线上期刊服务咨询,发表咨询:400-808-1701 订阅咨询:400-808-1721

档案专业技术工作总结8篇

时间:2023-02-27 11:09:41

档案专业技术工作总结

档案专业技术工作总结篇1

一、档案干部队伍的现状

随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,档案工作的特点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。如何提高档案干部的管理水平,首先我们应对档案干部队伍的现状有个全面的认识。

下面是顺义县专职档案人员人数、文化程度、专业技术职务情况。

从表中分析:

1?有利形势:

?1?专业档案人员队伍逐年壮大。从1994年的45人,增加到1997年的143人,1997年的专职档案人数是1994年的2?17倍。这说明,我们有了一个较完整的网络体系,有了一支稳定的档案干部队伍。也表明,全社会的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了一定提高。

?2?大专以上文化程度的人数占有一定比例。1994年有25人,占总人数的55%;1995年有43人,占总人数的50%;1996年有73人占总人数的51%;1997年有72人,占总人数的50%,大学本科毕业的人数逐年有所增加。从中看出,我们不仅有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍,而且在文化知识的结构上也有了很大的变化,为档案事业的发展注入了生机。

2?存在的问题:

?1?专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:24?4%,18?6%,17?6%,24?4%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

?2?档案专业人员贫乏。几年来,档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高,但档案专业人员却极其贫乏,毕业于档案专业学校的寥寥无几,包括档案专业职业高中毕业生在内,1994年5人,占总人数的11%,1995年3人,占总人数的3?4%,1996年6人,占总人数的4?2%,1997年5人,占总人数的3?5%。

目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入本世纪末到下世纪初,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏,跨世纪人才短缺,如果不加强人才的培养,提高档案干部队伍的素质,档案馆功能将受到很大制约。

二、几点思考

1?注重人才

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理。因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视。

?1?把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。

?2?注重人才的使用,要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部,对他们身上存在的不足应加以正确引导教育,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智,大胆启用。

(3?稳定档案干部队伍。档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益考虑,加强档案干部的思想政治工作,解决他们的实际问题,使他们安心本职工作。另外,要建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作的持续稳定发展。

2?加强对现有档案人员的继续教育

面对目前档案部门知识老化,新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面:

?1?注重实用性

要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。

?2?拓宽知识面

面对二十一世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,必须拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态。

?3?因材施教

档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;但也有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,需要补充一些新技术、新方法,因此,继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。

档案专业技术工作总结篇2

一、档案干部队伍的现状

随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,档案工作的特点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。如何提高档案干部的管理水平,首先我们应对档案干部队伍的现状有个全面的认识。

下面是顺义县专职档案人员人数、文化程度、专业技术职务情况。

从表中分析:

1有利形势:

1专业档案人员队伍逐年壮大。从1994年的45人,增加到1997年的143人,1997年的专职档案人数是1994年的217倍。这说明,我们有了一个较完整的网络体系,有了一支稳定的档案干部队伍。也表明,全社会的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了一定提高。

2大专以上文化程度的人数占有一定比例。1994年有25人,占总人数的55%;1995年有43人,占总人数的50%;1996年有73人占总人数的51%;1997年有72人,占总人数的50%,大学本科毕业的人数逐年有所增加。从中看出,我们不仅有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍,而且在文化知识的结构上也有了很大的变化,为档案事业的发展注入了生机。

2存在的问题:

1专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:244%,186%,176%,244%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

2档案专业人员贫乏。几年来,档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高,但档案专业人员却极其贫乏,毕业于档案专业学校的寥寥无几,包括档案专业职业高中毕业生在内,1994年5人,占总人数的11%,1995年3人,占总人数的34%,1996年6人,占总人数的42%,1997年5人,占总人数的35%。

目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入本世纪末到下世纪初,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏,跨世纪人才短缺,如果不加强人才的培养,提高档案干部队伍的素质,档案馆功能将受到很大制约。

二、几点思考

1注重人才

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理。因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视。

1把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。

2注重人才的使用,要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部,对他们身上存在的不足应加以正确引导教育,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智,大胆启用。

(3稳定档案干部队伍。档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益考虑,加强档案干部的思想政治工作,解决他们的实际问题,使他们安心本职工作。另外,要建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作的持续稳定发展。

2加强对现有档案人员的继续教育

面对目前档案部门知识老化,新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面:

1注重实用性

要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。

2拓宽知识面

面对二十一世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,必须拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态。

3因材施教

档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;但也有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,需要补充一些新技术、新方法,因此,继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。

档案专业技术工作总结篇3

随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,档案工作的特点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。如何提高档案干部的管理水平,首先我们应对档案干部队伍的现状有个全面的认识。

下面是顺义县专职档案人员人数、文化程度、专业技术职务情况。

从表中分析:

1有利形势:

1专业档案人员队伍逐年壮大。从1994年的45人,增加到1997年的143人,1997年的专职档案人数是1994年的217倍。这说明,我们有了一个较完整的网络体系,有了一支稳定的档案干部队伍。也表明,全社会的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了一定提高。

2大专以上文化程度的人数占有一定比例。1994年有25人,占总人数的55%;1995年有43人,占总人数的50%;1996年有73人占总人数的51%;1997年有72人,占总人数的50%,大学本科毕业的人数逐年有所增加。从中看出,我们不仅有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍,而且在文化知识的结构上也有了很大的变化,为档案事业的发展注入了生机。

2存在的问题:

1专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:244%,186%,176%,244%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

2档案专业人员贫乏。几年来,档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高,但档案专业人员却极其贫乏,毕业于档案专业学校的寥寥无几,包括档案专业职业高中毕业生在内,1994年5人,占总人数的11%,1995年3人,占总人数的34%,1996年6人,占总人数的42%,1997年5人,占总人数的35%。

目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入本世纪末到下世纪初,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏,跨世纪人才短缺,如果不加强人才的培养,提高档案干部队伍的素质,档案馆功能将受到很大制约。

二、几点思考

1注重人才

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理。因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视。

1把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。

2注重人才的使用,要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部,对他们身上存在的不足应加以正确引导教育,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智,大胆启用。

(3稳定档案干部队伍。档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益考虑,加强档案干部的思想政治工作,解决他们的实际问题,使他们安心本职工作。另外,要建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作的持续稳定发展。

2加强对现有档案人员的继续教育

面对目前档案部门知识老化,新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面:

1注重实用性

要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。

2拓宽知识面

面对二十一世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,必须拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态。

3因材施教

档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;但也有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,需要补充一些新技术、新方法,因此,继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。

档案专业技术工作总结篇4

摘要医院个人专业技术档案是医院专业技术人员考核考评、职务职称晋升、学习教育、科研、经验总结的记录和凭证,是医院档案的重要组成部分。个人专业技术档案在医院人事管理工作中起着不可替代的重要作用,同时,在科研及其他方面也发挥着特有的作用。

关键词医院;专业技术;档案;管理

Discussion of management and utilization of hospital personal professional technical file

Yan Qin,Ceng Xiufeng

The People’s Hospital of Changji City,Xinjiang 831118

AbstractThe hospital personal professional technical file is the records and documents of assessment and evaluation,position and technical title promotion,learning education,scientific research and experience summary of hospital professional technical personnel.It is an important part of hospital archives.Personal professional technical file plays an irreplaceable important role in hospital personnel management work.At the same time,it also plays a unique role in scientific research and other aspects.

Key wordsHospital;Professional technical;File;Management

医院个人专业技术档案,是个人在医院工作实践的历史记载,是个人工作经历、学习教育、科研能力、经验总结的记录和凭证材料等材料,以及考核考评材料,是专业技术人员在从事工作活动中积累的。它不仅能够对个人的专业素质、技术能力给予客观地反映,而且能间接反映出医院整体医疗技术水平、科研工作能力,因此它具有重要的保存和利用价值[1]。它是一种专门档案,主要对个人情况进行反映,具有档案的基本属性,与文书、科技和人事档案之间具有一定的差别,但又有一定的联系。

医院个人专业技术档案的主要特点

完整性:①必须为医院所有专业技术人员建立专业技术档案,不得遗漏。②专业技术档案必须能清晰反映个人在一定时期内学历、职务、专业技术职称、科研能力、学术水平等变动情况。

真实性:即专业技术档案内的所有材料必须都是真实的、准确的、无误的。其中,包括组织上的考核考评材料和个人提供的材料,都是绝对不应该存在修改和伪造的,必须实事求是,不能弄虚作假。

保密性:专业技术档案具有一定的保密性,可能会涉及个人重要的科研项目,所以应正确处理好保密和利用的关系。

内容的广泛性:专业技术档案记载和反映一个人在单位工作的经历、能力和品德等信息,是用人单位不可缺少的重要信息依据。记载有学历、年度考核、职业道德、进修、培训、继续教育、职务、职称晋升、奖惩情况、科研等,内容十分广泛。

医院个人专业技术档案的收集

个人专业技术资料的收集是专业技术档案工作的重要基础环节。专业技术档案的归档范围贯穿于临床医疗、教学科研等专业技术活动的全过程。如果没有收集工作,档案管理工作就失去了根基,其他环节的工作就无从做起。

