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档案管理工作思路8篇

时间:2022-10-25 04:29:37

档案管理工作思路

档案管理工作思路篇1

关键词:档案管理;新思路;创新管理

作为一项基础性工作,信息化时代的不断发展对档案管理提出了更高的要求。随着改革开放的深入推进,原有的管理模式已经不能适应这种变化发展,所以我们需要优化思想观念,与时俱进,创新档案管理模式。对此,本文分析了档案管理工作现存问题和状况,根据具体问题提出开拓工作的新思路,以期让档案管理更好地为完成信息处理任务。

一、档案管理工作特点

档案管理是为全局服务的,也就是说在各行各业,我们都会接触到档案管理这个领域。比如说大学的学籍档案管理,这都对学生的成长有着很大的作用,又比如企业或事业单位的档案管理,改革开放以来我国企业的各种信息含量已经远远超过以前,因此,企业的档案管理对其经营和运作有着重要影响。

新时期下档案管理的特点有了一下变化,首先就是档案的使用范围,原先各行各业的档案只为特定的领域服务,而现在是信息互通时代,各领域信息共享,一份档案可能有许多的调阅对象。其次就是档案使用周期的缩短,我国政治经济发展迅猛,信息更新速度相较于以前也就提高了许多。同样地,科学技术的发展使科技档案的信息需求量增多,因为许多科研单位迫切要求将理论转化是实际生产力,所以他们会非常需要有价值的研究资料,这就要求档案部门将科学研究档案仔细分类,扩充涉及面。最后是工作效率的提高,这不仅是现在的实际情况也是社会发展对档案工作提出的要求,档案部门被要求能迅速地提供信息,然后完成调阅程序,一些不必要的程序得到了一定的简化。

二、档案管理工作现存问题

1.管理人员专业素质低下

现如今信息技术在不断发展,档案管理工作越来越多地开始依计算机工作,因为调阅的过程在线上进行能够提高工作效率,当然这种变化就给档案管理人员提出了一定专业技能要求,不仅要精通档案管理学知识,更要熟悉计算机操作技能。但是许多档案管理部门忽略了这种需求,在录用管理人员时没有把专业技能当成一项中药考核标准。他们的档案管理人员大多没有经过专门培训而是直接上岗,部分管理人员不仅专业素质低下,技术不达标,而且工作态度也比较敷衍散漫,经常违规操作没有责任意识,这就直接影响了档案管理工作的质量。

2.工作效率低下

工作效率的低下体现在许多方面,而最突出的就是检索工作。我们有手工检索和计算机检索两种检索方式,随着计算机技术的发展,计算机检索的工作效率得到了很大的提高。但是部分企业还是大部分依靠人工检索,在信息量如此多的情况下,工作人员的检索效率不仅低下而且极容易出现失误。造成检索效率低下的原因还有一点就是检索程序的复杂,虽然现在对此已经做出了一定简化,但是简化的方式仍然停留在增加不同检索工具,这些工具虽然能减少一些时间,但是很容易出现错误,并没有实现由量到质的转变。

3.档案管理机制

我们发现部分企业的档案管理机制并不是很健全,企业没有针对自身实际情况对档案管理做出一些优化和升级,再加上对细节的忽视等问题,造成管理机制存在一些漏洞。比如说档案的档号不齐全,有的档案档号丢失,而有的档案存在错位情况,这些现象使档案非常混乱,难以管理,又比如档案卷的标题具有随意性,没有达到应有的规范标准。

三、开拓档案管理工作的新思路

1.提高管理人员专业素质

提高管理人员素质可分为两部分,首先在录用工作人员的时候就做好把关工作,要求出示相关证书,考察其具体实践能力。其次对于已经在岗的工作人员,事业或企业应该给予一定的平台,让员工参与一定技能培训活动,同时方便员工交流工作经验。此外还要注意不断优化档案管理人员的结构,使其提升自身技能,提高员工工作效率。在优化结构方面,单位可以组建一支专门的档案管理队伍,培养一群高素质的管理人才,同时通过不同部门的人员调配来不断调整结构,提高人力资源的利用率。单位应建设正确的企业文化,加快工作人员思想的转变,在企业文化中加入创新因素,促进管理工作的新思路的开拓。

2.观念的转换

工作要求的变化发展促使管理人员思想观念的转换,主要有以下几点。首先要树立一定价值观念和竞争观念,有些时候档案虽然不能以实体的形式出现,但是它也是一种商品,也有它独特的使用价值,尤其是一些科研资料,这些科研资料能够促进生产力发展,对我国经济领域的开拓有重要作用。档案有了使用价值就意味着市场上存在着竞争,所以管理部门需要具有一定竞争意识,同时通过增加档案管理的准确性和快速性来提升档案的价值。

其次,管理人员需要格外注意档案的时效性,这一点还是与快速变化的社会发展有关,有一些档案在过去很有价值,但是很有可能在不久后的将来价值被贬低。这就要求管理员在最合适的时间充分利用档案的价值,而不能等档案价值贬低后才想到去开发它。最后,管理人员应注意随着市场经济的变化来不断调节自身服务,对于市场上有价值的资料信息要加以及时的关注和储存,这样才能很好地满足市场需求。此外,档案管理并不仅仅只有检索调阅这几个部分,在档案的宣传、开发、后期反馈等环节,管理人员也要多加注意,始终坚持档案管理工作的服务性。管理人员可以开拓创新管理服务业务,比如说开展业务咨询等服务,既能完善服务体系,又能提高经济效益。

