时间：2023-03-16 15:49:16
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇高校档案管理论文，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1．1独立成套
学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。
1．2来源广泛
高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。
1．3实用性
作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。
2．1缺乏档案管理意识和规范的归档方法
由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。
2．2档案管理缺乏准确性和完整性
高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，会丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。
2．3缺乏科学的档案管理技术
高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。
3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施
3．1完善基建档案管理制度
确保高校基建档案管理规范化、标准化发展，就需要将档案管理工作纳入日常管理中，由此可见，做好基建档案管理工作的关键就是完善各种规章制度。实际操作过程中，由于基建档案形成周期较长、专业性较强、涉及单位较多，因此应当及时指导和约束档案管理工作的质量。承包单位在完成工程项目后，必须严格按照规范要求，同步进行基建档案管理、工程建设、竣工验收等工作。档案部门应当注重与基建部门的沟通和交流，明确基建档案管理中的职责，确保重要技术资料归位，如项目施工、安装以及竣工等技术。
3．2实施规范化、同步化
对基建档案进行管理的过程中，应当认真实施同步化和规范化，保证归档文件材料的准确性和真实性满足归档质量要求。具体需要注意的情况如下:需要长期保存的文件应当用耐久性较强的材料进行书写;保证竣工图纸编制的规范性和竣工材料的齐全性，重新绘制污染、磨损严重的竣工图;遵循工程文件的自然形成规律，根据文件之间的联系合理排列卷内文件。为确保基建档案材料的标准化与规范化，应及时掌握管理工作开展过程中的各准确文件资料。
3．3提升现代化、科学化管理水平
实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施，具体包括:操作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础，信息化平台必须凭借网络、设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。除了重视硬件设施，软件管理上也不能懈怠，需要积极开辟档案存储的新途径，做好档案管理的网络安全保卫工作。选择硬件和软件时，要想充分发挥档案信息化管理的整体效率，就不能以仅仅满足使用目标为标准，而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。
3．4提升管理队伍业务素质
1民办高校档案管理存在的问题
1.1管理意识薄弱，对其认识不够
教书育人一直是民办高等院校教学的中心任务，以培养技能型的人才为主要目的，对档案管理工作重要性认识不够，尤其是领导意识淡薄，使得档案管理人员职责不清，影响民办高校档案管理工作的发展。
1.2制度不够完善，职责不清
制度是工作的基础，但从当前我国民办高校的档案管理情况来看却缺乏切实可行的制度，影响档案管理工作的完整性，无法实现规范化与科学化的管理，导致工作人员的职责不清，影响整体效率。
1.3管理人员的素质亟待提高
当前我国民办高校的档案管理人员多数为兼职，这必然会影响其工作的效率，无法进行专业训练，因此，必须在未来的工作中不断提升管理人员的综合素质。
1.4基础设施相对较为落后
随着人们对档案工作的重视不断提升，对其基础设施也提出了更高要求，但实际情况却不尽如人意，缺乏保存意识，导致档案丢失情况颇为严重，同时现代化设备不到位，影响档案保存的效率。
1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏
当前，传统的管理方式仍然是民办高校选择的首要方式，与时展脱离，无法满足时展对档案管理的需求，更无法为学校的发展提供高质量的服务。
二改进民办高校档案管理工作水平的有效措施
1增强管理意识，提高对档案工作重要性的认识
第一，领导要转变观念，加强对档案工作的重视。作为民办高校的领导，必须要将档案工作放在教育的首位，将其作为教学管理的重要组成部分，做到分工明确。第二，强化高校教师的认知，使其更加重视档案工作。教师是高校教育的主体，其对档案工作的重视直接影响到学校的整体教育工作，因此，在工作中要加大宣传力度，提升档案工作的效率。
2建立并完善档案管理制度，职责明确
在上级档案部门的领导下，根据《普通高等学校档案管理办法》，民办高等院校要立足实际，制定与实际相符的目标责任制，明确职责，调动员工的积极性，使其可以全身心的投入到档案管理工作中，推动学校档案管理工作水平的提高。
3增强档案管理人员队伍建设，提高其专业素养
做好一项工作必须要有一支专业素养过硬的队伍，因此，民办高校必须要采取有效措施强化其队伍建设，培养素质过硬的专业队伍，提高其工作水平，改善其责任意识。同时，新时期的档案工作人员也要定期参加培训，学习专业知识，善于运用现代化的知识武装自己，提高其管理水平，建立服务理念，更好的为高校档案事业的发展服务。
4改善档案建设设施条件，提升信息化的管理水平
首先要将档案工作纳入到整体规划中，从意识上强化对其重视，关注起经费、人员、设备等问题，改善现有的工作条件，保证其工作的顺利开展。在完善硬件环境的基础上，提升软件实力，建立档案管理的信息网络，实现现代化的管理目标。新时期的档案人员更要善于运用现代化信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。
三结束语
1.1保证评估工作的连续性
高校评估工作并不是一次性的评定工作，而是实行“五年一轮”的评估制度，这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作，不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追，努力改变现有的教学情况，兴利除弊，为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况，因此可以保证评估工作的连续性，起到承上启下的重要作用.
