关键词：职工档案管理 信息化管理 体制改革
一、医院职工档案管理情况与面临的挑战
存在着人事档案交接过程不够合理重视。档案管理工作人员是计算机人员或者其他岗位人员的临时担任，当医院职工离开岗位或者产生岗位变动时，所需要进行的档案交接手续没有按照正常流程办理，步骤跳跃，关键环节缺失。长期以往造成导致档案管理在材料等方面责任不明确。甚至简单的认为，交接工作并不重要。所以人事档案交接工作经常会前后脱节。由于医院工作主要是医疗方面、教学环节、科学研究。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，而对在医院工作的职工人事档案管理却缺乏应用的重视，造成医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员素质底下，无应有的工作能力等问题凸显。档案管理人员因素也不容忽视，人员能力差使得对人事档案进行管理的工作进行缓慢，工作效果差。归档材料不及时、职工培训情况、情况、科研成果情况更新相当缓慢，使得人员的评价不科学缺乏时效性。档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。缺乏创新理念，管理模式陈旧，十二五精神中以创新为手段应积极应用到医院职工的档案管理工作当中。
二、医院体制改革的展望
我过已经试行事业单位改制，部分医院已经进行试点改制。从事业单位改为企业，这样对职工的性质改变，工资制度的灵活改变，社会保障制度的使用措施都有了新的变化。这对医院职工的档案管理工作提出了新的挑战。在新的形势下，怎样才能既保证医院职工的待遇不会降低又能体现新体制的灵活富有活力的特点，对档案管理工作人员提出了新的要求。工作人员要积极学习新的精神，认真参加培训，提升自身能力。做好医院职工档案管理工作。
三、医院档案管理信息化建设
医院职工管理信息系统的通常具有以下功能模块，它们是医院职工信息录入模块、职工信息查询模块、报表统计功能模块及系统维护模块、工资核算模块、职称成果模块。：
医院职工信息录入模块包括职工基本数据的输入、修改和删除。其中应该包括以下基本信息。如：职工性别、职工姓名、身份证号、工作年限、职称类型、 所在科室、备注等基本信息。
职工信息模块：当需要寻找医院的某位职工时，可以通过本模块实现功能，可以通过身份证号唯一的进行查询，也可以根据条件，比如寻找本医院主治医师有哪些，具体信息是什么。那么就可以根据职称类型字段进行查询。
利用报表统计模块可以实现符合条件查询的纸质化。也可以按照时间提供月报表、年报表的打印。
系统维护模块：对系统进行维护，可以设置管理员权限和普通维护权限。管理员可以拥有强大的管理权限。比如修改系统的密码，修改员工的基本信息等操作。
职工管理模块中可以和财务配合，建立信息化的工资核算模块，这需要与财务部门合作完成。
职称成果模块需要不断更新，对职工近期的情况变更进行登记，比如，成果项目结题，专利申请完成、工作年限工作量的变更等。这些在职工进行职称评定和领导晋级的时候有重要的作用。
综合利用信息化档案管理系统，实现对医院职工的档案管理可以简化工作的环节，减少人力消耗，提高工作效率。提高统计能力提升存储能力。是对医院职工档案管理工作的重大改进。
参考文献：
[1] 王宏萍. 人事档案管理改革及新的管理模式[J]. 科学之友（B版）. 2008（05）
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[3] 王希佩. 浅析新时期人事档案管理[J]. 科技情报开发与经济. 2007（27）
[4] 郭晶. 揭开人事档案管理的神秘“面纱”[J]. 秘书之友. 2006（06）
1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
当前职工档案管理存在的主要问题
1 档案丢失、损毁。由于企业改组、改制、兼并、破产或是由于单位归属变化、单位搬家、档案管理人员变动等原因，职工档案没有及时妥善处置，造成职工档案的丢失、损毁。
2 档案信息失真。由于部分单位具体工作人员或本人没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，档案年龄前后不一致、出现多个参加工作时间、个人经历前后记录不完整等，造成个人档案信息失真、可信度差。
3 自动“弃档”。在市场经济环境下，有些职工频繁“跳槽”，几经调动后，个人档案已不知去向-还有些职工在单位不同意调动的情况下，不辞而别，自动“弃档”，对个人档案弃置不顾。
