一、征文内容
1. 新发传染病的防控策略和措施；
2. 重点传染病流行病学调查、预警预测研究与控制；
3. 慢性非传染性疾病的病因学研究及干预控制；
4. 伤害流行病学及行为、心理障碍与疾病研究，精神卫生研究；健康教育与促进；
5. 分子流行病学与疾病控制；
6. 流行病学研究的新理论、新技术、新方法。
二、征文要求
未公开发表的论文，字数不超过3000字，附800字以内摘要，用Word文档打印；要求论据充分、观点明确、内容真实；首页写明题目、作者单位（加盖公章）、姓名、联系电话、通讯地址、E-mail。稿件请于2008年6月30日前（同时发电子邮件）寄至上海市预防医学会办公室（上海市中山西路1380号，邮编：200336）。电话：62758710－1323，联系人：李凡，电子信箱：fli@scdc.省略。
三、论文排版具体要求
1. 论文标题（第一行）：三黑字体，居中排。
2. 姓名（第二行）：小三楷字体，居中排。
3. 作者单位、邮编及通讯地址（第三行）：小三楷字体，居中排。
4. 关键词：需列出3～4个关键词，小三楷字体。
5. 正文：五号宋字体。文中所用计量单位，一律按国际通用标准或国家标准；并用英文书写，如km2,kg等。文中年代、年月日、数字一律用阿拉伯数字表示。
6. 参考文献：“参考文献”4字用五黑居中。文献著录格式如下：
著作：作者姓名.书名.出版社名，出版年份，起页-止页.
期刊：作者姓名.文章名.期刊名，年份，卷（期）：起页-止页.
如有2个以上作者，作者间用逗号分开。
7. 作者简介。请在参考文献之后附作者简介。“作者简介”用五黑字体左起顶格排，后空一格，接排简介内容。作者简介内容50字左右，包括姓名、出生年月、工作单位、职务职称、专业领域、地址、邮编、电话、传真、电子信箱等。
8. 论文文字和格式务必符合本通知要求，否则，将会影响文章的收录。
四、征文截止日期：2008年6月30日。
鉴于此，专业图书馆分会将在新疆乌鲁木齐市举办2011年学术年会，有关事项如下：
一、年会主题：知识服务2011：面向“十S.3i'’的文献情报机构知识服务能力构建
会议交流内容：年会将邀请国内著名专家、学者及开展知识化服务成效典型突出的文献情报机构，专门就提升文献情报机构的知识服务能力展开深入研讨，大会分四个版块：面向“十二五”的文献情报机构知识服务能力构建规划；嵌入科研一线的知识服务能力建设；面向知识服务的技术支撑与平台建设；面向知识服务的信息组织。会上还设自由发言与专家点评，分享各机构知识组织、知识服务方面的新理念、新技术、新实践。
本次年会网址：省略.ca／csla2011
二、会议时间：2011年8月2―7日(含报到、离会时间)
报到时间：2011年8月2日全天
报名截止日期：2011年7月1日(即日起即可报名)
三、会议费用：1800元(食宿自理)
四、会议地点：新疆昆仑宾馆
乌鲁木齐市友好北路38号，宾馆联系人：张凌燕电话：0991-4811403
饭店网址：http：／／hotel.省略／6074／hotel_Location.shtml
五、乘车路线：
1.从火车站乘2路，26路或52路到八楼站下车；全程7公里。
2.从机场乘民航大巴到人民大会堂门口下车，全程16公里。
六、备注：
1.预定返程票者请务必于2011年7月20日前，将订票信息发到秘书处(只负责预定火车票，飞机票预定自理)。
2.参会方式：投稿参会；直接报名参会。
专业图书馆分会秘书处联系方式：
联系人：王莹莹，电话：(010)82626812(010)82626611―6225，传真：(010)82626821，电子邮件：
分会网址：省略.cn
中国图书馆学会专业图书馆分会、中国科学院国家科学图书馆
2011年图书情报212作培训班招生通知
科研院所竞争力分析――从科研立项到成果产出实务研修班(首期)
一、教学目的
为进一步提升专业图书馆服务科研创新和学科战略决策的知识服务能力，促进科研院所文献情报工作服务的转型和深化，专业图书馆分会推出首期“科研院所竞争力分析――从科研立项到成果产出实务研修班”。本班是在“科技竞争力实务”培训基础上学习，旨在培养一批能够开展科研产出及影响力分析、科研能力评价、科研绩效评价、学科领域发展态势分析、学科领域前沿动态跟踪与预测、合作伙伴遴选、竞争对手分析等方面的骨干专业人才。本班被列为图书馆员创新服务能力培训的重要课程。
二、培训对象：参加过“科技竞争力分析实务研讨班”的学习，或已经具备一定检索能力的科研及情报研究人员、学科馆员、咨询人员等。
三、培训内容
1、研究所竞争力分析技术与方法概论。主要讲授研究所竞争力的内涵、分析的角度与思路，主要研究方法与技术以及研究所竞争力分析的基本流程等。
2、科研院所竞争力实务分析。结合案例讲授：以国内外研究所为例，完整地演示机构竞争分析流程。
3、主要分析工具在研究所竞争力分析中的应用(WOS、CSCD、专利在线、TDA等)。
4、竞争力分析报告撰写方法。
四、教学形式
老师结合案例授课一学员分组实习与作业一集体开放交流研讨。
五、师资力量
大连理工大学教授，中国科学院国家科学图书馆情报研究员。
六、培训时间：8月
七、培训地点：北京，中国科学院国家科学图书馆
八、培训费用：1800元(含资料、参考书)
学科文献(科学数据)检索、跟踪、管理及利用培训班(第三期)
一、招生对象：全国各大学图书馆、公共图书馆、专业系统图书馆、中央国家机关和企事业单位图书馆、资料室服务人员以及信息机构人员、科技研究人员。
二、9币资力量：中国科学院国家科学图书馆
三、课程特点：内容前沿，突出实用，上机实践，网络教学。
四、培训内容：
学科文献快速检索及其全文获取；
科学数据查询途径及其方法(LB、KNOVEL、NIST等)；
学科文献跟踪(参考文献、引用文献、作者、机构追查)；
学科文献评价(论文收录、引用)；
学科文献述评(学科现状、热点学科、前沿学科)；
学科文献管理及其利用(Endnote、RSS)：
参观学习
五、培训时间：2011年9月14―18日(11日报到)
六、培训地点：成都
七、培训费用：1500元
数字图书馆前沿技术系列培训――Web2.0网站开发实战攻略
一、招生对象：全国各大学图书馆、公共图书馆、专业系统图书馆及中央国家机关和企事业单位图书馆从事技术管理和网站开发人员。
二、师资力量：中国科学院国家科学图书馆、重庆大学及网站开发机构专家授课。
三、课程特点：内容新颖超前，授课模拟实战，突出技术应用，实现学用结合。
四、培训内容：
1.RSS、wiki、Blog技术开发应用；
