关键词：档案；资源管理；完整；安全；创新；服务
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）07-0246-01
随着社会发展的需要，我国的人事制度进行了相应的改革，与人事制度相关联的档案资源管理模式也必然随之发生变化。若从管理层级上看，档案资源管理模式发生的变化是由“国家模式”向“社会模式”转变；若从管理文本上看，档案资源管理模式发生的变化是由单纯的“纸质文本”向“电子文本”转变；若从管理服务上看，档案资源管理模式发生的变化是由主要为满足管理“单位服务范围”的需要向“社会服务范围”转变。但是，无论档案资源管理模式发生怎样的变化，对于档案资源管理需要实现完整、安全、创新服务的基本要求不会发生改变，因此，加强档案资源管理既要遵循档案资源体系建设的基本原则，亦要更有益于档案资源管理的完整、安全、创新服务。
一、在遵循档案资源管理基本原则的基础上，加强对档案资源的管理
档案资源管理的基本原则体现为公共性、需求导向型、功能决定性、突出特色性。公共性原则即指档案形成者的公共性，由党政机关、人民团体和国有企事业单位所形成和保管的档案属于国有资产，其服务对象是社会公众。档案资源管理的公共性原则决定档案资源归属于国家，档案馆管理要具有公共责任、公共发展、公平服务的理念。需求导向性原则决定档案的需求在不同时期的不同变化，档案资源所要满足的需求包括了当前的现实的长远的潜在的各种需求。就当前的社会现状来说，经济社会多元化特点决定了档案资源的需求也呈现多元化特点，必须具有门类齐全的储备。功能决定性原则即看其功能定位，收藏和保管档案资源的基地，为社会各方提供档案信息服务的窗口，文化传承的媒介，这些方面都凸显档案资源管理的功能是服务功能，随着不同时期的社会需求变化向单位和公众提供服务。突出特色性原则即从自身实际情况出发来加强馆藏资源的特色建设，满足单位和公众的某种需要，或者是某一档案资源管理部门体现自身服务特色的。规范性原则包括内容上的、制度上的、流程上的规范化，做到井然有序。
二、在实现档案资源管理完整、安全、提取便捷上，加强对档案资源的管理
实现档案资源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服务方有需求时，不能因为管理不妥而满足不了需要。就事业单位的档案信息资源管理来说，事业单位进行的是社会事务管理，行使管理和服务的职能，以社会服务为宗旨，事业单位的档案管理也因此必须满足公益的需要，完整的档案资源信息的存储是保证服务到位的前提。档案资源管理要完整不仅是一个现在时的要收集齐全和妥善保管的概念，也是一个进行时的要不断收集、加强保管、进行资源整合的概念。近年来，档案界的资源整合就是由国家综合档案馆对各部门各单位档案资源的整合管理，以求取最大限度地发挥保管条件、专业管理、人力资源和方便利用等优势。这种整合是需要的，但应尽量选择“办理完毕以备查考”的档案，不可在整合的过程中出现档案资源完整性受影响的问题。
档案资源安全贯穿于档案资源的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用的全过程，要应对自然因素、技术因素、人为因素等方面的影响，且有些档案资源是十分珍贵的，失去就难以再复得的，有些档案资源是有保密级别的，不可泄密，泄密的后果不堪设想。因而，实现档案资源的安全管理不仅是档案部门的重要任务，也是档案工作者的首要职责，既是档案工作的生命线，也是档案工作的永恒主题。
服务是加强档案管理的永远主题，创新服务是加强档案管理永远的与时俱进的追求。随着社会经济的循序发展及越来越广泛应用的信息技术，档案信息的服务需求、外部环境、技术条件发生了很大变化，对原有的工作内容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守旧、墨守成规的档案信息服务就是落后的服务，不能完全适应服务对象需要的服务。同时，在改革发展的新形势下，事业单位的档案管理时间要与知识管理相结合，使管理体质、管理流程、管理机制建更加协调，使得系统的集成更加高效。对档案管理模式要创新，要敢于解放思想，大胆尝试，更好地满足服务对象的需求。档案管理单位和档案管理人员要充分认识自己的责任，加强对档案科学规范管理的业务知识的学习，在同行间践行更加畅通的沟通交流，在相互交流中受到启发和借鉴。在市场经济的运行过程中，人事档案越来越被重视，服务的对象越来越广泛，服务的内容和民生大事是紧密挂钩的，所以，尤其需要探索和创新档案信息管理的经验。
参考文献：
[关键词]档案；流程；重组
[中图分类号]G270 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0116 — 02
知识管理的实质并不是要运用等级化的组织结构对知识进行控制，而是要求实施知识管理的组织对其机构进行精简，取消各种官僚层次，发展扁平化的组织机构，以有利于知识的共享和创新。这就决定了在实施知识管理的组织内，知识不可能单向线性地流动，知识管理的职能也不可能集中于某一个人或某一个职能部门，而是需要众人分工协作—由各个部门分别执行知识管理的大部分职能，并在各自的领域中找出管理其知识的最佳方法。当然为避免信息孤岛现象的产生，以上管理的实现都要通过制定统一的政策来统筹和协调，在知识整合的基础上进行。
一、变被动服务为主动服务
传统的档案管理侧重于对档案实体的保管，强调保护档案的完整与安全，因此形成了一套单一线性的管理方式，缺乏服务的理念。这种以馆藏决定利用服务的方式有悖于知识经济时代知识共享与创新的要求，所以要充分发挥档案信息资源的优势就必须用“以用户为中心，变被动服务为主动服务”的指导思想对传统的档案管理流程进行重组。具体来说：
第一，计算机网络技术和通讯技术等现代信息技术虽然是档案管理流程重组的技术基础，但档案管理流程重组的实质并不是传统档案管理流程的简单计算机化，而是以现代信息技术为手段对档案管理流程进行的再造。
第二，档案管理流程重组是要改变传统档案管理侧重于实体保管的单一线性的管理方式，加强对档案信息的管理，建立起双向交流的机制，通过用户需求分析和档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件用户信息反馈机制，使知识的提供符合用户问题解决的需要，满足知识交流和档案利用服务非线性的要求。
