关键词 档案 电子化管理
随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。传统的档案管理办法已不能适应新技术发展的需要，怎样实现电子档案科学、高效的管理成为一个新的课题。
一、电子档案的产生和应用
电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。
二、电子档案的优越性
作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。
三、实现档案电子化管理的可能
随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。
四、档案电子化管理存在的问题
电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。
相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。
（刘文海单位为烟台海洋环境监测中心站；耿敏单位为烟台张裕集团）
[作者简介：刘文海，男，山东招远人，2004年毕业于中国海洋大学海洋管理专业，烟台海洋环境监测中心站工程师，主要研究方向：海洋观测、预报。]
参考文献
[1] 张寅玮.甘肃省电子档案管理研究[D].兰州大学，2011：30-42.
一、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、档案信息电子化的现状
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、推行档案电子化管理的几点建议
当今世界已步入信息化的时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。
1、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
2、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。
3、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。
一、电子档案的产生和应用
电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。
二、电子档案的优越性
作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。
三、实现档案电子化管理的可能
随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。
四、档案电子化管理存在的问题
电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。
相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。
1 当前纸质文件档案管理现状与问题分析
由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
2 如何实现电子档案管理的转化
以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。
由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。
3 新管理模式的探索与实践
提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：
1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常 的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和部级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。
4 电子档案进入体育俱乐部的成果
1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。
5 加强体育俱乐部电子档案管理
1）提高电子档案管理意识
电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。
2）对电子档案实行系统化管理
青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。
3）加强对电子档案管理人员的培训
加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。
4）加强档案的日常管理
要把日常收集来的档案材料，进行科学的分析，整理和分类之后。完整系统的建立起来，做到电子档案管理科学化、系统化、完整化。运用它来指导开展俱乐部的日常工作，督促体育教练员们不断提高业务水平和能力，更有效的提高体育俱乐部管理人员的业务水平，充分发挥了电子档案在体育俱乐部管理的综合优势。
参考文献
1当前纸质文件档案管理现状与问题分析
由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
2如何实现电子档案管理的转化
以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。
由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。
3新管理模式的探索与实践
提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：
1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和部级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。
4电子档案进入体育俱乐部的成果
1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。
5加强体育俱乐部电子档案管理
1）提高电子档案管理意识
电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。
2）对电子档案实行系统化管理
青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。
3）加强对电子档案管理人员的培训
加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。
[关键词]电子档案；文档一体化；管理分析
文档一体化管理，是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展，“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用，文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。
一、文档一体化管理的内容及其发展
我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展，随着计算机技术尤其是网络技术的发展，文档一体化理论和实践也不断深化和发展。
文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。
文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率。在实际工作中，文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作，稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理，为了提高工作效率，“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。
文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有效地结合起来，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。
二、电子文件与档案
随着以计算机为主的信息技术的发展，电子文件作为办公自动化的直接产物，正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角，给办公、管理等领域带来巨大的影响，档案部门也不例外。
（一）电子文件及其特点
电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比，它具有以下特点：
1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号，可供人们直接阅读；电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号，读写都依赖计算机。
2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分，内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件，载体原件与复制件的区别较显著；电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系，内容可以同载体分离并转移到另一载体上，因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态；此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成，因而存在着虚拟状态。
3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的，并作为文件真实性的重要标准，构成文件的组成要素；电子文件的实体结构并非一目了然，而其内容与载体可以分离，因而结构有时对读者并无实际价值，所以电子文件适于建立逻辑结构，以便识别每份文件并显示其组成部分。
（二）电子文件的影响
电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式，以及它在网络技术下快速传递等特点，使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利：一方面使信息处理走向无纸化，减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力，另一方面可以利用计算机实现快速检索，提高查全率和查准率，有效地满足人们的利用需要；同时，计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过，也正是电子文件的以上特点，在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时，也给档案部门带来了新的挑战。
1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性，给电子文件和档案的管理带来了困难，即难以确认电子文件的原始性，档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定，更难以保障。
2.电子条件下，文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。
（三）电子档案的发展趋势
尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理，而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响，传统方式还将在相当长时间内存在，在许多办公室，计算机文件已取代手写的文件；计算机辅助设计，已在许多企业取代手工制图，并制定了相应的国家标准；诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单；也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比，其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决，但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实：美国司法部诉微软公司的案件中，电子邮件已作为重要的诉讼证据；我国《合同法》认可电子文件的合法性；国家颁布的关于CAD的标准承认电子档案的合法性；全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。
在信息技术飞速发展的今天，计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案，到现在不少单位档案部门与业务部门联网，计算机已经从“文件、档案的管理——检索”，发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储，方便、迅速的检索和利用，与其说是发展趋势，不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战，才能在新形势下由必然王国走向自由王国。
参考文献：
[1]张武军.电子文件文档一体化管理中的问题[J].中国档案， 2005（8）.
