关键词：医德档案；信息化管理
医德是指医务人员在服务患者的行医过程中所应遵循的职业道德、行为规范和行业风气。在医患矛盾日益尖锐的今天，医德医风已成为影响人们就医体会的重要因素之一。医德医风档案是记录医务人员医德表现的一种形式，刻画了医德医风的发生发展过程，切实地反映了每位医务人员的医德医风表现，不断完善医德评价体系与医德档案制度对于加强医德医风建设至关重要。为响应卫生部、省厅关于进一步加强医德医风建设的号召，强化医务人员监管，我院从2011年开始实行医德档案信息化管理，经过五年的实践取得了一些经验和成效。
一、传统医德档案存在的问题
传统医德档案管理仍旧停留在“一人一本”的纸质管理阶段，通过人工进行档案材料的收集、整理、分析和汇总，效率低下，耗费了大量人力物力；而且纸质医德档案不利于保存，容易损坏和丢失，在对医德考评结果进行分析汇总时，既繁琐又容易出错，也不方便定位查找个人医德信息。其次，纸质的医德档案不能及时记载医务人员在医德评价指标方面的奖惩情况，容易出现漏报。另外出于页面的限制，有时会出现个人医德总结记载不全的情况。
鉴于以上种种弊端，为更好适应现代化医院管理的需求，运用信息化手段实现医德档案的无纸化、网络化管理势在必行。
二、我院医德档案信息化管理的具体实践
我院高度重视医德医风建设工作，从2009年开始对全院医务人员进行医德考评，对传统医德档案管理存在的问题有着深刻的认识，经过两年的摸索和建设，于2011年开始正式投入使用医德档案信息化管理平台。
（一）该平台建立在医院已有的OA办公局域网上，具有良好的兼容能力和安全性，对计算机操作系统要求不高。平台包括医德考评登记、附加项登记、个人报告打印查询、部门情况查询、数据查询与统计、管理通道等共六大模块，其中医德考评登记主要用于个人填写医德总结，并查看考评流程完成情况；附加项登记用于各授权职能部门对个人或科室医德相关奖惩情况进行加扣分或“一票否决”，也可查看历年来的医德奖惩记录；个人报告打印查询方便医务人员自行查看个人历年来的医德考评情况和输出个人医德档案；部门情况查询为科室管理者了解本科室内部人员的医德综合情况和明细提供了便捷的途径；数据查询和统计为医德档案管理人员进行数据的查询、统计、分析和汇总等提供了直截了当的方式，大大简化了工作过程；管理通道用于计算机中心系统维护人员对平台的管理、维护和控制，根据医德考评的新要求不断调整和完善系统配置信息。
（二）医德电子档案重点在于对医德内容的设置，该系统内共细分为7大项、121个小项，比较全面地涵盖了医德评价指标的各个方面。每个小项都根据工作职责开放权限给相应的职能部门，其拥有对该项目的解释权和操作权。医德档案实行百分制，考评得分在90分以上（含90分），且扣分不超过10分为优秀；70分以上（含70分），且扣分不超过20分为良好；60分以上（含60分），且扣分不超过30分为一般；60分以下或扣分超过30分或有“一票否决”行为为较差。系统对考评得分进行自动判定和归类，即时显示考评结果等级。
（三）医德平台系统与人事信息系统直接关联。对考评对象的姓名、性别、出生年月、文化程度、所在部门、技术职务、行政职务等基本信息在考评表内进行直接填充，跟随人事信息的变动而实现实时更新，防止出现错填和填报不实的情况；同时也方便各职能部门对个人或科室医德奖惩情况进行加扣分等操作。
（四）平台设置了不同等级的权限，分为一般权限、部门权限、管理者权限和超级管理员权限，以对应医德考评自我评价、科室评价和单位评价的三个环节。对普通人员仅开放一般权限，用于个人医德档案的操作；各科室负责人增加部门权限，可对管理范围内人员的医德档案进行审批、查询和管理；管理者权限仅对各职能部门的具体责任人开放，可随时记录医务人员的医德表现；超级管理员权限只对医德档案管理员开放，负责进行后台操作，可对填写不符合要求的医德档案予以退回或删除，提取未及时上报人员名单进行通报，查询所有考评对象的医德信息，最关键的是可以进行数据的汇总统计，从而实现医务人员医德状况的记录、归档、分析、比较、统计等全方位信息化管理。
三、实行医德档案信息化管理的成效
（一）医德档案信息化平台的建立彻底改变了以往使用传统纸质档案建档的繁琐流程，管理者和员工根据系统的提示可以简单、方便地完成整个考评过程。电子化医德档案顺应了无纸化办公的时展趋势，减少了资源浪费，提高了工作效率，节约了人力成本。管理者可以在短时间内调阅了解医院医德医风建设动态，并可基于系统进行数据挖掘分析，推进了医德医风建设的科学化、规范化和系统化管理进程。
（二）医德档案和奖惩记录实行电子平台集中管理，各职能部门可将日常监管和科室日常考核结果及时存档，动态记录每位医务人员历年来所受到的表彰、先进事迹、存在的问题等方方面面的信息，保证了医德档案的完整性、全面性和长期性。每位医务人员都可以随时通过个人账户登录系统查询个人历年的医德记录和考评结果，清楚知晓医德加扣分的缘由，真正体现医德考评“公开、公平、公正”的原则，同时又能通过对比认识自身存在的不足，指导医务人员确立提升职业道德素质的努力方向。
（三）我院自2011年率先在全市建立医德档案信息化管理平台以来，医德医风建设取得长足进步，在历年行风建设检查中均得到省、市卫生部门的认可；员工的医德医风意识得到大大提高，医疗服务、医疗质量明显提升。
四、关于完善医德档案信息化管理的建议
