摘 要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案收集归档工作内容要求进行分析，并提出档案收集归档的有效管理策略。
关键词：档案；收集归档；有效管理；策略
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1 档案收集归档工作内容
文件材料的收集归档工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根能避免文件的散失，才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才的收集归档工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。档案收集归档的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。
2 档案文件的收集归档存在的问题
档案文件的收集归档是档案管理中的一个复杂的工作，现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，归档工作更没有得到有效重视，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。而在我国，林业档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题：
2.1 档案材料不完整
归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。
2.2 缺乏完善的文书档案资料管理设施
当前现有的档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对档案管理工作造成很大影响。
2.3 缺乏复合型档案管理人员
近几年，档案文件的收集w档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差，所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。
3 档案收集归档的有效管理策略
档案收集归档工作是档案管理的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。
3.1 强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
3.2 加强档案管理基础设施建设
基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。
3.3 加强创新意识培养
档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。
结束语
随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经无法适应当下社会的发展。新时期档案管理工作必须紧跟时展的需求，提高档案管理工作的效率和质量。采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出档案材料的重要价值，才能够促进整个林业发展健康发展。
参考文献
[1]刘长城.浅析我国基层事业单位档案管理现代化实施策略[J].民营科技，2016（01）：89.
[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：57-58.
关键词：文书档案 收集 归档 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0056-01
一、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性
文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。因此办公室文书档案收集与归档工作具有一定的重要性，主要体现在以下三个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升。第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。
二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处
1.归档文件材料的收集不全面
在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。
2.档案文件材料的收集力度不够
2.1各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，未及时归档；
2.2各单位的归档模式不科学，存档文字档案较多，电子文书档案的收集与归档意识淡薄；
2.3文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，存在文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的问题，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。
3.档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作
1.强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.加强临时性档案文件材料的收集
在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。
结束语
我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，只有这样，才能确保文书档案的收集完整与正确，促进文书档案的归档工作顺利开展，从而更好实现文书档案管理工作迈上新台阶。
