一、联盟创建的背景
自进入21世纪以来，服务外包产业迅猛发展。在中国，软件离岸外包的年复合平均增长率已经达到了37.9%，根据美国IDC的调查2011年全球服务外包市场业务总额更将达到6195亿美元的规模。同时，作为传统的制造业发达城市——*，面临着工业化发展后期的种种尖锐矛盾和转型阵痛。为抓住历史机遇，更高层次的融入全球经济竞争，市政府推出了“123计划”：力争到2010年全市集聚国际服务外包和软件出口企业100家，相关从业人员20万人，服务外包业务总额30亿美元；同时出台了一系列财政经融、税收、人才培养等扶持政策，旨在通过发展服务外包产业来提升产业结构、促进工业经济向服务经济升级、推动增长方式有粗放型向集约型发展。
在产业快速发展进程中，人才储备问题已成为进一步推动*服务外包发展的瓶颈。一方面是企业“不缺订单却人才”的窘境，一方面是从学校出来的服务外包人才，缺乏“实战”经验；各类服务外包及服务外包职业技术培训“单兵作战”，缺乏对市场需求的掌握，在数量上失衡，质量上脱节。面对这些人才培训症结，市政府决定创建*服务外包人才培训联盟，以此来构筑*服务外包人才高地。
二、联盟的发展愿景
做大做强，共赢互利。市外经局指导并负责对联盟宣传和解读各级政府对人才培训的扶持政策；优先提供资金、配套环境等支持；利用外经局自身优势及时向培训机构传递服务外包企业对复合人才培训的需求信息。整合在锡培训资源，共同打造服务外包人才服务平台，促进政府、高校、培训机构、人才中介服务机构、企业之间的“无缝衔接”。
配合“123”计划，培训联盟计划在今明两年，培养服务外包低端培训员、业务员3至4万人，中端工程师、项目经理等1至2万人，高端架构师、分析师等3000至5000千人规模。五年内，作为一个整合资源、虚实结合的实体，联盟将成为紧密联系企业和教育培训机构，培养实用型服务外包人才的重要基地；为服务外包人才提供专业服务的公益性平台。
三、联盟的组织架构和运作模式
*市服务外包人才培训联盟拟在民政部门注册、登记，是具有社团法人资格的社会团体和专业化组织。联盟成员将来自于从事服务外包人才教育、培训、测评、认证、中介服务的机构和单位，按自愿结合的原则共通信息、共享资源、共谋发展。
联盟运行模式将采用虚实结合的模式。政府将出资选择合适园区进行联盟场地实体建设（绝大多数培训，仍将将由联盟内的高校、技术学院、培训机构承担）。根据规划，联盟的实体建设将包括会员单位展示区、人才服务接待区、联盟管理办公区、公共教学区和入驻机构教学办公场地。在推动实体建设的同时，基于互联网络的虚拟学院项目也将全面启动，包括远程教育平台、人才服务平台和综合办公平台在内的全方位支撑体系也将尽快启动建设。其中，第一期将投资建设人才服务平台，涵盖人才推荐、测评、外包、信息、定制培养服务，以及需求趋势预测、行业技术趋势分析。具体工作内容包括：
1、面向企业，打造全过程人才服务体系。依托联盟会员单位，向企业提供人才招聘、人事外包等专业化服务，逐步建立起人才信息系统、人才测评系统、择业指导系统等人才服务功能平台，为企业提供全方位人才服务解决方案，为服务外包人才提供一站式、全过程的中介服务，提升区域人才市场竞争活力、完善人才服务标准体系，树立人才服务品牌。
2、面向教育培训机构，全面促进校企合作培养人才。协助高校将实训实习安排到服务外包企业或培训机构进行，校企共建大型实训基地；组织高校、社会培训机构和企业合作开发符合产业发展需求的服务外包专业课程体系；搭建高校与企业间的信息交流平台，组织企业到高校进行巡回演讲和开展技术交流等活动；配合企业在教育培训机构设立专业奖学金；促成企业中高层技术和管理人员在教育培训机构兼职授课；支持高校与企业的产学研联合项目。
3、面向国际知名服务外包厂商，全力引进师资技术促成知识传递。在服务外包人才培训联盟内提供良好的物理环境，吸引国内外知名服务外包厂商的培训部门入驻；帮助入驻的厂商培训机构与重点高校和跨国公司开展业务合作，推进区域内职业技能教育机构的教学水平达到国际标准；定期邀请国内外一流的教育专家和技术专家来*进行服务外包师资培训，提升本地师资水平。
四、联盟近期工作目标和安排
市外经局将于近期组织开展如下工作：
1、对服务外包企业的人才需求调研；
2、召开培训联盟筹备工作会议，听取各方意见和建议；
3、起草联盟章程、合作协议文本，讨论和完善联盟的组织建设；
4、设立联盟常设机构，为成员单位提供服务和支撑；
5、设立联合高校教师、行业专家、技术骨干为智囊的专家组，提供实训师资支撑；
关键词：旅游业服务外包可行性对策
随着我国加入WTO和经济全球化的深入，多种经济成分的产业经营模式逐步渗入我国的经济领域。众多发达国家的跨国公司在向发展中国家大量转移其制造业的生产职能和加工基地后，现在又开始将其非核心的服务产业的部分职能向海外特别是新兴市场国家和地区转移。旅游业作为一种重要的服务产业，也将不可避免地迎来由服务生产国际分工而导致的机遇和挑战。
一、服务外包的概念和由来
服务外包(servicebusinessprocessoutsourcing)，或称离岸服务外包，是指作为生产经营者的业主将服务流程以商业形式发包给本企业以外的服务提供者，以保持服务的稳定供应以及最优的质量和最低的成本的经济活动。其本质是通过合同发包、分包或转包等方式向第三方转移非核心的商业技术和服务流程，以提高资源的配置效益和利润空间。近年来，随着国际通讯和网络技术的快速发展，使发达国家的大型跨国公司将低附加值的经营环节和服务职能转移到相对具有比较优势的发展中国家，自己则专注于产品研发、生产管理、财务运作、营销推广、产业升级等具有相对竞争优势和高附加值的核心业务，服务外包由此发展起来。服务外包的产生于上世纪80年代IT产业的软件服务，在90年代由于“计算机千年虫问题”得到加速发展。随着服务外包这种经营模式在IT领域的成功，本世纪初外包业务范围逐步拓展到金融、保险、医疗、资产管理、顾客服务等服务业领域。据统计，全球的服务业外包市场已从2001年的1500亿美元增长到2004年的3000亿美元，成为一项新的全球性产业转移和增值模式。从外包方式上看，离岸外包将成为服务外包的主要方式，如国际零售业巨头沃尔玛公司提出将把80%的公司外包业务采用离岸方式。著名管理咨询公司麦肯锡预测，今后五年内，美国白领工作的离岸外包将增长30%。
