第一章
总则
第一条
为加强公司管理制度，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二章
细则
第一条
服务规范
1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话事件太长。
第二条
办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。
4.部门、个人专用的设备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上吸烟。
7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。
第三章
办公礼仪规范
第一条
职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：
1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。
2.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲油应尽量用淡色。
3.胡须：男性职员胡须不宜留长，应主意经常修剪。
4.女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
第二条：办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：
1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。
2.女性职员保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的服装。
3.男性职员不得穿背心、短裤、拖鞋，不得袒胸露背。
第三条
公司内职员应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：
1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微笑下，是人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。
会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地把脚向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐下去。
3.公司内语同事相遇应点头表示致意。
4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不吭。伸手时同性间应先向低位低或者年纪轻的，异性间应先向男方伸手。
5.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把尖笔向着自己，是对方容易接着，至于刀子和剪刀，应该把刀尖向着自己。
第四章
责任
第一条
本制度的检查、监督部门为行政人事主管、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100元）。
第二条
行政人事部对本制度负有最终解释权和修改权。
第三条
本制度自2011年5月1日起生效执行。
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为了严格党的组织生活制度，提高党员素质，增强党性，加强办公室支部自身建设，充分发挥支部的战斗堡垒和党员先锋模范作用，推动我办各项工作顺利开展，特制定如下制度：
一、学习制度
1、每周星期三下午集中学习《》、《宪法》、政策、路线、方针，传达党内文件，并做好学习笔记。
2、积极宣传和搞好办公室建设，主动做好干部职工的思想政治工作。
3、支部要带头自觉参加总支安排的学习任务，安排时间和地点集中学习。
4、定期联系所负责包扶包建村工作，了解情况，掌握信息，发现问题、及时解决。
5、支部成员每月进行一次学习思想汇报，如遇特殊情况随时报告。
二、制度
1、支部党员大会。按照规定，支部党员大会一般每三个月召开一次。主要内容：(1)定期听取支部委员会的工作报告，对支部委员会的工作进行检查和监督；(2)讨论并决定党支部的重大问题。如贯彻执行党的路线、方针、政策和上级的决议、指示和具体计划与措施；新党员的发展；预备党员的转正；优秀党员的表彰；违纪党员的处理等。(3)选举支部委员会，补选支部委员，选举出席上级党员代表大会的代表等。
2、支部委员会通常每月召开一次，主要内容是听取汇报、分析党员队伍状况，制订教育管理措施，讨论发展党员工作，研究工会和共青团提出的重大问题，检查总结办公室支部自身建设情况，提出下一阶段工作意见。
3、党小组会通常每月召开一次，由党小组组长召集，其主要内容：组织党员学习党的路线、方针、政策，国家的法律、法规和上级党组织的决议，学习党的基本知识，汇报党员思想、工作、学习情况，开展批评与自我批评，反映党内外群众意见和要求，安排布置工作和落实政策等，党小组学习也可结合办公室政治学习进行。
4、党课教育。搞好党课教育是党组织的一项重要工作，也是对党员教育最经常、最基本的一种形式，每年安排两次，党课教育可吸收优秀团员优秀分子和预备党员参加。
三、民主生活会制度
1、支部每半年召开一次民主生活会，交流思想，开展批评，转变作风，增强团结，促进工作。
2、民主生活会，要坚持民主集中制的原则，充分发扬党内民主，发挥组织和广大党员的积极性、创造性。
3、民主生活会，要将重大问题交广大党员讨论，充分听取党员意见，集思广益，改进工作。
4、在民主生活会中要开展批评与自我批评，作自我批评要不夸大，不缩小，批评别人要根据事实，不能道听途说、无中生有，切实做到摆事实、讲道理，与人为善，治病救人。
5、民主生活会应该以正面教育和自我批评为主，避免出现过火斗争，无原则的纠纷。
6、通过开展批评与自我批评要达到相互学习、取长补短，增进团结的目的。
四、组织生活会制度
1、每半年召开一次组织生活会。
2、每名党员干部要结合思想工作实际，撰写不少于2500字的党性分析材料，经支部审查修改后，在组织生活会上进行发言，其它党员要提出诚肯的批评意见和建议。
3、党员干部要根据批评意见，制定整改提高措施，支部要落实专人监督整改，并在一定范围内通报组织生活会召开情况。
五、征求意见制度
1、在大街设置征询意见箱，公布热线电话。
2、每半年召开一次由支部党员、群众代表、服务对象参加的征询意见会。
3、开展走访活动，深入乡镇、部门、包扶包建村征求意见。
4、对征求的意见进行归纳整理，制定措施，落实专人进行整改，并将办理结果向提出意见的单位和个人进行通报。
六、民主监督评价制度
1、每年邀请人大代表、政协委员、服务对象代表、老干部代表各×××人担任义务监督员。
