[关键词] 档案管理;评审;作用;探讨
[中图分类号] R197.322[文献标识码] B[文章编号] 1674-4721(2014)04(c)-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台,医疗改革日益深化,对医院临床及管理工作提出了新的要求和挑战[1]。档案管理是医院各项工作的重要组成部分之一,是医院建设与发展历史最真实面貌的反映,对于提高医院的医疗、教学、科研、预防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2],但是由于多方面的原因,当前的医院档案管理水平还不能满足医疗卫生事业快速发展的需要。档案管理考核是档案主管部门按照档案管理科学化、规范化、现代化的要求,对医院档案管理工作进行的全面考核和评价,对于规范医院档案管理,提升医院档案管理水平具有十分重要的意义和价值。
1 当前医院档案管理工作中存在的问题和不足
1.1 医院领导对档案工作的重视程度不够
个别医院的领导对档案工作认识不到位,认为档案工作可有可无,经常是“说起来重要,用起来必要,忙起来不要”[3]。在医院长期规划和短期计划中,一般只对规模效益、科学技术、人才队伍和仪器设备等进行了较为详细的规划和设计,而对档案的科学管理、设备投入和业务培训等涉及较少或未纳入规划计划中,从而导致档案管理缺乏顶层设计,档案管理制度不够完善[4],软硬件设施经费投入不足,档案管理水平明显滞后于医疗业务发展水平。
1.2 档案多头管理,缺乏统一的管理机构
医院档案管理一般是由办公室下设的综合档案室负责,但是由于整体档案意识欠缺和部门“各自为战”等历史原因,综合档案室一般只管理文书档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等[5],而医疗文书档案、人事档案、科研档案、基建档案等则分属相应的职能部门管理,从而形成多部门分头管理档案的格局,影响了医院档案管理的总体效能。
1.3 档案专业人员整体水平不高,难以适应档案事业发展的新要求
随着我国医疗卫生事业的快速发展,医院档案管理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发利用都离不开一支高素质的档案人才队伍。我国医院从事档案工作的人员大部分是从医护人员转岗而来,其没有经过系统地档案管理培训,专业知识缺乏,年龄老化,学历偏低,人员结构不合理,甚至出现档案人员不会整理、立卷、不懂档案编研的现象[6]。除专职档案管理员外,各科室的兼职档案员常身兼数职,几乎没有更多的时间和精力从事档案管理工作以及参加档案专业知识的学习和培训。
2 我院档案管理考核评审工作开展情况
我院是山东省卫生厅直属的集医疗、教学、科研、预防和保健等功能为一体的大型综合性三级大学医院。目前医院现有职工1490名,有临床科室48个,医技科室13个,曾获“全国卫生系统先进集体”“山东省医院管理先进集体”“全省卫生行业文明单位、诚信建设先进单位”等荣誉称号。1975年建院,1985年起开始了比较规范的文件收集和整理归档工作,1993年建立综合档案室,隶属院长办公室管理,现有专职档案员4人,专职分管副主任1人。现存文书档案469卷,财务档案1644卷(册),基建档案214卷,招标档案95卷,党群类档案56卷,人事档案760多卷,教学档案20卷,科研档案13卷,设备档案29卷,各类声像档案26269件。
2011年,我院按照山东省卫生厅下发的卫生档案工作要点和档案管理考核书的各项考核内容,坚持高起点、高标准、严要求,认真研究学习考核标准,加强组织领导,完善规章制度,强化软硬件建设,通过逐项逐条对照检查、贯彻落实和补充完善,使我院档案管理工作更加规范化、科学化。12月,我院在山东省卫生厅组织的档案管理考核评审中成绩优秀,综合档案室达到省一级水平。近两年来,以档案达标评审为契机,我院档案管理水平不断提高,对医教研等主要业务工作的开展发挥着越来越重要的作用,也得到了上级主管部门的充分认可和肯定。实践证明,开展档案管理考核评审不失为一种推动医院档案规范化和现代化建设行之有效的办法。
3 以档案管理考核评审促进和改善医院档案管理工作
3.1 医院档案管理的组织领导和制度建设进一步加强
医院领导高度重视档案管理工作,把档案管理工作列入领导工作的议事日程[7],纳入医院“十二五”发展规划和年度工作计划,纳入职能科室质量考核标准,与医院重点工作同部署、同检查、同考核、同落实,使全院上下进一步统一了思想,保证了档案管理各项工作落实到位。成立了档案管理工作领导小组,由分管院领导任组长,办公室主任任副组长,形成了分管院领导亲自抓,办公室具体抓,各职能科室、临床医技科室配合抓的良好格局,为做好档案管理工作提供了有力的组织保证。档案管理领导小组还定期召开专题会议,听取档案工作汇报,实地检查指导工作,给档案工作以必要的财力、物力和人力支持,切实解决了档案工作中出现的困难和问题,为做好档案管理工作打下了坚实的基础。根据《山东省卫生档案管理实施细则》《医药卫生档案管理暂行办法》《档案法》等法律法规要求,我院进一步理顺了档案管理体制,建立了档案管理网络,制订了档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案查阅借阅利用制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度、档案保管制度和档案保密制度等一系列档案管理规章制度,做到制度上墙、工作上心。
3.2 医院档案管理的队伍建设和业务培训进一步增强
通过加强档案人才队伍建设,我院综合档案室现配有专职档案员4人,院内兼职档案员95人,建立了档案人员岗位责任制,做到档案工作层层有人抓,有人管,有效地保证了医院档案工作的顺利开展。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%,档案管理人员都是医院的正式职工,同样可以参加职称、职务晋升,在工资、休假及福利方面享受与其他专业技术人员同等的待遇。为增强全院干部职工档案意识和兼职档案员的业务素质,更好地适应新时期档案工作的需要,我院坚持“以人为本”的原则,采取多种方式,重视对专兼职档案员队伍的培养和培训[8]。一是集中组织学:在坚持自学为主的基础上,举办培训班,组织兼职档案员参加管理知识集中学习,广泛宣传学习有关档案管理的政策、法规,统一思想,提高认识,更新观念,不断强化档案管理意识。二是走出去学:积极选派人员参加山东省卫生厅举办的档案管理专业培训3次,有效提高了我院专、兼职档案管理人员的业务水平;多次组织人员到山东省立医院、千佛山医院等档案管理先进单位参观学习,取长补短,进一步提高我院档案管理工作水平。三是请进来讲:采取邀请山东省卫生厅档案管理专家来院现场指导或举办讲座等方式,有针对性地改进我院档案管理工作,提高了档案人员的综合素质。
