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档案职称论文8篇

时间:2022-03-06 22:33:19

档案职称论文

档案职称论文篇1

关键词:浅谈考绩档案管理

医院职工考绩档案是医院各级各类人员在工作中形成的考试、考核、进修、培训的成绩,撰写的各种学术论文、学术报告、履历表、获奖证书、荣誉证书、技术人员职称晋升以及能反映个人业务水平和政绩方面的、并且按照一定归档案制度集中保管的文字材料。在医院档案的规范化管理中,我院把职工考绩档案列入医院档案综合管理,并对其档案收集、归档、利用实行了“三同时”的管理。现在这“三同时”已在档案工作和业务、人事管理工作中形成了制度,业务管理部门和人事部门与综合档案室已成了不可分割的整体。

1、职工考绩档案的形成,收集与各类人员的业务管理同时

职工考绩档案是一个新门类的档案,因为它是有档案的基本属性。首先,它是我院职工特别是业务技术人员在科研活动及医疗、教学中的产物,是他们辛勤劳动和聪明才智的结晶。其次,也反映了我院工作人员的素质,是我院在医疗、业务工作上整体水平的重要标志和真实记录,它是有重要的保存和利用价值。它的形成、收集、归档管理都与各类人员业务活动相联系。如医务科、护理部在开展业务考试、技能竞赛、选派人员外出进修、培训、年度考核、学术交流等工作的同时,档案部门就开始关注各类材料的形成,并在工作结束后及时开展了资料的收集、归档工作。这类档案工作的开展,改变了档案工作与各类人员业务活动相关联的被动局面,并形成了一套机制。与各类人员的业务活动同时进行,从而使档案工作更有效地服务于医疗、科研、管理各项工作。

2、职工考绩档案的利用与各项工作的考核、职工晋升职称工作同时

职工考绩档案由于其属性和利用价值,因此必须与医院的考核、评定等工作同时。

医院各种考核、如职称评定、目标管理、医院上等达标的评审等,都与职工考核档案有着密切的关系。

一个人的业务水平、医疗技术水平、科研能力及其它主要工作究竟有哪些,是优是劣,这类档案就给予了充分的回答。也就是说这类档案对医疗的各项工作能提供科学的依据,从某种意义上讲,起到了领导的参谋及助手作用。在医院等级评审中,其中就有要看该医院学术论文的发表情况。在职工职称晋升评审中工作中,都是需要档案室提供近三年的职工考绩档案材料。如人事部门要将需晋升职称的职工的近三年的年度考核表复印上报,要利用职工考绩档案中的信息写出职工晋升的综合材料。又如:需要晋升职称的职工要利用本人的考绩档案中过去近几年的学术论文作参考,汇总撰写出更好的论文来发表;要利用自己过去几年的年度总结写出几年任职期间的工作总结。在每年的职称评审工作中,人事部门和有关职工都要在我院综合档案室查借阅材料。因为我们提供的是真实、可靠的依据,既方便了职工、部门,也提高了我们档案室的知名度。同时使职称评审工作得以顺利开展。几年来为职称评审提供档案近300卷。从某一方面来说,这类档案工作的开展弥补了人事档案的不足,从而构成了选拔人才资源的信息库。超级秘书网

3、职工考绩档案的形成与竞争态势同时

这里所讲的竞争有两个含义,一是档案工作本身的竞争,二是各级各类业务人员的竞争。由于这类档案参与了院内的许多大事,如医院等级评审,年终考核、职工职称晋升,从而使档案工和走向了更好的运行状态。这种良性循环及有利的大气候,使得我们综合档案室在院里有了一定的知名度,并且多次受到各级部门的表扬。

这种态势的形成,引发了各级各类人员的竞争。他们深知这类档案收集的是他们的工作业绩。各种考核也好,晋升职称也好,都与档案工和有着密切联系。由于我们的显效工作,使医生、护士的档案意识自然得到了加强,都能自觉地把他们个人的材料及时归档。当他们不在,又赶上考核评审时,档案室都能及时提供材料。由于这类档案提供的是可靠的,有力的证据,并与每个人的切身利益挂钩,从而提高了全院人员的档案意识,激发了他们奋发向上、不断进取的竞争意识,都力争多出成果,用实际行动来填写自己的档案。

档案职称论文篇2

关键词:  浅谈  考绩档案  管理

        医院职工考绩档案是医院各级各类人员在工作中形成的考试、考核、进修、培训的成绩,撰写的各种学术论文、学术报告、履历表、获奖证书、荣誉证书、技术人员职称晋升以及能反映个人业务水平和政绩方面的、并且按照一定归档案制度集中保管的文字材料。在医院档案的规范化管理中,我院把职工考绩档案列入医院档案综合管理,并对其档案收集、归档、利用实行了“三同时”的管理。现在这“三同时”已在档案工作和业务、人事管理工作中形成了制度,业务管理部门和人事部门与综合档案室已成了不可分割的整体。

        1、职工考绩档案的形成,收集与各类人员的业务管理同时

        职工考绩档案是一个新门类的档案,因为它是有档案的基本属性。首先,它是我院职工特别是业务技术人员在科研活动及医疗、教学中的产物,是他们辛勤劳动和聪明才智的结晶。其次,也反映了我院工作人员的素质,是我院在医疗、业务工作上整体水平的重要标志和真实记录,它是有重要的保存和利用价值。它的形成、收集、归档管理都与各类人员业务活动相联系。如医务科、护理部在开展业务考试、技能竞赛、选派人员外出进修、培训、年度考核、学术交流等工作的同时,档案部门就开始关注各类材料的形成,并在工作结束后及时开展了资料的收集、归档工作。这类档案工作的开展,改变了档案工作与各类人员业务活动相关联的被动局面,并形成了一套机制。与各类人员的业务活动同时进行,从而使档案工作更有效地服务于医疗、科研、管理各项工作。