二、旅游业发展服务外包的可行性
旅游业作为国民经济的一项支柱产业，一直都是服务业的重要组成部分。如同服务业的产生与发展是有历史阶段一样,旅游业本身就是一个集吃、住、行、游、购、娱等相关要素于一体的关联度较高的传统产业。随着近年来我国旅游业的迅速发展，行业的规模不断扩大，产业结构得到了进一步的改造和提升，实现了现代管理理念指导下的现代高科技、信息化的运营模式。在此基础上，产品形态日趋复杂化和专业化，与相关传统产业及新兴产业的交叉和融合进一步加剧，对原来形成的产业固定化边界进行了一定程度的调整和改造，出现了诸如会展旅游、旅游咨询、旅游规划与策划、旅游信息服务等新型业态。但几乎与此同时，也发生了行业恶性竞争激烈、经营绩效持续下降、行业管理边缘化的不良现象。因此，如何有序、规范、健康地发展我国旅游业，提高行业自身效能和产业层次，是新时期我国旅游业界和学界普遍关注的问题。
旅游业作为一种高成长性的服务产业，其产业扩张能力和渗透性较好，因此具有外包的潜力。旅游业在原有生活核心业态的基础上，受到生产服务业、专业服务业、信息服务业、创意服务业的明显影响，从而引致旅游业内部结构和能级提升，出现了高增值性、高层次性、高功能性、高技术性、高知识性的新特点。随着我国旅游产业规模的不断增长，“入世”的呼声日渐高涨，通过外包的方式实现与国际旅游业接轨的内在需求已经成熟。
其次，旅游业是服务业经济中一个较为活跃的产业代表，是国家经济和社会繁荣的“晴雨表”，包含了传统服务业的内容和现代服务业的元素，有着显著的二元结构特征，即以生产和生活为其要素的产业结构模式。而随着旅游业的发展和延伸，现代企业制度的普及和生产职能的强化，旅游业的服务对象也扩大到了生产者，建立以生产为主体的新型旅游业已是大势所趋。这就要按生产要素和生产方式来重新布局旅游产业，通过“归核化”的战略，将“非核心”的生产环节通过外包的方式加以整合、重组，实现旅游业产业结构的优化和升级。
由于现代旅游服务业同样具有高技术性、高知识性和高人力资本等现代服务业特征，因此决定了在同样的产出水平下，无形智力投入较高而有形资产投入较少，引进外包经营方式，不仅能直接创造价值增量，还有降低经营成本、提升经营效益、增加无形资产等间接途径和作用。如现代企业的一些非核心业务的外包，使旅游业为生产性企业提供第三方会展、商务等专业服务成为可能，从而形成某种经营功能的规模化效应，促使企业经营成本的大幅度下降。又如旅游规划或策划、旅游咨询和信息服务的外包，可使企业的经营效益大幅度提高，创造可观的经济价值。再如旅游企业形象的策划和营销、旅游广告的宣传运作，将使企业的品牌声誉和社会形象得到明显改善，无形资产的价值也就随之上升。
三、旅游业发展服务外包的对策和建议
服务外包作为一种新型的管理思想和经营实践，将成为旅游业今后获取竞争优势和实现自身可持续发展的重要战略抉择之一。由此，笔者认为，应围绕以下几个方面开展服务外包，抢占旅游业发展的制高点，形成现代服务业驱动GDP增长的新型发展模式。
（一）加强旅游业服务外包的外部环境建设
相比生产性企业而言，服务性企业对外部环境的依赖更大。各级政府相关部门应集中建设公共支持技术平台，强化对旅游业服务外包的技术支持和基础，以低廉的使用成本向服务外包企业提供旅游产业的综合开发环境、服务环境和管理环境，制定针对承接服务外包的优惠政策，降低企业运营成本，改善其运营环境。积极构建旅游服务的外包数据库，为旅游企业提供服务外包政策咨询、信息服务和业务指导工作，使企业能把握服务外包国际市场动向和发展趋势，在发展中少走弯路。另一方面，采取政府指导，市场化运作的方式，鼓励引进世界著名的专业化旅游服务商，优化配套服务措施；鼓励境内、外企业参与旅游相关产业带的基础建设，加快建设进度，提高旅游服务产业的规划和建设水平。加大地方知识产权保护的执法力度，增强旅游外包企业的知识产权保护意识；在已经建立的行业规范的基础上，集成现有法律、法规，构建服务外包政策体系，充分利用已有的政策资源，形成对服务外包的支持体系。
（二）旅游业服务外包的组织文化协调和流程再造
企业与外包商的文化协调，是指在外包运作过程中，外包双方能相互尊重，求同存异，努力扩大双方产业文化的兼容性和共识面，从而有效地减少或降低因文化冲突和摩擦带来的不利影响。旅游业通过实施服务外包，各相关企业的组织机构和运作机制都将发生较大的改变，经营职能也将随着外包业务控制权的转移而与以前有所区别，这必然要求企业对自身的组织文化和运作机制进行再造，以确保旅游企业外包业务的正常运营。具体地说，企业应就实施外包的业务制定切实可行的合作模式，整合各方资源，共同建立科学、有效的沟通机制，包括：定期举行信息会、案例分析会、提交各自的业务报告等，尽量消除交流中的文化壁垒，充分了解外包企业的相关信息，并采取建设性的态度化解因组织文化差异引起的各种纠纷。其次，对外包企业的生产模式和服务流程进行监控，及时搜集和反馈业务运转信息，提供必要的协助和业务培训，建立外包服务产品的评介体系和质量标准，以使外包企业的服务产品符合自身的质量要求。最后，企业还应本着互助与诚信的原则，与外包商就售后服务、企业CIS的统一化等建立可靠的协商机制。
（三）旅游服务外包的人才培养
