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企业档案规范化管理8篇

时间:2023-05-31 08:35:14

企业档案规范化管理

企业档案规范化管理篇1

【关键词】企业;档案管理;规范化

企业档案是国家档案的重要组成部分,企业档案的日常管理也是企业管理的基础性工作之一,企业对档案进行规范化的管理有利于利用档案信息维护企业的经济利益、有利于对企业的历史经营成果进行记录并产生借鉴作用以及有利于加强企业员工的管理。尤其是在当前激烈的市场竞争中,规范企业档案的管理可以充分掌握企业的发展进程和变化趋势,可以加强对于企业员工信息的掌握和管理,可以增加外界及企业自身获取相关信息的效率,进而促进企业管理的完善。但是如今我国一些企业,特别是国有企业在档案管理方面的效率较为低下、管理方式不够规范,严重制约着企业管理工作的不断完善。所以我们通过对企业档案管理过程中存在的问题进行深入探讨,提出相应的改进意见,旨在促进企业档案管理更加规范,最终促进企业管理的完善和企业的稳定快速发展。

一、企业档案管理存在的问题

(一)档案规范化管理意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性,不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够,认为档案仅仅是一些资料的储存,而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用,意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强,认为档案就是一堆资料而已,对于档案的管理过于随意,甚至导致档案的丢失。

(二)缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下,计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展,第一,企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件,对于档案的管理过于低效,且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二,企业缺乏专业的档案管理人才,目前企业档案室的工作人员大多学历不高,因为企业认为这是一个没有技术含量的工作,档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

(三)档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体现在如下几个方面:首先,某些企业的档案没有建立专门的档案管理库,并且对于档案的分类不够齐全、细化,导致一些档案的放置杂乱无章。其次,没有建立相应的档案更新机制,对于档案信息的变化,没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存,导致档案的使用缺乏准确性。再次,档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制,所以无法发现存在问题的档案,造成档案管理的不严谨。最后,没有建立档案管理的奖惩机制,无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

三、加强企业档案的规范化管理

(一)增强企业全体员工的档案管理意识。所谓意识决定形态,所以增强企业全体员工的档案管理意识对于档案的规范化管理具有重要的作用。第一,应当加强企业领导的档案管理意识,使其认识到档案管理对于促进企业管理体制完善的重要意义以及对于企业生产经营的重要意义,以领导的号召力带动员工增强档案管理的意识。第二,着力增强档案室员工的档案管理意识,可以通过宣传教育的方式加强其意识,也可以通过设置奖惩来提升其思想意识。第三,加强全体员工的档案管理意识,认真对待自己档案信息的录入、更改及保存,以集体的力量促进档案管理的规范化。

(二)采用先进的档案管理方式、引进专业的管理人才。一是结合企业自身档案管理的特点,引进先进的档案管理软件,将纸质的档案进行电子化备份,并且通过软件检查档案中存在的问题,以便企业及时准确地发现档案中的错误并进行纠正,增强档案管理的准确性和效率,以促进档案管理的规范。二是通过招聘引进高水平的档案管理相关人才,或者对已有的员工进行培训,使得进行档案管理的员工既熟悉计算机管理系统,又能科学高效地对档案进行分类,还能及时发现档案中存在的错误,并通过对档案的管理和分析促进企业管理水平的提升。

(三)健全档案管理机制。健全企业档案管理机制,首先,建立专门的、面积较大的档案管理库,使得档案的管理清晰、明了。其次,建立档案的更新机制,对于变化的档案信息及时更新,保证档案的准确性。再次,在档案的管理过程中建立检查、监督机制,定期对档案的准确性和真实性进行核查,监督档案管理中不规范现象的发生,并及时纠正。最后,建立档案管理的考核与奖惩机制,对于一定期限内档案管理未出纰漏的员工给予奖励,对于发生档案管理不规范行为的员工给予相应的处罚。

四、总结

档案管理的规范与否事关企业相关信息的真实性和全面性,增强档案管理的规范程度有利于促进企业管理水平的提升,确保企业健康快速地发展。

【参考文献】

企业档案规范化管理篇2

摘要:文书档案管理作为企业档案管理的重要工作内容,在企业发展的过程中发挥着无可替代的作用。实现企业文书档案管理的规范化,有利用降低档案管理者的劳动强度,提高工作效率,进而有利于企业平稳、健康的发展。

关键词:企业管理;文书档案管理;规范化

文书档案指的是机关、单位、企业等团体在从事社会活动的过程中,为了特定需要,按照一定的要求、格式而形成的书面文字材料。文书档案管理作为档案管理工作的一项重要组成部分,其管理水平直接影响着文书档案资料的完整性与保密性。因此,推动企业文书档案管理的标准化、规范化进程,对于发挥文书档案在企业发展过程中的作用,实现其存在的价值有着重要意义。