        2、职工考绩档案的利用与各项工作的考核、职工晋升职称工作同时

        职工考绩档案由于其属性和利用价值,因此必须与医院的考核、评定等工作同时。 

医院各种考核、如职称评定、目标管理、医院上等达标的评审等,都与职工考核档案有着密切的关系。

        一个人的业务水平、医疗技术水平、科研能力及其它主要工作究竟有哪些,是优是劣,这类档案就给予了充分的回答。也就是说这类档案对医疗的各项工作能提供科学的依据,从某种意义上讲,起到了领导的参谋及助手作用。在医院等级评审中,其中就有要看该医院学术论文的发表情况。在职工职称晋升评审中工作中,都是需要档案室提供近三年的职工考绩档案材料。如人事部门要将需晋升职称的职工的近三年的年度考核表复印上报,要利用职工考绩档案中的信息写出职工晋升的综合材料。又如:需要晋升职称的职工要利用本人的考绩档案中过去近几年的学术论文作参考,汇总撰写出更好的论文来发表;要利用自己过去几年的年度总结写出几年任职期间的工作总结。在每年的职称评审工作中,人事部门和有关职工都要在我院综合档案室查借阅材料。因为我们提供的是真实、可靠的依据,既方便了职工、部门,也提高了我们档案室的知名度。同时使职称评审工作得以顺利开展。几年来为职称评审提供档案近300卷。从某一方面来说,这类档案工作的开展弥补了人事档案的不足,从而构成了选拔人才资源的信息库。

    3、职工考绩档案的形成与竞争态势同时

        这里所讲的竞争有两个含义,一是档案工作本身的竞争,二是各级各类业务人员的竞争。由于这类档案参与了院内的许多大事,如医院等级评审,年终考核、职工职称晋升,从而使档案工和走向了更好的运行状态。这种良性循环及有利的大气候,使得我们综合档案室在院里有了一定的知名度,并且多次受到各级部门的表扬。

        这种态势的形成,引发了各级各类人员的竞争。他们深知这类档案收集的是他们的工作业绩。各种考核也好,晋升职称也好,都与档案工和有着密切联系。由于我们的显效工作,使医生、护士的档案意识自然得到了加强,都能自觉地把他们个人的材料及时归档。当他们不在,又赶上考核评审时,档案室都能及时提供材料。由于这类档案提供的是可靠的,有力的证据,并与每个人的切身利益挂钩,从而提高了全院人员的档案意识,激发了他们奋发向上、不断进取的竞争意识,都力争多出成果,用实际行动来填写自己的档案。

档案职称论文篇3

关键词:医院职称档案;建设;思考;管理

医院职称档案是医院人事档案工作的一个重要组成部分,是医院卫生技术人员和管理人员学术水平、业务能力及工作业绩等方面的原始记录。作为知识型、技术型密集的医疗机构,每一位卫生专业技术人员都十分看重职称晋升,以体现自身的专业实践能力,另外职称档案能为医院知人、用人提供重要依据。

1 医院职称档案的构成

医院职称档案一般由各类职称文件、个人申报材料及各类申报表格构成,是医院在各项职称评审活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等历史记录。具体为:

1.1 各类职称文件

包括来自上级主管部门,如国家卫计委、省卫计委及人社厅等部门下发的有关职称管理的文件和各种资格审批通知,医院内部职称工作中形成的具有保存价值的文件材料,如关于医院职称评审及聘任的相关规定、职称评审通过人员获得资格名单和聘任文件,申报晋升职称人员公示、答辩记录,各级评委会会议记录和投票结果,兄弟单位之间参观、交流的经验材料等。

1.2 个人申报材料

主要指专业技术人员的业务能力、学术水平和工作及科研业绩。业务能力包括任职期间所完成的工作量统计,学术水平和科研业绩包括科研成果、论文、论著,送审代表作评价意见,主持或参与科研课题数量和到位经费,专利申报,成果推广和所获奖项。另外还有各种学历、学位证书,专业技术资格证、聘任书、年度考核表、全国或省职称外语统一考试成绩单、计算机应用能力考试成绩单、继续教育证,各类获奖荣誉证书等。

1.3 各类申报表格

包括专业技术职务申报评审表、卫生专业技术资格考试合格登记表、大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表、专家对晋升人员代表作的评价意见、专业技术资格审批表、专业技术任职考核表等。

2 医院职称档案与人事档案的区别

2.1 医院职称档案特点

医院职称档案除了和人事档案具有重要性、真实性、多样性、连续性、实用性、保密性等共同特点外,也有自己的特征。一是专业性强:医院职称档案涉及的职称系列范围有卫生系列、会计系列、经济系列、工程系列、档案系列、社科系列等诸多职称类别。二是阶段性明显:医院职称档案是每个具有专业技术职称的职工,从进入医院工作后,试用期满后,经过初级、中级、高级专业技术职称晋升,晋升为高级职称以后,其档案材料移交医院管理,管理工作的阶段性明显。三是复杂性较突出:医院不但有大量卫生专业技术人员和辅系列专业技术人员,也聚集了不少行政管理和工勤人员,涉及的职称系列如前所述复杂多样,由于申报不同系列职称有不同的学历、资历、工作业绩、科研学术水平的要求,所以提交的职称晋升材料也因人而异。

