【关键词】 档案管理 完整性
1 人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交
1.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题： 一是档案交接不及时。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。使得人事档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些医院人事档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些医院人事档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
1.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施：
1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中
1.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
2 医院流动人员人事档案管理
2.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。
2.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。
2.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。
2.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。
3 结论
人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。
参 考 文 献
【关键词】 档案管理 完整性
1 人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交
1.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题： 一是档案交接不及时。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。使得人事档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些医院人事档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些医院人事档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
1.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施：
1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中
1.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
2 医院流动人员人事档案管理
2.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。
2.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。
2.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。
2.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。
3 结论
人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。
参 考 文 献
关键词：居民健康档案 重要性 个人健康档案 记录方式
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0231-01
居民健康档案是基层医疗卫生机构为所辖区域居民提供医疗卫生服务过程中的规范记录，是以居民健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素的系统化文件记录。居民健康档案主要包括个人健康档案、家庭健康档案及社区健康档案等，内容由个人基本信息、健康体检记录、重点人群健康管理及其他卫生服务记录等组成。全科医生在为辖区居民提供连续性、可及性、协调性和以预防为导向的综合性个体化卫生保健服务时，必须掌握居民的基本健康资料，有利于医疗实践活动的顺利开展，所以建立健康档案尤为重要。为此，笔者阐明建立居民健康档案的重要性及其记录方式，以便于实现健康档案的数字化信息化。
1 建立居民健康档案的重要性
1.1 有利于全科医疗实践的顺利开展