一、影响企业文书档案管理规范化的因素

(一)观念因素

文书档案管理并非人们想象的将文书资料收集之后建立档案目录那么简单,企业的文书档案管理实际上是把文书资料进行收集、整理、归类、归库等处理,以方便日后提取使用的一系列过程。我们知道,文书档案的前期收集与整理工作是异常繁复、琐碎的,需要投入大量时间与精力,而且整个过程还需要科学、系统的进行设计。目前,我国企业的文书档案管理工作存在严重的“重藏轻用”的思想,也就说档案管理人员将过多的精力放在了对文书档案资料的整理与保管工作上,对文书档案资料所蕴含的价值的挖掘程度存在严重不足。

(二)人员因素

目前,有很多企业的内容都没有专门负责文书档案的管理人员,负责文书档案管理的人员多数都是秘书来兼管的。这些没有学历背景、专业背景以及技能培训背景的兼职人员,不但不具备文书档案管理的相关知识,同时也认识不到文书档案管理对于企业发展的重要性,也不关心文书档案管理新技术的应用。除此以外,由于文秘人员的本职工作是文书处理,虽然与档案管理相关,但并非是档案管理工作的全部内部,所以,有很多企业内部的档案工作都停留在“收好公文”的层面上。

(三)技术因素

由于现阶段很多企业对于文书档案管理工作的认识程度不够,其内部的档案管理方式仍然沿用了手工管理模式,在收集、整理、储存、查阅等方面,手续比较繁琐,效率低、失误率高、不容易保管,同时由于文书档案管理的信息化程度较低,文书资料基本上无法实现共享,甚至文书的价值大大降低。

二、推动企业文书档案管理规范化的建议

(一)建立健全文书档案的管理制度

管理制度是组织内部行为准则,是管理标准化、规范化的重要保障。同样,文书档案管理工作想要实现规范化,也需要有一套完善的管理制度对文书档案管理人员的行为加以规范。企业管理者必须要以《国家行政机关公文处理办法》、《档案法》等法律条文为依据,然后再结合企业文书档案管理的工作实际,制定出一套囊括:档案的收集、整理、借阅、鉴定、统计、处理以及销毁为一体的文书档案管理制度,从而能够让文书档案管理有据可依、有章可循。

(二)加强文书档案管理每一个环节的标准化

规范公文制发程序,使文书档案管理的每一个环节都能够统一化、标准化、规范化。我们知道,文书档案的前身是公文,从这一角度来讲,公文制发的质量就决定了以后档案的质量,而且在很大程度上也决定了档案管理工作的规范化程度。所以,我们在制发公文时,必须要将标准化问题落到实处,这样才能够提高公文的质量,进而提高文书档案的质量,为文书档案管理的规范化打下基础。一是要实现公文纸张、尺寸需要符合国家、地方以及企业内部的相关规定。二是对公文的字迹进行审查,保证公文字迹清晰,而且在制发公文时,特别要注意要使用不容易发生褪色的墨水、笔种与纸张,以便于日后的长期保存。三是对公文的签发手续进行审查,确保这一手续符合审批的权限,同时对公文的标题、主送单位、抄送单位、落款、日期等内容进行检查。四是使公文页面的排版形式更加统一、规范。五是要不断规范公文的文种、格式,行文的过程中不要随意使用简称、不规范字,这样才更有利于日后的检索工作。

(三)推进文书档案管理的信息化建设

随着计算机网络技术的快速发展,信息化已经成为社会发展的必然趋势。文书档案管理的信息化也成为了企业档案管理水平提高的重要标志。现阶段,由于社会对档案管理普遍不重视,各种信息系统管理软件充斥于市场,企业的文书档案信息化水平带有一定的滞后性。想要解决这一问题,就需要使企业文书档案管理引进计算机系统,从而深入分析文书档案管理每一个环节实现信息化的可能性,不断推进档案业务的标准化与规范化。我们知道,文书档案管理的规范化建设,是一个长期、系统的工程,需要我们逐渐提高企业员工的建档、归案意识,推进文书档案的电子化。相信随着计算机的日益普及,无纸化办公势必会取代传统的档案管理方式。所以,我们必须要利用好信息网络时代的巨大优势,逐步将计算机网络技术引入文书档案管理之中,从而使文书档案管理工作的效率大幅度提高。

(四)加强文书档案管理人员队伍建设

我们知道,文书档案管理的规范化最终是需要靠人来完成的,所以,加强人员队伍建设就成为了推进文书档案管理规范化的关键所在。一是要加强文书档案管理人员思想建设,提高文书档案管理地作者的服务意识,在人员选择上,要尽量选择那些作风正派、政治可靠、有着很强责任心的人员来从事档案管理工作,同时也不通忽视对他们进行教育培训工作,要关心这些人的学生、工作与生活,从而调动起他们工作的积极性。二是提升文书档案管理人员的专业素养。企业可以通过培训、鼓励自学等方式,提高文书档案管理人员的专业素质,使他们能够了解文书档案工作的每一个环节及其要求,从而在掌握管理方法的基础上,创新管理模式,使企业文书档案管理工作更加科学、有效。

