计算机办公软件篇1

办公自动化、无纸化是当今企业高效办公的发展大趋势，为更好的提升企业办公自动化管理，加强计算机软件的应用有着重要的意义，本文简单分析了办公自动化管理与计算机软件的关系，并给出了常见计算机软件（文字处理、通讯软件、数据存储软件以及一些新兴软件技术）在办公自动化管理中的应用，为进一步提升企业办公质量以及办公效率发挥其应有的作用。

1加强办公信息化建设的必要性

加强办公室信息化的建设主要就是将办公室的业务和计算机信息平台之间相互结合，将信息技术的优点有效发挥和体现，以此提高办公室工作效率的医生。办公信息化在一定意义上能够节省人力成本和对办公流程实现优化，并且，管理管理层也需要按照实际的发展需求，对相关数据有效分析，以此为政府来制定相关政策，所以，不管是从在实际的应用和相关组织结构还是政府国家等视角，办公信息化建设非常的有必要。总而言之，办公环境的信息化以及自动化是办公室环境发展的实际需求。

2办公自动化概述

现阶段，计算机技术快速发展，在办公的过程中借助计算机技术实现了办公自动化，使信息资源的分配更加科学和合理，大大提高了工作效率。计算机技术能够通过对数据、图像、视频、音频等信息的收集和存储，使办公更加轻松，更容易实现自动化控制。办公自动化是一项新兴的融合计算机技术等先进科学技术的办公模式，具有其鲜明的特点。概括来说，办公自动化具有以下几个特点：第一，智能化特点。办公自动化充分借助计算机的智能化技术，能够对公式和文字进行识别和理解，从而使日常办公更加方便。第二，集成特点。计算机技术能够将硬件、软件、网络、员工等要素有效集成，从而形成有机整体。第三，多媒体特点。在现代化办公的过程中，可以充分利用图片、声音、文字等信息对办公内容进行有效传递及处理，从而促进办公效率的不断提高。

3办公自动化中计算机技术应用特征

3.1计算机数据处理的独立性

办公自动化用户在对计算机程序的应用中或者在对数据库的相关数据查询方面，这两者之间是相互对立的，并且计算机应用程度和其数据库之间是互不影响的，具有物理独立的特征。用户在对计算机程序或者计算机数据库应用当中，其之间的逻辑结构也形成独立状态。

3.2完整性

办公室当中的计算机技术应用主要体现在对于相关数据处理当中的一致性以及信息的准确性和完整性等特征，对于办公软件来讲，其不同的用户在登陆时其所共享的数据库是一致的，所以数据具有一致性；用户在对计算机数据库的使用中，其所输入的数据和数据表当中的数据类型是相同的，因此在一定意义上具有正确性；用户对数据库当中的数据的应用主要体现在实际的工作当中，数据之间的约束情况是一致的，因此具有一定的完整性。

3.3安全性

为了确保办公自动化信息的安全性，一般就需要采用多样化的防护措施，例如，对于一些重要的文件，需要和办公数据库当中其他相关的数据之间进行有效的区分，并且按照数据的实际作用，对办公软件当中的账号以及权限和口令等实现监控；对于办公数据当中的相关数据需要有效的严密处理以及隐藏处理等方式将其上传到服务器云端。

4办公室计算机办公软件

4.1文字处理软件

常见的文字处理软件有office系列、国内的WPS办公软件和基于web的文字处理软件。office系列办公软件功能强大，尤其是word、ppt、excel这三个组件的应用最为广泛，另外office系列还提供了小型的数据库access，也为办公自动化管理提供了诸多方便，由于office与windows操作系统都出自Microsoft公司，因此office有着良好的兼容性和拓展性；国内WPS软件相较于office系列，同样提供了强大的文字处理功能，并且其体积相对较少、占用的内存小同时有免费版本，在国内的办公软件占据了很大的市场份额；除此之外，还有一些web类型文字处理应用，如常见的FCKeditor，不需要计算机系统提供额外的软件支撑，仅仅只需要有浏览器即可进行文本的操作，但其功能相对于上述两种处理软件相对不足，对于一些复杂的编辑任务往往难以胜任。

