通过11月9日、10日对各院系职能部处及直属单位迎评工作验收检查，发现仍然存在许多问题，特别是各单位的汇报，尚有许多须改进的地方，现将有关要求提出，望认真修改。
一、对职能部处的要求
1、职能部处及直属单位领导要重视汇报材料，主动积极地准备材料，配合学校做好评估工作。
2、各部门认真学习学校自评报告中与本部门相关的部分，领会精神，以自评报告为蓝本，汇报材料中的有关数字、特色等不但不能与学校自评报告相矛盾，而且要自觉地将具有佐证作用的材料充实到汇报材料中。各项数据要与学校自评报告中的相关数据一致，特色要围绕自评报告中的三个特色展开。
3、各部处自评报告要贯彻“继承和发扬哈工大优良传统”的基本指导思想。
4、本次评估为“本科教学水平评估”，评估专家主要关心与本科教学工作水平有关的内容，因此，各部处的汇报材料要紧紧围绕“本科教学的中心地位”展开，给专家展示本部门为教学服务的理念、措施、成效，忌将汇报材料变成工作总结。
5、汇报材料的PPT应精心制作，尽量采用图表代替数字和文字，字号大小适度，布局均衡，色彩和谐，重点突出，便于专家形成良好而深刻的印象。
6、对于达不到评估要求的指标，要以有力的证据说服专家，而不要置之不理。如图书册数不够，就要强调馆际互借，电子文档，免费原文传递等；设施不达标就要给出令人信服的解决措施和由此取得的成效。
7、掌握汇报时间，通过字斟句酌，精选材料，将汇报控制在10分钟之内；注意措辞与语气，避免过谦和夜郎自大，避免贬低外校来提高我校，尽量不要使用贬义词。
8、各单位PPT电子稿和自评报告的文字稿于11月18日交评估办。
二、对院系的要求
1、院长（主任）汇报材料（PPT）要突出继承和发扬哈工大“规格严格、功夫到家”的优良传统，以翔实的材料证明在各项教学工作中的落实情况；突出本单位教学中心地位的落实情况；要突出本单位在本科教学工作的特色与亮点。
2、汇报材料（PPT）要图文并茂，用大量的图片资料给人以深刻印象。
3、汇报材料（PPT）要进一步纲化、挖掘更多更新的材料。
4、各院（系）佐证材料仍存在一些质量问题，必须进一步提高质量。
5、实验室参观点存在实物不足，重点不突出，卫生不整洁等问题，要求各单位对参观环境进行精心设计，摆出实物、突出重点、整洁卫生、设备仪器处于运行状态。
6、各单位解说词要精心准备，解说员认真演练。
汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿，在实际工作中,下级向上级领导汇报工作是常有的事情，这就决定了撰写汇报材料是一个单位、部门从事文字工作的同志可能经常遇到的工作。汇报材料写得好，就能较好地反映汇报主体的工作水平和能力，就能赢得上级领导的支持，所以,写好汇报材料至关重要。
那么，怎样写好汇报材料呢？我的体会有五点：
一是围绕主旨，投其所好
首先是汇报要围绕上级领导听汇报的意图。一般来说，上级领导听汇报都有一定的目的性，尤其在一些正规的场合听汇报，往往会事先告知。在这种情况下，就一定要按领导的要求准备汇报材料,切忌偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容。其次是汇报要围绕上级领导的心理。起草汇报材料之前，首先要研究听汇报的人最关心什么、最重视什么、最想听什么，围绕这样的问题作重点汇报，一般容易引起领导的兴趣。如果汇报中再提出自己的思想观点和经验性的东西来，使领导从中受到一些启发，那就会取得比较理想的效果。第三是汇报要围绕上级领导的思维特点和语言风格。要通过认真领会上级的预先通知、及时和上级有关工作人员联系，尽可能多地了解情况，力求汇报的思路和语言与其更贴近一些。第四是汇报要围绕上级领导所分管的工作。汇报的内容要同听汇报者分管的工作相对应，这样，领导听着比较顺耳，汇报也就容易取得好效果。比如汇报本市当前正在开展地保持共产党员先进性教育活动，你是侧重汇报教育活动是怎样部署的，还是重点汇报教育活动中采取的措施、下大力解决的问题。这两个角度，写起来重点是完全不一样的，那就要看领导听汇报的重点是什么，由此来具体选定。如果不把上级要求弄清楚，单凭主观愿望去写，很可能会出现上级想听的没写到，不想听的笔墨用了不少，结果只能劳而无功。
二是突出特色，详略得当