3.3 医院综合档案室的软硬件条件进一步改善
我院根据年度档案工作计划和科室布局调整方案,将综合档案室整体搬迁到办公楼七楼,实现了库房、阅档室、办公室三分开。新建库房符合《档案馆建筑设计规范》要求,库房面积能够满足各类档案存储的需要。设置了独立的人事档案库房,干部人事档案工作目标管理达到省委组织部二级标准。医院在财力、物力都比较紧张的情况下,为确保医院档案管理工作,院领导及时召开专题会议,加大了资金投入,引入现代化的技术和设备[9],更换办公设施、改善办公条件等。档案室新配置了新式档案柜18组,防磁柜1个,消毒灭菌机2台,电动铆管打孔机1台,温湿度记录仪3台,除湿机1台,切纸机2台,碎纸机1台,微机3台,激光打印机1台,1000 G移动硬盘1个,空调3台,新安装了防盗门窗,防爆灯管等硬件设施,具备了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件。设置了专门的荣誉室,室内陈列了建院以来医院获得的各类锦旗、牌匾、奖杯、奖状和证书等70余面(件)。医院档案管理工作现代化是衡量医院管理工作是否现代化的一项重要指标,是档案管理考核评审的重要内容之一[10]。根据山东省卫生厅加快档案管理信息化、规范化建设步伐的要求,我院还申请安装了泽信档案管理软件,为加强院内电子文件归档和档案管理奠定了基础。下一步将逐步对室存档案进行数字化处理,逐步实现数字化档案室和网络化服务,同时实现院内所有科室档案信息网络连接,为科室和个人提供更加优质、快捷的服务。近年来,医院为加强档案的基础设施建设,累计投资20多万元,极大地改善了我院档案室的库房环境和办公条件。
3.4 医院档案管理的基础业务建设进一步规范化
按照档案管理考核的要求,医院综合档案室每年定期对上一年度的各类文件材料进行整理归档,档案归档率、完整率、准确率达到100%。各类文件材料移交档案室时,均有完备的登记交接记录。档案室严格按照国家和行业标准要求,制订了明确的档案分类方案,确保流水号畅通,分类准确[11],卷内文件、材料目录、编号规范、清晰,档案内无金属装订物残留。建立并完善档案全宗卷,确保案卷封面及标题简明、准确,案卷排列规范、有序。建立了档案管理基本情况统计台账和档案利用及反馈情况统计表。档案保存完好,无霉变、褪色、污损或虫蛀等情况发生。
3.5 医院档案编研和档案资源开发利用工作进一步强化
档案管理的根本目的在于开发利用。近年来,随着医院发展速度日益加快,建设规模不断扩大,综合档案室以其丰富完整的档案资源为医院的建设发展提供了各类重要的历史档案资料。年内共向科室和个人提供各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅达数百次。档案人员熟悉档案及相关业务,调卷迅速、准确,查全率、查准率达100%。能够及时根据利用者需要,通过采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网络提供利用等多种服务形式主动提供档案信息服务,受到了档案利用科室和借阅人的一致好评。我院坚持把加强编研工作,提高利用效益作为进一步做好档案管理的重中之重,及时开展编研和开发利用工作。近年来,我院将现行的规章制度、岗位职责进行了整理汇编,促进了档案开发利用和编研工作的开展。利用档案资料,编印医院、科室、科研成果简介,制作宣传画册等,加大对外宣传。在门诊候诊大厅,将各专家照片、特长、出诊时间制作成电子屏幕,为患者提供咨询服务,方便了患者选择医生[12]。另外,以办公室的同志为主,开发利用档案资源制作完成了精美的医院形象宣传片,续修了医院院志(1985~2005年),这两项工作分别获得了山东省档案局开发利用档案信息资源优秀成果一等奖和二等奖。
总之,档案管理在医院的发展过程中,有着重要的作用,因此对档案管理的进一步加强,有助于医院的长远发展[13]。我院以档案管理考核评审为契机,按照集中统一管理档案的原则,从组织领导和规章制度、队伍建设和业务培训、软硬件条件建设、基础业务建设和档案编研及开发利用等5个方面,进一步推进了医院档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设,使医院档案管理工作又迈上了新的台阶,真正使档案成为医院决策者的依据、利用者的帮手和医院管理工作的亮点。
[参考文献]
[1]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药,2013,20(11):143-144.
[2]郑开.档案年度考核对医院档案管理的促进作用[J].现代医药卫生,2006,22(24):3851-3852.
[3]贾宏燕.医院档案达标升级工作的探讨[J].新疆医学,2012,42(9):162-166.
[4]刘波.医院档案管理工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案,2013,(5):86.
[5]张伟.医院档案管理存在的问题与对策[J].云南档案,2007,(7):57-59.
[6]高莉.如何巩固医院综合档案室档案目标管理达标成果[J].办公室业务,2012, (6):40-42.
[7]蔡燕平.浅谈医院综合档案室升级达标的体会[J].基层医学论坛,2007,11(20): 952-953.
[8]毛丽娟.谈如何做好医院档案目标管理[J].兰台内外,2006,(5):38.
[9]严冬霞.浅谈档案年度考核对医院档案管理的作用[J].山东档案,2007,(4):51.
[10]殷万芹.怎样做好中小型医院档案年度考核工作[J].泰山卫生,2004,28(5): 20-21.
[11]韩瑛,周永军,张瑜培.应对档案等级评审的策略与体会[J].湖北档案,2012, (12):29-30.
[12]徐春林.档案达标复查促进医院档案建设[J].办公室业务,2012,(14):83.
[13]张静.医院档案管理现状及对策[J].中国中医药现代远程教育,2013,11(5): 152-153.