2、每半年召开一次义务监督员座谈会，由政府办主任通报政府办工作运行情况，由义务监督员对政府办各项工作提出意见和建议，给予客观公正的评价。
七、党员活动日制度
1、党员活动日制度是严密组织生活的重要制度，也是党员加强组织观念，享受党员权利，履行党员义务的体现。
2、每月15日下午为办公室党员活动日(如遇星期天，可适当调整)。
3、学习马列主义、思想、邓小平理论，特别是“三个代表”重要思想。学习党的路线、方针、政策，传达党内文件。
4、每个共产党员必须自觉参加双重组织生活，以一名普通党员的身份在办公室党员和干部面前起模范带头作用，因特殊情况占用学习日，应安排时间补上。
八、党员密切联系群众制度
1、党员密切联系群众是党的群众路线的具体体现，为密切党群
关系，必须建立联系群众制度。
2、支部每半年召开一次群众座谈会，或采取个别访问的形式，听取党外群众的意见，重大事件及时向群众通报、宣传、教育。
3、支部支委和党员要建立分工联系群众责任制，支委要建立群众联系点，党员要有自己的联系户。定期或不定期的到联系点(户)了解情况，听取意见，接受群众对支部或党员个人的监督。
4、支部和党员的联系点要建立在最基层，支部负责对联系点蹲点情况进行调查落实，对联系群众不到位的情况提出批评并做出总结并向总支汇报。
九、党员谈心制度
1、每季度开展一次谈心活动，谈心面不少于支部党员总数的三分之二。
2、谈心活动要适当吸收非党干部、群众代表参加谈心，并做好个人记录。
3、对提出的意见和建议进行归纳整理，制定整改措施，明确今后努力方向。
十、培养积极分子入党制度
1、支部要加强对入党积极分子的培养、教育和考察，建立积极分子队伍，做好党的基本知识培训，选好发展对象，搞好考察培养、考察记录，坚持个别吸收原则，把好党员的入口关、质量关。
2、支部对确定的党员发展对象，要经过一年以上的培养考察期，具备发展条件的要经对支部大会讨论通过。实施发展党员公示制度，进一步听取党内外群众对公示对象的意见，接受群众的监督，并将公示的情况向机关工委申报，机关工委审查同意后方可发展吸收。
3、党员发展对象经机关工委审查同意后，按照要求填写入党申请书，经入党介绍人介绍，支部党员大会通过，逐步上报机关工委审批。
4、预备党员被批准后，按规定，在一年的预备期内要进一步教育、考察，发扬优点，克服不足。党支部对考察合格的预备党员应该严格按规定程序讨论、办理转正手续。对考察不合格的应给予延长预备期或取消预备党员资格。
十
一、党员民主评议制度
1、党员民主评议是对党员一个时期(一般是一年)的思想、工作、学习、组织观念、党纪等方面进行的全面评价和考核的重要方法和必要手段。
2、党员民主评议每年年终进行一次，要按照中央组织部《关于建立民主评议党员制度的意见》的要求，结合年终干部考评工作进行。
3、民主评议的主要内容是，按照规定的党员的标准，结合工作总结、党建目标责任制执行情况，经过学习、教育、自评、互评、群众评、组织评等几个阶段，对党员做出正确的评价意见。
4、参加评议的党员要本着认真、负责、严肃的态度，对每一名党员根据本人的实际工作表现给与正确的评价。
5、通过民主评议党员，表彰先进，鼓励后进，妥善处理不合格党员，从而达到提高党员素质的目的，增强党组织的凝聚力、战斗力。
十
二、支部党建目标管理制度
1、为全面加强办公室支部党的建设，开创各项工作的新局面，对本单位的党建工作实行目标管理责任制，党支部书记为党建目标管理第一责任人。
2、党建目标管理责任制采取层层签订《目标责任书》的形式，把责任落实到人头，每年由支部书记与各党员签订《目标责任书》，形成一级抓一级，层层抓落实和规范化的管理体系。
第三条因工作需要，确需购买的办公设备由当事人所在部门提出申请，报单位领导审批后再购买,所购办公设备要经公司机关有关部门备案。(配备人员见附表1)
第四条新购办公设备采取公司与个人按照一定出资比例购买，在规定使用年限后归个人所有。在规定使用年限期间，一般情况是公司所有，个人使用。（见附表1）
第五条原购办公设备由所在单位登记后统一在公司综合工作部备案,原则上在规定使用年限内不再重复购买，达到规定使用年限后，由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。
第六条在规定使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经济损失由个人负责。
第七条在办公设备规定使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，公司范围外调动办公设备上交公司，由公司返还其剩余年份的出资额。所交办公设备由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。
第八条在规定使用年限期间，办公设备的维修与保养由使用人负责，所发生的费用按照年限费用递增办法包干使用,据实列销（见附表2）
第九条办公设备购买费用按照岗位不同采取不同的出资比例。
l公司经理、书记的办公设备购买费用据实报销。
l公司副职领导的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低50%。
l公司部门负责人、项目领导班子成员的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低25%。
l其他岗位人员的办公设备购买费用按照基础出资比例。
第二章总则
第一条为了提高办公设备的使用效率,保持其设备性能,有效节约费用开支,根据公司实际情况制定本办法。
第二条本办法所指办公设备包括为完成工作而购买的摄像机、照相机、便携式计算机、移动硬盘、u盘、手机等。
第三章附则
第十条办公设备由公司财务部设立专门帐户,发生的费用一律按使用年限及出资比例办理报销。
关键词 高校二级部门 办公室管理 对策
中图分类号：G640 文献标识码：A
Strengthen and Standardize Management of the Secondary Sector Office
WANG Guixiang
（Kunming University of Science and Technology， Kunming， Yunnan 650500）
Abstract This paper analyzes the level 2 department office functions of colleges and universities， points out the problems existing in current college secondary branch office management， are put forward to strengthen and standardize management of the office a series of countermeasures and Suggestions.
