讼文书材料的立卷原则，是指法院审判人员在一个具体诉讼案件办结后，将零散的、杂乱无章的诉讼文书材料集中收集起来，经过系统整理，按一定规则组合装订成诉讼案卷时，必须遵循的客观规律，以及在观察、分析、解决诉讼文书材料管理和诉讼档案实体管理问题时所依据的基本准则，是诉讼文书材料立卷归档普遍适用的指导原则。我国法院诉讼文书材料数量巨大，种类繁多，与国计民生关系密切，卓有成效地组织好诉讼文书材料的立卷归档工作，必须明确和熟悉诉讼文书材料的立卷原则。
诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。
一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则
《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。
按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。
按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。
按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。
按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。
上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体，缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则，有利于正确编定案号，简化管理手续，提高管理效率。法院从受理一个案件开始，就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号，诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等，都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录，通过运用这一原则编定的案号，把它们全部统领、集合起来，并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体，从而有效地方便了日常管理，便于查找利用，对没有按时归档的案件也能了如指掌，便于未归档案件的清查催归，有利于确保诉讼档案的完整与安全。
二、并卷管理原则
《人民法院档案管理办法》第十二案规定：“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷的要求是：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷；向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化，其核心内容是确定诉讼档案实体管理，要以案件为基本保管单位，即同一法院的同一案件，无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗，均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案，并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案，必须以案件为基本保管单位，而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求，某一法院审理的某个一审或再审案件，就有一个一审或再审案件案号，并由此产生一审或再审案卷；当该案再再审时，又必须编定一个再再审案号，又由此产生再再审案卷；当当事人不断申诉或其他原因发生时，该案便处于多次再审或无限再审状态，这就会出现多次再审案号或无限再审案号，由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复，三五次、七八次审判的情况屡见不鲜，每次审判均会出现新的案号和案卷。此外，案件进入审判程序前，当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时，以及案件审判结束后，当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时，都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来，所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的，事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时，就必须运用并卷原则进行并卷处理，才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此，这一原则有效解决了同一法院审理同一案件，出现数个案号及其数本案卷时，集中并卷管理问题，也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差，许多法院没有严格落实并卷管理原则，同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位，以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位，还以执行案卷为一个基本保管单位，跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则，应予纠正。过去出现的这种状况，现在纠正比较困难，也容易引起混乱，关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。
三、书记员立卷归档原则
《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定，诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一，是书记员的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理，按一定顺序排列，装订成册，逐页编号，全卷编目，这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后，书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格，应重新装订；如果合格，应将诉讼档案交审判庭内勤，并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记，编写归档清册，按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门，这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档，是一项极其严肃、极为重要的具体工作，书记员应以高度认真负责的态度，按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员，自始至终参与案件审理活动全过程，担任庭审现场和合议庭会议记录，参与部分诉讼文书拟制、处理工作，负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此，由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。
四、正副卷分别立卷管理原则
正副卷分别立卷管理原则，是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定的，并在《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中作了明确规定：“人民法院的各类诉讼文书，应当按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。”依照这一原则规定，除适用简易程序审理的案件外，法院审理其他案件的诉讼档案，书记员在立卷时，均应分立正卷和副卷。正卷主要列入当事人提供的诉讼书状、证据证物，法院制作的诉讼文书正本等对外公开的诉讼文书材料。副卷主要列入上级领导机关和领导同志批示及其答复，法院内部请示批复、审委会讨论案件记录、合议庭笔录、诉讼文书原稿（审签稿）等不宜公开的诉讼文书材料。副卷属审判工作秘密，一律不对外查阅，只限法院内部使用。执行正副卷分别立卷原则，既有利于诉讼档案的提供利用，该公开的全部公开，又适当控制了使用范围，该保密的坚决保密，有利于保守国家秘密和审判秘密。
