关键词：计生档案管理；问题；对策
计划生育是我国的基本国策，直接影响着我国经济水平的发展和生产力的提升，是实现小康社会和可持续发展的重要策略。计划生育档案管理是计划生育工作的重要组成部分，科学地进行计划生育档案管理，能够有效地提升计划生育工作的效率和质量，构造和谐社会。当前，我国在全面推行计划生育工作的同时，也在不断提升档案管理水平。但是，在获得成绩的背后也隐藏着一些问题，制约计划生育工作的进行和发展。
一、当前基层人口计生档案管理工作中存在的问题
1.存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓，因此工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2.内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育、节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。
3.监督检查流于形式。检查组“走马观花”式的检查不能真正解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4.人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响档案管理水平的提高。
5.管理制度不健全，手段落后。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
二、提升计划生育档案管理的措施
随着我国计划生育工作的陆续开展，并取得了较多成果，计划生育档案管理工作的重要性也越来越得到行业内人士的认同和重视。随着新时期对计划生育档案管理要求的不断增高，探索新的档案管理手段和管理方式也成为当前急需解决的问题。
1.档案工作者的角色定位。在传统档案管理中，由于主要的管理方式是手动管理，因此档案管理人员相当于保管人员，对计划生育的档案起到保护和整理的作用。但是随着信息技术进入到档案管理工作中，档案管理人员也进行了重新的角色定位，以最快的速度提升个人知识水平，提升个人自身修养，努力适应新的档案管理工作对管理人员的挑战。只有这样，才能以更专业的管理方式、更贴近群众的管理态度为社会提供高质量的档案信息与资料，体现计划生育档案管理工作的实用性与科学性。
2.加强对档案管理的宣传。计划生育档案管理能够有效促进计划生育工作的进行，是党和国家事业发展的重要环节之一。作为计划生育的档案管理人员，应采用多种媒介对档案管理所涉及到的人员进行档案管理法律法的宣传和教育，提升各地干部、工作人员对档案管理的认识，不断完善档案管理工作人员的专业知识和业务水平，普及工作人员对档案管理的思想认识，并将计划生育档案管理工作作为社会主义的发展规划，促使当地政府机关提供更多的资金、物质和人力支持，保障计划生育档案管理工作能够顺利进行和推广。
3.推进档案管理信息化的发展。随着信息技术在各行各业中的应用，档案管理工作人员应将信息技术引入当前的计划生育档案管理中，给档案管理模式和手段带来新的变革。在档案管理中，应建立档案网络化管理体系，实施计划生育档案的分级管理，并组建熟悉计算机技术、网络技术的小组，确保档案管理信息系统能够按照正常的方式运行，并对系统进行定期维护。
4.重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
5.合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，利于整体效能的发挥。
三、结语
计划生育是我国的重要国策，影响着我国生产力和国民经济的发展。而档案管理又是计划生育工作中的基本环节，影响着计划生育工作的效率和质量。作为档案管理人员，应努力提升个人综合素质，提升档案管理观念，力争在最短时间内完善计划生育档案管理的信息化建设和基础设施建设，完善档案管理的队伍建设，用现代化管理思想和管理方式武装自己的大脑，推动我国计划生育档案管理的发展。
参考文献：
[1]杨DD，吴玲.基层计生档案工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2011（2）：34-35.
[2]戴淑娟.基层计生档案管理存在的问题及对策[J].医学信息（上旬刊），2011（3）：15-38.
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须
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实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
一、计生档案的“四化”管理
（一）系统?W络化
计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。
（二）职责明确化
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
（三）工作制度化
只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。
（四）管理科学化
计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。
二、加强人口和计划生育档案管理的基本途径
1、更新观念。档案人员要从人口和计划生育档案实体的保管人员转变为管理者、知识提供者和决策咨询者，就需要掌握系统的档案专业知识、现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中。
2、重组人口和计划生育档案管理流程。根据信息流进行管理流程重组，人口和计划生育档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中，将隐性知识融入流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出人口和计划生育档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是人口和计划生育档案传递、交流和共享的过程。一方面，人口和计划生育档案流程参与者所蕴藏的隐性知识得到了显性化；另一方面，通过交流和共享，他人外化的隐性知识，通过不断内化、外化的循环，促进了知识创新的实现。
3、建立人口和计划生育档案技术服务平台。信息技术的发展促进人口和计划生育档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变。因此，分散、无序的信息集中和有序化，经过筛选、鉴别、归类和综合过程，更加结构化、综合化和系统化，成为一些单位科技档案服务的主要内容。有效的档案信息检索系统和检索手段，必要的网络系统和搜索引擎技术，以及各种知识储备的专题数据库群，能够实现知识的共享与有效利用。
