关键词： 高校 教学档案 管理工作
档案是历史的真实记录，是联系过去、现在和未来的纽带，在社会各个领域发挥着不可替代的作用。而教学档案则是学校教学实践活动和教学管理工作状态的真实记载，是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据，也是一所学校校风、学风的物化反映。
一、加强教学档案管理工作的必要性
凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。教学档案的收集、整理、保存和利用是学校教学管理工作的重要组成部分。而二级学院是学校承担教学管理和教学实践活动的基本单位，因此科学、系统、规范的教学档案管理将有效提高整个学院的教学管理水平，对规范学校教学工作的秩序也有着十分重要的意义。但在实际教学管理工作中，人们往往忽视了对教学档案的收集、整理，致使教学档案归档不及时，归档材料不完整的现象时有发生。从而导致教学档案不能全面地反映教学实践活动和教学管理工作的全貌，严重影响了高校教学档案的质量和日后的利用，甚至影响了学校的发展。有的高校曾因教学档案不全而严重影响了教学评估的质量。因此，如何加强高校教学档案管理工作就显得尤为重要。
二、高校教学档案管理中出现的问题
现阶段不少高校把管理工作的重心放在教学和科研等日常事务上面，缺乏对教学档案管理工作重要性的认识，甚至不少人只是把教学档案管理工作当成可有可无的辅工作，致使教学档案管理领域存在这样那样的问题。
1.教学人员归档意识差。
近年来由于高校普遍比较重视科研成果，导致不少教学人员在工作过程中，错误地形成了重科研、轻教学的风气。他们在工作过程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教学档案资料的收集和整理。有些教学人员认为材料归档是可有可无的工作，因而对教学档案资料不加收集和整理。还有一些教学人员认为个人的教学论文、论著、教学获奖等是个人成果，与学校无关，因此不愿意上交，以致上交归档材料不及时，归档材料不全，最终导致材料的缺失，严重影响了教学档案的完整性、系统性和准确性。
2.管理条件差、设备落后。
由于不少高校只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对档案管理工作重视不够，因而高校档案馆基础设施薄弱，档案管理条件差、管理设备落后。很多获奖材料原件只有一份，归到档案馆的只有复印件，有的甚至连复印件都没有，从而降低了档案利用价值。至于那些报奖用的教学成果材料，现阶段归档的大多也都是纸质材料，与纸质材料配套的电子文档较少。特别是随着信息化的发展，电脑、互联网系统缺乏，使得无法通过网络查找，严重影响了教学档案查找利用的效率，满足不了日常教学档案使用的需求。
3.档案管理制度不健全。
目前大多数高校虽然制定了教学档案归档办法，但没有建立健全的档案管理规章制度。制度不够完善合理，管理不够全面，致使部分教学管理人员不按照工作流程认真收集和分类整理应归档材料，所有材料不加整理就全部交给档案人员。这就容易造成档案分类不清、归档不全，缺乏系统性和完整性，从而降低了教学档案的利用价值。
4.档案管理人员业务素质不高。
不少高校都存在档案管理人员业务素质不高的现象，具体表现在三个方面：一是缺乏专门的教学档案管理人员，不少高校的教学档案管理人员都是教学秘书兼职，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把教学档案工作当做一件附属的工作，缺乏积极性和主动性；三是计算机水平不高、实际操作能力不强。尤其是近几年因高校评估在引进人才的同时，也调进了不少家属，这些家属队伍大多都被安排做了教学秘书。他（她）们没有经过任何的业务培训，就直接上岗，不可能在短时间内适应现代化教学档案管理工作。
三、如何加强高校教学档案管理工作
为全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌，提高整个学院的教学管理水平，我们必须要从以下几方面入手加强高校教学档案管理工作。
1.转变思想增强归档意识。
从思想上重视教学档案管理，这包括转变领导观念。我们应该认识到教学档案不规范的首要原因是重视不够，因此首先要在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作，使全校师生员工充分认识到教学档案管理工作的重要性和必要性。认识到教学档案对于正确评估办学水平，研究教学方法，提高教学质量，都具有十分重要的作用。其次是要加强与教学人员的协调和沟通，让教学人员进一步认识到材料的形成、积累、整理、归档是教学活动必不可少的环节，是教学人员不可推卸的责任。最后是强化教学档案管理员的服务意识。设法消除教学人员利用档案不便的后顾之忧，调动其归档的积极性，使他们能互相协作、努力配合，适时、主动地报送教学材料和教学成果。同时档案管理人员也应改被动为主动，积极协助、指导教学人员做好教学材料的归档等工作。从而改变教学档案工作滞后于教学工作的局面，推动高校教学档案管理工作的开展。
