[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
高校基建设计管理工作中需要和很多校内外部门配合协调，校内包括：领导层、使用部门、后勤管理部门、资产管理部门等，校外包括：设计单位、施工单位、招标单位、政府相关部门等。高校建设工程项目的设计，首先应与设计单位充分沟通，使其了解学校的整体规划、远期规划、近期规划、校园已有建筑风格、校园历史文化，从而设计出最适合学校、与校园已有建筑相协调的方案，而不是最华丽但较突兀的方案。在向设计单位提出设计要求前，需主动积极地收集校领导及使用部门的要求，力求完整性和有效性。同时，对校领导及使用部门提出的一系列使用需求进行细致专业的梳理。根据设计规范、工程经验，在既能够满足学校使用需求又能够节约投资的前提下，提出优化、调整完善意见，与校领导及使用部门进行沟通，进行多方案的技术经济比较，择优确定最佳使用需求。在整个设计阶段，还要不断的与设计单位沟通细节，使设计方案逐步深化，日趋完整，减少设计方的重复修改，降低设计费用，缩短设计时间。
2创新工作制度
随着学校建设力度的加大，多个项目同时建设，基建任务繁重，为了保证项目的有序开展，提高基建工作科学性、规范性、有序性，应创新管理模式，规范工作制度。
2.1纵向管理与横向管理相结合
采用纵向管理与横向管理相结合的管理模式。所谓纵向管理，是指每个项目由一名设计代表作为设计管理工作的执行者，参与项目的全过程设计管理，包括：组织设计调研活动，编制设计任务书，确定设计任务；组织勘察设计、规划设计等设计单位的招标工作，确定设计单位；签订与设计工作相关的合同，并完成合同备案手续；协调设计单位、使用单位、建设单位等关系，推进设计工作；组织参与设计工作相关的专家论证会，专题研讨会等；负责图纸管理；参与解决施工过程中遇到的设计问题。通过项目全过程设计管理，充分调动，统筹考虑，协调管理。由于参与了项目的全过程，设计代表对项目的背景、发展充分了解，且始终作为建设单位的联系人与设计单位对接，更易于沟通。所谓横向管理，是指对于不同项目中的同类工作进行同归，由专人负责。例如，每个项目的各类专项图纸审查工作由专人与政府职能部门对接，可提高工作效率与效果。
2.2编制设计进度计划
为了控制项目的进度目标，在设计阶段就应不断控制设计进度，从实际情况出发，制定切实可行的阶段工作计划，明确阶段任务及完成时间以及直接完成人，在部门工作例会上汇报本阶段工作计划以及上阶段工作完成情况，对未按时完成的计划及时总结，找出原因及解决方案。在实施计划的过程中，对于设计单位，应明确设计深度及时间节点，使设计单位清楚要完成的内容和时间要求，并要求其严格执行；设计进行过程中不断跟踪了解设计进度及完成情况，并对设计单位的疑问限期给予解答，加快内部反应速度。如可规定对基建部门内部可以直接回答的问题须在2天之内做出回答，需要由校务会决策的问题按学校工作流程上报后及时将会议决定回复给设计单位。
2.3执行工作联系单制度
为了加强与设计、使用等单位的沟通与协作，畅通交流渠道，以保证工作脉络的清晰，工作的有序进行，提高工作的效率和质量，应严格执行工作联系单制度，以书面形式进行沟通，使沟通更有规范性、时效性、责任性以及可追溯性。
3结语
1.1建立基建档案意识不健全
由于过度聚焦于经济利益，或受工期限制，工程建设人员往往太关注工程项目，而忽视建立全面的工程档案，导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题，如有的工程档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃，还有图物不符或缺少图章签字等，这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够，不能保证基建档案建设工作的顺利开展，制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。
1.2档案人员业务素质有待提高
现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。
1.3基建工程档案管理模式相对陈旧
许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。
1.4基建档案管理体制不够完善
考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。
2加强基建工程档案管理的建议
2.1提高认识，完善制度，健全机制
基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。
2.2抓好基建工程档案的管理工作
各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。
2.3加强基建档案管理人员的业务培训
加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。
3结语
高职院校基建档案记录着一所高职院校产生，发展和不断壮大的整个过程，因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的，随着信息化技术的不断发展，信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题，并据此给出策略建议。
关键词：