2.Mashup；
3.NSN；
4.Start Page；
5.参观实习。
五、培训时间：2011年9月19-23日(19日报到)
六、培训地点：重庆大学
七、培训费用：1800元(含资料费)
图书馆文献信息资源建设及组织管理岗位培训班
一、招生对象：从事图书、期刊、资源采访、编目、信息资源整合工作的人员。
二、培训特点：上机实践，网络教室授课。
三、培训内容：
1.文献资源建设现状、趋势及其制约因素；
2.文献资源建设的一般方法、具体操作方式及其利弊；
3.中外文图书采访系统实践；
4.中外文期刊采访系统实践；
5.文献信息组织与管理；
6.分类标引方法及实践；
7.主题标引方法及实践；
8.中西文文献著录方法及MARC格式介绍；
9.规范控制方法；
10.编目工作流程及系统简介。
11.参观学习
四、培训时间：2011年10月20-27日(20日报到)
五、培训地点：中国科学院国家科学图书馆
六、培训费：1400元
报名方式：
联系人：王莹莹，电话：(010)82626812(010)82626611―6225，传真：(010)82626821，电子邮件：
分会网址：省略.cn第四季度预告：(请关注分会网站信息)
1.第21期图书情报工作高级研讨班(知识化服务在图情机构的组织与实践)
培训时间：2011年10月上旬，地点：北京
2.专业图书馆未来引领人才研讨班
培训时间：2011年11月中旬，地点：北京
3.数字图书馆前沿技术暨新一代数字图书馆管理与服务研讨班
培训时间：2011年12月。地点：北京
以上课程内容详见专业图书馆分会网站省略.cn和培训报名网站省略.cn／peixun／
1、征文内容 ①名医、名师诊治风湿病及疑难合并症的经验总结；②中医、中西医结合风湿病的基础与临床研究；③风湿病相关系统损害的诊治经验及基础与临床研究；④风湿病综合治疗方案的基础与临床研究；⑤中医传统疗法在风湿病合并症中的应用及机理研究；⑥草药或民间疗法对风湿相关疾病预防、治疗、康复研究；⑦风湿病及其系统损害的流行病学研究；⑧本领域的新理论、新技术、新方法和新进展。
2、征文要求 ①根据学会委员职责相关条例，要求委员和青年委员必须投稿。②论文具有原创性、客观性和真实性，未曾公开发表，无侵害他人著作权。③论文内容包括：论文标题；作者姓名；作者单位和通讯地址、邮编；中文摘要（300～500字）；关键词（3～5个）；正文；参考文献；作者简介（100字以内，包括姓名、工作单位、电话、传真、电子信箱等）。英文投稿亦可，形式同上，字体为Times New Roman。④论文格式要求：标题用四号黑体字居中，其他文字均用宋体五号字；关键词中间用“；”隔开；如有英文题目或摘要，用Times New Roman字w，小四号。⑤稿件一律采用电子投稿，文责自负。经学术委员会评选为大会交流论文后，将另行通知进一步制作并提交PPT演示文稿。⑥截稿日期：2017年8月6日。
3、投稿方式 请以附件形式将电子版Word文稿发送至电子信箱，邮件标题命名为“征文-题目-作者姓名”（在电子文稿中请详细写明作者姓名、职称、单位、通讯地址、邮编、手机号码、电子信箱）。
国际学术会议的种类按照区域范围、会议规模、时间周期等不同标准进行划分，可以包括以下类型的会议。从区域范围上划分可分成国际学术会议、洲际学术会议、三边国际学术会议、双边国际学术会议等；按照规模可分为大型学术会议，一般指邀请代表在200人以上的会议，其中国外邀请人员不低于三分之一；中型学术会议，邀请人数在50～200人左右；50人以下的小型学术会议。按照时间周期可分为定期学术会议、不定期或临时学术会议等。国际学术会议具有学术研究主题明确性、交流专业性、会议成果具有时效性和前沿性的特点。在我国举办国际学术会议可实现下列目标: ①了解国际科技发展动态,加强中外科技界的交流,实现资源和信息共享,提高我国在国际学术界的地位; ②积极引进先进技术和设备,展示我国科技成就,配合国内科技发展计划,推动科技兴贸战略的实施; ③加强科技界与产业界的合作,促进科技成果的产业化、商品化和国际化; ④推动国际科技合作,实现我国科技进步,促进经济与社会可持续发展。从国际会议协会（ICCA）提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于自然科学领域。
二、大型国际会议申办和前期筹备阶段
2.1 会议承办的审批、申请与获得
在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动，都要经过政府的批准。根据会议规模的不同和学科的不同，批准的级别也不同，实行国务院和省部级两级批准，省部级以下无权批准国际会议。在没有得到批准前，任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议，也不能承诺国外机构在我国举办国际会议。
会议申请承办书的撰写是一项学术会议工作的开始。会议申办书一般是写给相关国际社团组织的主席或理事长，以信件格式表示对举办下一届学术会议的欢迎，保证提供各种便利条件使会议取得圆满成功。具体而言，包括：①申请举办会议的名称，拟举办的时间、地点及其会期等；②申请承办单位的简介，包括在该学科领域的学术实力和举办优势。有时还需要拟定初步的学术计划，即会议特邀报告人数量、口头报告及墙报的安排等；③拟申请承办学术会议的主题和学术议题；④申请承办单位计划联合邀请的学术团体和单位；⑤拟举办会议的财务预算等。当然，有时国际社团组织也常常采取现场申报会议承办权的方式，因此挑选一名具有专业领域知识并外语良好的代表做陈述报告十分重要。大型国际会议的申办权往往提早4～6年获得。如国际海岸工程会议（ICCE）2016年的举办权经过现场陈述评比，由美国土木工程师学会CERE于2010年7月5日宣布在土耳其伊斯坦布尔举办。
2.2 会议筹备工作组的成立
2.2.1 会议准备工作。
取得国际会议承办权后，建立会议筹备工作组，收集会议前几届会议相关信息和资料是会议组织工作的开始，调研工作需要提前1～2年甚至更长，大型国际会议的调研往往还要派工作组专家团队去别国参会并实地考察会议现场，获得感性认识和办会启发。会议初期方案的制定和工作安排是需要中方召集人及时与国外主办组织沟通并取得认可的。另外，也必须定期召开会议筹备进程阶段的协商工作会议。及时通报并讨论各项筹备工作的进展与阶段目标。
2.2.2 会议秘书处设置