诉讼案件案号管理方法
实践证明，诉讼案件案号管理在审判流程管理和诉讼档案实体管理中处于首要地位。如果一个法院诉讼档案管理混乱，案件底数不清，未归档案件案号情况不明，未归档案卷去向不明，首先必定是因该院各审判庭案号管理混乱，案号登记不清，案件登记本残缺不全、丢失所造成的。诉讼案件案号管理是诉讼档案实体管理的源头，做好案号管理工作对诉讼档案实体管理具有正本清源的重要作用。
案号是指法院受理各类案件及制作其诉讼文书的编号。案号依次由立案年度、收案法院简称，案件性质类别、审判程序代字、顺序号五要素组成。编定案件案号除遵循上述立卷原则外，还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。
一、编定诉讼案件案号的基本要求和方法
编制立卷年度，时间必须与各级法院规定的司法统计起始日期和截止日期一致，如果年度司法统计截止日期为12月25日的，当年案件的案号年度，应当起于上年12月25日（含本日），止于当年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，应当是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。
编制收案法院简称，应按照各级法院正在实行的法院简称编制。全国各省、自治区、直辖市的简称，国家已有明文规定，建国后一直照此执行。但一个省高院辖区内，或一个中级法院辖区内，往往有数个法院简称可能相同，如不加以区别，则容易引起混淆。如海南省高级人民法院简称为“琼”。在相当长的一段时期里，海南省内有一个琼北中级法院，有一个琼南中级法院，还有琼山市法院、琼海市法院、琼中县法院。如果上述5个法院，均简称为“琼”，则会出现5个法院简称完全相同，无疑不妥。因此，需要由省高院发文明确规定各法院简称，以便各法院简称有所区别。人民法庭是基层人民法院的派出机构，不能在基层人民法院简称中增加人民法庭的简称。
编制案件性质类别和审判程序代字，应按照最高人民法院颁布的有关各类诉讼文书样式等一系列规范性文件的要求执行。如编制刑事一审案件案号，其案件性质类别、审判程序代字为“刑初”；二审改判、维持、发回重审、撤销变更一审裁定，准许撤回上诉、抗诉，二审附带民事诉讼的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑终”；报请复核死刑（含死缓）的案件，案件性质类别、审别程序代字为“刑复”；报请核准在法定刑以下减轻刑罚的案件，案件性质类别，审判程序代字为“刑核”；按照一审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再初”；按照二审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再终”。其他各类案件案号编制办法，最高人民法院均有明文规定，总共有数十种之多，各级法院应当紧密结合具体案件实际情况，灵活运用，认真遵照执行，做到准确、贴切。
编制立案顺序号，是指按各级法院受理案件的顺序，用阿拉伯数字和自然数排列顺序，编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时，不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。
上述五要素在编制任何一个案件案号时都应全部使用，综合使用，缺一不可。只有综合运用五要素，才能确保案件案号的完整准确。
二、编制案件案号容易出现的错误
（一）审判程序代字编制错误。以刑事案件为例：如将上诉、申诉、抗诉进入二审程序的案件，分别错编为“刑上”、“刑申”、“刑抗”；将由申诉、抗诉进入再审程序的案件分别错编为“刑申”“刑抗”或“刑监”；多次反复再审的案件，从第一次再审刑到最后一次再审均为“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案号，从字面理解应当是第二次、第三次再审。诸如此类的问题，在各类案件案号编制中层出不穷。究其原因，主要是案件案号种类繁多，难以把握；有些案号的编制办法过去没有明确规定，编制案号人员业务素质不高，责任心不强，随意性太大；有关业务部门负责人轻视案号编制和管理工作，审查把关不严，疏于管理。
（二）空号、重号、错号大量存在。如一个终审案件当事人申诉时，先编一个“申”字号，人民检察院抗诉时，又编一个“抗”字号，审委会决定再审后，又编一个“再”字号，这就使同一案件在再审程序上出现了数个不同的案号。由于工作上的疏忽大意，一案多号，或多案一号，空号、错号、重号等问题，在一些法院普遍存在，有的达到10%以上。还有一种空号是基层人民法院编定案件案号方法不当所产生的。一些基层人民法院对民事案件编号，采取一次性分配办法进行管理，很容易出现空号。如某县法院规定：民事案件案号按下列方案分配，并由本院民庭和3个法庭自收自用。本院民庭：1号至300号，XXX人民法庭：301号至400号，XXX人民法庭401号至500号，XXX人民法庭501号至600号。按照这个分配方案要求，该院民庭及3个派出法庭，各自应在分配方案范围内编定案号，当有的单位案号不够用或有多余的案号时，再调剂使用。善于调剂使用的，不会出现空号，不善于调剂使用的，到年终往往会出现大量空号。因年初分配的案号无法填满，该院的民事案件案号便不能按照顺序号完整地连接起来，给立卷归档及档案管理工作带来诸多不便。
（三）有的法院没有统一建立收、立案登记薄，案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证，或者没有建立统一的管理、移交制度和规定，或者不认真执行制度和规定，或者没有定期移交给档案管理部门，或者保管不善，残缺不全，甚至下落不明。丢失了诉讼案件案号管理的原始依据，给诉讼文书材料的立卷归档、整理移交、清理催归和长期管理留下了隐患，损害了诉讼档案的完整与安全。
三、纠正方法
（一）法院领导应加强对案件案号的规范化管理工作，严格要求有关部门和人员认真执行最高人民法院关于各类诉讼文书样式及案号管理的有关规定，坚决纠正错编乱编案号的做法。将案号管理纳入法官、书记员、内勤业务培训内容，切实提高审判工作人员编制和管理案号的能力。选择那些责任心强，业务熟练的人员负责案号的编制和管理工作。
（二）在全国法院或以各法院以单位建立内容完整、设计合理、方便工作、便于管理的收立案登记薄，案件目录登记表、案件登记表。实行统一管理，由内勤专人掌管使用。要求每案必登，各类别各审级案件一案一号，一案一表。各审判业务部门之间、审判人员之间移送交接案件，必须在登记表上签后备查，注明交接年月日，完善交接手续。各类登记薄、登记表，每年年终以案件性质和审判程序为类别装订成册，移交档案管理部门归档，永久保存。
讼文书材料的立卷原则，是指法院审判人员在一个具体诉讼案件办结后，将零散的、杂乱无章的诉讼文书材料集中收集起来，经过系统整理，按一定规则组合装订成诉讼案卷时，必须遵循的客观规律，以及在观察、分析、解决诉讼文书材料管理和诉讼档案实体管理问题时所依据的基本准则，是诉讼文书材料立卷归档普遍适用的指导原则。我国法院诉讼文书材料数量巨大，种类繁多，与国计民生关系密切，卓有成效地组织好诉讼文书材料的立卷归档工作，必须明确和熟悉诉讼文书材料的立卷原则。
诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。
一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则
《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。
按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。
按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。
按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。
按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。
