时间：2023-07-20 09:21:23
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【关键词】“三化”理念；学生档案；过程管理
高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况。目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等。它是以纸张作为档案的载体，具有实体性、原始性和唯一性等特点，是一种宝贵的信息资源，有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解。档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据。每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况，由于近几年毕业生工作流动性较大，人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算，另外，在办理养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时，也要用到档案。
一、高校学生档案管理的创新思路
档案管理看似一个程式化刻板的工作，其管理却应该是一个不断动态更新的过程。本人的创新思路便是将刻板的工作动态化，全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理。具体分以下三个阶段：
（一）档案超前管理阶段。以“三化”理念为指导，强化学生档案管理基础性工作。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。
（二）档案过程管理阶段。强化服务功能，通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式，创新学生档案管理模式。
（三）档案追踪管理阶段。发挥档案管理功能，设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，作调查、统计、分析，构建毕业生信息反馈档案系统。
二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念，加强学生档案管理，充分发挥学生档案在就业服务中的作用。学生档案管理的“三化”，即规范化、精细化、动态化。规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。
（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》。具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求，结合五系一直以来学生档案管理的做法，经系部例会讨论，制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》。本办法共五章，二十五条，从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。从2005级开始建立全系学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表。因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时，在“档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还。建立五系毕业生档案转递交接表。使档案保管转递责任到人，确保学生档案的安全。实行对学生档案的动态管理。台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段。
（三）设计《五系学生诚信档案》，并动态记录，最终归档。诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书，个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等），诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）。
（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，并作调查、统计、分析，给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考，为进一步完善各项工作提供依据。
三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）自系部档案考核以来，五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进。
（三）目前，已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐，正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐。建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统。
（四）根据本人几年学生档案管理工作实际，2012年5月《浅谈高校学生档案管理创新》。
四、高校学生档案过程管理的推广价值
对学生而言，高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录，它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。本着真实、诚信为本的建档原则，以方便就业、服务用户为导向，加强高校学生档案管理，零出错率保证了档案的真实准确性，给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障。在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利。充分发挥了学生档案在就业服务中的作用。
对就业市场而言，动态化管理保证了学生档案的及时更新，体现学生入学以来的现实表现情况，为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障。根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈，适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息，使档案管理与时俱进，符合当今用人单位的需求。
对辅导员而言，《学生档案管理办法》的制定实施，使档案管理规范，有章可循。在基础工作做好后，档案常规管理会轻松、有条理。专门档案室及档案柜的设置，使学生档案存放安全可靠。档案借阅登记制度的建立，使档案管理安全规范、以学生为本。台帐的建立，能够对全系学生的档案信息一目了然，可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息，无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度。便于统一管理、查找、调阅等，这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显。即使在学生毕业后，也可以作为档案查询的依据，是一份极有意义的存档。
对学院、系部而言，完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象，反应学院扎实的基础性工作。毕业生信息反馈档案系统的构建，及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。
参考文献：
[1]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育，2010（3）.
[2]徐向玲.增强创新意识 做好高校学生档案管理[J].中国成人教育，2007（3）.