这是会议顺利举办的保证和核心。秘书处核心成员，4～5 人均可。除会议秘书长统领会议各项工作以外，秘书组中应有1～2 人具备与会议主题相关的专业基础知识，这是十分重要的，也是会议公司所不能替代的。秘书组人员应该分工明确，各司其职。一般而言，可以从会议学术秘书、会议财务管理、会务管理及其会议考察等几个方面去安排。
2.2.3 会议地方组委会确认
任何学术会议的召开必定涉及相关的学术交流和学术探讨活动，因此具备权威的学术会议学术组和工作组是整个会议工作的关键。一般来讲，这项工作常常在申办这项会议的前期工作中已经确认，但也应该在下发第一、二号通知前再次予以确认。如地方组委会主席、组委会成员等名单及行使的职能等。
三、会议组织阶段
会议通知、会议网站、科技群体互通是会议信息宣传的重要方式。虽然互联网已经非常普及，但并不是每位参会者都会及时通过网络收集会议信息，因此通过纸质材料用邮寄的方式向可能参会的代表提供会议的各种信息是比较保险的方式。会议网站的建立是必须的，它可以很好、很全面地反映纸质材料不能反映的信息，而且还可以减少邮寄费用，这也是常在纸质材料中告知会议网站的重要原因。
3.1 会议通知
会议通知一般为三轮，如果会议筹备期较长，也有发4～6 轮的。会议第一轮通知一般比较简单，主要告知该学科领域的专家有这样一个会议，时间、地点、主要议题等内容，秘书处的联系方式和回执表。二号通知就应有比较全面详细的信息，包括此次会议组织机构、主要议题和征文要求（包括征文格式）、会议初步议程、会议初步学术考察路线、回执表等。其中，会议主要时间的确定、会议论文格式及回执表设计等相关内容是应注意的，会议前至少2 个月发出三号通知，以方便计划与会专家了解会议的最终程序安排，安排行程。会议三号通知是会议发出的最后一轮通知，是会议期间所有会议学术日程和活动的详细安排。
3.2 会议联络宣传与招商工作
会议组织阶段工作的好坏直接关系到到会代表的多少和会议期间各项工作的布置，因此这段时间的工作是非常重要和繁琐的。会议联络工作包括会议协办单位的组织联系、学术组成员的联系以及与会代表的联系等，因该项工作是重要的并贯穿始终，所以一般由秘书长和学术秘书担当此项工作。参会专家层次、人数的多少是决定会议成功与否的关键因素，同时会议赞助单位的落实以及展商的招募也是会议赢利与否的重要因素，会议的宣传是必要的。通过会议专家组和工作组的邀请，多为国内外知名的专家学者，而通过张贴海报、发会议通知等手段才能发掘国内潜在的与会代表，才能扩大学术规模，提高会议的影响力。当然，根据办会经验，400 人-600人参会的会议学术交流成果丰硕，招商情况理想，取得了较好的社会与经济效益。
3.3 会议论文集收稿阶段
3.3.1 投稿论文归类管理
会议论文会随着收稿截至日期的临近而变得越来越多，因此经常要及时清理公布的会议联系邮箱。同时，论文应及时归档管理，可以通过建立简单的Excel 表格进行管理，下列内容可为:文章序号、国别、姓名、性别、文章题目、护照号、签证号、随从情况、住宿要求等回执表信息整理归类，以便管理。学术秘书的工作除及时规整所收论文外，与代表们保持联系，及时解答相关问题也是工作的重心之一。文章归整完后，就可以通过学术组专家及时审阅稿件，层层删除不符合的文章，并通过邮箱及时退还稿件；对于符合条件的稿件，也应及时发送录稿单，对文章的内容表示肯定，并邀请投稿人与会并告知下一步的安排。
3.3.2 会议注册费时间的安排
按照国际惯例，会议相关费用如注册费，文章版面费等的收取在接到录稿通知或邀请函后就可以支付了。会务组为了做好会议前期安排，一般都会鼓励代表提前安排行程，在优惠期（会前3-4 个月）缴纳费用，通常这期间的注册费一般比会前缴费或注册缴费分别要便宜20-30%％左右，越早缴纳优惠越大。
3.3.3 国际支付的开通
国际会议组织中，国际支付的开通是保证国外代表顺利支付会议注册费的保证。近年来，随着我国银行之间直接汇兑的增多，通过国际银行的转汇也越来越常见。为了方便缴纳会议费用，会议组织方一般会提供邮局汇款-票汇（check）、银行汇款-电汇（wire transfer）、银行卡转帐-信用卡（credit card）三种支付方式，代表们可根据自己的实际情况确定其中一种支付方式。前两种方式对于国内代表来讲是比较方便的选择，因此国内代表通常需要会务组提供相关的银行名称、账号及开户行，同时将银行或邮局回单扫描发送给会务组。对于国外代表信用卡转账，会务组应该提供账户开户分行名称、银行地址、邮编、银行分支代码以及银行账号以及联系人姓名与手机号等信息。
3.4 会议指南的设计与制作
会议指南设计是会务组后期需合力完成的工作，具有参会所有信息。其中应包含：组织机构、赞助与支持机构、大会主席欢迎词、总信息（应包含技术报告安排、海报的设立与拆除、参展时间、媒体室、摘要集、论文集以及注册台、信息台等信息总汇）、楼层分布图、会议议程详细信息（应包含总体议程规划、分会场主持人须知、各分会场议程安排表等详细信息）。会议指南中所安排的会议事项应该是经过会务议已经确定的事情。会议议程是会议指南设计的核心，这需要花费大量的工作时间来完成，同时也会根据情况的变化进行调整。同时会议指南还一般还包括技术考察路线及简介、陪同人员须知、晚间节目以及参展单位介绍。指南的最后一般为参会作者及主持人索引，含作者、国家、论文（或海报）信息。会议指南的最后一页或封底往往提供了大会组委会的联系信息。
会议指南在会议中几乎人手一册，使用频率最高，因此，造型设计以美观大方、轻巧灵便为主，版面设计时考虑到方便查找与翻阅也是非常重要的。
四、会议召开阶段
4.1 会议注册
会议注册是会议开始最为繁忙的阶段和关键阶段，这段工作的好坏直接关系到会议整个阶段的运作。担任注册主要工作的应该是秘书处的全体工作人员以及众多的会议志愿者。会议秘书长负责整体协调工作，学术秘书和财务人员是注册的核心成员。由于前期联系的关系，学术秘书比较熟悉代表情况，并在注册前也已准备好相关注册用的资料，包括所有归类信息和缴费情况，因此学术秘书需要与代表及时核对信息，并进行修正。会议考察是自愿行为，会务组一般只会在注册时张贴相关宣传海报供代表参考选择，并另外登记缴费。提供给国外代表的会议注册费发票可以只有会务组公章的收款凭据；但对于国内代表就必须是国家税务机关认可的事业单位发票了。
4.2 会议召开
