[关键词] 人事档案 滞留档案 档案管理 学生档案
在计划经济体制下，毕业生由国家统包统配，毕业时一次性全部离校，毕业生档案一贯遵循档随人走的原则。然而随着招生就业制度的改革和新形势的发展，特别是人事制度改革和大学生就业观念的变化。加之2002年国家教育部、人事部等联合出台规定，将毕业生的择业期延长为两年，两年内学校可代管其户口和档案。随之，学生滞留档案逐年大量增加，这种现象逐渐引起了众多高等院校档案管理人员和管理部门的注意，但这方面的研究开展得还很不充分。在高校学生档案管理的实践基础上，本文就此问题作以简单的探讨。
学生滞留档案的概念和特点
所谓高校学生滞留档案，是指学生离校后其档案没及时随本人到所就业单位、人才机构、原籍归口部门保管，存放在其就读学校两年以上的，保管权限不归学校而又遗留在学校的学生档案。学生滞留档案一般具有以下特点：
1.滞留时间长。此类档案往往长达两年之久，有甚者20年无人问津，更谈不上开发利用。
2.滞留数量多。此类档案随着用人政策灵活性以及毕业生数量扩大而不断增加。
3.滞留原因复杂。这类档案产生往往具有较一般档案更为复杂的原因和背景。
学生档案滞留形成的原因
从1999年开始，我国高等院校连年扩招，致使高校毕业生规模持续大幅度增长。高校毕业生从1998年的66万，到2011年的640万，十来年增幅近10倍。因此就业难的现象也不期而至，如此必然会导致大批学生档案滞留在其就读学校。其主要原因有以下几种：
1.由于招生就业制度的改革和新形势的发展，以及人事制度的改革和大学生就业观念的变化。大部分学生选择延期就业，学校只能将其档案保留在学校。
2.用人单位为降低用人成本，只签劳动协议不解决档案及户口问题，学生又弃之不理，致使其档案滞留学校。
3.机要局对机要的寄发规定导致部分档案滞留或退回学校。
4.学生档案意识薄弱、档案知识缺乏，形成了“档案无用论”的观念，毕业时不正常办理档案离校手续，使其滞留校。
5.档案机构制度不够健全，工作不规范，管理过程差别较大，加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同，档案归属不明确，造成部分毕业生档案暂留学校。
6.为了缓解就业压力，“考研族”越来越多，大批毕业生就业后又辞职考研，其档案被退回就读学校。
7.出国留学生大量出现，其档案也会滞留于原就读学校。
8.被退学的学生在离校时，不办理档案离校手续，档案滞留于学校。
9.学生录取了但未报到形成了部分滞留档案。
10.学生在上学期间死亡，其档案无人办理，档案滞留在校。
高校学生滞留档案管理中存在的问题
毕业生档案虽然是人生工作中一项相当重要的内容，但是由于上述缘由，使越来越多的毕业生档案滞留在其就读高校，其管理已经成为高校学生档案管理工作中的不可忽视重要内容之一。同时它给学生档案管理工作带来许多不便，从而一定程度上影响了学生档案的管理和利用。其问题主要表现在以下几个方面：
1.加大了人事档案的库存量。许多高校自1999年以来，学校不断扩大招生规模，学生人数大量增加，档案数量自然不断增加，但是档案库房面积不变，致使学生档案借地存放。毕业生滞留档案也只能借地存放。
2.加大了档案管理人员的工作量。1998年以前普通二本高校在校学生不超过6千人，1999年扩招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滞留档案也在不断地增加，无形中加大了管理人员的工作量。
3.影响了主要工作。学生档案的管理虽然都是兼职管理，但是在这块工作中管理人员却要付出大量的时间和精力，这些时间主要用在滞留档案的管理中，管理人员每年都要对学生滞留档案进行仔细认真管理，并负责再次寄发。因此管理人员整天忙于学生滞留档案问题的查询、办理之中，这势必会影响她的主要工作。
4.档案教育宣传力度不够。学校对毕业生有关档案重要性的教育、宣传不够。
5.管理不规范。目前，我国还没有成文的高校学生档案管理办法及规定，学校档案管理人员一般是参照中组部规定的人事档案管理办法来管理高校学生档案，对学生滞留档案基本上作为正常档案管理中的例外情况看待，因此滞留档案就处于四无阶段，即无专门管理人员，无专门管理空间，无专门管理制度，无专门管理机构。
学生滞留档案管理的思考
我国“档案法”明确规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，《高等学校档案管理办法》也强调各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中，从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围，2008教育部的《高等学校档案管理办法》第27号令中，把学生档案列入高校档案归档范畴，体现了高校档案工作的重要性和社会性。而学生滞留档案的增多，势必会影响到学校档案的正常管理工作。减少滞留档案是许多院校的迫切要求，除了宣传工作和管理工作要跟上改革的要求，还要采取一些更有效的措施。面对学生档案滞留问题的现状，笔者认为：
1.管理人员应深入学习贯彻《档案法》，制订高校学生档案管理办法，以加强高校学生档案管理工作。
2.以宣传为导向，增强高校师生档案意识。通过宣传教育，提高师生对档案重要性的认识，增强学生的档案意识，并且了解档案在转递过程中的一些注意事项，及时查询落实自己档案去向，有问题及时与学校联系。
3.增加存放设备，增加管理人员，要有相对稳定的学生档案管理人员。
4.对于正常毕业的学生滞留档案，档案管理部门可通过学生老师，联系到学生本人来解决此类档案。
5.对于非正常毕业的学生的滞留档案，如中途退学、开除等，办理离校手续时不要忘记办理档案转移手续。
6.妥善保存机要转递单和档案转递回执，以便查询。
7.档案管理部门要建立毕业生滞留档案检索工具。在毕业生档案管理中，必须既要有全面的各种信息，又要能迅速而方便的进行查询。
8.学校对毕业生遗留档案还可根据不同滞留原因收取相应的保管费。这样可促使学生及早提取、索取自己的档案，减少毕业生档案的滞留数。
我校在高校学生档案管理方面做了大量工作，特别是毕业生滞留档案的管理方面作了许多探讨和研究，并从实践工作中取得了许多有效的管理经验。在管理滞留档案我们严格按照国家、省教育厅以及学校的相关规定，结合我们的工作经验，参照上述思考，对我校学生滞留档案进行了有效的管理，并取得了良好的效果。
参考文献：
[1]王庆玉.大学生档案管理工作刍议[J].陕西档案，1999（增刊）.