4.2办公数据备份和数据恢复

在办公环境当中对于计算机的应用当中，通常都会产生操作不当或者计算机故障导致数据误删的状况，计算机的数据备份主要就是对于自动化办公环境当中产生的相关情况而进行的一种补救措施，实现对于计算机当中的相关数据的管理，同样也是防止数据误删除而造成数据丢失的一种安全保障技术。计算机数据库对于数据进行备份之后，由于计算机所产生所产生的故障或者在操作失误之后对数据的恢复，就能够采用计算机数据库来进行对系统恢复，对已经恢复的数据进行备份之后，这也是确保数据正确以及完整和一致性的最佳方式。在计算机数据库产生存储的故障时，对于相关存储管理人员可以采用对数据的恢复功能，在数据恢复当天所丢失的备份数据，以此来确保数据库存储的有效性。

4.3其他方面的计算机软件应用

除了上述常见的计算机应用软件，还有一些相对应用较少的应用软件，如VPN应用软件，应用VPN技术可以使得在外地出差或者集团企业进行极其方便的进行会话管理，VPN类软件相对安全，廉价，再加之视频会议软件能够进行及时有效的信息转达和公司企业决策传达。另外，随着无线网络的发展，一些基于无线网络的应用也在企业自动化办公管理过程中发挥着重要的作用，例如，微信、腾讯QQ等，利用该类软件，可以灵活的进行各类终端设备文件传输、信息交换，对于提升办公效率有着重要的作用；除此之外，一些NFC碰触式应用通过手机接触就可以实现员工考勤签到、二维码扫码应用等都是新兴的办公自动化软件。当然，还有一些软件公司推出了具有通用功能的办公自动化软件，尽可能的为企业办公提供了一站式的解决方案，企业可以根据自身的需求进行合理的选择。

5优化办公室计算机办公软件的运用

按照工作的实际需求来对相关计算机的操作规范进行制定。因此除了以上所述的解决方式之外，办公人员需要按照实际的工作经验进行对相关计算机操作规范进行制定。一方面，后续的相关人员能够按照相关的操作规范能够对办公软件很好的熟知，这样就能够减少由于需要对软件进行熟知所造成时间和人员精力的浪费；另外，对于计算机管理的相关操作规范需要按照工作人员的实际工作经验和工作需求来制定，对其进行科学合理的总结，对于不必要的应用问题尽量减少，这样能够防止办公系统产生错误，所以，为了对相应的规范内容有效制定，这也是对办公系统问题进行有效解决的措施。

总之，随着当前计算机网络技术的不断发展，传统的办公以及管理面临着信息时代的不断创新。由于网络环境的不断发展使得办公管理也不自觉的向前发展，并且支撑着办公技术的不断进步。计算机办公软件是当前办公室自动化进程当中非常重要的一部分，作为当前时代的管理人员，除了需要加强自动化办公管理的水平，也需要具有相关的技术水平，这样就能够有效的确保办公自动化的发展，以此提高办公效率，为企业的发展获得更多的效益。

作者：王诗珏 单位：湖北工业大学

计算机办公软件篇2

信息化社会不断发展进步，传统办公方式已逐步被互联网技术取代。计算机办公软件在各行各业中发挥着重要作用，过去人们都是以笔和纸为重要办公手段，随着信息技术的发展，计算机技术成为现代技术手段，办公室逐渐实现了无纸化办公，节省人力的同时，大大提升了工作效率。近几年，我国计算机办公软件高速发展，很多软件应用给办公室工作带来了极大便利，应用办公软件处理办公室业务改变了传统办公模式，更利于办公良好环境建设。

