关键词：高校档案管理；业务培训；必要性
近年来，在社会经济稳健发展的大背景下，高校规模的不断扩大，高校数量的不断增多，促使高校档案的内容逐年增多，类型逐渐复杂，传统档案的管理方法，已无法满足现阶段高校发展的要求[1]。因此，为了提高高校档案的管理效率，强化管理人员的整体素质，要求高校档案管理部门，转变工作重心，优化管理手段，组织相应的业务培训，保证高校档案管理系统处于可持续性发展状态。鉴于此，本文针对高校档案管理人员的业务培训的探讨具有重要意义。
1 高校档案管理人员业务培训的现存问题
1.1 重视程度不足
我国部分高校对于档案管理的重视程度不足，甚至，少部分高校没有设立相应的档案管理部门，没有组织专业的档案管理人员，或直接以其它行政人员兼管档案管理业务，造成档案管理的效率下降，阻碍了高校档案管理的发展[2]。同时，相较于传统档案管理办法，实施数字化管理手段，需要大量的资金支持，便于开展相应的业务培训。然而，从现阶段高校档案的管理情况来看，大部分高校档案管理部门面临着资金匮乏的问题，甚至，少部分高校存在压缩资金投入的现象。
1.2 档案管理人员的整体素质偏低
相较于其他档案管理，高校档案管理对于工作人员的要求更为严格。由于高校档案内容的复杂性，涉及高校规划、建设及师生各个方面的内容，档案类型繁多，管理方法细致。因此，为了提高档案分类的效率，要求高校档案管理人员，具备较强的综合素质，了解各个专业知识，例如：高校人事管理的基本内容。同时，要求高校档案管理人员，必须具备一定的计算机操作能力，满足档案录入、存储、管理及调用的要求。然而，从现阶段高校档案的管理情况来看，大部分高校档案管理人员的整体素质偏低，无法满足高校档案管理的发展需求，缺乏专业的新型高校档案管理人才[3]。
1.3 缺乏专业的职业道德精神
档案管理，指档案管理部门对档案信息进行有效管理，同时，提供相应的检索查询服务的业务统称，属于档案管理事业的基础组成部分[4]。因此，受档案管理工作特殊性的影响，要求档案管理人员，具备良好的职业道德精神，主要包括：政治觉悟、服务性、责任感及奉献精神。然而，从现阶段高校档案的管理水平来看，部分高校档案管理人员的思想道德素质差，缺乏对于档案管理的责任感，保密及安全意识的反应不强，没有奉献精神，同时，不注重增强自身学习，业务水平无法满足信息化档案管理的要求，甚至，少部分档案管理人员，由于自身管理疏漏，造成档案信息缺失，严重阻碍高校档案管理工作的开展。
2 高校档案管理强化人员业务培训的措施
2.1 扩大资金投入
资金作为开展高校档案管理人员业务培训的前提，离不开当地政府及相关部门的大力支持。因此，要求高校档案管理部门，积极向上级部门反映高校档案管理人事培训的现存问题，提出具体的解决方案，最大程度扩大资金投入。同时，要求政府及相关部门，坚持可持续性发展的原则，对于高校档案管理部门所反映的问题，及时解决，给予必要的资金及技术支持，便于本地档案管理的建设。在实施管理人员业务培训的过程中，要求高校档案管理部门，合理整合现有资源，实现区域间的资源共享。值得注意的是，受资金匮乏的限制，为了促进高校档案部门的发展，高校档案管理部门，可对外实施有偿信息服务检索业务。
2.2 提高业务水平
档案管理，指档案管理部门对档案信息进行有效管理，同时，提供相应的检索查询服务的业务统称，属于档案管理事业的基础组成部分，是一项服务性及业务性强的工作。因此，要求档案管理人员，提高自身业务水平，具体措施为：（1）摒弃传统档案管理理念，对档案业务实行创新；（2）在熟悉高校档案管理业务的基础上，掌握不同档案管理的技术，例如：档案分类整理，指以档案内容为依托，实施细化分类的工作；档案保价评估；指评估档案的经济或科研价值；（3）具备良好的书法、写作、历史及语言知识；其中，作为档案管理及服务的基础工具，语言知识作用广泛，主要包括：汇编校内档案、编写校内大事记及汇编科研项目等[5]。
2.3 丰富管理知识
随着我国科技的不断发展，档案管理现代化进程的加快，对于档案管理人员的要求更为严格。因此，要求高校档案管理人员，不断丰富档案管理知识，掌握电子计算机等现代化管理技术，满足新型档案管理的发展要求，具体措施：拓展知识结构领域，与信息化技术相结合，引进先进档案管理理念，应用数字化档案管理技术，改进原有档案管理流程，同时，转变工作重心，由传统单一型管理模式向复合型管理模式转变，制定具有高校特色的档案管理人事制度，对人才的选拔提出明确的要求。
2.4 实行再教育培训
要求高校档案管理部门，强化对于管理人员的整体素质培养，从源头上，加快高校档案建设的进程，具体措施为：（1）重视定向培训；结合相关资料发现，我国高校档案管理人员的整体素质偏低，少部分管理人员的管理方法过于传统。如何在短期内提高其管理水平，实施定向培训，一定程度上解决了此问题。要求高校档案管理部门，结合人才结构情况，依据人数及文化水平，举办短期或长期的定向培训，逐步完善其知识结构，形成专业的业务骨干。（2）引进技术型人才；针对我国高校档案管理人才短缺的问题，要求政府及相关部门，加强对于此类型人才的培养力度，出台后续相关扶持性政策；要求高校档案管理部门，大力引进技术型人才，满足短期缺口，提升其整体档案管理水平。（3）组织全员培训；要求高校档案管理部门，利用档案管理的专题讲座或学术研讨会等形式，组织全员培训，在了解目前我国档案行业发展趋势的基础上，对于学术热点问题进行深入探讨，提高全员的理论知识水平[6]。
