【关键词】档案管理 站级 科级两级管理
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
（1）将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
（2）将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
（3）站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
（4）科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
二、站科两级档案范围的确定
（1）站级业务档案的划分及范围。在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。各项业务工作的统计月报、年报。省市级以上刊物上发表的业务论文。
（2）科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
卫生监督材料：预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录（笔录），人员寻访记录，检验结果及处理报告等。行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
（一）两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
（二）站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
（三）科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
参考文献：
第二条医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第四条各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第二章档案管理体制和机构设置
第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门"统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导"下进行。卫生部档案处在办公厅领导下，负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导，地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。
第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室（处或科级）；设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。
设档案馆的应配备工作人员8－12人；设档案科、室的，应配备工作人员3－6人。
综合档案机构的设置，按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。
第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能，既是收集、保管档案的科学文化事业机构，又是本单位档案工作职能管理部门。
第九条综合档案管理机构的基本任务是：
（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；
（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；
（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；
（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；
（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。
第三章档案工作人员
第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。
第十一条档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。
第四章文件材料的形成、积累和归档
第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行"四同步"管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。
第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。
第十六条文件材料的归档范围：
（一）党政管理方面
凡是本部门党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。
（二）医疗技术方面
凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。
1．医疗技术的法令标准及各项规章制度。
2．医疗计划、总结。
3．处方章印模。
4．各类报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
5．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。
6．医疗质量调查和监督检查中形成的文件。
7．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。
8．医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见。
9．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。
10．名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。
11．传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。
12．制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。
13．住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等（单独存放保管）。
14．医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。
15．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。
（三）卫生防疫和卫生监督方面
凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。
2．各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。
3．传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。
4．疫情报表和统计材料。
5．青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。
6．青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。
7．计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。