摘 要 近年来，我国经济建设在世界范围内取得了较好的成绩，各行各业获得了前所未有的发展空间，各项事业的改革日益深化。在科学技术不断发展的今天，信息化技术得到了广泛的应用。档案管理正向电子化管理迈进。相较而言，电子档案在环境方面具有很高的要求，非常容易被破坏，所以在管理方面要求非常严格。本文将简单分析现阶段会计档案电子化管理的意义，存在的问题，然后提出相应的解决措施。
关键词 信息化 会计档案 电子化 管理
在计算机信息技术的快速发展背景下，会计工作正从电算化向信息化转变，对于会计档案的管理，随之发生了巨大的变化，财务工作者可以依靠高端的信息化方式，能够建立无纸化财务信息资源共享，而传统的手工记账纸质凭证及相应的档案已经由数字档案和电子凭证替代。在信息化条件下，传统的档案管理模式不再适应会计信息化需求，因此，必须进行会计档案的电子化管理。
一、信息化条件下电子会计档案电子化管理的特征
现阶段，会计档案的电子档通常都是采用磁带、磁盘、光盘等方式存储，还有一些工作人员会利用云存储相关信息，将电子档案存放于云端网络空间，这对环境的要求要远远超出纸质档案，很容易受到破坏。可是这种方式又具有查阅方便、信息量大的特点。
（一）会计档案电子化管理对环境具有较高要求
纸质会计档案会占用很大的存储空间，在对资料的分类和保存方面也很复杂，管理难度很高。而电子档案在空间方面要求很少，查阅起来也很简单，可是存储在磁盘或光盘等介质上的信息，对环境要求非常高，如果环境温度过高或者超市，就极容易损毁光盘或磁盘当中的信息。
（二）电子档案易被破坏
会计电子档案都是在磁介质当中存储的，信息的集中程度比较高。而且和纸质档案最大的区别为，会计电子档案如果被篡改，通常不会留有任何痕迹，不容易发现，造成会计档案真实性的降低。磁盘通常都会有相应的使用寿命，在信息保存过程相应的数据同样面临被破坏的危险，还要考虑设备更新，这些都会影响会计档案中相应数据的有效性，导致信息失真。另外，还要高度注意防止他人对信息进行恶意篡改，如果出现此种情况，损失将是巨大的。
（三）具有I域宽泛，内容丰富的特点
在传统的会计档案当中，常常含有一些原始单据，记账凭证，报表和账目等，是反应企业经济业务的一项重要材料。而会计电子档案中不仅包含以上诸项，还含有计算机硬盘和磁介质中存储的一些电子数据，所以在内容方面非常丰富。
（四）具有较强的高速性和共享性
在信息化条件下，会计档案的电子化管理当中，利用相应的计算机进行信息处理，所以在处理及整合数据方面，速度会呈几何倍增加，相应的信息还能利用网络传递，有利于共享某些会计信息，提高信息共享性。所以在信息化条件下，会计档案的电子化管理能够提高速度，更大程度地发挥档案的价值。
二、现阶段会计档案在电子管理中存在的问题
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企业的会计电子档案都是企业财务软件管理者进行管理，可是财务工作者毕竟是非科班档案管理者，因此进行管理会计电子档案的时候，常常会存在一些管理不善问题。且在实际的电子档案管理工作中缺乏较好的管理制度，相应管理者的工作职责得不到明确，缺乏规范的管理流程，非常随意。所以在实际工作中就会存在档案归类错误或数据对视的问题，也会有无法查找的问题，从而不能有效使用会计电子档案。
（二）缺乏良好的保存环境
保存会计的电子档案的时候，很多部门通常都会利用传统方式来保存和管理，这样的环境常会存在磁场干扰严重或超市问题，还有一些企业的档案室并没有进行明确规定不准随意进入，造成相应的会计档案被恶意篡改或环境遭到破坏。
（三）不采用统一的财务软件版本
