摘要]当今信息社会，必须以加强企业信息化建设，建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业，也应该紧跟时展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念，利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。
面向21世纪，面对信息技术的挑战，企业必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。计算机技术和网络技术的发展，掀起了全球信息化的浪潮，档案作为信息源的重要组成部分，也被推到了浪潮的前沿。随着企业OA(办公自动化）、MIS（企业管理信息系统）的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，其管理现代化跨上了一个新台阶，数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战，档案的信息服务作用日益突出。
一、企业档案信息化的含义
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上，依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务。
二、企业档案信息化建设的作用
1.企业档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。
2.企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分,关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息,要想提高管理水平和服务质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动，提高工作效率。将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值,实现档案信息资源共享。
3.企业档案是企业基础管理工作的一个重要组成部分,不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。
三、当前企业档案信息化建设中存在的问题
1.企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。企业档案部门的生存受到威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
2.企业档案信息化的基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏。当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,基础条件薄弱,信息化程度低。许多企业面临转型,认为档案信息化作用不大,不愿增加额外投资。总体上看,缺乏应有的设备和技术支撑,对企业档案信息资源开发的深度不够,数字化信息资源少,企业档案网站建设质量良莠不齐,信息化管理人才缺乏,对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够3.企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接,提高信息处理的能力,实现档案信息的无缝交接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络,未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接,进行文档一体化管理。
四、加强企业档案信息化建设的对策
1.加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确,有的还没有标准，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。
2.重视企业档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。建立符合信息化要求的档案管理系统是企业档案信息化建设的关键。
3.领导重视和支持是加快企业档案信息化建设步伐的关键因素。各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。对档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂的系统工程，既是发展机遇又是挑战。
