【关键词】高校资产公司；档案管理；思考
改革开放以来，我国高校科技企业取得了飞跃发展，形成了独具中国特色的高校科技产业，成为国家创新体系的有机组成部分。组建高校资产公司，这是按照党的十六届三中全会关于建立和完善社会主义市场经济体制的要求，按照教育部关于高校尽快建立以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型高校企业管理体制和运行机制的要求，在新的历史条件下提出的新任务。作为高校科技产业档案工作者，我们应当抓住这个新的契机，在一个新的起点上共同努力团结一致，开创高校科技产业档案建设的新局面。仅此本文拟对高校资产公司档案管理作如下探讨。
一、契机
2005年7月，全国高校科技产业工作会议召开以来，按照《教育部关于积极发展、规范管理高校科技产业的指导意见》第六条规定“高校要依法组建国有独资性质的资产经营有限公司或从现有校办企业中选择一个产权清晰、管理规范的独资企业（以下统称高校资产公司），将学校所有经营性资产划转到高校资产公司，由其代表学校持有对企业投资所形成的股权。高校以投入到高校资产公司的财产承担有限责任。”即明确指出学校（国家）是高校资产公司的唯一出资人，股东仅学校（国家）一人的国有独资性质。目标是规范高校产业管理与经营工作。在高校与校办企业之间建立一道“防火墙”，避免因校办企业经营问题冲击高校正常的教学与科研秩序，规避高校的风险。
随着计划经济向市场经济的转变，高校必须建立新兴高校科技产业理念，以科学发展观为指导，以大学教育与社会发展的矛盾和需要为切入点，以适应、服务和推动社会发展目标为导向，以尊重大学教育外部关系规律为前提，以实现高校产业功能任务为价值取向。因此，高校校办企业必须适应社会发展，一方面，遵循市场经济规律，高校校办企业由是学校教学的一个环节，有很强的教学性与计划性的非独立法人的学校附属单位，转变为独立享有民事权利、承担民事责任，依法自主经营、独立核算、依法纳税、自负盈亏的法人实体，通过向客户提品和服务获取利润。即校办企业使理论研究转向了生产力的再现，对推动国家高新技术产业发展、提升传统产业结构升级换代、增加国家税收、促进社会就业等方面做出了重要的贡献；另一方面，还要为高校教学，培养高素质的人才服务。即对提高高校科研实力、促进高校科技成果转化、培养创新型人才、弥补高校办学经费等做出了很大的贡献。
随着高校资产公司的组建，使高校科技产业体制个运行机制发生了根本性的变化，规范了高校投资和经营活动。高校所有投资和经营活动统一由高校资产公司代表学校，以出资人身份进行。高校资产公司普遍建立产权清晰、权责分明、校企分开、管理科学的现代企业制度，依法行使高校企业股东的权利，并履行相应的义务，加强对所投资企业的监管，以促进科技成果转化和产业化、实现国有经营性资产保值增值为主要任务。
由此可见，上述两个根本性转变，将高校资产公司全面推向市场。这对高校科技产业档案工作而言，是一个与时俱进，不断提高档案服务质量及现代化企业档案管理水平，充分满足高校资产公司各方面需求，真正实现档案开发、开放与利用价值的关键的发展契机。
二、创新
（一）机构创新——档案管理由不完全独立性转向独立性
众所周知，档案工作既是高校资产公司经营与管理的重要组成部分，也是提高高校资产公司经营与管理水平、工作效率与工作质量的必要条件。
高校资产公司组建前，科技产业系统是作为学校的一级机构或部门，则科技产业档案管理必然受制于学校档案馆（室）。这不仅体现在组织架构上，更体现在业务职能上。学校档案馆（室）通过下发文件、指导培训、检查评比、经验推广等有组织、有计划、有步骤地的活动，强有力地推动着高校科技产业档案工作的开展。这就必然导致高校科技产业档案的管理观念、管理体制、管理模式以及资源建设诸方面，难以实现与现代企业相适应的、个性化的的档案工作运行机制的变革与创新。当然，高校科技科技产业档案也就很难达到的完整性、系统性，更不用说全方位性了。由于高校科技产业档案管理的不完全独立性，必然决定了在其工作发展过程中没有应有的自。
高校资产公司的组建，是建立在以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开（学校出资人与高校资产公司经营者之间相互制衡关系），以法人治理为核心的现代企业制度的基础上。作为企业法人，高校资产公司“应当具备依法成立、有必要的财产或者经费、能够独立承担民事责任、有自己的名称和组织机构以及场所四个条件。”（《中华人民共和国公司法》P4）依法独立享有决定企业组织机构的权利。高校科技产业体制的创新，使高校资产公司拥有档案终极所有权。档案管理同其他管理一样，档案权属决定了档案的管理思想与管理方式。即谁拥有档案的所有权，则谁就拥有档案管理的控制权与自。因此，高校资产公司的组建，可以促进高校科技产业档案管理深层次的变革，改变原有高校科技产业档案所固有不相适应的行政管性理模式，转向适应市场经济、适合本企业特点的经营性管理模式。所以，高校资产公司在组建过程中应当充分根据企业自身的特点开展其档案管理机构调整与创新，将新制订的高校科技产业档案规章制度及时提交董事会审议通过，并纳入公司章程中，以适应高校资产公司在激烈的竞争市场条件下，在高校科技产业体制和运行机制转型的过渡时期，在获取最大经济效益与社会效益的统一的过程中对信息的需求，确保高校科技产业档案工作协调持续发展。
（二）管理创新——档案管理由行政管理性转向市场经营
性
利用价值是档案工作出发点与根本目的。随着现代企业制度的建立和市场经济的发展，高校资产公司作为市场的主体，以实现一定的经济目的。其档案工作亦必须围绕公司的经济目的创造一个良好的管理与经营环境，为其科技企业的成长与发展保驾护航，为社会提供最好的服务。
高校资产公司组建前，在管理体制上，大多数高校科技产业仍是学校的一级机构或部门，或是一套班子两块牌子，且以行政管理为主，经营与管理权基本在学校，或是学校直接干预。一方面，高校科技产业部门或机构因为没有属于自己的资产，自然而然也就缺少承担经营风险和资产增殖的责任。另一方面，学校从来不是也不可能是一个完全等同于其他资产主体，以追逐利润为唯一的纯粹市场主体。即学校在追求经济目标外，更关心其政治目标与教育目标。所以，学校的政治性身份必然决定在其经营与管理中具有政治性目标，追求经济效益并非首要价值目标。毫无疑问，高校科技产业有着三重目标：一个是政治目标；一个是经济目标，还有一个是学校自身的教育目标。