（一）将信息安全摆在首要位置。医德档案的信息化建设是一项比较大型的系统工程，包括总体设计、软件开发、档案整理、查询管理等，医德档案电子信息化系统存在的危险因素大概可分为以下3种：（1）对系统硬件的破坏，包括来自自然灾害和人为灾害的威胁，如地震、火灾等；还包括其他人为有意或无意的破坏，如盗窃、无意或恶意毁损等；（2）对系统软件的破坏，如感染电脑病毒、木马，遭受流量攻击等；（3）系统上保存的数据或在网络中传输的数据受到攻击，如修改、删除、破坏数据等。必须特别注重信息的安全与稳定，积极采取各种措施保证信息安全，如物理安全策略、访问控制策略、网络监测和锁定控制、防火墙控制及数据备份等。
（二）拓展新的服务功能。医德档案信息系统可以尝试与医院的患者随访系统、第三方满意度评价系统进行对接整合，甚至开设开放式评论专栏，将患者及家属对就医体验的即时评价与该档案平台的考评结果相结合，从而更加真实、客观地体现医务人员的日常医德医风表现，从细微处着手，及时发现问题解决问题，不断提高医务人员的医德医风意识，让医院的服务质量和服务水平更上新台阶。
五、结论
以上对医德档案信息化的探讨，阐述了加强医德医风档案建设的必要性，对医德医风档案信息化建设当前的问题进行阐述及解决措施。医德医风作为卫生系统的行风建设最重要一环，将关系到人民群众对党和政府的满意程度，通过实现医德医风档案信息化，发挥信息化的优势，建立激励和约束机制，实现医务人员与患者共赢。
参考文献：
关键词：成人教育；学籍档案；管理；措施
高校成人教育学籍档案管理工作涉及内容广泛，专业性强，对高校办学发展和成人学生的继续发展有着重要的意义，做好这部分工作有利于高校成人教育管理朝着科学化、规范化、制度化方向发展。然而部分院校成人教育存在不足之处，严重影响到其专业发展，本文笔者通过归纳当前成人教育学籍档案管理的现状，进一步分析其存在的问题，并提出了针对性的建议和措施，以期促进高校成人教育学籍档案管理工作，促进高校办学。
一、成人教育学籍档案管理的现状
成人教育学籍档案是学校教育培养成人学生整个过程的完整记录，能准确客观的反映出学生在校期间的综合表现，因而对其管理是一项严谨的工作，具有基础性、服务性的地位，同时这项工作要求高、繁杂琐碎，需要极强的耐心和归纳整理能力。《中国教育改革与发展纲要》中明确指出：“要大力发展成人教育事业，就必须要重视管理工作，特别是成人教育档案的管理工作。”这里的教育档案管理工作主要就是指学籍档案管理。随着科技进步和经济的发展，越来越多的成人重新进入高等院校进行学历补偿教育，以滿足各类用人单位对员工的知识技能、学历等方面的要求，这也就必然使得成人高校规模不断扩大，管理工作内容日益复杂，具体表现为一是档案内容繁琐。成人教育学籍档案包括成人学生的录检表、考生登记表、各科成绩、登记表以及成人学生在校期间的休学、退学、转学的报批材料；学生各类获奖处罚情况等等，涉及内容异常广泛。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年龄层次、不同的学习方式等都会导致成人学生档案内容的差异。二是学籍变化快，管理难。成教学生大多数都是在职职工及社会青年，常常因为诸多原因导致转专业、休学甚至退学情况频发，学籍变动频繁，在其学籍在形成过程中，易造成成教档案材料的缺失，增加了档案管理的难度。
二、成人教育学籍档案管理存在的问题
笔者根据调研本市几所成人教育学校，发现其学籍档案管理中存在的问题主要表现在以下几方面，一是学院重视程度不够高。不少高校领导对成人教育的认识严重不足，档案意识十分欠缺，认为成人教育的学生可管可不管，认为成人教育的档案可有可无，对成人教育学籍档案缺乏针对性管理，缺乏统一的管理规章制度。二是档案管理工作混乱，管理不到位。笔者调查中发现有的档案员随意使用圆珠笔、铅笔、红色墨水填写档案，字迹潦草，不方便识别，更不方便保存；有的档案员在学生补考及格时只将原成绩改为“及格”字样，没有按规定在档案记录上注明“补考及格”，甚至有的档案员将学生的姓名用容易书写、笔画少的简化字进行代替等等。除此之外，学籍档案移交问题也有待完善，部分学生毕业后，档案被乱抽乱翻，使用完必后随意放置，造成学生查询不到自己的档案，影响后续工作和发展。三是监督环节缺失。成人教育学籍管理对于学籍档案的日常处理，往往是部分工作便利的人员来对一些相关的文件和资料进行保存，没有接受过系统的培训，不会充分的运用办公化自动系，使得档案管理混乱的局面无法得到相应解决。
三、成人教育学籍档案管理的改进措施
针对上文分析的成人教育学籍档案管理中的不足之处，笔者认为应当对症下药，先从思想上提高认识，加大成人教育学籍档案管理的宣传力度，堂学校和学生充分认识到成教生档案管理工作的严谨性，统一思想，高度重视成教学生档案管理，配备素质较高的人来专门管理成人教育学籍档案。要学会科学管理，建立有效的成人教育学籍档案管理机制，明确档案填写的具体要求，在细节方面做做出规定，使用什么笔、什么字体等；对档案移交工作做出明文规定，在什么时间内进行档案移交，以及完成移交需要的移交手续，并对移交的各个环节记录在案，以便责任追查，加强各环节的严谨性。三是加强监督。学籍档案管理是一项细致严谨的工作，涉及到成人学生日后的晋升，决定着该学生未来的高度，其重要性不言而喻，因此在学籍管理工作中要定期聘请专家开展学籍档案管理方面的讲座，并对有关学籍档案管理老师进行培训，拓展其知识面，提高其信息化技术能力。同时学校成立专门督导小组，对档案管理工作不定时检查，及时发现问题，改进不足，不断提高档案管理工作。
