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档案专审工作计划8篇

时间:2023-03-08 14:55:14

档案专审工作计划

档案专审工作计划篇1

1.1等级医院档案管理工作各级管理人员重视不够

在医院建设中,各级管理人员大多关注医疗技术的提高,对档案工作的重要性没有足够的重视,也没有对档案管理提出具体的计划和要求。主要体现在:一是不注意保存,由于部门档案是各自保存,分散管理,没有及时整理归档,更谈不上利用;二是部分管理人员缺乏档案管理的基本常识;三是不善于合理利用,一些部门把档案资料作为科室甚至是个人的资料,据为己有,甚至发生人离开原岗位资料就带走了的现象,使得档案资料的利用没有得到最大化。

1.2等级医院档案管理人员专业素质不强

档案管理是一项面广量大的工作,工作枯燥但对责任心的要求还特别高。目前医院档案管理人员突出表现为专业知识老化、知识面狭窄、知识结构不合理等。部分医院领导将档案工作简单地理解为把文件材料收集起来,装订一下,认为什么人都能干得好,忽视档案管理工作者也需要一定的专业知识,需要建章立制,依法保管与利用,更需要借鉴先进的管理经验和技术,不断提高管理水平。因而致使许多档案管理人员属于兼职且调动频繁,也影响了档案管理工作人员的积极性,最终影响了档案管理的工作质量。

1.3医院档案管理信息化程度不高

目前档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低,传统的档案利用方式已不适应档案用户和档案信息加工的需要,虽然许多医疗单位也已经开始尝试使用电子档案,但由于在软件设计与开发过程中档案管理者参与较少,导致软件开发者不能将档案管理的专业要求很好地实现,产生了信息输入困难、信息归类不严谨、搜索结果错误等问题。以我院为例,由于上级档案部门提供的档案管理软件与本单位信息中心数据库不兼容,经常发生操作困难的现象,为防止数据丢失,只能手工登记与电脑数据录入并用,确实增加了档案管理员的工作负担。

2等级医院档案管理上等达标的途径

2.1重在平时全力加强医院档案管理建设

一是建立健全医院档案管理制度。医院档案由于内容广泛,专业性强,保管要求及保密性高等原因,所以必须建立一套行之有效的管理制度,并不断地加以完善,特别是要重视建立和完善档案材料的收集、登记制度,实现动态管理和考核制度,一旦发现缺失遗漏,应及时查补,确保档案的完整性。二是开展医院档案管理技术培训。我院明确档案管理专职人员,安排参加档案行政主管部门举办的档案业务知识培训,满足实际工作需要,并组织了各个职能处室的档案管理人员到档案工作先进单位参观学习,学习他们先进的管理模式和操作流程。为了更好地做好档案工作,医院还专门请档案局的老师来院进行培训,按照评审新规定自查,发现了缺乏日常资料系统的收集和整理、计划和制度与实际工作脱节,以及发现问题后缺乏改进措施等,针对问题及时整改。并将先进的档案管理方法运用到医院的档案管理工作中去,取得了良好的效果。三是加强医院档案硬件和软件设施建设。在硬件方面,配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,改善档案室环境,阅档室、工作室、库房分开,是目前医院档案管理迫切需要解决的问题。医院领导加大档案工作的资金投入,规划了新的档案室,切实做到“三室分开”、达到“八防”要求,并按照星级标准要求,建立院史档案馆。在软件方面,医院信息处设立档案工作专用服务器,开展档案数据库建设,引进专业档案管理软件,进行在线归档与管理,在内部局域网和OA办公系统中建立管理模块,实现网上检索、查阅等功能。在医院网站开设档案管理网页,建立档案管理、档案时讯、档案常识、陈列馆史料和档案论坛等栏目。

2.2以评促优全面提高医院档案管理水平

一是知晓等级医院评审查阅的档案内容。根据评审要求,评审专家以查看近3年的医院管理和医疗质量的档案资料为主线,结合现场检查、操作考试等途径进行全方位评审。内容涉及医院管理的各个方面,每1类又细化为几十项专项指标,比如医疗安全、核定床位、人员配比、人才建设、院务公开、满意度调查、信息管理等等,从制度、法规的制定到执行落实情况,从最原始记录到汇编,无一不纳入评审内容。评审中,各个资料组成员根据要求提供原始档案,如:行政组要提供组织机构图、医疗执业许可证、科室架构图、医院办公会记录、医院规章制度、总值班流程、行政查房记录、各类委员会记录等;医疗组要提供病案管理、输血、院感、药事、护理、医疗安全等相关委员会工作记录、质量控制的有关业务报表、病床使用情况、病床周转情况、手术分级、药品收入比例以及新技术新项目技术档案、重点专科建设、科研课题及成果、病历书写、病历管理、三基培训、急会诊及抢救记录等资料。医院档案管理人员必须做到心中有数。二是完善等级医院评审所需的档案资料。一是严格按照《三级综合医院评审标准实施细则》的要求,做好各类原始资料的收集整理工作,以往的档案更加侧重于医院大事记、人员档案、年度报表等。通过等级评审工作,将医疗质量管理、专科医师培训等专题也作为档案工作的重要内容。二是科学有效地收集整理,分门别类地利用好各类档案资料,做好各类台账资料备查。等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作,但却并不在原有的归档范围之列,如门诊预约诊疗、与基层医疗机构合作开展预约转诊服务、医院有法律法规培训计划、课程安排、职能部门对临床科室的监管资料、医疗救治的制度流程、各类委员会的记录、纪要、后勤部门消防演练记录等等都是以往归档中没有的项目,应该及时纳入归档范围,使医院的档案不仅完整而且丰富。三是建立等级医院评审专用的档案系列。在迎检中,我院按照原卫生部、原省卫生厅等级医院评审的新标准,重新梳理医院质量管理组织架构,建立了医疗、护理质量管理和持续改进实施方案及配套制度、考核标准、考核办法、质量指标等,同时对标准中提及的重点科室、重点部门、关键环节,如医疗技术、临床路径、单病种管理、手术管理、急诊、麻醉、重症医学科、输血、感染管理等方面,均给予重点关注,按照标准重新建章立制,再造流程,并按照PDCA循环,反复督查新建制度的可操作性及规范性。2013年,我院在三甲复核评审中共准备了629卷档案资料,其中医务处182卷,护理部60卷,院感处34卷,院办25卷,等等,这些完整齐备的档案资料,全面细致地反映了医院医疗、管理等部门的真实情况,得到了评审专家的一致好评。