高校资产公司的组建，其作为市场的主体，以实现一定的经济目的，因此，必须遵循社会主义市场经济的客观规律。幸运的是，高校资产公司的组建者从一开始便牢牢地抓住了那只神秘的被经济学家称为看不见的手——市场规律，运筹帷幄。本着“资产管住、经营放开、促进发展、加大回报”的原则，建立的是以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型的高校企业管理体制和运行机制，在市场环境中求生存、求发展，推动公司的经营由学校事业计划型向市场经济自给型，将公司的一切活动都以“利益最大化”原则发展壮大进行。这不仅是市场经济规律和市场规律的要求，也是今后高校资产公司的发展方向。
（三）档案管理由兼职性转向专业化
档案工作的任务既是是一项艰巨的光荣的复杂细致的平凡清苦的事务性与基础性工作，也是一项政治性、政策性很强的工作，还是一项技术性和专业性较强的工作，具有自身严格的操作规范和流程，对人员的业务素质提出了较高要求。从法律的视角看，契约是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。随着我国法律制度的健全，企业在生产经营管理活动中，契约关系是市场经济社会里最基本的法律关系，契约管理的具体内容及合同关系自始至终是一种法律关系。所以，在市场经济条件下，高校资产公司档案管理必须从过去重点为政治服务、领导服务、人事服务转向为生产、经营、管理、法律等活动服务。
关键词：房产档案；物管；管理
中图分类号：F2 文献标识码：A文章编号：16723198（2012）10003201
1 物业管理与房产档案的内涵
物业管理作为房地产市场消费环节之一，是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务，物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施，以治安保卫与环境绿化，分发信报与传呼电话，清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言，物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工，绿化环卫，道路及车辆停泊，租约事务，物业装演；管理公共设施及设备运行，对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。
房产市场迅猛发展产生大量房产档案，房产档案属于专业档案，具有保存价值和重要法律凭证价值，是进行房产权属登记与房屋交易，房产抵押与处理房产纠纷，城市拆迁规划的主要依据，业主与用户的个人信息具有明显私密性，房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段，远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图，卡与照片，文件及一切能证实房屋历史变化过程资料，是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案，大多还停留在纸介质基础上，这样的管理效率低下，保密性差，并费时费力，如发生意外则很难弥补。
2 物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题
物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度，物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知，导致契约精神缺失和公共权利漠视，使得业主缺乏主动参与和守约意识，造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言，少数业主对现代物业管理服务理念不认同，对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度，对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言，在档案建设中增强透明性，提高专业化，更好感化广大业主，树立自身良好公共形象等意识不够强烈。
物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居，没有定位自己服务业主位置，淡化了服务特征。有些物业公司违背合同，不给业主提供相应档案建设与保密等服务，引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录，物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力，需要必要监督和竞争，管理水平低下，运作不规范，必要监管机制体制缺失，造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐，相对缺少人才储备，队伍建设跟不上行业发展需要，缺乏称职的职业经理人，房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。
3 物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理
首先，要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供，物业公司提供管理、劳务服务等产品，业主支付费用，双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节，三个环节顺序发生，但是物业服务没有流通环节，物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征，使业主在消费物业产品时，难以感觉到物业服务产品真实存在，档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。