4、优化人口和计划生育档案管理的环境。首先，建立多渠道的人口和计划生育档案管理的投入机制。第二，大力加强开发工作的法律法规建设，落实“依法治档”，保证工作有法可依。第三，建立和完善人口和计划生育档案管理工作的激励机制。
5、优化计生档案管理人员队伍
一、工作有计划
今年初，为确保全县档案行政执法检查工作能够顺利开展，县档案局很早就把档案行政执法检查工作列入了全年工作计划，初步计划在全县党政机关、企事业单位和乡（镇）开展档案行政执法检查工作，目的就是以执法检查为手段，深入贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》，紧抓年度整理归档工作，推动全县档案工作“六项工程”继续实施。
二、工作有安排
为确保全县档案行政执法检查工作能够有序开展，*县档案局印发了《*县档案局关于开展20*年档案行政执法检查的通知》文件，进一步明确了执法检查的范围和方法，以及检查内容和时间安排。要求各单位要高度重视，分管领导要亲自抓，综合档案室档案员要切实履行职责，找准工作中存在的问题，并及时加以整改。同时各单位要严格按照《档案法》、《云南省档案条例》及档案管理的实际情况认真进行自查，并形成书面报告于8月底前送交县档案局。县档案局根据各单位的自查报告进行检查。
三、工作有落实
根据年初计划和具体的时间安排，县档案局会同县人大教科文卫委、政府法制办、县国家保密局、司法局组成2个执法检查组，于9月8日～9月10日进行了为期3天的执法检查。执法组采取抽查的方式进行检查，先后深入到县政协、交通局、农业局、水利局、审计局、体育局、总工会、质监局、统计局、发改委、扶贫办、社保局、就业局、广电局、电力公司和小街镇、双江镇等15个部门单位，围绕被检查单位贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》的情况，档案工作的领导、组织和人员、经费落实情况，开展年度立卷归档和落实各项规章制度的执行情况，以及档案工作星级管理和家庭建档工作的情况等六项检查内容，认真听取各单位的自查汇报，实地查看综合档案室和档案保管状况，以及立卷归档档案的归档范围、整理质量、保管期限的划定、编目完成情况。
通过检查，检查组发现上述部门和单位能够深入贯彻宣传执行档案法律法规，年度立卷归档工作基本能够正常开展，没有开展档案星级管理工作和家庭建档的部门和单位也在积极努力做准备。综合来看，各部门各单位的档案工作还存在以下一些共同问题：
1、有的单位还没有把档案工作列入本单位的发展规划和年度工作计划之中，没有制定本单位的档案工作发展规划和工作计划，缺乏相应的考核措施。
2、档案专兼职人员不稳定，档案工作时间和力量投入不足。
3、有的单位档案库房环境比较差，存在安全隐患，档案保管条件有待改善，档案保管工作必须进一步加强。
4、对开展档案星级管理工作和家庭建档的重要性认识不足，领导干部的档案工作意识有待加强。
计生档案是国家档案的重要组成部分，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。
计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。
计生档案工作的主要作用
计生档案是计生部门的基础性工作。社会的发展，人类的进步，现代化建设的腾飞，都离不开档案和档案工作，凡是有人类活动的地方都有档案，都有档案工作，特别是社会已进入了信息时代，更是如此。档案对研究历史、认识社会、指导工作具有重要的凭证和参考作用。所谓计生档案，就是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划，开展今后工作，处理问题提供可靠的参考材料。在计生工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、计生人员工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规本文由收集整理划与实施、计划生育队伍的建设与整训、计划生育经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案，如果档案资料不齐全，不准确，就会影响以至延缓这些工作的正常开展。特别是领受新任务，制订新的工作计划，或遇到新问题，出现新情况，需要做出正确的决策时，档案的参考和借鉴作用更不可缺少。档案的信息作用越来越被人们所认识，所重视。计生档案是计生工作中一个不可缺少的重要组成部分，是其它工作所不能替代的，已成为计生部门管理工作中不可缺少的一项基础性工作。
计生档案也在创造价值和效益。计生档案除直接记述和反映计生工作活动外，还能创造出经济效益和社会效益。因为档案工作人员每年都要为单位的各项工作提供大量的文件、资料、信息，为利用者避免了重复劳动，节约了时间，间接产生了经济效益和社会效益。
计生档案是不可再生的宝贵财富。计生档案真实地记录了机关的行政管理、计生各项工作的全过程，凝聚着计生管理的成功经验，是全体人员辛勤劳动和智慧的结晶，它作为计生工作的重要组成部分，既具有现实作用也具有长远作用。因为计生事业需要一代一代地继承和发展，各项工作也要一代一代地往下传。社会活动不停止，档案工作就不会停止。其它财富，损坏了可以补偿，档案损失了，却无法弥补。因此，我们不仅享有利用前人积累的档案财富的权力，更有继续为后人积累和增加财富的义务，这是事业的需要，也是对历史负责的表现。
计生档案工作的规范化
系统网络化。计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作内容，明确专人，落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。
实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。要做到上边一根针，下边千条线，线不断，针不软。作为“司令部”的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的针，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着八面来风，是“针眼”，是关键，乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。同时，这些纵向线并非完全孤立，毫不相干，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，使其熟悉档案业务，经考核合格后，发放上岗证。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
职责明确化。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案
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工作提供物质基础。
