关键词：档案管理；数字化；金融企业
人类社会在进入二十一世纪后，正式进入了信息时代，随之而来的网络技术及计算机技术迅猛发展，数字化及信息化不断的冲击着人们的视野，伴随着经济的全球化及金融的全球化，人类对数字化及信息化技术的应用，对国际资本大量流动的需求，致使档案管理工作面临着极大的机遇与挑战。档案管理数字化已经成为经济发展的必然要求，金融企业需要抓住这个发展的机遇，迎接挑战，用科学武装头脑，做好科学化的档案管理工作，促进金融企业业务水平的提升。
一、档案管理数字化具有重要的意义
1、档案管理数字化对于传统档案管理具有一定的优势
伴随着档案管理数字化的发展，档案管理数字化的优势开始逐渐的显现出来。与传统的纸质档案及音像档案相比，数字化的档案具有以下几方面的优势。首先，档案管理数字化可以节省大量的存储空间。其次，档案管理数字化可以延长档案储存的时间，数字化的档案对于保存环境要求低，通常情况一个电子设备就可以储存一个图书馆的档案。第三，档案管理数字化，可以方便档案的备份，提高了档案管理人员的工作效率，提升了档案的检索效率及利用率。
2、档案管理数字化是社会发展的大势所趋
在科技高度发展的现今社会，传统的纸质档案及磁性档案已经远远跟不上时代的步伐，满足不了人们快节奏的生活方式。传统的纸质档案及磁性档案管理需要耗费大量的人力、物力及财力，同时存储档案对环境要求很高，不但需要大量的空间，还需要确保一定的温度、湿度等条件，对于传统档案的检索，虽然工作人员已经通过编号进行了索引，但是面对大量的档案检索文件仍然是一项巨大的工程。数字化的档案，通过扫描、人工及拍照的方式将传统的档案转化为数字化的档案，不但节约了存储的空间，同时也提高了检索及维护的效率，适应了现代社会的需求。
3、档案管理数字化对于档案的传输有一定的优势
传统的纸质档案及磁性档案，通常情况下会存储在图书馆、档案馆及一些存放档案的地点。实体档案的检索需要到这些存放档案的地点才能检索，本地实体档案的检索还相对比较方便，但是，异地实体档案的检索就非常的不方便了。数字化的档案已经通过技术手段转化为数字信息，并存储在电子资源中，这就方便了档案的检索及查阅，可以通过网络实时传递，不但节约了成本，还可以达到资源的共享。
二、档案管理数字化的实践方式
1、在全社会普及档案管理数字化，形成整体性的数字档案管理系统
档案管理数字化需要全社会各行各业的人员树立档案管理数字化的意识，并在行动中践行档案管理的数字化。档案管理数字化由传统的纸质档案转化为数字档案的过程是一个艰巨的任务，需要耗费大量的人力、物力及财力，同时还需要耗费大量的时间和精力，因此，需要全社会各行各业共同的努力，共同为档案馆理数字化尽一份力。社会各行各业可以在进行档案管理的过程中，将实体档案与数字化的档案一同存储，这样档案馆在管理中就可以省去转化的工作，极大的提升了档案管理的效率。企业在发展数字化档案管理时需要注意将数字化的档案采集、档案查阅及档案管理三个系统综合管理，提升整个企业档案管理的水平，数字化的档案采集系统是整个数字化档案系统的关键，只有采集档案的准确才能确保查阅及管理的准确性。日常的档案管理系统是维系整个数字化系统的重要渠道，数字化的查阅系统可以确保数字化档案查阅的高效率性。
2、制定具有科学性及合理性的档案数字化建设制度
档案管理的数字化需要有一定的制度规定做保障，每个单位、每个部门都需要制定科学的合理的档案数字化的建设制度，需要统一部门的数字化文档的归档标准、档案数字化的技术指标、档案数字化的查阅标准、档案数字化的安全制度、档案数字化的更新和销毁标准及移动存储的管理制度等等。通过制定制度，来规范整个企业及部门人员数字化档案管理的行为，相关部门及人员需要严格遵守建立的制度，促进档案数字化的合理、健康发展。
3、实施档案管理的数字化需要着重注意档案安全的管理
实施档案管理数字化对于实体档案的保存及传输有重要的促进作用，不但方便了同城档案文件的传递及管理，对于异地档案文件的检索及管理更是节省了大量的时间，为档案管理的大量性及传输性提供了方便。但是，在如此方便的前提下产生了一个重要的问题，就是档案管理的安全性问题，数字化的档案的传输及应用需要借助一定的网络机制，伴随着网络的发展，一些不安全性因素逐渐产生，如电脑网络的病毒、黑客的攻击、网络漏洞造成的隐患等等问题，这些都严重影响了数字化档案的安全传输。因此，做好数字化的档案管理需要注重档案安全的管理，采取访问控制、系统漏洞定期扫描、病毒的防护及档案信息加密等手段。
三、档案管理数字化对于金融企业业务创新的启示
1、用档案管理数字化的创新理念武装企业档案管理的创新
我国随着经济的发展，必然会形成大量的金融企业的档案，这些档案在一定程度上以数字的形式记录了企业发展的成功与失败的脚印，反映了一个企业发展的经验及教训，并从侧面反映出了一个企业所受到的党和国家政策的影响。我国目前急需要档案管理的创新理念来指导企业的档案管理工作，适应不断发展的社会形势。目前，我国金融企业档案管理存在管理观念陈旧、方法单一、满足于现状及不思进取的问题，许多企业的档案管理沿用以往传统的观念，缺乏创新的激情与动力。思想是实践的先导者，只有做到思想方面的解放及观念的创新，才能实现理论的创新，实践的创新、因此，我国金融企业要想改变这种状况，需要以创新的思想为动力，改变固有陈旧观念，突破旧的档案管理模式，树立创新的理念，积极的探索金融企业档案管理的新方法、新思路；要在继承弘扬传统的基础之上，大力推进与时俱进及开拓创新的精神，创新档案管理的管理方式、手段及机制，促进金融企业真正实现档案管理工作的创新发展。
2、金融企业档案管理的创新需要进行档案管理方式的创新
