关键词：档案管理；智能化管理；发展趋势
中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：1672-3198（2013）08-0164-01
1计算机时代下的智能化管理
随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。
从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化，如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。
2档案管理智能化发展趋势
2.1智能化存储
与传统的档案管理方式相比，智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征，其改变了传统的纸张、书本档案库形式，依靠智能系统运行智能存储管理软件，来支持多种文件和操作系统，以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性，在现代档案信息大容量的环境下，计算机以数字化、程序化的存储方式，缩小信息空间，以数据库、内存等形式，将信息进行存储，这就提升了信息的存储空间。其二，提升存储设备之间的信息联系，并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能，有效提升了档案管理的安全性，实现了档案保存的完整性和信息的全面性，利于实现档案使用价值。
2.2智能化检索
随着计算机技术的发展，文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中，答案存在的形式越来也多，既有文字、数字，也有图文、声像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存储信息，也有异地存储信息，而要获得相关性的信息，仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用，而在智能化管理条件下，计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储，在检索过程中，以文献、检索词等信息为基础，对文献进行分类排列，这就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能，进而提升了文献选用率。
2.3智能化应用
档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。
3提升档案管理职能化的措施
3.1完善管理机制
各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。
3.2巩固保障因素
在进行硬软件建设中，要加强专业数字化设备的设置，实现配备的统一性，实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一；充分利用设备功能，实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能，为智能化档案管理提供有效保障。
3.3提升人员素质
加强档案管理人员的专业技能培训，面向档案管理的基本技能与计算机技能，尤其是计算机系统和网络安全防护知识，保障管理工作的信息安全性和工作的科学性；注重基础性工作管理，加强收集、整理、保存等环节的协调性，保证档案管理质量化；加强素质教育与培训，促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识，提升档案管理智能化的质量。
参考文献
[1]王秋霞，徐忠勇.档案信息数据库建设原则研究[J].档案学研究，2011，（02）.
[2]邹吉辉.论档案信息检索智能化趋势[J].浙江档案，2010，（04）.
【关键词】电子商务；档案管理；智能化
0前言
随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。
1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施
1.1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传
档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。
1.2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化
上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。
1.3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作
对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。
2电子商务档案管理智能化发展的方向
2.1档案管理信息虚拟化
电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。
2.2档案管理信息多样化
传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。
2.3档案管理信息便捷化
运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。
3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义
3.1突破传统，节约资源
上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。
3.2便于管理
通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。
3.3提高工作效率
精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。
4结论
电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。
【参考文献】
[1]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志,2014,20:102.
[2]郑宇.谈电子商务档案管理的智能化[J].黑龙江档案,2015,01:82.
关键词：物联网；档案管理；智能化
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）11-0047-02