高职院校；基建档案；信息化管理
我国大多数的高职院校发展步伐很快，高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题，在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立，保存，审核等工作，信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理，因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。
1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题
目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理，我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理，对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析：首先，很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性，也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响，这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位，导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次，很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理，以至于在处理基建档案资料时不够认真，出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高，目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固，基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏，技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低，很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段，但是由于并没有合理地利用信息化技术手段，致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。
2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施
2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作
首先，基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势，通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化，并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础，领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员，使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次，基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识，可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能，减少他们在工作过程中的失误，提高基建档案管理工作的规范性。
2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设
高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性，在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时，一方面，应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准，制度要求应该符合法律法规的要求，保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面，高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度，这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作，不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求，这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。
2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能
无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达，工作人员是进行基建档案管理的实操人员，这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时，应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关，只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外，对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训，不断提高这些基建档案管理人员的技能，扩展他们的眼界，让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。
2.4积极建立高效的信息资源系统
为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题，应该积极建立高效的信息资源系统，提高高职院校基建档案管理的效率，可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先，高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库，信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索，而且可以增加基建档案管理工作的质量，高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库，应该至少进行三种电子数据库的建设：高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设，高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库，这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档，既保证了基建档案资料的全面完整，又使得基建档案资料的保存条理清晰，高效便捷。其次，高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境，网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度，以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理，在日后进行基建档案的检索和审阅时，也不用对纸质的基建档案逐个进行处理，可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。
3结束语
本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题，给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略：端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识，做好高职基建档案信息化管理的制度建设，提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能，积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。
作者：钱琳琳 单位：常州机电职业技术学院
参考文献
[1]赵哲琼.浅析高职院校基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息,2013(6):52-52.
1创建健全的电力基建工程管理机制。想要优化电力基建工程管理，应该不断的健全基建工程的管理体制。通过正确的分析当前管理中存在的问题，针对存在的问题采取相应的措施改革和完善管理体制。在激励的市场竞争中，只有掌握了科学、合理的管理方法，充分的利用信息技术创建有效的信息管理系统，例如，应用MIS工程管理软件与电力基建工程的所有施工单位保持联系，实现对基建工程各个环节的实时监控和管理，并自动的生成相应的财务报表，形成一种集信息技术、企业规范管理、业务流程管理以及组织模型为一体的先进管理体制，保证工程管理机制的所有措施能够真正的贯彻落实到实处，对于优化和提高电力基建工程管理的效果具有非常大的作用。
2提高电力基建工程管理人员的综合素质。现代电力基建工程管理效率低的重要因素之一就是管理人员的综合素质相对较低。因此，为了有效的改善这一问题，应该制定电力基建工程管理宣传单，让电力基建工程管理人员充分的认识到自身工作的重要性，例如在企业会议上列举工程管理的案例，将工程管理提上日程，让管理人员以及员工等从根本上认识到电力基建工程管理工作的重要性。此外，还应该对电力基建管理人员进行定期或者不定期的培训和再教育，提高管理人员的管理能力与专业技能，同时制定相应的考核制度，实行优胜劣汰的制度，提高所有管理人员的综合素质，提升工程管理的整体管理水平。
3积极推行和完善奖惩机制。电力基建工程管理应该坚持可持续性、多种形式、实事求是、重点突出、整体优化、利效挂钩的原则，不断的推进和完善奖惩机制，实行刚性管理和总量控制管理，将精神激励和物质激励相结合，重视考核的求真、求实、求效，对于工作懒散、消极怠工的员工给予一定的惩罚，对于业绩突出、工作积极以及对工程建设做出贡献的员工给予相应的奖励，以此充分的激发员工的工作主动性和积极性。
