关键词：计划生育档案管理；存在问题；措施
计划生育档案是人口计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录，是制定人口计划生育政策重要资料，是做好人口计划生育工作的基础。最近几年，我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规，计划生育档案管理工作有了一定的发展，但是计划生育档案管理工作还存在很多不足，发展不平衡，在个别部门这项工作得不到切实重视，计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态，档案现代化管理水平不足，严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。
1 计划生育档案管理工作存在的问题分析
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
强化计划生育档案工作安全第一的意识，建立必要的投入保障机制，改善库房保管条件，严格遵守规章制度，落实档案安全管理责任，抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查，确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作，按要求填报《先进（合格）综合档案室申报表》。通过共同努力，寻找工作中的短板，真抓实干，确保计划生育档案管理更加规范和科学。
2.3 计划生育档案科学管理队伍建设
首先，积极引起专业人才。针对计划生育档案科学管理待遇不高的问题，应该从政治和经济角度将其解决，提高领导对计划生育档案科学管理重要认识，极大对档案管理部门的投入，吸引高素质人才到计划生育档案科学管理部门开展工作。人才引进之后，要大胆启用专业人才，发挥专业人才的带头作用，通过直接和间接的指导，进一步提升整个工作队伍的专业能力；其次，开展业务培训。坚持每年举办1-2期计生档案管理员培训班，培训内容涉及政策法规、宣传教育、科技服务、流动人口服务管理、规划统计、药具管理、计生协会、档案法规、档案管理方法等各项业务工作，不断计划生育档案管理工作队伍的专业素质；最后，引入竞争机制，计划生育档案管理部门应该将工作能力、业务水平同员工的晋升联系到一起，充分调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，激发计划生育档案管理人员主动学习，提高档案管理质量和效率。
参考文献：
[1]浅谈计划生育宣传技术服务站档案管理的信息化[J].吕小囡.世界最新医学信息文摘. 2015（52）
[2]浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J]. 秦雯莉.东方企业文化. 2015（11）
关键词：档案管理；计生工作；重要作用；规范化
计生档案是各项计生工作重要的凭证和法律依据，做好计划生育工作中的档案管理对当前计生工作有着极为重要的影响。
1提高对计生工作中档案管理的重要性的认识
自1981年我国成立专门的计划生育机构以来，计划生育体制也在不断的健全，群众的婚育观念也在计划生育教育的影响下出现了极大的转变，可人们对于计划生育工作中的档案管理的重要性认识尚显不足，无法让档案管理在计划生育过工作中激发相应的关键作用。故必须提高相关部门及有关领导对计生档案管理重要性的了解，从而让档案管理在计划生育工作中最大可能的起到应有的作用。
2计生档案工作的重要作用
2.1计生部门的基础性工作是计生档案
计生档案就是在进行各项职能活动时计生部门形成的全部档案之和。档案工作就是专门负责管理档案业务，也就是在统一管理计生档案的基础上.制定相关档案制度，科学地管理此类档案，来方便使用。作为反映和记录计生工作活动的计生档案，不但能够为相关领导者提供决策凭据，还能够为档案使用者懂得国家各项方针政策给予帮助，还可为制订规划，处理问题，进行工作提供有效的参考资料。在计生工作中，不管是计生人员工资调整、全国性的人口统计、人口普查的数字调查，还是工作的规划与实施、行政管理工作的有效开展、计划生育队伍的整训与建设、再生育人员调查、计划生育经费的管理、奖励扶助对象的奖金发放等均需要档案，若档案材料不完整，不精确，将影响直至放缓此工作的有效开展。尤其是接受新任务，制做新的工作计划，或出现新情况，遇到新问题，需要做出正确的决策时，档案的借鉴和参考作用是无法替代的。档案的信息作用愈发被大家所重视，所认识。计生档案是计生工作中一个必备的主要组成部分，是其它工作无法替代的，已成为计生部门管理工作中必备的一项主要工作。
2.2计生档案也在创造效益和价值
计生档案即直接反映和记录计生工作活动，还可创造出社会效益和经济效益。所以档案工作人员每年都应为单位的各项工作提供大量的信息、资料、文件，为使用者节约了时间，解除了重复劳动。问接产生了社会效益和经济效益。
2.3计生档案是无法再生的宝贵财富