汇报时对于一般面上、共性的东西要尽量少汇报，而对本部门、本单位工作上最具工作水平、最有特色的地方就要多汇报一些，这就容易引起领导的兴趣。因为领导一般希望在听汇报过程中多了解一些情况，多受到一些启发。对于那种面面俱到而又什么也说不清、说不透，不能使领导受到启发的汇报，领导往往不会感兴趣。那么，怎样才能突出特色呢?我认为：一要先声夺人，把工作上最鲜亮、最感人的内容放到最前边，以引起听汇报人的兴趣。二要说清说细，以给人完整清晰的印象。三要充分挖掘、展现其与众不同的效果，力求给人以启迪和收获。如：上级领导到本地听取调研信息工作经验汇报时，本单位领导没有面面俱到地讲，而是重点抓住本单位的特点，只讲了三条：一是领导重视，带头深入基层抓调研信息工作；二是定期开展例文研讨及调度会议；三是奖励先进，鞭策后进。由于突出了本单位的个性特点，给上级领导留下了较深的烙印，这一经验后来获得上级推广。
三是注重总结，写出高度
汇报材料是一个总结、提高、升华的过程。所以，汇报材料要力求有思想、有见解，能够给人以启发，使人听了豁然开朗。汇报稿的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。同样一个问题，分析得好不好，其思想的深刻程度大不一样，我认为主要应把握三条：一是要突出工作中的亮点，把有个性的东西挖掘出来，并分析透彻；二是要从具体工作入手，不能大而化之、太抽象；三是要抓住本质，杜绝简单的材料堆砌，写出深层次的东西，防止表面化，浅尝辄止。只有这样的汇报，才有深度、有味道、给人启迪、耐人寻味，才能给领导留下深刻的印象。
四是层次清晰，结构合理
汇报材料一般包括工作开展情况、工作成绩、存在的问题与建议、今后的打算等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后写什么，要仔细推敲、精心斟酌，尽量把情况说清楚，把成绩汇报充分，让领导一听能兴奋起来。安排汇报材料的结构层次，一定要在立足于工作实际的基础上，研究领导的心理，适应领导的心理，抓住领导的心理。汇报时由于受时间限制，所以，汇报材料一定要注意做到层次清晰，结构合理，便于领导听清弄懂。首先是线条要单一，要一部分说一项内容。其次是情节要简单，要突出主要情节，没有必要事无具细。再次是前后内容的跨度要自然，一般要有过渡句，以使听汇报的人不觉得突然。
一、端正心态、了解认识材料工作
写好汇报材料首先要端正好自己的态度，要以细致严谨的态度去对待。汇报材料不同于其它文章写作，必须遵循领导意图和适应机关工作需要，不能将其混同于个人行为，更不能凭个人兴趣来写；其次要了解汇报材料针对性、真实性、条理性、时效性的特点。汇报材料都有其特定对象，对象不同汇报内容也不同，所写材料一定要实事求是且具有条理性，让人一目了然，并做到及时汇报；再次要注意发挥众人的智慧。好的汇报材料是靠众人的智慧来完成的，有人草拟，有人审核，有人修改、校核，参与写作人员必须具有合作意识。
二、注重前期准备和学习
一是全面细致掌握本地区、本部门的工作状况。注意平常工作中的积累，建立属于自己的素材库，做到对重点数据烂熟于心。平常多与同事交流，了解本单位及其他单位工作状况；有意识地多收集各单位的最新计划、总结；利用网络、报刊积累有关法律法规、名家名言、典型例子、重要文件及讲话。
二是钻研前人文章，不断学习。前人的文章经过多次修改后，其文章结构、语言风格已得到了领导的认可。通过对前人文章的研究，学习其文章脉络及遣词用句方法，学会把握文章整体布局与思路，在各种对上汇报材料中摸清上级领导的讲话特点、所关注热点难点及所思考的重大问题。
三、掌握正确写作方法
（一）接受任务，明确材料主题。在接到任务后，仔细阅读任务材料，围绕领导意图深入思考，领会上级领导布置工作时的本意和所期望达到的目的，明确主题和写作要点，有针对性地进行材料写作。
（二）围绕主题，广泛收集资料。确定好主题，接下来要做的就是收集相关材料，文章没有材料只有干巴巴的观点，即使再新颖、正确也会因为空洞无物而使文章质量大打折扣，再好的文章也是需要材料来充实的。所收集到的材料不仅要广泛而且要细致、准确，可以从自己建立的素材库中去寻找；可以深入实际收集第一手资料；也可以运用电话、网络搜集；还可以从现行政策法规中收集。收集起来的资料必须进行“去粗存精”“去伪存真”的加工整理，使其更好地为主题服务。
（三）谋篇布局，完成总体构思。写作之前，要进行周密的设计与构思。首先要明确文章划分为哪几个部分，通过哪几个方面来说明情况，文章的侧重点是什么。再次，要确定好文章的逻辑顺序，考虑好文章的前后衔接和过渡，以提纲的形式将总体结构列出来。
（四）突出重点，抓住实质要害。千人一调、万人同腔是汇报材料的大忌，特色鲜明才能给领导机关留下深刻影响。首先要突出重点，要言不烦。凡是符合上级领导听汇报意图的，凡是能够突出自我特色的都是汇报材料的重点，同时要注意简明扼要，文章篇幅一长，面面俱到，就会使重点难以突出。其次要抓住本质要害。少讲进程性的东西，多讲实质性的东西，杜绝简单的材料堆砌，把深层次、具有典型的东西写出来。