3进一步加强档案管理的几点思考

等级医院评审是对医院整体实力的一次综合评定,要真正做到“以评促改,以评促建,以评促优”的目的,必须进一步提高档案管理的认识,完善医院的档案管理制度,使医院档案工作更趋制度化、规范化和科学化。

3.1理念先行提高档案管理全员化认识

等级医院评审对医院档案工作提出了一个区别于传统档案管理的新要求,档案工作不再仅仅局限于办公室、人事处、病案室、财务处等几个部门,它对各个职能处室都提出了要求,通过这次等级医院评审,虽然彰显了档案工作在医院管理中的重要性,但也暴露了各部门档案收集意识的薄弱,很多部门在评审资料准备阶段才发现许多原始资料如会议记录、演练记录等不完全,工作都做了但是什么记录都没有,既没有留计划、签到、讲课内容,也没有留影像记录等,许多第一手资料就这么缺失了。所以,在今后的工作中,医院除了要加强组织领导,还要强化档案工作重要性的宣传,努力营造档案工作人人重视和参与的氛围。

3.2建章立制确保档案管理机制化运行

在医院评审中将PDCA模式应用于医院自我评价工作中,其流程是:

(1)P(P1an)———计划。医院要组建以院长为一把手、科室主任为成员的医院评审委员会,精读标准,掌握标准,制定各个科室的迎评方案,即做什么,什么时间做,怎么做,谁来做,做到什么程度等都要计划明确,并形成制度。

(2)D(D0)———执行,确定目标后,落实到位,责任到人。科室和个人按规定实施计划,包括个人自主执行与科室主任督促执行。

(3)C(Check)———检查,医院评审委员会定期派工作人员检查计划的执行情况,要以《评审标准》为出发点,将已经完成的计划同目标值进行比较,看是否达到了预定目标,并找出未完成的原因。

(4)A(Action)———处理,对实施的效果进行总结和归纳,对不能完成的,总结原因,重新修订计划,进入下一轮PDCA循环。

3.3信息支撑构建档案管理现代化平台

档案专审工作计划篇2

上个世纪九十年代,国家教委相继颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,经过十几年来的实践,各高校对它分类范畴的界定,客观上保证了分类体系的连续性这一优势有了进一步的认识。随着高等教育事业的发展,特别是高职高专院校人才培养工作自身特点的需要,我们也发现,原来确定的归档范围和保管期限,已不能适应当前教学改革和发展的需要,给当前的档案管理工作造成了一些困扰。因此,笔者认为,高职高专院校应在继续保持《实体分类法》和《工作规范》特点优势的前提下,适应当前人才培养工作水平评估的需要,进行必要的修订工作,以期适应档案现代化管理发展的需要。本文就此作一些探讨,以求同行赐教。

一、教学档案实体分类构建的原则

以教育部高职高专人才培养工作水平评估体系为标准,以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为参照,结合高职高专院校办学方向和人才培养目标的正确定位,结合学校教学工作和档案工作的自身特点,与时俱进、开拓创新、求真务实,科学地界定归档范围和保管期限,构建符合高等职业技术教育发展需要的教学档案分类实体。

1、严格地遵循教学工作的规律。高等职业教育办学的一个明显特点和人才培养目标,就是培养技能型、应用型人才,由人才培养目标决定了它的一切必须按教学规律办学,教学档案同样应遵循教学规律。

2、鲜明地体现教学档案的特点。党群类、行政类、基建类、设备类等类别的档案,其内涵具有普遍性,唯有教学档案它的内涵更为丰富,它的实体更是丰满,教学档案是高职高专院校档案的主体。

3、科学地保持教学档案的内在联系。从教学类档案的构建来看,其纵向脉络是比较清晰、相对独立的,而其横向联系却是非常紧密的,如;招生、学籍、毕业生之间;专业建设、课程建设、实习教学、实验教学之间;师资、课务、考务、质量评价、学风建设之间等,整个教学过程的每个环节始终是相互联系、不可分割的。

