关键词： 文档；电子档案；模式；管理
中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。
1文档一体化模式下电子档案管理步骤
档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：
1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。
1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。
1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。
1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。
2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。
2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。
2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。
2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。
2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。
参考文献：
[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.
[2]李爽．信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横，2011，（5）：45-46.
关键词：文档一体化；档案管理；运用
文档一体化简单的说就是将档案与文档依照相应的模式结合起来共同管理，这对解决海量电子文件信息资源管理问题具有积极的作用。目前我国的档案管理工作还未完全实现文档一体化，但是某些局部环节已经依照此种方式进行管理，效果非常好。
1 当前文档一体化的发展概述
现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。
由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。
2 文档一体化在档案管理中的运用
2.1 文档一体化的系统架构
文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：
第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。
第二，持久佣TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。
第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。
第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。
2.2 文档一体化的实现模型
应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。
2.3 文档一体化的储存平台
因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：
第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。
2.4 文档一体化的安全
为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。
3 结语
综上所述，可知随着技术以及档案管理理论的发展，文档一体化定会在档案管理中发光发采。现如今，我国正应用TRIP数据库来解决文档一体化存在的问题，这对实现档案管理中完全应用文档一体化有着积极的作用。
参考文献
[1] 杨要科，杨艳. 文档一体化中电子文件的存储研究[J]. 兰台世界. 2014（23）
[2] 杨茜茜. 数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J]. 档案学通讯. 2014（02）
[3] 高艳霞，张慎武. 电子档案的非结构化存储方案浅议[J]. 兰台世界. 2012（02）
1 当前文档一体化的发展概述
现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。
由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。
2 文档一体化在档案管理中的运用
2.1 文档一体化的系统架构
文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：
第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。
第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。
第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。
第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。
2.2 文档一体化的实现模型
应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。
2.3 文档一体化的储存平台
因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：
第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。
2.4 文档一体化的安全
为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。
文件生命周期理论认为，档案由文件转化而来，是文件中的特殊部分;文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件是文件管理的物质对象，它与档案的密切关系说明了文件管理与档案管理存在必然的内在关系，即文件管理是档案管理的前期工程、起始工程;档案管理是文件管理的继续和发展。文件管理的质量将直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆馆藏的质量保证。由此可见，把文件、档案管理看成一个统一的系统工程，即实现文档一体化管理，从整体上组织控制文件、档案信息，既可加强档案部门对文件管理的超前控制，又能保证入馆质量，减少重复劳动，节约人力、财力、物力。毫无疑问，以文件生命周期理论为指导所提出的文档一体化管理是科学的、合理的。然而在实际工作中，文档一体化思想并没有得到充分体现，存在将文件、档案分别对待的情况。
二、实现文件档案一体化管理的关键
文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。
(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关
电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。
(二)电子文件需要预先的档案干预
电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。
三、结论
【关键词】机关；文件与档案；一体化管理
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01
文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。
一、当前机关文件与档案管理存在的问题
1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。
2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。
3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。
二、机关实施文档一体化管理的必要性
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。
三、机关实施文档一体化管理应注意的问题
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。
1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。
2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。
3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。
4、打造文件与档案运作的“平台”。目前一般的机关文书管理和档案管理还是各自独立管理软件，文书处理使用OA办公自动化系统，档案管理使用单机板管理软件。要实现文件与档案的一体化管理，关键是要强大功能的软件作支撑。如有一套完整的功能强大的软件，从文书处理过程就直接按照档案分类表进行分类、归位，次年初纸制文件和电子文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，能真正达到“文档一体化”管理。
关键词：文书档案；管理；一体化；措施
一、文书档案管理一体化中存在的问题
（一）管理思想上存在的问题
现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。
（二）实践理论上存在的问题
现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。
二、文书档案管理一体化的对策
将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。
（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者
文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。
（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移
文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。
（三）强化制度建设实现全过程管理
为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。
（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理
为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用
（五）通过档案业务来促进文书处理工作
通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。
（六）优化队伍结构满足人文需求
为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。
参考文献：
[1]赵艳萍.如何加强文书工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2008（11）：28-29.
[2]陈瑞珠.高校人事档案和文书档案管理一体化管理的构想[J].福建商业高等专科学校学报，2009（03）：59-61.
一、文件生命周期理论相关概念的简要评述
首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。
关键词：图书 档案 一体化 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0051-01
一、前言
进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。
二、图书档案一体化管理的必要性
1.顺应时展
在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。
2.实现优势互补
图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。
3.实现资源共享
图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。
4.知识经济发展
进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。
三、实现图书档案一体化管理的实施措施
1.健全管理体制
就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。
2.加强人才培养
实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍，这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂，一体化管理并不是简单的将二者相结合，而是需要在今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时，由于互联网技术自身的特性，利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒，形成无时间、空间限制的虚拟世界，使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享，实现实时。因此，进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养，努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍，从而实现图书档案管理的一体化发展。
四、结束语
进行图书档案一体化管理是信息社会发展的必然趋势，随着科学技术的不断进步，未来的管理模式一定朝着更加科学、更加便捷的方向发展。因此，进行一体化管理实现资源、知识的全面共享，不仅打破了不同学科之间的壁垒，而且实现了不同空间、不同时间之间的交流互动。
参考文献
[1]卢静怡，刘丹阳.图书档案的一体化管理方法分析[J].科研，2017（1）.
[2]宋文婷.浅谈对提高档案管理工作的建议[J].科研，2017（3）.
[3]张建铭，王春晓.基于文档一体化的数字化档案室建设探索[J].兰台世界，2017（4）.
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