8．消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。
9．卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。
10．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。
11．食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。
12．射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。
13．放射事故（包括核武器、核电站）损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。
14．职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。
15．新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。
16．国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。
17．国境卫生检疫管理材料。
（四）妇幼卫生方面
凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。
2．妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。
3．妇幼卫生工作年报表。
4．妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。
5．妇女多发病防治材料。
6．青春期及绝经期调研材料。
7．孕产妇死因研究材料。
8．围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。
9．女工保健卫生学调研材料。
10．计划生育手术规范化管理材料。
11．婚前保健、优生、遗传调研材料。
12．0－7岁儿童生长发育监测材料。
13．0－3岁营养性疾病患病率及分析材料。
14．四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。
15．有关儿童保健课题及调研材料。
16．5岁以下儿童死亡率及死亡原因。
（五）科研方面
按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。
（六）教学方面
按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
（七）药品、生物制品监督、检定和生产技术方面
凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。
1．有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。
2．药品标准（国家标准和省级地方标准）审评材料、批件或批复。
3．新药及新生物制品审批、审评记录、批件。
4．药品抽验报验结果、汇总和公报材料。
5．重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。
6．执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。
7．国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。
8．生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。
9．生产及技术检定记录。
10．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。
11．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。
12．生产及检定工作经验交流会等有关材料。
13．生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。
14．药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。
15．安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。
16．技术引进、技术改造等方面材料。
（八）基本建设方面
按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（九）仪器设备方面
各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（十）出版物方面
包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十一）财会方面
按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。
（十二）其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。
第十七条归档时间：
各医药卫生部门的文书档案，应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档，科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。
第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。
第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的，各医药卫生部门应予以奖励。
第五章档案的管理和库房设备
第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。
第二十一条医药卫生部门的档案馆、室，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。
第二十二条医药卫生部门的档案馆、室，要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十三条医药卫生部门的档案馆、室，应根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。
第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房，库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全，延长档案寿命。
第二十五条各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。
第六章档案的利用与开放
第二十六条为了充分发挥档案的作用，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。
第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行：
（一）凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。
（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，需经有关主管部门介绍。