4、创新地形成教学档案管理的长效机制。制度的建立不是一个很长、很复杂的过程,但是,执行和巩固制度的过程也许是一个漫长而艰辛的过程。通过高职高专院校人才培养工作水平评估,以评促建,创新地形成教学档案管理的长效机制,建设的过程更加重要。

二、教学档案实体分类构建的内涵

教学档案实体分类的框架设计为十四条一级条目,各条目之间既相对独立,又有联系,每个一级条目下面设有二级条目若干个,有的二级条目下面还设有三级条目若干,按学年度,由校、系、教研室三级分别进行收集、整理和归档,按电子文件和纸质文件的不同载体分别归档、保管。

1、综合(JX11)。主要是教学管理和教学基本情况的文件材料。如:上级下达的有关教学工作的文件材料;学校教育事业发展规划;产学研合作方案、成果、总结;学院教学工作计划、总结;学院教学管理工作规章制度汇编;学院教学工作会议记录;学院教学基本建设规划;学院教学设备的装备情况;图书馆藏书情况;校园网建设情况;体育器械统计情况;学院运动会材料等等,这些档案材料的保管期限大部份为永久。

2、师资(JX12)。主要是师资队伍结构和建设方面的文件材料。如:学院师资队伍建设规划、师资队伍建设实施意见、年度工作计划及总结;教师和教学管理人员工作职责、工作规范;教师岗位聘任合同书;国家、省、院各级人才培养工程对象材料;专业带头人、骨干教师、双师型教师材料;青年教师培养方案及实施办法;教师获院级及以上各类教学、科研评奖申报、评审材料及证书复印件;教师获各级各类先进表彰情况汇总;教师业务档案;外聘、兼职教师管理文件、资格审批、协议书、汇总表等材料;校内“双肩挑”教师兼课资格审批表、汇总表;教学工作量统计汇总表等等,这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中教师业务档案是一项面广量大的建设任务,要求每一位教师都必须建立业务档案。

3、招生(JX13)。主要是招生及新生录取工作方面的文件材料。如:上级有关招生工作的文件材料;招生计划、录取率、报到率统计材料;新生录取材料及新生名单;学院招生工作计划、总结材料;委培、代培、自费生计划、合同及名单;新生素质调查材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

4、学籍(JX14)。主要是学生学籍管理及奖惩情况的文件材料。如:新生入学登记表;每学年初在校学生名册;在校学生档案;学生学籍卡;学生照片册;学生学籍变更材料(升级、参军、休学、复学、转专业、转学、退学);学生奖励材料(奖学金、优秀学生);学生处分材料等等,这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中学生档案也是一项面广量大的建设任务,要求为每一位在校的学生都建立档案。

5、毕业生(JX15)。主要是学生毕业就业工作方面的文件材料。如:上级有关毕业生就业的文件材料;毕业生工作计划、总结;毕业生毕业资格审核材料;毕业生验印名册;毕业生一次性就业率证明材料、统计表;毕业生当年年底就业率证明材料、统计表;毕业生就业协议、合同;单位用(聘用)毕业生审核备案表;毕业生质量跟踪、信息反馈材料、质量分析报告等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

6、专业建设(JX16)。主要是人才培养目标和专业建设方面的文件材料。如:人才培养目标论证报告;新开或调整专业的社会调研记录、申报、审批材料;各专业建设规划;专业建设方案、年度实施计划、建设工作总结;各专业指导委员会工作记录;各专业教学计划;专业教学计划调整审批材料等等,这些档案材料的保管期限大部份为长期。

7、课程建设(JX17)。主要是课余建设和教材工作的文件材料。如:课程建设规划;院级以上重点课程建设申报材料、审批、验收材料;分专业各课程(理论、实践)教学大纲汇编;学期各课程(理论、实践)授课计划;选修课程内容介绍汇编;双语教学课程建设相关材料;学院教材建设规划,年度实施计划;省、部级建设教材申报材料、审批、验收材料;院级以上获奖教材统计表、证书复印件及样书;参加各级各类出版教材编审统计表及样书;自编校本教材、教学指导书、实验、实习指导书和习题集、教学参考资料统计表及样书;各专业选用教材目录、审批表;教材订购计划表;各课程选用(理论、实践)教材统计表及样本;教材采购及管理实施办法;教学声像资料、多媒体课件建设统计表及实样;教学内容、方法、手段等改革相关材料;优秀、典型教案;重要的集体备课记录;选修课开设课程名称、课程表;重修课开设报名表、课程表、授课计划、学生考勤材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

8、实习教学(JX18)。主要是教学实习、毕业设计、技能鉴定方面的文件材料。如:各系学期实习教学工作计划、总结;院内、外实训基地建设材料(建设报告、建设计划、建设总结、协议书等);实习学生、实习指导教师(学院、企业)名单和实习场所汇总表;实习(专业认识、实习、课程设计等)指导书、授课计划、任务书、指导记录;学生毕业设计(论文)管理文件;学生毕业设计(论文)任务书、指导记录;毕业设计成果材料;学生毕业设计(论文)成绩汇总表;学生毕业设计(论文)成绩汇总表;学院职业技能鉴定站组织鉴定工作材料;学生专业技能、职业技能、职业资格证书考证通过率统计材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

