[关键词]学籍 电子档案 管理
2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1 对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2 管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3 忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4 信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。
(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1 明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2 完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3 充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
[关键词]学籍 电子档案 管理
2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1 对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2 管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3 忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4 信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。
(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1 明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2 完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3 充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
关键词：古籍修复；隐性知识管理；需求分析；档案管理系统
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02
1 建立古籍修复档案管理系统的必要性分析
古籍是不可再生的重要文化资源，而这些资源若不加紧修复是我们民族的重大损失。据粗略统计的数据，目前全国公共图书馆藏有各类古籍2717.5万册件，其中珍稀善本古籍229.5万册件。《中国古籍善本书目》收录的古籍善本有5.75万种。即将编纂完成的《中国古籍总目》仅在11家大型图书馆馆藏基础上统计，也已达18万种古籍。[1] 流散于民间的古籍亦有相当的数量。这些现存古籍有很大部分都存在不同程度的破损状况。据笔者调研，辽宁省大连图书馆25万册古籍中，4500余种善本及其珍贵档案破损率达到38%，一般估计的破损率也达到16%；辽宁省图书馆所藏35万册普通古籍中，也有近40%遭到不同程度损坏。复旦大学特藏部吴格先生调查统计中，全国47所公共、高校图书馆所藏古籍有10%到70%程度不等的破损现象[2]。这样的损失是惊人的，也是让人极为痛心的。这些数字能够非常直观的显示出古籍修复工作的重要性和迫切性。传统古籍修复工作有的没有档案记载，丢失了很多珍贵的历史修复信息，给世人留下遗憾。有的记录传统古籍修复档案主要采用手工记录的方式，这样的方式不仅工作量极大，同时在安全性、即时性、共享性、速度上都无法与基于现代信息技术的档案管理系统相比。利用计算机技术对古籍修复工作进行管理、促进古籍修复工作管理的科学化自动化，将成为古籍修复行业发展的趋势之一。[3] 古籍修复管理系统的高度信息化，使得古籍修复信息和知识的保存和传播更为高效。古籍修复管理系统的科学分工使得原本的工作流程分工更细、更为科学。这将对古籍修复事业的发展产生非常积极的影响。古籍修复档案管理系统之意义也正在于此。
古籍修复工作的特殊性决定了其操作过程的手工参与度极高。修复各个过程的操作要求丰富的经验，很高的准确度，对流程的高度熟悉。现代科技的应用几乎暂时无法替代手工操作的准确性、灵活性和适应性。长期以来古籍修复工作多采用师徒方式传承，修复经验不外传，不太重视修复经验、技巧与技能的总结与提升，与其他学科的交叉研究和对外国理论的借鉴也显不足。虽然近两年我国开展了多期古籍修复教学班，但是古籍修复人才依然极度匮乏。如何能更有效率的管理古籍修复工作流程，如何能有效传承一代代古籍修复大家们的智慧成果，能将现在从事古籍修复工作的人们的知识经验有效的保存、传播、增值是我们面临的重大课题。现代信息技术和知识管理理论的发展给了我们很好的契机。我们有效结合信息技术和知识管理理论建立古籍修复档案管理系统，将古籍修复工作的流程管理和古籍修复的知识管理结合起来，使得古籍修复工作能够更有效率的开展，使得古籍修复的知识能更好的积累、传播、增值。