3 结语
通过本文的探究，认识到随着我国经济的不断发展，对于高校档案管理的要求逐渐严格，因此，要求高校档案管理部门，转变工作重心，优化管理手段，组织相应的业务培训，具备显著价值作用。进入二十一世纪以来，随着高校规模的不断扩大，高校档案的内容逐年增多，传统档案管理方法，已无法满足现阶段高校发展的要求。与此同时，由于数字化水平的提升，要求高校档案管理部门，加大对于档案管理人员的信息化培训力度。然而，从现阶段我国高校档案的管理水平来看，仍存在较多问题，例如：重视程度不足、管理人员整体素质偏低及缺乏专业的职业道德精神。因此，要求高校档案管理部门，结合高校的具体情r，以实际问题为切入点，扩大资金投入，重视引进及培养专业的数字化档案管理人才，构建新型高校档案的管理模式，进一步为推进我国高校档案管理事业的发展奠定坚实的基础。
参考文献
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一、学校档案管理工作的重要作用
学校档案是学校的历史载体，其中包括文书档案、财会档案、人事档案、学生档案、声像档案、基建档案、教职员个人业绩档案等几大门类。学校档案既记载了学校的发展历程，同时也记载了教职工的相关资料和学生在学校的学习状况以及个人资料，这里面的内容是学校评价各教师教学结果的一个重要标准。学校档案是多项数据的综合，关系着各教职工和学生的前途，并且，其中的资料可以鉴定这个学校的教育状况，看出此学校的教育水平。
二、档案管理的现状与不足
档案管理受到的重视不足。档案在学校的管理上具有重大意义，可是它并没有得到相应的重视，所以在很多时候，档案管理工作经常被忽视。档案管理人员存在着一种只要简单将档案保管好，能够应对时常的检查和查阅便足够了，导致档案管理人员逐渐放松档案管理的工作，使档案管理缺少科学的规划。
有的学校对档案管理的投入力度不足。档案得不到重视，而且设备匮乏，现有设备老化，档案管理部门很难引进先进的设备、更换设备，致使档案库房的设备老化、工作陈腐。
管理人员业务能力较差。学校的档案管理人员虽然由专门的人来负责管理档案，但是对于档案管理知识的深入学习还不够，有些专业不对口的相关人员甚至未参加过相应的培训考核便被安排上岗，这使得档案材料收集、整理和归档等业务的操作不规范，使档案管理的整体水平下降。
档案管理制度不够完善，是众多高校都存在的情况，档案管理制度完善，才能真正地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况。档案需要规范管理，才能够使档案中的内容更加有条理、更加清晰、更加完整和更方便查阅。在以往的档案管理过程中，由于缺乏完善的管理制度，导致管理人员对档案管理工作不重视，对档案材料收集不完整。在收集入档的过程中，对资料整理的态度散漫，不能够全面地概括，且会出现内容重复的现象，不能及时有效地反映教职工和学校历史的真实信息和情况。
三、加强高校档案管理人员业务培训的方法
（一）注重档案收集，加强管理。完善档案的前提是收集文件资料，归档之前，对所掌握的资料进行细化分析，保证档案的质量。在此要求下，档案管理人员需要进行资料分析、分类、整理的过程，而为了避免部分档案管理人员对处理资料方面存在不懂之处，学校应该开展档案收集培训，增强管理人员的资料分析和整理能力，提高学校档案的质量。
（二）更新观念，将档案信息化。档案信息化是不断采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。旧时代的档案管理工序复杂，以手工操作为主，很容易造成档案材料填写格式不规范，内容不完整等失误，给学校带来不便之处。传统的手工档案管理在资料查找和资料整理这一过程中比较麻烦，需要花费大量的时间完成。而计算机时代则克服了这些问题，利用网络的便利之处，将档案信息化。计算机记载档案不仅能够高效地处理档案?Y料的收集、整理，对档案资料的保密程度也高出了许多，运用网络将档案进行分类管理，成为当下高校管理档案方式的主流。
档案信息化要求档案管理人员具备一定的计算机知识，能够流畅操作，将计算机时代的优点发挥到最大，体现档案信息化的好处。学校档案馆应该展开档案管理人员档案信息化培训的课程，加强档案管理人员对档案信息化操作的流程，使档案的管理工作更加科学、规范。
（三）建立科学的档案管理制度。没有完善的档案管理制度，档案管理的工作就很难真正地做好，健全档案管理模式，使其规范化、科学化、现代化，确保档案管理工作的顺利进行。学校借鉴其它高校的档案管理模式，再根据自身学校的实际情况制定一套适用的档案管理方法。
各有关单位
为进一步提高城建档案管理人员业务素质，不断完善城建档案管理人员知识结构，经研究决定开展2014年杭州市城建档案管理人员业务知识培训工作。现将有关事项通知如下：
一、培训内容
（一）档案、城建档案管理法律法规；
（二）建设工程文件材料收集与归档；
（三）建设工程声像档案编制与管理；
（四）城市地下管线工程档案管理。
二、培训对象