第三，档案管理流程重组的核心是档案管理中信息流的重组。
二、档案管理中信息流的重组
在传统档案管理中，每份档案都经历了接收/征集、整理、立卷归档、鉴定、保管等实体管理过程，但这显然不能适应知识经济时代对档案信息进行管理，特别是对电子文档进行有效管理的需要。因为传统的档案管理流程难以保证档案收集的完整与齐全，会影响档案价值的实现，更不利于知识共享和知识创新的实现。可见档案部门要开展知识服务就要在现代信息技术的支持下，对档案管理中的信息流进行整合。而且这种整合既不是对传统手工管理流程的计算机模拟，也不是管理步骤的简单合并，而是对档案信息流进行的再造和重新设计。从总体上说，在此过程中应做到：
1.档案工作者参与信息流程设计，监督文档处理的全过程
在信息流重组前文件管理和档案管理是两个不同的流程，两者之间通过文件实体的交接构成业务衔接。但是由于两者执行各自主管机关制定的制度与标准，因此在鉴定文件价值时常常会出现矛盾。为了保证归档文件的完整、齐全以及归档文件的质量，档案人员不得不长期对文件形成部门进行业务指导，将工作延伸到了文件管理领域。这大大影响了两个部门的工作效率，造成了资源的极大浪费。
在信息流重组后档案工作者监督文档处理的全过程，提高了工作效率。具体来说就是档案工作者要积极参与组织机构整个信息流程的设计，将自己的价值取向在文件生成之前就注入此程序中，并利用他们的专业技能和专门知识来定义流程中档案方面的基本概念，提出鉴定、保存等方面的具体要求，以确保电子环境下档案的真实可信、完整齐全，以及档案信息的可利用和可理解性，从而实现对文档信息流的有效管理。这不仅可以加强部门间的合作，更能简化工作流程，改变文档“分而治之”带来的文档管理条块分割、效率低下的现状，清除传统文档管理中的雷同环节，从而使得信息流更为顺畅，以利于组织内知识的传递和交流。
档案工作者通过参与信息流程设计，将文档管理流程很好地融入组织管理流程之中，保证了信息流的顺畅流动，档案知识库的组建，这既满足了组织机构实施知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识管理的需要，也提高了它们的管理效率。当然在此过程中，由于工作重心逐渐从原先对档案实体的保管转向对电子文档处理全过程的监督，档案工作者将更能有效地运用自身文档管理方面的隐性知识向各业务部门提供档案管理方面的知识服务，逐步实现从单纯的档案保管者向知识审计员、知识提供者的过渡，从而适应电子环境下文档管理的要求，保证知识资源的完整可靠，知识更新的实现。
2.档案鉴定工作前移
在信息流重组前档案工作者对每份档案开展价值鉴定，鉴别其是否具有永久保存的价值。信息流重组后，由于在电子环境下传统的文件概念及其物质形态已不复存在，而且需要鉴定的文件数量过大，所以档案工作者必须参与信息流程的设计，将鉴定工作所涉及的相关要求在文件产生之前即在计算机系统设计阶段就确定下来，而且这种鉴定也将更侧重于对职能、业务和风险的分析。
另外，档案鉴定工作的前移也使得逐份鉴定向“批处理”的转变成为可能，适应了电子环境下文档数量激增和对电子文档科学管理的要求。
3.组建档案知识库
在信息流重组前档案部门通过组织馆藏为其开展服务提供保障，而且馆藏建设也偏重于实体管理和实体信息的有序化。在信息流重组后档案部门通过组建档案知识库为其知识服务的开展提供知识资源的保障，组建档案知识库是档案管理流程重组的重要环节，它侧重于知识的开发与获取、知识的挖掘与整理、知识的检索与更新等方面。
可见，组建档案知识库不仅为档案部门知识服务的开展提供了知识资源的保障，同时也符合创建学习型组织的要求，是显、隐性知识互动的需要，有利于组织知识的积累、学习和知识创新的实现。
4.引入用户需求反馈机制
在信息流重组前档案部门采取单向线性的实体管理方式，以馆藏决定服务的内容，没有考虑到用户的需求。而知识服务是的宗旨是用户问题的解决，所以在流程重组后档案管理流程中必然要引入用户需求反馈机制，只有这样才能保证档案部门动态地了解用户的需求，提供主动服务。
用户需求反馈机制连接着档案部门和知识寻求者，它的设立是档案部门开展知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识服务的必要环节。可以说，档案部门开展的知识服务正是通过对用户反馈信息的不断分析，在逐步解决用户问题的过程中动态实现的。因此离开了用户需求反馈机制的设立，档案部门的知识服务就无从谈起。
三、在档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的区别和联系
在开始具体讨论档案管理中信息流的重组之前，明确其与文档一体化之间的关系非常有必要。
文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。它包括：文档实体生成一体化，即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档管理一体化，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现；文档信息一体化，利用时不用考虑信息是文件信息还是档案信息，用一条检索命令即可查到所需的全部文档信息；文档规范一体化，文档一体化是一项要求规范程度很高的工作，国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档案局都制定了相应的文档管理规范，这是全国文档管理的规范，也是实现文档一体化的主要依据。由此我们不难看出在档案管理中实施信息流的重组和实施文档一体化管理既有相似性又有区别。
1.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的共同点
（1）两者都包含了对整个文档生命周期进行全过程管理的思想
无论是信息流的重组还是文档一体化管理都认同文件生命周期理论中文件与档案只不过是同一事物在不同阶段的不同名称的思想，提倡对整个文档生命周期作系统考虑，进行全面管理。
（2）两者都看到了传统文档“分而管之”的弊端