4 强行“扣档”。一些单位为了留住人才，在留人不成的情况下，强行扣留职工档案，还有一些单位以员工离开单位时不交培训费、不退住房、不交纳违约金为理由扣留职工档案不放；更有个别单位为达到控制职工的目的，强行扣押档案不给，使职工办不成调转手续、养老保险或医疗保险等。
5 自行“建档”。针对“扣档”现象，一些单位提出可以不要档案，而在用人单位重建档案以达到人才引进的目的。重新建档的内容主要有恢复原有身份、连续计算工龄等。
6 职工档案转递问题。有些单位由于经济不景气，管理松懈，对职工档案的转递制度执行不严，放任职工自带档案直接去就业；还有个别职工图方便，干脆把档案放在自己手里。
7 不建立职工档案。有些劳动密集型企业、为数不少的私营企业和一些计划经济时代的集体企业，用工不规范，与企业职工不签用工合同，不建立职工档案。
职工档案管理存在问题的原因
1 收集鉴定工作不到位，内容缺乏实用性和真实性。一些基层单位档案意识薄弱，档案材料收集不全，不能做到及时补充新材料，导致部分档案材料不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，是鉴定工作问题。近几年来，年龄、工龄、学历等造假现象严重影响了职工档案的真实性和严肃性，给有关部门工作带来了很多麻烦。在这些问题中，无论是个人为了自己的利益而故意篡改档案，还是填写过程中的失误和管理的差错，归根到底还是职工档案管理标准不统一、管理制度不健全及鉴定工作没有真正发挥作用。收集和鉴定工作的不到位，直接导致职工档案的作用被削弱，严肃性降低。
2 职工档案管理“分散多头”。主要表现在两个方面：一是保管分散。职工档案有的保存在当前用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心、职业介绍中心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的职工档案处于一种“分散”的管理状态。二是隶属混乱。现行的职工档案管理体制是在计划经济时代建立起来的，参与管理职工档案的有组织、人事、劳动、企业主管等部门，甚至一些无权保存和管理人事档案的部门、单位、中介机构也保存和管理职工档案。职工档案出现“多头”管理状态，常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明、相互推诿。职工档案的“分散多头”管理，使得职工档案成为许多单位控制人才流动的一种重要工具。
3 职工档案管理费用过高。按照现行的职工档案管理政策，职工档案保存在用人单位、人才交流中心或职业介绍中心。保存在用人单位的，可以不需要交纳档案保管费用。保存在人才交流中心或职业介绍中心的，需要交纳一定的档案保管费用。目前的收费标准大约在每人每月10～20元之间，但从人才交流中心或职工介绍中心调出职工档案时，尤其是流动人员的档案，有些地方需要一次纳4000～6000元不等档案管理费。这样的标准对于还没有找到正式工作、还不能挣取生活费用的人来说，是一种严重负担，结果导致不少人员被迫或主动“弃档”。
4 档案法律法规不健全，可执行性差。涉及职工档案和专门针对职工档案的法律法规有不少，宽泛的有《档案法》，专门的有《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员档案管理条例》等等，但这些法律法规管理调节范围却难以涵盖到所有职工档案工作情况，或有涉及却难以真正执行，与现实中的问题存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。
加强职工档案管理的根本措施
加强职工档案管理的根本措施就是要紧紧围绕“以人为本”、“构建和谐社会”的原则和要求，抓紧对《档案法》的修改，将职工档案的管理规范纳入档案管理体系之中，切实保障人民群众的合法权益。修改《档案法》增加职工档案管理内容要体现以下几点原则：