伴随着全球经济的突破性发展，大量的国际性资本在金融市场上流动，这种流动造就了大量的金融企业档案管理工作，金融企业要想抓住数字化档案管理发展的机遇及挑战，就需要在档案管理方式上创新。首先，需要促进管理模式的创新，促进金融企业管理方式及手段的现代化发展，牢记金融企业档案是企业的经济效益及社会效益的一部分，主动推进企业金融档案管理的发展。其次，要促进管理手段的创新，数字化的档案将逐步取代传统的档案成为整个档案事业发展的主要方向，要促进金融企业档案的收集、归档、检索、整理、分类及编目由手工向现代化推进。最后，要促进各个金融机构间的交流和沟通，实现金融机构档案管理的网络建设，改变目前金融机构数字档案各自发展造成信息不畅的问题，在确保金融机密的前提下实现企业间档案工作的分工协作、资源共享。
3、确保金融企业管理人员素质的创新与档案管理创新步伐一致
档案管理随着经济的不断发展，其工作的内容也在不断的发展，无论是服务的内容、服务的手段还是服务的质量都在不断的发展，为了适应这一发展趋势，金融企业的档案管理人员需要提升个人的素质，使自己成为一名复合型的金融档案管理人员。首先，需要不断提升自身的政治、经济及文化水平，在适应经济形势的前提下，提高档案工作的质量及水平， 不断的学习市场经济新的理论知识，加强对邓小平理论及三个代表重要思想的研修，培养爱岗敬业的精神，强化自身的职业道德修养。其次，需要重视知识结构的更新，不断的学习先进的现代管理、科学技术及技能。最后，要注意将档案管理的工作与实践的活动相结合，将新的经验成果应用到实际工作中，促进金融企业档案管理及利用相结合。
参考文献：
[1]曹新文、李全萍：《档案管理需要电子化》，《档案学研究》，2009 （14 ）
文件材料的构成
非银行业金融业务档案是指非银行业金融企业在从事金融业务活动中直接形成的文字、图表、音像、照片、电子文件等不同形式、载体的真实记录。其业务归档文件材料构成范围是：
1.担保业务形成的文件材料
前期材料：应包括业务申请、受理和项目立项阶段形成的材料。主要有申保企业工商注册的基本信息，财务状况信息，企业简介，企业领导人资产证明，借款用途，担保申请书，批准立项及按照规定申保企业应提交的其他业务材料。中期材料：应包括项目初审、公司审核、评审会议评审、项目的审批、合同的签订等阶段形成的材料。主要有项目评审报告，申保项目呈报表，评委、专家表决意见，项目审批表，项目批复表，担保意向函，担保方案变更项目会签单，申保企业的董事会决议、股东会决议，抵（质）押物评估报告，委托担保合同，抵押反担保合同，质押反担保合同，保证合同，申保方的房地产证、他项权证等动产或不动产权利凭证登记簿，放款通知书，提前放款审批信息等业务材料。后期材料：应包括项目保后管理、项目续保、项目撤保、项目终止、担保债务的代偿与追偿、项目档案整理移交等阶段形成的材料。主要有对已担保项目的日常跟踪记录报告，项目延期、逾期、撤保的审批记录，解除担保通知函，退还抵押、质押的有关财产和权利凭证的记录，项目数据库，项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事担保业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
2.小额贷款业务形成的文件材料
前期材料：应包括贷款受理、贷款评估、贷款初审、立项等阶段形成的材料。主要有贷款申请，调查报告，评估记录，贷款建议，贷款方案，申贷企业按规定应提交的企业基础信息、立项报告等业务材料。中期材料：应包括贷款审查、审批、签署合同、贷款拨付阶段形成的材料。主要有审贷会的召集、评审过程的记录，审查意见，审批决议，贷款合同，贷款拨付记录等业务材料。后期材料：应包括贷后监管，贷款收回，逾期贷款，项目档案整理、移交等阶段形成的材料。主要有贷后检查记录、检查报告、整改措施、贷款收回记录、逾期贷款处理记录、项目数据库、项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事小额贷款业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
3.融资租赁业务形成的文件材料
前期材料：应包括业务申请、受理和项目立项阶段形成的材料。主要有承租方身份证明的材料，承租方经营历史沿革和近况的调查材料，承租方主要不动产的证明文书及资料，租赁物品的名称、型号、数量、合格证、装箱单、保修单、说明书、原值、净值等材料，记录承租方财税情况的材料，记录承租方资信及运行状况等业务材料。中期材料：应包括业务申请、审查、审批、签订合同、产权变更、质押抵押登记等阶段形成的材料。主要有项目申请，调查报告，审核意见，评审批复，签订合同，抵押登记，放款申请、审批，租金支付计划，付款记录，租金调整通知书等业务材料。后期材料：应包括租后管理，项目档案整理、移交等阶段形成的材料。主要有租赁物权属登记，支付第二笔款项申请审核，违反合同时形成的资产保全、及执行申请的材料，项目数据库，项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事融资租赁业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
4.资产、资本管理及其他金融业务
参照担保、贷款和融资租赁业务形成的材料类型分阶段收集。
文件材料的分类
企业文件材料分类所应遵循的原则是：以企业全部档案为对象，依据单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。而非银行业金融业务文件材料类别的划分，既要遵循以上原则，又要体现行业特色，是将这些文件材料归入传统分类体系中，还是另起炉灶开辟新的领域，青岛市档案局对此进行了细致的对比。
1.传统企业档案分类管理体系