参考文献
关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别；医院档案
随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。
1 电子文件档案化管理的概述
电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。
医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。
2 电子文件档案化管理的特点
电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。
电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。
3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处
3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。
3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。
3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。
3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。
3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。
4 结论
综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。
参考文献：
[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.
[2]刘金兰.对电子文件档案与传统档案管理"双轨制"的认识[J].山西档案，2012，S1：9-10.
[关键词]医院;文书档案管理;利用率
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.127
[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-02
从某种意义上说，文书档案是医院在发展过程中形成的一种资料。在医院管理方面，文书档案是一种凭据，能够为对应的管理工作提供支撑。目前，医院文书档案管理还存在一些问题。因此，根据医院的现实情况，具体分析文书档案管理存在的问题，并提出行之有效的改善措施，提高文书档案的管理水平。
1 医院文书档案管理概述
在新时代下，“制度化、科学化、规范化”是医院文书档案管理向前发展的关键性标志。在医院档案管理方面，文书档案管理是衡量其水平高低的关键性指标之一。
1.1 医院文书档案管理的特点
首先，医院文书档案的内容以及载体呈现出多样化特点。比如，医院工作计划、总结、统计资料、会议记录等。同时，它也是医院很多方面的重要历史依据，比如，医疗护理管理、行政管理、财务档案，这些都是对医院各方面工作真实地记录与反映。其次，对于医院文书档案管理来说，对资料进行“收集、保存、记载”是它的核心部分，为医院工作者对相关信息的查找做好铺垫。最后，在医院方面，文书档案与文书工作紧密相连，因为对于档案工作来说，它是以文书工作为纽带，对档案进行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文书工作是档案管理能够得以进行的前提条件。
1.2 医院文书档案管理的特殊性
医院文书档案管理不同于一般文书档案管理，其特殊性主要体现在以下几个方面。第一，以业务类的文件为主，以党务类文件为辅。主要是因为医院工作主要是以临床医疗服务为核心，所涉及的党务类文件也和它息息相关。第二，在文书档案管理中，医疗业务方面的指导性文件比较多。同时，这些文件更新的速度比较快。主要是因为在综合性医院中，科室或专业的分类多而细。随着医疗事业的飞速发展，医院还设有一些不同类型新疾病的科室。因而，这些医疗业务指导性的文件也随之增加与更新。第三，在职务聘任以及晋升方面，对应的文件也比较多。据有关数据分析，一所医院每年在职务聘任和晋升方面，少则几百人，多则上千人。由于医院人员在职务聘任和晋升方面变动比较大，对应的文件资料也会随之增加。
2 医院文书档案管理存在的问题
医院文书档案管理不完善将导致对应的文书档案存在一系列问题，比如，保存的文书档案不具备规范性，文书档案的保密性较低，降低了文书档案的使用价值。要使这些存在的问题得到有效解决，必须从实际出发，对医院文书档案管理存在的问题进行深入分析。
2.1 医院文书档案管理人员综合素质低
总的来说，在医院文书档案管理方面，很多工作人员都不是从事档案管理的专业人员。同时，他们也没有丰富的工作经验，没有经过专业培训，影响了文书档案管理的工作效率。具体说来，一是在医院文书档案管理方面，其工作人员不具备本专业素质，无法胜任对应的工作岗位;二是该工作岗位上的管理人员文化程度较低，已有的档案管理知识结构比较落后;三是在档案管理方面，医院没有对管理进行相应的进修培训。
2.2 医院文书档案管理制度机制不健全
首先，医院管理者没有建立独立的档案管理部门，未能明确档案管理人员的工作职责。在文书档案管理出现问题之后，没有及时采取有效措施解决，致使问题进一步恶化。其次，医院管理者没有建立合理的档案管理标准以及操作流程，管理工作效率低下。最后，医院管理者没有建立科学的考核制度，挫伤了档案管理人员工作的积极性与主动性。
2.3 医院档案管理方法比较落后，文书档案利用率不高