2.2 相同点

医院职称档案与人事档案都是以个人为立档单位,二者间存在相互联系、交叉和渗透的关系,并有内容上的部分重复和雷同,而且,材料的形成都是以原始、真实、精确和浓缩的方式记载。

2.3 不同点

人事档案是记载个人经历、政治历史、工作业务能力、学识及专业特长、职称及职务、政治面貌、奖惩、工资、离休和退休等情况,全面展示和概括个人各阶段、各方面的具体状况。而职称档案具有一定局限性,主要是针对卫生专业技术人员的业务工作、科研情况以及与科研、论文有关的一切业务情况的记载材料,较多材料和内容都来自业务和科研档案,可直接反映医院的业务能力、科研及管理的动态、实力和水平。

3 建立医院职称档案的重要性

医院职称档案主要反映了专业技术人员的业务能力、学术水平、工作业绩和科研能力,个人职称申报及评定材料的收集及建立,科研成果、论文、论著,新技术新项目的申报等材料都是个人工作、科研情况的真实写照。具体表现在以下四方面:

3.1 评价性

客观、公正的评价每一位医务人员是医院实施科学管理的前提。医院职称档案能真实地反映医务人员业务能力,依据完整的医院职称档案材料就能比较客观、准确地评价出一个医务人员工作能力的大小、学识水平的高低、科研能力的强弱。

3.2 信息性

医院职称档案是医院完整的或重要的人才信息库,即可为医院正确评估医务人员队伍,严格医疗管理,寻找办院路子,明确办院方向提供能力和教学水平信息支持。同时,目前医院实行岗位聘任制,也需要这些档案提供可靠信息。

3.3 依据性

卫生专业技术人员生活和工作都离不开档案,职称材料是他们合理流动的“通行证”和“身份证”。办理工作调动、申请出国、进修学习、攻读学位、工资调整、晋升职务、医疗保险、退休等手续时都离不开职称证明。

3.4 参考性

医院职称档案的建立与管理,能为单位选拔人才提供可靠依据。通过调阅他们的职称档案,可以全面了解他们学习、工作情况,进而为领导决策提供参考。

4 建立医院职称档案的措施

4.1 增强档案意识,建立健全运行机制

首先,要从建立医院职称档案的管理机制入手,明确一名人事部门领导分管医院职称的业务工作,并在条件许可的情况下,建立医院职称档案室,实行专人专管。宣传建立医院职称档案的重要性,增强他们的档案意识,在全院范围内形成主动收集、自觉上交应归档材料的良好氛围和科学的运行机制;其次,要建立健全各项规章制度,使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循,步入制度化、规范化管理轨道。

4.2 提高档案管理人员素质

人员素质的高低直接影响医院职称档案工作质量的优劣,因此要求档案人员既要有档案管理方面的知识,又要有职称管理方面的专业知识,并要掌握较先进的现代化管理技术。这就需要现有工作人员通过培训、自学或与兄弟单位同行之间相互交流等方式,增强其理论知识和实践能力,提高综合素质培养。应有高度的责任心、事业心,需要有扎扎实实、任劳任怨的工作作风和默默无闻的奉献精神。

4.3 加强规范化管理

4.3.1注重材料收集工作。人事档案中的专业技术资格申报评审表,大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表,专业技术人员年度考核表,上级部门和医院下发的职称文件,以及各种各级职称会议记录,医院、学术委员会、高评委投票统计表等材料是非常重要的。档案管理人员在收集整理时应认真检查,一旦发现归档材料有所遗漏,应及时寻找,以确保档案完整。

4.3.2注重整理工作。按专业或科目分类、整理、归档,力求以客观事实为依据,做到客观、公正、公平,有目的地进行筛选,去粗取精。

4.3.3加强保管工作。近几年随着医院规模的扩大,流动人员日益增多,职工数量迅速增长,人事档案等各类档案的转递也日趋频繁。对档案的借阅、调档等要建立相应的制度,严格履行手续,做好档案的保管工作。

4.4采用先进的现代化管理手段。要开发医院职称档案的管理软件,运用计算机将医院各类专业技术人员按年龄、学历、工作业绩等诸方面进行结构比例分析,作出表格或图表,为医院搞好专业技术人员业务考核利用做准备,为专业技术人员的管理提供保障,同时也为业务考绩档案的开发利用做准备。

参考文献

档案职称论文篇4

摘要:职称改革是我国一项重要的人才选拔和激励制度,关系到广大专业技术人员的切身利益。从2009年开始,广西率先在全国各省区中实行无纸化信息评审工作,取得了良好的效果,得到了专业技术人员的广泛认可和支持。作为职称信息化改革的一个重要内容,档案的信息化建设也被人们提上了日程。转变观念、加大资金投入,不断提高从业人员的素质,制定相应的标准,确保档案信息的安全性是职称档案信息化建设的关键。

关键词:职称档案 信息化 广西 途径

1、引言

我国的职称改革已经迈入了第二十六个年头,近三十年来,这项政策在专业技术人才的选拔、激励、使用等方面发挥了举足轻重的作用。2008年,经过柳州市中小学教师系列的成功“试点”,2009年开始,广西在全区范围内实行职称信息化评审的改革。这是广西在创新人才选拔制度方面进行的一次有意义尝试。从两年的实践来看,这项改革得到了广大专业技术人员的认可和支持。作为信息化改革的一个重要内容,职称档案的信息化建设也因此被提上了议程。

2、职称档案信息化的含义

2.1职称档案的内容

职称档案是指各单位在开展职称评审、职称考试、职称聘任等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像等不同形式的记录资料。1主要内容包括各级人事职改部门的文件及通知、参评对象的各类表格(如评审表、认定表、重新确认表)、各类佐证材料、职称证书等。