高校档案是衡量学校管理水平、评估教育教学质量、评价科技成果、考核教职工的重要依据。目前高校档案管理随着科技的发展，已经广泛应用了计算机、互联网等先进信息技术和设备，逐步向现代化管理迈进。在这一过程中，物联网跃入人们的视野，引起多个领域的关注。对于繁琐而复杂的高校档案管理工作来说，发展和应用物联网技术是一个值得深入探讨的课题。
一、物联网以及智能化趋势
目前国内比较公认的物联网概念为：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络概念。简单说，物联网将各种感知技术、现代网络技术和人工智能与自动化技术等进行聚合和集成应用，使人与物智能对话，或者说在人的指令下进行物与物对话，从而在“物―物”相连的基础上实现智能管理。
物联网是继移动通信网、互联网之后的人类第三次信息革命浪潮。继2009年国务院正式批准同意支持无锡建设国家传感网创新示范区（国家传感信息中心）以
来，我国各地对发展物联网给予重视，长三角、珠三角、京津唐等各地重点培育物联网产业。2010年1月5日，国家发改委委托中国工程院启动我国物联网发展战略规划的研究，对智能物流、智能电网、智能交通、智能家居等行业展开调研。目前，工信部已将物联网规划纳入到“十二五”专题规划，正在积极研究推进。因此，可以预见，这样一种物与物智能相连的方式会逐渐进入人们的生活，甚至在许多情况下取代人对物的机械操作。
二、物联网与高校档案管理
需要说明的是，在物联网时代，几乎万事万物都处于物联网的智能状态下，可以智能相通。这里讨论档案管理的物联网，实质是说物联网中关于高校档案管理的部分，讨论如何让高校档案管理赶上和紧随物联网热潮，早日实现智能化管理。
高校档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到鉴定保管、著录，整个过程纷繁复杂。单从档案收集来看，一所高校每年在教学、科研、党政管理、外事、财务等方面都有大量的文字材料、图像、音频和实物，要将这数万件文档、材料、实物收集分类，其工作量是可想而知的，而目前高校档案管理工作虽然应用了计算机等较为先进的设备或技术，大大提高了工作效率，但绝大多数工作还是以人工为主，管理方式相对来说远远落后于实际需求。加上各种各样的需求，不同的档案查询、检索，使得以人工管理为主的整个档案管理工作更为繁杂和棘手。一种智能化、自动化的管理方式是档案管理长期以来的需求，物联网正是提供这种智能化系统的网络，同时也是一种基础设施。正像创造智能交通、智能能源、智能城市一样，发展和应用物联网构建“智能档案”是必要而且必需的，基于物联网实现高校档案管理智能化是高校档案管理的迫切要求。
事实上，物联网是抽象出来的概念，它的具体业务形态已经存在于我们的生活中，并且初步实现了智能化，如ZigBee路灯控制系统、智能交通系统（ITS）、上海浦东国际机场防入侵系统等。我们可以从现有的互联网及其他信息科技中找到物联网的基础，体察到基于物联网的高校档案管理智能化的前景。从2009年无锡国家传感信息中心试点以来，一个物联网大发展的社会环境和科技环境在中国迅速形成：国家发改委在物联网应用示范试点方面，科技部在863计划等重大专项方面，工业与信息化部在物联网的技术标准和产业政策引导方面出台了针对性宏观举措；2010年6月23日，工信部通信发展司司长张峰在上海“2010中国国际物联网大会”上表示，物联网被正式列为国家重点发展的五大战略性新兴产业之一，将成为全球信息通信行业的万亿元级新兴产业，到2020年之前，全球接入物联网的终端将达到500亿个；在政府的重视与大力推动下，信息产业商家首先在物联网建设上倾注精力，中国移动、中国联通等与政府协议合作，在传感器技术、传感网络技术等方面推进建设；清华大学、北京邮电大学、东南大学等高校研究机构也成立了传感网研究中心；上海、北京等城市也相继成立了一系列颇具规模的物联网中心，将物联网作为一大产业全力推进，在物联网器件、芯片、材料、软件、服务等方面逐渐起步；传感系统和3G技术快速发展……借此之势，“智能档案”的物联网建设：一方面有社会环境，另一方面有科技基础，将物联网在信息产业的成果转接到档案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物联网是高校档案管理工作智能化建设的一大契机。
三、基于物联网的高校档案管理智能系统构建
（一）基于物联网的高校档案管理智能系统
高校档案管理物联网是一个基于物联网的高校档案管理智能系统，是利用各种感知技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行鉴定、分类，并使之得到有效利用。可见，这一智能系统的基础是档案智能识别子系统、档案保存子系统、档案查询子系统，除此之外，还有系统维护和安全保证两部分。档案智能识别系统能够自动扫描出需要存盘的文件，并赋予这些文件统一的电子标识；借助M2M的联网通信技术，这些文件的电子标识会传送到数据子系统中进行分析，根据上一环节电子标识的区别而分类出不同的档案，并得出保存建议；在人工协助作出相应保存处理后，系统将保存处理数据和前期整理有效数据提取到查询子系统中，满足档案查询者的多种查询需求。在这个系统中，档案管理工作是由各个相互关联的子系统自动完成的，人只是做辅工作，或采纳与不采纳系统建议的决定工作。这样，通过机器与机器之间的信息交换和联通，档案管理的各环节工作在人脑之外自动关联起来，按照人预设的命令一步一步进行下去，并自动进行系统维护，提供安全保证。这就是基于物联网实现高校档案管理智能化的目标――智能档案。在智能档案的“照应”下，繁琐的高校档案管理工作不再牵制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到随时从各个部门收集有保存价值的材料、档案，随时为各个部门提供“万能”的档案查询，为高校的其他各项工作做好“后勤”工作。
（二）高校档案管理物联网构建的难点和关键点
这样一个“全自动”物联网系统，从目前高校档案管理的基础来看，难点在于资金和技术。从某种意义来看，物联网是一项重要的国家战略，一项波及全社会的庞大工程，充足的资金保障是这一工程往下推进的基础。尤其是对高校档案管理来说，部分高校对档案管理工作还未给予足够的重视，多数高校档案馆在资金上存在着或多或少的困难，从而将档案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物联网技术属于新兴科技，需要相对先进的机器设备，也有无数的技术难题有待探索和攻克，高精尖人才的培养和挖掘，这些作为前期投入，都需要强大的资金保证，这对于当前绝大多数的高校档案馆来说都是难点。