Key words the secondary sector； office management； countermeasures
1 正确认识高校二级部门办公室的职能
1.1 参谋助手职能
高校二级部门办公室是部门信息输出和反馈的枢纽，高校二级部门是高校教学、科研的第一线，工作繁杂且涉及方方面面。办公室管理人员要熟悉党和国家关于学校工作的方针、政策，及时了解学校、部门管理各项规章制度，掌握部门教学、科研等方面的基本情况。要及时准确掌握第一手资料，当好部门领导的助手和参谋。
1.2 沟通协调职能
高校二级部门办公室是沟通学校与部门的桥梁，是集人事、行政、文字、信息、后勤等为一体的部门，是部门综合事务的协调沟通及处理部门，管理者必须要在沟通、协调上下功夫，做好工作协调、矛盾协调和内外关系协调，在部门形成一种宽松和谐的工作环境。
1.3 督促检查职能
高校二级部门办公室也是学校和部门决策制度执行的监督检查机构，督查是学校决策正确与否的重要途径，也是完善部门规章制度的重要方法。在督查过程中，对于学校的方针政策，要不折不扣地执行，发现问题采取措施予以纠正，避免重大问题的发生。
1.4 服务窗口职能
高校二级部门办公室是一个为部门领导服务和为广大师生服务的窗口。要体现超前服务意识，为领导和师生提供耐心、细致、周到的服务，切实帮助他们解决在教学科研和学习生活中遇到的各种问题和难题，达到为教学、科研等工作服务的目的。
2 高校二级部门办公室管理存在的问题
2.1 岗位职责不清，工作积极性不高
高校二级部门包括各学院、各职能部门、教辅部门等，对于一些学院和职能部门办公室人员岗位职责相对明确。但对于一些教辅部门，由于人员不多，办公室人员岗位职责不明确，导致工作人员责任心不强，工作中存在互相推诿、“踢皮球”等现象。
2.2 规章制度不完善，督查力度不大
高校办公室有从整个高校宏观管理出发的管理制度，但是，各职能部门、各学院、教辅部门等二级部门特点不一样，学校规章制度不能一一适用。因此，各二级部门办公室必须完善本部门规章制度。另一方面，由于监督检查力度不够，学校的规章制度贯彻落实情况悬殊很大。同一个制度，在各二级部门的执行效果明显不同，决策执行的随意性造成管理不规范现象屡见不鲜。
2.3 工作技能不强，业务素质不高
高校二级部门办公室作为高校联系领导和师生员工的基层管理单位，管理人员的专业、学历和业务素质参差不齐。作为一名办公室管理人员，不仅要具备科学文化基础知识，而且要具备应用写作、行政管理等专业知识，规范高校二级部门办公室管理，必须加强和提高管理人员的综合业务素质。
2.4 思想观念落后，创新意识不强
随着我国高等教育的快速发展，高校规模的不断扩大和高校内部管理体制的改革，学校的管理权限不断下移，高校各职能部门、各学院、各教辅部门等二级部门承担的工作和任务日益繁重和艰巨。高校二级部门办公室工作面临新挑战和新情况，但一些办公室管理人员还不能适应这种变化，还固守着原有的管理思维和思想观念。工作中，不能转变思想，墨守成规，缺乏创新意识。
2.5 服务意识差，服务水平低
目前在很多高校一些部门，如人事处、教务处等二级职能部门的办公室管理人员还存在严重的，认为自己是发号施令的权力者，没有为师生的服务义务，服务态度也极差，这种错误的思想观念严重影响学校的声誉和发展。
3 加强与规范高校二级部门办公室管理的对策
3.1 明确职责，建立激励机制
（1）建立岗位责任制，做到责任落实到人，各尽其职。明确每个岗位的具体工作范围是什么，达到事事有人负责的目标，改变以往有人没事干，有事没人干的局面。（2）建立激励机制，调动工作积极性。根据办公室的工作特点，建立科学合理的考核评价体系，最大限度地激发每个人的工作热情，调动办公室管理人员的工作积极性。
3.2 完善制度，加强监督检查
（1）完善规章制度，规范管理。高校二级部门办公室应该根据自身情况，建立和完善本部门相关的管理规章制度，如建立考勤制度，会议制度，办文制度等，确保各项工作能够做到有章可循。（2）建立督查机制，加强督查。学校和部门目标的实现和计划的完成，关键在于落实，因此，必须加大督查力度，对于学校的方针政策必须不折不扣地执行，建议高校建立专门的督查机制来加强对二级部门监督检查，规范管理。
3.3 加强培训和学习，提高业务素质
（1）建立培训制度，建议高校办公室加强对二级部门办公室管理人员的各方面知识的培训，比如：定期组织办公室人员进行公文写作培训，提高公文写作水平；定期组织windows、word、excel等知识培训，提高计算机操作和办公软件使用能力；及时组织学习国家、省出台的新法律法规和学校的规章制度等，提高政策性水平。（2）加强学习，提高综合素质。作为一名合格的办公室管理人员，不仅要具有扎实的专业理论知识，又要成为“通才”，努力学习系统文化知识、管理科学知识、计算机和网络知识、以及外语知识等等，建立起层级性的知识储备和开放性的知识结构，不断地学习新知识，学习先进的管理经验，促进管理水平的提高。
3.4 解放思想，大胆创新
办公室管理人员必须要解放思想、转变观念、大胆创新。日常工作中要敢于打破旧框框，革除陈规陋习，面对新情况、新问题，要勇于思考，敢于探索，大胆地推进工作创新，改进工作方式方法。如通过座谈、走访等形式，开展校内外二级部门办公室管理的交流和学习，学习和借鉴先进的管理方式方法，进一步加强和规范办公室管理。
