关键词：网络；存储与计算环境；基础应用与网络应用平台；各种应用系统
1 项目建设的背景
联合国经济社会理事会从1999年开始，连续两年都把通过信息化改进发展中国家的政府组织、重组公共管理、最终实现信息资源的共享作为其工作重点。《中共中央关于国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》又明确了“以信息化改造传统产业”的主张。所以，我所的办公自动化和网络信息化建设是顺应新形势的需要。
2 存在的主要问题
2.1 信息共享程度低，信息孤岛，重复劳动严重。我所各管理部门之间的信息不能互通、互用、互联，形成了信息孤岛；各种信息资源无法有效共享和交互，利用率低，重复维护信息率高，一致性和完整性难以保证，且未形成对科研多角度、多层次统一管理的信息化平台。
2.2 缺乏用于科研人员之间进行协同工作、信息传递和共享的工作平台。在科研项目研制过程中，缺乏一个协同工作平台和项目信息共享环境，而该协同工作平台和项目信息共享环境可对科研过程用到的基本资料和产生的文件进行有效版本的管理及其协同，以杜绝差、错、漏、空。
2.3 缺乏用于管理人员对科研过程进行进度控制、质量跟踪、资源调配和绩效考核的管理平台。在项目研制过程中，各级管理人员缺乏一个实用的系统对科研项目的运行进行监控和调度，不能及时有效地给领导的决策提供全局的信息支持，给领导的决策带来错误的依据。
3 信息化建设的原则和工作目标
3.1 信息化建设的原则
（1）实用性原则：系统真正满足办公方式的需要，使业务逐步规范化，真正能增强管理能力、降低劳动强度、提高办公效率。在保证系统性能并达到要求的前提下，尽量使系统投资最省。（2）安全性原则：信息处理和传递的任何环节如果出现漏洞，其损失将是巨大的，因此，系统的安全性是非常重要的一个原则。一要从软件层次利用认证和加密等机制对此做好充分保证，二要通过我所的防火墙，对系统进行绝对的安全控制；系统任何数据和资料的流转、调用等操作，都要通过严格的权限管理系统进行保证，而且系统的操作都是可追溯的。（3）可靠性原则：在信息处理与传输的各个环节，严格控制和区分用户的权限，防止越权使用数据信息，保证对系统的总体绝对控制权。为了保证系统的不间断运行和出现错误时能及时恢复并没有数据丢失、系统崩溃等现象出现，系统采用UPS（后备电源）、磁盘阵列、备份等技术相结合的手段来实现。（4）易用性原则：系统设计以简单、易用、实用为宗旨。系统的使用人员不需要经过复杂的培训，即可方便、灵活地使用，做到真正的办公方式自动化。（5）高效性原则：系统具有良好的性能、较高的处理效率，较快的运行速度，且配置和使用灵活。（6）先进规范原则：尽量采用先进而且成熟的计算机软硬件技术，在采用Internet/Intranet和OA技术的同时，充分考虑系统的可伸缩性、可扩展性和可继承性，使系统具有较高的技术含量和较长的生命周期。
3.2 信息化建设的工作目标
应用信息技术，支持我所的信息化战略规划与战略目标。信息技术与现代管理技术相结合，通过信息集成、过程优化、资源合理配置，实现管理水平和服务水平的不断提高。引进先进的管理理念和管理思想，适用的管理方法，对业务流程进行优化。在系统中体现优化后的业务流程，使业务操作规范高效，更好的保证工作质量。通过数据的信息化，运用计算模型处理，为管理和决策提供准确、实时的数据支持。
4 系统框架、主要工作内容和工作成果
4.1 系统框架
我所信息化建设的总体框架可分为三个层次：网络、存储与计算环境；基础应用与网络应用平台；各种应用系统。底层网络设施是基础，数据存储、高性能计算和数据库系统提供底层应用服务，应用开发平台和具体的应用系统提供应用开发环境与应用服务功能。
4.2 主要工作内容
办公自动化和网络信息化建设的主要工作内容是：将我所的主楼和辅楼实现联网，在主楼四楼的中心机房配置核心交换机，其他楼层安装楼层交换机，实现整个所内网络互联，在基础网络和其它一些配套设施建设的同时，建立一个我所服务型门户网站，围绕综合办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等来开展我所的信息化项目建设。
4.3 网络系统设计
（1）设计原则：开放性：实用性；先进性；可缩放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）网络技术选型：综合考虑当前网络技术的发展及研究所计算机网络应用对计算机网络系统的要求，在网络设计中将采用快速以太网技术、虚拟局域网技术和三层交换技术来构建本所的计算机网络系统。（3）网络设备选型。根据我所的需求，依据以上设计原则和技术选型，及对各主要网络产品厂商设备性能的综合评估，选用华为3COM的产品和技术来做为我所计算机网络系统设计的网络解决方案。（4）网络信息点分布情况及设备数量。信息点分布情况：我所的信息点分布在两栋楼上，每栋楼四层。主楼与辅楼距离较近。中心机房设在主楼4层。（5）网络结构总体说明。计算机网络主干采用三层交换机，工作组级及接入层采用交换式快速以太网技术。信息网络中心机房设在主楼4楼。核心交换设备采用华为3COM LS-7506R-AC-XG三层交换机。接入层交换设备采用华为3COM LS-3600-28P-SI配置终端接入端口。
4.4 主机、存储备份系统及UPS不间断电源选型
随着信息化建设的不断发展，如何建设一个合适的综合信息服务平台，在其上建立与集成适应单位信息化需求的功能强大、使用方便、易于管理、界面友好的各种应用，是单位信息化建设成功的关键。初步设想：网络中心配备一台数据库服务器、二台应用服务器，一台防病毒服务器，一个磁盘阵列柜、一个磁带机、一台不间断电源（UPS）。
随着应用系统的应用，将产生大量数据，为了确保数据的安全，我们采用SUN架构，部署一套全光纤的存储和备份系统，存储设备采用HP MSA1000企业级磁盘阵列柜，存储容量可以按照需求增加，同时这些数据也应实时备份到HP磁带库中去。
考虑到我省近几年供电比较紧张，同时为了预防突发时件，我所应对重要的网络设备提供不间断供电，综合考虑所有设备的功率和供电时间要求，我所选用山特20千瓦（三进单出）主机做供电方案的主机型。
4.5 信息安全保障体系
随着网络技术的普及和发展，网络上承载的应用越来越多，应用越来越复杂，针对应用层的攻击越来越多。当前的企业网络正在面临着Web滥用、病毒泛滥、黑客攻击和来自于企业内部的安全威胁等安全问题。如何确保整个网络处于有效的安全防护下，也是我所信息化建设的重点。
本次项目我所信息网出口处部署防火墙设备，核心交换机上部署入侵检测设备，为了加强对网络的控制和监控能力，部署一套安全审计系统（对网络、终端、数据库进行安全审计）。另外我所信息网应该能够对网络病毒形成有效的防御和查杀，需部署一套服务器版杀毒软件。
4.6 应用系统设计
我所的信息化管理系统的建设主要围绕着我所的实际需求展开的，其内容可以概括为：建立一个我所服务型门户网站，完成所内办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等的建设。
4.6.1 办公自动化管理系统
办公自动化就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使我所内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为我所的管理和决策提供科学的依据。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。
4.6.2 档案管理系统
该分系统主要为档案等相关管理部门提供一个相关科研文档、公文文档、会议纪要文档、图书管理以及科技情报管理等方面的综合信息管理工具。实现电子资料与实物档案的统一管理，包括电子文档和实物档案的借阅申请审批流程，电子文档的下载、实物档案借阅和归还，库存、催归等功能；并与协同办公管理模块集成，实现公文档案的自动归档；为档案管理人员提供各种档案的统计及报表功能。
4.6.3 科研项目管理系统
本系统提供了科研项目的申请、立项、执行、验收、成果申报及项目费用等的科研自动化和流程化管理。立项管理提供对科研项目的申请、审批及项目立项等管理；执行管理提供对科研项目执行过程中的阶段管理、合同管理（如技术转让合同，技术开发合同等）、项目验收等信息的维护查询功能；成果申报管理提供对科研项目最终成果的申报、获奖等信息的维护、查询统计管理；经费管理提供对整体科研项目经费划分、拨款、使用记录的信息维护功能；具体项目经费的使用申请、审批、领用等过程管理；归档管理提供对科研项目的基本信息、立项信息、验收信息、成果申报信息、经费领用信息的归档管理。
4.6.4 人力资源管理系统
