【关键词】高校;办公室;行政管理
在高校行政管理中，办公室起着中介联络、上传下达的作用，是连接学校、学院、学生三者关系的枢纽，关系到学校的发展和学生利益。学校制定的方针政策通过办公室行政工作才能迅速传达到学院，学院再传达到每位学生耳中，但当前我国高校办公室行政管理工作仍存在诸多问题，随着国家教育政策的不断改革，对高校行政管理工作有了新的要求，本文从以下几个方面探讨如何提高高校办公室的行政管理水平，为高校办公行政工作提供借鉴。
一、高校办公室行政管理工作的概述
行政管理是指运用国家权力对社会事务的一种管理活动，是指国家各级政府部门在执行法定职能及其具体运作的过程中，对所经历的程序、环节，以及所处理的事项和解决问题等一系列的管理活动。我国高等学校教育改革最紧迫的任务是提高质量，随着高校的不断扩招，办公室行政管理工作越来越多，高校办公室是行政管理工作开展的运行体系，是高校的主要管理部门，决定着高校管理水平的高低，高校办公室为全校师生服务，传达学校最新信息，负责学校信息的与汇总，组织、协调各部门的职能和工作，将学校各部门按不同比例进行划分，每个部门设置自己的目标与任务，在办公室协调下各部门发挥各自的作用，为了适应当前教育改革的需要，提升高校办公室管理水平十分必要，为高校实现办学的目标奠定坚实基础。
二、高校办公室行政管理工作现状
目前，高校办公室处于改革阶段，虽然行政管理工作开展得较为顺利，但由于各方面的原因，仍然存在着一些问题。
1、缺乏科学的管理方法
高校办公室行政管理工作事情较多，操作较为繁琐，比如学生的档案管理、教学管理、学籍管理等，需要办公室人员耐心细致的去完成，但由于在日常工作中，工作人员注重于对系统的管理，分不清主次，职责不明，使得办公室各个方面无据可循，以至行政工作不能适应新时期的发展要求；工作人员忽视人本管理，不能树立大局意识，认清当前学校的发展趋势；不能从全局思考，定位办公室的行政管理工作，缺乏科学的管理方法，导致高校办公室行政管理工作质量有待提高。
2、对高校办公室行政管理工作认识不足
高校办公室行政管理工作是否到位对高校各项活动能否有序进行有直接影响，然而个别办公室工作人员对自己所负责的办公室工作却认识不足，错误的认为高校的目的就是培养更多的优秀人才，只有提升教学质量才是高校唯一该关注的问题。长期以来，高校办公室工作人员对行政管理工作认识缺乏，在行政管理工作中惧怕协调各方面的关系，阻碍了学校各方面工作的顺利开展，导致办公室行政管理工作的重要性不能充分发挥，也丧失了高校办公室行政管理工作的真正意义。
3、办公室工作人员业务水平偏低，主动性不足
高校办公室行政管理工作需要协调多方面的关系，涉及到的部门较多，具有灵活性、随机性、偶然性等特点。因此，尚未形成固定的方法与模式，需要花费更多的精力与时间，再加上很多办公室行政管理人员都是从其他部门抽调的，还停留在“经验型”，不具备专业的行政管理业务水平。在处理办公室工作时常常会感觉到千头万绪、难以胜任，长此下去，工作人员失去了对办公室工作的主动性。总体来讲，办公室行政管理人员业务素质偏低，不能井井有条地处理繁琐的办公室工作，这是造成高校办公室行政管理工作停滞不前的重要原因之一。
4、高校办公室制度规范欠缺
高校办公室的工作不但要及时更新和购置硬件设备以便提高工作效率，还需要完善相关的制度规范，正所谓无规矩不成方圆。在日常的办公室工作中，办公室主要负责接待、传递、会议、通知、宣传等工作，由于工作人员职责不明、职能相互交叉，一旦出现问题，工作人员就相互推脱，以至不能快速解决问题，降低了高校办公行政管理的工作效率。
5、领导忽视办公室行政管理工作的重要性
办公室行政管理工作需要完成领导临时交办的任务。领导在布置工作时，一般不能为办公室行政管理工作提供便利条件，往往根据事情临时指派，没有考虑知识管理的涵义，即是否增加了办公室管理工作的负担或是否属于其职责范围。这种现象普遍存在一些高校的管理中，导致办公室行政管理工作开展过程中经常面临尴尬的境地，究其根本原因就是领导对办公室行政管理工作的不重视，临时交办任务随意性强，导致很多办公室行政管理工作得不到落实。
三、改善高校办公室行政管理工作的措施
1、创新办公室管理方法
当今时代是信息化时代，互联网办公已成为办公室工作模式，传输信息量大，传播速度快。办公室工作人员要与时俱进，激发自身的创造能力，多研究问题、思考问题；总结行政管理工作的规律，转变管理观念，发挥创造性，充分利用新科技时代的产物；总结出科学有效的管理方法，结合办公室功能，开发出相适应的软件；节约工作时间，实现办公自动化和智能化，提高工作效率，适应新时代的要求。
