时间：2023-02-01 14:42:23
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案室管理制度，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
为了加强我校会计档案的管理，根据财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》和原国家教委《高等学校财会类档案工作规范》等法规，结合我校的具体情况，特制订本制度。
一、会计档案的立卷及归档
（一）会计档案由会计部门（包括学校独立核算单位的会计部门）按归档范围及要求，负责整理立卷，装钉成册，封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，字迹工整、清晰，并编制会计档案保管清册。
（二）当年的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年，到期满后的次年6月底前，由会计部门的兼职档案员编制移交目录（一式二份）送领导审核签字后，连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管，以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收，但综合档案室要会同学校财务处进行检查，指导立卷归档工作。
（三）会计档案移交到综合档案室后，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案保管期限
（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类（详见附表1、2）。
（二）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
三、会计档案借阅
会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外，还须按以下规定执行：
（一）学校财务处工作人员查阅会计档案，经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。
（二）校内有关部门查阅会计档案，须经请示会计部门负责人批准，到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料，须经会计部门和综合档案室负责人批准，并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
（三）学校会计部门因特殊需要，需将会计档案借出，须经会计部门领导和综合档案室负责人批准，由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案，只限于综合档案室查阅，一律不准借出。
（四）借阅会计档案的人员和档案管理员，在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数，并办理登记手续。归还时，双方要当面检查是否原样完整无缺，方能在借阅登记簿上注销。
四、会计档案鉴定和销毁
（一）已移交到综合档案室的会计档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。
（二）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。
（三）销毁会计档案时，由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。
附表：
一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
__市档案局档案库房管理制度
一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。
二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。
三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。
五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。
七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。
八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
关键词：单位，人事档案管理工作制度
关于人事档案管理制度很多高校目前还没有相关的正式文件资料，在接触人事档案工作三年的时间里，我深刻的了解到人事档案对于一个单位的重要性，它不仅与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，且具有法律效用，更是记载人生轨迹的重要依据，是个人身份、经历、学历、资历、技术职称、社会关系、奖惩等方面的重要证据。人事档案还是社会公共信息中非常重要的一个组成部分，从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等等。
那么具体什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容？据我查阅准确资料称：人事档案是人事管理活动中形成的，它记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是从个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
要说人事档案的重要性，我想它的概念足已经证明它的重要性。。其实放大的说，人事档案是与公民个人关系最为密切的一种档案，特别是在社会主义市场经济迅速发展的今天，劳动力市场的逐步完善，人员流动日益频繁，用人单位和公民个人在人事档案移交等方面的手续不断增多，人事档案的主动配合管理对人事手续的正常办理和相关待遇的享受起到了尤为重要的作用。
但在现在的社会中仍有许多自由人认为档案已经不再重要了，有它没它都一样，从来都不去关心个人档案，甚至都不愿去搭理它。但事实是这样吗？许多大学生走出校园，踏入工作岗位后往往会遇到这样的问题：虽然与单位签订了劳动合同，但是没有到单位的人事部门办理相关的就业手续，等到要去办理的时候，又过了毕业派遣期限，致使个人的工资定级、职称申报、社会保险等未能及时办理而受到影响，这是因为他们在毕业后未及时办理存档和落户手续而带来的严重后果。再例如：从离职人员的角度来考虑此问题，在单位干满了一年，只要是非本人意愿离职的，都可以领取到失业救济金，但是前提是本人档案中的所有材料都要齐全。如果个人没有及时处理好人事档案的管理问题，那面临的不仅是失业救济金无法领取，而且直接影响了工龄计算、职称评定、出具以档案为依据的证明等，应该说后果很严重。最后，等到我们达到退休年龄的时候，劳动局这时就需要审核我们的档案，查看档案中上学时的学籍材料，工作时所签订的劳动合同，是否符合正常退休的条件，如果少一样也都无法办理退休。