一、档案管理中人员的培养
档案管理人员是档案管理室的直接负责人，除了要有一定的服务意识之外，还要具有一定的原则性和保密意识。对于档案管理人员来说，并不是简单的档案保管员，还要有意识地去规划档案，去对相关档案进行分类等，这就要求档案管理人员要有一定的服务意识，不要认为档案一般没人使用而怠慢这项工作。而所谓的原则性和保密意识是指档案的外借或者是泄露，这是最基本的职责。所以，我们要做好档案管理人员的培训工作，要为档案管理质量的提高做好保障工作。
二、档案管理的方法设计
对于学校的档案来说比较多也比较繁琐，如果没有一定的管理方法势必会出现错误。比如：同名同姓的学生拿错档案或者是档案丢失或者遗漏等等，这些都是发生过的。所以，我们要设计一套档案管理的方法。比如：我们可以借助编号分区管理，比如：每个年级、每个班级都有自己的区域，并有自己的区号，然后每个学生的档案也有编号，编号的组成是用自己年级、班级的区号和自己的编号组成，这样即便出现同名同姓的学生也会因为区域的不同和编号的不同而进行区分。而且为了避免出现因为外界因素的影响而对这些纸质档案产生的影响，我们还要与电脑同步，同样是借助编号管理来提高质量。这样既能做好保证工作，也有助于档案的外调，对提高工作效率也起着非常重要的作用。
三、档案借阅制度的完善
一般学校的档案是不外借的，但是，一些教师为了做好管理和转化工作，需要借助相关的档案来提供一些资料，所以，为了确保档案的保密性，借阅者要有相关的手续;不得将档案资料拿出档案室;如果档案需要外调限期内必须归还等等，以确保档案的安全性。
除了上述几点之外，还需要有一些基本的管理制度，比如：档案室里不得吸烟、要保持档案室的干燥性等等，同时，还要制定档案销毁制度和学校教职工档案管理制度等等。总之，作为档案管理人员，我们要不断完善档案管理制度，确保档案管理工作能够更好地为学校管理水平的提高做好服务。
关键词：科学管理；地方高校；招标档案
地方高校是具有独立法人资格和独立承担民事责任的事业单位。其一，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招投标法》相关规定，符合政府采购人的资格和条件，同时在一定规定金额和范围之内可以自主招标[1]。其二，随着高校教学、科研等事业的蓬勃发展及政府不断增加对高等教育的投入，高校的招标采购活动越来越多[2]，随之产生的招标档案也逐渐增多。如何管理好招标档案，是高校档案规范管理的重要组成部分。因此科学管理招标档案对高校各项事业的全面发展有着不可忽视的作用和重大意义。
本人所在地方高校于2005年12月成立招投标中心，如今已有十个年头，纵观这十年的招标档案，逐年增多。2010年以前每年校内招标项目全年不超过20个，每一个项目都按“件”归档；其后逐年增加，例如2011年24个项目65件，2012年33个项目82件，2013年49个项目108件，2014年59个项目129件，2015年56个项目116件。一般每个项目有两件卷宗，一是招标资料（高校自主招标全过程的真实资料汇总），二是投标资料（投标商家的详细投标书），另外有图纸及其他附带材料也一同归档。现从以下几方面谈谈如何科学管理招标档案。
1 科学管理招标档案，做好校内自主招标档案管理
1.1 明确校内自主招标归档内容
招标档案的内容，是指在招标过程中形成的文字、图纸、图表、光盘等[3]不同原始材料的记录，我校自主招标档案的内容较多，总结如下：
1.立项报告及学校批复；2.相关职能部门的招标申请表；3.招标公告；4.招标文件（含补充文件或澄清文件）；5.商家投标登记表；6.评标文件（含评审专家表）；7.标函开封记录表；8.评委投票表及计票表；9.评标报告（含专家情况一览表、评标结果登表、综合评审意见）；10.中标通知书；11.资料移交表；12.合同或复印件；13.其他补充（或更正）的材料。以上各条目均需编好页码装订成册，和投标商家的投标书一起作为一个招标项目的归档资料存档。
每个招标项目按两件卷宗归档（有的项目附带图纸），还需在学校南大之星档案管理系统中登记目录上传。其中，招标申请表等重要材料需扫描再上传至档案管理系统中。
1.2 做好校内招标档案的分类管理
招标档案材料的整理，主要是指将招标档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实现有序管理的过程[4]。所有档案材料一般采用标准A4纸打印，但工程、装饰、维修等项目的设计图纸可根据实际情况收集。