传统的文件、档案管理分属不同的职能部门，形成了两套独立的管理流程，这两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，工作环节时常重复，价值鉴定标准也不统一。这就使得档案工作者为保证归档文件的完整与安全不得不对文件形成者进行业务指导，将工作延伸到文件管理领域；甚至在不少组织中文件形成者和档案工作者是由同一人兼职。其中的弊端显而易见：既不利于信息的流动也会影响管理的效率。
（3）两者都需要现代信息技术的支持、档案工作者素质的提高信息流的重组和文档一体化管理都离不开现代通讯技术，特别是计算机网络技术的支持，同时也都需要档案工作者知识结构的调整、素质的提高。
（4）两者的实施都是为了管理效率的提高
信息流的重组和文档一体化管理的实施都能使信息的产生、传递、存储和利用等形成一个较为全面合理的网络结构，便于对档案信息资源的检索、归纳和提炼，是科学决策和提高行政管理效率的需要。
2.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的不同点当然档案管理中信息流的重组与文档一体化从本质上讲是不同的：
（1）两者的指导思想不同
在档案管理中实施信息流的重组体现了知识管理“以人为本”的管理思想，因为知识是与人紧密联系的，所以对知识的管理在很大程度上也是对人的管理。档案管理流程中信息流的重组是文档管理与人的管理的融合，有利于挖掘人脑中的隐性知识，激发人的创造力：而文档一体化管理注重的仍然是对文档信息内容的管理，其中并没有体现对人进行管理的要求。
（2）两者的管理流程不同
档案管理中信息流的重组并非简单的文档管理流程的重组，而是将文档管理流程作为整个组织管理流程的有机组成部分来考虑的，因此档案管理中信息流的重组也要适应组织管理流程重组的要求；而文档一体化仅从文书和档案工作的全局出发，侧重于文档处理过程的整合，并未将其置于整个组织管理的大系统中去考虑。
（3）两者所要实现的具体目标不同
在档案管理中实施信息流的重组是知识管理的要求，所要达到的目标是用户问题的解决，因此它是以用户为中心，在主动服务思想的指导下展开的，在此过程中档案知识库的组建是其重要环节之一；而文档一体化管理所要实现的目标是管理的简化，其着眼点仍是管理，仍然是由管理来决定服务的内容，是一种被动服务，因此在这一过程中无需组建档案知识库。
（4）两者实现的方式不同
【关键词】档案管理；创新；服务模式
一、前言
信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理工作有着积极的现实意义。
二、档案管理与服务模式现状
第一，档案管理工作守旧，缺乏创新。档案是重要的信息资源的归类和整理，传统的档案管理仅仅重视对信息资源的分类整理过程，忽视对档案管理过程的高效性和时效性，且档案的有效利用和后续维护等重视程度较低。第二，档案管理制度不完善，缺乏统一标准。档案管理人员的工作没有科学的制度约束，档案的整理和收集没有统一的标准，导致档案管理的效率较低，时间成本较高。第三，档案的信息化、集成化程度低，现代技术应用并未普及。档案的管理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息资源管理效率并不高。第四，档案管理忽视以档案内容为服务宗旨。存在着随意管理的现象，档案管理的信息内容存在盲目性、重复性，服务模式与现代档案管理进程相脱节。档案管理和服务模式存在诸多的问题，创新管理思路和改善服务模式是现代化档案管理的要求，是信息资源社会的必然要求。
三、档案管理创新思路
（一）档案学理论研究。档案学是档案管理的遵循依据，对档案学的理论研究，突破传统的理论框架，寻求现代社会的档案学理论基础，为档案管理提供最为全面、科学的理论支撑。一方面，国家应对档案学做好统筹的理论研究，理论研究重点向以解决档案实际管理工作的问题倾斜，并研究档案管理中全局和细节的关系，突出微小信息资源对整合资源的作用。另一方面，社会转型期也要求档案管理升级转型，改变传统的档案管理模式，建立一套与现代社会相适应的档案管理理论，指导档案管理工作。同时，档案管理理论研究重点由人工管理向智能管理转变，突出知识对档案管理的重要性。（二）转变档案管理思想。想要档案管理创新，就需要转变档案管理思想，从意识层面重视对档案管理的创新工作，提高对档案管理的重视程度。第一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。第二，明确档案管理是个智能的信息资源管理过程，是个动态的信息资源管理，从归档开始，涉及的档案人员等环节都需要智能化。第三，档案管理工作是一个企业、一个部门的重要工作，领导层应将档案管理工作上升为机构运转的重要战略工作，突出档案管理中的信息资源的利用和共享作用，同时鼓励档案管理工作人员创新管理思路，把档案管理工作融入企业部门的运营背景中。（三）创新档案管理体制。档案管理制度是档案管理的约束和指导。创新档案管理体制，可以从以下几个方面着手：其一，明确规定档案管理的目标和原则，但管理制度的内容要简洁明了，可操作性强，改变过去冗长、复杂的制度内容。其二，管理制度突出高效性，管理重点放在重要档案信息资源的整合上，对管理工作的各个环节有明确的制度约定，档案管理人员的职责明确，避免出现一人多岗的现象。其三，档案管理要人性化，建立完善的档案管理人员的奖惩考核制度，提高档案管理人员的积极性，培养人员的档案管理的责任意识。（四）规范档案管理工作。档案管理实际工作中，需要遵循一套标准的、规范的工作流程。规范档案的管理工作需要规范管理工作各个环节，确保档案管理工作的阶段性和系统性相吻合。首先，档案资料的编写需要充分优化，前期的整合和收集工作需要在机构运行基础上，对涉及到的重要信息进行分类整理，档案信息之间的链接也要突出层次性。同时，制定工作细则，档案提档和查阅需要规范登记流程，借阅需要按照要求的证件和证明才能执行，保证档案的安全性。其次，档案的立案和归档工作设置统一的标准，不仅仅是为了档案立案的美观性，也是为了后期查看翻阅的方便，快速。（五）建立电子文档中心。信息时代讲究信息的数字存储、自动获取功能，数字化和自动化是档案管理的必然发展趋势，为了实现档案管理的智能化，只有通过运用现代技术，利用计算技术推动档案管理现代化进程。