上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体，缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则，有利于正确编定案号，简化管理手续，提高管理效率。法院从受理一个案件开始，就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号，诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等，都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录，通过运用这一原则编定的案号，把它们全部统领、集合起来，并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体，从而有效地方便了日常管理，便于查找利用，对没有按时归档的案件也能了如指掌，便于未归档案件的清查催归，有利于确保诉讼档案的完整与安全。
二、并卷管理原则
《人民法院档案管理办法》第十二案规定：“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷的要求是：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷；向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化，其核心内容是确定诉讼档案实体管理，要以案件为基本保管单位，即同一法院的同一案件，无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗，均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案，并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案，必须以案件为基本保管单位，而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求，某一法院审理的某个一审或再审案件，就有一个一审或再审案件案号，并由此产生一审或再审案卷；当该案再再审时，又必须编定一个再再审案号，又由此产生再再审案卷；当当事人不断申诉或其他原因发生时，该案便处于多次再审或无限再审状态，这就会出现多次再审案号或无限再审案号，由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复，三五次、七八次审判的情况屡见不鲜，每次审判均会出现新的案号和案卷。此外，案件进入审判程序前，当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时，以及案件审判结束后，当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时，都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来，所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的，事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时，就必须运用并卷原则进行并卷处理，才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此，这一原则有效解决了同一法院审理同一案件，出现数个案号及其数本案卷时，集中并卷管理问题，也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差，许多法院没有严格落实并卷管理原则，同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位，以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位，还以执行案卷为一个基本保管单位，跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则，应予纠正。过去出现的这种状况，现在纠正比较困难，也容易引起混乱，关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。
三、书记员立卷归档原则
《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定，诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一，是书记员 的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理，按一定顺序排列，装订成册，逐页编号，全卷编目，这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后，书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格，应重新装订；如果合格，应将诉讼档案交审判庭内勤，并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记，编写归档清册，按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门，这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档，是一项极其严肃、极为重要的具体工作，书记员应以高度认真负责的态度，按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员，自始至终参与案件审理活动全过程，担任庭审现场和合议庭会议记录，参与部分诉讼文书拟制、处理工作，负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此，由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。
四、正副卷分别立卷管理原则
正副卷分别立卷管理原则，是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定的，并在《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中作了明确规定：“人民法院的各类诉讼文书，应当按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。”依照这一原则规定，除适用简易程序审理的案件外，法院审理其他案件的诉讼档案，书记员在立卷时，均应分立正卷和副卷。正卷主要列入当事人提供的诉讼书状、证据证物，法院制作的诉讼文书正本等对外公开的诉讼文书材料。副卷主要列入上级领导机关和领导同志批示及其答复，法院内部请示批复、审委会讨论案件记录、合议庭笔录、诉讼文书原稿（审签稿）等不宜公开的诉讼文书材料。副卷属审判工作秘密，一律不对外查阅，只限法院内部使用。执行正副卷分别立卷原则，既有利于诉讼档案的提供利用，该公开的全部公开，又适当控制了使用范围，该保密的坚决保密，有利于保守国家秘密和审判秘密。
诉讼案件案号管理方法
实践证明，诉讼案件案号管理在审判流程管理和诉讼档案实体管理中处于首要地位。如果一个法院诉讼档案管理混乱，案件底数不清，未归档案件案号情况不明，未归档案卷去向不明，首先必定是因该院各审判庭案号管理混乱，案号登记不清，案件登记本残缺不全、丢失所造成的。诉讼案件案号管理是诉讼档案实体管理的源头，做好案号管理工作对诉讼档案实体管理具有正本清源的重要作用。
案号是指法院受理各类案件及制作其诉讼文书的编号。案号依次由立案年度、收案法院简称，案件性质类别、审判程序代字、顺序号五要素组成。编定案件案号除遵循上述立卷原则外，还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。
一、编定诉讼案件案号的基本要求和方法
编制立卷年度，时间必须与各级法院规定的司法统计起始日期和截止日期一致，如果年度司法统计截止日期为12月25日的，当年案件的案号年度，应当起于上年12月25日（含本日），止于当年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，应当是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。