人才是保证旅游服务外包成功的根本前提，旅游业发展服务外包离不开大量既熟悉旅游企业经营管理模式，又具备相关外包理论知识和实践经验的专门人才。我国发展旅游服务外包尚处于起步阶段，相关的人才严重不足，尤其缺乏具有相关技术和项目管理能力的高级管理人才。同时，由于旅游业人力资源的流动性较大，服务业外包缺乏相应的知识产权的保护，也会阻碍旅游服务外包的进一步发展。因此，对于服务外包这种快速增长的行业来说，建立一套完善、有效的人才供给机制显得更加紧迫。政府可以通过建立专属的服务外包管理机构，联合行业协会和服务外包行业工会，为服务外包人才的培养提供引导与支持；第二，通过举办国际性企业与人才洽谈会，搭建有利于人才与企业交流的平台；第三，推动建立“产学联盟”，支持大学的商学院建立“服务外包人才培养基地”，按照全球服务外包的发展趋势与特点，包括管理、策划、运作、外语能力等，为服务外包企业培养和提供高素质的服务外包人才；第四，全面推行职业资格认证制度，制定相关政策吸引和聘用海外高级人才，鼓励“海归人才”回国创业，以提升我国旅游服务外包业的国际化水平。
四、结论
世界服务业加速现代化和跨国转移的趋势，一方面进一步推动了世界经济向服务经济转型；另一方面也使服务业日益告别传统的地缘导向发展模式，不断打破时间、空间乃至文化、观念的隔离，开始进入全球化发展阶段。这不仅使服务业的全球重组和资源优化配置达到了空前高度，也正在使世界各国经济、产业、技术创新乃至经营管理模式出现全方位变革，对世界经济的重大影响。我国旅游业正进入快速发展期，特别是其中的科技、研发及营销、设计等环节，对整个产业链的技术进步和创新越来越有关键性的决定作用。在此基础上,积极发展旅游业服务外包以促进服务业现代化，是落实科学发展观、转变经济增长方式的客观要求，对于实现十一五经济社会发展目标具有重要战略意义。
参考文献
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[2]周振华，现代服务业发展研究[M].上海:上海社科院出版社，2005.(189)
文件生命周期理论作为档案学理论的重要支撑理论之一，奠定了文件的阶段性管理和全程管理的理论基础。企业档案业务外包，是指企业为了降低成本、提高效益、增强核心竞争能力，将关于档案管理方面的业务职能或工作环节通过签订合同的方式委托给专门的档案外包服务机构，利用他们的优势与专长，来提高企业整体的效率与优势。
在今天，企业档案业务外包的浪潮引起了档案界的关注，很多学者针对企业档案业务外包活动中存在的风险展开了积极的研究与探讨，但总体来说研究内容不够深入，研究视野不够开阔。例如，四川大学丁建雄、贾秀娥两位学者的《企业档案管理工作引入服务外包的思考》，从外包服务商、成本、监督管理、档案安全、后续服务等方面展开了全面的分析，但在分析方面似乎欠乏系统性。为了进一步对企业档案业务外包中的风险进行分析，我们有必要转变思维方式，创新研究方法，从一种新的角度进行切入。笔者认为，从生命周期的角度进行切入，或许能为我们研究企业档案业务外包潜在风险及管理策略开辟一条新的途径。
根据企业档案业务外包的内容和特点，笔者认为，企业档案业务外包的生命周期可以划分为以下阶段。
1 外包决策阶段。就是一个企业关于本企业的档案业务是否适合进行外包、为什么要外包、哪些档案业务环节可以外包、采取什么样的外包形式等问题的决策。
2 外包服务商选择阶段。在该阶段，企业要明确外包服务商选择的标准和方法，全面搜集有关外包商的各种资料，并对收集过来的资料进行全面系统的分析，并注意对各个外包服务商的横向比较。外包服务商的选择应坚持“适合即最好”的原则。
3 委托协议签订阶段。对外包活动中双方权利与义务做出明确规定。
4 外包服务实施阶段。在该阶段，外包服务商开始对委托的档案业务展开管理服务，企业对该服务进行监督、审核，并发展与合作伙伴的关系。作为外包服务管理实施的具体环节，该阶段直接深入到档案管理业务内部，作用于档案对象本身。能否把握好该阶段直接关系到整个外包活动能否正常开展。因此，它是整个外包生命周期的中心环节：
5 外包后续服务阶段。有些时候，外包服务商完成了企业委托的某项档案业务并不意味着外包服务的终结，某些外包服务还需要外包服务商提供后续服务。如档案信息系统的开发，系统开发完成之后，仍需外包服务商继续提供该系统的维护与更新服务。
6 外包关系终止阶段。即外包服务活动正常或不正常的终结，企业与外包服务商通过某种方式解除合同关系。
业务外包风险分析
根据企业档案业务外包生命周期各阶段内容与特征，我们可以具体分析各个阶段潜在的风险因子。企业档案业务外包生命周期及其各阶段的风险因素分析，如下图所示。
1 外包决策阶段潜在的风险
(1)本企业档案业务外包不具备可行性的风险。由于企业对自身认识不足和对自身认识存在偏差，或企业受外界因素的影响，对本企业的档案业务是否适合外包的判断失误，做出错误的外包决策。(2)企业内部矛盾激化的风险。对于员工而言。档案业务外包有一定的敏感性，必然会影响到部门中一部分员工的自身利益。因为外包意味着可能有一定数量的员工将会被转移。有些员工会本能地表示反对，因为他们对这些变革带来的动荡感到不安与恐慌。因此，―旦企业做出实施档案业务外包的决策时，企业内部矛盾可能会激化。(3)减少企业档案部门学习新技术新知识的机会，从而削弱了档案部门工作人员学习力及创新力。如果实施档案业务外包，档案工作人员在一定程度上得到了解脱，但是同时丧失了学习新技术新知识的机会，长期下去，将会削弱档案部门工作人员学习力及创新力。
2 外包服务商选择阶段潜在的风险
主要是服务商选择失误的风险。在选择服务商时，一定要根据自身的实际情况，认真分析企业对服务商的需求，寻求最适合自己的服务商。
3 委托协议签订阶段潜在的风险