在保证资金的基础上，实现智能档案还面临技术难题。目前档案管理还处于人工主导的状况，谈物联网技术还言之过早，档案管理的自动化往往局限在自动化办公、电子档案管理上，要将档案管理推进到物联网时代，技术是瓶颈。在四大关键技术中，卫星定位技术和网络传输技术相对已较为成熟，商业化程度比较高，但RFID和传感器技术作为物联网业务的前提和基础，其核心领域尚未全面进入产业化。一方面，要实现智能档案，就要将这些相对成熟的物联网技术与档案管理对接、融合，使之为档案管理所用；另一方面，要着眼于新的物联网技术，研究和提高相对薄弱的技术，力图抢占物联网的产业化先机，使其在档案管理上大有作为。
（三）高校档案管理物联网构建的目标
简单说，智能档案系统的目标就是智能化，具体来讲，包括：实现档案物标识方法的一致性，档案流程管理的全自动，多种档案管理的一体化。
将可能成为档案的物品、材料都赋予一致标识方法的电子标签，就能让档案馆像超级市场扫商品条形码一样采录档案信息，是档案信息后期处理的前提。当然，这样的标识方法是需要高端技术支持的，仍需深入研究。将这些采集的档案信息传送到档案流程管理的软件中，这样的档案管理软件已出现在市场上，并且不少档案馆已应用这种软件管理。在这些软件的基础上，可以逐步实现对档案的自动分类、自动保存、智能动态调控和利用。这样，不管是电子档案、实物档案，还是纸质档案也将更合理地融入到同一管理系统中，科学地分类保存，提供更便捷和准确的查阅服务。这是高校档案管理物联网构建的目标，也是“智能档案”的方向。
有了资金和技术的支持，把握好物联网建设的关键点，集中力量重点突破，才能构建起高校档案管理的智能系统。乘着物联网建设之热潮，发展档案的信息化、自动化，繁琐的高校档案管理工作才会变得简单而高效，“智能档案”的前景指日可待。
参考文献：
[1]王炳辉.构建可运营可管理的物联网[J].信息通信技术，2010，（2）.
[2]黄家柯.物联网及其发展策略探讨[J].广西通信技术，2010，（3）.
【关键词】智能化；高中；档案管理；应用
进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。
一、高中档案管理传统模式的弊端
（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。
（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。
（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。
（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。
二、对高中档案实施信息化管理的必要性
（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。
（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。
（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。
三、智能化计算机在高中档案管理中的应用
（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。
（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。
（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。
（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。
（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。
综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。
【参考文献】
[1] 廖明. 浅谈学校档案管理中的档案收集工作[J]. 科技视界，2014（16）.
[2]王d. 谈学校档案管理的创新[J]. 黑龙江档案， 2016（01）.
[3]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商， 2016（07）.
【关键词】智能化；高中；档案管理；应用
进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。
一、高中档案管理传统模式的弊端
（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。
（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。
（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。
（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。
二、对高中档案实施信息化管理的必要性
（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。
（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。
（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。
三、智能化计算机在高中档案管理中的应用
（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。
（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。
（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。
（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。
（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。
综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。
【参考文献】
[1]廖明.浅谈学校档案管理中的档案收集工作[J].科技视界,2014(16).
[2]王甦.谈学校档案管理的创新[J].黑龙江档案,2016(01).
[3]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商,2016(07).
[4]张敏.高中学校档案管理中存在的问题及对策[J].科学中国人,2015(18).