[2]王广昌.试论高校学生档案管理[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），1997.6.
一、来华留学生档案的内容
从档案载体来看，来华留学生档案包括纸质档案和电子档案。其中纸质档案主要包括入学申请表、身份证件（护照）复印件、外国来华人员来华签证申请表（JW202表）、汉语水平考试（HSK）成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料等。电子档案主要是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学生的基本信息、分班信息、证照信息、住宿信息、奖惩信息、奖学金信息、保险信息、健康信息、选课信息、活动信息、突发事件、离校信息等数据库信息。［3］
从形成主体来看，来华留学生档案包括教育及相关部门形成的档案和留学生形成的档案。前者包括教育部门在招生、教学、管理等活动中形成的档案；后者包括留学生在学习、工作、生活中形成的学籍档案、实习档案、健康档案等等。
从学习阶段来看，来华留学生档案包括入学申请、在校学习、毕业离校三个阶段的档案。入学申请阶段的档案包括外国留学人员来华签证申请表（JW202表）、入学申请材料、录取通知书、护照复印件、签证复印件、留学生的居住信息和联系方式、健康证明材料、居留许可复印件。在校学习阶段的档案包括进修生的课程设置资料、教学安排资料、考试成绩、学习证明、学历生的培养方案、必修和选修课的具体信息以及相应的学分、学历和学位证书复印件，以及在校学习、生活期间形成的其它的材料，如获奖证书、参加某项活动后的证书、纪念品等。［4］留学生毕业档案包括毕业生就业档案、留学生校友档案等等。
二、来华留学生档案的作用
1.对留学生个人的作用。来华留学生档案是留学生在高校学习、生活、工作的最原始记录，可以起到证明其学习经历的作用。对于留学生个人来说，在其毕业离校后，无论是继续求学深造或者求职，其档案都会成为证明其资历的重要凭证。查询和认证是目前留学生档案最为频繁的一种利用方式。留学生在校表现、成绩查询、学位认证都需要通过档案这种原始的真实记录来完成。［5］
2.对高等学校的作用。一是提高留学生管理水平，通过及时收集、整理留学生档案，有利于全面掌握留学生的学习、生活和居留情况，根据留学生个人情况因材施教，实现人性化和科学化的管理。二是通过对留学生毕业档案、校友档案的管理，了解离校留学生的动态。通过建立来华留学生毕业生就业状况档案，了解毕业生就业状况，一方面能够完整地了解毕业生走向社会的反馈情况，另一方面又能够为学校提供专业需求状况，及时修正人才培养工作的偏差，也为学校及时调整专业起导向作用。详细的留学生档案可以为高校在留学生教学、科研计划，师资、留管干部培训计划，招生计划以及学校制定短期目标、长期规划、地区留学生管理政策、国际交流方面等提供有力的信息支持。［6］
3.对社会其他机构的作用。社会上其他机构也需要利用留学生档案，如驻外使馆、国外学校、公司经常通过电话、电子邮件要求确认某学生身份。［7］在经济全球化日益成为历史潮流的今天，国际交流合作在社会各领域凸显出越来越重要的作用。国际交流指标成为衡量全球化水平的重要指标之一，而外国来华留学生的规模及发展状况也成为国际交流指标的重要内容。因此，在各高等院校和相关单位的发展规划纲要中常常涉及外国来华留学生的数量、分类、国别等信息，来华留学生档案可以满足这一要求。［8］此外，这些档案也是进行其他研究的重要参考资料，如，研究留学生教育对输入国、输出国以及第三国经济发展的作用，就要以留学生档案作为重要资料。［9］
三、来华留学生档案管理的现状
1.留学生档案管理制度。我国早在1989年就颁布了6号令《普通高等学校档案管理办法》，但是该办法规定的外事类档案主要包括“学校有关人员出席国际学校会议（含在国内举办的），出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。”并没有明确提及留学生档案该如何管理。直到1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》，留学生档案才有一个专门的类目代号WS15，作为一级类目“外事档案”的第五个二级类目。2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》确定外事类档案包含“学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。在这些制度的指导下，我国的留学生档案管理工作开始走入正轨。
