关键词：气象记录档案档案管理现代化
一、气象记录档案工作存在的主要问题
要分析气象记录档案工作存在的主要问题，首先要确定气象记录档案工作的评价标准。一般来说，气象记录档案工作的根本价值即为其评价标准，原因在于不论具体的档案工作内容与方式如何，如果不能实现气象记录档案工作的根本价值，就不能被认为是有效的工作。综合国家有关气象及档案法规对气象记录档案工作的定位、多年来延续的气象记录档案工作的对象与内容及气象事业发展对档案工作的需求，笔者认为，气象记录档案工作的根本价值主要包括两方面内容：一是集中统一管理气象记录档案，维护档案的完整与安全；二是长期稳定地提供气象记录档案信息，充分发挥气象记录档案潜在与现实价值。
依此标准对气象记录档案工作内容、方式、效果等现状进行分析可以发现，长期以来的气象记录档案工作主要存在以下问题：
（一）气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要
气象记录档案是对天气要素状态的原始的历史记录。它不仅是气象业务科研发展的基础资料，还是我国气象文明建设的主要成果之一，是我国国家文明、民族文化建设的重要组成部分。维护其完整与安全不仅关乎到当前气象事业的科学发展，更是关乎到气象文明延续的大计。然而，在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下，当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求，不能满足永久保存的需要。
（二）以形式管理为主的工作内容对气象记录档案服务的支持严重不足
从当前气象记录档案工作的主要环节来看，其工作内容的主要特点是：以档案的形式管理为主，包括气象记录档案的收集、整理、存储、鉴定、统计、编目、保管、提供利用、可读性检测、备份、转储、数字化等工作。这种以形式管理为主的工作内容，一方面在有限人力与资金支持的情况下，有利于确保档案实体的完整、安全、有序；但另一方面，在综合、具体反映档案信息内容及其与档案实体、台站信息等对应关系的档案元数据制作、档案背景信息制作等档案内容管理方面存在不足，使得气象记录档案的检索缺少了必要的、具体空间、时间、要素等信息的精确支持，用户无法从当前各类途径准确、完整地获知档案管理机构保管的所有气象记录档案信息，从而严重降低了档案的提供利用效率。
（三）非自动化的工作方式严重降低了档案管理与服务的效率
由于缺少适用的自动化档案管理平台，当前气象记录档案工作内容如收集、整理、存储、鉴定、统计、电子气象记录档案可读性检测、档案元数据管理、库房环境监测与调控、档案提供利用等主要以人工或半人工方式为主。应该说，这种非自动化的工作方式，在以形式管理为主要工作内容的情况下，能够基本满足工作需求。但由于存在时效性不强、受人为主观影响较大、发生错误概率较高等缺点，无法胜任追求时效性、准确性、多样性的内容管理与服务工作。
（四）以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式导致了较差的工作效果
以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式对档案服务的支持、档案管理与服务效率的提重不足，从而不仅严重制约了档案信息价值的发挥，严重降低了档案工作应有的作用与价值，更是严重阻碍了用户需求的满足，降低了气象记录档案工作对气象事业发展应有的基础支撑作用。
二、气象记录档案工作的重新定位
就任何一项有意识的管理活动来说，目标决定过程，角色定位决定了任务与职能。因此，对气象记录档案工作的角色定位决定了包括工作内容与方式、人员及设备、资金配备等在内的气象记录档案工作的全部内容。
（一）气象记录档案工作的既有定位
不论是从当前气象记录档案管理部门、人员及任务分工，还是从档案工作实际内容与方式来看，气象记录档案工作始终扮演着“档案形式管理”的角色。在这种角色定位下，专门的气象记录档案管理员更多情况下只是一般的仓库管理员，始终处于气象资料工作的边缘；气象记录档案工作的主要目标也仅为保证气象记录档案的完整、安全与有序，主要工作要求是不发生丢失、焚毁等重大安全事故，而工作内容、方式乃至人员、资金、设备配备等依照主要目标与工作要求来设计与开展。
正是这种“档案形式管理”的角色定位导致了当前气象记录档案工作的重点放在形式管理方面，而对档案服务工作的支持严重不足，从而最终阻碍了气象记录档案价值的发挥。
（二）气象记录档案工作的重新定位
随着我国经济、社会等各方面的快速发展，国家与社会对气象事业的要求越来越高，从而对作为气象事业主要支撑资源之一的气象记录档案需求的时效性、准确性等要求也越来越高。但是，当前“档案形式管理”的定位已经远远不能满足气象事业发展的需求，必须对其重新定位。
笔者认为，依据气象记录档案工作两个评价标准，应将其定位为“档案内容管理”的角色。
所谓“档案内容管理”角色定位是指气象记录档案工作不仅要进一步维护档案的完整、安全与有序，切实有效地实现“形式管理”的全部功能，而且要以用户的档案检索需求为对档案内容信息进行著录、提取、加工的导向，制作档案实体形式特别是内容属性的元数据信息作为用户查找、获取档案的桥梁，制作档案形成背景信息（如台站沿革信息、数据处理信息等）作为用户评判档案质量的依据，并在此基础向用户提供直接或间接的气象记录档案信息服务。
那么，如何才能实现新的气象记录档案工作定位呢？笔者认为，要做到这点，必须全面启动气象记录档案现代化建设。
三、气象记录档案工作现代化的内涵
所谓气象记录档案工作现代化是指为充分实现气象记录档案工作的根本价值以满足现代气象事业对气象记录档案工作的各项需求，而对气象记录档案工作目标、内容、方式等的运行状态所作的调整与改变。其显著特点是在目标、内容、方式等各方面突出对气象记录档案信息服务的支持。
（一）气象记录档案工作现代化的目标
气象记录档案工作现代化的目标即为完全实现其存在价值，也即在保证气象记录档案完整、安全、有序的基础上，为用户提供响应及时、内容丰富、方式多样的档案内容信息服务。
如前所述，虽然档案管理工作与档案服务工作同为气象记录档案工作的两个主要工作内容，但现有档案管理的内容与方式主要围绕档案的形式管理展开，对档案服务的支持力度不够。气象档案工作现代化的目标就是要在进一步提高档案形式管理效果的基础上，加强对档案内容的管理，把对档案服务的支持放在全部工作的突出位置，为充分发挥档案价值创造条件。
（二）气象记录档案工作现代化的重点
气象记录档案工作现代化的内容是在进一步对档案形式进行有效管理的基础上，做好档案的内容管理与服务。重点是把档案元数据及其形成背景数据、数字化气象资料等电子气象记录档案资源建设及自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设放在档案工作的显著位置：
1.气象记录档案元数据信息建设