一、电子商务档案应用的智能化趋势
电子商务档案是企业管理的重要组成部分，是企业从事商务活动中最原始、最可靠的数字化信息。充分利用电子商务档案信息，为企业发展提供商情预测、营销策划、客户关系管理、维护企业或经营者合法权益已经成为电子商务档案应用的一个重要领域。而电子商务档案应用的智能化趋势无疑已经成为电子商务行业的重要研究方向。
1、客户关系管理的智能化。客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。
2、智能化的商情预测。面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销策略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。
3、智能化的营销策划。借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。
总之，随着电子商务的发展，智能化电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。
二、电子商务档案信息检索的智能化需求
关键词：档案;智能化;系统;
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-10-00-01
档案工作是一项原始工作，随着信息化的迅速发展，档案工作的数字化建设、智能化管理建设已成为提高档案工作水平和效率的发展趋势，构建智能化档案库房管理系统也是非常重要的。下面简要介绍下智能化档案库房管理系统的功能及子系统。
一、智能化档案库房管理系统
建设智能化档案库房管理系统主要包括档案库房智能化综合管理系统的软、硬件研发、工程施工、设备安装调试、操作培训、售后服务等。项目建成后技术人员可通过DID液晶拼接监测界面提供的各种功能的显示对档案库房、技术用房、查阅利用室、多功能展厅进行监测，并通过中央控制台管理设备进行精确的一站式和远程智能化、科学化管理。
（一）档案库房消毒灭菌自动控制：
智能控制器连接消毒灭菌设备，通过中央控制台设定时间表实现定时开关设备，实现快速杀灭各种病毒细菌和低浓度活氧空气净化功能。
（二）档案库房温湿度自动监测调控：
1、实现库房温湿度自动检测、记录、存储、数据分析及报表打印。要求数据连续，检测准确，响应及时，反映灵敏，调节到位，记录完整。
2、建立室外小型气象站，对室外气象信息进行检测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。
3、动态显示各库房温湿度值及设备工作状态，能依据室外小型气象站提供的库房外气象信息和库房所处自然环境任意设定控制值。
4、综合智能控制器通过通风控制模块、温湿度模块，连接通风换气、温湿度调节设备，实现自动开启或关闭，实现库房空气、温湿度自动调控功能，无需人工管理。
5、实现温湿度调控设备水满报警、连续排水及缺水报警功能。
（三）档案库房动态监控
1、馆藏档案实行RFID管理，实现借还档案、快速盘点、查找摆放、权限控制智能化。
2、安装红外彩色摄像机，实现24小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录。
3、安装智能卡门禁，系统同时自动记录工作人员出入信息，可以进行查询。
4、安装自动灯光照明设备，解决人走灯灭的问题，减少灯光对档案的照射。
5、安装呼叫对讲设备，用于档案库内部呼叫对讲、公共广播、紧急情况应急指挥调度。
（四）漏水检测
漏水传感器对库房实时监测，当发生暖气等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况时触发声光报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警，通知相关人员采取必要措施。
（五）自动防火报警、灭火系统
安装烟感、温度探测器、手动、声光报警器，当出现火情时，防火报警主机触发声光报警，同时灭火系统自动启动灭火。
（六）自动防盗及周边防范报警系统
安装防盗探测器、电话语音模块、声光报警器，对报警信号进行数据采集，自动报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警。
二、馆藏档案管理、查询、利用系统
系统应具备对各种门类和载体的档案进行采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、编辑、鉴定、统计和智能化管理功能。
三、馆藏档案的数字化系统
项目包括馆藏各门类档案的数字化。建设适应档案数字化工作需要的机房、购置设备并安装到位、开辟工作需要的工作场地。安装相应的档案及相关的管理系统，按照科学、系统、持续的发展原则，建设有利于管理利用的档案数据库、档案内容数据库和多媒体档案数据库等档案基础数据库群。本着“先重点，后一般”的原则，从开展重要、珍贵、易损、利用率高的档案数字化工作入手，最终实现馆藏全部纸质、音、视频档案数字化并实现与目录挂接。
四、各级立档单位档案数字化接收系统
建设接收各级立档单位档案室信息系统，具有对应接收进馆档案的案卷级和文件级目录数据库及原文扫描等电子信息的接收、检查、整合、存储、利用功能。
五、接收立档单位形成的电子档案系统
在建立立档单位办公自动化的基础上构建区档案馆电子档案接收系统。要求各立档单位办公自动化系统具备电子档案管理模块，保证移交的电子档案元数据齐全完整。各级档案馆电子档案接收系统能够在线、离线接收检测不同数据类型数字档案，同时能够对数据的准确性、完成性、可用性、安全性进行检测。具备分类存储功能，具备检测和抽检存储善功能，具备数字档案格式转换功能，具备离线备份功能，具备在线备份功能，具备数据备份恢复演练功能。
随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化进程.