其次，要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看，物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护，但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有，提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定，依据全体业主整体意见制定，相关的档案建设具有公共性与通用性。
第三，适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。房产档案管理主要业务包含房地产权属档案归档，查档与档案服务，纸质档案库存管理与房屋产权限制等。房地产权属档案具有专业性与动态性，历史延续性，真实性与法律性。房地产权属电子档案包括数据库数据和纸质档案扫描图像资料（如申请书与申请人身份证明，土地使用证与规划许可证，权证附图等纸纸档案资料扫描图像）和影像资料以及该房屋的其它信息。产权信息包括的收件材料所形成的电子表单，如产权房屋与房地产业务受理单，房地产登记申请书与房屋产权转移登记审批表，房屋共有权证存根与房屋所有权证存根，房屋共有权证与房屋所有权证，收费统一票据与商品房按揭备案登记证明，房屋他项权利审批表，在建工程抵押（按揭）备案登记证明与在建工程抵押登记审批表等。
总之，物业公司房产档案建设是一项兼具私密性与公共性，时空性很强的长期持续的服务管理工作，需签订期限较长合同，物业公司在房产档案建设过程中应该接受客户长期监管和考验，业主委员会和行政职能部门应长期协调解决房产档案建设过程出现的新情况和新问题。
参考文献
1 供电公司档案管理的意义
“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”档案的作用体现在两个方面：一为凭证。因为它记录了人们实践活动的原始的真实情况。如，一份文件在形成过程中保留着作者的笔迹，声音或图象，保留着领导者的签字，单位或个人的印章等，这些原始的真迹，显示出它无可替代的权威性。二为参考。档案的原始性、真实性，使它在人们总结经验教训、制定行动纲领和工作计划，进行科学研究和经营活动中，有重要的参考价值。近年来，随着用电量的逐年增加，电力企业体制改革的步步推进，迫使档案管理工作的现代化及标准化，可实际上因为各种主观或客观的原因，供电公司的档案管理还存在种种问题。
2 供电公司档案管理中存在的问题
笔者在供电公司档案工作中，发现档案管理存在以下问题：
（一）档案管理机构不完善
各科室的档案工作都由本科室自行安排，这样造成人员轮换频繁，各科室之间缺乏沟通，给部门的生产经营活动带来了极大的不便。
（二）档案管理制度不健全
尚未制定独立完善的档案管理制度，档案管理的有关规定和要求还从属于其他规章制度，存在职责不够明确，规定不够详细等问题。
（三）档案资料管理不规范
1、门类单一。文书档案所占比重过大，占总数的65%以上。科技档案、合同档案、会计档案、案件档案比重极小。
2、载体单一。绝大部分是纸质档案，而照片、底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。
3、内容单一。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免等，从这些材料中只能了解梗概，而想要更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。
4、管理混乱。档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。
5、信息陈旧。如相当部分的会议纪要档案、重要事件记录、客户往来帐目文件档案、质量陈述文件档案等还是在电力体制改革前的保留，已无保存价值。
面对上述种种不问题，面对当今竞争社会对档案室提出的挑战，笔者认为必须对档案工作进行创新管理，实现档案管理的现代化，使它适应社会发展的需要。
三、供电公司加强与完善档案管理的对策
（一）加强公司档案工作的行政管理
第一，建立档案管理机构。成立公司档案工作领导小组，由办公室、生技部、财务部、用电部等职责人员组成。设立档案库房和阅档室，配备所需的一切硬件和软件。第二，理顺档案工作流程。由办公室负责本公司档案工作的综合管理，对各部室档案工作进行监督指导，建立起“领导分管、办公室主管、部室兼管”的档案三级管理网络。第三，建立健全档案管理制度。部门应逐步建立健全各门类档案管理制度，包括档案员岗位责任制、档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度等。第四，有计划的开展档案工作，把档案工作纳入公司的年度计划。
（二）档案立卷工作基础业务的规范和创新
加强对档案资料的管理，按照档案管理的规范程序和要求加强档案立卷管理工作。具体从以下方面着手：第一，对现有档案进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。剔除工作应与计算机录入的前处理工作同步进行，即在对案卷做分类标引或主题词标引的同时，分析其价值的有无及高低。应在公司分管档案负责人的领导下，由行政部负责人以及档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。经鉴定需要销毁的档案必须登记《销毁档案清册》，由单位领导审查批准后进行监销。第二，严把档案质量关，把保管期限划定不准确以及重复归档等问题杜绝在归档前。不同年度的文件，应分开排列。“年度”的确定，应遵循以下办法：一般的文件材料，放在其形成的年度；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年。将同一年度的收文和发文分开，收文按不同保管期限排序即：年度――保管期限――文件序号（件号）。发文首先分机构，同一机构下发文分不同保管期限排序，即：年度――机构――保管期限――文件序号（件号）。第三，加强档案信息资源的开发。通过编研工作把散落在不同卷宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这使那些因先天不足如：立卷不科学，收集不齐全等后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”，根据不同的利用需求编制的检索工具，从不同角度揭示着档案信息资源，建立起一整套馆藏档案检索体系，有助于档案信息的开发和利用。