一、工作原则及目标
坚持政策引导、居民自愿,突出重点、以点带面,规范建档、有效使用,资源整合、信息共享的原则。体检和建档对象为当年参加新型农村合作医疗的农村居民。以村为单位,户体检及建档率达到95%以上,以户为单位,个人登记率达到95%以上。
二、实施计划及要求
㈠实施计划
2012年完成10000人居民健康体检;2012―2012年,完成全镇90%以上居民健康档案的建档工作。
㈡建档工作要求
做到“村不漏户、户不漏人”。以村(居委会)为单位,户体检、建档率达到95%以上,以户为单位,个人登记率达到95%以上。
㈢组织领导
为确保全民健康体检及居民健康档案建档工作在我镇顺利实施,镇人民政府成立以分管副镇长任组长,镇人民政府办公室主任、镇卫生院、镇妇联、镇人口和计划生育办公室、镇民政办公室、镇财政所、镇广播电视站负责人等任副组长,各村委会书记、妇联主任、卫生室医生、镇卫生院分管领导为成员的项目领导小组,领导小组下设办公室,办公室设在仁和坪镇卫生院,办公室主任由卫生院分管领导担任。各村委会要成立相应的组织机构,落实具体责任人,为项目工作顺利实施提供组织保障。
三、实施步骤
㈠宣传发动
⒈由镇人民政府组织召开相关部门、村委会干部及乡村医生参与全民健康体检及建档工作动员大会,安排部署全民健康体检及建档工作,落实工作责任。
⒉成立领导小组,组建工作专班,健全工作制度,明确人员分工,细化工作职责和考核方案。
⒊实施项目村组召开动员会议,利用村务公开栏、健康教育栏、标语、宣传单等形式,对本辖区、广大居民进行广泛宣传,营造浓厚的社会舆论氛围。
⒋积极开展业务人员的培训工作,落实健康档案纸质资料的规范书写及电子档案的规范录入。
㈡组织实施
⒈体检内容:物理体检(身高、体重、血压、视力、内科、外科等)、血糖及个人基本信息(2012年度全民健康体检另增加血常规及黑白B超等项目)。
⒉体检方式:集中体检和定点体检相结合。集中体检由村委会动员组织,各村卫生室乡村医生或卫生院专班在村卫生室具体实施;定点体检由村委会安排熟悉相应村组情况的村干部带队,乡村医生或卫生院专班到村组定点进行体检。对高血压、血糖初筛阳性和疑似病患者及65岁以上老年人,卫生院组织专班集中复检(血糖、血常规、黑白B超等全面体检)并进行健康专题讲座。
⒊体检时间:
(1)各村体检:2012年6月开始实施。
(3)高血压、糖尿病疑似病例复查及65岁以上老人体检,根据各村实际情况,由卫生院或卫生室联系村委会商定具体时间(确诊病例每年完成4次随访1次体检)。
㈢检查验收
县卫生局、镇人民政府对卫生院及实施项目村的全民健康体检及建档工作进行检查验收,通报检查结果,兑现奖惩。
四、保障措施
㈠经费开支
各村完成规定任务数后,镇人民政府按参检人数给村(居)委会兑现工作经费,每人次1元。乡村医生和组建医疗队的其他工作经费开支由卫生院负责落实。
㈡场地安排
各村体检及复查地点设村卫生室或村委会。
㈢明确责任
卫生院院长、相关村书记主任为该项目的第一责任人,负责项目的宣传、组织和实施,确保工作落实。
五、监督与考核
项目实施期间项目领导小组将进行经常性的检查和监督,及时提出存在的问题并督导整改,对工作完成情况纳入年度综合目标考核。镇人民政府负责对实施项目村的宣传、组织工作进行考核,考核结果与年终划拨的村转移支付经费挂钩;县卫生局负责对乡镇卫生院的督导检查和效果评价,考核结果与评优和经费划拨挂钩。
㈢主要评价指标:
⒈户体检及建档率=体检及建档户数/辖区内参合居民总户数×100%
⒉个人登记率=户建档登记人数/户成员总数×100%
【关键词】医院;安全保卫工作;档案管理;措施
医院安全保卫工作属于医院行政管理工作中的一个重要组成部分,其工作档案是在组织实施各种安全保卫活动中逐渐形成的,具有一定查阅及保存价值的材料、文件、声像、图表等不同形式的历史记录。从医院安全保卫工作档案的作用、类型及特点方面,探究如何提高其档案管理的措施,具有非常重要的意义。
一、医院安全保卫工作档案管理的作用
医院的安全保卫工作档案是对曾经工作中发生及遇到的状况的真实记录,能够充分为现实的安全保卫工作服务。首先,它具有一定的凭证作用。由于档案客观地记载了历史情况,是历史的真实凭证,因此可以为现实工作查考并处理问题提供服务。其次,档案具有一定的参考作用。档案不仅对曾经工作中遇到的情况有所记录,同时也记录了在以往安全保卫工作进行中的形势变化、思想发展、工作成果以及经验教训等,为现实工作考查和借鉴,提供了巨大的参考作用。第三,档案还具有一定的服务作用。一般安全保卫工作的档案都具有大量丰富的内容,能够为安全保卫工作组织相关机构进行科学研究、教学、宣传教育和现实工作等提供必要的服务。
二、医院安全保卫工作中的档案管理分类
医院的安全保卫工作档案管理一般分为两类:即文书档案管理和业务档案管理。文书档案管理主要包括有关领导部门下发的一些重要文件;安全保卫机构的工作计划、报告、总结、会议记录和统计报表等文书材料;安全保卫工作条例、规章制度、评选先进工作者和积极分子等登记表以及相关事迹材料;安全保卫机构内部办公设备及财产的登记表和账目等。业务档案,主要包括治安工作档案(如各重点部位或要害部位确定的根据、批准材料、报告、防护设备和措施;治安、刑事案件的立案及调查处理材料等)、消防工作档案(如火灾、火情事故发生的情况记录、调查报告、结论报告、火灾隐患及相关治理整改情况、消防设备的设置时间和部位等等)、政保工作档案等(年度信息工作档案、突发事件及处理情况、医院内部政治案件的相关调查、侦察及处分结论等材料)。
三、医院安全保卫工作档案的特点
医院安全保卫工作档案具有如下特点:第一,多样性。医院安全保卫工作档案的内容多、数量多、类别也多。其中既有调查档案、案件档案、重要项目的安全保卫档案、重大事故档案,同时还有文书档案、治安处罚档案、监督及改造档案等。第二,现实性。医院安全保卫工作档案是对现实安全保卫工作的记录及积累,又为现实安全保卫工作提供直接服务。第三,动态性。医院安全保卫工作档案会随着工作手段的变化及问题性质的改变而发生转化。第四,机密性。安全保卫工作由于在实施过程中可能会涉及到一些保密事件或党政机密性文件,因此,安全保卫工作档案具有很强的机密性。
四、医院安全保卫工作中的档案管理措施
(一)建立信息化、标准化档案管理。建立标准化档案管理,就是指对档案工作的各项内容进行标准化要求。包括分类规则、组卷的格式、档案文献的编纂规则、档案著录及标引规则等。在标准化的基础上,充分利用计算机等现代化科学技术,对档案的保存、管理及处置提供系统化管理,以期获得更高的工作效率、经济及社会效益。例如,规范档案整理和标引、著录工作的标准化,然后利用计算机软件建立相关的档案数据库系统,有计划、有目标地将光盘技术和缩微技术应用到档案的管理工作中,实现档案的数字化、信息化、网络化系统管理。提升医院安全保卫工作档案管理的自动化、便利化及高效化,进而提高其工作效率、使用价值及经济效益。
(二)提高医院安全保卫工作档案管理人员的综合素质。医院安全保卫工作档案管理质量及水平的高低,并不取决于档案管理人员的数量,而是取决于档案管理人员的专业技术、工作方法、整体素质以及科学的管理体制等综合因素。因此必须提高医院安全保卫工作档案管理人员的综合素质。例如,当前医院安全保卫工作档案管理人员,主要是临床专业或其他非档案管理专业的人员,素质水平参差不齐。因此,要想真正提高档案管理工作的服务质量,使档案管理逐步实现全面的规范化、专业化、统一化标准,必须提升相关工作人员的综合素质。首先,在对档案管理工作人员的选拔上,采取公开招聘,公平竞争的方式。选择时要注意挑选社会关系相对简单、思想素质较好,并拥有较强专业技能的档案管理专业人才。并给予优厚的待遇条件,确保其能够踏实稳定地开展档案管理工作。其次,对于当前在岗的档案管理工作人员,可以对其专业技能层次进行划分,并邀请档案局具有丰富实践技能的专家或专业人才,对他们进行档案专业知识及技能培训。同时还要对他们的计算机应用知识和英语的必要听说读写能力提出一定的学习要求,使其真正能够适应新时期的信息化、国际化档案管理模式。另外,还应该定期对医院安全保卫工作档案管理人员进行专业理论知识及实践技能的检测。采用优胜劣汰的方式,逐渐优化档案管理工作的人员结构。
五、结语
综上所述,医院安全保卫工作的档案,是对工作中出现及遇到的各种大事的记录,对于查考及指导安全保卫工作的有序开展,都有极其重要的作用。因此,应该充分利用现代化科学技术,建立信息化、标准化的档案管理系统,提高相关工作人员的综合素质,为该工作的长远有序发展提供坚实保障。
【参考文献】
[1]崔永亮.医院安全保卫工作中的档案管理[J].黑龙江史志,2013(11):76.
