关键词：智慧城市 数字化档案管理
实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
二是数字化档案成为延伸智慧城市公共服务平台整体框架建设的神经末梢。我们看到智慧城市公共服务平台实现平台与教育、医疗、社保、养老、交通、旅游、食品追溯等信息化系统的互联互通和数据共享，构建整个城市在线公共服务体系，让公众切实感受到智慧城市建设带来的便利和实惠。比如推广健康档案、电子病历、远程医疗等智慧医疗应用，全面深化医疗卫生服务信息化。还有深化社会保险、社会救助、优抚安置等领域的信息资源共享和网上服务整合，建立健全覆盖城乡的社保信息服务体系，拓展社会保障卡发行和应用范围，提升社会保障智慧化水平。这些都需要精准地落实落细在数字化档案上。同时，结合无线城市网、城市物联网建设，优化智能交通系统在交通监测、拥堵疏导、预测预警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行体系。
关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库
智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
3.5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。
3.6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。
参考文献：
[1]张晓林.机构知识库的政策、功能和支撑机制分析[J].图书情报工作，2008（1）：23～27，19.
[2]符春伟.档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学，2014.
[3]张振.基于NET的档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案，2015（1）：51.
[4]王清飞，刘琳.数字资源长期保存策略研究[J].江西图书馆学刊，2008（3）：33～35.
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
目前，在智慧档案概念和定义方面尚无定论，但学者大都认为，智慧档案需要依托大数据、云计算和物联网等新技术，对纸质档案进行数字化录入和电子档案的数据挖掘、分析和决策，为用户和公司提供服务。智慧档案的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制[1]。在档案管理工作中，针对档案利用需求，通过智能化的详细分析，建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智能化技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为企业决策提供数据支持。《企业档案管理规定》要求，企业档案工作要坚持集中统一管理的原则。2016年，国家财政部颁布《会计档案管理办法》，把会计凭证、会计账簿等主要会计档案最低保管期限延长至30年。2018年，中组部印发的《干部人事档案工作条例》规定，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。这些都给档案保管工作提出很高的要求，而国有企业要想做到这一点，需付出很大的投入，包括场馆配置、人才配备、流程规划等等。因此，聚焦档案管理的电子化、数字化、智能化，推动企业数字档案馆建设，将是解决传统档案管理痛点的一个有效途径。
二、国有企业档案管理现状
目前，国有企业在档案管理方面还存在一定的不足，档案管理各个流程还存在薄弱之处，与“全球领先的通信支撑一体化服务提供商”还存在不少差距。剖析深层次原因，主要体现在以下几个方面。1.维护成本及用工成本较高。国有企业档案总量小而分散，不利于管理，且不能满足档案增长需求。随着档案总量的不断增加，场地使用成本及维护成本很高，相应地人工成本也较高。2.档案库房建设不标准。国有企业档案总量逐年递增，库房容量全面告急，现有库房建设标准不达标，亟须整改。库房建设不符合使用标准，绝大多数并不满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，档案管理的风险高。3.档案电子化、数字化水平低。档案集中管理有利于减少库房和人员占用，并让档案得到更专业、更安全的管理，同时能够减少资源的重复投入。推动档案的电子化、数字化、信息化进程，也有助于实现档案信息的共建共享。目前，国有企业的档案电子化、数字化水平较低，需要逐步推进档案的数字化、智慧化进程。
三、实现智慧档案产品与服务所面临的困难