（三）在档案载体上更新，实现档案信息电子化
在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。其益处有：①可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。②缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式时间长、效率低，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。③档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。④档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。⑤档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国已越来越完善，档案事业也应注意这方面的发展动向，超前拿出对策，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
在工作中，笔者一直尝试着把以上的创新应用到档案管理工作中，发现档案资料丰富多了，有序多了，服务功能更加强大了。近年来，我公司充分利用档案信息资源，在修编电力志、地方志电力篇、组织沿革、大事记、经济活动分析、事故分析、电网效益分析、多经效益分析以及对220 kV变电站、线路，110 kV变电站、线路，200 MW机组，科研成果形成简介、汇编等多种编研成果，用于指导生产、经营和各项管理工作，取得了显著的成绩。直接利用档案在土地产权的界定、解决土地纠纷、处理设备故障、缩短机组大修时间、设备改造、优化电网调度方式、编制工程招标书、节省投资、维护企业的合法权益和职工个人的正当权益等实际方面取得的效果更为明显。
参考文献
[1]《档案基础工作理论与方法》，主编：杨友秀，档案出版社。
[2]《南方电网公司档案管理制度》办公室。
[3]《档案与建设》2014年第5期。谭培：《对我国档案事业发展战略研究的研究》
的调研报告
XXXX水电开发有限责任公司（以下简称“XX公司”）地处世界最大的水电基地——XX省宜昌市。XX公司于XX年1月经XX省人民政府批准成立，主要负责XX流域三个梯级水电站（装机X万千瓦的隔河岩水电站、装机X万千瓦的高坝洲水电站、装机X万千瓦的水布垭水电站）的开发建设及电站建成后的经营管理，用21年的时间完成了XX干流三大梯级电站建设任务后，目前主要负责电站的经营管理。
一、档案工作目标管理实施背景
XX公司经过多年的建设项目建档和档案管理实践，始终贯彻实施档案法律法规，充分汲取国内先进水电企业档案管理经验，坚持以规范化和科学化管理为目标，从单一的机关档案室发展到多个综合档案室，将简单的横向管理向多元的纵深推进，档案工作逐步从常规性、事务性、传统性的管理走向规范化、系统化、现代化的管理目标。丰富的馆藏资源在公司的基本建设、电力生产、经营管理、创新发展中发挥着重要作用，同时也见证了XX公司的战斗历程和辉煌业绩。
为全面提升XX公司档案管理水平，使档案资料更好地服务于XX公司“创建全国一流流域水电发电企业”的管理目标，践行XX公司“内涵式发展、专业化管理”的统领精髓，XX公司档案工作以XX省档案局文件《XX省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》为纲领，从组织管理、设施设备、业务建设、档案信息化、开发利用五个方面，全面、系统地进行检查和整改，顺利实施了档案工作目标管理“省特级”（此为XX省档案工作目标管理最高等级）的考评验收工作。
二、档案目标管理工作的主要做法
（一）坚持集中统一管理，不断健全档案管理网络体系
XX公司档案工作坚持统一领导、统一制度、集中管理的原则，实行各门类档案资料集中统一管理，档案中心及流域电厂档案室统一收集各部室或各单位产生的文书、合同、科技、会计、照片、实物等各门类、各载体的档案资料，并集中统一保管，避免档案资料的流失，确保安全保管和有效利用。
XX公司领导高度重视档案工作，将档案工作纳入议事日程和年度计划中，XX公司及流域电厂均成立了档案工作领导小组，由总经理（或厂长）任组长。各部室及各单位均配置兼职档案人员，业务上接受专业档案室的监督、指导和检查，有效确保了档案资料完整、规范、系统的移交、归档。
（二）持续加强制度建设，确保档案管理制度落实到位
XX公司流域电站开发战线长、技术难度大、施工复杂，产生的档案资料种类庞杂，数量繁多，档案资料收集难度大。为此，XX公司在工程建设管理过程中摸索出了一套适合流域管理特色的档案管理制度：一是严格执行国家和行业管理标准，如《重大建设项目档案验收办法》《水电站基本建设工程验收规程》《水电建设项目文件收集与档案整理规范》等；二是制定符合本单位工作实际的档案管理制度，如《XX公司档案工作管理标准》《XX公司档案库房火灾事故应急预案》及档案“三合一”制度、档案“四级”审签制度（即从施工、监理、建设单位，最后到档案室的逐级审查流程）等；三是根据机构和人员变化，及时修订档案资料归档范围和归档责任人。精细化的档案管理制度实现了对档案八个环节的标准化、规范化的管理。
（三）采取有效控制措施，保證档案资料完整准确
一是XX公司与各二级单位、流域电厂与厂各部室签订《档案工作责任书》，明确档案资料归档的责任和要求；
二是将档案工作纳入公司综合考核管理体系，XX公司档案中心对各单位档案工作进行考核，同时接受公司综合考核组的检查考核，确保对档案工作各个业务环节实行全过程考核；三是对各单位档案工作进行年度档案专项检查，及时查摆问题，强化整改落实，消除隐患；四是在合同条款中明确项目档案责任制，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体（声像、光盘、磁盘）等的整编归档内容，明确管理责任；五是项目档案工作实行“四同时”管理，即下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况，验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况，项目总结同时做好项目文件归档交接，同时派遣档案人员参加设备开箱、项目竣工验收会等经营活动，所有项目档案资料须经档案部门审查并签字确认，方能办理竣工结算。