1 “救济”的原则。救济的思路，是指为保护当事人的原权利，在当事人的原权利受损的情况下，赋予原权利人救济受损权利的权利。它是不当行为人的行为发生时，法律对社会资源的再分配，属于“矫正的正义”范畴。从执政为民关注民生的角度来看，建立人事档案救济制度不失为当前的一种有效措施，《档案法》的修改也应从救济的角度考虑。黑龙江省哈尔滨市和江苏南通市分别通过地方法规和规范性文件，对此进行了有益的尝试，值得借鉴。《哈尔滨市档案管理条例》第二十条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案发生丢失、损毁的，有关单位应当及时采取补救措施。补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。具体认定办法由市人民政府另行制定。经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力。”南通市在实践上先行了一步，为确保人事档案的完整与安全，保障档案合法、有效利用，切实保护公民的有关合法权益不受侵犯，出台了《南通市人事档案救济的暂行规定》，明确指出人事档案救济是指公民因人事档案缺损、丢失等原因影响有关待遇的正常享受，由公民本人或其所在单位提出申请，由行政机关启动的行政救济制度，并从启动、救济、效力等几方面作了具体的规定。
[关键词]企业职工档案；档案工作管理
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-0278(2011)10-024-01
一、概述
企业职工档案是职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。1992年国家劳动部颁发了有关《企业职工档案管理工作规定》的通知，该通知的实行目的是为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务。
二、企业职工档案工作管理的现状
随着市场经济的建立和社会的发展，原有的档案管理制度已远远不能适应形势发展的需要，主要表现在以下几方面：
1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应。目前，不少企业职工档案是由多个部门进行多头管理的，职责分工交叉重迭。例如，干部级别的职工档案由人事部门负责管理，改制、破产和下岗分流人员职工档案则由劳动和社会保障部门管理，其中内退和退休人员职工档案由所属经办机构管理。如此的管理方式，与企业的全员劳动合同制有所背离，不便于企业职工档案的管理，也为维护职工的个人利益工作增添了难度。
2.职工档案管理混乱，企业对职工档案管理的重视程度逐渐减弱。大多数企业是以追求利润为目的的，对职工档案管理工作的重视程度不够，特别是在今天市场竞争愈来愈激烈的情况下，企业把主要工作目标投向了生产经营商，对职工档案管理的重视程度呈明显的减弱趋势，从而导致了职工档案管理工作处于被动地位，会致使职工档案收集、整理、转递、利用等环节错误辈出，难以保质保量地完成。此外，现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范_的劳动力市场。
3.企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出。此外，很多企业职工档案的内容简单雷同，只记录了员工的基本信息，如姓名、年龄、性别等，无法为企业人事对该员工的考察与评价提供有效的参考依据，失去了员工的档案的真正价值，这类的档案形式大于内容。有些员工档案由于没能及时流转，明明已经离职，但是人事档案并能按规定转递到新的单位，导致档案的管理脱节。更严重的是，有少数企业由于轻视档案的重要性，使得有人可以利用档案管理的漏洞，随意更改档案，弄虚作假，影响了档案材料真实性、严肃性、权威性。
4.挡案管理的软硬件均不适应社会发展的需要。职工档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数企业档案室设备陈旧，管理手段落后，档案管理“八防”达不到标准。职工档案管理停留在传统的手工管理方式，只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子。在运用先进的计算机和网络技术等现代化手段，充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企业发展方面下功夫不够。
三、加强企业职工档案管理的建议及措施