长期以来，气象记录档案元数据以档案实体为基本描述对象，内容主要包括实体特征信息及其对所含数据内容信息的概括信息。这种以描述实体属性为主，以描述内容属性为辅的“档案实体元数据”的典型代表是《气象数据集核心元数据（QX/T 39-2005）》。该行业标准详细规定了气象数据集核心元数据的著录项目与规则。应该说，其对数据集实体作为一个整体的描述是非常完整与规范的，能够较好地指导数据集实体元数据制作，但由于是对空间、时间、要素属性等关键信息的高度概括，用户必须借助其他相关信息才能准确知道该数据集具体包含哪些台站、区域、时间段的资料，从而一方面大大降低了档案元数据在用户服务方面的可用性，另一方面也不利于用户资料使用效率的提高。
要改变“档案实体元数据”在数据服务领域面临的困境，适应“档案内容管理”的角色定位，气象档案工作必须调整既有的“档案实体元数据”制作模式，而将元数据制作重心转移到以描述数据内容属性为主，以描述数据实体属性为辅的“档案内容元数据”上来，从而在对档案内容信息全面、准确描述的基础上，实现对档案内容信息的完全控制，最终为气象档案服务效率的提高提供有力的信息支持。
2.气象记录档案背景信息建设
气象记录档案背景信息是反映气象记录档案形成过程的信息，它是评判档案质量的重要参考依据。其内容根据档案种类不同而不同：若其为未经加工的原始气象观测资料，则其背景信息主要是指包括形成台站及仪器设备信息等在内的台站沿革信息；若其为原始气象观测资料的加工产品，则其背景信息不仅包括台站沿革信息，还应包括加工处理信息（包括加工处理所使用的质量控制技术、数据选取方法以及对数据改变的依据等信息）。
虽然当前台站沿革信息的制作正快速进行，但仍有包括解放前历史台站在内的大量台站沿革信息制作尚未开展，也未将对数据的加工处理信息纳入背景信息的范畴作为检索对象。总体而言，背景信息的建设任重而道远。
3.历史气象资料数字化建设
由于气象业务科研对气象数据的处理基本实现了自动化，必须将存储于纸张、缩微胶片等载体上的气象数据数字化为可计算机编辑处理的电子文件。目前，我国已经制定全国气象记录档案数字化的规划，各部门档案数字化工作正在快速进展中。但要实现所有档案的数字化，建设可用的数字化产品，仍需投入更多的时间与资源。
4.自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设
档案管理服务的方式取决于其工作平台，自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台能够有效提高管理服务的科学性、规范性、准确性及时效性，从而从根本上提高管理服务工作效率。自动化是指气象记录档案从收集、整理、保管等形式管理，到内容信息著录、提取等内容信息管理与服务全部工作环节的完成、衔接主要由气象记录档案管理服务平台自动完成；规范化是指各个工作环节的开展与衔接要以标准规范为依据；安全化是指气象记录档案工作的全程既要保护档案的实体安全，又要保证其内容信息安全，杜绝实体损毁和内容泄密的发生。
安全化是基本原则，没有档案实体与内容的安全，气象事业的发展乃至国家安全都会面临严重威胁；规范化是基本保障，没有各个工作环节的规范化，档案工作受个人主观影响较多，管理服务平台建设及实际工作的科学合理性及衔接性就难以得到可靠保证；自动化是建设核心，没有各工作环节的自动化，工作的质量与效率就难以得到有效提高。
四、气象记录档案工作现代化的建设内容
根据气象记录档案工作现代化的本质要求，要实现现代化必须做好以下四方面工作：
（一）建设电子气象记录档案资源及其支撑资源
着力建设同时满足管理与服务需求的气象记录档案元数据库、气象档案背景信息数据库，推进档案数字化，加强对通信系统中各类未归档原始观测资料的收集，为档案服务提供丰富的数据支持。
（二）建设自动化、规范化的档案实体安全保障系统
重点建设符合档案“九防”要求的库房环境自动化监测、调控系统，建设库区、利用区的安全监管系统，为档案实体与内容的完整与安全提供可靠的硬件保障。
（三）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台
重点建设自动化气象资料归档（包括收集、分类、存储等环节）、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理（如增删、修改、检索、备份）系统，为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。
（四）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案服务系统
重点建设基于档案元数据、背景信息数据的数据检索、提取、处理与推送的档案服务系统，为用户检索、评价、使用档案数据提供有效的系统服务。
五、小结
在当今互联网大数据时代，社会各行业都面临着如何处理日益膨胀信息的困境，作为肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”使命的档案部门同样也面临如何管理纷繁复杂的档案资源的难题。一方面，档案的规模发生了巨大的变化。截止2011年，全国各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，预计到2020年，全国各级国家档案馆馆藏将达到6亿卷多［1］。另一方面，档案的结构发生了巨大的变化。在大数据时代，网络社交媒体、视频、语音、图片等内容丰富、格式多样的电子文件，构成了档案的重要组成部分。这些信息大多数是非结构化的信息，它们在信息系统的组织下被人们赋予一定的形式，形成人们可以理解的内容。传统档案管理方法是用档案信息管理系统存储结构化信息。但是，大量异构信息导致档案信息资源无法有效整合，大量非结构化信息的出现导致档案信息资源无法有效处理，只能以实体形式保存在档案馆的货架上，这给档案管理带来了严峻挑战。在大数据时代，在规模巨大、结构复杂的信息面前，如何高效管理档案，是档案管理者需要思考的问题。而诞生于上世纪90年代中期的内容管理，是破解这一难题的利器。
2内容管理的基本概念