（五）正式起草，拟写汇报材料。材料、结构、重点都有了，下面要进行的就是汇报材料的起草，需要对材料进行进一步加工，提出观点，做到观点统帅材料、材料支持观点。注意要有实事求是的科学态度，如实地汇报工作，对成绩不添枝加叶、对问题不回避遮掩，有喜报喜，有忧报忧，坚决反对假、大、空式的文章。
（六）仔细润色，完成加工修改。汇报材料很难一次就达到很完善的境地，必须重视加工修改。在表达形式方面，要检查结构层次是否清晰，语言是否准确规范，标点符号使用是否正确等；在思想内容方面，要检查观点是否正确无误，材料是否支持观点，所引材料、事例是否合乎事实，重点是否明确突出等。在修改过程中要有“吟安一个字，捻断数根须”的精神，对文章仔细推敲，发现错误及时修改。
四、勤于练笔，主动学习
搞清楚主要意图。上级听取下级的工作汇报一般带有很强的目的性，对汇报内容、范围、时间、形式等都会有明确要求，这就需要我们必须准确掌握上级最重视什么、最想听哪方面的内容，做到有的放矢。
把握好领导特点。不同的上级领导，由于职能分工、工作经历、思维方式、语言风格等有所不同，对工作汇报的要求也会有所不同。
基础：情况掌握要到位
吃透上情。上级对相关工作的决策与部署，具有全局性、战略性和指导性，是汇报材料写作的重要理论依据，因此，必须把这些大政方针和决策部署学深悟透。
摸清下情。汇报材料需要大量实实在在的内容做支撑。要对基层工作开展情况、取得成效、经验做法和有关数据等了然于胸。
把准“内情”。从本级工作实际出发，进行认真分析与梳理，总结经验与教训，准确找出存在的问题和不足，明确未来的工作思路和发展方向。
关键：谋篇布局要到位
结构要合理。按照“层次清晰、段落完整，纲目清楚、思路贯通，衔接顺畅、逻辑缜密”的要求，把基本情况、主要做法、存在问题、下步打算等内容进行合理编排，使汇报材料错落有致、张弛有度。
详略要得当。汇报材料的写作要正确处理好点与面、一般与特殊的关系，做到既有“点”的铺陈，又有“面”的浓缩。
语言要精练。汇报材料在语言表达上切忌冗长繁琐、拖泥带水、废话连篇，要做到通俗易懂、自然流畅、言简意赅。
核心：内容安排要到位
重点要突出。要分清主次轻重，把更多的笔墨用在有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容上。
观点要鲜明。注重从以往工作中提炼出鲜明的思想、见解和观点，使汇报材料给人启迪、耐人寻味，让上级留下深刻的印象。
要彰显特色。就是要把“人无我有、人有我优、人优我精”的特色做法写充分、把最具个性的措施写出彩、把最鲜活的经验写到位。
材料要真实。汇报材料最大的特点就是用事实说话。要实事求是，说实话、报实情，对所汇报的有关情况和涉及的数据内容，进行反复核实、科学论证，确保准确无误。
保证：推敲修改要到位
进一步审视内容。主要看思想是否有问题、观点是否正确、内容是否突出、材料是否真实，要反复查看是否还有需要调整或变通的地方。
搞清楚主要意图。上级听取下级的工作汇报一般带有很强的目的性，对汇报内容、范围、时间、形式等都会有明确要求，这就需要我们必须准确掌握上级最重视什么、最想听哪方面的内容，做到有的放矢。
把握好领导特点。不同的上级领导，由于职能分工、工作经历、思维方式、语言风格等有所不同，对工作汇报的要求也会有所不同。
基础：情况掌握要到位
吃透上情。上级对相关工作的决策与部署，具有全局性、战略性和指导性，是汇报材料写作的重要理论依据，因此，必须把这些大政方针和决策部署学深悟透。
摸清下情。汇报材料需要大量实实在在的内容做支撑。要对基层工作开展情况、取得成效、经验做法和有关数据等了然于胸。
把准“内情”。从本级工作实际出发，进行认真分析与梳理，总结经验与教训，准确找出存在的问题和不足，明确未来的工作思路和发展方向。
关键：谋篇布局要到位
结构要合理。按照“层次清晰、段落完整，纲目清楚、思路贯通，衔接顺畅、逻辑缜密”的要求，把基本情况、主要做法、存在问题、下步打算等内容进行合理编排，使汇报材料错落有致、张弛有度。
详略要得当。汇报材料的写作要正确处理好点与面、一般与特殊的关系，做到既有“点”的铺陈，又有“面”的浓缩。
语言要精练。汇报材料在语言表达上切忌冗长繁琐、拖泥带水、废话连篇，要做到通俗易懂、自然流畅、言简意赅。
核心：内容安排要到位
重点要突出。要分清主次轻重，把更多的笔墨用在有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容上。