从以上的几个例我们可以看出档案对于我们个人的重要性，它是伴随我们每个人一生的，在关键的时候它起着举足轻重的作用，所以一定要保管好个人的人事档案。那么，作为一个单位，人事档案的管理工作更是至关重要的。。从宏观意思以上讲，加强对人事档案重要性的认识，将可以促进个人和单位的稳定发展，对构建社会主义和谐社会有重要意义。
那么结合我所在单位的实际现状，我想从以下几点制度来加强管理单位的人事档案。因为我粗略了解到，很多单位目前还没有具体的相关档案管理制度，我也是在多方面搜集资料，积极学习，并结合实际情况归纳一些切实可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鉴学习，目的是为了更好的加强管理职工们的人事档案，给单位和个人的工作带来方便、快捷、严密的管理体系。
第一，人事档案保管与保密制度。管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料等等。
第二，人事档案材料收集制度。人事档案管理人员要严格按照相关规定，及时收集、登记、检查人事档案材料，如发现缺少材料或材料不符合要求，应及时主动向有关部门及本人索取。人事档案材料形成部门要及时将材料送交人事处档案室。送交的档案材料，必须是办理完毕的正式材料，必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章或领导签字，个人撰写的材料还应有形成的时间、本人签字等等。
第三，人事档案材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
第四，人事档案检查核对制度。。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。另外，检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第五，人事档案的转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动、职务变动、学历教育等等原因引起的，转递人事档案时必须通过机要交通或派专人送取，并且转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
第六，人事档案查（借）阅制度。任何人查阅他人档案，都必须经主管领导批准，档案管理人员，应根据领导批准查阅的内容，为查阅者提供相关资料，超出领导批准查阅范围的，不得查阅；查（借）阅干部人事档案的单位或个人，必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、拆散、圈划、抽取、增添、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要经主管领导批准，并严格履行登记手续，按期归还。借用期间不得擅自转借其他人。
综上浅谈，足以说明建立健全的保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，所以在日常的人事档案管理工作中，我们这些管理人员务必做到管理的规范化，标准化，准确化来积极的带动现整个社会的人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作的的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展。
参考文献：
1.刘瑞凤《关于医院人事档案管理工作的思考》，（广州中医药大学第一附属医院）。
【摘要】集体林权制度改革档案管理是一项重要的基础工作。这部分档案的收集是否齐全完整、整理是否科学规范、保管是否安全、利用是否方便，将会直接影响到林改工作的质量与效果。本文就集体林权制度改革档案管理进行探讨，以推进这项档案管理的完整性。
关键词 林权改革；档案管理
建瓯市是全国重点林区县市之一，全市辖14 个乡镇、4 个街道办事处，226 个村（场），共有10.9 万农户、39.8 万农业人口。全市土地总面积630 万亩。在集体林权制度改革中，全市有改革任务223 个村（场），应列入改革359.1 万亩，应林权登记发证面积450.5 万亩。集体林权制度改革是稳定和完善农村基本经营制度的必然要求。集体林地是国家重要的土地资源，是林业重要的生产要素，是农民重要的生活保障。实行集体林权制度改革，把集体林地经营权和林木所有权落实到农户，确立农民的经营主体地位，是将农村家庭承包经营制度从耕地向林地的拓展和延伸，是对农村土地经营制度的丰富和完善，必将进一步解放和发展农村生产力。
集体林权制度改革是促进农民就业增收的战略举措。林业产业链条长，市场需求大，就业空间广。实行集体林权制度改革，让农民获得重要的生产资料，激发农民发展林业生产经营的积极性，有利于促进农民特别是山区农民脱贫致富，破解“三农”问题，推进社会主义新农村建设。
集体林权制度改革是建设生态文明的重要内容。建设生态文明、维护生态安全是林业发展的首要任务。实行集体林权制度改革，建立责权利明晰的林业经营制度，有利于调动广大农民造林育林的积极性和爱林护林的自觉性，增加森林数量，提升森林质量，增强森林生态功能和应对气候变化的能力，繁荣生态文化，促进人与自然和谐，推动经济社会可持续发展。
集体林权制度改革是推进现代林业发展的强大动力。林业是国民经济和社会发展的重要公益事业和基础产业。实行集体林权制度改革，培育林业发展的市场主体，发挥市场在林业生产要素配置中的基础性作用，有利于发挥林业的生态、经济、社会和文化等多种功能，满足社会对林业的多样化需求，促进现代林业发展。
建瓯市从深化集体林权制度改革以来，已有221 个村（场）完成林改任务，占有林改任务村数99.1%；完成深化改革明晰产权面积332.3 万亩，占应改革面积的92.5%；全市完成林权登记面积424.1 万亩，占应登记发证面积450.5 万亩的94.1%，全市共区划宗地82149 宗，达标宗地79073 宗，准确率达96.3%;；录入打证面积达360.5 万亩，占已申请登记面积424.1 万亩的85.0%，占符合条件的申请登记面积360.5 万亩的100%。
为了有效地保护和利用林改的成果，保存好林改的所有资料，更好地为林改服务，笔者就林改档案工作提出以下探讨。
一、林改档案的必要性
“林改”档案是指在“林改”工作过程中所形成的经整理、鉴定后具有保存价值的文字形、图表、声像、原始数据等各种形式和载体的原始记录文件材料。林改档案是林改工作的客观反映和历史见证，它有凭证作用和参考作用，有一定的法律效用。
二、林改档案的作用
一是林改档案作为一种历史记录不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。林改档案真实地记录和反映了林改过中活动的深度和广度。
