时间：2022-11-04 21:50:50
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇公立医院党建，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：医院基建工程档案 建设和利用
中图分类号：G271 文献标识码：A
1医院基建工程档案特点
医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体，围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生，并被传送到相关的部门和资料的需要者，形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征--价值性、滞后性、共享性外，还具有工程技术个性特征，它具有原始数据来源的分散性，加工处理的多样性和其时间、空间的差异性，以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性［1］。
基建工程档案和其它科技档案一样具有两个属性，一是具有使用价值，二是其本身就是一种科技信息。利用基建工程档案可以提高办事效率，节省人力、物力、财力，缩短设计、施工、结算周期；同时为医院的基建提供有价值的信息，为领导的决策提供有力的依据。只有充分了解和认识医院基建工程档案的价值，才有可能从实际出发，进行具体分析，发现其使用价值，充分发挥基建工程档案的社会效益和经济效益，更好地为医院教育和科研服务。
2医院基建工程档案的构成
医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成［2］。根据基建档案形成的特点，为了保证档案的完整性、可靠性和系统性，应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书，可行性研究报告，批准的立项报告，土地征用、拆迁补偿文件，批准的医院规划图，有关部门测绘的地形图、用地红线图，以及开工前必须的各种文件，如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同，地质勘探资料，施工图纸，图纸会审记录，设计修改通知、竣工图纸等。③工程施工档案包括开工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。④工程竣工结算经济档案包括招标文件，中标通知书，投标文件(或工程概、预算书)，竣工结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。⑤工程后期维修、装修、改造档案包括改造翻修图纸或文字叙述的简单维修、装修内容，招投标文件，工程结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。
3 医院基建工程档案的作用
要搞好医院基建工程档案的建设，首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用，建档的目的是为医院的建设和发展服务，档案离开了“作用”其价值就无从体现。
3.1 对同类工程设计具有重复利用和参考价值医院基建工程档案是从过去建院过程中形成的各种文件、凭证、函件、图纸、工程预算、竣工结算和各项记录等技术资料转化而来，它客观地记载了当时的历史情况，反映医院基本建设的完整过程。尤其是工程设计档案的最大特点是可以重复利用，这是基建工程档案通用性强的特征决定的，例如一些医技楼，
病房楼、门诊楼和道路等都可以略加修改重复使用或借鉴以往的施工图。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量减少设计成本［3］。
3.2 对日常维修具有参考借鉴和利用价值医院基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报，维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案，基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整，就是一份准确的投资估算；利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明，就是一套完整的维修施工图纸；利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿，维修工程价款结算可以做到快速准确。地下管网的改造、维修和新建工程地基开挖，更离不开基础设施工程档案，学校基础设施的维护与管理需要基建档案提供详细信息。
4 医院基建工程档案的建设
医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用，必须搞好基建工程档案的建设，要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作El程上，需要做好以下几个方面的工作。
4.1 提高人员素质，增强档案意识 要增强档案意识，改变“在档案收集时你送我要，在档案利用上你查我调”的状态，档案人员不能仅仅是档案材料的保管员，而应是档案的形成者、管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识并逐步将这些意识形成习惯。要加强基建工程档案管理人员的素质训练，选拔有事业心和责任感、具有一定专业知识的人员担任档案管理工作，同时考虑到基建工程档案的特殊性，要从基建管理和档案管理两方面进行培训，不断提高档案管理人员的业务水平。
4.2 完善管理机制，健全岗位责任制 在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时，要建立和完善基建档案管理的有效机制。由于医院基建工程档案冗繁的特征，它的内容多、种类杂、收集时间长，故必须建立岗位责任制，责任到人，分工合作，奖励先进，鞭策落后，这是一项难度较大的管理工作，它需要多方配合方能落到实处。施工单位应做好收集和提供原始凭证工作，包括开工、竣工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，图纸会审纪录，设计修改通知、定位放线测量记录，材料出厂合格证，材料质量鉴定书，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件，如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料，包括分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、基础处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令，沉降观察记录各种验收文件等。基建部门应收集作为基建职能部门在进行建设过程中与有关部门之间产生的相关工程建设的文件、函件，如设计文件、招投标文件，政府有关职能部门批文等。审计部门应收集在审计过程中对施工单位所提供的审计资料的真实性、完整性、可靠性的确认资料，市场材料价格确认资料、收集工程量计算书、结算过程的初审意见、核对后意见，终审意见及完整的结算审计报告及审计底稿等。医院基建工程管理部门要明确将档案工作纳入基建各科室的工作职责范围，对于施工过程的经济技术资料不能一味依赖施工单位收集提供，形成人人关心档案，自觉收集、保管、爱护档案的习惯。