（四）创造有利条件，确保工作顺利开展
公司档案工作得到各级领导的重视和支持，档案设施设备购置、库房保洁、档案资源开发利用、档案专项活动等均顺利开展。XX公司及流域电厂均提供充足的档案库房和办公用房满足多年档案保管的需要；配备档案设施设备并进行正常维护和使用，确保档案资料的安全存放。持续加强档案管理人才队伍建设，组织专职档案员参加XX省人事局与XX省档案局举办的业务培训班，确保档案工作人员持证上岗。
（五）积极搭建信息平台，用好用活档案资料
XX公司档案自动化管理起步较早，从20世纪90年代开始配置计算机及档案管理系统，实现文档一体化管理。按照集团化管理要求，XX公司及流域电厂于XXX年统一采用上级主管单位开发的协同办公系统和档案管理系统，实现了档案的自动编目、检索、统计等功能，可将纸质文件和电子文件同步归档；数字化档案可直接载入系统，实现文件资料全文电子化、照片档案数字化及部分档案资料的数字化；根据国家标准对数据库数据进行安全备份和管理，并利用网络安全认证、防火墙和杀毒软件等有效防护措施，确保档案网络数据的安全。
创新档案服务形式，充分利用档案信息资源开展编研服务。XX公司档案中心建立了全公司所有员工任职的索引数据库，编研了XX公司员工任职全宗成果汇编，解决历年来查找员工任职信息的困难；编印文件汇编、大事记、水电站建设史、研究文集、年鉴等二次编研文献资料，便于各层次人员对档案资料的高效利用；利用网络平台和荣誉室展板等多种形式提供各类档案信息资源，展现XX公司及流域电厂的文化风貌、人文情怀，增强企业的凝聚力和创造力。
充分发挥档案资料在电力生产、工程建设、各项审计、法律纠纷、专项验收等工作中的依据凭证作用，为XX公司及流域电厂创造经济价值和社会效益。积极参加上级主管单位组织的档案资源开发利用优秀案例评选表彰活动，其中《为“1998年XX隔河岩水库错峰”提供决策依据》案例荣获二等奖，《规避“水布垭库区沉船事件”中的事故责任》等3项案例荣获优秀奖。
XX流域电站建设的档案资料作为珍贵的无形资产，是无数建设者们智慧的结晶，用好、用活这些资料，是档案管理人员责无旁贷的职责和义务。
三、档案目标管理等级评审工作后的思考
XX公司档案工作目标管理省特级评审工作虽然取得了阶段性成功，但是也暴露了在档案信息化水平不够高、档案编研工作有待加深拓广、档案管理工作发展不均衡等问题，今后XX公司将按照档案目标管理的各项指标，延续档案工作记录历史、传承文明的特性，本着服务为第一要務的宗旨，着力抓好“收齐、管好、用活”三个核心环节，努力开创XX公司档案管理新局面。
一是逐步实施各门类档案资料的数字化管理，提高档案信息化管理水平。
随着科学技术的不断发展和现代化管理手段的提高，档案资料的数字化建设势在必行，XX公司的科技档案涵盖3座大坝的全过程原始资料，是真实反映电站全过程建设的有效凭证，为让广大建设者们更加便捷、充分地利用这些资源，将这些档案资料全部进行数字化管理是非常必要的，下一步XX公司将按照上级主管单位的统一布署，分阶段、分步骤对室存全部档案进行数字化，积极用好数字档案馆系统的建设和运用，实现资源信息的高效共享。
二是开发更多可用的编研成果，充分用活档案资料。
XX公司室存档案资料专业技术强、创新科研成果丰富、建设时间长，如何将这些专业技术资料整理提炼，使其更好地服务社会和广大员工是档案工作者们必须思考的问题，今后我们将与相关业务技术部门一道，深层次、多方位地开展档案编研工作，使档案资料更好地服务本单位的各项管理工作。
【关键词】档案管理；现代化；服务性
一、过去的一些做法
加强管理是企业永恒的主题，企业发展重要的是可持续发展，档案作为企业的无形资产在企业发展过程中发挥着重要和不可替代的作用，几年来在加强档案管理方面作了以下几项工作。
（一）完善档案管理体制，为档案服务提供保障
1、公司的档案工作自1990年取得国家一级企业资格，1998年通过国家档案局复验，几年来在规范化、制度化上下功夫，形成了一个公司总经理分管、总经办主管、档案形成部门分管的三级档案管理网，每个岗位、人员都制定了岗位责任制并严格考核。在此基础上档案工作纳入公司年度计划和领导的议事日程，保证了档案工作的顺利进行。
2、认真搞好两种培训，即专业知识和档案法规的培训。档案专职人员积极参加上级档案部门组织的各种培训，提高法制观念、不断更新业务知识，适应新形势的要求，在公司内部通过采取标语、图片、答卷、公司网等形式向公司领导和员工宣传档案知识和档案法律法规，重视档案工作，提高档案意识。
3、认真做好三项基础工作：一是坚持档案“三参加”制度，即按时参加项目工程竣工验收、设备开箱验收和科技成果鉴定会，从源头保证档案的完整准确；二是经常深入档案形成部室检查文件材料的安全保管、案卷分类和平时立卷情况，防止档案材料的毁损、错归、漏归和遗失；三是认真做好每年归档文件案卷的质量把关工作，逐卷逐项检查，对不符合立卷的及时整改。
（二）做好提供利用工作，为公司生产经营和党建工作服务
提供利用是档案管理的出发点和归宿点，几年来档案部门一是抓基础，档案人员练内功，熟练掌握室藏情况，调卷准确迅速，热情服务，受到利用部门的好评；二是抓编研，根据历年档案编写的专题资料，比如公司历史沿革、大事记汇编在公司一些重大庆祝活动中，都发挥了重要的参考作用，近几年有针对性的编写了近十种有一定使用价值的编研材料，并提供给有关部室利用；三是重视档案利用的信息反馈，几年来公司利用各种载体档案解决技术、项目工程改造、纠纷、保险索赔、司法量刑、员工工龄核审等问题，为其及时准确的提供了最原始的资料凭证，档案为公司带来了较好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题及原因
公司领导员工对档案的重视程度与现代企业发展速度还不相适应。档案工作不能像蜡烛一样，停电了想起蜡烛，有电了一边去吧。