档案管理行业所面向的客户群体较大，市场空间与产值足够大，优质的服务与解决方案必然会带来很大的回报。因此，档案保管行业，尤其是具有战略价值的档案保管服务，越来越受到资本的青睐。而目前，国内档案管理业务市场尚处于初级阶段，各类企业规模不一、标准不一；档案寄存业务方面，很多大型寄存中心一般使用货架形式保存档案，并未做到恒温恒湿和远程监控等；同时，在档案运输、保管、整理、数字化等方面，管理人员的上岗要求未形成业界认可的模式。所以，此时介入档案保管市场，时机比较成熟[2]。1.缺乏集约化管理。档案服务企业要想取得长远发展，就必须实现集约化管理，包括各企业主体自身的集约化管理和档案服务行业的集约化管理两个方面。而建设档案馆，则是档案服务行业集约化管理最为有效的途径之一。智慧档案管理的第一要素是感知，换言之，就是明确档案智慧管理的要求，通过一系列技术手段和管理流程，形成智慧档案管理体系，将档案的实体文件和档案中的内容以及档案管理过程中的信息进行有效结合，完成对档案内容信息的感知和对档案实体文件的感知以及对档案管理各个环节所有信息的感知。档案智慧管理需要更加先进的信息技术支持，比如通过RFID技术实现对档案出库入库的感知，用智能化的芯片实现对档案的全方位跟踪监控和管理。在感知档案内容方面，采用当前主流的图像扫描以及识别技术，将纸质化的数据转变成为数字化的档案信息存储在系统中。在档案管理状态感知方面，可以通过库房的智能化监控系统实现对档案的综合状态感知管理。2.缺乏智能化管理系统。在智慧档案产品与服务实现的过程中，缺乏智能化的管理系统来支撑智慧档案感知层的建设。智能化档案管理系统主要依赖物联网技术，而基于物联网建设的智能化管理系统需要耗费比较多的硬件（RFID电子标签）。如果国有企业按照档案管理的标准化要求对建筑物进行改建，并赋予智能化的措施，就可以打造一个基于物联网技术的智慧档案园。这一过程中，国有企业需要对其库存的数以万计的实体档案进行物联网技术加工。而仅凭这一点，智慧档案园的建设需要一笔较大的投入。因此，智慧档案园的建设不仅需要智能化的管理系统和先进的物联网技术，还需要大量的资金来支持。3.缺乏专业档案人才。智慧档案产品与服务的实现以及运营，需要专业化的档案管理人才。这些专业化的档案管理人才，既要熟悉传统档案管理要求，又要精通信息管理系统，具备一定的运维管理经验。目前，档案管理人员队伍中，科班出身的专业档案管理人员相对充足；但精通信息系统管理的人才比较缺乏。更何况，不少企业的档案管理人员逐步出现老龄化的情况，甚至一些企业在使用退休返聘人员。因此，若要建设智慧档案园，专业人才队伍的建设和培养将成为档案管理发展的重要瓶颈之一。
四、智慧档案产品与服务的实现路径
智慧档案产品与服务实现是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理服务水平和档案园运行效率[3]。1.构建智慧档案产品与服务管理机制。智慧档案产品与服务的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。任何对档案信息利用的需求，都将经过详细的分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智慧化的技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为公司决策提供相应的参考依据。构建智慧档案园的管理机制，离不开现代化的档案库房和楼宇管理系统。将两个信息系统进行有效的结合，可以为档案管理者提供相应的数据研判依据，还可以提供可视化的数据，实现档案实体、档案数量以及档案库房环境交互式的管理。2.建设智能化档案管理技术体系。要实现智慧档案产品与服务，不仅需要完善的管理体系，还需要相应的技术系统和智能化档案管理技术体系。开发相应的信息管理系统，可以使广大用户通过互联网申请查询档案的保管状态。对档案实体文件的感知，主要通过物联网的视频识别技术来实现，为每个档案安装基于物联网技术的智能识别定位芯片，用于跟踪档案实体文件的状态，也可利用信息技术对档案的实体内容进行转化和数据挖掘。3.培养智慧档案管理人才队伍。要实现智慧档案产品与服务，必须培养和打造一支能力过强、素质过硬的智慧档案管理人才队伍。公司在加强档案管理人才队伍建设的同时，要注重档案管理人员培养体系的建立。在培养的过程中，要加强档案日常管理知识和信息系统运维管理能力的培养，及时从社会上引进复合型人才。要构建档案管理员长远发展的目标，建立专门的人才培养和管理团队，引导高层次的人才带领整个管理队伍，提升队伍每位成员的知识和技能水平，改善其自身的知识结构；也可以从社会上聘请档案管理领域内的专家作为顾问，派遣学习能力较强的人员参加学习交流，促进智慧档案产品与服务管理队伍中所有成员的服务理念转变，创新智慧档案产品和服务的形式。综上所述，国有企业可以聚焦市场需求，深化智慧档案产品与服务的建设研究，以公司档案管理业务为切入点，全力打造智慧化档案产品，实现档案管理的智慧化。打造智慧档案产品与服务，可以有效实现国有企业高质量发展规划的落地，又可以为深入落实党中央关于粤港澳大湾区发展规划纲要贡献自己的力量。
参考文献
[1]杨爽.谈推进智慧档案建设[J].兰台内外，2020（10）.
