为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的收集
安全生产文件档案内容如下：
（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；
（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；
（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；
（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、
（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；
（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；
（7）安全设施检测、检验报告、记录等；
（8）食品安全、职业卫生评价报告等；
2、立卷归档
（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；
（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；
（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；
（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；
（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；
3、档案保管
（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；
4、档案借阅
（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；
（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；
（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；
五、相关记录
第一，规范的管理生产技术档案可以使企业更好的了解自身发展的历史，从中吸取经验教训，从而更有目的性的进行改善，使电力企业能够更加安全的生产。
生产技术档案详细记载了企业的发展史，这样有利于企业对自身进行科学的分析，找出本企业优势与劣势，从而取长补短，将企业的资源合理配置，提升企业的整体实力，使企业的管理层能够更准确的制定发展策略，提高电力企业在市场中的竞争力，促进企业的发展。同时也有利于企业发现自身生产过程中出现的不安全因素，从而进行改善，提高生产效率，促进企业发展。
第二，规范的管理生产技术档案可以使企业通过了解科研成果的产生过程将其运用的更加合理，从而使生产可以更加安全并且提高效率。
科技技术的实践和推广是需要不断改进的，如果一种科研成果在使用的不合理会使生产具有不安全性，尤其是在电力企业。现在很多国家都在用核能发电，核能发电的科技含量还是比较高的，对设备的要求也比较高，如果在核能的使用上不够合理可能就会引起核泄漏，从而导致核辐射，这样会使电力生产产生危害，造成严重损失。而规范的管理生产技术档案可以让科研人员对记录的资料进行不断的试验，分析，使理论与实践相结合，提高研究的效率，形成更好的结果，提高电力企业生产的安全性。
第三，规范的管理生产技术档案可以使企业合理安排员工的岗位。
生产技术档案中详细记录的员工的具体信息，这样就有利于增加企业对员工的理解，从而根据员工的特点安排合适的岗位去做，这也有利于安全生产。比如动手能力比较强，且细心的人，我们就可以安排在比较精细的工位，动手能力较差的可以安排在普通工位，这样不但可以提高企业的生产效率，还可以提高安全系数。反之，动手能力较差的员工不能够胜任工作，甚至违规操作，不仅会影响员工的工作效率，还会产生不安全因素，不利于安全生产。同时企业可以根据员工的信息对员工进行针对性的培训，提高员工各方面的能力，从而提高生产效率，增加企业生产的安全性，因此合理安排员工岗位也可以提高电力企业生产的安全性。第四，规范的管理生产技术档案要求管理人员具有高素质，可以提高电力企业生产的安全性。规范的管理生产技术档案要求管理人员充分认识到自身肩负的历史责任，增强使命感，激发工作热情，严谨细致，踏实努力，认真负责的工作。这就要求管理人员能够严格按照生产技术档案的管理制度进行管理，将所有资料进行收集整理，对所有的信息都能够按照要求进行分类、汇总、排序、归档，并且将资料都输入电脑，组成资料库，方便查阅，其中也包括了安全生产的各方面的制度与要求，如工作人员的安全操作制度，设备的安全使用以及电路安全等，从而为电力安全生产服务，提高电力企业生产的安全系数。
论文摘要：从安全生产档案的意义与内容两方面阐述建立企业安全生产档案在强化企业安全管理中的重要作用。安全生产档案是评价企业安全工作的重要依据，是实现企业安全生产规范管理的重要保证。根据企业性质健全安全生产档案内容，对推动企业文化建设、提升企业的整体形象、促进企业发展是非常必要的。
安全生产档案是企业在安全工作中形成的文件和各种文字材料，它既是安全生产实际状况的真实反映，也是防止事故发生的一道屏障，应该引起企业领导和档案管理人员的共同重视，将它作为档案的重要组成部分建好管好。企业安全是一项与企业生产、工作、改革、发展、稳定和凝聚力息息相关的生命工程，倘若没有安全保障下的职工这一生产力要素的健康存在，什么生产和效益等都将无从谈起。目前，许多企业在安全管理方面存在一些漏洞和薄弱环节，其中安全生产档案不健全也是一个突出问题。