下文依次分析古籍修复工作的工作流程和古籍修复过程中包含的隐性知识，依此设计古籍修复档案管理系统应有的功能模块。这些设计的功能模块在今后实现过程中起到指导作用，且动态修改直到符合修复单位或古籍修复专家要求为止。
2 古籍修复的典型工作流程分析：
修复团队接到古籍修复任务，或者有新进库的古籍需要修复。整个修复流程由此开始。
2.1 待修复古籍的出库记录
古籍一般都是极为珍贵的文物，所以古籍出库的登记是个非常重要的工作。出库需要记录提取古籍的人员姓名、日期、拟修复完毕归库时间等出库信息单。
2.2 修复方案拟定与审核
根据破损、材质及修复标准的不同制定不同的修复方案，小组或者专家组讨论制定合理修复方案。由修复人员执行修复操作。
2.3 执行修复方案，专业人员开展修复工作
修复过程是师徒制传授技能的最重要过程，此过程可能借助一定的数据挖掘手段，将修复过程记录下来以备将来回顾或作为教学视频。
2.4 修复成果审核
若是通过审核则直接归库，若没有通过审核，重新开始第2、3步。此过程根据国家既定标准审核是否修复达标。文化部颁布的《古籍修复技术规范与质量要求》（WH/T 23-2006）[4]是重要的参考标准。
2.5 归库
此步骤需要填写详细的归库单、归库日期、修复人员姓名、修复成果甚至可以包括一些心得体会等。此步骤可以让今后修复人员能对以往已修复的古籍状况有更加深刻的认识，从中学习以往的修复经验，便于开展二次修复等。
3 古籍修复工艺流中的知识挖掘与管理
3.1 修复方案的制定
此步骤含有大量的显性知识，有已经成型的成熟方案供修复者选择。同时，如破损情况比较特殊，则需要结合多种修复方案形成新的修复方案。如果形成的新方案相对典型则考虑将此方案归纳总结以便今后更有效的应用。
3.2 修复方案的审核
此步骤需要依据破损状况给予适当评级，可参考的标准包括《古籍特藏破损顶级标准》[5]（WH/T22-2006）。依据评级和具体破损状况审核修复方案。这一步骤包含大量的隐性知识。有经验的修复专家能够迅速的判断出修复方案在将来修复过程中会遇到的困难，专家会根据具体情形预判方案的可行性，这些经验是非常典型的隐性知识。这些隐性知识的显性化和有效传播是我们面临的巨大挑战。面对这些挑战我们尝试使用知识挖掘技术实现对隐性知识的再次辨识创新。知识挖掘（Knowledge Mining， KM）技术和数据挖掘（Data Mining， DM）技术是知识发现（Knowledge Discovery in Database， KDD）的核心技术，人们通过数据挖掘和知识挖掘，充分提高数据、信息和知识的有效性及利用价值，预测未来趋势及行为以求做出前瞻的、基于知识的决策[6]。
我们利用知识挖掘对于隐性知识的关注，将古籍修复过程中的隐性知识作为挖掘的对象。以达成Usama M.Fayyyad在公认比较中肯的知识挖掘的定义中提到：从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的，以及最终可理解的模式的非平凡过程[6]。具体来说，即通过知识挖掘技术，挖掘存在于古籍修复过程中的隐性知识，使其变为可操作的、便于理解的知识和规律。
3.3 修复过程中的隐性知识挖掘
此过程的操作往往需要长时间的练习才能做好，此过程中的一些经验窍门是我们的修复工作人员长期总结和实践得出的，非常珍贵。同时，难点是他们非常难以叙述清除，非常难以显性化，所以此过程采用数码拍照的方式，将修复过程整理成文字记录的方式，专家间讨论，形成文字材料的方式等以供后来者观摩学习。
3.4 修复成果的审核
审核标准可根据文化部颁布的《古籍修复技术规范与质量要求》（WH/T 23-2006）。这些质量要求及其标准是每一个古籍修复从业者需要熟悉的重要文件。但是，审核是一项非常严谨而技术含量很高的工作。审核工作通常由修复专家完成，这些专家有非常丰富的经验和足够多的知识储备。所以审核这一过程包含很多的显性和隐性知识。我们通过知识挖掘等技术尽可能的从这些专家的审核过程中挖掘出更多的知识、规律。并尝试将其转化到信息管理系统开发之中。
4 古籍修复档案管理系统功能模块构想
由以上两部分我们可以构想我们的古籍修复档案管理系统应该拥有的功能模块。
4.1 古籍信息功能模块