该系统融合了现代人力资源管理的先进理念，为研究所人力资源管理提供了辅助管理和决策支持功能。系统涵盖人力资源管理的各项业务，具体包括组织机构、人事管理、薪资与福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培训与发展、绩效评估等，为领导和人力资源管理部门提供强有力的日常管理、决策分析等功能。
4.7 工作成果
以先进、成熟的计算机技术和通信技术为主要手段，建立一个高质量、高效率的水利水电标准服务型门户网站；建成一个覆盖全所的智能化办公自动化系统，提供所内信息交换平台，实现所内办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
5 项目的组织实施
在项目实施方面，项目经理在制定项目计划时必须对项目可能遇见的风险进行评估和预防。在项目进展中，项目经理应及时与工程管理部进行沟通，共同处理可能遇到的棘手的问题。在项目验收后，将设立针对本项目的服务小组，负责本系统建成后的维护和与专业公司人员联系，及时解决系统问题。项目领导小组协调各种资源，处理和决策重大事件和问题，保证项目的顺利实施。
6 项目的经济效益
6.1 充分利用信息技术、提高整体形象：通过建设办公自动化系统，提高我所的整体办公效率。
6.2 机制转变、提高效率：传统的办事方式受到时间和空间的限制，而网络化的服务方式几乎不受时间和空间的限制，真正提供了一个随时随地为用户服务的立体服务平台。
6.3 信息共享、节约成本：在网络上每个人都可以查阅已有的信息资源，使现有资源得到最大程度的利用，变大量的纸质文档为电子文档，便于内部的交流、保存和整理，也节约了大量公用纸张。
1．1时展的必然要求高校所应用的数据信息具有来源广泛、需求量大、专业性强等特点，大数据的开发运用为高校信息工作提供新的技术手段，同时，也对高校的信息发展理念、处理模式和运行机制提出更高的要求。高校办公室作为高校综合管理、组织协调工作的核心，在高校信息化建设工作中发挥着至关重要的作用，办公室信息化程度也成为衡量高校管理水平和综合实力的重要指标。因此，顺应信息化发展潮流，更新信息处理方式，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意。
1．2高校自身发展的迫切需要在现代信息技术的推动下，高等教育领域面对更广泛的需求、更开放的教学模式、更高效的管理要求等新态势，高校在深化管理体制改革的过程中也面临许多新情况新问题。因此，在进行决策时，领导层必须依靠准确、及时、全面的信息材料，才能作出科学的决策。因为大数据时代带来的是信息资源的极度膨胀，不像以往在网络上简单搜索浏览，或从资料库里直接提取就能获得有用信息。高校办公室作为高校重要的行政管理部门和信息中心，承担着对信息进行采集、整理、分析的重任，必须加快信息化建设的步伐，才能满足高校教育事业发展的需要。
1．3高校办公室强化职能的重要手段从高校办公室的现状来看，在原有的基础上进一步强化科学管理，完善服务功能，是高校办公室不断追求的目标。信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用，不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新［1］。目前，大数据技术的应用无疑是办公室管理者的一把利剑，它带来的不仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，高校办公室必须开拓信息视野，更新信息观念，以此不断提升办公室的整体工作水平。
2高校办公室信息化建设存在的问题
2．1意识不到位，行政人员素质有待提高在新形势下，高等学校教育事业的发展要求高校领导层、管理部门、行政人员和广大师生进一步增强信息意识。然而在现实中，高校部分领导尚未认识到信息技术在科学管理、民主决策等方面的作用，认为信息技术只是处理日常业务的工具，不愿加大对网络设备、办公系统等建设的投入，使信息化建设难以得到应有的重视。同时，高校办公室人员也未能意识到世界信息技术的迅猛发展对办公自动化等带来的便利，只满足于用传统的办公模式完成工作，导致自身信息技术知识缺乏，知识更新速度慢，减缓了信息化建设的步伐。
2．2基础设施落后，信息管理系统有待完善办公室信息化建设需要一定的硬件设施，而大数据等新技术的产生，需要更先进、更快速的信息处理设备。但实际情况是，有的高校服务器系统网络带宽窄、容量小，有的网络管理虽然联通，但没有真正运转起来，利用率低。另外，校园整体的网络布局一般由信息技术中心负责，主要任务是网络的设计开发、基础设施的配置等，但关于办公室信息化的建设，会存在对整体规划和管理有认识偏差，无法宏观把握信息化建设要求的问题［2］。因此，难以形成一体化的信息处理流程和完善的信息服务系统，未能建立起完整的、高效率、高质量的信息自动化系统。
2．3共享程度低，信息工作制度有待健全高校办公室信息化的建设，应该是一项有机的系统工程，但由于各高校在信息化建设方面的投入无法长期持续，导致建设成果缺乏连贯性和兼容性，体现在缺乏必要的全局规划，没有建立起全校性的信息处理平台，信息资源在学校各部门各院系之间无法共享，信息孤岛现象严重。此外，制度建设上也存在相对滞后的情况。有的高校虽然建立起覆盖全校的信息网络，但是因为制度的不健全，加之行政人员信息化办公意识淡薄或人员出现变动，无法保障信息及时处理，影响了整个办公系统功能的发挥。
3大数据背景下高校办公室信息化应对策略
3．1重视办公室信息化建设，建立完善的信息工作机制一方面，学校领导层应提高对办公室信息化建设重要性、紧迫性的认识，大数据技术的出现，使信息的准确性和关键性的特点更加凸显，为高校领导层把握高等教育发展规律提供了良好条件。另一方面，必须强化办公室行政人员的信息化意识，特别是转变观念、更新知识、不断提高计算机操作水平和互联网等新媒体的应用技能的意识。另外，高校还要建立起健全的规章制度和完善的工作机制，以规范的管理促进信息化建设。首先，需要制定信息收集、整理、传递、反馈等规章制度，明确相关部门工作内容、程序和职责;其次，要建立一个以办公室为中心的，覆盖全校、纵横结合的信息网络，能够迅速、全面地捕捉信息，并能够使信息在各单位顺畅传递;最后，建立信息反馈机制和档案管理机制，实现对信息工作全过程有效的管理和保存。
3．2加快信息化基础设施建设，健全数据信息系统随着计算机和网络技术的不断发展，推进信息工作的自动化、网络化、电子化，是实现高校办公室信息化建设的必然趋势。一方面，应建设安全、可靠、开放、高效的信息网络，引入办公自动化系统，推行电子校务，实现方便快捷的办公信息和查询，使各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化［3］;另一方面，应积极建立全校性的业务数据运行系统，收集学校各项业务基础数据，同时合理采集网络信息资源，充分借助大数据技术对校内外数据资源进行分析，实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化，实现教育信息资源的交流与共享。
【关键词】高校办公室；信息化建设；资源整合
【Abstract】Thanks to new economic form of Internet +， information system of high quality and high efficiency in the office of the university will also enhance the University’s innovation and productivity. Based on the investigation of information construction in Universities and under the perspective of resource integration， this paper breaks the old and inefficient office service system and improves the rules and regulations using the effective means of information keeping pace with the time， and plan a scientific and reasonable proposal for the construction of information in universities in order to service to school teachers and students and office work.
