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档案信息论文8篇

时间:2023-03-23 15:10:30

档案信息论文

档案信息论文篇1

人类正进入信息化社会,计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。它的迅速发展和广泛应用,正深刻地改变人类工作方式和生活方式。如今,一个没有自己的高速信息网络的国家,算不上一个现代化国家;一个没有校园网的大学,就根本谈不上是一个现代化大学。校园网是旨在将一所学校内的各种PC机、工作站和终端,通过高性能网络,连接到各种服务器上,组成分布式的计算环境,使其成为提高教学、科研和管理水平的重要基础设施。国内一些一流大学的档案馆如南京大学、上海交通大学、复旦大学、清华大学等校档案馆也陆续在校园网上开通自己的主页。他们充分利用Internet提供的万维网WWW、3W或Web技术,宣传高校档案工作,树立新形象,建立高校档案工作新模式。

一、几所大学档案馆上网内容简介及网址

清华大学档案馆提供上网的信息有“档案馆概况、馆藏情况、档案利用效益、档案自动化管理、对外交往等”。

南京大学档案馆提供上网的信息有档案馆简介,其主要内容有“南京大学档案馆的职能、档案馆机构设置、档案馆学术研究成果、可供网上查询的数据库使用介绍”。档案信息检索的主要内容有“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”,1979-1997年南京大学文科成果包括专著、论文、获奖情况统计,江苏省高校档案信息通过南大档案馆提供的江苏高校名录链接点可直接访问该校档案部门,网上档案馆主页信息站点等。

复旦大学档案馆提供上网的信息有“多媒体档案编研、学校历届获奖科研成果、研究生论文摘要、档案工作基本情况”。

上海交通大学档案馆提供上网的信息有“档案馆简介、校史博物馆简介、截至一九九六年馆藏案卷总数、校档案馆和校史博物馆人员结构表、校友人物信息”。上述内容分别在不同的页面上。

河海大学档案馆提供上网的信息有“档案法规、制度建设、校史陈列、陈列展、档案馆简介、组织机构沿革、河海大学大事记、国家二级升级达标材料”,档案信息查询的主页内容有“科研、硕士业务、文书、专利、博士生、获奖成果”。

各大学档案馆网址分别为:

南京大学档案馆

http//dawww.nju.edu.cn/nju/nd.htm或

http//202.119.41.30/nju/nd.htm

http//dawww.nju.edu.cn/service.htm档案信息检索或

http//202.119.41.30/service.htm

清华大学档案馆

http//www.tsinghua.edu.cn/docsn/dag.htm

复旦大学档案馆

http//www.fudan.edu.cn/FudanIntrodex.html

上海交通大学档案馆

http//www.sjtu.edu.cn/chinese/web15/index.html或

http//www.sjtu.edu.cn/chinese/web15/dagjj.html

东南大学档案馆

http//www.seu.edu.cn/seu/dag.htm

哈尔滨工业大学档案馆

http//www.hit.edu.cn/general/13/newpage2.htm

天津大学档案馆

http//www.tju.edu.cn/docc/archive.htm

华东师范大学档案馆

http//www.ecnu.edu.cn/chapter5/dangang.htm

河海大学

http//202.119.114.137/websql.dag/indexhtm

二、上网高校档案馆的突出特点及笔者个人感触

1走向社会,宣传自己。

高校档案部门把自己的有关信息存入某一WWW服务器,供有兴趣的使用者来查询,这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多,甚至不亚于电视广告的影响。因此,几乎所有上网学校的档案馆都在其页面辟出相当大篇幅介绍自己,宣传档案工作的重要性。以南大档案馆为例仅1997年10月至12月,就吸引5000个网上用户来访。①而且档案馆网上的信息随时更新,始终保持了信息的新颖与准确,费用也较低。