此功能模块不仅要求能够查到相应古籍的信息，同时应有出库单信息的填写，归库单信息的填写等功能。系统的核心功能是对古籍修复档案的管理，所以古籍信息的管理是非常重要的。我们这里构想的古籍信息是广义的古籍信息，我们期待在系统中搜索某一古籍，那么此古籍的基本信息、破损信息、修复信息、修复历史等能够非常有条理的呈现。具体讲它应包括：古籍的制版方式（影印古籍、仿古籍）、装帧形式（卷轴装、梵夹装、经折装、蝴蝶装、背包装、线装、毛装）、修复原则（抢救为主，修复为辅、整旧如旧、整旧如新、）、修复方案、破损状况评级、具体破损部位（字迹、天头、地脚、封面、护叶、书芯、书衣、）、具体破损形式等[1]。拟定此模块的控制权限应该由系统管理员拥有，其他修复人员等无权限操作古籍信息。此模块方便将古籍的信息通过数字化的方式储存起来，代替人工的查阅的传统方式，提高查阅、管理效率。有助于修复人员了解古籍的修复历史和修复价值。这些古籍的基本信息也是非常有价值的学问，将其分类存储起来，方便学者的调查研究，将知识有机的管理起来。
4.2 古籍修复方案功能模块
修复方案是修复过程中的指导和总体规划。它是古籍修复档案的重要组成部分，甚至可以说是最为重要的部分。此模块应具有以下功能：完备的方案库，方案推荐，方案审核，新方案提交，新方案审核，新方案入库。对于比较典型的古籍修复可尝试使用推荐方案，对于不成熟方案可以申请专家审核，对于新开发出来的方案，可以提交给专家审核，之后纳入已成熟方案以方便推荐给其他修复人员。修复人员有权限提交新增的修复方案，而专家有审核新增的修复方案的权限。
4.3 修复成果审核模块
此模块的权限将分配给修复专家，他们根据自己的经验以及具体的国家标准审核已修复的古籍。达标的直接归库建档，不达标的给出参考意见，由修复人员返工。由于古籍修复质量鉴定通常需要专家的直接观察，所以此模块的另一重要功能是给专家分配审核任务，专家领受任务后，自行提取修复完的古籍进行鉴定，之后将鉴定结果反映到系统中。用这种方式反馈给修复者，这样的分工提高了修复者和专家的工作效率，让他们能各司其职，做好自己的本职工作。
4.4 已修复成果档案归档模块
国内已有很多学者悉心探讨过古籍修复档案的重要性和内容设置问题。王阿陶等人认为，古籍修复档案应包含以下内容设置：（1）古籍的基本情况；（2）修复方案；（3）修复经过；（4）修复前后图片和资料；（5）修复质量鉴定；（6）修复经验[7]。笔者认为，上述6项确实使得档案的信息十分完备，但是它也使得档案显得过于臃肿。我们将档案归档模块作为第一个模块的补充，使其和档案信息即独立又相联系，这样系统负荷小，同时填写档案的人员工作量也相应减少，有利于提高系统的运行效率。因此笔者认为应包含以下功能：体现国家古籍修复档案标准的档案模板，按照此模板将每次的修复过程、遇到的问题、总结的经验友好的呈现出来。同时应具备基本的增改查功能，以方便今后查阅。拟定此部分操作由古籍修复人员自行完成。
4.5 按照古籍信息分类的视频、图像、文字资料模块
此模块将收录以往修复成功案例的修复过程中记录的图片、视频等，同时辅以文字信息将此模块的学习功能最大化。同时拥有检索功能，修复学员可以按照关键字检索的方式从这里得到丰富的学习资料。拟计划根据古籍的基本信息分类以便于学员查找相应资料。
4.6 知识共享及常见问题模块
此模块应包含以下功能：普通修复人员拥有提问、回答、沟通交流的权限。修复专家在这里可以开辟特定的问题回答版块，方便新手及时向专家请教。拟以论坛形式呈现，拥有专家提问区、常见问题解决办法、心得讨论区等。修复人员通过在此版块的交流学习提升自己的专业能力。考虑到其他国家图书馆和其他的古籍修复专业网站的可参考价值，本模块拟给出其他有价值信息的链接地址。修复人员有任何在本系统内无法解决的问题，可以通过以上链接同其他专业机构联合讨论解决问题的方案。
以上分析可以很直观的由以下逻辑框图展示：
5 小结
本文通过对古籍修复流程的分析，对流程过程中产生知识的管理，推想出以上六个档案管理系统的功能模块。虽然还不成熟，但是同样期望能对今后古籍管理系统的实现有一定的指导作用。在今后古籍修复档案管理系统的设计实现过程中，以上六块还是要通过不断的分析总结迭代出更为合理更为高效的功能模块。在信息化系统化的趋势下，结合知识管理理论开发出更为理想的古籍档案管理系统。
参考文献：
[1]中国国家古籍保护中心[M]。《古籍普查培训讲义》（试用稿），2008，4，P2.
[2]吴格.近年来中国图书馆古籍修复工作的调查与回顾[J]，图书馆学刊，2002，（1）：30-39.
[3]许卫红.古籍修复管理系统设计构想[J].图书馆建设，2010，（12）：104-107.
[4] WH/T23-2006.古籍修复技术规范与质量要求[S].北京：中华人民共和国文化部，2006.
[5]WH/T22-2006.古籍特藏破损顶级标准[S].北京：中华人民共和国文化部，2006.
[6]邱均平，周倩雯.数据挖掘与知识挖掘的比较研究[J].情报科学，2010，28（12）：1862-1865.
