应成为赋分条件；二是市级档案信息开发一等奖作为赋分项目具有一定的片面性。这项赋分内容对于设立此项奖励的市，其参评人员才能得分。据统计，辽宁省设立市级档案信息开发奖励项目的市只有沈阳、大连等为数不多的几个市。
第二，对于论文和论著的赋分，要实行定性和定量评审相结合。论文和论著的数量要求是参评人员的必备条件。论文和论著是反映参评人员学识水平的重要方面，评审的重点应是参评人员在本行业的研究能力和学识水平。评委要对其论文和论著的质量进行科学评价，合理评定其专著、论文、科研成果的实际应用价值和学术价值，分出不同等级，设定等级分，分数不设最高限制。即根据参评人员提供的论文、论著质量和实际数量赋分。
第三，科学、准确界定评审条件，使人一目了然。对于档案专业评审条件要根据本专业特点合理设定。例如，在档案系列研究馆员的评审条件中，要求“独立撰写出版1部，或合作撰写出版2部本专业或相近专业书籍”，由于“撰写”一词与实际出版物标识脱节，在评审过程中就出现了一些难以判断的情况。如一部专业书籍的主编、副主编，并没有参与撰写；一部相近专业书籍(汇编)的史料选编、缩微翻拍、编辑人员等参与了该书的出版工作而非“撰写”；在一部专业书籍里，撰写的字数仅数千字；独立出版的本人论文集等等，可否视为符合该条件，评审人员和参评人员都不能做出明确的判断。因此，针对档案系列的评审条件应进一步细化，尽可能涵盖本系列可能出现的问题。笔者认为，公开出版专著要
有字数限制，合著者也要有字数要求；公开出版专业书籍的主编、副主编为专著的撰写者，参与编写人员的字数不得少于一定字数；公开出版档案史料汇编的主编(含主要编审者)为专著的撰写者；本人论文集要有一定的影响力，字数要有一定要求。
二、合理确定人员分工，评委会要抓大放小
把量化赋分作为评委会工作的一项重要内容，占据了评委们大量有限的时间，也分散了评委的注意力。将赋分项目设定为固定项目和弹性项目，就可以解决这一问题。所谓固定项目，即将固定指标赋以固定分值。如学历或学位、任职年限、外语、计算机水平、科技成果获奖等级、名次、履行岗位职责情况、数量等等，通过参评人员的专业技术资格报评推荐表即可知晓。此项工作可由职称评审办公室工作人员通过计算机量化赋分系统事前做好。所谓弹性项目，即对论文、论著、汇编、教材等质量的评审，此项工作由评委会成员在评审工作中进行。评委会将参评人员的论文、论著、汇编、教材等进行质量评定，划出等级，根据相应等级赋予得分，最后，将固定项目和弹性项目的得分加在一起，就是该参评人员的实际得分。由于工作人员和评委会人员各司其责，工作对象相对单一，工作量相对减少，评价结果就会更加真实、客观。
三、正确处理量化赋分和评审的关系，防止以赋分代替评审
量化赋分与综合评议一样是对参评人员评价的一种形式，前者是客观评价，是对参评人员达到指标量的评审，后者是对参评人员的主观评价，在审阅了参评人员的材料以后形成的主观印象。将客观评价和主观印象结合起来，才能全面、立体、准确地评价参评人员。量化赋分不是评审工作的全部，而是评审工作的一个环节，在职称评审过程中应起到辅助作用，不能以评分代替评审。评委经过分组审阅报评材料，对参评人显形成了主观印象，在为参评人员打出分数以后，既要公布本组参评人员的得分，同时也要形成对每一个参评人员的综合评价意见，切忌以得分多少代替综合评价。
一、分析