内容管理，即对内容的管理，它指对具有价值的能够进行共享和利用的信息资产进行管理的过程。它萌芽于20世纪90年代中期,伴随着互联网的快速发展而发展。在内容管理的研究领域，较具代表性的有BobBoiko关于内容管理的阐释以及Gartner咨询公司给出的解释。BobBoiko在其《ContentManagementBible》书里对内容的定义是:“内容是包含人类赋予的含义和背景的信息。”对内容管理的定义:“通常来说，内容管理仅被视为对内容的管理，但是有效的内容管理开始于内容生成之时，结束于移交之时。有效地生成内容是为了有效的存储、检索和再利用。内容管理传递商业价值，是组织力量的平衡，是与内容相关的法律法规的组合，是计算机基础架构。”［2］Gartner咨询公司认为内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网（Extranet）信息共享内容管理（如CRM和SCM等），Web内容管理是当前的重点，e-business和XML是推动内容管理发展的源动力。［3］Gartner咨询公司主要从实践的角度，以企业为管理对象对内容管理进行了解释；BobBoiko则从概念的本质和关系入手，对内容、内容管理等一系列概念进行了解释和梳理。本文采用BobBoiko的定义。事实上内容管理的内涵就是体现在内容和管理两个核心概念上。一方面，内容的前提就是信息，信息可以是数据库、文本、图片、Web页面、即时通讯、视频、音频等，因此需要用先进的技术对异构信息进行资源整合；另一方面，对内容的管理必须为最终出版物的生成负责。出版物就是内容，内容管理系统是为了确保正确的内容出现在正确的地方，为了实现这一目的，内容管理需要围绕内容所开展的一系列管理流程，包括信息的管理、组织的管理、流程的管理、人员的管理等。因此，内容管理是综合了管理、流程、人与技术的管理体系。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。［4］
3档案内容管理模式的可行性分析
3.1从档案内容管理的对象出发
档案内容管理模式的管理对象是档案内容，那什么是档案内容？对该对象进行管理是否可以满足档案管理的内在要求呢？因此，需要辨析档案内容管理模式的主体研究对象———档案内容的概念，厘清其本质，才能分析档案内容管理模式的可行性。档案内容的属概念是内容。关于内容，目前有四种解释，包括内容的字面解释、本质理解、哲学理解以及技术理解。从内容的中文字面理解，内容就是物件里面所包容的东西，这个定义提供了一个内容理解的很好的视图：别的东西所包含的东西。除了字面理解的所包容的东西以外，还有一种从本质上面的理解，内容是事物内部所含的实质或意义。如果从哲学层面来理解内容的话，内容指事物内在因素的总和。从技术层面来看，内容可以理解是一个互联网术语，随着互联网的普遍应用，机构中电子文件数量增加，信息流通的加速，像电子邮件、web页面的文字和图片、论坛、即时通讯，甚至是微博、微信等移动互联网信息都涵盖进了“内容”。“内容”就由原来的出版媒体内容，扩大为机构内部全部资料信息的内容。从以上对内容的分析来看，内容理解的范围不断扩大，内容既包括实体上的内容，也包括形式上的内容。从本质上看，内容是有实质意义的信息，从呈现来看，内容必须有一定的形式和载体。套用上述对内容的理解，我们可以对档案内容有更深入的理解。档案并不全是档案内容，当档案上的信息被人抓取并利用时或被赋予可用形式时才成为档案内容。因此，档案内容是具有实质意义的，能够被利用的档案信息。可见，档案是以档案的内容为基本要素和出发点的。那么，对档案内容进行管理，也就抓住了档案管理的基本要素，契合了互联网时代对档案信息管理的要求。
3.2从档案管理与内容管理的相互融合出发
3.2.1相同的管理对象是两者融合的基础
传统上档案管理是整理与保存档案实体，随着计算机技术普及，信息技术对档案管理的影响日趋明显，档案管理逐步过渡到档案信息管理阶段，档案管理系统的应用使得管理的对象--档案由实体逐步电子化、虚拟化。而迈入21世纪后，随着互联网技术的普及，催生了档案信息管理的又一次升级。为了便于社会利用，档案管理需要借助互联网的力量，将内容提供给广大人民群众。对于档案管理的发展方向，我国档案学专家刘国能曾说：“人们利用档案，主要是利用档案的内容，而不是整个档案。”［5］因而，“把档案中蕴含的丰富内容开发出来，让更多的人知道，发挥更多更大的作用，为社会各方面服务。这也是档案工作的目的、宗旨所规定的。”［6］可见，档案管理的发展方向就是对档案内容的管理。而内容管理是伴随着计算机技术、互联网技术的发展而建立起的管理理念，它直接对内容进行管理，能够有效整合内容并挖掘内容的价值。对档案进行内容管理无疑就是对档案内容的管理，因此，档案管理和内容管理有着共同的管理对象—档案内容，两者有融合的基础。
3.2.2档案管理为内容管理提供借鉴
档案管理理论体系包含丰富的理论体系，包括全宗原则、文件生命周期理论、档案价值理论、档案鉴定理论、电子文件理论等，这为内容管理理论体系提供了借鉴。档案管理有着这些理论贯穿档案管理的全过程，它们在指导档案管理工作的同时，也可以为内容管理提供理论和实践的指导。全宗理论、文件生命周期理论为内容的创建、组织、保存提供全面的、深入的理论指导；档案管理中关于档案第一价值、第二价值的理论也指导着内容管理如何更有效地利用内容；电子文件理论的全程管理、前端控制思想也为内容管理提供了整合内容的思路。
3.2.3内容管理为档案管理提供前沿的管理理论和技术
随着档案信息化的发展，档案管理逐渐面临如何管理异构和非结构化档案的问题，而内容管理给我们提供了一个新的思路和技术。作为提高资源利用率、实现资源增值的管理手段，内容管理在资源体系规划、内容的选择与采集、网络信息资源的开发、利用、整合与共享及资源库建设上有一套完整的理论与方法，能促使档案管理的多元化、智能化架构和服务模式的完善，进而形成以用户为中心，以满足用户需求为目的档案管理新模式，即档案内容管理模式。
3.3从档案知识管理对档案内容管理的影响出发
随着企业管理水平的提高，越来越多的企业开始通过知识管理来提高企业的管理水平，激发创造性，提高整个组织创造和利用知识的能力，最终获取创新优势，从而获取在市场竞争中的优势。而档案则是知识管理的知识库来源，越来越多的企业利用档案进行知识管理，达到获取创新优势、巩固市场优势地位的目的。我们都知道，在知识管理中涉及对显性和隐性知识的管理。显性知识指那些可以用语言、文字表述出来的知识，这些知识如果在合适的条件下知识工作者有能力将其通过语言和文字的形式表达出来得以保存；而隐性知识只那些很难用语言和文字表述的知识。［7］而在知识管理的体系中，内容管理起到了基础性的作用。我们可以简单地将内容管理定义为：有效的管理、创造和表达公司的内容，这个内容可能包括文本、PDF、视频、音频等各种格式。所谓的内容则包括了许多企业内部知识工作者显性化的知识、经验总结，所以从这个角度说，内容管理是知识管理的基础，档案知识管理的发展进一步助推档案内容管理的发展。综上，内容管理是互联网时代档案管理的发展方向，也是知识管理的基础。内容管理和档案管理有相同的管理对象，两者的理论体系相辅相成，互相借鉴，互为补充。档案内容管理模式结合了两者的特点，适应了互联网时代对档案管理提出的新要求，有利于档案资源的整合和档案的利用。
4档案内容管理模式的模型构建
根据内容管理思想，档案内容管理模型可划分为三层模型结构：收集层、管理层、服务层，分别负责收集、管理和内容组件信息块的，以支持包括档案收集、整理、鉴定、编目、保管、利用等环节在内的档案管理全过程。其模型结构如图1所示。
4.1收集层