会议召开前一定要在显眼的位置安放会场分布图、当天的会场安排和各会场报告顺序，很多代表会在参会前核实报告情况。同时，收集PPT 的媒体室也是需要的，它便于代表们及时在报告前将演示的PPT 送到会务组整理并送到各分会场试演。因此，组织者应该在会前根据会场设置，准备相应数量的笔记本电脑和多媒体投影仪，有时播放的图片会对此有要求。当然有些代表为了保密资料会不愿意拷贝多媒体到会议电脑上，这也是可以理解的，因此对此也要注意不要强求。对于提前告知工作人员防止其PPT 外泄的代表，工作人员也应尊重代表意见，保护合法权益。另外，当遇到原本计划做报告的代表最后因没能出席会议时，应及时修改报告顺序，并告知当天的会议主席，否则，参会代表将会要求等着报告代表的出现。
五、会议资料归档整理阶段
关键词：国际学术会议 会务 学术 管理
学术会议是指具有同样专业知识背景的人为研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的在特定的时间和地点聚集，按照一定的规则所进行的交流、讲解、讨论等活动。根据我国国际会议推展协会定义的标准，国际学术会议应达到包括主办国在内的至少2个国家以上；与会人数需达50人以上；外国与会人数需占与会人数的20%以上。大型国际学术会议通常是指注册参会人数在200人以上的国际学术会议。
随着中国科研能力和水平的提高，越来越多的大型国际学术会议将在中国召开。它们的成功举办不仅交流了该领域国际前沿的最新进展，更好的促进了学术交流与合作，而且对提升我国该学科在国际上的知名度和影响力具有重要的作用和意义。近些年来，陆续发表了一些对国际学术会议的总结，但现代科技为人们生活方式带来的巨大变革，对传统的基于人工方式的邀请报告人管理、注册、投稿、审稿等会务工作提出了严峻的挑战。此外，相比于中小型国际学术会议，大型国际学术会议的筹备周期更长、管理更为复杂、需要建立全面地、系统地、科学地组织管理体系。本文试图从节省人工和时间成本出发，寻找保障信息的准确性、实时性的有效途径，建立通用的大型国际学术会议的组织管理体系（图1）。
大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长时间。主要包含两大方面的工作（图2）：学术部分和会务部分，分别由学术组和会务组完成。学术部分是国际学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利举行；会务部分的所有工作都将围绕学术部分而展开，为学术部分服务。
一、学术部分工作
1.确定和发出邀请报告（Speaker）
会议邀请报告（Speaker）通常包括以下几类：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘书处学术组工作人员受主席的委托，承担发送邀请函的具体工作，并记录和统计他们的回复情况、特别要求等各种相关信息。
在目前的国际学术会议中，邀请报告人的数量可能会达到参会人员的30%或更多。且报告人的邀请类别更改、信息更改、回复状态更改、暂时不确定等因素繁多，因此建立“邀请报告人数据库”是极其必要的，可以保证信息数据的唯一性、准确性和实时性。数据库中的关键字段应包括：姓名、学校（国家）、Email、邀请类别（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀请函发送状态（已发送/未发送）、回复状态（接受/拒绝/暂时无法确定）、变更情况（类别变更/回复状态变更/信息变更）、报告题目、个人主页、注册状态（已注册/未注册）、日程要求、备注等信息。将“邀请报告人数据库”作为会议网站后台数据库的一部分，不仅可以实时更新网站上邀请人的信息、实时掌握他们的注册情况、避免传统人工方式产生的延迟、反复较对和疏漏、保证数据的准确性和唯一性，而且方便注册系统中对各类邀请报告人费用减免的设计，从而节省大量的时间和人工成本。
2.会议日程和会议手册
会议日程（Scientific Program）是整个国际学术会议的核心，主要包括：大会、分会的整体时间安排、分会场数及各分会场的议题（Topics）；各类报告的时间长度、报告人（Speaker）的安排和报告题目；主持人（Chair）的安排；开幕式和闭幕式的安排。组委会根据报告人的学术研究领域，结合各分会场的议题，全局把握、合理的编排整个会议的日程。会议日程编排初步完成后，还需要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查，如检查姓名、类别、时间安排、同时担任Speaker和Chair的时间是否冲突等。
大型国际学术会议中，常见报告人或主持人因故临时取消参会，会务组需要提前做好预案。一个很好的方法是建立口头报告储备制度（Oral lecture reserve），事先向具有口头报告意愿的参会人发放邀请，建立报告候补人数据库，并依据现在通讯技术（如email、推特群或微信群等）及在会场的通知栏中将会场缺省的报告信息及时，对会议程序进行实时的调整安排。
会议日程是会议手册的核心，需要集结会务组全体工作人员合力完成。会议手册中，除详细的会议日程安排、Poster Presentations之外，还包含组委会主席的欢迎辞、组委会&秘书处信息、主办&承办单位介绍、赞助商介绍以及会议期间的通用信息（如会场地图、住宿、交通、天气、信息台、旅游、网络、电信）等。会议手册应至少在会前半个月修订和校对完毕，以保证会议手册有充足的印刷时间。对于会议程序的变动，及时在网上和大会的通知栏进行公布，让每一位参会人都能及时了解程序的调整情况。
3.投稿/审稿和摘要（或论文）手册制作
为保证摘要集（或论文集）格式的统一，组委会需要制作摘要模板提供给所有参会者。参会者根据所要求的格式在“会议投稿/审稿系统”中提交摘要。在注册中后期，组委会组织专家对投稿进行评审，决定是否接收以及哪些被选为“口头报告”（Oral）。为方便专家的评审，“会议投稿/审稿系统”包括在线评审和线下评审两种方式。在线评审为实时发送摘要（或论文）的评审意见和录用状态提供了可能性；线下评审则需要学术组工作人员将投稿批量导出发送给专家，再将最终评审意见录入到“会议投稿/审稿系统”中。
摘要（或论文）手册的制作是一项繁琐、严谨的工作，一般需投入大量的时间和人力。在检查、修改和确定各稿件的格式满足要求之后，开始启动排版工作。摘要（或论文）手册内容按照大会报告和各议题进行大类划分，每议题下分别按照Keynote Lecture， Invited Lecture， Oral Lecture和Poster的顺序进行编排。此外，在摘要（或论文）手册最后附按姓氏排序的索引，便于参会者查找。
4.会议各轮通知