根据我校招标工作目前的实际情况，整理招标档案有如下两种分类方法：
1.按时间先后来分。就是按每一年度分类归档，即按照自然日期的先后顺序编号整理。将同一年度的招标资料立卷归档后，送交学校档案室，提交卷内目录和备考表。例如前面列举的我校近几年的招标档案归档情况就是按照年度划分整理的。这种分类方法很方便日后档案查询。目前我校主要是采取这种管理方法，形成一条主线。
2.按招标内容来分。就是以招标文件资料的内容为标准.按照其内容所反映的问题将档案划分成各个类别，将同一类招标项目的所有资料整理归档 [5]。 例如我校招标资料的内容分成ABC几类：A类主要是基建工程和维修改造，B类主要是设备仪器采购；C类主要是物业保安及其他服务或特定种类的招标。这种分类方法贯穿于第一种分类之中。
以上两种方式在实际操作中有机结合在一起，没有绝对分开，至于其他的管理方式我校暂时没有形成。
2 科学管理招标档案，做好校外招标档案管理
根据相关法律法规，我校招投标中心招标的范围有限，不论是基建工程及维修改造类、设备采购类和其他服务类，只要超过超过一定金额的都必须进入湖北省或黄冈市公共资源交易中心进行招标，学校本身没有造价咨询机构无法进行工程招标；该进入政府采购的一律进入政府采购的笼子，这也为学校招标工作规避了风险，提高了效益。
近几年，学校有许多招标项目均是找招标机构进行校外招标，对于他们形成的整套招标资料，我中心都一一归档，同样按照年度和类别管理，其中中标通知书、公证书等该扫描的文件，分别扫描再上传至学校档案管理系统。委托招标机构进行招标的的即校外招标的档案，其内容都十分完备、纸质资料很充分，完全按照非常规范化的程序整理而成，只需要我们分类存档就行。另外，在每个项目送达招标机构招标之前形成的校内材料，也装订成册和招标机构形成的招标资料作为该项目完整的档案一起保存，同样在学校档案管理系统中登记目录上传。
3 科学管理招标档案，不断提高档案管理创新机制
高校档案是高校各项事业发展的真实记录，是学校改革历程的重要见证。作为地方高校，中层单位没有专职档案管理人员，本中心只有一名兼职档案管理人员，平时招投标中心事物繁杂，档案管理方面更待加强。本中心在出台其他相关制度的同时，也出台了《招投标档案管理办法》，很大程度上保障了档案管理制度。新常态下，只有不断创新机制，充分发挥人员工作积极性，大大增强其责任意识和各种技能的学习，才能更科学地搞好招标档案的有序管理。
参考文献
[1]赵虹，浅谈高校自主招标的档案管理，贵州民族学院学报，2012，1P158
关键词：教代会；工会档案；管理
一、工会组织在高校的地位和作用
教职工代表大会由广大教职工通过民主推荐，依程序推选出能够充分表露民意的代表构成。坚持教职工代表大会制度是党委领导下的教职工民主管理、民主监督的一项重要制度。通过教代会广泛征求教职工的意见和建议，发挥教职工的主人翁作用，调动广大教职工的积极性和创造性，推动学院的改革发展。工会是教职工代表大会的工作机构，在组织推进学院的民主管理、民主建设、民主监督工作中负有重要责任，通过坚持教代会制度的不断完善和落实，发挥教代会的职能作用，意义重大。
工会能够在学校的重大事情决策上、在广泛听取教代会意见和建议的基础上，参与学校变革和发展中的重要事项，审议决定广大教职工切身利益的事项，民主评议和监督指导干部，参加和监督教代会决定的执行等。如在学校的基建工作中教代会就可以发挥民主决策的功能，这样就会减少学校决策者的失误。在教师的培训、校园文化建设等方面，主要发挥教代会民主督促职能。坚持深入实际，密切联系群众，倾听和反映教职工的呼声和合理要求，发挥工会的桥梁作用，逐步实现维护教职工合法权益的法制化、规范化。坚持和完善以教代会和校务公开为基本形式的民主管理制度，体现教职工民主参与、民主决策、民主监督、民主评议的权利。把教职工的意愿和合理要求体现在相关的政策和措施中，积极维护教职工的合法权益。
二、高校工会档案管理的范围及作用
高校工会档案是指高校工会从事保障教职工权益，为教职工排忧解难和开展各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是学校全心全意依靠教职工办学、教职工民主管理职权落实情况的信息库，是高校工会、教代会工作（活动）的记述、保存、备查的重要信息资源。它可以为高校工作建设提供借鉴和依据，同时为维护教职工的合法权益提供一个信息服务平台。
工会档案形成于工会组织的成立、发展过程及工会开展的各项工作。有效的工会档案管理，对促进高校工会组织工作起到十分重要的作用。
1.高校工会档案能为学校决策提供依据。工会是联系学校党委和教职工的桥梁和纽带。工会组织参与学校的决策，是学校民主管理的重要方面，工会档案可以全面总结学校在建设发展过程中的经验、教训，为领导者做出正确的决策提供科学依据。