收集层是档案内容管理模型的基础，负责将机构所产生的信息包括关系型数据库、文档、视频、音频、图片、网页及其他信息，转化为有组织的内容组件，存储至内容库中。具体说来，这些流程包括：第一，获取。获取包括从头创建内容，以及从已有的源中采集内容。档案管理人员可以为档案内容设计基本构成要素的模板，比如，可以为作者提供Mi－crosoftWord模板（DOT文件），包括输入标题、摘要和正文的区域以供组件作者创建。有模板标准的档案内容无需经过转换和整合，可以直接收集到内容库中。但多数情况下，我们需要在已有多个源头中、在多种档案载体类型中收集档案，并通过转换和整合，最终收集到内容库中。第二，转换。转换是指删去内容中的无用信息，修改标记语言。如果所获取的信息不是系统所需要的格式，必须通过转换将信息转换成内容库可接受的格式。第三，整合。整合是指将不相关的档案信息源聚集为一个整体结构的过程。通过编辑处理，确定转换后内容样式的一致性和可用性；然后对内容进行分割处理，将内容分割为内容组件，进而纳入规定的元数据系统并执行元数据化处理；经过元数据化处理的新内容组件可以有效地整合并存储至内容库。第四，内容库。内容库是一组数据库、文件目录和其他系统结构（例如内容管理系统的自定义设置），用来存储系统中的内容和其他与内容管理系统相关的数据。档案内容在通过获取、转换及整合等一系列步骤后，最终被纳入内容库中。内容库包含以下组件：内容数据库和文件、控制和配置文件。
4.2管理层
管理层是档案内容管理模型的核心，其主要功能是实现对档案内容生成、利用的控制管理,主要体现为元数据管理、工作流管理、存档管理、权限管理、人员管理以及标准管理几个方面。第一，元数据管理。元数据管理是管理档案元数据的标准、配置、字段及元数据列表维护。第二，工作流管理。工作流管理是设计从档案内容获取到档案利用的整个流程，并保障其自动运行的管理机制。第三，存档管理。存档管理是对档案的创建、分类、存储、销毁等环节进行管理。第四，权限管理。权限管理是在档案内容管理系统内对各用户的权限进行设定，对工作人员的访问权限进行划分，确定用户的真实性，并根据鉴别的真实身份来进行授权控制。第五，人员管理。人员管理是对档案内容管理体系里涉及到的人员包括工作人员和用户进行管理。包括组成团队来设计和建设档案内容管理系统，高效运维内容，对工作人员进行培训等等。第六，标准管理。标准管理负责制定档案内容管理模型的各种标准，具体包括关于分类的标准、主题词的标准、模板的标准、服务器的标准、版本的标准等。
4.3服务层
服务层是档案内容管理模型的顶层，直接面向用户，负责内容的服务，主要提供档案利用服务。其功能主要由内容、全文检索、数据挖掘、定制服务组成。内容使用模板来从内容库中提取合适的内容，并将它变为物，服务采用系统来实现内容的。全文检索为用户提供查询服务，响应用户输入，在内容库中进行匹配，再返回用户。数据挖掘是档案内容管理系统对数据进行深入分析和影响分析，挖掘出档案间的内在联系。定制服务是档案内容管理系统根据用户的需求和喜好，提供定制内容如定制新闻推送、报表服务等个性化内容服务。
5结束语
论文关键词：档案实体管理,信息管理,档案知识管理
档案是企业中的资源，它可以真实地反映出企业各方面经营活动的情况，同时档案也是企业中的无形资产，在企业管理工作中有着重要的作用，因此对档案进行规范化管理，是每一家企业在管理中的基本要求。纵观档案管理的发展过程，主要分为实体管理、信息管理以及知识管理三个阶段，只有了解各个阶段的档案管理工作，才能使企业档案管理尽快的完成转型。
2 档案实体管理的分析
2.1 档案实体管理阶段的主要工作内容与管理方法
在档案实体管理阶段中，文件内容和载体还没有区别开来，工作的主要内容依然被固定在载体上，所以这一发展时期物本管理理念渗透于档案工作的各个方面。在实际的工作中，档案管理人员主要对档案实体进行收集、整理以及鉴定后，再对其进行保管、统计以及利用，此时档案管理工作的内容主要是围绕档案实体开展，信息开发力度不够。在物本管理理念的影响下，档案工作人员采取手工管理的方式对档案进行收集、整理等，而档案的保管以及保护主要是比较简单的物理、化学技术。后期档案管理人员开始在工作中应用先进的计算机技术，但是功能还是比较单一。
2.2 档案实体管理阶段的理论研究对象
在档案实体管理的发展阶段，工作人员主要是对档案实体进行研究。在封建时期，史学家为了能够方便地编写史书，开始有意识地对档案史料进行简单的分类与整理。进入20世纪以后，才正式对档案进行专门研究，此时的理论研究仍然比较粗浅、直观。一直到20世纪中期，档案学才正式形成，但并没有独立作为一门学科而存在，这时主要是以机关档案的管理作为主要研究对象，很少涉及其他方面的内容。新中国成立之后，档案学才正式划分出来作为一门独立学科，这时档案管理理论得到了很大的发展。
3 档案信息管理的分析
3.1 档案信息管理阶段工作的主要工作内容与管理方法
在档案信息管理这一发展阶段，档案工作的主要内容在原来的基础上增加了检索和编研两项工作内容。在20世纪末之后，政府开始采取一系列的措施对档案管理工作进行改革，档案管理工作的侧重点逐渐发生变化，财务论文对于档案信息开发的投入越来越大，编研工作的内容得到了更深层次的发展。此时档案工作人员的管理方法也发生了较大的变化，逐渐摒弃传统手工管理方式，而是将先进的计算机技术应用于档案管理中，由于信息技术的应用，档案管理部门开始建立网络档案管理平台，使档案资料得以实现在线归档，而利用纸质档案数字化之后，更是实现了档案资料的自动检索，同时还实现了档案资料的缩微保存。
3.2 档案信息管理阶段的理论研究对象
在档案信息管理这一发展时期，档案工作的理论研究对象不再局限于档案实体，而是在研究档案实体的基础上，重视档案实体的研究。在应用现代信息技术的情况下，档案学者不仅要研究如何对档案实体进行有效的管理，而且还要研究档案实体管理制度对于当前档案信息管理的影响，关注档案信息的发展过程，重视信息的交流与共享，分析何种管理制度与方法符合当前的档案发展，从而建立完善的档案管理机制，采取有效地管理方法，进一步提升档案工作效率，全面实现档案信息化。
4结束语
档案管理的三个发展阶段是相互联系、不断变化的过程，不能将其截然分开，当前我国企业的档案管理正处于转型时期，是从档案实体管理阶段向信息管理阶段与知识管理阶段过渡的时期，档案管理人员正在寻求符合企业需求的档案管理体系，不断创新档案管理模式与方法，虽然取得了一定的进展，但总体上还没有得到质的飞跃，仍然需要继续进行探索。
参考文献
[1] 胡小琳.档案管理工作的跨越式发展——从档案实体管理向知识管理的演变[J].档案与建设，2013，08（04）：426-430.
[2] 曹瑞玲.档案知识管理与实体管理之探析[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2012，06（02）：211-216.