首先，信息的载体、传输、存储可以应用计算机技术并在计算机系统平台实现，减少人工抄写、归档的工作量。例如，可以建立电子文档中心，在平台内设置用户权限，拥有权限才能登录平台使用档案信息资源，在该平台上，可以实现信息资源有效传输和资源共享，既能发挥信息集成的中心效应又能达到信息公开的目的，在一定程度上简化了档案信息获取的流程。其次，加大对档案管理的机械设备投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件设备也要与软件相配套。（六）创新档案管理模式。首先，建立起数字化档案管理模式。就现阶段看来，身份认证技术、数据库技术、数字加密技术以及扫描技术是比较具有代表性的数字化技术。在档案管理中应用数字化技术则能够将文章信息资料转变为数字化档案信息，从而能够及时补充、更新以及整合信息资料，从而达到提高档案管理效率与质量的目的。其次，建立起自动化档案管理模式。自动化档案管理模式的建设是创新档案管理的重要内容之一，当前电子标签、数码扫描识别以及OCR识别是较为典型的自动化技术。建立起自动化档案管理则能够实现档案信息的自动采集、筛选、检索以及提取关键词等，并且还能自动处理以及批量处理档案信息资料。再者，建立起体系化档案管理模式。体系化主要包括了档案管理内部流程一体化、部门衔接一体化以及档案文档一体化等。主要是利用数据融合技术、数据库技术以及数据集成技术来提高档案信息数据的兼容性与通用性。此外，应当建立起互动化的档案管理模式。在以往的档案管理中，往往每个档案信息只对应一份信息，互动较为缺乏，而通过建立起互动化的档案管理模式则能够有效优化档案管理的系统工作并且有利于服务质量的提高。（七）提高档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的执行者，档案管理人员的专业素质关系着档案管理的有效性，提高档案管理人员的素质迫在眉睫。首先，鼓励档案管理人员解放思想、大胆创新，勇于打破传统的管理模式，转变思想观念，培养他们的管理意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。过去的档案管理人力资源配置并不合理，聘用的是较为年长、知识结构较窄的作为管理员。因此需要突出管理员的专业化，随着高校的档案学构建，学科的专业性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走进档案管理岗位中。
四、服务模式研究
（一）用户需求为导向。档案管理的服务内容是多层次的、跨领域的。档案管理的服务不仅仅是档案简单的归类、整理、立案，服务内容应以用户的需求为导向，才能实现档案管理的社会效应。过去的档案服务属于被动式工作，档案资源存在的有无决定了用户享有的信息资源的可能性，若无该档案信息，用户则无法享受到该信息资源。因此，应改变服务内容，变被动为主动，才是档案的服务功能，了解掌握档案受众的人群结构，有针对性根据用户的需求调整服务内容，补充和弥补档案资源。并对用户的需求进行整理和归纳，把用户的需求分为差异性和共同性，用需求导向来促使服务的模式创新。（二）创新服务方式。信息资源的公开和信息资源的共享是档案服务的一项重要内容，通过创新服务方式，达到信息资源的循环使用的时效性。首先，改变重视档案管理，轻视档案利用的观念。对档案的附属价值应提高认识，建立引导式的档案服务理念。其次，档案信息资源应及时公开，并实现有效的动态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息的更新，提高档案资源的利用率。再次，增加档案馆藏之间的相互联系，实现资源的相互补充，同时服务兼具人性化和科学性，利用电子导航和系统超链接的方式实现对信息资源的共享。（三）科学技术为依托。服务手段的创新主要以科学技术为依托。首先，强化对档案信息管理的网络建设，扩充档案信息管理的载体，实现档案信息资源的流动性和公开化。其次，改变传统的纸质服务模式，借阅、登记等流程实现数字化和电子化，档案的服务利用更快捷方便。另外，运用科学技术，对档案资源的客观实际情况优化整合，通过开发新的功能板块，增加服务项目业务，让档案服务向着有特色、多层次、多元化的方向发展，满足档案用户的多方需求。（四）优化档案管理流程与业务标准。首先，重构企业档案管理业务流程。其次，对于档案管理的服务内容以及功能范围应当进行积极拓展，从而不断提高档案管理的服务水平与质量。再者，应当积极整合档案管理的各种信息资源以及软硬件建设，不断加快构建档案管理信息化平台的步伐。此外，应当加大引进具有活力以及先进性的新生力量并加强档案管理信息化安全保障措施来重组档案管理组织架构。再者，还可以根据用户需求制定个性化与专业化的服务项目。在对用户需求进行正确掌握与了解的基础上，对各类用户需求的特性与共同点进行分析与研究，从而有针对性、有目的性地归纳整理档案信息资源，让档案管理更具有现代化与专业化性质。（五）深化层次编研。档案资料的编研是档案管理的重要内容之一，因此非常有必要对编研工作进行深入研究与创新。首先，应当全面优化档案的原始信息，并对该类信息数据进行全面、系统的处理，尤其是要做好分类与汇总有价值信息的工作。其次，因为档案资料种类多样、内容复杂而且数量庞大，所以在进行编研时可以采用优先级的方式来编研档案资料。再者，在编研档案资料时，应当聘请具有丰富经验的专业人员来完成，以确保编研的科学性与合理性。此外，还需定期将国家出台相关指导性文件编研与汇总到档案资料库中。
五、结束语
总而言之，在市场经济竞争日渐激烈的今天，时展需要创新，而以往的档案管理以及服务模式已难以满足当前档案市场发展的要求，所以，在确保档案管理工作质量的基础上应当积极探索以及创新档案管理工作，尽可能做到档案体制创新、方法创新、服务模式的创新，并且不断加大对新型档案管理服务模式的开发力度，不断推动档案管理工作适应与时俱进的时代要求。
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[关键词]档案；服务；创新
一、档案服务在思想观念上的创新