建设单位、施工单位、监理单位等从事城建档案管理工作的资料员、档案员以及其他工程项目管理人员。
三、培训时间、地点
培训时间：第一期5月20日-21日；第二期10月21日-22日；
培训地点：杭州市建委党校（中河中路275号三楼）。
四、培训费用
培训费用200元（包括资料费、餐费、教务费等）。
五、报名方式
参加培训的学员可到培训地点缴费报名，报名时请随带《杭州市城建档案管理人员业务知识培训登记表》（见附件）和2张1寸照片。
六、考试发证
完成全部课程学习，经考试成绩合格者，颁发相应培训证书。
联系电话：市城建档案协会 85351052
市建委党校 87152502（兼传真）
附件：杭州市城建档案管理人员业务知识培训登记表
杭州市城建档案协会
中共杭州市建委党校
2014年2月12日
1.高校人事档案管理员工教育与培训的重要作用
通过对高校人事档案管理人员进行有效的教育培训，并对培训中的各个环节的利弊和得失进行针对性的改进和嘉庆，可以有效的评估培训的成效，有助于切实提高高校档案管理人员的整体水平。并且员工培训可以提高管理人员的思想认识，使管理人员学习更多先进科学的理论知识和管理理念，也可以通过技术教育培训提高管理人员的技术水平。而且在组织员工进行教育培训的过程中，不仅可以提高管理人员的思想水平以及业务能力，同时也有利于培养管理人员形成自主学习的良好习惯，这也是现代社会对人才的一项基本素质要求。其次，通过员工教育培训有利于培养人事档案管理人员形成良好团队协作精神，提高人事档案管理人员的向心力以及凝聚力，进而提高高校人事档案管理水平。
2.提高高校人事档案管理员工队伍水平的建议
2.1加强员工教育培训的宣传
目前，很多高校人事档案管理人员参与员工教育培训的积极性不高，导致培训单位的效能低下，很难有效提高人事档案管理服务水平。高校应该全面调查、了解、分析人事档案管理人员的实际需求，并且充分明确培训对象、员工培训需求，制定科学、合理的培训课程。同时应该建立一个有效的“问答”双向沟通平台，客观的评估员工培训成效，研究拟定相关的员工培训计划。高校应该采用多元选择、高质量的方式建立自己的特色课程，吸引更多的人事档案管理员工参与到培训中。
2.2激发人事档案管理员工的学习热情
想要提高高校人事档案管理员工培训效果，应该激发他们的培训学习热情。在员工培训的过程中，鼓励人事档案管理员工能够积极、主动发现问题，分析问题，并且讨论问题，和培训师共同研究、探讨，争取能够找到新的论点，获得关于业务方面的新知识，培养人事档案管理员工的创新意识，促进人事档案管理工作的创新和改革。其次，为了确保高校人事档案管理员工培训效果，应该选择具有专业态度，同时能够熟练掌握人事档案管理工作内容以及员工培训课程的培训师。
2.3加强高校人事档案管理员工的业务培训
提高高校人事档案管理员工的业务技能是做好人事档案管理工作的关键，高校应该组织人事档案管理人员到专门的教育培训教育接受系统的专业化人事档案管理教育课程，学习更多关于人事档案管理的专业知识。同时，应该鼓励人事档案管理员工定期进行交流活动，比如经验交流活动、研讨会或者培训班等，使人事档案管理人员在相互交流的过程中学习、借鉴其他人的经验，不断丰富自我、完善自我。其次，高校应该采用相应的措施激励人事档案管理人员不断钻研人事档案管理的业务知识，不断提高自己的业务能力以及创新能力，进而提高高校人事档案管理员工队伍的整体水平。
2.4稳定高校人事档案管理员工思想
1 档案管理员培训必须创新的现实意义
“集体是力量的源泉，众人是智慧的摇篮。”科学技术飞速发展，知识更替日新月异。全球经济正在加速融入市场化、知识化、信息网络化和全球一体化的进程，档案管理也同样面临着越来越激烈而又无情的竞争，如何在激烈的竞争较量中做到“适者生存”并长期持续发展，如何成为档案管理培养所期盼的得心应手的人才，是档案管理员培训工作的首要问题。
新时期的社会竞争，归根到底是人才的竞争。“得人者昌，用人者兴，育人者远。”如何加强档案管理员培训创新工作，并做到有效调动人力资源的潜能，适应日新月异、快速变化的社会环境、经济环境、组织环境和技术环境，充分发挥主观能动性，努力为档案管理创造效益，更好的为社会提供优质服务是搞好档案管理员培训的核心内容。
2 档案管理员培训目前存在以下三个方面的问题
2.1 档案管理培训存在传统认识的偏差
“为鱼须处海，为木须在岳。”加强档案管理员培训是档案管理最有价值的可增值投资。通过培训可以充分提高档案管理员的自觉性、积极性、能动性、创造性和行业归属感，来增加档案管理产出的效益和组织凝聚力，为档案管理的长期战略发展培养后备力量，使档案管理长期持续受益。档案管理员培训已渗透到现代档案管理发展的方方面面，成为档案管理解决实际和潜在问题、提升竞争能力、拓展利用份额、制定发展战略的核心工具之一。但在对待档案管理员培训这个问题上，当前大多数的档案管理部门却长期存在这样或那样的错误认识和偏差做法。例如：许多档案管理部门只关注对物的投入而忽略对人的投入，视培训为成本和负担，导致档案管理员队伍素质的普遍下降，影响档案管理整体健康、持续发展。
2.2 档案管理培训没有采取对症下药的举措