3.5 改变观念，增强服务意识
办公室工作就是服务工作，办公室管理人员要把服务作为办公室工作的指导思想和根本宗旨。办公室就是通过为领导服务、为基层服务、为师生员工提供服务来实现管理目标的。所以，要改变思想观念，进一步增强服务意识。要转变工作作风，提高服务质量，如通过经常听取师生对办公室服务、管理的意见和建议，切实提高服务质量和服务水平，要变被动服务为主动服务，变单一服务为全面服务，变一般为优质服务，实现领导满意、部门满意、师生满意的目标。
参考文献
【关键词】民办高校；办公室管理； 困境；对策
明确提出，中办是党中央综合办事机构，在党和国家工作全局中具有为党中央服务最直接，联系各方面最广泛，保障党中央工作最关键，在党政军群各机构运转中最核心，居于承上启下、协调左右的中枢位置“四最一中枢”的特殊重要地位和作用。同理，高校办公室，是学校综合办公的管理平台，也是学校行政的服务与形象窗口，担负着学院日常的服务、督办、协调、信息沟通等多项职责，发挥着“中枢”“参谋”等重要作用。在《民办教育促进法》即将新修订的背景下，民办高校逐渐承担更多高等教育的社会责任，这对民办高校办公室管理也提出更多新挑战和新要求，因此，民办高校办公室应该立足于本校实际发展情况，正视现状困境，善于寻找科学对策，加强内涵建设，创新管理，提升管理质量和效率，助推学校的建设发展。
一、民办高校办公室管理的现状分析
有别于公办高校党委领导下的校长负责制管理模式，民办高校的运行机制和管理体制具有其独特性――实行董事会领导下的院长负责制，这种管理机制下，学校重大决策均由董事会决定，而院长办公会则成为学校内部运行的决策机构，相对而言，具有较大的自由性和独立性。正是由于民办高校自身机制体制的特殊性，对办公室管理工作提出了不一样的要求：
一是高度贴近学校发展实际。民办高校办学资金主要来源于董事会投资，因此无论是工作思路、工作模式还是工作作风，办公室管理工作都必须适应董事会的要求，并与学校发展需要相结合，紧贴发展实际，围绕董事会经营运转情况和学校办学实况开展管理与服务。
二是职能多元化特征显著。我国民办高校大都建校历史较短，在组织管理、协调参谋、承办落实、督查督办等职能方面尚未完善，岗位设置精简，人T配置灵活，甚至常常一岗多职，党政合署办公，有限的岗位和人员要应对同样繁冗复杂的事务，所以民办高校办公室管理基本显著体现工作任务重、职能多元化的特征，其工作人员往往要成为多面手，需要具备较强的综合素质，才能确保民办高校的顺利运转。
二、目前民办高校办公室管理中存在的困境
（一）规章制度不完善，管理不规范。我国民办高等教育起步晚、发展快，除了个别办学早、规模大、声名远的民办高校规章制度健全、管理规范外，多数后起的民办高校仍然在规模扩张上下功夫，在健全制度、规范管理等内涵建设上仍有很大距离。因而民办高校办公室常常处于不同程度的无章可循或有章不循的状态，加之很多规章制度间缺少衔接性，面对公文收发、印签管理、检查督办、协调沟通、外事服务、来宾接待等一系列事务杂、强度大、任务重的工作，无章可依导致了管理混乱，职责模糊、分工不明等系列问题，建立一整套科学的管理规章制度成为提升办公室管理效能，彰显了学校的内涵实质的迫切需要。
（二）人员素质参差不齐，管理效率低。从工作内容上看，高校办公室所做的很多是“不干有人找，干了看不着”的工作，细微、繁琐、但又事关全局、不容有失的工作，办公人员素质高低直接映射为服务质量的好坏。较之教职人员，高校办公室工作人员大多呈现学历层次偏低、专业性不强、技术水平不高、队伍基础不稳定等特点，民办高校属于非编制单位，人才引进随意性更明显，本校留校的人员队伍庞大，综合素质更逊色。同时，高校历来有“重科研教学，轻行政管理”的传统倾向，为节约成本，民办高校办公室人员普遍缺乏外出学习和培训机会，造成其思想业务水平难有进阶，专业特长难以发挥，加上办公室事务繁杂琐碎，他们在学历进修、课题项目申报等方面机会鲜少，晋级职称难度大，种种情况作用下，导致民办高校办公室人员素质不高，管理效率普遍低下，从而影响了办公室自身建设和发展。
（三）服务意识有待加强，管理难度大。民办高校办公室服务意识偏低，主要体现为“职业倦怠”情绪明显、办事敷衍推拖、不主动作为、不超前谋划、不愿意协调协作、待人接物不周到等方面，笔者认为，影响民办高校办公室人员服务意识偏低、管理难度大的原因主要有三个方面：第一，办公室人员的自我价值难体现，职能站位不够高。办公室工作具有辅、参谋性，工作成绩一般是附着于单位整体绩效，个人工作业绩不显露，学校资源配备和政策扶持普遍倾向教学科研层面，整个教育行业对办公室人员认同感普遍偏低。第二，高校办公室人员普遍待遇低，尤其民办高校人事待遇人为操作性强，同样岗位工资待遇高低差别大，导致人员容易思想散漫，工作缺乏积极性。第三，民办高校办公室人员晋升渠道少，发展空间小，缺乏激励机制。特别是近年来，教育部门对民办师资队伍建设的政策扶持、进修培训多向教学科研倾斜，办公室管理人员却难以共享扶持红利，这增强了办公室人员的不平衡感与受剥夺感，使他们感到前途渺茫，从而丧失工作动力和服务热情。