【关键词】高校；档案管理；信息建设
随着社会信息化时代的发展，高校招生规模的扩大，毕业人数的增多，目前的高校学籍管理工作的运行方式已无法满足时展的需求。在传统的学籍档案管理中，对档案资源共享、信息资源传输等方面已有很多不足的地方，与信息化的时代需求之间还存在诸多的矛盾，所以，改善高校学籍档案信息的管理工作，是目前高校首要解决的问题。
一、我国高校学籍档案信息管理的现状
目前，我国高校学籍档案信息管理大多都使用的是教务管理系统，主要以纸质材料保存为基础，再通过网络储存、传输的形式建立电子档案，但是其中的操作过程还是需要靠人员来实现，所以在档案的信息建设与管理方面还存在着很多问题。首先，在归档方面，归档的方法较不统一，而归档的形式也是多种多样，在院系之间，存在着按年度归档、学期归档、班级归档的不同归档方式；其次，在保存方面，档案信息的保存必须有纸质的书面材料，但由于高校的学生较多，很难做到细致保管，从而导致这些纸质的材料会出现不齐全、不完整或有破损的情况；此外，在档案的利用方面，学生如果想查找档案必须要亲自到学校，通过工作人员进行手动查找，从而花费了大量的时间，显得不便利。总之，在高校目前的学籍档案信息管理上还是缺乏相关的指导、检查等工作，而院系之间的档案管理又是互相封闭，缺少借鉴与交流。
二、高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的意识构成
高校学籍档案信息管理工作主体意识提高是档案信息管理工作能否顺利开展的重要前提。这种主体意识主要包括以下几个方面：
（一）档案数字化信息利用的意识
档案资源的数字化信息意识是档案信息资源与档案数字化管理的有机统一。档案作为一种信息记录的形式，主要是将信息源保存在一个载体上。当档案被储存、保管以后，它便会成为一种信息，只有通过信息搜查、检索的方式来获取。在高校的学籍档案管理中，档案工作者作为操作主体，在管理的过程中要有“档案的最终意义不是保存，而是利用”的意识。所以在管理中，要以利用为主要原则，改变以往“重藏轻用”的观念，要充分利用好现代的信息技术手段，提高对学籍档案信息的开发利用。只有有效运用好档案信息，才会使其在社会中发挥出真正的价值，而不再是像以往那样，仅成为一种“储藏”形式的存在。
（二）信息网络的服务意识
有效的网络系统让利用者更充分的利用好档案的信息资源，可随时随地的进行查询与搜索。在信息服务的网络中，首先，要建立高校的学籍档案网站，实现网络传递与网络检索功能，为高校学籍档案信息网络服务打下基础，实现信息化管理功能，让利用者随时调阅高校学籍档案信息，满足相关需求，从而让学籍档案信息发挥出真是的社会价值。其次，档案信息网络的建设可让学籍档案工作者更及时的更新档案信息，从而避免了网络档案内容陈旧，信息的单一的情况，加强了高校学籍档案信息的利用。最后，由于学籍档案信息的利用者对信息技术的掌握水平不一，所以需增加档案信息网络的咨询功能；高校的学籍档案工作者应建立网络咨询系统，可通过在网站上设置留言板、电子邮箱等方式，让档案利用者与档案管理者之间形成交流，从而更加了解档案利用者的需求，并总结其提出的相关问题，优化档案信息的管理系统，提高档案信息网络的服务质量。此外，在档案的网络信息化管理中，必须加强安全管理意识，在采取系统的帐号密码管理方式的同时，还要加强阅读防火墙的等安全设施的建立，以避免黑客的侵入，对学生档案进行更改或胡乱调阅的情况。
（三）树立档案工作者的规范意识
在当前信息化时代中，规范档案工作者的标准化管理意识尤为重要，而这些标准管理不仅要在档案形成之后，在学籍档案信息形成的整个过程都要随时进行规划。首先，在学籍档案形成阶段，由于纸质档案与电子档案是并存的，所以档案信息管理者要充分考虑两者之间差异性。在纸质档案的管理上，档案的原始资料内容都是由之前的院校进行递送，在由当前高校根据学生的基本情况与日常表现进行补充，这个工作基本上是由档案工作人员完成的，而电子档案却不同，电子档案的形成往往是在学校各相关部门的具体工作过程中形成的。由招生部门在招生时就初步的形成了学生的学籍档案，包括其中的学号、姓名、班级、院系、学籍卡等信息，在日后的工作中，由系部对档案进行补充完善，包括了学生的课程科目、考试成绩、总体评分等。而为了实现档案的规范管理，档案管理人员在这些电子文件形成的过程中就要实施具体的标准管理方法，并将其中的管理意识传递给电子文件的形成者，从而实现电子文档一体化管理，为档案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）标准法律法规意识
由于档案的公布受诸多法律和校规的限制，所以，将这些限制制定成档案信息管理的标准，是目前档案信息管理的最好方法。在档案信息管理者的工作中，在档案信息的公布上要把好关，根据相关法律法规，强化标准化管理意识。标准化管理不仅可保护院校及学生的切身利益，还可使档案信息在利用上等得到更好的发展，最终实现档案信息的社会价值。
三、结语
在高校学籍档案的信息化建设中，加强院校硬件软件设施与提高学籍档案管理者的信息意识是不可或缺的两项重要因素，只有二者兼顾，才能真正让高校学籍档案管理工作得到实质的发展，发挥其有效的管理价值，让学籍档案工作得到真正的价值体现。