2.留学生档案管理机构。由于各高校留学生规模不同，每个学校都会根据各自的实际情况指定一些机构管理留学生档案。有的高校由专门的留学生部负责留学生的招生和所有管理工作；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生和主要管理工作，把学历教育的具体工作放到相应的院系；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生，教务处或留学生部负责教学等等。可以看出在有的学校，不同类型的留学生档案由不同部门形成和保管。于是留学生档案出现了多头管理的现象。
3.留学生档案保存与利用。从保存机构来看，大多数高校均规定整理后的留学生档案要移交综合档案馆（室）统一保存，而综合档案馆（室）需要监督、指导、检查相关部门作好留学生文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收留学生档案是否完整、准确和系统。从保存期限来看，很多高校比较谨慎，大部分档案都是永久保存。例如，广东商学院的留学生档案就分成9小类，除了3类材料长期保存外，其余全是永久保存：录取审批材料（永久）；学籍登记表、学籍卡片（永久）；留学生学籍管理规定（永久）；学习情况、成绩及评语（永久）；学生名册（永久）；留学生奖惩材料（永久）；教学计划、大纲、安排（长期）；学位论文及学位证书复印件（长期）；学生去向及有关材料（长期）。然而大多数学校没有制定出切实可行的提供利用的措施。这说明档案工作中普遍存在的“重保存、轻利用”的现象在留学生档案这一领域依然存在。
四、加强来华留学生档案管理的对策
1.完善来华留学生档案管理制度。首先，根据国家的相关制度，结合本单位的实际情况，制定切实可行的留学生档案管理制度；其次，建立留学生档案分类体系，明确归档范围。可以参照高等学校档案实体分类方法，在原有二级类目WS15下面增设三级类目，并在每个三级类目下面列出归档范围，这样既具体又简洁，在整理文件材料时，一目了然。例如江南大学就增设了四个WS15的三级类目，综合类、博士和硕士生材料、本科生材料、进修性材料。［10］再次，要建立相关部门之间的协调机制。由于多头管理的关系，留学生档案来源相对分散，涉及较多的部门，需要协调各形成机构之间的关系，包括留学生处、外事办公室、院系留学生管理办公室、教研室等相关部门。通过高校档案馆（室）统筹规划分工合作，实现留学生档案的全面、全程管理。
2.对相关工作人员进行培训。高校留学生档案管理工作的实际情况大都是由档案馆（室）进行业务指导，而由相关的职能部门进行档案的收集、整理工作，留学生毕业之后再将整理好的档案移交档案馆（室）。所以留学生档案工作的质量取决于具体业务部门的工作人员。而这些人员大多属于兼职行使档案管理的职责。因此，为了提高相关职能部门的档案意识和工作水平，需要对负责留学生档案管理工作的人员进行培训。
3.加强来华留学生电子档案管理。自从教育部2004年9月1日起在全国各省级教育行政部门、各接受来华留学生的高等学校正式启用“全国来华留学生管理信息系统”以来，越来越多的留学生档案将以电子档案的形式存在，这为网络环境下开展留学生档案的利用工作奠定了基础。该系统涵盖了来华留学工作中招生、教学、生活服务和管理、留华毕业生工作等四个基础环节，具备日常管理、教育质量评估、留学生数据库、留华毕业生档案、留学生数据统计等功能。为适应网络环境下档案信息管理、利用的需要，还有必要开展留学生纸质档案的数子化工作。在数字化过程中，需要制定著录标准，建立高素质的著录队伍，加强著录组织工作，提高著录质量。
参考文献：
［1］Dreher A，Poutvaara P.Foreign Students and MigrationtotheUnitedStates.WorldDevelop? ment.2011.39（8）.
［2］陆应飞.试论留管教师的基本素质.外国留学生工作研究2011（2）.
［3］王芳周允旭陈亮.浅谈外国来华留学生档案信息的管理和存放.科技天地2010（8）.
［4］李立冬.高校留学生档案工作刍议.外国留学生工作研究2010（2）.
［5］尹珊珊.外国留学生档案管理存在的问题及改进策略.产业与科技论坛2011（3）.
［6］刘哲郭宁.日本留学生档案数据的质量控制.黑龙江史志2010（22）.
［7］王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析.兰台世界2011（4）.
［8］黄廷义.做好留学生档案管理促进留学生教育发展.兰台世界2007（9）.