会议通知一般为三轮，此外还有可能发送注册延期通知和摘要延期通知。会议第一轮通知，相对比较简洁，包含会议的介绍、欢迎辞、召开的时间、地点、议题、组委会和秘书处成员、联系方式、注册信息及方式、投稿的格式要求及方式、已确定的Speaker名单以及通用信息等。会议第二轮通知，除在第一轮通知基础上完善相关信息之外，还需补充会议的初步日程和重要的时间节点，增加卫星会、赞助商的相关信息。会议第三轮通知，即最后一轮通知，应至少在会前一至两个月发出，便于参会者了解到会议最终的详细安排，包括各类报告的时间长度、POSTER板的尺寸、详细的日程安排、各分会场的议题等。每个国际学术会议的各轮通知都会因其具体情况而有所不同，所包含的内容也并不是固定不变的。
5.大会邀请函
大会邀请函分为参会邀请函和签证邀请函两类。参会邀请函是指以大会主席和组委会之名向会议参加人发出的邀请函，包括普通邀请函和报告邀请函两种。而签证邀请函是指由会务承办单位提供给国外参会者用于协助办理来华签证的邀请函，也分为两种：普通签证邀请函，即由主办单位盖章签发的包括了参会人所需签证信息的邀请信件。被授权单位邀请函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。对于少数国家，申请中国签证必须持有被授权单位邀请函。办理被授权单位邀请函需要每位申请者提供他的个人简历、护照扫描件和行程安排说明。由秘书处工作人员对材料进行审查和身份核实无误后，填写申请表和呈报上级相关部门进行审批。
6.奖项设置和评选
大型国际学术会议通常会设置一些奖项，如“Best Poster Award”、为支持学生参会的“Travel Grant Award”等。近些年来，从Student Poster中选出的Slam Poster很受欢迎，选中的学生有机会在大会上做3分钟左右的演讲，增进了学术交流，并提高了学生参会的积极性。为此，大会还会设置“Best Slam Poster Award”。此外，根据赞助商的支持，还有可能设置其它奖项。
二、会务部分工作
由秘书处会务组承担的“会务部分工作”是“学术部分工作”的服务支撑。财务、网站、设计制作（图3）、会场&酒店、赞助和其它（旅游、交通、餐饮、物资等）构建起会务服务的六大保障体系。任一方面的差错或疏忽都可能造成不良的国际影响。
国际学术会议的财务预算涉及到收入和支出。会议收入一般来源于注册费、赞助费和基金项目支持等；会议支出一般用于会场（场租、设备等）、住宿、餐饮、交通、安保、印刷、设计制作、人员费、网站、税费等。组委会需预估参会人数，合理做出财务预算，以确保收支平衡，从而保障会议的顺利进行。
另外，会议注册费的收取方式也成为举办国际会议的关键点之一。传统的“线下汇款（银行或邮局）”和“现场现金支付”方式已不能完全满足目前大型国际学术会议参会者的支付要求，绝大部分参会者更倾向于“在线支付”和“现场刷卡支付”的方式。会务组可以与第三方支付平台合作，在网站建设时开发“在线支付模块”，包含国际（外币）支付功能，以保证参会者注册费的顺利收取。
最后，网站建设是一个系统工程，不仅要梳理清楚整个流程，还需尽可能地考虑到所有的细节。成功的网站建设会为会务工作节省大量的人力和时间成本。网站建设通常包括：会议网页设计和建设、注册、投稿、审稿、旅游、住宿、外币支付、人民币支付、邮件发送、签到等模块的开发（前三项为核心模块）。网站建设小组与其它小组的工作是密不可分的。作为下游，网站建设小组将上游数据、信息和需求，整合后反馈给网站开发人员，并相互之间进行必要的协调。会议注册系统和投稿/审稿系统开发完毕后，还需要进行大量的测试工作，包括系统开发是否满足了全部需求设计、各种临界条件测试等，最后在测试结果的基础上进行不断的修正和改进。
参考文献
[1]吴丹，曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会工作，2009，12（253）：43-47
[2]刘毅荣.高等院校国际学术会议项目管理[J].现代管理，2009（6）：208-209
[3]陈献耘.大型国际学术会议项目组织与管理[J].改革与开放，2010（24）：86-87
关键词：高校；学术会议；会议筹备；组织管理
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）34-0202-02
学术会议是百家争鸣、百花齐放的交流平台，与会者能够在此平台发表理论和科研成果，追求同行认可，提升自己的价值，了解一流科学家最近的研究动向和最新的科研趋势。高校举办大型学术会议是高等院校学科建设的重要组成部分。由于高校大型学术会议的会务工作烦琐、复杂，组织者必须对会议工作进行精心细致的筹备，才能提高学术会议的质量，从而最终圆满、成功地举办大型学术会议。该文结合笔者自身工作的经验总结就高校大型学术会议的组织管理方面加以讨论。
一、大型学术会议前期筹备阶段
1.会议筹备工作组的成立。建立会议筹备工作组、收集会议相关资料和信息是会议组织工作的最首要任务。组织者往往还要派工作组实地考察会议现场进行实际调研，获得感性认识和办会启发。其次，要建立会议学术委员会、组织工作委员会和会议秘书处等组织机构，对会议的各项工作进行分工落实和管理；对会议整体进行时间性划分，计划各项工作的阶段进度；对会议的总费用支出进行预算和分配管理。会议秘书处的设置是保障会议顺利举办的关键，其中应有1～2人具有与会议主题相关的专业背景知识。秘书处人员结构应合理安排、分工明确。一般而言，秘书长负责统筹安排会议的各项工作，可下设会议学术秘书组、财务管理组、会务管理组等分支小组进行分级管理和协同工作。会议筹备工作组必须定期召开工作会议，及时通报并商讨各项筹备工作的进展与阶段目标。
2.学术会议的主题。选好学术会议主题是会议成功的重要因素，会议中的所有内容都是紧密围绕会议主题开展的。高校主办的学术性会议是根据自身所涉学术领域来细分会议主题的。以医学为例，其分为基础医学、临床医学、预防医学等种类，这种分类，导引了医学学术性会议主题与内容的细分。当然，学术会议的主题在一定程度上是需要创新的，但这种创新不能脱离主办方所涉的学术领域。为确保学术会议的质量，学术委员会可针对调查反馈的信息进行筛选，提出学术会议的总体构想，讨论当前的热点或焦点问题，并进一步确定会议学术内容和主题。
二、会议组织阶段
会议组织阶段工作是非常重要而烦琐的，在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一个环节进行精心组织和科学管理。