档案管理员培训面临阻碍培训发展的一个普遍问题：就是受训档案管理员敷衍了事、得过且过；档案管理培训组织对付差事，从而导致培训成为真空。以至于众多的档案管理部门领导人扼腕而叹：“不培训是等死，怎么培训了反而也变成找死啦？”，如何提升档案管理员受训后的实际效果，是解决当前培训发展阻碍的一个关键。因此必须贯彻“以人为本”的培训思路，坚持 “干什么学什么，缺什么补什么”的培训原则，是建立积极向上档案管理队伍的根本保证。
2.3 档案管理培训重视度的淡漠
档案管理若想紧跟时展的步伐，必须根据实际需求不断进行有的放矢的培训，改进知识和技能水平，并采取配套有效措施开发并提高档案管理员的综合素质，从而提升档案管理队伍的整体竞争力，才能实现档案管理事业发展的美好蓝图 。
档案管理员培训，是档案管理部门组织人力资源管理与开发的重要组成部分和关键职能，是组织人力资源资产增值的重要途径，也是档案管理组织效益提高的重要途径。加强档案管理培训是档案管理员培育和形成共同的价值观、增强凝聚力的关键性工作。孟子曰：“不以规矩，不能成方圆”。对档案管理员培训加以创新的观点，是否应该这样说“创新的规矩，会绘出档案管理员培训更美的方圆”。
3 档案管理员培训必须进行以下两个方面的创新
3.1 全面创新对档案管理员培训的重视度
档案管理员培训是提升档案管理员技术技能水准，达到人与“事”相匹配的有效途径。档案管理员培训创新是多角度、多层面的。目前，档案管理人才队伍建设一般有两种：一种是靠引进，另一种就是靠自己培养。所以档案管理应不断地进行档案管理员培训。
一是重视档案管理员的人生观，价值观培训。加强行业的价值观，教育培训良好的职业行为规范，使档案管理员能够自觉地按照惯例工作，从而形成良好又融洽的工作氛围。
二是重视档案管理员团结拼搏意识培训。通过档案管理培训增强档案管理员对组织的认同感，增强档案管理员与档案管理员、档案管理员与档案管理领导之间的凝聚力及团队精神。
三是重视档案管理员爱岗敬业思想。档案管理培训的主要方面就是岗位培训，其中岗位规范、专业知识和专业能力的要求被视为岗位培训的重要目标。档案管理员上岗后需要不断地进步、提高，参加更高层次的技术升级和职务晋升等方面的培训，使自己的专业知识、技术能力达到岗位规范的高一层标准，以适应未来岗位的需要。。
3.2 全面创新档案管理员培训机制
档案管理员培训如何走出俗套，创造积极明显的理想效果，就必须在培训的理念、方式等方面不断进行创新的同时，必须有一系列健全的机制来加以保障。
一是档案管理员培训的领导机制要创新。培训工作建立一套行之有效的领导机制，依靠领导机制的规范性、稳定性和制约性，不断提高培训的可操作性，举办培训与工作实践有机的结合起来，取得档案管理员培训的理想效果。
二是档案管理员培训的保障机制要创新。要创立规范的人力、物力、财力投入培训的保障机制，必须转变举办培训是浪费有限资源的观念，而要树立起举办培训是档案管理的一种投资行为，是可以成为档案管理获得长期综合收益的行为，其重要性比档案管理看见的建设投资、设备投资更为重要。
三是档案管理员培训的方式要创新。必须改变以往你说我听，课后考试的传统培训模式，在培训方式上，要体现出层次性、多样性，要拉开梯度，采用不同性质的、不同水平的培训。要灵活、生动、活泼，易于被档案管理员接受，从而要紧密联系工作实际，最终形成双方良性互动。
四是档案管理员培训计划要创新。在注重针对性的前提下，必须体现培训的系统性和前瞻性，要根据现状及远景奋斗目标，系统制定培训计划；要根据不同种类、不同价值、不同排列、不同保护技术等等制定具体多样的培训主题，在培训的内容上制定一套行之有效可持续的培训机制。
五是档案管理员培训授课者的选择要创新。专门培训师的选择固然重要，但是选择内部领导以及优秀档案管理员成为培训师，对受训人员来讲更为亲近，更具优势，由于频繁接触，一种团队精神便在培训过程中自然形成，同时档案管理领导本人的领导才能也得到锻炼。但是内部培训师应当具备以下几个条件：有足够的工作能力，受到同事的尊敬，善于与人沟通，愿与别人分享自己的经验与能力，关心档案管理的发展。
六是档案管理员培训的考核方式要创新。档案管理员参加培训往往认为培训的意义在于获得证书，而忽略了培训的实质，所以获得证书后，档案管理员进一步提高自我，应用培训中获得技能的积极性就消失了。尽管改善档案管理员的硬技能固然重要，但是改善他们的软技能与不容忽视，例如遵章守纪、职业道德和工作态度等等问题必须得到同样的改善。
关键词：教育干部；培训；电子档案；管理
开展教育干部培训是高校服务社会的重要内容。随着时代的发展，教育干部培训在促进校长专业化发展、推进素质教育方面发挥了巨大的作用。十多年来，接受培训的大批干部在各自的工作岗位上取得了丰硕的成果，事实证明，培训是继续教育和提高校长素质的有力手段。但培训面积大、人数多、形式多样、人员调离与转岗、学校合并等原因也给培训管理工作造成了一定的影响。因此，利用现代化的计算机技术、信息技术和网络技术建立培训电子档案，探索多种形式的管理模式和方法，已成为目前高校教育干部培训工作者面临的重大课题。
一、教育干部培训电子档案的特点
教育干部培训电子档案既有电子档案的共同特点，也有别于其他电子档案的特性。
1.共性
