[案例1]应付账款核销隐藏的秘密
在对某公司应付账款进行审计时，审计小组发现了这样两笔业务：
2008年4月份60号记账凭证
借：应付账款――甲公司20000
――乙公司19000
贷：营业外收入
――无法支付的账款39000
摘要：无法支付的账款转营业外收入；
附件：应付账款核销明细表(由总经理和财务经理签字批示)
2008年4月份61号记账凭证
借：营业外支出
――无法收回的账款
18000
贷：应收账款
丙公司18000
摘要：无法收回的账款转营业外支出；
附件：应收账款核销明细表(由总经理和财务经理签字批示)
从公司提供的相关资料上看，公司对这部分无法收回的账款由于没有聘请中介机构做财产损失鉴定，也已经做了所得税纳税调增项目，从这里看，这样处理也是正确的。
审计人员初看这两笔记账凭证分录，感觉这家公司财务处理很及时，初步感觉挺正规，因为，在实务工作中鲜有企业会及时的对无法支付的账款和无法收回的账款做核销处理。
然而，审计人员在接下来审计工作中又出现了两次，这家公司怎么这么多的往来款收不回来、付不出去呢?这有点儿不合常理。
再看企业每个月的销售额和所交的增值税款，每个月都比较均衡，一般在1000～1200元之间，每个季度的增值税税负也达到正常水平。从这里也看不出公司存在异常情况。
那问题到底出现在哪里?要追本溯源，查查这两笔应付账款是怎样形成的。
接下来，先查应付账款明细账，查到这笔应付账款是在去年形成的，通过查询去年的账册，得知2007年12月24日和25日分别购入甲公司和乙公司库存商品150000元(含税价)和182000元(含税价)未支付货款，形成了这两笔应付账款。从发票来看，发票上开具的数量分别为59.09吨和74.09吨，和入库单数量也完全相符，再看价格，发现了疑点，发票上的开票不含税价格分别为2169.66元／吨、2099.55元／吨，明显高于当期销售的平均单价和最高单价，从销售给其他客户所开具的发票来看，加权平均单价经计算核实为1876.98元／吨，价格最高的为1890.20元／吨，从这里看，有可能对方开具的发票数量是正确的，金额却是虚增的。按平均单价来计算，甲公司价税合计为：1876.98×59.09×1.17=129765.56(元)，乙公司价税合计为：1876.98×74.09×1.17=162706.56(元)，与发票价款150000元和182000元分别相差20234.44元和19293.44元左右。
据此，审计小组推断，甲公司和乙公司开具的发票金额很可能是不实的。可能虚增的金额分别为20000元和19000元，如果按这两个数推算，甲、乙公司的含税价款应该分别为130000元和163000元，再推算甲乙公司的不含税单价应该分别为130000÷59.09÷1.17=1880.3708(元／吨)、163000÷74.09÷1.17=1880.365(元／吨)，考虑开具发票小数位数进位的问题，含税单价应该相同，均为1880.37×1.17=2200.033(元／吨)，一般开具发票时根据销售人员提供的单价应该为整数，即此两笔业务的含税单价应该都为2200元，两笔业务发生日期相邻，价格是由对方销售人员和该方购货人员商谈的结果，价格相同也在情理之中。
分析到这里，再看该公司每个季度的税负基本相等，这表面正常的背后是不是隐藏着内在的异常呢?审计人员认为，该企业的应交增值税额也有可能是人为操纵的结果，而并非企业实际真实的购销业务反映的结果，之所以让对方虚开金额是为了抵扣进项税额，以调节应交增值税额。而第二笔分录也可能是该公司给客户虚增的金额，以使对方调节应交增值税，这种情况发生在当月该企业没有开具多少销项发票而又想达到税负的情况下。可以初步断定，为了调节增值税款，这几家企业可能存在相互对开增值税专用发票的问题。
那推断是否正确呢?这种情况和对方核实肯定难度比较大，对方也肯定不会承认。仓库的入库单据数量又完全和发票一致，上面也没有划价，该公司入库出库单仓库只负责登记数量，财务部负责划价。寻找直接证据遇到了难度。
为了证实审计人员的推断，避免企业财务人员引起警觉，使核实此笔逃避纳税的业务更加困难，审计人员决定不漏声色，和公司财务人员座谈，首先称赞该公司财务处理非常正规，账表一致，凭证、账簿、报表装订整理很整齐统一，财务处理基本没有什么明显的问题，公司会计听到这里，非常高兴，以为审计小组没有发现问题，马上就要收兵了，放松了对审计小组的警惕。慢慢的谈到公司的产品，审计小组说去年产品销路好，价格一直都在涨，公司盈利却不是很多，是因为公司没有抓住机会，还是什么别的原因，挺可惜。听到这里，公司会计误以为审计小组怀疑去年公司的盈利太少，所得税交的不够，于是接着告诉审计小组，去年产品销路并不好，价格一路下跌，9月份2520元／吨，10月份2440元／吨，11月就成了2350元／吨，去年年底才2200元／吨，为了证实公司产品销售价格情况，会计还从电脑里调出了公司销售部门编制报送的去年销售产品价格变动表。看到这份销售价格报表，审计人员真是如获至宝，有“柳暗花明又一村”之感，真可谓：“踏破铁鞋无觅处，得来全不费功夫”。
趁此机会，审计小组问起去年12月那笔业务，会计人员解释不清，最终不得不承认：由于当期进项税额较少，需要交增值税6800多元，当时效益并不太好，老板不想交这么多税，于是利用几个同行开具了这几份金额不实的发票。
最高人民法院《关于适用的若干问题的解释》(以下简称“解释”)之规定：“一、根据《决定》第一条规定，虚开增值税专用发票的，构成虚开增值税专用发票罪。具有下列行为之一的，属于“虚开增值税专用发票”：(1)没有货物购销或者没有提供或接受应税劳务而为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具增值税专用发票；(2)有货物购销或者提供或接受了应税劳务但为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具数量或者金额不实的增值税专用发票；(3)进行了实际经营活动，但让他人为自己代开。”
另外，根据规定增值税一般纳税人进货取得增值税进项发票，要取得抵扣权，必须符合货物、发票、货款相一致，否则，是不能抵扣的。
由此可见，该笔业务符合高院解释中的第(2)条之规定，在具有真实交易的情况下，不按实际销售单价开具增值税专用发票，属于虚开增值税专用发票行为，按规定此笔业务应补缴增值税额为(130000+163000)÷1.17×0.17=42572.65(元)，相应需补交城建税及其附加税，缴纳税收滞纳金。(需要注意：不要误解为补缴增值税额为(20000+19000)÷1.17×0.17=5666.67(元)，因为该公司取得的甲、乙公司开具的增值税专用发票不能作为增值税合法抵扣凭证，其全部增值税税额都是不能抵扣进项税额的，而不仅仅是虚增税额部分不能抵扣。)
由于2007年12月这些产品并没有销售，因此并不影响该企业2007年的利润，不用调增2007年应纳税所得额。在2008年实现销售时，此笔业务会导致产品成本虚增，影响2008年当期利润，审计小组提醒该企业应该及时进行账务调整处理。
这个案例带给我们的启示是，审计人员不要被公司账务处理正规的表面现象所迷惑，要敢于怀疑，敢于推断，善于分析，发现账面漂亮的外表下隐藏着的违法行为。
[案例2]从“应付账款”和相应科目发现的秘密
在审查某公司“应付账款”科目时，发现有几笔“应付账款”所对应的会计科目是“库存商品”，这引起了审计人员的兴趣，这家企业是一家中型规模的工业企业，有自己的生产车间，都是自行制造生产产品再进行销售的，为什么还直接从其他企业购入产品进行销售呢?是产品供不应求，自行生产量难以满足客户的需求量?还是有其他方面的因素?