1.建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制，以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要，由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。当地政府和劳动保障行政部门应尽快制定《企业职工档案管理办法》，进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等，大中型企业由劳动保障部门作为指导，独立管理职工档案，小型企业和私营、个体、外企企业的职工档案由劳动保障部门人事档案部门进行统一管理，严禁个体或民营中介机构进行档案保管。
2.各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。各级劳动保障部门要高度重视企业职工档案管理工作，制定切实可行的清理、规范职工档案实施方案，并认真组织实施。方案确定后，报上级劳动保障部门备案。制定规范有效的管理制度，加强督促，定期检查，发现问题，及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题，在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。
关键词：企业职工 档案管理
1 当前企业职工档案工作存在的问题
1.1 现行企业职工档案管理体制落后 职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，有的在企业主管部门管理，有的在企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。
1.2 企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。
1.3 企业职工档案管理不规范，利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。
1.4 档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
2 加强企业职工档案管理的建议及措施
2.1 明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。
2.2 强化档案意识，提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。
【关键词】档案管理；员工利益；企业发展；管理水平
一、引言
随着社会改革的不断深入，企业也在不断地转型与升级。新时期，人们对公作的要求不断提高，企业也在人员配备方面不断改进，导致企业人员流动也在增加。企业的改革与发展使企业管理也在不断升级，原有的档案管理工作显现出很多问题，已经不再适应新时期下企业的管理水平，因此企业摸索并建立一套符合自身情况的档案管理制度意义重大。
二、企业职工档案管理存在的问题
（一）缺乏专业档案管理人员。目前国内大多数企业缺乏专业的档案管理人员，大多数档案管理人员身兼数职，导致没有足够的精力投入档案管理工作。另外，随着档案管理人员的离职与变动，交接过程导致档案管理混乱，有时甚至导致档案丢失等情况。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理技能，导致档案存放错乱，人员变动时不能够及时对档案进行调出或调入，不仅影响了员工的利益，也对企业的管理产生了不利影响。（二）档案管理渠道多样化。计划经济时期，企业职工的档案一般都存放在企业内部，由企业管理，随着企业的改革与发展，人员流动逐渐加大，企业员工的档案也不再只存在于企业内部，部分职工的档案由劳动行政部门、专业的中介部门以及人才中心等部门管理。由于管理部门的多样化，必将导致管理不够规范，当员工或企业需要调动员工档案时，困难重重，直径影响着档案调动的进度，给企业和职工带来了一定的不便。（三）缺乏统一的管理制度，意识淡薄。部分企业档案管理没有明确的制度要求，也没有花费精力建立一套明确的职工档案管理流程，导致档案管理混乱。由于部分企业忽视了职工档案管理，导致职工流动时，档案交接的滞后性，有时员工离职需要调走档案时才发现档案还未调入公司的档案管理部门，这对企业的发展以及员工的发展带来了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系统落后。随着社会科技的发展，计算机技术已经被广泛地应用于企业的管理工作，给企业管理带来了很大的便利。但是目前很多企业，尤其是小型企业，忽略了职工档案管理对计算机技术的应用，仍然采用原有的纸质材料保存文档，虽然一定程度也能够满足企业对职工档案管理的需求，但是很容易引起材料的丢失，而且管理耗费大量的人力资源和空间资源。