3.信息一体化

现如今信息开始向一体化发展,这也和档案使用范围的扩大相关联,因为调阅档案的对象变多,但是每一个对象处在各自领域,对档案都有独特的要求,他们需要档案中储存的资料也可能是不一样的,所以我们需要同时满足不同调阅者的需求就必须将档案和通信资料、情报资料等结合在一起,使他们之间形成量的互补,更加完善档案储存,提高档案的使用价值。

四、结语

综上,我们可以通过这些方法来开拓档案管理工作新思路,但是具体措施绝不仅只有以上几点,此外管理部门还可以集中统一管理档案来提高档案利用率,或者建立档案网络系统来完善档案管理的服务工作。其余的新思路还需要由诸多专业人士来共同探究。

参考文献:

档案管理工作思路篇2

加强机关档案的科学管理,保证档案的完整、准确、系统、安全,是提高机关工作效率和工作质量的关键性前提。档案管理工作是机关单位的重要工作之一,其工作质量直接关系到机关单位的管理与发展,因此广大机关单位工作人员务必要不断创新,找寻档案管理工作的发展新思路,以此推进单位档案管理工作的良性发展。本文以“创新机关档案管理工作的新思路”为题,旨在结合我局实况对新时期创新机关档案管理工作的思路进行研讨。

关键词:

机关单位 档案管理工作 粮食档案 思路创新

1改革管理观念,实现粮食档案管理现代化

21世纪是一个信息化大时代,粮食和商务局的档案管理工作受到现代信息技术的影响,现面临着建立电子档案、应用信息技术、借助新型档案载体保管粮食档案等诸多挑战,因此档案管理者必须革新管理观念,一改传统档案管理工作中的落后理念,尝试建构资源优势、公共文化等档案管理新观念,从而实现档案管理的现代化。第一,档案管理人员须着眼现实、革新观念,提高自身的管理素养与工作水平,自觉强化自身档案的存储、加工、传输以及共享工作,争取挖掘出现代化档案管理的精髓;第二,馆内工作者要重新审视粮食档案管理,提高认知、端正态度,让我局档案管理工作在探索中创新,在创新中不断发展。

2加强硬件建设,促进档案管理工作技术化

新时期,计算机是促进我局粮食档案管理技术化的关键工具,计算机参与到档案管理的工作中,不仅方便了查阅者查找、利用和阅读,提高档案查阅的工作效率,而且还能够有效缩减档案保存占据的空间,提高了档案的保密水平。因此,必须重视档案管理的硬件设备建设,须投入一定的资金建设基础设施与办公设备,开辟空间创建办公室、档案室,购进用于档案管理计算机、打印机、复印机、档案柜、消防除潮等设备,为档案管理的技术化提供优质的硬件支撑。与此同时,我局还须着手培养档案管理者的计算机技能,使得档案管理工作人员兼具纸介质档案与非纸介质档案双重管理技能,从而为我局各项工作的开展进行提供信息资源数据参考。

3重视档案保密,建立专项的档案保密制度

关于档案的安全保密,我认为必须建立专项的档案保密制度,要求档案人员严格遵循这几点原则开展工作:必须遵守保密守则,要严守秘密,严防泄密、失密,否则要追究责任,严肃处理;严格执行档案的查借阅制度,借出的档案要及时归档、核实;增强保密观念,经常检查设施安全保密情况;离开档案室时,必须锁好文件资料柜,关好门窗;销毁档案也要登记造册,须经领导签字批准后方能进行,销毁时要有监销人,并履行签字手续。但需注意的是,要想真正发挥这几条原则的作用价值,我局还必须拥有一套严格的监督管理制度,对于档案工作人员的泄密行为进行严格惩处,真正将制度要求准则落实到实际工作中,实现有章可循、有则可依,确保单位的档案信息处于保密环境。

4创新服务方式,加快实现档案的信息价值

伴随着社会经济的不断发展,机关档案的档案管理需求也呈现出多样化、多层次的情状,为了有效应对这一情状趋势,这就要求各大机关单位要从自身着手创新档案服务方式,进而加快档案信息资源价值的实现进程。其一,根据不同需求、不同类别将机关档案划分归类,做好后续的加工管理;其二,借用互联网信息化境,参考组织网络信息,创建专门的档案信息咨询平台,便于查阅者随时进行档案咨询,旨在提供更优质、全面的服务;其三,积极开展单位的档案编研工作,在研究的同时服务于、便利于单位工作者,实现档案资源的信息价值。

5善于培养人才,为机关档案管理注入活力

除了加强机关单位自身的创新以外,还须将目光投向人才培养,努力为机关档案管理注入鲜活的创新能力,从而培养出一批具有创新意识、创新技能的档案管理人员。首先,做好档案管理人员的培训工作,邀请专业人员帮扶我局档案人员帮助熟悉专业知识、掌握电子文档管理技能,提升档案管理人员的文化水平和知识层次,培养出符合档案管理的创新型人才;其次,带领档案管理人员“走出去”,给他们提供参与政策文件、档案知识学习的机会,拓展他们的知识视野、优化知识结构,锻炼他们的创新能力;最后,吸纳一些具有档案专业管理能力的高素质人才,提高我局档案管理的整体水平,为档案管理事业的发展注入鲜活创新能力。

6结语

总的来说,创新机关档案管理工作绝非易事,需要广大工作人员的坚持不懈的努力、革新,所以我局必须充分发挥自身管理优势、规避劣势,实现档案管理的现代化、技术化和信息化,为机关单位档案管理工作开创新局面。