2.2档案信息化建设的含义

档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、音像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案数据库。2职称档案的信息化建设是指在职称信息化改革的背景下,利用各种技术手段,将各类纸质的职称文件或其它传统的佐证材料转化成电子档案数据,并通过一定的数据库技术实现对档案信息的管理和利用。

3、职称档案信息化建设的必然性

3.1 传统职称档案管理存在的问题

3.1.1 费时、费力、费钱

以广西高校教师系列为例,申报高级职称的纸质材料往往包括一式四份的评审表(16K纸双面打印)、一式二十五份的推荐大表(A3纸打印)、论文代表作原件一份、各类证书或证明材料复印件一式一份等。为了能够提供齐全的材料,参评对象往往需求提前半年收集材料并分类汇总;此外,由于高校教师的教育科研业绩相对突出,一个参评对象完整的纸质申报材料往往重达2~3斤,一个高校一年的职称材料的搬运很有可能会需要使用到微型的面包车,光凭职改工作人员来搬运是不现实的;再次,由于绝大部分申报材料提供的是复印件,使用到的复印纸多达几百张,这无形中也会给参评对象带来不小的经济负担。

3.1.2 档案材料真实性无保证

近年来,职称工作的社会关注度越来越高,一方面是因为职称事关专业技术人员的切身利益,另一方面是因为在职称评审中出现了不少材料造假的案件,破坏了职称评审原本的公平性。极少数申报对象利用纸质复印件材料不容易让人察觉的缺陷,在职称评审中“获利”,使人们对职称评审的公平、公开和公正,产生了怀疑。

3.1.3 档案材料利用率不高

档案的最终目的是利用。一份参评对象的职称材料,既是该同志基本情况的概述,也是该同志几年甚至是几十年来业绩成果的一个总结,具有较大的利用价值。然而,长期以来,很多人存在一种落后和错误的观点:职称材料只是在申报评审时才有用,如果通过评审了,则职称材料的存档或利用就显得可有可无。这种观念导致人们将职称档案把其佐证材料功能与日后的使用功能分离开来,再加上相关单位职改办部门保存的材料中主要是以评审表为主,其它申报材料一般如数退还给申报者本人。因此,大部分参评对象的职称档案实际上利用的程度非常低,形成了所谓的“信息孤岛”。

3.2 职称档案信息化建设的必然性

3.2.1 省时、省力、省钱

随着北部湾经济开发区的建设及中国―东盟自由贸易区的建成,广西正处在历史上最佳的发展时期,为广西专业技术人员的发展壮大提供了千载难逢的大好机遇。以教师系列为例,2004年全区申报高级职称的教师人数只有900多人,而2010年的申报人数超过了6000人,申报人数增长了6倍。假设每份纸质申报材料的重量平均在2~3斤,则其总重量将高达几顿,这将给档案的使用和保管带来极大的困难。而采用无纸化申报后,将大大简化职称档案材料的制作时间和成本。一般情况下,某个单位或个人只需要具备一台电脑、一个扫描仪或数码照相机、一个移动硬盘就能够满足大部分职称信息化佐证材料的制作、上报、保管和利用的要求。

3.2.2 人才的流动性增强,对职称档案的使用提出了更高的要求

随着国家事业单位岗位设置改革政策的实施,很多专业技术人员逐渐摆脱了原来“铁饭碗”、“大锅饭”的思想束缚,人才的流动日益频繁,这就要求职称评审的任务不单单是选拔人才,更要利用好人才。而利用好人才的一个基本前提,就是要掌握人才的各项基本情况,而职称档案正好具备了这样的功能。再加上信息化评审后,档案的信息更加便于检索、利用、传递、保管,相比传统的职称档案而言,具有更大的利用价值。

3.2.3 电子设备的普及和信息化技术的进步为档案信息化建设提供了物质保障

几年前,当计算机、数码相机、移动硬盘等电子设备对于国内绝大多数的消费者、甚至是单位来说都是一种奢侈品时,信息化建设因缺乏基本的载体而只能是一种奢望。而今,笔记本电脑、数码相机、移动硬盘、复印机、扫描仪等电子设备早已进入了“寻常百姓家”,即便是在一些条件比较艰苦的山区或者乡镇,也具备了制作信息化职称档案的基本设备;其次,信息化技术的进步为职称档案的使用变得更加的便利。如网络技术的发展解决了多人同步电子档案上传或下载的“带宽问题”,加密码认证技术解决了档案材料的安全性问题等。

4、职称档案信息化建设的探讨

4.1 转变观念,加大投入

作为一个“新生事物”,职称档案信息化建设的发展之路不可能一帆风顺。与传统纸质档案管理相比,信息化建设面临设备的使用和维护更加复杂、前期投入的经费更大、技术的学习和掌握更难等现实问题,再加上人们接受一个“新生的事物”普遍需要一个较长的过程,致使在实践当中出现档案信息化建设跟不上职称信息化改革步伐的征兆。究其原因,主要由于很多单位的领导或职改工作人员不重视导致的。片面追求职称评审的通过率,“突击性”的阶段性工作,无固定的工作人员等方面的原因使得职改工作在很多单位得不到应有的重视,职称档案的管理更加容易被人忽视。只有相关单位加大对职称信息化建设的投入,转变人们的观念,把“要我建”变为“我要建”,才能为职称档案信息化的建设争取到更为有利的发展条件。