编制收案法院简称，应按照各级法院正在实行的法院简称编制。全国各省、自治区、直辖市的简称，国家已有明文规定，建国后一直照此执行。但一个省高院辖区内，或一个中级法院辖区内，往往有数个法院简称可能相同，如不加以区别，则容易引起混淆。如海南省高级人民法院简称为“琼”。在相当长的一段时期里，海南省内有一个琼北中级法院，有一个琼南中级法院，还有琼山市法院、琼海市法院、琼中县法院。如果上述5个法院，均简称为“琼”，则会出现5个法院简称完全相同，无疑不妥。因此，需要由省高院发文明确规定各法院简称，以便各法院简称有所区别。人民法庭是基层人民法院的派出机构，不能在基层人民法院简称中增加人民法庭的简称。
编制案件性质类别和审判程序代字，应按照最高人民法院颁布的有关各类诉讼文书样式等一系列规范性文件的要求执行。如编制刑事一审案件案号，其案件性质类别、审判程序代字为“刑初”；二审改判、维持、发回重审、撤销变更一审裁定，准许撤回上诉、抗诉，二审附带民事诉讼的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑终”；报请复核死刑（含死缓）的案件，案件性质类别、审别程序代字为“刑复”；报请核准在法定刑以下减轻刑罚的案件，案件性质类别，审判程序代字为“刑核”；按照一审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再初”；按照二审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再终”。其他各类案件案号编制办法，最高人民法院均有明文规定，总共有数十种之多，各级法院应当紧密结合具体案件实际情况，灵活运用，认真遵照执行，做到准确、贴切。
编制立案顺序号，是指按各级法院受理案件的顺序，用阿拉伯数字和自然数排列顺序，编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时，不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。
上述五要素在编制任何一个案件案号时都应全部使用，综合使用，缺一不可。只有综合运用五要素，才能确保案件案号的完整准确。
二、编制案件案号容易出现的错误
（一）审判程序代字编制错误。以刑事案件为例：如将上诉、申诉、抗诉进入二审程序的案件，分别错编为“刑上”、“刑申”、“刑抗”；将由申诉、抗诉进入再审程序的案件分别错编为“刑申”“刑抗”或“刑监”；多次反复再审的案件，从第一次再审刑到最后一次再审均为“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案号，从字面理解应当是第二次、第三次再审。诸如此类的问题，在各类案件案号编制中层出不穷。究其原因，主要是案件案号种类繁多，难以把握；有些案号的编制办法过去没有明确规定，编制案号人员业务素质不高，责任心不强，随意性太大；有关业务部门负责人轻视案号编制和管理工作，审查把关不严，疏于管理。
（二）空号、重号、错号大量存在。如一个终审案件当事人申诉时，先编一个“申”字号，人民检察院抗诉时，又编一个“抗”字号，审委会决定再审后，又编一个“再”字号，这就使同一案件在再审程序上出现了数个不同的案号。由于工作上的疏忽大意，一案多号，或多案一号，空号、错号、重号等问题，在一些法院普遍存在，有的达到10%以上。还有一种空号是基层人民法院编定案件案号方法不当所产生的。一些基层人民法院对民事案件编号，采取一次性分配办法进行管理，很容易出现空号。如某县法院规定：民事案件案号按下列方案分配，并由本院民庭和3个法庭自收自用。本院民庭：1号至300号，XXX人民法庭：301号至400号，XXX人民法庭401号至500号，XXX人民法庭501号至600号。按照这个分配方案要求，该院民庭及3个派出法庭，各自应在分 配方案范围内编定案号，当有的单位案号不够用或有多余的案号时，再调剂使用。善于调剂使用的，不会出现空号，不善于调剂使用的，到年终往往会出现大量空号。因年初分配的案号无法填满，该院的民事案件案号便不能按照顺序号完整地连接起来，给立卷归档及档案管理工作带来诸多不便。
（三）有的法院没有统一建立收、立案登记薄，案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证，或者没有建立统一的管理、移交制度和规定，或者不认真执行制度和规定，或者没有定期移交给档案管理部门，或者保管不善，残缺不全，甚至下落不明。丢失了诉讼案件案号管理的原始依据，给诉讼文书材料的立卷归档、整理移交、清理催归和长期管理留下了隐患，损害了诉讼档案的完整与安全。
三、纠正方法
（一）法院领导应加强对案件案号的规范化管理工作，严格要求有关部门和人员认真执行最高人民法院关于各类诉讼文书样式及案号管理的有关规定，坚决纠正错编乱编案号的做法。将案号管理纳入法官、书记员、内勤业务培训内容，切实提高审判工作人员编制和管理案号的能力。选择那些责任心强，业务熟练的人员负责案号的编制和管理工作。
（二）在全国法院或以各法院以单位建立内容完整、设计合理、方便工作、便于管理的收立案登记薄，案件目录登记表、案件登记表。实行统一管理，由内勤专人掌管使用。要求每案必登，各类别各审级案件一案一号，一案一表。各审判业务部门之间、审判人员之间移送交接案件，必须在登记表上签后备查，注明交接年月日，完善交接手续。各类登记薄、登记表，每年年终以案件性质和审判程序为类别装订成册，移交档案管理部门归档，永久保存。
摘要法院诉讼档案电子化管理是法院信息化建设和司法改革的必然要求，本文结合诉讼档案自身特点，试对诉讼档案电子化管理的现状、存在问题、发展趋势作粗浅探析，以期探索适合电子诉讼档案的管理模式。
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关键词 法院 诉讼档案 电子化管理
加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应对电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。
一、法院诉讼档案电子化管理现状
在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。
二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策
1.电子诉讼档案管理标准问题。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。
2.电子诉讼档案的长期保存问题。计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001 年6 月5 日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG 和TIFF 作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG 的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI 是一种优于JPEG 和TIFF 格式的一种图像格式，它是Office 2003 工具软件中扫描管理软件“MicrosoftOffice Document Image”所产生的数据格式，它“将JPEG 体积小和TIFF 高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。
3.网络安全问题。随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其他工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。
