关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
0引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007（7）.85.
【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
在高校的教育教学活动中，教学档案有着不可忽视的重要作用。高校只有在具备了大量的、可靠的教育教学材料，并继承已有的教学成果，借鉴前人优秀的教育经验和教育思想的情况下，才能够有节奏、有秩序、高效率地运行教育教学管理。当然，前人的研究成果和教育教学思想就是源自学校的教学档案。
因此，高校应当充分注重教学档案的重要作用，致力于将教学档案的管理工作渗透到教学管理活动当中，建立并完善教学档案的管理制度。同时，高校教学规划的制定与改进、教材的选取与运用、专业以及专业课程的开设等的依据也是源自教学档案，这些依据将对教学质量的高低和教学活动的成败造成直接影响。总之，高校教学档案是教学管理的重要资源，在教学管理中发挥着不可替代的重要作用和指导意义。
二、管理高校教学档案应该注意的问题
（一）更新高校教学档案的管理观念
在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进高校教学档案管理的信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为高校的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。高校的教学档案管理必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，高校档案室必须要广大师生对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关教学知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为学校的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进高校教学档案事业的现代化发展。
（二）改进高校教学档案的收集工作
高校的综合档案室要对学校的档案工作进行定期的、整体的、系统的监督与指导。作为档案室的工作人员，需要迈出档案室，深入分析学校各教学部门的工作规律，了解他们工作的具体内容，合理把握文件材料归档的范围，并根据分析、了解的结果制定出相应的教学档案的收集计划，力争做到教学档案的收集工作有步骤、有计划、有实效。同时，档案室工作人员还需要对各立档部门的工作动态有一个及时、准确的了解，帮助解决他们的实际困难。另外，教学档案室的工作人员还可以精选出一些收集齐全，工作规范，立卷质量较高的部门，组织其它部门参观学习，互相借鉴，共同提高。
（三）建设高校教学档案管理工作的规范化、标准化、现代化
近年来，新的教育理念使各高校在办学方式、办学理念以及学科领域的建设等方面都呈现出了多元化的发展特色，这就使得高校的教学档案的种类越来越多，也越来越复杂。因此，在教学档案的产生、整理、收集、利用等运转过程中，应当以档案管理的标准与法规为依据，有效实施科学化的管理，使档案管理工作的每一个方面和每一个环节都能够达到规范化；同时，依据指标体系的要求，对于教学档案相关的支撑材料进行有针对性的、有目的的收集与整理，使其达到规范化、标准化的要求；另外，必须完善工作程序和管理制度，充分发挥教学档案在高校教育管理教学活动教学研究等各项工作中的作用，从而形成具有实用价值的、准确性和权威性较强的信息材料，进而实现高校教学档案管理工作的规范化、标准化和现代化。
（四）加强高校教学档案的信息化人才培养
档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。高校的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种教学档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。
如今，很多的教学档案管理工作人员都不具备这些综合能力，他们要么是能够运用各种先进的档案管理工具而缺乏档案管理能力，要么就是具备档案管理能力却不具备运用各种先进的档案管理工具的能力。为此，高校必须要为他们创造出一个好的学习环境，鼓励他们参加各种培训，努力的提高自己各方面的能力。同时还必须要注意引进新鲜血液，聘请那些具备良好的的综合素质能力的档案管理工作人才进高校从事教学档案管理工作。