专业技术归档资料的收集方法:①经常性收集:在人事档案管理工作中,收集专业技术归档资料是工作的起点,为了更加有效地管理档案,人事部门应该建立完善的相关规章制度,通过各种渠道收集归档资料,同时,经常对个人专业技术档案进行核查,对所缺资料及时与本人或相关部门联系,予以补充。②随时收集:为及时补充专业技术档案,根据日常工作,随时发现,随时收集[3]。③定时集中收集:根据医院工作,人事部门每年集中时间收集年度考核、继续教育、科研成果、奖惩情况等归档资料。

收集工作的要求:①全面及时:对专业技术人员的归档资料进行全部、及时、完整地收集,并且及时将归档资料移交给档案室。②把好归档资料接收关:档案管理人员加强责任心,对接收的归档资料严格把关,无保存价值和利用意义的一律不归档;归档资料必须完整,不得缺页漏项。

医院个人专业技术档案的保管和利用

个人专业技术档案的保管:专业技术归档资料经收集、整理、分类、编号、装订后,建立索引目录,方便查找,并及时归入档案库房。保管过程中,要保持库房清洁卫生,控制好库房内温度和湿度,做好“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬)措施。

个人专业技术档案的利用:在个人专业技术档案的利用中,借阅是最主要、最基本的形式。借阅分为内部借阅和外部借阅,其中内部借阅又分为个人借阅和单位借阅,个人只限于借阅本人档案;医院人事部门、科研部门因工作所需,借阅个人专业技术档案较多,但不得带出档案室,如需要相关资料,在不违背保密原则的前提下,可以复制。借阅部门及个人应严格遵守档案借阅制度。

综上所述,医院建立个人专业技术档案的最终目的就是利用,为了充分发挥个人专业技术档案的作用,档案管理部门必须不断提高对档案的认识,不断转变管理思路,建立现代档案管理模式,多途径、多渠道地开发利用档案信息资源,提高其利用效率,为医院管理服务,为临床医疗服务,为教学科研服务,使专业技术档案在医院发展过程中发挥更大的作用。

参考文献

档案专业技术工作总结篇5

1林业科技档案的主要特点

1.1专业性

科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中,而科技活动是分专业进行的,具有较强的专业性,专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一[1]。林业科技档案除了具备科技档案的共性外,还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例,在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时,归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据;如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料,涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。

1.2成套性

林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点,即围绕着一个独立的科研项目或课题形成,每一项都是相互关联,密切联系,记录了完整的科研项目活动。

1.3阶段性

由于有的林业科研项目周期长,可以根据项目需要,采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就可以将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去,这样的方法既利于收集、整理,又科学、有序。

1.4保密性

林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的,是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果,反映了林业建设真实记录,在某些方面具有专属性和独创性,属于国家和单位的知识产权保护范畴,必须得到尊重和保护,要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育,定期研究和审查林业科技档案的内容,适当调整保密范围和密级,确保林业科技档案与科技资源的安全。

2林业科技档案管理存在的问题

2.1档案管理模式传统

林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证,又是林业生产活动必要的参考和依据,在林业生产活动中具有重要作用[2],但长期以来,由于受传统模式的影响,林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看,纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像,档案管理现代化水平低,很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机,在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑,严重影响科技档案管理水平。

2.2科技人员存档意识淡薄

部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,只重视科学实践活动和科技成果论文的发表,轻视档案资料的收集,没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分,是项目验收的重要依据,有的人上交档案的积极性不高,不能够主动配合档案管理人员工作,往往是等到检查验收时临时抱佛脚,致使档案管理难以顺利开展。

2.3管理人员专业水平不强

档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求,然而在部分林业科技单位,档案管理工作人员身兼数职,没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中,对科研项目本身缺乏基本了解和认知,仅凭个人经验进行分类,导致归档不完整、不准确、不系统,严重影响了林业科技档案收集质量。

2.4档案管理规范化程度不高

有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足,对科技档案资源运用不够,存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题,致使档案管理水平层次低。

2.5档案管理体系不完善

尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员,但管理体系不够健全和完善,缺少专业的林业科技档案管理制度,存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面,由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度,各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理,造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。

3林业科技档案管理的基本规范

3.1明确归档范围

林业科技档案管理有其自身的特点和规律,必须保证林业科技档案整理的规范化程度,切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同;各种载体的重要原始记录;各种检验分析报告、实验报告,专利申请的有关文件;设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料;科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明;推广应用方案,技术转让合同,协议书,成果推广应用中形成的技术文件及工作总结,成果宣传报道等等。

3.2确定归档时间

归档时间的确定直接影响到归档文件的质量,决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目,一般采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目,可在该项目结束后进行归档。此外,有的林业科研项目不仅周期长,而且由若干子项目、子课题组成,这些子项目、子课题一般相对独立,可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为:按阶段归档;在一项科技活动结束后归档;按子项归档;按年度归档;随时归档。