在临床实践中，全科医生扮演的角色、服务方式、服务场所及其诊疗不同健康问题的性质和可被利用的资源状况，决定了其所采取的临床策略和处理方法。首先，全科医生要了解就诊者的就医背景，在充分了解和理解病人患病和就医行为的基础上，才能正确理处理病人的健康问题。全科医生与病人及其家属为朋友式的医患关系，应了解和掌握病人的诸多背景资料。健康档案中详细记载病人及其家庭的健康问题和相关危险因素等背景资料，藉此全科医生可以全面了解病人，为全科医生的临床诊断、治疗和预防保健提供了客观依据，有助于与病人一起做出正确的临床决策。同时，对于未就诊者，可以通过健康档案找出适宜的治疗和管理方法，对健康者开展预防。利用家庭健康档案预测每个家庭可能出现的问题，提供相应服务。
1.2 有利于全科医疗教学和科研的顺利开展
健康档案讲求规范性、完整性、逻辑性和准确性，按照全科医疗和档案建立的基本原则取舍和安排档案项目。记录规范和长期积累的居民健康档案，是全科医生总结实践经验和教训的重要资料，有利于其业务发展和成长。以问题为中心的健康记录，重视背景资料的作用，反映了心理社会方面的问题，利于培养和训练学生的临床思维和处理病人的能力，利于全科医疗原则的理解和融汇贯通。所以规范，完整系统的健康档案是最好的教学资料和科研资料。
1.3 有利于医疗质量和技术水平评价的顺利开展
完整的居民健康档案，记载着全科医疗服务的主要路径和实施过程，能较为全面地反映全科医生的思维判断、理论知识和实践能力，可作为考核和评价全科医生医疗质量和技术水平的重要依据。亦可作为法律文书处理医疗纠纷，更好地服务病人，保护医务人员。
2 个人健康档案记录方式
个人健康档案记录由两部分组成。
2.1 以问题为导向的个人健康问题记录
（1）病人基本资料：主要包括姓名、性别、民族、职业、婚姻、文化程度、出生日期、详细地址、联系电话等人口学资料，吸烟、饮酒、饮食习惯、运动等健康行为资料，过去史、个人史、心理评估等临床资料。
（2）健康问题目录：暂时性健康问题是指急性发生的或短期内发生的，主要健康问题是指过去、现在和将来都会影响个人健康的异常情况，如慢性心理或生理疾患、社会问题、家庭问题、经济问题、异常体征和化验结果、各种影响健康的危险因素，或医生认为是较为重要的问题等，不论诊断是否明确，症状体征和实验室检查结果是否可以解释。主要问题目录能动态记录病人一生中所发生的健康问题。问题目录应以表格的方式记录，置于健康档案的前面。确认后的问题应按发生的时间顺序逐一记录，便于全科医生随时填写和修改。
记录主要问题时，应弄清问题发生的时间、写明问题，如能注明得到解决的时间、结果更好，否则可留空，表现无结果。记录暂时性问题时，可能前可以使难以直接看到，无法得到第一手资料，这时要全面了解，依据提供的信息经过分析、综合、判断，最后记录为一个较为准确可靠科学的信息资料。
（3）健康问题描述――问题记录和处理方案：问题描述是以问题为导向的个人健康问题记录方式的核心和精髓，通常采用SOAP形式进行记录，其中S表示病人的主观资料，是由病人提供的主诉、症状、病史、家族史等，尽量用病人的语言描述；O表示病人的客观资料，包括体检所见体征、辅助检查治疗和病人的态度、行为等；A表示对健康问题的评价，是问题描述最重要的部分。诊断、鉴别、问题的轻重程度和预后等是较为完整的内容；P表示对问题的处理（诊断、治疗、健康教育等）计划，记录时应按顺序依次描述相关健康问题。在描述问题前，应注明此问题为首诊、复诊或转诊。
（4）问题进展记录：问题目录中不同编号的各种问题有进展时，应按规范采用SOAP方式予以记录。若某一问题有进一步明确诊断时，在更正问题名称的同时记录最新资料于其中；随访过程中发现的新问题，应添加新的问题和编号在进展记录中。
（5）会诊转诊记录：由于受到技术和设备等条件的限制，某些疑难重症不能在基层医疗机构处理，必须通过会诊或转诊才能解决。基层医疗机构与综合性医院应实行双向转诊制度，即基层医疗机构将病人转到综合性医院，后者对患者处理后视情况又转回基层医疗机构进行治疗的过程。对需要转诊和会诊的病人，全科医生应详细填写会诊转诊记录单。
2.2 以预防为导向的周期性健康检查记录
依据工作环境和居民的实际情况，定期进行健康检查，是贯彻预防医学和前瞻医学的重要措施，也是全科医生的任务和工作特点之一。健康检查是进一步开展疾病防治、健康咨询的重要基础性工作，它着眼于第一级和第二级预防，以无症状个体为对象，目的在于早期发现病患和危险因素，采取相应的防治措施。这要求健康检查要从全科医生工作实际出发，抓住要素指标，防止贪大求全；以体格检查为主，以器械检查为辅；健康检查项目要做到连续性、稳定性，以便于系统观察，作出评价。在健康检查过程中，若发现特异问题应立即采取措施，深入检查，特殊处理。要定期进行健康检查，被检查者可以事先准备，有利于全科医生全面、科学的运筹和安排自己的工作。每次健康检查结束后，应按照要求逐一记录，建立完整的健康检查记录表。
【关键词】重大活动；档案收集；及时性