4严格基建管理人员资质认定。电力基建工程管理人员应该具备相应的管理资质，能够将理论与实践进行完美的结合，不能仅仅只是纸上谈兵，只说不做，而是应该讲求实干精神，保证管理制度的各项制度能够认真的贯彻落实到实处。此外，还应该对被任命的管理人员进行定期或者不定期的检查，防止出现弄虚作假、冒名顶替等问题，对于不具备相应管理资质的管理人员，应该立即撤换，对弄虚作假、冒名顶替的人员采取一定的处罚措施，抑制该种不良风气的蔓延。
5贯彻和落实班组管理人员责任制度。为了加快工程管理制度建设，增强班组执行力，促使班组内部岗位分工明确，应该贯彻和落实班组管理人员责任制度，根据相应的质量标准，科学、清晰的分配班组内职工的岗位职责，规范施工操作，同时创建有力的监督与考核机制班组，对各个班组实际工作状况进行监督和管理，不断的完善基层班组的作风建设。此外，塑造班组管理人员的执行文化，完善责任管理制度，使各自管理分工明确、责任到位，为电力基建工程打造一支综合素质高的执行团队。
6强化基建工程合同管理。合同是保证电力基建工程设计和施工质量好坏的纽带，因此，电力基建工程的参与单位应该将合同管理放在工程管理的核心位置。对于强化基建工程合同管理应该从以下几个方面入手：首先，电力基建工程的参与单位在制定合同时，应该树立有效的法律观念，根据相关的法律法规以及电力基建工程的实际状况，始终坚持公平、资源的原则，制定合法、合理的工程条款；其次，在合同履行的过程中，应该严格的遵守合同的相关条款，体现合同条款的强制性；再者，对于合同的签订、合同履行等进行监督和检车，如果在检查的过程中出现问题，应该针对问题的性质、原因以及责任等进行分析，采取相应的措施进行处理，尽可能的降低或者避免合同纠纷，提高合同的履约率。
二、结语
[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
1．1参建单位质量管理体系贯彻不力
随着经济快速发展，对电力工程建设的需求不断加大，有些设计单位不考虑自身业务接纳能力而盲目接活，边施工边出图的现象时有出现，给工程质量埋下了隐患。建设管理单位常常重立项投运，轻过程管理，一人常常身兼数个工程的业主项目经理，导致经常无法参加工程项目质量活动。电力施工单位常对工程进行转包，坐收管理费，质量专职缺少相关专业管理人员，存在人证不一现象。监理单位驻场监理人员无法满足相关规范人数要求，无法全面对工程质量管控。
1．2质量通病防治措施和标准化工艺执行不彻底
为落实电力工程质量通病防治技术措施，提高质量通病防治工作效果，加强电力工程建设质量和工艺管理，电力相关部门制定输变电工程质量通病防治工作要求及技术措施》和《输变电工程标准工艺管理办法》供电力工程建设、设计、施工、监理单位在工作过程中执行。但在电力工程建设的过程中，建设管理单位有时压缩工程建设的工期，打乱施工单位既定进度计划。监理单位未对电力工程土建施工、电气设备安装、系统调试的重要工序和关键部位旁站监理，对工程质量的平行检验力度不够，不能及时闭环已发现的质量问题。施工单位未对施工人员进行工程质量通病防治措施和“标准工艺”宣传和培训，未针对其中的质量控制要点进行技术交底，无法保证防治措施落实到位，将直接影响工程质量。
1．3工程质量技术记录不齐全
记录是阐明所得结果或提供所完成活动的证据条件，质量记录是在质量过程中形成的，并且是质量管理决策和质量管理结果的重要依据。电力工程施工过程有隐蔽性特点，因此质量检查资料是否齐全、准确直接反映出工程质量的水平。在日常工程质量记录检查中常存在如下问题:施工方案内容无工程针对性;工程材料检测报告未出但已经投入工程使用中;缺少平行检验、质量巡视、检验批验收记录，无施工质量验收数码照片、基建信息管控系统中内容与工程现场施工不同步等问题。
2提高电力工程质量管理水平措施
2．1深入贯彻质量管理体系
建立质量管理专职机构和深入贯彻质量管理体系是做好质量管理工作的基础。质量管理制定出工程建设各阶段的质量控制重点和关键点，为工程的质量管理工作指明了工作方向。电力工程建设要推行项目经理质量负责制。项目经理的主要职责是负责电力工程施工全过程的管理，对工程质量全面全权负责，保证质量目标全面落实到分部分项工程之中。质检员主要负责对施工班组的工序质量管理，深入贯彻质量目标。电力工程监理单位要严格按照建设监理规范和行业标准来配备监理人员，对关键工序及重要部位进行质量旁站，严格把控工程质量，做到未经监理单位验收，严禁进行下一道工序施工。各参建单位要定期参加质量例会及质量分析会议，分析质量事故的原因，总结经验，提高工程质量验收通过率。各参建企业应建立健全QC小组，吸收施工现场管理人员积极投入到电力工程全面质量管理过程中来，将先进质量管理理念通过多种形式与工程实践相结合。
2．2做好质量通病防治措施和标准化工艺工作
电力工程建设管理单位负责组织实施质量通病防治工作，参建各方质量责任主体参与。设计单位在工程施工前应将质量通病防治的设计措施要求向相关单位进行设计交底。各参建单位应依法接受电力建设工程质量监督机构对质量通病防治工作的监督检查。施工单位应科学认真编写单位工程质量通病防范措施，并报建设监理单位审批后方可实行。监理单位在工程建设完工后，要督促施工单位填写“工程质量通病防治工作总结”，不断提高工程施工质量通病防治工作水平。同时监理单位应认真填写工程质量通病防治评估报告。总结工程经验与不足，提高对质量通病防治措施管控的成效。电力工程建设管理单位要根据工程特性组织参建单位工程项目管理人员对“标准工艺”实施进行贯彻培训和交流。电力设计单位要在“标准工艺”设计策划框架下，开展设计质量技术革新，根据国家建设部门的要求，促进新技术、新材料、新工艺新设备的推广应用。电力施工单位要组织质量管理人员对“标准工艺”进行技术交底，明确质量控制要点，并落实自检自查自纠工作。电力监理单位要审查施工单位编写的“标准工艺”策划性文件，并及时对设计单位和施工单位“标准工艺”实施情况进行评估。