计生档案真实地记述了相关部门计生各项工作、行政管理的整个过程，聚集了计生管理的成功经验，是全体人员智慧和辛勤劳动的结果，它作为计生工作的主要组成部分，不但具有长远作用也具有现实作用。所以计生工作需要一代一代地发展和继承，各项工作也应一代一代地往下传。社会活动不停止，档案工作就不能停止。其它财富，损失了能够补偿，档案损坏了，可无法弥补。所以。我们不但享有利用前人积累的档案财富的权力，更有继续为后人增加和积累财富的义务，此为事业的需要，也是对历史负责的体现。
3计生档案工作的规范化
3.1管理科学化
计生档案工作人员应定期对收集来的档案材料进行科学的归档来确保工作质量，以达到合理设置档案类目，组卷规范的目标。
3.2工作制度化
人口计生工作十分繁杂，村级、各乡镇计生办和县人口计生局以及各级计生服务站将经常接触人数众多的有关生育人群。进行计生技术服务工作是计划生育的主要工作之一，任务是提供计生技术服务为社会。在此种条件下，应必须颁布一套完整的制度来进行约束规范。按照笔者多年工作的实际工作经验，此类制度可包含以下五个方面。一是计生档案上报、收集、整理、存档要做到标准化，应按照上级业务部门的统一规定，根据严格的要求，进行操作。二是对专兼职档案员执行月初评季考核年奖惩制度。三是落实计划生育项目检查治疗登记制度，为各级医院以及计生服务站的妇产科、手术室、x光室、b超室等相关科室配备专门专用检查登记簿，将第一手材料全部统计起来。四是落实定期谈话制度。专兼职档案人员应定期与服务对象谈话，争取工作主动权。五是执行档案整理收集专业时间制度，要求各科室下班前必须收集归档当日的材料，每月上报一次档案资料。此外，还应制定一些辅助制度，确保上述每项制度的执行。只有严格执行相关规章制度，方可保证档案安全完整。
3.3职责明确化
档案管理人员的岗位职责，就是应保护档案的安全与完整。这不但是档案保管工作的最基本工作，也是档案保管工作的最终目标。档案保管工作的具体任务就是必须做到不乱、不散、不丢、不坏。档案保管人员应时刻警惕，坚持不懈，防控档案的破损，保证档案的安全，为档案工作提供必备的物质基础。
关键词：计生档案；服务；管理
随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作提出了更高、更严、更新的要求，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。
一、计生档案的“四化”管理
（一）系统W络化
计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。
（二）职责明确化
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
（三）工作制度化
只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。
（四）管理科学化
计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。
二、加强人口和计划生育档案管理的基本途径
1、更新观念。档案人员要从人口和计划生育档案实体的保管人员转变为管理者、知识提供者和决策咨询者，就需要掌握系统的档案专业知识、现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中。
2、重组人口和计划生育档案管理流程。根据信息流进行管理流程重组，人口和计划生育档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中，将隐性知识融入流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出人口和计划生育档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是人口和计划生育档案传递、交流和共享的过程。一方面，人口和计划生育档案流程参与者所蕴藏的隐性知识得到了显性化；另一方面，通过交流和共享，他人外化的隐性知识，通过不断内化、外化的循环，促进了知识创新的实现。
3、建立人口和计划生育档案技术服务平台。信息技术的发展促进人口和计划生育档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变。因此，分散、无序的信息集中和有序化，经过筛选、鉴别、归类和综合过程，更加结构化、综合化和系统化，成为一些单位科技档案服务的主要内容。有效的档案信息检索系统和检索手段，必要的网络系统和搜索引擎技术，以及各种知识储备的专题数据库群，能够实现知识的共享与有效利用。
4、优化人口和计划生育档案管理的环境。首先，建立多渠道的人口和计划生育档案管理的投入机制。第二，大力加强开发工作的法律法规建设，落实“依法治档”，保证工作有法可依。第三，建立和完善人口和计划生育档案管理工作的激励机制。
5、优化计生档案管理人员队伍
我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。
积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。
参考文献：
[1]李祥红黄旭.提升人口计生档案管理和服务能力[J].兰台内外，2011（03）.