审计人员找到了“外购产品”的6张记账凭证(1)[见下面分录(1)]，附件有正规增值税专用发票，名称、数量、单价、金额等项目均与记账凭证相符，单从此笔业务看不出什么问题，再看这批购入的商品是如何销售的，但这也是有一定难度的，因为仅仅从发票上是不好确定哪些发票是“外购产品”销售的，哪些发票是自行生产的产品销售的。这时，审计人员突然警觉，这是不是该公司为丁公司代开增值税专用发票呢?要是代开的话，那么销售单价应该和购入单价金额差不多，接下来的思路就是检查该公司开具的增值税发票。
果然，接下来对公司开具发票的审查有了重大发现，某些发票开具的产品的销售单价竟然和购入单价相同，而且这些发票都是开给戊公司的。为了查找迅速，审计人员找到了“应收账款――戊公司”的往来明细账，然后找到了本月的4张有关凭证(2)[见下面分录(2)]，将附件中的与外购单价相同的发票加总得出，共销售给戊公司产品86吨，价税合计金额146800元，这时发现“应付账款――丁公司”有一笔款项也恰好为146800元，找到1张相应记账凭证(4)[见下面分录(4)]。
说明：4张有关凭证(2)中与购货单价不符的发票是自产品销售开具的，不必管它，只汇总单价与购入价相同的发票。凭证(3)[见下面分录(3)]收到戊公司的价款中包括自产品和“外购产品”销售两部分价款，只汇总“外购产品”销售部分价款。
到这时，“外购产品”销售账务处理过程已经非常清晰，下面是审计人员找出关联凭证，汇总分析后整理如下：
(1)购入库存商品，
借；库存商品
125470.09
应交税费――应交增值税
(进项税额)21329.91
贷：应付账款――丁公司
146800
(6张凭证汇总)
(2)销售库存商品，
借：应收账款――戊公司146800
(4张凭证中单价与购入价相同的发票汇总)
贷：主营业务收入
125470.09
应交税费――应交增值税
(销项税额)21329.91
(3)收到货款，
借：银行存款
146800
贷：应收账款――戊公司
146800
(“外购产品”销售部分)
(4)支付货款，
借：应付账款――丁公司
146800
贷：银行存款
102760
财务费用――银行手续费
44040
(实际并非银行手续费，而为好处费)
从这四个分录看，三个公司之间的关系一目了然。经核实，“外购产品”销售是这样出炉的：
丁公司想向戊公司销售其产品，然而丁公司规模较小，业务量不大，不满足戊公司规定的供应商条件，但丁公司不想失去这个客户，于是找到其朋友――该公司总经理商量此事，最后达成协议：由丁公司开具发票给该公司，再由该公司开具相同金额发票给戊公司，产品由丁公司业务人员携带该公司开具的发票直接以该公司的名义送货到戊公司，一切费用均由丁公司负担，而且要向该公司支付开票金额3％的手续费，结算货款通过该公司银行账户代收，然后再将款项扣除3％后的余款打人丁公司银行账户。总经理认为：这样对于该公司来讲，销项税额和进项税额相同，应交增值税为零，销售收入和销售成本相等，不用缴纳所得税，还可以获得3％的好处费，扣除所得税后为2.25％的好处费，好处费尽管不多，但也不是赔本的买卖，再说考虑到两人的关系也不好推辞，于是就达成了这个协议。分析这个案例，戊公司并不知情，这是丁公司和该公司私下里达成的协议，它的影响是多方面的：
1、对于该公司经营效益的影响。假设公司这笔业务是合法的，表面看公司获得了4404元的收入，没有损失，但实际上损失了公司利益，因为该公司是和戊公司签订了购销合同的，销量在一定时期是一定的，“外购产品”销售会导致自产品销售数量的减少，而自产品销售比“外购产品”销售利润更大，所以此业务降低了该公司的营业利润。
2、对于戊公司生产经营的影响。丁公司不满足戊公司规定的供应商资格，如果一旦丁公司生产的产品质量稍差，造成戊公司再生产出的产品质量不合标准，废品率上升，将会直接影响戊公司的生产经营，反过来也会影响该公司的信誉，甚至会引起经济纠纷。
3、对于增值税的影响。对于税收的影响关键是对这种行为是否属于虚开、代开增值税专用发票的行为的界定，对此有两种意见。
第一种意见，这种行为不属于虚开、代开增值税专用发票，因为此业务并没有直接导致税款的流失，因为对于丁公司来说，丁公司已经按照开具的增值税专用发票足额缴纳增值税款，并没有少缴税款。
第二种意见，这种行为属于虚开、代开增值税专用发票。根据规定，代开发票是指为与自己没有发生直接购销关系的他人开具发票的行为，虚开发票是指在没有任何购销事实的前提下，为他人、为自己或让他人为自己或介绍他人开具发票的行为。在本案例中，丁公司和该公司没有真实的商品购销交易行为发生，仅从这一点
看，丁公司对该公司开具的发票就属于虚开增值税专用发票，该公司对戊公司开具的相应发票则属于代开增值税专用发票。
法律依据：在最高人民法院《关于对为他人代开增值税专用发票的行为如何定性问题的答复》(以下简称“答复”)和《解释》这两个文件中，都把“为他人的实际经营活动代开增值税专用发票的行为”纳入到了虚开增值税专用发票罪中。所不同的是：《答复》中的代开是指：“自己为他人的实际经营活动代开”，“自己”构成虚开增值税专用发票罪；《解释》中的代开是指“进行了实际经营活动，但让他人为自己代开。”“他人”构成虚开增值税专用发票罪。总之，根据这两个文件规定，可以得出一个结论：“尽管进行了实际经营活动，但是，只要代开，无论是开票人还是发票代开请求人，即便开票数额和经营数额相符，也可构成虚开增值税专用发票罪”。
根据相关税收法规，经过研究论证，第二种意见是正确的，即这种行为属于虚开、代开增值税专用发票的行为。
(1)对于该公司增值税纳税的处理。按照税法规定，该公司取得的丁公司开具的增值税专用发票不能作为增值税合法抵扣凭证，其增值税税额是不能抵扣进项税额的，因此，该公司应该补缴增值税款21329.91元和相应的城建税及其附加税，另外，按照《税收征收管理法》的规定，对丁公司和该公司还要采取相应的罚款和缴纳税收滞纳金等税收处罚措施。
(2)对于戊公司增值税纳税的处理。根据《国家税务总局关于纳税人善意取得虚开的增值税专用发票处理问题的通知》国税发[2000]187号的相关规定，戊公司是善意取得虚开的增值税专用发票的，不按偷税论处，但是其取得的这部分增值税专用发票进项税额不得抵扣，应补交增值税额21329.91元和相应的城建税及其附加税，如果戊公司想减少损失，获得抵扣，必须重新取得合法发票。另戊公司不用加收滞纳金。
关键词：应收账款；商品流通企业；管理
应收账款的管理问题不是一个新问题，却是一个不可忽视的顽固性问题。应收账款的产生主要是由于激烈的市场竞争，促使企业为了巩固销售渠道、拓宽商品销路、减少库存占用、增加销售收入，而向客户提供信用业务。随着应收账款的产生，应收账款管理成为企业资金管理的一项重要内容，直接关系到企业运营资金的周转和经济效益。但是，很多企业仍然存在重销售轻管理，重视赊销、赊购被市场经济下广大企业所广泛运用，却对其疏于管理，从而造成应收账款逐步加大，呆死账逐步增多，给企业造成了本可避免的管理性损失。
一、商品流通企业应收账款特点
应收账款，无论是为满足同业竞争和融资管理的需求；还是企业也为了维系客户关系、稳定销售水平；又或企业为降低客户流失，对企业经营管理都具有举足轻重的作用。商品流通企业的应收账款有别于其他行业，它不像工业企业存货有材料、在产品、产成品等，商品流通企业的存货主要是商品存货，存货类别比较单一，但存货品种、规格又特别多，这就决定了商品流通企业应收账款内容繁多；同时商品流通企业也不像加工企业以生产资金的运动为核心展开，而是“货币-商品-货币”的循环以资金运动为中心，故而其受赊销影响资金整合利用效率不高，就突显出应收账款管理更具重要性；商品流通企业的应收账款总额、赊销比例也远高于其他行业，且账龄复杂对管理水平要求高；同时受外部竞争影响，客户要求的结算方式多样化，应收账款的管理控制具有更高的风险和难度。
二、商品流通企业应收账款管理中存在的问题
经济的发展提高了企业的管理水平，应收账款管理手段也在逐步完善，所在现有的问题不只是历史遗留，还有新的漏洞不断出现，这些漏洞不一定多么高深，但却真实的发生在企业的忽视与不经意之间。下面在此结合案例分析当前商品流通企业应收账款管理中存在的问题。