2.高校工会档案是提高工会工作整体水平的保证。利用工会档案中纪录的工会组织的发展历程、先进教职工的事迹、学校的民主政治建设等宝贵的信息资料，发掘工会档案的潜在效益，更好地总结工会的工作经验，从而不断提高学校工会的工作效率和水平。
3.高校工会档案是维护教职工民力和切身利益的需要。工会档案中以长期的保管期限保留着的重要的资料之一就是关于学校民主管理、民主监督等方面的资料，例如教代会、会员代表大会、校务公开、教职工座谈会等内容的资料，其中涉及教职工切身利益的诸如职工工资、岗位津贴、职称评定、职务聘任等方面的方案、规章制度、合理意见建议等卷页都是教职工行使民力的重要依据。
三、高校工会档案管理中存在的问题
随着高校改革的不断深入，高校工会工作领域不断扩大，如困难帮扶工作、女工保障工作、群众纠纷排查等，这些工作中形成的资料既是工会开展工作的真实纪录，也是今后工会开展相关工作的借鉴资料。但档案管理工作还存在着若干问题，主要体现在以下三个方面。
1.工会干部对工会档案的重视不够。在具体的实际工作中，档案管理受学校制度、资金设备、人员知识素质等因素的限制，常常遇到这样或那样的困难。也有少部分人对高校工会档案管理工作缺乏正确的认识，他们甚至错误地认为工会档案管理工作做得好与坏都无足轻重。对高校工会档案管理工作的重视程度不够，是目前高校工会档案管理工作发展的桎梏。
2.档案管理制度不健全，工作不规范。有些工会组织没有专门的档案保管室，硬件和基础设施及其薄弱。此外，在各高校尚未形成健全的档案管理制度，致使工作人员工作不规范，效率低下，根本无法达到现代人们对高校档案信息的需求。
3.没有充分利用档案资源。档案管理的目的在于方便日后的查询、使用。运用计算机对文件进行接收、查找、存贮借阅、归还等档案的归档管理工作极为高效，不但可以实现信息共享，还可以为档案资源的再利用提供有利的平台。
四、加强高校工会档案管理工作的措施
高校工会是构建和谐校园、提高教职员工凝聚力的重要部门，做好工会工作，必须加强工会档案管理工作。新形势下，如何做好工会档案管理工作，考虑工会工作实际，结合高校工作实际，遵循档案工作规律，提出以下工作思路和措施：
1.强化工会档案管理工作意识，为工会档案管理工作提供保障。高校工会领导要认识到工会档案是具有特殊价值的信息资源，要给予高度的重视，加大人财物的投入，为档案管理者提供良好的工作条件。
2.加强工会队伍建设，提高档案管理人员的素质。高校工会要配备相对稳定和具有较高素质的档案管理人员，根据需要及时调整补充档案管理人员，要有计划地对他们进行业务培训和到学校档案馆进行参观实践，让他们了解档案材料的收集、分类、编号、装订等全过程，掌握最新的现代化管理手段，不断提高工会档案管理人员的综合素质。
3.建立健全工会档案管理的工作制度。高校工会要尽快建立健全工会档案管理工作制度，特别是要对收集内容、收集程序、方式等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要明确分工，建立档案管理人员的岗位责任制，各项工作责任落实到个人。要加强工会档案管理监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案管理工作制度化、规范化。
4.大力开发工会档案的信息资源。档案管理的根本目的在于有效利用，要善于发现、总结和广泛收集同行业工会的信息资料，做好档案的编目、检索工作，加强信息的开发利用，实现资源共享，让工会档案能够准确、快捷地为工会工作的开展提供优质的服务。工会档案的信息资源包括：（1）上级工会组织的信息资源。其内容应包括：国家政策、上级工会组织和学校党委下发的关于工会的各类文书资料、目前热点问题等。（2）工会工作基本信息。工会工作基本信息应该是工会工作状态的具体体现，是工会档案信息工作的重点。其内容包括：制定的各类规章制度、工作总结、工作计划、通知、文件、统计报表等；工会组织召开的会员代表大会、教代会的有关资料；组织开展的劳动竞赛、评选各级各类先进集体、先进个人的材料；工会会员、工会干部情况资料；工会组织机构情况资料；工会开展的文体活动、民主政治建设文化生活等图片、影像资料；院务公开、征集教职工意见情况资料；工会组织及会员获上级工会组织授予的先进表彰文件、获奖证书（照片）等。（3）同级工会、基层分工会生成的信息资料。包括同级工会组织之间的学习、调研，有关工作经验交流和介绍等信息资料，基层分工会教职工科研竞赛信息资料、文体活动信息资料、请示、工作总结、工作计划、召开二级教代会形成的各种文书资料等。
总之，高校工会档案管理工作要与学校的中心工作和学校工会的工作有机地结合起来，不断提高管理水平，发挥服务功能，有效促进高校工会各项工作的顺利开展，有利于教代会在高校管理中作用的发挥。
参考文献：
[1] 侯慧贤.论高校工会档案管理的功能[J].陕西档案，
2006，（4）.