[2]高英华.关于做好新形势下干部档案管理工作的几点思考[J].性长征（党建版）；2010（02）
【关键词】 计划生育；档案工作；问题；对策
相较于其他国家来说，我国作为目前世界人口最多的国家，更应该要看到人口和计划生育工作的重要性，因为人口和计划生育工作对于我国能否实现人口与经济、人口与社会、人口与环境的可持续发展具有关键性的作用。 虽然我国已制定好相应的法律、法规对计划生育工作进行管理，但这些法律文件要想在实践中也能取得良好的成效还需相应的档案管理措施来予以保障，因为计划生育档案工作是各项计划生育工作的法律依据和重要凭证，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件，是维护历史真实面貌的计划生育部门的重要任务。虽然计划生育档案工作经过有关部门的多年努力已经取得了不小的成绩，但是仍然存在着不容小觑的问题。
1 计划生育档案工作中存在的问题
1.1缺乏对档案工作重要性的认识
即使为了提高对于计划生育档案工作重要性的认识进行了大力的宣传与教育，但是在实际的计划生育档案工作过程中仍有不少的工作人员疏于职守，看轻甚至忽视档案管理工作，因此档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。或者有的基层部门的领导自己都不注重计划生育的档案工作，以致单位制度严重滞后，无法形成科学的考核体系，从而为相关工作的进行带来了极为不利的影响。
1.2缺乏专业的计划生育档案管理工作人员
由于只注重技术服务专业人员的素质和水平，缺乏对于计划生育档案工作重要性的认识，所以大多数人口计划生育部门的档案管理工作的门槛变低，用人方面存在着严重的问题，工作人员存在着学历水平、理论知识、专业素养、管理水平较低的问题，思想观念和管理水平跟不上时展，仍然停留在传统经验上，缺乏面向现代化的意识，缺乏创新和活力。由此也阻碍了计划生育档案工作向着科学、高效的信息化方向发展。
1.3缺乏科学的计划生育档案管理手段和模式
当前的计划生育档案管理工作仍旧采取传统的手工管理模式和手段，没有紧跟时代将现代化信息技术运用其中，比如说档案的收集、管理和整理只能通过手工进行；各部门对计划生育档案管理信息化认识不到位；一些偏僻或者落后的地区没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备；能在计划生育文化网站上进行查询的信息资料过少等。这些都易使计划生育档案管理工作出现混乱，从而影响到档案管理工作正常有序的进行。
2 计划生育档案工作问题的应对策略
2.1提高整个计划生育部门的档案意识
针对计划生育工作人员档案意识不强这一项，可以采取多种形式来 开展广泛持久的档案管理法规宣传教育，普及相关的法律法规，全面提高计划生育干部尤其基层的县、乡级计划生育干部对于档案管理重要性的思想认识，再通过分级指导，提高档案管理工作人员的业务水平。
2.2提高档案工作人员的专业素养
培养高水平的档案专业人员、提高档案管理工作人员的专业素质是档案工作向着科学化和现代化行进的必要条件。从档案管理工作者自身来看，最重要的是要找准自己的角色定位，充分认识到档案工作对于整个计划生育工作的重要程度，另外要热爱档案事业，努力去学习专业知识，熟悉自己所管的档案内容，熟悉相应档案法规。从计划生育部门来说，首先要注重选拔与任用综合素质比较高的管理工作者要不断加强对于档案管理工作者的培训教育，普及信息化管理知识。利用在职培训、进修、研讨、考察学习等方式使档案管理工作人员的专业素养达到现代信息化管理的需要；通过设立相应的奖励与惩处制度来坚决杜绝工作中的散漫现象。长此以往，通过不断提升档案管理工作者的工作水平硗贫整个计划生育工作的稳步前行。
2.3创新管理模式，完善管理制度
随着现代社会的发展，计划生育档案管理工作在新时生了一系列的变化，传统的手工管理方式已经不适用于现代档案管理的需求，现代化信息管理模式势在必行。除此之外，为适应这些新变化，进行档案管理工作时要具备一定的超前意识，创新档案管理的思路，拓宽档案管理渠道，让使用者满意。此外，任何计划生育部门都应建立好一套完备的档案管理制度。要求各项计划生育档案工作都能在制度的笼罩下进行；注重使用者的反馈，配备专职人员定期与相关人员进行交流谈话，以求获得工作上的主动权；设立相应的考核制度来加强各方面工作的协调，发挥制度的保障作用，推行目标责任制。通过类似的方案去完善计划生育档案管理制度，发挥档案管理工作应有的作用去推动整个计划生育工作的顺利进行。
3 结语
综上所述，计划生育档案记录了我国科学技术快速发展的新面貌，档案管理对于计划生育工作的作用和意义是巨大的，所以我们必须要对这项工作高度重视，做好与档案管理相关的每一项工作，使档案工作能在计划生育工作中发挥越来越大的作用。
参考文献：