二是林改档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，它保留了当事人的历史真迹，如签名、手印等。档案是原始记录，是第一手资料。它比其他资料来源可靠。影彩色电视文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据，是令人信服的历史证据。
三、林改档案管理工作探讨
一是林改档案管理工作应与林改工作同步进行。林改档案的重要内容，贯穿于林改工作的全过程，与林改工作同步进行，作为林改效果评价的依据之一。
二是林改档案管理工作按照统一管理、分级负责、集中保管的原则。县级林改档案室要根据《集体林权制度改革档案管理办法》制订相应的档案管理制度、归档范围、保管期限表、保护、保密、利用等制度。林业局要把林改文件材料的收集、整理、归档纳入工作计划，任何个人不得把履行职责过程中形成的文件据为已有。
三是与档案局密切配合，举办培训班，对林改档案管理工作人员进行林改档案管理的集中培训。并对乡（镇）林改办的林改档案管理工作进行监督、检查、指导和验收。同时还要负责全市林改文书档案的整理，档案局还要负责全市林改电子档案的制作和信息数字化整理。
四是林改档案材料的收集。1. 林改档案收集的范围是在日常工作中形成的、有保存价值的各种文件材料、账册、图表以及声像、电子等各种门类和各种载体的档案。2. 上级或同级机关颁发的需要执行的文件材料；有关业务机关与本部门协商工作的文件材料或对本部门工作检查形成的重要文件等。3. 林改工作调查类、电子声像类、林权等资料收集。4. 林改办收集的是文书档案材料，乡镇林改办收集的包括文书档案材料和专业档案材料。
五是林改档案材料的整理。1. 林改工作档案按年度以“件”为单位进行整理归档，纠纷调查类档案按“一案一件”进行整理，电子声像类档案按年度按类别进行归档。2. 林权类的档案以各村民小组为单位进行整理组卷。各乡镇林改办按村委会下面的各村民小组为单位，把该村民小组的表册以及涉及到的林改材料统一放在一起。顺序如下：（1）村民小组林改方案；（2）林权申请登记申请表；（3）林地权属勘查登记表；（4）林地承包合同；（5）其它表册。装盒时要根据档案盒的大小及材料的多少进行装盒。材料多的村民小组可选择大号档案盒多装几盒，但必须按照顺序装盒，要注意材料的有机联系，尽量不要把同一种表册分开装盒。
六是林改档案管理统一使用规定的档案管理软件进行管理。档案馆安装了林改档案管理专用服务器。林改办和各乡镇林改办各自对整理好的林改档案进行档案目录录入。对涉及个人和集体的必须实行到户录入，每一宗地不仅录入户宗地号，还要录入户主名。林改办和各乡镇林改办将整理好并经档案局验收合格的档案连同林改档案计读目录交档案局，由档案局组织对纸质档案进行扫描和数字化加工，制成电子档案。
七是安排档案保管专用资金，配备库房、柜架、备有防火防盗、防有害气体生物等安全设施。建瓯林业局把库房设在办公大楼的3 楼，配备了活动式密集架型的档案柜21 组，档案柜内的林权登记档案采用档案袋装档，林改有关文件、材料采用档案盒装档。做到了库房专用，办公室、阅档室、库房三分开，档案室的办公室配备了电脑、复印机、空调各一台，制定相应的人员出入库管理制度、档案出入库管理制度、档案清点交接制度、用电安全及防火制度、安全检查制度，档案室的库房内安装了遮光窗帘，配备了立柜式空调2 台，去湿机、灭火器、温度计、防虫剂等。
八是由林改办和各乡镇林改办整理出一套原始的纸质档案交档案馆保存，林改办和各乡镇林改办不再保管纸质的林改档案。
论文关键词 档案管理科学化制度化规范化
随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。
一、档案管理工作改革的困难和重点
（一）大多数人对档案管理工作的重视不够
许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究，误以为档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这需要我们认真审视，正确看待档案管理工作，承认其重要性。档案管理工作是整个单位工作的基础和根基，正是这项工作有条不紊的进行，才为整个单位工作的顺利进行提供了有力保障。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，所以加强对档案工作的重视程度是十分有必要的。
（二）档案交接制度不严谨
每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。加强档案交接工作的规范性，增强档案交接制度的严谨性，改善档案交接工作的实效性，在当今的档案管理工作中变得越来越重要。
（三）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务
很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中，档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项，明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果，告知前来调取和填写档案的人员应该如何填写，并告诉他们应认真诚实的填写相关档案，如果不认真对待就会造成严重的后果，想要弥补就会变得很麻烦。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，擅自调取或是删改档案的后果是十分严重的，所应负起的法律责任也是巨大的。
（四）当前的档案管理工作不够现代化和信息化
这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，比如档案室失火和漏水，都有可能导致大量重要的档案丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。电子信息技术借助电子管理技术和相关程序应用，以电子计算机为硬件设备，以网络技术为先导，能够有效的提高档案管理工作的实效性，加强档案管理工作的技术应用性和各类工作的效率。电子信息技术能够克服陈旧的档案管理工作的缺憾和不足，比如电子信息技术可以省去档案室的存在，将大量数据和档案存储在电脑中，保存完好，节省了人才财力的同时，也增加了档案管理的安全性和简易性。
二、档案管理工作的对策及思考
（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序
强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
（二）档案交接严格按程序进行
档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。