传统企业档案分类,设置11个或10个一级类目，不同时期类目的名称不尽相同。20世纪90年代执行国家档案局《工业企业档案分类试行规则》时，设置11个一级类目，分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、干部职工类、声像类。分别采用大写字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K依次标识一级类目。党群、行政、经营、生产4大类的二级类目由时间结合事由划分；产品、科研、基建、设备的二级类目采用项目号或型号标识；会计、声像类按材料种类设置二级类目；干部职工类的二级类目一般按照姓氏笔画或拼音字母顺序标识。2002年立卷改革后，将党群、行政、经营、生产4个类别合并为管理类，共设置10个一级类目，分别是：管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、音像类、实物类、职工类。分别采用其类目名称中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写一级类目，即GL、CP、KY、JJ、SB、KJ、ZP（SP）、YX、SW、ZG。管理类、照片类分别按年度、保管期限设置二级和三级类目；产品、科研、基建、设备的二级类目采用项目代号或型号标识；会计、音像、实物按材料种类设置二级类目；职工类按归档流水号设置二级类目。
2.非银行业金融业务文件材料的分类
从金融业务归档文件材料构成范围来分析，这些内容与企业管理类档案的归档内容相近，可以将非银行业金融业务文件材料划为管理类，并与企业的党群、行政、经营、生产等管理行为形成的文件材料并行排列编号。但这样做的弊端是：由于金融业务是非银行业金融企业的主营业务，每年的业务量数以千计，形成的材料数量高达上万件，而且前期的客户调查材料和中期审批、签署合同等材料的保管期限不同，如果与管理类档案并行排列编号，同一个金融项目就要在不同的保管期限内分别流水编号，而且无法在文件材料随办随归的情况下保持相对集中，这样一个金融项目从项目的形成到办结所形成的文件材料的编号不连贯。考虑到上述因素，又要体现金融企业的特点，因此，我们按照DA/T42—2009《企业档案工作规范》中对企业档案分类提出应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性的要求，设置非银行业金融业务为单独的门类与其他十大类并行。一级类目用大写拼音字母JR表示；二级类目按业务类型或年度设置。用1、2、3……分别代表不同类型的业务，年度用四位阿拉伯数字表示；三级类目按年度或项目流水号设置；四级类目按项目流水号设置，项目流水号用数字1、2、3……分别表示。各级类目间，同为数字或同为字母用“.”间隔，数字和字母间不需要间隔。上述示意表示2014年度完成的第一个担保业务的第一件档案。这种分类方式适用于业务种类繁多，按照业务种类划分职能部门的金融企业，有利于部门整理归档，各自分类编号，互相不受影响。上述示意表示2014年度第一个金融项目的第一件档案，这个项目的种类不固定。这种分类方式适用于业务种类单一的金融企业，或者是该金融企业配备专职的金融档案管理员，所有业务材料不需要部门整理，由专职人员整理归档。
需要注意的问题
档案管理现状
档案分类情况。辖区13家银行的档案分类均不相同，有的分类比较精细，主要分为文书、会计、人事、信贷、基建、声像、设备、实物等类；有的分类相对简单，主要分为文书、会计、人事三大类。从机构类别上看，国有商业银行的档案分类相对规范，而其他银行档案分类则过于简单。
机构设置、人员配备情况。辖区13家银行中，仅有2家设有独立的档案机构、3家设有独立的档案鉴定机构，其余各家均把档案管理工作挂靠在办公室或人事部门，也未成立独立的档案机构和独立的档案鉴定机构。13家银行共有档案员99名，其中专职档案员11名，兼职88名。
保管方式及评级情况。目前，辖区4家银行档案采取由市分行集中统一保管的方式，其余各家均实行支行分散保管。8家银行的档案工作先后通过市档案局或上级行的档案评级。
电子档案归档及档案数字化情况。目前，仅2家银行的档案全部实现了数字化并对电子文件相关数据和信息进行了归档；6家银行的档案管理使用了档案管理系统软件，档案目录实现了数字化，但仅限于查询使用，并没有对档案实物进行扫描归档。
存在问题
基础设施不达标。绝大部分单位没有对档案库房进行系统规划，现有的库房普遍存在面积偏小,防火、防虫、防潮、防盗设施不全，库房、阅档室和办公室不分等问题,部分单位甚至没有专门的档案库房。
管理机制不健全。目前，只有4家银行真正实现了档案的大集中管理。大部分银行档案管理仍处于各自为政、支行分散管理的状态，没有独立的档案工作机构和独立的档案销毁鉴定机构，缺乏统一标准、统一制度。这样的管理方式既不利于监督管理，也不利于统一规范，更不能充分发挥档案信息资源整体优势，对档案的安全保障也有一定的难度。
制度建设严重滞后。一是档案类别没有统一的分类标准。全市金融机构档案分类各不相同，处于各自为政的状态，部分国有商业银行档案是参照上级行的分类标准进行分类，而其他银行档案的分类大都参照地方档案局文书档案的分类标准进行分类。分类不够准确，也不够精细,难以体现银行档案的特殊性。二是档案保管期限表没有统一标准。针对银行会计、信贷等业务档案的特殊性，缺少统一的保管期限表，给档案保管及销毁工作带来了一定的难度。
档案管理不平衡。特别是地方性银行业金融机构“重文书档案、轻业务档案”的现象比较普遍。为了通过档案局或上级行的档案评级工作，部分银行在文书档案的库房建设、设备配置、电子化管理等方面投入了大量物力、财力，文书档案管理已接近或达到了档案局的相关要求，但对业务档案的管理重视程度不够。在调研中我们发现某农村金融机构的文书档案管理已达到市档案局二级标准，配备了密集架、空调等设备，但其业务档案库房简陋，保管条件较差，会计凭证乱堆乱放，管理非常混乱。