9、实验教学(JX19)。主要是实验室建设方面的文件材料。如:实验室建设报告、批复、建设总结材料;实验室建设报告、批复、建设总结材料;实验指导书、指导记录、实验报告;实验开出项目、开出率汇总表;实验室材料购置、消耗、库存明细表;实验室、机房、多媒体、语音室、专业教室等教学设备台账、使用记录、管理规章制度等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

10、课务(JX20)。主要是教学进程开课计划等文件材料。如:院历;院历;教学进程表;理论和实践教学总课程表、课程与任课教师安排表;系、部学期任课教师(专任、双肩挑、外聘、兼职)基本情况统计表;调课审批表;教室日志等等,这些档案材料的保管期限永久或短期。

11、考务(JX21)。主要是考试和能力测试方面的文件材料。如:课程试题库和试卷库;班级/课程期末试卷;各课程(理论、实践教学)学生成绩记录表(含平时、期中、期末、总评成绩);按课程归类补考试卷;补考成绩记录表;重修课考试试卷;重修课考试试卷;选修课成绩记录表;系、部按课程进行的教学效果分析;考场、监考、巡考人员安排表;监考人员培训会材料;考场记录;考试违纪成绩处理材料;学生英语应用能力考试通过率统计材料(三、四、六级等);学生计算机应用能力考试通过率统计材料(省、国家);普通话水平测试等通过材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

12、质量评价(JX22)。主要是教学质量评价评估方面的文件材料。如:学院关于教学质量保障与监控工作文件;学院关于教学质量保障与监控工作文件;教学管理规程汇编;教学质量期初、期中、期末检查计划、总结材料;教师、学生座谈会记录;学期各级教学督导工作计划、记录、总结;学生信息员教学信息处理记录材料;教师、学生教学质量座谈会记录;同行、领导听课记录;各类专项教学评估材料;教学质量测评材料;教师评学材料;教学异常个案处理材料等等,这些档案材料的保管期限为长期。

13、学风建设(JX23)。主要是学生素质、学风教育方面的文件材料。如:学生素质教育规划;开展学生素质教育活动材料;加强学风建设措施材料;学生参加院级以上科技竞赛、发明创造、、体育获奖等统计表、证书复印件;院级以上优秀班集体表彰材料;按年度在校学生素质评价、分析报告等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

14、教学研究(JX24)。主要是教学研究工作方面的文件材料。如:上级有关教学研究工作的文件材料;学报;教师和教学管理人员在社会学术团体中任职情况;学院及以上教科研成果申报材料、审批、验收材料;系(部)教学研究工作会议记录;教研室教学研究工作会记录、教研活动记录;教师获教研、科研成果一览表等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

三、教学档案实体分类构建的意义

由教学档案的本质属性,决定了它在高职高专院校人才培养工作水平评估中的重要地位,与人才培养工作水平评估密不可分。因此,科学地构建教学档案的分类实体,是各校规范教学管理秩序、加强教学档案制度化建设,做好“迎评促建”的一项非常重要的建设性工作。

1、规范了高职高专院校教学工作的秩序

根据教育部《高等专科学校、职业技术学院、成人高院校教学管理要点》和《高等学校档案工作规范》,科学地构建教学档案的分类实体,对高职高专学校的教学常规管理本身是一个很大的促进,规范了教学工作的秩序。

2、丰富了高职高专院校教学档案的馆藏

学校人才培养工作的主要信息大量地积累在教学档案里,由教学档案记载和反映着学院的人才培养水平。教学档案提供的都是教学工作各个环节中形成的原始材料,这些材料是教学效果的客观真实反映,是教学成果的不断积累,足以证明学院的办学实力和教学水平。与时俱进、科学地延伸教学档案分类实体,将丰富教学档案馆藏的内涵。

3、提升了高职高专院校教学档案的水平

根据高职高专院校人才培养工作水平评估标准的要求,科学地构建教学档案的分类实体,形成教学档案管理的长效机制,这是一个创建的过程,也是一个不断创新的过程,极大地拓宽了档案人员的视野,拓展了档案工作的思路,创新了教学档案管理的模式,提升了高职高专院校教学档案的水平。

参考文献:

1、国家教委《高等学校档案实体分类法》(1993)

档案专审工作计划篇3

一、领导重视,注重解决实际问题,加强档案管理基础工作

该局领导高度重视档案工作,将档案管理工作纳入全局工作议事日程,经常了解和听取档案工作情况,充分发挥档案为审计工作服务的作用。他们积极为档案管理创造条件,在基本制度建设上,先后制定了《__市审计局档案工作管理制度》、《__市审计局档案工作目标管理考核办法》和《后续审计档案管理质量控制工作方案》等规章制度。