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）03-0294-01
摘要：随着我国高校事业的不断发展，人事档案在高校日常工作的作用越来越明显。但是，我国高校档案管理却存在许多问题。本文指出了高校档案在管理过程中存在的问题并提出了几点建议。
关键词：高校；人事档案管理；问题；建议
一、我国高校人事档案管理存在的问题
1.档案管理人员素质普遍偏低。在我国，高校人事档案管理人员很多都是转业过来的，在某些方面可能有专长，但是在另一方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好的与自己的工作进行结合。另外，档案管理人员的年龄相对偏大，很难适应新的技术变革，思想上形成了固定思维，往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用，年轻人员所占的比例太小，领导者对年轻人的经验的缺乏往往很担心，担心年轻者行为对高校产生不可挽回的后果，同时，在年轻人思想里总是认为管理档案没什么“出息”，致使很少的年轻者愿意从事档案管理工作，而更愿意从事直接的教学工作。
2.档案材料收集不够齐全，归档不够规范。学院职工档案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明的现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘等工作带来了许多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。
3.档案管理技术不高。近几年，高校人才引进不断增加，接收的人事档案数量也随之增加，档案管理人员的工作量也相应地增加。而传统的档案管理方式已经不适应高校现代化建设和档案管理的需要。一是档案资料收集的手段明显落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不信、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。
二、高校人事档案管理工作的建议
1.大力引进人才，合理调配人员。首先是领导者必须转变思想观念，充分认识到档案管理在现在信息社会条件下的作用与意义，加强档案管理意识，重视档案管理人员在高校中的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次，加大对高校档案管理人员的支出力度，适当提高档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，有利于为高校留住人才，同事也利于人才的引进。再次，进行高校档案管理人员的组织变动，加强人才队伍的匹配（包括高校档案管理人员中的比例协调和知识结构匹配），是管理人员的只是形成互补，实现良性循环。
2.加大宣传力度，增强人事档案管理意识。人事档案管理是高校人事档案制度改革的重要组成部分，人事档案中所记录的各项信息是制定全员聘用相关政策的重要依据，因此，高校档案部门要加大宣传力度。一是要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识，使其充分重视人事档案管理工作，并将其纳入高校整体计划中，给予足够的支持，扩大人力、物力和财力的投入。领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展。二是要加大对高校教职工的宣传力度，提高全体教职员工的档案意识，使教职工能积极主动向档案部门送交归档资料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。三十要增强专职档案管理人员的档案意识，档案管理人员的意识进一步增强了，可增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，在思维方式、工作作风和行为上有一个较大的转变，是工作上一个新台阶。
3.做好人事档案的收集、鉴别、归档工作。不断规范和充实档案内容，严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。
4.利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化。加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。
总之，做好高校人事档案管理工作应该从高校和员工自身出发，形成两者之间的合作共赢，促进我国高校档案管理的前进。
参考文献：
[1]郭蓉.当前高校档案管理人员的素质培养方法探究[J].通化师范学院学报，2009,（4）。
[2]苏平，常灵芝，林晓金.高校人事档案的管理和移交，学校档案，2000（1）。
[3]龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作[J].贵州档案，2002，（6）。
[4]赵晓利.新时期高校人事档案管理工作的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2010（8）。
[5]高忠平，许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设，2007（4）。
关键词：信息时代；高校；档案管理
一、信息时代的特征
1、 信息量剧增：随着科学的进步，社会文明的发展，人类各种生产活动和社会活动与日俱增，各类信息量呈几何数级增加，知识爆炸，信息爆炸。
2、 信息传递迅速：随着网络技术的广泛应用和各种传媒的日渐丰富，信息的传播打破物理空间上的有形界限，变得更加迅速、
便捷。