三、高校教学档案信息资源开发利用的途径
（一）对高校教学档案信息资源的结构进行丰富、改善
要使得档案信息资源开发利用工作能够顺利有效的开展，就必须要要加强档案的接收和征集工作，并尽可能的扩大档案的接收范围和征集门类，使得档案数量更加充足、内容更加丰富、结构更加的合理。从档案室来说，需要对原有的管理体制进行改善，对单位的档案进行集中统一的管理。对于档案馆来说则需要坚持馆藏教学档案的数量与质量并重的原则，在合理扩大接收范围的同时，还需要对所接收的教学档案的质量进行甄别、控制。
需要对档案补充机制进行完善，要广泛地开展档案征集的工作，必须要想方设法地对散存在社会和个人中的档案资料进行收集。同时还需要对馆藏结构中文书档案占主体的单一局面进行改变，并加强与各个专业档案馆、图书馆、博物馆等之间的联系，以此来促进教学档案资源的共享。
（二）积极拓宽高校教学档案信息资源开发利用的范围
高校的教学档案管理人员应当树立起竞争的观念、积极服务的理念、市场理念以及协同合作的观念等先进的观念和理念，并以此为基础，做好三方面的工作：一是要切实关注学校以及广大师生对教学档案信息的实际需求，是档案资源能够得到充分的共享；二是要打破教学档案信息资源开发利用的常规范围，利用各种方式有效扩大档案室在学校中的影响力；三是注重开发档案室的新的社会功能，以扩大和提升教学档案信息的开发利用工作对学校发展的积极影响。
（三）加强各种先进信息技术的应用
高校的档案馆(室)应该积极的根据自身的馆藏特色建立起档案信息数据库。数据库不仅仅是档案信息存储系统，它同时还是对已经数字化的档案信息进行深一层的加工与组合后所形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。通过建立起相应的数据库后，可以大大的提高查询速度，进而方便用户，同时提高档案信息的管理水平。
在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让高校的教学档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进高校教学档案管理的现代化进程。
（四）加强建设高校教学档案的现代网络化
随着不断推进的档案信息化建设进程，教学档案有了新的形式，传统意义上的纸质档案逐渐减少，而以光盘、磁盘为载体的现代化教学档案在整个教学档案材料中所占有的比例越来越大。不管是在内容上，还是在管理的手段、方法上，以往的教学档案管理都无法满足现在的需求。在教育走向现代化的今天，为适应信息时代管理的特点和需要，不仅要实现档案资源的数字化，还要加大档案信息化建设的经费投入，开发或购买教学档案管理系统专用软件，建立教学档案管理信息化服务网络。在教学档案的管理上，充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询等服务，充分挖掘信息资源自身的综合性、积累性等优势，使我们所得到的相关信息重新达到优化组合的目的，发挥出更大的利用效益。
教学档案管理是学校管理及发展的重要资料，它包含文字、图表、视屏等各种资料，是学校教学管理的最真实、可靠的资料，教学档案的完整性、准确性对学校有重要的意义，教学档案的科学、规范化管理能有效地推动中职学校的建设和发展。
1．教学档案管理的工作内容
中职学校的教学档案管理主要是管理教学活动中的资料，包括教学类、管理类及综合类三种档案。第一，教学类档案，主要包括教师教学课程的设计、规划、实施方案及实施的情况；教师教学的课程标准、课程安排、教学任务、教学进度、教学培训等；教师课件的设计、教学案例、教学模型；学生使用的教材管理、教师编辑教材的使用情况、考试试卷的来源、试卷的分析总结等。第二，管理类档案，主要有对教师教学情况的考察、教学评估材料的收集、教师教学档案的整理、学生课程表的安排、教师课程资料的准备、教师教学质量的检查，教学师资力量的建设、教师进修材料的准备、学生学籍的管理等。第三，综合类档案，主要有相关教育部门对学校下达的教学任务、教学文件、教学计划、教学质量的考察、学校管理制度及学校的课程设置等。
2．教学档案管理的特点