目前,高校档案馆的文化色彩相对来讲比较淡薄,但这不是有的同志所认为的是学校投入太少造成的,而是它自身的“官档”色彩多于它的文化色彩。它存在的主要问题就是服务面很窄,主要面向学校的党政机构。文化需要传播,传播是成就文化的一个重要动力。通过计算机网络进行信息共享与信息交换,从传播的角度讲,彻底改变了空间对人的约束。高校档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质,就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务,也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。而当今及未来的社会最有影响的传播媒体莫过于计算机网络,高校计算机的普及率和计算机网络化程度都远高于社会其他部门,师生普遍利用校园网作为获取与传递信息的重要手段,早已是不争的事实,可以说这是高校与社会其他部门重要的不同之处。以清华为例,全校已有7000多台计算机与校园网相连,近2000名教师开通Email。因此说,借助于计算机网络摆脱自我封闭,走向社会,贴民百姓,应该是高校档案馆的一种最佳选择。值得庆幸的是我们一些高校档案部门已经将自己的计算机管理系统纳入到互联网中,他们做出了有益的尝试,值得档案界同行广泛的学习。但是他们的数量实在是太少,以教育部所属的高校档案馆室为例,仅有四分之一有自己的URL,如此多的院校档案部门游离于校园网之外,这不能不说是一种遗憾。

2以自己的特色去吸引利用者

清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的THDAMIS多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用,上海交大档案馆则突出总书记回母校视察过的校史博物馆,而复旦大学档案馆则以多媒体档案编研见长。

值得推崇的是南京大学档案馆,它不仅在网上推出丰富的档案信息资源,其主页也设计得非常出色,提供的“链接”点特别多,这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录,而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起,使利用者网上浏览南大档案馆的同时,也能搭便车访问国内外各类的档案馆,很能吸引利用者。这说明南大档案工作在高校中始终处于一种领先地位。与南大档案馆主页相类似的还有河海大学档案馆,其主页面的设计称得上一流水准。到目前为止,笔者只发现这两所学校档案馆能向网上用户提供档案数据库检索服务功能。

有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页,最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。

3可利用的档案信息资源太少

浏览网上大学档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少,除了南大档案馆、河海大学档案馆与复旦大学档案馆外,其他学校档案馆主页都给人一种门脸好看,但难以进入之感。有的在主页设计上有欠缺,只有内容单调的介绍与规划,或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”,来访者找不到“嵌入式链接”点,只能“望门兴叹”。按理说从80年代中期开始,一些高校档案部门已开始使用了计算机,数据的积累应该有一定基础,为何到用的时候,却拿不出东西,这恐怕跟高校档案部门长期以来“闷头造车”有着很大关系,而且相当多的档案工作者依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”观念,不考虑社会的需要。比如说“某系某专业某届张三等毕业生学籍表”这个案卷题名在我们档案部门司空见惯,可是上网却不行,人家要核对李四的学籍表,看他是不是贵校学生,那这个案卷题名则发挥不了任何作用。因为人家是要看你的信息内容,而不管你载体如何。档案馆的WWW服务应是脚踏实地围绕着社会的实际需要去吸引利用者,不能仅追求有一个好看的“门脸”,而没有“真货”。因此要非常注重支持WWW服务技术的档案数据库应用系统的建设,不要再搞那些高投入仅为自己服务的条目型小数据库了。

4不搞争论积极上网。

档案信息论文篇2

确保档案信息安全是档案工作中最基本、最核心的任务之一。档案信息安全关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承,关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在切实保障档案实体和档案信息绝对安全的前提下,档案事业才能健康顺利地发展。档案信息安全观是档案工作者在工作实践中形成的对档案信息安全本质的认识和看法。随着形势任务的发展变化,档案信息安全管理的内涵在不断丰富,外延在不断拓展,形式在不断更新,必须以全面的、开放的、发展的、多维的眼光来审视档案信息安全工作,摒弃那些陈旧的、狭隘的、落后的思想观念,确立新的档案信息安全观。与传统的档案信息安全观不同,新的档案信息安全观强调档案信息安全是一个全面的、动态的、均衡的防护整体。所谓全面的,即档案信息安全观要由过去单一的、传统的档案保管、保护观念向全面的档案信息安全保障体系建设战略转变。所谓动态的,就是要居安思危,提高风险意识,开展风险评估,根据存在的问题,动态调整档案信息安全保障体系。所谓均衡的,就是避免档案信息安全保障体系出现任何环节的短缺而对整个档案信息安全系统构成的威胁。