哈密公司销售给当地A公司大型棉籽加工设备一套1300万元，建造期1年，合同规定分三阶段开票三阶段收款。开票流程：发票开据申请由哈密公司销售部门出据给财务部门提示开票，合同在销售部门保管，开票时一并出示，财务部门不对合同备案。合同履行至第二阶段时，双方发生分歧，至此哈密公司已开票900万元，A公司已经付款1080万元，分歧于一年半后解决。解决后哈密公司于年底前完成后续了出售安装工作，销售部门获取提成，同年底销售部门未对余下的400万提示开票，哈密公司账面显示A公司不欠钱。次年2月A公司账面显示多付哈密公司180万元并要求返还。哈密公司几经查找才发现是少开400万元发票给A公司，开票后为A公司欠哈密公司220万元。但A公司拒绝支付。从案例中可以发现商业企业应收账款管理主要存在如下问题：
1.只对账面显示的应收账款进行管理，部门之间缺乏有效沟通
企业未能彻底的履行合同，未能发现未开票问题，不论后继诉讼与否，都不可否认只对账面显示的应收账款进行管理，对于现代科学高度发达的电子时代，显得落后太多，也不能发挥协同效应，已经远远不能满足企业的资金管理需求。
2.销售部门与财务部门之间存在矛盾和利益冲突，加大了应收账款的管理难度
很多企业，在业务合同上一般是由销售部门接触客户，财务部门负责入账。财务部门虽然控制信用销售和应收账款，但实际上难以起到期望的作用。销售部门最直接的考核目标是能否完成任务，而财务部门则按照谈好的合同入账。销售部门由于销售业绩的考核指标，在大多数情况下无法对客户的还款能力做出科学公正的评价，反而会在高度的销售激励政策之下，形成严重的拖欠。甚至造成销售部门与财务部门激烈冲突，要么影响正常的销售工作，要么对应收账款失去控制。
3.应收账款管理的手段相对落后
很多商业企业的信用管理明显落后于当代管理理念，在对市场运营过程度中，对各个客户的信用情况主要靠主观臆测或是靠本就不科学的判断指标，而给予过度宽松的销售政策，实施较大信用额度，却没有一个客观科学的评估与预测，使得企业的应收账款管理出现了严重的风险，直接影响到企业未来的发展。
4.管理水平有限，未找准应收账款管理中的关键控制点
对应收账款的管理工作，很多企业的领导者把眼光主要放在了“追账”上面，有多少未能收回的货款，是他们所最为关注的，其产生的副效果就是企业人力资源的合理配置被打乱和精力、财力因管理不当而导致的分散，而计划中的工作效果却并不理想。这种事后的“追帐管理方式”不仅仅不能使账款顺利追回，还会打乱企业人力资源的战略部署，使得整理企业的人力资源的管理出现漏洞与不足。
5.应收账款管理缺乏必要的内部控制支持
很多商业企业在市场运营过程中，销售部门与财务部门各行其是，缺少协同管理，没有明确人对应收账款负责，就必然导致了应收账款管理工作出现真空地带；或是虽然有人管理，但却管理不当。比如有些企业由销售部门负责回收货款，然而对应收账款的控制水平非但没有提高，反而出现管理漏洞，业务人员在高报酬激励机制下，会进行更多的以符合报酬激励条件为目的的销售，形成更为严重的拖欠。
三、商业企业应收账款管理的改进对策
针对商业企业应收账款现状和问题，可以从以下方面采取措施加以改善：
1.建立专门的信用管理机构，提高应收账款管理水平
建立专门的信用管理机构是很有必要的，因为对于企业传统的组织结构中以财务部门担当信用管理的主要角色所进行的赊销管理，会引发种种弊端，不能满足应收账款管理的需要。应收账款管理是涉及面广，专业性强，对综合分析能力要求很高的工作，成立一个专门的部门才能胜任。通过众多案例，我国商业企业目前一般有两种设立方式，一种是以财务总监为核心的信用管理部门，另一种以销售总监为核心的信用管理部门。根据统计结果，笔者更高倾向于财务总监负责下的信用管理机构，其成功率为大约是销售总监负责下的信用管理机构成功率的一倍。然而，这种做法很多企业出于成本效益等方面考虑，未能跻身应收账款管理主流，目前我国约有2%的国有企业设立专门的信用管理机构，而外资企业的这一比率在10%以上。
2.会计监督融合科技辅助，加强对应收账款的管理
商业企业会计部门除了对企业的流动资金进行有效的监督外，还要对企业的外债应收账款进行充分的监督。会计部门要定期对客户的欠款、账龄、甚至当前的经营状况进行合理有效的采集，并分析客户的偿债能力，对于高危客户，就要大力的对的追讨力度，减少企业的经济损失。同时，在科技飞速发展的现今，利用计算机分析和处理企业账务的手段势必会取代传统落后的手段。随着当代电子信息管理的深化，ERP等大型专属软件系统，对于加强应收账款管理可以发挥出不可忽视的作用。数据、资源的共享和优越的计算机技术使财务信息化进程中的财务人员，也由以前的记录核算型转化为决策支持型人员，可以用更加科学复杂的方法、准确及时的数据来进行应收账款管理工作。
3.明确应收账款管理重点，加强应收账款日常管理
应收账款虽然很明确的是企业的一项债权，但却是被动的以对方清偿为最终实现资金的流入，所以使企业的经济利益处在“得失”之间，潜藏着不可忽视的资金风险。所以，应收账款管理的重点不明确，不但会使管理效果大打折扣，也会对企业的资源造成浪费，甚至导致巨大损失。
（1）加强应收账款的事前控制
关于应收账款的事前控制，我们可以评估客户的资信以确定客户的信用等级，为应收账款管理的赊销政策提供依据。通过客户财务报表、信用评估机构、商业银行或本身经验等作为信用状况资料的来源，运用特定的方法，对客户的信用状况进行分析和评价。根据信用评价，结合已制定的信用政策，以此确定对不同等级的客户给予不同的信用。
（2）加强应收账款的事中管理
对于已实际存在的应收账款，企业同样要做好日常管理工作，随时分析监管，及时发现存在的问题，以便提前采取积极有效的对策。企业可以对应收账款额度大或信用低的客户进行重点分析和追踪调查，对赊销期间进行跟踪控制，以降低发生坏账的可能性；也可以进行应收账款账龄分析，根据拖欠时间的不同，采取不同的收账策略。一般而言，账龄越长，账款催收的难度越大，产生坏账的可能性越大；还需要建立应收账款坏账准备制度，根据企业会计准则中的规定：“对于应收款项有客观证据表明其发生了减值的，应当根据其未来现金流量现值低于其账面价值的差额，确认减值损失，计提坏账准备。”企业应该建立坏账准备制度并加以认真贯彻，来真实的反映应收账款水平，以便加强应收账款的管理工作。
（3）应收账款的事后管理
这是应收账款管理中最消极的管理方式，但却有其存在的必然性。当信用条件被违反时，企业应根据所制定的收账政策采取行动，并结合自己的实际情况遵循成本效益原则，合理保证应收账款的收回。
4.最大程度构建相对健全的内控制度，提升应收账款管理的实施控制力度
加强企业内部控制、内部监督，确保执行且执行的效果良好、能够随时适应新情况，重视内部控制的监督检查工作，建立和完善内部审计监督体系，并由专门机构或者指定专门人员具体负责内部控制执行情况的监督检查。加强对内部审计机构和人员的管理，提高审计人员的素质，赋予独立权限，以确保审计的独立性、客观性。”对于该政策，由于内部控制制度是由包括企业董事会、监事会、经理层等共同实施的，在实现应收账款管理这一控制目标的过程中，便可以有效避免无人管理的真空地带出现，同时也强调各岗位各环节相互制约相互监督，同时兼顾运营效率，可以最大程度的为企业的应收账款管理工作提供有效的基础资料，还能够充分合理的调动每一个企业人力资源，对于企业的人力资源配置工作起到真正意义上的优化。
总而言之，在竞争日益激烈的市场经济环境下，企业运用赊销手段吸引客户，确立竞争优势，稳定扩大销售规模，已经是当代企业生存与发展的必要手段之一。应收账款的管理也由此呈现出更加复杂多变而且专业的趋势，随着人们的深入研究，也暴露出被人们忽视的种种问题，本文在分析当前商业企业应收账款管理方面存在的问题基础上，以事前管理为主，跳出应收账款本身，从管理手段及其影响因素为解决思路针对文中提出的问题提出了改善建议。
参考文献：
[1]陈海霞：基于合理信用政策的企业应收账款管理[J].中国城市经济，2012年 2月.