4.加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。加强信息化人才培养。档案信息化是一项技术性很强的工作,科技人才是档案信息化建设的关键。
5.档案信息化基础设施是企业档案信息化建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑企业信息网络报送及应用平台,推进电子文件的归档、接收、保管与利用,做好电子文件的积累、归档和管理工作。
参考文献:
[1]胡生龙:如何加快企业档案信息化建设进程[J].北京档案,2003,(10):32
在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。
二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新
(一)管理与理念创新
随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。
(二)技术与架构创新
应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。
(三)规范与流程创新
真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。
三、结束语
完善档案资源的信息化管理工作的措施
在当前时期，档案资源的管理实现全面的信息化，既具备了可能性条件，又具有了必然性基础，已经成为时展推动下档案工作的不可逆转的趋势。因此，档案管理人员要努力地推动档案资源的高效信息化管理的实现。本文下面具体地谈论几点措施：
（一）健全信息化档案管理的技术配备
国家各单位实施档案资源的信息化管理，必须为信息化手段的应用提供必要的技术支撑，即保证各种软件设备以及硬件设备的齐备以及同一性，为信息化的手段应用提供支撑，同时还要努力地做好对于安全保护措施的建设，以迎合信息化的管理趋势，做好对于档案资源的保护。
1.我国应当以国家、区域、行业、职业等为基础，致力于推动档案管理各项技术设备应用的统一化、专业性，以合理可行的规划方案作为指引，努力健全相关的标准，以推动各个环节档案管理工作在虚拟空间中的有效连接，从而保证档案管理工作在更高水平上实现其资源的有效备份以及合理调用，使信息化管理在标准规范的基础上，循序渐进地达到全方位的实现。
2.国家要致力于研发优质高效安全稳定的数据库软件，并着重从资源整合、存储、检索等方面研究高效统一的技术途径，以全面推动档案资料全国范围内的一体化管理的实现。
3.国家要以各种传播媒介来向档案管理工作者传播信息化档案安全管理的理念，并推动网络安全的防火墙技术、密钥技术以及身份认证技术等保障措施的应用。
（二）积极提升档案管理人员的素质
国家要推动全国范围内档案资源一体化信息管理目标的实现，就必须着力为档案管理工作人员进行全方位的培训与教育，并努力推动高素质全新人才与深厚资历的原有工作人员二者在档案管理新形势中对于工作的合作开展。
1.国家可以为档案资源信息化管理健全制度及法律规定，以强制化的措施推动档案的信息化管理理念对各工作人员意识的渗透，努力营造一种全国范围内的浓厚的信息化的档案管理氛围，通过培训或教育切实地帮助原有工作人员实现工作的转型。而对于那些具有较高资历但难以顺利接受信息化手段的管理老人，可以为其配备年轻的熟练掌握高科技手段及相关档案管理知识的助手。
2.国家可以为各地区档案管理部门拨发款项，引导全体档案管理部门提升对于档案管理人员的待遇，并分级展开面向全社会招聘具有优秀的信息化管理工作能力的档案管理人员，带动教育工作对于档案管理人员的培育，为国家未来的档案信息化管理工作提供充足的人才支撑。
加大信息化管理的试点构建
国家可以充分发挥自身在档案资源管理中的调控作用，通过为信息化的管理进行专项资金、技术、设备等的投入，推动档案管理的信息化试点的构建。并鼓励各档案管理部门轮流对试点进行参观，组织专业人员为参观小组开展信息化管理工作的手段及优势作用的讲解，以激发其他的管理部门对进行信息化管理的热情，从而逐步推动试点的扩大，借助各试点的力量，逐渐推动全社会范围内的信息化档案管理的实现。
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．
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随着信息化技术的飞速发展，以及国家将档案信息化建设纳入国家规范后，我国的建筑施工企业已初步建立起档案信息化管理系统。对档案管理采用信息化技术手段可以极大程度上方便信息管理，但一定程度上也存在着管理不到位、创新意识不足以及管理人员素质较低的情况，对当前的档案信息化管理产生了极大的负面影响。