（三）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布。
第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案，不得对外开放。
第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。
第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、 卫 生监督监测、科研、教学及健康 教育 等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来 看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式 不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的 方法 ，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。 一、卫生防疫一务档案两级管理的原则 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其 内容 有以下四个方面： 1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。 2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。 3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。 4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定 (一)站级业务档案的划分及范围 在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、 分析 性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面： 1业务工作法规、标准及技术方法的 研究 档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。 2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及 总结 、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。 3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。 4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。 5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。 6各项业务工作的统计月报、年报。 7省市级以上刊物上发表的业务论文。 (二)科级业务档案的划分及范围 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的 企业 的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治 规律 得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科
关键词：疾控中心 预防控制 档案管理
中图分类号：G2759文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）11-0254-01
疾病控制档案是指在从事疾病防治卫生监测及其他各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机磁盘、光盘等不同载体和形式的历史记录。
一、疾病预防控制档案管理工作的基本内容和要求
疾病预防控制档案主要是指各级疾病预防控制中心在疾病控制、卫生监督以及各种文体事物中形成的档案材料。一是有关综合管理方面档案。包括上级下达的指令性、指导性文件，各种传染病、计划免疫工作规划，卫生监督、监测质量的要求，工作规划、总结，各项规章制度以及在工作中形成的各种会议通知纪要等资料。二是疾病预防控制管理方面的档案。包括疾病预防控制工作中形成的各种资料。如：儿童预防接种疫苗的管理材料，卫生监督材料，疫情、感染事故、食物中毒、个别违法案例分析材料，以及各种毒理检验材料、化验材料。各种传染病、地方病、慢性非传染的防治规划方案，控制措施及防治效果评价，流行病学调查分析、个案调查、专题总结及传染病死因报告卡。常规“四苗”接种率的有关表、簿，以及预防接种异常反应的调查和处理报告。三是卫生监督监测的各种法律文件和各种规范的文书。如：各种发放证照的书面申请、现场监测数据、样品检验、实验结果报告。开展各项疾病预防控制工作形成的照片、录音、录像等材料。
二、疾控中心档案管理体制及其职责
第一，档案工作实行分级负责制，由一名中心主任负责领导档案管理工作，并列入分管主任岗位职责。本中心设立档案室，负责中心文书档案管理，对各种门类、载体的档案由各科所进行管理。中心档案室的主要任务是：
（1）负责建立健全本中心档案管理工作的各项规章制度，指导和检查各科室文件资料的收集、整理、立卷、归档工作等
（2）负责中心文书档案资料的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管。
（3）负责组织本中心各科所档案管理员的业务培训，开展档案信息交流。
第二，各部门的档案工作实行科主任负责制，设1-2名兼职档案员，具体负责本科室档案材料的收集、整理和归纳工作。
第三，将档案工作列入各科室工作人员岗位职责范围，每个工作人员应做好档案材料的形成、积累、整理、归纳工作，将工作中产生的档案材料工作完成顺序，及时整理齐全，交本科室档案员整理后归档，任何个人不得据为己有。
三、档案材料的归档范围主要有
凡是反映本中心工作活动，具有查考利用价值的文字、照片、录音带、光盘等不同载体的文件均应收集归档。
（1）上报、下发的文件及下级单位的有关资料，请示与上级的批复。
（2）本中心的工作计划、总结、报告、条例、规章、制度、组织沿革、大事记等。
（3）本中心召开的党政职工代表大会，业务会议通知、记录、纪要等会议材料。上级颁发的奖状、荣誉证书等。
（4）各种国产和国外进口的仪器设备的全套随机文件材料，主要包括购买申请、批复、大型设备的招标书、合同、图纸、说明书、合格证、装箱单、校准证书、使用、校查、保养、随机软件等。
（5）疾病预防控制的法律、法规、标准及各项规章制度、传染病和慢性病的流行病学调查、防治规划、总结和监测点的记录。
（6）计免、疫情、计划免疫方案，免疫效果观察和接种事故调查，疫情报表和统计分析。
（7）消毒杀虫灭鼠计划，实验数据标本，监督审批材料。
（8）空气、水和公共场所监测记录、报告。预防性卫生评价材料。
（9）农村改水改厕等调查评价材料。
（10）电离辐射防护与安全监测评价材料，防护措施研究材料。
（11）检测使用的各种标准方法、非标准方法及相关资料，检测报告存根。
（12）质量体系文件及质量体系运行产生的相关记录。
（13）宣传教育规划，宣传手册、照片、录像等材料。
[中图分类号]R19[文献标识码]C [文章编号]1673-7210（2007）07（a）-163-02
面对日益深化的公共卫生体制改革，卫生监督机构档案管理工作进入了新的发展时期，遇到了前所未有的机遇和挑战。如何应对新的机遇和挑战，如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化、标准化、制度化管理，如何更好地发挥档案功能，服务于社会，服务于群众，是各级卫生监督机构共同研究和解决的重点和难点问题，是推动档案事业持续、健康发展的重要内容。本文结合工作实践，现就卫生监督机构档案管理工作存在的问题与对策作些探讨。