工作制度化。人口计生工作十分繁杂，区人口计生局和各乡镇、村级计生办以及各级计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。计划生育的重要工作之一是进行计生技术服务工作，任务是为社会提供计生技术服务。在这种情况下，就需要制定一套完整的制度来规范约束。根据多年工作的实践经验，这些制度应包括以下五个方面。一是对专兼职档案员实行月初评季考核年奖惩制度。二是计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准，进行操作。三是实行定期谈话制度。专兼职档案人员要定期与服务对象谈话，取得工作主动权。四是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的b超室、x光室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。五是实行档案收集整理专业时间制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料。另外，还要制定一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。
管理科学化。计生办档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学的归档为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的。重点应抓好五个环节。
一、当前基层人口计生档案管理工作中存在的问题
1.存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓，因此工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2.内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育、节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。
3.监督检查流于形式。检查组“走马观花”式的检查不能真正解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4.人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响档案管理水平的提高。
5.管理制度不健全，手段落后。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
二、提升计划生育档案管理的措施
随着我国计划生育工作的陆续开展，并取得了较多成果，计划生育档案管理工作的重要性也越来越得到行业内人士的认同和重视。随着新时期对计划生育档案管理要求的不断增高，探索新的档案管理手段和管理方式也成为当前急需解决的问题。
1.档案工作者的角色定位。在传统档案管理中，由于主要的管理方式是手动管理，因此档案管理人员相当于保管人员，对计划生育的档案起到保护和整理的作用。但是随着信息技术进入到档案管理工作中，档案管理人员也进行了重新的角色定位，以最快的速度提升个人知识水平，提升个人自身修养，努力适应新的档案管理工作对管理人员的挑战。只有这样，才能以更专业的管理方式、更贴近群众的管理态度为社会提供高质量的档案信息与资料，体现计划生育档案管理工作的实用性与科学性。
2.加强对档案管理的宣传。计划生育档案管理能够有效促进计划生育工作的进行，是党和国家事业发展的重要环节之一。作为计划生育的档案管理人员，应采用多种媒介对档案管理所涉及到的人员进行档案管理法律法?的宣传和教育，提升各地干部、工作人员对档案管理的认识，不断完善档案管理工作人员的专业知识和业务水平，普及工作人员对档案管理的思想认识，并将计划生育档案管理工作作为社会主义的发展规划，促使当地政府机关提供更多的资金、物质和人力支持，保障计划生育档案管理工作能够顺利进行和推广。
3.推进档案管理信息化的发展。随着信息技术在各行各业中的应用，档案管理工作人员应将信息技术引入当前的计划生育档案管理中，给档案管理模式和手段带来新的变革。在档案管理中，应建立档案网络化管理体系，实施计划生育档案的分级管理，并组建熟悉计算机技术、网络技术的小组，确保档案管理信息系统能够按照正常的方式运行，并对系统进行定期维护。
4.重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
5.合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，利于整体效能的发挥。
为进一步加强社会主义新农村档案工作,把建设社会主义新农村的发展过程准确全面地记录下来,确保社会主义新农村档案工作规范化、制度化、科学化。根据古城区社会主义新农村建设领导小组办公室下发的《关于加强社会主义新农村建设档案工作的实施意见》的文件精神，结合我区实际情况，特制定此计划。
一、指导思想
以党的十七大精神为指导，以加强农业、农村、农民档案工作为重点，紧扣“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的社会主义新农村目标，总结经验、树立典型、规范建档、有效利用，提高村级档案管理整体建设，为我区推进社会主义新农村建设作贡献。
二、工作目标
围绕建设社会主义新农村的总体要求，将新农村建设档案工作作为当前和今后一个时期的重点工作纳入长远规划。全区小康示范村建档合格率达到100%，（建档示范村暂定为如下几个村：七河乡五峰村委会、金安乡龙山村委会、金山乡金山村委会、束河办事处黄山社区、西安街办事处寨后社区），20xx年实现新农村建设档案管理的规范化、标准化、现代化。
三、方法与步骤
（一）启动阶段：
3月开始，按照古城区社会主义新农村建设领导小组办公室下发的文件精神，对全区行政村档案人员进行较为系统的培训。
（二）实施阶段：
3月，明确1-2个小康示范村进行档案试点工作。3--4月，分片开展新农村建设小康示范村档案工作业务指导。
5—20xx年10月，全面开展小康示范村档案工作。
（三）总结检查阶段：
10月，由区档案局和区社会主义新农村建设领导小组办公室对全区小康示范村档案工作进行检查验收。
（四）全面推进阶段：
11月--20xx年12月，以小康示范村档案工作为样板，全面开展小康村建档工作，20xx年1月组织抽查或检查。
四、工作要求及责任划分：
根据工作计划，按照建档要求，抓好试点工作，热情服务，认真指导，严格督查的要求，开展工作，确保村级档案规范化，全面提高社会主义新农村档案工作规范化管理水平。
责任划分：
王晓兰负责祥和办事处义和村委会。
杨泽帅负责金山乡金山村委会、七河五峰村委会。
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