3、 信息载体多样化：信息载体多样化，现代化，仅靠人脑记忆和纸媒记录的传统知识积累手段被彻底改变。
4、 信息管理现代化：科学技术的飞速发展，信息处理与传递的高度现代化，使得用智能化的管理系统来实施信息管理成为现实。
二、信息时代高校档案工作面临的挑战
1、随着计算机技术的广泛应用和办公自动化的普及，产生了越来越多的电子文件，其保管与利用方式对传统的档案管理模式提出了
挑战。
2. 网络环境下，信息的传递利用不受时空限制，方便快捷，信息网络化对高校档案利用方式提出了挑战。
3、信息时代，随着计算机技术、数据库技术、多媒体技术的发展，档案信息的存储、处理、数字化档案信息在网上的和传递，实现了分散于不同地区档案信息资源的及时利用，资源共享，档案管理的现代化对档案工作者的业务技能、综合素质提出了挑战。
4、信息时代，各种档案信息泥沙俱下，鱼目混珠，严重影响了人们获取有效信息的效率，信息的海量增长与开放共享对档案价值鉴定工作提出了挑战。
三、信息时代如何做好高校档案管理工作
1、馆藏优化策略
优化馆藏，即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定，是优化馆藏的重要途径。档案价值鉴定应严格遵循“效益原则”，在决定档案的去留和保管期限的长短时要从整体上把档案的保管费用即成本因素考虑进去，力求以最小的成本保存最有价值的档案。高校档案部门应高度重视此项工作的开展，成立相关工作领导小组，保证有计划、有步骤地开展此项工作，把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关，以达到优化馆藏，方便利用的目的。
2、重视做好档案查借阅登记和利用效果登记，并定期开展利用情况的分析研究
要坚持做好档案查借阅登记和利用效果登记。它不仅是整个档案工作成果的一种反映，也是我们开展档案收集工作的重要依据。在接待查阅利用时要多问，多记，登记的重点是利用档案的内容和目的。查得到的档案要登记，查不到的更要登记，上门查阅的要登记，电话或来函查询的也要登记。通过对档案查借阅登记情况进行统计分析，可以帮助我们掌握各门类档案的利用情况，哪一类的档案利用率比较高，哪一类的档案基本没有得到利用，哪一类档案没有收集归档而又多次被人查找等等，从而使我们对整个档案管理工作有所思考，相应地在今后的收集，编研，检索等工作中有所完善和改进。
3、开展现行文件服务
通常档案给人们的印象就是“过时的文件”，开展现行文件利用服务，实际上就是档案利用工作的前移。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年递减。开展现行文件服务一是可采用阅览服务，即设置阅文室，提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上，开展网络服务；三是咨询服务，即以现行文件以及有关资料为依据，以解答问题的形式向利用者提供服务。高校开展现行文件服务，不仅拓展了档案馆（室）的社会服务功能，提升了档案工作的社会影响力，而且可以有效提高档案利用率，促进档案工作的良性循环。
4、加快档案信息化建设步伐
加快推进档案信息数字化建设，以网络为依托开展档案利用工作。当今信息时代，信息网络化消除了时空的限制，使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲，实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。首先要建立全面、系统、完善的档案目录数据库，在此基础上，遵循优先、实用原则对库存的传统纸质档案进行选择性的数字化处理，使之转换成可联机上网的数字信息，并逐步以此为依托，借助高校局域网开展网上档案查询服务，最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。
5、积极开展档案编研工作
开展档案编研工作是提高档案服务质量和利用率的重要手段，可以增强档案提供利用的针对性和主动性。通过档案编研资料，利用者可不必查阅分散在各个案卷中的大批档案就能满足自己的需要，即使是必须要利用档案原件，编研资料也能够提供较为系统的线索，在档案利用服务中发挥双重作用。因此，高校档案工作者必须高度重视档案编研工作，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量分散的信息按专题重新组合，为用户提供更丰富、更全面系统的编研精品，使档案信息的潜在效用得到充分发挥，更好为广大用户服务。
6、重视现代化档案管理人才的培养
一名优秀的现代档案工作者，必须具备高知识素质，包括高文化素质、高专业知识素质、现代科学管理素质及心理素质以及高尚的职业道德素质。特别在现代化技能方面，应具有较强的信息素质，能熟练运用计算机进行信息管理，了解档案信息资源的分布、查找与情况，熟悉各种信息系统软件和网络工具的使用，能运用现代化技术为用户提供优质高效的信息服务。
当前，专业档案工作者中的“两多”、“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非档案专业毕业者多、档案专业毕业者少，懂信息管理技术者更少，并且现有的专职档案人员由于缺乏知识更新的继续教育，知识老化现象十分严重。因此，加强档案现代化管理人才的培养迫在眉睫。一、高校档案部门应有计划、有步骤、多层次地对现有人员进行新业务知识、新技术技能的培训，应突出档案信息技术、网络技术的专业教育。二、积极争取领导重视，引进高科技及专业对口人才。三、要鼓励员工自学现代化管理知识和技能，在部门内营造浓厚学习氛围，多订一些档案专业杂志，定期组织员工进行学习研讨，激发他们的学习兴趣。四、兄弟院校之间互相参观，学习，加强同行间的学术、工作交流，相互促进、相互提高。
参考文献
[1]肖明超：信息时代的8大管理悖论，企业家信息，2006年第7期.