几年来,局领导努力克服各种困难,在局办公经费十分紧张的情况下,不断加大对档案室的资金和人力、物力的投入力度,使审计局档案室基础设施建设水平走在了市直机关的前列,档案室设有单独档案库房、阅览室和档案员办公室,配有微机、录像、照相、复印、打印、传真、扫描等设备,库房内配备了密集架、音像档案保管专用柜、空调机、吸尘器和各类防虫、鼠药品,“八防”设施齐全。制做了审计局档案管理工作揭示板,档案管理基本制度一目了然。在实际工作中,坚持按省审计厅和市档案局的要求,对档案资料实行统一管理、科学分类,现有文书、审计、会计、科技和声像五类档案,分别进行收集、整理、立卷和归档;存放位置标识、保管、统计、鉴定、移交和销毁手续齐全,记录真实;审计档案和文书档案等检索工具齐全、完整。还利用局域网络平台,制成档案模板为一线审计人员创造标准化建档条件。档案室从19(来源:文秘站 )99年开始使用计算机辅助立卷,购置安装了“泰坦”软件,实行纸质文件与电子文件配套管理,在市直机关中率先实现电子文件归档,每年都按时将电子文件光盘和纸质文件目录上交市档案局。创建档案目录数据库及电子文件归档、查询系统,全方位共享档案信息资源,便捷易用,成效明显,使审计中心工作得到了有力的资料保障,审计质量效益不断提高,档案资源管理与开发利用工作也进一步实现了规范化、科学化。

二、落实责任,强化档案目标管理,业务建设不断加强

“十一五”期间,随着我市经济和社会的快速发展,审计工作职能不断强化,需要归档的材料增幅较大。20__年10月机构改革后,局里首先成立了档案领导小组,配备了业务素质高的专职档案员,落实了岗位责任制。明确具体工作由分管办公室的局、处两级领导主抓,负责指导和决定档案工作的进展情况,配备档案用品和相关设备,为管理好档案创造条件;档案员负责材料收集、立卷归档、科学管理,保证了档案管理工作正常、高效、有序运转;有关部门、人员履行各自岗位职责,作到了案卷保管期限划分准确,分类符合要求,装订整齐;全宗卷内容齐全,记载详实。其次通过确立档案管理目标来加强档案质量建设。制定《__市审计局档案工作目标管理考核办法》,内容主要包括档案工作的组织领导、基础业务、保管设施和立卷质量等七个大项,并划分三个考核等级,坚持档案质量检查与业务指导相结合,日常检查与集中检查相结合,并以审计署6号令为标准,针对档案立卷工作中发现的问题,用目标管理来规范行政执法行为,实现了档案质量与执法水平共同提高,并于年终按《__市审计局档案工作目标管理考核办法》实施,奖优惩劣,对不合格者责令限期改正。

三、加强培训,搞好自身建设,为审计工作服好务

档案专审工作计划篇4

夯实项目档案管理基础

万源市以工代赈办在不断总结和深入探索以工代赈项目规范化管理的基础上,制定了《万源市以工代赈项目材料编制暨管理工作指南》,在计划编报、工程建设、资金运行上形成了一套完善实用的管理办法。一是实行“三步法”科学规划项目,达到计划管理程序化,即:搞好调查把握实情、专业论证编好规划、严格上报执行计划;二是抓好“四环节”精心实施项目,确保工程建设优质化,即:公告公示到位、选准施工队伍、强化质量管理、严把工程验收关;三是采取“六措施”强化资金管理,确保资金使用规范合理化,即:实行专户专账管理、严格资金拨付程序、落实县级财政报账制和劳务报酬政策、建立健全项目资金档案、严格奖惩。

严格项目档案管理程序

建立项目档案的目的是为了更好地指导以工代赈工作。几年来,万源市以工代赈办不断完善档案工作体系,建立健全档案工作制度,完善档案管理办公设施。档案工作形成了主任亲自抓、股室配合抓、档案员具体抓的工作格局,档案管理实现了制度化、规范化、现代化。每年3月底前按照规范要求完成上年项目材料立卷、归档、编号、编目、排列入柜任务,并著录电子文档管理系统,实现了计算机的同步管理和项目资料查询的准确、快捷。

1.项目档案管理前期工作重点把握三个关键环节。

一是项目准备阶段:及时下达计划文件,全面公示项目内容,并与项目实施单位签订项目建设责任书,做好备案。项目实施单位必须严格按照计划调查论证、编制完成项目《实施方案》,与施工单位签订工程承包合同,或与村委会和农户签订项目自建责任书,并交以工代赈办备案、审核。

二是项目实施阶段:坚持基本建设程序,严格执行县级财政报账制,确保工程质量和进度。项目实施单位根据项目建设需要提出用款申请,到以工代赈办填报《资金拨款申报单》,以工代赈办根据工程进度、质量,提出划款意见交财政局审核后拨付资金。项目实施单位做好专户储存、专款专用,按工程进度提供原始票据审核,同时做好群众投工投劳记录,提供农民工签名(盖章)及其身份证号码的群众劳务报酬或补助兑现花名册。

三是项目验收阶段:工程结束后,项目实施单位必须向以工代赈办和财政局报送验收申请、工程总结、相关图片等资料。以工代赈办组织相关部门严格按照行业技术规程进行竣工验收,填写项目验收意见表。验收合格后,项目实施单位将项目建设竣工决算、原始票据等报送以工代赈办初审后,交财政局最终审核报账。票据复印件交以工代赈办和项目实施单位备案,原件交财政部门做会计凭证。