四、结束语
关键词：医德档案；电子化；实践与成效
中图分类号：R197.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）06-0067-02
医德，即医务人员的职业道德，是医务人员应具备的思想品质，是医务人员与病人、社会以及医务人员之间关系的总和。医德是衡量医生的一把尺子，通过它可以量出医务工作者的思想品德，量出医务工作者对待事业的态度和对待患者的情感。医德档案是提高医务人员医德水平的重要措施，其作为医务人员医疗行为和思想品质的动态记录，对监督和评价医疗活动有着现实意义[1]。建立医德档案，应用好档案材料，充分发挥医德档案潜在的功能，对加强医院医德医风建设必将起到积极的推动作用。
我院为每一位医务人员建立了医德考评档案，全面贯彻执行卫生部、国家中医药管理局《关于建立医务人员医德考评制度的指导意见（试行）》，结合医院实际，不断完善考评制度，摸索创新思路，最终由纸质档案转变成电子档案。以往医德考评全靠手工完成，统计数据需花费大量人力物力，还容易造成材料丢失，因此，通过电子考评系统既节约了成本，又提高了工作效率，使医德档案管理工作能顺利、有效开展，促进了医院的行风建设。
一、建立医德档案的重要性
建立完善的医德、医风档案，充分发挥该档案的有效作用，对于提高医务人员的职业道德水平，促进医院建设发展有着非常重要的作用。通过医德考评，提高医务人员的服务意识和服务态度，增强医务人员“始于需求终于满意”的服务理念，对规范医务人员的行为、提高医护质量，推进新一轮医改起到了积极的推动作用[2]。
二、医德档案管理的具体做法
1.强化措施建立健全领导机制
根据卫生局实施意见，医院成立了以党委书记为组长、纪委书记为副组长、职能科室负责人为成员的考评领导小组，下设考评办公室（挂靠医院党委办公室），全面负责医德医风的考评管理工作。党委办公室具体负责考核的日常事务，各片成立相应的片考核小组，每个小组一般由5-9人组成。
2.制定规范的医德档案考评标准
（1）明确考核的范围及对象
医院考评领导小组根据医院工作重点，集体讨论制定切合医院实际的医德考评标准和细则，专门下发《嘉兴市第二医院医务人员医德考评实施细则》，明确考评的范围、考评内容、标准和方法。考核的范围包括全院被聘任的专业技术人员和行政后勤人员。医院派出进修、培训、学习的人员由我院根据其进修、学习、培训等表现进行考核，确定等次。新分配的大中专毕业生，在见习期内参加考核，只写评语，不确定等次，考核情况作为初定专业技术职务或报名参加专业技术资格考试的依据，正式任职定级的当年按正常考核进行。
（2）细化考评内容量化考核标准
在卫生部考核标准的基础上，我院增加、细化、量化了考核内容和标准，将获得荣誉、科研成果、医疗纠纷等实际内容融入细则中，共有七大项目18个小项目12个加分20个减分的具体指标。
七项考评内容（1）救死扶伤，全心全意为人民服务（10分）；（2）尊重病人的人格和权利，为病人保守医疗秘密（20分）；（3）文明礼貌，优质服务，构建和谐医患关系（10分）；（4）遵纪守法，廉洁行医（10分）；（5）因病施治，规范医疗服务行为（15分）；（6）顾全大局，团结协作，和谐共事（10分）；（7）严谨求实，努力提高专业技术水平（10分）。
对于加分减分标准，我院在卫生局实施意见的基础上，做了一些探索，增加了一些量化的指标，如在“救死扶伤，全心全意为人民服务”方面增加“获得综合性荣誉按照部级、省部级、市级、系统分别给予8分、6分、4分、2分的加分；单项先进分别给予4分、3分、2分、1分的加分。最高不超过10分。”的加分项目。在“严谨求实，努力提高专业技术水平”方面，分别增加了科研成果、论文和检查表扬的加分项目，在减分项目上增加“经医院安全医疗会议讨论有纠纷、有投诉的差错当事人每次扣5分”减分项目。
（3）考核日常数据的积累
日常资料的积累是建立医德档案的基础，医德考评资料涉及多部门，需要各科室共同协作，注重日常数据信息的整理和归类。资料内容包括锦旗、表扬信的统计；综合性荣誉、单项先进的登记；抵制商业贿赂，拒收红包、礼品的次数和金额；参加援外、援川以及扶贫帮困的人员登记；参加志愿者服务的人员和次数；新技术、新项目的获奖名单；举办部级、市级继教班的主持人；年度中华级、部级、省部级以上刊物发表的论著，以上均属于加分项目的数据资料。而减分项目日常需要统计：经核实的被投诉服务态度不好人员；超范围执业者；在医疗服务活动中，有索要、收受病人及其家属财物者；利用工作之便，向服务对象推销药品、保健品、器械等物品牟取私利的；违反规定私自外出行医的医务人员有滥检查、滥用药、开大处方行为的；发生医疗事故负主要或完全责任的当事人，负次要责任的当事人，负轻微责任的当事人；经医院安全医疗会议讨论有纠纷、有投诉的差错的当事人等。
3.医德医风电子考评操作方法
在医德考评方法上，我院不断改进和摸索，2012年开始运用计算机和医院内网，自主开发医德考评电子软件，完成医德考评，考核采取个人自评、科室考评和片组审查的方法进行，最后由医院考评领导小组讨论审核后确定考评结果。具体步骤如下：
现代科技的迅速发展，使地质科技档案信息电子化、网络化，严重冲击了传统的地质科技档案管理工作模式，给地质档案工作的发展带来了机遇。特别在以市场经济为主体的当今社会中，我们更应该提高自己的认识水平，转变思想观念，树立全面的地质档案工作服务观和效益观，为经济建设和社会发展作出更大贡献。