档案服务工作的创新，首先，档案工作者，特别是档案工作的领导要更新观念，解放思想，实事求是，从实际出发，以科学的理论为指导，在发展中认识和把握事物，克服教条主义、经验主义的禁锢。对档案利用工作要具有创造性、预见性，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作的实际，结合人们日益增长的物质文化需求，在总结经验、继承和发扬传统上下功夫，把档案工作引入市场经济，更新思想观念，以市场需求为导向，主动调研，加强与档案利用部门和民众的广泛联系，以民众需求为目的，加强民生档案的开发利用，创新服务的形式和载体，建立起优质高效的档案服务新机制，增强工作的预见性、针对性和时效性，满足档案利用者的多元化需求。
其次，作为档案的管理和服务者，要充分解放思想，在互联网普及的今天，应充分利用先进的管理服务技术和先进的服务理念，加强档案编研工作，开发、开放档案服务资源，思想上要敢于创新，特别是关系民生的档案资源，要做好超前服务，使得档案的利用能充分面向大众，及时为民众提供优质的服务。
二、档案服务在管理体制上的创新
“创新是事业发达的不竭动力”。首先，档案服务创新要在管理机制与管理体制上创新，这样才能促进档案管理水平与服务效率的提高。在创新思想的指导下，要加强档案工作人员职业道德教育，每个行业都有每个行业的职业道德，档案职业也不例外，应根据单位的实际，制定符合行业和单位实际的道德规范和实施细则，并对档案工作者统一进行培训，使得大家都能很好地遵守。对于各部门的职能，也要有相应的规则，并适应创新服务内容、服务方式、服务范围、服务职能的需要，使得各部门合理分工，各部门、各个工作者各负其职，加强联系，密切配合，共同做好档案工作。此外，还应制定一套奖惩制度，并严格执行，定期检查与评议执行情况，表彰先进，惩罚落后，做到充分发挥每一名档案服务人员的积极性和创造性，在单位内部形成人人都想争创一流工作业绩的良好氛围，用档案管理体制上的不断创新促进档案事业的不断发展进步。
三、档案创新服务要有超前意识
在当前新媒体时代背景下，档案的管理服务也要实现信息化、数字化，虽然电子文件、数字档案已经用了多年，如何确保电子文件、电子档案移交进馆并进行有效整理、保管与利用，已经不仅仅是计算机专业技术部门独自考虑的问题了。档案信息化、数字化、现代化建设正在逐步地渗透到档案管理的各个环节。因此，档案整理工作必须大胆创新。档案整理创新应体现在：既要传承弘扬仍然适用的传统的手工整理档案的方法，又要发展超越传统的档案整理思维模式与具体整理方法。切不可因创新而丢掉传统，应利用现代信息处理技术拓展档案整理思路与方法。
档案服务创新对档案整理工作提出了新的、具体的要求，这就为档案整理以及档案基础性工作全面提升提供了更加广阔的展才华与实施创新能力的舞台，为档案工作者开拓出更加广阔的外部创新环境与发展空间，并促使档案整理工作构想与方法做到结合实际的调整。可以说，档案服务创新在促进档案基础工作创新中具有不可替代的重要作用。
营造良好的创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，增加新的知识，逐步形成一种开拓精神和超前意识，强化服务职能。在档案的服务创新方面，要站位高，考虑全，并对档案的来源等方面要深入调查研究，挖掘档案背后的故事，这样才能提高档案资源合理利用率，才能为档案的利用者提供全方位的服务。
四、网络环境下的档案创新服务
随着互联网的普及，许多单位内部建立了局域网，档案部门也制作了自己的网页，使档案管理服务系统联上企事业单位的网站，积极组织上网数据好信息，实现档案信息的网上检索，已成为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。这就要求档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库的建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。
为便于宣传和利用档案资源，开展网上在线服务。在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和信息服务。而传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案原件的被动方式被主动的、现代化的档案服务方式所代替，通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息，大大提高了档案的利用效率。
综上所述，档案工作创新不但要在思想观念上创新，管理体制上创新，还要有超前服务意识，更重要的是科技信息上的不断创新，要通过多种渠道和方式，将档案信息资源传递给利用者，从而实现档案信息的活化与共享。只有不断创新，提升服务，档案才有生命力，才能实现其价值。
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随着改革发展的不断深化，档案资料为事业的快速平稳发展提供着可靠的信息支持，档案管理的重要性也就更加凸显出来，正逐步向规范化、制度化、科学化阶段发展。健全的档案管理组织机构是做好档案工作的基础，是档案工作不断创新发展的保证。领导干部档案意识的提高，良好的示范效应，更能带动全员档案意识的提高。及时调整补齐档案管理人员配备，由主管领导任第一责任人，业务处室领导“一岗双责”，积极协助配合，档案室具体负责，形成一级一抓一级，层层抓落实的档案管理机制，才能真正责任到人，落实到位。工作中做到把档案工作与其它业务工作同部署、同组织、同考核。通过开展经常性的档案知识、法律、法规的宣传，不断提高职工的档案意识; 通过对身边或影响大的鲜活的档案个例进行宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位。既加深了职工对档案和档案工作的认识和理解，增强了职工对档案利用的兴趣，又能使职工遇到问题时能够及时想到从档案资料中寻求帮助、解决困难，从而促进档案利用工作的开展。
二、加强档案人才培养，提高档案队伍素质