教学档案管理工作是中职学校教学的重要后勤保障，对中职学校教学有重要的作用，教学档案的特点有：（1）中职学校的教学档案专业性高，在中职学校教学中，学校会设置不同的专业，有不同的学科，由于各专业培养的人才不同，各专业的教学计划、教学课程安排、学生使用的教材及教师的课程资料也不相同，各专业的教学档案也不相同，因此，中职学校的教学档案有很高的专业性。（2）中职学校的教学档案来源比较广泛，在中职学校教学过程中，相关教育部门对学校教学文件的下达、学校本身的实验室、科研室、教学管理部门、学生服务部门、后勤部等许多部门都会给档案管理提供丰富的资料，因此，中职学校的教学档案管理有广阔的资料来源。（3）中职学校的教学档案形式具有多样性，中职学校的教学存在多样性，因此，中职学校的教学档案资料也存在着多样性。中职学校的教学档案有文字、图表、电子稿、视屏光盘等多种形式，学校教学档案资料的多样性，也能真实、准确地反映出教学的多样性。
二教学档案管理工作的重要性
1．教学档案是学校形象的代表中职学校的教学档案来源于学校的发展、改革等过程，真实地记录了学校在教学、管理、运行等方面的发展情况，是学校形象的代表。通过学校的教学档案，可以明确地了解中职学校的发展、中职学校教学工作的情况；也能帮助学校总结教学经验，准确地定位中职学校的价值。同时，科学的教学档案能有效地提高中职学校的形象，有利于提高学校的招生工作和学生的就业。
2．教学档案管理能提高学校的教学质量中职学校的教学档案记录着许多成功的教学案例和教学经验，教学档案的合理运用能给教师教学指明方向，督促教师在学习成功经验的同时，不断地创新教学模式，有效地提高学校的教学质量。
三教学档案管理存在的问题
1．中职学校档案管理工作缺乏有力的监督部门
目前，在我国的中职学校教学档案管理中，缺乏专门的中职教学学校档案管理监督部门。中职学校的档案管理一般都是受相关的档案行政管理部门和教育行政部门直接管理。由于教育部门比较重视学校的教学工作，对学校的教学档案管理工作检查不严格，忽视了教学档案对中职学校的重要性。
2．教学档案收集资料不全
由于中职学校的部分教学档案管理人员不是专业性人员，档案管理工作人员不重视档案资料的收集，在收集资料时经常丢三落四，不能有效地收集到完整的资料。有些档案管理人员对资料进行整理时，不注重资料的分类管理，将资料随便地放在一起，极大地降低了教育档案资料的完整性，造成了教学档案的不完整。
3．中职学校档案管理工作没有强力的制度保证
目前，在我国的学校档案管理法中，没有专门的中职学校档案管理制度，中职学校的教学档案管理使用的是高职学校的档案管理方式，虽然中职学校的专业设置、教学安排、学生就业等方面与高职学校相似，但中职学校在教学目标、教学管理、教学模式等方面同高职学校有很大的差别，中职学校采用高职学校的档案管理方式，有时根本不符合中职学校的实际情况，导致教学档案不能真实地反映出中职学校的实际情况。
四加强教学档案管理的措施
1．加强中职学校的教学档案管理监督
中职学校要加大对教学档案管理的监督工作，确保中职学校的教学档案管理工作能有序地进行，同时中职学校要建议相关部门，将学校的教学档案管理工作，看作学校工作的重要部分，列入日常工作检查中，对学校的教学档案管理工作进行严格的监督，奖励档案管理工作优秀的管理人员，批评违反档案管理制度的管理人员，保证档案管理工作的规范性。
2．增强中职学校教学档案资料收集力度
中职学校要注意教学档案设备的更新，档案管理工作人员进行档案资料收集时，要注意资料的健全度，以及档案资料的细节收集，积极地参加学校组织的档案资料收集培训，不断地提高自身收集档案资料的专业能力。同时，中职学校要将先进的技术有效地运用在教学档案管理中，要严格注意教学档案资料的保密工作，做好档案室的防火、防盗工作，档案室的防火设备要齐全，档案管理人员要做好教学档案备份工作，确保档案室能有序正常地运行。
3．完善中职学校教学档案管理制度
中职学校要完善学校的教学档案管理制度，结合高等学校的档案管理制度，根据实际情况，建立符合自身发展的档案管理制度，用严格的制度保证档案管理工作的有效进行。同时，中职学校要加大档案管理的监督力度，严格检查档案管理人员的工作，发现问题要及时纠正，对档案进行规范化管理，确保中职学校的教学档案管理的严肃性。
4．加强档案宣传工作
教学档案管理在学校发展中有极其重要的作用，中职学校要充分地认识到教学档案的特殊价值，教学档案是一个成功的学校最宝贵的财富。因此，中职学校要加大对档案管理工作的宣传力度，让每一位教师都能用谨慎、严肃的心态面对教学档案，增强学校教师及其他职工的档案意识，让学校更多的教师了解档案、重视档案，营造一个关心档案、支持档案工作的良好环境。
五总结
通过网络化来进行传输信息实现了有效便捷的服务，但是依然有着安全危险存在，有些档案在密码措施上没有保护好轻易地就被打开了，还有就是档案密码遭到破译使得信息泄露等。
2在远程教育学籍档案网络化管理上的问题应对措施