3.3划定保管期限

林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。划分原则为:凡是具有长远利用价值的应该永久保存;凡是在一定时期内,具有利用价值的可以定期30年保存;凡是在较短时期内,具有利用价值的可以定期10年保存;凡是介于相邻两种保管期限之间的档案,其保存期限一律从长。

3.4注重日常管理

在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值,作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此,在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章,建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等,以严格的制度管人管事。

4强化林业科技档案管理的对策措施

4.1强化认识

作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分,是推动林业科技进步的必要资源;是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导,要重视档案管理工作,将所需经费列入单位年度财政经费预算,加大资金投入,不断加强基础设施建设,配备必要的硬件设施设备,建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外,林业科技档案工作专业性强,档案管理人员要强化认识,与时俱进,除了学习档案专业基础知识外,还需要补充林业科技专业知识,不断提高综合管理水平。同时,有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训,抓好专业技术教育。只有这样,林业科技档案管理才会科学、规范、有序,档案信息化管理水平才会得到有效提高,档案开发利用才会便捷有效。

4.2完善制度

林业科技档案的开发利用,离不开档案管理制度的保障,相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据,结合本单位实际,按照林业科技档案管理规范和社会发展需要,建立健全相关制度,从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。

4.3加强应用

林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值,服务于现代林业建设与林业科技发展,服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点,善于利用已有的科研成果、科技档案信息,不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动,将实用的致富信息送到林农手中,为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际,围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料,直到课题完成,通过课题跟踪服务,使研究者及时获得攻克难关的资料,避免重复劳动,充分发挥好服务保障作用,使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。

4.4实现信息化管理

档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措,各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划,使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流,从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手,积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术,将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中,从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。

4.5建设相对稳定的档案管理队伍

林业科技档案工作连续性强,档案管理人员的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,从维护档案工作的长远利益考虑,必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作,增强他们的责任感,充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求,不断加强人才队伍建设,培养一批有专业知识,有专业技术的人才充实档案队伍,安排相对固定的人员管理林业科技档案,以保证档案管理工作的延续性,从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。

4.6完善档案管理体系

档案专业技术工作总结篇6

[关键词]疾控机构;专业技术人员;业务档案;管理工作

疾病预防控制机构(以下简称疾控机构)是业务性很强的公益性事业单位,专业技术人员是单位的主体。专业技术人员业务档案指专业技术工作人员在疾病防治工作和学术活动过程中形成的,能动态、真实地反映本人专业知识水平、业务技术水平、科研能力等发展状况的信息[1]。做好专业技术人员业务档案管理工作不仅能够为个人评聘专业技术职务、疾控机构选拔优秀专业技术人才提供重要依据,还能为疾控机构质量管理体系的良好运行提供保障,在疾病控制工作中具有重要的意义。现通过对专业技术人员业务档案工作的梳理,结合查阅相关资料,分析了专业技术人员业务档案管理工作中的难点问题,并以此提出相应的思路与对策。

1专业技术人员业务档案管理工作概述

1.1专业技术人员业务档案管理工作的内涵

专业技术人员业务档案是人事档案的延续与补充,凡不属于文书档案,确属反映专业技术人员业务活动的材料,都应归入专业技术人员业务档案的范围,具体主要包括:个人基本情况;学历学位证书;培训、进修结业证书;执业证书、专业技术资格证书、聘书;质量控制关键岗、重点岗任职批文;专业技术人员继续教育证书与学分登记表;高层次人才证书以及各类学术组任职批文或证书;论文、论著、科研成果等。专业技术人员业务档案管理工作是对以上档案材料的收集、整理、保管和提供利用的整个流程。其有效开展有以下优点:①能为充分利用现有人才资源提供有说服力的、快速的、完整的资料;②能够督促和促进专业技术人员提高理论知识和业务水平,为疾控机构全面、准确、多方位培养各类专业技术人员提供明确的目标[2];③有利于促进疾控机构质量管理体系建设,满足社会需求和实验室认证认可工作要求。

1.2专业技术人员业务档案管理工作的特点

专业技术人员业务档案具有专业性、广泛性、连续性、真实性、保密性等特点,使得其管理工作具有一些与其它档案管理工作不同的地方:①工作内容的协调性。这是由专业技术人员业务档案材料的专业性、广泛性决定的。专业技术人员业务档案的收集必须是以在业务活动中自然形成的文件材料为前提,材料的来源广泛而且分散,它并不是仅仅产生某一个单位或部门,而是产生于与业务活动相关的所有单位或部门,因此仅靠档案管理部门收集资料是远远不够的。②工作效率的及时性。这是由专业技术工作的阶段性决定的。专业技术人员从事的科研课题研究、进修学习培训都是发生于某段时间,短则几天,长则几个月、几年。从事科研工作的团队往往都是临时性的、来自不同的单位与部门,工作结束后,人员也就自然解散。因此,档案管理工作对效率有较高的要求,如果档案工作者未能对其相关材料进行及时有效地收集整理,就会增大后期档案收集的难度,甚至导致档案材料的损坏或散失[3]。