二、完善档案建立信息安全设施,夯实基础,强化机制

为了确保档案信息安全,必须首先将建立档案信息安全体系作为第一要务,以科学、合理、完善的档案信息安全管理体制机制达到保障档案信息安全的目的。诸如建立档案信息安全危机预防与危机管理机制;实施重要档案信息备份制度,提高抵御各种突发事件影响的能力;处理好档案信息利用与保护的关系,提高档案利用过程中档案实体与信息安全的保障能力;完善受损档案抢救制度,采取抢救和保护措施,把损失降到最低等各项制度措施,认真做好档案信息化建设过程中的档案信息安全保障工作。

三、健全档案建立信息安全制度,明确责任,形成常态

对档案信息安全构成威胁的因素来自各个层面和各个领域。因此,需要构建一个全面的法规制度体系,即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案信息安全法律法规体系,来保障档案的绝对安全。当前,档案信息安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》、《档案法实施办法》和档案工作的各项条例条令等规范之中,尚未形成专门的档案信息安全管理制度或法律体系,需要我们依据国家的有关法规、结合档案信息安全保障的具体实际,建立一整套具体可行的档案信息安全管理制度,明确规定档案信息安全的管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等,依法实施组织管理,并形成常态化的趋势。有了科学完善的档案信息安全管理的法规,关键就在于具体、有效落实。必须在建立健全各项规章制度的基础上抓好落实,要加强对档案资源监测,严格档案的管理和利用活动,依法管理,按章办事,科学有效地实现档案的管理与保护。依法严厉查处破坏档案、危害档案信息安全的行为,对污染环境、盗窃档案、破坏档案的重大事件要严肃查处,坚决打击。同时还应当注意到:档案信息安全是档案工作的中心内容,不但要确保档案在收集、整理、保管、编研中的信息安全问题,还要进一步强调责任意识,通过各级档案部门和业务人员的分层包干、分层负责,消除档案业务管理工作中可能出现的各种档案信息安全隐患,确保档案信息安全,努力做到万无一失。

四、建立档案建立信息安全队伍,注重科研,培育人擦

档案信息论文篇3

档案信息作为一种资源在当今社会具有广泛的来源。随着计算机网络技术、数字技术、多媒体技术的广泛应用,电子档案应运而生。档案信息资源的来源日趋多样化,信息服务多元化。其来源有传统的纸质档案、文本文档、图片资料、影音资料,以及在网站上注册会员、求职等所填写的个人信息等。那么如何对这些大量的信息资源进行开发、管理和利用,就是我们今天必须要面对的问题。我们必须采用专业的计算机技术如:B/S多层应用技术,JOA、J2EE等网络技术对档案信息的应用系统进行开发和维护,以确保信息资源的安全。采用数据挖掘、文字识别技术、建立档案管理信息平台以提高档案的利用效率,充分发挥档案的使用价值。

2、档案信息资源管理中面对的问题

并不是所有的档案信息都可以成为资源,只有其积蓄到一定程度蕴含着极大的使用价值和开发价值的时候才能构成资源。从这个意义上说,我们在档案信息管理中必须面对许多管理上、客观上、技术上存在的许多困难和问题。首先必须正确处理好几个层面的关系。一是正确处理信息化进城中的速度与效果的关系。档案信息化是以信息技术的广泛应用为基础,以信息网络手段,人才为依托,档案信息资源建设为核心,档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。二是正确处理档案实体管理与档案信息资源管理的关系,二者既有区别又有联系。三是正确处理人文管理与技术管理的关系,应以技术管理为手段,以人文管理为核心。其次要确保档案信息的安全,并尽量避免其价值的减少和消失。要明确档案信息资源不足与档案信息资源过剩并存。这是由于档案信息价值的相对性与绝对性所决定的。同时由于21世纪是个知识信息高度共享的时代,电子档案已经普及。在电子档案的采集、整理、归档利用中不可避免的存在泄露。加上一些涉及国家机密,行政单位、企业的一些保密性材料,对这些档案安全的要求更高。因此,档案信息共享与信息安全并存。此外,由于信息来源的广泛性与信息需求的多元化,使得现在的档案信息开发和维护技术明显不够。信息技术带来的档案安全问题凸显。要想完美无缺的对档案信息资源进行管理必须面对这些问题。