2．3规范电力工程质量记录和数据管理
要保证电力工程质量记录和数据管理的真实性、及时性、完整性、全员参与。质量数据是工程质量管理工作进行决策的基础，并是工程建设过程中可追溯性的文件。电力工程项目质量具有潜隐性，因此从项目建设开始到生命周期结束，要有完整的质量记录，以便发现质量缺陷是能追溯原因，准确快速处理以降低质量事故损失。电力工程建设管理单位要保证工程建设报建手续齐全。电力施工单位和监理单位应严格按照档案管理要求填写，保证策划指导文件、施工方案齐全有效，如需涉及专家论证的施工部位，应严格组织专家评审会议。基于电力工程高标准质量要求，要对施工过程进行拍照留存，如变电站工程中的母线安装、GIS安装，架空线路工程中基础工程钢筋验收等。针对电力工程有的基建工程管理控制系统，各参建单位专职填报人员要及时更新，保证上传信息与工地现场施工情况同步，杜绝资料造假情况出现。工程竣工验收后，各单位要将质量管理资料按照“贯标”要求，进行组卷归档。
3结束语
风险管理是指一个组织为达到其目标而确认和分析相关风险，并在此基础上对风险进行控制管理的过程。确定风险因素和决定采取的行动计划(包括决定不采取任何行动)的过程成为风险管理。首先，风险管理必须识别风险。风险识别是确定何种风险可能会对组织产生影响，最重要的是量化不确定性的程度和每个风险可能造成损失的程度。其次，风险管理要着眼于风险控制，组织通常采用积极的措施来控制风险。通过降低其损失发生的概率，缩小其损失程度来达到控制目的。控制风险的最有效方法就是制定切实可行的实施方案，最大限度地对可能面临的风险做好充分的准备。当风险发生后，按照预定方案实施，可将损失控制在最低限度。再次，风险管理要学会规避风险。在既定目标不变的情况下，改变方案的实施路径，从根本上消除特定的风险因素。高校基建工程审计风险管理的基本含义是高校内部审计部门对审计风险进行识别、估计、衡量、控制等一系列具有系统性、规范性的方法和手段的总称。高校基建工程审计风险因素来自多方面，且贯穿于整个基本建设过程。
二、高校基建工程审计的风险识别
1．高校内部审计人员技能缺乏
审计过程涉及到的部门、信息十分广泛，业务量非常大。在审计人员配备上，首先要做到按照工程规模进行匹配，如总投资在8000万以上的基建工程，审计人员要在两人以上。一些大规模的基建工程只凭借原来的内部审计部门，而没有增派审计人员，使繁重的工作与实际需求不匹配。同时，内部审计人员存在专业知识缺乏、知识结构不全面、工作方法落后以及跨专业审计等现象。目前有的高校还存在由财务人员从事工程审计工作的情况，严重影响了工程审计的效率和质量。此外，内部审计人员不仅要具备一定的审计知识和经验，熟悉工程造价方面的业务，还要对建筑物结构、建筑材料性能、施工方案、施工特点等都有一定的了解，要熟悉基本建设项目的整个流程，以上任何一方面的知识和能力的缺失，都会对工程审计质量产生影响。
2．审计外包单位选择不当
目前因为高校内部工程审计人员力量不足，将超过一定额度以上的基建工程结算审计业务委托给有实力的造价咨询机构，已成为一种趋势。由于外审单位派出的审计人员与高校只有短期的合约关系，其在组织上、经济上、精神上均独立于高校，不受高校的行政约束，不用担心与施工单位串通舞弊行为会给自己造成长期影响。在个人收受好处后，做出损害学校利益的事情。在审计过程中，外部审计人员责任心缺失，对施工单位无原则让步，抱着“多一事不如少一事”的态度，得过且过，没有严格按照相关的审计程序进行，这就严重影响了工程审计的效果。同时，我国《工程造价咨询单位管理办法》(建设部令第74号)第三十三条规定:因工程造价咨询单位的过失，给委托方造成经济损失的，工程造价咨询单位应当依法赔偿。但由于该规定缺乏具体措施和衡量标准而实际难以实施。这些都造成了外委审计风险的大大增加。
3．工程审计信息不准确
信息资料在工程审计中占据十分重要的地位，掌握并充分利用信息资料，可以减少工程审计中的盲目性，提高工程审计水平。工程监理制度是建设项目的重要管理制度。由于监理机构的独立性和专业性，基建管理人员和审计人员会过分信任和依赖监理机构，从而忽略对监理数据的审核。监理单位缺乏专业知识和责任心，对现场签证不实、材料不符的现象就无法真正监管。如某学生宿舍楼的消防工程，施工单位报审单上标明阀门品牌为上海冠龙，材质为铜质阀门，直径DN100，监理人员在报审单上笼统签上“情况属实”。而实际施工现场采用的品牌是上海沪龙，钢质阀门，直径仅为DN50，如果基建管理人员或审计人员不现场复核，就可能花较高的价格买到相对较低品质的产品。工程造价中主要材料费用占总造价的60%～80%。目前市场上的建筑工程材料品种繁多，优劣混杂，主要材料价格往往存在巨大的差异。面对建筑材料品牌价格差异大、价格浮动明显等不利因素，处于办公室内的审计人员若无丰富的工程用料知识和对材料市场价格的准确了解，只凭借以往的资料和网络询价拼凑出的数据，就有可能造成工程价格不实，使工程材料的审核无法达到最大化节约的效果。
4．工程审计范围片面