关键词：高职院校；学生档案；管理
在改革开放，社会信息量不断增长的今天，人们的观念向求发展、求竞争、求效益方面发展，对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大，利用的速度要求越发快速、准确。高职院校学生档案是学生从入学到毕业的整个过程的真实记录，强化学生档案管理对提高教学管理水平和教学质量有着十分重要的意义。
一、高职院校档案管理方面普遍存在的一些问题
目前有少数高职院校对学生档案工作在整个学院工作中的地位认识不足，在基本建设方面比较落后。比如，没有专用档案室，有的档案室是狭小而潮湿的空间，更不用说现代化的档案管理设施和设备了。学生档案管理的规章制作还不够完善，学生档案管理工作任务比较繁重，工作量大，没有专业管理队伍等。因此，正确认识存在的问题，找到相关的、科学的管理方法，就显得特别重要了。
二、烟台工程职业技术学院加强和完善学生档案管理工作的做法
1.加强学生档案管理意识
学院领导高度重视学生档案工作，深入持久地组织学习与宣传活动，通过学习与广泛宣传，形成了人人重视学生档案管理并自觉地维护学院学生档案的意识。我院采取的具体措施是：主管领导和学生档案管理人员进一步学习《档案法》和有关的政策规定，明确其重要性。这样，只有学生档案管理人员有了良好的档案意识，才会在具体的学生档案管理过程中对学生资料数据做出正确的反应，做到及时收集、管理和分类保管。
2.健全制度，规范管理
不断建立和完善档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。我院按照《山东省档案工作等级评定试行办法暂行规定》的要求，建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度。制定了《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》和《档案室管理制度》。我们还把档案工作纳入处室工作目标管理责任制的检查考核中，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，作为年终评优选先的依据。这样促使各处室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学院档案工作保质保量完成。我们做到各部门、各处室职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
3.强化学生档案管理队伍建设，提高管理水平
为适应岗位发展的需要，学生档案的管理水平要做到科学、优化、稳定，则必须拓宽档案人员的知识面，不断学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案人员的政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案人员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作责任心、事业心强的档案人员来充实学院档案工作岗位；定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案管理专业知识，另一方面学习现代化先进技术设备的操作技能，不断更新知识，提高管理水平。为此，学院单独将相关档案人员送出去培训，使他们的工作能力不断提高，为学院教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案人员素质，是推动档案管理事业发展的关键。
4.注重收集，加强管理，拓展档案归档范围
学生档案是将来各级组织选拔、考核人员的重要依据，能证明个人学习经历的就是档案。档案里面有一个人各个时期的成绩单、各方面的评语、获奖证明，还有党团材料。而且这些材料都是原始材料，不可复制。因此，结合目前人才培养模式、围绕学生个性、素质发展，努力拓宽学生档案收集的内容，构建具有特色的学生档案副本是十分必要的。我们学院采取辅导员责任制，每个学期都会将学生的材料集中上交，不断补充学生的档案副本。
5.加速学生档案的数字化工作
随着人事制度改革，人才流动越来越频繁，人事档案的信息化管理越来越重要，运用网络进行管理将会更加快捷、安全。当今社会越来越多的文件都不再是传统意义上的纸文件，而是电子文件。为搞好学院学生档案管理工作，我院加速了学生档案数字化、网络化建设，实现了人事档案管理与传输的自动化。
三、结语
学院学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
参考文献：
[1]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008（4）．
[2]杨冬梅.浅谈高校学生档案管理[J].科学决策，2008（11）．
关键词 高校 基建档案 管理
中图分类号：G271
文献标识码：A
近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。
一、明确高校基建档案的概念
高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、 图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。
二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作
基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：
（一）广泛性。
每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。
（二）成套性。
形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。
（三）专业性。
基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、 勘探、 施工、 安装、 消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。
（四）庞大性。
基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。
（五）实用性。