4.2 提高从业人员素质

职称档案的利用率大小,关键在于职改工作人员业务素质的提高。以往纸质材料阶段,职改工作人员只需在评审会结束后将相关的评审文件和纸质的评审表归档保管即可。而信息化以后,职改工作人员既要指导申报对象如何制作信息化的档案材料,又要负责信息材料的整理、汇总、上报和保管,工作量明显增加了;其次,信息化后职改工作人员的工作难度也增加了,要求他们不仅懂得基本的电子设备使用和维护的方法,且需要学习掌握网络传输、数据库、绘图软件等计算机软件的技能。可见,只有不断提高职改工作人员的业务素质,才能为职改档案信息化建设提供必要的智力支持。而要提高职改工作人员信息化管理能力,可以考虑以下两种方法:(1)加强岗位技能培训。采取集中学习和自学相结合的方式,对所有职改工作人员特别是缺乏相关信息化管理知识的人员进行培训;(2)参加各种计算机或信息化方面继续教育的培训。必要的继续教育能够防止职改工作人员知识的老化,开拓他们的视野,调整他们的知识结构,提高他们的素质。

4.3 制定标准、安全第一

信息化标准的制定和信息的安全性保障是信息化建设的两个核心问题。如果没有相对统一的制作标准作为指导,那么不同单位的信息化档案之间的就有可能出现较大的差异性,不利于档案信息的相互传递或者使用;其次,安全性问题是职称档案信息化建设的另一核心问题,由于档案中大量涉及单位或个人的信息,假如保管不当,极有可能给当事人带来物质上或经济上的损失。因此,制定统一的标准,确保信息的安全就显得十分的迫切。标准的制定可以掌握以下两个原则:(1)不违反规定的原则。即根据现有的相关档案管理的法律法规制作档案信息化的要求;(2)普遍性与特殊性相结合。即各单位、各部门既要在服从上级人事职改部门有关职称档案信息化建设指导意见的基础上,根据本单位的实际制定切实可行的方案和措施。其次,档案信息化的安全性问题可以通过限制访问策略(如网络防火墙设置、网络访问权限设置、加密狗设置等)及物理安全设置等方法解决。

总之,信息化是当今社会发展的一大趋势,职称档案信息化建设必将随着职称信息化改革的深入而显得更加的迫切。广大职改工作人员需要克服前进道路上面临的各种困难,才能使职称工作在经济社会发展中发挥更大的作用。

参考文献:

档案职称论文篇5

一、档案分类实践视野与简约化实践

实践视野是职能简易分类实践中的一个极为重要的问题。以往的许多档案分类实践,由于不能摆脱狭隘性,由于实践领域不能充分扩展,只是在本专业、甚至本专业某一领域单打苦斗,其实践犹如画地为牢,其认识如井底之蛙。某些人尽管研究了大量古今中外的档案分类理论,尽管几十年的长期实践中苦苦思索,在反复挫折中一再寻求而少有收获,究其根源,是实践视野的局限性严重阻滞了实践创新成果的产生。人们的视野只有是广阔的,才能放开眼界,广纳博取,兼容并蓄,触类旁通;人们只有运用多学科知识与多门类理论指导实践,丰富实践、深入实践,运用联想与跨越、实在与虚拟、复杂与简约等方法推动实践步伐的前进,才能有所感悟,实现档案分类认识的飞跃与实践的创新。

档案分类实践的领域包括实践广度和实践深度两个方面。分类实践的广度在理论上是无限的,它绝不仅仅局限于档案分类,甚至档案管理这一社会专业活动的领域。档案分类实践的深度也是无限的,它也绝不可能仅仅局限于人们对于档案分类已有的认识,而更取决于对未来发展趋势的把握。逐渐展开人们档案分类实践视野的广度与深度,是实现档案分类实践创新与理论突破的必由之路。广域的档案分类实践伴随着一定程度的复杂性与曲折性。而复杂与曲折的实践过程应当导致简约实践目标的实现。 科学 家研究任何项目或试图发明任何科学成果,其目的是将这些项目成果变成大众的简易再实践而达到推动社会生产力发展与社会文明进步之目的。蒸汽机、 计算 机的研究过程是复杂与充满挫折的,而这些机器或物品的使用却是简单容易的。从事档案分类复杂与曲折的实践,其目的就是从实践中获得简易档案分类方法,推动档案分类实践走向简约化大众化之路。

二、探求档案分类认识的“源”,把握好档案分类实践的“势”

档案分类形成的社会本源是什么?社会管理与劳动分工具体区别的依据是什么?表述人类社会活动区域的标志是什么?笔者认为,职能是人类社会活动中最稳定、最悠久、最客观准确的特征,是人们区别社会活动领域的主要标志,是表述社会活动与劳动分工的依据,是表述档案类别的基本方法。职能是档案分类形成的社会本源,职能分类理论应当成为档案分类认识的主导思想与指导实践的理论基础。

档案是人类社会劳动的产物,带有深刻的社会职能烙印,档案类别应当准确客观地反映出人类社会劳动的 历史 线索,应当与社会管理职能的区分相一致,因此,档案分类应当与社会管理职能与劳动分工的划分保持统一。采用职能分类,是档案分类与人类社会职能相统一的客观需要,按职能划分目录应当是档案分类的首选,是档案分类实践应当仅仅把握住的“源”。

那么,什么是档案分类实践应当把握的“势”呢?

纵观

三、职能简易分类方法是实践的产物

笔者在上个世纪末感到,在铁路物资系统运用多年的问题分类方法逐渐暴露了一些弊端:由于类目衔接的模糊性而造成的归档文件混类问题、由于文件一文多事或文题不符而产生的难以归类问题;改革中产生的诸如职工养老保险、社会保障、公司股份制,以及不同类型 企业 重组、企业经营体制转换或合资企业、控股公司等新事物、新问题层出不穷所带来的类目频繁调整直至难以适应问题;等等。与此同时,机构分类法的应用者在企业深化改革中也普遍遭遇了机构及其名称频繁变动造成机构分类难以应对的苦恼。那么,什么分类方法更适合于今后档案分类需要,传统的分类方法如何变革呢?