在基建工程审计中，很多高校采用事后审计的办法，对于事前招投标过程、合同签订过程以及工程施工过程中的设计变更、现场签证等没有引起足够的重视。高校基建工程涉及到的内容非常复杂，在工程准备期与施工期环节非常多，每一个环节都需要重视，一旦出现疏忽，都将会造成严重的经济损失。比如招标阶段。目前高校大型国有资金投资建设的基建工程招标工作，往往委托有资质的招标实施。招标文件中工程量清单、招标控制价以及合同专用条款等重要内容一般由招标拟定初稿，如果基建管理部门对以上内容不进行认真审核，就会造成工程量清单数量不准、项目缺漏、招标控制价偏高、合同条款表述不清等问题，为以后的工程结算审计工作埋下隐患。比如施工阶段，若内部审计人员不深入现场，对签证、变更尤其对隐蔽工程资料的真实性就会缺乏准确把握。例如某个教学楼新建工程，基础施工时施工单位按照规范要求邀请专家对深基坑支护方案进行了论证及确认。实际施工时，施工单位并没有按照施工方案进行锚杆支护，仅在四周壁简单进行喷浆挂网。监理人员和基建管理人员对这现象也没及时拍照存档或书面备注。工程竣工结算时，施工单位按照经专家评审的施工方案进入结算，从而引起了造价争议。
5．外部人为干预存在
部分高校基建工程审计过程中，经常受到外部因素的干扰。大型基建工程往往历时2至3年，施工单位不择手段利用机会与相关领导套近乎、攀人情。竣工决算时，“领导打招呼”、“递条子”等不合理现象就时有发生。工程结算审计时，高校内部审计部门需要与工程相关的其他部门配合，为了保持密切的联系，对于发现的问题打折扣处理，或一些部门的不协助、不配合，都导致了工程审计结果受到影响。外部各种关系的干扰，造成了审计机构的公正性和独立性难以保证。
三、高校基建工程审计的风险管控
1．完善基建工程审计的制度建设
高校基建工程审计工作的政策性非常强，一定要通过相关的管理制度进行约束与规范。完善的造价审计制度的建立是现代审计管理中必不可少的基础保障，高校组织与专业人员都需要学习制度内容，按照规定执行。造价审计制度的完善不仅应对操作流程进行明确，而且对于违反规定内容的行为应进行明确的处罚规定。高校通过制度把监督权充分下放到内部的审计部门，使基建审计工作有序、规范化进行，使所有的审计工作都能够做到有法可依。
2．加强内部审计人员的能力培养
高校内部审计部门在工程结算审计外委的同时，应注意对内部审计人员的能力培养。通过外审项目的全程参与，学习外审人员先进的审计技术手段和审计方法，不断提高自身的业务水平。内审人员在熟悉各种工程造价计价方法的同时，也应熟练掌握合同法及其它相关法律法规。另一方面，内审部门也要鼓励内审人员积极参与注册造价师、注册建造师之类的专业资格考试，有效提高内在专业的胜任能力。
3．合理选择外审单位，加强监督控制
高校应该通过公开招标的方式确定工程结算的外审单位，评标标准应该客观公正、科学合理，这不仅有利于选择业务水平、职业道德俱佳的外审单位，还可以防止一些人为因素的干扰，确保外审单位独立客观地展开工作，从而使工程结算获得高水准的审计服务质量保证。高校与外审单位签订的合同，应该详细约定外审业务的服务范围、控制措施、审计条款、报告制度、争议解决、违约责任及其处罚措施等主要内容，只有明确约定双方的责权利，才能有效避免合同纠纷，确保外委审计合同的顺利履行。外委审计过程中，高校内部审计部门应对外审项目实行监督和控制。例如陪同外审人员到施工现场查证，参与外审单位与施工单位之间结算差异问题的讨论。但也应该注意方式方法，程度适当，充分尊重外审单位在实质上和形式上的独立性。高校内部审计部门应该建立审计复核制度。审计复核是在外审单位和施工单位就外审项目基本意见一致后，在对审计报告最终定案前，邀请第三方造价咨询机构对拟定的审计报告进行复核和检查。前提是与外审单位的合同中首先明确高校内部审计部门有进行复核的权利，并约定外审单位的结算结果允许一定额度的审计误差率存在。复核时为了提高工作效率，可采用重点抽查审计法、分析对比审计法等。复核制度可以及时发现拟定的审计报告中可能存在的错误，同时也是对外审单位的一种监督。
4．拓宽审计范围，实行全过程审计
高校内部审计部门应该从基本建设项目的建设初期，即投资决策阶段开始介入，到项目竣工并办理完结算为止。自始至终地对基建工程的造价审计进行管理。具体分为事前审计、事中审计、事后审计。只有内审单位全程参与，才能形成科学合理的造价审计控制体系。事前审计主要在基本建设项目的立项阶段、设计阶段、招标阶段，对有关造价进行把控。其中包括工程量清单、招标控制价、合同专用条款等重要内容的复核;事中审计要通过签证制度的完善进行合理审计。内审人员要经常深入到施工现场，对施工技术工艺、方法等进行察看，了解最新的工程进度与质量。只有掌握好现场第一手资料，才能为工程结算审计打下坚实的基础;事后审计主要是对合同履行、工程结算等各个环节的真实性、合法性和效益性进行审查。具体包括工程结算的计算方法与合同约定是否一致，工程量是否超算，定额是否高套、错套，设计变更和工程签证的结算单价是否准确，材料与现场是否一致，材料价格是否不实等。
5．加强廉政建设，确保审计机构的独立性
高校需积极开展廉政建设，优化审计机制，只有充分展现出内部审计部门的独立性，才能真正发挥其审计作用与效果。高校内审工作应独立于其他的工程管理部门，在工作中不断创新，敢于监督揭发违规问题。独立的内审团队更能够发现审计过程中存在的问题，能够为工程决策管理者提供有效的依据与参考，更能够进一步实现高校基建工程的健康发展。充分独立的内审部门可以有效降低目前在监督过程中面临的风险，促进审计工作有序、持续、良好地发展。
四、结语
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