1 企业安全生产档案具有重要的现实意义
1.1 安全生产档案是强化企业安全意识的重要措施
建立安全生产档案可以督促企业领导干部把安全工作列入议事日程。强化他们“安全第一”的思想意识，可以使安全管理人员时常绷紧安全工作这根弦，提高他们的责任感和工作主动性；可以使安全工作有章可循，实现安全管理的规范化。推行企业安全生产档案制度，就是以强化企业安全生产主体责任落实为目的，把安全生产管理工作抓到实处。
1.2 安全生产档案是评价企业安全工作力度的实际依据
各级安全管理部门和企业所在的上级主管部门经常对企业进行安全检查，借助档案资料来评价企业抓安全工作力度的大小是一个主要的检查方式。有的企业虽然在安全管理方面做了许多工作，却因为缺乏记载而未被承认。尤其在出了重大责任事故之后，这些档案资料就成为确定当事人责任的依据。有些干部就因为没有原始记录作证而被定为失职，甚至为此受处分的事例也不少。
1.3 安全生产档案是分析事故原因和发现安全工作规律的原始资料
事故的发生虽然有突发性和偶然性的特点，但大部分事故与当事人思想麻痹和工作疏忽有关。对每次事故发生时间和导致事故发生的原因做出详细的调查和完整的记录，就有可能将它们和其他档案资料综合在一起，找出事故发生的共性原因，发现隐藏在事故背后一些规律性的东西。这样做可以抓住安全工作的关键点，着重做好事故多发时间和多发部位的防范工作，使安全工作更有针对性，起到事半功倍的效果。
建立企业安全生产档案制度是监督指导企业安全生产的有效途径。在日常安全生产检查活动中，往往是规模与声势有余，效率与质量不足。通过企业安全生产档案制度建设，便于各级检查人员规范地查阅企业生产资料，有重点地勘察企业生产经营现场，深入了解和掌握企业在自身生产经营活动的控制和调节中，针对人的不安全行为、物的不安全状态及企业管理的缺漏，实行全员、全过程、全方位安全管理，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导安全生产工作，提高安全生产检查的效率与质量。
2 企业安全生产档案的主要内容
企业的性质千差万别，安全生产档案不可能完全相同，但一般来说，企业安全生产档案的内容主要有以下几个方面：
2.1 企业自身安全工作的规章制度
包括安全生产领导和管理机构的人员名单和职能分工，专职或兼职安全管理人员的岗位责任；企业主要领导人与上级领导机关签订的安全责任状，企业与下属各单位签订的安全责任书；企业总体安全管理制度；针对一些特殊工种制定的操作规程，针对易燃、易爆、易中毒物品和化学危险品制定的经营和管理办法，针对作业环境中存在的有毒气体、粉尘、噪音、细菌等所采取的职业病防范措施。
2.2 安全生产工作文件
包括国家和各级政府所颁发的有关安全生产的法律、法规和条例：各安全主管部门下发的文件和事故通报；本企业发出的有关安全工作的文件、报告和总结材料。通过对机构人员、责任、制度经费、教育、措施等方面的落实，将企业安全行为与记录及时存档，并定期清理过期资料，充实动态跟踪资料，使企业在努力提高档案建设质量的同时实现企业安全生产持续改进的工作机制，推进企业安全生产档案制度的全面实施。 转贴于
2.3 安全生产工作记录
包括出席上级安全工作会议时做的书面记录，在企业内部各次会议上对安全工作所做的讨论、研究和决定事项的记录；各项值班记录；消防、防汛等器材的更新或重置的时间和数量记录；劳保用品的发放计划、供货单位和供应时间的记录，企业人员、设备、运输工具和财产保险记录；上级对企业所做各项检查和企业内部组织的各次检查中对企业安全生产状况所做的记录，发现重大事故隐患后给责任单位人所下限期整改通知书的存根，以及对整改结果进行跟踪检查的记录；发生事故后所作的调查报告和处理结果以及定期上报的事故报表。
2.4 有关设施和设备安全状况的资料
包括设施建设和设备安装时的原始文件和图纸复印件，其建筑和生产厂家的生产许可证、产品合格证和技术说明书；历次设施、设备、运输工具等的受损情况和维修记录，防盗门（网）、电气设备等的安装更新和改造记录；对高温、高压、电器等关键设备的定期检验和检测记录；生产过程中所使用的各种危险物品或所经营的危险商品的说明书。
2.5 事故应急处理方案
包括消防、防汛器材的分布位置图；针对企业内部重大危险源而编制的事故应急处理预案；企业内部各种事故应急处理小组的人员名单和职能分工。
2.6 有关安全教育和岗位培训的资料
提高企业主要负责人的安全意识，把企业安全生产档案建档业务纳入安全生产培训的必修内容。如新员工进厂安全教育，每个员工必须参加，一个不能少，课时不能少；班组安全教育要定期进行，让员工及时掌握安全操作规程新技术，确保安全操作，最大限度防止员工由于对安全忽视和无知导致安全事故的发生，保护员工的生命和企业的财产安全。因此，安全生产档案还应包括有关教育和训练的计划、具体实施的时间和内容、考核成绩等原始资料，以及有关部门颁发的特种作业人员上岗证复印件。
建立健全企业安全生产档案制度，进一步营造安全宣传教育和舆论监督的浓厚气氛。建立起以“人”为核心内容的安全文化，企业的安全生产管理才能实现规范、科学化，才能够有效控制事故的发生，从而实现安全生产周期良性循环发展。把加强安全文化建设当作弘扬先进企业文化、树立企业良好形象的客观需要来抓，所有企业都应当确立自己的安全理念和安全管理原则，营造有利于企业加强安全生产的安全文化氛围，推动企业文化建设，提升企业的整体形象。
参考文献
[1] 许冬生. 安全文化建设是拯救人生命工程的重要保证[J]. 湖南安全与防灾，2006，（12）.