作者:杨晓微 单位:吉林省洮南市粮食和商务局

参考文献:

[1]王剑.对新时期档案管理工作的思考[J].黑龙江史志,2014(01)

[2]王亚萍.新时期完善档案管理工作的对策探讨[J].经营管理者,2013(15)

档案管理工作思路篇3

【关键词】新时期;基层单位;档案管理;工作创新;思路

随着“大众创业、万众创新”成为新时期国家、社会发展的潮流趋势,创新已经成为各行各业实现转型升级的必由之路。尤其是对档案管理这类极易陷入固定套路的管理重点而言,创新不止于对档案管理工作效率与模式有所提升和超越,更是对各类企事业单位管理工作全局的推动和促进,是实现基层单位管理工作现代化、科学化的重中之重。

一、新时期做好基层单位档案管理工作创新的重要意义

在“双创”的社会宏观背景下,基层单位档案管理工作创新最首要的意义乃是对传统管理思想和模式的超越与突破。通过构建更加现代、科学的档案管理架构,基层单位档案管理工作才能摆脱陈旧观念、系统的制约,使档案管理不再只是对历史资料的简单收集与保管,而是能够切实发挥出档案潜在的价值再创造能力,从而弥补与修正过去管理手段的缺陷和不足,进而提高劳动生产率和管理工作整体水平。其次,基层单位创新档案管理工作另一重要意义在于营造单位内部全面创新的良好氛围。创新档案管理工作有助于改变过去的陈旧观念,使每个职能岗位人员认识到档案管理人人有责,而不只是档案管理员个体的工作内容。只有建立起“全员都对档案管理履职尽责”的环境,才更有利于管理创新意识渗透到所有作业环节,帮助所有工作人员从过去只关注自身工作内容创新的微观层面提高到更加全面的宏观创新整体。当创新的视角从局促转向开阔,则基层单位才更有可能加快创新速度、提升创新效能。

二、基层单位档案管理工作的常见问题

对不少基层单位来说,档案管理长期以来被简单理解为历史资料的收集、整理和保管。由于管理思想陈旧落后,档案管理工作形式刻板、效率低下,很难发挥出档案作为珍稀信息应有的价值再创造功能。因此,不仅高层管理者对档案管理较少重视与关注,甚至一些档案管理工作人员本身也比较轻视管理实践,更无法积极主动地创新管理意识和手段。因此,许多基层单位档案管理工作几十年如一日少有变化,不仅在查询、浏览档案过程中低质低效,而且始终存在人为主观的疏忽大意,导致档案数据信息错漏或遗失。这不仅使档案管理工作本身无法满足时代飞速变化的客观要求,而且也拖累了基层单位管理工作全局水平的提升。

三、新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路

(一)管理理念创新

意识决定行动。档案管理工作创新需起始于管理理念的创新。即,要加强对全员的宣传教育,帮助每个职能岗位作业人员认识到档案管理是所有人的份内事,而绝非只是档案管理员的个人责任。基层单位应当在包括绩效管理、职能考核等各管理环节纳入档案管理的考核细节,制定出足够细致、准确乃至可量化的档案管理规范。要使全员认识到每个作业动作都会影响到最终档案结果的品质,因此无论生产还是管理作业都必须严格遵守档案管理的各项指标要求。最重要的是,应当确保落实管理责任制,即,每个岗位产生档案数据的质与量都需要和生产绩效间建立起关联关系,并且要结合品质、效率等因素予以奖惩的处置。只有当客观的物质利益产生变化,人的主观观念才能得以触动,才能使档案管理人人有责的创新理念逐渐内化、固化。在此基础上,基层单位才有可能最终形成档案管理全面创新的良好工作氛围,进而实现档案管理工作的现代化、科学化。

(二)管理系统创新

改变传统管理模式仅仅依靠人工操作的陈旧落后状态,要建立起基于网络与信息技术的档案管理平台系统。即,要充分借助技术的先进性规避人工作业无法避免的不足之处,利用机器操作提高档案管理工作效率和质量。创新档案管理系统的前提之一是实现标准化、规范化操作,也就是建立起统一、精确、可量化的管理体制。其次,先从各职能部门内部开始建立起电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统,再实现各职能部门之间的彼此联通,形成内部局域网化的档案管理信息化平台。最后,视管理工作的实际需要打通与外网的连接。重点在于,既要实现档案管理平台化操作的优质与高效,又在同时提高网络化管理的安全性与可靠性。要实现这样的管理目标,一方面需要建立起足够频率和体量的安全管理考核制度,另一方面则要利用包括分级授权在内的各类信息化管理手段。随着技术的进步,还要积极采纳诸如大数据、云计算和人工智能等更加前沿的理论和技术。

档案管理工作思路篇4

新的阶段,我国的经济社会发展取得一定的进步,而在档案管理工作中却存在着一些不尽如人意的地方。尤其是在医院档案管理工作上面临着一定的挑战。因此,本文主要针对当前新常态下医院档案管理工作中存在的问题,提出关于医院档案管理的新思路,从而促进医疗事业的健康发展。

关键词:

医院;档案管理;新思路

0引言

医院档案管理是医院管理工作中的一项重要内容,而在新时期的发展中医院档案的管理也存在着一定问题。所以,笔者针对于此,对如何促进医院档案管理工作水平的提升提出合理化的意见,以此为医院档案管理工作作出积极的贡献。