1 存在问题
1.1 档案管理意识淡薄，档案利用效率低
近几年，各级卫生监督机构虽然通过《档案法》的宣传贯彻，建立健全了三级档案管理网络，但是目前有关人员特别是有些领导干部对档案管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，仍然存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的思想，没有从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和必要性，致使有关人员为图方便，随意将档案材料存放在自己办公室的抽屉里，导致档案材料的丢失或损坏。另外，由于有关领导对档案重视程度不够，工作标准贯彻落实不到位，以及档案信息资源开发不足，造成档案利用效率低下，从而影响了档案工作的开展，影响了档案的规范和质量提高。
1.2 档案管理专业队伍不稳定，知识更新不够，人员整体素质低
档案管理队伍和业务素质直接影响档案的管理水平。目前我市各级卫生监督机构档案管理人员配备随意性大，均没有专职档案管理人员，基本都是由办公室文秘兼职，因此在人才培养中，只重视专业技术人员素质的提高和继续医学教育，对兼职档案管理人员的素质的提高还没有纳入计划，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力，因而导致兼职档案管理人员的管理水平停留在经验上，难以胜任日益繁重的档案管理工作。
1.3 档案管理制度还不够健全，档案收集不全
近几年，从我市每年检查的情况看，各级卫生监督机构在制定管理制度和工作职责时，缺乏相应的档案管理制度、职责以及检查考核标准，有的虽然建立了规章制度，但是没有纳入岗位责任制，没有进行严格考核。由于管理制度不健全，档案收集归档、档案信息整理过程缓慢，对档案信息深层次加工编研不够，直接影响到档案规范化目标管理的深化。
1.4 档案收集内容界定不清，管理范围不够明确
截至目前，全市卫生监督机构档案的管理还没有形成科学统一的管理制度标准。随着时代的发展，科学技术的进步，社会信息化程度越来越高，档案的管理内涵和外延发生了很大变化，各级卫生监督机构在管理档案时，由于还没有全国统一的管理标准和模式，多数都是根据单位实际和理解进行管理，有些单位把理应纳入管理的档案还没有纳入管理范围。
1.5 档案硬软件设施投入不足，缺乏现代化管理模式
近几年，由于公共卫生体制改革，档案业务进一步拓展，造成卫生监督机构办公用房比较紧张，致使档案用房达不到国家档案室标准。另外，由于投入不足，档案管理设备陈旧，管理技术落后，各级卫生监督机构运用计算机和网络技术管理档案还没有得到全面推广，基本停留在手工收集、检索，制约了档案事业的发展。
2 对策
2.1 加强领导，强化宣传，提高意识
档案管理是卫生监督机构依法行政的重要内容。各级卫生监督机构的领导应高度重视档案管理工作，结合实际，充实调整档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，把档案管理列入卫生监督工作的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和工作职责，纳入年度考核目标，与卫生监督工作同部署、同组织、同考核，真正做到认识到位，组织到位，措施到位。同时，要把专（兼）职档案人员培养纳入人才培养计划，加大培训、宣传力度，通过举办专业培训班、继续教育、会议、组织有关人员外出参观学习等形式，大力宣传档案管理工作的重要性，全面提高全员档案管理意识。
2.2 加强档案管理队伍建设
事业要发展，队伍是关键。新形势下各级卫生监督机构一是要加强档案管理队伍建设，各单位应选择一至两名专职、各科室选择一名兼职的政治上可靠、作风正派、责任心强、具有奉献精神的人员从事档案管理工作，随时随地收集、整理档案材料。二是要定期组织业务知识培训，不断提高档案管理人员收集、鉴别、归档材料、整理和装订档案的技术和工作能力。三是认真落实档案管理人员待遇，有关领导应尽可能地关心和爱护档案管理人员，帮助他们解决政治、生活上遇到的问题，真正做到以事业留人、以感情留人、以适当的待遇留人。同时还要积极创造条件，为专（兼）职档案管理人员学习深造提供机会，充分调动档案人员的工作积极性。
2.3 加强制度建设，规范档案管理
建立科学的管理制度是促进档案工作规范管理的重要手段。各级卫生监督机构应结合本单位实际，依据《档案法》等法律法规，建立健全科学、完整、系统、切实可行的、符合卫生监督机构实际情况的档案管理制度，如档案收集和归档制度、档案保管和利用制度、档案材料的传递、登记制度以及责任追究制度等，其中建立健全收集制度尤为重要，可使各级卫生监督机构对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时要充实完善《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，使档案管理与卫生监督工作同步考核评价，同步发展。
2.4 建立完善档案收集内容，切实做到依法建档
卫生监督机构建立完善的档案收集内容是档案管理工作的基础，是继续进行卫生监督工作和课题研究的依据，是积累资料、总结经验、改进工作、提高效率的必要条件。各级卫生监督机构应结合实际，对卫生监督工作中形成的技术档案进行明确分类，详细确立归档范围。具体内容可包括：①依法行政材料：包括卫生监督法规、标准、技术管理规范等；②预防性卫生监督材料：包括许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；③年度监督监测材料：包括监测记录、监督监测总结、分析报告等；④违法案件调查处理材料：包括重大事故、食物中毒等突发事件现场调查材料、实验室监测报告、案件处理材料等；⑤行政处罚材料：包括监督记录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单、送达回执等； ⑥专题调查材料：包括调查设计、调查报告、统计汇总等；⑦工作材料：包括年度及各项业务工作计划、检查记录、总结，监督监测报表等⑧其他材料：包括科研调查、产品鉴定及出具证明、广告审查登记、继续医学教育、业务培训以及认为需要存档的相关材料等等。
2.5 加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平
加强档案现代化管理、有效发挥档案信息功能的主要内容是加强档案信息化建设，这是促进卫生监督工作持续发展的根本措施。
加大资金投入，要按照国家有关档案室建设标准和档案行业标准规范，配备完善档案室硬件和软件设施，大力引进现代化的技术装备，充分运用计算机管理，实现档案管理的自动化、现代化。
充分发挥档案信息整体功能，各级卫生监督机构应围绕实现优质服务的中心，将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入卫生监督机构信息化技术总体规划，实行统筹安排并加以实施，着力加强档案信息的电子化和网络化建设，扩大档案信息的利用空间，提高档案信息的利用效率，丰富档案信息的利用手段。
1.现状
1.1收集难
部门归档不够及时、主动和完整。据调查，农场中能够主动归档且按时按质按量的部门仅为少数；大多数部门都是你催他才交，你要什么他才给你什么，不少部门都要三请四催，个别部门还一拖再拖，甚至不了了之。如此一来，常常影响档案室正常的组卷、编号的整理工作，甚至拖延整个档案室工作计划的完成。
1.2整理繁杂