在签订委托协议时，由于现实中存在信息不对称，委托人与人相比往往处于不利的位置。在这种关系下，存在的风险一般有两种：一种是逆向选择(又称不利选择、隐蔽信息等)，指人有意隐瞒自己的实际情况，使委托人无法了解到其是否在这种关系中处于不利位置；另一种是道德败坏行为(又称道德风险、隐蔽行为等)，人的努力极度缺乏。
4 外包服务实施阶段潜在的风险
(1)受控于服务商的风险。在外包服务实施阶段，很多企业会陷入受控于服务商的深渊。当档案业务外包以后，档案部门对本企业的档案业务的控制会减弱，对有关档案的技术知识关注与了解将会逐渐减少。档案部门对档案业务了解得越少，对外包商的依赖程度越大，这将直接导致档案部门过分依赖外包服务商。(2)外包服务不能适应企业自身发展的风险。在档案业务外包生命周期的前面阶段，即使企业进行了周密细致的规划，由于在企业发展中信息技术与业务的不确定性，随着企业的进一步发展，外包商按最初协议提供的外包服务不―定能够适应企业的发展。
(3)档案安全方面的风险。这方面的风险包括两个方面：档案实体与档案信息内容的风险。风险来源于两个方面，一是服务商无意的损害，二是服务商有意的破坏。
(4)降低档案外包服务水平的风险。一方面，由于服务商的经验能力不足，可能提供不了最初承诺的服务，或者所提供的服‘务质量水平降低。另一方面，服务商为了自身利益的最大化，不膳以损害委托方的利益，有意降低所提供的服务水平(5)外包服务商经营不善的风险。当服务商经营不善时，可能使委托方蒙受巨大损失。
5 外包后续服务阶段潜在的风险
外包商不能或不愿意继续提供后续服务的风险。由于有些外包服务公司能力有限，可能会提供不了后续服务，但是更多的情况是，有些外包服务公司道德水平较低，为一己私利不愿意继续提供企业所需的后续服务。
6 外包关系终止阶段潜在的风险
主要是外包商意外终止外包关系的风险。它是指外包关系非正常的结束。例如，在外包实施过程中，双方之间产生矛盾导致外包关系不能维持。另外，其中一方因为经营不善破产，也会导致外包关系的终结。
业务外包风险管理策略
根据外包活动各个阶段不同风险，我们应采取相应的防控策略。
1 外包决策阶段
企业在进行外包决策时，必须通过各种有效方式对自身的实际情况进行细致的调查分析，以决定自身是否适合实施档案业务外包、哪些档案业务环节可以外包、采取什么样的外包形式。同时，企业进行外包决策时，必须将企业的未来发展规划作为最重要的依据，把企业档案业务外包放在企业战略层面上来考虑。若企业已做出档案业务外包的决策，那么接下来要着手于构建一个完善的外包风险预测与防范体系，对以后外包活动中可能出现的各种风险进行预测，并提出相应的防范措施与手段，以防患于未然。
2 外包服务商选择阶段
在选择外包服务商时，必须对其支持外包业务的技术能力、服务模式、财务状况、信誉度、员工素质及文化理念等进行全面评估。
3 委托协议签订阶段
企业在制定外包合同时，应该注意以下几个方面的问题：(1)明确的服务边界和灵活的外包协议。(2)明确赔偿责任与争端解决程序。(3)安全性与机密性要求。(4)稽核权利。企业在合同中应指明获取服务商的各种审计报告的权利(如财务报告、性能报告、内部控制报告、安全检查报告等)。(5)限制成本增加和终止合同的权利。合同中应对外包成本的范围做出明确规定，以防止服务商在服务过程中无故增加成本。另外，合同还应包含企业合理合法终止外包关系的权利。(6)要求服务商提供必要的后续服务
4 外包服务实施阶段
该阶段应着重做好以下工作：(1)加强与外包公司的沟通与协作。(2)加强档案部门的学习与创新能力。这样不仅可以增强本企业档案工作人员的专业素养，还可以增强对外包活动的控制能力，保证有效地对档案外包服务进行评估。(3)建立高效的服务监督体系和审核机制。这样有利于确保所获得服务的质量，有利于档案实体和信息的安全，并有利于减少企业受控于服务商的风险。因此，企业应成立由各方面专家组成的监督审核小组，定期不定期地对服务商工作进展情况进行监督与审核，及时发现问题，采取措施减少风险。(4)对外包公司人员的权限进行约束。(5)建立高效处理紧急事件的机制。
5 后续服务阶段
关于如何防范控制外包商不能或不愿意继续提供后续服务风险的问题。可以通过签订外包合同来解决。
一、档案数字化外包的必要性及重要意义
广播电视基层台站是广播电视工作的一线和前端，承担着广播电视节目无线传输发射的重要任务。大部分台站建台较早，时间跨度大，档案形成量多，管理人员少，尤其是档案专业的管理人员少、懂得运用现代档案管理技术的人少，所以，长期以来还是使用传统档案管理模式，注重保存而忽视了档案的利用和价值开发。在信息技术发展的推动下，传统意义上的档案管理模式越发不合时宜，档案数字化转换工作就显得尤为必要。但是，广播电视基层台站现有档案管理人员无法承担如此专业和大量的档案数字化转换工作。鉴于这些原因，档案数字化外包工作应运而生，对推动档案数字化转换起着积极重要的作用。
（一）有利于节约工作成本、提高工作效率。档案数字化是一项专业而精细的工作，对人员、技术、设备等方面都有着较高的要求。广播电视基层台站作为工作一线和前端，条件相对比较艰苦，一般性经费支出有一定的限制，缺乏现成的档案管理专业人才和必要的档案管理设施设备，如果自行开发管理软件，不仅费工费时费钱，还未必能达到预期效果。所以，将档案数字化转换业务外包给有专业资质的公司来做，不仅有助于降低工作成本，还有助于提高工作效率和质量，进一步推动档案数字化建设工作。
（二）有利于专心致志开展档案管理和服务工作。广播电视基层台站长期以来形成的大量档案，是各台站工作的重要历史见证，具有重要的史料和研究价值，对当前的基层台站建设工作也具有一定的借鉴意义。将档案数字化业务外包出去，不仅在一定程度上节约了人力、物力，而且可以把广播电视基层台站档案管理部门的有限人力投入到集中精力做好档案管理和服务工作中去，着力加强档案部门自身建设，在不断提升档案工作能力和水平上下工夫，在推动档案利用和档案价值升值方面做文章。这对档案部门来说是一次很好的学习提升的机会。