[2]顾婷，郭春淼.大数据背景下智慧档案馆建设研究[J].科技文献信息管理，2020（9）.
一、县级智慧档案馆建设的现状
（一）智慧档案馆定位模糊，影响智慧档案馆的普及与发展
目前，尽管智慧档案在我国不同区域被广泛推广和实践，但是由于对智慧档案的定义缺少深入地研究分析，导致对智慧档案馆的定论依旧停留在较为笼统和模糊的层面，影响了智慧档案馆的建设定位。此外，一些县级智慧档案馆建设期间，受到传统思维的影响，依旧习惯延续以往的建馆模式，对智慧档案馆建设不敢尝试，也影响智慧档案馆建设和普及以及进一步发展。
（二）注重档案数字化建设，忽略智慧馆库建设，档案信息资源管理与应用不同步
县级档案馆建设的重点依旧放在档案数字化、利用微机化、传输网络化上，以为这就是智慧档案馆了，其实这与真正意义上的智慧档案馆相距甚远。真正的智慧档案馆，是对档案收集、整理、归档、移交、利用全方位的智能管理、智能储存、智能使用，重档案数字化建设而轻馆库智能化建设的现象，会导致智慧档案馆的建设滞后跑偏。
二、县级智慧档案馆建设建议
（一）建好“一个中心、两平台多系统”
“一个中心、两平台多系统”，即档案资源数据中心、档案馆管理平台、智慧库房一体化管理平台。智慧化库房建设包括智能化控制技术、温湿度检测控制技术、防盗报警技术、自动防火报警技术、视频监控技术、智能门禁管理技术、信号采集技术等，智慧馆库综合管理平台整合库房RFID系统，可实现基于RFID系统的实体档案管理模式。根据标签结合电子档案信息，可实现实体档案定位、出入库提醒、丢失报警、盘点等。平台整合RFID系统定位功能，将实体档案在架、错架或离架信息进行实时提示和报警，实现在线盘点、统计分析、库区安全管理、档案智能存储管理、库区联动管理，系统提供联动历史追溯功能，将过程通过视频、日志等方式进行回放和查看。
（二）做好适配基础软硬件
集成先进的数据采集工具，及时捕获各业务系统预归档数据，通过强大的自定义表单及工作流引擎、即时消息服务，实现档案收集、利用、鉴定等环节的在线审批流程，以及档案收集、整理、移交、归档、统计和利用等全过程的信息化管理。系统涵盖多个网络（政务网、网、因特网），涉及多个应用软件的应用部署，采用分级授权管理，满足“三库”（管理库、保管库、利用库）分离的部署形态，以及不同地域档案的集中式或分布式规范化管理。
（三）全方位实现智慧档案馆功能
智能收集。利用大数据技术、NLP技术，智能判断前端业务数据是否应归档、是否有重复归档，并及时主动提醒管理人员进行档案的收集整理，实现档案收集、整理、签定的全自动化管理。智能签定。运用NLP、深度学习技术，对待归档信息进行智能价值鉴定，分析并理解文件内容，自动判断是不是该归档，自动赋予其分类号、保管期限、密级，并通过持续深度学习达到越来越精准的目的。智慧档案编研。利用自然语言技术、自动标签功能、图像识别技术，实现对特定主题的资料收集、中心语义的自动抽取。比如进行智能人物编研，可根据照片及相关文档进行人物画像，通过一个基本人物人脸照片，找到系统里所有的照片档案，并把照片元数据、背景资料自动合成为一个大的素材库。智慧档案利用。运用人脸识别技术实现档案远程利用审核以及文字、图像搜索、音视频搜索等。运用档案智能标签技术，实现智能、主动推荐档案给相应的利用人员。运用图片搜索技术，直接对一个图片进行相似性、关联性搜索，给出图片相关信息。