重大活动的档案是指国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的，对于国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。随着经济社会文化的不断发展，各个领域举办的重大活动越来越多，重大活动档案的收集也日益受到社会各界尤其是档案界的关注和重视。本文重点对重大活动的档案收集的及时性进行了探讨。
一、重大活动的档案收集及时性的重要意义
重大活动档案收集材料应当齐全完整，才符合档案长期保管的质量要求。要保证归档材料的齐全、准确和完整，就要及时做好档案的收集整理工作。
2015年10月，中国老科协第六次代表大会召开，这次换届大会属于社团组织的重大活动。我参与了换届大会的档案收集工作的全过程。在这次大会期间，因为档案收集程序的不健全，走了不少弯路，经过这次大会之后，我对开展重大活动档案收集工作的及时性进行了深入思考，认为重大活动档案收集的及时性应该得到高度重视。
二、目前重大活动档案收集的现状
（一）对重大活动档案收集的及时性重视程度不够，档案管理工作不规范。重大活动的档案收集的及时性具有重要意义，但一些部门常常忽视档案收集及时性的管理工作，简单地认为只要年底一起收集整理好档案就行，没有及时性的概念。虽然在口头上强调档案收集的及时性，但在思想意识上却没有真正重视。
从档案管理工作来看，有些部门没有建立健全的档案管理制度，致使重大活动的档案收集工作没有法规依据，特别是重大活动的档案收集的及时性等方面，没有健全的工作制度，使档案工作人员工作缺乏责任心，档案材料收集工作较为被动。
（二）重大活动的档案文件材料易散失，档案收集不完整。由于重大活动组织机构多为临时组建的机构，工作人员身兼数职，使得重大活动临时机构撤销的过程中，极易出现大量存放于部门或个人手中的档案材料来不及统一收集，被随意丢弃或被带回原单位等情况，加之办公地点的不集中，如果不及时跟踪收集，很容易导致相关材料不全面或一些材料内容与形式的重复，甚至出现档案材料的散失，在后期材料查阅时缺少相关的资料，造成档案收集的不完整性。
（三）重大活动档案的收集视同日常的档案收集。重大活动的档案没有集中在这个阶段及时收集积累，时过境迁，最后收集时可能出现档案的失真性，例如收集到的文件不是最后要存档的稿件，是改动之前的稿件，将文件的草稿当作文件的定稿收集起来等，影响档案收集的真实性和准确性。重大活动的档案收集要认真对待，不能当成日常的档案收集工作，等一段时间之后或者年底才开始收集，重大活动的档案必须在重大活动发生时及时收集归档。
（四）没充分认识到重大活动档案收集工作的阶段性。重大活动具有明显阶段性，短的有两三个月时间，长的则会持续两三年，所以重大活动的档案收集工作在这一时期内文件材料集中产生，数量大、门类广，存储载体丰富。需要在短时间内完成各类文件的收集整理，因此，相对于日常的档案收集来说，重大活动的档案的收集归档就更复杂、更有难度。如果没认识到这点，不及时收集，有漏掉的部分，就会影响重大活动全部档案收集的完整性。
通过以上分析，我们可以看出，研究和探讨重大活动的档案收集及时性问题具有重要的现实意义。在档案管理工作中，加强档案收集工作的及时性，才能保证重大活动档案收集材料齐全、准确和完整。
三、确保重大活动档案收集及时性的建议
（一）建立重大活动的档案工作制度，确保档案收集的及时性。要保证重大活动档案收集工作的顺利进行，首先要制定有约束力的规章制度，如建立《重大活动的档案随时形成随时收集》的工作制度，制定档案工作总体安排计划，编制时间进度表、编制包含归档范围目录在内的《档案工作责任书》，明确责任目标、责任内容、责任追究等事项。重点强调档案及时收集的重要性，使各部门有章可循，把重大活动的档案收集工作做得更好。
（二）要宣传重大活动档案收集及时性的重要作用。要得到领导和有关部门的支持，就要大力宣传重大活动档案及时收集的重要作用。让大家了解档案收集工作的重要性及其在整体工作中是不可缺少的一部分，提高单位工作人员整体的档案意识，使他们积极主动地参与档案收集工作。只有得到大家的认可和支持，我们档案管理工作才能顺利开展。
很多单位容易忽视对档案资料的及时收集，档案部门的工作人员要广泛宣传，比如在有关会议上，讲明此次重大活动档案收集的重要性，寻求协助。说清本次重大活动在档案收集过程中需要注意的有关事项，详细介绍需要档案收集的范围和具体内容，最好重大活动中的每个阶段都不要有遗漏，否则事后无法后补。这样才容易得到有关人员的理解支持，积极配合档案收集工作。
（三）明确重大活动档案的归档范围，对档案进行科学的收集。为了防止重大活动档案收集的盲目性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本工作实际，对重大活动档案的收集范围作出具体规定，即在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，均应归档。一是文书档案，如制发文件、会议记录、报告总结等。二是声像档案，如记录会议的照片（包括底片）、录音、录像等。三是电子档案，包括前三个收集范围内形成的电子信息和原生性电子文件。四是实物档案，如票证、领导人题词、出席证、证书实物等；