档案职称论文篇6

关键词:基层医院;建立;管理;卫生技术档案

在医院的档案管理体系中,涉及卫技人员个人的档案包括个人技术档案、文书档案和人事档案,卫技人员技术档案是医院档案的重要组成部分,建立健全卫生技术档案,加强对卫生技术档案的管理,对完善医院档案管理体系和加强卫生技术人才队伍建设有着十分重要的意义。本人管理档案多年亲手接收一些基层医院调入的技术档案,发现部分医院技术档案内容过于简单只有几张证书复印件,一些医院把技术档案跟人事档案混装在一起,分不清哪些材料该放在人事档案哪些应放入技术档案,个别医院甚至没有建立技术档案。本文就所在单位建立和管理卫生技术档案情况作一些介绍,希望对基层医院的同志有所帮助。

1 卫技人员技术档案的建立包括原始材料的收集、整理和归档等环节

1.1 原始材料的收集

档案收集工作是档案工作的重要环节。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。首先要明确建立档案的内容,根据医院管理的需要,我院卫生技术个人档案主要包括以下材料:1个人的基本信息情况,包括本人的姓名、性别、身份证号、参加工作时间等,2参加学术团体情况,3个人工作简历情况,4岗位培训情况,5外出学习、会议交流、进修、在职继续教育情况,6个人业务讲课情况,7个人科研、情况,8个人继续教育学分记录,9个人奖惩记录,10个人身份证、毕业证、学位证、执业证、资格证、职称证复印件。根据以上档案内容确定收集方向和方法:

1.个人基本情况表由管理技术档案的部门填写,一些信息比如参加工作时间要认真地与人事部门核对,确保准确无误;

2.参加学术团体情况主要向本人收集,收集参加学术团体的有关证明、证书复印件,然后制作表格统一汇总;

3.个人工作简历由本人填写,与人事部门进行核实;

4.岗位培训情况主要是参加本单位组织的理论、操作培训及考试记录,理论有法律法规、制度、常规、三基理论培训考试记录,技术操作培训考核记录含基础操作、专科操作、中医操作、急救技能操作等,以上材料通过主管部门即医务部、护理部收集并进行汇总成表格形式保存;

5.外出学习、交流、进修及继续教育情况主要由本人提供学习进修结业证书、学分证复印件,有一些可以通过主管部门提供;

6. 个人业务讲课情况。因为业务讲课是由医务部、护理部安排,主要由以上二个部门提供,包括讲课的时间、地点、内容、课件;

7.个人科研、情况。包括课题立项申请书、结题报告成果鉴定证书等复印件,凡在报刊上公开发表的论文所提供的复印件必须有书刊的封面和目录,以保持其真实性;

8. 个人继续教育学分记录由本人提供学分证复印件;

9. 个人奖惩记录。各类荣誉证书复印件包括各级各类的优秀、先进和处罚决定等;

10.个人身份证、毕业证、学位证、执业证、资格证、职称证复印件由本人提供。

由于以上材料一部份通过医院办公室、人事、医务、护理等部门收集,一部分要通过向本人收集,因此,在建立档案之前要在全院范围内进行宣传,使从院领导到一般专业技术人员都知晓建立健全技术档案的重要性和必要性,争取大家的支持和配合,及时上交档案材料。另外,由于档案材料产生是持续不断的,档案管理者要有敏锐性,掌握材料产生的时间和规律,事前要沟通、事后要介入,做到随时收集、定期收集相结合,保持材料收集的持续有效。

1.2 整理与归档

定期整理归档。对随时收集的原始材料进行分类、组合分别装入临时档案盒,季度或半年一次对临时档案盒里收集的材料,按规范进行裁切、裱糊、折叠。整理完毕后采取档案盒一人一盒的方式,按编好的目录顺序装盒放好,盒子封面贴上姓名、职称、所在科室等基本信息,然后按专业中医、西医、药剂、检验分科室从高职称到底职称排列上架存放。

2 管理和利用

技术档案的管理除做好收集、整理、归档基础工作外,更重要的是要建章立制,从制度上管理,建立完善卫生技术档案管理制度,是医院一项重要管理工作,我院卫生技术个人档案分别由医务部、护理部进行管理,其中医、药、技由医务部管理,护理专业由护理部管理。目前,我院建立有《卫生技术人员技术档案管理制度》、《卫生技术人员技术档案借阅制度》、《卫生技术人员技术档案传递制度》等制度,对档案管理、查借阅、传递都有明确规定和要求。

由于卫生技术个人档案是卫技人员业务水平和工作能力以及履行岗位职责的真实记录,它对卫技人员的考核评价、职称晋升、岗位聘用、选拔任用都有着重要意义。一是医院重要的信息资源,它为医院管理层对卫技人员的合理调配、人才资源的合理利用提供依据,进而为医院可持续发展奠定良好的基础;二是它可以帮助医院全面、动态地掌握卫生技术队伍情况,从而有针对性采取措施,加强卫生技术队伍建设,提高医疗服务水平。三是职称评定的依据,技术档案有反映个人技术水平的大量信息比如学术论文、科研成果、带教情况等,使评定工作有依据有说服力,更加公平、公开、透明;四是具有较高的学术参考价值,收集大量高水平论文、技术成果和科研,为众多卫技人员和社会提供学术信息。