依赖性。电子档案的形成、存储、转移、输出等均须借助计算机、照相机、录像机等设备才能够完成，一旦离开计算机等设备，电子档案就无从谈起。电子档案依赖性主要体现在五个方面：数字编码、硬件、软件、技术设备更新和安全加密等。
数字性。电子档案是数字化信息技术的产物，其信息形态是数字化的。人们在计算机上看到的由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式，电子档案均是以数字编码的形式存在，所有的操作处理实质上都是数字信号的相互转化。
共享性。电子档案容易复制，便于传播，发达的网络技术平台能够实现电子档案资源的共享。
2.个性
不稳定性。主要体现在两个方面：一是在电子档案产生之初，由于培训工作任务的突击性和时间安排的局限性，不同时期有不同的培训，同一时期可以有不同类别的培训，基本上不按照学期或者学年规划，具有任意性，电子档案的形成时间出现延迟，从形成时间上来看具有分散性、不连续性和不稳定性；二是由于受载体寿命、保存环境、管理手段和方法等因素的影响，电子档案容易遭到损坏，从而影响到电子档案的安全。
多样性。主要存在于电子档案的归档整理过程中，是由教育干部培训类型的多样性和电子档案载体形式的多样性决定的，具体体现在档案类型和档案形式上。根据培训形式，可分为常规集中培训、现场培训、各种专题培训、异地办班培训、网络培训、远程培训等；根据培训学习方式，可分为学分制、脱产、半脱产等；根据培训目的，可分为任职资格培训、提高培训、研修培训等；根据档案形式，可分为文件、培训方案、领导讲话、规章制度、教学计划、教学大纲、教学讲义、科研课题、教学质量评估等。培训的内容广泛，种类繁多，目标不一，对象参差有别，直接造成电子培训档案的复杂性和多样性，给立卷归档造成了一定的困难。
系统性。主要体现在电子培训档案归档和检索的过程中。从办班开始到结束，每期培训都有一系列有序的组织实施过程，如确定办班意向、上报领导审批、制定培训方案、组织报名注册、组织课堂教学、资料录入、证书审批、证书发放等。在归档时需要广泛收集各个环节中的相关资料，经过精心的整理、组卷、编目，成为一套完整的培训档案，方便今后检索查询。
二、教育干部培训电子档案的分类
培训档案主要分为学员培训档案、培训班管理档案和培训知识储备档案三个大类。
1.学员培训档案
学员培训档案是培训管理部门为受训者建立的体现受训者在一定时期内参加培训项目的记录性文件。档案的主要内容涉及个人姓名、性别、出生年月、学历、职务、职称、单位、参加培训的名称、培训日期、培训学时、培训机构、授课人、培训结果、培训费用等。
2.培训班管理档案
培训班管理档案是培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案，包括培训计划、培训项目建议书、培训项目评估报告，培训中心及外聘培训师资档案、培训证书打印发放和继续教育档案、培训业务定点联系机构档案等。
3.培训知识储备档案
培训知识储备档案是由培训管理部门负责积累和不断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案，主要包括以专业类别划分的自行设计和开发的培训课程、各种介质形态的培训书籍和讲义、培训实况影像记录光盘，另外还包括以发生时间为分段的同一培训课程的版本修订、知识补充与变更情况档案等。
三、建立教育干部培训电子档案的必要性
电子文件归档、电子档案保存及开发利用是培训档案管理要面对的新课题。由于电子档案的信息内容是数字化， 文档处理需要一体化；电子档案保存是技术化，开发利用形式又是多样化，造成电子档案的管理与纸质档案的管理有着明显的区别，形成了电子档案管理的特殊性。在传统观念的影响下，档案管理工作普遍存在重保存轻利用的现象。无论是纸质档案还是电子档案，档案保存的目的都是利用，存而不用只会失去档案的价值，造成档案的浪费。时代在发展，教育干部培训工作也必须与时俱进。为适应校长培训工作科学化、制度化、规范化的要求，充分利用现代信息技术开展培训，必须建立培训电子档案。
四、教育干部培训电子档案管理措施
随着计算机和信息技术的发展，培训档案管理的电子化和信息化是社会发展的必然趋势。电子化和信息化管理能够充分提高培训档案的管理和利用效率，实现相关信息和数据共享，从而节约人力物力给培训档案管理工作注入新的活力。电子档案存储信息量大，便于归档整理和编目，有利于信息整合和开发利用；信息资源的共享能够节省人力、物力和财力，使培训对象足不出户就能够接受培训，方便各类人员的检索查阅，使教育干部培训工作更加人性化、公开化和方便化。
1.收集整理归档
培训档案内容很多，从培训班前期准备时就应着手资料的采集、整理、加工、归档和档案的电子化。自培训班筹办之日起就开始建立培训班档案和学员档案，培训班的档案包含培训班通知，培训班学员报名表，培训班实施方案，培训班教学讲义、提纲，培训班教材、课件、参考资料，培训班音像资料，培训班照片，领导讲话，学员名册，考勤表，研讨交流论文，研讨交流会议记录，考试试卷及成绩，教学效果测评表，培训班教学意见、建议表，教学质量评估资料，培训班总结，宣传报道等内容。