但不可否认的是,随着人民群众司法需求的增长,法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题,亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准,在库房建设、信息化建设等工作中,各家法院各自为政,导致一方面是重复建设、形成浪费,另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善,各院之间无法兼容,致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此,建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑,有效整合各类资源,在高级法院设立诉讼档案管理中心,建立中心库房,统一保存、管理实体档案,同时,走科技强院之路,充分利用高科技手段,将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存,实现档案管理工作真正意义上的信息化,从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。
一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题
(一)管理体制不健全
1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中,制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后,不能适应当前法院档案管理工作的需要,一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作,便于执行的诉讼档案管理办法。
2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案,在管理上只重层级,不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限,实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时,由于各自为政,不同法院的规定不尽相同,加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点,导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大,法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。
3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学,没有标准的统计办法,依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院,是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率,无法做到客观全面。
4.监督、激励机制不完善。目前,法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目,尚未形成有效的激励机制。
(二)信息化过程中标准不统一
当前,在“科技强院”思想的指导下,全国各地法院加快了信息化建设进程,诉讼卷宗数字化作为其中一项内容,也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件,在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性,一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求,必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。
(三)人、财、物保障不到位
1.库房紧缺。近年来,随着案件数量的激增,诉讼卷宗档案数量剧增,所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性,因此即使诉讼档案卷宗已经电子化,其仍需保存。按照规定,诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际,因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院,无力、无处再扩建档案库房,档案库房严重紧缺。
2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一,“案多人少”的矛盾十分突出,法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜,难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多,忙于完成查收卷宗等基本任务,无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。
3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。
二、完善诉讼档案管理体系的设想
(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制
1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定,国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定,档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分,法院是国家审判机关,以法院为全宗单位,以全宗为核心,实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案,只是做到了分级管理,没有体现集中统一的优势。
建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心,建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房,保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。
2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证,制定新的诉讼档案管理制度办法,重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释,重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型,为各项考核提供公平、有力的基础数字。
3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统,将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化,达到真正的无纸化审判。
4.科学配置人力,强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性,法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员,都应当保持档案队伍的相对稳定,保证档案人员政治过硬,不断提高档案人员的业务能力。
5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项,以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。
(二)诉讼档案信息化的解决思路
1.标准先行,科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准,指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下,作为诉讼档案电子化的基本依据,并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守,以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。
2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准,统一软件,保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集,真正实现由上到下的四级档案管理体系。