（一）主要特点。水利勘测设计电子档案有很多的特点，主要包括以下几点：第一，电子档案的组成部分比较多，而且电子档案的系统性和完整性也比较强，其中的文本表格和图形都是档案的重要组成部分。第二，电子档案具有阶段性的特点，因为，水利工程勘测设计包括很多个阶段，主要有勘测和规划阶段，同时还包括初步设计阶段，还有施工研究阶段，最后一个阶段是竣工阶段，这几个阶段都可以在电子档案中体现出来，因此，电子水利工程勘测电子档案具有阶段性的特点。第三，指的是专业性特点，因为水利工程勘测设计本身的专业性就比较强，所以要想完成整个水利工程勘测设计必须要有相关技术人员的支持与配合，促进水利工程勘测的顺利进展，这样决定了其文件和电子档案的专业性比较强。第四，水利工程勘察电子档案还具有动态性的特点，水利工程勘测设计主要是为水利施工提供相应的服务，所以，在实际的施工过程中会遇到变更的情况，面对这种情况，需要对其进行动态化的设计，从而保证设计的准确性和适时性。
（二）管理内容分析。水利工程中的电子档案管理内容指的是对与水利工程勘测有关的档案进行必要的整理并归档，在对档案进行整理的时候需要实施组卷管理，组卷主要是根据年度和组织机构和保管期限进行的，为了保证组卷侧准确性还需要对档案进行分盘保管，分盘保管的主要依据是时间和机构，这样可以为保存和查找提供便利性。
二、水利工程勘察设计电子档案管理中存在的问题
（一）管理模式欠缺规范性。因为在水利工程中应用电子档案的时间还比较短，所以与其相对的档案管理模式还比?^分散，并不具备统一完善的档案管理模式，电子档案管理的内容不能够满足水利工程档案管理的要求。虽然水利工程行业越来越重视电子档案的重要性，电子档案管理可以促进水利工程行业的健康发展和稳定进步，而且在水利工程企业的内部也实行了电子档案管理，但是，由于不能够全面的了解电子档案的各项功能等，所以并没有有效地体现出电子档案的优越性，除此之外，电子档案的管理模式也不够规范，这样一来，会使得电子档案出现各种问题，比如说电子档案在应用的时候经常会遇到档案受损等问题，严重的会导致电子档案出现失效或者是电子的机密内容被泄露。
（二）电子档案的系统性和完整性缺乏。与其他行业的工程设计相比，水利工程勘察设计本身具有很大的特殊性，水利工程设计的主要内容包括很多的方面，主要有勘测、规划等，同时还包括施工图纸的设计，之后需要根据施工图纸进行施工，最后完成竣工，在这几个过程中，规划所用的时间与其他环节相比是比较长的。在对档案进行管理的时候经常会遇到机器出现故障的情况，如果遇到这种问题会使得档案管理的完整性受到阻碍，还会造成档案资料的丢失，对档案资料的安全性造成严重的威胁，这样一来企业就会遭受巨大的经济损失。
（三）管理人员的素质有待提高。电子档案管理和之前的纸质档案管理相比具有很大的不同，与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理要求管理人员具备更高的专业素质和技能，对管理人员的素质能力要求非常高，但是目前的情况却不容乐观，因为现在水利工程行业的电子档案管理人员的专业技术水平非常低，使用的仍然是传统的纸质电子档案的管理方式，对电子档案相关内容的理解程度并不深刻，所以电子档案管理的优势并没有得到有成效的发挥，最终使得电子档案管理工作效率非常低下，企业所需要的重要资料和文件没有及时计入到电子档案中，这样一来电子档案的顺利发展受到了严重的阻碍。
三、水利工程勘察设计电子档案的管理和利用
（一）电子档案的收集管理。电子档案和传统的纸质档案管理相比，更容易丢失或者是修改，所以需要对水利工程勘测电子档案进行必要的管理和控制，确保电子档案的真实性和可靠性，同时进一步提高电子档案的完整性。水利工程勘测电子档案主要是对勘察设计的数据进行记录，并对水利工程设计中的数据信息进行科学合理的管理和控制，最后对信息数据进行归档，但是需要注意的是，应该保证信息数据的可靠性和完整性。
（二）对电子档案进行管理。电子档案比传统的纸质档案更加容易管理，对其进行保管显得比较复杂，电子档案管理主要是依赖于计算机进行管理。与此同时，应该全方位地考虑电子档案周围的库房设备和计算机软件等，还要对库房的温湿度有明确的了解和掌握，这也是电子档案管理中非常重要的工作内容。
论文关键词：档案管理,物理管理,逻辑管理
一、档案物理管理及逻辑管理的概念
物理管理，由形见意，指事物的表象。就是说按照手工管理的方式，以档案的物质介质为管理对象，制造和使用实际可触碰到的物质性工具的管理活动，比如消毒柜、计算机、档案柜等一系列的物质工具。
逻辑，体现的是人的逻辑思维能力，逻辑思维是人类思维的规律。人们在对的认识过程中，借助于概念化的东西，进行自己的推理判断。逻辑思维与形象思维不同的是，它是用科学的抽象化的概念，试图去揭示事物的本质，认识现实的结果，是人类抽象思维的展示。而逻辑管理，就是在物理管理的基础上，按照人类抽象的思维方式，主要以档案的内容性的东西对对象或者为着手点，来进行对档案的管理工作。
二、档案物理管理与逻辑管理特点的区别比较
（一）管理对象
在管理对象上，档案物理管理的对象是档案的物质载体本身，而逻辑管理的对象则是档案的内容即承载的信息。虽然管理的对象不一样，但是档案的物理管理与逻辑管理却也并不是毫不相干的两个部分，他们之间也存在着相互影响和制约因素。
在物理管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的，比较典型的是《档案管理学》与《档案保护技术学》等。传统《档案保护技术学》的基本内容包括：档案文件制成材料及其耐久性、档案文件损坏的理化因素及防护方法、档案文件损坏的生物因素及防护方法、档案文件的修复技术、档案文件的照相复制、档案馆的建筑和设备、技术图纸的保管等等，它们都属于档案物理管理的范畴。而《档案管理学》则以“实体管理”为主要线索展开。
电子档案产生之后，逻辑管理就占据了档案管理中的主导地位。虽然档案的物质介质还是存在且在未来相当长的一段时间里将继续存在，但地位却明显的不如物理管理时期了。逻辑档案管理时期，档案管理的主要思想和理论来源于档案的内容和它的内部信息。
（二）劳动特征
不论是档案的物理管理还是逻辑管理，作为人类的管理活动，它们都主要属于脑力劳动的范畴。但在具体表现上有所不同：
由于管理对象是实际的物质介质，所以档案的物理管理过程中，除了必要的脑力劳动外，管理人员也不得不进行一些与体力劳动有关的活动。也正是因为处于这样的时代，以及人们思维方式的固化，使这时期的人们更多的注重的是档案管理工作中的体力劳动部门，而忽略了在脑力劳动在管理活动中的支配地位，甚至想当然的把档案管理工作归结为简单的仓库管理类工作。但随着科学的发展，人类思想的进步，我们应该认识到，这样的想法是错误的，物理管理也应该是一种科学化的管理，传统档案保护技术学的发展，就是最好的佐证。
随着信息技术的发展与普及，脑力劳动在档案管理工作中突出地位越来越得到广泛认可。由于管理对象是档案的内容与信息，论文的格式在电子档案的逻辑管理时代，人们在档案管理活动中的脑力劳动，慢慢地转换成了计算机系统的劳动。计算机系统的程序劳动，是一种高级的脑力劳动，是人类脑力劳动的发展与延伸。
（三）方法特征
在电子档案产生之前，档案管理——无论是物理管理还是逻辑管理，都以手工管理为主要的方法特征。虽然我们有了一些档案管理工具，如密集架、提档机等等，但传统档案管理的手工管理特征仍十分明显，其工作的基本模式是：人→档案。在电子档案产生之后，电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式，而电子档案的逻辑管理则改变为完全自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→计算机→档案。