观点要鲜明。注重从以往工作中提炼出鲜明的思想、见解和观点，使汇报材料给人启迪、耐人寻味，让上级留下深刻的印象。
要彰显特色。就是要把“人无我有、人有我优、人优我精”的特色做法写充分、把最具个性的措施写出彩、把最鲜活的经验写到位。
材料要真实。汇报材料最大的特点就是用事实说话。要实事求是，说实话、报实情，对所汇报的有关情况和涉及的数据内容，进行反复核实、科学论证，确保准确无误。
保证：推敲修改要到位
进一步审视内容。主要看思想是否有问题、观点是否正确、内容是否突出、材料是否真实，要反复查看是否还有需要调整或变通的地方。
写好汇报材料至关重要，下面是一些写作技巧
上级领导到所属单位调研或检查指导工作，一般会事前打招呼，会提出要听取某项工作或全面工作情况汇报，有时还会提出具体要求。这就在一定程度上决定了汇报材料“写什么、怎么写”的问题。明确了这一点，就能有的放矢，少走或不走弯路。
要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。上级领导听取下级工作汇报，总有一定的目的性，对于听什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报等都有明确要求。因此，撰写汇报材料必须紧紧围绕上级领导听汇报的意图和要求来准备。
要围绕上级领导的关注点来写。如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求，是不是就无法准备汇报材料呢？当然不是。一个有效的做法，就是紧紧抓住上级领导的关注点来起草汇报材料。这就要求在起草汇报材料前，认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么，进而把握其关注点，搞清“最想听什么”这个基本问题，并以此准备材料。
要针对汇报的主题和目的开展材料收集。要弄清楚上级领导最重视什么、最想听什么，围绕这个汇报才能激发领导兴趣。第三是要了解上级领导的思维特点和语言风格，让汇报思路与语言贴近领导。第四是要按汇报人的提纲要求和语言特点撰写材料，便于领导用适合其风格的语言把想说的舒畅地表达出来。
突出工作重点，就是坚持重点论。重点论告诉我们，在认识复杂事物的发展过程中，要着重把握它的主要矛盾；在认识某个矛盾时，要着重把握矛盾的主要方面。起草汇报材料，也必须抓主要矛盾，突出工作重点。突不出重点，一则浪费领导时间，二则让领导在短时间内难以把握其核心所在。
那么，在起草汇报材料过程中，如何突出重点呢？首先要明确什么是重点。一般来说，凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。
什么是特色？特色就是个性，就是“人无我有，人有我优，人优我精”的优势。亮点就是工作闪光点，就是突出的成绩。听汇报的领导总是喜欢听有内容、有特色、闪亮点的工作汇报，不喜欢听毫无特点、平淡乏味、“一般化”的汇报。
那么，怎样才能抓住特色亮点呢？一是要把最鲜亮、最感人的内容放到最前边，放到最显眼的位置上，越是有特色、闪亮点的工作越要浓墨重彩，集中反映，使之成为整个材料的重头戏，而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报，或一笔带过，点到为止。二是要把闪现亮点、最有特色的做法、制度、措施等说清说透，把最得意、最主要的工作成绩尽量展现出来，把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来，给人以深刻的启迪。三是要把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容，作为出彩的地方努力把它写实、写好、写到位。
起草汇报材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。汇报材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。汇报工作是要适当发议论的。“发议论”就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼，更清晰、更系统、全面地说明情况，从而让上级领导了解事情的真相和来龙去脉，并从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。
那么，怎样在汇报材料中体现出思想性呢？主要应把握三点：一是要善于理性分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于综合概括。