一、树立全面的地质档案工作效益观
传统的地质档案工作，虽然也重视档案的利用，把档案的利用作为地质档案工作根本目的来认识和对待，但仅从“效益”观点出发追求最佳效益是不够的。这是因为，第一，档案在利用上多是被动的，即是以档案实体为提供形式与手段的被动服务，而主动服务即以档案信息为单元的传递、利用和发展不够。这实际上是不注重效果，或者说没有注重获得最佳的利用效果。第二，档案的利用并不核算成本。传统的地质科技档案管理，没有档案利用成本的概念，更没有从产出与投入比的角度去分析地质档案工作或地质科技档案工作的效益。显然这样的地质科技档案工作是建立在不讲消耗、不讲效果、一切由国家承包的计划经济模式之下的。第三，没有把优质档案的增加看做是地质档案工作的效益，导致“效益观”的片面性，从而影响地质档案工作全面效益的提高。
在以市场经济为主体的当今社会中，地质档案工作更要讲究系统功能的完善，而其完善程度最终要以地质档案工作的输出――档案管理工作效益为标准进行衡量。当然，档案管理工作效益，在许多情况下是难以具体衡量的，但是树立地质档案工作效益观的概念，产出尽可能增多、消耗尽可能减少的观念，却是现代档案管理工作必须树立的重要理念之一。因为档案管理工作也和其他工作一样，效益明显才会受到社会的重视与支持。讲究效益，树立全面的效益观，就是千方百计地提高地质科技档案管理工作的效益，从根本上推动这项工作的发展。树立全面的档案管理工作效益观，还必须处理好档案管理工作的局部效益和整体效益的关系、现实效益和历史效益的关系。
二、明确地质科技档案管理工作效益的特点
地质科技档案管理工作效益，都附着和渗透在科技工作和有关的工作当中，而它本身不能独立表现出来。第一，地质科技档案的利用效益附着和渗透在利用者的劳动之中，人们看到的是利用者的工作产生效益，而忽略了档案人员的贡献因素。第二，由于科技人员利用的档案，均产生于一定的形成者，给人的印象是地质科技档案的形成者给了利用者的效益；对馆藏的增量也认为是别人移交的，忽略了地质档案工作者的劳动。其实，科技档案管理工作必须经过收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个重要环节，经过前四个环节所形成的科技档案虽然储存在内部单位，但它和已发表的论文、著作一样，也存在“著作权”问题。如果没有地质档案工作者的辛勤劳动，有关档案文件材料就可能不存在，或是残缺不全，科技人员也无法利用。第三，档案管理工作的效益均附着和渗透在科技人员的劳动对象之中，使它总是不能独立显现，而隐含在科技人员的劳动和总体效益之中，难免人们往往忽略地质档案工作者的效益贡献。
地质科技档案管理工作效益，在有些情况下是不明显的，例如地质科技成果的利用，以及地质储量报告的利用、图件文件的应用等，在为地质工作服务中，地质科技档案管理工作的效益更多的是隐含的，由于档案价值的潜在性，档案利用效益的缓释性，使档案管理工作效益在短期内不能集中表现出来，而是通过漫长的岁月才能实现。如果地质档案工作者认识不到这一特点，有急功近利的思想，或者能够在眼下显示出档案管理工作的效果，但这是不能持久的，也是有害的。
三、区分档案管理工作效益和档案利用效益
地质科技档案管理工作效益与地质科技档案利用效益是有区别的。构成地质科技档案利用效益的因素包括地质科技档案管理人员的劳动因素，档案利用者的智能劳动因素和档案形成者的劳动因素。这里谈的地质科技档案管理工作效益，是指地质科技档案管理作为一项专业性工作，在科技工作中的贡献。区分地质科技档案管理工作效益和地质科技档案利用效益，有利于我们更全面地看问题。历来人们把档案管理工作的效益等同于档案利用效益，所以追求的目标基本是现实的利用效益，其中又主要是经济效益，特别是在市场经济条件更是如此。表现在档案学术理论的研究中，多以档案利用为主题，甚至形成了一种“急功近利”的档案利用畸形观点。地质科技档案管理效益理论告诉我们，档案管理工作不仅要取得现实最大利用效益，同时还要取得档案潜在价值、潜在效益的增量上，也就是地质档案的增量上。
四、处理好经济效益和社会效益的关系
地质档案工作要讲经济效益，但还必须讲社会效益，二者并重，不能偏废。不论是基层档案室在为本单位科技工作服务中取得的直接或间接的经济效益，还是档案馆在为历史研究服务中取得的社会效益，都同等重要，都是对社会的贡献。这两利，效益在一定条件下可以互相转化，不讲社会效益，单纯追求经济效益是有害的。
五、促进档案管理由封闭型向开放型转变
关键词：档案；归档管理；措施
档案是指在社会各项活动中直接形成的原始记录，其包含多种形式，并且具有良好的保存价值。档案资源具有良好的现实价值和长远价值，对于社会可持续发展具有重要意义。因此在档案管理工作中应当加大力度做好档案归档并加强管理，以保证档案资源安全，推进档案事业的不断发展进步。
1 档案科学化归档管理的重要意义
就档案归档管理工作的具体情况来看，以往档案管理模式下，档案工作人员往往依赖手工操作对档案进行归档，此种情况下不仅无法取得理想的档案归档管理效率，甚至会造成人力资源的严重浪费，档案管理安全性不足，严重影响档案归档管理工作质量。而随着信息时代的到来，计算机技术逐渐得到广泛应用，基于信息技术与网络技术之上的电子档案逐渐形成，档案资料收集、存储、分类与统计等环节操作更为便捷，切实提高了档案归档管理的工作效率。基于计算机技术对档案进行归档管理，促进体系化管理的顺利实现，通过档案信息与载体的分离利用，便于档案信息与其他信息系统建立互联关系，有效提高了档案归档工作质量和效率，突破时间与空间的限制，促进档案资源利用价值的最大化发挥，因此档案科学化归档管理具有重要意义。