学员档案包含学员培训情况登记卡，个人信息，培训班名称及培训时间，培训科目、课时及考核成绩，考勤情况，班主任鉴定，培训机构意见，人事部门意见，学员考试成绩、参训学员花名册等。以班次为单位建档，凡属培训班档案的基本内容均逐项录入电子档案。
每期培训结束后，都要及时做好培训电子培训系统的电子报送工作，将培训的办班计划、课程表、校长培训审核表、学员成绩等报送河南省教育干部培训中心审批，待审批合格加盖省教育厅公章后及时做好计算机证书的打印及发放留档工作。
2.载体的管理
培训档案的载体主要是只读光盘、一次性可写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档后的培训电子文件需要集中存放，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式三份，一份封存保管，一份供查阅使用，另一份异地保存，对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。存储培训电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签上标明编号、名称、密级、保管期限等；归档的载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，存放在适宜的温度、湿度环境中，要远离强磁场，与有害气体隔离。
3.制度上如何规范
培训电子档案从形成、归档到开发利用，中间经过许多环节，培训的电子文件类型包括文本文件、图形文件、多媒体文件，还有学员成绩数据库、学籍管理数据库等。将如此复杂、数量众多的电子文件收集归档，必须有规范的制度约束，因此要制定完善的管理制度，使归档工作有章可循。可根据《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》，结合各类培训部门的实际情况制定《培训电子文件归档细则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件，以加强对电子文件的全程管理。
4.人员的培训管理
《全国教育系统干部培训“十一五”规划》明确提出，要大力推进信息化建设，促进优质培训资源共享，充分利用现代信息技术开展培训，努力探索干部培训管理的新模式和新途径。
新时期的档案管理工作是一项专业性很强的工作，现代化的成果在档案管理工作的应用对档案管理人员提出了更高的业务素质要求。因此档案管理工作人员必须转变观念，主动适应档案信息化的要求，树立终身学习的观念，通过不断学习，提高自己的档案管理和计算机业务水平。
培训中心要高度重视档案管理人员的培养，加大档案人员业务培训力度，注重加强电子档案管理人员的心理教育及职业引导，爱岗敬业，勇于探索。加强电子档案管理人员的业务技能和相关知识培训，充分利用高校和社会上广泛的教学资源，结合工作实际以多种形式按需施训，使档案管理人员能不断学习最新的专业知识，提高业务水平和能力。
5.建立与其他高校培训机构的联系
此外，培训部门要注意加强沟通，建立与其他高校培训机构的联系，实现资源共享。高校培训部门要主动走出去，加强沟通，建立与其他高校培训机构的横向联合，打破各个高校培训部门“各自为政”的局面，实现培训档案一体化管理，通过建立局域网、培训档案数据管理中心、网站等，利用网络开展在线服务，实现资源共享。
总之，面对教育干部培训电子档案管理的现状，我们要积极采取措施，促进教育干部培训电子档案工作的科学化和规范化，充分利用现代信息技术，努力探索干部培训档案管理的新模式和新途径，以适应现代信息社会的需要。
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随着时代的进步，档案部门掀起了创新服务机制、完善服务制度的工作热潮。社会化服务已不仅仅局限于档案的收集保管、查阅利用基本功能，还有政务信息查询、人文历史和现代文明展示、社会教育、学术交流等社会功能。因此，对过去由传统的公务活动的技术资料转化而来的档案的收、管、存、用，和数字化、信息化的工作模式和方法与不断扩大的社会化服务范围，及为人民服务永远是我们党和政府的工作不相协调。如今的档案工作不再只是一般事务管理，没有一定的文化基础和专业知识难以胜任。档案工作是一项专业化程度要求很高的工作，需要熟悉大量相关的法规、标准、规范，仅由国家颁布的现行行业标准已达56项。许多法规、标准、规范只有通过培训解读才能被档案从业人员准确掌握和运用。这就给档案工作者提出了新的要求。
一、加大对档案人员培训的必要性
档案人员培训是档案事业的有机组成部分，它通过提高档案人员的业务素质和工作能力，为档案事业改革发展服务， 为指导档案干部队伍建设服务。其中，“两个服务” 是岗位培训工作的出发点和落脚点，也是整个培训工作的指导思想。 提高档案人员的业务素质和工作能力是培训工作的核心内容。档案人员培训的目标是通过培养和提高不同层次各种岗位档案人员对现实工作和未来工作的适应能力，造就一支适应档案事业改革与发展的高素质的档案干部队伍。