1计算机办公软件

计算机办公软件是集文字处理、表格制作、幻灯片播放、图形图像处理、数据库处理等内容的综合软件，操作简单，高效准确。办公软件应用范围十分广泛，大到社会统计，小到会议记录，每项工作都离不开数字化办公，如税务票据、电子政务、电子车票等，都需要办公软件技术支持，其已渗透到人们日常工作和生活中，很多上班族一打开电脑就要应用办公软件。办公室要应用其对人员进行考勤管理或撰写报告、通知等，这些基础软件已成为人们工作必备。互联网时代，办公软件WPS迅速崛起，其借助计算机网络技术平台使办公实现自动化、智能化，信息交互的同时还可实现信息共享，避免信息传达失误或出现歧义，使办公模式更加现代化。加强办公室信息化建设，提高工作人员办公效率是计算机办公软件的重要作用。信息化办公优化了办公流程，降低了人力成本。但值得注意的是，其应基于每个单位实际情况具体操作，各单位管理制度不同，标准不同，需建立完善的信息化制度，让每个员工更清晰地了解各项规章制度，建立更好的办公环境。

2计算机办公软件特点

独立性。

计算机办公软件具有独立性，无论是应用计算机程序，还是借助数据库查询数据，计算机办公软件都可独立完成，互不影响。完整性。数据处理是计算机办公软件的主要功能，其信息具有准确性、完整性和一致性，可为多个用户共享数据。

安全性。

办公室工作内容较复杂，保密信息文件需要妥善保管，所以计算机办公软件的安全性十分重要。要利用数据库对重要文件进行区分，按级别进行分类保管，并设置账户权限和密码，保证办公自动化系统的信息安全。可利用云端服务器对重要文件进行有效隐藏，设置较为复杂的密码，只有高级管理人员才有权限获取密码，使办公信息系统更具安全性。

3计算机办公软件在办公室的应用

3.1文字处理

目前，各大企事业单位常用的是Office办公软件，即Word、Excel、PPT等，这些软件相当于小型数据库，可通过局域网络进行信息分享。利用此系统可以避免通知时出现错误，其具有很强的扩展性、兼容性及文字处理功能，为用户提供了免费版本，深受市场青睐。

3.2数据处理

计算机办公软件应用常会遇到一些问题，如正在输入信息时，因为机器故障、人为操作失误、断电等原因导致数据丢失，这时可以利用计算机备份功能补救，避免重要数据信息意外丢失，如删除某份文件后，可以在回收站里还原。要想使数据保存完好，日常输入信息时要注意对其及时进行备份，避免计算机存储器发生故障而带来不良影响。

3.3图像处理

平面设计、广告与图形处理等是图像处理办公软件的重要应用。人们对图像处理的要求越来越高，PS图像处理系统作为常用的办公软件，其功能相对成熟，可满足用户不同的图像使用需求。

3.4视频处理

视频处理是对视频进行合成处理，通过软件技术将视频转换成需要的信息。某些单位对视频处理要求较高，如调查取证会应用视频处理功能，需要剪辑视频信息，方便保存。

3.5其他方面的应用

计算机软件可便于出差同事间的异地沟通，如VPN技术可用于视频会议，有效传达并保证信息安全性。新冠疫情期间，为避免人员聚集，很多企业利用云技术召开视频会议，如好视通等软件深受欢迎。随着无线网络的迅速发展，很多单位利用QQ、微信等进行沟通，建立了工作群，将文件、通知等以电子形式在微信群中分享，极大提高了办公效率。

4计算机办公软件作用

优化办公流程和办公环境。工作人员借助计算机网络办公实现了人机协作，计算机办公软件不但可提高单位内部办公效率，还可利用其与直属部门或其他单位进行沟通合作，在一定程度上减轻办公人员压力，这种办公方式已成为一种趋势，行政部门办公将离不开计算机办公软件的应用。以新闻媒体单位为例，记者在撰写稿件后需发送给部室领导审阅，部室领导审阅后再发送给主管领导审阅，传阅过程可利用办公软件修改，再及时将改动内容反馈给记者，保持流程同步。新闻最大的特点是时效性，很多着急播出的稿件可直接通过办公软件发送给领导审阅，节省时间，加快办公速度。计算机办公软件可加速信息传达，建立OA办公系统，如有会议通知，可及时上传，提高工作效率。降低办公室管理成本。