1. 用人理念错位，导致档案专业人才不专业。众所周知，学科的发展人才是关键，专业技术、科学研究、创新管理等都需要高素质的人员来实现。档案学也是如此。教育部将档案学科定位为“综合性学科”[1]这就要求档案管理人员具备档案、法律、文学、管理等相关知识，但2012年全国2138所高校中，设有档案专业的高校仅34所[2]，仅占高校总数的1.6%，以笔者所在地区的文教、卫生事业单位为例，鲜有单位综合档案室直接招聘档案学应届毕业生，在档案管理岗位的大都是医疗、护理、教师专业的转行人员和各种渠道调入的非专业技术行政人员。即使在数量不多的几家通过部级评审的三级医院，专、兼职档案管理人员具有的高、中、初级档案系列职称也都是后学历或其他专业转行后取得。有些地方的档案管理部门，已10多年没有实行档案上岗人员考试颁发上岗资格证制度，每年的培训多注重形式，内容枯燥单一。这样做的结果，使得一些领导的潜意识里认为档案管理和普通仓库管理员差不多，无需具备很高的素质，这个岗位只要有个人坐着就万事大吉了。因此，单位的综合档案室常被当作安排关系人员、政策安置人员甚至业务颓废人员的收容所。更使得档案专业人员不专业：没有专科文凭、没有专科职称、不具备档案相关知识、没有档案上岗资格、文字能力欠缺，不会鉴别、整理档案、不会编研档案，更不懂开发和利用档案。如此种种，档案学科的发展根本无从谈起。
2. 政策规定导致档案专业岗位设置和职称聘任受限。由于学校等级评估和医疗机构等级评审标准中对非主系列专技岗位人员配置没有明确规定，行业主管部门拥有自主设置专业技术职务岗位的权利。档案专业在大部分单位被列为非主系列专业并受到限制。例如《江苏省水利事业单位岗位设置管理的指导意见》规定“人才、技术密集的科研、卫生、工程、农业等事业单位可以在主系列设置一定数量的高级职务岗位，其他单位一般只设置中、初级岗位”；《水利部事业单位岗位设置管理工作实施方案》规定“事业单位的专业技术岗位主体系列可设置正高级岗位，非主体系列原则上不设置正高级岗位”。连云港市也规定“对单位非主系列的专业技术岗位，一般只设中、初级职务岗位，慎设高级岗位。正高级岗位主要在专业技术型事业单位的主系列岗位中设置，……辅系列岗位原则上不设置”。这些限制性规定导致的直接后果是：档案专业没有或少有高级岗位。在专业技术人员任职资格和岗位评聘分开管理的模式下，没有岗位就不能得到聘任，聘不上职位就不能获得包括科研资助、进修学习、岗位待遇甚至其他生活福利等等待遇。有些部委、厅局下属的事业单位档案馆的专职档案管理人员，即使取得了高级职称，在工资兑现问题上也是不尽人意。如此种种，极大地影响了档案人员追求本专业业务绩效和业绩成果的积极性，间接助长了在本岗位得过且过，工作漫不经心，档案管理处于只收不管，只储存少利用的局面。
3. 预期效益评估不利导致档案专业科研课题申报困难。没有哪个经营者会不考虑科技投入与产出效率的结果。事业单位虽有公益性质，但也存在全额拨款与差额拨款的区别，后者在履行公益义务的同时，势必对经济效益有所考虑。科学研究是要花费人力和物力的，对某个科研项目投入与否，决定于这个投入的收益能给单位带来多大的社会和经济利益，能否获得盈利的正效应。如果人员投入、资金投入的成果指标不能在市场转化推广，仅仅是赔本赚吆喝的话，其可行性将被质疑。事业单位基层档案人员若想进行档案科学研究，大多不具备政府档案馆、高校档案教学单位那样的基础条件，多限于软科学类，研究范围狭窄，选题范围也窄。即使花费大气力做了一些研究，即使这些研究对单位档案学科的发展有些许贡献，因为难以进入技术市场实现成果的转化，收不到经济效果，也很难列入政府科研立项计划。笔者所在的省会城市2000年至今，每年档案类科研立项在市档案局的记录均为零。除科研以外，专技人员晋升和发展的另一指标是专业学术论文的发表，这也是档案系列面临的困难之一。据不完全统计，中国知网收录的专业杂志、期刊数量中，医学/R，1160，教育/G4，768，档案仅仅是30，全国大批档案专业的学生、教师、专职档案人员、兼职档案人员想在这30家杂志发表文章，无异于千军挤独木桥，通过者寥寥。