企业领导在档案工作中起决定作用。这是因为企业里行政手段在其管理中占主导地位，如机构设置、人员编制、经费使用等问题都必须由领导研究决定。其次，是由其肩负的重任决定的，公司总经理作为档案工作主要领导，既要全方位思考和处理所负责的公司管理工作，又要支持、创造档案事业的发展建设工作，因此，责任重大，其素质和能力关系到企业档案工作的质量和发展速度。因此，领导重视就一定能够有利于档案工作的发展，档案工作中存在的问题和困难就容易解决。我公司的档案工作正是由于公司经理分管，综合档案室主任抓，为公司档案工作的顺利进行起了决定作用。九O年公司取得国家档案一级企业资格，以后几年公司对档案管理的力度逐年加大，不断在基础管理、规范管理上下功夫，特别在档案的收集、整理、保管、利用几个方面做了大量的工作，使档案管理成为公司整体管理工作中不可缺少的一个组成部分，在公司的生产经营中发挥了应有的作用。最近几年，在公司资金紧张的情况下仍投资两万元为档案室更换计算机、和防盗报警器等必要的设施，及时安排档案专职人员，解决新老交替，使公司档案室实现平稳过度。
档案管理人员是档案工作中的基本因素，是档案管理的基本力量，它关系到档案的基础管理水平和工作质量。这一点在以往的档案工作建设中足以说明。档案工作人员思想素质、业务素质高，积极性得到充分发挥，就能创造高质量的工作，做出成绩，使档案工作进入良性循环的轨道。
三、对策和建议
档案是企业几十年工作活动的历史纪录，有雄厚的信息资源，档案工作不但要立足现在，更要着眼未来，创新档案管理工作，适应企业的发展，为公司的生产服务，不仅是当前工作的需要，而且是维护企业历史真实面貌的一项事业。
（一）应加大对档案工作的宣传力度。档案宣传工作是档案事业的重要组成部分，一个地方档案宣传工作开展的深度和广度，在一定程度上反映了这个地方档案工作的整体水平。积极开展档案宣传工作，是增强社会档案意识、扩大档案工作社会影响力、推动档案事业发展的重要途径。
（二）档案工作要由被动服务向主动服务转变。档案工作的服务性是档案的基本属性之一，树立服务意识，以服务于企业的发展作为工作的前提，将档案工作做在其他工作的前面，按专题和系统针对性的服务。
（三）进一步搞好档案的基础性管理工作。要掌握档案业务工作的基本功，提高档案工作水平，研究主动服务特点和规律，做好利用情况的登记，利用效果的手迹，并运用信息反馈来改进档案工作的服务方式，做到“超前服务”，要了解各部室需求，结合公司的工作，有针对性的进行服务。
（四）推动档案工作现代化。目前，获取档案信息主要是依靠手工操作，查找和提供利用的速度慢且准确率低，不能适应企业的发展，电子计算机等现代化技术在档案工作中的应用，将会大大提高档案部门信息处理的能力从而能够迅速、及时、准确、全面的向利用者提供服务。
加强管理是企业永恒的主题，企业发展重要的是可持续发展，档案作为企业的无形资产在企业发展过程中发挥着重要和不可替代的作用，几年来在加强档案管理方面作了以下几项工作。
（一）完善档案管理体制，为档案服务提供保障
1、公司的档案工作自1990年取得国家一级企业资格，1998年通过国家档案局复验，几年来在规范化、制度化上下功夫，形成了一个公司总经理分管、总经办主管、档案形成部门分管的三级档案管理网，每个岗位、人员都制定了岗位责任制并严格考核。在此基础上档案工作纳入公司年度计划和领导的议事日程，保证了档案工作的顺利进行。
2、认真搞好两种培训，即专业知识和档案法规的培训。档案专职人员积极参加上级档案部门组织的各种培训，提高法制观念、不断更新业务知识，适应新形势的要求，在公司内部通过采取标语、图片、答卷、公司网等形式向公司领导和员工宣传档案知识和档案法律法规，重视档案工作，提高档案意识。
3、认真做好三项基础工作：一是坚持档案“三参加”制度，即按时参加项目工程竣工验收、设备开箱验收和科技成果鉴定会，从源头保证档案的完整准确；二是经常深入档案形成部室检查文件材料的安全保管、案卷分类和平时立卷情况，防止档案材料的毁损、错归、漏归和遗失；三是认真做好每年归档文件案卷的质量把关工作，逐卷逐项检查，对不符合立卷的及时整改。
（二）做好提供利用工作，为公司生产经营和党建工作服务
提供利用是档案管理的出发点和归宿点，几年来档案部门一是抓基础，档案人员练内功，熟练掌握室藏情况，调卷准确迅速，热情服务，受到利用部门的好评；二是抓编研，根据历年档案编写的专题资料，比如公司历史沿革、大事记汇编在公司一些重大庆祝活动中，都发挥了重要的参考作用，近几年有针对性的编写了近十种有一定使用价值的编研材料，并提供给有关部室利用；三是重视档案利用的信息反馈，几年来公司利用各种载体档案解决技术、项目工程改造、纠纷、保险索赔、司法量刑、员工工龄核审等问题，为其及时准确的提供了最原始的资料凭证，档案为公司带来了较好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题及原因
公司领导员工对档案的重视程度与现代企业发展速度还不相适应。档案工作不能像蜡烛一样，停电了想起蜡烛，有电了一边去吧。
企业领导在档案工作中起决定作用。这是因为企业里行政手段在其管理中占主导地位，如机构设置、人员编制、经费使用等问题都必须由领导研究决定。其次，是由其肩负的重任决定的，公司总经理作为档案工作主要领导，既要全方位思考和处理所负责的公司管理工作，又要支持、创造档案事业的发展建设工作，因此，责任重大，其素质和能力关系到企业档案工作的质量和发展速度。因此，领导重视就一定能够有利于档案工作的发展，档案工作中存在的问题和困难就容易解决。我公司的档案工作正是由于公司经理分管，综合档案室主任抓，为公司档案工作的顺利进行起了决定作用。九O年公司取得国家档案一级企业资格，以后几年公司对档案管理的力度逐年加大，不断在基础管理、规范管理上下功夫，特别在档案的收集、整理、保管、利用几个方面做了大量的工作，使档案管理成为公司整体管理工作中不可缺少的一个组成部分，在公司的生产经营中发挥了应有的作用。最近几年，在公司资金紧张的情况下仍投资两万元为档案室更换计算机、和防盗报警器等必要的设施，及时安排档案专职人员，解决新老交替，使公司档案室实现平稳过度。
档案管理人员是档案工作中的基本因素，是档案管理的基本力量，它关系到档案的基础管理水平和工作质量。这一点在以往的档案工作建设中足以说明。档案工作人员思想素质、业务素质高，积极性得到充分发挥，就能创造高质量的工作，做出成绩，使档案工作进入良性循环的轨道。
三、对策和建议
档案是企业几十年工作活动的历史纪录，有雄厚的信息资源，档案工作不但要立足现在，更要着眼未来，创新档案管理工作，适应企业的发展，为公司的生产服务，不仅是当前工作的需要，而且是维护企业历史真实面貌的一项事业。