（四）要提前介入重大活动，有计划地开展档案收集工作。为了及时收集好重大活动中产生的档案，在活动筹备时档案人员就要提前介入，做好相关准备工作，与参与活动的有关部门沟通，了解和掌握将要举办的重大活动的相关情况，争取各方面的支持。在每项活动开始时，就派出档案专业人员具体指导，一直跟踪指导档案的收集工作，确保重大活动档案收集的及时性。
我们换届大会的档案收集是按照会前筹备、开幕式、第一次大会、第二次大会、闭幕式等几个会议阶段来进行的。像小组讨论大家对文件提出的修改意见，汇总后形成的建议临时写在小纸条上，提供给相关人员修改，如果当时不收集，小纸条就不知道最后在哪个人的手里。会后也想不起来具体的修改内容。所以要提前介入重大活动，有计划步骤地开展档案收集工作非常重要。
（五）将重大活动的档案工作纳入各部门及个人的职责范围。建立单位岗位责任制，把档案工作与其他工作同时进行考核，应从组织人员上保证档案收集的齐全完整。一般在重大活动的举办期间，产生的档案资料繁多，必须实行专人负责制，由有责任心的人来收集整理档案的工作。在重大活动过程中，产生的档案资料往往会落在个人手中，这就要求专人把有用的材料从个人手上及时收集过来。比如在换届大会的材料的收集过程中，笔者发现每一部门的相关材料都是由自己部门的人保管，领导讲话稿往往在撰稿人手中，大会过程中的会议资料以及重要活动之后的宣传报道等材料也都在相关人员的手中。如果在活动结束前没及时收集，时过境迁，材料就有可能遗失。必须将档案收集工作落实到人，落实到档案文件的形成之时，将应归档的档案收集起来，为重大活动档案归档打下良好的基础。
四、结语
针对重大活动档案收集工作的及时性提出优化对策，旨在提升重大活动档案收集工作效率，最终营造一个高效运作机制，确保重大活动档案及时科学地收集归档。
在换届大会中，我们对大会活动中所产生的档案资料进行全程监督，将发生的详细情况及时录入《换届会议档案登记表》，基本上包括了会议所有环节的档案信息，极大地确保了档案的真实性。换届大会的实践证明，以上方法对重大活动档案的及时收集是行之有效的。目前，各单位的档案意识和档案质量有明显提高。
综上所述，本文重点探讨了我国重大活动档案收集工作的及时性问题，对重大活动档案的概念进行了界定，研究并分析了重大活动档案收集工作的现状，指出现实中一些亟待解决的问题，最后就如何做好重大活动档案及时收集工作提出了一些建议。希望本文能对重大活动档案收集工作的发展起到一定的启示作用。
【参考文献】
[1]陈龙民.加强重大活动档案管理之我见[J].城建档案，2013（8）.
[2]吴颖娜.重大活动的档案管理工作的实践与探索研究[J].北京档案，2016（3）.
[3]张荧.浅谈机关事业单位重大活动档案收集整理[J].四川档案，2011（3）.
关键词：城市建设；工程；档案管理；思考；信息化；发展
1 引言
城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息，发挥档案信息的时效性作用。大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。
2 当前城市建设工程档案的管理现状
2.1 相关档案管理人员的工作积极性不高
当前，存在一部分的档案管理人员自身的工作积极性不高，很多档案管理人员思想意识松懈，制约档案管理工作成效的提高。尤其是一些施工现场档案采集与保存的工作人员，对于档案管理的流程和认识不足，导致档案资料存在损毁和丢失的风险。此外，还有一些企业对于档案管理人员自身的专业性考察不够，甚至一些非档案管理专业毕业出身的人，去管理档案资料，造成了档案资料的管理混乱，成效不高。
2.2 现代化档案管理的设施与配套不足
近年来，现代化档案管理的模式，越来越成为很多企事业单位的发展方向。然而，还是存在一部企事业单位对于现代化档案管理的发展认识不足，相关的预算和自己投入不够，导致了很多企事业单位的档案管理仍然停留在传统档案管理中的“纸上谈兵”，给档案资料的查阅、调阅等一些列的后期档案服务带来了不便，档案利用率和成效性不高。
2.3 档案管理与模式缺乏现代档案管理的思维与模式
传统的档案管理模式往往重视对纸质档案资料的管理，没有认识到现代化档案管理对档案资料采集、保存、后期服务带来的巨大潜力。虽然现代化档案模式的不断发展，然而在思想模式和工作实践中，很多管理人员依然沿用着传统档案管理的模式，对于信息化时代电子档案管理与发展缺乏深入的认识和了解。
3 提高城市建设工程档案管理成效的思考
3.1 提高认识，凸显档案管理人员自身的主观能动性
任何管理行为的发生，都离不开人的因素。在现今城建工程档案资料的管理中，管理人员自身的管理思维和认识是制约和影响档案管理成效提高的重要认识。所以，我们首先就是要解决人的问题。作为档案管理的主管部门，应该切实的提高每一个档案管理人员自身的思想认识，树立良好的档案管理视角和思维，以积极主动的工作心态，投入到企事业单位档案管理工作中。
3.2 重视制度建设与完善，发挥岗位的职能性