目前，传统的纸质资料已基本被计算机办公自动化存储取代，不但减少了工作业务环节，还降低了办公室管理成本，纸质资料已逐步转换为电子形式，这在一定程度上压缩了办公费用支出。创新工作方式，提高工作效率。在办公自动化管理中应用计算机软件，可以科学合理地规范办公室工作，办公环节不再烦琐，还能调动工作人员积极性，在一定程度上提高办公效率。要想更好地优化办公质量，工作人员必须转变思想，与时俱进，不断充实自己，全面掌握计算机软件操作和应用技巧。

5结语

计算机办公软件应用优势很多，但也存在一些弊端。实际应用过程中，要保证应用方法的科学性。采用先进办公软件展开工作，提升计算机设备质量。未来，计算机设备和软件技术还将进一步发展，政府部门应不断更新办公软件，发挥其优化办公流程、降低办公管理成本、创新工作方式、提高工作效率的重要价值，实现智能化办公。

作者：杜林 单位：黑龙江职业学院

计算机办公软件篇3

1计算机办公软件在办公室的应用

1.1文字、图片、视频等处理日常工作

在信息化高度发展的时代，办公室的日常工作已经离不开计算机办公软件，尤其是微软经典的Office办公软件，其中常用的Word、Excel、Powerpoint等已经成为办公室计算机的必备办公软件。Word主要应用于处理文字信息，Excel等则主要用于制作表格，能够有效地对数据进行分析，Powerpoint则主要应用于制作幻灯片等演示文稿，同时也支持将制作好的演示文稿转换成视频的格式。与此同时还有许多常见的办公软件，能够应用于文字、图片和视频的处理。处理文字、图片和视频等是办公室的日常工作，如果不能熟练运用计算机办公软件处理这些日常的工作，就会导致整个公司的工作效率降低。因为在任何一个企业中，各个部门之间的工作都有着联系，如果其中一个部门的工作出现了问题，就可能会导致其他部门后续的工作受到影响，而最为日常的工作往往对其他部门工作效率的影响也越大，因此在办公室应用计算机办公软件处理文字、图片和视频等已经成为刚性需求。

1.2人才招聘与管理

通过计算机应用软件可以进行人才招聘与管理。在企业进行人才招聘与管理工作时，需要进行绩效考核、人才资料统计和保管等大量的工作，这些工作如果在计算机的帮助下，能够有效地提升工作的效率。企业在进行人力资源管理工作时，需要落实好考勤制度，在智能化的背景下，考勤工作已经与计算机办公软件之间存在着紧密的联系，有专门的管理软件负责搜集这些信息。在人才招聘的环节，也需要专业化的人力资源办公软件，对投递了简历的人员信息进行大数据筛选，才能够实现。

2计算机办公软件在应用中需要解决的问题

2.1工作人员对计算机办公软件的应用水平较低

当前，在我国大多数企业都存在工作人员对计算机办公软件的应用水平较低的问题，最主要的原因是部分工作人员的信息化素养不高。计算机技术与互联网技术已经拥有了多年的发展历史，但是其在市场中被广泛推广的时间却并不长，尤其是对于一些具有多年历史的企业，其内部拥有着大量的老员工，这些老员工没有接受过专业化的信息技术培训，对于计算机办公软件的应用水平也并不高。因此，许多企业为了能够招聘到能够熟练应用计算机办公软件的人才，会将计算机办公软件的应用作为对人才考核的能力之一，但是我国当前许多接受了最新高等教育的人才，其应用计算机办公软件的能力也并不高，这就会导致企业难以招聘到大量的计算机办公软件的应用人才。

2.2计算机办公软件的应用缺少统一性

由于企业所招聘的人才主要从两个渠道进入到企业，即校园招聘与社会招聘，这些人才在进入到企业之前所接受的教育不同，对计算机办公软件的了解及应用程度也不同，这就导致计算机办公软件在办公室的应用上缺少统一性，容易出现系统软件不兼容的问题。