【Key words】University office； Information construction； Resource integration
1 高校办公室信息化建设现状
高校办公室是综合性职能部门和办事机构，其主要特点在于其综合性职能，往往作为牵头部门统筹协调各有关部门，是高校“综合协调的核心部门”；管理和服务职能也是高校办公室的基本职能，例如，学校重要会议或活动的组织及安排、学校行政公文和印签印章的运行管理、学校的外联接待工作等，都是高校办公室的常见工作[1]。
高校办公室的工作繁重错综复杂，办公室工作人员要想在多部门之间做好协同在多任务之间做好有条理的切换实非易事，高效率高质量的需求需要把信息化提上日程，但是当前高校的信息化程度怎么样呢？据调研分析，存在如下问题有待改善：
1.1 缺乏对信息化建设重要性的足够认识
信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的支撑作用，不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新。目前，互联网、大数据技术的应用带来的不仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，高校办公室必须开拓信息视野不断提升办公室的整体工作水平。
信息化程度已经成为衡量高校办公室管理水平和综合实力的重要指标。顺应信息化发展潮流，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意，高校领导层、管理部门、办公室行政人员都有必要强化信息化认识以迎接信息化挑战。然而在现实中，高校部分领导尚未认识到信息技术在科学管理、民主决策等方面的作用，认为信息技术只是处理日常业务的工具，不愿加大对网络设备、办公系统等建设的投入，使信息化建设难以得到应有的重视。
1.2 缺乏统一指导和总体规划
目前各高校基本都成立了网络中心以及一些相对独立的应用系统，但由于缺少统一应用平台，信息孤岛现象日益严重；校内各部门的管理信息系统和数据资源类型各异、来源不一，导致大多数可共享的数据重复录入、可重用的系统重复开发。究其原因，主要是在信息化建设的过程中，由于没有制定信息化建设的总体规划，建设缺乏总体目标性，各高校对信息化的认识还停留在项目性的工作层面，这不利于信息化建设的长期开展和推进。
1.3 缺乏对信息化软件建设的投入
某些高校在信息化建设上急功近利，能够在短时间即见成效的硬件设施建设上大力投入，而在费时又费钱的信息资源建设上投入力度严重不足。不少高校在信息化时都是铺路、建网、购买机器，对于软件的应用效果、应用频率、应用普及情况关注较少。之所以出现这种状况，是因为目前高校对信息化建设的目标认识不清，盲目的追求数量上的成果，以此作为衡量学校信息化建设成果的指标，而忽视了信息资源在办公室日常工作管理中的重要作用，没有切实从使用的角度出发，造成了资源的浪费。
2 高校办公室信息化建设的建议及对策
2.1 完善制度建设和信息化总体规划
高校办公室需要建立健全办公室的信息报送制度、收发文制度等，通过系统建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制；将具体工作落实到人，使办公室人员能随时查看自己当前的各项任务，以便合理安排工作时间，做到查有所依；有效协调部门内外的沟通，加快信息的流通，实现高效、协同工作。在加快信息化建设的同时，实行长效管理，从而更好的从制度上规范本部门信息化建设，逐步完善办公室信息化工作体系[2]。
高校在办公室信息化建设中要充分重视总体规划，并且在做总体规划时要做到：
管理人员和信息化支持部门同时参与。这样才能保证与学校信息化现状的衔接，保证规划的可实施性；还需要有资深的本校或者专业公司的信息化专家参与，以便保证规划与IT技术发展的统一。
因地制宜逐步落实。要了解学校信息化能够投入的人力和物力情况，根据实际投入来定规划，而不能做成太过理想不能实施的规划；规划既要有宏观的方针、策略，也要有细致的实施计划，单纯粗线条的规划很难落地实施。
2.2 强化信息资源建设的科学性和合理性
信息资源建设要注重科学化和合理性，要走引进与自主建设相结合的道路。除引进网络上一些高水平、高质量的资源和企业的信息化产品外，主要是自主制作和二次开发，这主要是由计算机专业的教师和研究生来完成，他们经过教育技术理论与技术培训，掌握计算机操作技能，再结合丰富的学科教学经验，可以完成信息资源建设的主体需求。
将分散在各部门的信息汇集起来，通过梳理进行分类存储，并进行知识的汇集和整理，最大程度的解决互不兼容的分离状态，进而打通使用，形成一个系统化的集成数据库。如系统中涉及一些公务资源和公共服务的，如统一身份认证等，要开放一些服务接口或者统一建设，避免重复开发和资源浪费。
2.3 强化信息化人才队伍建设
要充分利用分散在各部门的信息化人才形成合力，用于信息化建设及相关工作人员的技术培训。充分利用高校的技术优势、使计算机专业的优秀人才有理论结合实践的机会和用武之地，使其加入到培训专家队伍中来，提高办公室工作人员的信息获取能力、信息处理能力和服务能力。
增强办公室人员综合素质，提升信息系统分析能力，充分发挥现有信息化系统的作用。办公室人员要增强自身的信息意识，在实际工作中增强对信息的洞察力和反应力；高校办公室应加强对行政人员的信息业务培训，掌握最先进的信息工作方法和大数据软件的应用，切实增强信息搜集、筛选、加工、传送、反馈等能力。
3 高校办公室信息化建设推荐方案
3.1 建设原则和总体目标
信息化建设应本着“统一规划、软硬并重、逐步实施、重点突破、与时俱进”的建设原则。在统一规划的前提下，由办公室主任为主导，统一办公室相关员工对办公室信息化的思想认识和研发建设。
办公室信息化建设，首先应按照轻重缓急逐步开发并应用起来，在研发过程中重视系统的实用性，同时注重收集测试人员及用户反馈的问题以免脱离实际需求浪费人力、物力甚至财力。办公室信息化建设的总体目标是：利用现代信息技术将高校办公室工作相关的工作流程、管理、服务等整合到一个数字网络空间环境下，从而达到提高高校办公室员工的工作效率和管理水平的目的。办公室信息化的体系结构如图1所示，图中所示的各个设施及系统，在某些高校若已经存在则需要沟通交互接口直接利用起来以免重复建设，若不存在则需要重新建设。高校办公室需要与人事、教务、档案系统等部门技术人员协调相关系统的完成情况及整合办法，信息化建设的物理展现最终表现为门户网站及APP，用户看到的是一个集办公流程、管理及服务的虚拟化高校办公室。
图1 办公室信息化的体系结构
3.2 信息化分阶段推荐方案
3.2.1 办公室信息化建设初级工程
办公室信息化建设的初级工程，使有线及无线网络覆盖整个办公区域、教学区及宿舍区，提高基本网络服务的带宽承载能力、大数据存储及访问能力、单点登录支持能力，加强网络应用支持系统的开发和应用，开发或者利用现有的办公自动化系统、学生管理系统及相应数据接口，实现办公室收发文的电子化和网络化。对于信息服务系统，开发高校信息交换的公共平台，使高校的信息实现自动化。在初级工程中，在办公室统一规划的指导与网络中心的协调下，使网络线路到达所有的办公室、实验室、研究室，充分挖掘相关单位内部的信息资源，建立单位内部的综合管理自动化系统，为单位内部的信息化建设制定长远规划和详细的实施步骤，为各个二级单位的“信息化”奠定良好基础。
3.2.2 办公室信息化建设中级工程
办公室信息化建设的中级工程，整合现有的或者开发各种管理信息系统，包括人事、财务、教务、资产管理系统等，使这些管理系统能服务于办公室信息化平台，并提供校园内部的查询、统计等功能，同时开发办公室的发文收文系统并应用“公开金钥基础建设”机制（PKI），它能够提供相当安全及可信赖的数字签章与认证机制，我国不少高校办公室已经采用了“自然人凭证”IC卡作为新一代文件系统身份认证及线上签核的依据[3]。PKI相关“安控平台”管理系统信息中心也在不同高校中获得了很好的建设。在中级工程中，办公室相关的部门应在学校综合管理自动化系统的支持下，开发自己单位内部的管理系统并与办公室的管理系统融为一体，提供校内甚至校外网络用户的信息查询能力。在开发和应用过程中，应该注重实用和适用，这样才能将本单位的各种信息资源利用起来，为不断完善这些管理系统打下良好根基。
3.2.3 办公室信息化建设高级工程
办公室信息化建设的高级工程，不满足于上阶段的数据的信息查询和统计，而要从师生员工的数据及使用过程中发现有价值的信息，并逐步利用这些信息进行学校决策支持系统的开发，比如挖掘学生的问答需求形成知识管理系统，挖掘学生的课程需求以引导课程设置、挖掘学生对课程对教师的反馈信息以决策对任课教师的合理配置等等，此外，还需要提供全校范围内的高性能计算服务，提供数据的多维分析及统计报表展现服务，使办公室工作人员能从多个角度多种报表形式了解高校数据，对于高校领导的决策及工作部署也能起到重要的引导作用。办公室相关的单位应配合学校办公室的整体建设，搜集并共享相关的数据资源。办公室信息化建设高级工程完成以后，高校办公室的信息化面貌将会得到根本改善，与高校办公室工作相关的师生员工以及校领导都将收获愉悦的信息化的高质量高效率体验。
4 结束语
互联网给经济社会带来的冲击和积极推动作用有目共睹，信息化在高校办公室管理中的地位、作用也日益突显，大数据技术的发展为高校的信息化建设也提供了强有力的技术保障和支持。高校办公室的信息化建设工作更应该与时俱进推向新的高度，我们应该用发展的眼光创新、高效地开展工作，不断利用和升华信息化工作成果，使得工作能够更加高效、有序、规范的进行，更好地为学校和办公室的发展服务、为信息化工作增光添彩。
【参考文献】
[1]宋清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教，2010，（3）.