一是关于医院文书档案管理方法方面。在科技飞速发展的新时代下，一些医院还在以落后的手工方式对医院文书进行操作。比如，文书档案的整理、编写、归档。这不仅工作效率低下，档案管理的准确率也比较低。同时，这种手工形式的档案管理方法已无法满足新时展的要求。二是关于文书档案的利用率方面。医院管理者对文书档案的管理没有引起重视，致使其利用率极其低下。同时，“重管轻用”是文书档案管理存在的主要问题，文书档案资源经常处于闲置状态，没有得到充分利用。
3 医院文书档案管理完善的措施
针对医院文书档案管理存在的问题，采取可行的策略予以解决已成为当下迫在眉睫的事情。同时，这也是顺应时展潮流，有利于促进医院整体水平的提高，为医院可持续发展做好铺垫。对于医院文书档案管理来说，应根据其多样化特点，寻求相应的解决办法。
3.1 提高医院文书档案管理人员的综合素质
从某种意义上说，提高医院文书档案管理人员的综合素质是做好医院档案管理工作关键的环节。一是要对档案管理人员定期进行专业技能培训，培养其档案管理的能力，提高其专业素质。比如，安排专业讲座，到优秀的档案管理单位进行观摩学习，定期安排档案管理人员进修学习等。二是要对档案管理人员进行再教育，对档案管理人员已有的知识体系予以更新和完善。三是要对档案管理人员进行思想教育学习，使他们意识到档案管理工作的重要性，增强自身的服务意识。
3.2 提高医院文书档案资源的利用率
在医院文书档案管理方面，提高文书档案资源利用率非常关键，也是医院档案管理的最终目标。首先，档案管理人员需要树立服务意识。在实际工作中，档案管理人员通过各种渠道和手段对档案资源进行开发，进而为医院各方面工作的开展提供支撑，比如，临床、教学、科研。其次，档案管理人员需要对那些使用价值较大的档案资料予以合理的深加工，为医学工作的进一步开展提供重要的依据。比如，在文书档案管理的过程中，管理人员可以对其档案资料进行客观地统计与分析，在此基础上，对档案资料进行归纳整理，以供医院决策者使用。最后，档案管理人员需要对不同类型的专题进行合理地编制，及时为医学工作者提供“多方面、多层次”的重要资源信息。
3.3 以现代技术为媒介，完善医院文书档案管理
在提供医院文书档案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽视的部分。一是需要以档案管理具有的特点为纽带，选择适宜的系统软件。在此基础上，以计算机为桥梁，把所有的文书档案资料录入到电子系统中，为医院工作者对档案资料信息的查找提供便利。二是需要对已有的档案管理资源系统予以合理地开发。提高档案资料电子检索的速度，缩短检索时间，提高医院工作者的工作效率。三是要对档案管理人员进行对应系统操作能力的培养，使他们在工作中，能够对这些现代化管理系统进行规范操作。
3.4 促进文书档案管理与文书工作的协调
从某种意义上说，医院文书档案管理与文书工作之间存在着某种联系。文书工作的质量会对直接影响医院文书档案管理水平。因此，在医院文书档案管理方面，需要对文书工作引起重视。一是要加强文书人员的档案管理意识。同时，在工作中，要对档案管理人员进行适当地指引和监督。二是文书人员需要严格遵守立卷归档制度。在实际工作中，文书人员要对文件资料及时准确地收集。在此基础上，对文件进行正确的分类、归档。三是医院档案管理科室要严格遵循档案归档管理制度。在日常工作，档案管理人员要对归档的文件资料进行核对。在检查的过程中，一旦发现有不符合规定的文件，要及时返给文书人员，对该文件重新进行整理，使文书档案的质量得到保证。四是关于使用文书档案方面。相关人员需要办理档案查询、借阅方面的审批手续。在档案归还之后，档案管理要及时对档案进行归位。在使用的工程中，对没有如期还回的档案要及时催还，使各类档案处于完好的状态。
3.5 明确归档范围，保证医院文书档案的完整
一是需要对医院文书档案的归档范围重新进行划分。在重新修订的过程中，要对文书档案归档的重要部分引起重视，使其明确化。此外，还要和相关部门进行交流、沟通，明确医院文书档案归档的范围。二是在日常工作中，档案管理人员要从归档文件、资料的形式、内容等方面出发，对它们进行区分。三是在对文书档案管理的过程中，要以保管的年限为基础进行划分。这样，方便对到期文件的销毁，避免过期文件长期积压，对档案资料的查询造成影响。四是在实际工作中，各个部门的档案管理人员都需要对文件资料进行收集。同时，还要对文件资料进行跟踪。在此基础上，按照相关规定，对文件资料进行归档，为保证文件资料的完整做好铺垫。此外，在文书档案管理的过程中，要把文书档案的归档范围发放给不同部门的档案管理人员，使不同部门的档案管理人员对文书档案的归档范围有清晰地认识，在对文件、资料整理的过程中，能够严格参照其归档范围，对它进行正确地归档。
3.6 采用现代化的手段，对医院文书档案进行管理
在网络技术飞速发展的今天，实现文书档案管理的现代化已成为时展的必然趋势。一是在医院文书档案管理方面，需要档案管理设备的应用引起重视。各个医院需要根据自身发展的实际情况出发，引进一些先进设备，提高文书档案管理的工作效率及准确率。同时，减少设备故障的发生。二是要把文书档案管理工作和医院发展的实际情况相融合，对医院文书档案进行现代化管理。三是在医院日常运作中，需要定期对文书档案管理的内容加以总结，并对它进行对应的检查。同时，医院管理者要根据文书档案管理的情况，建立合理的考核制度，对文书档案完成的情况适当考核，使其不断完善。
除此之外，还有一些其他方面的策略。比如，需要对医院文书档案管理制度、责任制度予以完善，建立完善的管理体系，使不同部门、不同岗位职责予以明确化，使档案管理人员更好地履行本职工作。与此同时，需要对医院已有的文书档案管理制度予以健全，如档案资料的借阅。进而，使文书档案管理工作井然有序。
4 结 语
在新时代，完善医院文书档案管理有着非常深远的意义。它的完善有利于提高医院档案管理的工作效率，降低错误率，使文书档案资料得到优化利用。同时，也有利于医院档案管理质量的提高。更重要的是，它的完善是我国医疗事业步入更高发展阶段，走上可持续发展道路的重要基石。
主要参考文献
[1]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导刊，2012（19）：207-208.