3 一些体会

我院卫生技术档案的建立,为加强卫生技术队伍建设,提高医疗服务水平发挥了重要作用,但从实际管理情况来看,仍存在一些困难和问题,比如档案意识不强、档案内容不够完善、管理信息化程度不高、管理手段落后、档案收集不及时不完整等等。针对这些问题,在今后的工作中,我们要强化个人技术档案管理理念,把文书档案、人事档案、技术档案摆在同等重要位置看待。根据形势发展变化进一步完善技术档案内容,改变重定量评价轻定性评价,比如增加医德医风考评、综合技能评价等定性评价内容。积极推进档案信息化管理进程,研究开发技术档案软件,改变目前人工操作繁锁、工作量大、人工查找费时费力现状。同时,档案管理者要增强责任感,端正工作态度,提高服务质量,及时收集整理归档档案材料,确保档案资料的完整性和连续性。

档案职称论文篇7

关键词:高职院校,档案管理,队伍建设

 

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析

1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程

重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:

其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍

建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制,二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍

高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。

4、推动档案管理研究,创新档案管理

高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围

交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持,另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献:

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6:9-10;

[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591;

[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27;

[4]吴晶. 以人本思想建设档案编研的创新团队.机电兵船档案[J].2007.5:30-31。

档案职称论文篇8

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出,个人无论是教师还是管理层亦或是学生,其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1.名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便,对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2.首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3.时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下,可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料,演讲演示材料等。4.综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时,采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种,一种即将档案进行分类整理之后,按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大,可采用第二种综合管理方法,即将个人档案先按照年份进行整理后,再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案,工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多,类型丰富,管理起来有一定难度,应当特别注意以下几点。1.特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时,应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放,以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外,还应当做好注释,以方便日后的查找利用工作。2.个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性,合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3.确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一,人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时,档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度,而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

二、规范有效的电子档案管理

同纸质档案一样,电子档案是高校功能、政策、决策、程序、运转及其他活动的见证,其包含的信息具有历史价值。哈佛大学人事档案管理中的电子档案管理介绍了电子档案的管理方案、电子邮件的管理建议以及电子档案的命名规范和扫描工具的利用。

(一)利用电子档案系统来管理各种电子档案

哈佛大学人事档案管理的经验表明,可以利用电子邮件的分层目录结构(多层邮箱或文件夹系统)以及桌面的电子档案系统来管理电子邮件和其他电子档案。通常来说有三种方案。方案一,建立不同类别的文件夹,将个人文件移到文件夹中保存。方案二,建立不同类别文件夹并为每个类别建立按年份排列的子文件夹,再将个人档案移到各文件夹中保存。方案三,先按年度创建文件夹,再根据类别在年度下建立文件夹,从而将个人档案放到不同文件夹保存。

(二)对于电子邮件的管理建议

电子邮件的超大容量使其比其他任何档案的管理更有难度。哈佛大学档案馆提出的对于电子邮件的管理建议如下:将电子邮件按文件夹的形式组织起来易于识别其存放位置和内容;当归档管理时要考虑到附件的内容;使用系统提供的规则程序来整理和筛选接收到的电子邮件存放进相应的文件夹中;用相同的方式组织接收和发送的信息;在没有加密的情况下不要通过电子邮件发送机密信息,电子邮件并不是一种安全的传输方式;运用命名规范来使组织和排序简便化。

(三)采用统一标准的命名规范

电子档案表现形式与纸质档案明显不同,如若不注意规范电子档案的命名,而使用电子软件默认的初始化命名,则势必使电子档案的查找利用难度增大,同时也不利于电子档案的分类保存,因此电子档案必须使用统一标准的命名规范。哈佛大学档案馆认为,使用命名规范能够在文件和共享驱动器中保持一致性,使得分类整理更具有预测性,同时能够控制版本并在没有仔细检查的情况下提供文件和文件夹的内容线索。创造的命名规范将满足有用的分类,节约空间、缩写、符号、格式日期等条件,以提高排序,保持尽可能简短的名字,让它们容易阅读,并使用文件名来表达作者和版本控制信息。

(四)充分利用扫描工具,保证备份

哈佛大学档案馆认为,很多珍贵的纸质档案因为年份久远,保存难度大,其档案价值难以发挥,即使对纸质档案进行修补也不能保证其完整性,且这些原始文件为实现永久保存,不能提供原件利用,只能以复制件的方式提供利用,扫描件便成了珍贵档案提供利用的一种有效方式。扫描是一种管理档案和强化工作流程的有力工具。对于原始档案和扫描件的处理必须遵循高校档案的管理、保存和销毁的法律法规。同时,为了保证扫描件的提供利用,需要加强与扫描件相关的元数据的管理,元数据提供了上下文、记录的内容和结构,没有此元数据,扫描档案将失去大部分的证据价值和内容。此外,要注重扫描件存储所需的软件和计算机硬件得到定期维护保养,使得档案易于读取利用。

三、在线利用的干部档案管理

作为高校人事档案的主要内容之一,干部档案无疑是高校人事档案管理中的一个不可或缺的部分。哈佛大学人事档案管理中的干部档案管理可谓是与当今社会接轨,不仅实现了干部档案的在线利用,而且开展了档案数字化工程,干部档案管理技术性颇强。