[1] 王建波.探究当前计划生育档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2015，（09）：23-24
人口计生档案是具有保存和查考利用价值的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是做好人口和计划生育工作的基础。随着人口和计划生育工作的法制化、规范化、制度化发展，人口计生档案管理工作面临着更高的挑战。探索新时期下计生档案管理工作的存在问题、解决途径、实现办法，进一步提高计划生育档案管理水平，对更好的开展人口和计划生育工作具有积极意义。
新时期计生档案管理工作中存在的问题
1.不能认识到档案管理工作重要性
人口计生档案资料是人口计划生育统计数字的来源，通过分析、处理其中的数据，可有效统筹工作计划，明确工作重点，量化工作目标，为人口计划生育决策提供数字依据。通过档案的建立与完善，计生工作部门可寻求更好的管理办法为育龄妇女和流动人口提供更优质的服务。但实际工作中仍有许多计生工作人员甚至部分领导干部尚未意识到计生档案管理工作的重要性：部分领导干部认为计生档案毫无实际意义，与计生工作并无直接关系；部分计生档案管理人员思想松懈，责任感缺失，工作敷衍了事，档案资料收集不全、归档不及时的情况时有发生。与此同时，计划生育“一票否决”制度的实行导致少数单位漏报、瞒报单位内部临时工、停薪留职和下岗人员生育节育情况，极少数单位甚至存在造假文件、假资料、假证明等现象，严重损坏了计生档案资料的真实性。
2. 管理手段老旧，管理制度不健全
目前，社会已进入信息化时代，档案管理也进入了电子时代。但计生档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多采用传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，导致计生档案查信息单一、查阅不变、更新滞后阅困难，难以全面反映计划生育工作情况。县以下的基层人口计生档案室普遍没有制定严格的档案管理规章制度，没有添置必要的档案保管设备，多数县人口计生单位的档案室存在一房多用、办公用品质量低等现象，由此造成档案资料的污损、丢失等不可挽回的损失。
3.人员素质低，缺少培训和学习机会
计生档案管理人员多由老、弱、病的女同志担任，学历水平低、理论知识差、专业素质低、实际操作水平低，工作多被动。同时，绝大多数基层计生部门并没有专门配备档案管理人员，计生档案管理人员多为兼职，人员变动率高，档案交接不完全、问题清理不彻底以及档案资料的散失等问题严重，影响了档案的完整统一。而且，人口计生部门多注重提高技术服务专业人员的素质和能力，对档案管理人员的要求很低，很少组织业务能力培训，因此大多数档案管理人员思想观念和管理水平严重落后，管理方法缺乏创新，人才断层现象严重。
4.经费紧张，严重缺乏技术指导
新时期下，计生档案工作需要与时俱进，实现档案信息化管理。目前，人口计生部门经费紧张，主要依靠财政拨款，经费来源中没有档案建设专设资金，而基层计生部门计划生育档案的信息化管理必须增加相应的硬件设备，如电脑、扫描仪、照相机等设备，如何取得资金支持是一道难题。同时，档案信息化建设也会带来许多新问题，最大的问题是如何正确操作高度专业化的系统软件，实现计生档案由纸质向电子的转变。而计生档案相关工作人员业务指导和技能培训的缺乏已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平的主要瓶颈。
二、计生档案管理工作的管理及对策
随着计划生育工作的深入开展，计划生育档案质量管理工作的重要性也越来越凸显。在新时期，如何积极适应现代计划生育档案管理的需求，解决目前存在的种种问题，探索规范化、信息化的档案管理模式，是摆在计划生育管理者面前的重大问题。
1.宣传、普及法律，提高档案管理意识
计生档案具有十分重要的作用，但是计生干部特别是基层领导干部普遍缺乏这样的认识。因此，要开展多形式、广泛持久的档案管理法规宣传、普及活动，不断普及《档案法》等法律法规，切实提高各级计生干部的思想认识和档案法治认识。同时，在档案信息化条件下，档案工作者必须尽快转变角色，由档案保存者变成档案管理者，努力提高自身素养，以适应新的工作环境，不断提高业务水平。
2.实行管理系统网络化，分级管理计生档案
要建立完善档案管理制度，具体落实责任，明确专人，强化管理，实现计生档案工作管理系统网络化。要建立完善计生档案管理的领导机构，形成由上而下、纵横交错、配合联动的关系网络，各纵向线要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。各地区成立人口和计划生育管理领导小组，全面领导地区内档案管理工作；人口和计划生育局科室是关键，要多途径收集、整理计生档案；各乡镇和行政村的计生管理人员要明确责任，统计好第一手资料，做好计生档案的基础工作。各级要分工协作，严明责任，切实管理好计生档案。