[关键词]医院；无纸化办公；档案信息化；建设
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.142
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-01
档案本身作为一种宝贵的信息资源，在各行各业的运营中都起着重要作用。随着近年来医改浪潮下各大医院的发展规模日益扩大，医院处理的信息量不断增加，很多医院已经开始实施无纸化办公，新型的电子文件逐渐替代了传统办公的纸质文件，传统的档案管理模式无法对新型的电子文件进行建档、归档，这就需要我们在无纸化办公环境下加强档案管理的信息化建设，实现档案管理模式的便捷化与多样化。
1 无纸化办公的概述
无纸化办公主要是利用现代信息技术手段提高办公室办公效率，这种办公手段去除了传统办公模式中以纸张为媒介的书写环节，实现了不使用纸张及笔进行业务处理，实现办公业务的信息自动化，故而被称为无纸化办公。
无纸化办公主要应用现代化互联网信息技术，以计算机为主的电子产品为办公媒介实现自动化办公，以新型灵活的电子文件替代了传统办公的纸质文件，使办公文件可直接通过网络办公系统便捷而准确地传递到指定目标手中，整个过程实现了办公无纸化与办公信息化，省略了传统文件书写、复印、装订等办公环节，避免了人力、财力的浪费，节约了办公成本。无纸化办公的实现大大提高了办公效率与办公质量。
2 无纸化办公条件档案信息化建设途径
医院传统的档案管理工作主要以纸张为办公媒介与办公载体，经过多年的工作实践，医院的档案管理部门已经建立了一套较为完善的纸张档案管理体系，形成了规范性的纸张档案管理制度。而在无纸化办公推广的趋势下，传统的纸张档案管理体系已无法对新型的电子档案进行归档、建档。这就要求医院顺应时展的趋势，开展医院档案的信息化建设。
2.1 培养高素质的档案管理团队
在无纸化办公实现的条件下，医院的档案管理工作也逐渐向数字化管理、信息化管理发展。然而在档案信息化建设的过程中，医院相关档案管理团队的信息化专业素质却不尽人意，无法掌握计算机技术互联网信息技术，无法满足档案信息化建设的需求。因此，医院加大力度培养高素质的档案管理团队。
首先，在职员选用上尽量选用高校档案管理的专业人才，在其入岗前对其进行计算机技术的专业培训，使其能尽快适应医院档案信息化的管理工作，只有根据档案管理信息化建设的实际需求，配备掌握档案信息化管理技术的专业人员，从人才选取上加强团队建设力度，才能有效进行档案管理信息化建设。
其次，对在职的档案管理人员进行信息业务培训，在其丰富档案管理工作经验的基础上，掌握现代化信息技术。也可开展在职档案管理工作人员同其他医院的档案人员的业务交流会，实现各大医院档案管理部门信息化技术的资源共享。使在职的档案管理人员有效率地学习并掌握互联网信息技术，使其适应医院档案管理信息化的需求，推动档案信息化建设。
2.2 规范档案信息化管理制度
当下医院档案信息化建设工作主要存在信息化制度标准不健全、档案管理工作缺乏信息化规范等问题。规范相应的档案信息化管理制度，建立相关的档案信息化标准体系是保障医院档案管理信息化建设工作开展的基础。为了规范档案信息化管理制度，医院一方面应遵从国家针对医院档案管理工作出台的相关法律法规，并结合医院档案管理过程中的实际问题，制定档案信息化管理规章制度以及信息化建设过程中的具体实施细则，规范信息化建设的操作环节；另一方面，可从信息资源的管理方面入手，根据已有的信息化档案管理经验，建立一套科学合理且兼容性强的信息化管理标准体系，指导医院档案信息化建设工作。
2.3 加大投资力度，完善信息化基础设施
医院档案管理部门完善的信息化基础设施是档案管理信息化建设的重要前提。医院档案信息化管理中将会运用到大量的数字化软硬件设备、数字化操作系统、数据库管理系统以及信息安全系统来开展档案信息化管理工作。这就要求医院加大对信息化管理基础设施建设的资金投资比重，结合医院自身的经济基础，配备相应的数字化基础设施，进而保障医院档案管理信息化建设工作不断深入，保证医院档案管理部门的可持续发展。
3 结 语
无纸化办公的实现为医院档案管理信息化带来了新的机遇，医院的档案信息化建设应努力抓住机遇，实行信息化档案管理的发展战略，顺应信息化技术发展的趋势，实现自身的可持续发展。
主要参考文献
[1]张岩，左天普.浅议医院档案管理现状以及信息化建设发展[J].经营管理者，2013（13）.
前言
21网络及移动通讯技术得到了迅猛的发展，同样现代化企业信息平台的建设促使企业办公自动化在技术层面上有了长远的发展。在这样一个时代，纸张似乎是过时的代名词，自动化办公表面上可以减少了纸张的使用，最终形成无纸化办公的理想化模式。但就目前实际情况，无纸化办公在实践当中还存在诸多问题。
1.企业用纸的现状
制造一吨纸，不仅要砍伐20棵大树，还要排放几十吨污水，这就等于间接的破坏环境，增加污染，因此不论是从保护地球的生态环境出发，还是从提升企业办公自动化水平来说，我们都要大力的提倡无纸化办公。某煤化工企业人均每天纸张消耗量大约是9张A4纸。虽然这种状况可以得到一个大幅度的降低。然而在企业信息化平台建设和自动化办公的实施过程中，无纸化办公究竟能否真正实现。
2.某煤化工企业信息化平台建设办及存在的问题
2.1该企业信息化平台建设情况及现状
该企业建设于“十一五”期间，信息化程度相对较高，企业内部有完备的网络硬件和软件平台，办公自动化相当完备，并实现了以下功能。
2.1.1建立了内部信息交流平台
OA系统具备内部电子邮件发送以及支持即时远程对话功能，并有文件定向点对点、点对面传输和提示功能，内部文档资料信息的交换与交流十分便捷，大大减少了复印操作带来的纸张的使用。
2.1.2建立了企业信息的平台
企业的规章制度、公告事项、新闻事件、生产日报等能够通过信息化平台在企业内部有效传达，减少了文件、制度、公告、新闻等的用纸。
2.1.3实现企业内部工作流程的自动化
企业内外部的文件下发、呈批件、档案管理、资料整理、报表传递、会议通知等均可以用电子起草、审批、会签、传阅、签发、归档等网络化流转方式，大大提高了办公效率。减少工作中复杂环节，也减少了纸张的使用。
2.1.4极大提高了后勤系统的办公效率
会务、用餐、车辆、办公用品等管理与各种后勤系统办公通过电子信息的快速流转、记录保存，使得在这一过程中得申请、报表批示等相关用纸也得到了有效地控制。
2.2在节纸方面存在的问题
从上面内容可以看出该企业运用信息化平台提高了办公自动化程度，提高了办公效率。但是通过调查，该企业的办公用纸量还处在一个比较高的水平上，主要有以下几个方面：
2.2.1由于网络信息平台的和计算机普及程度的提高，在企业信息换平台建设和完善过程中各种信息资料在复制粘贴化过程中传递量会出现爆发状况，再加上打印设备的完备便捷，使得使用的办公打印用纸量呈现出一种井喷的状态。
2.2.2信息化平台建设初期由于人员传统的行为习惯使然，一些非必要打印的文件资料觉得打印出来才能更直观，导致无论资料有无必要都要打印成纸质版，增加了办公用纸量。
2.2.3该企业的信息是基于管理人员之间的传递和，对于某些紧急或十分重要的信息要完全通知到每一个职工，则由车间网络管理员借助纸张打印后张贴，从车间到工段再到班组进行有效传达，在此过程中企业大量信息传递在末端依然要借助纸张。
2.2.4目前由于系统的安全性只有管理层员工才拥有OA系统及ERP账号，这就在一定程度上限制了文档管理的自动化，有些材料只能下载后打印才能阅读。
2.2.5企业内部由于缺少有效的规划和管理，一方面对打印纸张的用量没有严格限制，另一方面对打印习惯的养成没有制度性的指导和约束，这就导致许多无端的纸张的浪费。
2.2.6由于企业所处社会相关的企业及政府组织在信息化建设过程中具有一定的差距，像电子签章、电子公文的呈报还无法实现，这样在企业内部也加强了对纸质文件的依赖性。
3.针对信息化建设中无纸化办公的建议
该企业伴随着信息化平台的建设企业信息量出现了井喷的状态，办公用纸快速增长，为此针对信息化平台建设和自动化办公程度提高还要在以下技术和管理中上做出不断的更新和变革。