（三）有利于帮助档案部门发现自身存在的问题。“当局者迷，旁观者清。”每一个人都有强烈的主观性，置身其中，往往难以发现事情本身的问题。广播电视基层台站档案人员一般较少，如果平常工作投入力度不够，专业知识方面再得不到及时更新，自查能力自然而然就跟不上节拍，出现问题难以及时发现且不能及时解决，势必给档案工作埋下隐患。而在档案数字化工作外包过程中，通过短时间集中处理海量档案，比较容易发现过往广播基层台站档案管理中存在的问题和漏洞。在与外包公司的协调沟通过程中，也可以寻求到合理的现实解决途径，有助于提高档案的完整性与准确性。
二、档案数字化外包过程中容易出?F的问题
广播电视基层台站档案数字化外包过程中，主要涉及档案管理部门、档案数字化外包服务公司两个主体，这二者是相互联系、相互作用、相辅相成的。所以，档案数字化外包过程中容易出现的问题，也主要集中在这二者之间，即档案管理部门自身的问题和档案数字化外包服务公司的问题。
（一）档案管理部门自身的问题。首先是档案管理部门的思想认识问题。部分档案管理部门对档案数字化工作的重要性、必要性和紧迫性的认识还不到位；部分档案管理部门担心将档案数字化业务外包出去后造成失泄密事件，怕承担责任。其次是档案管理人员作风问题。部分档案管理人员档案工作意识不强，懒散惯了，消极懈怠，怕工作繁琐，不愿意参与其中，不能很好地配合外包公司员工工作，给档案数字化工作带来麻烦。再次是档案管理能力问题。部分档案管理人员专业水平不高，又喜欢瞎指挥，往往工作不到位；还有的档案管理人员不愿意积极学习，在档案数字化过程中，既学不到数字化知识，又不能对外包公司人员进行必要的工作指导。最后是财力物力的限制。在没有足够财力物力支撑的情况下，轻易将档案数字化业务外包出去，也常常会带来一些后顾之忧。
（二）档案数字化外包服务公司的问题。首先是外包方没有专业资质。目前，从事档案数字化外包业务的小型公司不在少数，而且相当一部分并不具备相应的资质条件。如果将档案数字化转换业务外包给没有资质的服务公司，档案数字化的质量和安全也将会大打折扣，存在一定风险。其次是外包服务公司有涉外性质。广播电视基层台站承担着重要的无线传输发射任务，保密工作方面要求相当严格。虽然涉密档案的数字化工作不能外包，但通过海量的常规档案处理，通过大数据分析，也能从中得出一些规律性的认识。这些数据一旦被别有用心的境外人员获取，势必会对国家的信息安全、财产安全等造成不必要的损失。再次是外包公司员工综合素质不高。在一些档案数字化服务公司，有些员工并没有经过严格的正规培训，业务能力和水平不高，工作责任心不强，道德素养有待提高，且流动性较大，这些都有可能成为工作中的隐患。
三、档案数字化外包流程及思考
鉴于广播电视基层台站的单位特殊性，其档案管理工作较一般性单位而言也更加严格，对档案数字化转换工作的要求也将更高，对外包工作流程设置将更加周密，对外包管理服务工作也将更加严格。结合广播电视基层台站档案数字化外包工作实践，应着力在以下几个方面做出深入探讨和努力。
（一）扎实做好外包前期准备工作。在外包准备阶段，首先要在本部门中形成共识，使每一名工作人员都要对档案数字化及数字化外包工作有一个清晰的了解和认识，积极支持档案数字化外包工作，协助做好相关工作。其次是本部门人员要知晓档案数字化外包工作的具体事项，明晰外包过程中所需要的物资，统计数字化档案的数量，做到心中有数，未雨绸缪。要准备好外包所需要的物资，以有利于档案安全的原则安排好外包公司员工的工作场所，满足外包服务公司对工作场所的需要。最后是外包信息公告，做好公开招标工作。在互联网等受众广泛的媒体上招标公告，公告内容全面清晰，使符合要求的公司能够方便及时地查阅到招标信息，便于洽谈合作事宜。
（二）认真组织对外包服务公司资质的审查。在外包服务公司选择问题上，一定要严格慎重，既要选择技术条件好的，也要充分考虑安全问题。要充分结合广播电视基层台站实际，综合安全、信誉、能力、经验、价格等多重因素，公开选择好外包服务公司。特别是在外包服务公司的资质审查环节，要做足功课，因为市场上还是存在着一些没有资质的公司，不仅业务能力弱，而且在安全保密方面有诸多的隐患。此外，要注意关注外包服务公司是否有外资背景，必须督促外包服务公司严格遵守国家的相关法律法规。
（三）严格签订合同和保密协议。选定外包服务公司后，应该严格签订合同，使双方的合作有一个良好的法律基础。合同的内容要清晰详细，应当参考《合同法》中关于承揽合同的介绍，将有关于承揽合同的内容及注意事项都包含进去，包括承揽的数量、质量、报酬、方式、履行期限，等等。并且要明确规定承包方违约处置措施，如承担维护、重做、赔偿等事宜，防止外包公司出现工作差错后推卸责任、扯皮。同时，要按规定签订保密协议，这是防止档案失泄密的有效防范措施之一，是保障档案资料安全的必要手段，用法律手段维护好权益。
（四）加大对外包服务公司员工培训管理的力度。外包服务公司员工开始数字化工作前，要认真对外包服务公司员工进行前期培训，使他们对广播电视基层台站档案有一个基本的认识，不断增强法律意识，增强档案安全性、完整性意识。对档案资料数字化过程中可能出现的一些问题，如：一卷多宗、文件档案资料混杂、档号复杂等，外包服务公司员工弄不明白或者不能处理的，档案管理部门工作人员要对他们进行指导，帮助他们解决困难和问题。为了进一步保障档案资料的安全，档案管理部门可以在外包服务工作的现场安装必要的监控设备，对工作全过程进行录像，并做好数据备份，确保档案实体和档案信息安全。另外，还应做好档案数字化现场的消防安全工作，配备必要的消防安全设施设备并进行及时的检查维护，保证档案安全和人员安全。