2、建设高素质办公室队伍
提高办公室行政管理的工作效率，关键在于提高办公室工作人员的综合素质。高校办公室工作人员扮演着领导参谋的角色，完成了许多政策的制定和执行，传达的信息也涉及到教师自身的利益，只有掌握学校的政策制度，了解了党的方针政策和教育的法律法规，才能根据这些情况及时调整方案，把握师生的思想动态。掌握计算机、公共关系、经济法律知识不仅可以提高办公室工作的日常事务，还能进一步了解所负责分支的专业知识，为领导的决策提供所需信息，扮演好助手的角色，以达到合理计划，思路清晰，分清主次，公平公正的处理问题。对此应该建设一支具有敏锐观察能力的办公室工作人员队伍，总结出办公室工作的基本规律，摸索出相应的科学方法，处理好各种关系，不断提高办公室工作人员的协调能力，避免各部门冲突，化解双方矛盾。
3、加强办公室工作人员综合素质
3.1加强政治理论的学习
高校办公室是学校的党政核心部门，负责向全校宣传党中央文件内容。办公室人员务必保证其思想上、政治上、行动上与学校发展要求一致，与党中央教育观念一致；不断学习邓小平理论和三个代表等重要思想，认真学习党的理论、政策；提高自身的政治觉悟水平，自觉维护学校权威，为学校的发展贡献自己的力量。
3.2定期培训办公室工作人员
高校办公室人员一般是由辅导员、机关干部、教师或者留校的毕业生组成，缺乏专业的训练。要想充分发挥办公室的作用，需要投入人力、物力和精力有计划的培养工作人员的专业知识、职业素养及管理水平，以达做好办公行政工作，促进学校发展。此外，可以实行定期考核制，采取定性和定量相结合的方式，来衡量办公室人员的工作质量；组织工作人员分批外出学习、开阔视野，促进工作人员的工作、学习热情，提高行政管理工作水平。
3.3强化全局思考的观念
高校办公室常常协助领导参与决策，这就必须要求高校办公室工作人员站在以大局为重的角度上分析每一件事，提高对突发事件的反应能力，从全局的观念出发，提高工作人员的政治敏感度，提升政治理论水平，保证办公室行政管理工作的正常进行。
4、健全高校办公室规章制度
目前高校办公室行政管理制度并不规范，为了促进高校行政管理工作的进行，必须健全各项规章制度。建立一套科学、详细、完善、明确的岗位职责和规章制度，将办公流程以规章制度的形式确定下来，做到万事有理可循，统一各项工作的要求。细分职责到每个工作岗位，明确办公事务的先后次序、具体执行步骤等；确定岗位工作规范，避免出现重复杂乱的现象，针对办公室工作人员的工作表现，奖罚分明；对做事认真负责严谨的人员进行奖励，对工作态度消极、工作散漫的员工进行处罚。高校行政管理制度应秉着公开、公平、公正的原则，从全局出发，保证多方利益，争取做到制度齐全、职责明确、纪律严明、无差别对待，保证办公室行政工作人员坚守岗位、努力工作，促进办公室行政管理人员提高工作水平。
5、培养团队意识
高校办公室工作人员可以通过不定期的活动增进同事之间的情感，培养团队意识，办公室日常工作虽然简单，但不能单纯依靠一个人的力量，需要工作人员同心协力。因此，工作人员在完成自身工作任务的前提下，经常与同事进行沟通，克服所面临的困难，不断探索，学习他人的长处，建立良好的工作关系，提高工作效率。
综上所述，办公室工作人员只有不断努力营造良好的办公环境，提高自身素质，保持良好的工作心态，才能充分发挥办公室的工作职能，更好的服务于师生，保证学校工作顺利进行。
作者:解靖 单位:对外经济贸易大学公共管理学院
参考文献:
[1]张柱红,和希顺.做好高校办公室综合协调工作的思考[J].华中农业大学学报(社会科学版).2008(03)
[2]张积文.浅论高校办公室调查研究工作的重要性——兼谈如何做好调查研究工作[J].科技创新导报.2008(13)
[3]谢玉华,刘云峰,刘立献.敬业爱岗淡泊名利——高校院系办公室行政工作者必备素质研究[J].湘潭师范学院学报(社会科学版).2007(01)
办公室设有办公室主任、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书和工勤人员，每个岗位的工作内容和工作要求都不一样，需要经过培训或者具备一定经验的人才来担任。对办公室的岗位，应当明确职责，合理划分岗位的职责范围和工作内容，以求保证办公室的管理工作顺利运行。办公室的管理工作要想做到良好的运行，办公室的管理人员应当遵循办公室管理的工作流程和基本规范。具体要做到以下三点：首先是分工不分家，每个不同的岗位都有各自的特点，首先要明确岗位职责，与此同时，要明确办公室的工作是整体性的，在分工同时要注意工作不分家，工作中要注意共享资源，学院的办公用品公用等等。其次是到位却不越位，工作人员的实际工作要落实到位，管理人员对自己的责任和工作应当精益求精并且及时反馈，办公室的工作环环相扣，体现了一种执行力度反馈是工作素养，不越位指的是不越权的进行管理工作。三是补台而不拆台，办公室的工作最终是服务于学院的人才培养、学科建设和后勤保障的，这是一个相当庞大的系统，工作中难免会有不足和疏忽，这就需要办公室的其他工作人员要及时的提醒和帮助，不能因为同事的工作失误而觉得沾沾自喜。同时，应当树立补台意识，不能因为某个工作人员的出差或者外出学习而造成工作的失误。