4.3 加大硬件投入。建立电子档案 要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。计算机的运用极大地方便档案的整理、检索等工作。随着档案电子化的发展，基建档案管理工作面临的一个主要问题就是将工程图纸电子化。可要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案，如有条件可进一步对文件进行矢量化，以便于直接利用［4］。对于工程竣工结算等资料必须做到电子存档。
4.4 规范建档程序。密切协作关系 在每项工程开工前，档案管理人员都要做好资料收集的前期准备工作，要保证资料收集与工程建设同步进行，在工程建设前期，档案人员要及时了解工程的总体安排，对需要收集的资料做到心中有数；在施工过程中，基建档案人员要深入施工现场。要加强对基建管理单位档案工作的指导、督察，并定期对档案进行阶段性清查清欠，对没有及时归档的部分，要列出清单及时索取，借用档案的要及时督促归档，以防因借用人对档案保管不善而造成丢失损坏。
4.5 科学分类。系统立卷 立档工作是档案工作的重要一环，立档说明是人们查阅档案资料的指南。由于工程规模大小不一、复杂程度不同，产生的档案数量也不一样，随之而来的案卷确立也不尽一致。因此分类不能凭主观想象，而应考虑项目特点及其内在联系，要依照有关规定和要求进行案卷整理，合理划分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查阅。
4.6 重视维修改建资料归档，不断完善基建档案 工程投入使用后，由于各种原因，建筑物的改造、装修时有发生，如门窗拆换、隔墙拆除或新砌，弱电系统增加，强电部分改造等，这些有的有图纸，有的用文字叙述，对于这些都应进行有关资料的整理，该补图的补图，该拍照的拍照，该写备忘录的就写备忘录，连同维修、改建工程结算资料一起纳入变更档案管理，使学校的基建工程档案不断的充实完善，有利于今后查阅和重复利用。
5 结语
基建工程档案是医院的宝贵财富，是医院基本建设的历史记录，反映了医院基础设施和固定资产的整体水平，随着医院规模的扩大、办院条件的改善，医院的基本建设档案会大量产生，随之而来的维修工程也会大量增加，档案的开发利用价值会不断显现，医院基建工程档案的管理是医院基建管理的基础，在医院基本建设中起着不容忽视的作用，只有加强其建设，认识其重要性，才能更好的发挥它的作用。
参考文献
［1]王传宇；科学技术档案管理学［M］.北京:档案出版社,1986
［2]朱晓青；医院基建档案的收集和利用问题的探讨[J].温州大学学报,2002,18
【关键词】医院档案；档案管理；档案文化
【中图分类号】R197.322 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2012）11-0612-02
医院档案是在医院各项医疗、教学、科研、预防保健、卫生行政管理以及其他各项活动中形成具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院重要的信息资料和宝贵财富，更是医院开展工作的可靠依据。为了更好保存医院历史真实面貌，我院于2011年成立综合档案室集中管理全院各门类、各载体档案，下面是我院开展档案工作的一些做法。
1 开展档案管理的必要性
1.1 实现档案管理是医院自身发展的需要
当前医院规模不断扩大，各项医疗活动产生了庞大的具有保存价值的医疗档案特别是一些科研资料。现代化医院要求规范化管理的结果是各职能部门的文书类档案越堆越多；另外在等级医院评审过程中档案资料不仅是评审的重要依据同时档案管理还是评审的一项重要指标；其次自《医疗事故处理条件》出台后，要求医院在处理医疗事故时“举证责任倒置”，这就倒逼医院在进行诊疗时，需要不断收集并保存一切与病人治疗相关的所有信息，包括法律法规、医疗标准、操作常规、财务收费、各种设备（材料）使用以及管理部门需要提供的各类资质证明等。实现医院档案的统一管理有利提高医院管理水平，保持医院可持续发展。
1.2 开展档案管理是落实国家档案法规的需要
《中华人民共和国档案法》规定，全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。同时昆山档案局对本地区档案管理工作提出了三年目标，要求各部门做好档案室建设和达标升级工作。为了改变当前医院档案分散保管的状况，需有一个综合管理档案的职能部门，推动医院档案管理规范化科学化现代化进程，促进档案开发利用，提升档案管理水平更好的为医院建设和发展服务。
2 医院开展综合档案管理建设的具体方法
如何做好档案建设与管理？我们的起步较晚，但是我们始终以高起点、高标准为工作目标。通过“三项工程”对医院档案工作实施管理，实现档案资源共享，提高档案管理水平，培育良好的档案文化促进医院文化发展。
2.1 实施档案管理的建设工程，夯实基础
2.1.1 设施设备建设
档案库房的设施建设是医院开展档案管理的先决条件，档案库房选址得当便于档案的保管利用，做到档案库房、办公室、阅档室三分开，库房面积要有一定的预留空间，配备必要的温湿度控制、消防安全等专用设备，落实“八防”措施，医院档案室建筑总面积原则上不小于300m2。
2.1.2 组织网络建设
建立档案的三级管理网络体系，医院档案管理委员会领导开展全院档案工作；综合档案室专职管理医院的档案工作，它既是职能部门又是档案工作的业务部门；各职能科室负责人是部门档案第一责任人，各部门配备一名兼职档案人员，负责本部门各类档案材料的收集、预整理工作，并定期向综合档案室移交，确保归档材料的安全。
2.1.3 工作制度体系建设
三个不同层次、不同重点内容的制度构成了医院档案工作的制度体系，分别为：工作规章是医院档案工作的纲领性文件，将医院档案系统分为6大类12小类82项；管理制度由档案的保管、调阅、鉴定销毁等制度和各岗位职责组成；档案的业务规范性文件包括需要区分各类档案的不同生命周期和价值的保管期限表，以及规定各类档案的分类原则、层次和纲目条款等的分类大纲，它们是档案管理工作的重要技术性文件之一，是本单位档案管理的行为指南，这些需要医院档案部门在建设的第一年建立完成，随着工作的不断深入和外部因素的改变需对档案工作制度体系不断的充实和完善以适应科学管理需要。
2.1.4 基础业务建设