为加快我区基本公共卫生服务项目、社区卫生服务机构规范化建设工作,落实基层医疗机构绩效考核制度,保证基本公共卫生服务项目各项工作落到实处,确保年底保质保量完成市、区确定的各项医改项目,区卫生局抽调了基本公共卫生服务项目专家,按照《区年基本公共卫生服务项目考核标准》,于年6月28日、29日对全区4个街道卫生院的基本公共卫生项目、社区规范化建设情况及卫生支农情况进行督导检查和技术指导,本次督导检查采取抽查健康档案、随访记录、现场督查、调查服务对象等方式,现将检查结果通报如下:
一、工作开展基本情况及存在问题
(一)基本公共卫生方面:各单位根据前期基本公共卫生会议部署要求,完善了各项规章制度,组建了基本公共卫生服务项目服务团队、随访团队、制定包干责任制和责任追究制。4个街道卫生院均制定了合理的组织体系,成立了社区责任团队,组织召开了基层医疗卫生机构负责人、项目管理人员、乡村医生会议,对基本公共卫生服务项目工作开展中存在的问题提出了新的要求,并部署了下一步工作安排。
1、建档情况:4个街道卫生院均成立社区责任团队并积极建档,截止6月底,全区新建纸质健康档案18800余份,电子档案842份,其中:卫生院新建纸质档案1300份,电子档案826份,其中:65岁以上老年人178份、高血压182份、糖尿病55份;镇街道卫生院新建纸质档案14500份,电子档案16份;街道卫生院新建纸质档案1000份;街道卫生院新建纸质档案2000份,未进行分类管理。所有新建档案只有、镇街道卫生院录入电子系统并进行分类管理,其它单位由于担心系统升级后工作量作废,未进行录入。新建档案真实性、完整性较高,随机抽取部分健康档案进行满意度调查时,没有发现虚假档案,满意度较高,镇、街道卫生院均为97.5%,街道卫生院为95%,但部分档案存在信息填写不完整、缺项(市级新方案包括血液检查,前期所建档案缺少此项)、个别单位联系方式空项或频繁出现空号,希望相关单位尽快将其完善,确保档案的完整性、可用性。
2、健康教育:镇、街道卫生院健康教育工作做得较好,基本上能够按照考核评价标准开展健康教育工作,有健康教育专职人员、健康教育计划和干预策略,能够定期开展公众健康咨询活动、举办健康知识讲座,健康教育宣传栏更换及时,健康教育资料整理规范完善,但个别街道卫生院照片资料需补充更新,要清晰体现出活动主题、人数,讲座的人数应与签到、照片等资料相对应。
3、老年人保健、慢病管理项目:街道卫生院新建老年人档案178人份,镇医院新建老年人档案2000份,街道卫生院暂未开展,卫生院体检组都在社区开始老年人保健工作,具体数据还未统计。
在建档过程中发现的高血压和糖尿病患者直接插入管理卡,随访电子档案录入高血压182人次、糖尿病55人次,镇在建档过程中发现的高血压和糖尿病患者直接插入管理卡,随访电子档案录入高血压1497人次,未进行录入,未开展慢病管理。各单位均已建立35岁以上门诊首诊测血压制度。
4、重性精神病管理项目:只有街道卫生院开始下乡建档,其他单位工作未开展,卫生院未与工作站进行交接,部分单位存在管理档案未建立、建立不规范等问题。检查中突出了三个问题:一是各街道卫生院对重性精神病管理工作的认识高度不够,存在畏难情绪,没有随着职责分工尽快将工作推进,没有及时将重性精神病管理工作与工作站进行交接;二是重性精神病管理项目的宣传力度不够;三是重性精神病管理入户困难,由于传统观念的限制,乡医在入户调查时不被认可,存在一定难度。
5、妇保、儿保管理:各单位普遍存在查体次数不够、未开展第一次访视、未进行电子档案录入等问题,检查中还发现,、镇街道卫生院从事儿童保健人员无上岗证,、街道卫生院未配备专职妇女保健人员。
6、传染病报告与处理项目:卫生院:肠道门诊无标志牌,无相应的消毒物品及消毒记录,腹泻病人有漏登现象;结核病、艾滋病防治知识宣传次数不够,未开展艾滋病咨询工作;镇卫生院:未及时建立年度传染病防治工作计划及培训计划,未进行内部人员培训;肠道门诊不规范,有病例漏报现象;结核病、艾滋病防治知识宣传次数不够,未开展艾滋病咨询工作;卫生院:肠道门诊需要进一步规范;未开展艾滋病咨询工作;卫生院:未及时建立年度传染病防治工作计划及培训计划,未进行内部人员培训;肠道专桌无标志牌,腹泻病人有漏登漏报现象;结核病、艾滋病防治知识宣传次数不够,未开展艾滋病咨询工作。
7、检查中的亮点:各单位纷纷想办法、出新招,发挥了各自的潜力,突出了很多亮点。镇卫生院创新工作模式,成立街道办事处主导、社区参与、卫生院为依托的工作模式,并成立家庭医生责任团队服务模式,建立三支分工明确、优势互补的高效全科责任团队,有效缓解人力资源紧缺,任务繁重的困境,使基本公共卫生项目更加规范、有序、有效开展;卫生院为方便入户建档,为工作人员配备了统一服装、太阳帽和公文包,并统一挂牌上岗,提高了工作人员的积极性,大大提高了信誉度,降低了入户难,随访难等问题。建议有关单位提高对公共卫生工作的认识,相互沟通,向有经验的单位多借鉴、多学习。
(二)社区机构标准化建设督导情况:按照《市城市社区卫生服务中心设置标准》,对4家社区卫生服务中心的组织管理、基本设施和科室设置、人员配备和培养、服务内容、管理机制、居民满意度等情况进行了督导检查:4处基层医疗机构科室名称规范;部分机构全科医师、儿保医师、妇保医师配备不足;没有按照《关于进一步加强城市社区卫生服务机构规范化建设的通知》的相关要求将服务内容进行公示,部分单位仍存在重医疗、轻公共卫生服务的现象。检查组对个别社区卫生服务机构存在的问题提出了整改意见:一是尽快按照《关于进一步加强城市社区卫生服务机构规范化建设的通知》的样式和要求公示社区卫生服务机构服务项目信息内容;二是完善医院内部各项规章制度、加强医护质量管理。
(三)卫生支农:大部分社区的卫生支农人员根据受援单位的排班在岗,只有小部分的支农人员未按时到岗。
二、下一步工作要求