二、提升办公室行政管理的工作品质
办公室是学院工作的中心枢纽，管理人员应当具备一定的文字功底、组织协调能力，精于业务工作并具有创新意识，为此，要提升办公室新政管理效能，各个岗位的管理人员应该不断提升自己的形象和素质，全面推进办公室行政管理工作的良好运行。
1、树立责任意识
办公室承担着学院的各项重要工作，这些工作的原则性比较强，办公人员在工作中要树立责任意识，精确与到位的进行工作。为此应当做好以下几点，首先，树立时间观念，确保工作的及时到位，及时领会学院的各项规定和各类文件，并及时将精神要领汇报给学院，其次，关心师生评奖等工作的运行，及时将奖励工作做到位，再次，及时将要回报上级的资料传达到位。树立责任意识，要求每个工作人员认真对待工作中大大小小的问题，及时办公不拖延，并且将不能完成的工作和遇到的问题及时汇报给上级领导。
2、树立服务意识
学院办公室的最终目的是服务于学院的人才培养和学科建设，服务于学院的全体师生员工。服务是管理理念，奉献是职业精神。办公室的行政管理工作应该将服务师生当做根本理念，在细微之处体现服务真谛。只有这样，才能保证学院办公室工作的万无一失。
3、树立团队合作意识
学院是一个有机的整体，办公室的管理工作人员之间应当要密切配合和相互协作。首先是相互信任，这是合作的前提和基础，对于其他同事的工作，要相信同事的能力。其次是相互勉励，同事之间经常会相互倾诉，讨论工作的难处，这时适当的鼓励就显得格外重要，可以有效的激励同事的工作。三是要相互坦诚，这时合作的保障，如果工作的同事之间没有真诚，那就不能谈合作，当遇到不同的意见时，同事之间应当进行适当的沟通，达成共识。
4、树立节约意识
首先是树立绿色管理理念，节约管理成本，办公室应当贯彻低碳节能与环保的管理理念，尽量节约工作的成本。其次是简化管理的环节，提高工作的效率。在保证工作规范运行的同时，应当注意管理工作不能太过于死板和僵硬。规范管理固然重要，还应当结合学院的实际情况，在不违背工作原则的前提下，尽量的简化办事的流程和环节，节约工作的人员需求，减少不必要的环节。第三是建立盒子工程，及时整理办公材料，各个经办人员应当及时总结经验，合理整理分类经办文档，建立盒子档案。
5、树立危机意识
随着社会的不断发展进步和体制的不断改革，办公室人员应当加强学习，创新管理方法。只有这样，办公室的行政管理才能跟上时代的步伐，与时俱进。作为高校的干部，应当树立终身学习的理念。首先是要积极学习政治理论，不断提升自己的思想觉悟，及时运用科学的理论指导工作的进行。其次是要积极学习新事物，只有善于学习，才能不断的应对工作中出现的新问题，才能跟上形势的发展，才能运用新思路和新方式推动办公室的行政管理工作适应时代的发展。
关键词：高校学院办公室管理理念管理方式
高等学校的学院办公室在整个学校工作中是按照专业性质设置的教学行政管理组织，是院系联系的纽带，起着沟通上下、协调左右的中枢作用。它对上是接受落实机构，对下是布置、督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待、外联机构。在当前招生规模急剧扩大、在校人数大幅度增加、教育改革不断深化的形势下，对学院办公室的管理职能进行创新有着重要的意义。
一、高校学院办公室管理工作的特点
(一)执行性。学院办公室属于管理层，而不属于领导层，所以它的工作还具有执行性的特点。这一特点要求学院办公室自觉地贯彻执行党的方针政策，贯彻执行院系的各项指示和精神。作为学院办公室，不能只是机械、教条地传达，而应该根据本部门的实际情况，把政策的原则性同执行方法的灵活性结合起来，力求达到最佳的执行效果。
(二)协调性。学院办公室既要管教学工作，又要管其他工作，上至院级职能部门、系级领导，下至每位教师，乃至每位学生，均需学院办公室与他们直接打交道，如果说整个学院管理工作是由各个职能部门来分管，学院办公室则是这些职能部门的具体执行机构和协调机构。因此说，学院办公室的管理工作是多层次、全方位、综合性的。