运用音视频搜索技术，实现基于用户画像的实时个性化推荐。智慧档案管理。利用RFID自动识别、图像识别、云计算、大数据等技术，通过RFID电子标签对档案实物进行唯一标识，实现档案实物的非接触、多文件、快速采集，实现档案的在线监控、快速定位、高效盘点、动态路径跟踪等功能，从而实现档案管理的数字化、自动化、高效化与智能化。智能化无人档案库房。通过融合运用人工智能技术，建设集多人无感快速测温及安防联控、纳米雾化消毒、4A智能系统（自动导航、自动避障、自动补液、自动充电）、365天*24H全能防疫消毒、AI人机交互等核心功能的智能机器人，通过机器人自动抓取档案上下架、自动盘点、自动整架、档案消毒，实现档案远程化、无人化操作，提升档案服务的智能化、智慧化水平。智能检索。应用人工智能技术、知识图谱技术将搜索功能智能化，根据用户过往的检索记录、借阅习惯、爱好等数据，与数据库中的信息进行匹配，选取匹配度较高的档案信息向用户推荐个性化档案资源，提升档案管理工作的智能检索。绿色节能。系统设备应采用先进的变频技术，节省功耗，有效的照明节能，同时运用物联网技术实现对于库房的灯光、门禁、密集架等设备的统一控制。平常库房内不使用的设备处于断电或休眠状态，工作人员进入库房后，系统会根据此次工作的内容，自动开启设备，可根据需要对整个系统进行自定义设置，包括温湿度设置、报警时间设置、通风时间段设置、净化时间段设置等。
三、县级智慧档案馆建设的发展方向
（一）数智驱动，创新发展
用大数据结合图像识别技术，把图像数据转变为文本数据，实现档案利用增值服务、信息导航服务、组件化推送服务等；改善档案服务手段，提高档案检索、查询档案的服务质量，运用大数据分析对海量档案数据资源进行归纳、分析、研究，设计数据模型，感知我们的需求，分析我们的利用行为与喜好，推动档案管理的创新及档案数据资产的开发利用。1.馆际互通，异地查档把各个地区的档案馆网络打通，在保证安全和授权的情况下，可以进行异地查询、调档等操作，让借阅人能够在自己最近的区域进行档案调阅。2.实体电子档案一体化管理通过RFID系统，结合电子档案的属性以及密集架的存储状态，智能辅助排架，自动分配新入库档案的存储位置，快速实现实体档案的盘点以及移库等库存管理。3.全方位的安全防护系统，同时做到绿色档案，节能减排。
（二）重视关键技术的应用与人才培养
县级智慧档案馆建设期间，必须重视关键技术的应用。关键技术主要涵盖环境温度以及档案资料管理技术，二者作为智慧档案管理重点，管理者以及建设人员必须给予足够重视，积极尝试利用温度湿度的控制技术以及数据挖掘等关键技术，实现环境温度管控以及档案质量的管理工作。县级智慧档案馆建设和发展，离不开专业人才的智慧。在未来要重视人才队伍的建设和培养，大力引进专业优秀人才，为县级智慧档案馆建设提供人才储备。综上所述，智慧档案馆以其感知全面化、应用综合化和存储智能化的特点，成为今后档案馆建设的方向。县级档案馆应在建设过程中，注重融入智慧元素，或为智慧档案馆建设预留出端口，以便快速步入城市智慧化发展的轨道。
参考文献
[1]郑玮.大数据背景下如何有效创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2020，（19）：92-93.
[2]秦杨.我国智慧档案馆建设的现状分析与对策研究[D].河北大学，2020，（06）：67-83.