随着科学技术的发展，先进的通信技术和计算机技术在我国得到了迅速发展，在计算机技术和通信技术飞速发展的基础上，电子档案管理方法在我国开始发展。在很长的一段时间内，受到经济条件或者技术条件的限制，我国的许多高等院校在实施电子档案管理的过程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技术发展水平的限制而影响了采用电子档案管理方法进行高效档案管理的具体实施；也有的学校受到计算机资源的限制，由于没有足够的计算机去从事教学工作，购买或者分配来的计算机被高效的其他教育项目占据，真正分到高校中专门从事档案管理部门的计算机数量非常少，根本无法满足庞大的档案管理工作的要求等等各方面的原因，最终导致了我国纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理局面。
（一）纸质档案和电子档案并存阶段的档案管理理念
在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，整合管理是此档案管理阶段最为主要的管理理念。所谓整合管理理念是指在高等院校进行档案管理的过程中，将档案的纸质文件和电子文件进行整合管理，使他们成为一一对应的关系，由于以纸质文件为材料的档案管理和以电子形式保存的档案管理方法各有优劣点，以纸质形式形成的档案可以实现随时随地的查看，但是工作量比较大，只要档案管理妥当就不会存在文件丢失的情况；以电子档案形式保存的档案查阅起来非常方便，只需要在保存档案的计算机中输入关键词进行搜索即可，省时省力，但是电子档案的查阅必须由电力保障和计算机运行正常为前提。不同的档案管理形式具有不同的优缺点，在当时我国在诸多原因的影响下，选择了以纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理模式，将纸质档案和电子档案一并进行保存。在纸质文件和电子文件并存的档案管理阶段，我国普遍的认为纸质档案和电子档案具有相同的价值和说服力，二者都被承认，都可以作为证明自己的有效凭据。
（二）纸质档案与电子档案并存的档案管理阶段主要采用的管理方式
“双套卷”是在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中经常出现的词汇，所谓“双套卷”是指电子档案和纸质档案构成的两份相同的档案信息。在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，在档案管理方式上有两种，一是将现有的人为书写的纸质档案通过扫描仪等先进设备转化为计算机可以进行识别和编辑的电子档案；二是将已经存储在计算机中的电子档案通过打印机等设备传输转化为纸质文件，供人们使用和保存。众所周知，在我们的户口管理过程中，我们每个人都会对应一个号码，这个号码是一一对应的也是唯一的，如果在户口管理的过程中出现两个人拥有相同的号码则说明户口在管理过程中出现了错误。同样高等院校的档案管理也是如此，每个高等院校的学生都对应着唯一的档案号码，每个学生的档案号码是不变的，也就是说无论是采用电子形式保存的电子档案还是以纸质形式保存的档案，其档案号码是一样的，档案的内容信息也是完全吻合的，当然由于纸质档案在制作过程中存在一定的滞后性，所以当电子档案和纸质档案存在微小的偏差时也是有可能的。
二、以电子档案为主的档案管理方式
随着科学技术的不断发展和信息化程度的不断提高，我国的许多高等院校为了节省时间、提高办公效率都建立了属于自己的OA网和各式各样的管理系统，例如财务管理系统、教务管理系统、科研管理系统等等。近几年，随着电子签名技术的发展，以电子档案为主的档案管理方式正在迅速发展。在计算机技术和通信技术的大力支持下，我国的数据处理技术也取得了飞速发展。采用电子档案为主的档案管理形式可以将各个部门形成的档案进行汇总，具体来讲就是每所高等院校都建有自己的档案管理数据库，当分管部门对学生的档案形成可靠的电子文件以后，可以通过本校的专用网络系统，将个人档案发送到学校的档案数据管理库中，实现档案的汇总与融合。同时采用这种档案管理形式，可以使学生的档案在管理形式上统一化、正规化，在学校的档案管理过程中，专门从事档案管理工作的学校教务人员会对学生的档案进行实时监控，统一管理，有效防止不法分子对既定的档案进行修改，使之失去建设意义。采用电子档案为主的档案管理方式在管理形式上主要是通过网络交流，制作学生档案的分管部门在档案制作完成后将档案文件通过某一接口将档案传送至固定的服务器，由档案管理部门进行统一管理，上传到服务器上的学生档案被事先编制好的归档程序按照一定的规律进行逻辑归档和物力归档，以确保电子档案存放的完整性和规律性，便于需要提档的学生进行实时提档。采用电子档案的形式进行档案管理可以实现电子档案在网络上的及时提供和利用，档案管理部门可以将制作好的档案按照需要分发给学生，例如，当我们快要大学毕业时，我们都需要拥有自己的成绩单档案，学校就会将我们的成绩单逐个的发到我们的邮箱中供我们打印和使用。电子档案具有快速、准确的优点，大大提高了我国高等院校档案管理的效率。
三、结语
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
关键词:成人高校 档案管理 机制创新
中图分类号：K206文献标识码： A
引言
随着我国社会经济的快速发展,档案管理工作也取得了很大的进步。新形势下档案管理工作开始由纸质档案管理向网络化管理方向发展,传统环境下积累的档案管理知识与经验,已不能适应新形势的要求。因此,新形势下要做好档案管理工作,实现档案工作的持续发展,必须解放思想,树立新的观念,推动档案管理工作的创新服务。创新是人类走向进步的有效方式,是档案事业发展的必然要求。新形势下档案机构必须研究档案管理工作面临的新问题,拓展服务领域,创新性的开展档案管理与服务工作。当前如何实现档案管理工作的创新服务已成为档案工作者面临的重要问题。
一、成人高校档案管理创新的重要性
1、档案管理创新是对旧有的陋习的摒弃