(三)服务性。管理就是服务，管理者只有遵循教育教学规律和管理原则，才能实现为教学服务的目的。学院办公室人员必须树立为教师服务，为学生服务的意识，做到既耐心，又细致；既热情，又周到。在琐碎、平凡的工作中为教学及师生提供优质服务，达到服务教学、管理教学的最佳效果。
(四)时间性。学校的教学活动是由若干环节相互紧扣的一项系统工程，任何一环都不能松懈，这就决定了学院办公室工作具有较强的时间性。学院办公室在管理过程中，一定要遵循教学规律，按时完成各阶段的任务，保证教学工作正常运行。
(五)传导性。从工作性质上讲，教学管理属于宏观管理范畴，但是宏观管理是建立在全面了解实际工作的基础之上的。只有准确掌握教学一线的情况，宏观管理才能避免失误，实现既定目标。同时，学院办公室需将各方面信息、建议和群众的呼声真实、准确地反馈给上级领导和职能部门，以便及时解决教学过程中随时出现的各种矛盾和存在的问题。
二、高校学院办公室管理理念的创新
学院办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校学院办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。从实践看，高校学院办公室管理创新包含以下内涵：(1)科学的管理是基础——高校学院办公室作为高校的管理机构，承担着协调、服务、督办、信息传递等基本职能，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转；只有一流的科学管理，才能实现管理创新。(2)必须准确定位——高校学院办公室的定位就是“协调、服务、督办、信息传递等基本职能”的优化；要管理创新，就必须提高学校办公室的服务和管理水平，充分发挥学校办公室的“枢纽”功能。(3)树立全局观念——高校学院办公室是高校的一部分，管理创新的基础是学院工作的高效率；高校学院办公室管理者要总揽全局，把握学院的中心工作，在做好每一项具体工作的同时，必须明确学院当前以及长远的中心工作。(4)规范程序，提高工作运转效率，是高校学院办公室管理创新的根本出发点。
高校学院办公室管理理念的创新包括：(1)从传统的经验型管理走向现代化的科学管理。高校学院办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为学院领导民主决策、科学决策的智囊团。(2)以知识管理的视野和理念“运营”高校学院办公室管理工作。知识管理是一个过程，是指组织个体通过这一过程学习新知识和获得新经验，并将这些新知识、新经验反应出来，进行共享，以用来促进培养、增强个人的知识和机构组织的价值。通过知识的共享，运用群体的智慧提高管理组织的应变和创新能力。知识管理不同于信息管理，信息管理是把信息作为资源从技术、组织、人才三种因素的结合中进行管理，信息是有特定含义的数据，与个人、团体或机构组织有关。首先，高校学院办公室的知识管理不等同于信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“强调办公室管理人员个人创新和集体的创造力”。如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为学院所制定的管理目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高高校学院办公室管理人员的应变能力和创新能力，全面提高学院办公室的管理质量和效率。知识管理有助于信息处理能力与办公室管理人员创新能力的相互结合，进而增强学院办公室管理的应变能力和预见能力。其次，高校学院办公室的知识管理的实施在于建立激励共享知识的机制。知识的增加来源于不断学习，而基于实践的学习尤为重要。知识管理视野下的高校办公室管理将使靠权力来组织、实施活动的权力型组织向通过学习来实施活动的知识共享型组织逐步演进。
三、高校学院办公室管理职能的创新
为提升自身工作的科学化程度，为全院工作的顺利开展提供有力的支持，高等院校的院办公室应从办公室的基本职能出发，着重以下几个方面的创新：
(一)强化工作能力，提高办公室人员素质
(1)文字表达能力。文字表达是办公室人员的一项基本功。办公室的基本职能之一便是信息的上传下达，而这与文字的应用是息息相关的，将领导的决策向上反映或向下传达，通常需要将它们转化成有形的公文。因此，掌握好文字表达这门基本功，对办公室人员来说，是非常必要的。办公室人员应有意识地通过丰富自身的写作知识，积极调查研究，掌握第一手资料，勤学苦练，进一步提高文字表达能力。