1.1 理论基础。随着全球物联网、新一代移动宽带网络、下一代互联网、云计算等高新科技的迅猛发展，新一轮信息技术革命正蓄势待发。根据IBM在2009年8月的《智慧的城市在中国》中提出的“智慧城市”，将这一崭新的理念作为城市发展的一种新型策略――在城市发展过程中，在其管辖的环境、公共事业、城市服务、本地产业发展中，充分利用信息通信技术，智慧地感知、分析、集成和应对地方政府在行使经济调节、市场监管、社会管理和公共服务政府职能的过程中的相关活动和需求，创造一个美好的生活、工作、休息和娱乐环境。
“智慧城市”理念问世以来，国内外相关企业、研究机构和专家，纷纷对其进行了定义和研究。归纳起来，主要有以下三点：第一，智慧城市建设必然以信息技术应用为主线。智慧城市可以被认为是城市信息化的高级阶段，必然涉及信息技术的创新应用，而信息技术是以物联网、云计算、移动互联和大数据等新兴热点技术为核心和代表。第二，智慧城市是一个复杂的、相互作用的系统。在这个系统中，信息技术与其他资源要素优化配置并共同发生作用，促使城市更加智慧地运行。第三，智慧城市是城市发展的新兴模式。智慧城市的服务对象面向城市主体――政府、企业和个人，它的结果是城市生产、生活方式的变革、提升和完善，终极表现为人类拥有更美好的城市生活。[1]
1.2 实践经验。我国在进入智慧化发展阶段后，各地方政府普遍重视智慧城市建设工作。2012年，住建部公布首批国家智慧城市试点名单，共有90个城市入选；2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个。[2]
近两年，许多东部沿海城市或一线城市都在摸索智慧城市的建设，纷纷启动“智慧城市”战略，意在抢占先发优势。这些城市的相关规划、项目和活动渐次推出，进入了我国智慧城市的第一梯队。以深圳为例，在2010年2月4日的全市科技工贸和信息化工作会议暨工矿商贸企业安全生产工作会议上，出炉了两个关于深圳未来走向的最新名词――“智慧深圳”、“低碳工业城市”！代市长王荣更是指明深圳要抓住城市竞争能力要害，“不能工业上比不过内地、服务业又不如香港，那么城市将变得不伦不类，没有特点”。[3]因此，深圳一方面打造以无线城市为载体的“智慧深圳”；另一方面，转变发展模式，建设低碳生态城市。当深圳在科技、人文和生态方面都达到“智慧城市”的标准时，一个洋溢着文化气息的“智慧深圳”就诞生了。
2 档案信息资源开发在智慧城市建设中的地位
就我国智慧城市建设的现状而言，基础设施建设已取得一定成果，如智慧交通、智慧安居、智慧物流、智慧贸易、智慧健康保障体系等方面的服务和项目都卓有成效。[4]但相对而言，智慧城市的软实力还较为薄弱，城市的信息资源能否满足人们利用，城市的文化价值能否传承，城市的社会记忆能否延续，关系到城市精神、理念、特色、发展战略等竞争力要素。
一个城市，只有硬件发展是不够的。要走向“智慧城市”就不能忽略城市信息资源、文化资源对于社会进步和城市发展起到的重要推动作用。长期以来，我们把档案资源开发孤立化，没有提升到城市建设的层面。其实，档案资源建设与智慧城市建设紧密相关。将档案信息资源作为智慧城市建设的重要内容来抓，既是对智慧城市建设提出更高的要求，同时也让智慧城市的文化价值得以通过档案的文化价值来实现；近年来反响热烈的数字档案馆，也是建设智慧城市的大本营，是信息化过程中产生各类信息资源的开发、处理、存储、利用中心，在智慧城市建设中发挥承上启下的关键作用。因此，必须强化档案资源建设为智慧城市服务的理念，扩大档案信息资源开发的影响力。
3 档案信息资源开发要强化为智慧城市建设服务的观念
3.1 领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发。档案资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，一个城市的市政府，特别是市档案局（馆）长及其下级分管档案信息资源开发的领导，这些领导者的档案资源开发观念，直接影响到智慧城市建设中的档案资源的运作，特别是领导层对档案信息资源开发的要求，将最终决定档案信息资源开发为智慧城市建设服务的决策。[5]因此，不仅要从外部营造有利于开发档案信息资源，服务智慧城市建设的良好氛围，更要从内部主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。
一般来说，档案局（馆）除了档案信息资源开发工作的分管领导外，其他部门对档案信息化的了解不多，认识和敏感程度不高，以至于忽略了档案是可以为智慧城市建设服务的宝贵信息资源。从管理学的角度讲，对智慧城市建设中具有独特作用的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者浪费。所以，档案局（馆）领导者，尤其是分管档案信息资源开发工作的领导，其观念必须转变为“资源宝贵，必须开发”，[6]而不是“且用且开发”的消极态度。对档案工作者的期望值也要提高，不能要求其只应付日常的保管和利用工作就行，必须认识到档案信息资源是智慧城市建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，[7]必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发。
3.2 利用主体的观念转变：解决问题，需要开发。长期以来，档案馆（室）的工作不被社会大众所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说开发档案资源，或提供深层次的档案信息产品了。