关键词：食品安全；食品安全档案；档案化管理
一直以来，一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现，社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题，教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务，让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平，促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案，其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等；食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据，能增强餐饮企业的质量与责任意识，通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。
1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义
1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作
很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要，食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源，使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息，人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况，如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容，对以上信息了解后，排查食品安全隐患，解决因食品来源产生的问题，形成针对性的管理，使得在校师生食品安全获得有效保障，形成食品安全保障有效机制[1-3]。
1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化
食品安全管理工作需要管理人员对食品安全管理的方式和方法进行科学合理的应用，确保食品安全管理的系统化。食品安全档案不仅记录了食品各方面的相关信息，更包含了食品安全管理方式方法与效果。在对食品安全档案记录研究的同时，建立系统的食物安全管理机制和管理制度，针对各类问题选择合适的管理方式方法，获得理想的食品安全管理效果。
1.3食品安全档案提供食品安全事件处理的依据
档案中记录的有关食品安全事件的处理经验为处理高校食品安全事件提供了有力依据和帮助，让食品安全事件得到较好的处理。因此完善食品安全档案管理工作和构建高校食品安全保障机制，能更全面地保障师生食品安全健康。
2高校食品安全档案管理的现状
2.1食品安全档案管理意识薄弱
高校对食品安全档案的忽略，使得部分高校食品安全档案管理工作出现缺失现象，还有很多高校餐饮企业不按管理制度开展工作，在食品监督管理中忽略原料采购、产品加工等环节各方面档案等相关信息，使得食品安全隐患重重。采购人员在采购原材料时更多关注食品材料的外在情况，不深入了解食品生产制作等情况。此外，食品安全档案管理人员在食品监管工作中态度散漫、粗心大意等也会导致食品卫生安全隐患的发生[4-5]。
2.2高校食品安全档案化管理制度不健全
目前，高校食品安全管理工作对食品安全档案化管理还不具备丰富的经验，相关食品卫生档案化管理制度不够细化，档案数据也不够合理科学，无法有效发挥其重要作用。很多时候只是对高校食堂食品管理工作中相关文字档案收集整理，基本没有电子档案类的资料，很大程度上档案存在不完整现象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全档案化管理部分常常得不到资金支持，工作无法进行，从而影响食品安全档案工作的落实与推进。
3优化高校食品安全档案化管理的有效方式
3.1重视高校食品安全档案化管理工作
作为食品安全管理人员应正确认识食品安全档案对食品安全管理工作的意义，主动加强高校食品安全档案对保障师生食品安全的价值意识，加强开展食品安全档案研究工作，自发的强化食品安全档案管理构建工作。使得食品安全档案管理工作不断健全完善，食品安全档案记录内容丰富完整，让食品安全档案在食品安全监督管理工作方面的作用获得有效发挥。