档案的业务工作主要包括四个方面：档案的收集、整理、保管、利用等。档案工作从收集开始，对文书档案产生部门从档案管理的角度在文件形成阶段即提出“档案化”管理要求，推动各职能部门规范科室管理，提高科室管理水平，为等级医院评审打下基础。除文书档案外需同时做好会计、基建、设备、科研等档案的收集工作，对于反映医院主要职能活动情况的照片、声像、实物等特殊载体档案应随时收集归档并保持资料的齐全完整。另一方面在全院范围内（包括退休职工）广泛征集反映医院历史的文字、图片、实物、影像等有价值档案。
根据《医院档案分类实施细则》的要求做好所有收集档案的整理工作是档案提供利用的前提。
由各职能科室自行管理的档案如病案档案、会计的凭证档案等，需做到“四”统一，即统一制度、统一标准、统一目录、统一管理。
2.2 通过人才培养工程， 提高专业水平
档案工作人员专业水平和业务素质的好坏，直接影响档案质量以及开发利用效率。档案工作是一项业务性很强的工作，档案人员除掌握专业知识外，还涉及文书学、计算机基础学、图书情报学等领域，因此只有不断更新观念重视自身业务能力，才能适应新时期档案管理的需要。加强队伍建设我们的做法：（1）引进（或招聘）档案专业本专科实用型人才。（2）选调目前从事档案工作的专（兼）职人员通过继续教育的方式完成档案专业学习。（3）安排专（兼）职档案员在职培训。（4）不定期对专（兼）职档案员进行岗位考核。
2.3 通过信息化工程，完成数字档案
档案管理的本质就是保存有用资料用于今后的开发利用，加强档案管理信息化建设就是为了提高档案开发利用率[1]。依托现有的医院综合内网平台，建立符合医院特点的档案管理系统软件，软件除了具有数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等功能模块外，无缝对接医院内网平台，实现内网电子公文的归集，逐步与各管理软件链接采集各部门日常工作资料。
目前保存的纸质档案，其保存寿命受到多种因素影响。为了解决这一问题我们在进行档案管理的建设阶段就提出对所有档案进行数字化处理，建立医院的数字档案室以达到及时提供利用，资源共享的目的[2]。
以上仅是我院开展综合档案管理的一些做法，要想做好新时期医院档案管理的工作，发挥档案保存历史、积淀承载历史的作用，做好档案文化建设更好的为医院服务，需要我们档案人的不懈努力。
参考文献：
【关键词】高校 基建工程档案 基建管理
基建工程档案也称工程建设档案，是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的、有保存和利用价值的竣工图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关经济技术资料。它是工程建设及竣工验收、交付使用的必备条件，也是对工程进行管理、改建、扩建、修缮的重要资料。随着医院基建工程的迅速发展，基础设施建设不断完善，基建工程档案作为一个独立的档案管理门类，也越来越受到医院档案管理部门的重视，搞好基建工程档案建设，提高档案的实用价值显得非常重要。
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医院基建工程档案特点
医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体，围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生，并被传送到相关的部门和资料的需要者，形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征--价值性、滞后性、共享性外，还具有工程技术个性特征，它具有原始数据来源的分散性，加工处理的多样性和其时间、空间的差异性，以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性［1］。
基建工程档案和其它科技档案一样具有两个属性，一是具有使用价值，二是其本身就是一种科技信息。利用基建工程档案可以提高办事效率，节省人力、物力、财力，缩短设计、施工、结算周期；同时为医院的基建提供有价值的信息，为领导的决策提供有力的依据。只有充分了解和认识医院基建工程档案的价值，才有可能从实际出发，进行具体分析，发现其使用价值，充分发挥基建工程档案的社会效益和经济效益，更好地为医院教育和科研服务。
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医院基建工程档案的构成
医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成［2］。根据基建档案形成的特点，为了保证档案的完整性、可靠性和系统性，应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书，可行性研究报告，批准的立项报告，土地征用、拆迁补偿文件，批准的医院规划图，有关部门测绘的地形图、用地红线图，以及开工前必须的各种文件，如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同，地质勘探资料，施工图纸，图纸会审记录，设计修改通知、竣工图纸等。③工程施工档案包括开工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。④工程竣工结算经济档案包括招标文件，中标通知书，投标文件(或工程概、预算书)，竣工结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。⑤工程后期维修、装修、改造档案包括改造翻修图纸或文字叙述的简单维修、装修内容，招投标文件，工程结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。
3 医院基建工程档案的作用
要搞好医院基建工程档案的建设，首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用，建档的目的是为医院的建设和发展服务，档案离开了“作用”其价值就无从体现。
3.1 对同类工程设计具有重复利用和参考价值 医院基建工程档案是从过去建院过程中形成的各种文件、凭证、函件、图纸、工程预算、竣工结算和各项记录等技术资料转化而来，它客观地记载了当时的历史情况，反映医院基本建设的完整过程。尤其是工程设计档案的最大特点是可以重复利用，这是基建工程档案通用性强的特征决定的，例如一些医技楼，
病房楼、门诊楼和道路等都可以略加修改重复使用或借鉴以往的施工图。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量减少设计成本［3］。
3.2 对日常维修具有参考借鉴和利用价值 高校基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报，维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案，基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整，就是一份准确的投资估算；利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明，就是一套完整的维修施工图纸；利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿，维修工程价款结算可以做到快速准确。地下管网的改造、维修和新建工程地基开挖，更离不开基础设施工程档案，学校基础设施的维护与管理需要基建档案提供详细信息。