3. 强化培训，提高计生档案工作者业务素质
为提高计生档案管理工作水平必须提高档案管理人员的素质，提高素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此，要积极组织档案人员参加业务培训班和新技术学习班，选调技术人员亲临基层开展业务培训。培训要突出针对性和实用性，结合实际工作选择培训内容，在加大计算机培训的同时，强化图书馆学、情报学等相关学科的联系，加大档案学新知识、新技术的传授。随着档案信息数字化的发展，档案信息的分析处理也成为一项非常重要的工作。所以，档案管理工作人员还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，成为业务精通，富有创新精神的复合型人才。各单位还可以通过继续教育的形式普及信息化管理知识。采用在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等多种方式，使档案管理人员的知识结构以及业务水平适应档案信息化建设和发展的需要。
4.科学调节人才结构，最大限度发挥整体作用
要改变现有的计生档案工作人员结构，科学整合不同专业、学历、年龄、职称的档案人员，注重发挥各类人才的整体优势，形成科学的人才结构，避免出现档案工作人员全部都是老同志或者全部都是新同志的情况。不同层次、不同年龄的档案工作人员应相互配合、互相影响、取长补短，争取最大限度的发挥整体效能。
5.强化对人口和计生档案工作的管理
一、计生档案的“四化”管理
（一）系统?W络化
计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。
（二）职责明确化
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
（三）工作制度化
只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。
（四）管理科学化
计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。
二、加强人口和计划生育档案管理的基本途径
1、更新观念。档案人员要从人口和计划生育档案实体的保管人员转变为管理者、知识提供者和决策咨询者，就需要掌握系统的档案专业知识、现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中。
2、重组人口和计划生育档案管理流程。根据信息流进行管理流程重组，人口和计划生育档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中，将隐性知识融入流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出人口和计划生育档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是人口和计划生育档案传递、交流和共享的过程。一方面，人口和计划生育档案流程参与者所蕴藏的隐性知识得到了显性化；另一方面，通过交流和共享，他人外化的隐性知识，通过不断内化、外化的循环，促进了知识创新的实现。
3、建立人口和计划生育档案技术服务平台。信息技术的发展促进人口和计划生育档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变。因此，分散、无序的信息集中和有序化，经过筛选、鉴别、归类和综合过程，更加结构化、综合化和系统化，成为一些单位科技档案服务的主要内容。有效的档案信息检索系统和检索手段，必要的网络系统和搜索引擎技术，以及各种知识储备的专题数据库群，能够实现知识的共享与有效利用。
4、优化人口和计划生育档案管理的环境。首先，建立多渠道的人口和计划生育档案管理的投入机制。第二，大力加强开发工作的法律法规建设，落实“依法治档”，保证工作有法可依。第三，建立和完善人口和计划生育档案管理工作的激励机制。
5、优化计生档案管理人员队伍
关键词：计划生育档案；数字化管理；问题；方法
中图分类号：G718文献标识码：B文章编号：1672-1578（2013）09-0298-01
1.坚持发展计划生育档案管理数字化道路的意义
1.1符合档案信息化管理的要求。为了让档案信息化跟随时代步伐，在其管理过程中需要融入数字化、网络化等高效的管理手段。使档案信息网络化可以让计划生育档案工作开辟出更为便捷的路线，并把该工作推向了一个更加崭新的高度，让整个计划生育过程可以保持一个良性的循环模式。档案数字管理化可以让工作人员用更加理智、方便、合理的态度规划流程，具体表现在档案的归档、保存和查询等方面。