(2)综合协调能力。协调是办公室的一项主要工作，也是办公室人员的一项主要职责。协调能力实际上体现了一个人化解矛盾，充分调动人的积极性的能力。做好协调工作，首先必须坚持立足全局、平等公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。其次，要换位思考，站在被协调者的角度思考问题，真诚待人，以理服人，以情服人，这样才能有效缩短解决问题的时间。再次，在协调过程中，要不拘泥于既有的工作方式，根据不同问题积极探索新的协调方法，以达到协调的目的。
(3)高效工作的能力。办公室的工作千头万绪，繁杂琐碎，只有在工作中形成高效优质的作风，才能较好地统筹和完成手头的工作。提高工作效率，首先必须明确自己的工作职责，熟知工作的内容、流程等方方面面的情况，这样做起来才能得心应手，游刃有余；其次，要学会有效管理时间，工作有侧重点、有计划；善于利用零碎时间；对于可预见的工作，提前做好安排等。
(4)管理创新能力。创新是时展的要求。在高等教育快速发展，高校内部管理体制改革深化的今天，创新能力显得尤为重要。如果在办公室工作中一味地遵循旧有的工作思想和方法，往往会使工作原地踏步，甚至落后。因此，时刻在办公室工作中保持创新意识，并强化办公室人员的管理创新能力，是非常重要的。首先，办公室人员应抱着积极学习的态度，广泛涉猎计算机、管理、外语、心理等多方面的知识，拓宽知识面，提高文化素质。同时，不断在工作实践中总结经验和教训；其次，学院应积极制定措施或创造条件，鼓励办公室人员通过学习提高自身文化和业务素质。如根据办公室的工作性质和特点，为办公室人员安排培训，制定切实可行的岗位职责及考核评价机制等。
(二)促进办公室管理工作的制度化和规范化
办公室管理工作的制度化和规范化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事流程、行为准则等，以条文的形式确定下来，这是办公室工作高校运行的基本要求。实现办公室管理工作的制度化和规范化，可以采取如下措施：首先，建立健全办公室各项规章制度，将办公室各项工作纳入管理规范之中，如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次，建立岗位责任制。岗位责任制是在明确各个办公室职责权限的基础上，细分每个岗位的权责，使每项具体的工作任务都落实到专人身上。这样，可以避免因职责不清而出现的推诿、撞车等现象。同时，因为术业有专攻，办公室人员可以更高质量、高效率地完成各自承担的任务。最后，要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制，对各个岗位任务的完成情况，进行全面、客观的考查，对于很好完成岗位任务的，要给予适当的奖励和鼓励；反之，要给予处分或提出警告，这样，才能充分调动办公室人员的积极性，选拔优秀人才，营造良好的工作氛围。
(三)积极探索，实现办公室管理工作的创新
实现办公室管理工作的创新，一方面，要加强办公手段的建设。在科学技术飞速发展的今天，计算机及办公自动化技术正在不断地被运用到办公室的工作中来，成为办公室日常工作中不可或缺的一部分。我们应及时购置和更新办公硬件设备，同时，结合办公室办文、办会、档案管理的需要，开发和提升有关软件系统，如目前有些高校正在使用的办公自动化系统，很值得学习和推荐。另一方面，管理创新能力要在实际工作中充分加以应用。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，积极加以改进。遇到新问题，不要急于回避，而应积极应对，寻求解决的方法。
参考文献：
[1]金英,.对强化高校院(系)办公室科学管理职能的思考[J].科技创业月刊,2006,(8).
[2]徐兰,.浅议高校办公室的职能强化与管理创新[J].孝感学院学报,2006,(2).
很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。
2行政管理人员的现状
近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。2.1“边缘化”高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。2.2压力、职业地位行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。2.3管理队伍青黄不接高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。