4 医院基建工程档案的建设
医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用，必须搞好基建工程档案的建设，要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作El程上，需要做好以下几个方面的工作。
4.1 提高人员素质，增强档案意识 要增强档案意识，改变“在档案收集时你送我要，在档案利用上你查我调”的状态，档案人员不能仅仅是档案材料的保管员，而应是档案的形成者、管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识并逐步将这些意识形成习惯。要加强基建工程档案管理人员的素质训练，选拔有事业心和责任感、具有一定专业知识的人员担任档案管理工作，同时考虑到基建工程档案的特殊性，要从基建管理和档案管理两方面进行培训，不断提高档案管理人员的业务水平。
4.2 完善管理机制，健全岗位责任制 在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时，要建立和完善基建档案管理的有效机制。由于医院基建工程档案冗繁的特征，它的内容多、种类杂、收集时间长，故必须建立岗位责任制，责任到人，分工合作，奖励先进，鞭策落后，这是一项难度较大的管理工作，它需要多方配合方能落到实处。施工单位应做好收集和提供原始凭证工作，包括开工、竣工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，图纸会审纪录，设计修改通知、定位放线测量记录，材料出厂合格证，材料质量鉴定书，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件，如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料，包括分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、基础处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令，沉降观察记录各种验收文件等。基建部门应收集作为基建职能部门在进行建设过程中与有关部门之间产生的相关工程建设的文件、函件，如设计文件、招投标文件，政府有关职能部门批文等。审计部门应收集在审计过程中对施工单位所提供的审计资料的真实性、完整性、可靠性的确认资料，市场材料价格确认资料、收集工程量计算书、结算过程的初审意见、核对后意见，终审意见及完整的结算审计报告及审计底稿等。医院基建工程管理部门要明确将档案工作纳入基建各科室的工作职责范围，对于施工过程的经济技术资料不能一味依赖施工单位收集提供，形成人人关心档案，自觉收集、保管、爱护档案的习惯。
4.3 加大硬件投入。建立电子档案 要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。计算机的运用极大地方便档案的整理、检索等工作。随着档案电子化的发展，基建档案管理工作面临的一个主要问题就是将工程图纸电子化。可要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案，如有条件可进一步对文件进行矢量化，以便于直接利用［4］。对于工程竣工结算等资料必须做到电子存档。
4.4 规范建档程序。密切协作关系 在每项工程开工前，档案管理人员都要做好资料收集的前期准备工作，要保证资料收集与工程建设同步进行，在工程建设前期，档案人员要及时了解工程的总体安排，对需要收集的资料做到心中有数；在施工过程中，基建档案人员要深入施工现场。要加强对基建管理单位档案工作的指导、督察，并定期对档案进行阶段性清查清欠，对没有及时归档的部分，要列出清单及时索取，借用档案的要及时督促归档，以防因借用人对档案保管不善而造成丢失损坏。
4.5 科学分类。系统立卷 立档工作是档案工作的重要一环，立档说明是人们查阅档案资料的指南。由于工程规模大小不一、复杂程度不同，产生的档案数量也不一样，随之而来的案卷确立也不尽一致。因此分类不能凭主观想象，而应考虑项目特点及其内在联系，要依照有关规定和要求进行案卷整理，合理划分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查阅。
4.6 重视维修改建资料归档，不断完善基建档案 工程投入使用后，由于各种原因，建筑物的改造、装修时有发生，如门窗拆换、隔墙拆除或新砌，弱电系统增加，强电部分改造等，这些有的有图纸，有的用文字叙述，对于这些都应进行有关资料的整理，该补图的补图，该拍照的拍照，该写备忘录的就写备忘录，连同维修、改建工程结算资料一起纳入变更档案管理，使学校的基建工程档案不断的充实完善，有利于今后查阅和重复利用。
5 结束语
基建工程档案是医院的宝贵财富，是医院基本建设的历史记录，反映了医院基础设施和固定资产的整体水平，随着医院规模的扩大、办院条件的改善，医院的基本建设档案会大量产生，随之而来的维修工程也会大量增加，档案的开发利用价值会不断显现，医院基建工程档案的管理是医院基建管理的基础，在医院基本建设中起着不容忽视的作用，只有加强其建设，认识其重要性，才能更好的发挥它的作用。
参 考 文 献
［1]王传宇.科学技术档案管理学［M］.北京:档案出版社，1986:28
［2]朱晓青.医院基建档案的收集和利用问题的探讨[J].温州大学学报，2002，18，(2):95-96．
关键词：医院基建、档案收集、管理
中途分类号： G270文献标识码：A文章编号：
一、前言
一般来讲，医院基建档案管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作。收集工作是档案工作的起点和基础。
二、基建档案资料收集范围要明确
基建档案资料管理工作的基础是医院基建档案资料收集，即基本信息的收集，它牵涉面广、内容繁杂、专业性强、时间跨度大，同时又是最关键的一个环节。因此，对基建档案资料的收集要有一个明确的范围。凡是基建工作具有查阅、考证、利用价值的文件材料、文字资料、相关说明材料、图纸、照片、录音、录像带、光盘及数字资料等，均应立卷归档。