（四）信息化建设落后，高效管理难进展。信息技术的广泛应用，打开了高校教学、管理工作的发展新局面，改变传统办公环节上费时耗力的困境。但受办公经费的困扰，民办高校办公室管理信息化难以得到大力推广，目前，大部分民办高校办公室信息化建设不足、硬件设施不齐全、资金投入少、办公条件差等问题赫然在目。同时，由于民办高校退休返聘人员较多，办公室人员专业技术操作能力水平普遍不高，即便配备现代化的办公设备，往往缺乏专业的信息处理，导致办公室的运作速度缓慢，效率降低，进一步影响学校整体管理的运转效率。
三、改变民办高校办公室管理难题的对策探讨
（一）健全制度建设，抓好督办落实。民办高校办公室岗位精简，人少事多，办事程序随意性大。完善科学的规章制度是其充分发挥效能的重要保障。因此，民办高校办公室应从全局出发，健全各项工作的规章制度，规范办事程序，确立工作标准，抓好制度的督促检查和贯彻落实，减少工作中的主观随意性和各种人为因素的干扰。
以广州南洋理工职业学院为例，在规范管理工作上，完善了与学院章程配套制度体系，完善学术委员会、教代会工作机制，健全依法办学、依章办事机制，建立了一批科学合理、务实管用、适应需要、便于执行的管理制度，有针对性地出台了《规范办事流程的若干规定》等管理办法，对现行规章制度进行了梳理，已过时的进行废除、不完善的进行修订，空白的新增制定，R编成册下发各系部、处室，将其作为全学院事务管理的依据和准则，形成了按章办事的办公室管理系统体系。同时，健全督办督查机制，问责机制，实施后评估机制，抓好督办落实，强化对制度执行的监督，切实纠正有令不行、有禁不止的现象，彻底解决管理无章可循的混乱局面。
（二）加强队伍建设，提升人员管理素质。当前民办高校办公室人员设置精简，要求每个人都应该具备较强的综合能力和应变能力。因此，首先在用人问题上，民办高校办公室必须坚持“按需设岗，按岗管理”的原则，合理设置人员岗位，公开公平选人用人，合理调配薪资奖励，通过多种激励政策激发办公室人员工作热情和积极性。其次，要优化团队结构，推行二级管理，加强内部协调沟通，明确各个岗位工作目标和职责，科学进行工作分配，使每个人都能各司其职，各尽所能。最后，要注重人员业务素质及职业道德素质的培养和提高，建设学习型的办公室管理团队，提倡“工作学习化、学习工作化”的寓学习于工作中新模式，一方面强化日常工作的经验积累，另一方面，加大培养力度，拓宽晋升渠道和空间，定期组织办公室人员参加管理课程培训，使每个岗位人员都能独当一面，成为业务能手，既是某领域的“专才”，又有“通才”的能力和管理素质。
（三）转变服务理念，引领良好工作作风。要打破民办高校办公室管理服务意识淡漠，办事效率低下，管理举措难推进的困局，必须转变管理人员的服务理念，引领学校管理工作优良作风。可从三个方面入手：一是要找准定位、更新观念，摒弃“居高临下”的作风，形成“工作就是服务，管理就是服务”的意识，养成“遇事不含糊，办事不拖拉”的工作习惯。二是转变服务形式，变消极被动服务为主动服务、超前服务，优化事后服务，为师生员工排忧解难。三是树立服务大局观念，着眼于高教事业的发展大局，围绕学校中心工作，以“上能为领导分忧，下能为师生服务”的原则，当好领导的“参谋助手”和基层师生员工的“服务员”。
（四）推进信息化建设，提高管理效率和质量。依托计算机网络，充分利用信息资源，实现办公的自动化、信息化和网络化，已经成为高校办公室突破管理瓶颈，提高办事效率和管理效能的必然手段。尤其对于民办高校，办公室推行网络化管理和信息化建设，建立可满足“互联网+”时代教育要求的数字化、信息化管理平台，将有效摆脱长期以来基于纸质办公形式带来的种种禁锢，如借助迅捷的电子邮件、办公QQ群、视频会议、微信群、OA办公系统等信息化渠道，进行会议安排、通知、文件传阅、信息资料上报等等，逐步实现无纸化办公的新模式。这样不仅能简化工作程序、节省办公时间、提高了办事效率，而且将大幅节约人力、财力、物力等行政成本，充分实现资源共享。同时，针对民办高校返聘老员工人数较多的实际情况，在推进信息化建设和网络化管理过程中，要注重加强对管理人员开展信息技术普及化培训，从而优化办公室管理资源整合，充分利用信息化手段，推动管理资源校内使用、校外共享，有效提高办公室管理效能。
四、结语
教育新常态环境下，我国民办高等教育事业越来越受重视，新修订的《民办教育促进法》即将实施，深化民办教育改革已是大势所趋，这对民办高校办公室管理提出了新要求，因此，民办高校要重视目前办公室管理中产生的种种问题和挑战，勇于寻找并运用打破管理困局的新思想、新经验、新技术、新举措。工作上与时俱进，管理上推陈出新，方法上大胆创新，通过完善建章立制、加强队伍建设、转变服务理念、推进信息化建设等措施，不断提升办公室管理效能，充分发挥其“四最一中枢”的作用，推动民办高校改革发展、内涵建设等工作优化开展。
【参考文献】
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[2]黄春愉.论民办高校院系办公室工作的困境与对策[J].山东工业技术， 2015（06）.
[3]成庭羽.关于新形势下提升民办高校办公室管理效能的实践与思考[J]. 办公室业务， 2014（12）.
[4]丁坤.新时期提升民办高校办公室管理效能的探讨[J]. 长春教育学院学报， 2013 （07）.