总结:

综上所述,文书档案管理工作作为一种系统工程,对于企业的平稳、健康发展有着深远意义。它不但是企业发展的记录者,也是企业发展趋势的预测者。我们可以从建立健全文书档案的管理制度;加强文书档案管理每一个环节的标准化;推进文书档案管理的信息化建设;加强文书档案管理人员队伍建设等方面入手,实现文书档案管理工作的标准化、规范化。(作者单位:四平昊华化工有限公司)

参考文献:

企业档案规范化管理篇3

【关键词】企业档案管理;规范化;建议

企业档案是指对企业生产经营活动的各项历史记录,以文字、图像等形式保存下来的。档案的规范化管理是将各种有保存价值的文字材料按一定要求进行科学分类整理,其目的是实现档案的有效利用。企业档案规范化管理是现代档案管理的要求,对于保证企业的工作质量,提高工作效率,建立档案信息中心,最大限度地管好用活库藏档案,充分发挥档案在企业两个文明建设中的作用,都具有重要的意义。

一、当前企业档案规范化管理存在的问题

(一)档案意识薄弱。在企业,很多领导干部认为,经济建设是硬道理,而档案管理是软工程,是做给外人看的,可有可无。这些干部的思想落后,档案意识较差,体现在档案工作上就是管理松懈、规范性不强,有些企业没有正规的档案室、档案员;有些企业虽然建了档案室,但设施、设备等硬件条件差,使档案室的服务功能成了摆设。没有场所、人员做保障,档案工作也就无所谓规范化、标准化了。

(二)档案管理从业人员素质较低。很多企业档案管理人员文化程度较低,专业知识老化,知识面较窄,计算机及外语水平不高,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,导致信息化的档案管理设备闲置。也有部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足,或者满足于自己已掌握的知识,在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中,或者缺乏应用的动力,不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。

(三)档案管而不用现象严重。目前,很多企业建有档案室,也制定了档案管理制度,但是这些往往多流于形式,尤其是很多领导干部认为,档案工作相比于经济发展来说,显得不是那么重要,因此,很多企业的档案室就是个面子工程,仅仅是作为保管档案的地方,档案被束之高阁,没有被利用起来。少数档案室虽然建立了制度,但流于形式,档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实,档案管理工作没有真正实施。

(四)档案管理的信息化水平较低。档案管理信息化既是推动档案管理规范化、统筹发展的必要举措。然而目前大多数企业仍然沿用传统的纸质版处理、档案材料,工作效率慢,成效低,对企业的发展以及档案管理水平造成不利影响。随着计算机在档案应用中日益成熟,而今的档案管理工作已经不能只局限于收集、整理、归档中,它需要现代科学管理手段来管理档案。

二、加强企业档案管理规范化的建议

(一) 统一对档案进行规范化处理。企业应该将档案规范化管理工作作为一项中心工作来抓。有学者提出,规范化是当前档案管理工作标准化建设的前提条件。因为现代档案工作已不再属于一个部门,而是一个企业、一个地区甚至一个省市档案信息交流的组成部分。因此企业的档案工作要有长远打算,做好档案文件的收集、整理、编目、检索,以及档案室的温湿度控制、防霉防虫、保密保管等基础性工作;并根据国家纸质文件、档案管理、电子文件管理的标准和规范进行归档。有些企业在档案管理方面做得比较到位,如江西省安义县公司通过全面加强档案管理组织建设,完善档案管理制度,以档案管理达标工作为抓手,整体提升全系统档案工作水平。同时,公司办公室还计划进一步加强对基层单位档案管理工作的业务指导和督促检查,使公司系统档案规范化管理工作迈上了一个新的台阶。

(二)提高企业档案管理人员的素质。当前对企业档案管理从业人员的要求是:他们必须具有扎实的专业理论基础,掌握档案工作的方法和规律,精通档案业务,在熟悉档案工作的基础上,丰富计算机知识,实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

此外,对于一个不断发展的企业而言,从事档案管理的人员还应具有创新意识,能够把握机遇,解放思想,以新思维对待新问题,以新思路和新对策解决出现的问题,努力把档案管理工作提高到一个新水平。

(三)提升档案管理信息化水平。档案管理的信息化是适应新时期的必然需求,也是更好地服务于企业发展的必要条件。因此,对现代企业而言,应该将档案信息化建设作为提升档案管理水平的重点工作来抓,在文书档案实行信息数字化后,积极推进各种实物档案的数据库建设,分别建立电子档案,有效提高档案的使用效率和观赏性,为档案的调阅利用提供便利,同时也为档案管理实现标准化、规范化奠定基础。

(四)正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员应重视档案保密,工作尽心尽职,对档案管理专用计算机进行更新,定期维护复印机、打印机,加固档案室防盗门,添置防磁柜,为档案资源的安全保管提供保证。

(五)充分利用档案资源。传统的档案保密主要是将档案加固,甚至束之高阁,很多不去动,这种做法,在保护档案的同时,也使一些有价值的档案不能得到充分的利用,甚至变成废纸垃圾,这是档案资源的严重浪费。保而不用就失去了保的真正意义,也使档案失去了保护的价值,这不是档案保护的初衷。因此,应该对档案进行有效的利用,切不可失之偏颇。

【参考文献】

[1]张洁.浅谈三资企业档案信息的流失[J].陕西档案, 2005(03): 12-13.