汇报材料一般包括工作开展情况、做法成效、经验启示、存在的问题与不足、今后打算等内容。在结构上首先脉络要十分清晰，其次是线条要单一，再次层次不要过多。
汇报材料主要是说给人听的，这就要求汇报语言要实在、简明，要客观、翔实，有血有肉，有鲜活的东西，不能老是干巴巴的，就几个观点、几根筋，该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话，该量化的就要量化。需要虚化时也得“虚”，该归纳的就要归纳，该概括的就要概括。
提示一点：在整个汇报过程中需备录音设备，便于事后整理领导指示精神等。
根据县民主评议工作领导小组《关于做好____、年度民主评议工作的通知》的要求，我校高度重视，认真学习文件精神并及时召开专题会议，就我校民主评议政风行风工作进行安排部署，切实把学生和家长的利益放在首位，不断加大依法治校、以德治校、规范办学行为。具体工作如下：
一、强化监督，为民主评议提供保证
我校坚持解决好教职工反映强烈的热点、难点问题，把提高“教书育人、管理育人、服务育人”水平作为民主评议学校行风工作的出发点和落脚点，转变学校领导工作作风、师德师风，以建设廉洁、高效、文明、创新的学校行业新风为目标，切实把民主评议行风工作摆上重要议事日程。成立学校行风建设领导小组，专门负责师德师风、校务公开、学校收费和行风评议等工作，形成学校主要领导亲自抓，各年级、科室中层具体抓，分级负责层层抓的工作格局。
二、狠抓落实，做好民主评议各个阶段工作
1、认真做好组织宣传发动工作
利用全体教职工学习培训的时间，召开全体教职工参加的行风建设动员大会，认真做好宣传发动工作。不定期组织教职工代表大会、发展研究会、家长座谈会等活动。通过宣传发动，广大教职工进一步明确了民主评议政风行风工作的目的、意义、内容和步骤，提高了参与民主评议学校行风的积极性和主动性。
2、查找问题
一是采取“回头看”的形式，着重检查发现过去行评工作中整改未到位、回潮反弹的问题。
二是采取召开评议代表座谈会和学生家长会。学校不定期采取走访学生家庭、特困户等形式广泛征求群众意见，深入查找行风建设存在的问题，特别是新情况、新问题。对收集到的信息整理分类，凡涉及到师德师风、乱收费、班主任管理、日常教学等问题的，学校将对这些意见、建议进行调查了解，认真分析原因，着力抓好自纠。
3、落实整改
针对发现的问题，学校制定整改计划和措施，积极推进作风转变。使大家认识到此项活动的开展是党在新时期对教育系统工作提出的新要求，直接关系到教师队伍整体素质的提高，关系到学校的可持续发展。
三、突出重点，不断推进民主评议工作
我校始终把“学生满意、家长认可、社会美誉度高”作为民主评议学校行风的基准，把解决好学生、家长、社会反映的热点、难点问题，作为行风建设的重点。
始终坚持把师德师风建设作为教育系统创行业新风的一项重要内容来抓，深入、持久、广泛开展师德教育活动。本学年，学校先后举办名师讲座、中层领导生本课堂汇报课、中青年教师教学比赛、优秀教案展、校领导进班听课评课、教师节表彰会、班主任经验交流会、在市县媒体报刊做好教师宣传、为优秀教师及备课组赠书等活动。各项活动的顺利开展，极大地调动了广大教师的工作积极性。
巩固校务公开、政务公开的成果。学校的各项决策，及时向全校公开，保障教职工的知情权、参与权和监督权。无论是工程的招标还是物品采购，都成立了领导小组，以分管校长牵头，工会、办公室、总务处、教导处、政教处等主要负责人为主管，负责制定规范、细则，组织实施，阳光操作，教职工满意度高。
大力推进廉政文化进校园工作，采取积极有效的措施。一是加强班子建设，为办人民满意教育提供坚强的组织保障；二是以科学发展观为指导，把握办人民满意教育的正确方向；三是积极开展群众路线教育实践活动。学校先后组织了党的群众路线实践活动、开展创先争优、雷锋活动周宣传、创办文明城等活动。
四、存在问题
1、政风行风建设工作发展不平衡。学校对群众反映的热点、难点问题，所采取的整改措施还不够有力，还需要进一步整改。
2、师德师风建设仍有不少薄弱环节。如有些教师教育方法不当，法制观念不强，在教学方法上不能适应素质教育的要求。
五、改进措施
一是加强教职工队伍政治理论学习，加大学校对群众反映的热点、难点问题解决力度。
关键词：特色档案；内涵；建设；利用
武汉航道学校是交通部长江航道局所属的全国唯一的一所培养内河航道专业人才的中等职业学校，创建于1976年9月。本文从学校三十余年办学历程中对各门类档案的整理心得入手，对于如何建设、利用与管理中职学校特色档案，进行全面阐述。
一、中职学校特色档案的内涵与实质