（五）积极组织对外包服务工作进行有效评估。外包工作结束后，要对外包的过程以及档案数字化转换的质量进行必要的有效评估，重点对数字化转换的效率、数字化档案的系统应用、数字化档案的适用性、数字化档案的价值等做出科学评估，并通过档案数字化外包服务工作的综合评估，找出档案管理部门自身工作的不足，不断积累经验，指导工作实践。
【关键词】档案业务；外包过程；问题对策
2014年，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出“范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。”在此推动下，档案业务外包得到了发展。
近年来，高校档案馆（室）随着机构和人员的精简，业务范围和业务量不断的增加，档案管理人手不够，资金短缺的缺点逐渐显现。随着现代社会的进步和发展，档案工作除了采用传统的管理方式外，也需要利用档案中介机构的硬件和先进技术，从而来服务本单位档案建设是一个很好的选择。
一、档案业务外包工作的概念及意义
档案业务外包是指高校档案馆（室）依据服务合同协议，将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理模式，从而实现对单位档案的规范化、专业化和标准化的管理。档案信息化建设是一个需要大量人力、物力、财力的事情，数据的录入是一个浩大的工程，仅靠档案馆（室）的几个工作人员是无法完成的。例如像我单位有着很多大型图纸，扫描需要大型专业设备，上百万元的设备支出对学校档案室来说是很大的一笔费用，业务外包也是出于经济、高效、专业的考虑。在将档案业务外包的工作情况下，高校档案馆（室）工作人员可将时间和精力投入价值更高的档案信息资源开发中，例如：档案编研、大事记、文件汇编、专题档案筹划等工作中，这些更有价值的工作可以更加直观的看到档案工作的成果，提高领导对档案工作的重视。
在业务外包过程中，以下六个方面是应该重视的：一是要重视前期准备工作。档案工作者要制定详细、具体、具有可操作性的工作服务范围。二是要重视选择合作者。合作者最终决定着业务外包质量的高低，优秀的合作者将提供专业的管理、设备、技术人员，能够给合作双方带来效益。三是要重视控制成本。合理的成本，方能确保合作双方能接受，也确保单位内部讨论和审核外包方案时顺利通过并予以实施。四是要重视质量监督。通过加强质量监督管理，可以自行开展工作方式，也可聘用第三方机构进行。五是要重视档案安全。开展档案业务外包时应该注意档案的实体安全和信息安全问题。六是要重视后续服务。很多单位把所有的业务外包工作都当成一锤子买卖，容易忽略后续服务工作问题，实际上后续服务工作不容忽视。
高校档案馆（室）藏数字化这项新业务，许多高校档案馆（室）缺乏相应的技术人员与技术设备，而高校档案馆（室）达标升级又有档案馆（室）藏数字化方面的要求，为了升级，高校档案馆（室）不得不花费相当数量的资金将馆（室）藏数字化业务外包，这对许多高校档案馆（室）而言，可能是无奈之举。但这并不是说，在馆（室）藏数字化的过程中，高校档案馆（室）人员就可以当甩手掌柜，而应该在力所能及的情况下做一些必要的监督检查工作，以确保馆（室）藏数字化的质量。
高校档案馆（室）业务外包，其实就是以钱来换设备、换人、换时间。设备，包括数量和质量，有足够质量上能够符合整理要求的几台或更多台专用设备；人的因素有两个方面，一个是数量，一个是技术，也就是说有足够整理能力的几个或更多人来工作；时间，一个重要的指标，就是成本。人员的工资、设备的损耗、电力的消耗及其他管理成本等。在综合核算设备、和与时间成本后，可以得出一点，若全部由高校档案馆（室）工作人员来完成一定量的任务，其成本高于外包公司的情况下，可以请外包公司来做。
二、档案业务外包工作存在的问题
1.档案管理制度不健全。
从国家的宏观层面上看，已经对档案业务外包做出了一些原则性的规定。例如：2013年12月27日，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局局长会议上的讲话中指出：“在进行档案业务外包服务前，应做好和内容敏感档案的挑选、鉴定、解降密工作，不再的档案可以解降密后委托外包，仍的档案则坚决不外包，特别是仍属绝密的档案一律不外包。对外包公司，要进行保密资质审核。”此外，国家档案局分别于2012年、2013年、2014年印发《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》、《关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》、《档案数字化外包安全规范》三个规范性文件，对档案业务外包中的信息安全保障问题做出了规定。
2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也提到：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制定。”从全国范围来看，已有个别省份出台了相关规定，如：湖南省档案局于2013年印发了《湖南省规范档案中介服务规定》，2016年上海市档案局印发了《关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》。但是对于档案外包机构的制度管理，各单位只是提出一些原则性的规定，对于规范档案外包的专项规章制度仍属空白。在档案业务外包快速发展的形势下，我国相关档案管理规范的出台及制定与实践发展的需求相比较为滞后，很容易出现实际工作与法律法规相脱节的现象，使档案行政管理部门在对待档案业务外包工作时，带来无法可依的困境。
针对哪些企业实施?