许多文件材料的形成和部门立卷不够规范和标准，有些部门甚至不组卷。具体表现为：载体不够标准统一，纸张规格大小不一，书写不规范，字迹耐久性差，图纸叠放不符合要求，组卷混乱或不组卷等。这样，档案室的工作人员必须花大量时间和精力于繁琐的收集、整理等环节中，甚至完全兼任了某些部门的立卷工作。日复一日，年复一年，除了整理还是整理，整个档案室就是一个整理、加工的车间，忙忙碌碌、零零碎碎，档案室工作的重心和开发利用档案的职能也就在这忙碌和琐碎中逐渐地偏离、淡化了。
2.原因
究其原因主要在于档案室开展工作时，其监督、指导职能得不到充分发挥，而导致文件材料的形成不规范，部门立卷工作的不到位，不标准等，从而大大增加了自身的工作量，以致没有精力去发挥其最重要的职能――档案信息资源的开发利用。具体分析如下：
2.1档案意识及档案法制意识薄弱
由于档案室工作大多长期处于自我封闭的被动状态，宣传又少，造成实际上许多人对档案、档案法、档案工作的认识甚浅，对档案的性质和价值，档案工作的诸多环节更是知之甚少，所以也就谈不上积极和主动，守法和执法了。再加上许多农场的工作重心和领导的主要精力皆集中于农业生产工作中，起间接和辅助作用的档案工作的地位相应地也就较低，从而其监督、指导职能的发挥也就没有什么力度，整个档案室工作既消极又被动。领导不重视，档案员又消极被动，其他人员就更加不引以为重了。
2.2相关人员档案知识缺乏，业务生疏
我场许多部门的档案员都是兼任的，非档案专业的人员对有关档案知识和业务在无任何培训和学习的情况下，是不可能有深入详细的了解，因此在文件材料的形成和积累，立卷归档等具体工作中出现一些不符合档案工作规范的现象是不可避免的，专、兼职档案人员的学习和培训不到位，以及流动频繁，致使工作更加生疏，根本无法开展监督和指导职能。
2.3档案工作的有关规章制度不够健全
档案人员尤其兼职档案员的职责不明确，工作考核不合理，都在很大程度上影响和制约了档案工作的开展。
3.如何改变现状
简而言之，就是要加强档案室的监督、指导职能和主观能动性。
3.1转变观念，提高认识
一方面领导带头转变观念，真正重视档案，把档案工作摆到重要议事日程上来。另一方面档案员要尽快自我转变，从自身做起，树立强烈的档案意识，增强档案法制观念，正确认识并摆正档案及档案工作的性质、地位和作用，摒弃被动消极的思想，积极发挥主观能动性，紧紧围绕档案室的两项主要职能要制订计划、决定工作重心，并严格执行。
再有要加强宣传，促进全场干部职工的转变，多渠道多方式的宣传档案法及其实施办法，档案工作规范，档案的性质、地位和作用等，如：我场档案室编制《档案法》和《档案法实施办法》学习材料，组织全场干部职工学习，编制档案法试题在教工中开展知识竞赛，在《农场信息报》上开辟专栏定期介绍档案知识，大力宣传档案工作的作用意义，从而极大地增强了全场干部职工的档案意识和档案法制观念。
3.2完善规章制度，加大执法力度
建立健全农场档案的各项规章制度，使档案工作的开展亦“有法可依、执法必严、违法必究”。主要有：建立起由分管领导、各部门负责人、专兼职档案员等组成的全场档案管理网络体系，形成由上而下的严密的层层监督机制；健全档案管理制度包括立卷归档制度等；明确档案人员的岗位职责，尤其是建立兼职档案员的岗位责任制和考核制度，以保证部门立卷工作的实现。如我场制定了《浓江农场档案管理实施细则》，详细规定了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用各环节的制度和档案人员岗位职责，从而保证了档案材料及时、完整、系统地移交到综合档案室。
3.3加强队伍建设，提高工作水平
自我成才。专职档案员要努力学习专业知识，不断参加业务培训，掌握计算机应用能力，提高办公自动化程度，使用档案管理软件进行档案管理和辅助立卷，争取更多的时间从事档案的信息开发，提高自身各方面素质，成为合格乃至出色的档案工作监督指导员，现代的科学的档案管理员和信息的开发者。
促人提高。档案室要通过各种形式和方法努力帮助兼职档案员提高业务水平。如我场不但实现了兼职档案员全部接受业务培训的目标，而且还在《浓江农场档案工作发展五年规划》中专门制订了“加强档案队伍建设，对专、兼职档案员定期进行业务培训更新知识，加强计算机能力的培训，造就一支掌握现代化技术的面向新世纪的档案工作队伍”的长期培训规划。
3.4着重业务指导和监督，充分发挥档案室在文件形成、积累和立卷归档中的作用
（1）以“早”争主动，超前指导。即在文件材料形成前或中时的指导，尽量使许多问题和错误杜绝于萌芽阶段，取得事半功倍之功效。如：我场档案室在每个建筑工程竣工之前，就亲自向基建科的内业工作人员详细交待有关建设档案的书写规范、归档要求等，这样既提高了案卷质量，又减少了归档后的许多不必要的再劳动。
关键词：市县;档案行政监督检查;内容;法律法规依据;依据性材料
关于档案行政监督检查概念问题，目前业界众说纷纭、莫衷一是。笔者相对比较认同刘子芳同志主编的《档案行政执法手册》一书的观点，即档案行政监督检查，是指档案行政管理机关依法定职权和法律授权对档案管理行政相对人遵守档案法律、法规和规章的情况进行监督检查的行政执法行为。[1]根据这一观点，档案行政监督检查的主体是享有档案管理监督权（职权性）和档案法律、法规授权的档案行政管理机关，亦即《中华人民共和国档案法》（以下均简称《档案法》）第六条所说的“国家档案行政管理部门”和“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门”;对象（客体）是作为行政相对人的国家机关、公民、法人或者其他组织，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内（的）机关、团体、企业事业单位和其他组织”;检查的内容是行政相对人遵守档案法律、法规的情况，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作”情况。笔者结合市县两级档案行政管理部门（亦即市、县区档案局）对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督检查的情况，重点围绕市县档案行政监督检查的12个方面内容的档案法律、法规依据和具体监督检查时要查看哪些依据性材料或者设施、设备等，谈点个人认识，以求教于档案界诸同志。
1 档案法律、法规的学习、宣传、贯彻落实情况。其档案法律、法规依据是《中华人民共和国档案法实施办法》（以下均简称《档案法实施办法》）第二条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展”之规定。这里的“依法开展”中的“法”就是指“档案法律、法规”。而“保障档案工作依法开展”的前提就是学习好、宣传好、贯彻落实好“档案法律、法规”。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的工作计划、各种会议记录（包括党组会议记录、领导班子会议记录、专题会议记录等）、工作总结等;②本单位学习档案法律、法规的学习笔记、学习心得体会、学习材料、测试卷、竞赛题等;③本单位宣传档案法律、法规的宣传传单、宣传册子、宣传图画、宣传条幅标语、宣传版面橱窗、6月9日“国际档案日”宣传活动内容等;④本单位贯彻落实档案法律、法规的情况报告、经验介绍等;⑤本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的相关图片、声像电子制品、文字依据等。