电子档案与纸质档案相比，其在档案归档存储的方式也发生明显转变，以VCD、DVD光碟、大容量移动硬盘等作为主要载体的，对档案资源进行存储，使得档案信息资源的读取和利用更为便捷高效、存储时间长且不易损坏，所受外部影响较小，具有良好的稳定性。可以说，电子档案的形成，为档案事业的发展奠定了坚实的基础，在一定程度上拓宽了档案事业的发展空间，推进档案归档管理向更高的管理阶段迈进。
2 当前档案归档管理中存在的不足
2.1 文书档案的管理水平难以适应现代化发展的需求
长期以来，文书处理和档案管理由不同的部门负责，影响了文书档案的管理效率，削弱了档案的信息服务功能。随着计算机技术和信息技术不断地被开发和利用，各单位对文书档案的归档管理要求更高了。管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。
2.2 文书档案管理人员专业素质不高
一些文书档案管理人员，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范等问题。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。
2.3 保密意识淡薄
在日常工作中，由于受“无密可保”、“有密难保”、“保密无用”等思想的影响，对档案保密重要性的认识不够，一定程度上影响了档案的保密工作。
3 新形势下做好档案归档管理的具体策略
3.1 采用办公自动化
随着计算机在社会生产生活中的广泛应用，社会群体工作质量与效率明显提升，档案归档管理工作也不例外，为切实提高社会发展新形势下档案归档管理工作效率，应当积极采用办公自动化，对现代信息技术与网络技术加以合理应用，将传统纸质档案转化为电子档案，规范存储至办公信息数据库中，安排专门的档案人员进行管理，令档案信息供档案人员与技术人员共享，从而全面提高档案归档管理有效性。在档案归档管理工作中，通过办公自动化的方式能够简化档案查询环节，并有效解决了档案存储的空间，提高档案归档工作效率，从而为档案管理工作的科学化开展打下良好的基础。
3.2 及时归档管理
在档案归档管理工作中，为保证档案信息资源安全，及时做好归档工作，档案管理各部门、各实体以及项目负责人应当在档案管理过程中及时做好归档工作，尤其是在资料形成过程中应当及时对档案资源进行收集和整理，及时鉴定并移交。相关管理人员应当充分行驶自身职责，定期对档案收集与整理工作进行检查与监督，在发现问题的第一实践进行妥善处理，以保证档案归档管理的规范性和可靠性。
3.3 加强档案的管理
为保证档案归档管理的有效性，保证档案资源安全，应当积极采取有效措施对档案进行科学化管理，切实降低档案资源的安全隐患。这就要求档案管理工作中应当将档案保密制度严格落实到实际工作中，安排专门人员负责档案归档中的档案，并实行责任制度，强化档案管理人员的岗位意识与责任意识，从而切实保证档案安全，提高档案归档管理的有效性。也就是说在档案归档管理过程中应当准确把握《档案法》、《保密法》等相关法律并认真贯彻执行相关法规，加强档案归档管理，规范档案移交、销毁等环节，切实保证档案的安全性。
档案应单独装订保存，严禁与非密级档案材料进行混卷装订，避免造成档案在利用中出现扩散问题。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录档案内容，更不得私自撕拆、涂改。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护，确保安全。
3.4 采用计算机技术管理文书档案
要注意档案保管设备的技术性安全，特别是设备不能链接到互联网上，防止信息被窃取或丢失。随着网络技术的发展，网络中存在太多的不稳定因素，解决这个问题目前没有太好的方法，我们现阶段采取的最安全的管理方式就是独立进行管理。
3.5 加强对档案管理人员的业务培训
从档案发展的方向看，要提高档案管理人员的自身素质和业务能力，必须掌握现代化技术，熟练应用计算机对电子档案维护、介入档案的形成与储存，确保电子档案的安全和完整，促进电子档案走上规范化有序管理。档案管理者必须掌握科技信息技术，并熟练应用计算机和其他电子设备进行电子档案的使用、维护、管理，否则管理人员根本无法从事电子档案的形成和保管工作，也无法参与电子文件管理、检索系统的规划设计。维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素如计算机病毒、盗窃、篡改等行为作斗争。
结束语
总而言之，随着现代社会不断发展进步，社会活动更加复杂化与多样化，档案归档管理的难度也明显加大。为保证档案归档管理工作质量，促进档案资源利用价值的最大化发挥，应当结合实际情况积极完善n案归档管理相关制度，规范档案归档诸多环节，提高档案立卷质量，从而确保档案资源能够为现代社会发展提供服务，并推进档案事业的稳定健康发展。
参考文献
[1]侯婧.谈企业电子档案的归档管理[J].档案管理，2015（5）：91-92.