做好档案管理工作，成为一名合格的档案管理人员并不容易，档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重自身综合素质和业务技能的全面提高需要不断拓宽知识面，来适应新形势、新任务对档案工作提出的新要求。随着改革开放和事业的发展，档案信息资料涉及的范围越来越广，信息量越来越大，资料整理工作越来越重。档案工作所处的位置也变得越来越重要，越来越被大多数人所认识、了解和认可。信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求，选配思想素质好、有创新精神、知识面广、业务精通的档案管理人员也显得尤为重要。主管部门要重视加大对档案管理人员的培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式。通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才。通过培训，不断提高档案管理人员对新情况、新问题的研究思考，逐渐具备科学的适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多侧面、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总档案资料，确保档案资料的完整，提高档案的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化。
三、完善档案基础建设，提高档案硬件设置
规范档案管理工作，首先要完善档案基础建设。一个既专业又经济安全的档案保管环境，有利于提高档案管理质量，促进档案现代化管理。随着信息化时代的推进，只有不断加强档案现代化管理，才能有效的发挥档案的信息功能，更好地为事业发展做好服务保障和信息支持。在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有需归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。认真做好档案的整理归档基础工作，在归档过程中，使用计算机打印所有资料归档目录，便于档案的快速检索; 使用无酸档案盒归档全部资料防止腐蚀、变质，利于档案的保存。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要，档案管理的现代化水平得到提高，为档案利用工作奠定了基础。
四、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为单位和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案资料收集、整理的完整、详实，直接反映着档案资料质量的高低，利用价值的大小。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集门类更加齐全、内容更加丰富、结构更加合理，归档的案卷质量更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，少走弯路，使档案在管理和服务单位发展中发挥应有的作用。
一、利用服务的法制化
就目前情况分析，档案利用服务既缺少必要的组织协调与科学的合理分工，又缺乏相应的法制管理规范；既没有固定的财力投入作为经费保障又没有专门的主管机构进行沟通协调，档案利用服务“各自为战”的特点十分明显，长此以往，必将使档案利用服务的发展道路陷于举步维艰的困境之中。因此，有必要加紧制定有关政策法规，把档案信息服务能力建设置于政策法律的监督之下，通过政策法规的约束，形成档案信息服务能力建设的标准规范，使档案信息服务有一整套完善的政策法规与技术规范，切实做到有章可循，为档案信息服务现代化乃至档案管理现代化奠定坚实的法制基础。
二、业务工作的标准化
业务工作标准化是提升档案信息服务能力的基础条件。档案信息服务与档案基础业务作为档案工作的基本构成部分，存在着相互依存、对立统一的辩证关系。重视与加强档案业务工作标准化建设，档案信息服务就会在一个良好的平台上得到提升，就会收到事半功倍的良好效果，忽视与放弃档案业务工作标准化建设，档案信息服务就会举步维艰、甚至陷入困难的境地。同时，要达到档案管理现代化的建设目标，最迫切的要求就是从标准规范的视角进行档案整理和电子计算机数据库建设，要按标准化要求，进行相应的技术处理，使之处于现代化管理条件下。档案业务工作建设的标准化程度直接影响档案管理的现代化与档案信息资源开发利用的质量水平，也制约影响着档案信息服务的领域范围。只有始终严格按照标准化要求，狠抓落实、持之以恒检查以标准化规范档案业务工作建设，才能使档案信息服务得以有效开展，扩大档案工作的社会影响力，开创档案工作的良好局面。
三、应用技术的现代化
应用技术现代化是提升档案信息服务能力的技术要求。档案是由不同载体形态构成的，包括文字、照片、图像、声音等多种载体形式。以多媒体电脑为主，复印机、缩微机、扫描仪、彩色打印机等设备为辅的现代化管理技术设备的广泛应用恰恰与之吻合，为档案部门开发图、文、声、像兼具的档案信息服务产品提供必要条件。由此可见，应用技术现代化是开展档案信息服务的必要手段，开展档案信息服务、提高档案信息服务能力，必须借助先进的现代化技术与设备。档案信息服务之所以引起人们的普遍关注，就在于档案信息服务机构能够运用加工、处理、存贮、传递信息的专业技能和先进技术手段使档案信息得以集成化、系统化，使每一位社会档案利用者都能通过档案信息服务技术平台方便快捷地获得所需要的档案信息。当然，在网络环境下，提升档案信息服务能力，不能有档案部门自身采取“单打独斗”的方式，而必须充分利用网络环境所形成整体优势。依托政府信息公开与电子政府建设的成果，实现档案信息资源的合理配置、优化整合及开发利用，通过应用技术现代手段，实现对档案信息服务进行统一规划指导的目的。
四、专业人员的知识化