参考文献：
关键词：智能化；学籍档案管理系统建设；可行性
Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.
Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility
中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
随着计算机信息化技术的发展和普及，大多数学校的学籍档案管理工作已经实行信息化管理，借助于学校的内部校园网络平台或者是因特网平台，根据不同的管理权限，学生的学籍档案情况已经可以进行方便的查询和管理。但由于学生学籍档案的特殊性，学生的各种信息，不能单纯以电子信息的形式存在于服务器的数据库内，一些重要的信息，如学生入党、荣誉证明等资料信息，还必须以某种存储介质形式存放在个人档案袋内，并统一妥善保存于学校的档案室内，需要设置专门人员进行管理。
21世纪是信息产业的时代，各种智能化产品被广泛应用，使我们的经济和社会生活因此发生了深刻变革。如何对学校的档案室进行智能化更新换代或升级改造，并与学校的学籍档案信息化管理系统平台进行有机地结合，形成一种系统化的、高效的、全局化的管理模式，将是本文研究的重点。
一、系统硬件设施的建设
目前，诞生于二十世纪九十年代初军队系统，现已经在各个领域得到普遍推广的高效自动化的智能档案柜技术已经成熟，且有手动、半自动、全自动几种类型可供不同需求、不同规模的档案室进行选择。
智能档案柜也叫自动选层档案柜（智能回转库），是新一代的自动化档案存储设备。主要由硬件（柜体、PLC/单片机、嵌入式系统、电动机、串口、屏蔽线等组成的电动控制系统)和软件（计算机联网档案管理系统）两大部分组成。档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实信息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取、数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于各类学校学籍档案、干部人事、财务综合等各种档案管理。此种设备具有以下特点：
（1）、存取档案方便快捷，在设计上充分利用纵深空间，节约占地面积。
（2）、全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、湿气、阳光等侵害，提供了双锁安全设置，防止未授权存取。支架与柜壳一体化制成，坚固耐用，承载能力强。
（3）、具有保密权限功能，密码正确方可进入存取档案操作。
（4）、存储空间可自动进行优化，节省档案存取时间。
（5）、设备自带管理软件操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与校园信息化管理系统如MRP、ERP系统进行无缝集成，兼容运行。系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。
（6）、档案管理软件可对档案存取进行日常管理，自动或手动安排储位，对相应的自动档案柜产生存取请求，根据自动档案柜的反馈信息作出存取确认。
（7）、定期生成报表及盘点报表，满足档案管理需要。
（8）、柜体采用优质碳素结构冷轧钢扳，经数控模压冲压等工艺制造成型；结构牢固，柜体表面采用静电喷涂，漆膜耐冲击性、附着力、耐腐蚀性能达到国家有关标准；漆膜具有色泽厚度均匀一致，表面光泽艳丽等优点。
（9）、控制操作台采用防火贴面高密度中纤板制成，具有防火、绝缘、不变形等特点。
（10）、传动电机选用低噪音三相异步电机；采用链传动运行结构，链条、链轮选用技术指标均符合国家标准，极限拉伸载荷最低为3200kg，有较大的强度冗余量；整机具有运行平稳，噪音低，故障率低等优点。
智能档案柜最大优势是存储量大、自动高效、操作简便、安全可靠，并可以根据场地进行非标设计，工作人员坐在工作台前，使用电脑装置控制载物搁板自动回转运行，直接提取、存放物品。能大幅度减轻工作人员的劳动强度，并大大提高管理人员的工作效率，可以帮助解决学校档案管理工作量大、程序繁琐、效率低下等一系列问题。