[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务, 2014((05): 171-172.

企业档案规范化管理篇4

关键词:集团型企业;档案管理;规范化;集中管控

1 档案管理的内涵

档案管理是对各种档案进行分类管理,为其使用人员提供便利服务。企业档案管理人员的工作是将数量众多、种类不同的档案按照企业的相关要求进行整理、分类、归档工作,使档案具有系统性、整齐性,这也是社会对档案管理工作赋予的要求。社会对档案管理的要求是由企业自身的档案管理水平决定的,并且随着经济社会的发展而不断变化,并影响着人们对档案的满足度。我国的档案管理工作的历史可以追溯到几千年前,档案管理工作从杂乱无章到当代社会的系统化管理,由简单逐步走向复杂,从纯人工管理发展到现在的计算机管理。在当代社会,档案管理已经慢慢融入到人们的日常工作和生活中,在企业的发展中起着重要的作用。

档案管理工作主要包括收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案、统计档案以及使用档案等方面内容。一些企业的档案管理工作只包括几方面内容,发展不全面,也存在一些小型企业的档案管理工作只有保管档案和使用档案两部分。目前,随着我国经济的逐渐发展,社会大众对档案管理工作的要求逐渐严格,推动档案管理工作朝向多层次管理方向发展。第一层次需要区分档案管理的纸质档案管理和信息管理,纸质档案管理工作包括收集整理档案、分辨真伪、保管、统计等,信息管理包括对档案相关信息进行录入和输出。

档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的过程中都会自动的形成信息反馈机制。将档案管理推向现代化,将会对于档案管理在工作时的结构发生某些方而的新的变化及影响,而为社会实践中提供档案信息服务是对档案进行管理的最主要的目的,档案管理的所有的在系统与结构上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的,其中所进行的每一项工作都是不可或缺的,它们的存在都具有一定的价值和必要。

2 集团型企业的档案管理方面所存在的不足

2.1 运维与管理需求

档案信息化建设过程是需要不断完善和发展的,集团企业的档案管理工作开展的前提是建立档案管理系统,建设档案管理系统需要满足集团企业内部不同的需求、解决各种档案相关问题。除此之外,企业内部的人员调动、职位变动、身兼数职都会给集团企业档案管理工作增加一定难度,不利于档案信息管理运维工作的顺利实施。

2.2 分析档案系统的部署模式

集团型企业无法集中、统一管理其档案,只能分散管理企业名下的各个子公司,无法集中管控,所以无法发挥集团型企业档案管理工作的优势,不利于档案信息开发和使用工作的开展,影响企业的正常运营。

2.3 利用和共享需求较为困难

在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现,能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升,让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以,被动服务的档案系统要改变,档案服务方面要进行多种形式的更改,将借阅档案资源得以实现。

3 档案管理系统中的建设目标

在档案管理系统中的建设目标包含:对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决,还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么,将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现,最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存,对企业内容的管理平台有所构建,还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下儿个方面:第一,对档案中进行利用、开发的水平要提升,对档案利用的效率要进一步增强。第二,对标准规范的档案信息化建设统一制定,这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理,让流程保持一致。

档案系统要对内容的管理平台合理依托,可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件,同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能,便于知识管理。

3.1 内容管理平台

3.1.1 基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用,将全文的检索以及文档存储等功能实现。

3.1.2 公共组件。内容管理平台较为成熟,能够将文档的管理便利性、安全性实现,对Lucene的使用,可以实现全文检索,实现用户的档案检索便利性。

3.2 业务模块

3.2.1 业务应用。持久层应用架构的采用,能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥,对Web服务和AJAX技术的使用,能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合,开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。

3.2.2 客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端,对系统中的不同业务功能进行访问,包含:借阅、查询、保管以及归档等。同时,还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。

3.3 归档接口

3.3.1 基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。

3.3.2 在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据,以及结构型数据,同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式,此格式是通用的,能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的,XML、SOAP能够将消息格式统一。

4 集中管控模式下档案管理系统的网络架构

集团型的企业进行档案信息管理的过程中需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式,在整个集团内部建立了统一的档案管理平台,实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控,各分子公司在此基础上,可进行个性化定制,以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下,对档案资源采用分布式存储架构,利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷,不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题,且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台,可实现集团内部档案资源共享平台,在权限允许的条件下,以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享,充分挖掘利用档案资源的价值。

各企业的电子原文保存在企业本地平台中,目录等数据保存在企业本地缓存数据库中,所有归档数据集中同步至总部,在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。