三、新时期加强职工档案管理的建议
经济体制不断改革的新形势下，企业的管理也应该实行正规的管理制度，职工档案管理要遵守《宪法》和《劳动法》等基本法规，各级劳动部门也应该加强职工档案管理公作的监督，促使企业建立一套完整的、快速有效的档案的管理制度，确保企业出现人员调动及调出时，档案管理能够快速做出回应，切实保护企业和员工的基本利益。新时期下，企业加强职工档案管理应做到以下四点内容。（一）提高职工档案管理人员专业技能。专业的档案管理人员具有管理方法效率高、管理制度统一而明确的特点。对于企业而言，首选的应该是聘用专业的档案管理人员进行企业职工档案管理，并且应该成立专门的档案管理部门。有的企业由于规模较小，人员较少，为了节省人力资源，往往采用非专业的档案管理人员或者采用其他岗位的员工兼职档案管理员，这种情况下应该对档案管理人员进行专业的培训，并借鉴已经成形的管理方法，使其掌握最基本的档案管理技术，确保档案管理不给企业拖后腿。（二）加强企业之间档案管理工作交流。由于部分中小企业并不把档案管理工作作为企业管理工作的重点，而一直没有形成一套完整的职工档案管理体系，随着企业的改革以及规模的扩大，企业发现档案管理工作出现了一定的落后性，一定程度上影响企业的发展。这种情况下，应该建立与同行业关于职工档案管理公作的交流，借鉴其管理方面的优点，并完善自身的档案管理体系。（三）加强档案管理工作的重视和宣传。职工入职时由于对企业还不够了解，有时甚至忽视了配合企业做好档案管理工作的重要性。企业和职工应该加强对档案管理工作的重视，企业应该定期对职工进行档案管理工作重要性教育。对于新入职的职工企业应该派专人对其进行档案转接的指导，并印刷统一的档案交接流程发到其手中。企业还应该加强对档案管理工作的宣传，在企业的报刊栏以及企业的网站应该有关于档案管理工作的宣传，并在网站上建立档案管理制度的网页，使职工能够通过不同手段了解相关制度。（四）建立并完善档案管理制度。企业想要形成完整的档案管理体系，必须建立明确的档案管理制度，使档案管理人员有章可循，按规范工作，积极做好档案材料的收集及核实。制度中应该明确档案转入、档案转出需要的各种材料以及转入转出具体的流程，还应该明确档案登记的具体时间限制，加强企业档案管理效率。
四、结语
新时期下，随着企业改革步伐的加快，建立并完善企业的职工档案管理制度越来越重要。完善的职工档案管理制度不仅关系到每一个员工的切身利益，明确的档案管理制度还可以为职工在企业的表现提供有力证据。企业职工档案管理水平直接影响着企业的管理，企业应该加强对档案管理工作的重视，建立能够满足企业改革需求的档案管理制度，使档案管理与企业改革相辅相成，这样企业才会更好更快发展。
作者:谢娟娟 单位:贵阳市食品药品监督管理局食品药品检验检测中心
【参考文献】
【关键词】下岗职工；探讨；档案管理
一、要高度重视下岗职工个人信息的现实价值
下岗失业人员已历经了生活的艰辛及工作的困苦，在生活和工作当中奉献了很多。他们当中大部分人都是自谋职业，面对激烈的人才竞争环境，同时社会对大量人才的求贤若渴，他们在生活的艰辛中不断努力奋斗。大家应该换位思考，站在他人的角度看待问题，为他们多想想，为这些下岗失业人员提供更多服务。在利用、储存以及收集他们的个人信息等方面，不能马马虎虎，也不能置之不理，要尽最大能力帮助他们处理所遇到的困难。个人信息关系着个人未来的发展和命运，没有人有资格对此表现出轻视的态度。如今，社会改革进程正在一步步深入，大家都面临着严峻的就业压力，强化管理与服务下岗失业人员的个人信息，不但有助于缓解下岗失业人员再就业的严峻形势，还有助于促进社会和谐稳定发展。由此能够看出，不断健全个人档案管理和服务的有效制度，对促进下岗职工的再就业，自身创业，实现个人信息服务社会建设有非常重要的意义。
二、现行的下岗职工个人信息管理和服务情况严峻