智能学籍档案柜的结构图如图1-1所示
图1-1 自动选层档案柜结构图（单柜体）
智能学籍档案柜的案例效果图如图1-2所示
图1-2 智能学籍档案柜效果图
二、信息化管理平台的建设
学籍档案管理系统的高效运行必须借助完善的信息化管理平台才能发挥其作用，随着计算机技术和电子信息网络的不断发展和普及，学籍档案管理信息化系统已经普遍用于学校的学籍档案管理工作。学校的学籍档案管理系统的信息化管理平台可以采用多种形式，基础平台可以借助因特网（适合多校区）、校园局域网，但需要具备以下基本要求：
1、统一的信息平台和数据库。全校建立学生学籍档案管理数据库，在权限范围内，管理人员可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、信息化、规范化。
2、学生学籍档案管理功能模块需要具备以下基本功能：
（1）、档案信息录入、修改：所有管理档案通过接收录入，对档案接收部分具有新增、修改、删除、打印等功能。
（2）、档案查询：对所管理的档案提供多种方式的检索查询，尤其是直接模糊查询，方便快速。
（3）、档案统计：对所管档案现状和借阅归还情况进行统计。
（4）、档案借阅、归还：对档案柜现存档案进行借阅登记，对借阅人、承办人、借阅时间进行登记。借出的档案进行归还登记，记录归还人、承办人、归还时间。
（5）、数据库管理：提供数据库的备份、恢复、数据导入导出以及数据库压缩等功能。
（6）、报表打印：所有档案条目、借阅归还情况、修改情况等，都可以以报表形式打印输出。
（7）、档案柜盘库：对档案柜中的档案进行自动盘点，自动生成报表。
（8）、安全：软件实施分级管理制度，对所有操作人员进行账户设定、权限设定和密码设定及修改；且所有操作都记录在案备查。
目前，各类学校使用的信息化管理系统经过二次开发后，只要共享数据库和网络运行平台，均可以与智能档案柜原有系统进行兼容运行，进行有机结合，实现资源共享和同步管理，发挥其最大功效。
三、系统的日常使用和维护
1、硬件系统（智能档案柜）维护：
学校档案室需要建立日常维护管理制度，进行必要的维护保养，以保证其系统运行的有效性，延长使用寿命。
（1）、定期清洁。档案室应通风、通光，并定期对档案柜进行除尘等卫生清洁，建议在柜体内放置吸湿剂进行防潮处理。
（2）、定期试运行。需要定期对所有柜体进行试运行，一般每月一次，避免柜体由于长时间不运行导致的卡壳、运行不畅等故障的发生。
（3）、定期保养。对滚轮、轴承、链条、导轨等磨损部位需要定期加注油进行；柜体表面定期涂防护蜡进行防锈护理。
2、信息化管理平台的日常维护
（1）、系统管理平台需要定期进行防毒、杀毒处理，防止病毒、木马程序损坏系统，造成资料外泄、混乱等损失。
（2）、系统用户、管理人员的账号和权限需要及时更新、调整。由于人员流动、岗位调动等原因，管理人员的进入系统的账号和权限需要及时进行更新和调整，以免混乱。一般注册登陆的查询用户账号也需要定期进行清理，以免造成垃圾账户过多，影响系统运行。
（3）、定期对系统数据库进行备份和整理，当服务器系统出现意外时，可进行数据库重建修复，避免重大损失。
校园智能化学籍档案管理系统的建设是将智能档案柜与校园信息化管理平台进行有机结合的产物，是一项机电一体化、信息化建设系统工程，因每个学校的规模、资金力量、校园分布，以及现有信息化系统建设情况都各有不同，所以在建设方案的规划时，需要根据学校实际情况、实际需求，以及学校的中长期发展规划进行有针对性的设计，因地制宜，量体裁衣，才能发挥其最大的实际使用效率，增强其实用性。
四、结语
校园智能化学籍档案管理系统在技术上是可行的，具有很好的经济效益和社会效益，将一次性解决目前困扰各类学校的学籍档案管理中存在的一系列问题，大大提高各类学校的学籍档案管理水平，还可以在各大企事业单位、政府机关、部队系统等机构得到推广应用。希望本文所述可以给有关学校管理层以及专业人士一些启示和帮助。
参考文献：
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报.2010.
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