海关对管理类别为B类(含)以上的服务外包企业在从事国际服务外包业务时进口的货物实施保税监管,其中,国家不予减免税的商品(见《海关总署2008年第65号公告》附件2和附件3)除外。
服务外包企业是指《财政部 国家税务总局 商务部 科技部 国家发展改革委关于技术先进型服务企业有关税收政策问题的通知》(财税〔2009〕63号)规定的技术先进型服务企业;国际服务外包业务是指《通知》附件《技术先进型服务业务认定范围(试行)》项下的国际服务业务;纳入保税监管的进口货物是指服务外包企业履行国际服务外包合同,由境外发包方免费提供的进口设备。
海关特殊监管区域内企业从境外进口用于本公告规定的外包业务的设备,海关按照现行特殊监管区域有关规定办理。
海关对“手册”怎么管理?
海关对保税监管的国际服务外包进口货物暂用加工贸易设备手册(手册编号首位为D)模式管理。手册以合同为单元进行监管,一个合同对应一本手册。
如何备案
服务外包企业在外包进口货物进口前,须向本企业所在地主管海关办理备案手续,并提供以下资料:
技术先进型服务企业资质证明;
企业法人营业执照;
与境外发包方签订的国际服务外包合同及合同所附的设备清单;
海关进出口货物收发货人《报关注册登记证书》;
海关需要的其它单证。
主管海关受理备案申请后,经审核符合要求的,核发手册。
期限规定
手册备案有效期为1年。如需延期的,服务外包企业应在到期前30天内提出申请。海关审核后同意的,每次延期不超过1年,最长不能超过服务外包合同期限。
如何变更
外包业务合同发生变更的,服务外包企业应持变更的合同等有关单证向海关办理手册变更手续。
服务外包企业不再具备技术先进型服务企业资质的,新手册不予备案,已备案手册不予延期,已备案未进口的货物不再予以保税进口。
服务外包企业的管理类别降为C、D类的,手册不予延期,已备案未进口的货物不再予以保税进口,已进口的货物海关征收全额风险担保金。
如何申请核销
手册到期后,服务外包企业应在30天内持申请核销报告、手册、进出口报关单及相关单证等向海关申请核销。
货物管理应注意什么?
外包进口货物属于海关监管货物,限于服务外包企业履行外包合同使用,未经海关核准,企业不得将外包进口货物抵押、质押、留置。外包进口货物在外包业务的合同执行完毕后应退运出境。外包进口货物如销往国内或到期不退运境外的,须经海关批准后按规定办理进口征税手续,涉及许可证件的还须提供许可证件。
申报时有哪些规定?
保税监管手册填报规范
预录入表头“批准文号”填报“FW+4位关区代码+4位年”;
表头“监管方式”填报“加工设备”(代码0420);
表头“征免性质”填报“加工设备”(代码501);
表头“备注栏”注明:“服务外包专用手册”;
表体商品项的“征免”填报“全免”;
其他比照加工贸易设备手册填报。
保税监管进出口报关单填报规范
进口报关单:
“备案号”填报对应的D手册编号;
“监管方式”填报“加工设备”(代码0420);
“征免性质”填报“加工设备”(代码501);
“标记号码及备注”填报“国际服务外包进口货物”;
表体商品项的“征免”填报“全免”。
货物退运出口报关单:
“备案号”填报对应的D手册编号;
“监管方式”填报“加工设备退运”(代码0466)。
货物内销报关单:
关键词：档案业务；业务外包
中图分类号：G273.5文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01
一、法律法规问题
（1）法律体系问题。20世纪80年代中后期我国出现了档案中介机构，经过了将近30年的发展，国家档案行政管理部门还尚未正式出台一部有关档案业务外包的立法来规范档案中介行业的服务，仅仅只是在2011年1月14日国家档案局中央档案馆下发的《全国档案事业发展“十二五”规划》中提到了要制修订《档案中介机构管理办法》，但到目前为止尚未颁发。针对档案中介机构的法律法规体系不健全、规范，使得各档案中介机构各自为政，行业内部交流较少，档案中介机构发展难以形成规模。
（2）规范问题。在我国旧档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政部门和国有企事业单位，对档案中介机构的管理相对来说较少，同时，档案中介行业的管理又没有跟上，档案中介机构基本处于中间地带。在30个省（市）“档案管理条例”中，有6个“条例”规定档案中介服务机构须向县以上档案行政部门备案，规定档案行政管理部门对档案中介服务机构有业务监督、指导的关系的有7个，还有6个无任何约束关系。档案中介机构的发展没有国家档案行政管理部门的直接领导和监督管理，缺乏行业管理，制约了我国的档案业务外包的发展。
二、档案中介机构运作问题
（1）缺乏明确的领导中心。在美国，商业性文件中心成立了一个宗旨明确、成员分布广泛的领导中心――国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），在协会的领导下，整个商业性文件中心行业呈现稳定增长的发展态势，为整个行业的有序运转提供了有效组织保障。同时，在PRISM的带动下，国外商业性文件中心行业内部频繁开展交流和活动，探讨行业的热点问题；汇集行业最新动态，进行经验交流与信息共享，树立起良好的行业形象。目前我国档案中介机构行业尚未成立一个明确的领导中心来保障档案中介服务行业的有序运转，档案中介机构发展各自为政，发展规模小，综合实力差。除了北京、深圳、上海等地的部分档案中介服务机构（如深圳档案寄存中心、上海档案咨询服务中心等）的规模较大外，我国大部分的档案中介服务机构基本上都处于分散经营状态，行业内部交流较少，服务规模小、水平低，综合实力差，与国外的中介机构相比毫无竞争力可言。
（2）档案中介服务机构业务种类少，服务手段单一。据了解，在30个省（市）档案管理条例中，有20个省（市）出台的“档案管理条例”规定了档案中介服务机构的业务范围，其中提到了档案评估、鉴定、咨询的有16个；有3个省（市）的“条例”涉及到了档案整理；只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳人了档案中介服务机构的经营范围。目前，在我国发展的比较好的档案中介服务项目是档案整理、档案寄存和档案数字化，很少涉及档案缩微、档案培训等业务。档案中介机构的服务范围过于狭窄，服务手段单一，与国外相比，我国的档案中介机构还有待于进一步发展。
三、档案专业人才问题
（1）档案专业人才规模问题。目前，我国档案专业人才的培养规模比较小，国家每年培养的档案专业人数远远少于实际所需人数；同时，由于档案工作相对来说较为机械、枯燥，造成各企事业单位引进专业人才困难、留住专业人才更难的状况，致使专业人才紧缺，从事档案工作的专业人员少之又少。