1.2丰富高校档案内容
高校评估作为一项崭新的激励机制，可以极大的促进我国高等教育的快速发展，因此从形式上来讲，评估档案也丰富了现有档案的内容，为高校的教育科研工作增添了新的研究内容，促进了高校档案事业的进一步发展.
1.3提升高校的管理水平
高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录，其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程，为高校提供了成功的经验和失败的教训，同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见，对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.
1.4提高学校的社会影响力
只有提高档案管理的规范化水平，才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息，并能够满足广大用人单位的实际需求，加强学校与社会的联系，因此只有保证档案管理质量，才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息，提高学校的社会影响力和声誉.
2高校评估档案管理的现状
2.1没有对评估资料进行全面收集
评估档案是对评估资料的归纳统一，要保证评估档案的完整性，就需要对评估资料进行科学系统的收集，形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中，许多高校往往忽略了本校评估资料的收集，而且只注重文字资料的收集，忽视了音像资料等的收集，有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档，造成真正被记载下来的评估资料少之又少，档案沉淀不多，使评估档案失去了完整性，不能有效的记录评估工作的全部过程.
2.2对评估档案没有进行统一管理
评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动，因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度，在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理，有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了，至于评估文件的档案整理则抛之脑后，教务处、财务处、人事处各管各的，各部门对评估档案进行分别管理，失去了档案资料之间的联系和沟通，严重影响了评估档案的有效利用.
2.3评估档案归档之前没有进行科学鉴定
在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载，如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围，就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定，去伪存真，实现评估档案的科学管理和有效利用.3.4缺乏评估档案的专业管理人员高校评估工作存在的时间并不长，因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度，许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理，大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员，导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展.
3实现高校评估档案管理规范化的措施
3.1增强评估档案规范化管理的意识
对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考，因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用，就需要加强档案管理人员的意识教育，通过形式多样的宣传活动，使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里，鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中，增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念，提高自身的服务创新意识，合理的制定评估档案规范化管理的各项制度，保证学校各部门之间的协同合作，形成全员参与的良好局面，实现评估档案管理的规范化和科学化.
3.2以教学评估档案管理为基础
教学评估是高校评估工作的重要内容，因此学校各部门要切实的以教学评估为基础，不断优化其他各项评估档案管理制度，提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷，是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准，因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位，没有严格落实岗位责任制，归档机制也不健全，最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题，需要建立统一的院系档案，明确各院系的管理职责，加强管理人员的教育培训，提高实践技能，为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础.
3.3健全评估档案管理制度
评估档案规范化管理离不开健全的管理制度，因此为了切实的发挥评估档案的重要作用，需要建立健全高校的评估档案管理制度，制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制，按照评估档案的专题性质进行合理划分，对各类评估材料进行科学的归纳整理，建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门，防止评估资料的漏档.