3.2落实高校食品安全档案化管理的工作
食品安全管理工作相关管理部门应该全方位了解食品安全相关信息，高效能地推动食品安全档案管理工作，在繁重的食品安全档案化管理工作中，落实各项食品卫生档案化管理工作，对各项食品安全制度、各类食品安全管理情况记录、食品采购索证与进货验收登记情况记录、食品添加剂使用情况、饭菜留样记录、餐厨废弃物处理登记、职工花名册及体检健康记录、岗位培训情况等档案文件做好严谨科学的档案化管理及利用。特别是食品采购索证与进货验收登记情况和食品添加剂使用情况，应严格索取利益相关信息质量分析报告、认真记录采购食品的名称规格数量、保质期、供货商及联系方式等，做好索证索取台账记录，一般保存期限2年。
3.3对高校食品安全档案进行系统、完整、科学地收集和整理
规范地开展高校食品安全档案工作，在食品安全档案管理中对食品安全档案进行统一分类整理、归档编号。通过深入调研，积极整理、筛选档案信息，系统地组合零散档案信息，使得食品安全档案利用服务由零散向系统化发展，更好地为高校食品安全管理工作服务。
健全企业安全生产档案是评价安全生产工作的依据。安全生产管理工作是一个动态过程，通过档案统筹规范，以文字、图片、台账、表格等来反映安全生产工作具体情况。所以评价企业安全生产工作，不能只是依靠现场呈现的场景来做判断，还要结合安全生产档案来综合评价。比如，在某一事故调查中，安全生产档案就是认定事故责任的最为重要的依据之一，翻查安全生产档案资料中对事故发生点的历史记录，能够清晰地了解安全生产负责人有无履行安全生产监管职责，为事故的定性提供有力证据。
二、构建企业安全生产档案的主要内容
1．事故应急处理方案。主要是针对企业内部可能发生的危险源，来进行事先设定的应急处理方案。比如，消防器材和防汛设备的分布位置图，以及内部各种紧急事故的处理小组成员名单和职责规定。
2．安全生产工作记录。包含企业内部各会议对安全工企业安全生产档案作的研究、讨论、决议等记录；劳动保护用品的发放情况记录；企业开展各项安全生产隐患排查与生产状况检查的记录；安全整改通知书及其跟进结果记录；事故调查报告和解决进度报告记录等。
3．企业自身安全工作的规章制度。是企业内部根据实际生产经营情况而制定的规范。内容有专门负责安全生产的主管领导及其下属人员分工；企业负责人签署的安全责任书；针对特殊工种设置的专门操作流程，如易燃、易爆、有毒物的处理等，以及各类防范职业病的措施等。
三、加强企业安全生产档案管理工作的实施
1．树立正确管理思想与认知，提升企业领导的重视度。安全生产档案看似与生产效益高低并无直接关联，所以许多企业认为只要抓好生产现场的人与物的管理就够了，导致很多企业领导对这一工作的重视程度不够，缺少人力、物力、财力的投入。所以，树立正确的思想与认知，加强宣传力度，将档案管理工作纳入议事日程，提高企业领导对安全生产档案重要性的认识，他们才能在各个方面给予充分支持。
2．提高安全生产人员素质，组建企业安全档案管理专业队伍。管理人员素质、业务能力和管理水平等是影响安全生产档案质量的直接因素。相关人员不仅要具备专业的档案理论知识和管理知识，还要熟练掌握相关安全管理与技术的知识。企业应当积极组织相关人员进行业务培训，筛选符合岗位要求的高素质人才，组建一支专业的安全生产档案管理队伍，满足企业长足发展的需求。鉴于安全生产档案的专业性与广泛性特点，笔者建议安排专门对接人员负责档案的建设与保管，因为档案的管理需要按照归档标准与范围逐日积累、充实，才能确保其全面系统、真实地反映企业的安全情况。
流程管理是一种较为科学的管理模式，其中心是对从输入到输出的业务流程进行规范化的构造，其目的是使管理绩效得到有效的提高。在流程管理中，最为重要的要求就是系统化、流程化和规范化。在电子档案的流程管理当中，应当先对其安全性基础进行保证，同时确保该过程能够有效的面向用户[1]。在档案的产生、保存、利用、销毁等整个周期内，都应当实时监控电子档案管理流程。对于电子档案生命周期当中出现的各种问题，应当迅速采取相应的措施进行解决。所以在电子档案流程管理中，对于分层模式的建立，应当确保电子档案严格按照相关的规范和标准进行操作。
二、电子档案的安全性