1、明确责任目标,落实工作任务。各单位要按照卫生部《基本公共卫生服务项目工作方案》的要求,积极落实各项工作。年人均基本公共卫生服务经费标准由15元提高至25元,新增经费主要用于扩大服务人群,增加服务项目,提高服务质量。一是将儿童保健管理人群从0-3岁扩大到0-6岁,并增加儿童口腔保健等服务内容;二是增加孕产妇、65岁以上老年人等重点人群检查项目,增加健康教育服务内容,提高服务频次;三是增加高血压、糖尿病、重性精神疾病患者管理人数;四是增加基层医疗卫生机构能够承担的公共卫生事件应急处置和食品安全信息报告、职业卫生咨询指导等服务项目。各单位针对新增项目的工作还未开展,请根据项目要求加快工作进度,确保基本公共卫生服务项目能够顺利的实施。街道卫生院要将掌握的重性精神病人员名单发到各街道卫生院,各街道卫生院要做好与工作站工作的交接,确保重性精神疾病管理项目保质、保量的完成任务量。
2、积极开展新增项目的业务培训工作。各牵头部门针对存在的问题筹备业务培训工作,要紧紧围绕年基本公共卫生服务规范要求,精心组织,科学管理,合理安排,确保落实培训人员通过培训更新服务理念,提升业务素质,提高服务效能;各基层医疗机构要系统性组织培训,保证基本公共卫生项目都能扎实、规范、有序地开展。
3、做好项目质量控制。各单位应按照项目工作方案的要求,全力完善和提高健康档案建档质量,及时发现并纠正相关错误信息,坚决杜绝虚假健康档案的存在,及时将新建档案录入电脑,并对健康档案电子平台及时进行数据更新,并对检查中存在的问题及时整改,加快组织实施进度,找差距,补不足,逐步提高质量管理。
4、加大公共卫生服务项目宣传力度。各单位要充分利用广播、电视、黑板报、宣传栏等宣传舆论工具,进一步加强基本公共卫生服务项目的宣传力度,使社区居民充分了解公共卫生服务相关知识;社区卫生服务机构和乡镇卫生院要将基本公共卫生服务项目内容向社会公开,接受公众、媒体和社会各界的监督。通过积极开展项目工作和提供有效服务来提高居民对基本公共卫生服务项目的认知,营造出良好的建立居民健康档案的氛围。
作为沿海地区经济发达城市的代表,苏州独特的地理位置决定了其工作特色: 听听南京的、看看上海的、做自己的。
苏州市的社区卫生模式是地市级城市的典型代表,它走出了一条不同于北京或上海这些大城市的独特道路。
医生工作站整齐划一
在北京、上海等直辖市以及其他计划单列市,都已具有健全完备的社区医院体系。而从全国范围来看,除了直辖市和计划单列市之外,地市级城市却并不存在体系健全的“社区医院”这一概念。
记者在苏州市卫生局了解到,苏州市现有的社区卫生服务机构设置可大致分成三类。一是民营的,2006年,苏州市卫生局统一对其进行整顿,不达标或不合格的一律不允许提供公共卫生服务。
二是由苏州市的大医院主办,如润达社区卫生服务中心,它是由苏州市立医院主办的。苏州市立医院是苏南地区规模最大的综合性三级医院,目前已经建成了5家社区卫生服务中心,并将优秀的全科医生轮流下派到社区卫生服务中心。“大医院进社区”不仅有利于医疗资源的共享与分配,而且在一定程度上解决了上下转诊的难题。
三是由乡镇创办的社区卫生服务中心。“显然,要对这些类型不同的社区卫生工作站进行统一管理是非常困难的,但办法并不是没有,唯一一条途径就是通过信息化手段。”苏州市卫生局信息处处长吴建明说,“我们为苏州市所有医院、社区卫生服务中心及服务站都配备了统一的信息系统――创业社区卫生服务系统,该系统能充分体现出社区卫生六位一体的服务功能,即预防、保健、医疗、康复、健康教育和计划生育。”
苏州市卫生局充当了数据交换的“圆心”,各种异构的数据是通过数据交换平台来交换的。
在润达社区卫生服务中心,一位名叫陈艳的女士正在就诊,全科医生王庆庆在社区卫生服务系统-[健康档案]页面中输入姓名“陈艳”,屏幕上立刻显示出陈艳的历史就诊信息: “患者三天前不慎受凉以后,出现鼻塞感冒,咳白色泡沫样痰,二便正常。”这为王庆庆医生的此次诊疗提供了一定的参考。
在竹辉社区卫生服务站以及母子保健中心,记者也亲眼见到了这套具备了“六位一体”功能的信息系统,它的首页包含如下这些功能项: (1)疾病管理,包括传染病、慢性病等; (2)健康档案,苏州并不只为户籍人口建立健康档案,而且也为外来人口建立健康档案; (3)生育健康监控; (4)计划免疫; (5)全科诊疗,也就是“医生工作站”,医生可以点击进入此项,导入患者的健康档案,查看以往病史。并在此基础上为患者开立电子处方,此后患者划价、交款、取药这一系列步骤都可在电脑中完成,实现无纸化诊疗; (6)统计分析,用于统计各种疾病患者的数据,并向上报送到相应的主管部门; (7)健康教育; (8)计划生育。
健康档案全覆盖
苏州市健康档案的建档对象并不仅局限于户籍人口,对于外地打工人群,他们同样给予一视同仁的医疗服务,“苏州市健康档案的最终目标是全覆盖。”苏州市卫生局副局长陈小康说。目前主要通过三条途径来建立健康档案: 健康体检、妇幼保健和全科医生诊疗。
1.健康体检是苏州市建立健康档案的首要来源。通过体检的方式,苏州市城区目前已经为4万名左右的老年人建立了健康档案。
在苏州,为老年人免费体检是一项政府实事工程。2006年7月,苏州市卫生局组织各大医院免费为城区内70岁以上的老人体检,74岁的孟庆荣老人就是其中一位。
孟大爷是多年的高血压患者,通过这次体检,孟大爷的所有体检信息全部被记录到“创业健康体检系统”之中,数据保存在苏州市卫生局的数据库之中。自此以后,孟大爷在城区内任何一家社区看病时,医生都能通过“社区卫生服务系统”看到孟大爷的体检记录和健康信息,而这些信息都是从苏州市卫生局的数据库中下载的。
为了将市民的体检记录纳入到健康档案之中,苏州市卫生局着实下了不少功夫。“我们从2006年年初开始做健康体检系统,并与社区卫生服务系统实现数据互通与共享。当时下了一条死命令,一定要在2006年7月70岁以上老年人体检中投入使用。”陈小康介绍。