医院基建工程项目一般要经过调研、商讨、立项、施工到竣工验收、试运行等几个阶段，每个阶段会产生不同的文件资料，如:有前期立项文件、建设用地审批文件、勘查测绘文件、设计文件、预算招投标文件、开工审批文件，进度控制、质量控制、造价控制和监理总结，土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件，综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用文件、声像及电子档案文件等。对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在各个阶段所产生的文件资料又有所不同。以某医院外科综合楼工程项目为例，除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外，还有中心管道供氧、负压、监控等设备系统。因此，建议有关基建的处室应在准备施工前告之档案管理人员，而专职档案工作者也应尽量主动的做好基建档案收集的说明工作，要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，以便在资料收集和汇总时做到信息收集完整准确，列出必须收集的档案资料项目单，印发到相关单位和部门及时填写、记录。
三、医院基建档案的收集工作中需要注意的问题
1. 采取有效措施，控制各个环节
为了确保医院基建项目档案资料能够按时、按质、按范围收集齐全、完整，就应在各个阶段采取不同的措施。
(1)建立健全档案管理网络
医院各相关部门、施工单位、监理单位等应有专人负责基建项目资料的收集、整理与归档工作，并将其纳入有关领导、部门和有关人员职责考核范围，做到职绩挂钩，奖惩兑现。
（2）使医院基建档案管理做到“四同步”
即：项目筹备立项与项目建档同步；签订勘察、设计、施工、监理、设备订货等有关合同、协议与提出项目档案归档同步；项目建设过程与档案形成、积累同步；项目交付验收与项目竣工档案交付验收同步。
(3)医院档案管理部门从每个基建项目申报开始就应指派专人深入基层做到前端控制，全程管理。
（4）档案人员要参加医院基建项目调度会，及时了解项目进展情况，在施工技术文件形成、积累阶段就要把施工技术文件编制竣工文件的要求灌输给施工单位。从而保证了归档文件的质量。
在施工阶段照片档案、声像档案的收集是个薄弱环节，那么档案人员要在项目调度会上适时地强调此类档案的收集，就会丰富档案馆的馆藏。在施工过程中档案人员要有针对性地解决问题，避免施工单位在工作中走弯路现象。在参与项目管理的同时要随时掌握好设计单位设计图纸的质量。要求图纸反差效果良好，能够满足日后缩微和计算机扫描的要求，图纸不能缺边框，尤其不能缺左侧会签栏。对于一张图纸改动超过三分之一的就要重新出图。
2. 落实好基建档案收集责任
医院基建项目都会涉及诸多部门，环节较复杂，因此在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。项目前期阶段形成的文件材料基本上都是由本单位各个部门形成。越是本单位的，往往越难收集。由于制度不健全或是没有很好地去执行考核制度，导致各部门人员档案归档意识差，归档渠道不畅通。项目施工阶段是由所有参与项目建设的各家施工单位进行归档。如果医院基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。如果基建项目由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。医院工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还应由施工单位负责收集、整理档案资料。引进项目阶段也是由本单位相关部门负责收集、整理档案资料。投产准备、试生产、竣工验收阶段及科研攻关阶段都是由本单位相关部门负责收集、整理。
3.重视基建档案信息化管理
随着信息技术的发展, 电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域 (如设计图、三维效果图等 ), 以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体, 运用 IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高工作效率, 是档案管理史上的一大突破。对此, 作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识, 如果条件允许, 最好能利用医院既有的信息系统, 减少重复投资。
四、加强医院基建档案管理工作
1. 医院基建档案管理人员要不断提高档案管理水平
医院基建工程管理者以及员工要掌握专业基础知识，掌握先进的经验和技术，不断的从观念上进行转变和深化。现阶段相关工作者需要定期学习、并且在实践过程中不断加强员工的内在素质，促成相关工作能够达到见效快、范围广等特点。在此过程之中需要加强职业道德的培养，并且杜绝不良现象的产生，包括严格执行工作的要求，客观上也起到了基建工作的规划化、标准化的促进效果。作为工程建设的组成部分，做好各个环节的沟通以及信息的交流，既达到良好的保障效果，同时为后续的工程项目建设提供优良的基础。
2. 建立健全基建档案规章制度，完善基建档案管理体制
每个参建部门应设立专职机构，并配备专职档案管理员来管理档案资料。要明确岗位职责，构建网络信息平台，增进建设单位、施工单位与档案管理机构之间的沟通和交流。针对跨国工程项目或重大工程项目，要秉承效率第一的工作原则，结合我国基本国情，适当借鉴国外成功的管理经验，建立高水准、现代化的基建档案专业管理模式。
3. 增强对档案重要性的认识，转变观念
正确认识医院基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性。要做好医院基建档案管理工作，除要求档案行政管理部门认真负责以外，还需要建设单位、施工单位、工程监理等多个部门通力协作。所有工作人员首先端正工作态度，从思想观念上对档案管理工作予以重视，要从大局出发，不断强化责任意识，结合档案利用实例，提高基建档案管理水平。
4. 做好基建档案验收工作
开展医院基建档案验收工作，首先要认真贯彻落实验收及备案制度，强化档案文件的质量管理，改进档案管理工作中不合理之处，使工作流程更加顺畅。基建工程竣工验收前，城建档案管理部门都要按工作流程对所有基建档案进行验收，通过验收后即可开始竣工验收。
五、结语
综上所述，医院基建档案作为医院档案管理的重要组成部分，是医院整体规划和管理的重要组成部分，是医院历史记录和今后改建、扩建工作的重要凭证和依据。因此，对基建档案管理工作的连续性、真实性和完整性进行强化，具有十分重要的意义
参考文献：
［1］张中强：《浅谈工程建设初期基建档案管理工作》，《今日南国（理论创新版）》，2010年03期
［2］刘岩岩：《基建档案建设与管理工作的探讨》，《四川有色金属》， 2011年04期
[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
[中图分类号] R-331 [文献标识码]A[文章编号]1673-7210（2008）10（a）-165-02
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
[1]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志,2004,2(5):450-452.