1医院档案管理的重要性分析

医院档案的管理作为医院管理中的重要部分,具有重要的作用。有助于推动医疗学术建设,提高医院整体管理水平,促进医疗卫生事业的健康发展。首先,医院领导能够通过医院档案对当前的医疗环境进行分析,从而制定相应的发展战略,以此有效促进医院竞争力的提升;其次,医疗档案中保存着许多有价值的资料信息,这能够在医院进行引进医疗设备与技术的过程中起到相应的参考作用;再次,对推广医疗科研成果方面,医学档案资料也发挥一定作用,而且在后续研究中也具有一定的作用;最后,在医学档案的收集与整理过程中,可以在医院决策过程中提供一定的依据,促进医院管理工作的发展[1]。

2新常态经济下医院档案管理工作的现状分析

2.1医院档案管理制度有待完善。

目前大部分医院的档案资料需要各职能部门的管理,尽管一些关于档案管理的规章制度已经建立起来,但是却缺乏相应的档案管理科学手段;另外,医院关于档案管理的相应制度没有得到积极完善,加之各职能部门不能清楚认识到管理自己部门档案的重要性;档案目录的标准没有得到统一,从而在收集和整理档案时仅靠自身经验与习惯来进行,从而造成医院档案管理工作的困境。

2.2缺乏信息化管理手段,现代化管理水平不高。

当前,医院档案管理存在着管理人员积极性不高,职业敏感度不够,管理较为分散的现状,不利于档案管理现代化水平的提升。传统档案的管理方式已不能适应当今医院的发展,医院档案室受规模与客观条件限制,造成档案的存储空间相对缺乏,医院中的档案信息有限,除此以外,各科室还要进行全年工作计划的统计,这会带来整理工作上的麻烦,不仅增加了管理人员的工作量,还影响到数据的准确性[2]。

2.3档案管理人员的专业管理水平与业务能力较低。

目前,一些医院的档案管理人员都是年龄较大的或兼职人员,个别医院档案管理员甚至是身兼数职,难以兼顾。这也说明了医院对档案管理工作的重视程度不够,缺乏对专职档案管理人员的培养,从而造成一些专业知识贫乏、管理方法陈旧的人员从事档案管理工作,影响到医院档案管理工作的整体质量。

3新常态经济下医院档案管理工作的新思路

3.1进一步加强医院档案管理制度建设。

医院档案管理工作的加强,首先应该促进医院档案管理制度的建设,为档案管理提供积极的制度保障。当前医院的档案管理工作与各职能科室、部门之间都有一定的联系,能够反映出医院的整体发展状况,针对医院的决策性问题以及树立品牌形象等方面提供有效依据。因此,重视医院档案管理工作,建立科学、规范的档案管理制度,对促进医学事业的发展具有积极意义。

3.2医院档案管理中引入互联网。

随着电子信息网络的飞速发展,互联网研究深入人们生活的方方面面。作为医院管理的一部分--档案管理如何与互联网有机地结合起来,摆在了从事医院档案管理工作人员的面前。例如:传统的纸质病历档案,在调取查阅时不但需要繁琐的工作,还要占用庞大的空间用以储存。要想摆脱目前困境,跟上时代潮流,就要勇于与互联网进行有机结合。首先,要建立医院档案的电子化信息库,将就医病人的信息录入信息库。其次,建立局域网络,达到各职能部门信息的共存共享。目前,医生想要调取某个病人的病历资料,需要亲自到病案室,经过管理人员查找,才能找到所需资料,步骤繁琐不说,还费时费力。如果实行了档案的信息化管理,只需轻点鼠标,所需资料信手拈来,从而大大节省了时间与储存空间,提高了工作效率。最后,利用云技术,通过大数据的分析,可以总结病理,为医生的诊断和治疗方案提供科学依据。另外,病人也可以登录客户端,只需注册即可调取个人所需病历资料,免去了病人及家属许多不必要的麻烦。

3.3积极提升档案管理人员的素质水平。

医院档案管理人员的素质水平直接影响着档案的管理工作。建设档案管理信息化不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。因此,建设素质较高的专业档案管理人员队伍势在必行。首先,应该加强对档案管理业务的学习,在掌握档案管理技能的基础上,不断努力探索档案管理的新方式;其次,医院应该积极认识到提升档案管理人员素质水平的重要性,加强对档案管理人员的培训工作;另外,还要促进档案管理人员加强计算机技术的学习。为了适应时展的需求,需要建立起现代化的信息档案管理模式,因此掌握一定的计算机技能是非常必要的。最后,还要努力提升管理人员的思想道德水平,提高管理者的道德素质,从而更好地提升医院档案管理工作的效率。

4结论

总之,作为一项复杂的、长期性的工作,医院档案管理工作水平的提升,需要相关人员合理转变观念,制定科学的改进措施。不断提升档案管理的现代化建设水平,加强相关档案管理制度的建设,在提升对档案管理重要性认识的基础上,适当引进科学的技术手段;另外,还要积极加强档案管理人员素质水平的提升,以此更好地为医疗事业的发展做出相应的贡献。

作者:王莹 单位:河南省郑州市中心医院档案室

参考文献

[1]邝鹏.现行医院档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务,2015,(19):60-62.