在苏州市卫生局的《70周岁以上老年人健康体检的实施方案》中,第五项“基本设施要求”中明确规定: “有较完善的体检信息管理系统: (1)医院机构有较完善的体检信息管理系统软件; (2)医疗机构体检信息系统体检项目代码与卫生局规定的体检项目标准代码完成一一对照; (3)医疗机构体检信息系统导出符合卫生局标准的体检信息,生成Excel格式文件。”
正是通过这些严格的规定,苏州市卫生局在体检之前就铺平了信息化道路。
2.健康档案的另一个重要来源就是妇幼保健。
在苏州市城区,凡是承接分娩工作的医院都会为产妇和新生儿建立健康档案,并为其办理“母子卡”,数据存储在苏州市卫生局信息中心。从2004年7月1日至今,苏州市城区已经收集到6万多名妇女数据、4.6万多名儿童数据。而且,这些医院之间的妇幼信息是互联互通的,各个社区卫生服务中心通过统一的医生工作站界面,可以实时下载或更新母子的健康与保健信息。
3.还有相当一部分数据来源于社区的全科医生诊疗。苏州市卫生局提倡,凡是第一次来医院就诊的患者,医生都要为其建立健康档案。2007年1月期间,竹辉社区卫生服务站则为112人建立了健康档案。
但是,建立健康档案毕竟是耗费人力、物力和时间的,所以大多数社区卫生服务站对此并没有严格执行,“尤其在病人较多、存在排队等候情况的时候,我们基本都来不及为其建立健康档案,而且对于既往病史和病情,口头询问只要几句话就能说清楚。”竹辉社区卫生服务站站长周正说。
市卫生局充当圆心
2004年11月,李文秀在苏州市立医院检查,发现自己已经怀孕。于是,医院免费给李女士一张“母亲卡”,并把她的个人基本资料、健康信息、既往病史等相关信息录入到电脑中,储存在市立医院母子保健中心的后台数据库之中。此后,李女士定期到市立医院做孕期常规检查,每次检查的结果都被存储到她的健康档案中。
2005年7月,李文秀剖腹产下一男婴(小名“乐乐”)。小乐乐刚出生,医院就免费为他办理“亲子卡”,并把他的出生信息全部记录进去。5天后,李文秀和儿子带着“母子卡”回家了。出院后,润达社区卫生服务中心就承担了他们母子二人的产后访视、儿童健康检查、儿童计划免疫等全部妇幼保健工作。
李文秀是在苏州市立医院做的孕期体检和分娩,社区卫生服务中心为什么会有她的信息呢?“因为在苏州市区内,所有医院和社区卫生服务中心(站)的妇幼信息都是互联互通的。”吴建明说。
李文秀在苏州市立医院分娩后回到家中,她们母子俩的妇幼保健工作就像“接力棒”一样,由苏州市立医院传到了她所在的润达社区卫生服务中心,社区的全科医生通过“社区卫生服务系统”可以实时调用和更新李文秀母子俩的健康档案。
目前,在苏州市城区,凡是承接分娩工作的医院都会为产妇和新生儿建立健康档案,并为其办理“母子卡”,数据存储在苏州市卫生局信息中心。在新生儿保健以及儿童计划免疫方面,苏州市社区卫生服务中心可以提供一条龙服务,而贯穿这一服务的核心因素就是妇幼数据互联互通。
跨部门信息资源共享一直是当前各行业信息化的攻坚难题,那么,苏州市何以让这些健康数据在不同单位的网络里来去自如?因为苏州市卫生局充当了圆心,各种异构的数据是通过数据交换平台来交换的。
社区卫生服务是一个“六位一体”的综合性概念,主要分为两大块: 一是全科诊疗,二是公共卫生服务,公共卫生服务又包括慢性病管理、计划免疫、健康教育、妇幼保健、计划生育等。“六位一体”中的每一“位”都对应着一条业务线,条条向上,由此也就造成了各部门的数据难以实现整合与共享。
【关键词】病历档案综合档案管理水平失衡原因对策
1综合档案管理比较病历档案管理主要有以下几点不足
1.1领导普遍重视程度不够
医院领导普遍对综合档案的重要性缺乏认识,认为档案就是整理、保管文件材料而已,没有什么技术含量。在医院年度工作目标、中长期计划及“十三五”规划中,一般涉及数量效益、技术与学科建设、科研教学、人才队伍建设、质量安全、医疗服务、行风建设等,而对综合档案的科学管理、设备投入、人员培训等几乎没有纳入计划和规划中。领导缺乏档案意识,没有将综合档案工作纳入医院管理体系中,因此投入到综合档案管理的资源不足。病历档案相对受到医院领导更多的重视,医院成立了由分管院长为组长的病案管理委员会,还成立了病案质量控制小组,病案室的投入也相应更多,无论是硬件条件还是人员配备都比较到位。
1.2机构和人员设置不合理
病历档案是由医务处下设的二级科室病案室负责管理,病案室设有专门的病案室主任,全面负责医院病历档案管理工作。目前病案室有工作人员10名,统计专业职称的5名,负责病历的录入,归档、统计等工作。医院对病历档案的保管有明确统一的标准,比较规范,且经常接受医院、省市卫计委的病案管理的检查和通报,监管比较到位。由于没有成立综合档案室,现医院档案室仅保管文书档案,由办公室负责管理,配有档案专业职称的专职档案人员1名,文书档案接受市档案局的年度检查抽样检查,有一定的监管。由于档案室不是办公室下设二级科室,所以除了完成以上文书档案处理这一细致繁琐的工作外,还要兼顾办公室其他工作,特别是在文件档案整理时期,现有的文书档案工作人员不能完全满足档案工作要求。其他门类的档案则各自为政,分散保存在各相关职能部门,这些职能部门管理档案均为兼职人员,没有相应的专业技术资质,人员配备随意,流动性大,档案知识缺乏,业务水平不足。由于没有综合档案室,档案不需统一移交,也没有统一的管理部门,更没有档案部门对其进行监管,因此归档标准不统一,装具参差不齐,资料重复保存,档案管理混乱,只能作为台账资料保管。档案多头管理,缺乏有力的组织管理和协调配合,影响了医院档案管理的总体效能。
1.3档案制度不健全,监管不到位