(一)通过联机检索系统在线利用的干部档案

哈佛大学干部档案管理的代表组成部分即校长档案。校长档案不仅介绍了校长的职责、建校四百多年来校长角色的转变,而且收集了历任校长的行政办公文件和个人文档。其中行政文件记录了校长从制定机构政策到参与学术项目的各种高校正式业务,个人文档则刻画了校长们的生平,包括任职前后的事业以及学术追求和家庭活动。更值得一提的是,关于大多数校长们的个人文档的详细叙述资料都是提供在线阅览的。除了那些易碎的难以保存的原始文件限制利用以外,很多文件都是开放利用的。可在网页上直接浏览的个人文档分为两类:文件目录和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大学建立的联机检索系统,可以通过名称或者例如“教师”、“学生”、“通信”、“日记”、“剪贴簿”等检索词进行人事档案目录的网上索引,人事档案在HOLLIS系统上都可以查询到目录。除了检索人事档案的目录之外,部分人物传记档案也可以在HOLLIS系统上检索出来,如希欧多尔•罗斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森档案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事档案的主要内容都存储在HOLLIS系统中可供查找利用。

(二)干部档案的数字化工程

哈佛大学干部档案已全面实现了数字化管理。从2004年开始,哈佛大学档案馆开始对收存的档案进行二次加工,并于2009年对档案进行了数字化处理。信息技术的开发利用离不开资金的投入,西德尼•维伯基金的支持使得这一档案数字化工程开展十分顺利并取得了成效。其中,档案数字化工程对早期校长们的论文进行了数字化处理使其成为了在线利用资源,同时部分文档还有电子扫描件。档案数字化工程让哈佛大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理,这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值,也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。

四、离职员工档案的全方位管理

哈佛大学的人事档案管理工作十分重视离职员工的档案管理。在学校的管理规章制度中,有专门的关于离职员工档案管理的规定,可以说哈佛大学离职员工档案的管理是有规章可循的。哈佛大学的离职员工档案管理涵盖了离职员工档案管理的方针政策、责任划分、档案的处理以及离职员工预先自行整理档案的指导意见。

(一)以学校规章为据,妥当管理离职员工档案

哈佛大学的人事档案管理特别注重按照国家的法律法规以及学校的规章制度的要求来管理,离职员工档案的管理也不例外。当一位员工离职时,根据学校文件管理政策,所有经其负责的文件都要进行评估和处理。哈佛大学档案馆要求学校办公室设置好程序以确保员工在离职时其所有的文件都得到了恰当管理,同时,重要的学校信息不能因为疏忽而被损坏或公开。

(二)明确的责任划分,完善离职员工档案的移交工作

哈佛大学档案馆对离职员工档案管理的责任给出了明确的划分。预离职员工及其领导以及档案的交接人员对档案的管理负有责任。离职之前,员工应向其上级领导提供一份其所占有的学校文件的清单并告知每份文件的存放位置。可能的话,员工及其领导应当一同对文件进行检查。否则,员工的直接上司须对确保文件被正确地保管、移交或销毁负责任。这些程序可以作为离职手续如离职清单的一部分记录下来。当需要信息技术人员确保电子文件的移交、保管或删除的准确性时,员工的领导有责任运用学校的政策对员工的电子文件进行处理。办公室应当设置好电子文件清理的初始化程序。在没有得到离职员工的领导的明确批准的情况下,信息技术人员不得采取任何删除学校文件的行动。

(三)加强对离职员工预先处理档案的指导

哈佛大学档案馆对于预离职员工离职前自行处理档案给出了一些指导意见。对于现行文件和非现行文件的处理应该区别对待。现行文件应当移交其他员工进行保管,在特定情况下,员工的地位以及文件的敏感性可能要求移交记录应存档。在查阅一般的文件目录以及任何特别文件目录之后,再决定非现行文件是否保存。非现行电子文件需要打印的,取决于电子文件价值的时间长度以及电子文件的电子形式是否有存在的必要。在决定对文件进行保存或销毁之前应当联系文件管理服务中心。在离职之前,可以与同事或领导沟通交流他们所需要的资料,以大致确定保管和销毁的文件范围,为确保档案材料的保全性,可查阅文件目录来决定文件是应当被销毁还是交由同事或移交档案馆,确定之后可先自行分类然后交由单位处理。哈佛大学档案馆特别强调,要注意所有格式的档案的保存或销毁或移交的规则,也应当检查所有公共工作空间和个人工作空间的可存放文件的地方,以防有所遗漏。

五、专业的档案管理人员

在专业人员的配备方面,哈佛大学的人事档案管理不仅具有一支专业的档案管理人才队伍,且每个档案管理人员都具有专门的职责分工,相较于其他档案馆单一的档案文员而言具有绝对的优势。

(一)档案管理人员各司其职,分工明确

哈佛大学档案馆每一位档案管理人员都有自己专门负责的档案管理部分,同时其档案馆的主页上都有每位工作人员的工作内容和联系方式。这样一支训练有素、专业能力强、分工明确的档案管理人员队伍由以下人员组成:综合档案管理人员(包括高校档案管理员、档案馆助理),馆藏服务类档案管理人员(包括馆藏服务档案专家、加工处理档案专家、特殊材料编目/处理档案专家、项目经理),公共服务类档案管理人员(包括研究员、高级参考档案专家、参考资料助理、资产管理助理、公共服务档案专家),馆藏发展类档案专员(包括馆藏发展联合高校档案专家、馆藏发展/鉴定档案专家)以及档案管理专员(包括档案管理服务的联合高校档案专家、高级电子档案分析专家、档案操作专员、档案管理助理、档案经理、档案分析师)等。各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识,而且都能熟练进行计算机操作,同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求,切实做到了各司其职,人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于哈佛大学几百年来档案管理经验的积淀,也使得哈佛大学档案管理工作开展得愈发成功。

(二)档案管理人员培训

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