3.1加强企业内部资源整合
将企业信息化平台的建设和个人移动终端进行整合，通过资源整合，实现企业部分信息、宣传直接由企业传送到个人移动终端平台，在时间、空间、效率上都有很大的提升，而且减少了车间、班组之间的纸质版的资料信息的传递。
3.2通过制度建设规范信息化操作
建立一个紧密、简便易行、可靠的管理制度，通过制度规范和约束养成办公人员良好的办公习惯，并减少因为习惯问题而产生的办公用纸的浪费。事实证明良好的习惯可以有效的减少办公用纸的使用。
3.3加强与外部信息化平台的对接与沟通
在办公信息化建设过程中由于与企业外部单位存在一定的差距，因此可以在采购合同管理、报表等相关方面的交流之间进行沟通，加强与各单位的备忘，通过沟通建立信息化平台的对接，减少报表文献等的用纸。
3.4通过技术强化减少办公用纸
通过不断提升技术细节和管理中的细节来促进自动化办公中的用纸，传阅文件、公告进行一些打印设置，只传阅的文件资料不能进行打印等，另一方面增加电子显示屏等电子设备中，减少此方面的办公用纸。
【关键词】 高校办公室信息化建设优化策略信息化管理
合蛋旃倚畔⒒ㄉ璧母拍罴耙庖?国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)明确指出:信息技术对教育发展就有革命性影响,必须予以高度重视。
高校办公室作为学校的一个综合部门,是学校管理机构的重要组成部分,是为学校教学、科研、党政管理、后勤及师生员工服务的综合办事机构,它发挥承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用,因此其自身的建设与发展对学校整体事业影响深远。[1]随着信息化技术的发展以及高等教育事业改革的不断推进,特别是近年来世界一流大学的创建过程之中,信息在高校事业发展中发挥越来越广泛的作用,高校办公室的管理工作面临新的机遇和挑战。如何顺应我国高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,以“十二五”信息化规划为指导,进一步加强高校办公室的信息化建设,充分发挥其协调资源、科学管理等职能作用,并利用新的信息技术提高决策的科学性和工作效率,已成为办公室人员必须认真思考和努力解决的重大课题。高校信息化的发展,不仅是IT技术的应用和发展,更加是一种新的管理理念的更新和发展,目前,我国高等教育信息化发展正处于教育资源和应用系统建设的大发展时期,应当逐渐的从关注投入和建设向关注应用和服务转变,打破分散封闭的系统、促进融合合作的发展理念,搭建纵横交错的工作系统。
本文通过研究高校办公室信息化工作所具备特点,研究高校办公室信息化工作的策略和方法研究。明确目前高校办公室信息化工作存在的问题,明确高校办公室信息化工作的目标要求、工作内容和职责。提出一套高校办公室信息化建设行之有效的管理模式和工作体系。使得高校办公室信息化工作成为科研和教学需求的支撑体系。为一流大学的建设提供坚强的信息化保障。
2 高校办公室信息化建设的现状分析及存在问题
2.1 对信息化系统的认识和重视度不够
长期以来,高校对于信息化的发展重视度不够,导致大部分高校存在着办公室信息化建设资金短缺、技术瓶颈、网络基础设施落后等比较现实的问题。信息化发展存在着严重漏洞。对资源整合工作的重视度不够,很多高校办公室都建立了独立的网络信息系统,但诸多系统之中,不存在服务接口或者统一的建设,导致了大量的资源浪费,重复开发等问题。
2.2 办公室信息化系统构建亟需完善
高校办公室的工作内容繁多,工作量大。是教学、科研工作的主要服务部门。而且高校办公室往往承担着公文起草和收发、公章管理、会议通知、文件传输、档案管理、来访接待等事务性的工作和大量的沟通联络工作。面对如此纷繁复杂的工作,如果仅仅把高校办公室当做一个后勤部门,或者说杂物室,如果没有一套完善、健全、科学的工作体系,极易造成管理上的混乱和资源浪费。因此建立一套完整的切实可行的规章制度,就可以明确日常工作的办事流程,提高工作效率,同时明确了工作的先后顺序和步骤,在工作中就不会出现疏漏。信息系统的构建,包括自身规范系统的构建以及借用新技术新手段实现信息系统的构建,如何用最有效的办法整合各方面资源,并将两个系统有机结合,有效促进办公室工作,是目前高校办公室亟待解决的主要问题。
2.3 基础设施建设严重不足和落后
由于历史问题,许多高校的主服务器系统信息网络带宽窄、容量小,还只是停留在比较基础的层面,同时仍面临着某些开发系统运行不够稳定、系统间端口不兼容和某些网站容易被黑客袭击、信息泄露等问题。[4]必须通过有效的技术手段加强安全防范,很多办公软件的应用也是停留在基础层面,缺乏专业的技术支持和信息处理知识。从而势必影响办公室为学校决策提供积极服务的作用。
2.4 信息化工作人员队伍参差不齐
高校办公室的工作人员,很少有条件配备专业的信息化工作人员,一般都以兼职信息员为主,而信息化系统需要专人负责,专人维护,建立一支专兼职结合的信息化工作队伍,是高校信息化工作开展的强有力的支撑和保障。[3]
3 高校办公室信息化建设的建议及对策
3.1 规范流程,不断完善信息化工作机构和制度建设
高校办公室要从学校的实际需要和长远建设出发,以学校的信息化规划为指导,制定出与学校整理规划相符合的办公室信息化工作思路,进一步加强领导,加强对信息化各项工作的审核和把关,接受信息中心的业务指导,发挥信息在办公室工作中的主题作用并形成了良好的信息化工作秩序。办公室管理信息系统的实施,借助信息化平台,有效规范了办公流程,使原先繁杂的办公室工作变得有条不紊,确保了信息化工作组织有力、体系健全、职责明确。建立健全办公室的信息报送制度、收发文制度等,通过系统,建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制;将具体工作落实到人,使办公室人员能随时查看自己当前的各项任务,以便合理安排工作时间,做到查有所依;有效协调部门内外的沟通,加快信息的流通,实现高效、协同工作,建立融洽的团队关系和文化氛围。在加快信息化建设的同时,实行长效管理,从而更好的从制度上规范本部门信息化建设,逐步完善了办公室信息化工作体系。
3.2 大力促进基础设施的建设
积极加大对信息化建设的投入,由于目前办公室信息系统的信息量越来越大,针对现有的系统硬件支撑平台缺乏容灾备份能力,同时主要服务器容量较小的问题,确定建立一套完整的容灾备份系统方案。寻找条件成熟的软件公司进行合作,要加强软件和硬件的建设,加强适合高校办公室系统的应用软件的开发和使用,从而实现最大程度的信息交换。同时选派具有较强电脑操作能力的同志负责信息化工作的网络管理及日常维护运作。
3.3 门户网站建设打开信息化工作新局面
门户网站是学校的对外窗口,要加大对门户网站的建设,调整栏目,丰富内容,美化界面,使得其能满足教学、科研、管理、宣传、交流、文化传播等需求。对各栏目信息量进行密切关注和规范。对办公网、中文网、英文网站及时进行改版提升,加大主页的信息量,充分发挥信息沟通反馈、宣传监督的作用。完善门户网站的各项功能加强与校友和企业之间的联系，进一步强化办公网的内部纽带作用,对门户网站的版块设置和内容进行严格的审核筛选,对信息管理员进行了规范化培训。
3.4 资源整合,发挥信息系统的主导作用
大力推进办公室办公平台的建设,将分散在各部门的信息汇集起来,通过梳理进行分类存储,同时进行数据的存储,知识的汇集和整理,成为以后办公室内部主要的工作平台,最大程度的解决互不兼容的分离状态,进而打通使用,形成一个系统化的集成数据库。[2]如系统中涉及一些公务资源和公共服务的,如统一身份认证等,要开放一些服务接口或者统一建设,避免重复开发和资源浪费。加大资源整合力度,理顺各部门的职能,积极探索各类信息的共享模式,实现互联互通和资源共享,高度讲求部门间的协同,确定每个部件都是以最高效的方式相互合作并高效运转,不做任何重复的工作。统一所有系统的界面,避免重复建设,建立统一的运行平台和系统构架,集中管理系统平台资源,统一部署管理业务应用,统一运行维护管理,体现标准化、通用化和一体化的特点。明确将加强有关工作人员利用网络实现资源共享和材料交换以提高办公效率为办公室信息化工作的重点。