3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后,在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统,与现有的法院案件信息管理系统整合在一起,凡是上诉或进入审判监督程序的案件,根据一定的审批程序,向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量,缓解审判庭和法院档案部门的工作压力,也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。
4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中,同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗,如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理,达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。
关键词:基层检察;档案管理;完善
一、基层检察诉讼档案的特点及管理现状
检察诉讼档案分为四类，即:侦查、审判监督的刑事案卷;直接受理立案侦查的刑事案卷;控告申诉刑事案卷;民事、行政诉讼案卷。其包含了文书、笔录、同步录音录像资料等内容，以纸质、电子、声像等形式存在，通过一案一卷形式归档保管。检察诉讼档案是一种专业性较强的档案，其较之会计档案、文书档案等其他检察档案，数量方面表现出所占比重较大，数量较多，且不断呈增长趋势。
二、基层检察院诉讼档案管理中存在的问题
(一)现代化管理意识不强
检察诉讼档案并非简单的仅有资政、存史的功能，而是一个宝贵的“资料库”、“思想库”。科学、现代化的管理才能使之发挥其应有的作用。但目前很多基层检察院并未对检察诉讼档案管理有足够的认识。中、高层领导意识不强将直接导致:一方面是档案管理在人、财、物方面得不到充分重视和保障。另一方面，制度建设和监督实施方面力度不购，存在制度缺失或执行制度困难的情况。
(二)管理人员专业性不强、业务素质不高
作为一名档案管理员，承担着档案的收集、整理、归档、管理、鉴定及销毁等工作，作为检察院的档案管理员，不仅要具备档案管理的基本素质，更需对检察业务有充分认识，还要有能适应档案信息化要求的较高的计算机操作水平。才能在保证检察诉讼档案实现科学规范管理、提高利用率，并不断取得新发展和新突破。
(三)传统的档案管理模式已难以适应时代的新要求
近年来，检察诉讼档案的数量呈大幅增长趋势，编研利用需求也不断增加，加之司法公开、档案信息化的逐步深入，诉讼档案传统的简单分类和以保管为主的模式正面临着挑战。一是庞大的档案数量在档案数字化、信息化趋势下与传统的以人工管理为主的低效率管理模式之间存矛盾突出。二是档案工作重心已由收集保管向整合利用转变，“重藏轻用”的保管模式与以信息整合为中心的“后保管模式”之间形成矛盾。三是档案信息化趋势下诉讼档案数字化与当下硬件设施及软件滞后产生矛盾。四是诉讼档案可公开内容在逐步面向社会更为广泛人群开放的前提下，缺乏制度规范和技术支持，如对可公开内容的界定、公开查询制度、公开的方式和途径等。
(四)检察诉讼档案信息化进程缓慢
目前正在推广的档案信息化建设，是通过数字化技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化信息存储，通过网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，极大的改善了传统手工管理模式和运行机制，不仅保存数据量大，而且查询方便快捷。随着档案数字化和信息化应用的不断深入，诉讼档案信息化是一种必然趋势。
三、完善基层检察诉讼档案管理的建议
(一)转变观念，全面提高诉讼档案管理及其信息化重要性的认识
首先是主要领导应加强对诉讼档案的重视，树立现代化档案管理、利用意识，切实把诉讼档案资源信息化提到战略高度来思考，不断完善管理机制，健全管理制度。其次，检察干警应当全面普及诉讼档案规范化、信息化建设的相关知识，强化质量、安全保密意识、查询借阅等方面的认识。
(二)培养复合型管理人才
诉讼档案现代化管理对管理人员提出了较高的要求，这就需要配备业务水平高、具有现代化管理技能的复合型档案管理员。专职档案员不仅要具有较高的政治素养、较强档案管理素质和检察业务知识，才能够熟练使用和维护管理软件。
(三)建立一个针对性强、可操作性强的检察档案管理系统
目前所使用的档案管理软件停留在诉讼档案目录数字化后的检索利用层次，而没有针对专业档案进行深入开发。笔者认为，在加强检察诉讼档案数字化、信息化管理方面，应增强检察档案资源开发利用的实用性和针对性。例如在设置案卷检索时自动关联不同部门和阶段归档的有关联的案件。
(四)创新管理模式，加强检察诉讼档案信息化建设
传统诉讼档案管理主要以人工管理为主，且重藏轻用，查询利用必须查看原始档案。随着科技的发展，信息化建设将成为创新检察诉讼档案管理的突破口。将庞大的诉讼档案资源以电子文件的形式存储起来，加之配套的归档、查询、借阅系统。
(五)增强基础设施建设，提高检察档案管理的物质保障条件
检察档案管理工作正向着规范化、现代化和科学化前进，先进的理念和技术只有配上先进的设备，才能充分发挥作用。随着诉讼档案信息化建设的推进，必须逐步加大档案设备硬件的投入，提供符合要求的管理系统相应的加密技术、防火墙技术、监控技术的同时，相应的基础设施及档案录入和输出的网络平台、库房管理等硬件设备也应跟上时代的步伐。
［参考文献］
［1］张苏婷．基层法院诉讼档案工作之我见［J］．兰台世界，2013(z3):25．
加强诉讼电子档案管理对于法院档案工作向现代化管理方向转变、实现阳光司法具有积极意义。目前诉讼电子档案管理存在档案人员队伍建设薄弱、技术应用不够完善等问题，对此应予高度重视，分析问题原因并寻求解决对策。
关键词：
诉讼电子档案;诉讼电子档案管理;问题与对策
加强法院诉讼电子档案管理，对于法院档案工作向现代化管理方向转变以及助推阳光司法具有重要意义。笔者以杭州市中级人民法院（以下简称杭中院）为例，简要分析法院诉讼电子档案管理存在的问题，并提出解决对策。
1问题分析
其一，档案人员队伍建设亟待加强。杭中院诉讼电子档案管理工作量大、工作技术含量高的特点很明显。工作量大集中体现在档案人员需面对大量的查档者，要经办一系列手续。首先是对内提供查询服务，内部工作人员如需查询诉讼电子档案，要登录电子卷宗查询系统，选中所需条目并提出申请，档案人员对申请人的相关情况进行审查，并予通过审查的申请人相应的临时权限，申请人获得权限后即可查询档案。其次是对外提供查询服务，社会人士事先递交查档申请，并附上身份证明、单位证明、查档事由说明等相关材料，档案人员对递交的材料进行审核，通过审核后将所需的诉讼电子档案发送到指定计算机供申请人查阅。此外，档案人员还肩负有对电子档案相关信息进行统计、指导各业务部门形成电子文件并及时归档以及与省高院和各区法院档案人员保持密切业务联系的职责。目前，杭中院只有8名档案人员，他们面对繁重的档案工作显得力不从心，8人中有4人为外聘人员，档案人员队伍不够稳定。工作技术含量高主要体现在与省高院、各区法院通过诉讼电子档案管理系统实现档案资源的互联互通，实现档案远程调档与异地查阅；将电子档案备份在信息数据中心的磁盘阵列上，并定期通过专门网络远程备份到杭州市容灾中心。目前杭中院档案人员普遍年纪偏大、缺乏信息技术知识，难以胜任工作。其二，工作中应用的技术不够完善。就杭州市的情况来看，现有的档案数据库在数据结构、逻辑设计和物理设计方面不够完善，在实现数据共享、确保数据安全和数据完整性方面有待提高，档案安全防范工作还需加强。此外，现有的检索条件无法满足海量档案的检索需求，检索效率低下；市中院与省高院、各区法院的档案资源互联互通缺乏深度与广度，工作成效并不理想。
2解决对策
2.1加强档案人员队伍建设
首先，增加外聘档案人员数量，确保人员队伍稳定。针对人员编制短期内难以增加的现状，应转变理念，积极依靠外聘人员开展工作，及时增加外聘档案人员数量。可与相关高校或高职院校建立长期合作关系，吸收信息资源管理专业或档案专业的优秀毕业生入职，提升档案人员队伍整体素质；要多措并举维护队伍稳定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓励档案人员安心工作、做出业绩、有“为”有“位”。其次，加强对外聘档案人员的业务培训。对外聘档案人员的培训侧重点应是法院业务工作特别是诉讼工作，以及与工作联系密切的信息技术，要在档案人员上岗前提供岗前培训、上岗后定期组织业务培训，让档案人员掌握法院工作和诉讼工作的最新进展，学习最新的信息技术知识；还要组织档案人员参加省、市档案部门组织的档案业务培训，或邀请高校信息资源管理专业的学者举办讲座，及时更新档案人员的档案业务知识结构、了解档案学前沿的理论知识，为他们创新工作理念与工作方式提供知识储备。