档案管理工作思路篇5

【关键词】档案管理;专业知识;职业道德;问题及对策

1.新时期档案管理所需的职业道德

社会的发展,为新时期档案管理的工作提出了新的要求,也对新时期档案管理工作的所需的职业道德有了新的设定,下面就所新时期档案管理工作所需的职业道德做一个简要的分析:首先,那就是有热心服务的态度以及不为名利,甘为人梯的心态。因为对于档案管理工作而言,这虽然属于一种服务性的工作但是却不能产生直接的经济效益,其主要是通过档案所体现信息为间接的所取得的社会效益和经济效益来。所以,热心服务的态度以及不为名利,甘为人梯的心态是能够保证档案管理的规范以及专业化,而这样应该是档案工作者职业道德素质的最基本要求。其次,那就是尊重档案,尊重历史。这也就是表示档案的管理做到真实也要做到专业,也就是要坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争,也只有这样才能发挥出档案的最大作用。最后,那就是遵纪守法,严守党和国家秘密 。对于档案来说,其严密性是档案的基本属性之一,因此档案工作者要遵守国家的法定法规以及必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯,此外要注意的气可以再在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,但必须确保档案在政治上的安全。

2.新时期档案事业相适应专业知识

社会在进步,科学也在进步,很多现代化得科学技术也开始应用到了我国的档案管理工作之中,所以,这也要求着档案管理者也应该具备适应新时期的专业知识。下面就对这些应具备知识做一个简单的分析:

首先,要具备的那就是档案管理的相应的科学文化知识和专业的档案管理科知识。具备相应的科学文化知识以及专业的档案管理科知识,能够使得在对档案的划分以及分档的管理中更加更加的科学以及合理而能够最大程度的发挥出档案的作用。

其次,掌握现代化管理技术。掌握档案管理的现代化的主要技术主要就是体现在要求档案工作者熟悉以及掌握复印、缩微、音像的基本电子技术和电脑计算机系统管理的现代化技术知识,让档案的管理工作更加轻松更加的适应现代化的社会发展的需求。

最后,熟悉档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导;了解和掌握档案专业知识,这能够使得档案工作者在收集、整理、保管、编研、提供档案是能够更加的准确而且容易发现问题。

3.档案管理工作中存在的问题及相应的对策

对于新时期档案管理工作而言,要想真正的有一个新的思路,那么新的思路一定是建立在档案管理工作的改进之上的,因此,对档案管理工作存在的问题以及其相应的对策的探讨分析也是必要的,这是为能够启发新思路的必经之路,下面就其存在的问题和对策做一个详细分析和阐述:

3.1档案管理存在的问题

对于档案管理存在的问题主要可以从对档案管理的系统上以及档案管理的工作人员还有档案管理的配套设施上做一个简要的分析:

首先,在对档案管理上不够系统,而且档案的管理工作人员对档案的管理不够重视。档案管理如果缺乏了系统完整性的管理就会造成档案的数量以及档案内容的信息资源上的不齐全。这样导致的后果就是档案信息的失真而不能让档案发挥出其该有的真正的作用,不仅如此,这还会让上级部门对档案保管以及征用产生一定的麻烦和困难。

其次,档案的管理人员的素质不高以致于档案的管理力量不强。在档案管理中各个事企业单位以及机关单位虽然都制定了适用于本本单位的档案管理制度以及档案管理人员工作职责,但是真正的涉及到了本单位的档案管理的制度以及职责还是较少的,而且最重要的是没有相关的管理制度对档案管理人员进行检查和考核,这样使得档案的管理不够专业而会产生了各种档案管理的问题。

最后,档案管理的档案配套设施不够完整。配套设施不够完整首先就会产生档案本身可能会受损坏而其会导致档案的寿命降低以及档案的无意破坏情况增多。其次就是这样的档案管理会使得档案遭到有意破坏以及档案机密容易被盗窃泄露。最后也就是档案容易出现混乱以及热为的的损坏以及破坏。

3.2解决档案管理存在问题的相应的对策

通过上文的问题,我们可以知道对档案管理来说,要解决其存在问题那就要系统化和专业化,下面就从以下的几个方面对解决档案管理存在问题的相应的对策进行简单的分析讨论:

第一,系统化的档案管理以及提高档案管理人员素质。对档案管理进行进行系统化的管理的同时要加强管理人员的素质的建设。系统化的管理才能铸就档案的信息资源的齐全以及专业。而管理人员素质的提高才能使得档案质量的提高。而人员素质的提高那就得依靠单位的重视以及精神文明的建设,通过时间和实际努力是可以做到的。不仅如此,还应该要注意加强对干部档案工作队伍建设,充分发挥他们的对档案管理工作的积极性和创造性,而提高档案管理的工作效率,提高档案质量。而使得使档案管理工作科学实用,而起到其应有的作用。

第二,健全档案管理制度。对于档案的管理工作而言,健全的档案管理制度那是档案管理的重中之重,但制度的制定要符合以下的要求:(1)档案管理的规章制度是合乎国家法律的规定而且符合单位特点和档案管理实际,这也就是要求制度的合法性,合理性、科学性。(2)档案管理制度的简明实用。这也就是要求制定的制度具有可操作性强,而且是其方便实用、简便易行的特点,这也就是要求制度的实用性。(3)档案管理制度约束的双向性。也就是说档案管理的制定不仅仅只是针对员工,而是要求其能够既约束领导又约束职工。这就是要求制度的公平公正性。(4)档案管理制度的执行严肃性。这也就是要求档案部门制定的档案规章制度能够做到的真正的执行也就是能够做到有功必赏、有过必罚。

第三,要加强对档案管理配套设施的建设。通过计算机的技术做到对档案的细致管理而实现档案计算机辅助管理。而计算机辅助管理这也是档案管理的必然趋势,因为它有着其独特的优势也就是能提高管理效率,降低人为的失误率还能够做到对档案的全程监控以及对档案的安全防护。

4.结束语

总之,档案管理的系统对我国来说,它是我国的信息资源系统的重要组成部分同时也是我国家社会科学中组成的重要部分。所以,在我国改革开放促进经济的这个新的历史大背景下我国的事企业以及机关单位的档案管理工作必须要联系这个新的时展的要求,要从观念上对档案管理工作有所更新,而采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,促进我国的和谐社会建设。

【参考文献】

[1]周燕.对“档案管理的点滴看法”[J].档案管理,2005(06).