随着在教育上的不断改革发展，远程教育也在向着制度化和规范化以及科学化的方向发展，而学籍档案的网络化管理也要得到逐步的完善以适应当前的发展，在面对以上的问题时本人通过认真的分析总结出以下几点应对问题的措施，希望能对这个领域有所帮助。（1）要对远程教育学籍档案网络化管理的队伍建设进行加强，由于远程教育学籍档案在管理上难度比较大，所以对于网络化的管理就需要一些素质相对较高的人员，要把专兼职得到合理的结合，在学籍档案网络化的队伍上要进一步的加强，首先要对专职管理人员进行培训和培养，把责任意识和服务意识以及大局意识得到深化，并在网络化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼职管理队伍的建设上要做好，学籍管理人员在学校的地位要明确，在考核等方面要有具体的制度规定[2]。（2）要对远程教育学籍档案网络化的管理平台进行完善，在当今的远程教育学籍档案管理越来越向着现代化的水平发展，网络化的管理对于硬件有着较高的要求，在管理的系统以及功能上要完善，在网络的安全上要进行专业的设置，还要有较为娴熟的管理队伍，另外在资金的投入上还要得到保证。（3）在远程教育学籍档案网络化管理上要向着标准化以及法制化的方向靠拢，在此基础上要对电子档案的管理和网络建设与管理等方面的规章进行认真研究，在学籍档案网络化的管理建设上形成一个有着高效的约束机制和激励机制，特别是在网络信息安全机制上的建设。（4）在学籍档案网络化的利用率上要得到相应的提高，远程教育学籍档案网络化的管理人员要有一个服务育人的思想意识，在服务目的上要明确，能够对于新情况发出自己的声音以及及时解决问题，要在信息咨询的服务上多做提供，在利用率以及在学籍档案管理上的重要性得到认识[3]。
3结语
[关键词]学籍电子档案管理
2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录和真实反映。教学档案由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。建立完整的教学档案，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。
一、教学档案管理的意义
教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。
第一，它是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据。
教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又会反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。
第二，它是进行教学改革和教学研究的重要依据。
作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。比如，教学大纲的完善和修订，教学质量的提高、教学改革的进行，都可以借鉴教学档案所提供的具体材料。
第三，它是支撑教学评估工作的重要依据。
在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。因此，从教学评估的角度来看，教学档案的管理尤为重要。
综上所述，正确认识教学档案的重要作用，努力提升教学档案的管理水平，是当前高校建设和发展的必然。
二、教学档案管理工作的具体展开
教学档案管理工作涉及到教学活动的各个环节，提高教学档案管理工作各个环节的科学性和有效性，将规范具体教学教务工作的展开。
1.教学档案的搜集
教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础。教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成了诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等。作为教学档案的管理人员，必须对这些资料进行积极的搜集、整理、分类、归档等，从而做好教学档案的管理工作。同时，作为教学档案管理的相关人员，应合理把握教学文件材料归档的范围，制定相应的教学档案管理计划，力争做到对教学档案的搜集有计划性和实效性。
此外，由于教学档案的来源相对分散，从而使得教学材料的搜集相对难度较大。同时，因为教学活动学年性的特点，使得教学档案的归档与其他档案的归档工作不能同步进行，从而容易产生漏档的情况。这些问题都是我们在教学档案的搜集环节中应该着力注意和避免的问题。
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