档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行,支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境,确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。

参考文献

企业档案规范化管理篇5

关键词:企业档案;规范化;标准化;管理方案

DOI:10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管,这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理,是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件,因此需要结合当前企业的发展特点,积极创新方法,利用先进管理手段和技术,提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度,实现管理模式和管理理念上的转变,进行档案资料管理升级,综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视,就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现,影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作,如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性,就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同,因而档案管理的内容性质也不同,这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作,并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中,缺少专业的管理手段,人工操作是主要的工作模式,使工作效率低,速度慢,造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念,不断学习

在企业档案管理工作中,需要相关人员不断地进行专业知识的学习,对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变,认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容,也是企业内部管理工作的关键部分,对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法,追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中,不能一味的收纳所有资料,需要对其进行合理筛选,根据企业发展和管理的特点,保存具有利用和参考价值的档案,在改进信息检索方法的基础上,提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下,需要与时俱进,在现代技术水平的进步中,及时转变传统的档案管理观念,加强专业知识和专业技能的学习,促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中,需要采用文档一体化管理模式,主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理,例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管,可直接销毁;对于具有重要的文书保管意义,像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管,实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂,对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存,提高管理质量。集成管理是指在实际操作中,要遵循规范的管理制度,强化工作严谨性,减少疏漏,同时需要将档案管理形式和观念进行延伸,减少重复性工作,提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容,主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作,需要加强与各部门之间的联系,促进合作与交流,提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中,要将档案管理的原则性内容进行制度化规定,对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理,提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存,对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中,需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分,可分为永久、长期、短期等,保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁,便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料,都需要进行不同的管理形式归档,将企业档案管理进行制度化规范,有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式,加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升,制定人才培养技术;硬件设施方面,企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新,提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中,企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流,实现信息和互换和共享,为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系,强化内部监督和外部监督,提高管理人员的工作责任意识,促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善,创建科学化档案管理机制,提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容,在新时期企业发展模式和发展理念下,需要不断发挥创新精神,善于利用先进的科学技术手段,提高网络信息使用水平,提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作,需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献:

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.

[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设,2016(06):267.

企业档案规范化管理篇6

【关键词】 声像档案 规范管理 对策

中图分类号:G271 文献标识码: A 文章编号:

一、前言

声像档案是一项新型档案种类,它在企业参与市场竞争、施工生产、科技开发、涉外经营和党的建设、思想政治工作等方面的重要作用已经逐渐显露,人们对声像档案先进性和优越性的认识正在不断深化。但是,由于对声像档案先进性和优越性的宣传和教育不及时、不到位,一部分人员对声像档案的认识还很模糊。因此,要加强对声像档案先进性和优越性的宣传教育,全面提升各级管理者对声像档案的认识。,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案管理工作的整体发展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。声像档案管理存在的问题主要有以下几个方面:

1、声像档案归档不及时

完整的声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。一方面,企业会产生大量珍贵的照片、录音、录像等,由于未作及时归档,使它们失去了应有的保存价值和利用价值;另一方面,由于没有统一的归档要求和控制措施,致使在企业重大活动中形成的不少有价值的声像档案,虽然被各类报刊刊登、电视台播放,或印成画册等,但在企业档案室(馆)却找不齐、找不到这些原始档案。

2、档案意识不强

由于对企业声像档案缺乏了解,对其重要性认识不足,相当一部分企业声像档案分散保管或个人保存,一些部门或者个人手中保存的声像档案,只为自己使用方便而不愿意移交到企业档案管理部门。一些企业的档案管理人员还是停留在平面档案管理的认知上,没有声像档案的意识,不理解声像档案的真正含义,不明白声像档案的涵盖内容,造成档案管理范围的缺失。声像档案管理工作意识的淡薄和工作制度的空缺,一些企业虽然配备相应的硬件设备,但由于声像档案的记录工作处于松散状态,无相对固定的专兼职人员,工作无计划、无要求。“实用思想”严重、用一时做一时,“领导意识”浓厚,推一下动一下,造成企业发展历程的声像记录工作过于盲目,失去大量原始素材的记录时机,造成原始素材缺失。

3、企业档案室声像档案保管条件不到位,影响档案寿命。声像档案对档案库房的保管环境和条件有很高的要求。由于企业声像档案工作开展比较晚起步慢,再加上资金、设备因素等影响,使得声像档案保管环境不到位,易受各种有害因素的影响而改变质量,缩短其保管寿命,从而影响其利用。

4、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重众所周知,各单位组织重大活动,召开重要会议,都要安排专人录音摄像,形成了许多有价值的声像档案,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因,主要是从活动筹备到结束,都没有制定相应的归档要求和控制措施,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或下落不明,造成声像档案的流失。