4. 薪酬架构和分配权重的倾斜导致档案专业队伍不稳定。现行事业单位的工资体系主要分两大块，一是岗位工资，这是固定的国家工资标准，另一部分是单位自主二次分配的绩效工资，这一块占有很重的分量，有些甚或超过固定部分的岗位工资。绩效工资分配方案的制定，与所在岗位、职称档次有直接的关系。主系列重点科室和管理重要岗位是分配系数倾斜的主要方向。档案专业作为非主系列，因为不能直接创收，不能为体现具体效益目标的数字增加分量，所以占体现“贡献力”的“绩效薪酬”权重就不高。在国家高调宣传档案工作之重要性的背景下，他们的工作在现行工资体系下得不到相应权重的认可和体现，工作积极性在这种心理落差下无疑被无形中淡化，出现不安心档案工作，跳槽，要求换岗位的情况。
二、建议
1. 重视档案专业人员的合理配置。一是在事业单位的各级各类等级评估、评审标准中根据单位的规模与级别对档案管理岗位人员的配置结构提出明确规定和具体要求，提高档案科班专业人员的比例，从源头上对档案学科提供人员保障；其次是针对现有非科班出身的档案人员，按照《我国档案事业发展“十五”计划》的要求，着重抓好档案业务人员的全员培训，全面推行持证上岗制度，为档案事业可持续发展提供智力支持和人才保证；三是各地档案主管部门应加强档案专业技术人员的继续教育培训，定期举办档案上岗人员资格考试，强化档案管理人员持证上岗的要求，以此提高和保证档案专业队伍的人员素质、工作能力和管理水平。
2. 提高档案学科的学术地位，维护档案专业的尊严。同志曾经指出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。对档案工作的地位给予了充分的评价，国家管理学博士胡鸿杰曾发表大量文章对档案职业的困境和档案学学术尊严问题予以了极大的关注。提高档案学科的学术地位，维护档案专业的尊严，是我们档案学人的共同愿望，而提高学术地位和维护尊严都必须正视主观和客观两方面的因素。从主观方面看档案学的学术尊严不是孤立的，它同时还包括档案工作者的职业尊严。提高档案的学术地位需要档案人发挥自身的实践品质，在档案学科建设与档案实践方面有所作为。如果档案工作者职业尊严缺失，那么所谓档案学的学术尊严也就不复存在，档案学的学术尊严就必将是空中楼阁。从客观方面看，档案学的学术尊严也不唯“研究主体”的心理状态和研究准则，也应该包括基层档案工作者的心理状态和生存状况[3]。换句话说，提高学术地位和职业尊严，既需要档案人自身的努力，也需要社会和政策环境的支持。浑浑噩噩没有作为诚然没资格要求学术地位，反过来，倘若得不到相应的职称还要顾及经济之虞，又焉能维护好职业的尊严？
3. 加强学科建设，鼓励档案专业科学研究。进入21世纪以来，档案工作的概念和范畴随着社会的需要发生了变化，信息化、数字化、电子政务、资源管理等新理念不断充实着档案工作的内容。事业单位档案的分类名称也在不断增加，如文书档案中职业道德档案、个人技术档案、单位文化档案、个人健康档案、学生素质档案、教师业务档案、教师成长档案等不断涌现，对档案工作者的要求也越来越高。作为档案主管部门应该高度重视基层档案业务的拓展和进步情况，采取多种形式帮助和鼓励基层档案人员，给档案人员营造浓厚的学术范围：一是充分发挥各级档案学会的作用，建立基层档案学术团体，定期开展活动，让全社会了解档案，关注档案。二是鼓励他们积极、主动地自我提炼、总结，将实践中的经验上升为理论，撰写学术论文。相关部门可以举办论文交流、出版论文集、召开年会的形式将这些论文予以收集、交流，解决论文的出处问题；三是牵头组织、邀请各种类型的事业单位开展、参加档案学科的科学研究，培养和培训基层档案人员的科研意识，促进科研工作的开展；四是选择范围组织基层单位开展档案编研，因为比较档案管理而言，基层档案资料贴近社会，内容丰富，档案编研的成果更直观，更能满足社会的需要，更能加深对档案的开发和利用；五是鼓励和引导档案管理创新，对他们提出的建议给予充分的肯定、鼓励和奖励，以此激发他们对档案学科的兴趣和对档案工作的热爱，稳定档案队伍，发展档案事业。
参考文献：
[1]赵淑梅. 制约档案学高等教育发展瓶颈因素的分析. 档案学研究2009（5）.