2专业技术档案管理工作的难点

鉴于专业技术人员业务档案管理工作的特点,原有的人事档案管理工作方法在一定程度上并不完全适用,在具体工作中难免遇到一些困难。

2.1组织管理上,如何落实参与机制

疾控机构的工作内容集各项专业工作、科研探索、卫生管理为一体,相互渗透、相互融合,疾控机构的专业人员技术人员业务档案都是以个人为单位进行,而每个人过往的业务经历都是各不相同的,内容也是多方面的,因此资料收集过程也是多个环节共同作用的。虽然很多疾控机构都制定了专业技术人员业务档案管理办法,并以文件形式下发以至各部门,并将专业技术人员业务档案管理纳入中心整体质量管理系统之中,明确规定了相关部门和个人有义务向人事处及时提供技术档案归档资料。然而在实际中,该机制的落实情况并不乐观。一种情况是,很多单位原先都没有规范地归档,档案处于一种零散、存入无序的状态,查阅不方便,无专人负责,即便有专人管理,平时也无人过问和查阅,一般都是专业人员要晋升职称或进行某项工作检查、评审时才突击与相关部门和个人联系,进行收集和整理。另一种情况是专业技术人员不相信档案管理部门,认为自已保管更安全,尤其是一些论文、著作等涉及个人重大荣誉的东西,不愿意上交保管[4~10]。

2.2档案收集上,如何保证完整性和真实性

随着专业技术人员的职称晋升、、进修学习等,其业务档案资料也在不断更新当中,受3个方面的因素影响,档案资料的完整性真实性待改善。①在资料收集方面,由于内容繁多,其中专业年度考核、晋升考评等通过组织审查鉴定的文件材料容易收集,但有相当一部分材料,如各类学习进修情况、各类刊物发表的论文、论著、科研情况记录等,这些需要专业技术人员个人平时积累的材料收集较为困难。②由于部分档案管理人员业务知识欠缺,在工作上墨守成规,没有积极性,坐等材料上门,对上交的材料不严格审核,以至所收集的材料不完整,不真实。③专业技术人员业务档案保管条件简陋,恒温恒湿难以保障,管理人员变动频繁,交接过程中存在疏漏等原因,也会造成档案材料的损坏和遗失。

2.3档案利用上,如何运用现代化的管理方法

要想实现对专业技术人员业务档案的最优化利用,应用现代化的档案管理方法非常必要。目前疾控机构专业技术档案仍沿用传统的繁琐、纸质、单一的管理模式,难以对专业技术人员业务档案信息进行有效分析。

3专业技术人员业务档案管理工作的对策

3.1完善信息收集制度,改进工作方式方法

①按照归口管理的原则,建立一套完整的档案信息收集管理制度,确定所收集信息的内容、时间截点、数据格式,并在制度中明确各类信息的负责部门,明确各部门的职责与工作分工,使各种信息能够准确及时的由各个负责部门完整的收集整理。②加大对专业技术人员业务档案重要性的宣传力度,加深专业技术人员对建档的认识和理解,使职工理解自己既是本单位专业技术人员业务档案的形成者,又是档案的利用者。只有职工的档案意识提高了,才能与档案员密切配合,按质按量完成归档工作。③利用日常工作进行收集。从新进的大、中专以上毕业生入单位时就要求将其个人简历、学历学位证书,英语等级证书等有关资料上交,建档。定期向业务科室发放收集技术档案的通知,在收集的同时,切实做好入档登记制度。④围绕中心工作收集。首先利用个人专业技术职称评聘工作进行收集,其次是通过专业技术人员核工作收集年终个人总结。⑤要利用质量管理机制促进档案的收集。认真落实质量控制体系细则,从明确各级的职责入手,将专业技术人员业务档案纳入中心的质量管理制度之中,纳入到科室职责范围和有关人员岗位职责之中,纳入到质量控制考核工作之中[11]。

3.2建立科学的档案编排方案和管理原则

①建立科学又切合本单位实际的分类方案,以人建档,组卷采取一人一卷及盒装形式,编排先按职称从高到低,后按姓氏分类排列。②为了避免和人事档案冲突,凡属人事档案归档材料,如证书、聘书等,应以复印件入档。③对所有专业技术材料进行分类后,按时间顺序排列。每卷有卷内目录,每份材料标有目录顺序号。④专业技术人员业务档案保管期限为50年,档案存放于综合档案室,由档案室统一调用。⑤对调出或调入人员,原单位应将专业技术人员业务档案转至新单位,避免因档案转移还是及时产生“有档无人,有人无档”现象,防止编造、篡改档案等行为[12]。