1.2计划生育档案信息数字化是未来发展的必然结果。未来信息数字化会大量应用于计生管理当中，辅助计划生育工作，可以查询和建立该地区内全部的群众档案和户籍档案，计算机网络化管理的不断成熟，在计生档案管理过程中创建一个高科技的工作环境，并以这种方式不断发展和壮大，最终面向全社会普及。
2.在计划生育档案管理中应用数字化和网络化存在的问题
2.1在辅助管理中存在不足。针对现如今以计算机为主要管理模式的计划生育档案工作而言，主要是在传统人工操作的基础上，很多管理模式并没有根本性改变，而是继续沿用以往的管理模式，这是制约我国计划生育档案管理的首要原因，我们应该以档案信息管理为主要的管理模式，将其视为核心内容。制约我国计生档案发展的原因在于，长时间发展以来工作对象的改变，从原有的以纸张的书写形式的对象转变成使用计算机保存档案信息，两者之间发展过于迅速，不能及时有效地进行调节。
2.2在计生档案网络化建设过程中存在不足
2.2.1管理机制过于分散。在对计划生育档案管理人员进行管理的过程中缺乏统一性，没有固定的管理机构作出相应的控制手段，很多工作人员在没有经过专业技能培训就直接走向工作岗位，档案收集意识和理念比较弱，没有给予档案管理足够的重视，对档案需要的日常材料不能进行妥善处理，例如：档案处理的整个过程，包括收集、整理、归档以及收集等。
2.2.2档案标准化管理水平低下。现在我国计划生育标准化管理水平较低，并且各个部门之间联系甚少，制约了管理水平的提高。很多档案管理人员没有成熟的职业技能，并不是该专业出身，同样导致了计划生育档案管理表面生硬、内部不细腻的情况发生，很容易造成工作当中的失误，而且面对大量的档案信息资料，很容易出现内容不清、相互混淆等恶劣事态。
2.2.3计生档案管理中数据库建设滞后影响档案网络化发展。计生档案管理经过快速的发展，我国很多地区的计划生育管理部门都建立了规模大小不同的数据库，但是缺少针对数据库进行应用和管理的专属软件，在档案管理过程中依然面临很多问题，在查阅档案信息的时候，还是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。
3.建立现代化计划生育档案管理的方法
3.1数据管理先进化。档案管理本质上是对人员信息数据的管理，不断推进档案信息化管理，并找寻与之相符合的程序和工作方式，使其不断完善、科学和规范。我们可以通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来，使其以不同的功能职责进行分类，实现既分散又统一的系统处理方式，最终实现整体的应用合并。
3.2效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下三方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约了时间、人力、物力和财力，大大提高了工作效率；还有对于那些有较高案卷基础的档案，在著录的过程中，可以在全引目录中进行分类标引，对于具有特殊意义和形式的档案，可以通过姓名、地址和时间等直接录入到计算机当中，之后作出相应的分类号。保证所有的录入过程都可以使用原有的档案目录，这样可以相应的减少著录过程中，提高了整体著录效率。
3.3不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中，工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识，在提高工作效率的基础上追求高质量，对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术，可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。
3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展，因此其档案管理也需要持续性和细致性，从对材料的收集、整理、归档和保存使用，每一个内容都需要认真仔细的工作态度，在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应，对计生档案管理工作带来不便。
4.结束语
综上所述，计划生育档案管理数字化是档案管理未来发展的必经之路，也是解决大量信息资料快速增长所带来问题的首要方式，在面对诸多不足的情况下，如何加强对计划生育档案管理是每一个管理部门和领导需要关注的事情，在科学、合理的解决办法之下，让我国计划生育档案管理走向一个新的高度，加快我国经济建设，沿着可持续化发展道路快速前行。
参考文献
[1]李阿雪.计算机对计划生育档案的管理[J].企业家天地，2007，10：214-215.