1．1档案归档率及完整率较低
随着经济的不断发展，企业的项目建设不断增多，相应的企业资产也呈迅猛发展趋势，施工产值发生翻天覆地的变化，其规模的迅速发展给企业管理人员带来了极大地技术难题，同时也给当前的档案信息化管理带来了不容忽视的影响。当前的档案信息管理贯穿于项目建设的各个环节，不仅包括内部信息，如:工程概况、工程图纸、合同管理以及财务管理等，还包括外部信息，如:国家相关的政策法规、新技术的实施以及新方法的运用等。除此之外，档案信息管理还包括文书档案、声像档案以及人事档案等。在一项建筑项目的全面施工中，需要归档的文件非常多，不仅数量多且相对较为复杂。
1．2信息化管理的规划工作不到位
我国的档案信息化管理还处于发展的初期阶段，因而其整体规划性还相对较低，并且规划的针对性不强。对于当前的信息化管理存在这样三点基本要求:(1)必须加大基础设施的建设;(2)加快信息化建设的系统规划;(3)建立健全信息共享平台，提高档案归档率。在建筑项目施工中，由于各方面的原因导致当前的档案信息化管理缺乏整体的规划，除此之外，信息化建设针对性不强，导致信息化建设达不到预期的效果。
1．3档案信息化管理的目标实现不足
当前的档案信息化建设仅仅是作为管理人员的一项工作完成的，在发挥信息平台作用，分享信息方面还有所欠缺。建筑施工企业的档案信息化管理尚不能够满足企业的应用要求，也未能面向全体员工。另外，信息系统在数据维护方面的工作不到位，员工在检索数据时经常搜索不到满意的数据条目，档案资源得不到良好的利用。
1．4管理人员素质低下
就当前我国来说，大多数企业管理人员存在着信息管理的误区，对档案的信息化管理认识不足，意识不到档案管理的重要性，通常认为档案管理无非就是对档案信息的录入、整理、归档。保管等日常维护工作，因此，在档案信息管理人员的任用方面就会产生极大的问题。目前大多数档案管理人员缺乏专业的管理常识，管理岗位严重缺乏专门人才，导致业务水平偏低，对档案管理工作的消极影响较大。
1．5政府的干预
随着国家对档案管理的认识越来越明晰，政府不断出台相关政策支持档案信息化的建设。政策文件指出，当前的信息化管理必须满足这样的要求:以计算机技术为发展基础，利用数据库建设档案系统，完成电子文件归档系统以及数字档案系统的建设，力求打造“一站式”档案资源分享平台。从政府层面对档案的信息化建设提出明确的要求，有利于为档案信息化建设指明方向，可以在最大程度上促进档案信息化的建设。
2建筑施工企业档案信息化管理的优化措施
2．1完善信息化管理的规划设计
可以从设计之初着手，不断完善企业档案管理的总体规划，建立健全的管理制度，并且完善管理流程。从国家和企业的发展高度着手，以完善企业规划为重要依据，从企业建设最高度追根溯源，找到问题之源进而寻求解决之道。逐步将企业的档案信息化管理纳入企业的发展规划之中，结合当前企业档案管理的现状，制定符合实际的管理规划。以档案信息化管理现状为着眼点，重点分析规划企业档案管理建设的目标、管理系统的架构以及行动路线等，在保证档案信息化管理长期发展目标的基础上，做好发展的短期规划，使档案信息化建设有路可循，不至于盲目。除此之外，企业要不断完善档案信息化建设的规章制度，不断优化管理流程。当前的计算机技术已经深入各行各业的发展，而信息化的最主要方面就是保证信息的标准化，但目前的管理条例几乎都是针对传统方式而言，已完全不能适应当前的档案信息化管理的要求，因此，必须深入了解信息化与档案管理之间的关系，针对具体问题修订完善管理制度，以保证档案信息化发展能够顺应科技时代的发展潮流，进而达到优化管理流程的目的，以适应档案信息化的要求。
2．2培养档案管理复合型人才
首先，要不断加强管理人员的基础理论知识的学习，同时加强业务技能培训。为提高岗位工作人员的理论知识和专业技能，档案管理部门必须开展多种形式的人才培训方式，可以实行岗位培训、学历培训，除此之外还可以培训工作人员在实践中将理论与实践结合起来，进而提高管理人员的业务能力。其次，要加强现代化信息技术的培训。档案信息数据的准确对于项目建设意义重大，因此，为保障信息数据录入的准确无误，必须要不断加强管理人员的继续培训，重点培训工作人员的数据采集技术以及对于现代先进软件的运用等方面。最后，要不断引进国外先进技术以及掌握先进技术的专门人才。随着科技的不断进步，档案信息化管理也要与时俱进，不断更新完善。
2．3拓展档案管理新方法
当前的档案管理以归档、保管为主导，严重限制了企业的效益发展，不利于档案的保存，因此，必须转变档案管理的方式思路，要形成重视档案保存的意识，同时也要注重档案的应用，尽可能形成全体工作人员参与档案管理的氛围。可以建立一个基于大数据的档案系统，以建立企业内部电子档案馆，提升档案管理水平。除此之外，还可以建立基于虚拟运算和云系统的分布式档案检索访问门户，以促进用户之间的交流。