表面的理解，“特色”就是指事物具有独特的色彩、风格、内容及其特征、特性、内涵等。就档案工作而言，主要是指与本单位工作有关的、具有一定的内容特征的档案集合。对不同的单位，其特色档案的内容与形式会有许多不同的情况，每个单位都会有各自的工作特色。
档案工作及档案材料要有特色，可用“人无我有、人有我优、人优我特”的形式来表现。以武汉航道学校特色档案建设为例，学校的建设与发展、创建湖北省重点学校、申办全国航道职工教育培训中心、全国职工教育培训优秀示范点，申办航海教育培训资质，走职工培训教育为主，学历教育为辅，航道职工培训与海船船员培训相结合的发展之路，为学校的特色档案管理提供了重要源泉和活力。为适应学校各项工作的需要，档案部门在档案的收集内容、管理方式、信息的开发、利用服务、文件汇编等方面都反映出与其它航道单位的不同。档案工作围绕学校教学、培训等工作，开展了特色档案的建设和管理。以学校的建设发展为核心，按照“整理—开发—利用”三个层面，在做好学校档案工作日常管理的基础上，提炼、完善亮点材料，整合档案特色资源，为学校各项工作的顺利开展服务，力争特色档案建设与学校建设协调一致，促进学校可持续发展。
二、中职学校特色档案工作的建设、利用和管理
中职学校的特色档案建设，可结合本单位的情况，围绕学校重点工作，档案部门根据自已的人、财、物等条件有选择性地从以下几点进行。
2.1 特色档案材料的收集整理
针对反映学校亮点材料开展收集整理工作，彰显档案特色。特色档案的内容可结合学校的教学、科研及管理工作，凡是在归档材料中能反映学校亮点和成果的，其它航道系统内单位不具备的，学校独自特有的内容，都可以作为特色档案来进行收集整理。航道学校现将以下内容档案材料纳入特色档案收集范围：
1.反映学生各种职业技能和水平考试的文件材料，如各工种职业鉴定考审批材料，海船船员培训证书申报材料及成绩等各种职业技能考试达到一定水平的材料。
2.反映历届学生录取、学籍、毕业及就业信息的文件材料
3.学校重要资产证书材料（如房产证、土地证、车辆使用相关证照等）。
4.教师公开出版的专著、教材，以及为适应教学需要组织编写的内部培训资料。
5.反映学校师资力量的各类教师资格证书复印件。
6.反映学校办学资质的文件材料。
7.学校及教师在教学、科研、管理工作中获省部级以上奖励证书、奖牌实物档案等。
8.学校教学科研活动中产生的影音资料。
9.学校完成的科研课题。
以上文件材料反映了一个学校的管理水平、师资队伍建设、教学科研水平、教学质量、学生的素质培养，教师的专业技能等各方面。
如：历届学生学籍信息。在2009年学校申报湖北省档案目标管理AA级时，有一位评审组的专家上世纪80年代曾在校进行过为期三个月的短期培训，在对学籍档案进行抽查的时候，看到自己当年的学籍卡，整个专家组对学校档案的完整性有了高度的评价，对学校档案管理工作通过AA级评审起到了很好的推动作用。档案部门在历届学生录取、学籍、毕业及就业信息的基础上编制了《航校学子名册》，还收集了大量毕业后在各领域从事各种职业的成功毕业生信息，在学校二十年、三十校庆活动中，将历届学生毕业照与毕业多年后的工作照制成展板，成为校庆活动中的一大亮点。
2.2 特色档案材料的编研开发
档案管理的根本就是利用，档案人员不能只重管理，而是应该管理与利用并重，没有利用价值的档案，就没有任何意义。而档案人员最重要的工作就是从库存档案的大海中，提炼出发光的珍珠，让广大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他们意料之外的珍贵宝藏，而不是让利用者们亲自在一堆堆的档案中去寻找。这个提炼的过程就是档案的编研开发。
多年来档案部门的编研成果，通常以红头文件汇编的数量来衡量，编研的内容形式单一，大多是各类文件的汇集。现在随着计算机技术的普及，只要采用了档案计算机管理系统管理档案，查找一份红头文件已是非常容易的事，利用档案计算机管理软件的查找功能，编辑各种专题文件目录汇编，只要不嫌纸张浪费，要多少就可打印多少。各种红头文件不论是本单位的发文，还是上级机关的来文，在“OA”办公系统都可找到，红头文件汇编已不是难事。而开展学校亮点材料的汇编和编辑，汇编文件的内容具有学校工作的特点、特色，对学校具有特定的参考价值和使用价值，这才是学校特色档案内容的一部份。
档案部门要在做好日常档案工作的基础上，从各部门移交的归档材料中，发现和挖掘一些能反映学校亮点工作和特色工作的文件。对收集可用的材料，确定主题，分类编目、分层提炼、适当增加简单文字说明、配有相应的原始档案素材。