制度的建设和完善，是充分保障档案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程档案管理中，作为档案管理的主管部门，应该切实的重视档案管理的制度建设与完善，细化岗位的要求与原则，充分的发挥岗位的职能性与职责性。坚持以制度管人、以制度约束人，做到有制度必须依靠、有制度可以依靠、违反制度要追究、追究过程要严肃的模式，促进每一个档案管理人员从自身做起，提高每一个档案管理岗位的成效性，推动城建工程档案管理的健康稳定发展。
3.3 加强资金投入，加快建设现代档案管理
好马配好鞍。看似玩笑的一句话，确是对现代档案管理配套与投入的深刻写照。未来推动现代化档案管理的发展，企事业单位应该切实的加强资金投入，推动现代化视角下档案管理事业的发展。比如尽快投入数字化档案管理设施，加快建设数字化档案的管理系统，避免纸质档档案原件在不断的调阅中受到的损毁风险，同时电子化档案的发展也保证了档案资料后期服务的便捷性与一致性。
3.4 科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价
科学的考核与评价对衡量每一个档案管理人员自身服务的重要标准。在现今城市建设工程档案资料的管理中，相关主管部门应该转变传统粗狂的考核模式，细化考核的内容与条款，把关乎到每一个档案管理过程、行为、思维、观念都纳入到考核与评价的体系中去，形成一个公平、公正、科学的考核生态圈，并且把考核的结果与每一个档案管理人员自身的福利、待遇等相挂钩，推动档案管理成效的不断提高。
3.5 信息时代下档案管理人T自身的发展
现代化档案管理发展下，每一个档案管理人员应该切实的重视自身档案管理素质与专业水平的提高。比如现阶段，每一个档案管理人员可以利用信息时代的优势，进行相关档案管理的技能培训与再学习，与时俱进，提高自身的专业素质、拓展管理视野，为推动现代化档案管理发展做出贡献。
4 结语
总之，切实的提高城市建设工程档案管理成效具有重要的意义与作用。随着信息时代的到来，城市建设工程档案管理也应该随之开始改革与创新。切实的转变传统档案管理的“纸上谈兵”，以信息化视野下的信息档案与电子档案作为今后城市建设工程档案的重要发展方向。此外，作为城市建设工程档案管理的主管部门，应该切实的落实相关档案管理措施与规范的细化，提高档案管理岗位的职能性与职责性，充分发挥每一个档案管理人员的主观能动性和积极性，充分的为现今城市建设工程档案管理工作发挥自己应有的作用。
参考文献
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[2]浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].陈杨子，梁露莎.门窗.2017（01）
[3]工程档案信息化管理系统的功能与对策研究――以山东建筑大学为例[J].宋守君.山东建筑大学学报.2014（04）
[4]电力工程项目档案管理的探索和实践――以重庆市电力公司工程档案管理为例[J].白晓明，张宗兰，瞿于强，陈慧.中国档案.2010（06）
[5]城市公共安全信息资源建设――兼论城建档案与城市公共安全的关系[J].曾娜，吴建华.中国名城.2011（06）
[6]加强农业科研单位建设工程档案管理的思考[J].曹娟，朱方林，朱大威.江苏农业科学.2015（05）
关键词：人事档案管理；网络化；对策
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、目前人事档案管理现状及对策
档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源，因此，档案资料的管理尤为重要。但是目前人事档案管理尚存若干问题，亟待思考和解决。
（一）档案材料缺失
收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企业管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，由于人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性
；最后，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。
（二）档案内容空泛
按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。造成人事档案利用价值不高。
利用信息化技术，策划建设一个B\S 网络系统架构的职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：职工可通过Internet 填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让职工合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，教职工对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。