（一）应加大对档案工作的宣传力度。档案宣传工作是档案事业的重要组成部分，一个地方档案宣传工作开展的深度和广度，在一定程度上反映了这个地方档案工作的整体水平。积极开展档案宣传工作，是增强社会档案意识、扩大档案工作社会影响力、推动档案事业发展的重要途径。
（二）档案工作要由被动服务向主动服务转变。档案工作的服务性是档案的基本属性之一，树立服务意识，以服务于企业的发展作为工作的前提，将档案工作做在其他工作的前面，按专题和系统针对性的服务。
关键字企业档案管理；服务；城市供水
中图分类号：G271 文献标识码：A
近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。
一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。 二、实现数字化档案室的目标
1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。
2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。
3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。
4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。
5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。
档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 三、实现企业档案管理的技术手段 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。 全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置 一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。
二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。
3. 档案整理要求 全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。
3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；
3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；
3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；
3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；
3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。 四、档案信息化基础设施建设 1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。
序号 内容 型号 配置 单位 数量
1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1
4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1
5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1
6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1
7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1
8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1
9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1
10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1
11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1
12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3
2软件配置：
a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服务器数据库： MySQL5.0以上
c、客户端操作系统：Windows XP
d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
3场馆要求：进一步优化档案保管条件，新增不少于60平方米的工作场所作为扫描工作间、档案存储间。五、档案管理的应用范围及其效益 苏州市自来水有限公司档案管理应用于三厂两所，各个科室；档案材料包括案卷文书档案、基建档案、科研档案、人事档案、宣传档案、财务档案、视频档案、照片档案等。 它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益： 第一，提高了劳动生产率。档案管理的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个工程项目完成收集整理工作大量的人力，而现在有档案可查，大幅降少投入人力。 第二，丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。 第三，是维护企业合法权益的重要保证。随着法制建设的不断完善、社会各方面的法律意识不断增强，企业面临的法律风险也越来越多。丰富完整的档案资料可以维护企业的合法权益。比如，土地征用手续、林木砍伐协议等文件可以在日后解决相关纠纷中起到决定性作用。再如，工程建设的立项审批及规划、环保、土地、消防许可等前期依据性文件，可以使企业规避法律风险及行政处罚风险。 转
关键词：信息时代；规划院；档案管理；创新；
中图分类号：F208文献标识码： A 文章编号：