3.5 切实抓好信息安全工作
办公室全体人员要切实提高安全防范意识,加大对信息安全设备和软件的投入,完善安全防范体系,建立信息化安全运行机制,严格执行落实各项网络、信息安全相关法规、政策,落实信息安全登记保护等有关信息安全措施和责任制。逐步建立健全网络信息管理制度,包括账号安全保密制度、计算机病毒防治制度、操作人员权限等级分配制度、事故和案件及时报告制度等。进一步完善网络运行、网络安全、数据安全等制度和技术保障,加强信息内容管理和网络安全监控,全面启动信息安全风险评估与等级保护制度实施工作,及时发现安全管理上的漏洞,切实加以解决。对计算机进行保密管理,由负责保密工作的专人负责,并严格按照程序操作。
3.5 加强信息化人才队伍建设
要把分布在各部门的信息化人才组织起来形成合力,服务信息化建设,壮大信息化人才队伍,解决人员紧缺问题。一方面积极争取上级业务部门的技术支持,弥补人才技术实力不足,争取选择高素质的复合型人才充实信息化工作队伍;另一方面是要有计划地加强人才培训,提高他们的信息获取能力、信息处理能力和服务能力以及公关能力。信息技术发展日新月异,学习和培训要作为经常性的工作。
4 结语
信息化在当今经济社会发展和管理中的地位、作用越来越凸显,信息化技术的发展也是在日新月异。高校信息化工作的建设把信息化工作水平不断推向新的高度。高校办公室应该用发展的眼光,创造性地开展工作,采取有效措施,不断巩固和提高信息化工作成果,进一步做好信息化工作,使得工作能够更加高效、有序、规范的进行,更好地为学校的发展服务、为学校的信息化工作添光增彩。
参考文献:
[1]张晓丽.《加强办公室工作的素质建设》[J].办公室业务,2011(5).
[2]王卫平.《信息化时代高校办公室工作系统整合初探》[J].中国教育信息化,2007(7).
【关键词】高校；协同办公；信息化
伴随着高等教育的发展，高校的行政管理变得日趋重要，提高日常办公效率就成了高校管理中的重要内容之一。通过使用办公自动化系统来规范日常办公行为，不仅能够加强高校的内部管理，优化配置资源，节约人力财力物力，而且能够简化办公流程，提高行政工作效率。随着网络技术的进步，3G、4G网络时代的到来，移动办公理念随之被人们提出，并迅速被予以应用。移动办公自动化技术更加人性化、智能化、及时化，让管理者的行政办公不受场所的局限，随时随地都可以轻松办公。
一、研究目标
创造一个信息化、系统化的移动办公环境，利用无线化、智能化的技术手段，减少不必要的信息流转环节，为各个部门的教职员工提供日常办公的服务，加速信息传递效率，提高信息传递的稳定性，利用3G网络，使用移动终端APP软件进行移动办公，做到随时随地处理待办事宜，有效地实现工作效率并提高可靠性。
实现全过程的电子化公文流转，代替纸质化文件，从公文的起草、修改、批阅、传阅、、存档、查阅整个过程全部在线完成，或通过手机移动终端完成。
通过短信或微信平台，辅以对公文处理节点的用户进行实时提醒和通知，利用平台向各用户绑定的手机号码推送短消息，节约了时间，提高了效率。
实现移动办公。在手机安装app客户端软件，利用3G、4G无线网络，可直接在智能手机上登陆办公自动化系统，随时随地处理公文等业务工作。在此基础上，实现部门数据信息共享，让数据的查阅更加便捷化。
二、现实情况
面临的一个问题是业务流程问题。高校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。比如合同盖章事宜，经常有教师拿着合同或协议文本来办公室办理合同公章盖章事宜，但按照规定，合同公章需要经过主管院领导审批同意后才能使用，来办理业务的教师需要先找到主管院领导签字，才能办理盖章业务；如果遇到领导外出开会或出差，无法签字的情况下，通过微信、短信或电话的方式确认同意，亦可以先办理盖章业务，再等领导回来补签字，可经常出现忘记补签字的情况；另外，如果遇到无法联系上主管院领导的情况，教师们多跑几次也是常有的事，这必然导致前来办理业务的教师怨言声起。如果能够实现协同办公，进行网上流程管理，领导们无论身处何地，只要能上网，就可以及时查看到待审批事项，教师们也可以随时了解到待办事项的进展情况，避免在多个部门之间跑来跑去，将极大地提高办事效率。
面临的另一个问题就是信息素养问题。撰写学院总结是办公室的重要工作之一，在撰稿时，就需要从相应职能部门搜集很多数据来支撑内容，慢慢地总结发现这类数据是总结稿里的常规项，以人事处为例，经常需要该部门提供专业或专职教师中高级职称比例、海外访学及企业实践情况等方面的数据，多次协作配合后，人事处已按照需求将常规项制作成表格，每次数据异动就及时做好更新，办公室无论什么时候向该部门要这类数据，都可以立等可取、无需等待，而且，人事处也很注重同类数据纵向的保存，这为后续的统计工作带来很大便利，但并不是所有的职能部门都能够及时做好数据归类总结。
高校基层管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，且大多数人对数据缺乏足够的敏感度。虽然他们每天都在接触各式各样的数据，结构性的、非结构性的，但一般都以被动地完成上级交办的任务为主，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上，较少具有前瞻性地去收集和整理数据。
面临的第三个问题就是数据信息的共享问题。日常工作中，经常发生当需要某些数据时，部门A说数据不归我们统计，部门B说这个数据应该是部门A掌握。大家不知道该从哪获取数据，数据的归属不清。在高校中，数据分散在不同的部处，哪个部处负责收集，如何快速有效地鉴别有用和无用的数据并加以保存是需要解决的问题之一。
由于信息缺乏有效的共享，经常会出现学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。再比如职称评定和各种科研项目申报中，目前的申报方式是逐人分别向两个部门提交申报材料。而事实上，这两部分至少都会涉及到个人基本信息、个人学术经历和科研成果等相关信息，因为目前尚没有一个统一的平台将这些数据一次性收集并实时更新，所以许多数据形成了一个个“信息孤岛”，浪费大量人力和物力。
三、 解决方案
（一）树立健全的管理理念、培养良好的信息素养。高校要更新管理思想、改变管理观念，通过完善管理机制，促进行政管理人员正确树立“为老师学生服务、为教学科研服务”的管理意识。作为教学科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高质量、低消耗的管理水平与之相适应，而传统意义上具备良好的政治素质、道德素质和业务素质的基层管理者已不能很好地满足大数据时代的要求。良好的信息素养成为大数据时代高校基层管理人员必须具备的重要素质。
高校领导层应首先认识到信息化建设的重要性，其次，结合具w工作让基层管理人员认识到信息素养对其提升履职能力的重要性，以增强基层管理人员收集日常数据的兴趣。
领导层须真正落实优胜劣汰的竞争机制和以岗择人的用人机制，慢慢分流一部分效率不高和富余人员，能者上，庸者下，奖优罚劣。只有这样才能激励基层管理人员的工作热情，避免大锅饭现象。
（二）建立统一的管理和共享平台。首先打破各个部门和各项业务之间的“信息孤岛”，建立统一信息平台，实现海量数据的共享。作为高层次人才聚集地的高校，则应先从责任清、需求清、资源清、对象清等方面出发，出台相应的管理规定，制定业务、数据标准及系统整合方案，规范和约束数据的采集、传输、储存、使用等各个环节，这是高校管理人员有效利用大数据服务教学科研这一中心工作的前提和基础。同时，在规范管理的基础上，从散兵作战型管理向协同共享型管理转型，以尽快盘活各部门以及各项业务流程中涵盖教学、科研、人员信息、资产等方面的数据，从而提升整体管理服务效率。