2.2完善工作中的技术应用
人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记录，它是做好审判工作，进行审判家监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作既是法院审判工作的重要组成部分，同时也是我国档案事业的重要组成部分。为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，我国相继出台了《档案法》和《档案法实施办法》，在此基础上，最高法院制定了《人民法院档案管理办法》等八个规范性文件，作为全国法院档案工作共同遵守的规章制度，这为人民法院依法治档提供了法律依据和法律保障，也为法院档案管理规范化奠定了坚实的基础。自1991年10月22日第二次全国法院档案工作会议以来，人民法院的档案工作获得了快速的发展，一大批基层法院的档案管理迈入了省特级的行列，实现了档案的集中统一管理，建立健全了档案工作机构和配备了档案工作人员，初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、具有人民法院特点的档案工作体系，档案的社会和经济价值得到了充分的发挥，一些法院还组织力量积极开发诉讼档案管理软件，实行计算机目录自动检索，光盘存储，为实现全国法院诉讼档案管理电子化进行了有益的探索。但同时也必须看到，随着审判方式的改革和审判流程管理科学化程度的进一步提高，对人民法院的档案管理提出了更高的要求，然而当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分法院仍然存在，重业务轻档案的观念仍然还很严重，档案管理规范化还存在许多亟待解决的问题。本文将主要围绕诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就规范法院诉讼档案管理提出意见和建议。 一、人民法院诉讼档案管理规范化的基本要求 1、管理科学化。管理科学化是实现人民法院诉讼档案管理规范化的前提条件。所谓科学管理就是要结合人民法院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。 2、建设标准化。即对法院档案库房、装备等基础设施应当作出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应作出明确的规定。各级法院应当严格遵守执行最高法院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专职档案管理干部。 3、档案人员现代化。档案管理人员现代化是实现档案规范化管理化的重要保障。人是最积极、最活跃的因素，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人来掌握和运用，档案管理工作的提高始终依赖于档案工作人员素质的提高。因此，要实现档案管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。 二、当前人民法院诉讼档案管理存在的问题及原因 1、档案质量不高，诉讼文书材料混乱。最高人民法院关于《人民法院诉讼文书立卷归档方法》对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。同时在具体工作中案件卷宗一般要经过承办法官、庭长检查，审判监督庭评查，法院档案管理人员最后审查后才可盖章归档。但这些规定往往没有得到很好的落实，卷宗审查也往往流于形式。在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求，裁判文书张冠李戴等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。存在这些问题的原因主要有以下几点：一是缺乏对诉讼档案重要性的认识。人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记载，通过它可以反映审判工作的客观规律，指导审判工作。但一些审判人员认为只要案结了事就可以了，对诉讼材料的制作、整理、装订漫不经心，潦草行事，以致人为地制造错误，降低了诉讼档案的质量。二是责任心不强，缺乏严格要求。卷宗评查是一件相当枯燥、繁琐的工作，它需要耐心细致。严谨认真的工作态度才能做好。但一些负责卷宗评查和审核归档的工作人员工作消极，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，对卷宗中存在问题视而不见，以致卷宗中存在的问题无法得到及时修正，一旦卷宗归档，往往造成永远的缺漏。三是学习积极性差。
2、档案管理期限不合理，卷宗内容繁琐不堪重负。1991年，最高法院颁布了《人民法院诉讼档案保管期限的规定》，该规定将档案管理的期限划分为永久、长期和短期三种，并规定了档案核销制度，这对于规范档案管理，缓解档案库房压力发挥了积极作用。然而随着社会经济的发展，人民法院受理的诉讼案件越来越多，随之诉讼档案逐年递增，相当一部分法院档案库房非常紧张，处于超负荷的运行状态。而《人民法院诉讼档案管理期限表》一些条款不尽科学，对一些案件档案保管期限过长。如随着裁判文书格式的不断改革，裁判文书的内容更加简明，尤其是以调解、撤诉结案的案件，基本上没有什么实质性的内容，保存价值并不大，而依据《规定》，这些案件最低要保存30年，这无形中造成了浪费。同时相当一部分法院并没有依照规定积极开展档案核销工作，致使档案库房中的档案有增无减，这些都加剧了档案库房的压力。
3、档案管理混乱，归档不及时。法院诉讼档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。但在实践中，部分法院并没有配置专门的档案管理人员，而是由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有效监管，极易造成档案管理混乱的现象。一些档案借出后没有按期归档也无人问津，无人担责，有些卷宗材料放了很长时间得不到整理和及时归档，从而造成档案的遗失和残缺。
4、档案工作机构不健全，档案管理人员素质不高。按照最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定，各级法院应当设置与其职能任务相适应的档案工作机构，配置专职档案管理干部。但在实践中部分法院档案机构不健全，物质装备不到位，缺乏必要的保护、维修设施，档案工作还停留在人工方式；档案管理人员素质参差不起，档案管理队伍不稳定，在法院系统中具有档案专业技术职称的更是寥寥无几。最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定将法院系统的档案管理人员定格为高中以上学历，这在当时也许有其合理性，但现在已远远不能适应法院档案管理的需要。法院档案管理的规范化要求档案管理人员既要具有档案专业知识，又要具备一定的法律知识和计算机知识，这就迫切要求对最高法院的上述规定作出修改，加大对法院系统档案管理干部的培训工作。 三、关于规范人民法院诉讼档案规范管理的几点思考 1、在新的形势下进一步明确法院档案工作的重要性。诉讼档案是人民法院审判活动的历史记录，它客观地反映了审判工作的质量和规律，对法院今后的审判工作具有重大的指导作用，同时。诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民法院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。因此，必须把档案工作放在全国法院整体工作的大局中认识，档案工作是整个法院工作不可缺少的一部分，各级法院应增强档案意 识，关心、支持档案工作。
关键词：检察诉讼档案开发利用管理
一、检察诉讼档案的定义和价值
（一）检察诉讼档案的定义