2 领导重视档案工作、帮助解决困难与问题情况。其档案法律、法规依据同“1”。“保障档案工作依法开展”的关键是单位主要领导和分管领导重视支持档案工作，帮助解决档案工作中遇到的困难与问题。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的依据性材料，主要包括本单位成立档案工作领导小组、主要领导或分管领导任组长的文字依据，本单位档案工作五年发展规划和年度计划、总结的文字依据，本单位定期召开专题研究档案工作的会议记录或者会议纪要，本单位把档案工作列入年度考核内容的依据材料，本单位建立档案工作网络的依据材料，本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的重要批示、典型发言、重要讲话以及相关图片、声像电子制品、文字依据等;②单位主要领导和分管领导帮助解决档案工作中遇到的困难与问题的依据性材料，主要包括帮助解决档案工作中遇到的人员、经费、设备等困难与问题的文字依据、购物凭证复制证明以及相关图片、声像电子制品、实物等。
3 档案工作机构设置及人员配备、教育培训情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第六条“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构”、第八条“各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部”、第九条“档案干部要热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成”和第二十四条“档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续”之规定。培训教育是提高机关档案干部政治思想、科学文化和档案业务水平的重要途径。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位档案工作机构设置情况的依据性材料，主要包括本单位档案工作领导机构（包括档案工作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构）成立及其成员调整变更的文字依据，本单位档案工作办事机构（即档案室等具体从事档案工作的机构）成立及其人员调整变更的文字依据;②本单位档案人员配备情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员配备及其调整变更文件、新老档案人员交接工作时的交接清单及其签字等文字依据;③本单位档案人员培训教育情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员参加业务培训、专题研讨、学术交流、继续教育等方面的结业证书、专题发言稿、学术论文以及相关图片、声像电子制品、文字依据等。
4 档案工作各项规章制度建立、健全及落实情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”和《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立、健全本单位的档案工作规章制度”、第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”之规定。建立、健全本单位的档案工作规章制度是单位档案机构应当履行的法定职责;实现单位档案保管规范化、标准化的前提是建立科学的档案管理制度，关键是建立好、完善好、落实好档案管理各项规章制度。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位建立、健全档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位建立健全档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度的文字依据以及制度上墙情况;②本单位落实档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位组织学习和实施档案人员岗位责任制等工作制度的文字依据以及是否有制度落实不力、室藏档案发生灾害性事故情况;③本单位应建立、健全、落实的各项档案工作规章制度是否健全、内容是否符合有关规定、制度张贴位置是否得当等情况。
5 文件材料收集、归档整理及保管期限划分情况。其档案法律、法规依据是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”、《档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档”、《机关档案工作条例》第十二条“机关档案部门接收的档案，应符合‘应归档的文件材料齐全、完整’、‘归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理’要求”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和档案实体主要有：①本单位制定的经过同级档案行政管理部门审定认可的本单位各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与不归档范围、保管期限表等档案业务规范的依据材料;②本单位对外发文档案整理实行两套制（一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集）情况依据材料;③本单位各门类归档文件材料齐全完整情况，可通过现场抽查单位收、发文登记本检查是否有应归档的文件没有归档的情况，同时检查收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录、目标管理责任书、主要领导述职述廉报告和各种年度统计报表及人员编制名册是否收集归档;④本单位各门类归档文件材料整理质量情况，重点检查档案整理是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定，如文件装订排列是否存在次序颠倒（如请示在前批复在后，底稿在前印件在后等）的情况，分类是否准确，保管期限划分是否存在不准确的情况，归档章的位置和项目填写是否存在不规范的情况，是否存在没有去掉金属物、塑料物的情况，装订是否存在不规范的情况，发文处理签与底稿、收文处理签和原文是否存在没有一并整理到档案中去的情况，档案资料上是否存在使用不规范的笔迹填写的情况，是否存在没有备考表的情况，会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理是否存在不符合要求的情况等;⑤本单位各种档案目录打印情况，主要检查本单位各种档案目录是否统一采用打印件，手抄件目录一般要求统一打印。
6 文书、会计、声像、科技及电子档案集中统一管理情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行统一管理本单位的档案的职责” 和《机关档案工作条例》第三条“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位各类档案实体集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案 （ 与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等 ） 和其他业务档案实体是否实行集中统一管理;②本单位各类档案检索工具集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具是否实行集中统一管理;③本单位档案建立全宗卷情况，主要检查国家行业标准《全宗卷规范》规定的全宗卷主要内容的7个方面（即档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等方面）的文件材料，主要检查档案接收和征集工作的办法标准、交接文据及相关目录，文件材料分类、保管期限和归档范围的规定和档案整理工作方案，档案鉴定工作的制度、组织、方案、标准及销毁清册，档案保管工作制度、安全检查与抢救保护记录、统计分析报告，档案基础统计台账、统计报表和统计分析材料，档案利用制度、检索工具、档案开放、编研出版、展览公布、利用效果情况，以及应用现代技术管理档案情况和档案信息化与数字化工作情况等。