（管城～年5月30日）
为进一步加强大队内部建设，完善工作机制，促进各项工作的顺利开展，特制定大队办公室内部管理制度。
一、文件审批制度
大队收、发文件必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定的程序办理。
1、凡上级来件、下级请示报告件、同级呈送件等材料都要逐件登记。
2、原则上对紧急、重大或难处理的公文，直接送大队长批阅。
3、对属于分管领导职责范围内贯彻执行的公文，由分管；领导直接批阅。
4、对需传阅、学习的文件，须按大队长、书记、副大队长、中队长、队员的顺序，逐级传阅、学习，并实行登记阅览制。
5、对上述一切批阅方式，文件最后都要移交档案管理员。
6、谁遗失、丢失、损坏文件，将根据造成的后果追究责任。
二、印章管理制度
对印章管理按照“郑环监[～]41号文件关于使用新印章及加强印章管理的通知要求，由办公室主任严格管理。
1、印章使用登记制度。除领导签发公文外，使用印章须经有关领导批准，并一律填写管城大队用印登记表。
2、印章管理人员用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的，符合用印手续，方可登记使用，对不符合规定的，印章管理员有权拒绝。
3、使用印章必须在办公室内进行，不得将印章带出单位以外使用。
4、已废止的章，应立即上交支队办公室。
5、印章管理员违反上述规定用印的，将根据造成的后果追究责任。
三、财务管理制度
办公室财务管理必须严格按照郑环保[1997]77号文件“郑州环保局财务管理规定”，实行大队长负责制。重大问题领导集体研究决定。办公室主任负责管理经费。
1、对办公经费的支出，原则上按本年度财务计划执行，如有变动或遇新增加的重要项目，需立即报请支队办公室等待批示。
2、办理各项经费支出前，必须由办公室主任报请大队长批示并填表申请，经批准后方可进行办理。
3、凡购置小额办公用品，须由两人以上共同办理、共同签字，经大队长审核、签字后，内部方可给予报销。
四、劳动纪律制度
严格按照郑环保[1995]第41号文件〈关于加强劳动纪律，提高工作效率的补充规定〉，规范管理。
1、按时到岗和休息。上班前要提前到达打扫所属责任区卫生，到下班时间方可离岗。不得迟到、早退。如有事须向领导请示批准后方可离岗。
2、上班时间不准下棋、打扑克，个人不准打游戏、看碟片、收听广播，不准办私事、干私活。
3、按时参加各种会议，自觉遵守会场纪律，开会时间不准中途无故退场、不准看与会议无关的报纸、杂志等材料。
4、自觉维护机关正常的工作秩序，做到文明办公、礼貌待人，不准在办公室内大声喧哗或吵嘴斗架，对严重违犯者给予必要的处分。
5、严格执行请销假制度，按规定填写请假条，报请大队长批准。并将外出时间、地点、联系方式、返回日期报办公室。返回后及时填写销假条，报于大队长。
五、文印管理制度
办公室对文印管理工作应本着“勤俭节约、禁止浪费”的原则，按支队下发的[～]04号文件“关于进一步加强文印管理工作的通知(试行)”的要求，规范管理。
关键词 新时期 高职院校 办公室 制度建设
中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2016.10.008
On the System Construction of Higher Vocational College's Office in the New Era
ZHAO Jun
（Jiangsu Vocational College of Agriculture and Forestry， Jurong， Jiangsu 212400）
Abstract In higher vocational colleges， office system construction guide transformation of higher vocational college office functions， it is a powerful guarantee of office work efficient and orderly， the premise is the office of scientific management in higher vocational colleges， higher vocational colleges or office work perfect basis. With the deepening of higher education reform， the current system has exposed many problems， such as lack of responsibility system， sound is not clear， the execution of the system is not enough， on these issues at the same time， this paper also try from three aspects of people-oriented management， office culture construction and put forward some measures to improve the ability of execution and supervision.
Keywords new era； vocational college； office； system construction
1 高职院校办公室制度建设的意义
1.1 引导了高职院校办公室职能转变
以往，高职院校办公室的工作大多涉及到的是事务性的服务与管理，这些工作往往处于被动地位。工作方式大部分是按照惯例行事，毫无制度可言。在新形势下，高职院校办公室作为学院的对外窗口部门，与社会各界以及兄弟院校的联系也越来越多，工作的广度和深度也更进了一步，办公室的工作成效在高职教育的发展中起着至关重要的作用。办公室工作应该紧跟当前形势，更新管理观念，探索并运用先进的管理方法，进而有效推动高职院校现代化、科学化的管理进程。高职院校办公室管理职能的转变要求办公室必须建立起一个完善的运行机制，该机制功能齐全，并在内部形成一个互为补充的状态。
1.2 是办公室工作高效有序的有力保障