2.项目档案立卷归档注重完整规范。严格按照以工代赈、易地搬迁、其他项目等进行分类,一个项目一个档案专卷。档案专卷包括项目资金计划文件、项目建设责任书、工程实施方案、工程票据、劳务报酬或补助兑现花名册、群众投工投劳记录、竣工决算、工程报账和项目验收申请、验收意见表、工程总结及项目实施前后的相关图片等资料。

发挥项目档案管理效益

近几年,万源市以工代赈项目档案运用收到了明显实效。一是严格的档案查(借)阅及利用效果登记制度,提高了机关及项目管理的质量和效率。如2005年编制以工代赈“十一五”规划,立档的资料和图片为全市规划编制提供了范例和依据;在档案规范基础上建立起来的项目储备库,为以工代赈项目的筛选、申报提供了方便。

档案专审工作计划篇5

第二条档案管理升级工作的目的,是强化科技事业单位的档案管理,促进档案信息资源的开发利用,使科技事业单位的档案工作跟上改革开放的步伐,适应新形势的需要。

第三条本办法主要适用于国务院有关部门所属、地方政府部门所属和中国科学院所属的县团级以上(含县团级)独立的科学技术事业单位(包括工程勘察设计单位)。

第二章等级划分与考核内容

第四条科技事业单位档案管理分为:国家一级、国家二级和省(部)级三个等级。国家一级、国家二级等级标准及考核内容见附件一。

第五条省(部)级标准及考核内容由各省、自治区、直辖市,国务院各有关主管部门(以下简称各地区、各部门)制定。未单独制定部级标准的部门,其直属科技事业单位的考核、评审可按该单位所在的省级标准进行。

第三章申报、考评与审批

第六条科技事业单位档案管理升级申报工作,原则上采取自愿申请,逐级晋升的办法。一般在升级一年后方可申报更高一等级。

在首次申报档案管理等级时,对确实具备越级申报条件的单位,其越级申报需经上一级档案行政管理机构批准。直接申请升为国家二级档案管理的单位必须经省级档案行政管理部门或国务院主管部门批准;直接申请升为国家一级档案管理的单位必须经国家档案局批准(科研单位同时抄送国家科委,勘察设计单位抄送建设行政主管部门)。申报、考评和审批工作要严肃认真、实事求是、坚持标准、从严要求。

第七条升级申报程序为:各单位在严格按照《科技事业单位档案管理部级标准及考核内容》自检合格后,按其隶属关系向主管部门或地方档案行政管理部门提出申请报告(申请报告内容见附件三);并填报《科技事业单位档案管理升级登记表》(附件四)及《科技事业单位档案工作基本情况调查表》(附件五)。

第八条省、自治区、直辖市及计划单列城市所属单位向地方档案行政管理部门提出申请,同时抄送地方专业主管部门;部委直属单位向国务院主管部门档案管理机构提出申请,同时抄送该单位所在地的省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门。

第九条科技事业单位档案管理升级的考核评定,按隶属关系进行。地方所属单位的档案管理升级以地方档案行政管理部门为主,会同地方专业主管部门组织考核评定;部委直属的单位以国务院主管部门为主,会同或委托(必须有委托函)单位所在地的档案行政管理部门进行考核评定。国家一级档案管理的考评应分预审和考评两步进行。

第十条考评工作程序

(1)听取申报单位自检情况汇报;

(2)对照申报等级标准,结合实际情况逐项考核;

(3)根据考核结果进行综合评议,提出考评意见并作出考评结论;

(4)向申报单位公布考评情况,并宣布考评结果;

(5)整理汇总有关考评材料,向档案行政管理部门或国务院主管部门报告(上报材料要求见附件二)。

第十一条审批工作

档案行政管理部门和国务院主管部门根据考评组的考评意见和结论进行审核,并提出审核意见。

"国家一级档案管理"单位的审批工作按隶属关系,由省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国务院主管部门审核后,报送国家档案局批准;"国家二级档案管理"单位的审批工作,由国家档案局委托省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门或国务院主管部门审核、批准,并报国家档案局备案(备案材料见附件二)

科研单位档案管理的等级经批准后抄送国家科委;勘察设计单位档案管理的等级经批准后抄送建设部。

"国家一级档案管理"的审批工作原则上每半年进行一次。

第十二条"省(部)级档案管理"的申报、考评和审批工作由地方档案行政管理部门及国务院主管部门进行。

第四章考评组的组织

第十三条各省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和有关主管部门、国务院有关主管部门,应根据档案管理升级工作的需要设立考评组,负责进行考核评审工作。考评组由部级和省(部)级评审员组织。

第十四条考评组一般由5--7人组成。考评"国家一级档案管?quot;单位时,考评组至少应有4名部级评审员;考评"国家二级档案管理"单位时,考评组至少应有2名部级评审员。

第十五条部级评审员的条件

(1)能够正确理解并执行国家关于档案工作和科学技术工作的方针政策、法规和标准;

(2)能够熟练掌握科技事业单位档案管理升级标准,工作认真负责,秉公办事;

(3)具有中级以上专业技术职务,或大专以上学历并有五年以上档案业务指导或科技管理工作经验。

第十六条部级评审员的职责

(1)接受对科技事业单位档案管理升级工作进行的业务咨询;

(2)参加国家一级、国家二级档案管理的评审工作;