参考文献：
[1]郭潇.论高校教学管理者信息素养的培养与提高[J].惠州学院学报（社会科学版），2012（05）
【关键词】高校 学籍档案 管理对策
一、前言
所谓的高校学籍档案，指的就是学生从入学到毕业这一时期所形成的，能够体现学生入学资格、在校期间的学习成绩、在校行为表现、学籍更变状况、奖罚状况及其学历学位授予等情况的历史记录与原始材料。通常情况下，学籍档案具体包含新生登记表、学籍表、学生操行评定以及学习成绩总册等等。对高校学籍档案进行合理的管理，在稳定高校教学秩序、形成良好的学习风气、提升教学效果与质量等诸多方面，发挥着极为重要的作用。
二、加强高校学籍档案管理的档案意识
档案意识指的就是工作人员在具体的工作过程中，对档案资料的反应度与认知情况。高校的领导层和学籍档案管理工作人员必须积极强化对相关政策与法规的学习，提升档案意识，以便能够在思想意识上提升认识水平，且真正意识到加强高校学籍档案管理的必要性与重要性。在校期间学生所形成的学籍档案资料，是教学管理工作当中一个不可忽视的重要内容，学生学籍档案资料收集齐全与否，信息真实与否，资料归档符合规范与否，不但直接关系着整个学校档案管理工作的效率与质量，同时还将使得学校或社会对一个人的了解与人才的有效选用等带来极大的影响。
三、建立健全高校学籍档案归档机制
（一）构建完善的学籍档案归档管理体系，并实施标准化的管理。教学管理人员的档案意识不高，就可能会出现档案资料丢失的现象，进而造成极大的损失。因此，高校构建以校档案馆为依托，以教务处为中心，以学院各个教学单位为支点的学籍档案管理体系，对各个院系及其职能部门的档案员予以进一步明确，是极为迫切且有必要的。自学籍开始，集中组织广大新生填写学籍登记卡；确保学籍档案能够长久保存，要求填写学籍登记卡时，禁止使用铅笔或者是圆珠笔，必须一律采用素碳钢笔，并且要书写规范、字迹工整、清晰，填写内容必须完整，使用的照片必须是近期的彩色免冠照片。书写结束后交到教务处，由教务处对全部的学籍登记卡进行逐个审查与验证，合格后以班集体为单位，依据学号进行装订，进而构成最初的学生学籍档案，归档处理。之后，把学生的原始信息输入到学校教务处的教务管理信息化平台上，从而构成电子档案和纸质档案两者并存的学籍档案管理体系。伴随着学生在校学习与生活的不断推行，学籍档案也随之发生改变，进而可以充分的展现学生在校期间的生活、学习状况。倘若要对学籍档案的内容进行修改或者是补充，必须由专人负责，不能任意对档案资料进行改动。
（二）构建完善的学籍档案管理机制。高校学籍档案的构建、管理以及使用等，都与学生的利益密切相关，构建健全的档案管理规章制度，就可以实现对学籍档案的规范化、程序化管理，不同的教学环节都可以依据有关规范标准去执行，进而确保高校学籍档案工作的顺利开展。制定完善的学籍档案管理机制以及相配套的学籍档案工作规章制度，是确保高校学籍档案工作有序展开的重要手段之一。高校职能部门必须构建系统、全面的收集整理、检查审核、鉴别归档、保存保密以及管理职能等各个方面的管理制度，进而实现高校学籍档案管理工作有章可依、有据可循。
四、加强对高校学籍档案管理队伍的建设
众所周知，高校学籍档案的管理工作是一个极为复杂又十分细致的工作，具有极强的业务性与政策性。学籍档案管理工作人员自身工作水平及其素质的高低，在一定程度上决定了高校学籍档案的正确性以及教育工作的效率和质量。此外，在技术或者是政策上，高校的学籍档案管理工作要求具备一定的延续性，所以，高校应当建设一支业务精、素质高，并且比较稳定的学籍管理队伍，进而避免在档案管理工作过程中发生混乱与脱节的情况。为了让学籍档案管理人员可以较好的做好档案管理工作，高校必须采取有效措施使其能够安心的工作，具体措施为：第一，高校应当采取相对应的激励机制。对于工作表现优异、成绩突出的档案管理人员，应当给予一定的奖励，反之则给予一定的处罚，奖罚分明，进而有效激发档案管理人员工作的主动性与积极性。第二，高校的领导层应当积极主动地创造更多的机会，以便促使学籍档案管理人员的业务能力与水平获得一定的提升。例如：到其他院校学习、组织培训班、召开座谈会等方式，使学籍档案管理人员能够有机会向其他优秀同行学习，掌握他们先进的档案管理手段，进而最大限度的提升自身学籍档案管理人员的信息化管理水平，从而有效满足高校学籍档案管理工作的现代化发展要求，推动高校学籍档案管理工作的快速发展。
五、结束语
总而言之，高校学籍档案管理工作是一个极为复杂、繁忙且详细具体的工作，从事档案管理工作不但需要付出大量的劳动，同时还必须具备一定的责任心与耐心。伴随着我国高等教育改革的不断推进，学分制在高校教学工作中的深入发展，对档案管理人员的要求也越来越高。针对这种情况，高校教学管理部门及其有关工作人员，必须在不断的实践过程中，发现其中的新情况，进行研究，探究档案管理工作的新规律；坚持育人服务的原则展开学籍档案管理工作，进而有效提升高校学籍档案管理工作的适应水平，使学籍档案管理的作用充分展现出来，从而为提升高校教学质量而服务。
参考文献：
[1]焦丹琼.高校学籍档案的社会服务功能及管理对策[J].教育教学论坛，2013，（34）：5-6.