目前，有很多版本的财务软件，并未进行统一，各款财务软件在操作方法及功能方面也都存在差异，这就导致财务工作者学习软件时的困难。通常而言，财务工作者不会了解全部财务原件，对各款软件熟悉的程度也都不一样，所以无法避免出现一些失误性操作。
（四）不能及时备份
会计档案所记录的通常是非常重要的财务数据及信息，一些档案管理者不能深刻认识会计档案管理的重要性，不能严格要求自己，所以就会存在不能及时备份数据的问题。如果会计档案损毁或丢失，那么造成的损失就是永久性，相应数据根本不能进行恢复。
（五）缺少计算机维护工作者
进行会计档案电子化管理的前提是计算机网络，可是网络自身也有很多危险问题，比如网络黑客，网络病毒等等，从而严重威胁档案信息。因此，进行会计档案电子化管理就必须配备专业的网络技术工作者有效维护网络安全，可是目前几乎没有单位或者部门配备了专业的网络专业人才，一般都是财务工作者通过短期培训然后负责日常的维护，也有的单位或部门只有在计算机网络出现问题后才会聘请专业人员进行维护，从而无法保证维护效果，还存在信息泄露的危险，为企业造成经济损失。
三、信息化条件下会计档案电子化管理对策
（一）管理制度化
在管理会计电子档案的时候，必须建立健全相应的制度。会计档案中的信息和数据都非常重要，所以进行管理的时候就要特别注意，避免一点差池，这点只有有效执行相应制度才能得到保证。具体而言，可以从以下几个部分着手。第一，制定会计档案电子管理和传递的流程，工作人员整理好相应的信息和数据之后，应根据具体要求对数据进行刻盘和备份，然后根据有关规定保存到会计档案库当中，分类存放好。此外，档案管理者必须对电子档案进行定期和不定期的维护及检查，从而保证会计档案具有较强的完整性。其次，要制定比较严格的会计档案管理的规范，比如查阅相应电子档案的时候必须通过提前申请和审批，管理电子档案人员也必须遵循有关规定，不可进行违规操作。
（二）提高会计档案保存环境的安全性
会计档案要用现代化设备进行保存。一些企业或部门会将会计档案进行纸质档案和电子档案共同保存，电子档案用于查询，比较方便，纸质档案在保存方面则有很多优势，可以对电子档案的有关信息进行校对。保存电子档案的时候，只少要备份一份，所以要将原盘和磁盘进行分开保存。保存会计电子档案的环境应注意防潮性，防火性，防磁性，保证库房温度在规范标准内，避免阳光直射的位置，此外还要保持良好的通风。磁盘应存放在防磁柜中，避免磁盘感染一些计算机病毒。
（三）选用软件时保证版本一致
目前，市场上有很多版本的财务软件，且软件的更新速度也非常快，所以财务人员在软件选择及使用方面也面临很多困难。针对这种情况，企业或部门必须积极强化对财务人员计算机软件业务的培训力度，选择新的财务软件或进行版本更新后，要对相应工作人员进行培训，不断提高业务水平，避免由于对软件不熟悉产生的失误性操作。
四、结语
对企业而言，会计档案具有非常重要的意义，在信息化条件下，会计档案必然走向电子化管理道路。所以相应的企业及部门负责人必须高度重视对会计档案的电子化管理，制定相应的规范，从而保证会计信息的安全性及高效性。
参考文献：
[1]沈栋.会计档案的功能与管理浅析[J].企业导报，2016（04）.
[2]郝菊玲，赵文蕾，李丽光.新制度下的会计档案研究[J].中国商论，2016（29）.
[3]郑爱军，叶子红，周卉.浅议高校会计档案发展方向[J].办公室业务，2014（01）.
[4]王素花.浅析新形式下会计档案的管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014（04）.