（一）认识存在问题
许多档案管理工作由于没有得到足够的重视导致其管理不规范从而进一步促使了档案资源的无端浪费并且由于许多档案管理工作人员工作较为随意，使得档案管理工作常常会出现档案材料漏、错、乱、假的情况，从而在极大程度上影响了档案的完整性与有效性。
（二）制度存在缺陷在许多档案管理的工作与实践中相关档案管理机构与人员并不重视档案管理制度的建设，从而导致了许多档案存在内容不全、质量不高、无法全面反映档案价值的现象。除此之外，
档案管理机制存在缺陷还体现在其工作形式不健全并且往往流于形式与此同时管理职能不明确、管理任务落实不到位、档案管理人员责任意识薄弱。从而造成了许多档案在借阅之后并没有及时归还，最终造成了档案内容的无端缺失。
（三）工作流程不规范
在档案管理的实际工作中，由于许多档案管理工作人员并没有过硬的专业技术，并且没有很好的遵守档案管理的工作要求，致使档案管理工作流程不符合相应规范并且在很大程度上影响到了档案管理工作的规范化和专业化、标准化。除此之外，档案管理工作流程不规范还集中体现在档案管理的收集系统和归还系统不完整从而在很大程度上促使宝贵的档案资源白白流失并且造成了档案自身价值难以得到体现。
二、新时期档案管理创新途径
新时期档案管理工作水平的有效提升离不开创新途径的有效发掘。以下从几个方面出发，对新时期档案管理创新途径进行了分析。
（一）提升档案管理意识
新时期档案管理创新的进行离不开档案管理意识的有效提升，档案管理工作人员在档案管理工作创新过程中应当注重管理意识的有效增强并且充分意识到档案管理工作的重要地位和关键作用。除此之外，档案管理意识的有效提升能够为档案管理制度的有效健全奠定良好的基础与此同时也能使档案管理宣传工作得以顺利的进行。最终促使档案管理工作创新水平的有效提升。
（二）促进档案信息的有效利用
档案信息的有效利用是档案管理创新的重要内容。档案资源的合理开发利用是档案管理创新的重要环节。档案管理工作人员通过多层次、广渠道地对档案信息资源进行有效运用可以合理提升档案管理的利用率从而为档案运用目标的有效实现奠定良好的基础，除此之外，在新时期档案管理创新过程中工作人员应当注重服务意识的有效树立，这也是档案信息有效利用的关键环节之一。
（三）新型档案管理制度的建立
随着我国新时期档案管理水平的不断提升和相应档案管理制度的不断完善，新时期档案管理工作也在不断创新。在这一过程中档案管理工作人员应当注重与新时期档案管理工作相符合的新型档案管理制度的有效建立并且做到明确职能从而使档案管理的价值得到有效体现同时能够得到更加均衡、稳健的发展。除此之外，新型档案管理制度的有效建立还能够促进档案管理的收集、传递、开发、利用等基础工作的工作效率持续提升并且能够更加快捷的进行档案的检索、查阅等档案管理工作。
（四）提升工作人员工作水平
档案管理人员的工作水平对于档案管理工作的创新影响是基础性的。众所周知档案管理工作人员的工作水平会直接影响到档案管理的整体水平。因此为了更好地进行新时期档案管理工作的有效创新档案管理机构在在日常工作中应当注重档案管理工作人员工作水平的有效提升。在这一过程中档案管理机构应当通过全面、持续的培训计划的执行促进档案管理工作人员的专业知识、业务素养等方面有效提升，并且可以使档案管理人员在日常工作中能够更加有效的丰富档案内容并且优化档案结构同时掌握档案利用的新动态并且积极开辟档案信息资源，最终更好地促进档案管理工作创新水平的持续提升。
（五）档案管理信息化
随着计算机的广泛普及，当前各单位积极使用计算机进行业务设计，在一定程度上也使用计算机开展科学活动。随着我国现代化建设进程的逐渐推?M，社会中科技建设项目越来越多，造成科技档案数量越来越多、种类越来越繁杂，传统使用的手工档案管理手段无法满足社会需求，因而建立了管理系统，借助自动化、数字化、网络化的档案系统进行科技档案管理。本文结合当前该管理系统的应用现状，详细分析了该管理系统运行问题的解决方法，这有助于社会发展。
二、科技档案概述
科技档案是科学技术档案的简称，它主要是指在基本建设自然科学研究以及生产技术等活动中形成的证书、图表、图纸、声像资料、文字材料以及计算材料等。这些资料不仅是我国进行相关科学活动的有效记载，同时也是众多科学技术人员智慧的结晶以及劳动的成果，是我国开展有效经济建设的主要依据。任何一项技术的发展都离不开对原有科技活动的分析，只有全面地记录科技档案、有效地管理科技档案，才能使其为我国经济建设以及科技水平的发展提供有力支持。[1]从当前社会的发展情况来看，各科学技术研究部门工作量越来越大，且当前研究手段越来越多，研究结果所能够呈现出的形式也实现了多样化。基于此，要想更有效地保存和管理有价值的科技档案，相关单位就需要加强对科技档案管理工作的重视，建立完善的科技档案管理系统。
三、科技档案管理方式的发展历程
科技档案管理方式主要经历了三个发展历程：一是手工管理方式。这种方式是当前使用时间最长的一种科技档案管理方式，但是该种方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易检索与维护的缺点，它主要是通过借助科技档案管理人员的力量，在了解每一项档案的实际内容后，将档案进行分类，同时对档案的主题进行记录，并将档案进行有效的管理。[2]由于手工方式管理的档案为纸质版档案，不便于保存以及备份，特别是当档案出现丢失情况时，纸质版档案无法有效找回，因而管理效率相对较低。二是计算机中心管理。该种方式有效地结合计算机管理方式与手工管理方式，通常相关部门会将科技档案管理工作分配给专人，使其运用计算机进行档案的单机管理，因此该种管理方式也被称为信息孤岛式管理方式。虽然该种管理方式与手工管理方式相比，具有检索方便的优势，但是同时也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺点。三是分步自助式计算机档案管理方式。为了有效地弥补以上两种方式的不足，在科学技术水平不断提高的基础上，人们提出了分步自助式计算机档案管理方式，使用该种方式可以借助专门的档案管理软件，实现对科技档案的集中管理。它不仅拥有共享性强、安全性高的特点，同时还能够节省档案的管理时间，提高科技档案的管理效率。