[2]白雯.新形势下高校学籍档案管理对策探析[J].卫生职业教育，2011，29（20）：17-18.
通过网络化来进行传输信息实现了有效便捷的服务，但是依然有着安全危险存在，有些档案在密码措施上没有保护好轻易地就被打开了，还有就是档案密码遭到破译使得信息泄露等。
2在远程教育学籍档案网络化管理上的问题应对措施
随着在教育上的不断改革发展，远程教育也在向着制度化和规范化以及科学化的方向发展，而学籍档案的网络化管理也要得到逐步的完善以适应当前的发展，在面对以上的问题时本人通过认真的分析总结出以下几点应对问题的措施，希望能对这个领域有所帮助。（1）要对远程教育学籍档案网络化管理的队伍建设进行加强，由于远程教育学籍档案在管理上难度比较大，所以对于网络化的管理就需要一些素质相对较高的人员，要把专兼职得到合理的结合，在学籍档案网络化的队伍上要进一步的加强，首先要对专职管理人员进行培训和培养，把责任意识和服务意识以及大局意识得到深化，并在网络化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼职管理队伍的建设上要做好，学籍管理人员在学校的地位要明确，在考核等方面要有具体的制度规定[2]。（2）要对远程教育学籍档案网络化的管理平台进行完善，在当今的远程教育学籍档案管理越来越向着现代化的水平发展，网络化的管理对于硬件有着较高的要求，在管理的系统以及功能上要完善，在网络的安全上要进行专业的设置，还要有较为娴熟的管理队伍，另外在资金的投入上还要得到保证。（3）在远程教育学籍档案网络化管理上要向着标准化以及法制化的方向靠拢，在此基础上要对电子档案的管理和网络建设与管理等方面的规章进行认真研究，在学籍档案网络化的管理建设上形成一个有着高效的约束机制和激励机制，特别是在网络信息安全机制上的建设。（4）在学籍档案网络化的利用率上要得到相应的提高，远程教育学籍档案网络化的管理人员要有一个服务育人的思想意识，在服务目的上要明确，能够对于新情况发出自己的声音以及及时解决问题，要在信息咨询的服务上多做提供，在利用率以及在学籍档案管理上的重要性得到认识[3]。
3结语
1.古籍破损档案修复内容
古籍主要以古籍信息、分册信息、破损信息及修复历史等方面组成基本项目。其中古籍信息有题目、分类、索书号、总册数、价值等级、装帧形式等。分册信息为单册送修古籍的信息，涉及书皮、册次、分册提名、材质、有无书签等。破损信息是制定修复方案的主要依据，也是古籍修复档案中关键部分。修复历史主要指前人对古籍修复的情况，虽然部分古籍无法正确判断修复人、修复时间及修复单位，仍需描述修复方法。古籍修复档案指修复人员在修复古籍过程中形成的全方位及具有保存价值的各种载体的历史记录。与其他专门档案最为突出的特点就是包括了各种如书皮、补纸、丝线、纸捻等从古籍上取下的各种实物材料，是不可或缺的一部分。其修复由古籍基本情况、修复方案、修复经过、修复前后图频资料、修复质量鉴定及修复经验总结六大部分内容组成，每个部分都要合理清晰，要素完备，排列具有逻辑性及包容性，尽可能地再现修复前的古籍状况，展现全新古籍修复后全新面貌。
2.古籍破损档案修复现状
古籍破损档案修复已经引起了相关部门的重视，纵观修复过程一直都以安全性为第一原则，重在保存和展示古籍文献的历史价值。除此之外还坚持修复的真实性，即文献内容的真实和文献形态的真实，因为多数古籍文字、图像都有残缺的现象，尤其处于破损边缘的文字、图像，如果在修复过程中稍有不慎就有可能导致整个文字或图像的缺失，所以保证古籍原有文字、图像的真实性是古籍修复的重点之一。我国十分重视古籍保护工作，一方面各个图书馆给古籍保管部门分配最好的书库并改善库房条件，一方面拨专款整理影印。然而由于资金原因，部分图书馆的的馆藏条件较为薄弱，依然把古籍存放于无密闭和无空调且遮光、通风性是较差的库房中。但单纯的保管也无法延续古籍存放时间，在这种情况下保护古籍并使其恢复原貌的必要手段只有修复。20世纪50年代，我国专门培训一批古籍修复人才来加强对古籍的保护，然而部分修复人员在受到专业培养被送到北上广等图书馆举办的古籍修复学习班，并没有回到最初的工作岗位，导致原本就脆弱的古籍修复事业无法继续前进，所以充实修复力量是建立古籍破损档案的重要基础。