特色材料文件汇编不是单纯的文件汇集，它是一种成果的提炼和加工，汇编内容要有层次性、有条理性的，即有文字说明、又有数据汇总表，同时还有一定档案原始资料支撑，它是档案编纂内容的一部份。
2011年，长江航道局开展《当代长江航道发展史》编纂工作，到学校进行调研，学校档案部门提供了以文字、图表、声像为主的大量反映学校办学历程的史料，调研专家组对学校二十年、三十年校庆专题集表现出了浓厚的兴趣，这两本专题集正是在广泛收集相关档案史料的基础上对学校建设的曲折经历，学校发展的坚苦历程，学校办学的丰硕成果等方面进行了全面而详实的阐述，相信在不久的将来，能在《当代长江航道发展史》（正在编写）相关章节中寻找到学校特色档案发挥的作用。
2.3 特色档案材料的利用服务
档案的生命是利用，如何提供利用，服务学校中心工作，是一个值得探讨的课题，首先是要改变观念，变被动服务为主动服务，尤其是特色档案的利用服务。
传统的纸质档案利用模式在这个办公高度现代化的时代已经逐渐被弱化，人们会更多地借助网络、现代化办公平台等途径获取信息，普通公文自助式查询随着办公数字化程度的提高越来越成为可能。档案人员已经从以前的纸质目录中抬起了头，从一排排档案箱柜中直起了腰，从简单的手工作业中解脱出来了，档案人员有更充裕的时间，更精良的设备，更先进的技术，提高档案利用服务的广度和深度。特色档案利用服务，正是档案人员可以施展才华的大好天地。因为特色档案是特别的、不具备共性特征的档案，其利用潜能不可估量。档案人员在管理好、开发好特色档案的同时，也要有主动宣传主动服务的工作理念。
古语云：“酒香不怕巷子深”，其实不然，档案部门将特色档案整理得再规范，编研开发得再深入，如果缺乏宣传和服务意识，可以说整理和编研都是做的无用功。不能等着利用者自己找上门来，而是要主动展示档案工作成果和特色，主动服务于学校的各项工作，从而体现档案工作的价值。
以学校特色档案为干部人事档案工作服务为例。档案部门收集的档案材料涵盖学校工作的各个方面，包括干部人事任免，教职工获得各种省部级以上荣誉等。在收集档案的同时，档案部门对组织机构图进行实时更新与完善，对荣耀室展出实物档案定期替换，针对学校及个人所获荣誉，每年编制优秀人物集。这些针对特色档案所开展的工作在近年来党群部门、人事部门开展的干部人事档案规范化管理工作中起到了良好的辅助作用。
如：学校档案部门选派专职档案管理人员，协助干部人事档案管理部门进行规范化整理工作，主动提供干部档案中的任职时间、任免文件，职工个人获得荣誉及奖项，职工个人“三龄一历”确认依据等，有些缺失的项目在档案部门的特色档案中找到了原始依据。
2.4特色档案材料的规范化管理
近年来，随着学校领导对档案管理工作关注度的不断增强，对档案工作的投入力度逐渐加大，2009年学校通过了湖北省档案规范管理AA级审核，学校档案工作更进一步趋向规范化管理。近几年通过多次的档案业务培训和指导，学校档案工作已取得一定成效，现各部门领导都非常重视档案工作，按照学校档案工作规定，进行“四同步”管理，在每一项工作结束后，都主动按时将各种文件材料整理归档。在此基础上，档案部门主动配合教务处、学工处、职工培训处、船员培训中心、招生就业指导中心等特色档案产生的重点部门开展工作，不断改进特色文件资料的规范化管理，把档案工作融入学校的教学管理、质量监控、学生管理、人事管理等各个工作环节中。
如：对教学部门的归档材料如试卷、教案、教师工作手册、学生实训手册，进行统一规范标题、名称、编号模式。即方便了部门归档，又规范了部门文件材料的管理和档案管理的统一标准。对招生毕业部门及培训部门提供的归档材料根据实际情况新增了中职及继续教育学员毕业证书号码，对学生获得的海船船员各类证书号码也进行了存档，在证书号码可以代替证书原件进行网络查询的当今社会，档案部门所留存的完整的证书号码信息，可以为不慎遗失证书的学员在补办证书时提供最有力的依据。
特色就是创新，特色档案的建设、利用与管理，是新时期对档案工作提出的新的要求，每个行业都有自己的特色和亮点，档案人员要有一双慧眼，寻找和挖掘出蕴藏在档案材料中的宝藏；档案人员要有一种沉静的心态，开发和提炼出高质量的编研成果。只有这样，才能做好特色档案的建设、利用和管理工作。档案工作必需做出自己的特色，才能从学校的后台末梢工作转移到参与学校的前沿管理工作；才能从单纯档案收集、整理、保管、利用转化为主动为学校的重点工作服务；才能使档案人员的工作能力和水平得到充分发挥和展示，档案工作从无“为”、 无“位”，到有“为”，有“为”才会有“地位”。
参考文献：
[1] 谢菁. 加强职业学校档案管理的具体做法[J].办公室业务， 2011，（09）.