电子化进程缓慢。目前，只有两家国有商业银行的档案全部实现电子化管理，并对新时期产生的电子档案进行了归档，部分银行的文书档案目录已实现了电子化管理。但绝大部分银行档案还处于原始的手工登记归档保管状态，对历史档案的扫描及电子化管理进程缓慢，也没有对新时期产生的电子档案进行归档，一定程度上影响了档案的使用效率。
管理人员素质不高。目前，全辖13家银行兼职的档案人员占比达89%，专职的档案管理人员占比仅为11%。兼职档案管理人员一般缺乏专业的档案知识，往往一身多任，投入档案工作的精力有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的编研、收集和开发利用，档案管理只能满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的阶段。兼职档案人员已很难适应新时期银行档案管理要求。
对策建议
进一步建立健全档案工作机制。各商业银行要将档案管理作为商业银行经营管理体系的组成部分，高度重视档案管理，将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同计划、同布置、同检查、同落实。建立与现代商业银行发展相适应的银行档案管理体制,从实际出发,因地制宜,建立独立的档案工作机构和档案鉴定机构。进一步建立健全银行档案工作规章制度，逐步由现在的多头分散管理过渡为大集中统一管理。
加强对业务档案的管理力度。随着银行管理体制改革与银行业务的不断拓展，银行档案的类型、载体形态更加复杂多样，银行档案部门要高度重视新型业务、新型载体的档案形成情况，及时将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，实现从注重文书档案管理到文书档案和业务档案管理并重的转变，不仅要重视银行传统的文书、会计、人事档案，而且要重视银行负债业务、资产业务、中间业务、国际业务、内部控制与稽核，风险等各种业务档案的管理,还应加强电子文件相关数据和信息的收集归档工作。
加强基础设施建设，改善档案保管条件。加大对档案基础设施的投入，做好规划，分步、分批建立符合银行档案保管要求的库房，同时配置必要的设施设备，不断改善现有档案保管条件，满足一定时期内档案数量增长的需要，确保档案实体绝对安全。
加快档案信息化建设步伐。一方面要加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一本行系统档案数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。
加强档案信息资源的开发利用，提高服务质量。强化科学编研，在开发利用的深度和广度上下工夫，从而挖掘出档案信息资源潜在功能。强化服务意识，提高信息服务工作质量，在服务内容上围绕商业银行经营需要，优化档案结构，丰富资料种类，开发档案信息资源。
加强档案队伍建设，提高档案管理人员的素质。要根据各自的工作现状、档案数量等情况，配备相应的专职档案工作人员，并确保档案人员的相对稳定，逐渐改变银行大多数档案人员身兼数职、调换频繁的状况。通过建立岗位责任制，使档案工作与效益挂钩，开展专业技术职务评审、组织外出参观、学习交流、开展档案工作检查评比等，提高档案队伍的凝聚力，促进档案工作的健康发展和管理水平的同步提高。
关键词： 金融电子档案； 管理制度； 数字化； 信息安全
中图分类号： G275文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）02-0095-01
一、建立电子文件档案管理制度
对办公自动化系统中的电子文件归档和电子档案管理工作提出相关要求，逐步实现电子文件的实时物理归档与移交，以确保电子档案的真实、完整、有效与安全，适时开展电子文件的网上接收工作。对传统纸质档案，进行电子档案化处理；对部分仍须留存纸质档案的，同时以拍照、扫描等方式归入电子档案，同时必须明确文书、科技、声像、实物等档案的电子文件格式。
二、开展档案数字化工作
（一）规范电子档案管理
规范数据存储、专用服务器，专人管理，灾备；电子档案的目录著录等管理，促进档案信息资源总量有序增加。完成档案案卷级目录、文件级目录的著录工作，建立完备的数据存储机制，规范档案信息数据格式，实现档案信息无障碍交流。
（二）建立电子档案系统
档案数字化是电子档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成电子档案形式，然后通过互联网进行检索、阅读电子档案。在实现档案数字化管理的前提下，能够在网上查阅没有密级的文件。同时，突出“快捷服务、优质服务”主题，实现档案信息服务网络化，档案信息资源共享，使档案信息化与全行信息化同步协调发展。具体包括以下几点：
第一，要满足总行对全系统档案工作进行垂直管理的要求；第二，实现全行全系统通过网络实现数据共享；第三，为全行全系统统一档案管理标准、规范管理模式，对分行的档案工作进行监控、管理和指导提供有效的工具。第四，能完成档案管理各环节（数据的自动采集、录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等），还具备管理以银行业务为主的多门类档案管理的功能；不仅能管理文本文件，还可管理声像、图片等形式文件的功能。第五、数据库自动定时进行数据库的完整备份，充分保证数据安全售后服务，保障用户对维护、服务、升级等方面的要求