3如何实现学院办公室行政管理队伍建设
3.1按需设岗，按岗择人
高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。
3.2树立“以人为本”的观念
树立“以人为本”的观念，重要是从思想上重视管理工作，要把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓，贯彻“人本管理”的思想，引导行政管理人员调整心态，明确工作目标，认识管理的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是“超前服务”的观念[4]，只有这样的管理队伍才能充分发挥主动性和创造性。
3.3提高自身素质
办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。
二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题
1.管理制度问题
制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。
2.管理项目问题
一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。
三、如何实现精细化管理
1.重视意识的养成与运用
领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。
2.重视制度精细化的构建
易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
3.重视管理项目的综合性
①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。
四、总结
1加强档案管理人员的专业素质
由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
二结束语
（一）加强高校办公室自身建设，合理配置办公室内部机构高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成，这就需要保证办公室的整体合力；而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此，新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设，合力配置办公室内部结构，做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一，不仅具备服务、咨询功能，还具备办事、管理功能，其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解，在此基础上合理分配人员，使每个人都能够各司其职。同时，高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系，每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接，提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外，高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度，对各项工作的运转程序进行规范，使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循，而且有据可依。
（二）提高高校办公室行政管理人员素质，精益求精办公室是高校行政工作的“门面”，其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介，工作涉及的范围广，综合性强，因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪，始终保持良好的工作心态，主动寻找工作中的各项服务，对高校行政事务工作的新路子积极探索，对新知识、新问题的学习研究积极参与，主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立，为领导、高校各部门提供耐心细致地服务，才能树立办公室行政管理的良好形象。其次，办公室行政管理工作人员具备奉献精神，对工作认真负责，甘于吃苦，事无巨细都应一丝不苟，在不怠慢的同时做到毫无半点差错，乐于奉献，在工作中坚持原则性、规范性。此外，高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念，面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。