自评报告是幼儿园所在接受上级督导机构评估验收时所写的对本园所整体工作进行总结和评价的书面汇报材料。
一、自评报告的作用
其作用有二：一是在上级督导机构评估验收检查之前，通过自评报告的写作过程，对照本次教育部《幼儿园办园行为督导评估办法》的各级指标，自己先作一番评估，查漏补缺，发现问题和不足之处，及时完善和弥补;二是自评报告对于上级督导机构的评估验收具有提示和引导作用，可引导督导评估人员提前了解本园特点，在督导时有针对性地对幼儿园工作进行指导与评价。
二、自评报告的特点
自评报告兼具汇报和自我鉴定的双重属性，这种性质决定了自评报告具有以下几个方面的特点：
1. 汇报性。自评报告实质上是一种在特定情况下使用的汇报材料，具有汇报材料的一般特点，其写作目的是向督导评估机构汇报本园所在即将接受评估的项目上已经具备的实力、已完成的具体工作和已经取得的成绩及存在的不足等，使评估机构先有一个总体了解，为其评估检查提供参考。
2. 针对性。与一般汇报材料相比，自评报告具有更强的针对性：一般汇报材料常常带有例行性成分，很多时候是汇报主体自觉、自发的行为结果;自评报告是在接受上级督导机构评估时用的，具有一种受命性特点，内容的针对性很强。
3. 自评性。自评报告的一个重要特点是既要介绍本园所的基本情况、所作的工作、所取得的成绩等，又要在此基础上做出恰如其分的自我评判。
4. 比照性。自评报告的撰写以本次教育部《幼儿园办园行为督导评估办法》规定的标准为参照，比照各项标准对自身进行评价，同样也以各项标准为依据向督导评估机构作具体汇报。
三、自评报告的写作要点
自评报告以陈述事实为基础，在此基础上依据本次教育部《幼儿园办园行为督导评估办法》规定的标准对自己作出客观、准确的评价。一般来讲，自评报告的撰写应把握以下几点：
(一)弄清标准和本园所的实际情况
自评报告在很大程度上是本次教育部《幼儿园办园行为督导评估办法》规定的标准与本单位实际情况相互结合、互相比照的结果，在撰写自评报告的过程中，将上述标准与本园所实际结合得越好，材料就越有深度和力度。这就要求在写作前认真研究教育部《幼儿园办园行为督导评估办法》，弄清楚其中最重要的东西及其各项具体要求。
与此同时，要吃透本园所的实际情况，掌握丰富的事例材料，对本园所工作的每一个阶段、每一个方面的具体情况，尤其是哪些方面特别突出、哪些方面还比较薄弱等情况做到了如指掌。只有这样，报告才能做到真实、具体、有力。
在弄清本次评估标准和吃透了本园所具体情况之后，接下来就要依据本次评估标准对本园所各个方面的工作作一番认真的梳理，从而理出写作头绪，确定自评报告的内容层次。
(二) 用事实说话
自评报告写作的关键是用事实说话，让人感觉有理有据，这就要求写作者采用举数字、列事实等方法，将本园所的实力及突出的地方清晰地表现出来。
在详略的处理上，既要有“面”的浓缩，又要有“点”的铺陈，力求内容充实，以增强报告的说服力。
(三) 突出重点
自评报告的内容有鲜明的针对性，不仅要反映本园所的整体情况，而且要突出特色和重点。这就需要处理好点与面、重点与一般的关系，切忌事无巨细，面面俱到，主次不分。
那么，怎样才能突出重点呢?一般来说，主要应把握住以下几点：一是从本园所实际出发，依据本次评估标准，认真分析园所优势，突出园所理念和特色;二是用具体事例来描述本园所在各方面已完成的具体工作和实际做法，梳理出可以借鉴的经验;三是在分析优势，介绍经验的基础上，也要找准自身不足，梳理出现阶段急需解决、重点解决的问题，以及需要提升的重点工作。
(四) 注意提炼和升华
自评材料要给人以深刻、清晰的印象，除了要以大量令人折服的事实作基础外，还必须有思想、有见解，介绍一些具体的思路和做法，凸显园所特色。这就需要对本园所最具特点的做法和经验认真挖掘，同中求异，异中求新，从中提炼出自身的典型经验。
四、自评报告的结构
自评报告一般由标题、正文两个部分构成。
(一) 标题
自评报告的标题有两种写法：一种是公文式标题。这种标题一般由汇报者(单位或个人)名称、事由和文种三部分构成。另一种是新闻式标题。这类标题一般由主题和副题两个部分构成，主题一般是对汇报内容的高度概括，副题与公文式标题相同。
(二) 正文
自评报告正文部分的撰写，要求层次分明，事实清楚，简明扼要，实话实说。
自评报告的正文一般分三个层次：第一层是引语，简要交代报告的缘由，即为什么作此报告;第二层是评估结果与分析，紧扣评估标准，重点突出、层次清楚、简明扼要地将本单位的优势凸现出来;第三层是提升计划，用平实的语言，陈述和罗列如何弥补不足，采取有效措施，合理均衡用力，在最短时间内达到评估标准。
五、自评报告的写作要求
一份好的自评报告不仅要让人听得清楚、看得明白，而且不论是听后还是看后都要留下深刻、清晰的印象。为此，自评报告的写作必须注意以下几点要求：
1. 紧扣本次教育部督导评估的标准，分析出本园所的优势和不足，突出优势，找出不足，梳理出切实有效的改进方案和提升计划。
2. 自评材料主体部分的安排要力求条理清晰，层次分明，言简意赅，切忌拖泥带水。
3. 自评报告的语言既要通俗朴实，让人一听就懂，还要简洁明了，易于入耳，使人过耳不忘，必要时可适当引用一些名言、警句等，以展现园所文化和教育内涵。
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