(3)及时向档案行政管理棵藕凸裨褐鞴懿棵欧从晨萍际乱档ノ坏蛋腹芾砩豆ぷ髑榭龊臀侍狻?br>第十七条部级评审员的聘任

部级评审员由省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和国务院主管部门推荐,国家档案局审核后聘任(推荐登记表见附件六)。

第十八条各地区档案行政管理部门和各主管部门档案管理机构中,已聘任为企业档案管理部级评审员的,可以兼任科技事业单位管理部级评审员。

第十九条推荐人选中要有一定比例的科技人员或科技管理人员。档案管理部级评审员任期五年,到期可以续聘。不再从事升级工作的应改聘。

第五章发证与奖励

第二十条档案管理等级证书是验证科技事业单位档案管理水平的标志。获得部级档案管理证书的单位,在全面质量管理、设计单位资格认证、单位管理升级等考核验收时,享受档案管理专项工作免检权,并可作为评选先进单位的考核依据。

国家档案局统一印制国家一级、国家二级档案管理证书,并定期公布"国家一级档案管理"单位名单。

第二十一条暂未进行单位管理升级等评估活动,而先行获得档案管理升级证书的单位,单位要给予有关部门或人员以表彰和相应的奖励;单位已进行管理升级等评估工作,档案管理达到同步升级或高于单位管理等级者,档案管理部门和人员同时享受单位管理升级的奖励待遇。对档案管理升级工作做出重要成绩、表现突出的档案管理人员,其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。

第六章监督与检查

档案专审工作计划篇6

【关键词】水专项档案;管理

水体污染控制与治理科技重大专项是《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006-2020)》16个重大专项之一,是建国以来投资最大的水污染治理重大科技项目。水专项旨在研究重要流域水生态环境、污染控制和治理,突破和开发安全饮用水技术,建立适合我国国情的水体监测、控制和水环境质量改善技术体系。水专项档案管理工作是水专项工作的重要组成部分,是国家的重要科技资源和宝贵资产,必须加强水专项档案工作的规范化管理。

一、水专项档案的归档范围

(一)综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录(录音)、会议纪要(记录)、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。

(二)实施方案编制阶段。项目(课题)实施方案、编制组名单、编制说明等。

(三)实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。

(四)组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划,专项项目(课题)指南,招投标文,评审、评估报告及专家意见,任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录,综合材料,数据整理材料,样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结,专项及项目(课题)执行情况、年度报告,专项及项目(课题)调整申请及批复,专项工作报告等。

(五)评估验收阶段。研究报告,研制报告,记述报告,论文专著报告,专利文件,检测鉴定报告,评估报告,专家意见,审计报告,验收全套材料(专家名单、会议记录、验收意见),成果推广应用报告,成果登记表,专项总结报告等。

(六)其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。

二、建立水专项档案工作管理网络

水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络,明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作,调动专职档案员积极性,专职档案员应成为水专项课题组成员,负责水专项档案管理工作。

三、加强档案宣传、教育、培训工作,加大监管力度

水专项课题在立项及实施过程中,水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视,增强水专项课题相关人员档案意识,调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专(兼)档案员通过培训、交流,开拓视野,增长业务知识,汲取先进经验,为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。

水专项工作在实施过程中,上级主管部门应组织档案管理领导小组,对课题和子课题承担单位进行不定期巡检,开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制,有效地保证水专项档案的规范化管理。

四、加强档案工作全过程跟踪管理,确保档案质量

前期指导。水专项工作量大,时间跨度长,课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理,制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划,要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档,确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。

中期检查。在水专项课题实施过程中,专职档案员应积极参与水专项工作中去,了解和掌握水专项课题进展情况,跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况,将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善,确保水专项档案的案卷质量。

参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收,没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料,不予验收。专(兼)职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作,查找档案工作方面存在问题和不足,积极进行整改,进一步提高档案工作管理水平。

审核鉴定。课题结题后,课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后,专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后,移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时,应同步接收电子档案。

文件材料在整理、立卷过程中,应注意如下问题:一是归档文件材料必须是原件,若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档,如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时,课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整,如:课题实施方案、经费预算、财务审计等材料,兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时,提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档,如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作,做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。

五、加强档案保管,做好档案利用工作

为了保管好水专项档案,根据《实施科技重大专项的保密规定》,水专项相关部门要制定档案保密制度、档案借阅制度,保证水专项档案在借阅过程中的保密与安全。凡借阅水专项档案,需经单位主管领导审批,并做好签字登记工作。凡重要的档案资料一般不得提供原件。借阅档案一般只借阅课题汇编材料。

水专项工作是民生工作,水专项档案具有重要的作用和社会价值。项目、课题与子课题相关单位要高度重视档案工作,要从管理机制、组织建设、制度建设、过程管理等细节方面进行全方面控制、管理,切实有效地保证档案工作的规范化管理,更好地为政府决策、为国家水污染治理工作提供服务。

【参考文献】

[1]林芳美.关于做好云南省地震行业科研专项档案管理工作的思考[J].国际地震动态,2015(1).

[2]谢俊雪,郑书宏,张玉兰等.加强专项档案管理确保归档材料规范准确完整提高档案质量及利用率[J].河北农业科学,2012(3).