1.会议通知。会议通知是会议信息宣传的重要方式，要做到及时、准确、简要，防止重发、错发或漏发。会议的邮件通知一般可发3～4轮，可根据会议的筹备时间适当增加发送次数。一般来说，第一轮通知比较简明扼要，旨在告知相关领域的专家学者会举办的大致时间、地点、会议主题、主办方、秘书处联系方式和住宿回执表等内容。会议的第二轮通知就应有更全面详细的信息，包括本次会议的组织机构、会议主题和征文要求（包括征文格式）、报告形式（口头或者墙报）、会议大致议程、会议初步学术考察路线、住宿回执表等。第三轮通知应保证在会议前至少一个月发出，以方便与会者依据议程安排自己的行程。此外，会议网站或各种移动终端公众平台的建立是必须的，它可以更全面地反映会议通知邮件不能反映的信息。
2.会议联络宣传。会议联络工作的顺利与否直接关系到与会者的规模、与会专家或报告人的学术水平层次以及会议期间各项工作的布置，也直接决定了会议的成功与否，所以联络工作一般由具有相关学术背景的秘书担当此项工作。为了更广泛地吸引广大科研工作者积极与会，扩大学术规模，提高会议的影响力，会议的宣传是必须的。借助于各种网络平台包括传统的PC端会议网站以及移动终端交流软件（如微信朋友圈、微博、qq空间等）来宣传学术会议是当下最为流行也是最为高效的会议宣传模式。
三、学术会议论文集及相关材料制作阶段
1.投稿论文收集管理。会议第一轮通知发出后会陆续收到会议论文的稿件，收到的论文应及时归档管理，可建立简洁的Excel表格对论文以及回执的信息进行汇总以便于管理，包括姓名、性别、单位、论文题目、报告方式（口头或海报）、护照号、签证号、住宿需求、其他备注等信息。学术秘书还应与参会者保持联系，并及时解答相关问题。论文全部汇总之后，应联系学术委员会组织专家对稿件进行审阅和筛选。对于符合条件的论文，应及时发送至秘书处，联系并邀请投稿人与会，告知下一步的安排；对不符合要求的论文应及时联系作者退还稿件。
2.学术会议注册费缴纳事项。与会者缴纳会议注册费在一般安排在收到邀请函后。为更好地安排会议的前期工作，会务组可鼓励代表提前安排行程，在优惠限定期缴纳注册费用，缴纳时间越早，优惠力度越大。为了方便与会者缴纳会议费用，会务组应该在会议通知、会议网站以及其他公众平台提供会务组账户名、开户行的行号和名称、银行账号、邮编以及联系人姓名与手机号等信息。
3.会议指南的编写与制作。会议指南（又称会议手册）是帮助与会者更高效、更有序地参加学术会议的指导性文本，使用频率高，几乎人手一册。会议指南的编写需要进行大量的文字撰写、编排和设计工作。需秘书处人员保持思路清晰的状态，避免不必要的错误。一般会议指南应包含以下内容：①会议概况：会议宗旨、会议主题、时间、地点、主办单位、承办单位、协办单位等；②会议议程：会议注册以及会议当天的流程安排，以表格的形式呈现为佳；③嘉宾介绍：提供详细的会议报告嘉宾的信息及发言摘要；④组织机构介绍：会议各相关单位机构的介绍；⑤参会嘉宾名单：列出确定出席会议的嘉宾名单，方便互相了解。⑥会务信息：酒店、会场地址，交通、食宿和会务组成员信息等；⑦考察路线活动安排：明确列出行程安排、路线等具体介绍。同时会议指南还可对晚间节目以及参会赞助商做简单介绍。会议指南的封底可提供大会组委会的联系信息。另外，为提现会议的整体水平，会议指南的造型设计应美观大方，在进行版面设计时要方便使用者查找与翻阅。
4.相关文秘材料准备。根据会议的内容和领导意图，会务组秘书需撰写领导讲话稿、欢迎词、主持词和交流材料等。在文秘材料时，秘书组要把握好文本的撰写、校对、印刷、分装等环节，避免临时出现问题而措手不及。
5.学生志愿者培训。由于高校学术会议通常会邀请学生志愿者为会议服务，而大多数学生都是首次参加会务工作，所以要加强对学生志愿者的培训。从注册工作到会场服务，都要事无巨细地进行指导和说明。在实际操作初期，可能会由于缺乏经验而出现一定的不适应和业务不熟现象，但随着会务工作的不断开展，加之一段时间的实战锻炼和相关指导，方能保障会务工作得以顺利进行。
四、会议召开阶段
1.会议报到和注册。报到和注册是会议最为烦琐和忙碌的阶段，从参会者的住宿登记到会议物品的发放必须事无巨细，也是最容易忙中出错的阶段，注册工作的顺利与否直接关系到整个会议的运作。会议秘书长负责整体协调工作。前期负责收集整理会议回执的会务组成员熟悉与会代表的情况，所以应当由他们担任注册的核心工作，并注意重点核对信息参会者的注册信息。所有物品的领用（包括胸卡、会议手册、文件袋、餐券、抽奖券等）都应当由专人做好严格登记，确保数量准确无误。为避免出现突发事件，防止注册队伍拥堵，提高注册效率，会务组可在会议筹备时做好临时预案，另设置一个席位专门接待未注册人员或处理其他问题。
2.会议召开。会场入口处应提前张贴会场分布图、会议日程海报、报告人介绍海报以及与会者自制的学术海报。会务组会场工作人员应该在会前充分考察会场的灯光、电脑、多媒体投影仪的运行是否正常，并准备另外笔记本电脑和多媒体投影仪1～2台备用以防止出现会场出现仪器故障等，会务组会场工作人员应在报告前提前联系报告人将PPT送至会务组整理并送到各分会场调试。应格外注意的是，工作人员应防止报告人的PPT演示文件外泄，以保护报告人自主知识产权的合法权益。如遇报告人缺席临时取消报告时，应及时修改报告议程，并告知会场主席通知与会者当日修改报告顺序。
五、会议结束后的会务工作和资料归档阶段
一般来说，会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。会务组应该为与会代表办好离会手续，如向代表开具带有公章的参会证明等。为了提高今后的会议工作水平，会后资料的整理归档也是关键的阶段。一般需要归档的资料有会议通知、会议议程、邀请函、会议开幕式上的领导讲话稿、大会全体合影、会议现场照片、张贴海报照片、代表注册签到表、会议纪要、论文摘要集以及相关费用财务票据等材料。从开始到结束，会议相关资料的收集整理工作应持续贯穿会议工作的始终。一次大型会议，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼。作为会务工作者应时刻保持严谨细致、高效运转的工作状态，不断总结会务工作经验，积极探索会议组织新方法、新思路，在保障人力、物力、财力的前提下，成功举办大型学术会议，在提升高校学术水平和专家学者们的科学素质上更好地发挥作用。
参考文献：
[1]陈献耘.大型国际学术会议项目组织与管理[J].改革与开放，2010，（24）：86-87.
[2]吴丹，曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会，2009，（2）：43-47.