[2]蒋纪蓓.“档案化”与“档案化管理”及“归档”[J].档案学通讯,2006(03).

档案管理工作思路篇6

[关键词]档案管理 信息化 创新 路径

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2013)11-0066-01

一、档案管理信息化服务工作的问题现状

(一)档案管理信息化服务意识缺失

在档案资源管理人员中,普遍存在“为保管而保管,重保管轻利用”,人员对电子文件的归档不够重视,档案由收集到归档的过程无效率可言,档案管理人员在汇编资料过程中,缺乏主动性,积累、服务和保密的档案管理理念缺失。

(二)档案信息资源开发形式化严重,标准缺乏统一性

现阶段的档案管理工作大体属于一种收集和保管阶段,对档案管理的理解深度和广度不够,对于如何开发与利用档案信息资源,还没有形成系统认识,是一个比较薄弱的环节,这就失去了档案资料归档的实际意义,其标准也有很强的随意性,缺乏统一规范的标准。造成调用查档困难,查找程序复杂。

(三)档案管理人员队伍信息化专业素质低,思想政治素养不强

档案管理人员中专职人员少,兼职过多。大都是没有足够的、合格的档案管理人员来完成档案的管理工作,甚至很多档案管理人员不懂计算机操作,使用命令能力较低,根本无法有效保证档案工作的深入开展与服务水平,其专业素质无法满足工作需要。政治理论知识掌握的程度偏低,思想政治觉悟不高,业务能力也较差,对档案工作缺乏积极性,事业心与责任心不强。

(四)档案管理信息化的基础设施也相对薄弱

基础设施建设主要指的是档案管理信息网络系统与档案管理数字化设备,这是实现现代档案管理信息化的基本条件。只有建设好基础设施,才能达到数据传输、替换与资源共享的目的和效果。但就目前而言,大部分信息管理工作对于计算机设备的运用还停留在日常工作的简单管理层面。

二、档案管理信息化服务的特点

(一)档案管理呈现出数字化、信息化的特点

现代计算机的出现,实现了信息联网,这就使档案的管理与保护更加快捷和方便。所谓“档案数字化”,是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,以磁带、磁盘、光盘等为载体,将纸质档案转化为数字图像或数字文本的处理过程。档案数字化处理后,为查询提供了便捷的技术手段,做到了资源共享的最大化。在信息化的时代,各种信息资源相互冲击与融合,能否对各类信息资源进行合理、有效的整合与共享,是当代档案管理的核心问题。

(二)档案管理呈现虚拟化的特点

现代化的档案管理通过虚拟的网络为媒介和载体,管理对象也由传统旧式的纸质文件转化为利用网络储存技术手段与空间,把档案保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里。在需要读取时,对其在电脑上查找打开即可,储存时间持久,受外部自然环境影响小,且不易损坏,具有极强的稳定性。另一方面,把信息化应用于档案管理工作,大大提高了办公的效率与安全性,从而为决策者们提供了强而有力的智能化支持。一改昔日档案管理人员用手工方式收集、整理档案资料沉重而乏味的工作负担,互联网的存在,不仅为查阅者提供了很大的方便,而且也在很大程度上节省了人力与物力成本。

(三)档案管理呈现出统一标准化特点

档案资源想要实现查阅与共享的目的,达到统一整合,就要对档案管理方面出台和健全相关的规范与标准,通过统一规范与标准约束,避免随意性造成的档案资源的形同虚设。

三、电子档案管理服务工作创新路径

(一)培养档案管理者创新思维

思维方式对于人的行为具有导向作用。创新思维是档案管理工作者的首要素质要求,它始终贯穿于档案资源管理的全过程。针对我国档案科技现代化管理意识薄弱的问题,要能够通过各种方式,加大对档案管理者现代数字信息化创新利用的意识培养。要能够不断增加工作者的档案管理意识,使其意识到档案文件创新归档也是其工作的一项重要内容和应尽的义务,从而使他们能够自觉承担起档案资料积累的责任,主动履行其相应义务,切实把科技档案管理工作纳入到工作范围之内。

(二)改进创新服务转型模式

目前,档案信息服务面临从基于内部的资源体系向基于面向社会的开放资源体系转换,档案信息服务应立足于现有模式,也不局限于现有模式。要从“需求资源”的被动服务转型到“知识资源”主动提供。只有与不断提高的社会需求合拍,为社会的发展提供全面的服务,才能在信息服务中不断提升服务的质量和水平。

(三)要加强人员队伍建设,实行专业管理

在计算机硬件不断提升的过程中,档案管理人员自身也要努力达到政治强、业务精、作风好的水准,熟练掌握相关管理知识,并能够及时对档案信息进行加工汇编,有效整合,最大限度地发挥和利用档案资源。

【参考文献】

[1]马克思、恩格斯选集(第3卷)[M].北京:人民出版社,1995:217.

[2]王立新.实现档案管理信息化的途径与方法[J].管理科学,2011.

[3]韦桂婷.浅论新时期的档案管理信息化[J].南方论刊,2011.