（三）对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理高校办公室行政管理工作千头万绪，关系复杂，要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一，高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理，中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必须围绕中心工作进行，增强高校办公室工作的预见性。第二，高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理，对管理中的各项新情况及时分析，在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。第三，高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理，在行政管理工作中政务是核心，事务是保证，高校办公室工作必须更加侧重政务，促进工作质量的不断提高。最后，高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理，在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护，同时对高校各级组织的作用充分发挥。
二、总结
办公室工作牵涉到管人、管事、管物，非常繁琐。很多从事办公室管理工作的人都感到，推着走可以，干好、干出成绩很难。我认为，这难的症结就在于“不敢”。对于工作有的人不是管而是推。什么事情都是尽可能往别人身上推，表现在对工作的畏难情绪，怕承担责任，大大小小的事情都去找领导请示。还有的人在工作上墨守成规，毫无创新意识。如此这般，在工作上是不会有什么建树的。既然是管理工作，手头就负责了一项具体工作，那么就要“敢”字当头。首先要做到敢抓敢管，思路清晰，要敢于打破旧的机制，形成一套新的工作办法，走出经验管理的老套路，大胆创新，提高工作效率；其次要做到迎难而上，敢于承担责任，大胆处理事务，为领导分忧，帮群众解难；第三，对工作要有积极的态度，要主动找事干，不要怕多事，也不要怕别人说你“多事”，对自己分内的工作要抓好管好，对别人的工作也要积极配合、协助、支持，形成“人人有事干，事事有人管”的良好局面。只要我们本着从工作出发的原则，大胆管理，敢于否定，敢于创新，那么我们的工作就一定能取得事半功倍的效果。
二、管理要强化道德和作风建设
随着市场经济的建立和发展，人们的物质生活条件富裕了，人际交往复杂化，手段现代化，人们的道德观念产生了潜移默化的变化，出现了一些无法用以往道德规范约束的行为。市场经济不言道德的错误观点，侵蚀到人们的精神领域，引发见利忘义、权钱交易，导致集体意识、互助精神、敬业精神、服务意识的削弱。凡在法律管不到的地方，一些人就会钻法律的空子，打法律的“球”，投机取巧之心不断滋长。一些人、包括个别领导干部的形式主义、、享乐主义和奢靡之风的“”现象得以滋生和膨胀，庸、懒、散等“为官不为”现象严重地影响到办公室甚至整个企业的整体形象。因此，必须下决心进行整治。市场经济的竞争蕴含着道德的竞争，如今，许多单位已经认识到了形象的重要性。我们只有不断为群众提供优质的服务，才能树立起良好的形象，这就要求我们必须拥有一支高素质的工作人员队伍，因为，一个素质低下的单位，也必然是一个形象极差的单位。要提高全体工作人员的素质，道德建设就是重要措施之一。当前，个别单位普遍存在着一些不容忽视的问题，诸如会议多、文件多等等。之所以存在这些问题，最根本的原因还是作风不够硬，形式主义严重，没有抓落实。有些人习惯于“上面开个会，下面开个会；上面发个文，下面发个文；上面制定个管理规定，下面起草个考核办法。”以会议落实会议，以文件贯彻文件，其结果往往是在一片落实声中落空了。有的干部仍不愿在具体和深入上动脑筋、下功夫、负责任。有的抓工作不从本单位实际出发，满足于当“传声筒”“收发员”，照搬上级的决定、精神和要求；有的习惯于一般的号召，浮在上面多，深入基层少；有的停留于会议开了、文件发了、要求提了，至于解决了多少问题，落实了多少措施，就不再过问。“大会中会小会，会会有我；你说我说他说，说了白说。”表面热热闹闹，实则该管的事没管，该干的事没干，最终导致工作的不落实。转变作风抓落实，关键在于领导干部带头。多次强调：“党的作风就是党的形象，关系人心向背，关系党的生死存亡。”抓作风建设，尤其有个上行下效的问题。要求我们的干部要深入群众、深入基层、深入实际，走出去，沉下去，做到身入、心入、情入。改变那种“隔着玻璃看，雾里看花，水中望月”的虚浮作风，站在反“”的高度，本着负责任的精神抓好落实。