关键词：高校；留学生；学籍管理
中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。
一、外国留学生学籍材料的特点
外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：
1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。
2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。
3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。
4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。
二、外国留学生学籍档案管理现状
（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整
高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用
1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。
近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。
（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用
教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。
三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策
（一）全程管理，加强收集
收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。
（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围
针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。
（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用
目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。
（四）拓展外国留学生学籍档案的信息化管理，积极探索网络化服务
关键词：事业单位；档案信息化；人才建设
由于档案工作的特殊性，使得其信息化人才建设出现了“五难”（引进难、培训难、发展难、使用难、保留难）问题，严重制约着当前事业单位档案信息化建设的顺利开展。本文试图通过对事业单位档案工作信息化人才队伍现状的分析，查找原因，研究对策，找寻一条加快档案信息化人才建设的可行之路。
一、事业单位档案信息化人才队伍现状分析
目前，事业单位科室普遍设有档案专柜，配备专兼职档案管理员，机关设有档案职能科室，但是，现有人员属档案及相关专业科班出身的较少，有的只懂本专业，不懂档案业务；有的只懂软件，不懂硬件设备；有的只懂专业应用，不懂档案开发。总之，档案信息化人才的金字塔结构比例严重失衡。从人才现状来看，有些单位普遍存在着重使用轻培养现象，对人才建设缺乏长远打算和通盘考虑，致使人才发展的空间受限，人才保留工作也越加困难。
事业单位在档案信息化人才建设方面存在的这些问题，严重影响着信息化建设的发展，明显导致了四个不平衡：一是计算机装备与档案人员能力水平的不平衡，人的素质滞后于计算机档案信息开发水平；二是发达地区单位的人才水平与偏远地区人才水平的不平衡，发达地区好于偏远地区；三是领导干部的无纸化办公化水平与一般干部的无纸化办公化水平不平衡，一般干部好于领导干部；四是信息系统建设与使用上的不平衡，建设是高投入、高档次，网上档案管理系统建成后却用不好、管不好、用不长，致使一些新装备、新设备的功能开发及应用受限，造成极大浪费。
二、事业单位档案信息化人才建设目标和思路
1.信息化建设的领军人才是档案信息化建设的组织者和档案信息管理电子化的指挥者，主要负责档案信息化建设的顶层设计、档案宏观规划和建设管理、档案信息资源利用以及档案电子化运营和训练，其职能相当于企业的首席信息官（cio）。目前应由具备较高素养的政工领导或副职担任，条件成熟时，可设立专职人员。该类人才应精通档案要目，善于宏观谋划，具有较高的档案管理能力和信息技术应用能力，是典型的“指技合一”型人才。
2.档案信息系统的研发人才是档案信息化建设的核心人才，具有较高的档案信息专业水平和理论研究水平，具有较强的档案系统开发研制能力、组织协同能力和技术创新能力，了解档案信息技术的前沿知识，基本能够独立自主研发档案信息化网络、档案应用系统软件和开展档案课题研究等，对档案信息建设起着非常重要的支撑作用。
3.信息化建设的管理人才是档案信息化建设的骨干人才，具有较扎实的档案信息专业知识素养和较强的档案信息技术保障、档案技术攻关和辅助决策能力，熟悉档案业务和档案网络系统，掌握各种档案信息化装备的操作技能，主要负责档案信息化网络系统和档案信息设备防护、维护，具体监管档案网络攻击和档案的信息防御。
4.信息系统的应用人才是档案信息化建设的基础人才，这类人才既要精通本职工作，具有较高的专业知识，又能熟练进行档案系统操作和简单维护。