3.4提高评估档案信息化管理的水平
档案信息资源共享是高校档案馆（室）适应社会需求、提高档案信息服务水平、构建开放式高校档案馆（室）的必然选择。从目前的情况看，社会对高校档案信息资源的共享需求主要体现在以下几个方面。
1.对高校校史、校情了解和研究的需求
高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。
2.高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求
对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。
3.高校科研成果转化和科研合作的需求
高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。
4.高校宣传推介、扩大社会影响的需求
宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。
二、目前高校档案信息共享的制约因素
高校档案信息资源共享是现代信息技术与现代管理体制的融合。目前，一些制约着高校档案信息共享的客观因素不能不引起我们的高度注意。
1.传统档案管理意识的束缚
长期以来，高校档案管理处于一个相对封闭的状态，传统的档案管理理念根深蒂固，具体表现在：①对档案资料重保管、轻利用，缺乏以用户为中心、以利用为灵魂的现代档案管理意识。②工作视野狭小，局限于档案馆（室）的小天地，对社会经济发展的巨大变化关注不够。③坐等用户上门咨询查阅档案，少有对外服务的主动性。落后的管理意识制约着高校档案服务功能的有效发挥，造成了档案信息资源的巨大浪费。
2.高校档案信息资源不完备
高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的灵散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。
3.档案的数字化水平不高
受客观条件的限制，高校档案信息载体比较单一，以不易保存、不易查询、不易传递的纸质文档为主，能够提供海量存储、便于网上传输和查询的数字光盘、微缩胶片、录音磁带、移动硬盘等先进信息载体档案所占比例较低，难以构建起档案信息资源共享需要的网络信息化平台。虽然一些高校档案馆（室）建立了自己的网站，但缺乏对现有档案资源的开发与整合，内容不够丰富，数据存量少，制作粗糙。
4.档案管理人员信息化知识欠缺
高校档案管理人员大都毕业于档案管理专业，对于档案的形成、收集、整理程序以及档案的归档范围、保存期限，档案分类编号、保密文件收发、存档、销毁等各个工作环节娴熟于心，但对于数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等信息化知识相对欠缺。直接导致了高校档案信息资源共享系统完善和运行中出现的问题不能得到及时、有效的处理，从而影响了高校档案信息资源共享的进程和质量。
三、基于信息资源共享的高校档案管理模式改革创新策略
高校档案信息资源共享是现代信息技术条件下的系统工程，是践行“档案信息服务于社会”理念的有效途径。我们要以改革和创新为主旨，潜心探索有效策略，构建起信息资源共享条件下高校档案管理新模式。
1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念。思想与观念引导着行动的方向，彻底转变传统意识，树立信息资源共享服务理念是构建与档案信息资源共享相适应的高校档案管理模式的决定性要素。首先，高校档案管理工作者要认真学习现代档案管理理论，明确新的历史条件下高校档案资源的含义和作用，将信息共享理论与档案信息特殊性有机结合起来。第二，要关注社会发展对档案信息的需求，改变档案馆在公众中的封闭形象，主动为社会各领域和普通民众提供全方位的高校档案信息服务。第三，要健全规章制度，简化高校档案查阅、咨询程序，以热情的态度、灵活的方式、规范的操作营造高校档案信息资源共享服务软环境。
2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础
巧妇难为无米之炊，高校档案信息资源共享离不开丰富、真实、全面的档案数据资源。因此，加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础变显得尤为必要。①做好档案信息资源建设的总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。②把好档案采集关，既要扩大档案信息采集范围，实现档案信息的完整、全面，又要注意对档案信息的核实与甄别，保证其真实性和客观性。③定期通过不同渠道开展社会对高校档案资源服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如：以高校科研项目应用者为服务对象，建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。
3.提高档案信息数字化水平，创设档案信息网络共享平台
实现高校档案资源共享最紧迫的任务是高校档案资源的数字化、网络化和智能化，其中档案资源的数字化是关键与核心。高校档案管理部门要依据《档案法》有关规定，在做好纸质档案资料征集、归类、建档、保护的同时，及时采用电子计算机、扫描仪等数码技术手段对正在采集、整理存档的档案资料进行数字化处理，有计划、有步骤地将以往存档的历史档案资料转化为数字文件，编制出电子版的全宗目录、分类目录和目录索引。在数字化档案资料管理中，要按着《高等学校档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》和《CAD电子文件管理》等国家标准规范，实现高校档案资源的自动编目、自动统计和自动检索。在此基础上，创设高校档案信息网络共享平台，以关联和链接的方式，构建不同高校间的档案资源共享系统，提高档案信息共享的自动化程度，推动高校档案资源的社会共享。
4.加强档案人才队伍建设，提升档案管理队伍整体素质
高校档案管理人员的信息技术水平，直接影响着档案信息资源的开发与共享。高校要加强档案人才队伍建设，使档案管理人员的知识结构、专业结构和年龄结构得到不断的优化。通过学习与培训，培养一大批既有档案专业知识、有掌握现代信息技术的复合型档案信息资源管理人才，有效克服高校档案资源共享的技术障碍。要把档案管理工作人员的信息技术学习和创新能力提高与奖惩机制有机融合，激励每个高校档案管理人员都能擅长档案（特别是数字档案）的编研、开发和推广工作，以档案管理队伍整体素质的提升促进高校档案资源的高度共享和增值服务。
四、总结
近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。