国际会议通知范文一会议时间：20xx年10月30日---11月2日
主办单位：国家自然科学基金委员会 中国化学会
承办单位：华中科技大学
会议地点：华中科技大学国家学术交流中心
联系地址：华中科技大学生命科学与技术学院
网址：
联 系 人：
一、会议宗旨
大会旨在为从事微流控芯片、纳微分离与分析以及相关领域基础、应用研究的学者提供广泛多学科交叉的学术交流平台。会议历时4天，将以大会报告、专题报告、邀请报告、口头报告、墙报等交流形式，为与会专家、青年学者、研究生等提供一个与国内外知名学者互动和学术交流的机会，以促进相关学科的深入发展。
二、会议主题
(1)微流控学与纳流控学 Microfluidics and Nanofluidics;
(2)微全分析系统 MicroTAS;
(3)毛细管电泳 Capillary Electrophoresis;
(4)毛细管电色谱 Capillary Electrochromatography;
(5)高效液相色谱或超效液相色谱 HPLC / UPLC;
(6)微纳生物分析 Micro/NanoScale Bioanalysis;
(7)与上述技术联用的检测技术如光谱、质谱和电化学技术等;
(8)上述技术与系统在化学、生物医学、药学、环境和食品安全等领域中的应用。
凡与上述主题相关的新原理、新方法、新技术和新应用均为本次大会的征文范围，已在刊物上发表或全国会议上报告过的论文不在交流之列。
三、会议论文要求
1)中文或英文摘要均可，包括标题、作者、单位、地址、邮编、E-mail地址、电话、摘要、关键词、参考文献，请标明与会作者(__)和通讯作者(*)。每篇摘要限用 A4纸1页上下左右分别留出2.5cm，单倍行距。中文摘要题目用三号黑体，作者姓名用四号楷体，作者单位用五号宋体，摘要和关键词用小四号楷体，参考文献用小五号宋体打印，中文摘要请务必提供论文的英文题目和作者信息;英文摘要全篇Times New Roman字体，标题加粗14号，其他内容12号，单倍行距。中文或英文摘要模板可由会议网站下载( )。
2)论文实行网上投稿，对不符合要求的稿件，将退回请作者重新修改。一经评审录用后即定稿，不再修改，并发出通知。请作者在递交论文摘要时仔细检查，论文一经录用，文责自负。
3)论文请务必提供稿件联系人电话、通讯地址和Email。
4、征文截止日期
请于20xx年9月15日前在线投稿。投稿网址为：
四、已确定的邀请报告名单(大会报告、专题报告和邀请报告，排名不分先后)
国际学者:
中国学者:
五、会议组织机构
学术委员会
会议名誉主席
六、会议日程安排(初步)
七、会议注册
为便于安排和统计参会人数，请拟参会代表于20xx年9月15日前进行网上注册。 注册费用包括参加国内、国际三个会议注册费，会议茶点、午餐、晚餐与晚宴、会议资料等。请将所有款项通过银行汇款至华中科技大学对公账户：
开户名称：华中科技大学
开户银行：
银行账号：
银行行号：
由于华中科技大学大学账户每日交易很多，请务必在汇款留言中注明全国微流控会议及相关注册代表的姓名，汇款后务必将转账汇款信息或回执扫描件上传至投稿系统或通过电子邮件发送至组委会邮箱 ，以便及时确认付款。会议期间统一开具发票。鉴于报到当天人数较多，建议参会代表尽量选择提前支付。
八、武汉市、湖北省简介
武汉有着3500余年的建城史，是中国历史上建城史最为悠久的特大城市之一。自春秋战国时期以来，武汉地区一直是中国南方的军事和商业重镇，在清末、中华民国时期及中华人民共和国初期，武汉经济繁荣，位居亚世界前列。清朝初期，中俄茶叶之路开辟，作为起点的汉口开始逐步成为世界茶叶贸易之都，被欧洲人誉为茶叶港。清代汉口开埠后，对外贸易更与伦敦并驾齐驱，成为仅次于上海的全国第二大都会，被誉为东方芝加哥。1920xx年，武昌起义一声枪响，标志着辛亥革命的全面爆发，成就了中国推翻帝制、建立亚洲第一个共和国的丰功伟绩。武汉历来被称为九省通衢之地，是中国内陆最大的水陆空交通枢纽.它距离北京，上海， 广州，西安等中国重要城市都在1000公里左右，是中国经济地理的心脏，具有承东启西、沟通南北的作用京广、京九、武九、汉丹 4 条铁路干线，以及京珠、沪蓉等6条国道在此交汇，水运已形成干支一体，通江达海的客货运网络，武汉港是中国长江流域重要的枢纽港和对外开放港口。武汉是全世界水资源最丰富的巨大型城市，除长江、汉水在城中交汇外，市辖区内有166个湖泊，水域面积占全市土地面积的1/4，构成了气势恢宏、极具特色的滨江滨湖水生态环境。早在百年之前，孙中山先生就在《建国方略》中，描述武汉是沟通大洋计划之顶水点，中国本部铁路系统之中心、中国最重要之商业中心。他设想，武汉要建成略如纽约、伦敦之大。20xx年，美国《国家地理》杂志把武汉列入世界十大都市排行榜，成为新中国首个上榜的中国城市。武汉又被联合国开发计划署选定为21世纪全世界最具发展潜力的城市之一。
湖北省位于长江中游，洞庭湖以北，故名湖北，简称鄂。湖北历史悠久。夏王朝时期，夏文化的影响已经到达江汉地区。商朝建立后，湖北即纳入商的版图。西周时期，湖北境内已出现诸多小国，春秋战国时期，南方诸国逐渐统一于楚。武汉东湖、黄鹤楼、三峡大坝、宜昌三峡人家风景区、武当山、神农溪、神农架、清江画廊风景区是国家5A级风景名胜旅游景点。
九、会议其它事宜
有关会议的详细介绍、日程安排和宾馆住宿等相关信息请登陆会议网址( )查询，相关内容将陆续完善。请会议代表尽快在线预订宾馆，网站上酒店报价均为会议协议价格。
本次会议工作语言为中文和英语，墙报请用英文准备;会议从第二天开始进入国际会议，报告请用英文准备。
大会热诚欢迎相关厂商踊跃报名资助及参展，会议将提供良好的展览场地。
国际会议通知范文二由中国化学会、国家自然科学基金委员会共同主办，三峡大学和湖北省化学化工学会共同承办的中国化学会20xx年中西部地区无机化学化工学术研讨会拟定于20xx年4月22～25日在湖北省宜昌市召开。我们热诚欢迎各位专家学者相聚金色三峡，银色大坝，绿色宜昌，共同探讨无机化学化工未来发展的新思路、新领域和新趋势。
目前，在多方的共同努力下，已做好各项筹备工作，现将有关事项通报如下：
一、主办单位
中国化学会
国家自然科学基金委员会
二、承办单位
三峡大学材料与化工学院
湖北省化学化工学会
三、会议主席：
高松院士北京大学
孙为银教授南京大学
四、学术委员会
主席：
高松院士北京大学
副主席(以汉语拼音字母排序)：
委员(以汉语拼音字母排序)：
五、组织委员会
主席：
秘书长：
委员(按姓氏拼音字母顺序)：
六、会议日程
4月22日，全天报到。
4月23日，上午会议开幕，大会报告;下午分会场报告。
4月24日，上午分会场报告;下午分会场报告，仪器公司产品介绍，闭幕式。
4月25日，自由交流及离会。
七、会议事项
1.会议地点：xx国际酒店(xxxxxx)。
2.报到地点：xx国际酒店大堂。
3.报到路线：为表达我们对来自全国各地参会代表的欢迎，会务组决定将从4月22日早上8点(机场为9点)到晚上10点分别在宜昌东站、三峡机场分别设立接送站点，指导大家乘车到报到地点和入住宾馆。四月份是宜昌的旅游高峰期，加上本次会议人数多，且集中，请大家提前自行预定往来机票或车票。最好预定在接站时间段的航班和火车，并把到达时间、班次和人数等信息及时反馈到会务组( ), 如果您的班次晚点，也请及时通知我们。
4. 会议注册费：中国化学会会员代表(凭有效证件)1600 元/人，非会员代表1800元/人，研究生代表(凭有效学生证件，不含博士后)1400 元/人。注册时现场交费，注册代表每人赠送一本论文集(电子版)，会议免收论文摘要版面费，未注册代表可以向会务组购买论文集。
5. 住宿：xx国际酒店，标准间(含标准单人房)房价每天320 元左右。会议将按预订或报到先后统一安排房间，请将回执以E-mail 形式发送会务组。
6. 会议报告及墙展：为提高本次会议的报告质量，本次会议设大会报告和分会报告。报告使用多媒体，PPT 文件/放映格式;墙报大小请勿超过90(宽)*120(高)cm。
7.会议论文的出版：录用论文全部收入论文摘要集(以电子版形式出版);会议摘要截止日期为20xx年3月25日。
8. 会议联系：会议相关事宜请联系陈xx( )，无机化学：赵xx( )/吴xx( )，无机化工：胡xx( )/张xx( )。会务组邮箱： 。
八、产品展示
欢迎各单位和个人为会议提供赞助，参加展览。具体形式和规格请查阅网站说明，或者直接联系会务组。
会议组委会在宜昌欢迎各位专家学者的到来!