（三）实现电子化办公系统、业务电子化流程系统与档案工作的良好衔接
使办公室处理后的文件材料直接转到档案管理系统，避免重复输入，使档案人员摆脱手工抄写目录等繁琐的工作，节省更多的时间和精力投入到档案利用中，让档案更好地发挥应有的价值。做好电子文件的归档工作，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行电子档案的同台管理，做好对办公自动化系统和底子档案的无缝对接工作。
（四）电子化档案的运用和保密工作
对档案实行电子化管理之后，应该规范对电子档案的运用，在享受电子化档案带来的方便与快捷的同时，应注重维护系统的安全性以及档案的保密工作。由于电子化档案载体的特殊性和信息的高密度性，电子化档案的运用和保密工作与纸质档案的运用和保密工作有很大区别。
1.载体的安全性。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分复杂，性能不稳定，可能存在档案失真的问题，而且对环境温度、适度、防磁、防机械损伤等条件要求较高。同时由于电子档案具有信息高密度性的特点，对电子档案的运用和保密工作提出了进一步新的要求。
2.传输的安全性。传输的安全性包含两个方面：物理的安全性和管理的安全性。物理的安全性，主要是指电子档案在更大范围得到共享的同时，也面临着无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒的威胁。管理的安全性，则主要是指应对有密级的文件设置相应的浏览权限同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。同时我们应进一步加强计算机管理、身份验证和密匙管理，防止内部信息外流，被不法人员利用，给银行带来不必要的损失。
三、制定统筹规划，确保信息安全
由于银行业务逐步由分业经营转向综合经营，档案的管理类型更加复杂多样，因此我行应提前制定相应措施避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，做到档案工作统筹协调，档案实体相对集中保管，档案信息高度集中管理，统一标准、统一制度、统一监督指导，保证全行的核心信息安全，为总分行提供统一的档案管理平台，办公系统各业务系统紧密结合，实现文档一体化。
档案实体分散保管，数据和服务器集中放在总行，通过多级授权，各分行可以相对独立运行，档案实体分散保管；分行各部门人员直接通过利用授权的身份登录，管理、查询需要的本分行档案，总行可以查看全行档案数据，分行需要查询总行或其他分行数据可以通过被查询单位的临时授权进行查看。其中，档案管理系统可建立多个相对独立的分行、支行的档案子系统，并授权下属机构通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用；对于公开档案，全行都可以相互查询，对于档案，需要相互授权才可查询；档案实体由于地域分散，因此还是保持分散保管。档案数字化工作由档案实体所在分行负责。
银行按照现代企业制度的要求对分支机构实行垂直管理。银行档案工作也应顺应银行管理体制改革要求，进一步理顺银行档案工作管理体制，使银行档案工作在银行改革与发展过程中得到切实加强。
[关键词]银行系统，会计档案，信息化，档案管理系统
中图分类号：G271；F830.42 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）44-0127-01
一、银行会计档案管理工作概述
会计档案是重要的经济档案组成部分，也是存在单位重点管理的内容之一。2005年我国实施的《中国人民银行会计档案管理办法》中，对银行会计档案的管理工作给出了明确的指示，目的是促使档案管理的规范化、完善化。
从定义角度来说，银行会计档案是指在银行机构日常的工作中，所形成的会计凭证、账簿以及财务报告等所有用于核算的专业材料。这些材料是反映本机构中经济业务的重要证据。作为经济金融类档案的一种，银行会计档案很显然与科技类档案、人事类档案有很大的区别。
这种区别表现在两个方面：
其一，银行会计档案具有很强的针对性。一般来说，凡是可以进行独立财务核算的单位，都会形成会计档案，但银行本身也是一个对外服务的金融窗口，这就要求其会计档案中除了一般企业（单位）所进行的会计档案管理内容之外，还要包括更宽泛的金融经济信息。
其二，银行会计档案种类较为稳定。无论是大型国有银行还是区域性地方银行，在统计会计档案类别中极少进行变动，便于作为管理部门的中央人民银行实行规范化制度。
总体而言，银行会计工作由于其特殊性、复杂性和严密性特点，促使形成了与其他会计行业明显不同的档案特点。
1.1 专业性
银行会计档案工作不仅仅是针对本机构的，更多的是关系到国家经济统计部门，并优先考虑整体经济的需求，换句话说，受到宏观经济政策的影响很大。而与宏观部门对接的过程中，需要通过各种专业性较强的手段提高效率。
1.2 严谨性
银行会计档案工作的形成过程造就了其严谨性的本质，从业务角度来说，所有的操作都是依赖于凭证完成，并形成相应的账簿，最后构成整体报表，任何一个数字都是有缘可查，彼此之间的依赖程度很大。
1.3 广泛性
银行会计档案工作涉及、服务和影响的范围很广，几乎包括所有的社会经济体（个人和组织）。同时，银行机构自身的发展也表现为广泛性的特征，几乎所有的银行机构都会建立分支，根据实际需要建立侧重点，筛选业务对象。
二、当前银行会计档案管理工作存在的问题
银行会计档案工作的稳定性，必然造成其管理问题的集中统一性，在目前国内的各类银行系统中，所面临的会计档案管理问题大同小异。