（四）思维特征
物理管理与逻辑管理具有不同的思维特征。物理管理具有形象思维的思维特点，逻辑管理具有抽象思维的思维特点。形象思维解决的是管理过程中的三维空间问题，抽象思维解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题。
在物理管理中，人们在管理过程当中更多的想到的是有形的东西，比如纸张、案卷等；而在逻辑管理中，人们反应的则是概念化的东西，比如文件名或者某方面的信息内容等。
在物理管理时代，人们的思维方式与管理理念在各方面都不得不受物理层次的制约，难以脱离形象思维的影响。在逻辑管理占主导地位的管理时期，人们在想到某些信息内容时，不会像在物理管理中那样第一时间联想到的是库房号或者案卷号等，而跳过了载体这一环节，脑袋中直接浮现出某某文件名或者具体的信息内容。管理人员只要使用检索工具，在虚拟化状态中查找并调阅想到的东西。
（五）哲学特征
档案物理管理针对的是一个现实的物质世界；档案的逻辑管理针对的是一个由概念组成的信息内容世界。虚拟档案管理哲学对传统实态档案管理哲学的超越，是建立在档案的虚拟逻辑管理对现实物理管理的超越的基础上的。
三、结束语
在档案管理工作中，档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面，或称为矛盾的两个方面。矛盾的这两个方面谁具有主导地位，谁就规定了档案管理工作的时代特征。档案载体在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出一逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为逻辑管理时代。
在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，从简策档案到纸张档案，乃至缩微档案，档案的物质载体和信息内容都是“二位一体”的。在这种情形下，本质性的信息被非本质的载体所束缚、所约束，目的性存在被工具性存在所决定，信息难以获得独立与自由，在物质载体与信息内容的矛盾关系统一体中，物质载体是矛盾的主要方面，并由此决定了当时物理管理占据主导地位，决定了人类社会的档案管理首先经历了一个漫长的物理管理时代。
参考文献
[1] 丁海斌. 论档案的逻辑管理[J]. 档案管理. 2013（03）
一、档案实体管理阶段及其特点
20世纪80年代前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体进行管理，即对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案管理理论也是围绕实体管理进行建构的，这一时期可称为档案实体管理阶段。
(一)管理工作内容：受物本管理理念支配
实体管理阶段，文件内容和载体合二为一，内容被固定在载体上，因此，物本管理理念支配着档案工作的方方面面，日常档案管理工作以对“静态”档案实体管理为主。历代王朝都设有专门档案存放场所和管理机构，对档案管理以保管为主，辅以简单整理。新中国成立后，档案管理工作得到迅速恢复与发展，直到20世纪80年代初期，档案工作内容仍以对档案实体的收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计、利用等“六个环节”为主，虽然有学者提出应将档案内容信息开发作为档案管理工作一个方面，但当时档案管理部门认为，档案信息开发离不开档案实体支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。当时，档案信息加工与信息产品开发水平十分有限，主要是服务于史学研究和政治工作需要，且历史年代档案信息开发投入较多，现代档案信息开发不够。
(二)管理技术：以手工管理为主
实体管理阶段主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，采用较为简单的物理、化学技术进行档案保管和保护。后期，虽然管理领域已经开始采用计算机技术等信息技术辅助管理工作，但功能尚原始、简单，对管理的辅助作用较为单一。
(三)理论研究：以档案实体为主要研究对象
实体管理阶段理论研究对象主要侧重于档案实体，围绕实体的整理、保管而展开研究。在封建王朝时期，经验的承袭是改进档案管理的主要方法。值得一提的是，由于史学家研究历史和编写史书的需要，形成了对档案史料进行初步分类、整理的简单的理论和方法。我国对档案和档案管理的专门研究开始于20世纪二三十年代，初期对档案管理的理论研究是较为粗浅、直观和经验性的。20世纪三四十年代，我国出现了一批档案学著作，标志着中国档案学初步形成，此期研究内容“大都局限于机关档案的管理方法，较少涉及更广泛的档案门类和档案管理的深层理论问题”。新中国成立至改革开放前，档案学已经发展成为一门独立的学科，档案管理理论得到了极大发展，与实际档案管理工作内容相适应，此期档案管理理论研究领域较之前有较大拓展，但也仅限于档案实体管理，主要包括对档案实体的分类、排架和保管等研究。
(四)价值取向：强调档案史料价值和凭证价值
档案自从出现之时起就与历史紧密联系，被认为是历史的真实记录，能够客观反映历史活动的本来面貌。可以说在20世纪以前，我国对档案价值的认识主要表现为史料价值，古代档案保管机构主要是史志部门，并由史官负责管理工作，突出说明了对档案史料价值的认可。随着社会实践发展及科学文化水平提升，人们对档案重要性的认识也在不断提高。在档案利用实践中，人们可以利用档案解决工作、生活上遇到的问题。因此，档案的凭证价值逐渐得以显现，档案学者开始把档案作为一个独立的对象来管理和研究。新中国成立后，档案、档案工作和档案事业越来越多地受到政府和社会的关注，设立了各级档案管理机构，建立健全了各项档案管理管理规章制度，这些都显示了社会档案价值取向的变化。
二、档案信息管理阶段及其特点
20世纪80年代以来，信息论、系统论和控制论传人中国，计算机技术、网络与通信技术、数据库及多媒体技术等在档案管理领域的应用日益广泛，给档案和档案管理的发展带来了革命性的影响。档案信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提，突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直接对档案信息进行相对独立的管理、加工和利用。
(一)管理工作内容：注重档案信息资源开发
信息管理阶段，社会对档案和档案工作的需要不仅局限于保管档案实体，人们的档案利用需求也不仅仅是对一次档案信息的需要，更多是对深层次档案信息内容的查询。20世纪80年代，档案工作内容发展为“八个环节”，即在原来“六个环节”的基础上加上了检索和编研两个环节。20世纪末，档案整理工作提出“简化整理、深化检索、优化利用”。2000年12月6日，国家档案局颁布《归档文件整理规则》，文书档案归档实行“卷改件”。种种举措使传统的档案实体管理工作在整个档案管理工作中所占比例日益缩小，而档案信息资源开发工作日益得到更多重视，所占比例日益增大。编研工作向纵深发展，档案主动服务于社会的趋势日益凸现。
(二)管理技术：逐步引入信息技术