[2]杜雯 颜祥林等. 我国档案专业高等教育发展现状的初步调研. 档案学通讯2012（2）.
关键词：高校职称档案，建设，管理
高校职称档案是高校教师、科研人员、教辅人员和管理人员学术水平、业务能力及工作业绩等方面的原始记录，能为学校知人和用人提供重要依据，是高校人事档案工作的一个重要组成部分。近年来，随着我国经济的迅速发展和日愈频繁的人才流动，更需要各高校大力加强职称档案的建设。
一、高校职称档案的内容与特点
1.1高校职称档案的内容高校职称档案是指学校在各项职称评审活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等历史记录。主要包含以下三方面内容：
1.1.1各类职称文件：包括来自上级主管部门，如国家教委、省教育厅及人事厅等部门下发的有关职称管理的文件和各种资格审批通知，高校内部职称工作中形成的具有保存价值的文件材料，如高校内部职称评审管理条例，评审、聘任和考核条例，职称评审通过人员获得资格名单和聘任文件，申报晋升职称人员公示、答辩记录，各级评委会会议记录和投票结果，前人对职称工作的认识、建议和经验总结，兄弟院校之间参观、交流的经验材料等。
1.1.2个人申报材料：主要指专业技术人员的教学和科研业绩。科研业绩包括科研成果、论文、论著，送审代表作评价意见，主持或参与科研课题数量和到位经费，专利申报，成果推广和所获奖项。教学业绩包括教学科目、教学课时，学校对教师授课的教学评价意见，教学获奖情况。另外还有各种学历、学位证书，专业技术资格证、聘任书、年度考核表、全国职称外语统一考试成绩单、计算机应用能力考试成绩单、继续教育证，各类获奖荣誉证书等。
1.1.3各类申报表格：包括专业技术职务申报评审表、大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表、专家对晋升人员代表作的评价意见、专业技术资格审批表、专业技术任职考核表等。
1.2、高校职称档案特点
1.2.1真实性：申请晋升职称人员提供的所有学历、资历、教学、科研等材料需经所在单位审核并公示七个工作日，然后由教务、科研、人事等部门核实，最后递交给学校各学科专家、各级评委，再一次对申报者材料进行审核和评议。如果申报者获得申请资格，高校还必须利用网络或张贴通知公示七个工作日，接受群众监督，因此，这些原始材料具有真实性。
1.2.2实用性：专业技术人员档案是专业人才资源的信息库，具有信息集中、系统、准确、全面的特点，不仅能为评聘、晋升专业技术职务提供依据，还能为开发人才、培养人才、合理利用人才和本科高校教学水平评估提供重要信息，也是学校年鉴和历史人物传记等历史资料的宝贵材料，为高校教学、科研服务，同时也为学校领导全面考察和使用人才提供可靠依据。
1.2.3保密性：职称评审材料大多数具有一定的保密性，如单位评价意见，专家对申请人代表作的鉴定意见，各学科组、各级评审委员会评价意见及投票结果，评议过程中评委对申请者是否符合晋升条件的综合性和结论性的评价意见都需要严格保密，不宜随意外泄。
1.2.4多样性：高校聚集了各行各业的专家，涉及的职称系列复杂多样，有教师、科研人员、教育管理人员、实验技术员、工程技术人员、会计专业人员、统计专业人员、档案专业人员、图书专业人员等，由于申请不同系列职称有不同的学历、资历、业绩水平的要求，所以提交的材料也因人而异，复杂多样。
二、高校职称档案与人事档案的区别
2.1相同点：高校职称档案与人事档案都是以个人为立档单位，二者间存在相互联系、交叉和渗透的关系，并有内容上的部分重复和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真实、精确和浓缩的方式记载。
2.2不同点：人事档案是记载个人经历、政治历史、工作业务能力、学识及专业特长、职称及职务、政治面貌、奖惩、工资、离休和退休等情况，全面展示和概括个人各阶段、各方面的具体状况。而高校职称档案具有一定局限性，主要是针对专业技术人员的教学、科研情况以及与教学、科研有关的一切业务情况的记载材料，较多材料和内容都来自教学和科研档案，可直接反映学校的教学、科研及管理的动态、实力和水平。
三、高校职称档案的作用
从微观上讲，高校职称档案主要反映了每个教师的业务能力、学术水平和工作业绩；从宏观上讲，主要反映了学校师资状况、科研能力和办学水平。它的作用具体表现在以下四方面：
3.1信息源作用。一份高校职称档案是一位教师教学、科研情况的真实写照，而多个或全部教师职称档案，就构成了学校完整的或重要的人才信息库，即可为学校正确评估教师队伍，严格教学管理，寻找办学路子，明确办学方向提供能力和教学水平信息支持。同时，目前学校实行岗位聘任制，也需要这些档案提供可靠信息。
3.2评价作用。客观、公正的评价每一位教师是学校领导实施科学管理的前提。由于高校职称档案能真实地反映教师业务能力，因此，依据完整的高校职称档案材料就能比较客观、准确地评价出一个教师教学成绩的大小、学识水平的高低、科研能力的强弱。
3.3凭证作用。教师生活和工作都离不开档案，职称材料是教师合理流动的“通行证”和“身份证”。办理工作调动、申请出国、进修学习、攻读学位、工资调整、晋升职务、医疗保险、退休等手续时都离不开职称证明。
3.4服务决策作用。高校职称档案的建立与管理，能为单位选拔人才提供可靠依据。通过调阅教师的职称档案，可以全面了解教师的学习、工作情况，进而为领导决策服务。
四、建立高校职称档案的措施