7 档案室“三室”和档案库房“三铁”、“十防”等设施设备配置情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施” 和《机关档案工作条例》第十九条“机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施”之规定。具体检查时需要查看的依据性设施设备主要有：①档案室“三室”情况，即是否有单独的档案库房、阅览室和办公室;②档案库房“三铁”情况，即库房档案保管是否符合“三铁”（ 铁门、铁窗户、铁柜子）要求;③档案库房“十防”情况，即档案库房是否达到“十防” （ 防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等 ）要求;④档案库房设施设备配置情况，即档案库房是否配备有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等设备、药物，有条件的单位还可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备。
8 档案装具、排架、等级划分、抢救等保管保护情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当确保档案的安全”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”和《机关档案工作条例》第十九条“要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①本单位档案装具情况，主要检查档案案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式是否符合国家和地方档案行政管理部门的规定，如单位自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量;②本单位档案排架情况，主要检查库房档案管理是否按不同门类载体和不同保管期限分别上架排放，排架顺序是否符合从左向右、自上而下等规定;③本单位档案等级划分情况，主要检查是否划分等级，是否根据不同等级采取相应保管保护措施;④本单位档案鉴定情况，主要检查是否成立单位档案鉴定工作小组，是否按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定;⑤本单位档案抢救情况，主要检查是否定期检查档案保管状况，是否对破损或变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。
9 档案检索工具、编研材料、信息开发及借阅利用情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第二十条“机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果”和第二十一条“机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位编制的文书、会计、声像、科技及电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具（包括目录是否两套制，是否实行手工和计算机双检索等）;②本单位编写和续写单位成立以来的《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《历次主要会议简介》《年鉴》等材料;③本单位编写单位《基础数字汇集》《发文汇集》和其他专题编研材料;④本单位档案工作人员在报纸宣传档案工作、档案杂志、获得档案科技成果奖等情况依据材料;⑤本单位档案人员熟悉室藏档案的门类和数量情况文字及其他依据;⑥本单位档案借阅利用效果登记簿、档案利用典型事例汇编和提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益情况文字及其他依据。
10 单位按规定向同级国家综合档案馆移交档案情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十一条“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”、《档案法实施办法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交” 和《机关档案工作条例》第二十五条“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”之规定。其中设区的市级国家档案馆接收范围的档案的移交期限，《档案法实施办法》和《机关档案工作条例》的规定有差异，应遵从《档案法实施办法》之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要是档案移交清单或者档案交接文据（主要包括移出单位名称、接收单位名称、交接性质、档案所属年度、档案类别、档案保管期限及数量、检索参考工具及数量、档案数量合计、移出说明、接收意见、移出单位盖章及领导人与经办人签字、接收单位盖章及领导人与经办人签字等项目内容），重点检查档案移交清单或者档案交接文据项目内容填写是否准确齐全、是否存在到期而未按时移交的档案、是否存在移交档案时参考资料没有一起移交到档案馆等情况。
11 档案现代化管理技术设备配置及具体运用情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当采用先进技术，实现档案管理的现代化”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”和《机关档案工作条例》第二十三条“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①档案信息化建设列入单位电子政务建设规划并与之同步实施、同步发展情况;②配备计算机、照相机、打字机、复印机、刻录机、扫描仪、服务器和购置档案管理软件情况;③实行文档一体化管理及本单位发文的纸质文件与电子文件一并归档情况;④纸质文件收文扫描转换成电子文件、网上收文下载转换成纸质文件脱机保存和实现网上实时在线存档情况;⑤档案管理联网、建立专业网站及在网上档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作情况;⑥现有室藏永久和长期档案建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库和全文管理数据库情况，重点检查是否对室藏案卷级与文件级目录数字化处理及其所占总室藏比例多少情况和是否对档案全文进行数字化扫描处理所占室藏比例多少情况;⑦服务器上是否安装了档案管理系统、档案目录与原文是否在档案管理系统上进行了挂接、日常是否利用计算机提供查阅利用等情况;⑧本单位形成的电子档案是否进行了收集、整理和异地备份等情况。