在档案管理技术上，传统手工管理逐渐向计算机管理转变，信息技术在档案管理工作中得到全方位、多层次应用，通过网络档案管理系统，电子文件可以实时在线归档；通过纸质档案数字化，实现档案信息的缩微保存和自动检索；通过应用计算机网络和通讯技术，使得档案信息利用突破了时间和地域的限制，检索途径极大扩展，检索效率得到极大提高，为实现档案信息资源共享和档案信息服务社会化提供了保障。国家制定了相应的档案政策，着力加强信息技术引入和应用。2002年11月，国家档案局印发《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出中国档案信息化建设的目标和主要任务。
(三)理论研究：研究对象以档案信息内容和实体并重
信息管理阶段，档案信息内容和档案实体都是理论研究重要对象。一方面，档案理论研究关注在现代信息技术条件下，如何对档案实体进行更好地管理。另一方面，积极研究传统档案实体管理机制对档案信息交流与共享的限制因素，重视研究档案的信息属性，档案信息的运动过程，及如何采用信息技术进行档案工作的组织与管理、提高档案工作效率，实现档案信息价值等，档案信息化成为新的档案学思想方法。
(四)价值取向：强调档案的信息价值
信息社会，档案作为记录人类社会活动真实面貌的产物，其信息属性已为大家所共识，更由于档案记录历史的原始性、真实性和载体的孤本性，令它成为其他各种信息产生的源泉。信息社会，人们关心档案的价值不仅在于从档案中还原历史，更多的档案利用需求是希望从档案中发现各类信息，为社会经济、文化、生活等多方面服务。在档案管理领域，不论是基础理论研究，还是技术研究，都强调档案的信息属性和信息价值。
三、档案知识管理阶段及其特点
进入21世纪，社会发展进入知识经
济时代，知识管理应运而生。档案资源被认为是一种重要的知识资源，从而推动档案管理逐步进入知识管理阶段。
(一)管理工作内容：管理单位逐步向档案知识元转变
在知识管理阶段，档案管理的重点将不再放在档案实体和档案信息的初步开发，档案管理的单位逐步向档案知识元转变，通过对档案知识进行组织、存储、共享和创新，构建以满足用户知识需求为目标的灵活的档案知识服务体系，最终达到增强档案机构的生存能力和面对未来的竞争能力的目标。在档案知识管理阶段，传统档案工作内容将发生重大变化。如在档案收集工作中，强调“新来源观”，注重对在文件形成之前进行提前控制，并对文件实施全过程管理。在档案鉴定工作中，将实施宏观鉴定，即“不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的‘文件形成机关的社会职能’标准。”在档案利用服务工作中，档案人员将从档案保管员变为知识提供者，档案利用服务工作的重点从档案实体、信息转移到知识上，从建立数据库转移到建立知识库。
(二)管理技术：以现代信息技术为支撑
档案知识管理离不开多种技术的支持与保障，不仅仅局限于以计算机技术为核心的信息技术，还包括编辑出版、发行等知识传播技术。其中信息技术是档案知识管理得以有效实施的基本前提。从档案知识管理流程来看，可以用到的信息技术主要有：在档案知识采集阶段可以应用Intranet、数据仓库、知识库、数据挖掘等技术，在档案知识共享阶段可以采用工作流、文档管理等技术，在档案利用阶段可以采用门户、知识地图、专家定位、搜索引擎等技术。可以说，信息技术是档案知识管理的主要贡献者与促进器，档案知识管理必将大量采用先进的信息技术。
(三)理论研究：基于知识管理重新建构
知识经济对档案管理工作提出了全新的命题，在知识管理理论下，档案学研究在知识管理的总体思维框架下构建新的理论研究平台，导致理论研究思考的范围和主题皆与传统档案学研究有所变化。在档案知识管理阶段，学术研究更强调对隐性知识与显性知识的挖掘、整合，对档案知识权益的分配与保护，档案人员参与组织创新和为组织提供知识服务等主题。目前，我国档案学者围绕知识经济、知识管理对档案工作的冲击与影响；档案管理如何在知识管理中重新定位；档案部门如何参与知识创新，创建知识服务体系；(数字)档案馆如何实现知识管理和有效地知识组织；企业档案在参与企业知识创新中的价值与作用等方面已进行了初步的探讨，这些研究虽不够丰富和成熟，但都认识到在档案工作中实现知识管理的重要性。
(四)价值取向：强调档案的知识价值
档案学界对档案知识属性的探讨早已有之，学者们深刻认识到“档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。”但此时只能说是表达了一种观点，而未能以此去构建学科的理论体系，传统档案学的学科建设即是建立在知识载体的保管和提供利用上。当人类社会发展进入知识经济时代，知识成为重要的战略资源，档案的知识属性和知识价值受到了学界甚至是整个社会的重视，有学者提出“全面正确地认识档案知识属性，是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应用作用的必要前提。”英国知识管理大师安妮・布鲁金在他的著作《企业记忆――知识管理战略》中指出，档案资源在知识管理中处于核心地位，知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间。可以预见，如何充分发挥档案的知识价值这一命题，对未来档案学的研究方向将产生重要影响。
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信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。
一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性
档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。
二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。
全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。
四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。
五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
技工院校学籍管理走过了若干个发展过程，实行电子注册可谓新时期技工院校学籍管理的必然途径。由技术与管理两个方面探索如何不断健全电子注册管理机制，对于促进学籍管理实现现代化有着重要的意义。随着技工院校招生规模与招生对象领域的不断增长扩大，大量的档案信息管理保存也对档案管理工作提出了新的要求。内容管理技术属于一种管理信息的稳妥可行的技术模式，并且伴随信息技术的发展，此技术在学籍档案管理方面起着愈加广泛的功能，同时运用范围领域也愈来愈广泛。学籍档案通常指学生的学籍档案、学生的成绩档案及其在学校的所有表现等有存储价值的材料，其与学生的一生都相关紧密切的联系，学籍档案即学生利用在校时期的学习实践等诸多活动中构成的，对于个人、对于学校以及对于社会均有证明、储存、运用价值的背景记录，是把握学生状况、规范学生行为、培养有用人才的根据，同时亦是技工院校档案的重要构成部分之一。所以，所谓学籍档案管理的过程客观来讲即建制、利用、开发学籍档案之过程。对于学生学籍档案，不但对学生本身来说极为重要，对社会择才选优方面亦是更加发挥了关键的作用。伴随信息技术、认证技术以及管理技术的不断发展，电子注册的学籍档案愈来愈成为可能，本文从主要从内容管理技术及其对信息资源整合的优点入手，对内容技术管理在学籍档案管理中的有效利用实施了分析。