社会大众作为档案信息提供服务和利用的主体，却看不到档案对于智慧城市建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息资源开发的建议，长此以往，无疑是有百害而无一利的。随着档案信息化程度的提高，政府信息公开力度的加大，档案部门必须强化公众的档案意识，帮助利用者转变观念，使之正视档案馆（室）的使命和职能。鼓励他们从解决智慧城市建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。[8]
3.3 档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发。近年来，智慧城市建设已经在许多城市如火如荼地开展，但仍有一些偏远地区的档案工作还很落后，档案信息资源开发的观念陈旧，导致档案馆（室）在智慧城市建设中时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为智慧城市建设有所作为。这种缺位导致了：一是智慧城市建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了智慧城市建设的重复和浪费现象严重；二是使档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为智慧城市建设服务的机会，也失去了自身发展的机会。智慧城市建设是一个影响到城市生活质量、城市未来发展的大事，档案信息资源开发又对智慧城市建设有着独特作用。因此，档案工作者必须树立这样的观念：在智慧城市建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务智慧城市建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用智慧城市建设平台带给档案工作发展机遇，提升档案工作水平。
4 建立为智慧城市建设服务的档案信息资源开发机制
目前很多国家综合档案馆为智慧城市建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务智慧城市建设工作，必须建立为智慧城市建设服务的开发机制。[9]
4.1 将档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴。档案信息资源开发工作本身就是智慧城市建设工作的组成部分，是城市文化积淀的保存、整理、选择和利用，实际上是依据已有城市信息资源整合出新的信息内容和形式。档案工作具有的存储和传递信息的功能，是智慧城市尤其是城市的规章制度、行为规范、精神文明形成的重要渠道。因此，档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴，是智慧城市建设的重要保障。
政府在制定智慧城市建设考核评估办法时，应将开发档案信息资源作为重要的考核内容。在制定、落实智慧城市建设的规划、计划时，应兼收开发和利用档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在智慧城市建设中以各种方式开发档案信息资源。
4.2 将服务智慧城市建设的要求纳入档案信息资源开发工作范畴。要充分发挥档案信息资源开发在智慧城市建设中的作用，把服务智慧城市建设作为档案信息资源开发工作的重要使命，关键在于围绕智慧城市的各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作服务智慧城市建设的最好途径就是根据智慧城市建设的需要，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作，如果不纳入为智慧城市建设服务的规范要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住智慧城市发展的契机，同时，智慧城市建设也不可避免地丧失了重要的信息资源和文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务智慧城市建设的要求，一要根据智慧城市建设的实际需要开发档案信息产品。档案馆（室）要与外界保持联系，以获取智慧城市建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解智慧城市建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在智慧城市建设中的效用，为下一轮档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用。三要推行档案信息资源开发等级评定活动，制定出符合实际的具体实施办法，将服务智慧城市建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入档案信息资源开发工作等级评定评估指标体系之中。[10]
4.3 加强档案信息资源的时效、质量和数量建设。档案信息资源开发之所以会出现服务时效滞后的问题，一个重要原因是档案馆（室）内部机构设置和人员安排上缺少对档案信息资源开发功能的通盘考虑。这当然会造成档案馆（室）对智慧城市建设的需求响应不足，容易出现方向判断失准、专业化程度低、缺少专业人员、开发周期长、开发效果差等不良状况。在智慧城市建设过程中，要根据自身具体情况，调整档案馆（室）的内部机构设置，或者安排专人负责，或者将之明确为档案人员的岗位职责。[11]一是在档案馆内部设置档案信息资源开发部、档案编研部、档案展览部等机构，专门负责档案信息资源开发事宜。二是以信息技术为主线，全面推行归档文件信息化制度，安排专人负责档案信息资源开发工作。三是需要扩大收集范围，加强体制外档案、民生档案的收集利用，建设成综合档案馆（室）。[12]
【关键词】 城建档案 智慧城市 数字化 建设