档案管理工作思路篇7

医院档案的作用是多方面的,它既可以起到备查的作用,也可以作为相关的依据,是医院从事相关工作的重要工具。受到传统观念的影响并且对医院档案管理工作没有全面的了解,医院工作人员并没有引起对医院档案管理工作的重视,在传统的档案管理工作中也存在很多的问题,随着档案管理手段的更新和技术的提高,医院档案管理工作也应该得到全新的发展。【1】

一、传统医院档案管理工作中存在的问题

没有完善的医院档案管理制度。在很多人看来,医院其他部门的工作分工是非常明确的,每个工作人员各司其职,相关的职员管理制度也比较完善。但是在医院档案管理工作中,首先是医院对其不够重视的情况下,医院档案管理工作的职权分配不够明确,相关的制度也不够完善并且存在很多的问题。档案管理部门职位分布杂乱且没有严密性,采用的管理手段也比较落后,无法满足现代化管理的需要,同时也带来了更多档案管理上面的问题。

管理人员的专业能力较低。医院档案管理部门的工作人员大多是由其他部门转入的,或者是一些实习生和兼职人员,这样的人员储备存在很大的隐患。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://总第526期2013年第43期-----转载须注名来源首先是这些人员缺乏专业的档案管理经验,在档案管理工作上极容易出现错误,对档案管理工作没有做够的认识,也没有足够重视档案管理工作,不能全身心的投入到工作中;其次是由于工作人员的专业水平区别,在档案管理过程中流动性相对来说比较大,使得没有稳定的档案管理工作环境;最后医院档案管理是要遵守相关法律规定的,工作人员缺乏这方面的知识也导致了工作中出现的问题。

没有充分利用医院档案。医院档案管理工作人员的意识里大多认为档案管理的主要工作就是对医院档案进行管理,这种想法比较落后也存在一定的局限性,而且这种只注重档案管理的现行在各大医院档案管理工作中是普遍存在的。很多医院档案管理工作的内容就是将档案进行整理归档,在这之后就是对其进行管理而没有将其利用起来,而医院档案的作用是多方面的,而且管理只是其基础性的作用,档案没有得到充分的利用也无法发挥其真正的价值,医院档案管理工作的发展也受到了限制。【2】

二、加强医院档案管理工作的重要性

有利于实现档案信息的共享。21世纪可以说是进入了信息化的时代,医院的管理工作也逐渐采用了现代化的管理方式。将网络应用到医院档案管理工作中也是以后需要完成的,医院内部各部门之间也能够实现资源的共享,例如病患的个人资料或者是医院资源的记录情况等,各部门之间的连接可以更快的得到想要的信息,提高医院工作的效率和准确性,为病患提供更好的服务。

为医院管理者做出决策提供有效的信息。医院的档案管理可以说是医院工作信息记录最为全面、真实和准确的地方。因此通过对医院档案的查看可以了解多方面的信息,医院的工作同样需要不断的进步和发展,医院管理者在做出相关决策的时候可以通过医院档案了解以前的工作信息,并且根据相关资料了解以前发展中的优势以及其中存在的问题,据此为医院未来的发展做出更加恰当的决策,促进医院的健康发展。

有利于提高医院的工作效率。医院的工作是有一些特定的流程的,不同的部门之间的联系也比较紧密,通过患者就医的相关步骤就可以理解到医院的信息需要在各部门之间进行传递和运用。加强对医院档案的管理,一方面可以加强医院内部各部门之间的联系,让部门之间的工作更加顺利,而在另一方面档案的管理也给患者提供了便利,让患者就医更加方便。两者的结合是有效提高医院工作效率的重要途径,有效率的档案管理部工作也可以为医院节省相应的人力物力。

三、新形势下医院档案管理工作的新思路

转变传统的档案管理观念,培养工作人员的专业素质。传统的档案管理理念已经无法适应现代化管理的需求,因此医院档案管理人员首先就需要转变档案管理观念,更加重视医院档案管理工作,意识到档案管理在医院发展中的重要性,不管是医院的管理者还是档案管理人员都应该摒弃对档案管理的传统认识。同样加强对档案管理人员的培养也是必不可少的,针对医院档案管理人员的具体工作情况,定期的进行培训,提高工作人员的专业素养,加强档案管理人员的管理,更好的完成档案管理工作,使医院档案管理工作进入新的发展,为其注入新的活力。

建立健全的医院档案管理机制,使医院的档案管理工作更加规范。健全的档案管理机制是指导医院档案管理工作的重要方式,医院的档案管理工作首先要遵守相关部门的规章制度,使档案管理中的各项工作有法律法规的支撑。医院的档案管理工作相对于医院其他部门而言是比较复杂的,也对档案管理的专业性提出了更高的要求,因此档案管理制度的建立和完善工作就显得尤为重要。制度的建立和完善一方面可以提高医院档案管理人员的管理意识,在另一方面也加强了档案管理工作的规范性。

加强对医院档案管理工作的认识,实现档案的真正价值。由于对医院档案管理工作认识的局限性,使得医院档案的真正价值没有实现。医院档案管理人员应该不断的加强对档案管理工作的认识,不断的学习新的理念和手段,除了对档案进行管理之外,也更加重视对医院档案的利用。对于医院档案可以改变传统的封闭式管理,通过审核之后允许医院的工作人员利用档案进行相关方面研究,实现医院资源的共享,发挥医院档案的各项职能,实现医院档案在医院发展中的价值。