关键词：计生档案；现代化理念；现代化管理
中图分类号：F27文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2012）12-0084-02
人口计生档案工作能够有效地促进计划生育工作的进行，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件。近年来，人口与计划生育档案的管理，是有关部门的重点工作，对构建和谐社会具有十分重要的意义。但是，在检查的过程中也出现了许多问题，存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。上述问题，直接影响到人口与计划生育档案的齐全完整、安全保管和开发利用。为进一步规范人口与计划生育档案的管理，应采用现代化的管理方法。
1 现代化管理理念的更新是实现档案现代化管理的关键
（1）完整的现代化管理观念，能够直接影响现代化管理进程，这就要求档案工作者要实现新的角色定位，只有不断增强现代管理理念，才能更好的为人民服务，档案工作者必须在目前档案信息化条件下，努力提高自身素质，全面适应新的工作环境。只有立足当前，着眼未来，充分认识到计生档案对社会发展、人类进步、现代化建设的重要作用，才能让计生档案更好的服务于社会发展与经济建设。
（2）在档案管理过程中增加投资。计划生育档案要实现现代化管理，硬件设备投入需要一笔较大支出，这是实现档案现代化管理的前提。首先，要配置现代化设备，就人口计生部门而言，要将现代化建设纳入人口计生工作的整体规划，投入专项资金，落实档案信息化所需要的设备、场地和人员等，并且要随着社会技术的进步不断更新发展，从而科学、有效地保管和利用电子档案。其次，档案现代化管理是一个不断发展的过程，这就要求我们不仅要具有现代化管理意识，还必须学习涉及电子计算机软硬件等基础知识，究竟如何入手、怎样操作，加强相关的业务指导，全面提升档案管理人员综合知识和专业技能。
（3）为档案信息化建设营造良好的发展环境。
2 计划生育档案的现代化管理
2.1 加强领导，强化组织管理
各单位领导要认真贯彻执行《档案法》等档案法律法规，把档案工作摆到重要位置，并且纳入单位年度工作计划，按计划部署落实，纳入专、兼职档案人员岗位职责。人口计划生育部门领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，单位领导要定期检查检查档案工作，及时发现并解决档案工作中的实际问题，明确从事档案工作人员的职责，制订并落实文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用等档案工作制度。把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育相关业务工作同等重要的位置，要投入专项资金，落实档案现代化所需要的设备、场地和人员等，纳入主要议事日程，为档案工作改善环境创造良好的条件，各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。
2.2 强化档案的规范化管理
各单位应按照《档案法》规定的规范化、标准化、现代化的管理要求，强化档案管理。要提高档案管理的水平就必须实行严格规范的工作程序与方法，在档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。首先要制定文件材料归档范围和保管期限表，做到应归档的文件材料齐全完整，保管期限划分准确；其次是档案整理规范化，制定会计档案、文书档案、计生档案、科技档案（基建、设备等）、特殊载体档案（照片、音像等）等分类方案，并按各门类档案的要求进行统一规范的整理，使用符合国家标准化规定要求的档案卷皮、卷盒、装订材料等档案装具；最后是加强档案保管，安排专门的档案库房，库房应配备吸湿机、温湿度仪等设备，要采取防火、防虫等防护措施，要有存放全部档案的金属柜架，并符合国家和省有关要求。
2.3 工作制度化，职责明确化
档案管理职责，是保证文件的完整性和安全性。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全，做到不损坏、不丢失、不散乱。档案保管人员要以高度的责任感确保档案的安全性，为档案管理工作提供坚实的物质基础。 人口计生工作是非常复杂的，各地区人口计生局以及各乡镇、村级计生办和计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。搞好计生技术服务工作，最终确保档案完整安全，对计划生育工作具有不可忽视的重要作用
2.4 系统网络化
计划生育档案现代化建设是一项系统工程，必须统筹规划，科学布局，为有效地保证档案工作的正常运转，应明确责任，成立领导小组，责任到人，形成一条主线，加强各部门之间的联系和影响，在工作中相互监督、相互制约。同时，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的计划生育档案信息服务网络，这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时，也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
2.5 提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案管理者掌握的知识水平以及专业技能的高低，直接影响到档案管理的工作水平，因此，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案管理的水平。档案人员的素质培养工作重点是提高档案管理人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，要全面提升档案管理人员的素质，根本途径是抓好培训和继续教育，因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，全面提升档案管理人员的知识结构水平，在实施教育培训时，可以采取多种教学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，各层次档案管理人员互相配合，才能进一步提升档案管理水平。
计生档案的管理工作，如果实行散乱的管理方式，势必造成不良的后果，给工作带来被动。实行现代化管理方式，能够有效地促进工作的正常开展，工作中可以循序渐进，发现问题可以迅速排查，依次实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。
参考文献
［1］李阿雪.计算机对计划生育档案的管理［J］.企业家管理,2007,（10）.
［2］ 新时期计划生育局档案建设与标准化管理实务全书 ［J］. 才智,2007,（12）.
［3］王国强.关于完善我国人口政策的思考［J］.人口与计划生育, 2005,（1）.
购物车(0)