知识经济社会是一个创新性很强的社会,进入信息化时代的规划院档案部门应是一个创新能力极强的职能部门。今天,创新能力已经成为评价档案部门服务水平,特别是档案部门工作效率的重要标准。无论从国际发展趋势来看,还是从我国实际现代化的要求来看,都需要改革创新。在信息和网络时代飞速发展的今天,信息技术有力地支撑了档案工作创新活动,建立电子档案、构建网络平台、开辟档案网站。档案信息化建设,已成为档案工作创新的重要途径和必然选择。入世后,信息业、咨询业的发展成为新的增长点,以现代化的计算机网络技术提供优势、快捷的信息咨询服务成为大势所趋。因此,档案信息服务的对象日益广泛,服务的需求更加多样化。为适应这种国际化、信息化的挑战,档案部门以及档案工作者必须。
具有预见性和前瞻性,改变传统的工作方法,创新服务方式,加快档案工作信息化的建设。
一、规划院档案工作创新势在必行
档案工作创新就是指档案职能部门适应信息化发展变化,适应外在环境需要,形成新的结构、流程和服务方式。创新是现代档案工作增强自身生命力的特性、过程和方法。档案工作通过创新,可以更快地实现职能转变、改进观念以及运行机制和管理服务方式的再设计与建造,全面提高工作效率和服务水平,提高档案资源的利用率。随着经济发展、社会生活的变迁和公共需求的演进,档案工作的管理体制、运行机制和服务模式正面临着变革. 一方面,传统的、封闭的、狭隘的自我发展观念,缺乏整体意识,独自追求体系完备,自我封闭,不求合作,盲目追求“实体”的拥有。这些都严重影响了档案资源的社会共享和信息增值,导致了档案信息资源的利用率低、档案工作效益滞后的不利局面。另一面,档案管理中的重藏轻用的传统服务观念,制约着信息化的进程。在信息时代,档案工作者只有将其所掌握的档案专业知识转化为生产力,才能得到社会的认可。尽管档案界已认识到开发档案信息资源为社会服务,是档案事业赖于生存和发展的基础。但积习难改,陈旧的思想观念仍然在影响着档案信息化建设的发展进程。
20世纪90年代以来,经济全球化程度迅速加深,以信息技术为代表的高新技术和知识经济迅猛发展,给档案工作的运行机制和公共管理服务带来了巨大的压力和挑战,档案工作在这种背景条件下,只有顺应时代潮流,大力深化改革,强化自身职能,使档案工作信息化的普及应用变成生动的现实。
二、档案拓展服务领域的创新工作
1、信息服务的社会化、多主体
由主要为企事业单位内的对象服务转化为为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得更复杂,越来越离不开信息服务。对档案信|邑的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2、兴办服务实体,发展档案产业
知识经济时代,档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息,帮助企业开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,维护企业合法权益。
3、加强横向联合,实现信息资源共享
随着信息时代的发展,人类知识和信息总量急剧增长,面对浩瀚的文献资源,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息时代背景下的档案创新工作
1、利用知识管理理念重塑档案工作,实现档案管理工作的创新
如果说信息管理是一种技术创新的话,知识管理则是基于信息管理之上的管理理念的创新。知识管理包含了信息时代的许多先进管理理念,其中不少是档案工作可以借鉴的。知识管理主张运用集体的智慧整合企业各种形式的知识资源,提高企业的应变能力和创新能力,实现显性知识和隐性知识的共享;企业知识创新的源泉在于知识的转化,知识转化的核心在于隐性知识显性化和显性知识内部化。企业档案是企业在生产经营活动中形成的各种记录,是固化的知识,属于显性知识。因此,基于知识管理的理念,档案部门仅仅局限于管理已经文本化的企业档案资料是很不够的,而应该根据自己在企业管理中的地位和工作性质,在做好档案信息资源开发利用的同时,积极推进企业显性知识的扩散,适当介入隐性知识的挖掘,促进不同种类的知识在企业内部的传播、共享和创新。
2、配合知识管理,适当淡化档案管理的边界,拓展档案管理的外延
知识管理是从创造价值的角度来考察企业的所有运作,并把对知识的管理渗透到企业的各种具体管理之中, 因此,知识管理的对象非常宽泛。传统的企业档案工作的边界则是比较清晰的,主要是对企业活动中已经形成的具有保存价值的文件材料进行保管,目的是作为日后的凭证、参考。这虽然铸就了档案工作在企业工作中的特殊地位,但也限制了档案工作的进一步发展。因此,有必要配合知识管理,适当淡化档案工作的边界,拓展档案工作的外延。具体而言,档案部门应配合知识管理的实施,进一步树立大档案观,加强与图书、情报等部门在信息资源搜集、整理和提供利用上的分工协作,提升图书、情报、档案一体化水平,为企业的生产经营活动提供强有力的信息支持。这样,档案部门不仅可以为企业的生产经营活动做出更大贡献,还可以进一步提升自己在企业中的地位。
3、借用知识管理的先进信息技术,提升档案管理的技术水平
知识管理并不是企业管理的全部,也并不是与企业其他方面的管理相对立。知识管理只是从创造价值的角度考察企业的所有运作,并将企业的知识管理渗透到战略管理、市场营销、人力资源管理、生产管理等方面,从而使知识管理成为所有管理的中心和关注的重点。实施知识管理需要强大的现代信息技术支持,比如,知识管理体系中的通讯网络、群件技术、推拉技术、多维度分析技术、数据挖掘技术等, 这些技术不一定都适合档案部门,但档案部门肯定能从中受益。因此,借助企业实施知识管理的机会,带动档案工作信息化建设的升级,是档案工作实现自我发展的一条捷径。
结束语
总之,规划院档案工作者应在档案创新工作上投入更多的精力,进行更深层次的思考,采取更有效的措施。档案创新工作是未来档案利用的必然趋势,通过档案工作者的共同努力,档案机构必定能够改变档案工作的现状,有效发挥档案工作的优势,为利用者提供更多更全更好更有实效的档案信息。
参考文献：
[1]蔡姗.影响规划院档案管理的主要因素及对策分析[J].科学之友,2010(12):84- 85.
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