5、管理状况“喜”“忧”悬殊,发展不平衡

从了解的情况来看,大中型企业声像档案管理设备齐全、管理规范的单位占极少数;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案无集中统一管理的单位占绝大多数。归档不科学,利用价值缺失当前,企业声像档案资料系统、科学的管理理论还不完善,标准还不统一。从事档案管理的人员缺乏声像管理工作所需的专业知识,还是停留在平面档案管理认识上,造成声像档案的管理缺乏系统性、科学性。平时有档案,用时难查询,造成利用价值缺失。

二、加强声像档案管理工作的对策

1、制定办法,狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很有必要。各单位要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室均统一管理,杜绝归为己有,防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用要作出明确规定,属于永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交。同时,要制定有效的配套措施,狠抓落实,确保有关制度落到实处。

2、提高档案意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至企业全体人员的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证加大声像档案重要性的宣传力度,力争使无论从企事业单位的负责人到声像档案的采集保管人员都能提高自己的收集和保护声像档案意识。意识决定行动,有了保护声像档案的意识,声像档案的相关工作就会开展的相对顺利。

3、加强企业声像档案基础知识培训,不断提高工作人员的业务素质

由于在实际工作中,企业声像档案形成人员和管理人员中兼职人员为数较多,而在这部分人员中多数文化程度不高,专业性不强,基本上属于自学自悟,所掌握的业务技能非常有限,专业知识及声像档案形成技能普遍较底,经过档案业务培训的人员数量更少。要想使企业声像档案工作有所发展,关键还是在于人才的培养。因此,企业必须重视声像档案人才的培养和培训。一要结合企业声像档案工作实际,选派优秀人员到专业部门系统学习相关知识,学习与声像档案有关 的内容,使其学有所用,用有所为,有更强的针对性。二要学习掌握新知识、新技术,努力学好摄影技术、摄像技术、计算机技术等,发挥新技术、新知识在企业声像档案管理中的作用。三要鼓励企业声像档案形成和管理人员在职学习,提高学历层次,逐步打造一支高素质的企业声像档案管理队伍 。

4、明确管理责任

指定专人对声像档案进行管理,只有做到了专人专管 ,才能保证档案管理工作的持续性和完整性。因为声像档案具有较强时效性,归档也具有一定特殊性。所以将照片和底片同时归档,并辅以文字说明。如不及时归档,一段时间后摄影人员很难回忆起照片和底片所反映内容的全部要素,从而导致珍贵的影像资料失去了其应有的价值。对一些老照片的保管,更要本着认真负责的态度进行翻拍保存,按照数据化的形式进行保存。总之,以认真负责的态度去管理声像档案是一个行之有效的方式。

5、结合实际,创造条件,力求妥善保管

从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温度和湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

三、结论

声像档案管理是一项系统工程,营造好的客观环境是做好声像档案工作的基础,档案工作者的主观努力则是提高声像档案管理水平的关键。只要上下齐心,共同努力,就能够开拓声像档案管理工作的新局面,为企业改革、发展与稳定做出贡献。通过各种形式的宣传教育,使人们从理论上全面理解声像档案工作的特点和在实际工作中所发挥的不可替代的作用,造成领导者乐于支持,形成者乐于合作,利用者乐于使用的良好局面,使声像档案更好地为企业建设服务。

【参考文献】

[1] 姜红岩,韩凌,朱红历.浅谈声像档案管理中存在的问题和对策[J]. 中国建设信息. 2006(17)

企业档案规范化管理篇7

一、全员参与,过程管理是做好企业档案规范化管理工作的保障

全员参与,过程管理是档案规范化管理中的一个重要方面。档案工作涉及到企业的方方面面,文件在形成、流转、办理、整理、归档的过程中也会涉及到企业的各个环节。比如,企业一个项目的文件,它的形成从项目的立项、调研到预算、招标再到最后的实施,可以说涉及到了这个项目的全部阶段。因此,要把档案意识贯彻落实到每一个环节中去,实行部门立卷责任制,坚持“谁立档谁整理”的原则,各司其职。全员参与,这样才能使企业的档案工作进一步规范化。

二、完善制度,健全机制是企业档案规范化管理工作的根本

企业应该及时成立相关的档案管理评估工作领导小组,对档案的管理情况进行有效的监管和评估。要根据本单位的具体情况实施并修订符合本单位实际的档案管理规范机制,如要健全《档案管理标准》、《档案分类标准和保管期限》、《档案管理应急预案》等方面的制度。此外,企业每年还应将档案工作列入到本年度的发展规划和计划中去,不断完善并健全档案工作的管理体系,确保档案工作的领导职责、管理职责和工作职责都能分级分层落实到位,这将会对档案工作的规范化管理提供切实的保障。