成人高校档案形成于成人高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,成人高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在成人高校仍占主导地位,成人高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。实现档案管理创新就是要克服旧有的陋习，真正做到物尽其用，资源的全方位综合利用，最大限度地发挥其价值。
2、档案管理创新是改革的进行曲
成人高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,成人高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的改革创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。档案管理创新是档案管理改革的途径、动力，更是改革的进行曲。
3、档案管理创新是成人高校科学发展的基石
档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。档案管理创新是高校改革的重要组成部分，是高校科学发展的基础。
二、成人高校档案管理观念创新
在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。成人高校档案管理观念实现三个转变：
1、档案数量要求向质量要求转变
服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。
2、由被动服务向主动服务转变;
新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。
3、由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变
服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。
三、成人高校档案管理机制创新
新时期对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧的观念；要与时俱进，树立大服务理念；要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。档案工作机制创新首先要处理好三层关系：
1、创新与现状的关系
创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，必须在原有基础之上进行。改革开放以来，高校档案工作得到了较快发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基。因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
2、创新与学习、借鉴的关系
借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习和借鉴相关专业、其他行业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则，运用批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。
3、创新与实践的关系
创新是事业发展的动力，但理论创新、方法创新都要经过实践来检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
四、成人高校档案管理手段创新
创新服务手段是档案工作创新的主要内容：
1、建立档案网站，开展网上利用服务
档案馆（室）内部建立局域网，档案部门通过在此基础上建立档案网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好更便捷的服务。
2、电子文件的自动上传收集
与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，改变了档案传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，在第一时间将其收集，并在档案馆（室）的服务器上归档。
3、开展在线服务
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布等，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重时效性，希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
4、开展现行文件阅览服务
随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需求，希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应新形势发展要求，档案部门要进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护群众根本利益。
结论
加强创新与服务是档案工作的永恒主题，最大限度地发挥档案的价值，是档案工作的性质使然，更是档案工作者的职责所在，只有不断地探索创新与服务这个主题，才能永葆档案工作的生机与活力。
参考文献:
[关键词]现代远程教育 档案管理 以人为本 档案数据库
学员档案管理是高校远程教育管理工作的一项不可缺少的工作，这项工作做得好坏将直接影响到学员的切身利益，影响到档案凭证作用的有效发挥。而现代远程教育的普及，给学员档案管理带来了难度。
一、现代远程教育及其学员档案
现代远程教育是指学员和教师、学员和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行教学和通信联系的教育形式。学员可以不受空间和时间的限制进行学习，受教育者可以扩展到全社会。由于参加现代远程教育的主要对象是成人学员，其在档案管理方面具有流动性、分散性、广泛性、模糊性等特点。
二、现代远程教育学员档案管理存在的问题