【关键词】建改;扩建;工程档案;管理
右江民族医学院附属医院成立于1980年，经过30多年的发展，已经由昔日的草棚医院发展为桂西及周边地区规模最大的集医疗、教学、科研于一体的综合性三级甲等医院，在防病治病、医学教育、重大灾害事故及疫情防治中发挥了重要的作用，为革命老区经济建设、社会和谐作出了应有的贡献。
一、重视医院基建改扩建工程档案管理
（一）医院基建改扩建工程项目文件作为医院基础设施建设的真实的记录，具有参考、凭证、再利用和增值等作用。每位参与改扩建项目工作人员必须高度重视，增强档案管理意识，并积极配合档案管理人员的工作。基建工程管理部门在项目工程开始时，把有关技术文件材料收集工作落实到人，档案资料管理人员要重视基建资料的完整性，在建设项目的各个段阶产生的档案资料，要及时收集、整理、移交，并办理移交手续，分类留存，以避散失，保持资料的完整性。
（二）医院基建改扩建项目与新建项目一样要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期。同时医院基建改扩建项目作为配合医学发展的基础配套设施，为了与现代设计理念相吻合，我们利用近年来新的施工技术对医院大楼进行改造，新的建筑设计要比过去的建筑有进一步的创新，且新的设计在改造工程正式施工的过程中会形成很多新的档案资料，这些档案资料非常有利用价值且不可再生，因此档案管理人员必须要及时收集并整理这些文件材料。
（三）在改扩建工程基建档案的管理中，必须严格遵循基础建设项目档案的有关法律和法规、有关业务文件、有关标准文件，不断完善基础建设改造工程档案管理制度。在正式施工时，必须要严格遵守相关规章制度，明确施工过程中各方的主要职责，参与方都必须要对档案管理工作制度有一定的了解，同时根据相关规定向档案管理人员提供必须归档的材料，比如说建设单位的项目申请、资金预算审批表、改造扩建施工图纸等材料，项目监理单位的管理文档、表格通知等资料也应该第一时间进行归档。最后是在施工管理工作中应该规范有序地对档案资料进行收集，明确各方参与人的职责，档案收集归档作业过程中必须做到奖惩分明，第一时间通报相关情况，避免由于主观因素而忽略了档案管理工作，从而造成有价值的档案材料流失。
二、充分利用原始基建档案资料，做好变更记录
（一）原始基本建设档案是工程设计、施工、使用、管理活动过程中形成的、最原始的真实客观的记录文件，也是改造扩建工程项目重要的参照资料，在工程建设的各个环节中都需要以其作为依据和参考。原始档案材料中，我们能够发现很多对工程用的材料，如地质勘测记录、总平面图、结施图、建施图、水电通信管网图、工程施工质量、施工进度等资料，这些文件资料都能够被我们所运用。
（二）在对原始文件资料进行查阅之后必须要作详细记录。因此而产生的文字材料以及施工图纸必须要给予说明，便于日后进行归档。若是以原有图纸作为基础设计的新图纸，必须在原有图纸中备考表内给予充分说明，以便于未来使用者进行查阅。
（三）在改造扩建工程正式施工时必须要将过去已有的档案材料充分地利用起来。比如说一些可能会改变布局的施工作业进行之前，应该对施工过程进行档案查询，确认其施工方案的合理性，避免剪力墙受到破坏。施工作业完成以后要第一时间对原始档案材料进行修订，将改造施工的具体情况在原始档案材料中注明，并一式两份保存到档案盒之中，确保档案的完整性。
三、改造工程档案的收集和管理
（一）在组织建立管理机构的过程中，必须要选配专门的档案管理工作人员。档案管理人员应该进行岗前培训，从而明确改造工程档案收集与管理工作的具体职责，专职档案管理人员应该对施工建设以及监理单位的档案工作作出指导，要积极参与到工程施工例会以及其他一些有关工程施工的活动中去，例如说计划布置、招投标会议、施工图纸设计或变更等，从而确保自己能够对改造工程的情况有详细地了解，能够第一时间对档案资料进行归档收集。另外，还必须要督促建立单位与施工建设单位的专职档案管理人员做好施工现场监理资料的收集与保管，档案管理工作人员必须要定期对档案材料的收集归档情况进行检查，同时要按照工程进度以及施工具体内容第一时间对施工各个环节所形成的文件材料作出归档要求，协助相关单位进行文件资料的整理与收集，为工程建设和档案建设的同步实施打下良好基础。
（二）档案材料的收集与归档工作人员，对改造扩建工程项目应该与新建项目一视同仁，坚决按照相关法律法规和规章制度执行。对于请示、批复、图纸设计、施工监理、竣工验收等工程建设环节所形成的文件资料必须严格把关，对工作过程中产生的过程性与结论性文件的收集整理也必须严格把控，避免出现文件资料缺少、遗漏、延迟交付的情况。在档案材料的整理时如果发现存在不规范材料应该第一时间退回整改，如果发现资料不齐，应查明原因，采取补救措施，补齐资料，切勿不管不问、得过且过，造成档案资料的丢失。
（三）应明确档案资料收集范围。如医院改造项目的可行性报告、请示、批复、工程招投标文件、图纸设计、施工现场管理文件资料，竣工验收报告和工程财务报告等文件资料都必须要及时进行归档收集，同时要做好建筑、消防、水电、信息、通信等必须分类归档文件的整理工作。但是往往我们在实际工作过程中，因为很多时候不清楚档案材料的归档范围，导致很多珍贵的文件资料缺失遗漏，我们必须要解决好这些问题。
（四）做好档案资料的归档。1.必须按照改造扩建工程档案管理相关制度，明确档案材料整理归档负责人，强化常态性的档案管理工作，做好基础建设改造扩建工程档案管理培训工作，确保每一名档案管理人员都能够自觉树立规范入档的意识。现阶段，随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作中也会运用到非常多的计算机软件，计算机技术和信息技术的运用在很大程度上增强了档案管理工作的效率，降低了档案管理工作人员的失误率和工作量。档案管理工作人员也应该努力学习计算机技术，提升自身的信息管理能力。2.档案收集工作结束后，归档负责人必须要对档案的准确性和完整性进行核查，在保证档案完整的前提下进行入档工作，保证收集、整理、分类、编码以及目录编制工作的规范有序开展，以便于使用者日后进行查询。
【参考文献】
[1]秦奕.试论如何加强高校基建档案管理.城建档案，2013（1）：73-74.