高职院校办公室工作制度的建立有利于提高办公室工作效率以及管理水平。高职院校办公室工作就目前现状来说，很多还是按照惯例行事，运用以往的经验来管理，而随着教育改革的深入，高职院校办公室所面对的工作局面日益繁杂，在缺乏科学的理论依据的情况下，办公室人员仅仅只能是被动的完成工作。办公室工作职能转变后，同时由于办公室工作量增大，要求更高，工作的辐射面也广而深， 在这种情况下，首先要明确办公室工作人员的工作职责，激发成员的工作积极性，而不是被动地完成领导安排的任务，每个人都朝着自己的目标努力，要想达成这个局面，离不开办公室工作制度的建立。办公室工作制度一旦制定，就必须严格执行，在工作中以此作为标准和准则，用客观公正的制度代替以往的个人主观评判，杜绝了办公室工作人员相互推诿，拖延不决的现象，从而提高了办公室工作的效率以及质量。
1.3 是高职院校办公室科学化管理的前提
办公室工作繁杂多变，极其琐碎，常常会有突发性情况，这些都是无法预料的，至此，很多人会认为办公室工作无法实现科学化管理。干部队伍建设步伐的加快促进了队伍中年轻干部比率不断攀升，这就威胁了办公室工作的稳定性和连续性。任何一种制度都是在实际工作中得出的经验概括，它是团队的智慧结晶，是突破于个体差异和个人限制的一种工作章程。用以调动全体工作人员的积极性，激励每个成员发挥自身价值，协调成员之间的关系，避免推诿、拖延等状况的发生，由此增强团队的凝聚力，而高职院校办公室制度亦是如此。在实际工作中，办公室工作繁杂多变，人员岗位也会流动，但办公室职责是相对稳定的，办公室制度在一定时期内也是相对稳定的。制度的建立能尽可能降低由于人员岗位变动而带来的不利影响。
1.4 是高职院校办公室工作岗位责任制完善的依据
高职院校办公室是学院的行政管理部门，工作内容包括起草行文、文件运转、印章管理、会议室管理、收发传真、档案管理等等，每个岗位的工作人员都具备一定的权利，比如说，印章管理人员在行使权利的时候，如果脑子里没有责任意识，在本不该盖章的文件上盖了学院公章，这将是重大的事故。而为了保证更严肃有效地处理各项工作，尤其是在新时期，办公室人员必须树立起权利与责任共存的意识，必须健全办公室岗位职责，这一切都离不开办公室工作制度的建立。随着教育事业的不断深入改革，完善高职院校办公室制度势在必行，这将有利于理顺各种工作之间的关系，同时科学化的对办公室人员的岗位以及职责作出明确规定，一方面在职责允许的范围内调动了工作人员的积极性，另一方面又规范了工作人员的操作流程以及工作方式等，时刻提醒他们按照既定章程办事。明确权利与义务，奖励与惩罚，根本来讲就是要树立责任制的意识，办公室制度正是为了保障这一意识的树立而制定的，完备、可行，有据可依，才能行之有效地指导办公室的各项工作。
2 高职院校办公室制度建设的现状
新时期，随着高职院校内部管理体制改革的深入发展，其中也暴露出越来越多的问题。大部分高职院校都是由中专校升格而来，原来的办学规模，师生人数都不是很多，行政人员配备也比较少，管理职能也比较单一化，这些都使得当时制定的制度相对落后。随着当前办学条件的提升，办学规模的不断扩大，师生人数不断飙升，学院工作面广而深，继续使用以往的规章制度，显然是不能适应当前工作的。新时期，办公室行政工作中，不断提到“法治”的重要性，我们要打破过去的“人治”。同时，在众多高职院中，很多在办公室从事行政工作的老师都是由专任教师兼职的，他们职称从教师系列评定，行政工作的重要性对于他们的发展来说并不是唯一的，种种原因导致这部分办公室人员在完成课时量的工作后，对于行政工作无法给予太多的精力以及热情，更无从谈起办公室深层次的管理和制度建设。主要表现在：
2.1 缺乏健全的制度
大部分高职院校并不是没有办公室管理方面的制度，但是却没有建立起一个相互制约、相互依赖的办公室工作制度体系。在实际的工作中，有些办公室人员“目无法纪”、“无法可依”，工作随心情而定，规矩由自己说了算，在这种情况下，工作毫无效率以及质量可言，对办公室职能的发挥有很大的威胁。随着社会发展，高职院校的办学规模不大扩大，涉及面也比以往要广，原有的制度已不能适应新时期办公室工作的管理要求。
2.2 工作职责不明确
虽说办公室是一个整体部门，办公室人员之间要相互配合，相互补台，但作为办公室管理来说，最忌惮的就是“一锅端”。有的办公室人员满足于接电话、收传真、写通知，按部就班地完成各项工作，并没有考虑工作职责等。内部分工明确，各个岗位职责明晰，这对于办公室人员来说，大大提高了其工作效率。
2.3 制度的执行力不够
工作制度的制定是为了指导实际工作，可现状是很多制度的制定并未落到实处。有些学校尽管制定了一系列的规章制度、岗位职责，如印章管理、档案管理、公文管理、会议管理、仓库管理等制度，但这些制度既不向教职员工宣传，也不进行网上公布，工作人员不确定是否按照此制度执行，制定这些文件只是为了应付上级检查。执行力不够，监管不力，制度也仅仅是纸上谈兵。
3 改善高职院校办公室制度的有效措施
3.1 制度建设与以人为本
管理工作首先要以人为本，不能凌驾于人的意愿之上，作为制度建设亦然。制度建设的首要目的是为了促进人员管理，所以首先应该树立起以人为本的意识。以人为本的管理理念在运用中涵盖的内容包括从工作人员的内在需求出发，激励工作人员的更高层次需求，使得他们进行自我管理并追求自我实现等。制度建设与以人为本从来就不是相互对立的，正确的做法是通过制度建设营造和谐的工作氛围，不断提高工作人员的内在素质以及业务能力，充分发挥办公室工作人员的主观能动性，激发工作人员的部门归属感和认同感，促进提升团队的凝聚力和执行力。
3.2 制度建设与办公室文化
新时期办公室文化的建设也有了很大的变化，以往在一个团体中，成员之间处处设防，以自我为中心的传统本位主义早已经落伍，替代的是要求团队中的个体之间加强沟通，有效合作，为了团队利益可以摒弃前嫌。而办公室工作制度的建设正是融入其中的，除了物质文化、精神文化，制度文化也是办公室文化的一个重要组成部分。新时期的办公室文化意欲让成员明白一个忠于自己职位，踏踏实实做好本职工作的员工并不见得就能出类拔萃，与人沟通、协调、协作能力的强弱是考核个人综合实力的重要指标。高职院校办公室要充分发挥自身的优势，结合高职院校的工作特征，大力提升文化对人的影响力，营造出积极向上的办公室文化，对外树立高效、有序的办公室形象；对内营造团结、协作的工作氛围。
3.3 制度建设与执行监督