[2]张玉扣：企业如何设立应收账款管理组织[J].经营管理者，2012年3月.
[3]马立红：基于企业应收账款管理问题的对策分析[J].中国商贸，2012年11月.
关键词：中小企业；应收账款；信用风险；信用管理
中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2012）32-0010-03
现代商品经济中，信用销售方式越来越广泛，由此而来的应收账款风险管理问题也日益严峻。如何合理规避应收账款风险，同时又能利用信用扩张来增加有效利润，成为困扰企业生存与发展的重要问题。本文通过分析研究S公司应收账款存在的问题及其形成的原因，对应收账款风险管理提出了几点改进意见，以使S公司在利用赊销增加市场份额的同时，随时掌握和控制应收账款的风险，使企业能够健康快速地发展。
1 S公司应收账款存在的问题及原因分析
1.1 S公司应收账款规模存在的问题及原因分析
从上图应收账款的规模来看，应收账款占流动资产比重达54%，与同行业36%（按上市公司数据汇总而成）相比，规模较大，说明S公司盈利质量不理想，长期如此公司将缺乏可持续发展及扩大经营规模的现金流，对企业发展潜藏了巨大风险。目前S公司没有设专职机构或人员从事信用管理工作，公司上下普遍缺乏对信用风险控制的认识，是造成应收账款规模扩大、坏账率高的主要原因。信用管理混乱导致公司事前由销售人员和部门经理根据经验进行决策；事中无人管理；事后则由销售和财务部门相互被动催收的现象。
1.2 S公司应收账款账龄存在的问题及原因分析
从应收账款的账龄结构来看（表1），S公司应收账款的账龄老化，超过3年的债权占1.33%。另外，S公司近几年的注销债权中，有相当一部分注销债权是1～2年的账龄。应收账款账龄问题的主要原因是客户丧失偿付能力和客户恶意拖欠。S公司在快速发展的同时缺乏风险防范意识，主要体现在事前忽视了被客户拖欠占用大量流动资金不能及时收回的风险。
1.3 S公司应收账款增长速度存在的问题及原因分析
如表2所示，从2008至2010年，各年应收账款增长的速度远远超过收入增长的速度，即使在危机影响最严重的2009年度，主营业务收入下降了29%，但应收账款仍然维持在上一年数额。S公司应收账款增长速度大大超过收入增加速度的原因是账款催收工作不得力。著名的信用管理专家谢旭总结了我国企业经营管理体制上存在三种明显缺陷的管理模式，使应收账款陷入了困境。第一种是应收账款的“滞后管理”，就是管理出现真空状态；第二种是销售部门承担收账职责，这种模式虽然改变了应收账款的无人管理状态，但却给企业带来了更大的风险。这种模式所产生的拖欠占80%以上。第三种是财务部门承担信用销售和应收账款的责任。这是针对上一种管理模式的失败，而采取的另一种风险控制方式。虽然从管理目标上看，财务部门的确更加重视企业的现金流量和经营利润，然而在实践中却难以有期望效果。S公司属于第三种模式，主要是由财务部门负责。在实际运作中，由于销售部门和财务部门催收职责不分明、缺少协调，导致实际的催收工作最终又落到销售人员身上，销售人员顾及与客户关系，所以对催收工作处于懈怠态度。面对这种情况，企业未采取有效措施对相关部门人员行为进行制度上的约束，使欠款催收工作处于半瘫痪
状态。
2 S公司应收账款风险管理的改进措施
2.1 设置专门信用管理部门，强化企业内部信用风险管理
独立的信用管理部门能专业化地承担客户风险控制和应收账款管理的工作，能有效平衡销售目标和财务目标，全面协调管理企业信用风险的各个环节，增强信用管理的约束力，在企业内部形成风险预警，使应收账款管理科学化和系统化。信用管理部门的组织结构如图2所示：与原组织结构不同的地方是建立了由总经理直接领导下单独的信用管理部门（以下统称“信管部”）。
2.2 设计企业信用政策，增强信用决策依据
信用政策是企业信用管理的核心内容，信用条件是公司接受客户信用订单时所提出的付款要求，主要包括信用期限、信用额度等。信用标准就是企业给予客户信用的同时，对客户所要求达到的最低条件。企业可将交易客户按照企业限定的条件进行信用等级评定。根据S公司的客户情况，将客户信用等级分为三个级别，分别代表优、中、差三等信用程度，在确定信用条件时，企业应当权衡利弊得失，综合考虑。
2.3 改进销售人员和信用管理人员的考核指标
通过调整S公司组织结构后，账款催收工作由S公司信用管理部门负责，销售部门全力配合。为了能真正落实工作，避免公司内部矛盾而导致低效率的工作，S公司必须改进销售人员和信用管理人员的考核指标，体现报酬与信用风险挂钩，形成两个部门统一的目标和认识，同时规范应收账款催收程序和管理，提高欠款催收效率。对销售部门的业绩考核应包括两个部分：销售收入指标和风险指标。信用管理部门要采取有效手段使逾期的账款尽快回收。为了更清晰地了解企业本年度的逾期账款情况，信用管理部门应以百分比的方式列出所有逾期应收账款的账龄分布情况，以做出更好的
判断。
2.4 规范应收账款催收管理
催收程序从应收账款逾期之日开始计算，先通过电话、函件等较委婉的方式向客户提醒。如果没有效果，应分析客户的现有资料，了解该笔业务发生的背景和可能无法收回的原因，针对性地提出解决对策。经过多次的催收仍没有效果后，可以逐步加强对客户的催收压力。催收过程应形成文字记录，以便报损企业的坏账损失。
对暂时资金周转困难而无法及时归还货款的客户，企业应根据已收集客户的信息，分析当前客户的资信状况，了解客户拖欠应收账款的原因以及拖欠的背景，确定催账的目标，同时还要权衡收账成本、与客户的关系和考虑拖欠应收账款的企业还款的意愿，来客观拟定不同的追账方式。
3 建立企业信用文化
企业自上而下的信用文化是有效信用管理的前提条件，形成良好的信用文化必须得到高层领导的支持，由高层、中层、基层逐级推进，通过各种手段进行宣灌，如定期举办风险管理知识的培训；开展案例分析课；定期评奖和宣传风险控制好的销售人员等方式，让员工们深刻地体会信用管理对企业发展的重要意义，这样才可以根本改变销售人员的风险意识，变被动接受风险监控为主动防范风险。
参考文献
[1] 陈晓芳，郭健．应收账款风险管理探析[J]．现代商贸工
业，2009，（12）：169-170．
[2] 中国外贸企业信用体系白皮书[S]．
[3] 王晔贞．浅谈应收账款风险的成因及其控制[J]．内蒙古科技与经济，2006，（17）：54-56．
[4] 雷雯．应收账款管理催收回款与客户关系维护[M]．
元的销售任务为目标，公司与营销员订立合同如下：
一、二〇一二年营销人员到账指标：
营销到账万元。
二、合同的管理、成本结算及其他规定
1、为了统一管理、统一对外联系、对外协调，对内统一调度生产，每位营销人员所签订的合同、图纸及相关的技术协议必须交公司统一编号、存档。
2、营销部收到营销人员的合同、图纸后，须立即做出合同评审(常规产品原则上按公司所定成本价江苏，详细附后)，经生产技术部复核与营销人员对接认可，交财务部(以便结算业务费用)，同时下发到车间安排生产。
3、特殊产品(特殊材质)由营销部和生产技术部与营销员核定成本价，做好合同评审工作后方可生产。
4、对于风险性较大的试制性产品要订立生产协议，以明确责任，化解经济风险为目的，必须由营销人员签字确认后方可安排生产。
5、营销人员合同的排产，应先内部协调，组织加工，并根据交货期先后由公司内部解决，原则上一律不得外协，除急用产品或公司不能生产的，由生产技术部报总经理同意后，选择信誉度高，产品质量好的单位，方可外协(但外协产品营销人员必须与公司共同参与厂商的选择、价格及外协合同的确定)。如外协产品属于半成品或拖回公司发货的，公司将所耗用的实际费用列入成本计算。外协产品一律凭增值税票到财务入账。
6、如发出产品在质保期内出现质量问题，由公司与营销人员协商，根据实际情况进行处理(在处理过程中，营销人员要积极疏通关系，将损失降到最低限度)。如需公司安排人员出差的，需填写人员派出单注明出差原因，报总经理批准。
三、二〇一二年的结算方式
1、本公司生产的产品：按销售总额的%结算。
2、经营性产品：营销人员外购产品，公司收取成本及成本价的%，其余为增值部分，增值部分收取%，如需公司垫资的另加%计算，成本部分必须提供产品的增值税票。不足50%税票抵扣加收%(含加工费、运输费、包装费等)
四、货款到账到规定：
1、每份合同的产品发出后三个月必须开票结算，如六个月未开票的成本计入个人往来，如开票后一年内货款未到帐的，成本和税金一同计入个人往来。
五、其他方面的规定
1、各营销人员原有市场用户，仍由营销人员负责联系，个人之间不得发生冲突，如有冲突汇报公司协调解决，不得互相恶意竞争，影响企业形象。
2、各营销人员原有的关系单位，如在二年内无业务往来，公司其他营销员订回的合同与原营销员无关(洗煤行业除外)。
3、营销员所提供的外购增值税发票，必须手续齐全，不得虚假。如有虚
假情况发生，造成的经济损失包括罚款和法律责任由该营销员承担。
4、公司对营销员私自在外生产的产品、质量、交货期不负任何责任，并有权追究其影响公司形象所造成的损失。
5、联谊会、用户恳谈会、订货会，营销员需参加的费用由营销员自付;入网费用由公司先代垫，年终根据各营销员使用次数进行合理分摊，资源属于公司所有。
六、奖励
1、到账奖励(XX.1.1-XX.12.30)
1.1、全年销售开票到账人民币3000万元，奖人民币30万元。
1.2、全年销售开票到账人民币万元，奖人民币20万元。
1.3、全年销售开票到账人民币1500万元，奖人民币15万元。
1.4、全年销售开票到账人民币1000万元，奖人民币10万元。
1.5、全年销售开票到账人民币800万元，奖人民币8万元。
1.6、全年销售开票到账人民币500万元，奖人民币5万元。
1.7、全年销售开票到账人民币100-300万元，取整额按0.5%进行奖励。
2、另加奖项
2.1凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达500万元，奖人民币2.5万元。
2.2凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达1000万元，奖人民币5万元。
2.3凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达1500万元，奖人民币7.5万元。
2.4凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达万元，奖人民币10万元。
2.5凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达2500万元，奖人民币12.5万元。
七、享受待遇
1、个调税由公司代缴，但业务费结算时需提供业务费总额%的车旅费、会议费等票据，否则按业务费总额的%另行收取费用。
2、享受医疗保险和养老保险;对新进营销员满一年以上，销售额达100万元的，可享受医疗保险和养老保险;如连续三年销售额不满100万元的，不享受该待遇。
3、如发现营销员私自有一笔合同外流，取消营销员享受公司的一切福利、待遇;个人调节税不实行保护，公司有权发函我来单位，同时取消超出奖励。
本合同一式两份，双方各执一份未尽事宜，双方协商解决。
本协议自XX年1月1日期生效。
一、二〇一二年营销人员到账指标：
营销到账万元。
二、合同的管理、成本结算及其他规定
1、为了统一管理、统一对外联系、对外协调，对内统一调度生产，每位营销人员所签订的合同、图纸及相关的技术协议必须交公司统一编号、存档。
2、营销部收到营销人员的合同、图纸后，须立即做出合同评审（常规产品原则上按公司所定成本价江苏，详细附后），经生产技术部复核与营销人员对接认可，交财务部（以便结算业务费用），同时下发到车间安排生产。
3、特殊产品（特殊材质）由营销部和生产技术部与营销员核定成本价，做好合同评审工作后方可生产。
4、对于风险性较大的试制性产品要订立生产协议，以明确责任，化解经济风险为目的，必须由营销人员签字确认后方可安排生产。
5、营销人员合同的排产，应先内部协调，组织加工，并根据交货期先后由公司内部解决，原则上一律不得外协，除急用产品或公司不能生产的，由生产技术部报总经理同意后，选择信誉度高，产品质量好的单位，方可外协（但外协产品营销人员必须与公司共同参与厂商的选择、价格及外协合同的确定）。如外协产品属于半成品或拖回公司发货的，公司将所耗用的实际费用列入成本计算。外协产品一律凭增值税票到财务入账。
6、如发出产品在质保期内出现质量问题，由公司与营销人员协商，根据实际情况进行处理（在处理过程中，营销人员要积极疏通关系，将损失降到最低限度）。如需公司安排人员出差的，需填写人员派出单注明出差原因，报总经理批准。
三、二〇一二年的结算方式
1、本公司生产的产品：按销售总额的%结算。
2、经营性产品：营销人员外购产品，公司收取成本及成本价的%，其余为增值部分，增值部分收取%，如需公司垫资的另加%计算，成本部分必须提品的增值税票。不足50%税票抵扣加收%（含加工费、运输费、包装费等）
四、货款到账到规定：
1、每份合同的产品发出后三个月必须开票结算，如六个月未开票的成本计入个人往来，如开票后一年内货款未到帐的，成本和税金一同计入个人往来。
五、其他方面的规定
1、各营销人员原有市场用户，仍由营销人员负责联系，个人之间不得发生冲突，如有冲突汇报公司协调解决，不得互相恶意竞争，影响企业形象。
2、各营销人员原有的关系单位，如在二年内无业务往来，公司其他营销员订回的合同与原营销员无关（洗煤行业除外）。
3、营销员所提供的外购增值税发票，必须手续齐全，不得虚假。如有虚
假情况发生，造成的经济损失包括罚款和法律责任由该营销员承担。
4、公司对营销员私自在外生产的产品、质量、交货期不负任何责任，并有权追究其影响公司形象所造成的损失。