在档案管理工作当中，安全性是人们长期以来十分关注和重视的问题。而对于电子档案来说，相关的安全性研究大多偏向于档案信息保存方面的信息安全，例如电子档案的永久保存、长期存取等。但是，在电子档案信息的实际应用过程中，相关的安全性研究却十分缺乏。而这一阶段恰恰是电子档案的安全最容易受到影响和威胁的阶段。在生成了电子档案之后，随着时空的传递，档案职能活动也会发生变化。在系统内部流转的过程中，所涉及到的技术环境、管理流程等都十分复杂。在此过程中，对于电子档案信息安全问题的解决，如果单纯的用技术手段进行处理，所面临的难度将会十分巨大。因此，在实际的流程管理当中，应当以层次化的管理目标为基础，对安全管理模型进行构建，制定与其相匹配的安全管理策略。在电子档案管理的过程中，与安全性有关的问题主要包括访问控制、鉴别、可用性、完整性及机密性等，因此在安全管理策略的制定中，应当对这些方面的问题加以重视。
三、安全管理策略
1.安全管理指导思想
在档案管理的相关规定中，指出了对于国家关于数字档案馆建设、电子文件管理的相关精神应当进行充分的落实，不断的推动数字信息采集、电子文件接收、档案数字化等方面的建设。在文书类档案的长期保存中，应当制定相应的格式标准，推动研究文书类档案长期保存格式化产品和转化工具的发展。在公共档案信息资源共享服务的基础上，打造一站式的档案信息资源服务与共享平台，从而更好的为社会提供档案信息服务。随着数字档案资源的不断增加，以及多样化的媒体形式发展，通过图像、视频、移动信息、数据库、软件、电子出版物、音频及文本等多种形式进行了体现，涉及到十分广阔的信息内容领域。而在数字档案资源的迁移和转换过程中，积累了数量庞大的元数据，增加了档案管理和保存的成本。在过去的档案管理中，需要进行档案封存。因此，在电子档案安全管理当中，保存在数字档案馆当中，具有凭证价值的电子档案，以及相应的元数据也需要进行封装保存，并将其中的内容和信息进行抽取，形成可利用的电子档案副本。
2.档案数字资源和数字副本
档案数字资源指的是各种档案资源，以数字的形式存在，其中包含了不同级别和类别的在线生成归档电子文件，以及数字化处理不同载体档案之后所产生的档案数字副本。同时，还包括产生与应用和保管需求的档案数字副本。由此可以看出，在档案数字资源当中，同时包括了电子档案和档案数字副本。档案数字副本指的是档案数字化处理所形成的副本，其中主要由电子档案和其他档案两个方面的内容。电子档案副本是对电子档案中的信息和内容进行抽取，使之保持与电子档案一致的内容，只是其中不包含电子档案元数据信息，也没有相应的凭证价值。它的作用仅限于查询信息。其他档案数字副本则是将纸质、录像、实物、照片及录音等档案转换为数字形式。
3.流程管理下的层次模型
在电子档案的整个生命周期中，安全管理策略都发挥着重要的作用，其中包括文件的流转、移交、应用、保管、归档及生成等流程。因此，需要利用系统化流程对其进行规范，同时在各阶段中明确边界范围[2]。在安全机制方面，要打破原有的形式，提高电子档案安全管理策略的有效性，同时采用全新的管理理念，这样才能够有效确保文件的完整性、安全性、可用性和真实性，实现电子档案管理的安全。在实际管理中，为了提高流程管理的效率和效果，应当层次性的划分电子档案安全模型，可分为保管层、应用层、流程层、生成层等部分。
4.应用层的安全策略
电子档案流程管理的过程具有系统化的特点。在生成层中，对于系统生成的电子文件，档案管理部门应当重视其保存的有效性，确认电子文件的保存价值，同时进行有效的维护与归档。在保管层中，电子文件归档后产生的电子档案，一定要确保其完整性和真实性。由于电子档案的来源不同，因此在格式、内容等方面，难免存在一些差别。所以，在有效保存电子档案载体的同时，也应当保存相应的软硬件平台、数据、技术等相关信息内容。在应用层当中，用户所使用的是电子档案副本，而不是电子档案。此时的电子档案已经连同元数据一同被封存，不会面向用户。因此，在数字档案馆当中所提供的，通常都是电子档案副本，不具有凭证价值。
四、安全管理策略的内涵
1.电子档案副本信息属性
在数字档案馆中，用户在使用电子档案副本时，会有很多的使用信息产生。而数字档案馆在保管电子档案副本时，也会产生很多管理信息。对电子档案副本的实际应用，也会产生权限、对象、主题、数量、内容、时间及密级等相关信息。在数字档案馆统计和分析对象、重点、数量、时段、频次、内容及目的等过程中，上文信息都具有重要的意义。其作用主要在于，对这些数据信息的管理和利用，能使数字档案馆的职能管理得到加强，从而拓展其管理职能，在新技术的应用之下，能推动数字档案馆的快速发展。由于这些信息产生于电子档案副本的活动过程中，因此也是管理信息中的一个重要部分。
2.应用层电子档案副本
在电子档案的生成层和保管层当中，将会形成元数据信息，其作用是对电子档案的凭证作用和原始性提供保障。电子档案副本形成于对电子档案内容信息的抽取，在数字档案馆当中，电子档案副本的作用是满足用户的应用需求。在数字档案馆所面对的用户当中，主要目的是通过对相关信息的搜索和查阅，解决相应问题。所以，电子档案副本具有与原档案相同的内容，能够满足用户的实际应用需求，因此，在电子档案副本当中，不需要具备凭证价值。