目前，商务学院里正在使用的信息平台有学院外网，数字校园统一平台（oa网），学院内网，大蚂蚁软件，微信公众号等等，各种文件通知的投放及的渠道太多，比如：邮件、微信、飞信、QQ以及各种APP，渠道多了，必然造成一定的信息困扰，经常会发生某个通知不知是在哪个地方接收的？确定一个官方信息的平台，避免让大家到各个软件程序里去到处找寻信息。
（三）加强数据分析和应用能力。简单的数据收集共享已无法满足高校行政管理信息化的要求，充分利用大数据分析给管理层提供决策支持已是势在必行。进行大数据分析的信息数据不会来自一个数据来源，而是多个数据来源，数据的收集和管理不再是人事部门或信息部门的事情，需要各部处的支持和相互配合，不仅要关注综合性数据和关键数据，而且要关注基础数据，通过加快数据系统的建设、公开和共享，提高对数据的挖掘分析和应用能力。
比如通过对教务系统的成绩跟踪实时掌握一名学生的学习情况并及时帮助补缺漏；通过校园一卡通刷卡数据的监控了解学生的消费习惯并以此作为贫困资助的参考，通过教职工对校园一卡通使用的类别、次数、频率等数据进行分析，可以找出其最需要和最常用的服务是哪些，据此来优化服务布局，把服务做到人的心坎上去，可以实现服务从粗放式管理向精细化管理的转变。
通过图书馆图书借阅检索系统和教职工浏览所形成的非结构化数据等，可以对不同教职工的偏好进行分析，为开展个性化服务提供依据，此外，对相同学科人才的借阅和浏览数据进行汇总，可以分析各学科领域最新的科研动向，为高校人才的科研Q策提供服务。
关键词：联合课程（群）；办公信息化技术；Office高级办公应用；高职
中图分类号：G642 文献标识码：A DoI: 10.3969/j.issn.1003-6970.2012.04.044
Practice of the Course Group Building about “Office of Information Technology”of Computer Major in Higher Vocational College
SHI Zhao-hui
(Computer Information Technology Department, Dezhou Vocational and Technology College, Dezhou Shandong 253034)
【Abstract】In order to meet the talent needs of enterprises and institutions of the daily office information processing, surrounding the core curriculum of “the Office advanced office applications” and individual courses, such as “Basic Computer Application”, “Using and Maintenance of Office Equipment”, “Commonly Used Office Tools” as well as “the PhotoShop office image processing”. Through the construction of the Course Group, to coordinate the relationship of individual courses , let the course structure in one system, the teaching content in a scientific way , and the commencement time in order, then we can reached the personnel training objective, that is “Stronger professional foundation, more refined business skills, outstanding industrial applications, highlighting the professionalism”.
【Key words】Joint courses (groups); Office information technology; Office advanced office applications; Higher Vocational College
0 引 言
高等职业教育具有三大特点：培养目标的应用性、专业设置的职业性、教学过程的实践性，其人才培养目标的定位是培养动手能力强的生产一线高技能应用型人才，这对高职计算机专业基础课的教学，提出了挑战。高职计算机专业基础课是指为高职计算机专业开设的旨在培养学生的计算机文化素养的相关课程。
课程群建设是近年来高等院校课程建设实践中出现的一项新的课程开发技术，其基本思想是把内容联系紧密、内在逻辑性强、属同一个培养能力范畴的一类课程作为一个课程群进行建设，打破课程内容的归属性，从培养目标层次把握课程内容的分配与实施。高职院校的计算机应用技术教学是将培养应用型人才作为目标，随着科学技术的快速发展，计算机各类新技术层出不穷，技术之间的关联度不断提高，知识和技能之间的关系由原来的明显、浅层逐渐向隐含、继承等多维发展，很多原来没有关联或关联较少的知识与技能逐步趋向有关联、相互渗透。课程群建设是高等院校课程体系建设和课程改革的一个发展趋势，是推动专业课程的全面优化整合，深化课程改革、师资队伍建设以及教学资源的优化配置的重要途径。
为落实山东省高职院校计算机专业基础课程改革“面向社会，针对岗位，强化能力，促进发展”的指导思想，深入贯彻教育必须为社会发展和经济建设服务的方针，满足用人单位工作岗位的实际技能需要，适应新时期社会及经济发展对高校人才知识结构的要求，我们通过对高职计算机类专业毕业生进行就业跟踪和对人才市场需求进行调查分析发现，在大量的企事业单位办公岗位上，最普遍需要的是能够熟练使用办公软件和设备处理日常办公信息化事务的人才，但是由于计算机应用技术专业课程体系及内容设置的不完善，导致学生在应对上述任务时显得困难重重。
为了适应高职人才培养的需要，为社会培养应用型人才，我们提出了“更强专业基础、更精业务技能、突出行业应用、凸显职业素养”的教学理念，对计算机应用技术专业教学计划中具有相互影响、互动、有序、相互间可构成完整的教学内容体系的相关课程进行重新规划、设计、构建，在优化整合原有单项课程内容的基础上，于2008年提出了建设“联合课程（群）”的理念，并且选择了办公岗位最需要的“办公信息化”方向为试验点，对教学计划中可构成完整教学内容体系的《Office高级办公应用》等五门课程进行重新设计、集成，使其成为一个计算机类专业必修的联合课程（群）——《办公信息化技术》。通过引入校企合作的办公岗位真实任务，模拟办公环境，强化综合训练，提高了计算机类专业学生办公岗位信息化任务处理方面的技能。
1 以应用为核心的《办公信息化技术》联合课程（群）建设
1.1 指导思想
1.1.1 以就业为需求
办公信息化技术渗透到各行各业的各个领域，掌握计算机知识与技能已成为信息化人才素质的基本要素之一，社会的信息化对大学生的素质也提出了更高的要求。就业需求决定了计算机应用技术专业基础课教学必须思考如下几个问题：怎样使专业基础课教学服务于专业？怎样培养出适应社会就业需要的应用型人才，为就业创造更多的机会？
1.1.2 以应用为核心
《办公信息化技术》联合课程（群）包含了培养通用能力、方法能力的技能型课程，在课程体系、课程设置和教学内容上充分与行业应用相结合，紧跟市场变化，从行业需求出发，以应用为主线，根据各行业职业岗位对员工办公信息化技术的要求进行改革。因此，我们将《办公信息化技术》联合课程（群）定位在培养能够熟练地使用计算机等相关办公设备进行日常办公岗位的文档处理、表格数据处理、幻灯片的制作与演示、邮件的收发与管理、常用工具软件的使用、办公室局域网资源和硬件的共享、互联网资源的下载和处理、常见办公文档中图像照片的处理、常见办公设备使用和维护等知识和技能的高素质应用型高技能专门人才。