长期以来人们对档案工作的重视程度不够。相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区。大部分人员没有经过专业的档案知识培训。再加上随着现代信息技术的应用，档案管理工作发生了重大的变化，出现新的特点。首先新型档案载体（光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等）的出现，使档案管理走向自动化，档案信息服务走向网络化，因此原有的适合手工管理的传统档案业务环节必将进行相应的调整，与档案信息网络化建设相适应的、与信息采集、传递与利用有关的环节如鉴定、著录标引、检索、电子文件的保管等都需要从档案实体管理员向档案信息管理员转变。这就更加迫切需要加强档案专业人员的知识与技能的培训。
二、强化档案工作的整体素质
由于，档案工作人员的工作水平、文化修养、业务能力参差不齐、信息化生存能力不强等因素的影响，一些档案工作人员无法适应档案信息化建设的要求，再加上由于档案从业人员与外界交流较少也形成了一些消极的、不健康的亚文化，如自我封闭、不讲效率、不思进取的思维方式和工作作风等都直接对工作带来了不利影响。档案人员岗位培训的作用主要表现为：使档案人员的业务行为规范、准确，从而提高工作效率，减少工作失误， 为档案人员不断补充和更新知识与技能，使其知识、技能与档案事业的发展保持同步，开发档案部门的人力资源，发现人才，培养人才。档案工作者的素质，决定档案信息工作的质量。而对档案工作者的素质要求是随着时代的发展而变化的。因此在信息时代，通过加强档案工作者自身素质来提高现代信息技术的能力，培养正确的价值观和自律精神，制定档案从业者偷规范，提高档案工作者的职业素养是信息时代做好档案工作的必然要求。
三、完善培训机构
各级档案行政管理部门要设立专门的在职教育培训管理机构，负责抓好档案在职教育培训的规划与部署、组织与管理、检查与监督；县级以上档案行政管理部门要成立非赢利性的档案在职教育培训中心，分层次、有组织、有计划地进行档案在职教育培训工作；县级以上国家综合档案馆要作为实践性培训基地，为档案在职教育培训提供服务；鼓励和规范引导企事业单位和社会中介组织举办档案在职教育培训班。
四、形成科学的培训体系
档案人员岗位培训属于成人非学历教育，在培训方式、方法上有着自身的特点和规律。 培训应从提高受训者的工作能力、改善受训者对工作环境的适应性出发，经过对培训方式、方法的科学运作，最终达到良好的培训效果。
档案培训工作具有较强的实践性，必须制订科学、合理的教学环节，以增强培训实用性。搞好需求调研，了解档案人员的培训需求。档案在职教育培训应从岗位培训与继续教育两方面，根据不同层次的教育对象制订教学，科学设置课程体系。精心设计培训专题，专题设计应注重针对性和实用性，认真组织专题讲授。构建创业教育与思想政治教育、科学文化教育和专业教育相互融合的内容体系和以公选课、基础理论课程、活动课程、实践课程和环境类课程相结合的课程形式体系。档案培训师讲授内容要精，要管用；要做到讲授知识正确性、分析问题前瞻性、传递信息新颖性，突出教学内容的针对性，注重档案人员创新能力与实际操作能力的提高。认真组织开展问题研讨。要善于把档案人员在工作实践中遇见的问题带到培训班共同研讨。通过研讨，既使问题得到解决，又能提高学员的分析、研究、解决问题的能力。
五、构建科学的档案培训评估机制，确保培训质量
关键词：供电企业 档案管理 培训
0 引言
近年来，随着社会科技及信息化的发展，企业档案规范化管理的要求也越来越高。2009年，国家档案局颁布了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T42），对企业档案业务工作、档案信息化建设和档案工作设施设备配备等方面提出了方法和技术指南。为更好地贯彻《企业档案工作规范》，2010年9月福建省档案局在全省范围内开展企业档案规范化管理评估工作，进一步推动企业档案工作规范化、科学化建设。同时，随着供电企业信息化建设步伐的加快，办公自动化系统和档案管理信息化系统等技术手段在供电企业得到广泛应用。如何有效提升档案工作人员的业务技能和素质，适应企业信息化发展和档案工作规范化的要求，成为企业档案工作人员需要深入思考和认真面对的问题。
1 加强县级供电企业档案专业培训的必要性
为有效发挥企业档案信息资源在服务信息化企业建设中的作用，龙岩电业局在档案“国家一级”标准基础上，对照《福建省企业档案规范化管理评估指标体系》要求，紧紧围绕档案工作组织与制度、档案业务、档案信息化建设、档案工作设施设备四大基础工作，率先在全省供电系统内开展企业档案规范化管理评估工作，通过专业垂管带领县级供电企业开展档案规范化评估工作。如何更好的开展企业档案规范化管理工作，档案管理工作如何以新理论、新知识、新技术、新方法为主要内容，紧密结合企业技术创新、技术改造、技术进步和产业升级，从组织建设、制度建设、培训手段、硬件设施等方面全面开展档案管理工作，这些都对县级供电企业档案管理工作人员的业务能力和专业培训提出了更高的要求。
面对高标准、严要求的企业档案工作规范，只有高素质的档案管理从业人员才能够满足岗位需求，《企业档案工作规范》对企业档案工作人员提出了具体的要求，其中档案人员应定期接受档案业务培训是要求之一。因此，供电企业档案管理专业培训要充分考虑现有档案工作人员结构特点基础上，注重加强档案业务培训教育的针对性和实用性，加强信息技术和网络技术运用，不断提高档案工作人员的业务能力，适应企业信息化发展要求。