首先，会计档案管理部门没有固定的形式，只注重工作对象而忽视管理流程。根据《中国人民银行会计基本制度》（2006版）中规定，银行会计档案资料的管理必须进行集中管理和监督。但从实际操作中，档案资料的最终处理实行了集中统一处理，但在会计档案的管理形势上，则采用的是分散和柔性模式，赶进度的情况普遍存在。
其次，银行会计档案具有保密性，在一定程度上与社会管理制度形成了矛盾。例如银行的会计档案是否应该接受公安部门的监督，这是一个讨论已久的问题。根据我国法律规定，公安部门（经侦）有权利对存在一点的经济账目从银行档案中调查的权力，但根据《中国人民银行会计基本制度》规定，银行保存的会计档案不得外借。这种实际存在的 矛盾，必然导致中间手续的形成，既破坏法律原则，又对银行会计档案管理工作造成了不利影响。
再次，当前国内的银行会计档案管理制度缺乏完善，一些必要数据容易丢失。从会计工作本身而言，是在体制下进行严格的经济记录、整理和协调工作。但是，中央财政与地方财政之间存在的信息不对称情况十分严重，容易造成监督管理上的漏洞，如档案保存周期、档案监督权限等，最终形成监管分散、多头参与的复杂局面。
三、针对银行会计档案管理工作的改进策略
3.1 明确部门职责，加强统一管理
银行会计档案的形成是通过不同渠道完成的，换而言之，部门越多档案的细分化就越具体，但造成的沟通协作问题就越多。由于不同部门之间的权责不同，所进行的操作规范和硬件匹配各有差别，因此容易造成监督部门的监管乏力；如果将银行的分支结构考虑在内，必然会收到异地异步管理的影响。明确不同部门之间的职责，在体系内形成多条档案管理交流的信息流，有利于部门之间的纵向沟通和横向协作。因此要在银行体系内部明确规定各部门的会计档案类别，划定工作区域，避免重复劳动浪费资源。最终的档案数据进行汇总，实行统一管理的模式。
3.2 完善银行制度管理，提升会计档案科学监督力度
随着国内经济的快速发展和金融服务体系的扩充，我国的银行机构中所包含的经济成分也越来越复杂，严格意义上说，目前的银行体系中没有一家是国有独资企业。不同的利益成分坐拥在一起，必然会对银行制度化的形成产生不同的作用，并向有利于自身的角度发展。央行作为管理机构，可以从银行制度管理完善为方向，以银行会计档案为切入点，加大管理力度和完善力度。同时，虽然银行企业不得不遵守经济类法律法规，但真正发挥约束作用或者约束作用较强的，依然来源于中央人民银行的相关监督条例。从这一角度来说，完全具有管理和提升的可行性。
3.3 强化会计从业人员意识，明确档案管理责任范围
银行会计从业人员是主导档案形成的力量，也是档案管理的薄弱环节，会计人员的专业性、职业道德等方面培养也是必须要考虑的。一般来说，会计人员首先要完成业务工作，其次才能够针对档案进行立卷、审查、整理和归档等操作。对银行会计从业人员的管理，不仅要从体制内入手，还要包括体制外的检查和监督，例如定期抽检档案的完整性、规范性和及时性等，在相关专业性方面，通过定期培训或者引发学习材料的方式，督促银行内部档案管理工作的改革。同时，对从业人员的职责范围必须做出明确的界定，防止过度放纵或过度约束的现象发生。
参考文献
[1]李良军. 浅析商业银行会计档案管理现状[J]. 金融科技时代，2011，09：66-67.
[2]吴晓东. 转型期银行会计档案管理优化的思考[J]. 兰台世界，2014，S3：145-146.
[3]黄中华. 现代信息技术条件下的银行会计档案管理[J]. 金融会计，2010，11：58-62.
金融安全是国家经济安全的核心，金融风险危及金融安全，而造成我国金融风险最大的一个因素就是信用风险。我国在经济转型的过程中，银行信用规模快速扩张，而相应的信用制度却不够规范健全，随着银行信用规模的不断发展，由信用风险而引发的金融风险也随之而来，从而危及到我国的金融安全。因此，加强信用档案机制建设，通过对金融活动中各信用个体的行为进行记录和评定，能够有效促进信用个体提高履约水平，降低银行业信用风险，从而维护金融安全，保证国家经济安全。
二、信用档案建设中存在的问题
1.信用档案建设的意识较为薄弱。在信用档案建设过程中，比较突出的问题是各级部门的认识还不到位，制度还不完善，立法保护还处于空白等等。大力宣传信用档案的重要性，提高管理者的认识，树立和强化全民的信用档案观念是当前和今后一段时期信用档案建设中应重点解决的问题。
2.征集的信用档案信息较为陈旧。从对各档案信息网站的信用档案信息调研情况来看，普遍存在信息未及时更新的问题，缺少对个体信用行为的有效和及时的记录，同时，信用档案征集的范围也较为狭窄，种类单一，由此造成对信用档案信息的采集不够完整，加之数据库中存储的信用档案信息陈旧，在提供信用档案利用服务时不能提供有价值的信息，难以满足利用的需要。
3.相关政策法规建设较为滞后。信用档案要想发挥作用，必须依靠法律予以有力支撑。而我国目前尚没有一部征信的法律法规，而征信活动必须以原始档案信息的获取和积累为基础，相关法律制定的滞后给信用档案建设和发展带来了一定的阻碍。
4.信用档案共享机制较为缺乏。我国现有的信用档案信息都散存于街道、公安、医院、银行、保险公司及企事业单位等部门，且各部门对信用档案信息尚处于封锁保密状态，缺乏有效的机制使这些信用档案信息能够进行有效传递和流通，对我国信用档案建设形成了一定的阻碍。
三、加强信用档案建设的有效对策
1.增强全民信用意识。在成熟的市场经济条件下，企业无论占有多少物质资料或技术优势都是暂时的，只有信用是保持企业长久稳定发展的不竭资源，是决定企业可持续发展的重要因素。要使得诚信为本的理念深入人心，除了每个个体实际体验之外，政府还需要大力宣传建立信用体系和信用档案的重要性和必要性，使诚信理念深入人心。