一、当前我国医院基建档案管理中存在的问题
（一）缺乏基建档案管理的复合型人才。基建档案是工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸和声像等各种历史记录，对于后期的维护管理具有重要的意义，因此，需要对建设过程中的各项技术资料进行收集、整理，进而形成完整的档案。基建档案管理对档案管理人员的要求较高，不仅需要具有档案管理方面的专业知识，同时还要了解基建过程中的各项技术资料，才能够确保基建档案的高效管理。但是在实际操作过程中，部分医院的档案管理部门缺乏这种复合型人才，要么是熟悉档案管理知识，但是对基建过程中技术资料知之甚少，所以在收集资料的过程中，容易造成技术资料的缺失；要么是从事基建工程的管理人员，负责档案资料的整理，但是由于缺乏档案管理专业知识，所以在分类以及整理过程中比较混乱，不利于基建档案管理工作的高效开展。
（二）保障制度有待完善。虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年，但是部分医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭，所以不利于医院基建档案管理工作的有序开展。
（三）基建归档质量有待提高。医院主体建设工程从立项到竣工需要较长的周期，而在此过程中会不断的产生新的材料，而有些医院的基建档案却没有将各个时间段的资料收集齐全，致使基建档案资料不完整，对以后基建档案管理工作的开展产生一定的影响。
（四）档案资料载体缺失。按规定，基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件，但在实际操作过程中，由于种种原因导致声像档案的收集效率不高，进而缺失很多珍贵的资料，从而影响到基建档案的管理质量。
二、如何加强医院基建档案管理的措施分析
（一）加强基建档案管理队伍建设。基建工作是医院经营发展过程中的重要组成部分，是医院开展各项业务的基础保障，所以医院档案管理部门应该高度重视基建档案管理，并且设置专业人员进行基建档案管理工作，从而提高基建档案管理的效率，为医院的正常运转创造有利的条件。由于基建档案管理不同于其他档案的管理，其中涉及到很多技术性的资料，所以对档案管理人员有较高的要求，不仅要具有专业的档案管理知识，同时还要熟悉基础建设流程，了解各项技术资料之间的关联，从而确保基建档案管理工作的有序开展。所以医院档案管理部门应该注重对这种复合型人才的培养，为基建档案管理工作的高效开展奠定坚实的基础。
（二）完善保障制度。基建档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在基建档案馆是一定有一份备案的。因此，医院档案馆可以对大型、重点基建项目和本医院的一般基建项目档案管理分别对待，只需保存医院经常利用的基建档案。这样可以在减少人力、物力、财力的同时达到基建档案归档和可利用的效果。
（三）提高基建档案归档质量。进行部门立卷之后，医院的基建档案最终还是要由基建部门移交到档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收、移交制度。切实可行的基建档案接收、移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动性，从而能够主动有效地进行指导、监督，使基建档案及时的、规范的归档。医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，有的建设工程虽已完工，但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录，都应按该工程项目立卷归档，这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。
（四）创新管理。从基建档案形成情况看，多数医院虽有悠久的建院史，但又非专门建筑单位，所以基建档案跨越历史时间较长，绝对数量较大，每年新增档案数量相对有限。因此，如果购置专用扫描设备，在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，未来每年的工作量是不充分的。考虑到投入-产出相比关系，医院档案部门专为基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且相对于专业建筑设计单位工作量，投入与产出不成比例。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描，完成图形文本及光盘刻录工作。
1 园林监理档案管理现状
1.1 应收集的资料未收齐。根据施工进度，应收集相应的报审资料。施工方案、单位资质、人员资质、大型设备验收、材料进退场、隐蔽验收、进度款等工序都需要报监理审核后方能施工或进入下一工序。经现场检查，发现部分工地的工程已进入到下一工序，但应报审的资料却未收齐。有的是施工方资料员未上报，有的是监理资料员不熟悉应收哪些资料，未及时催收造成的。