[2]李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施[J].中外医学研究，2015（2）：150-151.
关键词：电子档案；管理系统；基本操作
1档案查阅者的实践操作
1.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
1.2档案申请归档。
点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。
1.2.1归档申请。
点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。
1.2.2查看申请记录。
点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。
1.3档案申请查询
1.3.1申请查询。
点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。
1.3.2申请记
录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。
2档案管理员和领导者(主管)的实践操作
2.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
2.2档案申请归档。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。
2.2.1审核归档。
点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。
2.2.2申请记录查看。
点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。
2.3档案申请查询。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。
2.3.1审核查询。
点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。
2.3.2申请记录查看。
具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。
2.4档案申请销毁。
该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。
2.4.1销毁申请。
选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。
2.4.2申请记录查看。
点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。
3系统管理员的实践操作
首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。
3.1档案信息管理。
此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。
3.1.1查看。
点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。
3.1.2查询。
点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。
3.1.3删除：
管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。
3.2档案申请归档记录管理。
此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。
3.2.1查看档案申请归档记录。
点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。
3.2.2删除档案申请归档记录。
选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。
3.3基础信息维护。
此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。
3.3.1文件类型管理。
点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。
3.3.2档案文件等级管理。
点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。
参考文献
[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.
[关键词]档案；保管；处理；利用；保密；关系
档案管理工作中，不断要做好存储与保管工作，还要做好保密处理工作，避免重要的信息遭到泄露。对于重要的档案文件，一定进行加密处理。档案资料有着重要的价值，加强管理有利于提高档案文件的利用率，加强对档案的保密管理，可以保证档案文件的保管的安全性。档案馆的工作人员要认识到档案保管的重要性，处理好档案利用与保密之间的关系，在调阅档案时，应做好审批与登记工作，这可以减少泄密问题的出现。下面笔者对处理好档案利用保密关系的措施进行简单介绍。
一、制定科学的管理制度，完善档案保密制度