三、事业单位档案信息化人才队伍建设的切入亮点
第一，要多方聚才。引进人才，一步到位，效益最好。本着事业单位急需、才有所用的原则，不拘一格、大胆引进。既可以按计划从高等院校招收，也可以按需要从兄弟单位选调，特殊人才也可以从科研院聘用。特殊情况下，还可以本着不求所有、但求所用、不求所在、但求所有的原则，与相关单位建立协作关系，聘请客座教授或顾问，办引进人才为引进智力。
第二，要多方育才。事业单位档案在人才培养上应坚持长远规划，突出阶段重点，采取“五路并进”的方法抓好落实。
一是入校进修。入校进修可以集中时间、精力投入学习，有利于提高培训质量。对于一些档案管理和图书馆以及新兴的计算机信息技术专业学科，如档案系统分析与工程、计算机网络与档案工程网络等，可依托教学设备先进、师资力量雄厚的地方院校进行培训。
二是函授升级。函授学习尤其适合事业单位地处偏远地区单
档案管理人员学历晋升成才之需，是近年来较为普及的学习形式，今后要大力开展档案信息专业的函授教育。
三是岗位练兵，立足岗位成才、事业成才，大力开展丰富多彩的信息化岗位练兵活动，促使一大批档案信息化小专家、小能人就地成长，打牢事业单位档案信息化人才基础。
四是自学自考。要营造良好的学习氛围，引导档案管理人员把精力和时间投入到学习上来，积极参加档案职称考试、计算机等级考试，以提高档案信息素养，改善知识结构，适应工作需要。
五是课题施压。结合档案管理和工作需要，成立攻关小组，赋予课题任务，促使从业者在工作中成才，通过完善理论研究、眼睑系统开发、技术革新改造、基础设施建设等任务，培养造就一批事业单位档案信息化建设的领路人。
第三，要大胆用才。it产业流行一句话：“it产业无经验可鉴，惟有创新才能发展。”因此，事业单位档案在信息化人才的使用上要有胆量、有魄力、有新意。
一是要搭建档案信息化人才施展才华的舞台，激发其内在动力，挖掘其巨大潜力。
二是要启动超常规奖励机制，对在档案信息化建设中有突出贡献的人员，不仅光有精神上的奖励，更注重物质上的奖励，真正体现多劳多得的分配原则。
三是积极宣扬典型，正确引导人才竞争，打造和谐合作、相互关心、团结向上的人才群体。
关键词：事业单位；档案信息化；人才建设
由于档案工作的特殊性，使得其信息化人才建设出现了“五难”（引进难、培训难、发展难、使用难、保留难）问题，严重制约着当前事业单位档案信息化建设的顺利开展。本文试图通过对事业单位档案工作信息化人才队伍现状的分析，查找原因，研究对策，找寻一条加快档案信息化人才建设的可行之路。
一、事业单位档案信息化人才队伍现状分析
目前，事业单位科室普遍设有档案专柜，配备专兼职档案管理员，机关设有档案职能科室，但是，现有人员属档案及相关专业科班出身的较少，有的只懂本专业，不懂档案业务；有的只懂软件，不懂硬件设备；有的只懂专业应用，不懂档案开发。总之，档案信息化人才的金字塔结构比例严重失衡。从人才现状来看，有些单位普遍存在着重使用轻培养现象，对人才建设缺乏长远打算和通盘考虑，致使人才发展的空间受限，人才保留工作也越加困难。
事业单位在档案信息化人才建设方面存在的这些问题，严重影响着信息化建设的发展，明显导致了四个不平衡：一是计算机装备与档案人员能力水平的不平衡，人的素质滞后于计算机档案信息开发水平；二是发达地区单位的人才水平与偏远地区人才水平的不平衡，发达地区好于偏远地区；三是领导干部的无纸化办公化水平与一般干部的无纸化办公化水平不平衡，一般干部好于领导干部；四是信息系统建设与使用上的不平衡，建设是高投入、高档次，网上档案管理系统建成后却用不好、管不好、用不长，致使一些新装备、新设备的功能开发及应用受限，造成极大浪费。
二、事业单位档案信息化人才建设目标和思路
1.信息化建设的领军人才是档案信息化建设的组织者和档案信息管理电子化的指挥者，主要负责档案信息化建设的顶层设计、档案宏观规划和建设管理、档案信息资源利用以及档案电子化运营和训练，其职能相当于企业的首席信息官（CIO）。目前应由具备较高素养的政工领导或副职担任，条件成熟时，可设立专职人员。该类人才应精通档案要目，善于宏观谋划，具有较高的档案管理能力和信息技术应用能力，是典型的“指技合一”型人才。
2.档案信息系统的研发人才是档案信息化建设的核心人才，具有较高的档案信息专业水平和理论研究水平，具有较强的档案系统开发研制能力、组织协同能力和技术创新能力，了解档案信息技术的前沿知识，基本能够独立自主研发档案信息化网络、档案应用系统软件和开展档案课题研究等，对档案信息建设起着非常重要的支撑作用。
3.信息化建设的管理人才是档案信息化建设的骨干人才，具有较扎实的档案信息专业知识素养和较强的档案信息技术保障、档案技术攻关和辅助决策能力，熟悉档案业务和档案网络系统，掌握各种档案信息化装备的操作技能，主要负责档案信息化网络系统和档案信息设备防护、维护，具体监管档案网络攻击和档案的信息防御。
4.信息系统的应用人才是档案信息化建设的基础人才，这类人才既要精通本职工作，具有较高的专业知识，又能熟练进行档案系统操作和简单维护。
三、事业单位档案信息化人才队伍建设的切入亮点
第一，要多方聚才。引进人才，一步到位，效益最好。本着事业单位急需、才有所用的原则，不拘一格、大胆引进。既可以按计划从高等院校招收，也可以按需要从兄弟单位选调，特殊人才也可以从科研院聘用。特殊情况下，还可以本着不求所有、但求所用、不求所在、但求所有的原则，与相关单位建立协作关系，聘请客座教授或顾问，办引进人才为引进智力。