3、实现档案信息资源化管理的途径

加快推进档案信息化建设。2002年国家档案局了《全国档案信息化建设实施纲要》,至此全国的档案信息化建设全面推进。档案信息化建设对档案事业的发展有十分重要的意义。档案信息化建设是指作用信息技术提高档案工作的现代化水平,对档案管理的新情况、新原则与新理论重新思考,确定网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务水平。其基本任务包括:档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设。重点做到健全档案管理信息库数量,加快电子文档的归档与管理工作,提高档案管理人员的专业技能和政治修养,培养高素质的复合型人才。做好档案信息化的规划和组织管理工作,建立档案信息化的保障体系。做好档案信息资源的风险管理。

由于网络技术的普遍应用,信息共享与信息安全的矛盾一直存在。同时,对档案信息安全的研究也由来已久。对信息资源的风险管理分为四个阶段。避免风险阶段,评估风险阶段,缓解风险阶段和分散风险阶段。凡事要做到提前预防,未雨绸缪。其主要措施有积极引进新技术,指定相关法律法规,培养复合型人才。当风险来临以后,必须由专业人员进行风险评估,评估的目的是为了能够更加有计划更有科学的去解决风险带来的后果,以达到缓解风险甚至是分散风险的目的。与时俱进的推进档案法制化建设。自从《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》颁布以来,我国的档案管理工作走向了法制化道路,各地的档案工作基本可以做到有法可依,有章可循。

档案信息论文篇4

关键词:档案知识发现公安数据库

在当前的社会转型期,社会治安形势日益复杂,突出表现是犯罪率明显上升,新型犯罪不断涌现,大案、要案层出不穷,犯罪的滋生速度快速递增。这一严峻形势使公安机关面临着极大的压力,而公安机关档案管理信息化建设,对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。档案工作是公安工作的一个重要组成部分。随着社会日益进入信息化时代,公安档案作为一种重要的信息资源,在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的过程中,发挥着越来越重要的作用。改革开放以来,党和政府高度重视档案资源的管理和利用,公安机关的档案工作取得了很大进步。但是,我们也应该看到,由于种种原因,目前的公安档案管理工作还存在一些问题,应在实践中努力解决。

1公安档案信息化的现状

目前,公安部正在实施金盾工程,大力进行信息化建设,从而使公安机关的档案存储方式发生了根本变化,由纸质档案转变为电子档案。各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息,不仅刑事案件档案资料(包括犯罪痕迹物证、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息),而且居民户籍、旅馆流动人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员、机动车、驾驶员、道路交通、消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储,并在维护社会治安、打击犯罪等工作中发挥了重要作用。如根据在逃人员数据库进行网上比对来抓捕通缉犯,极大地提高了抓捕效率。

另一方面,由于公安档案信息系统建设中存在以下问题,警方目前只能从这些档案信息中进行简单查询和统计汇总等工作,从而制约了档案信息效能的发挥,阻碍了警方工作效率的提高。

1.1各警务数据库彼此缺乏联系,警方各部门间的档案信息不能共享。刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力建立了自己的一套信息网络,然而由于种种原因,这些网络未能有效互连,导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享,以致形成了一个个的“信息孤岛”。

1.2警务数据库中档案数据的异构性问题突出。各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设,信息化的标准、水平不一。目前各警务数据库中档案信息的种类繁多,且信息标准、信息存量、运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异,兼容性不强,成为制约档案信息共享的一大障碍。