档案管理工作思路篇8

关键词:档案管理:创新;档案管理工作;管理工作思路

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)11-00-01

一、前言

档案工作随着先进的社会技术发展趋势逐步呈现出多元化的发展格局。照目前的现状来看,档案管理工作的创新格局中存在着很多的制约因素,这些都将成为前进的阻碍,我们一定要从现在开始杜绝这种理念,改革思路,不断贯彻新世纪和新阶段对档案工作提出的硬性要求,这是让目前的档案工作中完成现代化管理模式的梦想和实现现代化信息技术综合应用的重要方式[1]。档案管理工作实行的过程中,一定要好好利用计算机网络技术,把它作为基础点,在这个基础上更新,实现创新性管理模式,使档案管理工作早日实现现代化。

二、我国目前的档案管理基本情况

我们国家现在的档案管理状况是档案人员总体缺乏市场竞争意识,他们根本没有优胜劣汰的危机感,总的来说,档案管理从业者的素质普遍不高,事实很不能令人满意,在有关的数据可以得知,档案管理从业者里面受过高等教育的根本不多,尤其是本专业高等教育的工作人员更不多,这其中的比例远远低于其它的行业。现在的现实问题是档案基础建设比较落后,有的地方做得根本不到位,根本不具备正常保管的条件。

正因为档案管理工作者的总体状况不是那么令人满意,所以不管是这个职业群体的总数量,还是职业群体的人员结构都是值得引起大家探讨的,能引起人们的深刻反省。现今的一些档案馆始终奉行“不求有功,但求无过”的“无为”方式。这种工作方式极容易给人们一种档案管理工作清闲舒适的错觉,这一职业压根就没有压力,这是大多数人没有创新需求的实在愿望。按理说,档案职业管理人员在工作业绩上需要靠自己完成的各项工作指标来判定,像档案搜集的数目或者说数量,保管得好与否关系到质量问题,另外的一个方面是开发出的技术产品水平是不是很适应现实的发展情况,这些都是值得考虑的[2]。

三、创新档案管理工作

1.管理思路的创新

我们要想让档案工作远离无动力,无目标的状态,一定要在档案管理工作的每个环节把好关,要从伸手的角色向先行官、创造者的角色转变,创新工作模式,争取把工作做到最好。

2.档案基础工作的创新

(1)丰富别具特色的馆藏。档案工作的基础是有无比丰富的馆藏,这是档案工作的前提,我们一定要把握好馆藏数量和质量并存这个原则。档案馆在采取兼容并包的同时,一定要广泛吸收各门类的资料,严格控制接收档案的质量,一定要保障被选中的档案信息含金量高,同时兼具特色,其实这集中体现了档案的综合性和独特性,进一步优化馆藏,使之形成自己的馆藏特色与服务特色。

(2)高效的检索工具体系的形成。检索工具是档案管理工作的核心,检索工具越高级科学,档案管理工作越有开发力度。照现今的情况来看,科学完善的手工检索系统是一定要弄的,而是这是马不停蹄要办的大事情,同时我们还必须逐步加强自动化检索系统的推广工作,这是适应信息社会而产生的。依赖计算机技术建立起来的自动化检索系统对档案管理工作来说绝对是个利器,这是一个杀手锏。

(3)现代技术手段的运用。档案馆需要建设档案服务网站,加进去个性化的元素,使人们看到界面美观的主页。这样做的原因有二:第一这有利于宣传各档案部门,第二方便人们大众熟悉档案,利用档案[3]。

四、档案工作管理机制的创新

创新档案管理工作管理体制的话,必须要遵从管理创新的一般规律,初步建立起以人为本的管理体制和服务机制。上层领导一定要本着务实的心态做好带头工作,一定要时刻想着为员工安排好良好的工作环境,逐步提高工作人员的生活水平,逐步改善员工的生活条件,要改掉员工的管理要以使用为中心的心态,坚决要以人为本,把人当作是这个行业最有价值和最富有竞争力的资本,最终实现档案馆和员工的共同发展,也可以说档案馆和员工的双赢。

1.树立创新意识。现在是一个网络经济时代,档案工作一定要适应新时代的要求,加强创新。档案工作网络化要求工作人员人人都渗透创新思想,大力开始创新实践[4]。

2.知识创新能力的培养。档案管理工作人员要不断地调整并优化自己的知识结构,要具备质疑的精神,一定要把自己往复合型人才的方向靠拢,以最快地速度适应时展的客观要求。

五、档案管理工作模式的创新

档案管理工作的创新要从科学技术和科学管理做起,把现代化的技术和科学管理方法应用在档案管理行业是一项巨大的任务。档案管理工作模式的创新,实际上要从立卷管理上开始,改进工作手段,慢慢开始逐步简化各部门的存卷,这就是进步,坚决抵制一些繁琐、呆板的实施步骤。

六、档案管理工作创新的意义

档案管理工作创新是社会发展的必然趋势。创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。根据近几年来的经济形势看,我们国家的经济社会发生了翻天覆地的变化,正在以快速发展的形势发展[5]。档案工作随之也有了很大的进步,部分基础设施得到了改善,档案基础业务和档案信息资源建设取得了不同程度的进步。传统的档案管理工作理念和方式都应该摒弃,我国的档案管理事业必须要走可持续发展道路,这样才会长足发展。

参考文献:

[1]玉超,王东英.浅谈现代档案管理的创新[J].中国科技博览,2010(2).

[2]黄新和.浅谈现代档案管理的创新[J].科技致富向导,2010.

[3]吴桂敏.创新档案管理工作思路的理性思考[J].安徽农业科学,2011(8).

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