2 现阶段县级供电企业档案管理专业存在的问题
档案管理专业培训是企业在职继续教育的重要内容之一，是把企业相关专业人员培养成为管理专家的一项重要手段，也是加速企业技术创新、技术进步的重要途径。目前大部分县级供电企业已认识到企业档案管理的重要性，客观上受县级供电企业档案管理人员业务技能水平的限制，县级供电企业档案管理规范化和标准化建设步伐已远远落后于地市公司，也成为影响信息化企业建设的短板之一。
由于县级供电企业管理较为粗放，以及结构性缺员问题的影响，县级供电企业的档案管理存在着诸多问题，主要有：相对于安全生产、电网建设等专业，档案管理专业并非供电企业的主营业务，在人员配置、培训安排等方面存在明显的弱势；且绝大多数县公司档案管理人员身兼数职，档案管理专业知识掌握不深不透；档案管理人员素质参差不齐，部分人员年纪较大，学习的积极性和主动性不够；除上岗取证培训外，档案管理人员培训力度远远低于其他专业培训，造成档案管理人员很难跟上企业信息技术快速发展需求。面对这些问题，笔者从县级供电企业档案管理人员现状出发，结合多年档案管理的经验，提出针对县级供电企业开展档案管理培训的有效途径。
3 县级供电企业档案管理专业培训的有效途径
在企业培训工作总体要求下，档案管理培训应结合县级供电企业档案管理人员现状及工作特点，采取灵活的培训方式，开展实用性、针对性强的培训，在实践基础上学习培训，使档案工作人员能克服工学矛盾，有效提供业务技能水平。
3.1 开展专业集中培训
结合七个县（市）公司档案管理工作实际情况，在全省供电系统率先开展档案专业技术帮带，采取集中培训的方式，通过每年定期举办档案管理培训班，学习和强化各类载体档案的收集、整理、分类、期限划分等基础理论知识，掌握数字档案的操作与运用，各专职档案管理人员通过理论培训与现场实践相结合的方式，现场学习取长补短互为所用，提高各档案管理人员业务素质。开展集中培训，可以合理集中利用人力物力财力资源，一次性将大量人员集中起来统一培训，在学习培训的基础上相互沟通、探讨，增强档案工作人员学习的系统性、专业性。
3.2 采取个别针对辅导
结合集中培训人员的学习成果情况和新任职档案管理人员业务盲点的情况，采取一对一的个别指导的培训方式，组织业务能力强的教师给集中培训结束后有疑问的档案管理人员进行单独答疑和指导，并在后期工作中做好经验总结。各县级供电企业新任职档案管理人员到供电公司综合档案室进行跟班培训，学习国网公司、省公司有关档案管理标准和各类档案整编规则，做到手把手的传帮带，培训各类载体的收集、整理、分类、组卷、编目及数字档案馆系统的实践操作。引导新任职档案管理人员独立完成文书、单项基建工程、全宗卷等档案整编工作。根据整编结果进行点评，汇总存在的问题及改进工作的对策和方法，短而快的提高新任职档案管理人员的理论和实际操能力。
集中针对全体档案管理人员进行短期综合培训，辐射面广，但是却不能兼顾到每一位档案管理人员，此时，个别指导的培训方式就显得尤为重要。同时，当有极少数新任职档案管理人员参加到工作中时，个别指导比组建业务学习班级来得更高效和更经济。所以个别指导也是档案管理专业培训的一个重要手段。
3.3 实时在线及时答疑
电脑和网络技术的发展，对档案管理是一个新的机遇和挑战。合理利用数字化档案管理系统来培训档案管理人员，是当今档案管理培训的必要手段。根据全省供电系统统一采用《国家电网档案馆信息系统》的信息平台优势，开展定期和不定期的在线数字档案检查、指导和督促，及时解决、梳理县级供电企业在日常档案工作存在的难点、疑点、定期通报各公司档案工作完成情况，在线指导各公司专职档案管理人员在数档系统中完成文档、科档、会计、照片、实物档案的整理与归档，提高归档率、准确率和完整率。
3.4 以查代培整体提升
每年定期组织各县公司专职档案管理人员开展档案互查工作，各专职档案管理人员检查兄弟单位各载体档案年度归档整理情况及归档及时率，部门立卷制度和档案月度绩效考核执行情况等。通过互查平台，了解各县公司档案管理现状，协助做好诊断分析，有针对性地开展业务对接指导，发挥基础较好的县公司的辐射示范作用，以先进带落后的方式开展县公司之间的帮扶，带动管理基础较弱的县公司快速提升档案规范化管理水平。在检查基础上，为档案管理人员提供沟通交流机会，形成比学赶超、取长补短互为所用的良好氛围，真正达到以查代培整体提升的效果。
3.5 上下协同夯实基础
充分利用外部资源，采取“走出去”的培训方式，组织档案工作人员参加国家档案、省市档案局、省电力公司等上级单位举办的档案业务培训，通过培训使档案工作人员及时了解档案工作新动态、新方向，掌握档案规章、标准和规范等，为档案专业工作奠定坚实的基础。
4 结论
县级供电企业档案管理培训工作，是一项系统工程。需要充分考虑各单位档案管理人员现状，采取多种灵活培训方式和模式，只有这样档案管理工作才能真正做到有的放矢，才能真正为企业服务，为企业创效。
参考文献：
[1]朱桂兰.浅析电力企业档案管理[J].中小企业管理与科技，2012（12）.
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