（三）信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001 年由省委组织部研制的基于C\S 系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。
二、档案管理与网络接轨的相应对策
人事档案管理工作与网络系统的结合趋势给目前的档案管理工作提出新的要求，只有对原有的管理工作思维更新换代，才能使人事档案发挥出应有的服务价值。
（一）重视档案人才培养，提高档案管理水平
信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。
（二）完善档案基础设施，促进档案现代化管理
在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配
备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档
资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。
（三）加强档案管理，制度是保障。
明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各
兼职人员协助抓，形成一级抓一级，层层抓落实的档案管理工作网络。随着科学技术的发展，社会已进入到信息化时代，信息的检索和查找更加方便、快捷，信息技术的发展与广泛应用也给档案管理工作提出
关键词：企业档案管理；现实困境；优化路径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）21-0139-02
企业档案管理作为企业的重要组成部分，尤其是进入21世纪以来，企业档案管理的重要性日益凸显。随着社会的进步和科技的发展，管理人员价值理念的变化、企业员工的思想多元化，企业档案管理如不能跟上变化，不断寻求创新，就会落后于企业的发展，就不能很好地为企业服务。
1 企业档案管理面临的现实困境
1.1 管理意识缺失，管理思维狭隘
长期以来，部分企业的工作人员对档案管理工作不重视，认为档案室不能创造经济效益，可有可无；认为档案管理工作就是对有关资料的收集、整理和汇总，能够应付别人查阅、借用就可以。由于这种思维的长期存在，企业档案的管理方法、管理方式、管理思路都存在很大的欠缺，普遍存在着重收集、重制度、重数量和轻应用、轻创新、轻质量等现象。特别是企业的领导者对现代化档案管理制度不重视，有可能会造成某些重要资料和资源归档不及时和流失。对企业的基础性数据分析不准确、不全面，会造成企业的经济决策不科学、不到位，从而为企业带来不可估量的损失。
1.2 管理体制落后，管理机制欠缺
新时期，市场经济体制日趋完善和发展，要求现代企业各个部门都要进行相应的变革，适应不断发展变化的形势，企业档案管理部门也不例外。现代的企业档案管理制度，能够为企业的发展和创新提供动力之源和指引前进方向。而现实中，部分企业档案管理部门对于市场经济体制并没有形成有效地迎合机制，致使档案的利用周期、利用形式、利用效率都存在着不同程度的欠缺和不足，直接表现为创新能力不强、服务质量不高。
1.3 管理力量薄弱，管理水平不高
由于档案管理工作长期得不到重视，致使从事档案管理的人员存在可有可无的现象，档案管理的形式和方法单一和粗糙。一方面，部分档案管理人员都是身兼数职，档案管理工作只是其工作的一小部分，对档案管理投入的精力相对不足，仅仅做的就是把相关材料放入档案盒中，保证其不丢就算完成任务。另一方面，大部分档案管理人员并不是档案管理专业毕业，不具备专门的档案管理知识，对档案的收集、整理、归档和装订等业务并不了解。人员的欠缺和能力的不足，大大削弱了档案管理力量，严重影响了档案管理水平。
1.4 管理设施落后，管理效率低下
档案室的硬件环境设施对于档案管理也是十分重要的。当前，有些企业的档案室的硬件环境设施较差；有些企业档案较多，档案室空间有限；有些企业“六防”设备不健全，造成档案材料出现虫咬、霉变等现象，致使出现档案材料的美观程度欠佳和重要材料损坏等现象。
2 新时期企业档案管理优化的路径选择
2.1 优化工作人员激励机制，调动档案管理人员工作积
极性
一方面，要树立全新的档案管理意识。档案管理的重要性要通过档案文件中蕴含的信息知识、情报性价值、现实利用价值深刻领会。要重视运用先进的档案管理方法，创造性地开展档案的收集、整理、归档、保管等工作，彰显档案管理的实际价值和重要地位。另一方面，要创新档案管理人员的考评机制。档案管理人员提供的主要是服务，考核他们的标准应是服务质量，在一个企业内部应与研发人员、管理人员有所区别。如果用同一标准去考核档案管理人员、研发人员、管理人员等不同类型工作的职员，会使档案管理人员在考评时处于劣势，不利于提高他们的工作积极性。因此，企业要重视档案管理的重要性，要不断创新对档案管理人员的考评机制，要既能对档案管理人员开展行之有效地考核，又能激发他们的工作积极性。
2.2 优化档案管理工作方式，强化档案管理工作重要性