1.3许多公安应用软件不能充分满足业务需要。表现在软件开发环境不成熟,功能比较单一、运行不稳定,时常造成档案信息丟失、泄密,甚至贻误正常业务工作:有的公安机关投入了巨额资金建设信息网络,却因应用软件不配套,只能进行简单的档案文件传输,从而使整个系统的运行效率很低。

2知识发现技术对公安档案信息化建设的意义

不可否认,公安档案信息化建设取得了巨大成绩,各警务数据库已存储了大量的档案信息。能否充分发挥这些档案信息的作用,是衡量公安档案信息化建设成效的重要标准,也是提高警方工作效率的关键。如果将知识发现技术应用于警务数据库系统,则能从海量的档案数据中自动发现令人感兴趣的知识,如自动发现原本需经领域专家分析才能得到的案件线索等,从而为警方进行科学决策提供必要的支持,这对于提高公安档案的利用效果和警方工作效率,进而提高公安档案信息化建设水平都具有重要的意义。知识发现技术的作用具体体现在以下几个方面:

2.1在案件侦破方面,总结各类案件的发生规律,预测未来的防范重点,指出可疑人的特点,划定犯罪嫌疑人的范围,对案件进行串案并案,为案件侦破提供侦查方向和线索。

2,2在交通管理方面,监测路面状况和交通流量,总结交通事故的发生规律,及时制定对策,有效疏导交通,以及减少交通事故的发生。

2,3在警力配置方面,科学、合理地安排警力,以应对突发事件:在消防调度决策中对人员、车辆配置、水源安排、最佳路线选择等提供最佳方案。

3知识发现技术发展与应用概况

数据库中的知识发现(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases,KDD),又称数据挖掘(DataMin-ing,DM),是从海量的档案数据中提取出需要的知识的技术,当今的世界正处于一个“数据爆炸”的时代,但是要从浩如烟海的档案数据中获取真正有用的或感兴趣的知识却非易事,即所谓“人们被数据淹没了,却饥饿于知识”,于是数据库中的知识发现(KDD)技术应运而生。KDD一词首次出现在1989年8月由美国人工智能协会组织的第11届国际人工智能联合学术会议上,此后,KDD研究吸引了越来越多的研究者。近年来,国内外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、机构竞相投入大量资金以推动KDD的理论和应用研究,众多企业也正在或将要实施以知识发现为基础的商务智能项目。一个著名的例子是美国加州WalMart超市对长期积累的顾客购物档案数据进行数据挖掘,结果发现购买纸尿布的顾客通常也会购买啤酒。经进一步调查发现,这一地区的不少已婚男子常在下班回家的路上帮太太买纸尿布,顺便会买一些啤酒,于是销售主管立即进行货架调整,将纸尿布和啤酒的货架摆在一起,并在附近摆放了许多佐酒的小食品,结果几种商品的销售量都显著上升。

在警务领域,美国警方使用通用或商务数据挖掘工具,已实现了对知识发现技术的初步应用。如FBI将MicroStrategy商业智能平台的报表及分析软件应用于反恐及调查工作,以及警方将地理信息系统(GIS)与犯罪信息中心(NCIC)相结合,从中发现犯罪线索、总结发案规律和进行犯罪预防等。

我国警方现已初步建成了一些警务档案信息系统,但目前这些系统并不支持真正意义上的知识发现任务,国内在警务领域对知识发现技术的研究离实际应用尚有相当远的距离。

4实现警务领域知识发现所要解决的关键技术问题

知识发现研究的发展趋势是强调面向领域、面向最终用户和面向实际应用,在警务领域应重点研究解决以下问题:

4.1数据仓库和元数据技术。通过运用数据仓库技术来集中各个孤立的数据库中的数据资源:通过元数据来管理异构的数据,最终可实现各部门的数据共享。

4.2适合警务应用的数据挖掘技术和算法。特别是能够适应不同数据质量和融合语义的知识发现算法,在知识发现中对新技术的应用,以及分布、并行算法的设计与实现等是决定知识发现质量的关键。