值得关注的是，目前少数单位还是十分重视下岗职工的个人信息管理和服务工作的。有些部门管理下岗职工的信息，职责分明，个人信息集全管理措施完善，方便查询，利用便捷。有些单位进行了整体移交，全面处理好了各项信息收集管理，从个人简介、和原企业签订的就业合同、下岗人员再教育资料等诸多方面对个人信息实现了完善与补充。另外，有些企业努力实施附加服务工作，推动信息资料的充分利用和发展，努力探索就业路径，为拓展下岗人员的再就业创造机会。可是还有些部门在信息管理和服务方面还表现出少许不足之处，需要得到高度重视。比如，大家在帮助那些下岗人员查询个人信息时，便发现有些企业对下岗人员的信息管理工作做得并不全面，未得到相应信息管理与服务上的费用与人力投入。相关管理部门把有些工作人员的个人信息随意搁置，没有全面得到整理和及时保存。工作人员在办理个人退休或是开具就业证明时，查询个人信息犹如大海捞针，无边无际。更为严峻的形式是，有些企业破产后，下岗人员个人档案丢失、信息缺失的现象屡见不鲜，甚至还有些单位让下岗人工自己保存档案的情况。这些现象都导致部门和单位自身不能及时提供下岗人工的再就业实时资料，从而损害了从业人员的利益。另外，少数地区劳动部门同样不太重视合理保存下岗人员的档案。有些信息托管单位，严重缺少工作责任心，把信息托管关系简单视为寄存关系，未制定科学、规范的档案管理措施，人力资源档案管理的实施力度缺乏，造成下岗人员信息的完整性无法得到保障，从而制约下岗人员再就业效果的发挥。有些下岗人员在申办有关手续过程中，根本摸不着头脑，先从单位找到管理部门，再从人力部门找上档案局，最终还是什么都没有办成，这严重损害了从业人员的自身利益，并且还很大程度上还损害了地区政府与企业的良好形象。
三、加大力度完善下岗职工个人信息管理和服务
目前，要全面做好下岗职工个人信息管理服务工作。首先，要建立为下岗员工服务的观念，充分理解强化下岗员工信息管理的重要作用，多多设身处地的为下岗职工想，严格监管下岗员工信息管理和服务工作，将员工个人信息视为促进国计民生发展和了解社会就业情况的重要途径，加大宣传力度。比如，在小区、广场等人口集中的地方设置专门的宣传栏，写一些宣传语，利用计算机网络信息技术等媒体，增强大家对下岗职工信息管理工作的了解，充分发挥出下岗员工档案管理和服务工作的积极作用[4]。其次，要努力改进下岗职工信息管理和服务方式现存的下岗员工信息能通过单位管理员工信息到各种档案管理机构参与管理，充分发挥出信息的社会化功能。促使档案管理起到服务下岗职工的重要作用，推动下岗员工信息管理实现社会化。对那些遗留在原档案管理单位的资料，尤其是那些破产的企业员工档案，应把保存、整理和收集下岗职工信息工作，视为破产企业流程的重要过程。此外，对下岗人员“三股分流”的资料，比如有些在企业主管单位，有些在人社部门，有些在档案部门，需要统一集中整理，所有信息都纳入档案局来执行，提升管理和服务质量水平和有效性。另外，还要适当投入资金支持，消除这些缺失档案资料的整理费用情况，防止流失档案，同时还能够消除个人信息对下岗员工的约束，使档案更好服务社会发展，进而逐步促进下岗人员的再就业和创新工作。
总而言之，加强下岗职工档案管理和服务工作，对推动企业发展和维护社会稳定良好发展、缓解就压压力、处理社会各种矛盾有非常重要的作用。
参考文献：
[1]莫金兰.同心同德，齐抓共创，构建模范职工小家――南宁公交工会营运一分公司分会建设模范职工小家事迹[J].人民公交，2016（07）：88-89.
[2]曹作松.加强高技能人才队伍建设助推县域经济发展――关于山东省蓬莱市高技能人才队伍建设探究[J].现代经济信息，2016（13）：112.
[3]王贻术.讲规矩守规范重效率做一名合格的办公室党员干部――××市长在“两学一做”专题党课上的讲话提纲[J].应用写作，2016（08）：56-59.
一、职工档案工作是否需要档案行政管理部门的规范管理
2004年7月1日，《中华人民共和国行政许可法》颁布实施。大连市在2001年出台的关于各类企业保管本企业职工档案需经行政审批的有关文件，即告废止。而新的职工档案管理办法尚未出台。在这种情况下，各类企业保管职工档案的现状又如何呢？
社会主义市场经济发展到今天，民营企业如雨后春笋。据大连市2005年最新统计，民营经济对全市GDP的贡献率达到50．1％。在民营企业就业的职工数量也不断增长。但民营企业职工档案工作的规范管理工作，发展却十分不平衡，甚至部分民营企业还没有档案规范管理的概念。因此，在档案行政管理部门查办的案件中，民营企业发生职工档案丢失、损毁、涂改等现象屡见不鲜。另外，国有企业在改制、兼并、破产过程中，职工档案的流向、安全保管、转递等工作；“三资”企业职工档案规范管理工作，都存在许多亟待解决的问题。由此可见，在《行政许可法》颁布实施后，各类企业职工档案的规范管理，已经成为新的课题摆在面前。
除上述企业管理职工档案所面临的问题之外，在市场经济条件下，社会上还出现了大量的劳动机构代管职工档案的现象。这些劳动机构，多数是私有经济组织，以就业培训、劳务中介、各类保险为主要经营手段，代管流动职工档案并收取档案保管费。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全、档案的真实性，构成了直接威胁。