1.2 课程群建设的总体原则
在计算机应用技术专业的《办公信息化技术》联合课程（群）建设过程中，涵盖了高职院校人才培养所必需的专业基础理论、专业基本技能精华。集中人力、物力来加强课程的研究和建设，从而加速专业素养和专业技能的培养，提高教学质量，取得重点突破的效果。课程群建设的目的就在于要有利于专业教学计划的组织和实施，有助于教学计划的合理优化,有助于构建新型的课程体系，对其它课程起到示范、辐射作用，推行以技能培养为目标的教学法和教学手段改革。
在创建《办公信息化技术》联合课程（群）的过程中，我们注重协调课程群内部各单项课程之间的联系，遵循了科学性、创新性、实践性和可控性的基本原则。
1.2.1 单项课程的内容更具有科学性
我们立足于《办公信息化技术》整个课程群体，对其中的五门单项课程精心设计教学内容，使得它们之间既保持密切的关系，又具有相对独立性和逻辑性，避免重复性；确定课程教学的安排顺序，明确具体课程教学章节内容和讲授深度，技能培养环节连贯、递进。例如，普及性的计算机基础知识，我们分解在《计算机应用基础》、《办公设备使用与维护》和《办公工具软件应用》等课程中进行讲解。对于办公信息化技术中最常见的工作任务——文案的制作，则通过核心课程《Office软件办公应用》详细介绍。而为了方便计算机图像等专业后续课程的开设，我们在《Photoshop办公图像处理》课程内容的安排上，除了满足课程群内办公图像处理的教学需要，保持Photoshop软件的基本功能和操作的完整性和系统性，实现与后续课程完美衔接。
1.2.2 创新性：注重各项单项课程之间的交叉
课程群建设本身决定了它注重各项课程间的交叉，尤其是在一些较为综合的、大型的设计中。例如，在办公文档综合实训项目中，就要将《计算机应用基础》中的Word文档制作和《Office软件办公应用》中的排版技术、《Photoshop办公图像处理》中的证书照片处理以及《办公设备使用和维护》中的复印机和局域网内共享打印机的使用等多个课程内容进行交叉、融合，共同实施实训任务，使得学生的综合素质和技能在具体的案例中得到综合性地提高。通过教学模式的改革，实施因材施教，倡导学生自主学习，做到知识传授、能力培养、素质教育三结合，培养学生自学和创新的能力。
1.2.3 实践性
通过“企校合作”引入办公岗位真实工作任务作为案例，并将信息化技术最前沿的软件应用技术结合到项目任务实践中去，使学生能够自觉地运用先进的方法和技术从事学习和实践。
1.2.4 可控性
《办公信息化技术》联合课程（群）涉及课程较多，改革力度大，工作复杂，在操作中遵循了过程的可控性。在整合过程中逐渐提高教与学的透明度，以及教学环节与教学质量的可控性，减少随机性和非计划性，注重前后知识和技能的衔接性，环环相扣。担任各单项课程教学任务的教师在教学内容安排和备课过程中，加强彼此间交流，注重教学内容的前后衔接和融合，避免各自为政、各自为战的盲目性教学。
1.3 联合课程（群）的建设与实践
1.3.1 课程群体系结构
(1）以《Office高级办公应用》为专业核心课程
在办公岗位的实际工作任务中，利用Office办公软件完成各种办公文案制作是实现由任务下达、任务设计向任务实体转化的关键，是办公信息化技术的核心。《Office高级办公应用》课程重点培养学生应用Microsoft Office办公软件实现文字排版、数据管理、商务演示等办公任务的能力，而这些能力是实现真实办公岗位任务的具体体现。因此，《Office高级办公应用》课程对于办公信息化核心职业技能的培养和职业素质的养成起着主要支撑作用，是《办公信息化技术》课程群的专业核心课。
根据上述要求，确定《办公信息化技术》联合课程（群）是以《Office高级办公应用》为核心课程，以《计算机应用基础》和《办公设备的使用和维护》为基础课程，以《办公工具软件应用》和《Photoshop 办公图像处理》为辅助课程的体系结构关系，如图 1所示。
（3）课程群内课程体系的衔接
为了解决办公信息化技术新知识、新功能和新技术的不断出现与课程群教学时数减少这一矛盾，在教学内容的安排上，我们注意协调课程群内各门课程的关系，将主要知识点进行归类、整理，合理安排知识点出现的时间顺序，并将这些内容组合到相应的课程中，实现教学内容无重复、无间隙，教学内容难易渐进出现，优化课程设置和课时安排。目前这5门课程依次分别在第一至第三学期开设，形成一个衔接合理的课程体系。如表1所示。
1.3.2 以应用为核心的学习情境——构建知识框架
为了将《办公信息化技术》课程群中各个单项课程的知识和技能点进行有机地整合，我们研究、设计了10个课程群综合实验——学习情境：
电脑文化艺术节
风雨兼程50年——德州职业技术学院校庆庆典
机房设备扩建项目招标
……
上述学习情境贯穿在课程群中，每个情境均设计了主要教学内容及能力要求（包括技能要求、能力目标、教学内容、学习方式和验收标准等）。在教学过程中利用综合性、设计性和创新性的办公任务案例，使得各单项课程在学习情境任务中实现有序衔接，培养学生完成办公文案制作、编辑排版、数据管理、商务演讲的能力。例如，在学习情境二中设计了如下知识技能教学环节：1.制作校史和校情介绍展板；2.编印《校史》；3.编印《毕业生名录》和《毕业生业绩录》；4.制定工作日程表；5.制
（2）符合办公信息化技术领域职业岗位（群）任职要求的课程群体系
我们提炼出典型的工作任务与“办公信息化”技术领域必须具备的21项综合职业能力相适应——例如，使用Office办公软件处理日常办公文档和数据处理、使用各种工具软件实现办公任务需求、利用PhotoShop进行办公图像处理、熟练操作打印机、复印机、扫描仪等常用办公设备等。遵循能力依次培养、技能层层递进的要求序化课程体系，构建学习领域，如表1所示。作参会人员花名册；6.制作捐资证书；7.制作大会邀请函和感谢信；8.制作校庆专题幻灯片；9.拟订校庆活动专项收/支财务报表；10.会议纪要的审阅与开发；11.参会人员合影留念等。
每一个学习情境以突出一个或几个教学重点为主干，辅助以多个知识和技能点，整体情景设计以能够体现较为完整的某个办公信息化岗位任务为原则——即“一体化”。
2 结 语
《办公信息化技术》专业基础课程群建设的基本思路是坚持“强化基础，服务专业”原则，以Microsoft Office办公软件知识体系为核心课程基础体系，兼顾专业课程，构建基础课为专业课服务的办公信息化技术基础课程群。从教学效果上看，取得了较好的结果，学生对该课程群的学习积极性得到提高，毕业生在企事业单位中的相应岗位中工作适应性增强。新的教学模式和教学体系被许多高职院校借鉴，按照该模式构建的《办公信息化技术》联合课程群也被评为2011年山东省高校联合课程精品课程。
《办公信息化技术》联合课程（群）的建设，应该根据计算机技术的发展和社会实际需求，不断地进行改革和调整，力求探索促进区域经济发展的人才培养的新模式，为创造应用型人才提供一个良好的环境。建设有特色的立体化教学资源，打造一只教学能力强、专业技能扎实、素质高的优秀教学团队，在选用优秀教材的基础上，着重进行适合于本专业教学的一系列教材和教学资料的编写，形成精品教材等，仍将是今后《办公信息化技术》联合课程（群）建设和改革中亟待解决的问题。
参考文献
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[2] 李慧仙.高校课程群三论[J].煤炭高等教育，2006，24（4）.
[3] 范守信.试析高校课程群建设[J].扬州大学学报（高教研究版），2003，(3).
[4] 陈文山.组建课程群 打造学科优势[J].琼州大学学报，2003，(5):72.
[5] 张瑞民.系统科学理论与课程群整体改革的几点思考[J].衡水师专学报,2002，(4):63.
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