（三）健全档案管理制度
健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时，建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。第三，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，实现人性化管理和简单快速的操作目标。
（四）建章立制，有章可循，规范操作
第一条为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《**市档案条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市行政区域内的机关、团体、企事业单位及其他组织。
第三条本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
第四条市、县（区）档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理进行监督和指导。
第五条实物档案的归档范围
（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）机构成立以来使用过的牌、匾。
（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其它有保存价值的实物。
第六条实物档案的归档要求
（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。
（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第七条实物档案的保管期限
实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。
第八条实物档案的整理
（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。
（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。
（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：
格式一：全宗号－类别号－件号
格式二：全宗号－件号
（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（见图一）。
实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（见图二），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。
实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。新晨
第九条实物档案的保管
（一）实物档案应专库或专柜保管。
（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。
（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。
第十条实物档案的利用
（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。
（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。
第十一条实物档案的移交
（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日前将实物档案目录报送同级综合档案馆备案。经档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物，应当在五年内移交同级综合档案馆。
（二）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。
第十二条市、县（区）综合档案馆实物档案的管理可参照本办法执行。
一、等级标准的适用范围
《**壮族自治区特级档案室等级标准》适用于中央驻桂单位和**区内县直以上机关、团体、事业单位的档案室。
二、考评内容及测评方法
特级档案室设档案室机构与人员、基本设备与装具、业务建设三个大项考评内容。
特级档案室考核以百分制进行测评。测评的方法是将一百分分解到各项内容中，逐项测评，然后累计算分；各单项分数的得分均占本项分数的百分之九十以上，总分达九十五分者即为达标。
三、定级程序
（一）各单位档案室达到一级满二年的，根据特级档案室等级标准自检评分，评分达到特级标准时，向上级主管部门或当地档案行政管理部门提交书面申请报告，并附自检评分表。
（二）申请单位的上级主管部门或当地档案行政管理部门根据其申请报告组成考评组，按标准逐项进行考核测评。自治区级（或相当该级）机构的档案室由自治区档案行政管理部门组织考核评定；市级（或相当该级）机构的档案室由自治区、市档案行政管理部门联合组织考核评定，二层以下机构的档案室由其上级主管部门会同自治区或市档案行政管理部门考核评定；县级（或相当该级）机构的档案室由市、县档案行政管理部门会同其上级主管部门组织考核评定。
四、等级证书的颁发、效力和奖励
单位档案室通过测评后，报经自治区档案局批准后，统一由自治区档案局颁发《**壮族自治区特级档案室》证书。等级证书是单位档案工作综合管理水平的标志，是评价档案室工作的主要依据。
对获得特级的档案室，本单位应根据《中华人民共和国档案法》、《**壮族自治区档案管理条例》的有关规定，给予一定的精神和物质奖励，同级档案行政管理部门或上级主管部门应按分级负责的原则给予奖励。
五、考评组的组织
（一）考评组由5人组成，考评组成员必须具备中级以上专业技术职称，其中3人必须具备高级专业技术职称。
（二）评审员的条件
1、能够正确理解并执行国家及自治区关于档案工作的方针、政策、法规和标准。
2、能够熟练掌握特级档案室标准，精通档案业务，工作认真负责，秉公办事。
3、应具有大专以上学历并有五年以上档案业务指导或机关档案管理工作经验。
（三）评审员的聘任
特级档案室定级评审员由县以上档案行政管理部门推荐，报自治区档案局审批发证，持证上岗。
六、监督检查要求
开展创建特级档案室工作，是我区机关档案事业管理与时俱进，开拓创新的一项重要举措。目的在于鼓励引导我区的各级档案室在新形势下向档案管理现代化和信息化的标准迈进。这项工作涉及面广、持续时间长，各级档案行政管理部门和各专业主管机关应密切合作，高标准、严要求搞好分类指导和监督检查。特级档案室每三年复查一次，发现实际水平达不到标准时，应责成其限期整改；到期仍不达标者，吊销其证书。
自治区档案局每年公布一次授予特级档案室等级证书的档案室名单。
七、附则
本标准为档案室管理水平认证标准，由各单位自主自愿申报认证，非行政审批强制执行标准。