病历档案方面,国家、省市卫计委相应出台了《江苏省病历书写规范(第2版)的补充规定》、《住院病案首页数据填写质量规范(暂行)和住院病案首页数据质量管理与控制指标(2016年版)的通知》、《江苏省住院病历质量评定标准(2013版)的通知》《电子病历系统功能应用水平分级评价方法及标准(实行)的通知》、《基于电子病历的医院信息平台建设技术解决方案(1.0版)的通知》等各种规范性文件,市卫计委还成立市病案质量控制中心,医院内部也出台了《2014电子病历系统改进实施方案》《关于明确病历书写若干具体要求的通知》《病历书写及相关工作质量控制要点的通知》等制度。根据这些文件,医院内部建立了病历讨论制度、病历书写规范等制度,设有病历质量检查小组、病案委员会等监督机构,成立了由分管院长任组长的病案管理委员会,同时医院也不定期对在架病历进行检查,并行文通报,这些措施使病案管理比较规范。另外每年省卫计委都有三级医院病案质量等专项检查,市卫计委也定期对全市二级以上医院进行病历、处方质量检查,并在省、市范围内将检查情况通报给各医院,责令其整改。综合档案管理方面,尽管2008年卫生部和国家档案局出台了《卫生档案管理暂行规定的通知》,对卫生机构的档案工作体制和职责、档案的收集与管理、档案的开发与利用都有比较明确的规定,但是上级卫生行政管理部门没有真正重视综合档案,如江苏省医院协会共设有23个专业委员会,范围几乎涉及到医院各个层面,病案管理委员会也在其中,但唯独没有综合档管理案委员会,由此可见行政管理部门对病历档案和综合档案的重视程度,医院落实规定的情况肯定也不尽如人意。
2重病历档案轻综合档案的原因分析
医院重视病历档案管理,是由于病历档案由于客观记录患者的病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归,是医院医疗、教学、科研的基础资料,关系到医院的医疗质量安全,是上级卫生行政部门检查必查的项目,各级评审的硬性要求,关系到医院的评优升级,体现医院的硬实力。江苏省卫生计生委印发的《江苏省三级医院评审标准实施细则》中,对病历管理有明确的考核指标,涉及7个大项目、17条基本要求、2项核心条款,而对综合档案则没有特别明确的考核要求,只是各职能部门的台账资料,不是上级卫生行政管理部门的必查项目,没有硬性要求。即使有检查也是由同级档案行政管理部门检查,不涉及到医院的评优升级。综合档案更多体现为医院的文化,展示的是医院的软实力。这些因素导致了医院普遍存在重临床病历档案管理,而忽视综合档案管理现象,从而导致医院档案管理水平失衡,档案管理工作明显滞后于医疗业务工作。
3加强综合档案管理工作的对策
3.1加强领导,明确职责,争取领导重视
加强医院档案工作,首先要提高各级领导对档案工作的认识,领导的重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证;其次,医院要把档案当成一项综合性、全局性的工作来做,要解决其重业务建设而轻档案建设、重当前利益而忽视长远利益的片面思想,在人力物力等方面给档案管理工作以支持[1]。强化档案工作领导,要确定具体主要领导牵头抓总,分管负责人监督落实,将档案工作列入各级领导的议事日程,列入总体发展规则和年度工作计划,进而强化各部门档案工作的协调配合,规范档案工作,真正做到综合档案与病历档案一样同部署、共考核,营造良好的档案文化。
3.2成立综合档案室,集中统一保管档案
医院档案机构应分两条线:病案室和综合档案室。参照病案室的机构设置,办公室应下设二级科室档案室(即综合档案室),设专门的档案室主任,配备专业的档案工作人员管理。档案室牵头,实行综合管理体制,将分散在各职能科室保管的档案统一移交、统一管理,进入档案管理系统。各门类的档案进入档案系统后,由各部门兼职档案人员按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理,统一装具,统一标准,年底统一移交,真正维护医院档案的完整和安全[2]。这些措施可以改变分散管理对收集、整理、分类、立卷的标准不统一、杂乱无章或档案工作无人管的局面,也可以统筹安排人财物,避免浪费,符合内部机构精简、效能提高和档案工作集中统一管理的原则。
3.3建立健全医院综合档案管理制度
健全档案管理的考核制度,提高档案管理工作的有效性,是医院档案管理工作常态化的关键所在。对档案工作实行目标管理和量化考核,建立健全医院管理的考核制度,档案工作列入考核体系,与绩效挂钩,把档案工作与医院发展有机地联系起来,包括档案室工作的考核和全院有关部门,科室档案收集、整理、分类归档等工作考核,保障档案管理工作的顺利开展[3]。在管理内容上,要健全档案材料的形成和归档制度、移交制度、整理制度、借阅利用制度、保管制度等;制定《医院档案管理实施办法》、《医院档案文件归档范围及保管期限表》、《医院档案分类方案》、《医院专兼职档案人员岗位职责》等档案管理办法。
3.4提升档案人员的专业素养
加强档案管理人员的专业技能培训,为广大档案人员提供一个良好的学术研究氛围。一是定期组织专业档案人员外出交流学习,积极参加省、市档案人员业务培训,通过派出人员外出培训来充实自身。二是邀请档案专家来院举办讲座、业务指导,便于档案人员及时掌握国内外档案学术技术的发展新动态。三是要求档案人员学习江苏省档案人员远程教育平台的课程,通过各种形式的继续教育来不断更新业务知识。四是档案室的专业档案人员要对各处室兼职档案人员工作进行有针对性的业务培训,并对移交的档案进行检查、指导[4]。
3.5提高综合档案利用价值,合理开发利用
档案室要提高自身的地位,需要不断开发档案信息资源。档案人员应转变观念,变被动为主动,争取领导重视,主动出击,以攻代守,多出成绩;注重档案的开发利用,发挥档案在深化医院改革、打造医院文化、提高医院效率中的巨大作用;编研结合,善于利用综合档案资源,组织编研院史、大事记、统计报表等材料提供给领导参考或上传到网上,以提高医院的知名度,提高医院社会效益[5]。综上所述,病历档案关乎医院的医疗质量安全,重视病历档案无可厚非,但医院不能放松对综合档案的管理,要摒弃重病历档案轻综合档案的片面认识。医院综合档案和病历档案要齐头并进,不能厚此薄彼,导致两者发展失衡,两个都要抓,两手都要硬,形成双轨并行模式;只有实现两者的均衡发展,才能更好地为医院档案文化建设和医院业务发展奠定坚实基础。
参考文献
[1]陈燕.把握契机找准抓手切实推进医院档案工作[J].档案与建设,2016,33(12):84-85.