人员知识化是实现档案信息服务的最重要的活力因素。要强化档案服务功能，必须“化物先化人”，不仅要加强档案工作人员的服务思想观念，使他们抛开计划经济遗留的陈旧的思想观念，而且要加强对档案人员的岗位技术培训，是档案人员必须具备获取、判断、运用纷繁复杂信息的能力。档案信息服务是档案部门的一项高层次的工作，对人员要求很高，不仅要有较高专业知识要求，而且对相关专业知识，尤其对计算机管理为主的现代化管理知识与技术要有一定的掌握。就档案信息服务能力建设来说，“人”居于特别重要的位置：既是档案信息服务能力的建设者、实施者，又是档案信息服务能力的受益者、接受者。所以，在加强档案信息服务能力建设中，要确立以人为本的理念，追求人的全面发展；研究社会档案利用的实际需求、提高社会的认可度，追求社会的满意度，及时全面地满足社会的档案信息利用需求，有针对性地开展档案信息服务。只有这样，档案信息服务才会具有强大的动力和明确的方向。同时，我们还必须认识到，提升档案信息服务能力，必然要求档案工作人员转变观念、更新知识。因此，要改变档案工作人员单一专业型、单纯专业型的素质要求，逐步向复合知识型、能力知识型素质要求方向转变，在档案信息服务能力建设中，注意吸收情报学、图书馆学、计算机管理学、自动控制学等相关学科的知识，使档案工作人员具备更高的专业技术与实践技能，为提升档案信息服务能力提供人才保障。
【关键词】学校整合；档案管理；资源整合
档案资源整合的内涵，不仅是指对学校和个人在学校活动中形成的，对学校有保存价值的全部档案的管理，要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。一方面将分散在8个学校的档案资源进行集中，完善各个学校档案馆实现基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地对集团学校提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。
就目前而言，档案资源分散、馆藏档案信息质量不高，导致难以满足学校领导决策服务的需求；由于档案管理体制的制约，各个学校的综合档案在档案资源整合上难以突破；档案管理上的部门分割、条块独立，也造成了档案资源信息分散，不能实现最大最优的信息利用。
只有通过档案资源整合，才能把档案馆真正建成向集团学校提供利用的中心和档案信息服务中心。
1.深入开展集团学校整合前的调研工作
集团学校在未进行实质性整合前，各校区都在各自的区域独立办学，在管理体制、档案实体分类、立卷归档和档案信息化管理方面都存在差异，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。
为此，我们在8校合并的整合过程中，通过深入地了解到：一是不同的学校在实质性整合前原来隶属关系不同，基本职能也有所差异，以至于配套运行的档案管理制度、规章、分类办法等不可避免的存在差异。二是由于各个学校在实质性整合前不同的档案管理体制导致了不同的管理模式，有的在实质性整合前实行集中管理，即文书、教学、科技、基建、学生等档案归综合档案室管理，有的则实行分散管理，相关职能部门承担着分类档案的管理工作，如校办负责文书档案、教务处则负责教务、教学档案、学生处则负责学生档案等，由此给档案整合工作带来一定的困难。三是由于各校区原有的分类办法的差异，使得立卷方式有所不同。有的实行单机管理，有的实行局域网管理，还有的则实行系部负责制。
因此，集团学校要以学校合并整合为契机，进一步强化档案意识，增强专职档案工作人员对档案整合工作的认识，便于利用和提高服务。在此基础上，要把加快档案事业的健康、协调发展摆到学校议事日程上，制定学校整合后档案工作的发展规划。
2.整合学校档案资源具有重要意义
2.1整合学校档案资源有利于集团学校事业的发展
学校档案资源整合，围绕学校教育教学这个中心工作进行，形成档案资源集合体，将学校档案资源集中分类管理，始终围绕学校教育教学这个中心工作进行，整合后的档案资源可以在教学评估、招生、就业、基础建设、职称评定等重要工作中为其提供较为完备、系统的档案资料，而且方便快捷，从而可以向档案信息资源需求者提供有价值、有特色的档案信息资源服务。由于有了详实的档案佐证资料，学校各项事业在决策和推进过程中才会更加科学，学校事业才能更平稳地向前发展。
2.2整合学校档案资源有利于改善档案服务
在信息时代，学校档案资源整合主要借助于计算机、网络等现代化技术与设备来完成，形成至少一个符合技术规范的档案数据集合（档案信息数据库），并最终整合成学校档案信息资源的集合体。建设档案信息资源数据库，将促进现代化设备的投入，提高现代化管理与服务的质量。另外，数字化的档案信息资源库有利于学校及政府部门，科研部门间档案资源的共享性，各学校间可以联合开发档案信息资源，更好地解决信息需求问题，从而推动了学校的各项发展。
3.档案资源整合是落实科学发展观的需要
科学发展观是推进我国社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设全面发展的指导方针。档案馆作为一个信息机构，不仅具备收集、保管、利用档案这三项基本功能，还具备保存历史文化、维护历史面貌、繁荣科研成果、宣传教育等功能。在全面推动教育文化发展的今天，档案馆应积极参与改革档案管理模式，强化档案收集、档案保管和档案利用这三大基本功能，保持全方位为学校服务的优势，尤其是把满足教工、学生的需求作为档案服务工作的重要内容，这是档案管理工作贯彻落实科学发展观的重要实践，也是落实科学发展观的基本体现。档案资源是档案馆开展工作的基础，因此要充分发挥档案馆的服务功能和社会功能，提高档案馆为学校服务的能力和水平，以集团学校档案馆为中心，对各合并学校之间的档案资源进行整合。
4.档案资源整合有利于集团合并学校集中统一管理
集中统一管理是档案管理工作的基本原则，也是新形势下提升档案管理工作水平，更好地利用档案资源为学校服务的根本保证。各个学校和部门形成的档案资料主要服务于单位领导部门和工作服务部门的。档案馆集中统一管理，可以最大限度地优化和配置各学校档案资源使其发挥最大效用。档案资源整合的途径主要是通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合来加以实现的，主要体现了档案信息的系统性、有效性与共享性。更重要的是，档案资源整合要在档案管理体系和开发利用上实现集中和统一。总的说来，档案资源整合既是新形式下集团合并学校贯彻集中统一管理原则的需要，也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。
资源整合后的集团学校档案可以为利用者解决许多难题，具备档案信息条目清晰，系统性材料齐全，查阅方便等特征，这些特征对学校的发展更是具有重要意义。
5.档案资源整合有利于提升档案管理，服务学校
（一）工程建设档案的类别和数目急剧增多，需要引入外包服务