第二，要多方育才。事业单位档案在人才培养上应坚持长远规划，突出阶段重点，采取“五路并进”的方法抓好落实。
一是入校进修。入校进修可以集中时间、精力投入学习，有利于提高培训质量。对于一些档案管理和图书馆以及新兴的计算机信息技术专业学科，如档案系统分析与工程、计算机网络与档案工程网络等，可依托教学设备先进、师资力量雄厚的地方院校进行培训。
二是函授升级。函授学习尤其适合事业单位地处偏远地区单位档案管理人员学历晋升成才之需，是近年来较为普及的学习形式，今后要大力开展档案信息专业的函授教育。
三是岗位练兵，立足岗位成才、事业成才，大力开展丰富多彩的信息化岗位练兵活动，促使一大批档案信息化小专家、小能人就地成长，打牢事业单位档案信息化人才基础。
四是自学自考。要营造良好的学习氛围，引导档案管理人员把精力和时间投入到学习上来，积极参加档案职称考试、计算机等级考试，以提高档案信息素养，改善知识结构，适应工作需要。
五是课题施压。结合档案管理和工作需要，成立攻关小组，赋予课题任务，促使从业者在工作中成才，通过完善理论研究、眼睑系统开发、技术革新改造、基础设施建设等任务，培养造就一批事业单位档案信息化建设的领路人。
第三，要大胆用才。IT产业流行一句话：“IT产业无经验可鉴，惟有创新才能发展。”因此，事业单位档案在信息化人才的使用上要有胆量、有魄力、有新意。
一是要搭建档案信息化人才施展才华的舞台，激发其内在动力，挖掘其巨大潜力。
二是要启动超常规奖励机制，对在档案信息化建设中有突出贡献的人员，不仅光有精神上的奖励，更注重物质上的奖励，真正体现多劳多得的分配原则。
三是积极宣扬典型，正确引导人才竞争，打造和谐合作、相互关心、团结向上的人才群体。
答：所谓升学照顾，主要是录取分数和入学条件等方面的照顾。国务院侨办会同教育等有关部门制定了一系列照顾政策，主要有：
(1)归侨青年、归侨子女、华侨在国内的子女报考大专院校和中等专业学校，统考成绩达到当地规定的分数线的，可照顾录取。报考暨南大学和华侨大学的，统考总分略低于当地规定分数线的，可根据情况照顾录取。
(2)高考未被录取的归侨子女、华侨在国内的子女，如愿继续报考，可留原校补习一年。有条件的地方，侨办或侨联可举办归侨、侨眷子女补习班，教育部门在师资、教材等方面积极给予支持。
(3)归侨子女、华侨在国内的子女报考中学(包括重点中学)、职业学校的，应给予适当照顾。具体照顾办法由各地根据实际情况确定。
(4)归侨、归侨子女报考技工学校、电视大学、函授大学、夜大等，在相关学校不影响教育质最的前提下，对他们在录取标准上适当给予照顾。
(5)本着与内地学生一视同仁、适当照顾的原则，对华侨、台湾、港澳青年进入普通学校进行进修、插班、旁听学习给予适当照顾。
问：大连王小姐咨询出国留学后档案应存放在哪里?
答：根据中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。
1 高校遗留在校学生档案逐年增多的原因
（1）高校招生后放弃入学资格、入学后中途退学、毕业出国留学人数的逐年增多是造成高校遗留在校学生档案逐年增多的主要原因。
（2）毕业生离校时档案材料缺失或毕业答辩未通过等不能毕业的，该生的档案暂时不能转出。
（3）毕业生个人与用人单位签订的协议有试用期或用人单位等待正式编制暂时不能接收档案的，该生的个人档案暂时保存在学校，缓期转递。
（4）毕业生个人或用人单位毁约，该生档案退回学校保管。
（5）生源地非北京、上海等地的毕业生，分配到北京、上海等地工作需要落户指标，暂时没有指标落户的毕业生档案被退回到原学校保管。
2 高校离校生档案转递去向
《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证，也是接收单位接管学生个人档案的重要依据和凭证。根据报到单位的不同，档案转递方向亦有不同。
（1）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，并且获得进人指标的编制内人员，该毕业生的个人档案应当转递到该单位保管。
（2）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，但若该生暂时未获得进人指标，属于编制外的人员，则该毕业生的个人档案应转递到接收单位或企业委托的人才交流服务中心保管（待单位有了进人指标，有关方面组织社会公招考试，该生通过考试后，再将该生个人档案调入）。
（3）毕业生《报到证》上的报到单位是民企、私企、外企性质的单位，该毕业生的个人档案应转递到人才交流服务中心保管。该生的档案存放在工作地人才交流服务中心保管还是存放在生源地人才交流服务中心保管，则由用人单位和毕业生本人协商选定。
（4）有些城市对落户和转递档案进行“绑定”，如深圳等城市明确规定，要转递档案到该地人才交流服务中心，就必须将本人的户口也落在深圳，否则拒收该生个人档案或收到后将该生档案退回原学校。
3 高校离校生档案转递规范与流程
（1）高校正常或延期毕业、结业、肄业学生档案转递。有《报到证》的高校正常毕业、结业、肄业学生，该生档案按《报到证》上的报到单位转递。学生就业单位有人事和档案管理权的，该生档案直接转递到就业单位；就业单位有人事权但没有档案管理权的，该生档案可转递到就业单位委托的属地人才交流中心，也可以按该生意愿将个人档案转递到该生生源地人才交流中心。