三、管理要大力提倡讲规矩
“没有规矩不成方圆。”社会因法制完善、秉公执法而稳定；个人因遵守规矩、遵章守纪而安宁；企业因健全制度、按章办事而兴旺。管理是一项牵一发而动全身的工作。时下，有的单位在制度执行过程中，往往有章不循，致使执行部门苦不堪言，群众也意见颇多。造成这种局面原因有二：一是制度本身不健全、不完善，让人有可乘之机，二是决策者没有以身作则，是制度的破坏者。要改变这种状况首先应从领导做起。因为领导是决策的制定者，掌握着单位的命脉，他们就应该给单位一个准确的定位，制定切实可行、行之有效的规程，并且置身于管理之中，身体力行，将不合理的章程从管理环节中删除。其次，放下架子虚心听取下属的意见。因为下属是具体操作者，对制度的执行情况可能更为了解。领导要改变那种一意孤行我说了算的想法，才能政令畅通，把制度落到实处。反之，如果在管理中形成了特权，久而久之，人人都有特殊情况，事事都要求特殊处理，制度就成了纸上谈兵，就会丧失领导在群众中的威信，也会使群众对单位失去信心。讲规矩就是按制度办事。讲规矩应成为每个人的自觉行为。诸葛亮挥泪斩马谡，就充分说明了只有秉公办事，才能深得人心。我们要认真执行“分层管理，个人负责”的管理制度。规定单位各级干部“向上可以越级汇报，但不得越级请示；向下可以越级检查，但不得越级指挥”，并切实付诸实施。由于各层干各层的事，各人负个人的责，从而减少了内耗，提高了办事效率。建立岗位责任制，实行分层管理，个人负责，从一把手到一般干部人人各司其职，各负其责，这才能充分发挥每个层次、每个干部的主动性、积极性和创造性，把主要领导从事物圈子里解脱出来，以便有更多的精力去抓事关全局的大事。
四、管理要迈向精细化
随着企业管理的不断进步，粗放管理的诸多弊端日渐显示出来，办公室管理的精细化管理是大势所趋。1.管理职责的精细化。企业的办公室处在枢纽地位，各种矛盾可能比较集中。办公室的职责设计要足够精确，办公室人员要精确地理解、把握、执行这些职责，做到不越位、不缺位。办公室的职责履行的好坏，不仅与办公室人员的性格、能力、素质有关，也与服务对象和所处的环境有关，在日常工作中，必须要业务上“精”，考核上“细”，起到率先垂范的作用。2.管理数据的精细化。办公室的工作很多地方是可以用数据来说明问题的。科学管理就是要用数据说话，而这些数据必须是正确和精确的，数据精确化的资料是管理者进行科学决策的重要依据，这就对办公室业务提出了一个管理环节数据的精细化概念。数据的精细化管理不能再像粗放型管理模式那样“大概齐”“差不多”，更多的是要依靠科学严谨的数据来说话。要使工作态度的严谨成为一种习惯性的行为，用精细化的数据来提高决策的科学性和可操作性。3.完善管理流程的精细化。要使企业在市场经济发展中从机会型增长转变为战略型增长，进而实现内涵式的增长，必须要对组织流程进行精细化改造，使精细化管理体现在对每一个环节改进和优化上。从精细化的管理中创造效益，提高效能。办公室管理流程的精细化就是要有规矩、有套路。办公室业务事无巨细，繁杂纷乱，办公室工作流程有固定和非固定流转模式之分，必须理清流程方可有条不紊。比如：办文办会、上传下达就有固定的程序，而协调督办、紧急事情处理就属于非固定模式，但是都有一定的规范，不能凭自己的爱好或者感情办事。4.精细化管理的持续改进。办公室业务和精细化管理是一个不断完善、不断提高的过程。没有固定的模式可循，只能从管理的实践经验中不断探索、不断试验、不断提升、不断总结，持续地改进完善。要克服“不求有功，但求无过”的消极思想，实事求是地对待自己的工作，在办公室内部形成一种竞争、向上的氛围，在其他部门和领导面前展示自己的成绩，从而树立应有的地位。首先是要得到领导的重视和支持，提供精细化管理需要的资源。其次是创造出具体的操作步骤和方法，形成具有独立特色的经验，即使现在的人员离开了岗位，精细化管理的模式还在持续地改进和进行着。
五、结语
购物车(0)