一、开展培训教育,增强全员档案意识和法制观念
提高全院的档案意识和法制观念,是作为档案管理升级工作的基础。医院卫生档案是在长期医院卫生防病实践中形成的,具有基真实性、实用性以及较强的专业性和广泛的社会性,是重要的知识积累和科技储备,是宝贵的医院卫生防病信息资源,它即是有形资产,又是无形资产,应依法进行管理。多年来,针对个别科室和职工档案意识和法制观念比较淡薄、规范管理的自觉性不高以及档案管理工作中出现的新情况和新新问题,我们把《档案法》和《条例》作为全院职工业务培训和继续教育的必修课,认真学习,正确领会,准确把握。通过教育进一步增强了院、科两级管理者对档案管理工作的事业心,激发了全院职工自觉维护档案的完整与安全,防止档案资源流失的责任感,在全院形成了依法治档、规范管理的良好氛围。
二、强化科学管理,建立健全档案管理体系
1、统一领导,分级管理。为维护档案的完整与安全,我院对档案实行了集中统一管理。一是由单位主要领导直接分管全院的档案工作,建立目标管理责任制,列入领导班子的议事日程,并及时研究解决档案管理工作中存在的实际问题。二是进一步强化综合档案室对各科室档案管理工作监督、指导、培训的职能。三是进一步调整充实了档案队伍,明确了工作职责和工作关系,建立了档案资料管理工作程序以及预立卷制度。从而形成了以综合档案室为中心、各科室为基础的档案管理网络,构成了档案工作管理体系。
2、全方位渗透,纵横向交叉。为全面提高卫生防疫档案管理水平,我院积极探索建立健全档案管理工作的贯性运行机制,一是切实将档案纳入事业发展规划和年度工作计划,并将其分解转化成院、科两级年度综合目标管理责任制,同步组织实施,同步考核评价,同步奖惩兑现。二是将档案工作经费列入年度财务专项预算,保证档案管理经费支出。三是将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入有关人员的岗位责任制,纳入有关管理和业务技术工作程序,并作为年度人事考核工作的内容之一。四是认真执行“三参加”、“四同步”管理制度,初步建立起综合档案室对所有应归档文件材料实行全过程监控和质控的工作运行程序。
三、加强业务建设,不断提高档案管理水平
1、坚持依法治档,规范工作行为。为保证档案种类齐全,资料完整,定期收集、规范管理,我院建立并有效执行了院、科两级档案管理人员的岗位责任制,制定了文件材料的归档范围,建立了档案的接收、整理、修改、补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度和规范,使档案工作有法可依、有章可循,强化了综合档案室的监督、执法职能,体现了档案法规和档案工作业务规范的强制性和权威性,从而建立和维护了良好的档案工作环境和秩序。
2、狠抓档案的基础性工作,维护档案的完整性、准确性和系统性。一是实行文书、印签、档案一体化管理,以文书工作的规范化促进档案工作的标准化,二是组织专班对历史文书档案进行了全面清理鉴定,反分散在科室或个人手上业务技术、设备材料、照片、声像档案收集归档,维护了科技档案的完整性。三是整理参考资料,根据卫生防疫机构的特点,对一些政策法规、文件汇编、疫情、统计资料、疾病防治资料汇编等也进行了全面清理、分类、编目。四是建立了陈列室,真实地再现医院的历史发展过程,已成为职工爱院爱岗、敬业奉献教育的阵地。
3、改善保管条件,提高档案管理水平。随着档案储藏量的增加,为满足档案管理的需要,2005年1月,我们对档案用房进行了全面改建,使档案用房由原来的36平方米增加到了100平方米,做到了办公、阅览、库房三分开。档案库房备有防盗门、铁窗和防光玻璃,添置了空调器、温湿度计、除湿机、微机、复印机、手动密集架等必需的设备,购置了“SLWS档案文书管理系统”软件,初步掌握了应用计算机管理档案,档案管理现代化开始起步。
四、积极开发信息资源,不断提高档案信息的利用效果
【关键词】医疗卫生机构 档案管理 信息化建设
随着医疗卫生体系的深化改革以及我国经济的飞速发展,社会对医疗卫生机构档案信息化建设需求越来越高。积极优化档案管理新方式,加强档案管理信息化建设,一方面能有效实现资源共享,一方面能全面强化医院服务职能。
一、医疗卫生机构档案管理信息化建设的问题所在
(一)人员综合素质有待进一步提高
传统医疗卫生机构档案管理人员综合素质有待进一步提升,部分档案管理人员缺乏专业管理能力与技能,或是“身兼数职”,或是从其他岗位上转行而来,真正档案专业的人才少之又少。再加上医疗卫生部门领导阶层不重视,在职档案工作人员缺乏专业进修培训,导致其专业水平偏低。
(二)对档案管理信息化建设认识不到位
受传统管理理念的影响,大部分医院对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低,严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。
二、缺乏完善的制度支持
目前来说,医院档案信息化建设方向不明确,缺乏统一的管理准则与协调制度,缺乏合理、完善的管理制度。档案结构简单、资料标准不一,各项工作的开展缺乏制度支持,导致档案信息化工作“无章可循”。
三、医疗卫生机构档案管理信息化建设路径
(一)全面提高档案管理人员综合素质
医疗卫生机构要想实现档案管理信息化建设这一目标,必须加强对档案工作人员的教育与培训力度,全面提高档案管理人员综合素质。在档案信息化发展的新形势下,医疗卫生机构必须通过专门培训、教育,持续提高工作人员业务技能与科技知识掌握程度,进一步优化档案工作人员素质结构,更好地为信息化建设服务。第一,加强档案工作人员信息技术培训力度,通过专业技术培训提高工作人员信息化处理能力、网络安全维护能力以及电子档案管理技能。第二,加强档案工作人员对相关政策法规、行业标准的学习,加深工作人员对档案信息化建设的了解与认识程度。第三,进一步提高档案管理人员的风险判断能力与风险防御能力,不断提升工作人员的职业素养。第四,增强档案管理人员的安全意识,避免个人信息资源的泄露。第五,完善档案部门工作考评机制。直接将档案工作人员考评结果与其薪酬、职业晋升相挂钩,通过多种激励性措施,建立一支高效、全能、优质的人才队伍,更好地推动档案管理信息化建设顺利开展。
(二)正确认识档案信息化的重要性
科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革,因此,医疗卫生机构领导、档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时展变化。医疗卫生机构领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将医疗档案管理积极纳入医院整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。
(三)完善档案管理制度
完善档案管理规章制度,使各项工作开展有章可循。医疗卫生机构档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制,加大信息化建设管理规章的建设力度,使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强医院各部门之间的联系与配合,通过完善的档案共享网络,进一步实现医院档案规范化运作,及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理,统一病历档案与治疗档案,建立合理、科学的医疗服务平台,保证医患之间的正常交流,加快诊疗进度。完善档案管理工作规程,进一步规范档案管理具体行为,在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下,积极推动医疗卫生单位信息化建设顺利、健康、高效发展。
(四)加强信息化管理软硬件支持
档案管理信息化是医疗卫生机构信息化发展过程中的关键步骤,因此,医疗机构管理阶层必须给予足够重视与支持,积极创造条件加大信息化建设投入力度。加大档案管理硬件环境建设力度,加大软件系统开发力度,建立完善的档案数据管理平台,通过软硬件系统的支持,促进档案管理信息化建设顺利开展。与此同时,医疗卫生机构还应加强档案资源建设力度,通过多种载体、多种途径丰富档案资源,以加快医疗卫生机构档案信息化建设的整体步伐。另外,加强医疗卫生机构不同科室之间的内网连接,有效提高信息共享程度,进而提高档案利用率。
(五)整体统筹医疗卫生机构档案信息化建设工作
医疗卫生机构档案信息化建设属于一项长期性、系统性任务,因此,医疗卫生机构必须将档案信息化建设与自身战略发展目标相结合。医疗卫生机构领导阶层必须将档案信息化建设纳入医院整体规划中来,有步骤、有计划、有重点的分步实施,制定档案信息化建设总体目标、分步目标,预防档案信息化建设工作出现“形式主义”等问题,将各项工作落到实处,真正促进医疗卫生机构档案信息化建设工作的顺利开展。另外,随着网络化、办公自动化等发展,医疗卫生机构发展过程中出现了大量的电子文件,这些电子文件主要包括多媒体文件、文本文件、影像文件以及图像文件等。因此,必须加强医疗卫生机构电子文件归档管理、纸质档案数字化管理。电子文件资源属于医疗卫生机构档案信息管理的重要资料来源,必须严格按照相关标准要求进行编辑、整理。纸质档案一式三份,一份供查阅使用,一份供异地保存使用,一份用来封存保管。
四、结语
综上所述,在信息化时代背景下,积极加大医疗卫生单位信息化建设力度,是档案部门跨越式发展的重要途径,是医疗卫生单位健康、顺利发展的前提。医疗卫生机构必须立足于档案信息化建设的问题所在,并针对性提出解决对策,以期全面推动档案管理信息化建设的高效发展。
参考文献
[1]边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药,2012(02).
[2]生国栋,丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程,2014(06).
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务,2014(03).