检察档案，是指检察机关在从事各项检察工作中形成的，具有一定保存价值，并经过立卷归档，作为真实历史记录，实行集中统一管理的各种文件材料。根据各种文件材料不同的性质以及载体的不同，检察档案可以归纳为七类，即文书档案、诉讼档案、财会档案、设备档案、基建档案、实物档案和声像档案。在七类档案中，诉讼档案为检察机关所特有，对于检察工作具有重要意义。诉讼档案是指人民检察院在各种诉讼活动中依法独立行使检察权以及履行法律监督权所形成的、具有查考利用价值的各种载体的诉讼文书总称，包括刑事诉讼档案、民事诉讼档案和行政诉讼档案。检察诉讼档案必须反映三方面内容，一是案件的基本情况（包括犯罪嫌疑人或被告人以及申诉人身份情况、案件来源、案件基本事实、证据以及决定事项等）；二是反映办理案件的全过程（包括各个诉讼阶段）；三是对案件中涉及到的侦查、审判监督的工作情况。
（二）检察诉讼档案的价值
首先，检察诉讼档案能够为追诉累犯和遗漏罪行提供证据。在审查批捕、工作中，经常发现犯罪嫌疑人构成累犯或存在漏罪，而公安机关移送的案卷缺乏相关证明材料。在这种情况下，通过查阅检察诉讼档案，调取相关证据材料，能够确认犯罪嫌疑人是否构成累犯、是否存在遗漏罪行问题，为准确打击犯罪、维护法律尊严提供了依据。
其次，检察诉讼档案能够为复查案件提供服务。如控申部门针对群众举报、控告、申诉所反映的问题，对案件进行全面复查。这时就需要查阅相关案件的检察诉讼档案，以便及时答复举报人或申诉人。
最后，检查诉讼档案为立法和普法教育服务。诉讼档案完整记录了案情及处理过程，这些案件的处理既有前人经验也经受了历史的考验。北京市检一分院依托诉讼案卷材料，广泛采集2011年以来共计200余件职务犯罪案件数据，通过分析这些数据信息，总结法院量刑规律，提高检察机关量刑建议的科学化水平，推动法院量刑均衡。
2008年以来，北京市检察机关运用大量鲜活的诉讼档案资料，多次举办反腐倡廉法制教育巡展，并建立首个廉政教育警示基地，向广大干部、群众开展宣传和警示教育，使群众更加坚信党中央反腐倡廉决心，进一步增强普法教育的生动性和效果。
二、检察诉讼档案管理工作存在的问题
（一）办案人员的档案意识淡薄，对档案工作投入不足
检察诉讼档案对于检察院工作的重要性不言而喻，但由于检察院的核心业务是办理案件，档案工作处于辅助地位。因此，部分办案人员档案意识薄弱，对档案工作重视还不够，对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间没有给予充分的保证，也没有真正把档案管理工作与部门业务工作有效结合起来。
（二）档案管理人员业务水平良莠不齐，缺乏专业培训
长期以来，检察机关招录的干部大多为法律专业人才，特别是分院级检察机关定位为办案机关，专业的档案管理人才及其匮乏。其次，在检察机关内部，检察档案工作往往被视为“副业”，并不易显现价值，因此青年干警大都不愿从事档案工作。领导在选用档案人员时，不得不将一些年龄较大的干警安排来从事档案工作。由于他们既没有相应的档案专业知识，对现代化管理设施设备的使用也存在一定的困难，且对其培训也没有真正引起足够的重视，因而他们较难做好档案工作。因此档案管理员在工作中处于“门外汉”的尴尬状态，阻碍了档案工作的科学发展。
（三）检查档案工作重管理轻服务的特点，影响了检查档案的利用服务水平提高
检察机关档案室保存着自建院以来大量的档案资料，每年还有大量文书和诉讼卷宗产生，这些档案资料蕴含着丰富的信息资源，记载了每个检察机关的发展史。而个别检察院的档案人员仍把自己当作传统的档案资料收集员、整理员和保管员，在对档案资料按部就班地收集、整理、归档之后，就束之高阁，等待利用者上门查阅，这种工作模式严重影响了检察档案的开发利用水平。
三、加强检察诉讼档案的管理和利用服务水平
（一）加强对检察诉讼档案的科学规范管理
检察业务部门在工作中形成的侦查案卷，在审判监督中形成的刑事案卷，直接受理立案侦查形成的刑事案卷和控告申诉案卷，是反映检察机关履行法律监督职能，开展各项检察活动的重要凭证。要规定各业务部门定期或不定期把办结的诉讼案卷向院档案室移交归档，归档的文书、诉讼案卷材料应齐全完备，达到国家档案局、最高人民检察院规定的诉讼案卷的归档标准。要严格按标准进行分类组卷；要严格按照著录、索引规则，建立和完善诉讼档案数据库系统、查询系统和库房管理系统。
（二）提高档案管理人员业务水平，建设专业化队伍
《人民检察院诉讼档案管理办法》第五条规定：“最高人民检察院和各省、自治区、直辖市人民检察院应设专门的档案工作机构。检察分院、自治州和省辖市人民检察院应设档案工作机构或配备专职档案人员。基层人民检察院应配备专职或兼职档案人员。”由此可知，设置专门机构和配有档案专业工作人员是实施档案工作科学化管理的先决条件。
要提升检察档案管理人员政治素质，树立高度的职业责任感和坚定的事业心，提高档案管理人员的档案意识和法制观念，充分认识检察档案的重要性以及它们潜在的价值；建立对档案管理人员定期培训的制度，尽快提升其业务水平。
（三）提高检察诉讼档案的开发利用水平
1.做好检查档案的编目和编研工作
做好“编目”和“编纂”。在一般档案编目基础上，将内容一致的档案信息集中编目，对各类案卷按其罪名进行集中编目，写明时间、案由等，系统地加以利用；编纂，即对档案信息进行系统化、精练化的过程，把庞杂的零散的档案信息进行有机地结合和系统的考订、加工，使其准确系统。如对库藏有关重大事件、重大决策和重要案件的档案材料进行深入研究，形成有深度的专题材料，为利用者提供方便，特别是对大事记的编写，要倾注大量精力，全面、客观、准确地反映检察事业发展情况。如2012年，档案人员通过对数百份档案卷宗进行逐一查阅，撰写了《犯罪嫌疑人在逃期间办理假户口隐瞒身份逃避抓捕问题应引起重视》，被中央办公厅转发，并分别被总理、公安部孟建柱部长作出重要批示。通过编研，档案资料得到二次或更多次的精细加工，使档案资料浓缩化、优质化，产生一系列增值的新产品。
2.开发检查档案信息检索平台
充分发挥电脑技术的优势，尽快开发出多功能、全方位的检索系统和检索工具，让使用者及时查到高质量、有价值的档案资料。增强快速查阅能力，扩大查阅范围，尽快形成检察机关档案网络系统，做到资源共享。大力采用缩微技术等先进技术，提高档案自身的科技含量。积极探索档案自身增强科技含量的方法和途径，使检察档案发挥最大效能，提高其利用率。如北京市检一分院更新工作方式，对档案实行电子信息化管理和检索。将全部库存诉讼档案卷宗及文书档案等信息全部补录制成档案电子数据库，实现了“一键式”管理和检索，使档案的查询和利用更加方便快捷，把静态的档案信息变成了可以提供各类信息服务的数字化资源。
3.搭建检查档案开放平台
随着社会的进步，检察档案作为社会共同资源得到广泛的认可，积极探索检察档案利用与开发的各种渠道和途径，具有十分重要意义。一是探索对外开放档案渠道，借助“检察开放日”、“人民监督员制度”、“检务公开日”等平台，向当事人及其人、专家学者、社会公众开放检察档案；二是探索拓宽公开查询方式，公开当事人通过电话预约方式申请查阅档案的条件，手续和注意事项等内容；三是确定公开查阅范围，除了涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的诉讼档案不予公开外，其他档案可以探索逐步向社会公开。
四、优化检察档案开发与利用工作的展望
检察档案开发与利用工作是一个许多因素相互作用的复杂的工作，检察档案工作者必须从主观因素和客观因素方面进行改善，优化对检察档案开发与利用的工作。
（一）加强理论研究
坚持加强对检察档案开发与利用工作相关的档案理论研究，使其更有利于指导实践。目前为止，我国检察档案方面的理论仍然滞后是我国检察档案工作发展的桎梏。检察档案工作必须要做到不仅从实际出发，研究分析档案工作的现状，还要具有长远发展的视角研究发展趋势。此外，要审时度势，用创新型思维探索检察档案开发与利用工作出现的新情况、新问题、新挑战，并且抓住机遇，制定相应的对策。正确分析和判定档案的保存价值，准确划分档案的保管期限，使其更具科学性，同时，必须注重研究探索操作性强的工作规范和工作标准。
（二）优化馆藏
优化检察档案室馆藏质量与结构。首先，去粗存精，即对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。其次，档案收集阶段始终坚持注重档案质量，必须把保管期限划定不准确、重复文件进馆等问题杜绝在进馆前。
（三）坚持标准与制度建设
档案是人类社会各种实践活动的历史记录，档案价值的形成也是来源于实践。符合规律，符合实践的一般标准是整个检察档案工作标准体系的基础。因此，遵循档案价值的形成与实现规律，加快构建一套完善的一般标准与特殊标准相结合的检察档案工作的标准体系。此外，由于档案开发与利用是一项复杂而繁琐的工作，具有其特殊性，因此在遵循一般标准外，还应探索理论性鉴定标准和技术性鉴定标准。
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