一要优化档案服务的内容和范围。档案工作是通过提供服务才发挥其作用，因此要重视档案服务理念的创新，要明晰服务的内容和服务的范围。二要优化档案服务方式。要创新性、开拓性地开展档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等工作，促进档案管理工作不断得到重视。三要不断加强对档案管理人员综合素质的培训。
2.3 优化档案管理规章制度，保障档案管理工作规范性
一要安排专门的档案收集工作人员。档案的产生，不要单纯地依赖档案室的几名工作人员，要在企业内部形成档案重要性意识，在企业各个部门、各个基层单位都设立档案收集员，由他们负责收集、整理本部门的档案材料，然后根据模板式档案收集记录方式进行记录整理，确保最大限度地收集本单位档案。二要不断完善档案管理规章制度。档案管理工作一切按照既定的规章制度进行。档案的收集、整理、立卷、归档、保管等各个环节都应严格地按照规定程序办理。三要尝试对档案收集人员采取奖励制度。对于能够主动发现档案，能够创新档案管理办法的工作人员，要进行适当的奖励，从而激发企业内部档案管理的积极性，进而促进档案更好地位企业提供服务。
2.4 优化档案保管环境，确保档案管理模式先进性
一方面，要确保档案管理具有专门的档案室，确保档案室室内温、湿度随时可调节，保证纸质档案不会发霉、虫蛀等。另一方面，要促进档案保管逐渐实现信息化。随着信息化时代的到来，各种音频、视频等数据形式保存的档案逐步成为档案保管的重要组成部分。这些档案资料存入电脑中，特别是一些涉及企业发展的机密档案，容易被网络上的不法分子所窃取。“为了避免此类事情出现，一是要加大档案信息网络监控力度，不断提高对电子计算机及相关信息存储设备进行杀毒。二是企业要积极开发或者引进可以具备建立档案数据库对档案进行加工，并且对加工后的电子档案方便快捷地转换到档案管理系统中进行模块化管理，实现全文检索和权限的控制。”
总之，当前我国社会和经济生活正处于快速发展时期，信息化时代的新科技新领域都对档案管理工作提出了新的挑战和要求。档案管理是一个企业经营和发展的基础，涉及到企业人事、科技、管理、销售等诸多方面的内容，意义重大，做好档案管理工作时保证企业可持续发展的基础，企业发展同样离不开档案管理的创新。只有通过分析企业档案管理中存在的问题和面临的挑战，针对性地提出创新性的解决方案，形成科学的企业档案管理模式，才能促进企业的健康快速发展。
参考文献
[1] 赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].起重运输机械，2010，（10）.
[2] 李兆明.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].档案学研究，2006，（1）.
[3] 王道英.企业档案管理的措施与效果分析[J].发展，2011，（10）.
烟台市老干部活动中心 山东烟台 264000
[摘要]对于事业单位来说，档案管理是一项重要的工作，记录着事业单位发展与运行的重要信息，是有关国家公共事业类项目建设的内容，属于重要性，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见。现阶段，随着事业单位的不断改革，对档案归档工作的要求越来越高，档案类型呈现多样化，归档难度大，是当前面临的重要问题。为此，本文就档案归档难度的成因进行分析，并对对策进行阐述。
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关键词 ]事业单位；档案归档难度；成因
事业单位的档案众多，包括人事、项目、管理和科研等方面的内容，是事业单位的重要组成部分，是单位发展的基础保障。现阶段，档案数量、类型在不断增多，无疑给档案归档工作带来负担。影响档案归档难度的因素相对较多，档案管理意识薄弱、归档不规范、电子化档案运用不高等等原因，是导致归档难的成因，为了更好的提出应对策略，应对成因进行具体性的分析。
一、事业单位档案归档难度的成因分析
1、档案管理思想意识薄弱
事业单位属于我国政府部门的附属机构，主要负责我国的公共事业项目的建设，关注民情，对教育、文化、公共设施建设等项目进行承接，在国家建设中扮演着无可替代的角色。当前，通过对档案管理现状的分析，管理人员的思想意识相对薄弱，对档案工作不够重视，对事业单位的重要资料未进行及时的归档，为公共事业的开展带来阻碍。事业单位属于政府机构，会承接上级下达的机密性文件或任务，必须要做好保密工作，及时对机要文件、资料进行保管是对档案管理人员的基本要求[1]。
2、缺乏健全的管理制度
通过对事业单位档案管理工作的分析，由于管理制度不完善，导致档案资料管理混乱，档案归档工作缺乏规范性[2]。档案管理人员在进行归档时，未对档案进行鉴定、分类、归档、编号等，档案管理流程缺乏规范性。在归档时不注意流程的规范性，会为档案查询与检索工作带来困难，寻找目标档案的难度变大。在事业单位中，部分档案管理人员只是根据自己的经验和认知进行工作，未严格遵守归档流程，是管理制度缺失的重要体现。
3、电子归档实施效果不强