档案信息论文篇5

潜在的人才信息

经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争,是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量,对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用,还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制,因此,加强企业的档案管理的人才信息档案的培养,例如:整体的企业发展中的专长、教育背景等。

在企业的技术创新中,企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理,针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制,这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息,这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制,这样在调控中从而提升管理层面的控制,提高企业的现代化的管理水平。

企业技术创新中的档案信息服务的发展方向

档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设,在档案信息化服务当中,不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设,还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理,这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道,还能充分整合信息资源渠道,调控信息资源建设,增强服务手段,并进而开拓服务领域,增强服务水平,提高整体的服务质量,为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑,把握档案管理的信息化服务方向。

1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中,档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源,还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整,这样建立有系统、完整的专题的数据库,在信息资源建设中设立一定的平台,为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理,这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制,更重要的是企业的信息提供一个平台,能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。

2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式,还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控,这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况,进行不同层次的进行研究与开发,对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等,提出相应的对策,参与到企业管理队伍里来。

3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力,作为企业整体的档案服务部门,不仅可以定期的举行一定的培训工作,还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作,进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控,还能掌握一定的社会地位、作用以及影响,这样利用档案管理进行科学性的研究,保证资源的合理利用,从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制,保证整体的档案信息化管理工作,为企业自主创新和实施品牌的传略服务。

4提供人才交流信息。企业的档案信息化部门的调控中加强档案管理的学习,这样在整体的企业管理流程中,将自身的建设融入到信息化调控中去,这样使得资源的调控性建设能够有效地运作,并把整体的档案管路信息化进行调控,完善企业的档案管理自动化系统,并积极主动的进行资源的规范化建设,编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断,提高服务水平。

档案信息论文篇6

国家相关部门应当建立健全相关法律法规制度,为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力的法律保障。目前,我国已了《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《电子计算机系统安全工作规范(试行草案)》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治办法》、《计算机软件保护条例》、《中国互联网络域名管理办法》等法律法规。这些法律法规我国是保护网络信息安全、打击网络违法犯罪行为的有力依据和基础,但目前,随着信息技术的不断发展,相关法律法规仍需要进一步健全和完善。首先,国家应当加大对保护电子档案信息安全的宣传力度,深入宣传《档案法》,增强社会的档案意识,将电子档案法制观念渗透到人们的思想理念当中。

其次,相关执法部门应当加大执法力度,做到违法必究,依法治党,有效保障档案信息化中电子文件的信息安全。再次,我国相关立法部门应当深入了解目前国内档案信息化中电子文件的信息安全问题,加大对相关法律法规的理论研究力度,更好地修订完善法律法规。最后,我国应当建立健全与档案信息化中电子文件的信息安全相关的法律体系,找出目前法律有待完善的地方,修改不适时宜的法律条款,增强对电子档案信息安全的保护与执法力度,制定专门的电子档案信息安全法。

二、采用先进的现代信息技术

我们应当采用先进的网络安全技术、数据安全技术等先进信息技术,保护档案信息化中电子文件的信息安全。首先,我们应当采用先进的网络安全技术,对网络资源进行访问控制,避免不法分子非法访问和非法使用网络资源。访问控制技术包括入网访问控制技术和网络权限控制技术。其中,入网访问控制技术应当在内部网与互联网之间建立防火墙,防止电脑遭到黑客攻击或病毒入侵,同时,访问者需要接受身份鉴别,经过电脑系统验证身份之后,才能进入网络。网络权限控制技术则应当给予特定的用户和用户组一定的访问和操作权限,使用户在自身权限范围内进行访问操作。其次,我们应当采用先进的安全检测技术,检测与监控网络入侵,阻止内部网络和外部黑客的攻击与入侵。安全检测应当做到实时监测和全面检测,为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力保障。再次,我们应当采用先进的数据安全技术,它是保障档案信息化中电子文件信息安全的关键技术。我们应当选择合适的加密算法,如单匙加密算法和飞对称加密算法等,对关键电子档案采用加密技术,防止档案信息被他人窃取或篡改。同时,我们应当采用备份技术,有效落实灾难恢复策略,直接提高电子档案文件信息的安全系数,采用仿真技术、迁移技术、再生性技术,长期保存电子档案。除此之外,我们应当灵活运用真实保障技术,保护档案信息化中电子文件的信息安全。电子文件作者应当运用电子签署技术,在计算机屏幕上签名,并由收文方对档案信息进行信息认证,并在电子文件中嵌入文字、序列号等水印,有效保障电子文件作者的合法权益。