2.努力实现信用法治。法律是信用档案建设的可靠保障，信用法律是否健全和有效执行，决定着信用档案建设的质量好坏，也决定着信用档案是否具有权威性和公正性。因此，国家和地方都要重视信用法律法规的完善工作，规范信用档案工作。首先，要建立《信用档案法》来约束各信用主体，建立信用信息共享机制，促进社会信用体系的形成；其次，要抓好法律法规的落实，确保违反信用者能够得到相应的惩处，以此来保障信用档案的权威性。
3.妥善管理信用档案。信用档案管理工作是一个系统工程，建立信用档案管理制度，要具有超前意识，对信用档案管理实行“前端控制”战略。即从一开始就要将信用档案纳入计算机管理的大系统，实现信用档案征集和管理的网络化。另外，在建立信用档案的过程中，档案部门要引导档案人员不断提高自身素质，积极为信用档案的建立打好基础，做好管理和服务工作。
关键词：档案机构大都会档案馆档案工作
中国档案培训团于2013年9月26日出访了英国伦敦大都会档案馆（以下简称大都会档案馆），档案馆馆长吉姆·匹克先生亲自接待了我们，并向我们介绍了大都会档案馆的工作基本情况。大都会档案馆建筑主管提姆·哈瑞斯先生全程陪同考察并与我们交流了档案工作的相关问题，下面简要介绍大都会档案馆的基本工作情况。
一、大都会档案馆简介
伦敦大都会档案馆位于英国伦敦克拉肯威尔北安普顿路40号，是一座紧邻街道的五层红白相间的砖混建筑，整体建筑呈回廊形，与这座城市的建筑风格有机融和。档案馆对面社区花园里各类植物生机盎然，周边环境恬静而安适。大都会档案馆总建筑面积大约是14000平方米，现在使用的建筑前身是个印刷厂，于20世纪30年代启用并改造成为现在的档案馆已经有30年。大都会档案馆设立于1883年，距今已有130年的历史，档案工作在伦敦金融城政府成立之前就已开展。1986年开始有了大伦敦市的概念，大伦敦市共有33个政府机构，包括32个自治区政府及金融城政府，大多数区政府都有了自己的档案馆，有些金融城之外的档案就建议保存在各自区政府的档案馆，1986年以后大都会档案馆就不再干涉金融城外的档案工作。
金融城在大伦敦市的地位较为特殊，一直保持独立及高度的自治。金融城政府的管理者由伊丽莎白女王直接任命，该管理者具有和伦敦市市长同样的级别，而伦敦市长则是由选举产生的。大都会档案馆由伦敦市金融城政府进行管理，目前政府拨给档案馆的经费是每年400万英镑（约4000万人民币），全职工作人员90人。
二、大都会档案馆的馆藏档案情况
大都会档案馆的档案工作与英国其他档案机构的工作内容相似，包括对政府的现行文件管理及档案的保护和修复工作。具体有伦敦金融城政府的文件、法院文件、著名的政治家私人的相关文件、相关的学校和医院的记录、圣保罗大教堂的婚姻和死亡墓地的档案。馆藏档案不单只保存伦敦金融城的内容，也保存有整个伦敦市的档案及更多关于伦敦城外的历史记录，其中记录了很多伦敦乃至整个国家的大事件。如十四世纪爆发的黑死病、1666年的伦敦大火、二十世纪的两次世界大战；有长度达到十米的铁路设计图纸、泰晤士河上著名的伦敦塔桥的竞标设计草案等。
金融城地处伦敦市的核心，其历史已经超过了一千年，因此大都会档案馆馆藏中有很多非常珍贵的与之相关的档案，如大文豪莎士比亚（Shakespeare）的相关档案；杰出的英国浪漫派诗人约翰·济慈（John Ke？ ats ）以及对世界的司法史具有重要贡献的《大》等等。最早的馆藏档案始于1067年，是一份城镇特许状。1600年以前留存的档案很多使用拉丁语记录，之后大部分都是用英语记录。馆藏档案数量排架长度达到了一百公里，在英国除了英格兰的国家档案馆外大都会档案馆是第二大的档案馆，是全世界保存城市记录最好的综合档案馆之一。
尤其值得关注的是大都会档案馆中还有很多关于中国的档案资料。其中最早的档案资料是在1850年在上海进行中英贸易的照片档案。另外在1968-1986年之间，伦敦市政府机构专门还对华人进行记录，其内容来自伦敦市32个自治区的中国人社区。同时，大都会档案馆专门对华人进行口述史的记录，形式包括档案、录像带和录音磁带，其内容是华人如何移民英国并居住在伦敦的相关专题，近期将以多媒体形式出版发行。另外，他们和华人社区合作了一个名为“龙的足迹”的项目，鼓励华人把个人记录向档案馆捐献，目前已经有19位卓越的华人捐献了个人记录，如第一家开设海外新华社的华人。
三、大都会档案馆档案的收集和征集工作
英国法律要求出生死亡登记、法院、政府文件等由档案馆保存，大都会档案馆和金融城政府相关机构有很好的合作，双方达成协议，每一年将文件记录主动交到档案馆。移交单位将档案按照法律、财务等大致分类后交给档案馆，馆内工作人员再进行细致整理后上架保管。
除了依法接收档案以外，公众也会将文件记录等以礼物形式赠送给大都会档案馆，机构则以租借保留所有权的形式向档案馆寄存档案。同时，档案馆也会就一些主题内容征集相关档案。目前，如奥运会的馆藏档案依法接收的比例是50%，其余的50%是主动征集和赠送的。
另外，大都会档案馆认为需要将档案工作和现实生活及商业用途紧密地联系起来，对相关机构的现行文件提供专业化的档案管理，如对市政道路建设、教育机构、律师事务所的现行文件提供专业化的保管工作。其意义所在，一是这些机构能有专业的档案管理，二是档案馆能系统地保存这些机构发展的历史，三是能让纳税人或公众看清档案馆的现实作用，认识到纳税的意义。
四、大都会档案馆的利用工作
大都会档案馆的利用工作是在英国的相关法律环境下开展的，自1958年颁布的《公共档案法》中规定，档案的封闭期为30年，自档案产生的下一年1月1日起满30年将向社会开放。在2000年颁布的《信息公开法》中规定任何公共部门都应该将信息公开，不公开则需要批准。规定中确定任何人都可以到大都会档案馆利用档案。在这里利用档案既有收费项目，也有免费项目，在复制档案时则适当收取一定费用，凡查阅档案原件的利用者都要先进行身份注册。据统计每年有3万人到大都会档案馆利用档案。其中，很多利用者在馆藏档案资源中寻找家族的历史，一些现代建筑师在查询伦敦历史建筑档案的同时，利用不同时期、不同风格的馆藏档案来参考设计现代建筑，以此来保障新建筑与历史建筑的规划设计上的协调统一。