信息技术的出现，在各个领域都取得了良好的应用，实现社会快速化、智能化建设，将其应用到事业单位的归档工作中，将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，信息技术在事业单位档案资料的建设上还不够全面，电子档案的实施效果不强，档案管理人员由于思想上认知不清，操作技术不娴熟，导致电子档案归档工作面临着严峻的考验，纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，是制约归档工作开展的一个重要方面。
二、加强档案归档工作的合理对策
1、提高管理人员的专业能力，加强档案队伍建设
档案是事业单位公共事务发展的重要依据，记载着单位的发展历程，对重大项目的实施方案、计划和策略等进行保管，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见，具有高度的参考价值，参考典型的成功案例，对社会的发展具有积极影响。为了加强事业单位的档案管理工作，应从档案管理队伍方面着手，提高档案管理人员的专业性，要提升自身的责任感与使命感，不断的提升自身的专业能力，了解档案归档对事业单位的重要性，要具有高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作，不要等到工作繁重、积压之时再进行档案的归档，会出现归档混乱、分类整理不及时等现象，档案管理质量下降。为此，事业单位应重视对档案管理人员的选拔，禁止选择非专业类或兼职类的人员[3]，应选择档案管理专业型人才，并定期对其进行专业性培训，保证持证上岗，无证者无法加入到工作队伍中，建设一支更专业性、高素质的档案管理队伍。
2、完善档案信息化建设体系，提高归档的质量
新媒体时代背景下，实现了社会的现代化建设，信息化水平得到了广泛的应用，逐渐在各个领域得到了普及，当然，在档案管理工作中也同样受用。如今，档案管理的信息化水平不是很高，电子档案归档处理不够娴熟，内部局域网、信息传输技术还存在漏洞等，是当前面临的重要问题[4]。档案的信息化建设，在事业单位中应建立档案管理信息化系统，运用信息化办公软件对档案信息进行分类、整理和归档，强调电子归档的程序和操作流程，以计算机操作平台为载体，通过电子系统的运作，将目标档案资料由纸质档案转化为电子档案，并借助计算机庞大的存储系统进行储存，以达到理想的效果。另外，每个电子档案都有属于其独特的编号，严格做好档案编号，将归档的序号制作成表格，以便后续查询和检索。归档完成前，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复的确认。与此同时，应对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，为档案信息化建设提供条件，能够熟练掌握电子归档技术。
3、优化单位档案归档制度，以保证归档的规范化
为了提高归档的质量，应优化与完善事业单位的归档管理制度，以保证归档的规范化，为事业单位档案管理提供保障。在事业单位中，应建立健全管理规章制度，对档案管理人员的行为、归档等进行有效的约束，针对档案管理工作，应对法律体系进行完善，通过推出一系列的法律文件来对档案管理人员的行为进行规范，并建立有效的奖惩制度，对档案进行全方位的管理。事业单位的档案文件有文本、影像、视频、照片、图形和数据库文件等多种类型，应从收集、整理、分析到归档都要严格控制，将精细化管理理念应用其中，进而激发归档工作者的积极性，端正其工作态度，提高归档的质量和水平。
4、对档案借阅过程进行简化，以提高档案应用效率
档案属于事业单位内部的重要文件，由于档案数量众多，归档工作开展难度大，档案的查询与借阅过程相对复杂，档案的借阅要经过层层的审批，是制约档案工作开展的一个重要方面，无法在需要档案资料的时候获得资料。为此，事业单位可以将现阶段可能会使用到的档案资料保存在部门的文件库中，将档案在文件库中进行归档，使用时可直接从文件库中查找，能提高档案的应用价值，能及时满足部门对资料的需求，以提高项目的实施质量。将档案资料保存在各个部门，能够对档案资料进行分散，能减轻事业单位档案归档人员的工作负担，缓解工作压力，部门对业务、所需信息查阅、利用更为方便，充分发挥了档案的应用价值，是档案归档创新的重要体现。
结束语
综上所述，档案管理工作相对复杂，前期的归档更是一项艰巨的任务，会受到多种因素的影响，致使归档工作面临着重要障碍。社会的进步与发展，信息技术与网络技术的出现，为档案归档工作带来契机，在档案归档过程中发挥重要作用，应加强事业单位档案队伍建设，实现归档工作的信息化，建立健全档案管理制度，以保证档案归档的合理化与规范化，实现归档水平的全面提高，是加强事业单位管理的一个重要方面。
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参考文献
[1]李妍.企业档案归档难度成因与对策[J].改革与开放,2010,24:69.
[2]王娜.企业档案归档难问题分析与对策[J].才智,2014,01:289.
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