档案信息论文篇7

一、档案信息电子化的现状

1档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆室 藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化,就是以馆室 藏档案资料纸质或机读形式的 为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

1可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆室 对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息论文篇8

一、企业档案信息化建设现状

(一)档案信息化建设不够充分

目前,企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存,但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅,以及文档一体化程度不高等因素,都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展,这将直接影响档案利用的效果。

(二)传统档案管理手段亟需变革

随着企业规模扩大,档案来源日益广泛,数量剧增,形式多样,如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了,导致文件流失、失真等现象的发生。并且,还会造成重复劳动”。所以,面对电子文件便捷的形成和转移特性,传统档案管理手段日渐捉襟见肘,企业加快档案信息化建设势在必行。

二、档案信息化建设内容

档案信息化,是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程,它是以信息技术应用为前提,并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。

(一)基础设施建设

包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房,布局合适的安全保障体系,购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统,以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。

(二)数字信息资源建设

1、档案信息数字化是档案信息化的基础档案信息数字化包含两个方面:一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机,即“库存档案电子化”。2、主要内容和基本要求档案数字信息资源形式多样,包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等,但不管任何形式的电子文件,其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则,并设置、捕获元数据。3、具体建设内容文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿,版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求,文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。声像档案应注意品质质量,照片类以TIFF、JPEG格式,像素不低于300万,录像类以MPEG2、MPEG4格式保存,比特率不低于8Mbps、录音类以WAV、MP3格式保存,音频采样率不低于44.1kHz。科技和专业类电子档案的图形类应以DWG格式归档,其它档案类型参照文书、声像类。

(三)应用软件建设

企业使用应用软件一般分为自行开发与购买,两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求,但对企业信息实力等各方面要求较高,普通企业无法实现。购买软件方便快捷,但一般需针对企业实际修改,进行二次开发,对档案和信息管理人员要求较高。无论采取何种方式,档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源,具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点:一是系统的可操作性,避免繁琐;二是充分考虑档案室特点,区别于档案馆要求;三是考虑系统对数据真实性辨别,避免篡改。适用软件功能架构可参考基于OAIS(ISO14721-2012)模型设计,具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)。

(四)保障体系建设

1、经费保障企业档案信息化建设应从长远考虑,纳入企业信息化整体建设的规划,从而保证有适当的经费预算。2、制度保障包括各门类电子文件归档制度,人才配备、经费预算、系统运行管理制度,数字档案备份制度,机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。3、人才保障配备具有专业素养的专职人员,注重信息化培训,打通档案管理人员发展和进步渠道。4、安全保障参照信息系统安全等级保护有关要求,从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施,建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。

三、数字档案室是目前档案信息化解决方案

档案信息化建设是一个长期、系统性的过程,对于大部分企业来说,建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”,是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主,重在规范,着眼于现实,可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。企业档案信息化建设应以此为重要节点,作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。四、企业档案信息化与企业文化企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动,具有担负弘扬企业文化,传承企业精神内涵的重要责任。

(一)充分利用信息化特点促进企业文化

传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性,员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示,为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案,便捷高效,提高了工作效率,缓解了工作压力,有助于保持良好的工作状态,同时提升了企业办事效率;信息传播快速,焕发内部蓬勃朝气,有助于形成团结、有效的企业文化。另外,远程档案查询系统可供随时查阅信息,提高了管理透明度;利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片,利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态,有助于展现企业软实力。因此,充分利用档案信息化管理的特色,将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作,为企业文化提升提供前所未有的机会。

(二)档案信息化建设应随企业文化动态管理

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