4.1增强档案意识，建立健全运行机制。首先，要从建立高校职称档案的管理机制人手，明确一名人事部门领导分管高校职称的业务工作，并在条件许可的情况下，建立高校职称档案室，实行专人专管。要向广大教师和教学、科研单位宣传建立高校职称档案的重要性，增强他们的档案意识，让他们理解、支持并协助管理人员搞好此项工作，应在全校（院）范围内形成主动收集、自觉上交应归档材料的良好氛围和科学的运行机制；其次，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循，步人制度化、规范化管理轨道。
4.2提高档案管理人员素质。人员素质的高低直接影响高校职称档案工作质量的优劣，因此要求档案人员既要有档案管理方面的知识，又要有职称管理方面的专业知识，并要掌握较先进的现代化管理技术。这就需要现有工作人员通过培训、自学或与高校同行之间相互交流等方式，增强其理论知识和实践能力，提高综合素质培养。另外，无论是专、兼职的档案人员都应有高度的责任心、事业心，需要有扎扎实实、任劳任怨的工作作风和默默无闻的奉献精神。
4.3加强规范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事档案中的专业技术职称评定申报评审表，大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表，专业技术人员年度考核表，上级部门和学校下发的职称文件，以及各种各级职称会议记录，学院、学科组、高评委投票统计表等材料是非常重要的。档案管理人员在收集整理时应认真检查，一旦发现归档材料有所遗漏，应及时寻找，以确保档案完整。
4.3.2注重整理工作。按专业或科目分类、整理、归档，力求以客观事实为依据，做到客观、公正、公平，有目的地进行筛选，去粗取精。
4.3.3加强保管工作。近几年随着高校规模的扩大，流动人员日益增多，教师数量迅速增长，人事档案等各类档案的转递也日趋频繁。对档案的借阅、调档等要建立相应的制度，严格履行手续，做好档案的保管工作。
4.4采用先进的现代化管理手段。要开发高校职称档案的管理软件，运用计算机将学校各类专业技术人员按年龄、学历、工作业绩等诸方面进行结构比例分析，作出表格或图表，为学校搞好专业技术人员业务考核利用做准备，为专业技术人员的管理提供保障，同时也为业务考绩档案的开发利用做准备。
4.5重视开发利用工作。职称档案作为高校的人才信息资源，是高校科技资源储备的重要形式，应高度重视它的开发利用，充分发挥它的凭证作用。要鼓励档案管理人员利用先进的管理手段，深入整理加工，创造灵活多样的利用方式，积极开发和提供各类信息资源，将不属于保密范围的部分内容向个人公开，积极主动提供社会服务，使职称档案直接服务于人才的开发和利用，并为学校领导全面考察、培养和提拔优秀人才提供科学依据。
参考文献：
关键词：高职院校，档案管理，队伍建设
现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。
一、高职院校档案管理队伍现状分析
1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。
3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。
二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路
1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程
重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：
其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。
其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。
2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍
建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制，二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。
3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍
高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。
4、推动档案管理研究，创新档案管理
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高，以便创新档案管理。
5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围
交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持，另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。
参考文献：
[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6：9-10；
[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591；
[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27；