（2）学生延期未毕业的肄业生转档。该类学生只有《肄业证》，若有就业单位接收的，可凭调档函转递个人档案。若没有就业单位接收或没有单位开具调档函的，该生的个人档案就只能自带回原籍，等将来有单位接收时本人再将密封好的个人档案交给单位或人才交流服务中心。
（3）高校中途退学的学生档案转递。中途退学的学生无《报到证》，可能有《肄业证》。若该生是硕士或博士生考上公务员或找到工作调档，本人办理退学手续后可凭就业单位开具的调档函调档。若该生是本、专科生辍学，没有单位开具调档函的，该生的个人档案就只能自带回原籍，等将来有单位接收时再将密封好的个人档案交给单位或人才交流服务中心。
（4）硕士、博士生考上公务员或找到工作后想继续完成学业的学生转档。该生可申请转为单位委培生，继续完成学业，经研究生院批准同意转为委培生后，需要调档到用人单位的，可持调档函调档。
（5）考上大学未报到或者报到后办理退学要求回家复读重考大学的学生提档。本人写情况说明，学院证明并盖公章后可退档；本人持退学文件和离校通知单办理退档，档案经办人将该生的档案密封后，交给学生本人自带档案回原籍。没有办理退档的未报到学生，档案可能成为“死档”。
（6）在校生服役后考上军校或退伍后找到工作的转档。本人不愿意回校继续完成学业的，可凭单位调档函转递个人档案，但学生本人须到学院和教务处完善手续。
（7）未完成学业而出国留学的回国离校生。可凭单位调档函转递档案，但是学生本人须到学院和教务处完善手续。
（作者单位：成都理工大学档案馆 来稿日期： 2016-10-16）
3 结论
近年来，平昌县档案局紧紧围绕“强化内部管理、树好机关形象，打造精品团队、争创一流业绩”的工作目标，切实按照“找准位置、实现价值、赢得尊严”三步走的工作指向，加快推进全县档案事业持续健康发展。2013年平昌县新农村建设档案工作被国家档案局、国家民政部、国家农业部命名为“全国社会主义新农村建设档案工作示范县”、被国家验收组誉为“边远山区、革命老区、贫困地区”开展社会主义新农村建设档案工作的“平昌模式”， 2012年被省档案局授予“2012年度全省县（市、区）档案工作先进集体”，2014年全县档案工作再次荣获全市档案工作年终目标考核优秀单位，勇夺“三连冠”。
一、找准位置，有为有位
位置影响发展，发展凭借实力。近年来，县档案局从以下三个方面铸就发展实力。
（一）夯实阵地，搭舞台。阵地是事业发展的舞台，是干事创业的基础。为了彻底改变原平昌县档案馆破败落后的面貌，经过艰辛的努力，平昌新馆建设被纳入了全国中西部地区县级综合档案馆建设项目。项目总投资1068万元，建筑面积5176.03平方米。于2012年3月正式开工建设， 2013年7月全面建成投入使用，新馆配套完善、功能齐备，能满足今后50年内永久、长期档案进馆需求。通过“部门+乡镇”综合档案室建设对口帮扶措施，近年来，全县新增设综合档案室252个2190平方米，购置安装档案密集架5320立方米，新购置档案铁皮柜2260个，安装使用四川省电子文档管理系统270多套，配备档案专用计算机220台，新添置了空调、去湿机等降温除湿设备100多台套。筑牢了档案事业发展之基，为想干事者提供了平台，为干成事者搭建了舞台。
（二）提升素质，建队伍。干部队伍是事业发展的基石、加快发展的关键。为建设一支招之即来、来之能战、战之必胜的档案干部队伍。县档案局采取县内自训、外送培训、建点实训的工作方法，强力提升全县档案干部队伍素质。在2013年由县委组织部分三批次在县委党校对全县350名专兼职档案管理干部进行集中调训。此次培训涵盖全县所有立档单位，包括各中小学、卫生院。培训以提高实践操作技能为重点，以“双向评估”为手段，以授课答疑、动手操作为方式，着力增强培训效果；2012年选派11名优秀县级部门档案专兼职人员分别前往云南昆明、广西桂林参加国家档案局举办“机关档案信息化业务研讨会”学习培训；近三年来，先后13批次选送207名档案管理人员到成都、泸州等地参加由省档案局组织的档案业务专题培训；2014年，组织档案干部分两批到绵竹市档案局、重庆大学档案馆、重庆市档案局进行参观学习。对全县档案专兼职人员的管理、培训和考核实行人员变动报告、登记备案制度，建立专兼职档案工作人员基本信息数据库。通过强化培训、加强管理，使全县档案干部队伍素质得到全面提升，为全县档案事业科学发展、加快发展提供了坚强保障。
（三）走出深闺，让人识。“酒香也怕巷子深”，广泛深入的宣传报道既是让档案走出深闺、走进人们生活的重要途径，也是在广大公众中树立档案部门形象的重要手段。近年来平昌县档案局以日常宣传、专题宣传、典型宣传“三种”宣传方式相结合，利用电视、报纸、网络、杂志等不同形式的宣传载体，在“新”字上下功夫，走全面特色宣传之路，着力提升全社会档案法治意识。在2014年“6·9”国际档案日宣传活动中，举办了以“走进档案天地、见证平昌发展”为主题，以“辉煌的平昌、崛起的档案、档案法律法规、馆藏珍品档案”四大版块为主要内容的档案宣传展览活动，全面展示平昌经济社会发展状况和档案事业取得的显著成果，充分体现档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。此次展览持续一周，近万名观众到现场参观，发送宣传手册近7000本。通过宣传引导，让档案以更亲民的方式走出深闺,让历史以更智慧的方式走向大众，切实增强了社会公众对档案工作的认知感、增强了对档案部门的认同感。