5、联谊会、用户恳谈会、订货会，营销员需参加的费用由营销员自付；入网费用由公司先代垫，年终根据各营销员使用次数进行合理分摊，资源属于公司所有。
六、奖励
1、到账奖励（20__.1.1-20__.12.30）
1.1、全年销售开票到账人民币3000万元，奖人民币30万元。
1.2、全年销售开票到账人民币万元，奖人民币20万元。
1.3、全年销售开票到账人民币1500万元，奖人民币15万元。
1.4、全年销售开票到账人民币1000万元，奖人民币10万元。
1.5、全年销售开票到账人民币800万元，奖人民币8万元。
1.6、全年销售开票到账人民币500万元，奖人民币5万元。
1.7、全年销售开票到账人民币100-300万元，取整额按0.5%进行奖励。
2、另加奖项
2.1凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达500万元，奖人民币2.5万元。
2.2凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达1000万元，奖人民币5万元。
2.3凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达1500万元，奖人民币7.5万元。
2.4凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达万元，奖人民币10万元。
2.5凡在公司内部生产的铸钢件开票金额达2500万元，奖人民币12.5万元。
七、享受待遇
1、个调税由公司代缴，但业务费结算时需提供业务费总额%的车旅费、会议费等票据，否则按业务费总额的%另行收取费用。
2、享受医疗保险和养老保险；对新进营销员满一年以上，销售额达100万元的，可享受医疗保险和养老保险；如连续三年销售额不满100万元的，不享受该待遇。
3、如发现营销员私自有一笔合同外流，取消营销员享受公司的一切福利、待遇；个人调节税不实行保护，公司有权发函我来单位，同时取消超出奖励。
本合同一式两份，双方各执一份未尽事宜，双方协商解决。
本协议自20__年1月1日期生效。
甲方：乙方：营销部
1、现金管理
1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户，具体核算见第二章。
1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。
1.3、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。
1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制“库存现金盘点表”；审核出纳编制的“银行余额调整表”，对未达事项进行落实。
2、银行存款管理
2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。
2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。
2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到2万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。
2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户，具体办法详见《费用管理制度》。
2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。
（1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经理保管。
（2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。
（3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。
（4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。
（5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。
（6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。
（7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。
3、银行承兑汇票的管理规定
3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票。
3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。
3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件：A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织；B、与承兑银行具有真实的委托付款关系；C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。
3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。
3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。
3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。
3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人（或被背书人），且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时，必须注明被背书人的全称，以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人的全称，如果该银行承兑汇票遗失，任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。
4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。
5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定
为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下：
1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。
2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。
二、往来账管理制度
1、应收账款的管理
为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定：
1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。
1.2各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。
1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。
1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额，任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。
2、内部往来管理
内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之间不能有任何往来挂账。
2.1、本科目按单位设置明细科目:
2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”，按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税（进项税额）”，按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记“内部往来”，贷记“银行存款—货款户”。
2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记“银行存款—费用户”，贷记本科目。
2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。
三、固定资产及低值易耗品管理制度
1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。
2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。
3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。
5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处理。
6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。
7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。
8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。
四、发票管理制度
为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。
1、对外销售开具发票的规定
1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。
1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。
1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。
1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。
1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。
1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。
1.7、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。
2、对外开具增值税发票的规定
对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外，还要遵守以下规定：
2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。
2.2、需要开具增值税专用发票的单位，须提供该单位的税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。
2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据，或对方的收货单据，或收回的普通发票等，按税务登记证上的单位名称，编制开票申请单（开票申请单附后），要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确；由对方的具体经办人员来办的，应由来人签字并填写其身份证号码，公司业务人员签字确认后，送公司经理审批，然后由财务经理审批，审核无误后的开票申请单才能开票，开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。
2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字，不得遗漏。
2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账。
2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。
2.7、退货发票的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点。
3、接受发票的管理规定
3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。
3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。
3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。
3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；
3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。
3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。
3.7、运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”，“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。