[4]吴晶. 以人本思想建设档案编研的创新团队.机电兵船档案[J].2007.5:30-31。
关键词：高职院校，档案管理，队伍建设
现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。
一、高职院校档案管理队伍现状分析
1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。
3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。
二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路
1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程
重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：
其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。
其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。
2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍
建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制，二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。
3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍
高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。
4、推动档案管理研究，创新档案管理
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高，以便创新档案管理。
5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围
交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持，另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。
参考文献：
[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6：9-10；
[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591；
[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27；
[4]吴晶. 以人本思想建设档案编研的创新团队.机电兵船档案[J].2007.5:30-31。
关键词：高职院校，档案管理，队伍建设
现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。
一、高职院校档案管理队伍现状分析
1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。
3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。
二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路
1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程
重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：
其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。
其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。
2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍
建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制，二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。
3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍
高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。
4、推动档案管理研究，创新档案管理
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高，以便创新档案管理。
5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围
交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持，另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。
参考文献：
[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6：9-10；
[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591；
[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27；
[4]吴晶. 以人本思想建设档案编研的创新团队.机电兵船档案[J].2007.5:30-31。
关键词：档案人才 医院档案工作 队伍建设
医院档案工作是医院管理的重要环节，档案人才队伍建设直接影响档案工作水平，是档案工作的重中之重。如何加强档案人才队伍建设，提高医院档案工作水平、促进医院的建设和发展，是医院管理中亟待重视和解决的问题。本文通过对比分析，总结了桐乡市卫生系统加强档案人才队伍建设，促使全系统医院档案工作水平稳步提升的实践经验，以期为医院档案工作的建设和发展提供实践指导。
1.2009年全市各级医院档案目标管理及人才队伍状况
1.1 档案目标管理状况
2009年底，桐乡市设有公立基层医疗机构19家，其中市级医疗机构8家，镇（街道）卫生院11家。档案目标管理达国家二级的1家，达省级的6家。桐乡市建档合格单位3家，未达标的9家。
1.2 档案人才队伍情况
19家医院配有综合档案管理人员19名，具有本科学历3人，大专学历9人，中专或高中学历7人。毕业于护理专业的9人，会计专业5人，临床专业4人，药学专业1人。其中专职档案员2名，兼职档案员17名，只有1人具有档案助理馆员职称。经省级档案管理岗位培训持有档案上岗证的9人，其他10人均未经任何培训上岗。从事档案工作年限10年以上的6人，5年以上的3人，2年以上的6人，2年及以下的4人。
1.3 分析
档案人才队伍整体学历偏低，19名档案员均为医、药、护、会计专业毕业，没有档案专业毕业的专业人员；19人中2人为其他岗位转岗到档案岗位任专职档案员，其余17人均为兼职，且兼职工作较多，如办公室、会计、人事、医疗、护理、药剂等，兼职档案员平时都忙于自身专业和其它工作，档案工作只能作为“副业”，用于档案工作的时间很少；档案员队伍不稳定、人员调动频繁，新手较多，一半以上的档案员未经培训上岗；19人中有10人从事档案工作的年限较短，在5年以下；老档案员平时档案业务知识培训缺乏、知识陈旧，对档案新知识、新标准、新技术的运用能力较差，运用计算机管理档案水平低下，基本处于手工操作状态。以上情况造成全系统档案员业务水平普遍较低，严重影响医院档案工作的建设和发展。
2.档案人才队伍建设的举措
2.1 稳定档案员队伍
医院档案员多数为兼职，由于文化素质、专业限制及本身对档案工作认识的偏差，档案员对自身的工作地位认识较低，档案工作积极性及钻研程度不够，业务提升不快。档案员队伍不稳定，有的医院档案员一两年一换，甚至一年换两人，致使医院档案工作严重脱节、受损，管理水平停止不前甚至退步。市卫生局针对现状提出各医院必须保持档案员岗位的相对稳定，对档案员的任职条件提出原则性要求，档案员必须具备良好的政治素质和职业道德、与岗位适应的相关学历和知识水平，突出工作责任心和勤奋、积极进取的精神，把德才兼备的人员选拔到档案员的岗位上来；在系统内实施每年评选档案先进单位和先进工作者制度，与医疗业务先进同表彰同奖励，并在年终考核时加分。
2.2加强对档案员的业务培训
针对一半以上档案员未持证上岗的状况，市卫生局积极组织医院未持证档案员参加全省档案管理岗位培训，要求医院的档案员必须在三年内全部取得档案岗位证书；对已持证人员要求至少每两年参加一次全省档案继续教育培训。市局在目标责任制考核中明确规定档案持证为必备条件，参加档案继续教育培训、发表档案专业论文为加分条件，这些措施较好地保证了档案员接受规范的业务培训。
市卫生局每年组织一次档案集中整理培训，邀请档案局的业务指导员作现场培训、指导，并实行业务协作方式，市级医院的档案员一对一地指导卫生院档案员进行档案整理，进行辅导和示范。市局切实加强对医院档案员业务工作的平时指导和监督、检查，从规范制定档案管理办法及档案分类方案、归档范围及保管期限表抓起，组织半年度和年度档案工作检查，发现没按时完成或质量不高的要求迅速作出整改。
市卫生局每年组织档案员进行一次档案业务参观、学习，形式为参观外系统、外单位的档案工作，或是本系统内档案先进单位的现场经验介绍和交流，已连续三年举办系统内省二级档案目标管理工作、基层单位建档合格认定、规范化数字档案室建设工作现场会，这对提高档案员的业务水平均起到了积极作用。
2.3重视档案员学历提升、职称晋升工作
针对系统内档案员学历水平偏低以及只有1人具有助理馆员职称的现状，卫生局大力鼓励专兼职档案员通过成考、自考、电大、网络学习等提升学历水平，通过职称转评、档案职称考试等取得档案职称。市局每年及时把档案职称考试的文件、举办培训班的信息通知到医院的档案员，并要求医院对档案员的学历提升、职称评定、晋升工作给予充分重视，与医疗业务人员同等待遇，纳入人事规范化管理。
3.档案人才队伍建设有力提升医院档案工作水平
一、我院人力资源档案管理的起点——卡片式管理法
（一）应用时期及内容。80年代末到2000年初期，我院的人力资源档案主要是由职工登记卡组成的职工名册。当时全院职工为260人。职工登记卡的大小就如同人们交际用的名片，受面积的限制，登记内容少得可怜。新员工一入院报到，首先填写职工登记卡，内容包括：姓名、出生年月、籍贯、学历、毕业时间、毕业院校、政治面貌、本人身份、原工作单位等，登记完毕将卡片放入所在科室类别。遇有职称、职务等调整需随时进行更新。这就是我院人力资源档案的最早雏形。