1.1电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁；由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想；电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。
1.2电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高；电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。电子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。
2加强电子档案管理的意义
加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。
2.1能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。
2.2加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。
3加强电子档案管理与应用的对策
加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。
3.1通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子档案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。
3.2规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。
(一)档案分类不明确，查阅受限
高校中的人事档案非常繁多，且存在很多种类，只有进行合理的分类管理，才能够使管理工作更为到位，更方便与查阅和调用。然而，我国许多高校在进行档案管理工作时，由于受到各种条件的限制，未能进行及时地分门别类，即使分类其种类也较为稀少，并且分类不合理，造成了人事档案管理中存在紊乱不清的情况。这种人事档案管理现状，就会导致高校人员在需求查阅档案信息时，就要耗费大量的精力去查找，档案的调用更是困难。严重地影响了高校人事档案的查阅、调用效率。
(二)人事档案管理人员缺乏专业技能
高素质的专业人才是保证一项工作顺利进行的最基础保障。我国高校认识档案管理工作人员普遍存在非专业性，大多数的管理人员学历都不高，并且不具备档案管理的专业技能，甚至有一些管理人员由高校的其他职员兼任，并且有部分人事档案管理人员缺乏高尚的职业道德素质，工作中消极应付。这就降低了高校认识档案管理队伍的整体水平，降低了高校人事档案管理的质量。高校人事档案管理是一项极为重要的工作，从信息的收集、筛选到整理成档案、归档、装订等工作流程要求都非常严格，管理人员缺乏专业的素质，就难以按照档案管理标准进行工作，普遍地存在操作不够规范，工作效率低下的问题。
(三)人事档案的信息来源和资源共享受限
现如今，我国许多高校的人事档案管理工作主要是依靠管理人员的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人员一项一项进行，甚至档案的填写要依靠手写来进行，这样的档案管理模式大大地限制了人事档案的信息来源，导致了信息收集不全面，查阅费时费力。另外，由于人事档案的建档、复制速度慢，就很大程度上限制了人事档案信息共享，当高校中多个部门或多个工作人员同时需要某些档案资料时，就会造成档案资料短缺，无法实现同时共享。而校外人员想要查阅档案资料则更是极为困难。
二、高校人事档案管理的有效对策
(一)强化高校人事档案管理的意识
高校人事档案是保障高校教育工作顺利开展的重要保证，也是我国档案资料中最宝贵的财富。高校应当通过有效的宣传、教育手段，向高校领导、教职工普及人事档案管理的重要性，增强高校全体人员的档案管理意识。从而使高校领导对人事档案管理工作重视起来，通过为人事档案管理工作制定有力的管理制度，来保障管理工作在正常进行;人事档案管理人员应当认识到自身工作的重要性，从内心深处热爱档案管理工作，积极地奉献出自己的力量;高校其他各部门、工作人员积极地配合人事档案管理工作，从而在高校中形成良好的人事档案环境，实现人事档案管理的全面优化。
(二)确立高校人事档案管理目标
高校人事档案管理工作应当有合理的发展目标，才能够不断地进步。制定切实可行的人事档案管理目标，不仅能够为人事档案管理工作人员分配具体的工作内容，使其在档案管理中通过完成自己的工作为高校管理作出贡献，避免无效、偏离高校教育发展的工作，还能够将高校人事档案管理工作进行简化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事档案管理工作的效率。除此之外，还能够提高高校人事档案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的档案管理体系，为查阅、调用高校档案提供便利，增强人事档案的服务职能。
(三)完善高校人事档案管理制度
高校人事档案管理工作是一项较为复杂的工作，需要有一套完善的管理制度进行规范。在合理有效的档案管理制度之下，管理人员才能够按照合理的管理程序来收集信息、整理资料，将信息建档。合理的管理制度还能够使人事档案管理工作走科学化的道路，一方面可以将档案管理工作责任落实到具体的人员身上，使每一位管理人员担负起自己应有的责任，另一方面则能够保证在建立档案、管理档案等过程中不会遗漏重要信息，保障档案信息的完整性和真实性。合理科学的人事档案管理制度能够确保高校人事档案管理工作的顺利开展。
(四)建设专业的高校人事档案管理人才队伍
在高校人事档案管理工作中，管理人员是主体，因此，档案管理人员的素质是关系到人事档案管理质量的最重要因素。高校必须通过一定的手段来强化人事档案管理人才队伍。一是高校应当聘用一定数量的专业人事档案管理工作人员，同时保证在不同档案类型、档案结构等方面人才分配均匀;二是要通过一定的手段来增强档案管理人员的职业道德，形成良好的职业操守;三是高校要为档案管理人员进行定期的培训，增强其档案管理技能，学习先进的科学技术，提高档案管理工作效率。
(五)强化高校人事档案管理的保密性
随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术在众多领域已进行了普及，高校档案管理工作也不例外.为了顺应社会的发展，计算机网络技术在高校档案管理中被广泛应用，由于其具有的高效、技术性特征，一般的工作人员无法进行实际操作，因此专业的技术人员必不可少，但是就目前大多数高校而言，它们缺乏专业技术人才，无法将档案管理工作的知识理论与计算机网络等技术进行完美融合，拖慢档案管理工作的进程，阻碍其进行有效发展.