1.2 收回的资料未分类整理。管理混乱是监理过程资料管理普遍存在的最大特点。很多项目的资料、图纸都是随意地摆放在办公桌上，一片混乱，有些项目会用盒子装起来，但分类粗糙，不分阶段不分专业地胡乱堆放在一起，盒子的标识不清楚。要查找一份资料，只能凭记忆翻查，费时且容易造成更大的混乱。
1.3 保管不善。所谓的保管不善是指资料收回来没设专职资料员保管，或有专职资料员，实际上资料是办公室里所有人都可以自取自放，失去专人保管的意义，资料丢失、存放在哪里资料员都不知道。有的办公室在一楼，资料也存放在一楼，资料容易潮湿发霉，更甚的是下雨时，雨水倒灌，所有的资料都泡水了，资料都无法保留。
1.4 没有专门的检索工具。这也是每个工地的资料管理的通病。每次我们到现场检查资料要调取一份资料时，资料员都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道没有。这种原始的、低效率的工作方式在当今科技发达的社会显然已经是非常落后了。重复翻查费时费力，容易造成资料混乱，没有一个台账看不出缺漏也会给工作造成诸多不便。
1.5 没有利用台账。每个工地都有收发文登记表，就是没有资料利用（或借阅）登记表。由于所有人可以随意取阅，谁拿了，有没有拿回来、什么时候拿回来都没有登记，实际上资料员对整个的资料概况是不了解的，资料员都对概况不了解，何以保管资料？何以提供资料给领导参考利用呢？
1.6 没有交接手续。人员流动性大也是工地上的一大特点。当保管资料的资料员离职时其与下一任的交接只注重在工作的交接上，对资料的移交是没有概念的。没有一个详细的清单，更没有核对一下数目，没有具体的交接手续，只是口头上的交接，导致新人对资料的概况不熟悉，数量不清楚，完整与否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手过来也不去检查，当我们要调阅某份资料时，往往又是翻箱倒柜地找，如此循环，可想而知资料的管理是什么样的状态。
2 监理过程资料实行档案管理
档案管理的工作方法严谨、有序、高效，现场监理资料的管理可以借鉴其工作方法。
2.1 收集。监理过程资料收集不齐的原因，除了人为的主观因素外，最大的原因是资料员跟不上施工的进度、程序，不了解相应的进度应产生哪些资料，哪些要报上来审批，固然就不会去催收，也不清楚哪些漏报。资料员要多与各监理员沟通，了解施工的进展、设备情况，或者现场查看；总监的带动也很重要，适当地指出工程的进度及相应产生哪些资料，将会起到很好的效果；培训，公司对资料员集中培训后上岗。
2.2 分类整理、入盒。（1）分类。在分单位工程（或标段）阶段、专业的基础上，监理过程资料可按其内容的不同分成若干类，比如合同、准备阶段文件、纲领性文件、监理记录、造价、工程材料/构配件报审、安全文明资料、其它文件、施工管理文件、施工记录、竣工验收、声像等大类，每大类下可再分属类，比如监理记录下的属类可分监理日记、监理月报、监理例会纪要、监理工程师通知单/回复单及台账、旁站记录、监理工作联系单等。（2）排列。每一大类或属类下的文件按时间的先后顺序排列，相关联的文件作为一份装订在一起。例如，监理工程师通知单及回复；安全隐患整改通知书及回复；材料报审表与厂家检验报告、合格证、见证取样记录、第三方检测报告；正文与附件；塔吊安装/使用/拆除的资料：告知书、备案登记证、安/拆单位的资质证书及安全许可证副本、安/拆合同及与总包签订的协议、安/拆人员的上岗证、施工方案、安全技术交底、验收记录、合格证明文件、司机、司索上岗证、旁站记录等。按通知在前回复在后，正文在前附件在后的顺序排列，形成一系列程序的、有内在联系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的进展情况。（3）编号。每一大类对应一个类别号，可以用字母或数字表示。如（1）中所示的各大类，可用1-12表示，1代表合同、2代表准备阶段文件、3代表纲领性文件、4代表监理记录……，4.1代表监理日记，4.2代表监理月报……，如此类推。
文件盒的编号方法（在盒脊）：
4.2-（1）
盒号（第1盒）
属类（第2属类：监理月报）
大类类别号（第2大类：监理记录）
若大类4下的所有文件都能放在一个盒内，则编号可只写“4”，代表所有大类4下面的文件。
文件的编号方法：盒内每份文件要有自编号，编写在文件右上角，用铅笔，用阿拉伯数字表示，从“1”开始。相关联的文件作为一份装订在一起只编一个文件号。
2.3 保管。资料的管理、保管原则上设专职资料员负责。可以不必做到像档案库房管理那么严格，但防潮、防湿、防盗（这里指自取自放）还是有必要的，资料最好存放在板房的二楼，设专门的柜子，上锁。
2.4 利用。资料的保管、利用专人负责。调阅、返还都需经资料员操作，项目人员不能随便取放。设收发文登记本、借阅、复印登记本，资料的进、出都必须登记。
2.5 检索。随着工程的进度，资料会越来越多，只要按以上步骤归类整理好，编写了与纸质版同步的电子目录，所有的信息都可以通过电脑搜索来完成。一打开目录就能获悉所有文件的信息，大大节省了工程师翻查文件的时间，大大提高了工作效率。所以说，一个好的资料员能减轻一个工程师的工作量。
2.6 资料的交接。指的是资料员离任时与下一任的资料交接。资料交接要每盒资料都以目录为基准，文件名称、数量要逐份核对清楚，然后交接双方在目录上签署姓名、日期，新任资料员留原件，复印一份给离任的资料员。