一、内容管理技术及其在整合信息资源方面的优势
（一）内容管理技术的涵义
内容管理技术即应把不属于同一类的内容用数字模式妥善储存起来，并且借助充分的信息、高效的查阅手段对所储存的数字内容实施调阅与检查，以数据挖掘之技术达到对数字内容之智能分析处置，最后使得此部分数字内容可以获得最充分的运用。内容管理系统主要包括内容收集、管理、工作流、等四个子系统，综合具体内容如下。
1.内容收集系统
此系统主要包含对信息的内容实施收集、编汇以及整理进而把其转化后分发的全过程，同时在此阶段中能够加进元数据进而对内容组件实施定义。
2.管理系统
管理系统主要是针对组件、信息内容及模板采取保存管理，在保存过程中能够对内容之版本、工作流程及设定权限方面实施更新处置。
3.工作流系统
此系统主要针对信息资源内容实施采集、存入和，通常来讲，学籍档案管理归属资源性网站，由于其结构比较复杂，并且内容繁多属于文档资源类之资源等。
4.系统
系统主要是把信息资源内容自动并且快速的依据所建的模板至浏览器。
（二）内容管理技术在整合信息资源方面的优点
内容管理技术在资源整合上有着很大的优势。主要包括如下几个方面。
（1）内容管理技术把管理的标准实施统一，把数据库内之内容采取格式处置以及达到标准化管理，如此不但统一了网页之风格，同时增添了数据库之拓展能力。
（2）此技术同以往的数据库相较，负载能力愈加增强，并且借助XMI把访问接口实施统一，同时借助内容管理技术能够描述并非规则的数据，所以，能够借助半结构化之文档数据把其送至客户端，如此大幅度节省了效率。
（3）网页呈现同内核技术、同平时、同系统维护相分离，进而不但让操作更容易，并且内容管理技术给信息管理创造了开发平台，大大缩小了开发的难度与维护成本。
二、目前我国技工院校学籍档案管理的现状
为顺应社会的发展，加大服务地方经济的力度，近几年来技工院校出现了办学模式与生源多元化的转变，学生学籍档案的种类与内容也凸显出繁杂的局面。在此形势下，技工院校学籍档案的管理存在着对学籍档案管理不够重视和管理的手段比较滞后等一些不可忽视的问题。相对来讲，目前有许多学校的学籍档案管理方法仍旧比较落后，很难满足目前形势发展之需求。技工院校现行的学籍管理机制缺乏完善和规范。现阶段技工院校的综合管理工作较为繁杂，其内部档案管理譬如人事档案管理、财务档案管理、校志档案管理、教育教学（包括教学计划档案管理、课程档案管理、教材档案管理、试卷档案管理、学生成绩档案管理、学籍档案管理、德育档案管理等）诸多档案管理也变得多元化。与此同时，从一小部分技工院校大多数基层管理者、教师到技工院校领导均对教学档案管理工作认知不够。将学生学籍档案工作同教学核心内容相对比，注重教学与其他管理工作，可对教学档案管理工作却投入不够，以为技工院校学籍档案管理相关不到院校整体工作的痛痒，“无须挂齿”地不加关注抑或关注不够。除此之外，学校不仅缺少学籍档案管理专业人才，而且档案管理设备比较落后。一方面来讲，技工院校档案管理之思想、内容与手段、人才资源培训与利用之模式仍旧陈旧，制约着学籍档案之健康管理；一方面来讲，伴随时间的推移及学生学籍档案的进一步增加，原来存储的学籍档案之存储条件业已适宜不了学籍档案数量日渐增大之需要。具体主要体现在如下几个方面。
（1）学籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相对滞后；
（3）学籍原始档案缺乏完整性，整理得不够规范；
（4）检索手段相对滞后，提供资料缺乏准确性；
（5）档案材料内容简单，未能真实体现学生的综合素质；
（6）档案利用率低，转递比较混乱。
三、内容管理技术在技工院校学籍档案管理中的运用
内容管理技术的内容模式是各种各样的，能够分成备忘录、信函、白皮书、档案以及调查报告等的诸多模式，并且不尽相同格式的内容有着不尽相同的反映模式，就结构化的信息来讲，内容于本质方面属于非结构化的信息，所以，虽然模式各种各样，可基本模型课能够描述为：内容等于元数据加数据。具体主要包括如下三个方面的工作。
（一）对技工院校学籍档案的内容建模
内容管理技术对技工院校学籍档案之内容建模包含对数据管理之要求和元数据之结构化，对内容主要是设定针对管理对象之元数据信息，此外还包含内容同对象二者之间的相互关系，譬如学历证书电子注册制度的建立规范了对其的管理，此管理制度的建立属于一项关键性变革，是对技工院校学籍学历规范科学管理指出的愈加高的要求，电子注册制度促进了技工院校学籍管理现代化的进程。从技术方面来看，完整的电于注册档案系统至少要包含如下几项模块。
1.新生注册管理模块
此管理的流程是先把招生机构呈报的招生数据同实际报到学生数据有机融合处置后生成新的数据库，学生被编辑学号之后即在校生数据录入教务管理系统，各个系统能够依据系统中数据同学生实施核实明确后，由院校学生处输入教务处成绩录入学历证书管理模块，依据软件要求实施数据维护，最后上报劳动局完结学籍注册工作。[4]此种工作形式达到了信息操作之科学性，并且工作流程严谨，数据可靠安全。
2.学历证书管理模块
把在校时期适宜毕业条件的学生，生成预毕业的学生名单呈报主管部门审查，经核查后再将预计毕业的学生名单发至各校，实施毕业证书处置。最终自动生成证书利用状况登记表上批，再由上级下达业已注册发证的学生名单。经过注册的毕业生借助互联网，直接汇总至各级教育行政管理机构。此外，应独立建立一个换、补证书之学生管理库。
3.学籍管理模块
若有学生要求个人信息修改，譬如：变更姓名、出生日期等，由系部审查报学生处批复，再由学生处进行系统数据更换同时以学籍异动的模式告知相关机构。依据电子注册软件学籍异动管理规律规范技工院校学籍异动管理程序以及系统维护。对学籍异动处置也实施这种手段，应当做到及时处置，随时发生随时记录、维护。
4.综合档案信息管理模块
综合档案信息相关学生很多方面的信息。借助同其他功能协调配合，组成了完整的学生综合电子档案。此部分档案均是学生在校时期不断补充、完善构成的具体档案材料。
（二）Content Manager v8.3系统的应用
技工院校之学籍档案管理中含有对电子考卷的储存保管，此系统能够依据之前提升的原理实施开发，可是，为了能够更加提升使用效率，可借助目前的内容管理技术应用，现就目前运用比较普及的Content Manager v8.3简述如下：
1.利用Content Manager v8.3技术对成绩实施元数据建模
结合Content Manager v8.3设计，能够借助此技术可视化之建模工具，如此不仅能够对成绩实施元数据建模，同时针对内容建模，包括设定访问与版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口对学籍档案实施导入
对学籍档案实施导入能够借助接口来达到，如此能够以内容技术管理的界面达到手工接入，进而能够把批量的数据实施导入。
（三）内容技术管理同技工院校学籍档案管理系统的整合
学籍档案管理能够把在线的学籍信息给予有机整合，譬如，能够在目前运用的系统里独立增添学籍档案建立模块，此能够借助关系型管理系统把学籍档案信息建立为元数据及电子档案，然后此时能够借助内容管理系统之编程接口把信息保存至资源服务器中，如此能够提升学籍档案之自动化处置，进而达到节约成本的目的。
四、结语
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