四、科技档案管理系统运行问题的解决方案
（一）明确并满足社会对科技档案管理系统的需求
虽然当前在使用专业性强的科技档案管理软件后，与以往相比，管理效率得到了有效提高，档案安全性也得到了提高。但是在各科技部门工作量逐渐增加、科技活动越来越多的基础上，科技档案管理系统无法有力支持档案管理工作，因而需要加以改善。笔者在分析当前使用的科技档案管理系统后，建议要想使其能够得到更有效的利用，首先就要明确社会对科技档案管理系统的需求，并在此基础上找出满足社会需求的方法。
现阶段社会对档案管理系统的需求主要包括以下几方面：一是需要严格按照国家档案管理条例及相关规定进行分类，并对档案中所包含的数据进行有效的分析；二是科技档案数据需要提交给相关的技术质量处理部门，在其进行审核编排以后，才能将档案资料传至科技档案数据库，以完成档案数据的输入工作；三是在档案录入数据库完成归档前，科技档案管理系统需要明确该档案是否全面，保证科技档案的全面性，促使后期能够得到有效的利用；四是明确划分档案每一个级别的名称，提高后期检索的效率；五是完善数据统计功能，使档案文件数目、档案数据量大小以及档案使用频率可以得到体现；六是适合的科技档案交互界面，使其能够满足相关人员的使用需求。
（二）优化科技档案管理系统模块以及功能设计
在分析当前所使用的科技档案管理系统后，笔者建议需要优化科技档案管理系统中以下几个模块：一是基本模块，该模块主要负责档案浏览以及系统设置工作，在优化该模块时，需要全面分析当前其存在的程序化不足问题，从而明确档案管理人员以及用户在使用过程中拥有的权限，促使其可以为科技档案管理人员提供有力的管理支持，同时也为科技档案使用者提供有效的检测环境；二是科技档案归档模块，只有将档案进行有效的归档才能保证后期的使用效率，因此系统完善人员需要使用户能够在自身档案提交客户端上完成数据归档工作，促使科技档案归类更加准确；三是数据统计模块，该模块主要是档案管理部门使用，通过这个模块可以更加了解各档案的使用情况，从而做好科技档案的统计工作；四是借阅模块，保存档案的主要目的不仅是记录当时的科技活动，更是为后期工作提供有力的资料支持，因此需要完善当前借阅管理模块，使用户可以借助该系统完成档案借阅以及归还操作，同时也使档案管理人员借助该模块可以查看到借阅信息。在完善以上模块后，科技档案管理系统优化人员还需要结合每一个模块的功能做好其功能设计工作，促使该系统能够发挥出更大的作用。
（三）做好科技档案管理系统数据库的设计与维护工作
通过上文的分析，我们能够了解到当前所使用科技档案管理系统时，其存在的最严重问题为科技档案管理系统数据库不够完善，现阶段科技档案数量越来越多，相关技术人员在完善系统时需要强化对数据库的设计，一方面需要扩大当前所拥有的数据库，另一方面需要做好数据库的维护工作。在完成数据库设计与维护后，信息系统需要拥有更强的数据分析能力，促使数据库能够更有效地包含相关单位所提供的科技档案信息。除此以外，由于当前科技档案所存在的形式相对较多，因此为了保证科技档案管理系统能够更有效地打开所有形式的档案，并对其进行分析与数据处理，这就要求科技档案管理人员以及用户需要拥有浏览其他格式文件的软件。
建立完善的科技档案管理系统数据库，有助于档案管理系统更有效地运行，其能够为使用人员提供更有效地保管与查询服务。只有高效地做好档案管理统计工作，才能为科学技术的发展作出贡献。
五、结语
关键词：档案管理；经济效益；相关性；探析
档案管理虽然是保障组织持续化发展的基础条件，但还是被部分管理人员所忽视，这些管理人员将经济效益放在第一位，并没有重视档案管理和经济效益之间的直接作用，继而影响了经济效益的提高。所以，正确衡量档案管理和经济效益的相关性是管理高层必须具备的意识。
1档案管理和经济效益的相关性
1.1通过开发档案信息资源来提高经济效益
要对档案管理的经济效益进行分析，首先需要对档案管理经济效益的意义有正确理解，对其实质问题加以把握，这是经济效益提高的先决条件。档案管理具有几个显著特点，可传递性、本源性、可再生性、可扩散性等，都需要在信息环境下进行。同时，将自身的实际情况、发展方向和目的与这些特点进行综合分析，能够让档案信息产生新的特点，为提高经济效益打下基础。首先需要正确了解档案和经济效益产生的关系，档案信息不会因为经济效益的产生而有所损失，不仅如此，提升经济效益还能将档案信息进一步传播和扩大，与其他物质资源相比，信息资源越利用会越丰富和成熟的。经济效益是随着经济的发展不定期或定期产生的，其经营活动并不仅有一次。档案的科学性和合理性必须通过先进的经营管理理念，以及实际性的决策方案来不断优化，将技术、成本和资产等相关因素和档案信息进行有效的结合，共同发生作用，因为经济效益虽然会因为档案管理产生直接作用，但是经济效益并不会因为档案管理而直接实现。其次，档案信息也属于商品中的一部分，其经济效益是在进入市场后产生的。所以，整理档案收益一般不会进行特殊财务处理，其可以通过他方式来进行，如科技成果推广、非资产性技术转让等，因为经济效益必须通过商品的档案信息才能获得，使记账更加方便。但其中也存在一些问题，因为档案管理所产生的经济效益不能准确地进行估算。
1.2对潜在效益进行有效评估
通常情况下，各方面成果如生产、管理和销售等都会被严格记录到档案信息中，能真实地反映出发展状况和经济成本等，还能通过自身的科学管理和技术等信息促进经济发展。档案管理要发挥自己的作用，为产品的生产、技术转让和咨询等环节提供参考作用，就必须对社会市场需求进行了解，并对自身的实际发展情况做出判断。同时，将人力、资产和生产等相关因素和档案管理进行有机结合，能够为经济效益的产生提供更加有力的作用。档案管理的形式主要有表格、图纸、数据、报告、论文等，是一种现代化知识性产品。档案管理的科学性和知识性能有效整理和归纳各种资源和信息，将其作为促进经济效益的主要支撑。档案管理的类型有人事档案、科技档案、会计档案等。其中，人事档案主要是对员工的个人情况、工作经历和政治面貌等信息进行记录，通过它能有利于正确分配员工工作职能，是现代化组织发展中必不可少的人力资源信息。同时，人事档案还能有利于对员工的人情关怀，并将员工的潜能最大化的进行挖掘。科技档案主要是对组织的生产和技术成果，以及技术人员的智慧进行记录，能在招投标工作中发挥有力价值。会计档案能够真实地反映出组织的生产效益和资金状况，其属于经济发展的积累，通过对会计档案的利用，能够为经营管理模式的创新、经济纷争和决策方案等提供绝对性的参考。总之，要将管理工作更透彻地进行，管理者可以通过档案管理来获取各种信息。所以，组织的发展和经济效益的提升离不开档案管理，其能够对潜在效益进行科学评估，并提供可靠的数据和信息。