3结语
【关键词】高校；档案信息化；管理
一、引言
随着我国进入信息化网络科技时代，人们生活水平的上升，经济的全面增长，让高校档案管理工作趋向信息化管理方向发展。可是从如今的情况来看，高校档案管理工作信息化发展，还只是处在一个开始的阶段，其中有着多种多样的问题需要各个高校进行解决。所以，这也就需要高校对档案管理工作进行综合性的分析。
二、档案信息化管理
高校档案信息化管理一般是采用档案自动化和智能方式进行管理，且这样的信息化管理不但可以进一步提高管理工作的效率，还能完成档案资源共享。首先，对于提升管理工作的效率，管理工作人员采用计算机以及网络来登记档案信息资料和数据、对档案进行检索和使用，采集电子档案，只要登记一次档案相关数据就可以进行多次使用，而且还能完成数据资料共享。相关工作人员把档案登记在计算机以后，就可以对档案信息进行简单的加工，这样就不需要进行两次文献信息加工，在很大程度上减少了加工的时间，且还可以很快地进行二次出版，这样就可以提升档案管理工作效率以及检索效率。其次，对于完成信息资源共享的问题，一般而言，档案信息化创建最主要的就是创建资源，然后使用信息技术提升档案管理的水平，进而完成资源共享。但相关人员进行档案信息化管理，就能够在很大程度上提高信息资源的使用次数，进而扩展档案服务的范畴。
三、档案信息化管理存在的不良问题
（一）投入费用高，筹集费用比较困难。从目前的高校档案信息化管理来看，要想筹集足够的费用是比较困难的，这也是大部分高校档案信息化管理需要解决的一个问题。高校要做好信息化管理工作，不单单需要购买对应的计算机和扫描仪等，与此同时，还需要对应的网络体系和安全体系作为支撑，可是要获取这些东西，需要投入较高的成本费用。除去这一部分，因为电子产品更新速度非常快，且使用期限短，而设施维修与更新费用很高，所以就需要进行持续的资金投入才能确保档案信息化管理工作正常运行。（二）工作任务繁重，取得良好的效果比较难。由于相关工作人员进行档案管理工作的时候，要对已有的档案资料进行登记和整理，然后经过扫描等方法，把各种各样的照片、书籍、文本等载体转化成电子文档。且还要根据有关规定采用文档处理软件把各种数据资料做一个规范性的整理和归纳，这样才可以便于使用者进行查询。除此以外，信息化管理要对客户提供信息资源共享的服务平台，就需要相关工作人员把远程信息服务方面的工作做到位，尤其是安全方面的问题。要做好这些工作，需要投入大量的时间和精力，就需要进行长时间的系统健全，假如费用和技术等不能保证，就不能取得预期的效果。
四、档案信息化管理策略
（一）增加信息化基础设备。高校档案应当把档案信息化管理放在高校整体发展计划之中，并且应当确保资金和政策方面，进而增强档案信息化基础设备。提升档案信息化管理部门与工作人员的网络计算机水平，发挥档案信息化体系的最大作用。此外，高校应当创建内部局域网，完成档案管理体系以及别的办公网络相互连接，从而完成各个部门向高校档案管理部门远程归档，这样可以进一步推动档案管理信息化发展。（二）对档案信息化管理制度进行有效创新。高效应当对档案管理信息化制度进行有效的创新，这样就可以确保档案信息化正常运行。高校需要根据自身的实际发展情况，对高校内部以及外部关系进行简单的调节，尤其需要调整好部门的上下级关系和部门与部门之间的关系，这样才能有效确保信息化档案管理制度可以成为高校管理当中的一个核心部分。采用制度对高校档案管理的方法与工作流程进行一定的约束，以此让档案管理工作成为其他工作的有力支撑。除此之外，高校档案管理部门应当强化网络信息安全工作方面的探索，进而提升档案信息化管理安全性。（三）把档案管理工作理念进行有效创新。高校开展档案信息化管理工作的过程中，一定要根据自身的发展需求，借助国内以及外国的先进管理理念与技术。可是高校必须注意到一个问题，就是不能进行生搬硬套，不对其进行创新。档案信息化管理应当尽可能防止重复性管理，且不可以只关注到档案管理体系软件和服务器的创建，一定要根据自身的档案管理工作实际情况进行管理工作。与此同时，高校还应当兼顾信息技术更新与进步的趋势，创新档案信息化管理工作。
五、结语
开展高校档案信息化管理工作，应当结合高校档案管理工作的实际情况，制定出相应的策略，解决管理工作中存在的不良问题。做好高校档案信息化管理工作，可以提升档案管理工作效率，充分利用高校档案资源，发挥其最大的作用。
作者:陈丹 单位:孝感广播电视大学
【参考文献】
[1]葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2005(05):79-80.
[2]李卫忠.高校档案信息化管理的现状及对策研究[J].内蒙古财经学院学报(综合版),2012(01):112-115.