三、常态化管理,规范化实施是企业档案管理工作的基础

档案工作是一个企业开展各项业务和活动的有机组成部分,有着不可或缺的意义,应该采取常态化的方式开展。

1、对各种档案要及时归档,确保档案的完整性。各种类别和载体的档案都要在规定的时间内及时归档,要按照《归档文件整理规则》做好档案的系统化管理,确保归档文件的准确和完整。对到期的档案要及时进行鉴定,确保档案利用的有效性。对已到保管期限的档案要专人进行鉴定,经鉴定后,仍需要保存的档案要对其重新划定保管期限,对那些到保管期限也没有保存价值的档案,要进行登记造册,填写销毁清册。对档案的借阅,要完备手续。借阅档案要按照规定办理借阅登记手续,要按时催促归还。企业要根据每年的档案借阅情况,编写好档案利用效果的登记。此外,档案的收进、转出都要进行登记,双方当面清点,办理签字手续。档案室要保持干净整洁,没有杂物,室内面积要能够满足档案工作发展的需要,要留有足够的存储空间。档案柜、档案架的摆放要做到整齐有序,要摆放文件资料存放的示意图,以方便查阅。应在每年的年中和年末对所存放的档案进行全面的清查并及时建立清查记录。

2、用“关键词”的方式检索档案资料,以提高使用效率。

使用“关键词”来代替“主题词”,可以简化查找档案的时间,提高使用效率,也就是说通过从题名或文件主题中归纳出一些体现主题内容的关键词,对其进行标识,等录入计算机后就可以通过计算机批量处理的功能进行检索处理。比如,有关厂房基础建设的文件,有人将它的关键词写为“基本建设”,有人写为“基建”,还有人写成“厂房建设”,在通过计算机调控后可以把关键词统一规范为“基建。”此外,计算机还有一项“活动增加”的功能,可以利用这项功能将那些不规范的词语和主题词中词义相近的进行合并,这样就解决了用手工标识速度较慢的问题,同时还解决了主题词中的词义含量的问题。

3、实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则,就是说那些归档的文件应该要以本单位形成的文件为主,这是推进档案规范化管理中的重要一环。这里需要注意三个问题:一是对文件归档的时间要把握准确,进行归档的文件必须是完成了现阶段任务的,没有完成的则不能立卷或归档,否则会造成档案管理的混乱和无序。二是要明确文件归档的重点,对归档文件进行合理的分工,也就是说要在实际工作中将文件和资料区分开来,尤其是要注意那些在内容、形式和作用方面相似的文件资料,要坚持具体问题具体分析,从而减少档案管理中的重复和冗余,提高档案使用的效率。三是要有效地保证全宗档案的完整性。在归档工作中要把握好重点,分清主次,保证不该归档的文件不要混入其中,该归档的文件要及时归档而不能散失。这就要求在归档立卷中,要将那些具有内在联系的文件材料放在一个卷中,以确保其对于同一问题处理的全部来龙去脉过程的反映,保证同一问题的完整性,这样文件归档后既完整又有序,可以为档案管理的规范化奠定坚实的基础。

四、网络化和信息化技术是实施企业档案管理工作的有效手段

现在,计算机技术已普遍应用于各个领域,档案管理中也需要把计算机技术运用到日常的每个环节中,这样才能够更好的提高效率,使得工作的开展越来越便捷。例如,档案管理中在进行打印文件时,计算机可以自动生成一个序列,按照这个自动生成的序列进行打印就会大大的减少文件归档的工作量,充分发挥计算机技术的优势,能够有效减少人员的工作量,大幅度提升工作效率。

在大多数企业中,档案管理人员通常还都是靠着一台电脑和相关的软件来完成工作,这样的工作方式已经越来越无法满足日益发展的社会对于档案管理的要求。如果档案管理手段落后,就会给档案管理工作带来负面的影响,因为目前社会的发展对档案使用的需求正日益增加,落后的管理方式就无法满足这种需求。在科技急速发展和普及的今天,数字化和网络化的技术对于档案管理工作也已经形成了很大的冲击,这就要求在档案管理工作中要改变以往落后的工作方式。在数字化的影响下,原来档案的那种可视记录的识别型正在被机器识别的代码型也就是电子档案所取代。而档案管理的模式也正在发生着极大的改变,由最初传统的手工模式转变到单机数据管理的模式、网络信息管理的模式再到知识管理的模式,管理模式的这些变化必然要引起相关的管理程序和手段的转变。因此,档案管理人员就要根据电子档案的特点,对传统的手工档案的管理程序进行必要的调整。在档案整理过程中,管理人员要充分利用计算机技术等现代科技手段,增强数字化档案的存储,将自动化和信息化的管理方式贯彻到档案管理中的每一个环节中,从而实现档案管理的高效和精确。此外,还要加强对于电子文件的管理和研究,可以建立一些电子文件中心和电子数据系统平台等使得档案管理工作充分实现现代化管理模式。

企业档案规范化管理篇8

关键词: 企业档案管理 信息化建设 基础工作 创新能力 保障手段

档案管理也叫档案工作,是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。它存在于我们生活的方方面面,我们的工作、学习都离不开它。