学校基础设施的新建、扩建、改建；以后基础设施的维护、修理和对房屋的翻新改造；解决工程经济、土地、质量事故纠纷等相关管理工作,基建档案起到了尤为重要的证明作用。
（六）原始记录性。
基建档案记录了每一个项目建设发展的历史轨迹，真实反映了从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工过程中直接形成的历史记录，为基建工程以后的决策及规划提供了有效的依据和凭证。
（七）滞后性。
由于基建项目是一个周期长、环节多、投资大的工程建设过程, 且涉及面宽而广,当验收工作完成后，经过整改后要进一步对其整理文档材料，因而基建档案的形成相对滞后。
二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题
长期以来，随着高校基建项目的不断扩大，但基建档案的管理却没有同步前进，其档案信息与利用率之间还存在着很大偏差，档案资源没有得到有效的共享与发挥用途，严重影响了档案的价值与学校发展工作，其存在的问题主要归纳为以下几点：
(一 )档案管理意识淡薄。
基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，因缺乏有效的管理和约束机制，档案管理意识不强，存在“重建设、轻档案”的思想，造成基建档案的材料收集不齐全、质量不高、存档图纸不完整，档案管理职责没有落实到具体人员，归档工作与工程建设不能协调开展，严重滞后了基建档案工作。
（二）基建归档质量不高。
由于基建工程和档案的专业性，基建档案人员不仅要对基建项目的运作熟知，也要掌握基建档案的整理工作。工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力及相互沟通，使档案资料管理工作严重脱节。如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件, 或者一些签字、 盖章都不全, 失去原有作用；文件归档材料、 纸张大小不统一, 个别材料用铅笔、 圆珠笔书写, 字迹模糊，对档案资料简单装订、图纸随意折叠，没有系统专业化地按照要求管理,甚至还有经手人员将项目资料随便锁进自己的柜子, 没有及时把资料移交给档案员归档的现象, 造成不少材料分散在承办人和技术员手中，材料文件处在分散、损坏、丢失等情况下，直接影响了基建归档质量,制约了档案管理工作的持续发展。
（三）纸字档案利用存在弊端。
基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。
三、结合实际问题，合理提升治档质量
（一）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。
“全员参与”和“与供方互利”是根本上提高基建档案管理水平的关键和保证。学校各部门及教职员工不仅是学校档案利用者，同时也是高校档案的最大供给方。本着“以人为本”，树立科学的档案观，加强档案宣传力度，将收集、管理和保护好学校档案资源成为全校每个职工的义务和责无旁贷的职责，使其变被动为主动，真切体会到“我为档案，档案为我”的责任意识。
（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。
基建项目因其周期长、复杂性等特点，高校基建档案应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，通过相应的规章制度，突出岗位责任制的主导作用，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。
（三）领导支持，提高档案工作的重要性。
每一项工作的实施与成效，都需要依靠领导的决策及支持，领导对档案工作的重视与否, 是做好基建档案工作的主要因素。基建档案的管理不仅是专职或兼职档案人员的工作，更需要学校领导及各职能部门领导在所需的人、财、物和工作环境上给予档案工作的大力支持，对保质保量完成档案归档工作的部门，对其进行通报表扬，这样不仅肯定了档案工作人员作出的成绩，也调动了归档的热情和积极性，提高了归档效率。
（四）提高基建档案管理人员工作业务水平。
1、不断完善基建档案人员的沟通能力。基建档案管理工作，每一个项目阶段都是一个环节紧扣一个环节，任何一项档案资料的缺漏都可能影响其他阶段工作的开展，所以，在制定基建档案收集范围、归档的时间及质量上要求的同时，基建档案人员要及时与档案部门相互沟通，档案部门需全过程跟踪服务，提出改进方法，确保基建档案及时移交归档。
2、基建档案工作与基建工程建设同步启动，要求档案人员的业务能力更具全面性。高校要积极组织各单位档案人员参加档案业务培训，在基建档案人员对自身工程建设程序了解的同时，档案部门也要对基建档案人员进行基建档案整理指导，掌握档案整理立卷规范操作方法，共同学习，拓宽知识面。
3、强调“以利用者为中心”的档案利用服务理念。从过去以“整理保管”向现在以“提供利用”为中心转变，深化利用，提高档案服务效率，做好档案管理工作。另外，基建档案也具有性，档案人员也应增强保密意识，提高档案工作的责任感。
（五）档案数字化、信息化。
采用传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用现代化的管理方式是全方位、多形式地提高档案信息服务的发展需求。
信息化时代，档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、使用档案管理软件，利用外包扫描、数据压缩等技术，逐步实现基建档案网络远程传输、查阅、保管和开发利用，经过数字化处理后，不仅节省了档案存贮空间，也提高了档案信息的检索速度；减少档案原件因使用频繁而造成的破损等状况，从而充分发挥档案的信息优势，提升档案信息的价值。
总之，基建档案是高校的宝贵财富，它不仅为学校的现在而服务，更为学校未来的发展而服务，因此，我们必须严格把好质量关，鼓励每位员工积极参与到管理工作中来，主动表达意见和建议，逐步实现基建档案资源的完整性、提高高校基建档案管理水平，做好进一步的开发与利用工作，是我们义不容辞的重要任务。
（作者单位：长江职业学院）
参考文献：
[1]韦嬴．高校基建档案信息化管理工作探析, 北京档案, 2010（06）.
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