3.8、无法按规定取得合法发票的，应向当地税务局要求代开发票，并征询当地税局抵扣应当具备的条件，全项详细填写。
4、违反公司发票管理规定的处罚
对于已开具的发票未按规定程序操作的，将对经销公司有关直接责任人处以100-200元的罚款；违反规定触犯刑法的，后果自负；违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多缴税款的，或者因接受或开具发票造成往来结算损失的，直接责任人要负赔偿责任。
五、存货管理制度
1、分公司要货申请
1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。
1.2分公司在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。
1.3根据上述要求，分公司计划员要填好《要货申请表》，《要货申请表》经分公司财务经理审核、分公司总经理审批，并通过传真给大连分公司销售部，经销售部和财务部审核无误后，办理发货程序。
2、存货入库流程。首先由申请人填写入库申请单，入库单至少有下列内容：
产品品种货位号数量（）单价金额（元）备注
申请人持填写好的入库单，填写好由检验员（或库管员）检验后签字，并由库管员核实入库数量登记。入库单至少一式四份，第一联、存根，第二联、库房留存，第三联、财务核算，第四联、申请人留存。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。
3、存货出库流程。存货出库的方式主要有3种：客户自提、委托发货和公司送货。第一种：客户自提。是客户自己派人或派车来公司的库房来提货；第二种：委托发货；第三种：公司派自己的货车，给客户送货。无论采用哪种出货的方式，都要填写出库单。出库单（或销售单）至少有下列内容：发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字。如下表：
发货单位：出库日期
产品品种产品数量金额备注
出库方式选择1、客户自提2、委托发货3、公司送货
运费结算方式1、公司代垫运费2、货到付款
出库单（或销售单）也是一式四份：第一联，存根；第二联，成品库留存；第三联，财务核算；第四联，提单，提货人留存。提货的车到达仓库后，出示出库单据在库房人员协调下，按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理，严防破损，做好数量记录，核实品种、数量和提单。
4、存货盘点。分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报股份公司财务部进行相应处理。
六、销售分公司财务人员管理制度
1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部，任何部门无权聘用和解聘财务人员。下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名，报股份公司总经理批准后聘任或解聘。
2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放；财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担；财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担。
3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度，在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导；总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查，对于违反财务制度和财经纪律的，公司总部将对其作出相应处理，对于违返国家法律的，将移送司法机关处理。
4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理，及时提供真实、有效的财务信息，积极为分公司领导的经营决策出谋划策。
5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职，在日常财务管理工作中要不断创新，提高公司财务管理水平，鼓励多提合理化建议。
6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核，以此作为年终奖金和工资标准的考评依据。
七、岗位职责
分公司财务岗位责任制是一种管理制度，现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。
1、分公司财务经理的岗位职责
1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.
1.2审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理，并且退回经办人，坚持“收支两条线”的原则。
1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。编制分公司经营费用的预算，并就经营费用预算的执行差异进行分析，然后报分公司总经理及股份公司财务部。
1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按股份公司的要求审核分公司的会计报表，并在限期内寄回股份公司财务部。
1.5严格审核分公司物料收发凭证，坚持“现款现货、款到发货”的原则，对分公司的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金进行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。
1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下，积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升，做好分公司总经理的参谋。
1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施，确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。
1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的关系。
1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章，并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。
1.10协调好分公司的财务岗位工作，并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足，并书面上报股份公司财务部。根据财务内控制度，安排好分公司节假、双休日财务人员的值班，坚持服务与监督并重的原则。
1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好分公司财务队伍，将分公司财务工作做好。
2、分公司会计的岗位职责
2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。
2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。
2.3与库管员共同验收分公司物料入库，并填制入库凭证。
2.4根据有关资料编制会计报表的附表。
2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。
2.6负责税务申报及税控系统的维护。
2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
3、分公司出纳的岗位职责
3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。
3.2严格执行库存现金的限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金，坚持货款现金与费用现金分管的原则。必须是坚持“收支两条线”的原则。
3.3严格执行支票管理制度，使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必须根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。
3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额，对不完整、不合法的凭证应拒绝付款，并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。
3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制“银行存款余额调节表”，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。
3.6为了确保安全，分公司向银行提取或存入现金时，应由分公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时保险柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。
3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必须由分公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必须清楚。
3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必须坚持分管的原则。任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。
3.9加强有价证券的管理，有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账，保护有价证券安全、完整不受损（要转回股份公司的必须及时办理手续转回）。
3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。
3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
注：销售分公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。
八、会计档案管理制度
1、为加强会计档案管理，特制定本管理办法。
2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。
3、会计档案的保存。
财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷登记。
会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见本制度第七条。
会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，股份公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由股份公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
4、会计档案的借用。
财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经财务部经理批准，并限期归还。
5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。
7、会计档案保管期限
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
(一)会计凭证类:
(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年
(2)、银行存款余额调节表和银行对账单5年
(二)会计帐簿类：
(1)、日记帐15年
其中：现金和银行存款日记帐25年
(2)、明细帐、总帐、辅助帐15年
(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年
(三)会计报表类：
(1)、主要财务指标报表（包括文字分析）3年
(2)、月、季度会计报表（包括文字分析）5年
(3)、年度会计报表（包括文字分析）永久
(四)其他类：
(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久
(2)、财务成本计划3年
(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久
九、附则
本制度规定了公司财务会计业务处理、会计凭证处理、帐簿登记处理、会计报告处理等规定。 本制度适用于公司对财务工作的管理，公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。
2.管理职责
公司财务部门的职能是:?