现代远程教育由于其兴起时间较短，在学员档案管理方面不存在不少问题。
1.档案管理观念落后
远程教育管理工作者的档案意识淡薄，对学员档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学员填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范等，给学员就业或晋升埋下了隐患。
2.档案管理内容不完善
首先，在现代远程教育下，大多数学校建立的学员档案仍只包括报名表、审核表、入学通知、注册表、花名册、成绩册、学籍卡、学员证、准考证等证件和文字资料，没有形成电子档案。其次，能够反映学员综合素质的各种材料也还未进入归档的范围，比如，学员在校期间，许多评先评优材料应该进入学员档案的没有进入学员档案。又如，因为就业压力较大，某些部门为了学员能顺利就业，一些处分文件就没有进入学员档案。由此，档案材料无法具体地反映学员综合素质。另外，有些学员在填写档案材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草且模糊不清、有的不按要求书写，使用圆珠笔，有的项目填写不全、不准确，有的基于连名字都写错或写别名等。这些不符合要求的做法，造成了档案材料质量不高、不规范。
3.档案管理模式陈旧
如今，高校远程教育学员档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式。随着远程教育招生人数的扩大，学员档案也随之不断递增，加上存放时间短、流动快、分配去向广、投寄单位多等特点，层层叠叠的档案管理全都是靠管理人员手工操作完成，致使信息资源得不到充分开发利用，不能为用人单位及时有效地提供所需信息。由于不实行计算机管理档案，就不能使学员档案材料信息化，也就没有开发、利用可谈，档案将成为死档。
4.档案管理队伍薄弱
高校档案管理队伍作为高校学员服务工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，高等远程教育这方面的问题更为突出。据调查，由于人力、物力所限，许多学校的办学条件还不能尽如人意，教管人员紧缺，信息技术掌握的还不适应试点工作的要求：有的学校由教师和辅导员兼任学籍档案管理工作，工作头绪多，忙于应付，没有时间也无力探讨研究学籍电子档案工作，有时甚至影响了档案管理工作；有些即便是有专职的学员档案管理人员，也是一个人或者两个人，少数几个档案管理人员根本满足不了高校学员人数激增的现状；同时，即使有专职的档案建设和管理人员，也大多是非专业的档案管理人员，专业知识缺乏。
以上状况与我国高校远程教育发展和社会用人要求相脱离，建立内容丰富、具有个性的学员档案的重要作用迫在眉睫。
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三、加强现代远程教育学员档案管理的建议
1.树立“以人为本”的档案管理观
以人为本的学员档案管理，就是要从学员的特点或实际出发，从尊重学员的人格和尊严出发、从服务学员的成长成才的过程出发，学员档案管理员工作的方法、手段、规章、措施，对学员讲话的方式技巧等都要体现学员是主体、是与学员档案管理员具有平等人格的服务对象，学员的学习、发展、自尊等需要应当成为学员档案管理员工作的出发点和归宿。以人为本就是要把学员档案管理工作和学员就业、终极价值联系起来，使服务育人真正成为人的教育。
2.完善学员档案内容
从现行管理情况来看，高校远程教育学员档案应包学校对学员的考察、录用、培养、教育和学员德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学员素质的全貌，也要体现当代大学员的时代风貌。学员素质档案内容应分为两大类，一类是学员人事档案，一类是素质拓展档案。这两项内容涉及学员在校期间各方面的记录。
另外，在形式上，学员档案应包括文字档案与电子档案。学员档案还应该按专业、类别分层次建档，有学科、年级等集体档案，也有学员个人档案。学员档案个体化与集体化的相互转变，使学员档案的主体型、多边型、多角型展现在管理者和学员的面前，为促进学习、研究教学、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立远程教育学员档案数据库
网络化已成为时代的主旋律，网络技术的应用更推动了档案事业的发展。档案数据库的建立是网络时代的要求，是实现数字化档案馆一个重要步骤，也为其它门类档案的数字化提供了一种可行的模式。建立学员档案数据库能提高学员档案的管理效率、检索速度和查准率，如果沿用传统的手工目录查询学员的档案已经不能适应当前形势发展的要求。
4.提高档案管理人员素质
档案人员的素质包括职业道德素质与业务素质。职业道德可以概括为：履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务。在业务素质方面，由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，档案管理水平的不断提高，学员档案管理人员除了应具备广博的知识外，还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，随着电子文件等多种新型载体的大量出现，要掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，这样才能使学员档案管理从经验管理、科学管理，过渡到现代化管理。
总之，现代远程教育以新的教育形式和特有的优势，向人们展示着强大的生命力和广阔的前景，其办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员对象的差异性给整个档案管理工作提出了新的要求。完善学员档案，正确认识学员档案工作的重要性，真正实现以人为本的管理，对于提高现代远程教育的管理服务水平有着重要意义。
参考文献
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［3］王键，陈爱.关于建立与管理高校学员档案的思考.大众科技，2006，（2）.