二、实现价值，有滋有味
服务中心是档案工作永恒的主题,也是体现档案工作价值所在。只有档案工作与全县经济社会科学发展的要求同频共振，与改善民生的步伐齐头并进，与促进和谐的目标合拍相应，才能展现全新魅力，体现档案工作的价值。
（一）紧贴新村建设，创示范。为更好地为全县新农村建设工作做好配套服务，2013年，平昌县开展了全国新农村建设档案工作示范县创建活动。采取“四个强化”完善创建体系（强化领导体系、强化宣传体系、强化考核体系、强化联动体系、）、“三个重点”做实创建工作（集中调查摸清家底、培育典型做示范、强化执法促提升）、“五化标准”提升创建水平（馆室建设标准化、档案管理规范化、档案利用信息化、管理机制制度化、管理队伍专职化）的工作方法，全力以赴抓创建。通过短短一年时间的创建，各单位综合档案室硬件建设从无到有，从有到优，焕然一新。档案业务建设实现跨越发展，档案走出了深闺，走进了农民的生产生活，让群众充分享受到了农村档案信息资源的好处和作用，减少了各种矛盾纠纷。2013年11月平昌县全国新农村建设档案工作示范县活动通过国家档案局、民政部、农业部联合组成的国家验收组验收合格，被国家验收组誉为“边远山区、革命老区、贫困地区”开展社会主义新农村建设档案工作的“平昌模式”。驷马镇、白衣镇等6个乡镇成功创建为全省新农村建设档案工作示范乡镇。
（二）紧贴项目建设，抓服务。为更好地服务于全县产业兴县工业强县战略。县档案局指派业务人员深入各项目业主和施工单位进行一对一、面对面业务指导和业务培训，认真履行监督、指导职责。会同县发改局制订出台《关于规范建设工程项目档案管理工作的通知》，对健全项目档案管理体制，规范项目档案收集、整理、移交提出明确规定和要求，进一步规范全县项目档案管理行为。截止目前，全省重点建设项目—牛角坑水库建设项目和双滩水电站建设项目档案工作通过了由省档案局组织的专家组验收合格。四川兆润摩托车制造有限公司年产40万辆摩托车、60万台发动机基础设施项目和四川同凯能源科技发展有限公司第一期建设项目档案已通过市档案局专项验收合格。
（三）紧贴资源建设，优结构。档案资源是开展档案工作为民服务的基础条件，接收到期档案进馆是丰富馆藏资源的重要途径。为切实做好2014年档案接收进馆工作，平昌县委、县政府联合印发了《关于做好超期档案移交进馆工作的通知》，明确移交单位、移交范围、移交时间以及移交档案的质量标准，县委目督办将超期档案移交进馆工作纳入县委、县政府重点交办事项进行考核，实行年终目标倒扣分制，对拒不按规定期限和标准进行移交的单位和个人由县监察局、县人社局、县档案局联合按照《档案管理违法违纪行为处分规定》进行问责处理。截止年底，已完成县委、县政府等92个单位61354卷（件）超期档案接收进馆工作，并将文件级目录录入《四川省电子文档管理系统》，录入率占100%。
（四）紧贴留守档案，创特色。给留守儿童（学生）、留守老人建档,不但能随时掌握了解留守儿童（学生）、留守老人的健康状况,也是优化医疗服务方式的一种延续,更是社会管理方式的一种创新，体现了档案工作者的社会责任担当。2014年县档案局通过前期调查了解，在岩口乡卫生院扎实开展留守学生（儿童）、留守老人建档试点工作，按照“一人一档”的工作方法，对全乡9个行政村、641 个留守学生（儿童）、656 个留守老人建立了个人留守档案。并对全乡村级卫生人员进行建档业务培训。使留守儿童离开父母、留守老人离开儿女不乏亲情，留守在家不乏关爱。
（五）紧贴利用编研，见实效。档案资源的利用和编研是保存档案的最终目的。2014年，县档案局在查档接待窗口积极开展了“听民声、知民情、帮民困、解民忧”实践活动，积极探索创新服务机制，进一步规范窗口服务行为。将以往“你来我查”的被动服务模式转变为主动的远程服务、跟踪服务。近三年来，县档案馆共接待查阅利用人员5700多人/次，利用档案资料近万卷（册）。并收集汇编了《众志成城抗洪魔，凝心聚力建家园—2011年平昌县抗洪抢险纪实》、《民生政策文件汇编（民政篇）》等7种档案编研资料。充分发挥了档案在维护群众合法权益、解决矛盾纠纷、维护社会稳定和促进经济发展等方面的积极作用。
三、赢得尊严，有声有色
奋斗改变命运，自强赢得尊严。档案部门作为一个社会上公认的弱势单位和部门，要由弱势变强势，依法治档，以法立威是必行之路。近年来平昌县档案局提出了“调思路实基础，下深水查问题，留影像锁证据，出重拳抓整改，联部门借力量”的档案行政执法检查工作思路，维护了档案法律法规的尊严，开创了全县档案工作新局面，推动了全县档案事业健康快速发展。
（一）树立“三种”意识，更新工作思路。近年来，县档案局明确提出了要全面树立“法治工作全局化，全局工作法治化”的档案法制建设理念。明确要求，要树立超越意识、担当意识和创新意识，要用发展的思维看待档案法制建设，用有效的方法解决档案事业前进中的矛盾和问题，以档案法制建设立威树形象。
（二）强化“四大”建设，夯实法制基础。强化执法队伍建设、强化基层基础建设、强化权力规范建设和强化执法装备建设。与四川百坚律师事务所签订法律顾问合同，聘请执业律师作为常年法律顾问，协助依法开展档案行政执法工作。购置档案行政执法检查专用摄像机、照像机、录音笔用于档案行政执法检查过程录音录像和证据锁定。
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