3.电子档案和元数据的封装保存
元数据是与文件有关的结构数据和背景信息，在电子文件的管理中，以及文件完整性、安全性、可用性、真实性的确保等方面，都发挥着重要的作用。在电子文件管理中，需要与元数据系统进行关联，并保证在电子档案整个生命周期内，都要保持着这种关联性。在过去的电子档案安全管理中，日常管理工作需要采集各类档案的资源数据，例如未归档资料信息数据、个人上传数据、现行文件数据、日常增量数据等。同时对电子原文批量上载和标准格式数据的导入导出，提供相应的支持。而在电子档案的迁移、流转、整理过程中，都将会由更多的元数据产生。在电子档案安全管理策略中，对于鉴定完毕的电子文件，档案馆将其接收，然后封装保存电子档案及其元数据。在这些元数据当中，包含有电子档案生成层和保管层的全部数据信息，其中也包括了电子文件转化为电子档案的整个过程，同时记录了原始的信息，为电子档案的凭证价值提供了保障[3]。将电子档案与元数据共同进行封装保存，能够是电子档案的凭证性和原始性得以保证。这样，在形成电子档案的过程中，才能够产生原始、永久、真实的历史信息记录。
五、安全管理策略中的关键性问题
1.安全机制与安全服务
在基于流程管理的电子档案安全性当中，主要包括电子档案在生成和应用当中的安全问题。在相关技术、管理、策略等方面，都具有极高的重要性，同时也对不同安全体之间的内在联系进行了体现。在电子档案安全管理当中，采用的安全性技术原则就是技术保障。对于技术保障，应当注重技术应用的有效性、技术标准的规范性、技术手段的科学性等。安全管理主要是利用文件管理、人员要求、管理过程、信息技术等，为文件在保管、归档、生成过程中的完整性与可靠性提供保障。电子档案的机密性与安全性，是通过封装保存实现的。通过这种方式，完成电子档案安全管理的任务。安全策略主要是基于相应的规范和计划，对管理手段和各项措施实施的正确性进行确保，从而可靠、全面的保护电子档案的可用性、完整性、真实性和安全性。
2.电子档案副本转换的系统规范
在电子档案的安全管理当中，为了提供更为基础有效的保障，可以在安全管理策略中，进行系统规范的建立。从电子档案到电子档案副本的转换，其目的在于提高电子档案应用和开发的效率和效果。因此，在实际进行转换操作的过程中，应当对电子档案的安全性、可用性、完整性、真实性等方面必须严谨，避免信息在转换当中发生损坏或丢失。此外，在制度、控制、标准、技术等方面，都应当进行相应的安全管理规范与标准的建立。
3.电子档案的永久保存
1发电企业档案管理的重要意义
电力产业是国民经济的基础产业，而发电的高效率和持续性供给关系着国计民生的大事。我国发电企业的档案是从上世纪七十年代末期的改革开放开始变化的，在发电企业的整个发展过程都记录在企业档案管理部门所管理的各类档案资料中，这对于发电企业的历史面貌和经济效益有着独一无二的凭证作用，在发电企业的经营管理、安全生产文化建设以及可持续性发展等各个方面都发挥着不可替代的重要作用。这包括了丰富的知识信息和科学资源，从本质上反射出企业发展的真实历程，对于企业的可持续展有着巨大的推动作用。随着电力体制改革，档案管理中所富含大量信息价值的重要性越发明显，决定了发电企业的档案管理工作所面临的最紧要的任务就是如何提高档案管理的时效性，利用这丰富的资源更加准确、及时地服务于发电企业的生产经营决策以及研究。
2发电企业档案的主要内容
发电企业安全生产档案的内容主要有以下几个方面：
（一）发电企业安全工作的规章制度
发电企业安全工作的规章制度，包含安全生产管理组织机构以及领导名单和职能分工，兼职及专职安全管理员的岗位责任，企业主要领导与上级领导机关签订的安全责任状，企业与下属单位签订的安全责任书；企业总体安全管理制度；针对特殊工种制定的操作规程和经营管理办法，针对电力生产流程存在的危险有害源等所采取的职业病防范措施。
（二）安全生产工作记录
安全生产工作记录包括参加电力安全监管会议的文字记录，以及企业内部召开的各种会议、研讨会所作的安全工作方面的研究、讨论和决定的记录。企业劳保用品的供应单位、供货时间以及发放计划，企业财产、人员、设备以及运输工具的保险记录；防汛、消防等重要器材的重置、更新数量和时间记录；事故发生后的调查处理结果、报告及定期上交的事故报表；上级单位下达的对发电企业的各项考核标准和检查要求中对安全生产所做的记录，出现重大事故隐患后给责任单位人所下限期整改通知书的存根，以及对整改结果进行跟踪检查的记录；发生事故后所作的调查报告和处理结果以及定期上报的事故报表。