智慧城市是通过综合运用现代科学技术、整合信息资源、统筹业务应用系统，提高城市化质量效益的新模式。2013年1月29日，国家住房城乡建设部组织召开第一批国家智慧城市试点工作会议，包括威海市在内的37个地级市、50个区（县）、3个镇被确定为首批智慧城市试点单位。这标志着威海市城市规划、建设、管理工作进入新的阶段。城建档案管理工作，作为城市建设管理基础工作之一，面临着新的更高的要求。
1 威海市城建档案数字化现状及优势
随着城市化进程不断加快，城建档案数量、种类、使用频次越来越多，传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要，城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。与传统城建档案管理模式相比，城建档案数字化具有显著优势：一是有助于节约空间。数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省了空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围。传统的档案大都局限于纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案，除以文字、图片形式保存档案外，还可以通过语音、视频等形式保存，形式更加多样，范围更加扩大。三是提高了档案的运用效率。借助计算机技术的快速发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源的共享，档案的服务水平进一步提升。
近年来，威海市城建档案管理部门紧扣城乡建设工作发展实际，以城建档案数字化为主线，围绕城建档案管理与应用做了大量工作，多次获得住房城乡建设部及省、市表彰，积累了大量宝贵经验。目前，威海市城建档案数字化工作，呈现三大特点：
一是档案数字化基础好。开发应用了“威海市城建电子档案管理系统”，共完成馆藏档案数字化6060卷，仅2012年就完成扫描档案2793卷，刻录光盘840张，录入数据325.63千兆。开展建设电子档案的接收、保管和利用工作，严格执行进馆档案分类、编目、入库以及管理制度，共验收入库档案7948卷，全部录入计算机检索系统，共录入案卷目录6362条、卷内目录4.62万条。
二是档案数字化技术定位高。2010年开发运行的“威海市地下管线信息共享平台”系统，与 “数字威海地理空间信息公共平台”、 “威海市数字化城市管理平台” 实现连接，形成一个涵盖地上地下的直观三维系统。2012年8月，该项目荣获2012年威海市科学技术奖二等奖，并通过了住房和城乡建设部组织的2012年度住房城乡建设领域应用软件测评。
三是档案数字化服务覆盖广。“威海市地下管线信息共享平台”系统面向政府部门、管线权属单位、社会团体和公众等不同层次用户，按照权限配置提供网上数据免费共享服务。截至目前，已直接接入用户达到18家，并为200多家用户提供数据服务，累计网上点击查询4.5万次，提供管线图650幅。
2 威海市城建档案数字化建设目标及制约因素
智慧城市是指运用新一代信息和通信技术手段（如物联网、云计算、三网融合等），分析、整合城市运行系统的各项关键信息，实现与市民生活息息相关的交通、电力、城建、安全、家居等各方面的智能服务。1我国智慧城市建设大体分为四种类型：一是城市生活服务型，二是城市规划管理型，三是智能交通导航型，四是虚拟城市导游型2。
根据城市发展阶段规律，威海市研究确定的未来四年智慧城市建设目标是到2016年，通过“2333建设”计划，构筑宽带光网和无线宽带两张网络，搭建政务、工业设计和公共服务三大云计算平台，推进政务、商务、民生三大领域智慧应用，发展壮大智慧工业、智慧农业、智慧服务业三大产业，建立资源共享和业务协同的智慧应用体系，将威海打造成为空气清新、环境优美、生态良好、社会和谐的“智慧威海”（如表1）。
从威海市智慧城市建设图表可以看出，威海市智慧城市建设包括基础、应用、城市管理、园区、产业等五大类，综合了现有四种智慧城市建设模式。城建档案数字化系统属于城市管理大类，是未来智慧城市建设的重要组成部分，是城建档案管理工作的发展目标和方向。
威海市城建档案数字化虽然基础较好，但与智慧城市创建要求相比，存在一些制约因素：一是标准规范建设相对落后。标准规范是城建档案数字化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询。标准规范建设是档案数字化快速、有序、健康发展的保障。目前，威海市城建档案数字化建设标准较低、内容不够健全，缺乏完善的、高水平的标准支撑。二是软硬件设施建设不够。软硬件设施是数字化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。目前，威海市城建档案管理软硬件建设尚未能满足数字化建设的需要。三是技术人才相对不足。人才队伍建设是档案数字化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。目前，在城建档案管理部门里，既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才不足。
3 威海市城建档案数字化建设的思路和路径
当前和今后一个时期，威海市推进城建档案数字化的思路：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化、备份异地化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源利用为目的，突出抓好应用软件开发和信息技术应用，不断提高城建档案服务水平。重点抓好三个方面：