制度建立后，最重要的是要落到实处，扎实有效。正式制度制定后，办公室应该在办公室人员中开展必要的学习，让各成员熟悉该项管理制度，并对制度中存有的疑虑进行答疑，以便在实施过程中按章办事。同时，办公室领导作为制度的签发人，尤其要以身作则，切不可行使特殊权利，“有令不行，有令不止”是制度执行过程中最大的问题。办公室成员应该共同维护办公室制度，以此作为工作准则，在办公室工作中真正做到“有章可循，有章必循”，办事流程经得住考验，并自觉接受其他各部门的监督。制度建设只是路径，而最终目的是提升办公室的工作效能。
4 总结
高职院校办公室是学院的中枢机构，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入开展，亟待完善高职院校办公室制度建设。高职院校办公室制度建设是高职院校制度建设中不可或缺的重要组成部分，是高职院校落实依法办学，依法治校方针政策的必要途径，是提升高职院校办公室工作能力、实现科学化管理的重要保障。
参考文献
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关键词：院系办公室；管理工作；综合素质；管理理念
中图分类号：G47 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）09-0043-02
高校院系办公室是院系完成学校下达的教学、科研和其他管理任务的办事机构。其主要职能是协助院系领导处理日常事务，承办学校及有关部门、院系领导交办的有关工作。随着高校教育体制改革的不断深化，由此带来的管理权限的下放和管理内容的增加，使得高校院系办公室承担的管理工作任务更重、难度更大、要求更高。教育改革的新形势要求院系管理干部要审时度势，不断地总结经验、开拓思路、励精图治，只有认真研究新时期高校院系办公室的工作特点，分析院系办公室工作中存在的主要问题，创新管理理念，才能提高院系办公室的管理水平，确保圆满完成学校下达的教学、科研和其他任务。
一、新时期院系办公室管理工作的特点
院系办公室在高等学校的管理活动中，是一个学校的管理机构、办事枢纽，起着承上启下、协调内外、保证各项工作顺利进行的桥梁和纽带的作用，代表着一个院系的形象和管理水平。随着高校改革的深入，学校的管理权限不断下移，新时期院系办公室工作的特点主要表现为：
(一)独立自主性增强
作为基层运行的中枢机构，院系办公室除了发挥其联系内外、承上启下、协调左右的作用，还要更多地参与到院系建设的方向与重点的探讨、实践当中去，以院系发展的方向和重点为主导，自主规划出一条富有活力、对院系建设和发展起到促进作用、体现院系特色风貌的运作模式。
(二)参谋助手作用提高
在高校不断深化改革与不断发展的形势下，办公室作为院系的综合管理机构，接触面广、信息量大，对学校的一些重要情况有较全面的掌握，更是院系建设、中心任务、阶段性工作重点的直接践行者。这就进一步要求院系办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作以及反馈工作，为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息，提供参谋服务。
(三)工作任务更加繁重
学校行政机关与院系的工作联系都是通过院系办公室开展起来的，在新形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位。院系办公室不仅是负责单纯的教务和学生管理工作，还要开展教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织，院系在发展建设过程中遇到的纷繁复杂的问题也需要院系办公室协调解决。
(四)管理工作更加社会化
当前各高校都在探索教育推向社会、推向市场，走教育产品市场化、教育形式多样化、教育手段现代化的新路子。这就要求院系办公室管理干部要有较强的经济意识，开拓思路，协助院系领导做好各项工作。
二、院系办公室管理工作面临的问题
(一)人员的综合素质不高
办公室工作要讲效率、讲质量，工作人员的综合素质是关键。办公室的工作人员,相对于院系的专业教师来说，一般不是学校培养的专门人才，学历、知识结构各不相同，水平层次参差不齐，综合型、复合型的高素质人才较少,这在很大程度上影响了院系整体实力的提升与全面发展。
(二)作用发挥不充分
长期以来，受传统思维、传统管理模式的影响,“办事、办会、办文”成了办公室工作的主要任务,“接接听听、收收发发、抄抄写写”成了办公室的主要工作，这就影响了办公室作用的充分发挥。高校院系办公室既是枢纽机构，又是领导的参谋和助手部门，起着承上启下、沟通左右的重要作用，既是窗口又是形象，要充分挖掘办公室的作用和职能，实现高校的跨越式发展，使高校院系办公室大显身手。
(三)管理手段滞后
目前，各行各业都在向信息化方向发展，对办公室处理信息的系统化、时效性要求越来越高。办公室现有的办公设备和传统的工作方法、模式不利于教学、科研及其它事务的管理，在一定程度上严重影响了办公室发挥其参谋、助手、耳目、协调、桥梁的作用。
三、新时期加强院系办公室管理工作的相关思考
针对院系办公室管理所具有的特点和问题，要适应改革的浪潮，院系办公室只有实现更全面、更深入、更规范的建设，才能适应环境，满足内外的需求。
(一)建立健全办公室规章制度
建立健全各种规章制度，并与时俱进地及时修订和完善，充分发挥制度的约束力，是实现办公室资源的合理化、办公人员的行为规范化，提高办学效益和办学水平的有力保障。科学的管理制度是强化时效性的“硬件”。院系办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大，要做到杂而不乱、规范有序，就必须依靠完善的规章制度来约束。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能保证院系办公室工作的高效运转。
1、要建立严格的岗位责任制。要明确院系办公室各岗位的工作职责，制定工作细则和量化标准，把工作任务分解并落实到具体人身上，做到岗位到人、责任到人。当然，在明确岗位责任制的同时，还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，互相支持，团结协作。
2、要制定监督、考核、奖惩等具体工作制度，保障岗位职责的落实。同时，要加大制度的约束力度。院系办公室及其人员必须增强照章办事的自觉性，增强规章制度本身的约束力和透明度，严格执行所制定的各项规章制度，并诚恳接受广大师生的监督。
(二)努力提高办公室人员综合素质
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