档案管理是一项系统的工作，相关工作人员应完善档案保密建设的制度，还要做好档案安全管理的宣传工作，档案馆的工作人员应具有较高的安全意识，认识到档案保管的重要意义，加强法制宣传，熟悉保密政策，遵守档案馆制定的相关制度，履行好档案保管保密的义务。在制定档案馆管理制度时，需要参考国家的相关法律政策，明确工作人员的责任与义务，避免工作人员出现违法的行为。
1、制定科学的管理制度
在档案馆中，应制定出科学的管理制度，这对档案馆工作人员也有着管理与约束的作用，工作人员需要严格按照制度中的规章制度进行操作。对于保密文件，保管时一定要小心谨慎，尤其是在档案文件传递的过程中，应做好监管，一些文件没有得到批准是不能擅自传阅的，所以，管理人员在档案保管中，应采用分类管理的方式，文件一定要保证其安全性。有的不法分子会利用先进技术对秘密文件进行窃取，档案馆的工作人员要掌握一定反窃取技术，处理密件时，应多次核对，对借阅的人员做好登记，收回文件后入柜上锁保管，还要定期检查，及时销毁需要清理的文件，对于销毁文件也要进行登记。档案馆工作人员的日常工作包括文件登记、归档、销毁等。
2、完善档案保密制度
档案馆还要对保密制度进行完善，随着科技的不断发展，档案馆引进的技术越来越先进，档案利用的途径越来越多，这增加了档案文件信息泄露的概率，所以，档案馆的管理者应针对档案馆的发展现状，对保密制度进行完善，规范档案审批的流程，提高档案利用率的同时，应保证档案的安全性。对于秘密文件，应避免出现泄漏问题，还要保证档案的完整性，避免出现缺页、破损等问题。
二、加强对工作人员的培训，提高其素质与责任心
档案馆的工作人员对档案管理的质量也有着较大的影响，为了保证档案保管的质量，应对工作人员进行定期的培训，明确工作人员的职责，使其在档案保管工作中，更加规范认真。档案馆的工作人员应具有较高的责任心，其要遵守保密守则，具有较高的安全意识以及保密意识，这样才能有效降低泄密事件的发生。在有的档案馆中，存在工作人员保密意识淡薄的问题，其对先进的保密技术还没有完全掌握，这影响了档案馆的健康发展。
1、提高档案馆工作人员的素质
档案馆要定期对工作人员进行培训，做好安全知识的宣传工作，这有利于提高工作人员的综合素质。在培训中，不但要使档案馆的工作人员掌握先进的技术，还要提高其服务意识，使其在工作中更好的为人民服务。档案馆的工作人员应具有较高的政治责任心，树立全心全意为人民服务的意识，还要热爱本职工作。在培训中，档案管理人员应树立正确的人生观与价值观，工作人员应具有坚定的政治立场，避免与外界人员同流合污，窃取档案馆中的文件。工作人员应具有较高的鉴别能力，不能受到金钱的诱惑，在平时的工作中，恪守纪律，保证国家的机密不遭到窃取。
2、加强业务培训
档案馆的工作人员不但要具备专业的知识，还要熟悉档案法规，在当前信息时代下，应掌握先进的档案管理知识，档案馆工作人员需要掌握的知识包括统计学、传播学、情报学等，在培训的过程中，要使其掌握现代化的计算机技术，通过实践掌握操作技术。工作人员还要学会先进设备的操作，这有利于实现档案馆的现代化的发展。档案馆的工作人员还应具有良好的职业素养，要具有敏锐的洞察力，善于总结工作经验，其需要具有独立处理问题的能力，有严谨的工作作风，按照工作流程进行档案借阅，避免泄密问题的出现。
三、正确对待档案的利用问题
我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，应正确处理好档案保密和利用的关系，避免负面作用的发生。
1、加强绝密档案的日常使用管理
绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
2、规范档案利用者的使用范围
档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度，按规定范围单线传阅，不得横传，随时挂号销号，及时催阅；不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件，阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人，密码电报及绝密文件要当天退还机要室；复印秘密文件，必须办理审批手续，复印件要同原件一样妥为保管。
四、结语
综上所述，档案保管是一项重要的工作，档案管理人员需要掌握档案收集、分类与归档技术，还要掌握保密处理技术，这有利于提高档案的利用率以及安全性。在现代化的档案馆中，应用了大量的信息技术，还引进先进的设备，为了提高资源的利用价值，需要对档案馆的工作人员进行培训，使其掌握操作技术。档案管理人员应严格按照管理制度以及保密准则，不能出现违规操作的行为。在对档案进行借阅时，应按照相关流程进行审批与记录，对收回的档案要进行检查，避免出现缺损问题。
参考文献
[1]韩雷.浅析档案后保管模式必然代替档案保管模式[J].价值工程，2011（04）
大庆市红岗区人才交流服务站
[摘要]档案保管是一项重要的工作，加强对档案的管理，可以提高档案的利用率，在档案保管的过程中，还要做好档案的保密工作，处理好档案利用与保密的关系，这也是提高档案保管水平亟待解决的问题。本文对档案保管中，如何处理好利用与保密关系的方法进行了介绍，希望对档案管理部门的工作人员提供一定帮助，提高工作人员的业务水平。
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关键词 ]档案；保管；处理；利用；保密；关系