3.3利用信息化的手段,加强专业技术档案的开发与利用

档案专业技术工作总结篇7

一、资料和方法

1.研究对象

随机选取某二甲医院2010年-2015年50份科研档案的管理情况进行调查,设计评价表,并进行数据分析。对科研准备阶段、研究试验阶段、总结阶段等3个阶段共13个项目进行评价,每一个项目分为3个满意程度,分别为:“好”、“一般”、“差”。

2.方法

根据科研档案管理的要求,对选取的科研档案进行13个项目定性评价,所有数据经过统一收集、整理后,进行满意度分析,计数资料以百分率表示。

二、结果

1.科研准备阶段档案管理的评价情况

科研准备阶段评价满意程度为“好”的共216项,占比86.4%,评价满意程度为“一般”的共30项,占比12%,评价满意程度为“差”的共4项,占比1.6%(见表1)。

2.研究试验阶段档案管理的评价情况

研究试验阶段评价满意程度为“好”的共118项,占比59%,评价满意程度为“一般”的共56项,占比28%,评价满意程度为“差”的共26项,占比13%(见表2)。

3.总结阶段档案管理的评价情况

总结阶段评价满意程度为“好”的共127项,占比63.5%,评价满意程度为“一般”的共47项,占比23.5%,评价满意程度为“差”的共26项,占比13%(见表3)。

4.整体评价情况

根据调查结果可见,评价满意程度为“好”的共461项,占比70.92%;评价满意程度为“一般”的共133项,占比20.46%;评价满意程度为“差”的共56项,占比8.62%。被调查医院在科研档案管理方面主要情况如下:第一,科研档案的准备阶段和总结阶段管理情况良好,而研究试验阶段则整体管理情况则有待加强。第二,科研准备阶段中,开题报告与课题调研论证材料管理方面仍有欠缺。第三,总结阶段中,研究报告、论文专著材料管理情况不理想,有待进一步加强。

三、讨论

1.医院科研档案的重要性

医院科研档案包含了大量的科研成果、专利、版权等信息,是医院重要的无形资产,是医院科研开发水平和技术实力的具体体现:第一,医院科研档案是反映医院科研活动的系统史料,是医学科学研究的基础和条件。利用医院科研档案有助于医院科研创新过程中充分学习、借鉴已有的研究成果,避免发生重复性劳动,提高科研效率,推动更高层次科研成果的产生。第二,医院科研档案是开展科技交流的重要工具。医学科学的发展是一个渐进的过程,发展就得有继承,更要合作。随着医院的不断发展,医院对外技术交流不断扩大,如开展学术交流、合作研制技术项目等,这些都离不开记载了众多医学科学研究信息的科研档案。第三,医院科研档案是一种无形的财富,是知识形态的生产力。医院科研档案可以说是潜在的、知识形态的生产力,蕴含着很高的经济价值。通过科研档案的科学利用,把科学技术转化为生产力,让科研档案这一无形资产的作用得以充分发挥,可提高医院医疗水平,增强医院整体实力和市场竞争力。

2.基层医院科研档案管理中存在的主要问题

医院科研档案与其他门类档案存在一些不同特征。具体来说,一是学科突出,专业性强。在医院科研中,科研工作是分专业进行的。科研档案按各自的专业自然形成,科研档案的分类,体现出专业特征。二是专题突出,成套性强。医院科研的专题性强,每一个专题都是一个完整的科研过程,所形成的档案也相应以专题突出。三是档案形成的时间跨度大,周期长。通常,档案形成的周期取决于科研周期。医学科研相当复杂,研究周期往往很长,这决定了医院科研档案的形成也是一个长期、漫长的过程。四是保密性强,医院科研许多项目都需要保密,多于非涉密科研项目,一般也对相关人员赋予了不能随意泄露的义务。

在基层医院,科研档案管理普遍存在以下几方面的问题:一是对科研档案管理工作重要性的认识欠缺,未予足够重视,缺乏激励机制;二是管理人员业务水平有限或人数不足,难以承担起科研档案管理庞大的工作量;三是涉及部门较多,职责不清等。

3.基层医院科研档案管理中的对策

针对基层医院科研档案管理存在的问题,本文根据近年来相关部门对本院的检查反馈以及实际工作开展总结的经验,提出以下几点对策:

第一,强化对科研档案重要性的思想认识。首先要从领导层面予以足够的思想重视,要充分认识到科研档案管理的重要性,这是基层医院做好科研档案管理的重要前提。

第二,提高管理人员的科研档案管理的工作能力。现阶段,基层医院档案管理人员负责的主要工作仍停留于大事记、招投标资料、会议纪要等文件材料的整理归档,对于科研档案的管理仍缺乏经验,缺乏基本的业务能力,因此,应派出档案管理人员参加专业培训班,加强业务能力的培训,这是保证基层医院科研档案管理工作顺利开展的基本条件。