（2）档案从业人员专业素质问题。一些档案中介机构具体从事档案整理的人员往往是经过短期培训、甚至有些是不经过培训直接上岗的，其档案专业素养明显偏低，大多缺乏职业资格证明，既熟悉档案管理业务，又精通信息技术应用的“双料人才”几乎是凤毛麟角。由于缺乏档案专业知识，在从事档案整理工作时往往会出现诸多错误，如档案保管期限划分不标准、归档范围不准确、档案目录的录入不符合要求、排列编号不规范等错误，档案中介机构的从业人员专业素质无法得到保证，严重影响档案外包服务的质量与成效，甚至全部整理工作重来的情况也时有出现。因此，如何抓紧培养提高档案人才队伍的整体素质以适应档案业务外包发展的需要，是我国档案工作面临的一个十分重要而又迫切需要解决的问题。
四、外包档案安全问题
（1）信息内容的安全。档案是载体和信息内容的统一体，档案价值的发挥要依赖于其信息内容，因此，在档案业务外包过程中档案信息内容的安全问题面临严重的挑战。比如，在档案外包过程中，外包公司派人对档案进行整理，这些“外部人士”在整理档案的过程中必然要对档案进行深入细致的了解，特别是在数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，了解文件的内容和在整个档案中的地位作用，这就使被整理的档案变得毫无秘密可言。而如果从事档案外包工作的是没有经过岗前培训而又非专业档案人员的人，他们的保密意识会非常淡薄，在没有相关约束的前提下，他们可能会带走文件目录甚至档案原件等重要的档案信息，从而给档案信息内容安全带来威胁。
（2）载体的安全。档案载体的安全主要体现在档案整理等业务环节。在档案整理过程中，档案上柜的完整、美观、整齐是档案业务外包的主要目的。但是，在实际的操作过程中，还是存在一系列问题。例如一般档案馆所采用的基建档案的档案盒都是A4规格的，而基建档案中所包含的图纸很多都是A3或者其他规格的，这就涉及到了A3规格的档案如何放进A4规格的档案盒中；或者一些A4规格的纸质档案太厚，不能完全放入一个档案盒内，这就牵涉到档案的拆分，而拆分档案必然会破坏载体的完整。在实际操作的过程中就是通过拆分档案进行装盒的，保证了档案的美观、整齐，但有可能造成对档案载体完整性的破坏。
五、外包项目质量问题
（1）缺乏质量标准。在外包过程中，档案形成机构关心的是如何以最小的代价得到最有效、最优质的档案业务服务；而外包机构关心的是如何以最小的生产成本获得最大的利润，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。档案形成机构最关注的是成本问题，在进行档案业务外包时，必然想将外包业务以最低的成本代价委托给业务外包机构；而档案中介机构为了获得最大的利润，就会最大限度地缩档案外包的生产成本，从而使外包的质量下降。双方都没有一个明确的可供参考的质量标准来规范业务外包的双方，导致在外包过程中出现各种质量问题。
（2）监管缺失。档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失是一个亟待解决的问题：一方面档案形成机构出于成本考虑，不可能再找第三方进行监督，也很难保证自己的档案人员进行及时有效地监督；另一方面，如果靠档案中介机构（即业务外包服务者）的自我约束、自我监督，则对于档案形成者而言，档案信息面临丢失、泄露的风险已是一个无法回避的问题，这在一定程度上制约了档案业务外包行业的快速发展。
参考文献：
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（重庆邮电大学档案馆，中国 重庆 400065）
【摘 要】数字档案信息外包已经成为数字档案建设的流行趋势，外包可以节约数字档案建设的时间与成本。但是外包还是存在很多风险因素，所以我们必须慎重选择外包公司，加强监督管理，并且应该加强档案部门人员对IT的学习。
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关键词 数字档案；信息技术外包；监督；学习
作者简介：赵维宁，女，法学硕士，主要从事档案数字化法律问题的研究。
纸质档案数字化的过程，需要先进的信息技术来支撑，但是由于档案管理部门的计算机专业知识与技术相当有限，档案数字信息化进程很艰难，所以很多档案部门都把信息技术外包给了专门外部企业。这些企业专门从事各种档案部门的档案数字化的前期工作，他们的服务专业并且高效，档案数字化的业务外包内容很多，档案部门通过这种外包的模式充分利用了最优秀的专业资源，从而减低档案数字化的成本，同时档案数字化的效率也得到了提高。
1 数字档案信息技术外包服务的优势
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。
2 数字档案信息技术外包风险
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3 数字档案信息技术外包风险防范措施
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中，必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理：第一，要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法，而且有可操作性，在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二，档案部门应该成立有专家组成的监管小组，对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督，及时发现问题及时解决去问题。第三，要加强与外包公司的沟通与交流，定期举行研讨会，档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
3.3 加强档案部门的学习与创新能力
档案部门必须加强自己内部员工对IT知识的学习，该档案人员提供学习的机会，也可以聘请专家来档案部门讲课，应该给档案部门接触信息技术利用的机会，增加档案部门人员对信息知识的了解。同时，应该加强IT技术与档案业务的结合，提高档案管理部门自身的业务水平，同时可以提高档案管理人员对外包企业的监管能力。
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参考文献
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