2.1认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。
2.2公司的股东会、董事会、监事会、经营管理机构在财务管理方面的职责与权力依照国家有关的法律、法规、规章、制度和本公司的章程规定执行。
2.3建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。
2.4积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。同时厉行节约，合理使用资金。
2.5董事长作为公司的法定代表人，对本公司的一切经济活动负责。领导会计机构、会计人员和其他人员认真执行财会法律、法规、规章制度，审核重大财务事项，接受财政、税务、审计等部门的检查和监督。
2.6公司的财务核算及财务管理工作由财务总监具体组织进行。
2.7公司财务管理机构设财务管理部经理(副经理)，负责组织开展会计核算、财务管理、资金运作，主持财务管理部的日常工作。
2.8完成公司交给的其他工作。
3.财务工作岗位及职责
公司财务部由财务经理、成本会计、往来会计、出纳、收款员。其岗位职责如下:
3.1财务经理:
3.1.1编制和执行财务收支计划、信贷计划，拟定资金筹措和使用方案，配合
3.1.2公司领导进行融资工作，合理、有效的使用用资金。
3.1.3编制企业成本、费用预算，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高效益。
3.1.4建立健全企业内部财务管理制度。
3.1.5负责审核记帐凭证、管理总帐，按时编制报表。
3.1.6负责财务档案的管理工作。
3.1.7督促、指导和支援本部门人员工作。
3.1.8评估本部门人员的工作表现和绩效，并建议总经理给与奖惩。
3.1.9及时、准确的向总经理提供财务信息和财务分析报告。
3.1.10决定部门内的人员配置。
3.1.11完成总经理交付的其他工作。
3.2成本会计
3.2.1按照国家会计制度的规定制作记账凭证、记账、复帐、报账，做到手续完备，数字准确，账目清楚。
3.2.2协助财务经理编制成本、费用预算，并根据预算进行财务控制、核算、分析和考核。按照经济核算原则，定期检查、分析公司成本、费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，及时提出合理化建议。
3.2.3核算企业产品成本，按照财务制度结转销售收入、成本，核算企业利润。
3.2.4管理销售台帐，并负责与销售部定期核对无误，督促销售房款回笼，并审核销售部门业绩。
3.2.5及时、准确编制成本表、费用表、销售月报表
3.2.6管理公司发票。
3.2.7负责固定资产及其他公司资产的帐务管理，并定期协同办公室清点资产。
3.2.8妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。
3.2.9负责核对银行未达帐项。
3.2.10完成总经理或财务部经理交付的其他工作。
3.3往来会计:
3.3.1按照国家会计制度的规定、记账、复帐、报账做到手续完备，数字准确，账目清楚，按期报账。
3.3.2按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，及时提出合理化建议。
3.3.3做好债权债务的管理和清对工作，确保帐实相符，帐帐相符。
3.3.4严格审查有关合同规定的预付帐款条款，掌握预付帐款的支付情况。根据部门资金计划编制公司月度资金计划，并考核资金使用效果。
3.3.5核算公司购入材料成本，并与有关部门协调，努力降低材料成本，提高资金使用效率。
3.3.6妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。
3.3.7完成总经理或财务部经理交付的其他工作。
3.4出纳:
3.4.1管理库存现金、银行存款和其他货币资金，并按规定的范围使用现金，依照银行规定的结算种类、原则和方法，办理转账结算业务。
3.4.2及时查核银行存款余额，杜绝签发空头支票。
3.4.3认真执行现金管理制度。
3.4.4严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行。
3.4.5建立健全现金出纳各种帐目，严格审核现金收付凭证。
3.4.6负责日常财务档案的收集、整理、装订、归档等工作。
3.4.7积极配合成本会计和银行做好对帐、报账工作。
3.4.8配合会计做好各种帐务处理。
3.4.9及时准确编制资金日报，周报，月报。
3.4.10完成总经理或财务部经理交付的其他工作。
3.5收款员
3.5.1在售楼现场负责向客户收取房款，向客户开据收据，及时将所收房款交存公司银行账户，并与出纳交接。
3.5.2根据收款手续制作记账凭证并登记入账
3.5.3与销售部门协调一致，办理与财务有关的其他事宜。
3.5.4完成总经理或财务部经理交付的其他工作。
4.财务工作管理要求
4.1会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。?
4.2会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。?
4.3财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。?
4.4财务工作人员应当会同公司行政部门专人定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。?
4.5财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理，并报送有关部门。 会计报表每月编制并上报一次。
4.6财务工作人员对本公司实行会计监督。财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。
4.7财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理或财务总监书面报告，并请求查明原因，作出处理。?
4.8财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。
4.9财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。
5.支票管理
5.1支票由出纳员保管。支票领用时须有符合签批手续《支票领用单》，由出纳员将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字。
5.2支票付款后凭支票存根以及符合签批手续的付款、报销单据交出纳员销账。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号，并在《支票领用单》及登记簿上注销。
5.3财务人员对未按期销账的《支票领用单》，应及时催办，催办无效者，财务部有权自领用人工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。对于有正当理由而未能及时办理销账手续的，经办人应及时向财务部说明情况，情况属实可延期销账。
6.现金管理
公司可以在下列范围内使用现金:
6.1职员工资、津贴、奖金;
6.2个人劳务报酬;
6.3预支出差人员的差旅费;
6.4结算起点以下的零星支出，结算起点定为1000元;
6.5总经理批准的其他开支。
除上述内容外，财务人员支付款项，应当以支票支付;确需全额支付现金的，经会计审核，总经理批准后支付现金。公司购买固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品应采取转帐结算方式。
财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。
公司职员因工作需要借用现金，需填写《现金借款单》，办理相关签批手续后，由出纳付款。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。
出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。
7.会计档案管理
凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。
会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由专人归档保存，归档前应加以装订。
会计报表应分月、季、年报、按时归档，由专人保管，并分类填制目录。会
计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须登记在案。
8.主要工作流程
8.1销售业务流程:
8.1.1销售部门根据客户交款情况填写《收款通知单》。
8.1.2业务员带领客户至收款员处交款，收款员核对无误进行收款并开据收据给客户，同时在《收款通知单》上签字返回两联分别至销售部和销售登记台账，另一联粘贴收据记账联后入账，财务部据此登记台账。
8.1.3每月28日前销售部应报送当月收款明细表和应收房款余额表至财务部进行核对，核对无误后，财务部据此审核销售业绩。
8.1.4房屋销售后，销售合同等有关资料应及时在财务部备档，其他销售变更事项应及时通知财务部。
8.2开发建设方面主要有施工单位和材料供应单位两个方面，对施工单位的流程如下:
8.2.1工程部应于每月26日前报下月工程款支付计划至财务部，包含在建工程款及工程尾款。
8.2.2项目准备阶段。项目招标、编制预算、确定施工单位、合同备案。
8.2.3项目施工阶段。工程部根据监理单位意见核定工程进度，填写《付款单》提示付款;预算部门审核工程进度同意付款，通知附施工单位开据收据作为《付款单》的附件，报分管副总审批;财务部审核送交领导审批后付款。
8.2.4项目竣工验收。工程部提供签证等原始凭据(需有监理单位签章)，预算部门编制决算并督促施工单位开据正式发票送交财务部，财务部审核后经领导审批入账。
8.2.5项目工程尾款。财务部审核月度支付计划，报领导审批后支付工程尾款。
对于材料供应的流程如下:
1) 计划部应于每月26日前报下月材料款支付计划至财务部。
2) 市场调研，选定供应单位，签订合同。
3) 按照施工进度调拨材料，办理材料收发手续，制作收料单、领料单。
4) 计划部根据收料单填报购买材料月报表，于每月26日报送财务部，当月发票未到的，财务部估价入账，当月发票到达的，由计划部办理相关签批手续送交财务部入账。计划部应根据合同和实际供货情况，按月申报材料款支付计划，财务部审核无误后，经领导审批付款。
5) 计划部根据领料单填报施工单位领用材料月报表，并附施工单位收据，于每月26日报送财务部，财务部据此记入预付工程款。
6) 原则上公司没有库存材料，材料的收发均在施工现场及时进行。对于小额、特殊的材料需要作库存材料处理的，工程部门应建立台账，由专人保管，并定期与财务部核对。
7) 对于施工过程中其他如水电费、管理费等由我公司代付的款项，应由工程部门及时办理有关手续，送交财务部入账。
8.3其他
公司其他事项有关付款、费用支出应根据费用报销制度执行。
9.物品购置规定
（积成电子股份有限公司，济南 250100）
【摘要】在扁平化的渠道模式中，在各地设立的销售子公司的重要性不言而喻，如何有效地进行监管，避免各种漏洞的出现，是财务负责人面临的重要问题；同时，面对复杂的业务类型，采取何种账务处理方式以达到既能满足销售需要，又能规避税务风险的目的，都是需要认真考虑的。文章希望从财务角度对销售子公司的特点进行分析，同时探索发现问题解决问题的方法。
【关键词】销售子公司 业务特点 账务、税务问题 处理方法
目前，很多企业，尤其是比较大型的、上市的企业，都会在各地建立自己的自营销售渠道，通过自营销售渠道去管理和维护卖场、商、直营店，这种渠道通常由销售总公司—销售子公司（省级公司）—销售办事处（客服中心）构成，形成相对扁平化的渠道模式。
在这种渠道链条中，省级销售子公司是最为关键的一环，起到了承上启下的作用。一方面它作为独立核算的子公司，需要与各级卖场、商、直营店建立良好的供求关系，承担起严格的销售任务、利润指标；同时，还要对总公司负责，严格执行总部的各项规章制度，并负担起对办事处、代表处的监督和管理职责。在这一系列工作的执行中，会遇到形形色色的问题，本文主要从省公司一级财务负责人的角度，对子公司在监管方面的问题进行分析，对分支机构经常碰到的财务、账务处理方面的难点进行分析，希望提供有益的解决问题的思路。
一、 过于庞大的销售队伍可能会出现岗位设置重叠、人浮于事、效率降低等问题
曾经有企业为了扩大销售、占领市场，采取人海战术的策略，在全国设置几十个省级子公司，每个子公司下设十几个甚至几十个分公司、办事处、代表处之类的机构，每个小的组织都自成一体，有各自完整的人员配备。在一个相对较小的区域内配备如此多的人力，除了会增加成本以外，势必还会出现人员浪费、效率低下等问题。
面对这种问题，财务负责人要组织人员严格进行预算、决算分析，根据销售、利润指标制定合理的人员、费用规划，适当设置岗位、配备人员，同时在运营过程中制定监管措施，杜绝各种形式的浪费的出现。
二、由于人员繁杂，不利于监管，容易出现营私舞弊的现象
销售渠道深入各地，公司人员与客户之间钱物来往密切，一旦监管不当，很可能会与客户滋生出不正常的利益关系，并在利益驱使下出现私下经营的行为。但这种问题因公私勾结，不易被发现或确认损失结果。在这种情况下，要灵活处理，采取恰当的方法去发现并解决问题才是关键所在。
举一个具体事例说明，笔者曾经所在的公司在对子公司的管理上相对是比较规范的，有很严格的制度规定，例如收支两条线的高压线政策、办事处人员严禁接触钱物的政策等。但就在这种状态下还是出现了问题。以办事处主任为主导私自经营，截留客户退换机、折扣返利款项甚至货款，开设私人账户，转手买卖货物、重新分配货款，从中牟利。最后的结果是，给予商的政策得不到贯彻，商的退换机问题长期得不到解决，商中民怨沸腾，对厂家怨声载道，渠道中货物积压，陷入停滞状态，后经商举报，事情才得以败露。但此时办事处人员闭口不谈造成的损失，提交的账务也反映不了任何问题，子公司账务上体现的与商的往来，都是经办事处处理过的，也无法反映真实状况，商提供数据又互相矛盾，无法采用。造成审计过程陷入僵局，无法进行下一步确定损失和责任的过程，整改也就无从谈起。笔者等人进驻办事处后，先从钱物入手，盘点封存货物、现金，给商、直营店下发安民告示，说明问题并表明公司的态度，要求他们据实申报往来账务，同时，对办事处工作人员给予警示，说明问题的严重性，要求他们提交账册、配合与客户逐家对账。最终，将各方面零散的信息进行整理、分析，采用资产负债表的思路，根据对账得到的货币资金、存货、往来、投入资金等倒推出办事处实际亏损数字。这种解决办法是对财务知识的灵活运用，有利于及时理清思路，不关注账务形成的原因和过程，而是关注结果，为日后尽快恢复正常经营争取了时间。
这个问题同时也提醒我们，针对这种直达销售终端的自营渠道，私下交易的难度比较小，而监管难度却比较大，一旦当地的管理者与商直营店形成勾结，短期内通常不易察觉。到问题爆发时就已经比较严重。针对这种问题，子公司财务负责人重点要做的就是加强审计，增加与商的定期对账力度，保证货物、货款、折扣返利收付环节直接对应到终端，由此杜绝营私舞弊现象的出现。
三、自营销售渠道在处理销售折扣及返利等问题
在处理该类问题时应尽量避免产生税务上的风险，对于分支机构在返利折扣兑现方式上，也要加强监管，防范各种内外部风险的出现。
对于销售子公司来说，全国连锁性质的直营店一般会由总部统一制定销售政策，严格限制销售价格区间及奖励政策，子公司只需遵照执行即可；而对于其他合作者，包括分销商、商、零售商等，子公司则可以有相对较大的自由度去发挥，虽然销售价格可能也会受限制，但可以通过制定一系列奖励政策达到促进销售的目的，前提是子公司要承担这部分费用。对商等的奖励政策是很多样的，包括通常由总部制定的价保，由子公司制定的回款奖励、提货奖励等，以此来鼓励商多提货多回款。但根据国家的反不正当竞争法规定，返利和奖励如果账务处理不当，很容易被认定为违法，怎样保证奖励政策的实施同时又符合法律的规定，需要企业特别引起重视。
我们推荐的做法是，首先不能在各种口头宣传乃至书面材料中体现回扣、奖励、返利等类似字眼，授人以口实；其次，在账务处理中，将其全部体现为政策允许的折扣折让。具体可按两种方式操作：
1．一次计算分次扣除。步骤为：（1）出现符合支付条件的奖励时，先以台账或其他形式登记，暂不支付。（2）该客户下次进货开发票时，在发票上体现本次进货总额一定百分比的折扣金额，作为扣除项，相应减少该客户的应收款金额，同时在台账上登记应付奖励金额的减少。2．一次性扣除。具体操作步骤为：（1）计算奖励同时登记台账。（2）客户到税务局开具“进货退出及索取折让证明单”，我方据此开具红票，一次性将折扣冲减其应收账款。
这两种方法思路是相似的，都是按照折扣折让的方式进行账务处理，虽然操作过程相对稍繁琐，兑现周期相对较长，但支付过程有据可查，账务规范、符合国家法规，很大程度上降低了税务风险，是值得推荐的处理方案。
为防范商、直营店等客户骗取价保，以前惯常采用的方式是在每次保价盘点时随机抽取人员派驻当地进行监盘，严格处理弄虚作假的现象。目前随着各种先进技术的出现，可以根据手机串号随时监控手机的状态并以此作为保价的依据，由此看出，适当的投入也是防控漏洞的必要手段。
四、大量、频繁的退换机业务产生的账务处理问题对于自建销售渠道来说，大批量的销售量通常会伴随同样比较大量的退换机的出现，商会因为不同型号、颜色的需求不同而提出退货或换货的要求，而公司出于提高销量、保护商的积极性等原因，也基本会同意类似要求，但这会给财务部门处理账务提出难题。如何妥善处理好这种账务，同时避免产生税务纠纷，也需要有恰当的应对方案。
退换货又分几种情况：
1．同型号更换，如能做到换入换出在一个核算周期内进行，可以做到只进行库存账务的处理，在财务处理时可以汇总一并将数量核销掉，不需体现在财务账目中，方法相对简单。2．退货，如果原来开出的是普通发票的话，只需要将所有联次收集齐全，就可以开红字发票进行账务处理。而如果在已开专用发票或普通发票无法收回的情况下，则需要到税务局开具进货退出及索取折让证明单才可开红字发票入账。由于手续比较繁琐，很多单位就选择了积攒业务集中账务处理或违规开具红票进行处理的方式，这样极易导致账务混乱或招致税务处罚。我们的思路是，首先对不要求必须开具专用发票的客户，不管其是否需要发票入账，均在每次出库时开出普通发票，以此保证在退货时可以找到原始发票作为冲红的凭据；对于确实无法找到原始发票或已开出专用发票的，要求客户提供退货证明，对确实无法提供或提供难度很大的，可以由客户以反向销售的方式重新开具专用发票给子公司，进行重新入库，增加库存同时冲销原往来。
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