（三）有关设施和设备安全状况的资料
包括电力生产中经营的危险商品和使用高危物品的说明书，发电设备安装和发电设施建设过程中的各种原始文件和图纸的复印件，建筑单位和设备生产商的生产许可证、技术说明书以及产品合格证。以及设备、设施还有交通工具等的损坏和历次维修记录，电气设施、防盗网等的改造和安装更新记录；对高压、高温、以及电器等重要设备的定期检测和检验的记录。
（四）经营合同档案
发电企业的合同档案部分是由文书档案发展演变而来，为了易于管理和利用而设置了单独的一个档案进行管理。与其他企业单位签订的合同协议文件组成了这个档案，是记载和反映发电企业法律维权和经济发展的重要凭证。
（六）有关安全教育和岗位培训的资料
进一步提高和加强企业的主要负责人的安全意识，要将安全生产档案建档业务列入安全生产的必修类容。如说每个员工必须参加新员工进厂时的安全教育，不能出现缺人、缺课时的现象；要定期进行小规模的班组安全教育，要让所有员工尽可能及时的掌握所有的安全操作规程新技术，最大程度上减少由于员工因为忽视安全而导致的安全事故发生的可能性，尽可能保护员工的生命和企业的财产安全。
3档案管理在安全生产、经营管理中的作用
3.1能够有效地解决发电企业安全生产档案不健全问题
目前，许多电力企业仍存在诸多漏洞和薄弱环节，最为突出的问题是安全生产档案的不健全。安全生产档案的安全性具有促使企业管理层将安全生产列入日常议程，增强企业全体员工的“安全第一”的思想意识，在生产中时刻牢记安全的重要性，并能够积极主动地配合安全管理人的检查。同时安全生产档案还有助于全体员工工作主动性和责任感的提升，为企业安全管理工作有张有序地开展创造良好的企业氛围。因此，应当重视并强化安全生产档案制度的建立和完善，促进企业安全生产主体责任的落。
3.2能够确保发电企业在市场竞争中站稳脚步
随着电力市场的发展和完善，发电企业面临的市场竞争更加趋于激烈。而发电企业档案包含着涉及范围广、门类众多的海量信息资源，记录了企业在发展与改革过程中所有有价值的图片、数据以及文字等材料，能够客观地反映企业的发展历程。有效地管理档案资源，能够为发电企业在发展和市场竞争中提供可靠的决策依据，使发电企业能够更加高效地解决发展中面临的挑战。如果企业在档案管理环节发生严重的疏漏，导致一些重要的科研信息和信息资源有所缺失，更不幸的是这些资料信息如果被竞争对手掌握，将严重地削弱企业的市场竞争力，挫伤企业的发展能力。
3.3能够提高企业档案利用效率
在现如今的发电企业里面，各级管理人员逐渐认识到档案管理工作的重要性，明白了只有坚持不懈地综合利用各种合理的措施才够够完善企业的档案管理制度、提升档案管理工作效率的道理，使档案的时效性得以明显地体现出来，降低档案资料使用过程中的误差，同时提高发电企业各类档案资料的统计精准度。
3.4能够给与并满足企业管理体制改革的需要
发电企业只有引进竞争机制不断开拓外界市场，才能在激烈的市场竞争中获得有利条件，档案管理对发电企业安全生产与经营具有重要作用，在发电企业中扮演着奠基石的角色。发电企业的档案一般记录着企业的生存环境、生产能力以及经营状况等各种信息，只有对发电企业进行有效的档案管理，才能为企业的安全生产、经营奠定基础。因此，发电企业应充分重视对档案的管理，引进先进的档案管理方法，并随着体制的变化适实变化管理的方式方法。
关键词：房产档案；数字化；问题及策略
在房产行业高速发展的今天，传统的以人力记录收集管理房产档案已严重无法满足发展的需求，创新完善数字化管理是目前重点研究问题。房产档案数字化是利用多媒体存储、计算机扫描数据等技术，将房产档案信息资源转化为以数字化的形式进行管理，具有有序的档案库，可及时提供服务，实现资源共享的数字化的档案信息，大大提高档案的查询效率与准确性。然而现今的房产档案数字化发展中仍潜在着诸多问题，找到解决制约房产档案数字化问题的对策才可保障房产行业的顺利发展。
1 目前房产档案数字化中存在的问题
1.1 信息抗风险能力弱，安全性较低
不重视和落实信息安全是房产档案数字化过程中较为常见的问题，数据丢失、信息泄密、档案被窃取等事故的屡次发生。计算机技术的大量应用以及各项管理隐私通过计算机进行管理，加大黑客侵入的概率，使隐私泄露的现象时常发生，不仅影响了数字化成果，更影响了长期工作的进展，甚至公司的安全问题。在数字化档案管理中，进行文件备份以防止外界因素的破坏导致的档案丢失；采用先进的档案管理隐私保护系统并及时进行病毒查杀来确保管理的安全性显得尤为重要。
1.2 房产档案形式较为单一