大都会档案馆与利用者建立网络互动方式以提供便捷一流的服务。例如开设网站、咨询、电话、电子邮件等不同方式的服务措施。为此，网站上有600万件馆藏档案的目录信息，很多人可以在网上查找目录后，再到档案馆继续利用。2012年共收到25000份各类利用咨询。公众利用网站查档检索时，利用者在网上先注册一个号码，登录以后再开始进行目录信息检索，检索到所需要的目录信息后，可以选择是现在利用，还是在以后的一定时间进行利用，后台工作人员都会及时处理。用户也可以将自己检索的记录收藏，下次检索时可以直接打开已经收藏的条目来提高效率。为此，档案馆网站去年的点击量达到2800万次。
五、大都会档案馆的档案数字化工作
大都会档案馆在做好基础工作的同时还把档案馆重要的和利用率高的相关档案进行数字化处理并及时呈献给公众。档案馆自身也为公众提供扫描、复制服务。另外，档案馆与私人公司合作，完成重要档案的扫描数字化工作。例如请专门的私人公司对出生、死亡等历史登记档案进行数字化工作，至今按照人名统计达到了7000万个。由于馆藏档案数量庞大，目前已经数字化的档案数量仅占全部馆藏量的2%。
六、大都会档案馆的库房管理
大都会档案馆大楼非常坚固，因此为档案的安全保管工作提供很好的保障。由于档案馆在金融城中又处于伦敦市寸土寸金的核心地带，因此档案馆的空间利用率就要求很高，库房均采用了密集架。一些不常用的但是法律要求永久保管的档案置于架子的最高层，档案全部放在盒子里（档案馆根据尺寸用机器自己制作），同时对破损档案尽量做一些修复工作。
档案馆还根据档案的内容分类保存，依据载体分别存放在不同的库房里。纸质档案的库房保管温度是18℃、湿度是50%。馆内总共35个库房，采用设备调温调湿的库房只有一半，其他库房全部是利用自身墙体控温控湿，节省大量的运行费用。另外，档案馆每年会将保管期限到期的档案交由专业公司销毁。
七、大都会档案馆的宣传和推广工作
大都会档案馆非常重视宣传和推广工作，具体的推广活动都在档案馆专门的网站上进行，期间会和使用者互动。网站设置了论坛，大家可以就共同感兴趣的话题进行探讨。档案馆网站和金融城、政府及其他机构的网站设有链接，但是之间也有竞争，如何吸引公众的眼球和关注档案馆工作是他们宣传中面临的一个课题。目前网站广泛使用社交网络进行推广，例如facebook公共软件，在fleeker（音）社交网站中上传了大量的照片，把馆藏照片放在这个网上，是作为宣传和推广大都会档案工作的一部分。
档案馆会利用馆内空间作一些专题的展览，平均每年推出3-4个展览，如在2012年的伦敦奥运会举办时，需要展示出1908和1948年举办的两届奥运会的以往记录，正好馆藏档案中有伦敦举办前两届奥运会的相关记录，档案馆制作了相关的展览和展示据此作了很大的贡献。我们访问期间馆内正在展出的《莎士比亚的生活和时代展览》（Life and Times Of Shake？ speare）。按计划近期还要制作档案修复工作的展览。与此同时档案馆也会将这些展览租借给其他机构使用，如博物馆、档案馆、图书馆等。
档案馆也会举办一些档案及档案工作的普及活动。例如，请员工或志愿者来馆给公众讲课，讲授如何正确利用档案馆的普及工作和如何利用档案学习、学术研究、探究家族史等相关知识。
另外，大概10年前档案馆就认识到对学生进行历史和科技知识普及的重要性。档案馆每年都要针对不同年龄段的学生安排活动，同时专门配备了三个老师。就此专门制作了一个针对学校教育的小册子，里面讲述如何通过档案查找他们感兴趣的内容，档案能够给他们的生活带来什么？如何通过档案告诉孩子们成为一个良好的市民等等信息。小册子中还包含了文化遗产方面的内容以及相关活动时间的介绍，在宣传中这里的小册子起到了很好的推广作用。
融资模式是指项目法人取得资金的具体形式。主要有以下几种模式：直接融资模式、项目公司融资模式、设施使用协议融资模式、生产支付的融资模式，BOT模式。BT是Build（建设）、Transfer（移交）第一个字母的缩写，是BOT模式中的一种变异方式。BT是指项目投资者按项目发起者的要求和合同约定筹集资金并实施项目建设，项目建成后项目投资者按约定程序将项目移交给项目发起者，并从项目发起者那里得到全部合同价款的一种融资模式。这种模式不仅已经成为国际流行趋势，而且也逐渐成了国内不少地方政府为解决资金不足而需要建设大型项目的有效途径。
BT项目模式的出现，为大型建筑企业开拓新的经营领域提供了机遇。如何配合BT项目工程管理工作，最大限度的规避高风险，保证BT项目工程竣工时向项目发起者提交完整、准确、系统的建设项目档案，使企业效益得到最大回报，是施工企业必须要考虑的。由于BT项目模式在管理体制、资金运作上与传统的管理模式有着根本的变化，从而使档案管理工作也随之发生变化。为确保BT项目档案工作有序化、标准化，档案管理工作要与时俱进，档案人员认真学习新的管理模式的特点，及时了解新的管理模式对档案工作的要求，以适应新的管理模式的需要。
首先，BT项目模式的特点是企业的角色转变。施工企业由过去在整个施工实践过程中完全按照业主要求开展工作的施工方（乙方），变成了在新的模式下的投资方，成了“代业主”（甲方）的角色，也就是业主行使对该项目的管理职能。由于BT模式采用的是与国际接轨的施工管理模式，既要按照国际惯例去操作，又要结合国情开展工作，所以没有一套现成的管理规范去执行，这给档案管理带来了一定的难度，需要创造性地开展工作。
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