国际会议通知范文三关于xx大学第三届研究生国际学术会议的通知
为了进一步营造科学研究氛围，开拓研究生国际学术视野，搭建研究生展示科研成果的平台，提升研究生研究能力、学术水平和国际交流能力，定于20xx年11月18-20日举办xx大学第三届研究生国际学术会议。现将有关事项通知如下：
一、组织机构
本次研究生国际学术会议由xx大学研究生院主办，国际教育学院等相关学院协办。成立第三届研究生国际学术会议组织委员会负责具体组织工作。组委会成员如下：
组 长：江 驹
副组长：刘丽琳 范祥涛 王亚彤
成 员：沈 星 黄金泉 赖际舟 刘少斌 左敦稳
汪 涛 葛红娟 刘友文 张 卓 李栗燕
屈雅红 刘长江 于 敏 王 箭
秘 书：张廷赟 沈 楠 郑珺子
二、会议时间
20xx年11月18日-20日
三、会议地点
中国xxxx大学
四、投稿及评审时间安排
(一)征稿范围
本次国际学术会议征稿对象为xx大学硕、博士研究生(含留学生)、国内其他高校硕、博士研究生(含留学生)、国外研究生。
(二)投稿时间
国外研究生投稿时间为20xx年6月10日-8月31日
国内研究生(含留学研究生)投稿时间为20xx年6月10日-10月1日。
(三)投稿要求
1、本次学术会议论文投稿领域分航空宇航、机械、信息、材料、人文经管、其他共六大类。论文要求为原创研究成果，论文内容不涉密、不涉及政治与宗教问题。
2、本次学术会议以研究生提交英文论文、大会英文发言交流形式参会。所有未正式发表的论文均可投稿，长度不限。
3、为确保论文传输的质量和会议论文的处理无误，请投稿者通过电子邮件方式提交用Microsoft Office Word编辑的论文电子文档，论文格式请参照附件。
4、xx大学校内留学研究生来稿请投至：，其他学生来稿请投至：，电子邮件以论文类别-学校-姓名为标题(如：航空宇航类-xx大学-张三)
(四)评审时间
会议组委会将聘请有关专家组成学术委员会对投稿论文进行匿名评审。国外研究生投稿评审结果将于20xx年9月10日前通知论文作者，国内研究生投稿评审结果将于20xx年10月30日前通知论文作者，评审通过的论文作者将收到组委会寄发的正式会议邀请函。
五、会议相关事项说明
1、会议形式
本次会议官方用语为英语，会议分大会交流和分组交流，组委会将选出不超过10篇论文参加大会英文发言交流，其余所有录用论文将在分会场进行交流发言。会议具体安排另行通知。
2、会议费用
(1)本次学术会议不收取会务费及版面费;
(2)被邀请前来参会的国外研究生，大会组委会将安排会议期间食宿，并择优给予报销往返机票(交通费报销上限为人民币10000元);
(3)被邀请前来参会的国内高校研究生(南京市内高校除外)大会组委会将择优给予报销往返交通费(长途大巴费用、火车硬座、高铁二等座)并安排会议期间食宿。
3、其他
(1)稿件确定录用后将收入会议论文集并颁发论文录用通知书。
(2)大会将评选优秀论文，分别颁发奖金及优秀论文证书。
(3)xx大学硕士研究生(含外国留学生)以第一作者撰写的论文被本次会议收录，即可认为满足学术型硕士研究生在读期间发表学术论文的规定。
六、咨询人及联系方式
会议联系人：郑珺子
联系电话： E-mail:
沈xx 电话： E-mail:
xx大学第三届研究生国际学术会议组委会
xx大学研究生院
机关邀请函范文尊敬的__________ 阁下
同志在中央党校提出：领导干部要爱读书、读好书、善读书，我认为，当前各级领导干部最需要读的是古今中外特别是中国优秀传统文化书籍。要通过研讨优秀传统文化书籍，吸收前人在修身处事、治国理政等方面的智慧和经验，养浩然之气，塑高尚人格，不断提高人文素质和精神境界。
《易经》是我国一部最古老而深邃的经典，是中国人文文化的基础，是华夏五千年智慧与文化的结晶，被誉为群经之首，大道之源!爱读易经、读好易经、善用易经，让我们共同走进易经20XX第六届全国易经大会!
鉴于您德才兼备、谦卑爱国，又是祖国优秀传统易经文化的积极倡导者和发扬者，并在研究和应用领域取得了优异的成绩!经主办方研究决定：
1、推选您个人为：20XX年度推动祖国优秀传统易经文化发展功勋人物;
2、个人组织5人出席，颁发：20XX第六届全国易经大会形象代言人;20XX年度全国易学界最值得信赖人物;
3、机构组织5人参加，颁发：20XX第六届全国易经大会战略合作机构;
20XX年度全国易学界最值得信赖机构;
由主办方免费为您颁发至高荣誉证书!
于此诚邀阁下准备论文，拨冗参加!领取此殊荣!
会议邀请函的含义会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。
邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。会议邀请函的含义
会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。
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