一是城建档案数字化基础设施建设。（1）配套完善硬件设施。城建档案管理部门要制定工作计划，抓紧建设或租用符合计算机设备运行要求的办公场所及满足城建档案管理软件运行的计算机设备。配置服务器、服务器切换器、磁盘阵列、电脑、扫描仪、摄像机、照相机等硬件设备，确保其具有较强的支撑、兼容和拓展能力。（2）配置管理应用系统软件。软件系统要包括在建工程动态跟踪系统、电子文件管理系统、声像档案管理系统、馆藏档案数字化加工系统、馆藏档案统计系统。软件系统要实现城建档案生命周期内全过程信息集成管理，完成包括声像档案在内的各种档案的收集、整理、著录、数字化加工处理、保管与利用、查阅与调档、检索与分析等工作流程，同时与数据库系统相互融合，实现从数据录入到数据管理再到数据输出全过程的应用，以适应城建档案数字化管理示范项目实施的需要，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。（3）普及档案管理中计算机和网络技术的应用。全市县级（含县）以上城市城建档案馆（室）全部应用城建档案计算机管理系统，实现全市城建档案信息管理计算机化和城建档案工作办公自动化。到2013年底，完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索、数据统计计算机化。
二是城建档案数字信息资源建设。（1）以争创“全国数字城建档案馆示范馆”为目标，到2013年底，全面实施“四网一库”（城市地下管线综合管理信息网、馆内局域网、连接当地政务信息网、连接互联网和馆藏档案数据库）建设。（2）积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。一是对现有馆藏档案进行数字化。档案数字化应以现实需要为前提，按照“珍贵档案、重点档案、普通档案” 先后数字化的原则，把现有实体档案资源分期分批转变成数字信息资源。二是异地城建数字档案备份工作。做好市内、市外、各市区间的数字档案备份工作。（3）加快增量城乡建设档案数字化。按照建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和相关技术标准，全面实行建设工程电子档案报送制度，建设单位在报送纸质档案的同时，一并报送与纸质档案一致、符合国家、省和我市有关质量标准的电子档案。各级建设行政主管部门及所属城建档案管理机构要把报送电子档案作为建设工程竣工档案验收的重要审查内容，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档，实行全过程监督和指导。
三是城建档案数字化人力资源建设。把工作需要的城建档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范的内容列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高城建档案工作人员的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足智慧城市建设的需要。
参考文献：
[1]李德伟.《我国智慧城市发展现状及相关建议》.《上海信息化》，2012年第2期.
关键词：城市；主流；档案信息化；影响；分析
前言：近年来，科学技术不断进步，催生了智慧城市的出现，智慧城市，以信息技术为依托，从城市整体发展角度出发，是现代人们对未来城市发展的一种美好期待，是一种效果更加的城市形态。在智慧城市背景下，档案馆也面临新的发展机遇，档案馆可以依靠科学信息技术，提高档案工作的信息化，进而促进城市的发展，更好的为城市居民服务。
1智慧城市对档案信息化的影响
1.1涌现大量数据
？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。
1.2增加了信息技术处理的难度
“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。
1.3服务方式转变
推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。
2智慧城市中的n案馆创新措施
2.1增强档案信息协同性
进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。
2.2提高服务水平
受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。
2.3注重以人为本
人本理念，是智慧城市发展中的重要理念，也是智慧城市中，档案馆工作的重要指导思想。在智慧城市档案馆的发展与建设过程中，要将做好服务工作作为档案馆的工作宗旨，将整个城市的建设发展，以及城市中的所有居民作为自己的服务对象，在展开档案信息化工作的过程中，要将以人为本和服务理念放在重要位置，贯彻落实国家档案局制定的工作方针，遵守档案局对档案馆提出的相关要求，档案馆的工作，从档案资源的开发，档案信息的收集，档案信息的处理，以及档案馆服务体系的构建，都应该充分考虑城市发展的需要，并结合城市居民对档案信息的需求，将以人为本理念贯穿档案工作的始终[3]。
总结：综上所述，本文首先分析了智慧城市对档案馆档案信息的影响，然后，论述了智慧城市中档案馆的创新。智慧城市是我国城市未来发展的主要趋势，是人们对城市形态的美好设想与期待。智慧城市中，档案馆档案信息工作，要通过创新，加快信息信息化步伐，增强档案信息的协同性，将以人为本作为服务理念，进一步提高档案馆的服务质量和服务水平。这需要档案馆的相关工作人员，能够立足工作实践，不断创新工作方法，运用现代科学技术，经过长期的实践，方可实现。
参考文献：
[1]刘小瑕.对县级档案馆档案信息化建设的创新思考[J].黑龙江档案，2014，05：107.
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