（二）用途及用法。每年用此职工名册分析医院科室人员数量，进行年度干部职工登记。在干部职工登记中，工作人员按照上级人事部门的要求，从头到尾每个卡片逐个翻看登记，填写指定内容，用钢笔填写，一式三份，人事部门、主管部门、医院各保存一份。在计划经济时代，这就是医院人力资源档案管理应用的全部。
（三）缺点和不足之处。
1.职工名册卡缝极易撕裂，造成职工登记卡片经常脱落。2.职工登记卡角容易折损，需随时更新。3.信息统计汇总效率极低。在年度干部职工登记汇总中，每年要用至少2天的时间进行统计汇总。如统计职工学历，大学本科、大学专科、中专、高中及以下各多少人，需从登记表的第一页开始，按不同学历类别，分别数一遍；再如职称级别、年龄结构等都需要手工逐一数准确。如一项出了差错，需从头另数，极其繁杂。有时汇总完了，但登记表已经基本上翻烂了。4.无法满足医院对人力资源科学分析、预测的需求。
二、我院人力资源档案管理的转折起点——电子表格管理法
（一）电子表格数据库的实施时间。随着计算机的普及应用，我院于2005年12月建立了人力资源档案数据库。在原有职工名册的基础上，我院专门开展了职工个人信息征集工作。从2015年1月起，经过下发通知、以科室为单位进行收集、组织专人进行信息核对、查阅职工个人档案、进行信息录入等过程，历时11个月，人力资源档案电子表格数据库建成。之后，我院又专门调阅医院文书卷宗，对1996年以来年度考核情况进行了集中汇总。2014年又集中建立了员考绩档案，内容包括：毕业证、资格证、聘书、身份证、论文、成果、专利、表彰复印件和履历表、岗位说明书等。
（二）电子表格数据库的项目类别。建立的人力资源档案电子数据库所收集的信息类别有人员所在科室、人员类别、姓名、性别、来院时间、进院方式、身份证号码、执业资格、执业类别、证书编号、取得时间、执业范围、合同编号、专业特长、第（一、二、三）学历、第（一、二、三）学历毕业时间、毕业学校、所学专业、工作时间、原职务名称、原职务时间、现职务名称、现职务时间、职称系列、最后学位、资格级别、取得时间、聘任职称、聘任时间、执业资格注册时间、岗位等级、籍贯、身份、政治面貌、入党时间、出生地、年度考核次、联系电话等40余项。自2006年1月起，我院每月更新一次，至今已更新128次，保留了完整的人力资源变化原貌。初步满足了对人力资源进行分析比对、科学分析、配置人才、培养人才的需求。
（三）电子表格数据库的应用。首先选择要应用的数据库进行复制，建立一个新的数据库，根据需要保留相关个人信息项目，设置字型字号，按规定进行排序，或按姓名笔画，或按出生年月，或按职称高低，或按参加工作时间，或按来院时间等等。可以利用MicrosoftOfficeExcel里的全部功能对数据库进行现代化管理。提高了工作效率，发挥了人力资源管理、配置等方面应有的作用。
（四）电子表格数据库的不足之处。对数据的分析只能满足于需要什么，就提取什么、分析什么，如果人员变动、人员项目变动等，就需要再次重复提取相关信息、重复相关操作，才能得到想要的结果。仅依靠数据库仍然不能很好的实现快速、高效、一目了然、准确无误的目标。
三、我院人力资源档案管理的新阶段——人事信息管理系统
（一）人事信息管理系统建立时间、背景。
当前，我院信息化建设走在了全省先进行列，引领医院走进了大数据时代，为医院科学管理、科学决策、科学预测提供了及时高效的信息数据。我们以此为依托，于2016年1月开始着手建立医院人事信息管理系统，实现人力资源档案管理的信息化和数字化。
（二）做法。
1.首先召开了关于建立人事管理信息管理系统的专题会议，进行动员部署。
2.将电子表格数据库信息和职工个人标准照片整体导入人事信息管理系统，抽调专门人员对全院职工的毕业证、资格证、聘书、医师资格证、执业医师证、护士执业证、大型设备上岗证等6000多件证件进行扫描，导入系统。
3.在指定时间内系统向职工本人开放，自己利用自己的工号进入自编辑状态，完善维护个人信息。方法步骤是：输入用户名、密码，选择“一般员工”角色，登录系统（用户名、密码见最后附录）
4.医院派专人对自行编辑的信息进行审核，重点是出生年月、工作时间、来院日期、资格级别、资格取得时间、资格聘任时间等。
（三）人事信息管理系统的项目内容。
1.点击员工技术档案、输入用户名和密码就进入了人事信息管理系统。在欢迎页面可以直观了解学历、性别、员工类别、年龄、职称、聘任级别、编制类别、政治面貌八个饼状图及在职人数、本月入职人数、本月离职人数。
2.基本配置项包括：员工管理、信息导入管理、员工岗位管理、排班管理、年度考核。点击员工管理页面可以对职工进行查询，了解某一职工技术档案、证书检测、所在科室、入院日期等信息。点击职工姓名可查阅职工人事主档，点击员工履历可查阅职工证书信息、院级培训、考核信息、兼职信息、工作经历、家庭信息、教育经历、党派信息、职务信息、著作信息、论文信息、获奖信息等。
（四）优点。可自行根据需要选择所需内容导出电子表格，一次输入信息可长久利用，信息更全，利用更加方便。没有极特殊情况无须调阅职工个人档案，省时省事高效。
四、讨论
1.随着大数据时代的到来，二级以上医院建立人事信息管理系统，实现人力资源档案数字化是工作现实的需要，是多数据综合分析研究的需要。
2.自行设计应用的MicrosoftOfficeExcel数据库应与人事信息管理系统并行，并及时更新，两者保持高度一致。
3.员工考绩档案也要完好保留并及时补充新内容，为鉴别利用提供依据。
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