关键词:档案信息化管理
随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要，各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。
只有坚持人事档案信息化管理，服从和服务于组织人事工作大局，才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。
一、医院人事档案信息化建设的优点
(1)传统的医院人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。
(2)利用计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
(3)利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
二、医院人事档案信息数据化
人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程，要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据，确保信息的准确、真实。为了查询的便捷，可以将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类，制成不同的表格，提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工和理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设，推进人事档案现代化管理水平管理，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，因此，档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。
三、健全与完善医院人事档案信息管理系统
信息化是当今经济和社会发展的大趋势，医院人事档案部门也要积极创造条件，利用档案信息资源，为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:
(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统，必需选用一套科学的、合理的软件系统。
现在研究系统开发的单位众多，水平良莠不齐，如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统，才能提高整体工作效率，加快人事档案信息化管理，提高人事档案信息资源的利用率。
(2)强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，是一项非常繁重的工作。
各级领导一定要提高认识，加强对此项工作的领导和大力支持，充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化，并且对此项工作高度重视，千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件，保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。
(3)加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍
要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和人事档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，熟悉医院基本情况、干部人员概况，以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养，要努力学理论、学业务、学技术，以适应医院建设和发展的需要。:
(4)重视人事档案信息系统的维护。
人事档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使人事档案信息系统发挥最大作用，那么对其核心部分的数据库建设必须做到:
1)信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行;
随着国家和社会各界对于民生档案的关注度越来越高以及人民自身对档案信息的重视程度越来越明显，民生档案的管理方式得到了很大的优化和改善，档案的保存环境也得到了很大的改良和提高，部分机关部门通过加大档案的管理费用、丰富档案的内容和领域以及强化对档案管理和投入力度等方法提高民生档案的社会地位以及群众关注度。众所周知，民生档案是人民活动、工作和学习的最基本的信息，它管理情况和存储情况的优劣以及其所具备的合理性对社会的安稳以及人们的生活有着极为重要的影响，所以，我们必须要在彻底了解民生档案实质的前提下改善和加强民生档案的保存条件和环境。
二、民生档案信息化管理的新思路
（一）服务手段创新是民生档案工作创新的关键
要想使民生档案为人民提供更加高效、快速的服务就必须在传统的档案管理体系的基础上完善过去管理方式和操作手法，依靠档案的现代化管理平台创建新型的信息数据库。针对群众对档案的需求，从最基本和最需要解决处理的地方入手，帮助群众解决诸多社会难点和热点，优先创建与群众生活紧密相连的如医疗档案、保险档案、产权档案、户籍档案、低保档案、养老金档案等等信息化数据库，为人民创建一个最方便、快捷的查询民生档案的网络化和信息化数据服务信息平台，确保实现民生档案的信息数据共享，维护群众的根本利益和社会权益。除此之外，还要创建电子民生档案备份体系，构建政府信息和开放档案的公共服务平台，进一步扩大民生档案在信息查阅方面的范围并使其内容有所突破，坚持丰富，民生档案的信息内容和来源，建立特色性较强的民生档案。通过创建民生档案信息数据库可以很大程度上缓解档案管理人员的不足以及服务质量不高等，并且更好的达到服务群众的目标，为群众提供最优质、最精准最迅捷的服务，解决诸多与群众直接利益相关的问题，维护群众自身的社会权益，为稳定社会带来不可估量的贡献。
（二）培养高素质档案管理人才，以适应民生档案快速发展的需要
高素质人才的培养是确保民生档案管理创新的重要条件。因为民生档案所涉及的范围非常广阔，所以包含的种类十分繁多，这就进一步要求民生档案的管理人员不但要掌握大量的历史文化知识、精通档案管理理论和方式、熟悉档案整理和分配流程、及时更新档案管理的信息化技能和理论，还要求其具备高度的责任感和服务理念，能够对档案的管理方式运用自如。由此看来，有关民生档案管理的机构应当加大档案管理技术方面人才的培养，为他们提供创新的机会，有组织、有重点的组织相关人员进行培训，不断提高管理人员的整体素质和应用技能，以便更好的满足民生档案信息管理的飞速发展需求。
（三）更改观念、关注民生档案的资源价值
民生档案具有体察民情、解决民忧、维护民权等特点，具有极高的权威性和应用性。我们应当根据民生档案所记录的信息更好的为群众服务，尤其是就目前的社会形势而言，法律条令是管理和限制人民行为的主要方式，而民生档案则是最为其权力行使的重要依据，不但是惠民的基础，更是一种合法的信息来源。
三、总结
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