档案专审工作计划篇7

提高区县综合档案馆建设水平,为更好地贯彻落实国家发展改革委、国家档案局《中西部地区县级综合档案馆建设规划》以下简称《规划》进一步加强对区县综合档案馆建设工作的指导。现提出如下意见。

一、严格执行档案馆建筑设计相关标准、规范

编制、评估、审批工程项目可行性研究报告的重要依据,档案馆建设标准》建标档案馆建筑设计规范》规划》区县综合档案馆建设项目决策和控制项目建设水平的统一标准。也是工程设计和监督检查的重要依据。各区县(自治县)档案局应认真学习、掌握相关标准、规范,结合本地实际科学谋划好档案馆建筑设计,提高档案馆建筑的适用性和文化性,突出地方特色,既实事求是又适度超前,确保档案馆建成后符合相关标准、规范和“五位一体”功能需要,满足当前和今后年发展的需要。

二、加强纳入《规划》区县综合档案馆建设项目管理

对项目资金实行专户、专账、专人管理,纳入《规划》区县综合档案馆建设单位应建立规范的财务管理制度。确保项目资金安全。中央补助投资仅限于档案馆馆舍建安工程,不得用于征地、管理费等其他支出。严禁压缩建设规模。凡属中央补助项目必须按照国家发展改革委核定面积进行建设,如有减少应向国家发展改革委和国家档案局报告并退回中央补助资金。严禁减少功能用房。各区县档案馆新馆建设项目必须按照《档案馆建设标准》中所规定的档案馆房屋建筑面积和各类用房指标规定执行,任何单位、任何人不得以任何理由减少档案馆功能用房。

地方政府投资的区县综合档案馆建设项目在资金管理、建设规模、功能用房建设上参照上述意见执行。

三、建立档案馆建筑设计方案审查制度

负责对区县综合档案馆建筑设计方案进行审查和指导,市档案局成立区县综合档案馆建设工作指导组。对档案馆选址与规划布局、建设规模、建筑设计、工程质量等工作进行督查,对中央投资项目进行检查。各区县综合档案馆建筑初步设计完成后,应将全套设计图纸报送市档案局,市档案局区县综合档案馆建设工作指导组根据国家有关标准、规范进行审查,提出指导意见并书面反馈各区县(自治县)档案局。各区县(自治县)档案局应根据市档案局指导意见,积极协调档案馆建设单位、建筑设计单位修改设计,确保档案馆建筑设计符合国家相关标准、规范要求。

档案专审工作计划篇8

1 顶层策划阶段

项目档案管理人员要时刻关注本单位建设项目动态,一般从年度计划、项目工作简报、新闻报道等渠道可以获得项目进展情况。一要注意及早介入,从项目批复立项后,档案管理人员就要介入,积极与项目管理人员沟通,掌握项目进度;二要注意建立制度,项目启动前,会形成一系列管理制度的汇编,项目档案管理人员要关注档案管理制度,并适时修改完善,使前端控制有章可循。

2 登记备案阶段

项目初步设计完成后,勘察、设计、施工、监理等单位确定后,要及时向当地档案行政管理机构备案,为项目档案管理注射“强心剂”,借助外力加强前端控制。一要注意知悉概况,在项目档案管理登记备案过程中,要掌握项目投资、工期、选址等一系列重要信息,以便有针对性加强管控;二要注意制定计划,要借助监理方力量编制项目档案查验计划,如制定声像档案拍摄计划和措施,有计划地开展前端控制事半功倍。

3 检查指导阶段

施工、监理方进场后,项目档案管理人员要及时协调项目管理人员召开首次会议,明确项目档案形成的大致程序,建立各方工作人员联系通道。一要注意召开交工资料技术交底会议,要明确交工资料的套数、整理标准等要求,并对建设单位执行的标准进行详细培训,并要求各参训人员签字留证;二要注意跟踪指导,项目档案管理人员要定期(每周或每月不等)到施工现场监督施工、监理文件资料积累情况,防止项目进度与文件资料脱节的情况发生,特别是隐蔽工程等验收记录要重点检查。并要跟踪各方资料员工作情况,一旦发现人员流动或更换新人的情况,要及时培训,确保文件资料积累工作不断档。

4 初步审查阶段

项目档案审查一般按项目阶段开展,如桩基工程完工后,要督促施工方、监理方整理文件资料,初步验收审查。一要注意全面审核案卷,在各阶段文件量不大的情况下,力求全部全面清理审查,不留死角;二要注意复查整改问题归零情况,在检查中发现问题要及时书面提出整改要求,直至整改归零、复查后才能通过初步审查。

5 归档验收阶段

归档验收阶段是项目档案成型的关键阶段,各阶段已通过初步审查的文件资料在验收阶段一般来说不会再有太多问题,但仍然要严慎细实地做好把关工作。一要注意竣工图、声像资料等竣工文件的审查,确保竣工图的内容与项目实体相符,形式与归档要求一致,要确保项目声像档案能全面、客观反映项目建设过程并符合归档要求;二要注意借助城建档案馆等专业队伍的力量审查把关,要适时邀请城建档案馆或档案行政管理部门的专家亲临现场审查。一方面,有利于促进移交城建档案馆的档案的进馆进度,另一方面,有利于提高项目档案质量,以更好地服务于项目实体运行。

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