关键词：税务机关 税收征管档案 电子化管理
1.当前税收征管档案管理中存在的问题
1.1数字化程度不高，费时费力。目前，大多数税务系统税收征管档案归档方式主要是分类序时归档。虽然便于整理、装订和排列，但它没有遵循税收征管档案形成的规律，破坏了它们之间的有机联系，不利于档案查阅利用，在此种方式下归档，着想了解某个纳税人的纳税情况，就得查遍几卷、甚至几十卷档案，然后还要把有关内容综合在一起，工作量可想而知，结果还有可能漏检。
1.2档案管理分散，归档质量无法保证。不同的档案，分散在不同的部门、不同的人员管理，造成档案散落，查询极其不便，致使档案利用率低，档案管理没有充分体现全过程记录的原则。
1.3档案分类归档标准不统一。现行征管资料归集，一般只对纳税户的申报资料的归档时限，审核要求作了规定，对登记类、认定类、核定类及其他涉税文书的归档时限没有明确，以致造成当前的征管资料盒中大多数只归集到纳税申报资料和登记资料，其它资料收集到了，也较为零散。
1.4手工操作与电子信息不对称。手工归集后，纸质资料与计算机中的电子信息内容很容易出现不一致的现象，因为当前归集资料的人基本上不可能将纸质资料逐户逐份与业务系统中的信息逐项核对。
1.5缺乏税收征管档案电子化管理理念。虽然各级税务部门普遍意识到税收信息化对于税收征管的重要作用，投入了大量的人力、物力、财力，开发建设各种税源监控、纳税服务、税务检查系统及软件，但在制定信息化建设发展规划时，并未将档案管理纳入其中，使得档案管理电子化无法真正介入信息化方面规划和系统实施中，造成电子档案管理制度、管理方式、服务层次上的滞后，盲目和无序状态。
2.建立税收征管档案电子化管理的必要性
所谓“征管电子档案”，就是指税收征管过程中形成的各种档案资料经过扫描仪、采集卡等进行数字化处理，转化为存储于计算机数据库中的电子信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，统一对电子数据进行分类、编目、归档，实现征管资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。其内容包括基础管理类、征收报表类、稽查文书类、发票使用类、其他类等文书资料，基本上涵盖了税收征管的全过程，处在地税系统局域网覆盖下的任何一台计算机经合理授权，只需输入密码即可对企业日管、申报、征收以及发票领购、使用、缴销等情况进行查询和统计。
2.1征管档案电子化管理是税收征管改革的必然要求。按照传统的做法，征管档案属于管理服务范畴，其业务归属于管理局看上去比较合适。然而，根据新一轮税收征管改革的要求是：在税收信息化、网络化条件下，在地级市乃至省级范围内实现集中征收和一级稽查，各县区局成立专业管理分局。在这样的管理模式下，按照传统的档案管理办法，征管档案就面临被分割的可能，纳税人的资料需要分别放置三个部门，无法保证纳税人征管档案的完整性和全面性。因此，有必要对征管档案实行电子化管理，充分利用网络资源保证纳税人基本信息的全面性和完整性。
2.2征管档案电子化管理是强化税收征管工作的需要。税收征管档案管理是税务机关实现科学化、规范化、信息化管理的基础和手段，是开发征管档案资源，提高档案利用率的基础，是监控征纳双方税收行为，考核征管质量好坏的重要手段和依据。根据税收管理发展新趋势的要求，只有对纳税人基本信息和履行纳税义务情况进行科学、有效的分析监控，才能进一步提高税收征管质量。
2.3征管档案电子化管理是是开展纳税评估工作的需要。实行税收征管档案电子化管理，有利于评估人员通过电子档案，对纳税人当期履行纳税义务情况和扣缴义务人当期履行代扣代缴义务情况的真实性、准确性和合法性进行综合评定，查找申报错误和分析具有普遍性、规律性的异常申报问题，及时纠正和处理纳税人纳税行为中的错误，同时为稽查环节提供案源信息，并为评定纳税信誉等级提供依据确定纳税评估对象，保证纳税评估工作的成效。
3.实现税收征管档案电子化管理的作用
3.1有利于档案管理的规范化。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式在税收征管档案电子管理系统中进行规范，不按规定流程整理便无法归档，解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。
3.2有利于提高征管档案的归档率和完整率。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜时立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。另外，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。
3.3有利于档案的日常管理。一是电子档案以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便；二是凡是经过授权的微机，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，提升了税务机关的征管基础信息管理水平，提高了征管资料档案利用价值；三是纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索，轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。
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