工程建设档案具有形成阶段性、载体多样性、利用频繁性的特点，在进行工程建设档案的收集和整理时，一定程度上加剧了档案工作者对档案管理的工作量。同时，随着城市的日益发展，工程建设档案的类别和数目急剧增多，这种情况要求在工程建设档案的管理中引入外包服务。
（二）引入外包服务，可以提供高水准、高层次的档案管理服务
工程建设的专业程度较高、技术性较强，这些特点一定程度上反映了工程建设档案管理工作的重要性。增加一部分档案业务的外部投入，例如使用具有良好信誉的外包服务机构，可以避免档案管理工作中出现的重复劳动和高成本等问题。目前，部分工程建设档案在向相关职能部门移交时，存在着多数档案被退回的现象。笔者对其原因进行了分析，发现施工过程中资料人员不断更换导致的资料不齐全；整理不规范；用章错误或缺少印章被要求整改等情况都会导致工程建设档案被退回。而如果采用档案外包服务，一定程度上可以缓解这些问题，因为大多数外包服务公司可以提供高水准、高层次的档案管理服务，特别是可以节省人力和物力在工程建设档案移交过程中的投入。特别是可以有效地利用人才、技术和其他资源，极大地满足了工程建设档案工作的要求，节省了招聘成本和培训成本，增加了人员配置的灵活性。
二、工程建设档案外包服务存在的主要问题
尽管在工程建设档案中引入外包服务，可以提供高水准、高层次的档案管理服务，但是推进工程建设档案外包服务的过程中仍然存在一些问题，主要体现在以下四个方面：
（一）整理质量有待加强
在工程建设档案外包服务中，档案部门作为工程建设档案外包服务的委托单位，获得高质量的外包服务是其主要诉求，而作为受托单位的外包服务公司关注的则是如何降低成本获得利润的最大化，为了达到这个目标，他们会尽量压缩外包服务的成本，而这很容易导致档案整理质量的下降。同时，可供双方借鉴的标准和要求尚待规范，这在档案外包服务中体现为档案分类不清晰、整理顺序凌乱等。此外，在外包服务过程中，监督的缺乏也不容忽视。一方面，委托单位出于成本的考虑，使得第三方监督不到位，这样造成的后果就是档案的监督管理难以得到及时有效的保证；另一方面，仅仅依靠外包服务公司的自我约束、自我监督也是不可行的，较为经常出现的情况是会出现档案载体的损坏、信息内容的丢失泄露。
（二）对档案载体会产生不良影响
在档案整理过程中，档案委托单位的主要目标是保证档案的完整性、准确性、安全性、系统性和有效性。但是，外包服务公司在实施具体业务的过程中，存在对档案载体的破坏问题。就载体而言，工程建设档案分为纸质、电子两大载体，纸质档案在装盒时，由于形成的文本标准不同会涉及对档案的拆分（例如，A3大小的工程建设档案，装入标准规格为A4的档案盒内时，会涉及如何处理才可以放入档案盒中的问题），而外包服务公司出于提高档案整理效率，以及保持档案整理效果整齐、美观的考虑，会对相关档案进行非专业化的拆分，这样势必会破坏档案载体的完整性。对于电子档案特别是光盘档案而言，外包服务公司不仅随意放置，而且还不会采用防磁处理，这样只能对其寿命产生不良影响。
（三）档案信息安全存在问题
在工程建设档案外包服务过程中，档案信息安全问题尤为突出。档案委托单位将工程建设档案交由外包服务公司整理，外包服务公司的工作人员首先要对工程建设档案的内容有一定了解，在数字化阶段工作人员会直接接触到每一份工程档案，这样会使工程建设档案的信息保密价值受到影响。特别是那些没有受过专业训练的外包服务的工作人员，他们的信息安全意识淡薄，不仅会导致档案信息的泄漏，甚至还会造成档案原始资料的遗失，从而给档案信息内容安全带来威胁。因此，保障档案信息的安全应是工程建设档案外包服务顺利开展的关键。
(四)合作失败带来的风险
档案委托单位在工程档案外包服务过程中与受托单位合作失败将面临巨大风险，不仅影响到工程建设档案的利用，甚至还会引起法律上的纠纷。笔者认为导致这种合作关系失败的原因在于档案委托单位与外包服务公司之间的合作制度不完善、信息沟通不顺畅。
三、解决方法
（一）制定相关标准，加强整理规范
首先，根据国家相关标准规范制定可行的工程建设档案整理要求，档案委托单位应与外包服务公司保持紧密联系，根据其外包服务的要求，对外包服务公司执行标准的情况进行指导与监督。外包服务公司则需要将其进展情况及时通知对方，并针对出现的问题及时与委托单位积极沟通，并提出解决问题的具体实施办法。需要注意的是，双方需要达成共识，以确保相关工作的顺利进行。其次，对档案整理的质量进行控制，保证多人验收。在工程建设档案整理结束并移交到相关职能部门后，档案委托单位应根据实际移交整理的档案数量、不同载体进行验收，验收人员应由档案人员、分管领导组成，分别从档案分类、编号、著录等细节入手，结合制度规范进行验收，并在验收清单上签字确认。只有具备上述基本条件，才能有效地在外包服务过程中提出专业的整理方案及意见，保障工程建设档案的规范整理，真正将工程技术转化为直接生产力，为社会创造更多财富。
(二)加强工作监督，确保档案载体的安全性
档案委托单位要根据新形势下档案工作的特点，对现有工程建设档案进行认真地梳理。首先，对工程建设档案中涉及的内容公开性进行界定，例如哪类工程建设档案可以实现外包服务，哪类工程建设档案不能实现外包服务，需要对其划定一个明确的范围。其次，在档案外包服务实施过程中，外包服务公司要随时接受档案委托单位的监督，档案委托单位要及时与其沟通可能导致档案载体受损的情况，在征得档案委托单位同意后方可实施，同时还要会同档案委托单位与其档案行政主管部门进行积极沟通并达成共识。
（三）签定相关协议，做好外包风险控制
在实施档案外包服务的过程中，档案委托单位应立足长远发展，结合档案外包服务的现状，尽量规避档案外包服务带来的风险，需要在开展外包服务工作前，就做好相应的准备工作。档案委托单位与外包服务公司在合作之初，要签订外包服务合同及保密协议，以明确双方的权利与义务。该协议的条款中，需明确档案和信息内容的安全保护问题，严格要求档案整理人员不得损害原有的档案、影响档案的完整性；档案规格确实超标，应根据实际情况，经档案委托单位同意后方可进行拆分；不得泄漏档案的内容信息，一旦发现，档案委托单位有权追究外包服务公司的相关责任，包括经济责任乃至法律责任。
（四）规范制度流程，建立良好的合作关系
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