2高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足
2.1服务意识不够
服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：
（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值
（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作
（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.
2.2服务管理不够完善
服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：
（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理
（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状
（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.
2.3服务方法不全面，太过单一
就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.
2.4未开展服务研究
服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：
（1）对高校档案管理工作不够重视
（2）服务管理不到位
（3）工作人员工作意识不够.因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.
3高校档案管理工作中服务方面的有效措施
3.1提高工作人员的服务意识
为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.
3.2建立健全的服务管理制度
为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.
3.3创新服务思路，采用多种服务方式
为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作
（1）提高工作人员对服务管理的相关认知
（2）引进外校先进的服务方式
（3）强化、完善工作人员的服务思路
（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.
3.4引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流
国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.3.5增加基础设备方面的资金投入结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.
4高校档案管理服务方面的创新
4.1高校档案管理服务意识的创新
随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.
4.2高校档案管理服务内容的创新
在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.
4.3高校档案管理服务方式的创新
改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.
4.4高校档案管理服务手段的创新
4.4.1利用计算机网络技术，建立健全的现代化管理机构充分利用高校原有的有利因素，应用计算机网络等技术，建立健全的现代化管理机构，将最全面、完整的高校档案资料信息上传到自身的局域网内，设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式.提高档案管理的工作质量和效率，另外还需加强网络的安全建设，确保高校资源信息的安全性和保密性.
1、人事档案管理硬件设施配套不足，管理手段落后。当前，很多院校由于资金欠缺，没有建立起单独的档案资料管理室，硬件设施配套不足，防火、防潮性能较差，管理手段也比较陈旧。加之信息化时代的来临，管理工作很难做到和信息时代接轨，管理工作的重心仍停留在实体管理方面，大部分统计工作仍靠手工完成，这种情况严重降低了档案管理的质量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的档案管理电子数据库，但仍有软件不兼容问题，工作时不能对档案信息进行有效的筛选和分类。
2、档案管理制度不规范。高校合并逐渐成为高校建设发展的趋势，由于不同的高校办学规模、管理方式以及学校历史背景不同，导致人事档案管理制度参差不齐、管理落后等，其中比较常见的问题如:档案资料规格模式、纸张大小不统一、档案材料整理时间滞后等。
二、针对高校人事档案管理工作存在的问题提出的解决策略
(一)增强档案材料收集的真实性，以及工作的严谨性高校人事管理人员在进行档案管理工作时，要将收集内容深入实际教学中，不能简单的停留在职称评选、干部任免以及学历收集等方面，同时还要定期向材料收集部门反映最新的教研成果。另外，工作人员在进行材料收集工作时，要以科学严谨的态度，确保材料的系统性以及真实性。严格杜绝接受非法渠道递送的申报材料。
(二)建立健全人事档案管理机制，提高高校档案管理的规范化水平建立健全人事档案管理机制，提高档案管理的规范化水平要做到下面几点:第一，健全档案管理制度，做到有章可循。通常情况下，档案管理工作是一项十分复杂而又繁琐的工作，如果没有一定的章法可循，很容易增加管理工作的难度。因此，工作人员要严格遵循《档案法》的相关法规规定，逐步完善档案管理工作的相关细则，采用计算机辅助技术，及时有效的做好档案的收集、整理以及归档，严格避免虚假材料进入档案。第二，加强档案管理工作的领导班子建设。高校领导班子要不断提高自己对档案管理的思想认识，充分意识到档案管理工作的重要性，定期对档案管理工作进行审核、监督，成立有效的档案管理小组，及时发现档案管理工作中存在的问题，并解决问题。