第三,明确划分各相关部门职责,加强档案文件材料的收集。基层医院科研管理的归口部门主要是医务科(科教科),还可能涉及人事科、财务科等科室,容易导致职责不清,档案管理人员难以开展科研档案管理工作,对此,必须针对做好科研档案管理工作,明确各相关科室的职责,理清各种关系,从制度上保证科研档案管理工作的实施。

第四,启动科研档案管理的信息化建设。 受限制于基础设施的投入,包括硬件和软件,基层医院档案管理手段仍处于较落后水平,工作量大,程序复杂,如能加大投入建设档案管理信息系统,能很大程度上推动科研档案管理工作的开展。当然,医院档案信息化建设涵盖数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理等。这就要求档案管理人员既要掌握基础的档案学理论,还要掌握计算机技术、网络技术和操作技能,能熟练运用信息工具。

档案专业技术工作总结篇8

关键词:环境监测部门 专业技术档案 管理

中图分类号:X83 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017)03(c)-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

(Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center, Shenyang Liaoning, 110161, China)

Abstract: In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation, specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper, the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives, and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems, that is, the scope of archiving, standardizing the collection, collation and filing of documents, and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words: Environmental monitoring department; Specialized Technical Archives; Administration

《实验室资质认定评审准则》明确要求,“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技g人员和管理人员”“实验室保存人员的资格、技能和经历等档案”。为了符合实验室评审要求,提高环境监测的管理水平,笔者单位于2003年建立了环境监测人员专业技术档案。专业技术档案基本满足了监测工作的需要,在实验室认可和计量认证评审考核、监督检查、执法、验收监测等工作中发挥了重要作用。为了进一步提高档案管理水平,充分发挥档案的价值,必须加强专业技术档案的管理。

1 专业技术档案管理现状

1.1 档案意识不强,领导重视不够

从2003至今,专业技术档案管理工作一直是由办公室负责管理。由于领导重视不够,管理人员频繁更换,先后有6位同志负责专业技术档案的管理工作,其中5名同志是兼职。由于他们不懂档案专业知识、没有管理经验,档案工作缺乏有效的管理,致使专业技术档案管理工作不规范。在每年收集、整理专业技术档案过程中,部分同志档案意识不强,不愿积极主动地配合工作,不认真整理个人专业技术档案。

1.2 案卷整理不规范,档案管理水平落后

专业技术档案是人事档案的一部分,是对人事档案的补充和完善。在实际工作中存在档案收集难、卷内材料没有系统鉴别和整理、案卷质量不规范等问题。部分同志对专业技术档案的作用缺乏认识和重视,不及时归档、归档材料不齐全、内容不完整、分类不准确、各类别之间无标识、无页码、无卷内目录、材料排列混乱、装订不整齐、未填写备考表等问题。档案工作缺乏监督检查,档案管理工作有待提高。

1.3 档案利用率低,档案信息化建设滞后

档案管理人员服务观念守旧,服务手段落后,缺乏主动服务意识,档案利用率低。每年借阅专业技术档案的人较少,利用档案的目的主要是工作查考,如实验室认可和计量认证检查工作、执法监测等工作,而真正查阅用于人才选拔、职称评聘、评先评优等档案材料几乎没有。由于利用档案的人数少,档案管理人员缺乏创新服务意识,只重视材料的收集、整理、立卷工作,疏于档案的开发利用及信息化建设,致使档案的作用和价值未充分发挥出来。

2 加强专业技术档案管理的工作思路

2.1 制定专业技术档案归档范围,确保案卷齐全、完整

(1)建档范围。凡从事环境监测工作的管理人员和专业技术人员都要建立专业技术档案,包括干部和从事监测工作的工人。

(2)归档范围。根据实际工作情况,专业技术档案文件材料大致可分为11类。

第一类,履历材料:干部简历表、干部履历表等。

第二类,学历材料:学历证书、学位证书、结业证书、继续教育证书等。

第三类,专业技术材料:专业技术职务任职资格申报表、推荐表、评定表、资格证书、外语考试合格证、专业技术职务聘任文件等材料。

第四类,科技成果材料:课题技术报告、课题鉴定材料、科研成果登记表、课题成果验收证书、课题获奖证书、专利证书等材料;