3.在图书馆建立古籍修复档案的必要性
古籍修复是保护古籍原生性的必要方式，需干预破损古籍本身，促使其更好地发挥自身的历史作用。修复档案的建立与完善在修复过程中起到关键作用，工作人员必须充分认识在图书馆内建立古籍破损档案的必要性，进而提高档案管理工作水平。大型图书馆内藏有古籍多则几百万册，少则几万册且都按照规定要求摆放于书架上。若在建立古籍破损档案时依照摆放规律，一定程度上可以使专业修复人员和保管者详细了解古籍破损档案具体存放位置，能更为直观地了解古籍破损情况。所以，在图书馆建立古籍破损档案有以下几点：1）专业修复人员有了古籍破损档案能掌握图书破损情况，便于根据实际破损制定详细的修复计划，及时补救一些霉坏、虫蛀等破损较为严重的古籍。修复人员在修复工作中可根据破损档案提供的线索及图书馆使用情况制定精致的修复计划。2）古籍破损档案所记录的古籍修复情况十分详细，上到破损类型，下到修复程度，有利于专业修复人员做到心中有数，从微观上了解每一册书的具体情况。从宏观上可以全面完整的认识馆藏古籍破损，制定出更有针对性且长远的修复计划。3）有了档案可避免修复前查找破损古籍的盲目性，保管人员可依据档案特殊且有效的保护措施，减少严重破损古籍的借阅率，所以，图书馆建立古籍破损档案除了延长其寿命外，还能使古籍档案的再生。
【关鍵词】高校，档案管理，素质
高校学籍档案管理是规范学生管理、掌握学生情况、培养合格人才的重要依据，是对学生从入学到毕业的整个过程所进行的教学质量考核和管理。是真实记录学生在校期间的原始凭证。随着我国高等教育改革的深入发展，高校招生规模的不断扩和信息化建设的发展，传统的学籍档案管理很难适应形势发展的需要，因此对学籍档案管理工作者的素质有了更高的要求。提高高校学籍档案管理人员的综合素质，也是提升高校管理水平的重要内容。
1高校学籍档案管理工作人员应具有较强的思想政治素质
学籍档案管理是一项政策性、原则性、规范性和服务性很强的工作，学籍档案管理人员首先应具有较高的政治理论知识，认真学习党的十精神，学习党和国家的各项大政方针，以“三代表”重要思想和科学发展观为指导，熟悉与学籍档案管理的相关制度，具有高度的组织纪律性，高尚的职业道德，注重言传身教、管理育人，以个人优秀的品德去影响师生。严格把好人情关，杜绝个别学生遇到考试成绩不及格时，对学籍档案管理人员进行攻关求情。为学校荣造良好的教学育人、管理育人的文化气氛。树立正确的人生观、价值观、全心全意为师生服务。
高校学籍档案管理工作又是一项需要细心、耐心、爱心的工作。学籍档案管理当中的成绩管理、处分管理、休学、退学、留级、免修、重修等每个环节工作都与每一个学生息息相关。涉及的内容分散、零乱、量大带来管理难度，这项工作具体、繁杂，稍有失误就会造成很大的麻烦。所以高校学籍档案管理人员应具有较强的责任意识、制度意识。学籍档案的特点在于真实性和可靠性。真实的学籍档案才能为教学管理等工作提供准确及时的服务。增强学籍档案管理人员的责任和制度意识，在工作中坚持照章办事，做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，确保学籍档案的质量。
2高校学籍档案管理人员应具有过硬的业务能力
学籍档案管理工作业务性强，作为学籍档案管理工作者，需要熟悉国家有关学籍档案管理工作的政策，熟悉学校的学籍管理的规章制度和档案管理部门的各种业务规定，熟悉学籍档案管理工作的整个工作流程和岗位职责，热爱本职工作，要有严谨的工作作风和开拓创新精神，具有一定计算机基础知识和网络技术知识，使学籍档案管理工作规范化、程序化和高效化，要善于研究、分析、总结学籍档案管理工作的特点和规律，不断探索新的管理模式和工作方法，解决工作中的实际问题。