1.3通过独特的属性为组织获取经济效益
档案管理除了具备知识性和信息性的特点，其还具有相应的客观性。所以，档案管理的价值还发挥在其他领域，比如处理法律事务和政治事物上。要在竞争激烈的市场环境中适应并站稳脚跟，就必须对自己的劳务关系不断进行调整，其中会不可避免地涉及到一些劳务和经济纠纷。档案管理能够提供权威性和客观性的证据资料，为这些问题的解决梳理出正确的处理方式，避免组织遭遇一系列的负面影响。
1.4帮助组织实现标准化管理
科学和真实是档案信息的基础建立条件。所以，在长期的经营管理中，需要不断完善档案信息，通过管理人员和相关人员的共同协作，确保档案的完善和真实，将其严格进行编写和归纳。同时，档案管理的整个过程是十分严密的，并具有很严格的档案建立标准，这对档案管理人员的职业技能和个人素质都有较高要求，并需要倾注大量的时间和精力来确保这些工作的完成。较强的规范性是组织档案管理工作的主要核心，在工作过程中，档案管理人员需要不断积累工作经验，有效整理档案资料，并在工作中不断加强自身的业务技术能力和工作效率。另外，档案管理的建设也需要不断加强，实现档案的信息化和规范化，为经济的发展和经济效益的提高产生作用。
2档案管理提高经济效益的策略
2.1加强档案管理人员的工作技能和个人素质
要充分发挥出档案管理的作用，离不开专业性的档案管理人员，所以应当对这些管理人员定期进行职业培训和工作指导，保障管理人员的档案管理水平和业务技术素质，并能独立、准确地处理系统中的相关事宜。要进行有效的培训，可以聘请专业档案管理培训专家来对大家进行档案管理流程和设计思路的讲解，通过图表、案例和语言等直观的演示，让管理人员能够熟练掌握这些应用技巧，加强对档案管理的应用和维护。同时，档案管理人员还应当学会、折叠档案图纸、档案的制作、档案材料存放保管等。不仅如此，还可以提供一个供档案管理人员交流和分享经验的平台，促进档案管理为组织产生更大的经济效益。
2.2完善相关管理制度
要将档案管理工作更好地落实，首先需要进一步完善各种规章制度，特别是档案的记录、利用和保密等，必须根据相关法律规定来严格实施。同时，仔细划分档案管理人员的工作职责和责任，及时完成入库和文件归档工作。完整地记录和归类各种档案文件，利于随时进行使用。总之，要有效统一和利用档案管理，必须采取相应的策略来进行，如通过主管部门审批才能外借相关档案，而只有档案管理能够规范化和统一化，才能为经济效益的提生作用。
2.3加强档案的管理和保密
如果要维护自身的技术机密和资金信息，就必须加强对档案的管理和保密工作，确保知识产权不受影响。同时，对所涉及到的一些重要档案信息，如科技机密、重要人事档案、商业机密、技术研发等进行特殊存放，保证信息的绝对安全。在实践过程中，档案管理工作人员必须增强保密意识，严格按照保密制度执行，如必须经过档案人员的同意，才能使用相关资料；在借阅档案资料时，必须办理相应的手续，确定使用的时间，并按时将资料返回；在对各种研究成果、技术资料、专利资料等进行查阅时，必须严格完成相关手续的审批，以保证档案不外泄，从而保障其使用价值，对于实现其相关经济效益有着极大作用。
2.4利用信息化技术管理档案
在信息技术快速发展和推广的新形势下，组织的基本信息资源都被收录在电子档案中，因此，要有效开发信息资源并加以利用，将档案通过信息化方式来管理，能够更加方便快捷。与此同时，在建设自动化办公系统的时候，有效结合办公软件和档案信息，能够提高档案管理工作效率。例如，office办公软件的应用、ERP管理系统的应用，在档案管理工作中已经得到推广，不仅能减少工作量，还便于查询、整理等。另外，档案管理信息化发展，需要一定的技术和资金投入，以统一进行档案管理。所以，有效结合档案信息化和组织信息化，将档案管理工作进一步完善，才能为运营发展奠定基础，最终促进经济效益不断提高。
2.5通过大数据提供档案管理的扩展性
档案的数据通过社会的发展和经济运营情况不断发生变化，传统档案工作模式必须通过动态化扩展来提高操作效率。通过大数据和云计算的相互作用，能够实现动态扩展和资源储存，并能合理分配资源，确保资源的实际使用率有效上升，为档案管理系统的扩展性带来极大作用。所以，档案管理的框架可以通过云计算进行设计，将资源的提升和资源增长速度的存储通过动态方式来管理，将经济效益从侧面进行有效提升。大数据技术的发展离不开数据和储存，并能实现统一化管理档案资源。为了档案管理的安全性得到保障，对档案进行备份是必不可少的。目前办公软件中的备份方式普遍采取电子档案备份，要实现资源共享，首先需要建立一个档案备案中心，其次需要通过技术支持实现。经济效益的不断提升，也会带动档案信息容量不断提升，而云计算能够满足对档案的系统化管理，实现档案管理系统的可拓展性。同时，该技术良好的应用能够降低后期的维护和管理，减少在系统投资上的成本，收获更大的经济效益。
3结语
总之，随着社会经济的快速发展，档案管理发挥的重要作用更加凸显了其在组织发展中的重要性，同时也体现了档案管理和经济效益的提高具有直接关系。组织要更好地发展就必须明确档案管理和经济效益之间的相关性，并通过一系列有效措施来提高档案管理的有效性，甚至将其作为发展中的主要管理任务，才能真正推动组织进一步发展。
参考文献
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