第五类,材料:发表学术论文、论著、书籍及获奖论文证书等材料。

第六类,年度考核材料:专业技术年度考核评价表、年度个人总结、述职报告等材料。

第七类,奖惩材料:各种先进人物登记表、先进事迹表彰、嘉奖、通报表扬及荣誉称号等材料。纪检、监察等部门工作中形成的有关个人检查、受处分方面材料。

第八类,任免材料:干部人事任免文件、关键岗位任命文件、授权文件等材料。

第九类,人员能力确认材料:培训证书、持证上岗资格证书、国内(国外)学习鉴定材料、培训资料、培训报告、研修报告等材料。

第十类,人员监督记录材料:质量监督员在日常工作的各项监督检查记录。

第十一类,其他材料:职务竞聘演讲材料、演讲比赛材料等。

2.2 加强专业技术档案的收集、整理、立卷工作,保证档案的规范化管理

档案人员在日常工作中要做好档案的宣传、培训工作,各科室和专业技术人员要重视档案工作,要认真配合档案人员做好档案材料的收集、补充工作,确保专业技术档案的内容不断更新、完善。

2.2.1 专业技术档案的收集

根据专业技术档案的特点和来源渠道,主要采取以下两种收集方法。

(1)集中收集。

围绕单位的例行工作进行集中收集。根据单位工作安排,办公室等部门每年都在固定时间开展专业技术职称评聘、评先进评优秀、年度专业技术考核、年度工作总结等工作,人事劳资部门和专业技术人员负责收集上述档案材料。人事劳资部门需对档案材料真实性、完整性进行认真审核,合格后在材料上加盖公章,专业技术人员负责将材料移交档案室归档。

(2)随时收集。

针对某项工作任务和活动进行随时收集。为了及时补充档案材料,凡已结束的工作任务随时收集随时归档。如课题结题材料、培训证书、持证上岗考核证书、出差报告、干部任免文件、奖惩文件、新进人员档案等材料。专业技术人员、人事劳资部门和相关部门负责档案材料的收集,档案材料需经相关部门审核确认,加盖公章后,由专业技术人员移交档案室归档。

2.2.2 专业技术档案的整理

专业技术档案参照《干部档案整理工作细则》进行整理,实行一人一档,集中统一管理。档案人员协助专业技术人员将收集齐全的材料进行分类、排序、编目、装订,文件材料经过系统整理后立卷归档。具体整理方法如下。

(1)卷内文件的排序。

卷内文件材料要按类别进行排序。每一类中的档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。新补充的材料要根据材料内容放入相应的类别后排列。

(2)类号和页码的编写。

卷内文件材料排列好后,应在每份材料的右上角编写类号和顺序号,如第三类第一份文件在材料右上角写三-1。每份材料的右下角编写页数,以件为单位编写页数。

(3)卷内目录的编写。

文件材料整理好后,要对每类文件材料编制卷内目录,放在卷首方便查找。卷内目录包括:类号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等栏目。

(4)案卷号的编写。

为了迅速、准确地查找档案,要对专业技术档案案卷进行科学的排列和编号。根据单位的实际情况,按内设机构、职称排序。按单位内设机构排列,将同一部门的专业技术档案,按其职称由高到低进行排列。

2.3 开展专业技术档案数字化建设,加大档案的开发与利用

为了适应环境监测工作的需要,更好地开发利用专业技术档案,运用网络版档案管理软件,建立专业技术档案数字化信息库。兼职档案员可利用扫描仪、数码相机等设备将纸质档案进行数字化加工,形成电子档案,录入档案管理系统中,实现专业技术档案网络化、动态化管理。

专业技术档案能够全面、翔实地记录一个人的德、能、勤、绩等信息,档案人员要充分发挥专业技术档案的价值和作用,要利用专业技术档案信息资源,积极开展档案编研工作,如论文汇编、科研课题汇编、花名缘缺嘌泄ぷ鳎积极主动地为领导决策以及监测工作提供服务,为选拔人才、培养人才、职称评聘、评先评优及实验室认可评审等工作提供依据、凭证和参考。

当前,中央决定对省级以下环保监测机构实行垂直管理。各级监测部门应充分认识环境监测工作的重要性,要以此次机构改革为契机,加强专业技术档案的管理,加大档案宣传力度,增强职工的档案意识,各部门要积极配合档案人员做好专业技术档案的收集、整理工作,为环境监测系统人才队伍建设提供服务。

3 结语

随着环境保护工作的深入发展,环境监测队伍在不断地发展壮大。由于环境监测工作涉及多领域、多学科,各个专业的环境监测人员众多,管理好、利用好专业技术人员的档案尤为重要。档案人员要更新档案管理模式,创新服务观念,努力提高专业技术档案管理水平,在监测工作多为专业技术人员提供优质服务,让每一位专业技术人员充分发挥自己的优势和潜力。

参考文献

[1] 宋炳政.检测机构人员技术档案管理的实践[J].兰台世界,2016(S1):128.

[2] 刘蓓,王笑玲,谢萍,等.试论预防医学专业技术人员业务档案的收集和管理[J].实用预防医学,2007,14(2):575-576.

推荐期刊