档案管理工作中，不断要做好存储与保管工作，还要做好保密处理工作，避免重要的信息遭到泄露。对于重要的档案文件，一定进行加密处理。档案资料有着重要的价值，加强管理有利于提高档案文件的利用率，加强对档案的保密管理，可以保证档案文件的保管的安全性。档案馆的工作人员要认识到档案保管的重要性，处理好档案利用与保密之间的关系，在调阅档案时，应做好审批与登记工作，这可以减少泄密问题的出现。下面笔者对处理好档案利用保密关系的措施进行简单介绍。
一、制定科学的管理制度，完善档案保密制度
档案管理是一项系统的工作，相关工作人员应完善档案保密建设的制度，还要做好档案安全管理的宣传工作，档案馆的工作人员应具有较高的安全意识，认识到档案保管的重要意义，加强法制宣传，熟悉保密政策，遵守档案馆制定的相关制度，履行好档案保管保密的义务。在制定档案馆管理制度时，需要参考国家的相关法律政策，明确工作人员的责任与义务，避免工作人员出现违法的行为。
1、制定科学的管理制度
在档案馆中，应制定出科学的管理制度，这对档案馆工作人员也有着管理与约束的作用，工作人员需要严格按照制度中的规章制度进行操作。对于保密文件，保管时一定要小心谨慎，尤其是在档案文件传递的过程中，应做好监管，一些涉密文件没有得到批准是不能擅自传阅的，所以，管理人员在档案保管中，应采用分类管理的方式，涉密文件一定要保证其安全性。有的不法分子会利用先进技术对秘密文件进行窃取，档案馆的工作人员要掌握一定反窃取技术，处理密件时，应多次核对，对借阅的人员做好登记，收回文件后入柜上锁保管，还要定期检查，及时销毁需要清理的文件，对于销毁文件也要进行登记。档案馆工作人员的日常工作包括文件登记、归档、销毁等。
2、完善档案保密制度
档案馆还要对保密制度进行完善，随着科技的不断发展，档案馆引进的技术越来越先进，档案利用的途径越来越多，这增加了档案文件信息泄露的概率，所以，档案馆的管理者应针对档案馆的发展现状，对保密制度进行完善，规范档案审批的流程，提高档案利用率的同时，应保证档案的安全性。对于秘密文件，应避免出现泄漏问题，还要保证档案的完整性，避免出现缺页、破损等问题。
二、加强对工作人员的培训，提高其素质与责任心
档案馆的工作人员对档案管理的质量也有着较大的影响，为了保证档案保管的质量，应对工作人员进行定期的培训，明确工作人员的职责，使其在档案保管工作中，更加规范认真。档案馆的工作人员应具有较高的责任心，其要遵守保密守则，具有较高的安全意识以及保密意识，这样才能有效降低泄密事件的发生。在有的档案馆中，存在工作人员保密意识淡薄的问题，其对先进的保密技术还没有完全掌握，这影响了档案馆的健康发展。
1、提高档案馆工作人员的素质
档案馆要定期对工作人员进行培训，做好安全知识的宣传工作，这有利于提高工作人员的综合素质。在培训中，不但要使档案馆的工作人员掌握先进的技术，还要提高其服务意识，使其在工作中更好的为人民服务。档案馆的工作人员应具有较高的政治责任心，树立全心全意为人民服务的意识，还要热爱本职工作。在培训中，档案管理人员应树立正确的人生观与价值观，工作人员应具有坚定的政治立场，避免与外界人员同流合污，窃取档案馆中的文件。工作人员应具有较高的鉴别能力，不能受到金钱的诱惑，在平时的工作中，恪守纪律，保证国家的机密不遭到窃取。
2、加强业务培训
档案馆的工作人员不但要具备专业的知识，还要熟悉档案法规，在当前信息时代下，应掌握先进的档案管理知识，档案馆工作人员需要掌握的知识包括统计学、传播学、情报学等，在培训的过程中，要使其掌握现代化的计算机技术，通过实践掌握操作技术。工作人员还要学会先进设备的操作，这有利于实现档案馆的现代化的发展。档案馆的工作人员还应具有良好的职业素养，要具有敏锐的洞察力，善于总结工作经验，其需要具有独立处理问题的能力，有严谨的工作作风，按照工作流程进行档案借阅，避免泄密问题的出现。
三、正确对待档案的利用问题
我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，应正确处理好档案保密和利用的关系，避免负面作用的发生。
1、加强绝密档案的日常使用管理
绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
2、规范档案利用者的使用范围
档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度，按规定范围单线传阅，不得横传，随时挂号销号，及时催阅；不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件，阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人，密码电报及绝密文件要当天退还机要室；复印秘密文件，必须办理审批手续，复印件要同原件一样妥为保管。
四、结语
综上所述，档案保管是一项重要的工作，档案管理人员需要掌握档案收集、分类与归档技术，还要掌握保密处理技术，这有利于提高档案的利用率以及安全性。在现代化的档案馆中，应用了大量的信息技术，还引进先进的设备，为了提高资源的利用价值，需要对档案馆的工作人员进行培训，使其掌握操作技术。档案管理人员应严格按照管理制度以及保密准则，不能出现违规操作的行为。在对档案进行借阅时，应按照相关流程进行审批与记录，对收回的档案要进行检查，避免出现缺损问题。
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参考文献