上述情况表明，市场经济条件下，职工档案工作面临着严峻的问题。职工档案的安全和利用，关系着职工的切身利益，职工的就业、失业保险、连续工龄计算、特殊工种待遇、退休等一系列问题的解决，绝大部分都需要由职工档案提供原始凭证。大连开发区曾发生一名失业职工因档案丢失无法享受失业金而自寻短见的事情。职工档案的安全和规范管理工作，已经成为维护社会稳定，建立社会主义和谐社会的重要组成部分。职工档案工作，已经不是需不需要档案行政部门规范管理的问题，而是如何针对社会主义市场经济条件下的新情况、新问题，实事求是，创新工作，寻求科学而行之有效的规范管理方法的问题。
二、建立职工档案规范管理的框架体系
2005年6月1日，《大连市职工档案管理办法》颁布实施。该《办法》在建立一个职工档案科学、规范而具有较强可操作性的管理框架体系方面，作了有益的探索。
一是明确规定职工档案的归属与流向。市场经济条件下，职工情况纷繁复杂，职工档案工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。对于各类企业，要求他们在具备规范管理职工档案的条件下，保管本企业职工档案。自谋职业人员、自费出国人员、个体工商户的雇员以及其他流动职工档案，统一交由劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动机构保管，坚决取缔其他任何形式的劳动机构保管职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。实行养老金社会化管理的退（离）休人员档案，由退休人员社会化管理服务部门负责。大连市对职工档案归属与流向的统一和规范管理，覆盖了职工档案的方方面面，不留死角，是确保职工档案安全的基础，是职工档案归范管理的重要组成部分。
二是制定职工档案管理机构保管档案的业务工作标准和规范。针对档案安全及规范管理工作中存在的问题，《办法》从档案库房硬件条件，职工档案的管理体制，各部门及专（兼）职档案员职责，利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、利用，到每份职工档案的规范整理，转递职工档案的方式、方法等，都制定了细致而具体的业务工作标准和规范。
三是制定职工档案管理机构必须履行的工作职责。其中，针对部分企业和劳动机构对职工档案只封存保管，不注重收集的问题，《办法》着重提出对职工档案的收集、归档要做到连续、完整、准确的要求，特别应加强对职工工资、合同、保险、退休等有关材料的收集。
四是制定了职工档案的查阅、借阅和转递制度。在职工档案安全管理工作中，最容易出现问题的环节，往往出现在档案的利用和流动过程中。严格规范档案借阅、转递的工作流程，将最大限度避免档案的人为损失。
上述职工档案管理的业务标准、工作职责、规章制度、归属流向等的制定，形成了职工档案规范管理的框架体系。有规矩，才能成方圆。但这些管理体系的运作和实施，还有赖于档案行政管理部门的依法行政。
三、行政管理和执法部门在职工档案规范管理工作中的职责
在《行政许可法》颁布实施之前，大连市的各类企业，必须在具备管理职工档案各项条件，经市档案行政管理部门及市劳动和社会保障部门认定审批后，才能保管本企业职工档案。新颁布的《大连市职工档案管理办法》，对职工档案行政管理和执法部门的工作职责、工作方法作了较大修改。在对企业管理职工档案的监管工作中，取消了行政审批，代之以法律法规的宣传、行政监督和业务指导。为确保各类企业对职工档案的规范管理，档案行政管理部门通过电台、电视台、报纸，在全市组织了形式多样、内容丰富的宣传教育活动。在此基础上，对各类企业保管职工档案，采取登记、备案这一新的管理模式，即企业管理职工档案，首先到档案行政管理部门登记、备案，档案行政管理部门在备案后，立即按照职工档案规范管理的相关业务标准和规范，开展指导工作。最后由档案行政管理部门及劳动和社会保障行政管理部门共同对企业职工档案管理工作进行检查，作出检查结论后提出整改要求。运用这种管理模式，既明确了行政管理部门的职责，又确保了职工档案管理不留死角，从而使大连市职工档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。
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