比如,对企业而言,存在着各种形式的企业档案,它是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料,并最终以文字、图表、音像等形式被保存下来。对企业档案进行有效、科学的管理具有十分重要的意义。科学、有效的企业档案管理工作不仅能够真实客观地反映企业的历史面貌、促进企业的科技进步、提高企业的经济效益,而且能够维护企业的权益、提高企业的社会效益。反之,没有好的档案管理,会造成企业相关记录的混乱,严重时甚至会造成企业经营的短期混乱。显而易见,做好企业档案管理工作必须成为企业管理不能懈怠的一个环节。

一、档案管理的内涵

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高,档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中,从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看,档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理的具体活动主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,分别为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法,其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借、出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。档案的管理现代化,将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。

二、加快企业档案管理信息化建设

随着信息技术的高速发展和互联网的普及,数字信息的网络化应用已遍及人们工作和生活的方方面面。档案管理自古以来就是社会发展不可或缺的一面,它当然也不可避免地受到信息网络化的冲击,相应地也就产生了信息网络化与档案管理的互动,因此有必要通过分析信息网络化所带来的新的档案管理方式方法的变化,以更好地做好网络化时代下的档案管理措施,更好地为现代化建设服务。

实现企业档案管理的信息化,首先要加强基础设施建设。通过数据中心机房建设、服务器购置、企业局域网建设、企业广域网建设,从而做到方便快捷地开展档案管理工作。档案信息管理化能覆盖企业各部门和各分公司,使档案信息能快速地在全企业进行资源共享。其次要注重档案管理系统的建设和应用。企业要使用档案信息管理系统,采取数据库服务集中,系统分布的方式进行部署,这样可以保证档案数据的同一性。档案管理系统能够集成到企业的信息管理平台中,可以很方便地从信息管理平台中打开档案信息管理系统,查询结果可以生成档案利用申请单,方便地提供使用。最后,要实现档案系统同其他应用系统对接。利用档案信息系统提供统一的接口使得其他业务系统需要归档信息和资料直接进入档案管理系统中进行归档。

三、抓好企业档案管理的基础工作

抓好企业档案管理的基础工作首先要抓好基础制度规范建设,完善工作程序和管理方法。要根据企业生产和服务的要求,由企业信息部门制定企业的档案管理办法,并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会,并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研,完成管理办法的起草和征求意见工作,之后便可颁布相关制度,在企业各部门试用。

其次,要严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员,既是管理员,又是操作员,要按照“精之又精,慎之又慎”的原则,做好文档整理归档工作。把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料,根据企业档案管理的相关规定进行归档。针对纸质档案和电子档案并行的现状,要首先保证纸质档案的完整性,全面实现档案文件的全信息化管理。

再次,要全方位进行库房管理,消除各种安全隐患。对档案库房要进行了有必要的扩容。对企业所有档案库房进行及时到位的检查,清点库存并修复破损档案。作为企业安全工作之一,企业保密部门要组织档案安全检查,重点检查库房的防火、防潮、防盗和防虫等情况,将安全隐患排除在预防工作中。

最后,要进一步整理照片资料,提高声像档案管理水平。这要求要将企业成立以来的归档资料进行数字化扫描,建立底片光盘、企业年度大事记等新的电子档案,照片档案进入了数字管理系统。企业还要出台声像实物档案管理的相关办法,要将声像档案光盘归档,方便借阅和使用。

四、提高企业档案管理人员的创新能力

在档案信息网络日益普及的今天,有大量的新情况需要去认识,有大量的新课题和新任务需要去解决,这就要求企业的档案工作人员必须与时俱进,着眼新的实践和新的发展,不断提高开拓创新的能力,使档案工作都能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性。首先,档案工作人员要主动培训和更新计算机及互联网络方面的知识,例如互联网的基本知识和基本应用、互联网上的档案信息资源分布和查找方法,学习互联网上档案信息方法。其次,档案工作人员要具备整理网络化档案信息的能力。通过网络系统,把分散在各地的档案信息组合整理,提供给用户。最后,档案工作人员要具备开发网络档案信息的能力。要真正提高网上档案工作服务水平,适应网络化发展要求,需要一支具有丰富的档案专业知识、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强,具有探索和创新精神的档案队伍。

五、注重增加经费投入,努力完善保障手段

当今世界,科技进步日新月异,知识更新速度加快。只有充分运用现代科技发展的成果,不断完善物质手段、更新设备条件、提高技术水平,企业的档案管理工作才能跟上时代前进的步伐,适应我国信息化建设发展的要求。但是现阶段档案管理部门设备比较落后,现代化程度不高。这就要求政府要把档案信息的网络化建设作为一件大事来抓,把档案管理网络建设纳入到国家相关网络建设的总体规划和经费预算之中,从而加快档案管理网络化建设的步伐。此外,档案部门可以利用已建成的数据库和网络为社会服务,获取一部分经济效益并把它们投入到网络化建设中,从而让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,不断提高社会和经济效益。

参考文献:

[1]郑海波.信息网络时代的档案管理[J].城建档案,2011,1.

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