2.3工作人员的私人电脑软件应用需求难以满足

工作人员的私人电脑软件应用需求难以得到满足也是当前在我国大多数企业中存在的问题。由于市场的竞争激烈，加班已经成为了非常普遍的社会现象，部分人员不喜欢在公司加班，或者因为工作性质需要移动办公。因此，这就会导致许多人员在办公室有一台计算机，还要配备一台用于移动办公的电脑。而用于移动办公的电脑也会因为单位的福利待遇不同而分为公司为其配备的电脑和私人配备的电脑。部分办公软件需要支付费用才能够使用，但是这些员工因为没有在移动设备上安装软件，或者其所安装的办公软件与办公室计算机所安装的软件的版本或者类别不同，就会导致其文件在不同的电脑上打开时出现问题。当前，这一问题在我国非常地普遍，影响了员工的工作状态和效率。

3计算机办公软件在办公室应用的策略

3.1组织工作人员参加计算机办公软件培训

为了能够有效地提升计算机办公软件在办公室的应用水平与效率，充分体现出计算机办公软件的优势，就需要确保工作人员拥有较高的信息化素养水平，能够熟练应用其工作所需要的计算机办公软件。考虑到企业内部员工对计算机办公软件的应用水平参差不齐，可以组织员工参加计算机办公软件的培训，在培训的过程中帮助员工熟悉工作最为常见的计算机办公软件，保证能够独立使用办公软件进行办公。对此，需要对员工的培训成果进行考核，即在培训期间，可以要求员工完成任务，只有按要求完成任务的员工才能够通过培训，没有按要求完成任务的员工，则需要对其采取惩罚措施，并且了解其难以完成任务的原因，可根据实际情况进行处理。

3.2计算机办公软件统一化

企业需要确保计算机办公软件统一化，尤其是在办公室工作环境下，如果企业计算机办公软件难以实现统一化，就会因为文件的不兼容性而导致工作效率降低。对此，需要企业对员工提出统一的要求，即在办公室的计算机系统中统一安装相同版本的办公软件。对此，需要企业做好调查的工作，如员工对常见办公软件版本的倾向调查，最终根据大多数员工的倾向选择办公软件。让企业的IT技术人员在办公室的每一台计算机上都安装相同版本的办公软件，并且禁止员工在企业的计算机系统中私自安装其他软件。虽然有部分员工会不适应新版本的办公软件，但是随着时间的推移，其很快就能够适应此版本的软件，这样能够有效地减少文件不兼容的问题，有效提升办公效率。

3.3满足工作人员的私人电脑软件应用需求

为了能够让企业的职工拥有更加舒适的办公环境和更加方便的办公条件，企业可以支持员工进行移动办公，尤其是在下班的时间，部分员工喜欢在家中进行工作。对此，企业可以免费为员工提供私人电脑办公软件的安装服务，但是所安装的软件必须与办公室所使用的版本完全一致。再者，考虑到企业在购买软件的时候也需要花费成本，因此需要限制每一位员工为其私人电脑安装计算机办公软件的次数，即每一个人只有一台私人电脑能够享受免费安装的服务，如果超出了一台的数量，则需要向企业发起申请并且说明原因。

4结语

计算机办公软件的特征主要有独立性、完整性和安全性。计算机办公软件常见的应用形式主要为文字、图片、视频等日常处理、团队沟通以及人才招聘与管理等。为了能够更加高效地应用计算机办公软件，当下需要解决的问题为：工作人员对计算机办公软件的应用水平较低，计算机办公软件的应用缺少统一性，以及工作人员的私人电脑软件应用需求难以满足。对此，可以采取的策略为：组织工作人员参加计算机办公软件培训，计算机办公软件统一化，满足工作人员的私人电脑软件应用需求。

参考文献

[1]田静，郑君.办公室计算机办公软件的应用与实现分析[J].电脑知识与技术，2019，15（10）：264-265.

[2]王海翔.计算机基础中Office软件的应用[J].电脑迷，2018（5）：145.

作者：王虹 单位：兰州现代职业学院理工学院