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［5］黎瑾，廖少玲.浅谈高校学籍档案管理人员的素质.中华医学实践杂志，2005，（5）.
关键词：档案；建筑工程；管理
改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
一、建筑工程档案资料的内容
1．综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开／竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3．竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案管理需要解决的问题
1．档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2．缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3．缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
三、建筑工程档案有效管理的措施
1．建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
2．严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
3．加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4．加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
5．充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
6．及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
关键词:高校;基建档案；档案管理;实践探索
基建档案工作是学校建设管理中的一项重要内容，使其充分发挥应有的作用，认真做好基建档案工作，是基建档案工作人员义不容辞的职责。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用信息技术,网络技术进行现代化管理，已经从传统的档案管理逐渐过渡到信息管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。
档案管理部门应积极与基建部门联系，对基建部门档案工作人员提出详细周全的归档范围，特别是针对立项材料，报批材料,工程图纸，设计变更等一些重要的文件要尽可能地全面，以便于档案部门的对兼职档案员进行检查。
建设工程档案的特点：
首先是真实性，工程档案的产生与工程的施工是同步进行的，是按照图纸及洽商一步步施工的，因此工程档案应与工程实体完全一一对应，是工程的原始记录，从工程图纸及相关资料能够完全还原出当时的施工状况及隐蔽了得相关项目。
其次工程档案具有成套性的特点，基建档案从工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用是一个完整的过程，在这个过程中，形成了大量的、有机存在相互联系的文字资料、图纸、声像资料，这些资料集合起来才能反映出工程的全貌，因此工程档案具有成套性的特征，在档案的收集过程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的状况。
基建档案具有技术含量高、难度大的特性，有些大的工程，结构复杂，施工难度大，环节众多，各个专业交叉作业等原因造成了基建档案的复杂性。
基建档案收集具有周期长、参与单位众多的特点,一个完整的工程项目本身就是一个系统工程，要经过多个阶段的实施；另外，涉及多个部门的管辖,上级主管部门,市建委,规划局,要以及监理单位、施工单位及各个分包单位，及相关的沟通协作。
基于这些特点，因此对基建档案的管理要做到：在城建档案管理部门、基建项目主管部门指导下,基建单位实行事前介入、事中控制、事后验收检查的全过程掌控的管理模式。
首先要事前有指导，在建设工程档案立卷之前，要对建设工程部门的兼职档案员进行辅导和培训，学习相关的法律法规，对基本建设归档的范围，以及本年有哪些建设工程项目材料需要归档了如指掌。对参与建设的各方以及所产生的档案,兼职档案员应该作到心中有数；
事中控制就是要在施工过程中,对所产生的档案材料的及时收集,作好预立卷工作,使归档工作与工程施工同步进行。施工过程产生、形成的工程档案材料是建设工程档案的重要组成部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量,在施工的过程中,总是会有一些进一步完善的地方,总会有设计变更,或着是施工洽商,那么对设计变更和施工洽商的收集就是非常重要的,否则无法保证该阶段工程档案与所记录的对象保持一致,要做到这一点，在具体管理工作中应坚持三同步。 首先，从工程可性行研究开始就要全程参与，工程建设一开始就与收集档案工作同步进行。其次,要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。工程竣工验收要与竣工资料验收同步。坚持施工现场预立卷，