通常情况下，完整的房产档案需要同时包括文字、表格、图片、视频片段等重要资料，但此类形式的档案在房产行业飞速发展，科学技术不断进步的今天已逐渐跟不上时代的步伐，无法满足人们的需求。由于这类形式的房产档案需要专业管理人员进行分类整理，并且还需要固定的存放空间，例如纸质内容或照片等重要房产档案载体极易损坏进而破坏档案信息的完整性。单一的房产档案形式浪费了大量的人力财力和物力，严重不能适应当今社会发展形势，房产档案的形式亟待改革创新，并建立相应保护措施与管理制度，以保证房产档案管理的规范性及顺利发展。
1.3 管理人员素质有待提高
由于档案专业人才供不应求，如今大多数房产档案管理人员并非专业出身，文化程度偏低，专业知识薄弱，视野较为狭窄，尤其在较为低级的县区情况更不可观，难以达到既懂房产业务，又精通数字化档案管理的要求。且房产档案管理人员的素质不仅影响着房产档案数字化管理效率与质量，也间接决定着房产档案的长期管理、开发和利用。数字化档案管理是一项实践性较强，跨学科的工作，当前房产档案管理中迫切需要了解房产业务、精通管理要求的复合型人才。应采取有效措施，加快培养这种高素质复合型管理人才是促进房产档案数字化的关键。
2 房产档案数字化问题的应对策略
2.1 重视信息安全，加强信息保护
房产档案数字化工作要重视信息安全问题，并加强对信息的保护。建立严格的安全管理体系、清晰划分公开信息与保密信息的界限、加强档案管理人员的保密意识、研究更高质量的软硬件技术都是保障信息安全的有效措施。不得随意更改房产档案数字化的固定流程，并明确工作区与休息区的划分，禁止私人物品与工作用品混淆等工作细节；根据档案的机密程度对对存档进行分类与保存，保障国家机密与个人机密不被泄露；定期对管理人员进行严于律己、忠于职守等教育与培训，防止擅自抄录、泄露机密或销毁档案事故的发生；充分利用防火墙及安全软件，自主设计安全系统并利用技术手段检测有无潜在威胁。重视信息安全，加强信息保护是确保房产档案数字化高效高质，公民隐私，国家机密不被泄露的必要措施。
2.2 加强对基础设施的建设力度
房产档案数字化基础设施为数字化管理提供了基础保障，房产档案管理部门应结合自身实力和实际需求，加强基础设施的建设力度，引进先进技术，使数字化管理设备更加完整，房产档案形式更加多样。标准机房的配备应以“电子信息系统机房建设规范”为依据，并且使机房的配供电、综合布线、消防安全、温湿度、防尘、防雷、防潮等条件符合相关要求；选择同时具有可拓展性和实用性的例如高性能的扫描仪等必要的信息采集设备以及其他基础设备；设备采购需要立足于日常工作量、信息管理系统房地产业发展趋势等；在保障系统软件的兼容性、接口的规范性、数据的安全性以及资源的共享性的前提下对其进行选择，确保系统的规范和统一；还应不断地维护和更新基础设备，使硬件设备和系统软件更符合实际需要以更好的实现资源共享，从而为提高数字化管理利用价值打下更为坚实基础。
2.3 提高管理人员的综合素质
提高管理人员综合素质，加强专业人员队伍建设是房产档案数字化工作开展的基础。提高房产档案管理人员的保密意识，及其业务水平与计算机水平是其努力方向。加强对档案管理人员的教育和培训工作，较强的保密意识可以避免档案信息的外泄和擅自销毁，在市场经济不断深化的今天尽可能降低与房产有关的经济纠纷与犯罪的发生频率。努力提高自身的业务水平，对自身知识结构进行及时更新，掌握房产电子档案的特征及管理规范，不断完善创新房产档案数字化管理工作，建立健全的房产档案管理制度，使其更好的发挥约束和激励作用，大大提升员工工作的积极性。定期对管理人员进行培训以增加其网络、信息工程等计算及有关的知识。房产档案管理人员既要在业务水平上达到电子档案的全程规范管理，也要在计算机水平上掌握确保档案信息安全完整的计算机相关网络安全防护知识。理论学习与信息化技术培训相结合才能灵活将房产档案管理专业知识与数字化管理技术加以运用，从根本上提升自身的工作能力与综合素质，有助于推进建筑档案数字化的进程与发展。
3 结语
房产档案的数字化管理对增加房产市场竞争力，提高工作效率具有不可估量的现实意义，是房产事业得以发展的重要前提之一。本文针对我国房产档案数字化潜在的信息抗风险能力弱，信息安全性较低；房产档案形式较为单一；管理人员素质有待提高各个问题进行分析，并提出重视信息安全，加强信息保护；加强对基础设施的建设力度；提高管理人员的综合素质的应对策略，希望对反铲档案数字化的完善有所启发，是房地产行业的经济效益有所保障。
参考文献
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