2.1高校学籍档案管理人员要熟悉本职工作，学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个在校过程。关系到学生的切身利益， 是学生在校期间学习情况的最重要凭证。新生入学后，对取得学籍资格的学生要及时建立学籍档案，每学期初对在校学习的学生要进行审核和学籍注册，按工作流程办理学生退学、转学、转专业、休学、复学等学籍变动的相关手续并及时上报上级部门进行备案。做好学籍档案管理工作，平时就要注重原始材料的积累，材料要做到及时、完整、真实、准确和规范，特别是新生录取名册、在校生名册、学籍表、学籍异动、毕业生登记表等原始记录，要做到记载全面真实，准确无误。这就要求学籍档案管理人员在工作中要有严谨的工作作风，强烈的事业心，高度的责任感，认真的工作态度，不能主观臆断或凭过去的经验办事，审核毕业生成绩和办理学籍证明等不能弄虚作假。
2.2高校学籍档案管理人员应具备必要的计算机和现代网络信息技术，加强学籍档案管理的规范化，学籍档案管理的规范化就是既要对学生的要求规范化，又要对教育管理的手段规范化。在当今网络信息化时代，利用计算机网络的技术，建立一套完整的学生学籍信息资料档案，可以十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，及时了解学生的学习状况，掌握学生学籍和教学质量的动态情况。因此，学籍档案管理工作人员必须了解相关的计算机网络知识，熟练使用计算机操作技术，实现高校学籍档案管理规范化、科学化、现代化。
2.3高校学籍档案管理人员要具有开拓创新爱岗敬业的精神，创新是学籍档案发展的主题，学籍档案管理人员不但要学习档案管理方面的知识，还要学习教育学、心理学、公共关系学、情报信息学、计算机科学、行政管理学等知识，努力提高自己的文化素养，与时俱进，只有不断学习、不断汲取新知识，才能充实和提高自己。要善于在工作中、学习中从其它专业知识中吸取有益的经验。同时还应具有勇于开拓创新的精神，积极钻研业务，不断完善学籍档案管理方法，适应形势发展的需要。积极开展调查研究，注意发现新问题，解决新问题，认真总结经验，纠正过去认为学籍档案管理工作仅仅是登记、成绩录入等一些简单工作的错误认识。在学籍档案管理工作中要有高度的热情，具有强烈的事业心和工作责任感，以满腔的热情投入到工作中去，爱岗敬业，做到干一行、爱一行、专一行。
3 高校学籍档案管理工作人员应树立为师生服务的意识
树立为师生服务的意识，高校学籍档案是一项涉及学生个人、学校、社会等多方面利益的服务工作。学籍档案管理人员要加强自身素质的建设，增强服务意识，树立以人为本的服务观念，积极发挥学籍档案管理工作人员的主观能动性，加强与系部及各教研室联系，完善服务的方式方法，提高服务质量，在服务态度上，要做到主动、热情、和蔼、耐心、周到、及时；在服务语言上，要做到文雅和气，谦逊有礼 。要善于与人交流、建立良好的人际关系，要有灵活的融会贯通能力和良好的社会交往能力、良好的公关能力、巧妙的协调能力、快速的沟通能力、对环境的适应能力等，为档案使用者提供主动、热情、及时、准确、全面、周到的服务。
4要有较强的法律意识
学籍档案管理具有较强的政策性，学籍档案管理者必须依据国家的有关法律规定和《普通高等学校档案管理办法》进行管理。因此，学籍档案管理者要具有较强的法律意识，要认真学习《档案法》、《保密法》及国家关于学历、学籍管理等方面的法律知识和学校有关的规章制度，要做到知法、守法，维护学籍档案的历史真实性。对因工作失误造成学籍档案损失的，要追究其责任，对违反档案法的行为要追究法律责任。这样有利于规范学籍档案管理人员自身的工作，又能使学籍档案管理工作得到了法律保护。
学籍管理工作是一项具体细致而责任重大的工作，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，要有极大的耐心、热心和责任心，较强的综合能力，树立责任意识、为师生服务的意识和法律意识，只有学籍档案管理的职业素质不断提高，才能为学校的教学服好务，才能实现学校档案管理科学化、规范化的管理。
参考文献：
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