[1]韩雷.浅析档案后保管模式必然代替档案保管模式[J].价值工程,2011(04)
[关键词]档案管理；企事业单位档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0182-01
档案管理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。
档案管理的对象是档案服务对象同时也是档案的利用者。档案管理者所要解决的矛盾即是将分散、零乱、质杂的档案与所负责区域的档案进确定要规定的内容都是什么，并对其进行分类，这是为以后进行档案编码做准备，类别分完后给各类编一个流水号，作为此类文件的代码，同时将原有文件按分类进行筛选。再根据其形成年份进行再分类，同类别同年分文件根据其形成的时间前后确定其流水号，按编号编制归档目录，目录上注明文件名称，这样基本就能实现文件的有效管理。
随着社会对档案需求的满足程度越来越多。档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由简单到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下，初步构建了档案学的框架体系和分支学科，这无疑是令人骄傲的丰硕成果。
一、传统纸质档案的管理
企业文件与档案的组织形式决定企业文件与档案的业务流程。目前，“文档合一”和“文档分置”是企业文件与档案管理的两种主要组织形式。文档档案管理的基本流程主要为：
1.文件档案的接收
接收档案时应注意检查文件的本文及附件是否完整，文件的处理手续是否完备，如有遗漏应退回相关部门，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。如与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门
2.档案文件的整理
档案经过点收后，就需要档案进行分类。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。其次还要注意归档份数，文书档案一般一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。搜集归档的范围应该明确分类。其中主要包括：
2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事＼教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料
3.档案的保管与保密管理
档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。提高档案管理水平，进一步加强档案管理工作，确保档案工作达到总行一级行标准。
档案资料应当按照其内容和载体的不同进行科学分类，根据保存档案的数量，设置档案专用库房的阅档案，库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。建立全宗卷，以积累存储本单位的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定记录、销毁清册、管理制度、全引介绍等材料。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
4.档案的销毁
档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。档案的销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章，销毁的档案必须在相应的“档案登记目录”上注明“已销毁”的字样。
二、电子档案出现的必然性和电子档案的管理
传统的纸质档案的管理为企事业单位的档案管理带来了一定麻烦，文件系统下的档案管理同样也显出弊端，在日益信息化的现在，如果能实现档案管理的自动化，无疑将给档案管理部门带来很大的方便。用数据库来管理数据信息已然成为大的趋势。档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。
电子档案归档主要用磁带和光盘，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中。在信息现代化的今天，企事业单位内部已经实现网络化，各个部门可以将自身形成的电子文件上传到档案室。供内部职工进行查阅。电子文档的出现大大减少了这些困扰，档案管理人员可以通过检索目录快速查找到自己所需的文档。
作为一名合格的文档管理的相关人员，除了做好上述进本文档管理之外，还要定期开展资料整理检查与监督，更应该做到：一，增强学习意识，积极参加上级行档案管理部门组织的培训；二是组织相关工作人员学习发行档案管理规章制度，有效的提高档案管理人员的业务水平。
结语：加强档案管理，规范档案搜集归档程序无疑是现代企业档案管理系统的要求。现代化的企业档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。档案管理人员为让档案发挥充分的作用，应该努力搞好档案材料收集、整理、归档，为申请档案等级行一级行评定做足准备工作。
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