事后验收检查
事后检查验收是对整个工程完工时进行的一次全面的检查，城建档案馆,建设单位,施工单位,设计单位的归档范围各不相同,以建设单位对归档的要求最高,内容最多。档案验收应重点检查:工程前期各种批复文件、上级主管部门对项目立项的批复，规划部门的的批复文件，消防部门、防疫部门、环卫部门的审批意见，土地征用，拆迁补偿协议，校园土地规划红线等前期工作的重要文件；基建单位与各方签署协议，合同，招投标文件；及设计变更洽商、监理验收文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、和各项专业验收文件、质量检验评定、事故处理记录、竣工图编制，竣工验收备案表，及最后委托保修协议。另外，对照片和图纸电子版的收集也是非常重要的，尽可能的做到纸制档案与电子版档案同步归档。检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应极力维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全，认真地进行检查。
基建工程档案管理的有效措施，首先要在思想上重视档案管理工作, 更新观念，在施工过程中,不仅要保证施工质量,也要对工程档案足够重视,工程档案管理的好坏,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施，保障管理制度的落实，使归档工作有章可循,充分发挥档案其应有的作用；
1完善档案管理制度，建立同步管理机制
当前，许多工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。尤其在工程项目的勘探、审批、立项前期工作中，档案管理人员没有介入前，在工程准备过程中形成的文件材料又比较分散，有的在学校文书处理部门，有的在规划部门，还有的在工程项目管理部门。这些分散的资料如果不及时收集，随着时间的推移，会加大这部分文件资料的收集难度，甚至丢失。
为确保基建工程档案及时、准确、完整，必须建立事前介入控制，事中监督检查，事后严格把关的全程动态管理机制。工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。因此，主管项目的领导要高度重视，建立工程建设与档案管理的长效机制。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，等到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响工程档案的利用。只有将工程档案管理用法律文书的形式规定下来，作为硬任务列入工程条款中，引起参建单位的足够重视，才能保证档案资料的完整性、准确性和及时性。
2提高档案人员的业务素质，加强岗位培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管领导的重视程度、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。建设单位自立项建设开始，就应组织其学习、强化岗前培训，贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法。促使施工单位增强建档、归档意识，掌握工程档案资料归档整理标准、收集范围、归档要求等。档案人员只有不断调整知识结构，掌握基本的识图和基建工程业务流程，归档范围、分类原则等，才能做到统一要求、统一标准、统一格式。
3严把审核关，确保档案移交的完整、准确
由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点，使基建档案的收集工作具有相当难度。另外基建档案相对而言除了我们所观察到的地面以上的建筑物以外，还包括隐蔽工程、地下管网等，这些工程多隐藏于地下或墙体内，具有不可见性，这种不可见性往往导致相关档案收集时的疏漏或缺失。在建设工程文件归档前，工程技术人员与档案人员应严格把关，认真审核，把不合要求的文件拒之门外。
1)文件是否是原件:归档中不能使用复印件，只有原件才具有法律效力，才能作为维权的凭证和依据。
2)文件的签名、盖章手续是否完备，文件的内容是否填写完整，有的材料和图纸不注明日期，有的有日期却无原始签名和印章，让人难以分辨真伪。
3)隐蔽工程验收记录是否准确、整理是否规范。由于是地下工程，如没有完整详细的记录，会给日后线路的维修、改造带来很多的麻烦。
4)文件中数据是否存在涂改现象，这些都不利于基建档案的保存和利用。
5)竣工图编制是否规范，有些单位用施工图代替竣工图，图中也无任何标识说明该图有无变动情况。图实不符，竣工图也就失去了应有的价值。