12 对所属机构的档案工作进行监督和指导的情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第七条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行监督、指导所属机构的档案工作的职责”和《机关档案工作条例》第四条“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的通知、笔录、通报等文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位监督检查所属机构建立健全档案工作网络情况、档案工作开展所需的人财物支持情况、建立健全档案工作规章制度情况、档案工作规章制度落实情况、机构文件材料的形成和归档整理情况、向有关档案馆移交档案情况以及本单位组织对所属机构档案工作进行检查评比及目标管理情况，等等;②本单位对所属机构的档案工作进行业务指导的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行现场指导、业务培训的文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位制定本系统、本专业档案工作规划和计划并统筹安排、组织实施情况，制定本系统专业档案的具体管理办法并组织实施情况，指导所属机构档案收集、整理、鉴定、保管、保护、统计和提供利用等各项业务工作情况，组织对所属机构档案工作人员进行业务培训、不断提高其档案管理水平和业务能力情况，组织对所属机构档案工作进行协作交流情况，等等。
参考文献
一、指导思想
以“三个代表”重要思想和党的十七大精神为指导，以完善卫生监督体系建设、加强农村等基层卫生监督工作为目标，以卫生监督工作“重心下沉、关口前移”、“横向到边、纵向到底”为出发点，以基础设施建设和执法装备建设为重点，全面加强全市卫生监督派出机构规范化建设，建立覆盖城乡、职责明确、职能完备、机制完善、行为规范、执法有力、保障到位的卫生监督体系。
二、具体要求
卫生监督派出机构在工作职责、建设标准、工作运行机制、档案管理等方面实行统一管理。
（一）工作职责
1、卫生监督派出机构基本职责是开展卫生监督综合执法工作。负责辖区内卫生监督工作的组织、协调，制定辖区内卫生监督工作计划并具体实施。
2、开展卫生法律法规知识的宣传教育和普及，组织并监督辖区内从业人员健康体检和负责从业人员的卫生知识培训工作。
3、负责辖区投诉举报的受理、调查处理、反馈等工作。
4、承担辖区内被监督单位的日常监督检查和现场监测。
5、根据各区、县（市）卫生监督所设定的权限，开展卫生行政许可、采样监测、违法案件和突发事件查处以及大型活动和重要会议的卫生监督保障工作，实行医疗机构、职业卫生分级监督。
6、负责卫生监督信息的收集、整理、汇总、分析、统计等工作，负责乡镇（街道）卫生监督报表的统计、汇总，并定期将卫生监督信息和统计报表上报区、县（市）卫生监督所。
7、负责乡镇（街道）卫生监督工作的督查和考核；负责公共卫生管理员（助理卫生监督员）、联络员的日常业务指导，负责对公共卫生管理员（助理卫生监督员）的考核和行风纪律的督查。
8、承担卫生行政部门及上级卫生监督机构交办的其它工作。
（二）建设标准
1、人员组成卫生监督派出机构工作人员一般为4-6人，负责卫生监督执法的人员须经过培训并取得卫生监督员及行政执法资格证件。各地可以按照有关规定择优聘用公共卫生管理员（助理卫生监督员）。
2、经费保障卫生监督派出机构是辖区卫生监督所派驻乡镇（街道）的工作机构，房屋建设、人员经费、业务经费、公务经费和专项经费等应按照浙编办[20*]8号文件的规定纳入辖区财政预算。
3、业务用房卫生监督派出机构用房应满足日常卫生监督执法调查取证、办理发证、投诉接待和突发公共卫生事件应急处置等工作的需要，人均建筑面积一般不低于40平方米。业务用房包括办公用房和辅助用房，装修格式应当统一，其中办公用房根据工作用途，包括个人办公及办公环境、会议室、档案室等；辅助用房根据工作用途，包括罚没物品暂存室（库房）、卫生间等。
4、办公设备和执法装备
（1）统一配备监督执法车辆，车辆外观标识符合卫生部有关规定。每个派出机构至少配备一辆执法车辆，满足日常卫生监督现场检查、违法案件查办、重大活动卫生保障和突发公共卫生事件应急处置等的需要。
（2）配备办公桌椅、衣柜、文件柜、电脑、扫描仪、打印、复印（传真）一体机、通讯工具、碎纸机等必需办公用品和照像机、摄像机、录音笔等执法取证器材，并配备必要的现场快速检测设备和防护设备。同时应加快信息化建设，配备因特网接入设备并安装使用全省统一的卫生监督软件。
5、形象标识制作统一的形象标识、标牌。机构正门应当悬挂“*区（县、市）卫生监督所*（中心乡镇、街道名）分所”的牌匾，牌匾为立式悬挂。办公室门外应当悬挂卫生监督分所标牌和卫生监督徽标，徽标须符合卫生部的规定。正大门上方统一悬挂卫生监督徽标，卫生监督徽标两侧分别为“中国卫生监督”和“CHINANATIONALHEALTHINSPECTI0N”字样，字体格式为黑体，卫生监督徽标和中英文“中国卫生监督”字样颜色均为蓝色（可参照杜邦公司施必快2K漆RT0815宝石蓝），底色为白色。
6、政务公开内容办公场所应制作统一格式的政务公开栏，公示内容包括分所的工作职责、执法人员姓名、照片、监督岗位职责及管辖区域范围、接待制度与投诉举报处理规范、卫生行政许可项目、办理程序、卫生监督员誓词、投诉举报电话、分所责任区域示意图等。
（三）工作运行机制
1、管理考核卫生监督派出机构隶属区、县（市）级卫生监督机构领导，实行垂直管理，并定期进行考评。区、县（市）卫生监督机构设立专门综合（稽查）管理机构对监督分所工作进行日常管理、稽查和指导。派出机构按照区、县（市）卫生监督机构的统一安排开展各项卫生监督监测工作，工作开展以块为主，条块结合。派出机构的管理制度和考核办法由辖区卫生行政部门制定，各区、县（市）卫生监督机构负责具体考核。
2、实行分所长负责制派出机构设立分所长，卫生监督员在分所长领导下开展工作，公共卫生管理员（助理卫生监督员）协助卫生监督员开展卫生监督检查工作，公共卫生联络员负责上报所在地区域内新开办食品、公共场所、医疗机构等情况，及时发现和报告各种违反卫生法律法规的行为，并协助卫生监督执法人员在本区域内开展卫生监督检查工作。
3、工作制度（1）AB岗工作制；（2）一次性告知制度；（3）首问负责制；（4）工作例会制；（5）重大事件报告制；（6）工作责任及责任追究制；（7）文书、信息管理制度；（8）接待制度；（9）档案管理制度；（10）服务承诺制度；（11）学习培训制度；（12）廉洁自律制度；（13）工作联系制度；（14）卫生检测仪器管理规定；（15）执法证据、没收物品保管处理规定；（16）区、县（市）卫生监督所要求制定的其他制度。
（四）档案管理
档案采取标准化、规范化管理。发挥网络优势，采用电子化文书管理，统一格式，便于查找。
1、业务档案实行一户一档管理；以一个管理相对人为单位建立一个监管单位；为监督对象建立专门的基础档案。按照《浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则》（试行）的要求；依据一户一档的方法整理归档。建立健全经营主体经济户口档案；并输入计算机实行网络化管理。
2、文书档案
（1）专项检查：要求有计划或通知、过程性资料、2－3张有文字说明的照片、小结等。
（2）投诉举报：要求有投诉举报受理登记表、监督意见书、现场检查笔录、2－3张有文字说明的照片。若属取缔的；则另制作“取缔报备表、卫生行政取缔决定书、卫生行政执法审批书”。
（3）各类报表：包括年报表、汇总表、本底（登记表）等见电子化管理内容。
3、照片档案
每年按精神文明建设、监督执法等分类归档成册。照片档案按照要求归档。
4、电子化管理
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